Відомість заміни посад у штатному розкладі. Зразок заповнення штатного розстановки Формат штатного розкладу

2.1.2. Штатний розклад та штатна розстановка

Штатний розклад – це основний документ, який застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до статуту (положення). Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати. Цей документ дає керівництву право на укомплектування організації та її структурних підрозділів працівниками. Також на основі штатного розкладу кадрова служба веде підбір працівників на вакантні посади, формує резерв на висунення, організує підвищення кваліфікації кадрів.
ТК РФ не вимагає обов'язкової наявності штатного розкладу в кожній організації, однак у постанові Держкомстату Росії N 1 передбачено, що уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, у тому числі форма Т-3 (Штатний розклад), поширюються на організації всіх форм власності.
Постановою Держкомстату Росії N 1 у форму Т-3 було внесено незначні зміни. Фактично змінилися підписи віз узгодження наприкінці форми. Штатний розклад тепер підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером. Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженою ним особою, повноваження щодо затвердження цього документа мають бути закріплені у письмовій формі. У такому наказі на відміну від типової форми наказу з основної діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися одразу зі слів "НАКАЗУЮ", т.к. жодних додаткових пояснень для введення в дію штатного розкладу не потрібне. Хоча можна зазначити причини (за їх наявності), з яких відбувається затвердження нового штатного розкладу.
Штатний розклад є джерелом для встановлення найменувань посад, спеціальностей, професій, що відображаються у трудових договорах та іншій кадровій документації (ст. 57 ТК РФ).
Відповідно до Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затвердженому постановою Міністерством праці Росії від 21.08.1998 р. N 37, складання штатного розпису є обов'язком економіста з праці, який за загальним правилом входить до складу відділу організації та оплати праці. Оскільки такий підрозділ створюється далеко не в кожній організації, розробка штатного розкладу найчастіше доручається відділу кадрів, або планово-економічному відділу, або групі фахівців, а то й зовсім бухгалтерії. Тобто керівництво компанії самостійно вирішує питання, на кого покладається ця робота.
Якщо керівник організації покладає цей обов'язок на працівника, у якого вона у трудовому договорі та (або) посадовій інструкції не прописана, то така особа призначається у вигляді наказу з основної діяльності. Координує роботу з підготовки цього документа заступник керівника організації з управління персоналом або інша посадова особа, призначена наказом керівника організації.
В організаціях з великим посадовим та чисельним складом доцільно розробляти та затверджувати штатний розпис окремого структурного підрозділу.
Штатний розпис має код за ОКУД 0301017, виготовляється, як правило, у кількості 3 екземплярів (плюс копії за кількістю зацікавлених осіб, підрозділів), формат бланку А4, термін його зберігання за місцем розробки та затвердження – постійно, в інших організаціях – 3 роки.
Форма може бути заповнена як ручним способом, так і за допомогою машинної техніки (друкарської, обчислювальної тощо), однак з обов'язковим резервним копіюванням інформації на паперовому носії. При ручному способі заповнення всі записи повинні бути зроблені чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно без помарок і підчисток. Основна частина штатного розкладу є таблицею:

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Структурне │ Посада │ Кількість │ Тарифна │ Надбавка, руб. │ Всього, │ Примітка │
│підрозділ│(спеціальність, │ штатних │ ставка │ │руб. (гр. │ │
│ │ професія), │ одиниць │ (оклад) та │ │5 + гр. 6 │ │
├────────┬─────┤ розряд, клас │ │ пр., руб. ├──────┬─────┬─────┤+ гр. 7 + │ │
│найме- │ код │ (категорія) │ │ │ │ │ │ гр. 8 │ │
│нування│ │ кваліфікації │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Разом │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘

Найменування структурних підрозділів, зазвичай, вказуються в алфавітному порядку. Можна також виходити зі штатної чисельності підрозділу (за рівнем зменшення). Як принцип розташування також допускається використовувати ступінь функціональної важливості підрозділів (наприклад, спочатку дирекція, потім виробничі підрозділи, слідом - адміністративно-технічні). Найменування вказують без скорочень, в однині називного відмінка.
Кодування структурних підрозділів необхідне формування зведеної звітності. Нині система кодування підрозділів обов'язкова лише державних органах. Що ж до недержавних організацій, вона вводиться у тому випадку, якщо до їх складу входить велика кількість структурних підрозділів, а для управління персоналом використовуються автоматизовані системи.
У графі 3 таблиці наводяться найменування професій (посад), які можуть бути диференційовані за спеціальностями та кваліфікацією. У трудовому законодавстві терміни "професія" та "посада" застосовуються для позначення виду трудової діяльності працівника, тільки перший термін – для такої категорії персоналу, як робітники, а другий – для службовців.
Службовці - це соціальна група працівників, зайнятих переважно розумовою (нефізичною) працею, як правило, здійснюють керівництво, прийняття та вироблення управлінських рішень, підготовку інформації. У свою чергу робітниками називають соціальну групу працівників, зайнятих переважно фізичною працею. Праця цієї категорії працівників, як правило, полягає у створенні матеріальних благ, а також у технічному та виробничому забезпеченні діяльності організації.
Найменування професії береться з Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників (ЕТКС) відповідного випуску (розділу). Такий порядок визначено ст. 57 ТК РФ, яка встановлює, що "Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт за певними посадами, спеціальностями або професіями пов'язано надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам , зазначеним у кваліфікаційних довідниках...". Кваліфікаційні вимоги до професій таки встановлюються ЕТКС. В даний час випуски ЕТКС активно переробляються, і проблеми з визначенням найменувань професій робітників мають вирішитись у найближчому майбутньому.
По-іншому справи з найменуваннями посад. На сьогоднішній день у роботі кадрових служб застосовується вже згадуваний загальногалузевий Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців. Крім того, кваліфікаційні вимоги щодо найменувань посад окремих галузей містяться у різних збірниках.
Переважна більшість збірок орієнтована на бюджетну сферу. У комерційній сфері для того, щоб встановити правильне найменування посади, можна скористатися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР). Нагадаємо, що до ОКПДТР звертатися слід лише з метою встановлення найменування посади, а не професії, оскільки в ньому поки що не відображено найменування професій робітників відповідно до нового ЕТКС.
Останнім часом у організаціях, особливо з іноземним капіталом, соціальній та компаніях, захоплених новими стилями управління, використовуються іноземні назви посад. Більшості їх у російському трудовому законодавстві можна знайти аналоги; Проте є такі, перелік обов'язків яких виходить за межі вже існуючих посад. Наприклад, мерчандайзери, логістики, супервайзери тощо.
ТК РФ частково вирішила цю проблему. Стаття 57 ТК РФ точно і однозначно встановлює, що найменування посади, спеціальності, професії встановлюється відповідно до штатного розкладу. Отже, до штатного розкладу можна включити і нові найменування посад, наприклад, якщо в організації впроваджуються нові методики структурування та управління персоналом. Однак при цьому бажано виконати дві умови:
- перевірити, чи не міститься в кваліфікаційній карті (характеристиці) посади обов'язків, що вводяться, аналогічних обов'язкам за посадами, для яких законодавство передбачає пенсійні та інші пільги;
- Не захоплюватися новомодними назвами, т.к. більшість із них належить до професійного сленгу (жаргону) і навіть у країнах - джерелах запозичення вони застосовуються лише у розмовній мові (наприклад, "хедхантер" - "фахівець із пошуку керівників").
Краще з'ясувати в ініціаторів запровадження нових посад, чи є повні та офіційно прийняті їх найменування. Адже, звільняючись з організації, працівник часто йде з таким записом у трудовій книжці, яка може бути незрозумілою не тільки новому роботодавцю, а й органам, які здійснюють оформлення пенсій.
У штатному розкладі найменування професій (посад) вказуються у складі структурних підрозділів. Вони наводяться за старшинством починаючи з вищої ланки і закінчуючи молодшою ланкою: керівник, заступник керівника, спеціаліст, технічний виконавець тощо. У штатному розкладі допускається вказувати подвійні найменування посад, що розділяються знаком "-", причому посадовий оклад встановлюється за першою посадою в подвійному найменуванні.
У тому випадку, якщо в організації є працівники, які не входять до складу будь-якого структурного підрозділу, вони оформляються як "інший персонал".
Назва вказується повністю, в однині називного відмінка. Скорочення "зав.", "заст.", "поч." не допускаються.
Кількість штатних одиниць (графа 4) вказується в одиницях з кожної посади чи професії. Посади, якими передбачається утримання неповної штатної одиниці, зазначаються у відповідних частках (0,2; 0,4 тощо.).
У графі 5 зазначаються оклади (тарифні ставки), що встановлюються за виконання робіт відповідно до професій (посад), перерахованих у графі 3. Відповідно до ст. 129 ТК РФ оклад - це фіксований розмір оплати праці працівника за виконання трудових (посадових) обов'язків певної складності за календарний місяць без урахування компенсаційних, стимулюючих та соціальних виплат; тарифна ставка - це фіксований розмір оплати праці працівника за виконання норми праці певної складності (кваліфікації) за одиницю часу без урахування компенсаційних, стимулюючих та соціальних виплат.
Розміри окладів (тарифних ставок) відповідно до ст. 135 ТК РФ встановлюються:
- працівникам організацій, що фінансуються з бюджету, - відповідними законами та іншими нормативними правовими актами;
- працівникам організацій зі змішаним фінансуванням (бюджетне фінансування та доходи від підприємницької діяльності) - законами, іншими нормативними правовими актами, колективними договорами, угодами, локальними нормативними актами організацій;
- працівникам інших організацій – колективними договорами, угодами, локальними нормативними актами організацій, трудовими договорами.
Тарифна ставка є елементом тарифної системи (тобто. сукупності нормативів, за допомогою яких здійснюється диференціація заробітної плати працівників різних категорій). При оплаті праці на основі тарифної системи розмір тарифної ставки (окладу) 1-го розряду єдиної тарифної сітки не може бути нижчим за мінімальний розмір оплати праці.
Тарифна система оплати праці включає: тарифні ставки (оклади), тарифну сітку, тарифні коефіцієнти. Складність виконуваних робіт визначається з урахуванням їх тарифікації.
Тарифікація робіт та присвоєння тарифних розрядів працівникам провадяться з урахуванням Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців.
Тарифна система оплати праці працівників організацій, що фінансуються з бюджетів всіх рівнів, встановлюється на основі єдиної тарифної сітки з оплати праці працівників бюджетної сфери, що затверджується в порядку, встановленому федеральним законом, і гарантією з оплати праці працівників бюджетної сфери. Тарифна система оплати праці працівників інших організацій може визначатись колективними договорами, угодами з урахуванням єдиних тарифно-кваліфікаційних довідників та державних гарантій з оплати праці.
Що ж до надбавок (графи 6-8), вони також мають бути передбачені системою оплати праці. Види та розміри надбавок зазначаються відповідно до ТК РФ, федеральними законами, колективними договорами та локальними нормативними актами. Як визначено ст. 144 ТК РФ роботодавець має право встановлювати різні системи преміювання, що стимулюють доплат та надбавок з урахуванням думки представницького органу працівників. Зазначені системи можуть також встановлюватися колективним договором.
Порядок та умови застосування стимулюючих та компенсаційних виплат (доплат, надбавок, премій та інших)
- У організаціях, фінансованих з федерального бюджету, встановлюються Урядом РФ;
- В організаціях, що фінансуються з бюджету суб'єкта Російської Федерації, - органами державної влади відповідного суб'єкта Російської Федерації;
- В організаціях, що фінансуються з місцевого бюджету, - органами місцевого самоврядування.
Надбавки можуть бути пов'язані з додатковою оплатою або стимулюванням праці, з досягненням будь-яких показників за певні періоди часу або з іншими факторами.
У графі 9 визначається місячний фонд оплати праці кожного працівнику. Відповідно до ст. 129 ТК РФ під заробітною платою розуміється винагорода за працю залежно від кваліфікації працівника, складності, кількості, якості та умов виконуваної роботи, а також компенсаційні виплати (доплати та надбавки компенсаційного характеру, у тому числі за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, роботу в особливих кліматичних умовах і на територіях, що зазнали радіоактивного забруднення, та інші виплати компенсаційного характеру) та стимулюючі виплати (доплати та надбавки стимулюючого характеру, премії та інші заохочувальні виплати).
Відповідно до вказівок щодо застосування правил оформлення первинних документів, затверджених постановою Держкомстату, у штатному розкладі заробітну плату тепер можна вказувати не лише у рублях, а й за допомогою допоміжних величин (відсотків, коефіцієнтів тощо).
Графа "Примітка" призначена для внесення оперативних змін або відображення особливостей щодо конкретного найменування посади. Найчастіше дана графа використовується для зазначення прізвища та ініціалів окремих працівників, які обіймають управлінські посади.
Після заповнення всіх граф основної частини таблиці, у рядку "Разом" зазначаються підсумкові суми за графами 4-9. За підсумковими показниками 3-ї та 9-ї граф складається наказ (розпорядження) про затвердження штату з конкретною кількістю штатних одиниць та певним місячним фондом оплати праці. Наказ (розпорядження) затверджується керівником організації або уповноваженою ним особою. Номер та дата наказу відображаються у шапці штатного розкладу.
Якщо при заповненні форми було допущено помилки, всі вони можуть бути виправлені лише за встановленими правилами, тобто. за допомогою закреслення неправильних записів та проставлення над ними правильних. При цьому виправлення мають бути узгоджені з усіма особами, які підписали документ, та підтверджені їх підписами із зазначенням дати внесення виправлень.
При оформленні штатного розкладу зверніть увагу, щоб у документі були заповнені всі реквізити, передбачені уніфікованою формою. Тільки в цьому випадку він вважатиметься остаточно оформленим і може бути прийнятий до затвердження. Зокрема, не забувайте заповнювати такі реквізити, як найменування організації та код ОКПО. Розшифровка підписів також є реквізитами, обов'язковими до заповнення. Якщо у формі залишаються незаповнені рядки, вони повинні бути обов'язково прокреслені.
Для розробки табличної частини штатного розкладу можуть використовуватись інші форми. Наприклад:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Назва та код │Кількість│ Посадовий │ Надбавки │Місцевий фонд оплати │Примітка │
│посади, професії│ штатних │ оклад, руб. ├───────────┬───────┤ праці │ │
├──────────┬─────────┤ одиниць │ │персональ-│інші │ │ │
│наименова-│ │ │ │ ні │ │ │ │
│ ние │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

