Бухгалтерія кадрового відділу. Ведення кадрового діловодства від а до я

Лівена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам доручили поставити кадрову справу з нуля. А досвіду роботи у цій галузі у Вас замало. Можливо, Ви кадровик-новачок, або взагалі бухгалтер або офіс-менеджер, на якого «повісили» кадри, або підприємець-початківець. Тоді наше керівництво Вам допоможе. Воно складено просто та доступно, спеціально для новачків у кадровій справі.

Тож Вам доручили кадри. З чого почнемо?

1. Запасемося необхідними законами, спеціальною літературою та програмами. Все це знадобиться Вам у роботі.
Вирішіть із керівництвом питання про придбання програми, в якій вести кадровий облік. Таких програм безліч, причому багато спеціалізованих, дуже і дуже зручні. Деякі обходять за функціоналом 1С. Але більшість компаній кадровий облік ведуть за традицією 1С. Справа в тому, що фахівців із супроводу 1С достатньо в будь-якому місті, а ось фахівців із супроводу інших програм знайдеш не скрізь.

2. Беремо у керівництва копії установчих документів організації та уважно їх вивчаємо. Усі документи на ділянці кадрів повинні відповідати установчим документам фірми, і ним не суперечити. Почитайте в Статуті порядок прийому директора (Ви ж його оформлятимете) і встановлення йому зарплати, термін, на який з ним можна укладати трудовий договір, у Статуті можуть бути прописані деякі особливості. Іноді у Статуті прописують порядок прийому на роботу ключових керівних працівниківта встановлення ним систем оплати праці (наприклад з попереднього узгодження загальних зборівзасновників), і навіть порядок затвердження штатного розкладу.
________________________________________

3. Визначаємо перелік документів, які мають бути на ділянці кадрової роботи, і які ми складатимемо .Список таких документів є тут - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Зрозуміло, що обов'язкові за законом документи Ви складатимете у будь-якому випадку. Уточніть у керівництва, які з необов'язкових документів Ви складатимете для фірми. Також заздалегідь у директора можна уточнити, які особливі умови він хоче бачити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, інших локальних нормативних актах, у бланках трудових договорів

Обов'язкові документи:

Установчі документи
- Трудові договори
- Штатний розклад (форма Т-3)*
- Табель обліку робочого часу (форма Т-13)* або Табель обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати(форма Т-12) *
- правила внутрішнього трудового розпорядку
- Документ про захист персональних даних працівників (положення)
- Графік відпусток (форма Т-7) *
- Особисті картки (форма Т-2) *
- Накази. Наприклад, про прийом працівника (форма Т-1)*, про прийом працівників (форма Т-1а)*, про надання відпустки (форма Т-6)*, про надання відпусток (форма Т-6а), про заохочення працівника (форма Т-11)*, про заохочення працівників (форма Т-11а)*, про відрядження працівника (форма Т-9)*, про відрядження працівників (форма Т-9а)*, про переведення працівника (форма Т-5)*, про переведення працівників (форма Т-5а)*, про припинення трудового договоруз працівником (форма Т-8)*, про припинення трудових договорів із працівниками (форма Т-8а), про застосування дисциплінарного стягнення, про зняття дисциплінарного стягнення, про суміщення, про заміщення, про усунення, про припинення усунення, про перенесення відпустки, про відкликання з відпустки, про скорочення штату, ін.
- підстави до наказів (доповідні записки, заяви, акти, трудові договори, пояснювальні записки)
- журнали (книги) реєстрації посвідчень про відрядження, дуже бажано - наказів, трудових договорів.
- Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Прибутково-витратна книга з обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них
- Трудові книжки
- всі відомості, записки-розрахунки та інші документи, що стосуються нарахування та виплати заробітної плати, відпускних, компенсацій за невикористані відпустки, «розрахункові» при звільненнях, затверджена форма розрахункового листка.

Документи, які стають обов'язковими за певних обставин:
- Колективний договір – обов'язковий, якщо хоча б одна із сторін (працівники чи роботодавець) виходили з ініціативою його укласти.
- Положення про оплату праці та преміювання - обов'язково, якщо якісь з умов оплати праці та преміювання, що застосовуються у роботодавця, не відрегульовані в жодному іншому документі, наприклад, ні в трудовому договорі, ні в штатному розкладі.
- Посадові інструкції – обов'язкові, якщо всі посадові обов'язкипрацівників не відрегульовано у трудових договорах.
- Положення про атестацію та супутні атестації документи – обов'язково, якщо роботодавцем проводиться атестація працівників.
- Графік змінності обов'язковий за наявності змінної роботи.
- Положення про комерційної таємниці- обов'язково, якщо трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний комерційну таємницю зберігати.
- списки неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних працівниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів; осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовамипраці - за наявності у штаті неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних працівниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів, осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці
________________________________________

4. Оформляємо директора
Перевірте, чи оформлений директор ( генеральний директор) належним чином. Якщо ні, то насамперед оформляємо директора. Він перший робітник! З документів має бути видно, з якої дати працює директор. Покрокова процедура оформлення на роботу директора є у «Пакеті Кадровика», необхідні зразки документів там же. Ще в Пакеті Ви знайдете семінар «Оформлення трудових відносинз найманим директором» та масу консультацій на тему у відповідному розділі консультацій.
________________________________________

5. Складаємо штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, інші локальні нормативні акти (див. таблицю з пункту 3).
Напевно, у фірмі ще немає штатного розкладу та Правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативних актів. Складаємо їх. Усі ці документи погоджуємо із директором. Враховуємо зауваження та побажання директора, перевіряємо, чи не суперечать вони законодавству. Готові варіантиназваних документів директор затверджує.
Зверніть увагу, що штатний розклад має уніфіковану форму, а чи не довільну. Завантажити цю форму штатного розкладу можна тут. Якщо зі штатним розкладом виникнуть труднощі, то в «Пакеті Кадровика» перегляньте зразки заповнення штатного розкладу, покрокову процедуру розробки та затвердження штатного розкладу, тематичний семінар та відповідний розділ консультацій зі штатного розкладу. Також у Пакеті можете знайти зразки різних локальних нормативних актів, покрокові процедури їх прийняття, консультації, поради щодо складання тощо.
________________________________________

6. Розробляємо типовий бланк трудового договору, який укладатиметься з працівниками. Включаємо до нього всі умови, які вигідні та необхідні фірмі. У «Пакеті Кадровика» є добрі шаблони трудового договору та книга «Приймаємо на роботу: оформлення трудових відносин на користь роботодавця». Ось у частинах 2 і 3 цієї книги корисно та доступно розказано, як скласти законний, але водночас вигідний трудовий договір.
________________________________________

7. Готуємо інші документи, які знадобляться нам для ведення кадрової роботи надалі: книги обліку, журнали реєстрації, табелі обліку робочого часу, бланки наказів, договір про матеріальної відповідальностіта ін. У «Пакеті Кадровика» у розділі «Зразки документів» Ви можете взяти бланки цих документів, роздрукувати їх за потреби, ознайомитися із зразками їх заповнення, консультаціями з оформлення та книгами, семінарами на тему. Якщо у Вас немає Пакету, то деякі документи можна завантажити тут – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Вирішуємо з керівництвом питання про те, хто вестиме трудові книжки. Оскільки ще працівників працювати не прийнято, то спочатку вести трудові книжки доведеться директору. Видаємо наказ про прийняття директором він відповідальності за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок. Бланк та зразок наказу можна взяти у «Пакеті Кадровика» у розділі «Зразки документів». Згодом директор може передати ці повноваження прийнятому кадровому працівникові теж наказом.
________________________________________

9. Оформляємо працювати працівників.На цьому етапі Ви оформите велику кількість документів: трудові договори, накази про прийом на роботу, особисті картки, трудові книжки, Книгу обліку руху трудових книжок та ін.
________________________________________

Потім співробітники почнуть працювати і для кадрового працівника настане фаза трудових буднів, потрібно буде вести табель обліку робочого часу, оформляти графік відпусток, оформляти відпустки, застосування заходів заохочення та стягнення, відрядження, поєднання, звільнення та багато іншого…

Читати також

• Чоловіки у підпорядкуванні

  "Більшість моїх співробітників - чоловіки. Зі мною вони ведуть себе по-різному. Одні заграють, інші спілкуються чисто по-діловому. Деякі мені симпатичні, деякі - не дуже. Загалом, як і скрізь. Складність моєї ситуації в тому, що я - директор, і мені доводиться ними керувати. Я часом гублюся, не знаючи, що робити і як поводитися, адже мені в жодному разі не можна показувати свою невпевненість. Олена, Псков ""

Статті цього розділу

• Як організувати перевірку кандидатів на мікробізнес без аутсорсу?

