Уніфікована форма т12 бланк. Заповнюємо табель обліку робочого часу: важливий документ для розрахунку зарплати

Облік робочого часу – дуже важливе завдання. Співробітник не хоче втратити свої кровно зароблені гроші, а організація, у свою чергу, не прагне оплачувати прогули.

Уникнути подібних непорозумінь допоможе своєчасне та правильне веденнязвітної документації щодо обліку робочого часу.

Навіщо він потрібний

Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, який несе інформацію про дотримання режиму робочого часу кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця, куди вносяться дані про явку або неявку кожного зі співробітників організації.

На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної плати та премій або накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі та перебувати у того працівника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів та бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу або старшому менеджеру. Призначення посаду «табельщика», а точніше зобов'язання, має бути відображено у трудовому договорі.

Варіанти форм

Враховувати скільки днів та годин відпрацював співробітник можна різними методамиАле Роскомстат підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їхньою допомогою можна наочно відстежити робочу «відвідуваність» і ефективно використовувати отримані дані.

Для бюджетних організаційбуло введено особливу форму табеля обліку робочого часу № 0504421.

Для решти організацій та підприємств затвердили форми Т-12 та Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки та неявки контролюються не людьми, а за допомогою автоматизованих систем(Турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою перепустки, і пішов далі. Таким чином легко контролювати запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Бланки формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.

Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також для розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.

Як правильно заповнити

Найкращі важливі аспективедення табеля обліку робочого часу:

• таблиця існує в єдиному екземплярі;
• заповнюється щодня на підставі офіційних документів (лікарняні листи, накази, розпорядження тощо);
• забороняється видаляти із загальноприйнятої таблиці будь-які графи та поля.

При цьому змінювати таблицю можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести до існуючого бланку додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певний робочий годинник при нестандартних змінах. У такому разі внесення змін можливе, але після підписання відповідного розпорядження керівника.

Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітниквідкриває табель. Тут саме час визначитися, який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні позначки Явка/неявка або внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т.д.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу з прикладу форми Т-12

Насамперед заповнюється шапка та перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається постійною – структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.

У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються позначки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняні. І тому використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний – РВ, а щорічну відпустку- ВІД. З повним перелікомпозначень можна ознайомитись у найуніфікованішій формі на першому аркуші.

Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляються в табель обліку робочого часу виключно на підставі документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказ або розпорядження про понаднормові роботи з підписом ознайомленого працівника.

Нерідко виникають ситуації, коли зовсім не зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник знаходиться в оплачуваній відпустці, йому проставляється код від. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу у призначену дату.

Якщо працівник нас не попередив, то доцільно проставити коди ПН (неявка з нез'ясованих причин) і вже після отримання на руки лікарняного листа виправити ці позначення на код «Б». Якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу відзначати код «Б».

Можливо, у такій ситуації коди «НН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться у електронному вигляді, то таких проблем не виникне.

Частину неявок прийнято вважати у «днях», адже співробітник не може лише половину дня перебувати у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому разі під буквеним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник запізнився на 30 хвилин або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під буквеним позначенням.

У графах 5 і 7 підбивається проміжний і кінцевий результат відпрацьованих днів, а графах з 8 по 17 наводиться повний звіт по кожному працівнику - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які дані сумувати.

Особливості ведення табеля у бюджетних організаціях

Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але має трохи іншу назву «Облік використання робочого часу» в якій відображається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні навчання», «заміщення у групі продовженого дня», «навчальна відпустка».

Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 та Т-13:

• ведеться в єдиному екземплярі;
• відкривається за 2-3 дні на початок розрахункового періоду;
• використовується без змін типової форми.

Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (зазначаються всі явки-неявки) та із зазначенням відхилень.

У самій таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділу та періоду ведення, слід зазначити цифрою його вигляд. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, він називається первинним і зазначається у цій графі як «0». З кожним подальшим коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.

Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери та посади. Наступні графи заповнюються принаймні перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 та 37 підбиваються проміжний та місячний підсумки, відповідно.

