Службова записка скарги на співробітника. Доповідна записка на учня

Багатьом доводилося писати доповідну записку, не всі розуміють, що це таке, навіщо вона складаються, куди подаються, і чого можна їй домогтися. У цій публікації розбиратимемося.

Після її прочитання Ви будете почуті керівництвом. І для цього не потрібно буде докрикуватись до високих кабінетів.

Що таке доповідна та навіщо її пишуть

І хоча вона називається запискою, по-перше, це офіційний документ. Вона може бути направлена до наступних інстанцій:

Безпосередній начальник.
Начальнику суміжного підрозділу.
Вищестоящему керівництву.
Керівнику головного підприємства.

Як видно зі списку, можливості цього документа дуже великі. Серед цілей можна назвати кілька основних:

Пишеться доповідна, як з ініціативи співробітника, і на вимогу начальства. Це залежить від причин її написання.

Виходячи з переслідуваних цілей записки, їх можна розбити на три категорії:

Ініціаційна.
Інформативна.
Звітна.

Перший тип має на меті ініціювати певні дії та рішення керівництва. Тому вона містить пропозиції про вихід із ситуації або покращення виробничого процесута побуту на підприємстві.

Другий тип повідомляє про подію або роз'яснює обставини. Звітні записи, як правило, пишуться регулярно і містять підсумки і поточний стан описуваного процесу.

Залежно від належності адресата, доповідні поділяються на внутрішні (адресат – співробітник того самого підприємства) та зовнішні (адресат – співробітник провідної організації).

Правила написання доповідної

За формою, зовнішня та внутрішня доповідні записки трохи відрізняються одна від одної. Наприклад, внутрішня пишеться від руки на аркуші формату А-4, а зовнішня – роздруковується на фірмовому бланку. Внутрішню підписує складник, а зовнішню - керівник організації-відправника.

За змістом, всі доповідні мають схоже оформлення. Вона містить заголовок, текст та підпис. У заголовку вказуються адресат та укладач. Текст складається з двох частин: у першій описуються причини та причини появи доповідної, у другій – висновки та пропозиції складового записку.

Підсумком подання доповідної записки є резолюція керівника. З його рішення проводяться стягнення, заохочення, модернізація виробничого процесу, покладаються обов'язки, вносяться зміни у побут колективу.

Нижче розташований типовий бланк і зразок доповідної записки, варіант якої можна скачати безкоштовно.

Доповідні записки можуть бути інформаційними, ініціативними та звітними. Розрізняють також доповідні та пояснювальні записки – другі пояснюють причини вчинків та подій чи пояснюють окремі частини документа.

Приклад доповідної записки

Класичним прикладом доповідної записки може бути ініціативний документ щодо забезпечення робочого процесу необхідними предметами.

У верхній частині праворуч розміщуємо інформацію про адресату:

Директору ТОВ "Сфера".
Павлову Н.П.
Зліва у верху – найменування структурного підрозділу: Відділ документообігу
По центру: Доповідна записка.
Далі – дата та номер документа у лівій частині: 07.05.2013 №1.
У правій – місце: м. Москва.
Нижче – назва: Про заміну картриджа.

Текст: Доводжу до Вашої інформації, що наявний картридж для принтера став непридатним у зв'язку з перевищенням терміну його використання. Ця обставина не дозволяє виконувати поставлені Вами завдання щодо ведення документації.
Прошу Вас розглянути питання про заміну картриджа, що вийшов з ладу, на новий.
Внизу – відомості про адресат та його підпис: заступник начальника відділу – підпис – Власов Д.І.

Докладна записка зразок

Запропонований зразок написання доповідної записки допоможе проінформувати начальство про результати – зокрема проміжні – виконання будь-якого доручення.

У правому верхньому кутку:

Керівнику ЗАТ "Стійка".
Нижче по центру: Доповідна записка.
Далі та номер: 07.05.2013

Короткий зміст: Про завершення першого етапу проведення конкурсу.
Текст: У рамках проведення конкурсу професійної майстерності серед молодих будівельників пройшов перший відбірковий тур, у якому взяли участь 14 спеціалістів. Успішно пройшли випробування 11 людей. Другий етап конкурсу відбудеться 14 травня о 14.00 у будові 1А.
З червоного рядка: Бригадир – підпис – Семенов С.А.

