Гост уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

Всі документи, представлені в каталозі, не є їх офіційним виданням і призначені виключно для цілей ознайомлення. Електронні копії цих документів можуть розповсюджуватися без жодних обмежень. Ви можете розміщувати інформацію із цього сайту на будь-якому іншому сайті.

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

УНІФІКОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ

УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОСПОРЯДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

ГОСТ Р 6.30-97

ДЕРЖСТАНДАРТ РОСІЇ

Москва

Передмова

1. РОЗРОБЛЕН Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) Федеральної архівної служби Росії.

Представлений Федеральною архівною службою Росії.

ВНЕСЕН Науково-технічним управлінням Держстандарту Росії.

3. ВВЕДЕНО ВПЕРШЕ.

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Дата введення 1998-07-01

1. ОБЛАСТЬ ЗАСТОСУВАННЯ.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що належать до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. (далі документи), включені до Загальноросійського класифікатора управлінської діяльності(ОКУД) (клас 0200000) та використовувані у діяльності:

Федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державну національну мову, органів місцевого самоврядування;

Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми.

Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги щодо оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації.

Схеми розташування реквізитів наведено у додатку А; зразки бланків документів – у додатку Б.

2. СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ.

2.1. При підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:

01 – Державний герб Російської Федерації;

02 – герб суб'єкта Російської Федерації;

03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 - найменування організації;

07 – довідкові дані про організацію;

08- найменування виду документа;

09 – дата документа;

10 – реєстраційний номер документа;

12 – місце складання або видання документа;

13 – гриф обмеження доступу до документа;

14 - адресат;

15 – гриф затвердження документа;

16 – резолюція;

17 – заголовок до тексту;

18 - відмітка контролю;

19 – текст документа;

20 - відмітка про наявність програми;

21 – підпис;

22 – гриф погодження документа;

23 – візи погодження документа;

24 – друк;

25 - відмітка про засвідчення копії;

26 - відмітка про виконавця;

27 - позначка про виконання документа та направлення його у справу;

28 - відмітка про надходження документа до організації;

29 – ідентифікатор електронної копії документа.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

2.2. Виключений, Змін. №1

2.3. Виключений, Змін. №1

3. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ.

3.1. Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Положення про Державний герб Російської Федерації.

3.2. Герб суб'єкта Російської Федерації завадять на бланках документів відповідно до правовими актамисуб'єктів Російської Федерації.

3.3. Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) завадять на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).

Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому вміщено Державний герб Російської Федерації або герб суб'єкта Російської Федерації.

3.4. Код організації проставляють за Загальноросійському класифікаторупідприємств та організацій (ОКПО).

3.5. Код форми документа проставляють за Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД).

3.6. Назва організації, яка є автором документа, має відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах.

Над найменуванням організації вказують скорочене, а за його відсутності - повне найменування вищої організації.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державна національна мова, друкують двома мовами - російською та національною.

Скорочене найменування організації наводять у випадках, як його закріплено в установчих документах організації. Скорочене найменування (у дужках) поміщають нижче за повне.

Найменування на іноземною мовоювідтворюють у тих випадках, коли воно закріплене у статуті (положенні про організацію). Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською мовою.

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного піврозділу організації вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і мають у своєму розпорядженні нижче найменування організації.

3.7. Довідкові дані про організацію включають: поштову адресу; номери телефонів та інші відомості на розсуд організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної поштита ін.).

3.8. Найменування виду документа, складеного або виданого організацією, регламентується статутом (положенням про організацію) та має відповідати видам документів, передбаченим УСОРД та ОКУД (клас 0200000).

У листі найменування виду документа не вказують.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.9. Датою документа є дата його підписання чи затвердження, для протоколу – дата засідання (ухвалення рішення), для акта – дата події. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є пізніша дата підписання.

Дату документа оформляється арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік – чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 5 січня 2000 слід оформляти 05.01.2000.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 січня 2000, а також оформлення дати в наступній послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2000.01.05.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.10. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.

Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу межу в порядку вказівки авторів у документі.

3.12. Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Найменування організації" та "Довідкові дані про організацію". Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає лише загальноприйняті скорочення.

3.13. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, конфіденційно та ін.) проставляють без лапок на першому аркуші документа, і його можна доповнювати даними, передбаченими законодавством про інформацію, що віднесена до державної таємниці та конфіденційної інформації.