  Ефективність діяльності мікробізнесу пов'язана з високою трудовою мотивацією співробітників. Тому так важливо грамотно підбирати та проводити перевірку кандидатів. Розповідаємо, як вирішити це завдання самостійно, без звернення до кадрових спеціалістів на аутсорсі.

• Що треба знати про прийом на роботу підлітків?

  Сьогоднішня молодь часто починає працювати ще в шкільному віці, бажаючи стати незалежними Вони проходять стажування, навчання і потім влаштовуються працювати. Що важливо знати на початку кар'єри та які ризики треба враховувати роботодавцям?
  Прийом працювати підлітків таїть чимало труднощів. Трудове право встановлює чіткі вимоги, яких повинен дотримуватися роботодавець, але на них часто не звертають уваги.

• Поява співробітника на роботі у стані сп'яніння треба правильно доводити

  Прихід працювати у стані сп'яніння – начебто очевидна ситуація, яка потребує додаткових доказів. На щастя, подібні історії є поодинокими, але, можливо, саме тому не всі HR-фахівці точно знають, як правильно діяти. Наприклад, чи можна використовувати алкотестер та пускати працівника на територію компанії?

• Утримання за виконавчими листами

  При отриманні виконавчого листа на співробітника необхідно пам'ятати у тому, які види доходів може бути звернено стягнення, враховувати максимально можливий відсоток утримання по виконавчому листу і черговість погашення кількох виконавчих листів. …

• Геолокація – на захисті інтересів роботодавців?

  Як ефективно контролювати регіональних працівників? Питання не пусте: вони не під постійним наглядом, але відповідають за важливу частину бізнесу. Це накладає відбиток на трудові відносини. Потрібно і довіряти людині, і завжди знати, як вона працює. На жаль, свобода дій нерідко призводить до безвідповідальності, а конфлікти – до судів.

• Факсиміле на трудових договорах та угодах про суміщення

  Факсиміле є кліше, точне відтворення рукопису, документа, підпису засобами фотографії та друку. Розберемося, чи допускається використання факсиміле замість власноручного підпису у трудових договорах та на угодах про додаткову роботу.

• Соціальне податкове відрахування

  Соціальний податкове вирахуванняна лікування та навчання може бути надано працівнику за певних умов. Розглянемо особливості надання соціального податкового відрахування.

• Профстандарти стануть обов'язковими у деяких випадках

  У зв'язку з набуттям чинності з 1 липня 2016 року змін до Трудового кодексу (Федеральний закон від 02.05.2015 № 122-ФЗ (далі - Закон № 122-ФЗ)) Мінпраця Росії підготувала відповіді на типові питання щодо застосування…

• Смерть ІП, працівника, засновника

  Чи можуть податки перейти у спадок? Хто зробить запис у трудових книжках працівникам померлого індивідуального підприємця? Чи оподатковуються внесками та податком на доходи виплати, нараховані після смерті працівника? Який порядок дій у разі смерті директора ТОВ чи його засновника? Відповіді читайте у статті.

• Банкрутство роботодавця за борги із зарплати

  Працівники отримали право звертатися до суду з вимогою визнати роботодавця банкрутом у разі невиплати заробітної плати. Розбираємось, коли можливе банкрутство роботодавця за борги із зарплати і що необхідно зробити співробітникам для початку процедури банкрутства.

• Локальні нормативні акти компанії - як уникнути відповідальності під час перевірок

  Відсутність деяких локальних нормативних актів можна розцінити перевіряльниками з трудової інспекції як порушення трудового законодавства. У статті ми розповімо, як уникнути таких наслідків.

• Заміщення посад та внутрішнє сумісництво

  Поняття "в.о." або "вріо" чинним законодавством не встановлено. Тому, щоб уникнути суперечок із співробітниками, роботодавець повинен знати, як правильно оформити заміщення посад та який порядок його оплати.

• Локальні нормативні акти компанії

  Кінець року - саме час після здачі квартальної звітності без поспіху зайнятися підготовкою до року прийдешнього: продумати штатний розклад, підготувати графік відпусток на наступний рік. Також за необхідності внести зміни та до інших локальних нормативних актів.

• Вакантні місця для співробітника, що скорочується.

  Законодавець встановив обов'язок роботодавця пропонувати співробітнику вакантні посади у разі скорочення штату. Ця посада має бути вільною, відповідати кваліфікації працівника, а також може бути нижчеоплачуваною або нижчою. Крім того, вакансія повинна розташовуватись у тій же місцевості. …

• Оформляємо зміну особистих даних працівника

  Персональні (особисті) дані працівників містяться переважно у кадрових і бухгалтерських документах. Важливо дотримуватись послідовності дій при внесенні до них змін.

• Коли та як проводити кадровий аудит

  Ведення кадрового документообігу у точній відповідності до букви закону необхідне, оскільки ці документи використовує не лише кадрова служба, а й бухгалтерія для розрахунку заробітної плати. Їх можуть перевірити трудова інспекція та податкова, працівникам можуть знадобитися виписки та довідки.

• Кадровий аудит. Які документи потрібно мати вашій компанії?

  Аудит кадрового діловодства– одна з найважливіших складових процедур оцінки ефективності всієї системи управління персоналом та кадрового потенціалу організації або самостійна процедура в рамках заходів щодо зниження фіскальних та репутаційних ризиків компанії, у тому числі при вирішенні в суді трудових спорів.

• Організація ведення кадрового діловодства «з нуля»

  Необхідність поставити кадрове діловодство – не така вже й екзотична задача, непроста для кадровиків-початківців, приватних підприємців і бухгалтерів, до обов'язків яких увійшла кадрова справа. Втім, весь процес можна описати простим поетапним керівництвомдо дії.

• Робота під час декрету: розбираємо можливі ситуації

  Найчастіше молода мама, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, працює на умовах неповного робочого часу або вдома.
  Деякі мами примудряються працювати на підставі виданого в установленому порядку листка непрацездатності під час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, що законодавством прямо не передбачено. На практиці документальне оформленнятакої ситуації викликає чимало запитань у кадровиків.

• Як зробити із зовнішнього сумісника основного працівника

  Перехід сумісника на основне місце в тій же компанії можна оформити через звільнення або через укладання додаткової угоди до трудового договору. Заповнення трудової книжки залежить від цього, як і ким було внесено записи прийому працювати сумісника та її звільненні.

• Документи, які має подати працівник

  За матеріалами книги-довідника "Зарплата та інші виплати працівникам" за редакцією В.Верещаки Перш ніж із працівником буде укладено трудовий договір, він має подати низку документів. Вони перелічені у статті 65 Трудового...