Доповідна записка на учня

Доповідна записка може бути мірою на учня, якщо інші виховні прийоми не працюють. Тоді вчителем складається доповідна записка директору чи завучу.

Наприклад: Про необхідність переведення учня
Доводжу до Вашого відома, що незважаючи на проведені бесіди та зустрічі з батьками, учень 7б класу Іванов В.В. продовжує порушувати дисципліну. 7 травня їм було зірвано урок літератури, а 8 травня – урок біології.
Внаслідок дій Іванова В.В. інші учні не змогли здобути знання. У зв'язку з цим пропоную підтримати рішення педагогічної ради та розглянути питання про переклад Іванова В.В. у 7а клас.

Записка про прогулянку

Поширеним різновидом доповідної є записка на керівника про скоєний співробітник прогулу без поважної причини.

Наприклад: Про порушення трудової дисципліни.
Доводжу до Вашого відома, що 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Ніна Дмитрівна з 09.00 до 13.00 була відсутня на робочому місці.
Документів, що підтверджують поважність причини відсутності, Глазкова Н.Д. не надано. У зв'язку з вищевикладеним пропоную оголосити Глазкову Н.Д. догану.

Форма доповідної записки

Доповідні записки складаються у вільній формі: перша частина – виклад суті питання, друга – висновки та пропозиції. Оформлення залежить від адресата.

Зовнішня доповідна записка у організацію відправляється на фірмовому бланку і містить ті ж реквізити, що і звичайне лист.
Внутрішня доповідна записка включає: найменування структурного підрозділу, назву документа – доповідна записка, дату, номер, адресат, заголовок тексту, текст та підпис.

Цікаве відео: Доповідна записка (написана за мотивами реальної доповідної записки)

Якщо службові або доповідні записки необхідно складати далеко не кожному співробітнику організації, то зразок пояснювальної записки може знадобитися рано чи пізно майже будь-якого працівника. Кожна з цих видів службової документації має певне призначення інформаційно-довідкового характеру. Розглянемо, які види записок найкраще підходять у тому чи іншого випадку.

Вид документа інформаційного чи довідкового призначення, адресований уповноваженій особі, наприклад, начальнику відділу чи керівнику підприємства, називають доповідною. Законодавство не дає їй чіткого ухвали, вона призначена для викладу висновків, пропозицій з метою спонукання керівника до прийняття будь-якого рішення.

Складена вона може бути як за ініціативою співробітника, так і відповідно до усного розпорядженням керівника. Найчастіше з її допомогою вносять пропозиції, пов'язані з покращенням технічного обладнанняна виробництві, що виражають незгоду з будь-яким рішенням керівництва, викладають свою позицію при конфліктах з колегами.

Пояснювальна записка зразок

В основному тексті цього документа передбачається формулювання своєї позиції та чіткий виклад аргументів по суті питання.

Розрізняють такі види доповідних записок:

Звітні. Передбачають інформування про закінчення будь-яких робіт або етапів, виконання розпоряджень тощо;
інформаційні. Складаються для викладу результатів, деталей, ходу та методів виконання робіт. Є регулярними;
Ініціативні. Містять ініціативи, пропозиції, рекомендації тощо.

Докладна записка зразок

Доповідні можуть бути зовнішніми або внутрішніми, залежно від того, хто є адресатом документа.

Зовнішні адресовані керівнику вищого підприємства чи організації. Щоб скласти цей документ, використовують загальні бланки підприємства. Згідно з прикладом, доповідна записка повинна складатися з нижченаведених елементів:

назви установи, підприємства;
дати;
індексу;
адреси оформлення;
даних адресата;
заголовка до теми доповідної;
викладеного тексту;
підписи керівної особи;
ПІБ виконавця, із зазначенням контактного телефону.

Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків

Внутрішні доповідні записки складаються з ім'ям голови організації, їхнього оформлення використовуються звичайні листи. Такий документ містить такі елементи:

позначення відділу;
Назва документу;
дату та реєстраційний номер;
заголовок до теми;
текст;
ПІБ адресата;
підпис, прізвище та ініціали, а також посаду укладача.

