ВСТУП………………………………………………………………………………..3

1. Планування індивідуальної роботи менеджера

1.1. Планування цілей та завдань управлінської діяльності…………..5

1.2. Ефективне використання часу…………………………………..7

1.3. Планування особистої роботи менеджера……………………………..10

1.4. Робота з документацією………………………………………………...12

1.5. Методи та засоби накопичення інформації та контролю…………….13

1.6. Відповіді питання………………………………………………………14

1.7. Планування відряджень…………………………………………...15

1.8. Творчий підхід до вирішення проблем………………………………16

1.9. Навантаження у діяльності менеджера - впливом геть продуктивність праці для предприятия…………………………...19

1.10. Організація робочого місця менеджера………………………………21

1.10.1. Сприятливий режим та умови праці

1.10.2. Культура управлінської праці

2. Діагностика вміння планувати робочий день на прикладі менеджера ТОВ «Птах»…………………………………………………………………………..26

3. Правове забезпеченняроботи………………………………………………….31

ВИСНОВОК…………………………………………………………………………..32

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ……………………………………………………………….34

ДОДАТОК……………………………………………………………….................35

ВСТУП

Основною метою курсової роботи є поглиблення та розширення знань у галузі менеджменту в цілому, та у плануванні індивідуальної роботи зокрема.

Сьогодні цілком очевидно, що не тільки сьогодення, а й майбутнє творять менеджери (керівники) – люди, які керують трудовим колективом у найрізноманітніших сферах діяльності та забезпечують вирішення всього комплексу завдань, що стоять перед ними (економічних, політичних, екологічних тощо). створюють умови життя співробітників.

Для того, щоб успішно справлятися із завданнями управління, організатору виробництва потрібні великі знання та вміння мислити. Він повинен знати закони розвитку природи та суспільства, вивчити техніку та технологію виробництва, його економіку, організацію та планування, а також основи управлінської психології. Разом про те йому необхідні знання у сфері права, соціології та інформації. Управління – творчий процес, і тут важливі як знання, а й уміння аналізувати конкретні ситуації, сформоване цьому ділянці виробництва та робити з їх аналізу правильні висновки.

Щоб прийняти обґрунтоване рішення, недостатньо мати високу професійну кваліфікацію. Багато залежить від індивідуальних здібностей керівника, його вміння працювати з людьми, особистої ініціативи, інтуїції.

Як менеджер планує свою роботу, чи раціонально використовує свій час на роботі та поза нею, чи розвиває творчі підходидо вирішення проблем, чи завжди має альтернативні рішення, чи правильно ухвалює управлінські рішення? Ці та інші питання сходяться в одному ключовому слові «планування». Саме від планування індивідуальної роботи менеджера залежить ефективність і результативність діяльності фірми. Висока особиста організованість – один із найважливіших факторів успіху. А організованість – це насамперед залізна дисципліна, чітко сформульовані цілі та конкретні стратегії їх досягнення.

У курсовій роботі були використані різні джерела інформації, але основним з них є підручник «Основи управлінської діяльності» Шипунова В. Г. та Кішкеля Є. Н. Ці автори з глибоким професіоналізмом, ясністю та гранично зрозуміло розповідає про організацію індивідуальної роботи менеджера.

Для написання дослідницької частини курсової роботи були використані методи: спостереження, тестування та бесіда, безпосередньо з керівником на прикладі менеджерів ТОВ «Птах».

1 Планування індивідуальної роботи менеджера

1.1 Планування цілей та завдань управлінської діяльності

Планування індивідуальної роботи – один із найважливіших елементівроботи керівника.

Індивідуальний план роботи менеджера має бути тісно пов'язаний із комплексним планом даної конкретної ділянки (об'єкта) управління, що відображає цілі, які мають бути досягнуті, а також засоби їх досягнення.

Ясність перспективи, завдань та потреб розвитку ділянки управління є основою високої працездатності колективів структурних підрозділів фірми, їх керівників, керівних працівників, громадських організацій та всіх членів колективу.

Після розробки системи уявлень керівника про комплексний розвиток своєї ділянки управління та визначення цілей та завдань щодо розвитку своєї ділянки управління можна скласти план за такою формою:

Кожному керівнику слід пов'язувати свої комплексні роботи з відповідними планами вище- та нижче керівництва. З цією метою необхідно затвердити плани роботи керівників нижчестоящих, а потім подати на затвердження власний план вищестоящому керівнику. У процесі керівництва доцільно постійно узгоджувати свої плани коїться з іншими керівниками, що є одному рівні (горизонтальному) управління. Це дає можливість точніше ув'язувати зміст та терміни комплексних планів. При розробці комплексних планів особливу увагуслід звертати на можливість реалізації поставлених у плані завдань.