3.14. Як адресат може бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. При адресуванні документа посадовому або фізичній особіініціали вказуються перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Наприклад (тут і далі за текстом стандарту та у додатку У приклади найменування організацій, їх довідкові дані та ін є умовними):

Мін'юст Росії

Управління систематизації

законодавства

Посаду особи, якій адресований документ, вказують у давальному відмінку, наприклад:

АТЗТ «Болшівський текстиль»

Бухгалтерія

Старшому економісту

А.С. Миколаєву

Президенту АТЗТ

«Ломоносівський фарфоровий завод»

В.І. Петрову

Якщо документ відправляють у кілька однорідних організацій чи кілька структурних підрозділів однієї організації, їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

Адміністрації районів

Московської області

До складу реквізиту "Адресат" за необхідності може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленою правиламинадання послуг поштового зв'язку.

Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшого рядка. Наприклад:

Голові садового товариства

«Можайські дали»

В.А. Бунєєву

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількостіадресатів складають список розсилки документа.

Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад;

Всеросійський науково-дослідний

тельський інститут документознавства

та архівної справи

101000, Москва, Центр,

Мілютинський пров., д. 7а

При адресуванні документа фізичній особі вказують поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

301264, Тульська обл.,

Кіріївський р-н, м. Липки,

вул. Садова, буд. 5, кв. 12

І. П. Калініну

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.15. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

АТЗТ «Болшівський текстиль»

Особистий підпис І. В. Сергєєв

Допускається в реквізиті «Гриф затвердження» документа центрувати елементи щодо найдовшого рядка, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ЗАТ «Болшівський текстиль»

Особистий підпис І. В. Сергєєв

При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні.

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування затверджуючого документа орудному відмінку, його дати, номери. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНИЙ

Рішенням загальних зборів

акціонерів від 15.08.2000 № 14

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Голови

Правління банку

від 01.02.2000 № 82

Гриф затвердження документа мають право верхньому куткудокумента.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.16. Резолюція пишеться на документі відповідною посадовою особою та включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис та дату, наприклад:

А. В. Зайцевої

П. С. Нікітін

Прошу підготувати проект

генеральної угоди

з фірмою «ХІТЕК» до 21.12.2000

Особистий підпис

Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.

3.17. Заголовок до тексту включає короткий змістдокумента. Заголовок узгоджується з найменуванням виду документа.

Заголовок може відповідати на запитання:

про що (про кого)?, наприклад:

наказ про створення атестаційної комісії;

чого (кого)?, наприклад:

Посадова інструкція секретаря-референта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна складати.

3.18. Відмітка про контроль - це відмітка про контроль за виконанням документа, яку позначають буквою "К", словом або штампом "Контроль".

3.19. Текст документа складають російською чи національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації та суб'єктів Російської Федерації про державні мови. Тексти документів пишуть лише російською мовою під час направлення їх:

У федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів Російської Федерації;

На підприємства, в організації та їх об'єднання, що не у віданні даного суб'єкта Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.

Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, пов'язаного тексту чи вигляді з'єднання цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак об'єкта, що характеризується, повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множинного чиста цього або минулого часу («маєте», «володієте» або «були», «перебували» і т. д. .). Показники, виражені словесно, повинні узгоджуватися з найменуваннями ознак.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф та рядків мають бути узгоджені із заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються тільки номери цих граф.

Пов'язаний текст, як правило, складається із двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) – рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).

У тексті документа, підготовленого виходячи з документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини(«наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини («постановляє», «вирішив»).

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини(«наказуємо», «вирішили»).

Текст протоколу викладають від третьої особи множини («слухали», «виступили», «постановили»).

У документах, що встановлюють права та обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини («відділ здійснює функції» , «До складу об'єднання входять», «комісія встановила»).

У листах використовують такі форми викладу:

Від першої особи множини («просимо направити», «направляємо на розгляд»),

Від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу виділити»);

Від третьої особи однини («міністерство не заперечує», «ВНІІДАД вважає за можливе»),

3.20. Відмітку про наявність програми, названої в тексті, оформлюють так:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо документ має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. у 2 екз.

Якщо програми скинуті, кількість листів не вказують.