Одним із видів внутрішніх документів є доповідна записка про невиконання посадових обов'язків. Вона призначена для інформування про невиконання або неналежне виконання працівником його безпосередніх обов'язків, а також включає пропозицію щодо призначення цьому співробітнику дисциплінарного стягнення.

Службова записка - приклад написання та журнал обліку

До одного з різновидів доповідних записок належить службова. Вона є документом інформаційного характеру і використовується для взаємодії різних горизонтальних (тобто не підпорядкованих один одному) об'єктів управлінської структури з метою вирішення питань, що стосуються їхньої компетенції. Як пишеться службова записка?

В загальноросійському класифікаторіуправлінської документації (ОКУД) не передбачено цього виду документації. При цьому їх використовують у різних цілях виробничого призначення:

для запиту інформації;
під час видачі інструкцій;
як супровідний документ;
як інформаційний лист.

У тексті цього виду документа містяться дані у тому, що спричинило його оформлення, тобто. прохання, заявка, пропозиція тощо. У ній може міститися інформація про проведені зустрічі, кадрові переміщення співробітників, будь-які зміни в роботі організації та її підрозділів і т.д. Документ також може містити інформацію для служби охорони про співробітників, які працюють у вихідні дні з метою їхнього допуску до приміщення компанії.

за трудові успіхиспівробітників можуть бути, цінним подарунком або званням, грамотою. І тому оформляється службова записка на премію, складена начальником відділу, профспілкою чи колективом.

Службова записка на премію

У законодавстві відсутні суворі вимоги щодо оформлення службової записки. Проте зразок заповнення службової записки схожий формою з доповідної, може бути розроблений і складено у організації з урахуванням специфіки підприємства.

Для контролю документації слід завести спеціальний журнал. Відповідно до зразка журналу реєстрації службових записок, він може містити дані про реєстраційні номери документів, їх дату, найменування або короткому змісті, даних про посадову особу, яка підписала документ і т.д.

Журнал реєстрації службових записок зразок

Крім журнальної реєстрації, передбачено також картковий або автоматичний облік документації.

Форма пояснювальної записки

Для пояснення обставин будь-яких подій та фактів передбачено такий вид документа, як пояснювальна записка, складена працівником підприємства на ім'я вищої посадової особи.

Мається на увазі її написання від руки в одному екземплярі на звичайному паперовому аркуші на ім'я особи, що її зажадала. У деяких організаціях передбачено оформлення пояснювальної записки на комп'ютері. Форма пояснювальної записки на законодавчому рівні не закріплена, проте у деяких установах існують типові форми її оформлення. У той самий час пояснювальна записка, складена за формою, є дійсною.

Відповідно до ТК РФ (ст. 193), як застосовувати до співробітнику дисциплінарне стягнення, з нього має бути потрібна пояснювальна, де співробітник може повідомити обставини та причини вчинених дій.

Пояснювальні можуть бути складені або співробітником, або структурним підрозділом загалом.

Внутрішня інформація розповсюджується за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які займають вищі посади, для того, щоб повідомити про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.

Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, що залежить від її мети. Розкриємо, як слід складати доповідні у тих чи інших робочих ситуаціях.

Відділ кадрів
Генеральному директору
ТОВ «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 1

Про порушення трудової дисципліни (прогул)

Справжнім доводжу до керівництва, що позавчора, 04.11.2016 р., співробітницею відділу кадрів Валер'євою Тетяною Олегівною допущено грубе порушення трудової дисципліни. Після обідньої перерви, що завершилася о 14:00, вона не повернулася на своє робоче місцета була відсутня до кінця робочого дня (з 14:00 до 18:00). Виправдувальних документів та задовільних пояснень своєї відсутності Т.О. Валер'єва протягом наступних двох днів не надала.

У зв'язку із допущеним грубим порушенням трудової дисципліни, пропоную оголосити Т.О. Валерьевой догану із занесенням у особисту картку.

