Що таке діловодство та документообіг? Діловодство від А до Я. Як оформляти бланки в недержавних організаціях

Зразки, що є на сайті, актуальні як для початківців, так і для професіоналів. Зразки складено з урахуванням чинного законодавства. Частина зразків можна використовувати без значного редагування. У зміст такого зразка потрібно лише внести свої конкретні обставини та підписати його. Потрібно пам'ятати, що неправильно оформлений документ буде залишено без розгляду, з чого слідує, що тільки вдумливий підхід до його заповнення стане гарантом того, що подана вами заява не залишиться поза увагою.

Навіщо потрібен зразок

Необхідність звернення до суду виникає тоді, коли право фізичного чи юридичного лицяпорушено і у цієї особи відсутній інший спосіб для її захисту, крім звернення до суду, якщо законом не передбачена альтернатива.

Ви вирішили звернутися до суду. У вас є два варіанти: перший знайти спеціаліста; другий скласти позовну заяву (заяву) до суду самостійно. У першому випадку все досить просто, потрібно оплатити роботу спеціаліста та отримати юридичну послугуу вигляді готової позовної заяви. У другому випадку складніше.

Написання позовної заяви до суду вимагатиме від вас не лише володіння термінами права, а ще знання чинного законодавства. Якщо у вас цього немає, вам знадобляться зразки, шаблони, типові форми, наявні на нашому сайті.

Як правильно користуватися зразком

Потрібно пам'ятати, що зразки позовних заявбувають різного змісту. Одні можуть бути виготовлені у формі шаблону (типової форми), інші у вигляді реальних позовних заяв. Шаблон позовної заяви зазвичай не містить детального опису обставин, що послужили для звернення до суду. Ці обставини укладачу заяви пропонується вписати до змісту позовної заяви самостійно. Проте зробити без відповідної підготовки це непросто. Якщо вам не вдається правильно скласти позовну заяву на основі шаблону, то ви шукаєте зразки позовних заяв з готовим змістом. Зразки, що є на сайті, актуальні як для початківців, так і для професіоналів. Зразки складено з урахуванням чинного законодавства. Частина зразків можна використовувати без значного редагування. У зміст такого зразка потрібно лише внести свої конкретні обставини та підписати його. Потрібно пам'ятати, що неправильно оформлений документ буде залишено без розгляду, з чого слідує, що тільки вдумливий підхід до його заповнення стане гарантом того, що подана вами заява не залишиться поза увагою.

Правила завантаження інформації

Мережа інтернету дозволяє не тільки дивитися різноманітну інформацію, а й забирати її собі. Ви можете знайти потрібні матеріалиі потім завантажити собі диск комп'ютера. В цьому випадку інформація стала вашою. Це вигідно, тому що у будь-який момент ви можете відкрити її без мережі інтернету, перемістити на флешку або диск. Можливо навіть передати її електронною поштою або скайпом. Якщо з мережі інтернету ця інформація видалена, то у Вас вона, як і раніше, буде відкриватися в «незмінному» вигляді. Таку дію «забирання» з мережі прийнято позначати скачуванням. Нагадуємо, що завантажити можна як текстові дані, так і відео, музику, фотографії та комп'ютерні програми. Проблема при завантаженні може бути в тому, що для завантаження кожного типу даних існує власний варіант або навіть кілька варіантів скачування. Текст «завантажуємо» одним способом, відео чи музику іншим, фотографії третім тощо. На жаль, не існує однієї універсальної інструкціїу кожному разі вона своя.

Ви можете завантажити зразок у форматах: TXT, DOC, DOCX, WORD

Ви можете замовити вибраний зразок у форматах: TXT, DOC, DOCX, WORD із архіву сайту.Оформити замовлення .

Успіх у бізнесі багато в чому залежить від нього правильної організації. І керівникам, і рядовим працівникам слідує діловодство. У чому його особливості, які види бувають і які нормативні документи слід враховувати при організації документообігу?

Що таке діловодство

Будь-яка організація, незалежно від форми власності та особливостей, створює в процесі своєї діяльності різні папери. Це може бути і накази, і листи, і протоколи. Усі вони належать до організаційно-розпорядчої документації.