У додатку до розпорядчого документа на першому його аркуші у верхньому правому куті пишуть «Додаток» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад:

Додаток 2

до наказу директора Інституту

від 15.06.2000 № 319

Якщо до документа додається інший документ, який також має програму, позначку про наявність програми оформлюють таким чином:

Додаток: лист Росархіву від 14.06.2000 № 02-4/156 та додаток до нього, всього на 30 л.

Якщо додаток надсилають не у всі вказані в документі адреси, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 л. у 5 прим. на першу адресу.

Допускається вираз «ДОДАТОК №» друкувати великими літерами, а також центрувати цей вислів, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка, наприклад:

ДОДАТОК № 2

до наказу директора Інституту

15.06.2000 № 19

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.21. До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

При оформленні документа на бланку посадової особипосаду цієї особи у підписі не вказують.

Допускається в реквізиті «Підпис» центрування найменування посади особи, яка підписала документ, щодо найдовшого рядка. Наприклад:

Виконавчий директор

ЗАТ «Партнер» Особистий підпис Н.А. Федоров

При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

При підписанні документа декількома особами рівних посад їх підписи мають на одному рівні, наприклад:

Заступник Міністра юстиції Російської Федерації		Заступник Міністра фінансів Російської Федерації
	В. М. Степанов		А. П. Миронов

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

Документ може бути підписаний виконувачем обов'язків посадової особи із зазначенням її фактичної посади та прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник "За", напис від руки "Зам." або косу межу перед найменуванням посади.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.22. Гриф погодження документа складається зі слова УГОДЕНО, посади особи. з яким погоджується документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Ректор Фінансової академії

за Уряду Російської Федерації

Особистий підпис А. Г. Грязнова

Якщо погодження здійснюють листом, протоколом та ін., гриф погодження оформлюють за такою формою:

ПОГОДЖЕНО

Лист Російської академії

медичних наук

від 30.10.2000 № 451-805

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Правління страхової

компанії «Планета»

від 21.06.2000 № 10

3.23. Погодження документа оформляється візою, що включає підпис та посаду візуючого документа, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) та дату підписання. Наприклад:

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис О.С. Орлов

За наявності зауважень щодо документа візу оформляють таким чином:

Зауваження додаються

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис О.С. Орлов

Зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються та додаються до документа.

Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині оборотної сторони останнього аркуша оригіналу документа.

Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьової сторони копії документа.

Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.

Допускається, на розсуд організації, полистное візування документа та її докладання.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

3.24. Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами

Документи засвідчують печаткою організації.

3.25. При засвідченні відповідності копії документа першотвору нижче реквізиту «Підпис» проставляють: завірювальний напис «Вірно»; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення, наприклад:

Інспектор відділу кадрів Особистий підпис М.В. Колосків

Допускається копію документа засвідчувати печаткою, що визначається на розсуд організації.

3.26. Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку, наприклад:

3.27. Відмітка про виконання документа та направлення його у справу включає такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа Короткі відомостіпро виконання; слова "У справу"; номер справи, в якій зберігатиметься документ.

Відмітка про виконання документа та направлення його у справу має бути підписана та датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконано документ.

3.28. Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер та дату надходження документа (за потреби - години та хвилини).

Допускається відмітку про надходження документа до організації проставляти у вигляді штампу.

3.29. Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому куті кожної сторінки документа та містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

4. ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.1 Документи виготовляють на бланках.

Встановлюються два основні формати бланків документів – А4 та А5; допускається використання бланків форматів A3 та А6 за ГОСТ 9327.

Кожен аркуш документа, оформлений як у бланку, і без нього повинен мати поля щонайменше, мм:

20 – ліве;

10 – праве;

15 – верхнє;

20 – нижнє.

(Змінена редакція, Зм. № 1)

4.2. Бланки документів слід виготовляти на білому або папері світлих тонів. Бланки допускається виготовляти друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворювати за допомогою засобів обчислювальної техніки, безпосередньо при виготовленні конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Російської Федерації чи гербів суб'єктів Російської Федерації, порядок виготовлення яких наведено у розділі 5.

4.3. Бланки документів проектують відповідно до додатка А. Суцільними лініями позначені фіксовані межі зон розташування реквізитів, пунктиром – змінні. Кожна зона визначається сукупністю реквізитів, що входять до неї.

4.4. Встановлюють два варіанти розташування реквізитів на бланках – кутовий та поздовжній.