Начальник відділу кадрів (підпис) Р.В. Сухарівський

Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків

Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію про те, що працівником неналежним чином виконано або не виконано зовсім його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарний вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо працівника можуть бути визнані необґрунтованими.

Приклад доповідної записки про невиконання посадових обов'язків

ФАЙЛИ

Відділ метрології
Генеральному директору
ТОВ «Росмашінбуд»
Радковського К.Л.

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 2

Про невиконання посадових обов'язків

Цим документом доводжу до вашої інформації, що інженер відділу метрології Антон Петрович Райсфейдер допустив порушення графіка перевірок приладів обліку електроенергії (не проконтролював виконання затвердженого графіка), що спричинило накладення на організацію штрафу державним інспектором з контролю за приладами обліку.

У зв'язку із допущеним порушенням пропоную оголосити О.П. Райсфейдеру догану із занесенням до особистої картки та не нараховувати йому премію за результатами роботи за наступний місяць.

Головний метролог (підпис) П.К. Жовтківський

Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника

Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиму поведінку образливого характеру на робочому місці. Запропоновані заходи впливу мають бути спрямовані не лише на вимогу покарати винуватця, а й не допускати подібних ситуацій надалі.

Приклад доповідної записки про неприпустиму поведінку співробітника

ФАЙЛИ

Адміністративно-господарський відділ
Генеральному директору
ТОВ «Просперіті»
Гіацинтова А.В.

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 3

Про некоректну поведінку співробітника

Доводжу до вашого відома, що 24.08.2016 р. бригадиром озеленителів території Зайковським В.І. була допущена некоректна поведінка на адресу заступника начальника адміністративно-господарського відділу Антоніни Павлівни Фіногенової. Зайковський В.І. допустив нетактовне зауваження щодо зовнішнього виглядуА.П. Фіногенової, додавши образу нецензурними виразами. Слід зазначити, що це перше грубе висловлювання Зайковського В.І. на адресу співробітників відділу, що порушує робочу обстановку та провокує конфліктні ситуації.

Прошу залучити Зайковського В.І. до дисциплінарної відповідальності за некоректну поведінку на робочому місці

Начальник адміністративно-господарського відділу (підпис) Неклюєв М.Л.

Внутрішня доповідна записка– це документ, у якому, зазвичай, порушуються важливі питання, мають прямий зв'язок із виробничими неприємностями організації.

Він повинен бути складенийна звичайному аркуші паперу формату А4 або формальному бланку, характерному для певного підприємства.

Варто пам'ятати, що при складанні такого документа вказівка конкретного адресата є обов'язковою умовою.

Необхідно чітко прописати посадова особа, яке має необхідні повноваження для розглядуподібного паперу. Його повноваження мають підтверджуватись посадовою інструкцією, і навіть приписаними у ній функціональними обов'язками.

Важливо!Подібний папір несе певну юридичну силу. Таким чином, людина, яка її написала, несе відповідальність за свою творчість.

Причини складання такого документа

Якщо проаналізувати основні ситуації, що виникають на виробництві, можна зробити висновок, що причинами для складання подібних документів можуть послужити:

спонукання адміністрації до ухваленню певних рішень. У такій ситуації при складанні необхідно викласти 2 – 3 факти та короткий аналізтого, як вони впливають на виробничу ситуацію. Необхідно зробити висновки, та викласти пропозиції щодо вирішення питання.
Необхідність проінформувати начальство про різноманітні нюанси, а також ситуації. Подібні документи зазвичай пишуться періодично та мають аналітичний характер.
Надання звіту. У записках такого типу зазвичай викладають результати виконаної роботиза певний період. Тут також може бути викладено, наскільки ефективно було проведено дослідження, виконано розпорядження керівників або їх вказівки. Варто відмітити що правом на складання подібного документаволодіють керівники окремих та структурних підрозділів.

Однак подібне правило не повинно обмежувати права рядових працівниківзвертатися до начальства.

Чим відрізняється від зовнішньої?