• Положення про оплату праці

  Основна задача цього положенняу тому, щоб встановити порядок оплати праці всіх категорій працівників підприємства.

• Змінюємо назву посади працівника

  Якщо роботодавець вирішив змінити назву посади, він повинен повідомити про це співробітника, який працює на ній. Подальші дії сторін трудового договору залежить від згоди співробітника зміну назви посади.

• Застосування безтарифної системи оплати праці. Особливості нарахування зарплати

  Ця система передбачає розподіл загального фонду оплати праці по компанії (або її підрозділу) між відповідними працівниками. У цьому загальний фонд залежить від результатів роботи підприємства (підрозділи) у тому чи іншому періоді часу (наприклад місяці). По суті заробітна плата конкретного співробітника - це його частка у фонді оплати праці всього колективу. Заробітна плата розподіляється між співробітниками на підставі тих чи інших коефіцієнтів (наприклад, трудової участі). І їх може бути кілька.

• Розрахунок заробітної плати при відрядній системі оплати праці
• Приймаємо на роботу водія

  Укладаючи з водієм трудовий договір, необхідно враховувати низку нюансів, пов'язаних із цією посадою. Деякі їх необхідно прописати у трудовому договорі, інші достатньо зробити посилання.

• Зміни та виправлення у трудовій книжці

  Стаття опублікована в рамках співпраці журналу "Актуальна бухгалтерія" та HRMaximum. Трудова книжка працівника - головний документ, який підтверджує стаж та дає гарантії на отримання пенсії. Саме тому оформляти трудові книжки потрібно правильно.

• Зберігання документів. Терміни зберігання, знищення та утилізація первинних облікових документів

  Порядок та строки зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку, кадрових документів

• Накази: форма, нумерація, виправлення

  Автор звертає основну увагу у матеріалі на нюанси оформлення наказів, внесення до них змін тощо. Оскільки деякі помилки можуть призвести до втрати наказом юридичної сили, то не можна вважати їх дрібницями.

• Яким чином надаються копії документів колишнім працівникам організації?

  Відповідно до Правил ведення та зберігання трудових книжок, утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (ред. від 19.05.2008, далі - Правила), трудова книжка видається на руки працівникові лише за звільнення, але бувають випадки, коли працівник…

• Хто в штатному розкладі... Начальник відділу кадрів, Керівник служби HR?

  Як визначити функції та повноваження директора з персоналу та відокремити його обов'язки від обов'язків інших кадрових працівників, розповідає автор у матеріалі, підготовленому на основі питань, що надходять від кадровиків.

• Розрахунок графіків роботи (Програма на основі Microsoft Excel)
• Як правильно зшивати документи

  У статті розказано про всі нюанси правил прошивки документів. Читачі ознайомляться з тим, як правильно пронумерувати, скласти опис, передати до архіву кадрові документи

• Як оформити відсутність працівника, якщо він виконує державні обов'язки?

  Уявіть собі ситуацію: співробітник організації є спеціалістом вузького профілю та залучається як експерт слідчого процесу. Або: військовозобов'язаного, який перебуває в запасі, викликають на військові збори. А може, комусь із ваших підлеглих потрібно бути присутнім у суді як присяжний засідателів. Про що говорять усі ці випадки? Про те, що працівника на час виконання державних обов'язківнеобхідно звільнити з роботи і особливим чином оформити його відсутність.

• Особливості регулювання праці працівників, які працюють у роботодавців-фізичних осіб

  Поруч особливостей має робота у роботодавців - фізичних осіб. Принципово всі роботодавці - фізичні особи поділяються на дві групи: індивідуальні підприємці та фізичні особи, які не є індивідуальними підприємцями. Перші використовують працівників для здійснення підприємницької діяльності.

• Які кадрові документи мають бути на підприємстві

  Відповідальному співробітникуПотрібно знати, які документи обов'язкові для фірми, які стають такими лише за певних умов, які папери можна складати, оскільки вони мають рекомендаційний характер. Це дозволить добре підготуватись до зустрічі з…

• Права працівника під час продажу підприємства-боржника

  Федеральний закон "Про неспроможність (банкрутство)" не містить норм, що забезпечують захист трудових прав працівників під час продажу підприємства-боржника. Специфіка трудових відносин, що виникають при цьому, вимагає спеціального аналізу.

• Підтвердження трудового стажу

  При підрахунку стажу періоди роботи або іншої діяльності, що до нього включаються, що мали місце до реєстрації громадянина як застрахована особа відповідно до Федерального закону від 1 квітня 1996 р. «Про індивідуальний (персоніфікований) облік…

• Тимчасовий переклад на іншу роботу

  N 8 журналу "Відділ кадрів бюджетної установи"за 2009 р. ми писали про постійному перекладіпрацівника на іншу роботу у того ж роботодавця, за якого не планується повернення на колишню посаду. Крім цього, законодавством передбачено можливість тимчасового переведення. У чому його відмінність від постійного, у яких випадках і у порядку він виробляється, розповімо у цій статті.

• Як підготуватись до приходу трудової інспекції?

  Перевірка організації державної інспекції праці часто застає зненацька керівництво. Особливо з огляду на те, що за законом трудовий інспектор має право відвідати організацію у будь-який час доби і без попередження. За результатами перевірки до відповідальності можуть притягнути як керівника організації, чи його заступника, а й керівника кадрової служби, і навіть головного бухгалтера.

• Повідомлення працівникові: як і в яких випадках направляти

  Часто у роботі кадровиків використовується такий документ, як сповіщення. За допомогою цього паперу роботодавець сповіщає співробітників юридично значущих моментах. Наприклад, про скорочення штату. Єдиної форми повідомлення немає. До кожного випадку розробляється свій варіант. Ми розповімо про те, як скласти повідомлення про реорганізацію компанії та ліквідацію філії. Як повідомити працівників про зміну умов трудового договору Як сповістити працівника про необхідність з'явитися за трудовою книжкою.

• Візит трудової інспекції

  Будь-який роботодавець має бути готовим до того, що рано чи пізно його відвідає трудова інспекція. На жаль, у ситуації, що характеризується масовими скороченнями персоналу, несподіваний візит може відбутися будь-якої миті. Поговоримо про те, з якого приводу може прийти інспектор, у чому полягають його повноваження та які дії роботодавця під час проведення контрольних заходів.

• Позаштатний працівник: "Небезпечні" моменти для роботодавця та працівника

  За часів СРСР під "позаштатними працівниками" розуміли громадян, які виконують роботу для організації та не числяться у штаті. З недостатнім розвитком законодавства РФ змінилося поняття і статус " позаштатного працівника " . Мислення ж частини керівників організацій залишилося на рівні правового регулюванняпраці " позаштатних працівників" у СРСР. Роботодавець який завжди замислюється про наслідки таких взаємовідносин.

  Чи можна позбутися хитрого «бюлетенника» законними способами? Можна, можливо. Головне – його розпізнати.

• Що робити з документами під час ліквідації організації

  Питання забезпечення безпеки документів акціонерних товариств за її ліквідації знайшли свій відбиток у постанові Федеральної комісії з ринку цінних паперів. Процитуємо найважливіші для нас фрагменти.

• Діловодство у кадровій службі

  Відповіді Андрєєвої Валентини Іванівни, професора кафедри трудового права Російської академії правосуддя, на питання про документаційне оформлення діяльності кадрової служби та графік відпусток в організації.

• Типові помилки

  Найчастіші помилки щодо трудових взаємин

Для документального оформлення всіх кадрових операцій у організації необхідні певні знання та вміння.

Діловодство на підприємстві регулюється самостійно розробленою та затвердженою директором інструкцією. Вона є внутрішнім нормативним актом і є обов'язковою для дотримання всіма співробітниками господарюючого суб'єкта. Розробляє та контролює її виконання відділ кадрів.