Діловодство - це діяльність із створення документів організації, що виконується по певним правиламта вимогам. Найчастіше на підприємствах виділяють спеціальних співробітників, зайнятих лише у цій сфері. В невеликих фірмахфункція секретаря може бути покладена майже будь-якого працівника.

Якщо розумітися на суті термінології (що таке діловодство), стане ясно походження слова. Це насамперед фіксація на матеріальному носії офіційної інформації. Під час цього процесу створюється який надалі ініціює певні дії.

Сам термін «діловодство» з'явився досить давно, але тільки в середині минулого століття оформився офіційно, будучи закріпленим у нормативні документидержавному рівні.

Діловодство та документообіг - що це таке?

Організація неспроможна існувати незалежно від законодавства. У ній завжди є діловодство та документообіг. Що це таке, якими є особливості переходу паперів, як правильно їх оформляти? Ці питання вирішують спеціалісти: секретарі, архіваріуси, працівники відділу кадрів.

Діловодство передбачає фіксацію інформації на матеріальному носії, створення паперового чи електронного акта. На його основі будується документообіг організації - рух наказу або листа, починаючи від його створення і закінчуючи виконанням та відправленням до архіву або знищення.

Залежно від місця створення ділових паперів щодо працівників та керівництва організації документообіг ділять на зовнішній та внутрішній. Від джерела залежатиме подальший шлях наказу, розпорядження, листи.

Внутрішній документообіг організації передбачає такі етапи:

Етапи зовнішнього документообігу загалом схожі, але є деякі відмінності:

Документи надходять на підприємство із боку. Це можуть бути папери вищих та нижчих організацій, філій, нормативні акти від органів офіційної влади, судові розпорядження, листи громадян.
Усі ділові папери, що надійшли в організацію, в обов'язковому порядку проходять процедуру реєстрації. Вона підтверджує, що вони взяті на контроль.
Наступним етапом йде робота з документом, ознайомлення чи виконання розпоряджень.
Якщо потрібно, оформляється офіційна відповідь.
Останній етап - оформлення на тривале або архівне зберігання та можливе знищення.

Крім того, стосовно керівництва організації виділяють такі види документообігу:

Усі етапи руху документа обов'язково фіксуються у спеціальних журналах. Вони можуть вестись у кількох випадках:

рухи документів;
картки документів;
електронний документообіг найбільш поширений в абсолютній більшості організацій.

Особливості судового діловодства

Багато хто задається питанням, що таке і в чому його відмінність від загального. Судова справа – це трохи інший пакет документів та матеріальних свідоцтв. Правильне його зберігання та переміщення забезпечує прозорість роботи правоохоронної системи. Судове діловодство, на відміну організаційного, може бути добровільним. Воно ведеться уповноваженими особами та суворо контролюється. Він нормативно і суворо визначено всі етапи, до знищення.

Функції секретаря

Більшість співробітників підприємства дуже неясно уявляють, що таке діловодство та документообіг. Для секретаря це - професійна діяльність.

Секретаріат підприємства виконує основну функцію за формою та особливостями роботи організацію діловодної служби підприємства ділять на такі види:

Централізована - всі секретарі перебувають у одному відділі і підпорядковуються начальнику-делопроизводителю чи старшому секретарю.
Децентралізована - секретарі та співробітники, які виконують їх обов'язки, розосереджені за підрозділами організації та підпорядковуються різним начальникам.
Змішана – найчастіше зустрічається у великих організаціях.

Особливості документообігу для підприємства безпосередньо залежатиме від того, яку форму секретаріату прийнято.

Інструкція з діловодства

Незалежно від розміру та форми власності, у будь-якій організації має бути нормативний акт, що регламентує рух документів. Що таке та як її складати? Це питання хвилює не лише секретарів, а й керівників.

Інструкція з діловодства – це внутрішній нормативний акт організації, який затверджується наказом чи розпорядженням керівництва, безстрокової дії. У ньому прописані всі етапи проходження документа, дані списки посад, чиї підписи можуть засвідчувати справжність офіційних паперів, наведені зразки оформлення, бланки та формуляри.