Жодних додаткових розрахунків у цій формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається до бухгалтерії, де вже на його підставі буде розрахована заробітня платадля працівників бюджетної організації

Зі списком використовуваних у цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421) позначень можна ознайомитись у таблиці:

найменування показника	Код
Вихідні та неробочі святкові дні	В
Робота у нічний час	Н
Виконання державних обов'язків	Г
Чергові та додаткові відпустки	Про
Тимчасова непрацездатність, непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами	Б
Відпустка по догляду за дитиною	ВР
Годинник понаднормової роботи	З
Прогули	П
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)	ПН
Неявки з дозволу адміністрації	А
Вихідні навчання	ВУ
Навчальна додаткова відпустка	ОУ
Заміщення в 1-3 класах	ДТ
Заміщення у групах продовженого дня	ЗП
Заміщення у 4 - 11 класах	ЗС
Робота у вихідні та неробочі святкові дні	РП
Фактично відпрацьований годинник	Ф
Службові відрядження	До

Як позначається відпустка

Слово відпустка у кадровій справі поєднує дуже багато понять. Починаючи з і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустка, хоч і надається вона для догляду за маленькою дитиною.

Кожна з цих відпусток по своєму відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширеним видам відпустки та їх реєстрації.

Згідно з графіком

На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, у табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.

За власний рахунок

Трапляються випадки, коли співробітнику потрібно отримати кілька відпускних днівпоза своїм основним графіком. Причини можуть бути різними, але рішення одне – відпустка без збереження заробітної плати.

Законодавство передбачає кілька приводів до такої відпустки - весілля, народження малюка, або сумніші події, такі як смерть близького родича. У цьому випадку слід проставити код «ОЗ».

Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібну відпустку за погодженням з керівником, то використовується код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу за підписом працівника.

Навчальний

Поєднання роботи та навчання у наш час скоріше норма, ніж виняток та законодавство у цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки з навчання. Після прийняття відповідної заяви від співробітника та отримання наказу за підписом учня, можна сміливо відмічати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.

Якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений тільки в дні після закінчення навчальної відпустки, в тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки і надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.

У зв'язку з вагітністю та пологами

Такий благостний період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен затьмарюватися тяганиною з документами, тому відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код у табелі — «Р». Такий самий код використовується у разі усиновлення новонародженого малюка.

По догляду за дитиною

А вже після цього оформляється наказ про відпустку для догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначена кодом «ОЖ».

Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу убереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших неприємностей такого роду.

Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С:

• Автоматичне заповнення типових форм документів
• Друк документів із зображенням підпису та друку
• Фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
• Вивантаження документів у форматах Excel, PDF, CSV
• Відправлення документів по email прямо із системи

Класс365 - швидке та зручне заповнення всіх первинних документів

Підключитись безкоштовно до Класс365

Табель обліку часу за формою № Т-12 використовується у таких випадках:
- обліку використання робочого дня працівниками організації, незалежні від своїх категории;
- контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого дня;
- Для отримання даних про відпрацьований час;
- З розрахунку заробітної плати.

Дані з даного документа використовуються також для складання статистичної звітностіз праці.
Уніфікована форма затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1.

Завантажити бланки (Excel):форма Т-12 форма Т-13

(Виписуйте документи без помилок і вдвічі швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Клас365)

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Клас365
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити форми Т-12 та Т-13

За ведення табеля відповідає уповноважена цього особа. Табель складається в одному екземплярі, підписується керівником структурного підрозділу та співробітником кадрової служби. Далі документ прямує до бухгалтерії, яка використовує табель як підставу для нарахування заробітної плати працівникам.

Для відображення використання робочого часу за кожен день у графах з 4 по 18 та з 20 по 35 відведено два рядки: один для вказівки виду витрат робочого часу, інший – для запису кількості годин за ними. Список умовних позначеньвидів витрат робочого часу наведено на перших сторінках форми № Т-12 (див. бланк та зразок вище).

Табель формою № Т-13 застосовується в умовах автоматизованої обробки даних.
У цій формі застосовуються ті ж умовні позначення, що у формі № Т-12.
У графах 7, 8, 10 та 11 зазначаються наведені нижче коди виду оплати та кореспондуючі рахунки за напрямками витрат.