І тут найменування і код структурного підрозділу вказуються над стовпці, а рядку - заголовку.
Економісти праці також пропонують використовувати таку форму:

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Найменування │ Найменування │ Кількість │ Встановлений │ Фактично │ Примітка │
│ структурного │ посади, │ штатних одиниць │ оклад, руб. │отримуваний оклад, │ │
│підрозділи │ професії │ │ │ руб. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Якщо умови оплати праці організації встановлено у певному діапазоні, то штатному розкладі передбачається " вилка " окладів. Для групи працівників, яким встановлено відрядну оплату праці, у штатному розкладі може бути передбачено запровадження спеціального розділу або спеціальної графи. При цьому вказується загальна кількість працівників такої групи. З урахуванням цього форма штатного розкладу може бути такою:

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Найменування│Кількість│ Тарифний │Тарифний │Тарифний │Привласнений│ Надбавки │ Разом │ Примітка │
│структурного│ штатних │ розряд │коэффици-│ ставка │ клас ├──────┬────────┬──────┤посад- │ │
│підрозділ- │ одиниць │(кваліфік- │ ент │ (оклад) │ │ за │ за │ │ оклад │ │
│ ня та │ │каційна │ │ │ │клас │вислугу│інші│ │ │
│ посади │ │категорія)│ │ │ │ │ років │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

У низці організацій, особливо у державних установах, застосовується "урізана" форма штатного розкладу, тобто. форма, у якій не відображаються посадові оклади та фонд оплати праці. У цьому випадку загальна кількість посад за штатним розкладом має відповідати розрахунковій чисельності за фондом оплати праці, передбаченою у кошторисі.
Під час створення штатних розкладів також практикується вказівка підсумкової чисельності працівників. Вона може бути як загальною – за всіма посадами (професіями), так і за кожним структурним підрозділом. Наприклад:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Назва посади │ Кількість │