4.5. Реквізити 01, 02, 03 розташовують над серединою реквізиту 06. Реквізит 06 допускається розташовувати лише на рівні реквізиту 03.

Реквізити 06, 07, 08, 12, обмежувальні, позначки для реквізитів 09, 10, 11 в межах зон розташування реквізитів розміщують одним із способів:

Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту і віддалені від меж зони розташування реквізитів);

Флатовим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).

4.6. Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:

Загальний бланк;

Бланк листа;

Бланк конкретного виду документа, крім листа.

Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа. Бланки структурного підрозділу організації чи посадової особи проектують у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа мають право підпису.

4.7. Загальний бланк в залежності від установчих документіворганізації включає реквізити 01.02, 03, 06.

Бланк листа залежно від установчих документів організації включає реквізити 01, 02. 03, 04, 06, 07 та, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації, включає реквізити 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, обмежувальні позначки для меж зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 17; 18.

4.8. На бланках організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державну національну мову, реквізити 06, 07, 12 друкують двома мовами: російською та національною, на одному рівні поздовжнього бланка.

4.9. Допускається документи виготовляти на друкарській машинці або за допомогою принтерів засобів обчислювальної техніки.

4.10. При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

4.11. Допускається друкування документів з використанням оборотної сторони аркуша.

5. ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ, ОБЛІКУ, ВИКОРИСТАННЯ І ЗБЕРІГАННЯ БЛАНКІВ З ВІДТВОРЕННЯМ ДЕРЖАВНОГО ГЕРБА РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ, ГЕРБІВ СУБ'ЄКТІВ РОСІЙ.

5.1. Бланки документів із відтворенням Державного герба Російської Федерації та гербів суб'єктів Російської Федерації (далі - гербові бланки) є поліграфічною продукцією, що підлягає обліку.

5.2. Гербові бланки виготовляють лише поліграфічні та штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати щодо наявності технічних та технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.

5.3. Виготовлення гербових бланків здійснюють на замовлення органів державної влади, інших державних органівта установ (далі - організацій), визначених Положенням про Державний герб Російської Федерації, відповідними правовими актами суб'єктів Російської Федерації.

5.4 Гербові бланки у створенні підлягають обліку. На гербових бланках друкарським способом чи нумератором проставляють порядкові номери, а при необхідності серії цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі (картці, журналі), у своїй використовуються такі реквізити:

при надходженні бланків:

Дата надходження;

номер супровідного документа;

Найменування організації – постачальника гербових бланків;

Кількість екземплярів;

при видачі бланків:

Назва виду гербового бланка;

Кількість екземплярів;

Серія та номери гербових бланків;

Найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи – одержувача гербових бланків;

Розписка у отриманні;

Примітка (позначка про знищення тощо).

5.5. Гербові бланки зберігають у шафах, що надійно замикаються і опечатуються.

5.6. Знищення гербових бланків здійснюють за актом із позначкою в обліково-реєстраційній формі.

5.7. Контроль за виготовленням, використанням та зберіганням гербових бланків покладають на підрозділ організації, відповідальний за діловодство організації. Особи, що персонально відповідають за облік, використання та зберігання бланків, призначаються розпорядчим документом керівника організації.

5.8. Реєстраційно-облікові форми включають у номенклатуру справ організації.

5.9. Перевірку наявності, використання та зберігання гербових бланків проводять не рідше одного разу на рік комісією, що призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки роблять позначки в обліково-реєстраційних формах після останнього запису. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберіганні та використанні гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюють актом та доводять до відома керівника організації.

5.10. Допускається тиражування засобами оперативної поліграфії організації документів на гербовому бланку, призначених для розсилки, за умови засвідчення кожної копії документа печаткою організації.

ДОДАТОК А

(обов'язкове)

СХЕМИ РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ.

Малюнок А.1. - Розташування реквізитів та межі зон на форматі А4 кутового бланка.

Малюнок А.2 - Розташування реквізитів та межі зон на форматі А4 поздовжнього бланку.

ДОДАТОК Б

(довідкове)

ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ.

Рисунок Б. 1 – Зразок загального бланка організації.

Рисунок Б.2 – Зразок кутового бланка листа організації.

Рисунок Б.3 – Зразок поздовжнього бланка листа організації.