Як згадувалося вище, внутрішня записка є документ, що надсилається від однієї керівної особи іншійу межах одного підприємства. Примітно, що його оформлення допускається як використання фірмового бланка, і простого листапаперу.
Після складання такий папір підписується укладачем та надсилається адресату. При цьому людина, яка складала документ, повинна в обов'язковому порядку позначити своє прізвище, ім'я та посаду.
На відміну від свого внутрішнього побратима, зовнішня записка завжди виходить за межі однієї фірми. Такий документ, як правило, відправляється до вищих інстанцій.
Варто відзначити істотна відмінність такого паперу. Річ у тім, що її складання має обов'язково проводитися на бланку тієї організації, де вироблялося складання. Крім стандартної інформації, на ньому мають бути позначені реквізити фірми, а також її друк.
Зовнішня записка обов'язково повинен містити підписособи, яка обіймає посаду керівника підприємства.

Правила написання

Внутрішня доповідна записка має певну юридичну силуТому варто серйозно поставитися до оформлення.

Інформація, що міститься в ній, повинна ставитися суто до специфіки роботи, і навіть викладатися коротко і лише з суті питання, виклад не які стосуються нього деталей заборонена.

стиль викладумає бути суто інформаційним. Жодних проявів почуттів чи емоцій такий папір утримувати не повинен.
Усі зазначені факти чи рекомендації мають бути викладені у справі. Усі деталі мають бути чітко позначені.
Документ має складатися відповідно до певними правилами . Якщо в ньому виявляться явні помилки або не буде обов'язкової інформації, то на підставі цього папір можуть визнати недійсним.

Важливо!Саме виклад цих основних частин визначає інформативність документа та його корисність для керівництва підприємства.

Крім додаткових відомостей різного роду, документ має міститиосновну текстову частину, яку можна розділити на:

констатуючу частину, Докладно описує всі факти та зобов'язання питання.
Аналітичну частину, Що містить можливі наслідки
Рекомендаційна частина, в якій укладач викладає свої поради та рекомендації.

Покрокова інструкція

Як згадувалося вище, текст внутрішньої доповідної запискискладається з двох частин:

у вступній частині прописують стан питання, факти, які послужили приводом для складання. Ще потрібно показати результати їх аналізу.
Основна частина має містити висновки, пропозиції, прохання. Завершити основну частину необхідно чіткою пропозицією чи проханням.

Що стосується реквізитів, то папір, про який йдеться, повинна утримувати:

Якщо при розгляді будуть виявлені будь-які порушення, то документ визнають недійснимз великою часткою ймовірності. Якщо ж укладач з ходу зможе дотриматися всіх правил, Що стосується написання паперу, то він може не сумніватися, що вище керівництво отримає його і ретельно вивчить.

Важливо!Варто зазначити, що план і форма паперу повинні неухильно дотримуватися.

Приклад оформлення

Для наочності людині, яка ніколи не писала нічого подібного, але збирається, варто розглянути приклад подібного документа. В конкретному прикладібуде викладено, як скласти доповідну записку, якщо людина порушує дисципліну, тобто спізнюється чи взагалі не з'являється на робочому місці.

Складається папір так:

насамперед, необхідно у верхньому правому кутку вказати адресата та відправниканаприклад, директору ПАТ АКБ «БАНК» Кострову І.П, керівник відділу продажу Махнов К.С.
Далі, потрібно позначити найменування документау такому разі доповідна записка і трохи нижче, і лівіше поставити дату складання, наприклад, 31.03.2015.
Наступним кроком потрібно написати основну частину. Наприклад: Доводжу до відома, що менеджер із клієнтам Митрохина М.А. була відсутня на робочому місці з 8:00 до 17:00. Це перевищує допустимий поріг о 4 годині і вважається прогулом. Співробітниця не надала пояснень та не показала документів, які б підтвердили поважність причини відсутності. У зв'язку з викладеним вище, пропоную застосувати до Митрохіної М.А. дисциплінарне покарання, А саме звільнення.
Останнім кроком укладач повинен вказатисвою посаду, прізвище, ініціали, підпис та дату.

Приклад на фото нижче:

Подібний документ повинен складатися, тільки якщо є вагомий привіддля цього. Якщо укладач планує за допомогою такого паперу чогось – то добитися, то йому необхідно чітко дотримуватися правил складання.