│ Відділ маркетингу │

│ Начальник відділу │ 1 │
│ │ │
│ Фахівець з маркетингу │ 6 │

│ Разом: │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Відділ кадрів │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Начальник відділу │ 1 │
│ │ │
│ Фахівець з кадрів │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Разом: │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Всього на підприємстві │ │
│ │ │
│ у тому числі: │ │
│ │ │
│ 1) службовців: │ │
│ │ │
│ - керівників; │ │
│ │ │
│ - спеціалістів; │ │
│ │ │
│ - технічних виконавців │ │
│ │ │
│ 2) робітників │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Проект штатного розкладу підлягає погодженню з керівниками структурних підрозділів, а також іншими особами, що належать до вищої ланки управління організацією. Він виготовляється за кількістю зацікавлених осіб та зберігається 3 роки після затвердження штатного розкладу.
Копії проекту надсилаються до підрозділів, а також зацікавлених осіб. Під час підготовки проекту штатного розкладу не обов'язково використати уніфіковану форму N Т-3. Більше того, якщо йдеться справді про погодження, а не формальне проставлення резолюцій "не заперечую", "згоден", то найкраще підготувати таку форму документа, яка дозволить внести записи з пропозиціями, зауваженнями тощо.
Візи погодження проставляються на останньому листі. Якщо у візуючих немає зауважень, штатний розклад подається на затвердження. Якщо ж за окремими положеннями є поправки, то після основних реквізитів візи (посади візуючого, його підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати), зазначається.
Зауваження додаються
(Підпис) С.І. Іванов
20.01.2005
І тут зауваження до проекту (включаючи особливі думки і доповнення) оформляються окремим листом. Вони можуть викладатися на зворотному боці останнього аркуша проекту.
Зауваження керівників структурних підрозділів за згодою з ними посадової особи, відповідальної за розробку штатного розкладу, враховуються шляхом внесення в проект. Зауваження, з якими ця посадова особа не згодні або не згодні інші особи, які візують документ, розглядає керівник організації або уповноважена ним особа під час затвердження штатного розкладу.
Якщо процесі візування до проекту вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візированию. Якщо ж у проект включені уточнення, що не змінюють його суті, повторного візування при доопрацюванні не потрібно.
У процесі підготовки проекту та затвердження штатного розкладу утворюється величезна кількість документів:
- Довідки;
- укладання;
- відгуки;
- службові записки.
Усі вони зберігаються разом із проектами протягом 3 років після затвердження штатного розкладу. Крім того, якщо статутом (положенням) організації передбачено подання проекту штатного розпису на погодження засновникам організації, то листування з ними (за винятком протоколів зборів засновників) підлягає особливому зберіганню.
Затверджений штатний розклад надсилається по одному примірнику:
- у відділ кадрів;
- у головну бухгалтерію;
- один екземпляр зберігається у складі управлінської документації організації.
В окремих компаніях штатний розклад вводиться до складу комерційної інформації і тому випускається лише у двох примірниках – один для генерального директора, один для головної бухгалтерії. У структурні підрозділи направляються лише частини (витяги), які стосуються цих підрозділів, а відділ кадрів частина, що стосується вакантних посад.
Штатний розклад - документ довготривалої дії, проте за необхідності до нього можуть бути внесені зміни та доповнення. Внесення змін та доповнень провадиться наказом керівника організації або уповноваженої ним особи.
Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами.
1. Можна змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності.
2. Як правило, коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.
У разі якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:
- "Про внесення змін до штатного розкладу";
- "Про зміну штатного розкладу";
- "Про часткову зміну штатного розкладу".
Як підстави у наказі можуть бути зазначені такі причини:
- Вдосконалення організаційної структури підприємства;
- проведення заходів, вкладених у поліпшення діяльності окремих структурних підрозділів;
- Реорганізація підприємства;
- Розширення або скорочення виробничої основи компанії;
- Зміна законодавства;
- Оптимізація управлінської роботи;
- планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом, усунення дублювання функцій тощо.
Коли до чинного штатного розкладу вносяться нові посади, виключаються старі, відбувається зміна найменування посади, створюються нові відділи, то часто ці процеси торкаються вже працюючого персоналу, і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться. Це можуть бути:
- Перейменування посади;
- Зміна посади;
- Перейменування структурного підрозділу;
- Покладання додаткових обов'язків;
- Зміна базових (посадових) окладів;
- Введення нових підрозділів;
- запровадження нових (додаткових) посад;
- Ліквідація структурного підрозділу;
- Скорочення посади.
У всіх цих випадках співробітнику кадрової служби необхідно виконувати різні процедури оформлення кадрових документів. Розглянемо всі ці варіанти окремо.
1. Перейменування посади має місце, коли у працівника, який працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 57 ТК РФ найменування посади, спеціальності, професії є обов'язковим для включення до трудового договору умовою. Стаття 74 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, з ініціативи роботодавця допускається зміна певних сторонами умов трудового договору. Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін - працівник має бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці до їх введення.
Таким чином, у разі перейменування посади, крім внесення змін до штатного розкладу (шляхом видання наказу з основної діяльності), необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден – слід діяти у порядку, передбаченому ст. 74 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку Т-2 та трудову книжку.
2. Зміна посади працівника у штатному розкладі структурного підрозділу здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділом організації. І тут змінюються істотні умови трудового договору, (зокрема, трудова функція, правничий та обов'язки працівника, характеристики умов праці, пільг і компенсацій, режим праці та відпочинку, умови оплати труда). Тому працівник також попереджається про майбутні зміни в письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці.
3. У тому випадку, якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, то його перейменування (зміна найменування, наприклад замість "відділ маркетингу" - "відділ маркетингових досліджень") за відсутності зміни у трудовій функції працівника або інших умов праці здійснюється так само , Як і зміна в найменуванні посади працівника (тобто. при виконанні вимог ст. 74 ТК РФ).
4. Покладання додаткових обов'язків на працівника передбачає розширення трудової функції працівника, передбаченої трудовим договором. За змістом це аналогічно суміщенню посад (професій).
5. Зміна базових (посадових) окладів у штатному розкладі здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділами та окремими працівниками організації. Коли у штатному розкладі змінюються оклади, необхідно внести зміни до наступних документів працівників:
- трудовий договір. Оскільки згідно зі ст. 57 ТК РФ обов'язковими умовами трудового договору є умови оплати праці (у тому числі розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати), то за зміни ставки окладу необхідно оформити зміни до трудового договору;
- Особиста картка Т-2 (розділ 3).
6. Підставою для організації (реорганізації) структурного підрозділу є:
- Рішення керівника організації;
- проект структури та штатної чисельності підрозділу з переліком категорій співробітників;
- Проект положення про структурний підрозділ;
- проекти посадових інструкцій з усіх категорій персоналу підрозділу;
- Проект положення про оплату праці працівників підрозділу.
При визначенні категорії створюваного підрозділу враховується низка принципів:
- служба створюється, коли коло розв'язуваних завдань може бути виконано повному обсязі рамках відділу і за наявності у структурі як мінімум двох самостійних підрозділів, одне із яких нижче відділу;
- відділ, як правило, створюється в структурі служби і характеризується наявністю двох чітко виділених напрямків діяльності, що не перетинаються;
- посади начальників підрозділів запроваджуються відповідно до структури, яка задовольняє принципи, викладені вище;
- посади спеціалістів та робочого персоналу запроваджуються при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом або за значного збільшення обсягу робіт по даному робочому місцю.
7. При введенні нової (додаткової) посади на ім'я керівника організації надходить комплект документів, що включає:
- службову записку від керівника підрозділу з обґрунтуванням введення до штатного розкладу підрозділу нової (додаткової) посади;
- оновлену структуру підрозділу;
- проект посадової інструкції на нововведену посаду.
При виборі категорії працівника (при обґрунтуванні введення штатної одиниці) необхідно керуватися такими принципами:
- посада провідного спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується за наявності двох самостійних напрямків роботи, кожен з яких виконується спеціалістом, за наявності обсягу робіт як мінімум для двох фахівців;
- посада старшого спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується при значному зростанні вимог до рівня кваліфікації, що пред'являються до будь-якого робочого місця на підставі ділової оцінки чи суб'єктивної оцінки керівника підрозділу;
- посади спеціалістів та робочого персоналу вводяться при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом, або за значного збільшення обсягу робіт по даному робочому місцю.
8. Рішення про ліквідацію структурного підрозділу оформляється відповідно до ТК РФ наказом по організації за два місяці до набуття чинності цього рішення з попередженням співробітників цього підрозділу про звільнення зі скорочення штатів.
9. Рішення про скорочення посади приймається керівництвом організації при виявленні невідповідності (дублювання) функцій, обов'язків, обсягу робіт, що виконуються в організації внутрішнім регламентам. Рішення про скорочення посади, яку займає співробітник організації, оформляється наказом з організації відповідно до ТК РФ за два місяці до введення в дію цього рішення з попередженням співробітника про майбутнє звільнення зі скорочення штатів.
Звільнення працівників через ліквідацію структурного підрозділу, скорочення посади, займаної працівником, провадиться кадровим наказом з відповідним формулюванням. Докладніше ці питання розглядаються у розділі "Про скорочення штату та чисельності".
Робоча форма штатного розкладу, до якої внесені ініціали та прізвища працівників, які обіймають посади, передбачені штатним розкладом, називається заміщення посад або штатна розстановка. Також на практиці можуть використовуватися інші назви даного документа. Штатна розстановка немає уніфікованої форми, на її складання за основу може братися таблична частина штатного розкладу. Головна відмінність штатного розстановки від штатного розкладу - це динамічний документ, що змінюється залежно від змін (особистих і якісних), що відбуваються, в особовому складі підприємства, організації і не вимагає видання наказу про його затвердження.

Захаркіна О.І. Організація роботи кадрів на промислових підприємствах. – Система ГАРАНТ, 2007 р.

організації (форма Т-3) – це з обов'язкових кадрових документів, який має бути присутнім кожному підприємстві. Як бланк штатного розкладу можна використовувати форму Т-3, а можна і самостійно розробити зручну для вашої організації форму, яка враховуватиме індивідуальні особливості вашої діяльності. Завантажити штатний розклад Т-3 можна нижче. Як правильно заповнити цей бланк?

Штатний розклад зразок заповнення

Форма Т-3 містить інформацію про штатний склад організації. Сюди включаються відомості про підрозділи підприємства, найменування посадових одиниць, їх кількість. Також для кожної посади вказується тарифна ставка, різні премії та надбавки. Далі на всіх посадах вважається сумарні витрати на місяць. Таким чином, штатний розклад дає змогу оцінити рівень місячного бюджету на заробітну плату.