Законодавство вимагає складання безлічі документів, що закріплюють усі сторони трудових відносин працівника з роботодавцем.

Досвідчені та початківці кадровики повинні підвищувати кваліфікацію. На допомогу їм створено інтернет-сайти, на яких представлені теоретичні курсикадрового діловодства.

Кадрові папери відбивають діяльність персоналу, підтверджують стаж співробітників, що грає першорядну роль при нарахуванні пенсії. Керівництво відповідає за документальний фонд підприємства.

Головні деталі у контролі на папері

Грамотна організація кадрового обліку вимагає знання нормативної бази, відстеження її змін, орієнтації у формах документів, що використовуються.

З якою метою здійснюється

Порядок проведення кадрового обліку регламентується законодавством. На великих підприємствахз великим штатом співробітників, зазвичай, формується кадрова служба. Її працівники оформляють відповідні документи відповідно до вимог нормативної бази РФ.

Папери можуть мати уніфіковану форму або розроблятися для підприємства і затверджуватись у локальних актах.

Кадрове діловодство - це діяльність, спрямовану розробку і ведення документів, що з урахуванням персоналу, робочого дня, розрахунків з праці.

Кадрові питання включають такі позиції:

• оформлення прийому працювати;
• внутрішнє переміщення працівників;
• звільнення;
• регулювання відносин між керівником та співробітниками;
• організація трудового процесу;
• інші.

Правильна організація кадрового обліку сприяє вирішенню низки завдань.

Його основні цілі представлені у таблиці:

Напрямок кадрової роботи	Завдання, що виконуються
Обліково-контрольне	прийом, облік, звільнення персоналу.
Планово-регулятивне	підбір, переміщення, адаптація працівників.
Звітно-аналітичне	вивчення працівників, оцінка їхньої праці; аналітична робота; складання звітів.
Координаційно-інформаційне	підготовка, навчання, перепідготовка персоналу; прийом працівників із службових та особистих питань; обробка письмових звернень працівників; архівна та довідкова діяльність.
Організаційно-методичне	документування роботи працівників; робота з персоналом підрозділів; кадрове планування та керівництво.
Документальне	ведення особових справ, трудових книжок; складання наказів, паперів для персоніфікованого обліку; оформлення лікарняних, пенсійних свідоцтв тощо.

У Москві інших великих регіонах РФ організації, мають окремі підрозділи, можуть вести кадровий облік онлайн. Для цього розроблені відповідні програми, що дозволяють обмінюватись документами в електронному вигляді.

Законодавча база

Законодавчі основи кадрового діловодства містяться у ТК РФ.

Ця діяльність регулюється цілою низкою нормативно-правових актів:

• Вказівки щодо заповнення та застосування первинних документів з обліку та оплати праці (постанова Держкомстату № 1 від 05.01.04);
• уніфіковані документи та вимоги до їх складання (постанова Держстандарту № 65-ст від 03.03.03);
• Типова інструкція з діловодства для федеральних органів виконавчої влади(Наказ Мінкультури РФ № 536 від 08.11.05);
• Правила роботи архівів (рішення Колегії Росархіву від 06.02.02);
• Правила діловодства для ФЗІВ (постанова Уряду РФ № 477 від 15.06.09);
• Закон про інформацію, її захист та інформаційних технологій№149-ФЗ від 27.07.06;
• Закон про розгляд звернень російських громадян №59-ФЗ від 02.05.06;
• Закон про державну мову РФ № 53-ФЗ від 01.06.05;
• Закон про архівну справу №125-ФЗ від 22..10.04;
• Закон про комерційну таємницю № 98-ФЗ від 29.07.04;
• Наказ про трудові книжки №117н від 22.12.03;
• Постанову про прийняття інструкції із заповнення трудових № 69 від 10.10.03;
• Постанову про трудові книжки №225 від 16.04.03;
• інструкції Генштабу Збройних Сил РФ

Обов'язкові документи

ТК РФ зобов'язує організації мати свою законодавчу базу, Що включає низку обов'язкових локальних нормативних документів.

До них відносяться:

Статут	Основний установчий документ. У ньому прописано правову форму підприємства, засновників, сферу діяльності, порядок прийому та звільнення керівника, його повноваження. Багато внутрішні нормативні акти підприємства складаються виходячи з положень Статуту.
Правила розпорядку праці (далі - Правила)	Наявність документа передбачає ст. 189, 190 ТК РФ. Він встановлює порядок прийому на роботу та звільнення працівників, права, обов'язки сторін угоди, режими праці та відпочинку, систему заохочень та стягнень, інші питання щодо трудових відносин на підприємстві. Правила затверджує директор. За наявності організації профспілки, враховується його думки щодо прийняття документа. В організаціях, де персонал працює ненормований робочий день, має існувати Перелік відповідних посад та професій. Він оформляється як додатка до Правил.
Інструкція про захист персональних даних	Відповідно до ст. 87 ТК РФ у ній встановлені вимоги, обов'язкові до виконання при обробці персональної інформації про працівників, забезпечення їх захисту, використання, зберігання. Персональною вважається інформація про окремо взятого працівника, необхідна роботодавцю для трудових відносин. Працівники мають бути ознайомлені з документами, що визначають порядок обробки даних.
Положення про охорону праці	Воно перебуває у відділі кадрів. Кожного працівника ознайомлюють із документом. На підприємствах з чисельністю співробітників понад 50 осіб має бути посада спеціаліста з охорони праці.
Графік змінності	Застосовується у компаніях зі змінним графіком праці. Документ є терміновим та діє певний період на розсуд роботодавця.
Папери з нормування праці	Вони відображаються необхідні тимчасові витрати на виготовлення продукції (виконання робіт) одним співробітником або групою та встановлення на їх основі трудових норм.

Нормативні акти

Після прийняття керівника встановлюється кількість посад, необхідних для нормальної роботи організації. З урахуванням одержаних цифр, виробничого циклу та інших особливостей діяльності підприємства готується.

Для оформлення документа зазвичай використовується бланк уніфікованої форми. Завантажити зразок безкоштовно можна з Інтернету. Роботодавець має право коригувати розклад на власний розсуд.

У документі посади перераховуються в ієрархічному порядку: починаючи з директора та закінчуючи допоміжним персоналом. Для кожної з них вказується кількість одиниць по штату, оклад та надбавки.

На наступному етапі формується робочий розклад. Воно є графіки роботи всім співробітників. За наявності змін створюються докладні графіки змінності. У документі коротко описуються вимоги до зовнішньому виглядупрацівників, поведінці, розпорядку дня тощо.

Далі розробляється форма трудового договору. У цьому мають враховуватися основні норми ТК РФ та внутрішніх нормативних документів підприємства. Трудову угоду зазвичай складає юрист організації або залучений із боку.

Документ повинен містити такі позиції:

• відомості про юрособу: назву, адресу, телефон, ПІБ та посаду керівника;
• дані паспорта працівника;
• посада співробітника, типи договору (постійний чи терміновий) та робочого місця (основне чи додаткове);
• перелік основних обов'язків із посиланням на інструкцію до цієї посади;
• відомості про оплату праці, доплати, пільги, надання відпусток;
• робочий графік; оплата переробки;
• причини припинення дії договору та інші умови;
• підписи та реквізити сторін, печатка підприємства.

Для перевірки та оптимізації роботи кадровиків керівництво може здійснити внутрішній або незалежний аудит. Це сприяє зменшенню ризику адміністративних покарань, суперечок та скарг з боку персоналу.