Ведення діловодства

У невеликих організаціях із невисоким рівнем документообігу (менше 200 на рік) не постає питання, що таке ведення діловодства. Все вирішується силами самих працівників чи навіть керівника.

Якщо обов'язки ведення діловодства не є для співробітника прямими і не прописані у його трудовому договорі, слід видати указ про покладання цих функцій. У цьому документі слід докладно розписати додаткові обов'язки, відповідальність та компенсацію.

Особливості кадрового діловодства

Якщо в організації працює хоч один працівник, то обов'язково створюватимуться трудові документи. Питання, що таке кадрове діловодство, особливо актуальне для підприємств із малою кількістю працівників.

Кадрове діловодство - це забезпечення руху специфічних документів, пов'язаних із трудовою діяльністюпрацівників підприємства. Зазвичай ці обов'язки виконують співробітники спеціального підрозділу – відділу з персоналу. До їх функцій входить прийом, обробка та зберігання кадрової документації. У тому числі обробка особистих даних, що є секретними.

Кадровий документообіг зазвичай ведеться окремо від загального з дотриманням правил таємності та особливостей зберігання.

Оптимізація діловодства

Незважаючи на стрімкий розвиток цифрових технологій, багато організацій важко піддаються оптимізації документообігу. Продовжують по-старому вести паперове листування і ведуть звичайні реєстраційні журнали.

Це пов'язано із двома факторами:

опір нововведенням працівників підприємства;
брак фінансів.

Керівникам слід пам'ятати, що оптимізація документообігу при великих вкладеннях дає помітний економічний ефект.

Акт – це документ, що підтверджує певні факти чи події. Щодо працівника можуть складатися такі акти: про відмову давати пояснення порушення трудового обов'язку, про відмову знайомитися з наказами, про відмову знайомитися з повідомленнями, встановлення факту сп'яніння та інші акти.

Журнали – кадрові документи, в яких вказуються всі реквізити та відомості про документи, що видаються в організації (наприклад, журнал реєстрації повідомлень, журнал реєстрації уявлень та інші журнали).

Заяви, накази та повідомлення

Заява – це звернення працівника до роботодавця чи організації. Зазвичай у заявах міститься прохання чи пропозиція працівника щодо скоєння будь-якої дії. Працівником можуть складатися такі заяви: про прийом на роботу, про звільнення за власним бажаннямпро надання відпустки.

До найпоширеніших документів кадрової служби належать і накази. Наказ – це правовий акт, що видається керівником організації. Накази поділяються на дві групи: за основною діяльністю та за особовим складом. До наказів з основної діяльності можна віднести: накази про видання та внесення змін до локально-нормативних актів (положення, договори), про затвердження графіків відпусток, про затвердження та зміну штатного розкладу. До наказів з особового складу відносяться накази про прийом, переведення, звільнення працівників, про надання різних видіввідпусток, про направлення у відрядження, про заохочення.

Повідомлення – це зразок кадрового документа, що містить повідомлення про щось. Як правило, у кадрове діловодствоПовідомлення містять інформацію про зміну умов, визначених сторонами трудового договору (наприклад, повідомлення про розірвання трудового договору, повідомлення про переведення в іншу місцевість, повідомлення про скорочення посади тощо).

Договори як основний вид кадрових документів

У кадровому діловодстві використовують такі документи, як трудові договори та договори про матеріальну відповідальність.

Головним документом, що визначає трудові відносиниміж працівником та роботодавцем, є трудовий договір. Відповідно до ст. 56 ТК РФ, трудовий договір - це угода між роботодавцем і працівником, згідно з яким роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу, забезпечити умови праці відповідно до законодавства та інших нормативних актів, своєчасно та в повному розмірівиплачувати заробітну плату. Працівник зобов'язується особисто виконувати певну трудову функцію, дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку.

Інші форми кадрових документів: список

Посадові інструкції. Посадова інструкція- Це локальний акт, що видається з метою визначення місця працівника в структурі організації, його обов'язків, прав та відповідальності при здійсненні трудової діяльності.

Інші кадрові документи. До додаткових документів можна віднести авансовий звіт, графік відпусток (Т-7), доповідну записку, записку – розрахунок (форма Т-60 та Т-61), особисту картку (форма Т-2), пояснювальну записку, штатний розпис (форма Т -3) та інші документи.