Стверджується цей кадровий документ, складатися він може, наприклад, на початку року, або з початку діяльності організації. Термін дії організація обирає самостійно. Якщо організація динамічно розвивається, має сенс становити щороку новий штатний розклад і вказувати термін його дії – 1 рік. Якщо організація не велика, то, можливо, ваш розклад діятиме кілька років. У будь-якому випадку на бланку Т-3 слід зазначити дату початку дії документа та термін дії.

Якщо у процесі діяльності у штаті підприємства виникають якісь не значні зміни (змінюється кількість штатних одиниць, змінюється оклад у якоїсь посадової одиниці, змінюється найменування посади), то має сенс не затверджувати новий штатний розклад, а змінити чинний. І тому керівником складається відповідний наказ, а діючу форму Т-3 вносяться необхідні зміни. Якщо зміни мають масовий характер у зв'язку, наприклад, з , то краще скласти новий штатний розклад.

Складання цього документа доручається співробітників кадрової служби, а за відсутності таких на співробітників бухгалтерії.

Сам бланк форми Т-3 заповнюється досить просто: потрібно оформити шапку та таблицю з посадами.

Таблиця штатного розпису за формою Т-3 містить інформацію про структурні підрозділи підприємства із зазначенням їх кодів із внутрішньої класифікації організації; найменування посад за класифікатором ОКПДТР та їх кількість. Також відбивається система оплати праці даної посади (оклад, надбавки).

Сумарна зарплата для кожної посадової одиниці множиться на кількість цих одиниць, отримана величина відображатиме місячний бюджет для працівників цієї посади. Далі складаються місячні величини заробітних плат всіх посад, і виходить місячний бюджет для всього штату організації.

Після того, як форма Т-3 заповнена, вона передається на затвердження керівнику, який ставить позначку про своє затвердження зверху бланку.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

★

Штатний розклад – це локальний корпоративний документ, що визначає і оформляє штатну структуру організації, який часто не береться до уваги підприємцями-початківцями, тому що Російське законодавство нібито лояльно відноситься до даного документа і до питання про його складання.

Проте це лише міф. У цій статті ми розглянемо всі законодавчі питання, пов'язані зі штатним розкладом у РФ, розглянемо види та підвиди даного типу документів, приклади заповнення, а також дізнаємось найголовніше: як правильно скласти штатний розклад?

Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:

Підвиди штатного розкладу

Для чого потрібний штатний розклад читайте в нашій.

Для ТОВ

Штатний розклад для організацій заповнюється за уніфікованій формі №Т-3незалежно від виробничого підприємства, проектної організації або магазину:

Графа 1: "структурні підрозділи".До таких належать відділення, філії тощо.

Зазвичай цей розділ заповнюється з підрозділів, що виконують єдине управління, потім, можливо, йде бухгалтерія, відділ зв'язку з громадськістю, фінансовий відділ і т.д. потім виробництво тощо.

Іноді назва відділення здатна вплинути на забезпечення працівнику встановлених пільг(Наприклад, при можливості брудних отруєнь при виробництві) – тоді його необхідно взяти з конкретних галузевих груп.

Графа 2 «код підрозділу»необхідна для класифікації підрозділів у групу, з використанням якої можливо встановлювати їхнє розташування в структурі організації. У маленьких компаніях такий код не потрібний.

Графа 3 «посада (професія, спеціальність), Ряд, вид (група) кваліфікації співробітника». Щоб правильно назвати посаду в штатному розкладі, необхідно використовувати Класифікаційний довідник професій.

Якщо якось виду праць, посад, чи професій є якісь лімітування, або враховані якісь привілеї чи компенсації, їх назва має точно відповідати вищевказаним класифікаторам.

Назва посади необхідно вписувати цілком, скорочення на кшталт дір. або заступник. не допускаються.

Графа 4 «У штатних одиниць».Вказується кількість одиниць, встановлених у компанії з належної посади.

Під час заповнення форми можуть виникнути проблеми щодо четвертої графи, де необхідно вказати кількість штатних одиниць.

Тоді, якщо у підприємстві утримуються неповні ставки,у відповідній графі у конкретних одиниць мають бути зазначено в частках через кому, наприклад 0,5 (засновано на конкретних Приписах щодо використання та заповнення форм первинних облікових документів, схвалені Розпорядженням Держкомстату РФ від П'ятого Січня 2004 року №1).

Графа 5 «Тарифна ставка та ін.».Наповнення даної графи залежить від концепції оплати праці, що у компанії. Передається прийнятий обсяг зарплати чи тарифної ставки.

Графи 6-8 "Надбавки".Надбавки, доплати та інші спонукальні нарахування формуються чинним законодавством (наприклад: за трудову діяльність у надзвичайно низьких температурних умовах на крайній півночі), або особисто наймачем з будь-якої причини.

Обсяги надбавок можуть визначатися у варіанті єдиної суми, або як відсотковий додаток до власної заробітної плати.

Графа 9 "Разом"- Розділ повинен бути заповнений в результаті додавання 5 і 8 розділів, проте тільки у випадку якщо всі відомості в них занесені в рублях. У разі, коли зарплата визначена в руб., А надбавка у відс., У дев'ятій графі встановлюється перепустка.

Приклад штатного розкладу для виробничого підприємства.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Для бюджетної організації

Бюджетні організації здатні реалізовувати свою діяльність, вдаючись до кількох фінансових джерел, наприклад, державне субсидування та кошти від роботи за контрактами.

Таким чином, плата за трудову діяльність працівників за окремими спеціальностями може проводитися фактично з обох фінансових джерел або ж тільки з одного. У практичному застосуванні широке застосування набуло формування двох, а в окремих випадках і трьох штатних розкладів.

Бюджетні організації належать до категорії державних установ. Концепція оплати роботи таких установ формується з урахуванням розпоряджень, встановлених Федеральною комісією, що регулює суспільні та трудові взаємини профспілкових організацій та роботодавців

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Таким чином, у п. 19 "рекомендацій" описано, що штатний розпис ратифікується управлінням організації та містить у собі всі посади та спеціальності співробітників цієї організації. Подібні умови прописані у п.10 положення, схваленого розпорядженням Федерального уряду від П'ятого серпня 2008 N583.

Оскільки нині чинним законодавством не враховується розподіл розкладу частки залежно від варіантів джерел оплати праці, організації слід формувати єдиний розклад всім співробітників.

Для індивідуального підприємця

У ТК РФ є точні вказівки те, що роботодавець (не має значення: це індивідуальний підприємець, приватна чи організація, або бюджетна), який підписав договір з працівником, повинен оформити штатний розклад. І конкретних розпоряджень на це для індивідуальних підприємців немає, На відміну від бюджетних установ та ТОВ.