Етапи організації кадрового діловодства з нуля

Для формування кадрового обліку зручно використовувати таку покрокову інструкцію:

Підготовка необхідного	Для організації кадрової служби спочатку потрібно придбати меблі, оргтехніку, канцтовари тощо. Обов'язково знадобиться кадрова програма, наприклад, «1С: ЗУП» та довідкова правова система. Завдяки цьому працівники відділу відстежуватимуть останні змінизаконодавства та отримають доступ до необхідним документам. Сейф потрібен для зберігання трудових та важливих паперів.
Оформлення керівника	Директор є виконавчою особоюбудь-якої компанії. Він підписує документацію. Для наділення його всіма повноваженнями він приймається працювати за трудовою угодою. Видається відповідне розпорядження, яким він призначає себе.
Призначення відповідального за кадрову роботу	В невеликої компаніїці функції може виконувати керівник. Якщо діловодством займається окремий працівник, із нею оформляють трудового договору. На його підставі готується наказ. Якщо обов'язки покладено однієї з прийнятих раніше співробітників, оформляють додаткову угоду і наказ.
Упорядкування внутрішніх актів	Вони підписуються директором і зберігаються у спеціальній папці разом із наказами. До локальних документів відносяться папери, перелічені вище (розділ «Нормативні акти»).
Документування прийому персоналу	На кожного працівника слід завести папку для підшивки всіх паперів, пов'язаних з його даними та трудовою діяльністю ( трудова угода, наказ про прийом, особиста картка).
Заповнення трудових книжок	До даних документів співробітників вносяться записи про прийом, переклади, заохочення тощо. Роботодавець зобов'язаний завести нову книжку на співробітника, який раніше ніколи не працював. Трудові та журнал їх реєстрації є у ​​відділах канцтоварів. Зберігатися ці папери повинні в сейфі.

Ця інструкція підійде і для чайників, які не мають досвіду в цьому питанні.

Як ведеться облік

Для ведення обліку необхідно правильно організувати документообіг.

Для цього необхідно зробити таке:

• розробити внутрішню нормативну базу;
• підготувати штатний розклад кожної одиниці штату;
• зробити штатну розстановку;
• підготувати трудові угоди;
• розробити форми з особового складу;
• оформити картки Т-2;
• затвердити бланки заяв для працівників;
• підготувати внутрішні накази.

Усі кадрові дії повинні підтверджуватись. Їхній перелік закріплюється в нормативних актах.

Додаткові моменти

Кадровий облік з нуля починається із прийому персоналу. Важливо правильно оформити роботу здобувачів, підготувати необхідну документацію.

Штатний розклад та відпустки

Одним із обов'язкових типових документів, які мають існувати на підприємстві, є штатний розклад (ф. Т-3).

• список структурних підрозділів та посад;
• кількість одиниць штату з кожної посади;
• оклади, надбавки за посадами;
• фонд заробітної плати організації.

Підрозділи зазначаються у документі за рівнем їх важливості до роботи організації. У них посади працівників повинні наводитися також у порядку значимості. Назви посад у трудових угодах та штатному розкладі мають співпадати.

Штатна розстановка - це форма розкладу з внесеними ПІБ працівників відповідно до посад.

Графік відпусток (ф. Т-7) відображає інформацію про час надання щорічних відпустоквсім працівникам. Складається на рік. Його затверджує директор за погодженням із профорганом. Документ має оформлятися мінімум за 2 тижні до нового року. Занесені до нього дані обов'язкові виконання, як співробітниками, і роботодавцями. Виняток становлять пільговики.

Графік включає такі реквізити:

• назву підрозділу;
• Назва посади;
• ПІБ та табельний номер трудівника;
• число днів відпустки;
• дати відходу у відпустку за планом та фактом;
• основа перенесення відпустки, ймовірна дата.

За два тижні до відпустки співробітнику повідомляють про це. Видається розпорядження, із яким співробітника ознайомлюють під розпис. У листопаді можна підготувати наказ всім керівників підрозділів, який зобов'язує їх здати у бухгалтерію графіки відпусток до 1 грудня. Це полегшить підготовку загального графіка.

Оформлення працівників

Повноцінна робота організації починається з набору працівників. Заповнення вакансії супроводжується оформленням документів.

Обов'язки кадровика при прийомі працівників полягають у наступному:

• реєстрація у спеціальному журналі заяви від претендента;
• ознайомлення новачка з діючими інструкціями та локальними актами;
• оформлення трудової угоди та контроль підписання її сторонами;
• видача екземпляра договору співробітнику та проставлення відмітки про це на бланку організації;
• оформлення та реєстрація наказу у книзі обліку;
• заповнення особистої картки, підшивка документів у справу (заяви, копії особистих паперів, наказу, договору);
• передача документів розрахункові для нарахування зарплати працівникові.

При побудові системи кадрового діловодства спочатку слід визначитися, які документи обов'язково мають оформлятися, а які потрібні конкретної сфери діяльності.

До необхідних паперів належать:

• розпорядження з особового складу (на прийом, переклад тощо);
• кадрові накази (на відпустки, премії, відрядження тощо);
• картки Т-2;
• трудові;
• угоди;

До інших обов'язкових паперів належать такі:

• штатний розклад;
• становище по ВІД;
• журнал реєстрації відряджень;
• правила внутрішнього порядку;
• інші.

Посадові інструкції та Колдоговор вести не обов'язково, проте ці документи є майже у кожного роботодавця.

Після встановлення переліку обов'язкової документації слід вивчити статутні папери. На їх підставі необхідно розробити інші документи. Їх перелік залежить від характеру діяльності юрособи та особливостей умов праці. Наприклад, за необхідності забезпечення працівників уніформою та ЗІЗ потрібно підготувати розпорядження про порядок та строки їх видачі, яким працівникам вони необхідні.

Документально мають підтверджуватись компенсації та пільги за роботу в особливих умовах: на шкідливих виробництвах, ненормовану, нічну і т. д. Далі оформляють Положення про кадрове діловодство. У ньому відображають перелік необхідних роботи організації паперів, порядок їх оформлення та зберігання.

Законодавство не зобов'язує розробляти таке Положення, проте воно суттєво полегшить роботу кадровиків. На роботу до нової організації спочатку приймається директор, потім він набирає решту персоналу.

Склад та кількість необхідних посад відображає штатний розпис. У правилах розпорядку відбиваються всі графіки роботи, вимоги до співробітників тощо. буд. Типове трудову угоду розробляється виходячи з норм ТК РФ.

Перед застосуванням облікових журналів їх слід підготувати: пронумерувати аркуші, прошити, скріпити печаткою. На останній лист прошивки приклеюють папірець. На ній вказують кількість сторінок, директор чи відповідальний виконавець розписуються, ставиться печатка. На першій сторінці журналу пишуть найменування організації та дату початку його відання.

Одним із найважливіших документівкадрового обліку є трудова книжка. Для їх ведення наказом призначається відповідальна особа, яка їх заповнює та відповідає за безпеку.

Поширені запитання

Організація кадрового обліку має певні тонкощі та нюанси:

Порядок відновлення	Процедура не відображено у законодавстві. Зазвичай вона складається з наступних кроків: Вивчення актуальних нормативів. Визначення списку потрібних документів. Упорядкування плану подальшої роботи організації. Визначення відповідальних документи осіб. Формування штатного розкладу. Перевірка правильності прийому працівників, переміщень, кадрових перестановок, звільнень. Визначення законності режиму праці для підприємства.
Особливості у ІП із найманими працівниками	Підприємець приймає персонал працювати за стандартним сценарієм. Договір укладається у кілька етапів: Одержання необхідних паперів. Оформлення заяви. Складання та підписання угоди. Формування наказу приймання. Заклад картки Т-2. Внесення запису до трудового. Свої особливості має працевлаштування громадян, які розмовляють англійською.
Ведення на малому підприємстві	У цих організаціях кадровими питаннями може займатися сам керівник або спеціальний відділ. Роботодавець може передати кадровий облік на аутсорсинг. Усі питання вирішуватиме стороння спеціалізована організація. Складнощі з документообігом виникають, якщо організація велика, має структурні одиниці та великий обсяг документації. І тут обов'язки з передачі паперів може покладатися кур'єра. У цьому часто представники організації-виконавця не відвідують офіс замовника, т. е. робота виконується повністю дистанційно.
Спрощення обліку на мікропідприємствах	Усі умови праці закріплюються в угоді із працівником. У 2019 році керівники даних компаній та ІП мають право відмовитися від складання локальних нормативних актів. Протягом 4 місяців із моменту втрати статусу мікропідприємства, керівництво має оформити «традиційну» кадрову документацію.