За допомогою нашого онлайн-сервісу ви можете заповнити форми кадрових документівта скачати готові зразкиу форматі Word або PDF.

Офіційні документи, створювані юридичними чи фізичними особами, повинні бути оформлені та засвідчені в установленому порядку.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів прийнято використовувати заздалегідь виготовлений бланк.

Бланк документа, за визначенням ДЕРЖСТАНДАРТ Р 51141-98, - це «набір реквізитів, що ідентифікує автора офіційного письмового документа». ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. М., 1998.-С. 2, п. 44.

Бланки документів можуть бути надруковані в друкарні, а при використанні ПК бланк може бути введений у пам'ять машини і автоматично виводитиметься при роздруківці документа. Яким би способом бланк не виготовлявся, необхідно враховувати певні вимоги, які встановлені ГОСТ Р 6.30-97 до видів бланків, їх оформлення, обліку та зберігання, у тому числі бланків із зображенням Державного герба. Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації

Бланки мають бути виготовлені на білому папері чи папері світлих тонів відповідної якості.

При проектуванні бланків документів розміри зон розташування реквізитів, що вживаються на бланках, повинні відповідати наведеним на формулярі-зразку.

На бланк відповідно до встановлених розмірів та правил оформлення реквізитів наносять постійні реквізити, відзначають у вигляді куточків або ліній місця розташування деяких змінних реквізитів, які мають бути у верхній (заголовній) частині бланка. Також куточками відзначають поля документа та місця розташування реквізитів, що наносяться у нижній частині бланка.

Бланки документів можуть виготовлятися на форматах А4 та А5, з кутовим та поздовжнім варіантами розташування реквізитів. При виготовленні бланків друкарським способом або за допомогою обчислювальної техніки реквізити завжди оформляються центрованим способом, при виготовленні за допомогою друкарської машини - прапорним способом.

Для організації, структурного підрозділу, посадової особи встановлюються такі види бланків: загальний бланк; бланк листа; бланк конкретного видудокумента.

Загальний бланк використовують для підготовки будь-яких видів документів, крім листа.

На загальному бланку, залежно від установчих документів організації, можуть бути нанесені такі постійні реквізити:

01 – Державний герб Російської Федерації;

02 – герб суб'єкта Російської Федерації;

03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 – код організації;

06 - найменування організації; 12 – місце складання документа.

Для змінних реквізитів на загальний бланк наносяться обмежувальні позначки як ліній - для реквізитів:

09 – дата документа;

10 - реєстраційний номер документа (для даного реквізиту заздалегідь друкують знак «№»).

У вигляді куточків розрізняють місця розташування наступних реквізитів:

14 - адресат (початок та кінець реквізиту, який одночасно вказує межу правого поля);

17 – заголовок до тексту документа;

18 - відмітка контролю;

28 - відмітка про надходження документа до організації;

29 – ідентифікатор електронної копії документа.

Між реквізитом 04 «Код організації» та реквізитами 09 «Дата документа» та 10 «Реєстраційний номер документа» залишають місце для нанесення (впечатування) реквізиту 08 «Найменування виду документа».

Коли загальний бланк вносять найменування виду документа, наприклад, «наказ», «акт», «протокол», цей бланк стає бланком конкретного виду документа - бланк наказу, бланк акта, бланк протоколу тощо. Таким чином, бланк конкретного виду документа є різновидом загального бланка, оскільки загальний бланк без застосування найменування виду документа взагалі застосовується при оформленні організаційно-розпорядчих документів.

Реквізит 05 "Код форми документа" вдруковується в бланк при оформленні конкретного виду документа, оскільки кожен вид (різновид) документа має власний код уніфікованої формипо ОКУД.

Зразки загального бланку та бланка конкретного виду документа наведено у дод. 2-6.

Бланк листи використовується при оформленні лише одного виду документів - службового листа, тому немає потреби вказувати у ньому найменування виду документа. У бланку листа дома реквізиту 10 «Найменування виду документа» розміщується реквізит 07 «Довідкові дані про організацію», але в місці реквізиту 12 «Місце складання документа» розміщується реквізит 11 «Посилання на реєстраційний номер і дату документа», настільки необхідний при переписке.