Рисунок Б.4 - Зразок поздовжнього бланку листа структурного підрозділу організації.

Малюнок Б.5 – Зразок поздовжнього бланка листа посадової особи.

Рисунок В.6 – Зразок бланка конкретного виду документа організації.

Завантажити документ

ГОСТ Р 6.30-2003

Уніфіковані системи документації

УНІФІКОВАНА СИСТЕМА
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОСПОРЯДНОЇ
ДОКУМЕНТАЦІЇ

Вимоги до оформлення документів

Москва

Стандартінформ

Передмова

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Дата введення 2003-07-01

1 Область застосування

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що належать до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. (далі - документи), включені до ОК 011-93 "Загальноросійський класифікатор управлінської документації" (ОКУД) (клас 0200000).

01 – Державний герб Російської Федерації;

02 – герб суб'єкта Російської Федерації;

03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 – код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичного лиця;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний номер документа;

14 – місце складання або видання документа;

15 – адресат;

21 - відмітка про наявність програми;

22 – підпис;

23 – гриф погодження документа;

24 – візи погодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 -відмітка про засвідчення копії;

27 - відмітка про виконавця;

28 - відмітка про виконання документа та направлення його у справу;

29 - відмітка про надходження документа до організації;

30 – ідентифікатор електронної копії документа.

3 Вимоги до оформлення реквізитів документів

3.1 Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федерального конституційного закону «Про Державний герб Російської Федерації» (Збори законодавства Російської Федерації, 2000 № 52, частина I, ст. 5021).

3.2 Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.

3.3 Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).

3.4 Код організації проставляють за Загальноросійським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО).

3.5 Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

3.6 Ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП) проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

3.7 Код форми документа проставляють за Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД).

3.8 Назва організації, яка є автором документа, повинна відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах.

Над найменуванням організації вказують скорочене, а за його відсутності - повне найменування вищої організації (за її наявності).

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) Державна мовасуб'єктів Російської Федерації, друкують двома мовами.

Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові мають нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.

Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і мають у своєму розпорядженні нижче найменування організації.

3.9 Довідкові дані про організацію включають: поштову адресу; номер телефону та інші відомості на розсуд організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та ін.).

3.10 Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, має бути визначено статутом (положенням про організацію) та має відповідати видам документів, передбаченим ОКУД (клас 0200000).

3.11 Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу – дата засідання (ухвалення рішення), для акта – дата події. Документи, видані двома або більшими організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.

Дату документа оформлюють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформлюють двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік -чотирма арабськими цифрами.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад, 05 червня 2003 р., а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.06.05.

3.12 Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.

3.14 Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Найменування організації" та "Довідкові дані про організацію". Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає лише загальноприйняті скорочення.

3.15 Як адресат можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. При адресуванні документа посадовцю ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Наприклад (тут і далі приклади найменування організацій, їх довідкові дані та ін є умовними):

Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшого рядка. Наприклад:

До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленій правилами надання послуг поштового зв'язку.

При адресуванні листа до організації вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:

При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

3.16 Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:

Допускається в реквізиті «Гриф затвердження документа» центрувати елементи щодо найдовшого рядка, наприклад:

При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні.

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування затверджуючого документа в орудному відмінку, його дати, номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНИЙ

рішенням загальних зборів

акціонерів від 05.04.2003 № 14

Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.

3.18 Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок має бути узгоджений із найменуванням виду документа.

Заголовок може відповідати на запитання:

про що (про кого)?, наприклад:

наказ про створення атестаційної комісії;

чого (кого)?, наприклад:

Посадова інструкція провідного експерта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок не вказується.

3.19 Позначку контролю за виконанням документа позначають буквою «К», словом чи штампом «Контроль».

3.20 Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або державними мовами суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації та суб'єктів Російської Федерації.

Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, зв'язкового тексту чи вигляді з'єднання цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак об'єкта, що характеризується, повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте», «володієте» або «були», «перебували» і т.д. .). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені з найменуваннями ознак.

Графи та рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф та рядків мають бути узгоджені із заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці мають бути пронумеровані та на наступних сторінках мають бути надруковані лише номери цих граф.

Зв'язковий текст, як правило, складається із двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) – рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази – розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви – прохання без пояснення).

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У документах (наказ, розпорядження і т.д.) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини («постановляє», «вирішив»).