Тому багато бухгалтерів радять все одно оформляти цей документ у будь-якому випадку, а інші - оформляти його тільки при кількості співробітників 3-4+.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Деякі фахівці у законодавчій сфері вважають, що використання безпосередньо даної форми має бути обов'язковим для роботодавців, тоді як спроби оформити розклад у довільній формі призведуть до проблем з урахуванням як усередині організації, так і з зовнішніми органами контролю.

Зразок штатного розкладу магазину не формою Т-3.

(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)

Питання про безальтернативність формі №Т-3 "Штатний розклад" з'явився на світ в основі статті дев'ятої Федерального законувід 21 листопада 1996 року №129-ФЗ. Відповідно до цієї статті основна облікова документація враховується лише у разі, якщо вона оформляється відповідно до конфігурації уніфікованих форм.

Лише окремі варіанти та розділи документації, які не передбачені в цьому розділі, можуть оформлятися у вільній формі, але обов'язково повинні включати всі без винятку реквізити, зазначені у статті 9 Закону "Про бухоблік".

Федеральною постановою від Восьмого липня 1997 року №835, створення та підтвердження альбомів уніфікованих форм основних облікових документів накладалося на Держкомстат Російської Федерації(Нині - Фед. Служба держ. Статистики).

Звідси можна зробити висновок, що якщо даний комітет прийняв ту чи іншу форму або конфігурацію, то вона стає стандартною Обов'язково.

Однак тут упускається важлива інформація – адже Держкомстату було передано повноваження. формувати уніфіковані форми первинної документації.Але що ж така документація?

Первинним документом розцінюється лише такий документ, з якого оформляється та чи інша господарська процедура підприємства, яка відкликає у бухгалтерському обліку.

Проте штатний розклад не є документом, який оформляє якісь подібні дії. Штатний розклад не використовується як інструмент бухгалтерських операцій. Тобто роботодавець має право оформляти штатний розклад у довільній формі, а обов'язкову уніфіковану форму використати лише як рекомендований зразок.

При заповненні бланку у довільній формі особа не порушує жодних законів і не піддається штрафам чи санкціям.

Хто складає штатний розклад?

Вже після прийняття організацією рішення про потребу формування документа (якщо він раніше не був складений), виникає нова проблема – на кого саме накладається обов'язок у створенні цього акта професійного обліку?

У законодавстві немає якихось прямих установок, проте відповідно до кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців, підтверджених Розпорядженням Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 № 37, оформлення цієї категорії документів вважається частиною обов'язків економіста з праці.

Також керівництвом може бути складений, що перекладає зобов'язання щодо оформлення на якогось певного працівника організації, або дане зобов'язання може бути зафіксованим у робочій угоді або службових вказівках працівникам. Іншими словами, це залежить від політики самої компанії.

У дрібних організаціях складанням розкладу зайняті переважно працівники кадрової чи бухгалтерської сфери, найчастіше – працівники юридичних сфер. У великих організаціях цим зайняті планово-фінансові відділення, чи відділення організації праці та зарплати.

Якщо ж це не організація, а індивідуальний підприємець, то в такому разі таку роботу він може взяти кадровий фахівець, бухгалтер, або ж сам підприємець.

Структура штатного розкладу та термін дії

У поточному федеральному законодавстві немає прямих вказівок на той рахунок, як часто потрібно складати і коли затверджується штатний розпис на наступний рік. Проте з огляду на те, що штатний розпис є плановим документом, слід вважати, що його слід складати щорічно, при завершенні звітного періоду разом з іншою обліковою документацією.

Проте штатний розклад також може бути оформлений один раз і залишатися дійсним документом надалі.

Штатний розклад оформляється на певну дату, ратифікується зазвичай через щороку 1 січня і входить у робочий процес указом вищого керівництва підприємства; надалі документ може редагуватися та правити.

Переоформляти і наново затверджувати документ на наступний рік не потрібно, якщо він був відредагований надто несуттєво (у даній ситуації слід лише оформити список змін), або цього року жодних змін у розкладі не проводилося.

Даний документ включає список структурних підрозділів організації, дані про особовий штатний склад підприємства, про загальну чисельність штатних одиниць, а також дані про фінансовий облік, про оклади і додатки до зарплати співробітників організації.

З чого розпочати – порядок оформлення

Для складання та затвердження штатного розкладу буде наступним:

Правила та інструкція заповнення

Для цього застосовується стандартна форма №Т-3 альбому уніфікованих форм первинних облікових документів у трудовій сфері, схвалених Розпорядженням Держкомстату Російської Федерації від П'ятого Січня 2004 №1.

Необхідно мати на увазі, що подібні стандартні форми неможливо скоротити (усі без винятку конфігурації зберігаються у первісному вигляді), проте їх можна в певному сенсі редагувати, доповнюючи їх.

У випадку, якщо той чи інший пункт форми для вас або для вашої компанії не становить цінності, то якась конкретна графа або стовпець у формі може бути проігнорована при заповненні.

Послідовність розподілу та подальшого становища внутрішніх підрозділів та посад обумовлюється рішенням керівництва компанії. У будь-який підрозділ повинні бути включені штатні посади відповідно до їх статусу: від старшого до молодшого.

Дані про кількість штатних одиниць, включені до розкладу, зобов'язані відповідати показникам розрахунку чисельності за фондом заробітної плати, встановленій у підсумковому кошторисі,яку попередньо потрібно розрахувати.

Назви локальних підрозділів та посад записуються у називному відмінку, після ретельних перевірок списків посад службовців та робочих спеціальностей, прописаних у спеціальних довідково-інформаційних матеріалах.

Особливий інтерес при заповненні представляють найменування працівників, які займаються серйозною трудовою діяльністю, що працюють на виробництвах зі шкідливими, небезпечними для життята іншими специфічними та важкими критеріями умов для роботи.

Тобто йдеться про пільгову пенсійну групу, тому при заповненні цих посад для них варто підходити особливо ретельно.

Штатний розклад обов'язково має бути прошитий, промаркований, закріплений печаткою компанії та підписаний вищим керівництвом. Його має підписати головбух та голови внутрішніх підрозділів організації.

Якщо особовий склад організацій занадто великий і документ захоплює безліч листів, то бухгалтер на власний розсуд має право підписати кожен окремий листок або розписатися лише раз, на останньому аркуші документа.

Вже після всіх цих процедур документ підписується вищим керівництвом підприємства або особою, яка має відповідні повноваження, і вже набирає чинності.

Нюанси складання штатного розкладу дізнайтесь у ролику:

Штатним розстановкою називають вид робочої документації, створений керівниками організацій для зручного ведення діяльності

Його також іноді називають штатним заміщенням. У ньому докладно вказано інформацію з персоналу підприємства, разом із високими посадами.

Що це таке

У штатному розстановці формуються відомості за затвердженим штатним розкладом зайнятим посадам, із занесенням прізвищ, імен та по батькові співробітників, і навіть їх точної зарплати.