У реквізиті 07 «Довідкові дані про організацію» обов'язково є інформація про місце складання, тому не потрібно вживати реквізит 12 «Місце складання документа».

Таким чином, бланк листа відрізняється від загального бланку лише двома реквізитами. Всі інші реквізити, котрим загальному бланку нанесені позначки як куточків, також використовуються на бланку листи і оформляються за тими самими правилами. Бланки листа наведено у дод. 7-10.

Бланк структурного підрозділу організації чи посадової особи проектують у тому випадку, якщо керівник підрозділу чи посадова особа мають право підпису. Найменування структурного підрозділу чи найменування посади наносяться на бланк після реквізиту 06 «Найменування організації».

Зразки бланків посадових осібнаведено у дод. 11, 12.

Бланки організацій з відтворенням Державного герба Російської Федерації та гербів суб'єктів Російської Федерації (гербові бланки) є поліграфічною продукцією, що підлягає обліку.

Гербові бланки виготовляють лише поліграфічні та штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних та технологічних можливостей для якісного виготовленнязазначеного виду продукції.

Для того щоб виготовити гербовий бланк або будь-який інший бланк у друкарні, необхідно зробити макет бланка в масштабі 1:1, на який мають бути нанесені постійні реквізити, необхідні позначки для змінних реквізитів, вказані розміри зон розташування реквізитів. Необхідно вказати сорт та колір паперу, вибрати необхідні шрифти, вказати тираж, погодити терміни виконання та вартість виготовлення. На макеті бланка має бути проставлено вказівку, що керівник організації дозволяє до друку цей макет (зазвичай пишеться слово «Дозволяю»). Також на макеті має бути підпис керівника та печатка організації.

Гербові бланки організації повинні мати порядкові номери, що проставляються друкарським способом чи нумератором. Іноді на гербових бланках проставляють серії цих номерів. Кожен вид гербового бланка враховується в окремому журналі (або іншій реєстраційно-обліковій формі), а самі бланки зберігають у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. Знищення їх відбувається в установленому порядку за актом з позначкою в обліково-реєстраційній формі.

Організація виготовлення, зберігання, обліку, видачі, перевірка наявності гербових (а також простих) бланків в організаціях покладається на підрозділ, відповідальний за діловодство. В інструкції з діловодства будь-якої організації має бути розділ, що описує порядок виготовлення та використання бланків організації.

Загальні вимоги до виготовлення та зберігання бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів федерації приведено в розд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Контрольні питання

1. Що являє собою бланк документа щодо визначення ГОСТ Р51141-98?

2. Яким чином можна виготовляти бланки документів?

3. Що є основою проектування бланка документа?

4. Скільки видів бланків встановлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформлення яких видів документів використається загальний бланк?

6. Які постійні реквізити можуть бути нанесені на кожен вид бланку?

7. Якими способами можуть відзначатись на бланках місця для змінних реквізитів?

8. Чим загальний бланк відрізняється від бланка листа?

9. Які вимоги пред'являються під час виготовлення бланка із зображенням Державного герба РФ чи гербів суб'єктів РФ?

10. Що необхідно у друкарню виготовлення бланка?

«Хто будь-що» – такий підхід в оформленні бланків використовують багато російських діловодів і секретарів. При цьому вони геть-чисто забувають про те, що бланк – це особа компанії. Від того, наскільки уважно ви сприйняли його створення, залежить репутація компанії. Вчимося правильно складати офіційні бланки.

Бланк документа містить набір реквізитів, що ідентифікують автор офіційного письмового документа. Він містить лише постійну інформацію про організацію - автора документа, що характеризує його як творця офіційного письмового документа.

Чому ми використовуємо бланки? Бланк документа є аркушом паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобаминанесено реквізити. Він надає інформації офіційного характеру і прискорює процес створення документа.

Документ, створений на бланку відповідно до державного стандарту, має якісний зовнішній вигляд, легко сприймається, зручний у застосуванні, зберіганні, передачі будь-якими засобами зв'язку та виконує свою основну функцію – збереження інформації. Крім цього, застосування бланків скорочує трудомісткість на його складання.