Отже, організація для підприємства кадрового діловодства - складна процедура. Вона потребує детального вивчення нормативної бази та відстеження всіх змін. Грамотна побудова кадрового обліку сприяє побудові трудових взаємин у межах законодавства. Для підготовки кадровика роботодавець може користуватися послугами спеціалізованих компаній.

Кадри будь-якого підприємства є його головною цінністю та ключовим ресурсом. Тому організація грамотного процесу кадрового обліку - важлива складова роботи, яка потребує компетентності та глибокого знання чинного законодавства РФ.

Правильно підібрані співробітники відділу кадрів стануть гарантією зведення до нуля помилок та захисту прав всього колективу. Про особливості ведення кадрового обліку та основні помилки роботодавців - читайте далі.

Поняття кадрового обліку

Кадровий облік - це комплекс процесів та заходів, пов'язаних із регламентуванням трудових відносин між роботодавцем та працівником. Цей механізм обов'язково присутній у будь-якій компанії, незалежно від неї штатної чисельностіта організаційно-правової форми.

В узагальненому вигляді кадровий облік включає наступні заходи:

• формування особових справ працівників;
• розрахунок та , та інших виплат;
• складання та облік робочого часу;
• оформлення лікарняних листів, заяв та довідок за місцем вимоги;
• здача періодичної звітності до податкових органів;
• складання та контроль за дотриманням;
• підготовка кадрових наказів;
• ведення відповідної документації з ;
• робота з та оцінки працівників;
• дотримання правил нерозповсюдження особистих даних працівників підприємства.

Відповідно до Трудового кодексу РФ кожна організація повинна мати таку документацію:

• Штатний розклад.
• Особисті картки працівників.
• Укладені та додаткові угоди до них.
• Графік відпусток.
• Положення про порядок захисту та обробки персональної (особистої) інформації працівників.
• Накази та заяви працівників (про, надання та інше).
• Правила трудового порядку (всередині організації).
• Трудові книжки всіх працівників.

Організація ведення кадрового обліку

Найбільш поширеними способами ведення кадрового обліку в організації є:

Створення відділу кадрів або прийом на роботу спеціаліста з кадрів (HR-менеджера)

Головним плюсом цього способу кадрового діловодства є можливість організації відповідно до своїх принципів і вимог, тому співробітник знаходиться безпосередньо в компанії.

Покладання обов'язків щодо ведення кадрового обліку на секретаря чи бухгалтера

В умовах кризи та необхідності економії часто зустрічається ситуація, коли один співробітник поєднує обов'язки секретаря, бухгалтера, кадрового спеціаліста і навіть юриста. Такий працівник, зазвичай, спеціалізується у якійсь однієї області, і, не зовсім компетентний в інших.

А це загрожує можливими помилками та відповідальністю керівництва компанії, що призводить до зайвих витрат - тимчасових та матеріальних.

Передача функцій кадрового обліку аутсорсингової компанії

Організаційна робота, управління кадрами, їх навчання та підбір перебувають у веденні сторонньої аутсорсингової компанії, що є фахівцем своєї справи. На ринку функціонує безліч професійних співробітниківта організацій, з якими полягає договір щодо надання відповідних послуг кадрового обліку.

Кожен із наведених вище варіантів має свої плюси та мінуси. Яким саме способом вестиметься кадровий облік і хто безпосередньо ним займатиметься, вирішує керівництво організації, враховуючи чисельність персоналу, її оборот та внутрішню політику.

Особливості ведення

Іноді працівникам потрібно отримати копію табеля обліку робочого часу. Відповідно до ТК роботодавець зобов'язаний видати такий документ. Але відповідно до законів про захист персональних даних повністю копію може бути видано лише за згодою всіх записаних там працівників. Тому видається витяг з табеля, в якому наводяться лише дані на заявника

Основні помилки, яких припускаються роботодавці та співробітники кадрового обліку

У процесі ведення кадрового обліку можуть бути допущені помилки, які призведуть до та перед органами, що перевіряють. Типовими помилкамикадрового обліку є:

Помилки під час роботи з особистими справами

Особиста справа кожного співробітника формується з його прийняття на роботу і до звільнення. Найбільш поширені такі помилки під час ведення особових справ:

• в особистій справі немає обов'язкових документів;
• порушено порядок документів;
• індивідуальні відносини відсутні (не оформляються);
• не проводиться звірка в встановлені терміни;
• замість особистого листка обліку кадрів заповнена;
• у справу включено документи, які повинні входити до його складу;
• співробітники кадрової служби не дотримуються порядку передачі особових справ стороннім особам та організаціям.

Правильне формування особових справ персоналу дозволяє забезпечити кращу безпеку документів та оперативний доступ до них.

Помилки під час оформлення трудового договору

Помилки, що допускаються роботодавцем за умови, часто призводять до серйозних наслідків у процесі вирішення трудових спорів. Типовими помилками у цьому випадку є:

• трудовий договір укладається в одному примірнику;
• трудового договору не зареєстровано, відсутня дати реєстрації;
• відсутні підписи на трудових договорах;
• не прописані обов'язкові відомості та/або умови;
• відсутні письмові трудові договори із працівниками;
  один екземпляр трудового договору не отримано особисто працівником, або
• відсутня відмітка про отримання;
• не визначено терміни дії договору;
• не позначено умови прийому на роботу за його наявності;
• не вказано конкретну величину заробітної плати працівника, не встановлено терміни виплати та місце отримання зарплати, режим роботи та тривалість відпустки.

Помилки ведення трудових книжок

Тут переважна більшість помилок пов'язані з порядком заповнення трудової книжки. Найбільш поширені помилки:

• не оформлена розписка при отриманні трудової книжки від працівника підприємства;
• наказом не призначено особу, яка несе відповідальність за ведення, облік, видачу та зберігання трудових книжок;
• розділ відомостей про працівника не доповнений при отриманні працівником освіти високого рівня;
• порушено порядкову нумерацію записів;
• містяться не всі записи про роботу (зокрема про переклади);
• відмова в оформленні трудових книжок студентам, які поєднують роботу та навчання;
• при видачі дубліката не робиться позначка «дублікат»;
• неправильно внесено виправлення у розділі відомостей про роботу;
• неналежним чином ведеться або відсутня книга обліку руху трудових книжок та до них;
• не заповнено розділ відомостей про працівника під час оформлення вкладиша;
• відсутня підпис працівника у розділі відомостей про працівника;
• у розділі відомостей про роботу немає повне найменування роботодавця;
• звільненому співробітнику поштою надсилається трудова книжка без письмової заяви працівника про таке прохання.

Трудова книжка - основний документ будь-якого працівника, який відбиває його трудовий стаж протягом усієї професійної діяльності. Тому потрібно звести до мінімуму виникнення можливих помилок та порушень при оформленні та веденні цього документа.