У спільних документах текст викладають від першої особи множини (наказуємо, вирішили).

Текст протоколу викладають від третьої особи множини («слухали», «виступили», «постановили», «вирішили»).

У листах використовують такі форми викладу:

Від першої особи множини («просимо направити», «направляємо на розгляд»);

Від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу виділити»);

Від третьої особи однини («міністерство не заперечує», «ВНІІДАД вважає за можливе»).

3.21 Позначку наявності програми, названого в тексті листа, оформлюють наступним чином:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо лист має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Якщо програми скинуті, то кількість аркушів не вказують.

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 № 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу.

У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші у правому верхньому кутку пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад:

або на бланку:

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи у підписі не вказують.

При підписанні документа декількома особами рівних посад їх підписи мають на одному рівні, наприклад:

Під час підписання спільного документа перший лист оформляють не так на бланку.

3.23 Гриф погодження документа складається зі слова Узгоджено, посади особи, з якою погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження, наприклад:

Якщо погодження здійснюють листом, протоколом та ін., гриф погодження оформлюють таким чином:

3.24 Погодження документа оформлюють візою погодження документа (далі - віза), що включає підпис і посаду візуючого документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:

За наявності зауважень до документа візу оформляють так:

Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують та додають до документа.

Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють у нижній частині зворотної сторони останнього аркуша оригіналу документа.

Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють у нижній частині лицьової сторони копії документа, що надсилається.

Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.

Допускається, на розсуд організації, полистное візування документа та її докладання.

3.25 Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжнього підпису.

Документи засвідчують печаткою організації.

3.26 При засвідченні відповідності копії документа першотвору нижче реквізиту «Підпис» проставляють засвідчувальний напис: «Вірно»; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення, наприклад:

Допускається копію документа засвідчувати печаткою, що визначається на розсуд організації.

3.27 Відмітка про виконавця включає ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку, наприклад:

В.А. Жуків

3.28 Відмітка про виконання документа та направлення його у справу включає такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "У справу"; номер справи, в якій зберігатиметься документ.

Відмітка про виконання документа та направлення його у справу підписується та датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконано документ.

3.29 Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер та дату надходження документа (за потреби - години та хвилини).

Допускається відмітку про надходження документа до організації проставляти у вигляді штампу.

3.30 Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому куті кожної сторінки документа та містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

4 Вимоги до бланків документів

4.1 Документи виготовляють на бланках.

Встановлюють два стандартні формати бланків документів - А4 (210-297 мм) і А5 (148-210 мм).

Кожен аркуш документа, оформлений як у бланку, і без нього, повинен мати поля щонайменше:

20 мм – ліве;

10 мм – праве;

20 мм – верхнє;

20 мм – нижнє.

4.2 Бланки документів слід виготовляти на білому або папері світлих тонів.

4.3 Бланки документів оформляють відповідно до додатка А. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю реквізитів, що входять до неї.

4.4 Залежно від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий (малюнок АЛ) та поздовжній (малюнок А.2).

4.5 Реквізит 01 (02 або 03) мають над серединою реквізиту 08. Реквізит 03 допускається розташовувати на рівні реквізиту 08.

Реквізити 08, 09, 10, 14, обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 13 в межах зон розташування реквізитів розміщують одним із способів:

Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізитів одно віддалені від меж зони розташування реквізитів);

Прапор (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів).

4.6 Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:

Загальний бланк;

Бланк листа;

Бланк конкретного документа.

4.7 Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа. Загальний бланк залежно від установчих документів організації включає

реквізити 01 (02 чи 03), 08, 11, 14.

Бланк листа залежно від установчих документів організації включає реквізити 01 (02 або 03), 04, 05, 06, 08, 09 і, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 14, 1 , 17, 18, 19, 20

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації включає реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14 і, при необхідності, обмежувальні позначки для меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації державну мову суб'єкта Російської Федерації, доцільно використання поздовжнього бланку; при цьому реквізити 08, 09, 14 друкують двома мовами: російською (ліворуч) та національною (праворуч) на одному рівні.