Коди виду оплати:
- 2000 (заробітна плата, відрядження та інші службові),
- 2012 (відпускні),
- 2300 (посібник з тимчасової непрацездатності).

Кореспондуючі рахунки бухгалтерського обліку:
- 20 (оплата праці працівникам основного виробництва),
- 23 (оплата праці працівникам допоміжних виробництв),
- 26 (оплата праці управлінського персоналу),
- 44 (оплата праці працівникам, зайнятим у торгівельній діяльності або в операціях з продажу готової продукції).

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтесь повним спектром можливостей:

• Автоматично заповнювати актуальні типові форми документів
• Друкувати документи із зображенням підпису та друку
• Створювати фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
• Складати найкращі комерційна пропозиція(у тому числі за власними шаблонами)
• Вивантажувати документи у форматах Excel, PDF, CSV
• Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанієюв одній системі з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету. Легко організувати ефективну роботуз клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговельний, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Класс365 зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Класс365

Розглянемо у статті, що є табель робочого дня, які форми використовуються. Правила наповнення табеля, приклад наповнення. Виявимо основні проблеми при заповненні табеля, які можуть призвести до помилок при розрахунку зарплати.

Табель обліку робочого часу – це документ, який відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником та кількість неявок на місяць по кожному співробітнику організації. На його підставі проводиться розрахунок та .

Усі організації повинні вести табель обліку робочого дня.

Для обліку робочого часу існують дві уніфіковані форми Т-12 та Т-13, затверджені Держкомстатом Росії.

Форму Т-12 застосовується як обліку робочого дня, але й розрахунку оплати труда. Тому, в невеликих фірмахКоли бухгалтер веде ще й кадрову частину, використовують цю форму Т-12.

Коли необхідна інформація лише про кількість відпрацьованих годин і неявок, то використовують першу частину форми Т-12 або форму Т-13.

Для обліку робочого часу можна використовувати будь-яку форму.

Правила заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу щодня заповнює кадровик, якщо на підприємстві немає відділу кадрів, тоді табель веде співробітник бухгалтерії.

При заповненні табеля не забуваймо вказувати найменування організації та структурного підрозділу.

Обов'язково мають бути заповнені «Номер документа» та «Дата складання»

У осередку «Звітний період» проставляємо початок та кінець місяця, за який ведеться табель.

- порядковий номер;

– прізвище, ініціали, посада (спеціальність чи професію);

- табельний номер;

– позначки про явки та неявки на роботу за числами місяця

У верхньому рядку таблиці ставиться літерний або цифровий код робочого часу по кожному дню місяця (явка, відрядження тощо). У нижній записується кількість годин за ними. Наприклад, якщо співробітник 3 липня 2014 відпрацював повністю зміну, то в табелі за липень в осередку з числом 3 навпроти прізвища співробітника проставляється код "Я" та 8 робочих годин. Якщо у цей день співробітник захворів, то необхідно поставити "Б", а оскільки робочого годинника у нього не було, нижній осередок не заповнюється або проставляється 0.

– проміжні та підсумкові результати;

– за наявності неявок проставляються позначки про неявки з причин.

Наприкінці табеля обов'язково перевіряємо, щоб був підпис особи, відповідальної за заповнення табеля робочого часу, а також підпис керівника структурного підрозділу та працівника кадрової служби.

Основні коди для заповнення табеля обліку робочого часу

Вигляд робочого часу	Літерний код	Цифровий код
Робочий день	Я	01
Службове відрядження	До	06
Щорічна основна оплачувана відпустка	ВІД	09
	Р	14
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років	ОЖ	15
Відпустка без збереження заробітної плати, яка надається працівнику за дозволом роботодавця	ДО	16
Тимчасова непрацездатність із призначенням допомоги згідно із законодавством	Б	19
	В	26
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)	ПН	30

Нестандартні ситуації під час заповнення табеля

1. Працівник захворів під час відпустки.

Після відпустки працівник вийшов на роботу та надав лікарняний лист на період захворювання. У табелі замість відпустки (ВІД) проставляється код тимчасової непрацездатності (Б) з першого дня хвороби, а сама відпустка продовжується на період захворювання.