Коли потрібно використати бланки

Насамперед слід пам'ятати, що на бланках виготовляють лише першу сторінку документа, а решта наступних сторінок виконуються на стандартних аркушах паперу. Якщо документ підлягає розсилці у кілька адрес, то на бланках створюють перший аркуш діловодної служби кожного екземпляра документа, які призначені для надсилання з організації.

Організаційно-розпорядчі документи: листи, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції та ін. мають створюватися на бланках документів.

Інформаційно-довідкові документи: доповідні записки, службові записки, пропозиції, подання, заяви і т.д., які є внутрішніми і не спрямовуються в інші організації, створюються на стандартному аркушіпапери із нанесенням всіх необхідних реквізитів.

Для таких видів документів можна розробити електронну формубланків і зберегти їх у комп'ютері. Це дозволить уніфікувати внутрішні інформаційно-довідкові документи та скоротити час на їх створення. Деякі організаційно-правові документи(Статут, установчий договір) оформляються на стандартних аркушах паперу формату А4 з нанесенням усіх необхідних реквізитів.

Поняття бланка повною мірою застосовується лише до паперових документів, але за автоматизації діловодства практикується створення електронних форм, що містять електронні образи бланків, використання або заповнення яких дозволяє створювати повноцінні документи, відповідні сучасним правиламта діючим паперовим формам.

Підготовка макетів бланків є функцією діловодної служби. До її обов'язків також входить забезпечення бланками структурних підрозділів, контроль за правильністю використання бланків, своєчасне внесення до них змін (якщо такі сталися в організації).

Як оформити реквізити бланка

Розташування реквізитів на бланках може бути поздовжнім та кутовим.

При поздовжньому розташуванніреквізити розміщуються вздовж верхнього поля листа і вирівнюються або шириною, або центром.

При кутовому розташуванніреквізити розміщуються у лівому верхньому куткулисти і вирівнюються або лівим полем, або центром відведеної площі.

Кожна організація має право вибирати розміщення реквізитів розробки бланків. Склад реквізитів бланка не залежить від варіанта їхнього розташування і залишається незмінним.

ЕмблемаОрганізація (символічне графічне зображення) повинна бути закріплена в установчих документах організації. В Цивільному кодексіРФ год. 4 дається таке визначення: «Емблема – засіб візуальної ідентифікації організації. Вона може складатися з словесних, образотворчих, об'ємних та інших позначень або їх комбінацій у улюбленому кольорі або колірному поєднанні».

В якості емблеми можуть бути використані товарний знак (знак обслуговування) або комерційне позначення, які розміщуються на бланку відповідно до установчими документамиорганізації. Товарний знак або комерційне позначення мають бути зареєстровані. І тут право їх використання охороняється законом, зокрема і офіційних бланках.

Емблема організації розміщується на бланку або верхньому полі над найменуванням організації чи лівому полі одному рівні з найменуванням організації – автором документа.

Важливо пам'ятати, що НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ:

замінювати на бланку найменування організації її емблемою;
розміщувати на бланках зображення герба та емблеми одночасно.

Назва організації – автора документадрукується спочатку повністю, а нижче – скорочено, але у точній відповідності до установчих документів, на основі яких утворена та діє дана організація. Скорочена назва полягає у дужках.

Код організаціїпроставляється згідно з Громадським класифікатором промислових об'єднань та підприємств (ОКПО). Код ОКПО є елементом електронної ідентифікації організації.

Код виду документазаноситься до бланку згідно з Громадським класифікатором управлінської документації (ОКУД). Код ОКУД є елементом електронної ідентифікації документа.

Реквізит основного державного реєстраційного номера (ОДРН)юридичної особи розміщується на бланку відповідно до документів, виданих податковими органами.

Ідентифікаційний номер платника податків/код причини поставки на облік (ІПН/КПП)проставляються на бланку також відповідно до документів, отриманих у податкових органах.

p align="justify"> Кожна організація на основі державних стандартів здійснює роботу з документами з урахуванням специфіки своєї діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату. Ці внутрішні правилаоформлення документів здійснюється завдяки виданню локальних нормативних актів (регламентів, правил, інструкцій). Проте вимоги організації до оформлення документів не повинні суперечити встановленим державними стандартамивимог.