4.9 При виготовленні документів на двох і більше сторінках нумерують другу та наступні сторінки.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

ДОДАТОК А
(довідкове)

СХЕМИ РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ

Рисунок А.1 - Розташування реквізитів та межі зон на форматі А4 кутового бланка

Малюнок А.2 - Розташування реквізитів та межі зон на форматі А4 поздовжнього бланка

ДОДАТОК Б
(довідкове)

ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ

Рисунок Б.1 - Зразок загального бланку організації

Рисунок Б.2 - Зразок кутового бланка листа організації

Малюнок Б.З - Зразок поздовжнього бланка листа організації

Малюнок Б.4 - Зразок поздовжнього бланка листа посадової особи

Рисунок Б.5 – Зразок бланка конкретного виду документа організації

Ключові слова:організаційно-розпорядчі документи, склад реквізитів документів, документ, бланк, гербовий бланк, облік, реєстрація, контроль, реквізит

При оформленні організаційно-розпорядчих документів (наказів, протоколів, актів та ін.) виконуються типові управлінські дії, пов'язані з погодженням, підписанням, затвердженням цих документів, з доведенням їх до працівників під розписку. При цьому на документах проставляються стандартні написи: підпис, гриф затвердження, візи погодження та ознайомлення. Окремі написи називаються реквізитами документа та впливають на його юридичну силу, у зв'язку з чим вимагають правильного оформлення відповідно до чинних нормативів. Важливо підкреслити, що правила оформлення окремих реквізитів є загальними. різних видіворганізаційно-розпорядчих документів.

ГОСТ Р 6.30-97 встановлює наступний склад реквізитівОРД 27:

01 – Державний герб Російської Федерації;

02 – герб суб'єкта Російської Федерації;

03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 - найменування організації;

07 – довідкові дані про організацію;

08 - найменування виду документа;

09 – дата документа;

10 – реєстраційний номер документа;

Гриф погодження документа;

Візи погодження;

Відмітка про засвідчення копії;
Відмітка про виконавця;
Відмітка про виконання документа та направлення його у справу;

Відмітка про надходження документа до організації;

Ідентифікатор електронної копії документа 28 .

Кожен документ має індивідуальний набір реквізитів, що відображає його особливості та призначення в управлінському процесі. У той самий час окремі реквізити абсолютно обов'язковими кожному за документа незалежно від його виду і різновиду. Відсутність таких реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили. До обов'язковимвсім ОРД реквізитам ставляться: найменування організації, дата документа, реєстраційний номер, текст, підпис.

Інші реквізити є обов'язковими для окремих видів документів. Наприклад, для листів необхідні: довідкові дані про організацію, адресат, відмітка про виконавця, а наказів: найменування виду документа та місце його видання.

Серед обов'язкових реквізитів є постійні,які не змінюються взагалі (наприклад: найменування виду документа) або тривалий час (наприклад: найменування організації, довідкові дані про організацію).

Однак багато реквізитів не можуть бути постійними і постійно змінюються повністю або частково (наприклад: дата документа, заголовок до тексту, текст, відмітка про виконавця та ін.).

При оформленні документів реквізити групуються не більше трьох основних частин, куди можна умовно розділити будь-який документ: заголовна, змістовна, оформляющая.

Заголовначастина - це початок документа, де містяться відомості про організацію (авторі документа) та первинні дані про сам документ (реквізити 01-16).

Оформляючачастина - сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність відомостей, що містяться в ньому (реквізити 21-24). У оформляючій частині документа розміщуються також допоміжні діловодні позначки на документах, що полегшують роботу з ними (реквізити 25-29).

Головною частиною документа, безперечно, є змістовна, тобто. текст або таблиця, анкета, що відбивають сенс і мету документа, заради яких він був складений. Проте не можна нехтувати заголовною та особливо оформляючою частинами, завдяки яким документ набуває юридичної сили. Підготовка будь-якого документа, таким чином, завжди складається із двох взаємопов'язаних процесів: складання тексту (робота над змістовною частиною) та оформлення документа – надання документу юридичної сили.

Вивчення практики роботи сучасних організацій показує, що далеко не кожен паперовий носій із записаною на ньому інформацією можна назвати документом. І головною причиною цього, як правило, є відсутність чи неправильне оформлення окремих реквізитів документа. У зв'язку з цим кожен спеціаліст, який працює зі службовими документами, повинен добре знати правила оформлення всіх передбачених ГОСТ Р 6.30-97 написів на організаційно-розпорядчих документах, а також способи розташування реквізитів ОРД та розміри відведених для них полів (див. схеми 1 та 2). ).