Трапляються випадки, коли співробітник продовжує хворіти і після закінчення відпустки, попередивши роботодавця. Оскільки слова працівника є підставою заповнення табеля обліку робочого дня, тому після відпустки ставимо неявки з нез'ясованих причин (ПН). Після надання працівником лікарняного виправляємо період на код Б.

2. У працівника під час відпустки були святкові дні.

Працівник, наприклад, з 1 по 29 червня 2014 року був у відпустці. У табелі обліку робочого часу основний період відпустки проставляємо код ВІД, при цьому 12 червня відзначаємо кодом В (неробочий святковий день), оскільки цей день не входить у період оплачуваної відпустки.

Уніфікована форма Т-12- Документ подвійного призначення. Найчастіше він застосовується як табель обліку робочого дня. У цій статті ми розглянемо особливості заповнення форми та розповімо, де її знайти.

Призначення уніфікованої форми Т-12

Ведення роботодавцем (фірмою чи ІП) обліку відпрацьованого співробітниками часу є його обов'язком (ст. 91 ТК РФ). Форму такого обліку не регламентовано і може розроблятися роботодавцями самостійно. Також можна використовувати одну із форм, розроблених Держкомстатом РФ.

Уніфікована форма Т-12, затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1, є таблицею, що складається з двох частин:

• «Облік робочого дня», у якій щодня фіксуються виходи і невиходи працівників працювати із зазначенням причин їхньої відсутності (табель обліку робочого дня).
• "Розрахунок з персоналом з оплати праці", призначена для розрахунку сум виплат за відпрацьований час та оплачуваний час відсутності на роботі. Ця частина практично не використовується у зв'язку з тим, що функції обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати зазвичай виконуються різними підрозділами юросіб або ІП, а також у зв'язку з автоматизацією процесу розрахунку заробітної плати.

Таким чином, застосування форми Т-12 цікаве лише як табель обліку робочого часу. При цьому табель обліку робочого часу - це найважливіший первинний документ, який є основним джерелом даних для нарахування заробітної плати працівникам.

Порядок заповнення уніфікованої форми табеля обліку робочого часу

У зв'язку з високою ймовірністю виникнення своїх особливостей ведення обліку робочого часу у конкретної юрособи чи ІП доцільно розробити внутрішній документ, який фіксує порядок такого обліку.

Табель може вести будь-яку призначену для цієї мети особу. Зазвичай ним або співробітник відділу кадрів, або керівник відповідного підрозділу юрособи або ІП.

Перша сторінка форми Т-12 відведена для вказівки даних про юрособу або ІП, код ОКПО та підрозділ юрособи, відомостей про номер документа, дату та період його складання.

Табель може складатися або один на всіх співробітників фірми або ІП або розбиватися по підрозділах. Він ведеться помісячно, тому порядковий номер кожного табеля буде відповідати порядковому номеру місяця, а період складання охоплюватиме всю довжину місяця (від першого до останнього дня). Відповідно, датою складання документа стане останній день місяця.

Тут же на першій сторінці наведені коди (літерні та цифрові) умовних позначень, які використовуються в основній таблиці табеля для відображення підстав виходів чи невиходів на роботу. Якщо виникне потреба у використанні додаткових кодів, їх можна розробити самостійно.

Далі на необхідному для відображення всього списку співробітників кількості листів розташований безпосередньо табель обліку робочого часу. У таблиці для кожного співробітника відведено два рядки, в яких відображається факт його присутності або відсутності на роботі кожного календарного дня місяця із зазначенням причини. При цьому у верхньому рядку за допомогою літерного або цифрового коду вказується причина, а в нижньому – кількість відпрацьованих годин. Якщо працівник був відсутній, у нижньому рядку можна нічого не проставляти. Табель у своїй виходить наочніше.

Можливе заповнення табеля лише із зазначенням невиходів та їх причин. При цьому дані щодо днів виходів залишаються незаповненими. На наш погляд, такий варіант не лише менш наочний, а й створює передумови для помилок під час заповнення.