Цей документ ще має такі назви: штатні заміщення та списки. Законодавство не потребує його обов'язкового обліку, що має вести відділ кадрів.

Штатна розстановка є зручним способомкадрового обліку. Керівник організації має право не формувати цей документ, за це він не несе покарання.

Відповідно до нормативних актів, немає затвердженої форми штатного списку, отже, вона розробляється самої організацією. При його створенні зазвичай використовують форму Т-3.

Її застосовують, оформляючи штатний розклад, але лише першого документа передбачено наявність додаткових стовпців. У цих графах фіксується інформація про співробітників, які обіймають певні посади.

До цих розділів входять прізвища, імена, по батькові, категорії службовців, що впливають розмір заробітної плати, наявність інвалідної групи, відомості про відпустку та інша інформація.

Категорія робітників - це важливий показникпри нарахуванні оплати праці, наприклад, у пенсіонера та учня вона істотно відрізнятиметься. Перераховані вище характеристики допомагають при складанні звітів, що направляються керівнику, або статистики на суттєві теми.

Ця інформація може знадобитися ПФР, військкомату, страховим компаніям та іншим відомствам. Штатне заміщення передбачає оперативну передачу даних на запит певними організаціями.

Але головною функцією аналізованого документа є можливе відстеження вакантних посад, визначення потреби підприємства додаткової робочої сили, розрахунок заповнення штату співробітниками компанії. Сюди належить прийом до організації нових робочих, включаючи зайнятість за сумісництвом.

Формування штатного розміщення найбільше підходить організаціям, де постійно змінюється робочий персонал. Такий перелік служить чудовим механізмом у встановленні системи кадрів для підприємства.

За наявності вільного робочого місця співробітник, відповідальний з питань, пов'язаних з персоналом, використовує відомості зі штатного розстановки для визначення службовців, здатних виконувати трудові обов'язки на посаді, що звільнилася.

Законодавчі норми не передбачають оформлення штатного заміщення, включаючи правила його заповнення, але роботодавці, створюючи цей документ, повинні дотримуватись певного регламенту.

У Наказі Ростехнагляду №372 від 30 травня 2008 року утримуються рекомендаціїщодо правил складання та заповнення штатних розстановок. У зазначених вище параграфах, де також можна дізнатися про основні підрозділи, перераховані необхідні відомості, включаючи посади працівників, що підходять для виконання обов'язків щодо складання заміщення.

Наказ Мінкультури Росії №558, прийнятий 25 серпня 2010 року, містить інформацію про штатну розстановку та затверджену типову управлінську документацію, що дозволяє здійснювати господарську діяльність певної організації.

Прямих вказівок щодо заповнення штатного списку законодавство не встановлює. Керівник підприємства за необхідності сам затверджує способи формування даного списку на підставі потреб у переліку відомостей про співробітників або згідно з галузевими нормативними актами за умови їх створення.

Необхідність використання

Зазвичай у штатному розкладі містяться лише назви посад і кількість співробітників, на відміну від розстановки, що від самого початку формується на прізвища робочого персоналу.

Тому в даному документі стає можливим у вигляді таблиці заносити великий об'єм інформації, отже, виконати відповідні завдання. До можливих завдань можна віднести:

розрахунок вільних вакансій;
визначення періодичності поновлення робочого персоналу;
виявлення посад за сумісництвом;
обчислення працівників, які перебувають на інвалідності чи пенсії для звіту перед керівником, і навіть ПФР.

За допомогою штатного списку можна побачити докладну картину розмірів оплати праці всіх працівників. Це дозволяє спростити завдання нарахування заробітної плати, якщо працівник має певний розряд, клас, додаткові заохочення за будь-які досягнення на службі, спеціальні умови виконання робочої діяльності.

Ще таблиця штатного розстановки дозволяє фіксувати інформацію, що стосується відпусток, звертаючи увагу на їх наявність, адже певним співробітникам належить відпустка. кілька разів на рік. Це стосується працівників з ненормованою зайнятістю та небезпечними умовами діяльності.

Відповідно до штатного заміщення, роботодавці можуть досить легко та за короткий час надати дані щодо робочого персоналу, включаючи його фактичну чисельність, вільні вакансії, пільгові категорії працівників, розміри окладів. Важливе призначення штатного списку полягає в досить швидкому створенні звітівдля податкового органу, Пенсійного фонду чи Центру зайнятості.

Штатному розкладу та списку прийнятні відмінності за їх змістом. Завдяки штатному розстановці, у керівника є можливість контролювати практично всю діяльність компанії.

Розкладом називають необов'язковий документ, що створюється для ведення робочого порядку. Він формується у довільній формі та складається посадовою особою відділу з персоналу. Штатне заміщення оформляється відповідно до встановленої форми та безпосередньо уповноваженого співробітника.

Незважаючи на те, що Закон про трудову діяльність Російської Федерації не регламентує обов'язкові вимоги щодо складання штатного списку, зазначений документ є важливим, коли робочі обов'язки персоналу розподіляються за посадами, а чи не за найменуванням виконуваних робіт.

Цілі складання

Незважаючи на той факт, що штатне заміщення і розклад підприємства схожі один на одного, вони все ж таки відрізняються за призначенням:

Роль розкладу полягає у затвердженні числа співробітників, відповідно до обсягу робочих завдань, та розформуванню їх за розробленою ієрархічною схемою.
Розстановка відрізняється інформаційним характером і є спрощенням у розробці планових звітів, включаючи відстеження зміни персоналу або присутності на підприємстві працівників, які належать до пільгової категорії.

Відмінності на прикладах

Штатний розклад складається з 10 типових колонок, що виражають суттєві дані про працівників, починаючи з назви посад та закінчуючи величиною оплати праці.

Розташування, порівняно з попереднім документом, складається з кількох і більше колонок, де можна побачити інформацію про особисті відомості співробітників, накази щодо надання декретної відпустки, про переведення на іншу посаду за сумісництвом та інші дані.

Документ для введення штатного розміщення в 1С представлений в інструкції.

Особливості на 2018 рік

З 2018 року складання штатного розстановки, як і раніше, створюватиметься згідно з розкладом, враховуючи деякі нюанси за додатковими підрозділами, до яких вносяться відповідні дані про співробітників.

Обов'язковою вимогою буде зазначення у цьому документі найменувань відділень, посад та імен працівників, а також вакантних місць. У примітках можна буде відзначити тип зайнятості працівників: постійна, тимчасова, основна або за сумісництвом.

Сформоване штатне заміщення допускається як у паперовому вигляді, і на електронному носії як файла.

Зазвичай складання цього документа входить до обов'язків інспектора відділу кадрів. Саме цей співробітник повинен мати у своєму розпорядженні необхідну інформацію з приводу прийняття та пересування робочих фондів підприємства.

Підпис, затвердження, термін зберігання

Якщо зберігання штатного заміщення здійснюється на електронному носії, підпис не потрібен. Отже, затвердження цього документа також не обов'язково.