Кожна з помилок може вкрай негативно сказати на керівництві організації та призвести до серйозних наслідків. Тому функції кадрового обліку рекомендується покладати на грамотних і компетентних фахівців, які добре знаються на чинному законодавстві та вимогах перевіряючих органів, або ж довіритися професійним аутсорсинговим компаніям.

Кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції з якого носять загальний характер, включає підготовку нормативної бази та стандартного набору документів, а також призначення директора.

Кожному підприємцю-початківцю буде цікаве кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції до якого ми розглянемо далі.

Коли роботу вже налагоджено, такими питаннями займається спеціалізований відділ кадрів.

На початкових етапахкадровими перестановками займається за сумісництвом один із співробітників – секретар чи головбух.

Розберемося по порядку, як організується робота у цій сфері та з чого почати новому кадровику.

Кому доручається робота з кадрами

Питання кадрового діловодства у 2017 році актуальне для всіх підприємств, де є наймані працівники.

Повноваження закріплюються за співробітником у вигляді видання наказу.

Залежно від кількості працівників можливі два варіанти:

1. Кадрове діловодство перебирає керівник. І тому він видає відповідний наказ, яким закріплює у себе дані зобов'язання.
2. У міру прийому співробітників у штат підприємства роботу з кадрами можна доручити одному з них. Також видається наказ, що підтверджує повноваження. Зобов'язання прописуються й у посадовій інструкції.

Покрокова інструкція з кадрового облікузаконодавчо не визначено.

Все ж таки при її розробці слід орієнтуватися на нормативні акти, у тому числі ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хоча єдиний порядок і не встановлено, передбачено загальний план, що дозволяє систематизувати кадровий облік та налагодити його відання.

При кадровому обліку, слід орієнтуватися і норми трудового законодавства.

Видається чимало інструкцій із діловодства. Є й документи, які приймають місцеві органи.

Приступаємо до роботи – план дій

Щоб вести кадровий облік грамотно, потрібно розпочати з оформлення першої особи – керівника.

Те, як згодом проводитиметься ця робота, залежить від кількості працівників та специфіки діяльності підприємства.

Отже, поїхали – перерахуємо основні етапи кадрового діловодства з нуля:

1. Підготовка інформаційної бази – спеціалізованих довідників, програмного забезпечення, нормативні акти.
2. Ознайомлення з установчими документамипідприємства.
3. Упорядкування переліку паперів, які будуть у розпорядженні кадрового працівника.
4. Оформлення керівника
5. Підготовка локальних нормативів, у тому числі штатного розкладу та трудового розпорядку.
6. Підготовка фірмового зразка трудового договору
7. Розробка інших облікових документів, у тому числі бланків наказів, книг обліку тощо.
8. Оформлення працівника, який відповідатиме за ведення трудових книжок.
9. Призначення працівників на місця.

Резюмуємо: у законодавстві не встановлено суворого переліку інструкцій для кадрового діловодства з нуля.

Вище наведено зразковий план, який починається з підготовки інформаційної та документальної бази, оформлення директора та інших співробітників.

Розберемо кожен із цих пунктів докладніше.

Формування нормативної бази

Щоб підприємство функціонувало відповідно до трудового законодавства, потрібно ознайомитися з усіма вимогами.

• постанову Держкомітету статистики № 1 від 4 січня 2001 року;

Для збору інформації можна користуватися спеціалізованими довідниками.

Від кадрового працівника очікується, що він не тільки опанує всі чинні розпорядження, а й буде в курсі всіх змін, що вносяться в трудове законодавство.

Це вимагатиме регулярного звернення до нормативних актів.

Важливо: для поінформованості у змінах трудового законодавства слід оформити доступ до однієї з інформаційних баз.

Інший момент – пошук та впровадження відповідного програмного забезпечення.

Великою популярністю станом на 2017 користується 1С. Проте є чимало програм, які вже оминули цю системуза своєю функціональністю.

Перевага 1С – у будь-якому місті достатньо фахівців, які працюють із цим програмним забезпеченням.

Етап другий – вивчаємо Статут

Продовжуючи покрокову інструкцію, переходимо до ознайомлення з установчими документами.

У Статуті, який є обов'язковим при , міститься наступна інформація:

• порядок призначення директора (зокрема термін дії з нею, розмір заробітної плати);
• порядок оформлення працівників на керівні посади;
• формування штатного розкладу.

Діяльність кадрового працівника має суперечити розпорядженням в установчих документах.

Йому потрібно відслідковувати зміни, що вносяться до Статуту.

Які документи мають бути під руками у кадровика

На наступному етапі потрібно підготувати бланки, які будуть знаходитись у кадровому відділі та використовуватися для оформлення працівників.

Розглянемо кілька найменувань.

1. Форми наказів. Слід розробити бланки на випадок прийняття на роботу, переведення на іншу посаду та звільнення. Вони зберігатимуться протягом 75 років, оскільки ці дані використовуються визначення стажу. Друга група наказів – кадрові. Сюди включаються накази щодо відпусток, відряджень, премій, штрафів. Також готується Книга реєстрації, куди будуть вноситись позначки про всі оформлені накази та журнал обліку відряджень.
2. . Слід робити у них позначки у триденний термін з прийняття нового працівника. Варто зауважити, що у 2017 році їхнє оформлення обов'язкове навіть для індивідуальних підприємців, що пройшли . Поряд із цими бланками заводиться Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів.
3. Картки за формою Т-2. Вони зібрані ключові дані співробітника. Вони або зберігаються окремо, або підшиваються до особистої справи.
4. Форма трудового договору. Він укладатиметься з кожним новим співробітником незалежно від того, на який термін він влаштовується. У деяких ситуаціях застосуємо.
5. Спеціальна оцінка умов праці (СОУТ). Ці документи створюються для кожного робочого місця. Замінюють їх у більшості випадків з періодичністю 5 років.
6. Штатний розклад.
7. Локальні правила трудового порядку.
8. Документи, на підставі яких призначається вести.

Ці бланки відносяться до обов'язкових для оформлення у кадровому відділі.

При необхідності можуть бути видані додаткові нормативні акти та зразки, наприклад, .

Важливо: не обов'язкові згідно із законом, але можуть бути корисними посадові інструкціїта колективний договір.

Після того, як визначено перелік бланків, які будуть знаходитися у кадровому відділі, покрокові інструкції рекомендують сформувати Положення про ведення кадрового діловодства.

Розробка стандартного трудового договору

Велика помилка думати, що необов'язково укладати трудовий договір із працівниками, які влаштувалися на короткий термін.

Насправді документ підписується з усіма співробітниками.

Кадрове діловодство з нуля включає підготовку фірмового зразка.

У форму включають такі пункти:

• повне організації-роботодавця, юридичну та фактичну адреси;
• дані представника роботодавця – ПІБ;
• дані працівника - ПІБ;
• посаду, яку він обійматиме;
• термін дії договору;
• вид діяльності – основна робота чи сумісництво;
• посадові обов'язки (або список, або посилання посадові покрокові інструкції);
• розмір (докладно викласти всі деталі бажано прямо в договорі);
• години роботи;
• результати СОУТ за цим місцем;
• дані роботодавця та працівника;
• підписи.

Роботодавець може внести до документа додаткові пункти.

Оформлення першої посади

Кого треба оформити працювати першим? Неважко здогадатися, що кадрове діловодство з нуля має на увазі призначення спочатку директора.

Як виконати це завдання?

Багато що залежить від організаційно-правової форми підприємства. Розглянемо три типові ситуації.

1. Організація із засновниками. У такому разі саме вони підписуватимуть наказ про призначення директора.
2. Індивідуальне підприємство (чи організація з єдиним засновником). Тоді сам ІП (або засновник) підписуватиме договір і за себе, і за працівника.
3. Директор призначається за результатами виборів. Тоді другою стороною трудового договору виступить голова виборчого органу.