Кожну половину місяця підраховується кількість відпрацьованих днів та годин, а після завершення заповнення табеля підбиваються підсумки місяця. Загальна кількість днів у місяці для кожного працівника, який відпрацював повний місяць, має співпадати із сумою зазначених у його рядку в табелі робочих днів, днів відсутності та вихідних днів.

Під таблицею ставляться підписи (з розшифровкою посади та прізвища) особи, відповідальної за заповнення табеля, керівника підрозділу, фірми або ІП та працівника кадрової служби.

Особливості внесення інформації до табеля

Загальновихідні та святкові дні відзначаються буквою В, а зайві у конкретному місяці дні (у таблиці передбачено максимально можливу кількість днів на місяці) – знаком Х.

Прізвище співробітника вноситься в табель з дати прийому його працювати і виключається звідти з місяця, наступного за місяцем звільнення. При цьому в місяці звільнення на співробітника, що звільняється, складають окремий табель. Причини всіх невиходів на роботу повинні підтверджуватись виправдувальними документами (лікарняним листом, наказом про відрядження або відпустку). До подання такого документа (наприклад, лікарняного) у табелі проставляється позначка «ПН».

Якщо невихід при розрахунку враховується у календарних днях (лікарняний, відпустка), то код причини проставляється у всі ці дні, незалежно від того, є вони загальновихідними чи ні. Якщо від'їзд у відрядження або повернення з нього припадає на вихідний день, він фіксується як день перебування у відрядженні.

При роботі в режимі неповного робочого дня тривалість роботи в годиннику вказується відповідно до його протяжності, передбаченої умовами трудового договору. А довжина понаднормової роботи повинна відповідати наказу про залучення до такої роботи. Внутрішні сумісники попадуть у табель як дві людини.

Ми підготували приклад заповнення форми Т-12 для 8-годинного робочого дня за 40-годинного робочого тижня. Наведений зразок можна завантажити та використовувати для заповнення форми Т-12 за своїми даними. Для інших режимів роботи (наприклад, для змінного графіка) він виглядатиме по-іншому, але принцип заповнення залишиться тим самим.

У нашому прикладі має місце факт роботи у вихідний день. Така робота здійснюється на підставі наказу керівника за погодженням із працівником. У наказі має бути зазначено, як буде оплачено цей день - у подвійному розмірі (ст. 153 ТК РФ) або шляхом надання відгулу в робочий день.

Уніфікована форма Т-12 «Табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці» - одне із затверджених Росстатом форм (), яку роботодавці можуть використовуватиме ведення обліку часу, фактично відпрацьованого співробітниками. Такий облік повинні вести як роботодавці-організації, і роботодавці-підприємці (ст. 91 ТК РФ).

Відповідно до відомостей, зазначених у табелі, нараховується заробітна плата працівникам, а також формуються певні види статзвітності. Крім того, табель може знадобитися у разі порушення працівником трудової дисципліни.

Порядок заповнення форми Т-12

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці заповнюється відповідно до Вказівок Росстату (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1). Складається він в одному екземплярі.

Витрати робочого дня кожного працівника може бути відбиті у табелі однією з двох способів. Для цього можна або щодня реєструвати явки та неявки працівника, у тому числі й кількість відпрацьованого ним часу (у годинах, хвилинах), або відображати у табелі лише відхилення у роботі співробітника. Наприклад, службові відрядження, понаднормову роботу тощо.

Явки та неявки працівника позначаються в табелі за допомогою кодів – цифрових та літерних. Наприклад, для роботи в денний часпередбачені коди «Я» та «01», у нічний час – коди «Н» та «02», для роботи у вихідні та неробочі святкові дні – коди «РВ» та «03». Цифрові та літерні коди рівнозначні між собою, тому роботодавець має право використовувати або одні, або інші коди на власний вибір. Перераховані вони на титульному листі форми Т-12.

Для кожного дня місяця у таблиці розділу 1 «Облік робочого часу» у графах 4 та 6 відведено два рядки: у верхньому вказується код, що позначає явку працівника, у нижній – тривалість його роботи у цей день. Якщо ж працівник на роботі був відсутній, то у верхньому рядку вказується код, що позначає неявку (з нього, як правило, ясна та причина відсутності), а нижній рядок не заповнюється.