Штатна розстановка створюється для внутрішнього обліку в організації. Він дозволяє наочно уявити повну картину щодо робочого персоналу, включаючи наявність вакантних посад.

За Наказом Мінкультури Росії №558 архівні документи з управління, сформовані для робочого процесу на підприємствах, включаючи штатні розстановки, повинні зберігатися протягом 75 років.

Таким чином, головне значення штатного заміщення полягає в оперативному підрахунку кількості вільних вакансій, актуального переліку зайнятих працівників, а також аналіз затверджених окладів.

Як оформити штатну розстановку? Відповідь на запитання – на відео.

Зі статті ви дізнаєтесь:

За законом щороку затверджувати новий штатний розклад не потрібно. Але зазвичай у грудні переглядають фонд оплати праці, запроваджують нові ставки чи скасовують непотрібні. Тому більшість роботодавців прийме на 2018 рік штатний розпис у новій редакції.

Основна незручність цього документа в тому, що він не персоналізований і не можна побачити реальну картину щодо працівників, які обіймають ту чи іншу посаду. Для цього вам потрібна штатна розстановка. Ми підготували вам таблицю Excel, яка підійде більшості компаній. Вона допоможе розібратися, хто на якій посаді, скільки у компанії вакансій та яку зарплату ви за фактом платите.

Як працювати зі штатним розстановкою

Вкажіть реальну заробітну плату працівника. Розстановка влаштована таким чином, що оклад працівників має бути однаковим. Регулювати оплату праці за допомогою вилок в окладах – небезпечний шлях, який ми не радимо. наприкінці статті). Натомість ви можете розвести зарплату співробітників за допомогою системи надбавок. Вкажіть мінімальну та максимальну величину, яка прийнята у вас у компанії, та той розмір, який затвердили для цього співробітника. Таблиця порахує підсумкову суму, яка належить працівникові. Якщо у вас складна система надбавок, ви можете прописати додаткові виплати, для цього є спеціальні графи. Якщо ви їх не заповните, таблиця рахуватиме зарплату без їхнього обліку. Ще розташування може враховувати районні коефіцієнти і відсоткові надбавки. Додайте значення у відповідні графи, і вона все підсумовує.

Увімкніть премії співробітників. У штатному розташуванні ви можете вказати чотири види премій: місячну, квартальну, піврічну та річну. Таблиця покаже підсумкову суму, щоб оцінити бюджет одного співробітника. Якщо вам цього не потрібно, є графа, яка покаже тільки щомісячну суму, яку отримує співробітник.

Перевірте, чи не перевищено ФОП. За кожною посадою вкажіть максимальну суму, яку працівник може отримувати за місяць. Якщо з урахуванням усіх доплат та надбавок реальна сума перевищить заплановану, таблиця підфарбує червоним кольором. Ще одна зручна функція: в останньому осередку таблиця покаже суму на руки за вирахуванням ПДФО. Це дозволить вам не шукати калькулятор, якщо прийде працівник, щоб розібратися, яку саме суму після сплати податків він повинен отримати.

Як сформувати штатний розклад на основі штатного розстановки

Таблиця позбавить вас подвійної роботи і сама перенесе все, що потрібно за законом, в уніфіковану форму. На вкладці «сформувати ШР» є кнопка, натиснувши яку ви отримаєте заповнений варіант штатного розкладу. Залишиться лише роздрукувати та підписати у директора. Штатний розклад майже всі кадровики складають за уніфікованою формою №Т-3. Ми не стали відходити від цього правила, але з огляду на те, що форма не є за законом обов'язковою, внесли до неї коригування, щоб зробити зручнішою.

Ми прибрали коди ОКУД та ОКПО. Раніше вони мали значення, коли документи здавали до архіву, Наразі компанію, в основному, ідентифікують за ІПН. Якщо роботодавець не заповнить або видалить цю графу, проблем не матиме. Крім того, ми змінили гриф твердження, який вимагав затверджувати штатний розпис наказом. Нехай директор прямо на ньому ставить свій підпис. Це позбавить необхідності щоразу складати новий наказ про зміни. Щоб не було питань, затвердіть форму окремим наказом (зразок ).

Що важливо перевірити у штатному розкладі

Тепер щодо формальних вимог до штатного розкладу. У зразку 2 нижче ми вказали контрольні точки, які потрібно перевірити у своєму документі на випадок перевірки інспектора. Але спочатку розберемо дві найпоширеніші помилки.

Зразок 2. Як правильно заповнити штатний розклад

Переконайтеся, що зарплати працівників не нижчі за МРОТ. Часто в штатному розкладі можна зустріти цифри, які нижчі за мінімальну планку, встановлену державою (ст. 133 ТК РФ). Це помилка, за яку вас оштрафують. Ви можете встановити оклад менше МРОТ, але тоді потрібно прописати надбавки та доплати, щоб загальна сума була більшою або дорівнює МРОТ. Виняток – північні надбавки, їх нараховують вже на МРОТ (розд. 1 Огляду судової практики Верховного Суду РФ за третій квартал 2013, затверджений Президією Верховного Суду РФ 5 лютого 2014). У 2017 році МРОТ країною підвищать не з 1 січня, а з 1 липня. Проте перевірте, який МРОТ у вашому регіоні на сайті kdelo.ru/mrot.

Якщо зарплата низькооплачуваних працівників не відповідає МРОТ, повідомите директора, що їм треба збільшити оклад. Досить видати наказ звідси (ч. третя, четверта ст. 133 ТК РФ). Якщо це неможливо – переведіть таких працівників за їхньою згодою на частину ставки.

Не залишайте у штатному розкладі вилки окладів

Замість конкретної цифри окладу у штатному розкладі нерідко прописують мінімальну та максимальну суми, наприклад, 20 000–40 000. Різниця в окладах виправдана, якщо у працівників різний стаж, кваліфікація, трудові обов'язки тощо (ч. перша ст. 132 ТК) РФ) 1 . При цьому локальний акт повинен відображати, у зв'язку з чим компанія сплачує той чи інший оклад. Інакше суд визнає вилки дискримінацією та зобов'яже відшкодувати різницю у зарплаті (ст. 3, 236 ТК РФ). Залишати вилки в окладах можна, але це небезпечний шлях. Інспектор обов'язково зверне на це увагу. Краще використовуйте надбавки або приставки до посад (молодший, старший тощо).

Нормативна база

Важливі висновки

Складайте штатний розклад за уніфікованою формою або використовуйте свій. Видаліть із бланка все, що вам не потрібно, залиште лише обов'язкові за законом реквізити.

Не залишайте вилки в окладах, щоб не привертати увагу інспекторів. Перевіряйте, щоб ваша мінімальна зарплата за розкладом дорівнювала або перевищувала регіональний МРОТ.