Основні правила виготовлення бланків

При розробці бланків документів та подальшому їх виготовленні слід пам'ятати, що основні вимоги до бланків документів встановлює ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Спосіб виготовлення бланків кожна організація приймає самостійно, тобто бланки можуть бути надруковані друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа. Виняток становлять бланки з відтворенням Державного герба Російської Федерації, які мають виготовлятися лише поліграфічними і штемпельно-граверными підприємствами, мають сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей виготовлення зазначеного виду продукції належному якісному рівні.

Найбільш поширений спосіб виготовлення бланків є друкарським, але бланки можуть бути виготовлені за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворені за допомогою комп'ютера. У пам'яті комп'ютера слід зберігати шаблон бланка, на якому друкується текст документа. Для виготовлення бланків використовуються в основному два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Кожен аркуш документа, виконаний як у бланку, і на стандартному аркуші паперу, повинен мати поля щонайменше 20 мм – ліве, 10-праве, 20 – верхнє, 20 – нижнє.

Як оформити бланк листа

На бланку листа можуть бути розміщені такі реквізити (дані про організацію):

довідкові дані про організацію (поштова адреса, телефон/факс, адреса електронної пошти);
код організації з Загальноросійському класифікаторуустанов, організацій та підприємств (ОКПО);
основний державний реєстраційний номер (ОДРН);
ідентифікаційний номер платника податків/код причини поставки на облік (ІПН/КПП);
код форми документа (ОКУД);
позначка для реєстраційного номера та дати документа;
позначка для посилання на номер та дату документа.

завантажити

Слід зазначити, що у бланку листи найменування виду документа не пишеться, тобто. слово "Лист" або "Діловий лист".

На бланку є позначки для проставлення двох номерів і двох дат: в одній позначці проставляється дата та номер реєстрації документа (листа), а в іншій дається посилання на дату та номер документа, що надійде (входить).

Види бланків та особливості їх оформлення

Існує кілька видів бланків, кожного з яких передбачені свої правила оформлення.

завантажити
завантажити
завантажити
завантажити

Загальний бланк використається для оформлення внутрішніх документів організації. На такому бланку немає найменування виду документа, і він є заготівлею для багатьох видів документів. Загальний бланк організації може містити такі реквізити:

емблема організації чи товарний знак (знак обслуговування);
найменування організації (автор документа);
позначка для проставлення дати та номера документа;
місце складання чи створення документа (географічний пункт).

Бланк виду документа відрізняється від загального бланка тим, що додається найменування виду документа (наказ, розпорядження, протокол, акт тощо). Бланки видів документів доцільно створювати в організації велику кількість різних видівдокументів.

Бланк двома мовами

Бланк двома мовами використовується в організаціях суб'єктів Російської Федерації. Реквізити бланка поряд із російською мовою друкуються і національною мовою. Найменування організації на державною мовоюсуб'єкта Російської Федерації знаходиться нижче або праворуч від найменування російською мовою.

Найменування організації на іноземною мовоюпоміщається на бланку, якщо його закріплено у статуті чи положенні про організацію. У такому разі його мають нижче найменування російською мовою. Якщо організація листується з іноземними кореспондентами, то цьому разі створюється бланк двома мовами. Усі реквізити повторюються двома мовами, не спотворюючи найменування організації, її організаційно-правової форми, адреси та довідкових даних.

У великих організаціях, крім бланку організації, створюють бланки структурних підрозділів. Такі бланки відрізняються тільки тим, що в них нижче за найменування організації – автора документа розміщується найменування структурного підрозділу. Структурний підрозділ може мати бланк листа та бланки видів документів, які часто використовуються у цьому структурному підрозділі (розпорядження керівника структурного підрозділу, протокол та ін.).

Бланки посадових осіб створюються керівників організації, великих структурних підрозділів, які мають право підпису документів. Найменування посади керівника організації розміщується нижче за найменування організації – автора документа. На бланках керівників структурних підрозділів найменування посади розміщується разом із назвою структурного підрозділу.