Важливо: незалежно від того, хто призначає директора, обов'язковими залишаються дві операції – підписання трудового договору та видання наказу про прийняття на посаду директора.

Від кадрового працівника потрібно дотримуватися хронологічного порядку видання наказів.

Призначення директора буде першим, у ньому слід проставити дату, коли він почне виконувати свої обов'язки.

Надалі потрібно стежити, щоб усі накази нумерувалися в хронологічному порядку. Цей момент перевіряється наглядовими органами.

Оформлення працівників на інші робочі місця

Згідно з покроковою інструкцією, після директора слід призначити співробітника, відповідального за ведення трудових книжок.

Вони відносяться до бланків суворої звітності, тому вимагають дбайливого поводження.

Якщо керівник ще нікого не найняв працювати і йому доводиться самостійно вести кадрове діловодство з нуля, може взяти ці обов'язки він.

І тому видається відповідний наказ. Згодом ведення трудових книжок можна доручити найнятому працівнику. Робиться це у наказному порядку.

Важливо: Вимога оформляти доручення вести трудові книжки шляхом видання наказу встановлено Постановою Уряду.

Кадрове діловодство з нуля включає ще один етап - прийом співробітників.

Для кожного нового працівника готується пакет бланків, у тому числі:

• трудовий договір;
• посадова інструкція;
• наказ про призначення посаду;
• індивідуальна картка Т-2;
• та інші документи.

Також потрібно оформити трудову книжку, проставити у ній необхідні позначки.

Бланки разом із заявою про прийом на роботу та приєднуються до особистої справи.

Усе необхідні паперипередаються до бухгалтерського відділу для подальшого нарахування заробітної плати.

Підсумуємо вищесказане. Покрокові інструкціїдля старту кадрового діловодства мають лише загальний вигляд.

Вони включають підбір нормативних актів, складання переліку кадрових документів, оформлення директора та інших співробітників.

2017 року, як і раніше, з усіма працівниками обов'язково підписувати трудовий договір.

Лекція 1 кадрове діловодство для початківців, трудовий договір

Організація та ведення кадрового діловодства - прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву та відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад та звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації незалежно від форми власності є персонал. Він відрізняється за чисельністю та складом, за виконуваними функціями та рівнем кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб усі питання та проблеми, пов'язані зі співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно та грамотно.

Стабільна робота організації залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний і своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону та своєчасне складання документів до архіву. Це є основою стабільної роботи будь-якого підприємства.

Підготовка персоналу для роботи з кадрами

Інструкція з кадрового діловодства чітко вказує на необхідність мати професійну підготовку спеціалістів з персоналу. Проте практично часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.

Вищі та середньо-спеціальні навчальні закладине випускають спеціалістів такої вузької кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже дома чи профільних курсах. Також можлива підготовка працівника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.

Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:

• перенавчання на базі другого вищої освіти;
• здобуття вищої освіти суміжного профілю, наприклад, "документознавство", "юриспруденція", "управління персоналом", "захист інформації";
• навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з наступним складанням іспиту;
• практична робота з наступним регулярним підвищенням кваліфікації.

Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

Діяльність відділу персоналу та загальна організація кадрового діловодства дуже залежить від чинного законодавства та внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.

Діловодство у кадровій службі регламентується такими актами:

• Конституція, Цивільний та Трудовий кодекс, а також частково Кримінальний та Сімейний;
• законодавчі акти щодо профілю організації у питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
• нормативні акти місцевого значення;
• різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
• внутрішні нормативні документи, наприклад, інструкція з кадрового діловодства;
• накази та розпорядження керівництва.

Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватися розпоряджень нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

Пошук та документальне оформлення працівників

Ведення кадрового діловодства починається з пошуку та оформлення персоналу. Насамперед, необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо вирізняються такі:

• агенції та бюро з працевлаштування;
• зайнятості;
• ярмарки вакансій;
• навчальні заклади;
• дошки оголошень про посади та резюме на різних ресурсах;
• інші організації;
• знайомі та друзі.

Усі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги та недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використати всі можливості, щоб закрити вакансію.

Коли претендента знайдено, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше прийняти виважене рішення про найм або відмову. В останньому випадку людину письмово повідомляють про причину протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, його слід зарахувати. З цього починається оформлення конкретного співробітника.

• укладання трудового договору;
• видання наказу про зарахування;
• нового співробітника чи його заклад;
• оформлення особистої картки;
• якщо в організації прийнято – заведення особистої справи;
• ознайомлення та підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.

Облікова документація з персоналу (особисті картки, штатний розпис)

Ведення кадрового діловодства передбачає обов'язкове оформлення облікової документації, зокрема штатного розкладу та особистих карток. Ці документи є обов'язковими для організацій усіх форм власності.

Штатний розклад та чисельність має бути актуальним та відповідати потребам організації. До нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на цей період.

Особисті картки - це уніфіковані документи, що містять у собі короткі дані про трудову діяльність працівника та персональну інформацію. Вони підлягають строгому обліку та спеціальним умовам зберігання, у місцях, що запобігають їх псуванню та розкраданню.

Накази з особового складу, відзнаки та особливості оформлення

Загальне діловодство у кадрової роботі переважно виявляється у наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих працівників, і всього персоналу загалом. Вони відрізняються за оформленням та особливостями введення в дію.

Більшість наказів і розпоряджень щодо конкретних дій зі співробітником мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому узгодженню з усіма зацікавленими особамита ознайомлення співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особистій справі, а оригінали в окремих папках.

Журнали з кадрового діловодства, правила оформлення та зберігання

Для обліку руху на кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові у спеціалізованих магазинах.

Види кадрових журналів:

• реєстрації вхідної та вихідної документації, у тому числі листів;
• реєстрації наказів;
• реєстрації прибуття та вибуття працівників у службових відрядженнях;
• реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових та службових записок;
• реєстрацію бланків трудових книжок, їх вкладишів;
• книги обліку рухів різних кадрових документів тощо.

Усі журнали повинні бути в обов'язковому порядку прошиті та опечатані, а листи пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.

Особливості ведення та зберігання особових справ

Ведення особових справ не є обов'язковим. Проте більшість організацій у тій чи іншій формі збирають документи працівника. Звісно, ​​в одній папці робити це зручніше.

Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних та сформованих у визначеному порядку. До нього можуть входити різні документи і копії:

• копії наказів про працівника;
• копії заяв;
• копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги та сімейний стан;
• анкета;
• характеристики та відгуки;
• довідки тощо.

Особисті відносини включають персональну інформацію, вони повинні зберігатися осторонь інших документів. Доступ до них дозволено лише суворо обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу особисті справи здаються на архівне зберігання.

Правила оформлення, зберігання та видачі трудових книжок, а також вкладишів

Усі організації мають вести трудові книжки за свій персонал, виняток - співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чистих бланків і робить у них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю та вчасно вносити зміни.

На розворот основної частини вносять записи про трудову та громадської діяльностіпрацівника, його прийомі постійних Усі записи нумеруються у порядку і вносяться виходячи з наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.

Робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким та зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Ця дія обов'язково підтверджується підписом керівника та печаткою.

Зберігають трудові книжки окремо від інших документів у сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної ухвали відповідальних органів.

Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значимістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. Інакше на працівників кадрової служби та керівника організації накладається штраф.

Для організації правильного зберіганнякадрових документів у службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід до нього має бути один і обов'язково обладнатися металевими дверимаіз сигналізацією.

Самі документи повинні зберігатися у металевих шафах або сейфах. Слід уникати доступу сонячного світлаі пилу, а також перепаду температур та надто великої вологості. Ці найпростіші дії допоможуть зберегти персональні дані.