Таким чином, планування цілей та завдань управлінської діяльності є найголовнішим елементом роботи керівника, оскільки з цього і починається процес планування. Для цього потрібно правильно сформулювати заходи та терміни їх проведення. Адже якщо хоч один захід не провести, то організація зазнає після цього чималих збитків. Тому і ставляться цілі, щоб їх реалізувати.

1.2 Ефективність використання часу

Плани – це неодмінна частина діяльності будь-якої організації. Проте ефективність діяльності менеджера залежить від цього, чи вміє він планувати свою діяльність. Адже менеджер- це людина, на якій лежать певні обов'язки, та її власна результативність слід відрізняти від результативності підприємства. Навіть якщо мова йдепро його директора.

Практичний досвід менеджерів дозволив виробити цілу низку рекомендацій, яким необхідно слідувати для більш ефективної роботи. Умовно ці рекомендації можна поділити на три групи:

1) Правила початку дня

· Необхідно розпочинати день із позитивним настроєм.

· Перед початком робочого дня слід добре поснідати, на роботу слід вирушати без поспіху.

· По можливості починайте роботу в один і той же час.

· Починайте робочий день із перевірки плану дня.

· Спочатку прагнете вирішити ключові проблеми, менш важливі завдання залиште на потім.

· Починайте працювати відразу ж, без розгойдування.

· Узгоджуйте план із секретарем.

2) Правила середини робочого дня

· Уникайте дій, які не були обдумані та заплановані.

· Виконуйте невеликі однотипні завдання послідовно, один за одним.

· Виділіть серед робочого дня невеликий час для відпочинку, коли вам ніхто не заважатиме.

· Слідкуйте за тим, щоб і ваші дії, і дії підлеглих укладалися у заплановані терміни.

· Проміжки між справами, а також час, пов'язаний з очікуванням, слід заповнювати іншими справами.

· Намагайтеся підтримувати той самий темп роботи, не працюйте «ривками».

· Прагніть виділити час, коли інтенсивність роботи досягає свого піку: до цього моменту робота повинна розвиватися за наростаючою, після цього моменту активність повинна зменшуватися.

3) Правила кінця робочого дня

· Не залишайте на завтра незакінчених справ; принаймні намагайтеся, щоб таких справ було якнайменше.

· Аналізуйте, наскільки ефективно ви працювали протягом дня.

· Наприкінці робочого дня заплануйте, що ви робитимете завтра.

· Намагайтеся йти додому з гарним настроєм.

Зрештою, дамо ще одну корисну рекомендацію. Визначте, в який час ви найбільш активні. Існує безліч висловлювань фахівців із цього приводу, однак у них дуже мало спільного. А спричинено це тим, що цикл денної активності у людини суто індивідуальний, він залежить від звичок, особливостей організму та характеру, а також від типу роботи. Тому найважливіші справи слід планувати той відрізок робочого дня, коли ви зазвичай буваєте максимально активні. На цей період дня добре планувати і пік активності.

Основні причини невиконання планів.

Будь-яке планування немає сенсу, а то й контролювати виконання плану. Це також справедливо для організацій, як і для окремої людини. Тому необхідно особливу увагу приділити контролю за тим, як ви виконуєте поставлені собі завдання.

Контроль за виконанням планів передбачає оцінку результатів та його порівняння з тим, що було заплановано.

Реальні та заплановані результати нерідко не збігаються. Щоб уникнути подібного в майбутньому, необхідно ретельно проаналізувати причини того, що заплановане не збігається з виконаним. Тут є три основні можливості:

1) плани були спочатку нереалізованими: ви поставили надто високу планку, яка була недосяжною;

2) було докладено недостатньо зусиль для реалізації планів. Це ваша недоробка, а тому в майбутньому треба докладати більше зусиль;

3) плани не були реалізовані через випадкові обставини, які не залежать від вашої волі. Отже, ви були реалістичними у встановленні цілей та докладали їх досягненню необхідних зусиль. Єдине, в чому полягає ваша помилка, це те, що ви не виділили достатньо часу на вирішення непередбачених проблем.

Очевидно, що кожна з цих можливостей дозволяє зробити важливі висновки, які будуть використані при подальшому плануванні. Пам'ятайте, що багато залежить від вашої чесності із самим собою. Не звалюйте тягар відповідальності на інших людей та обставини, намагайтеся бути господарем свого життя та нести відповідальність за власні вчинки.

Іноді плани не реалізуються з інших причин. Перерахуємо їх:

4) плани іноді не реалізуються через те, що їх дуже часто змінюють. Зрештою, це призводить до плутанини. Втім, не слід думати, що плани взагалі не повинні змінюватись. Іноді ситуація вимагає ухвалення інтуїтивних, миттєвих рішень, які не були передбачені планом. Крім того, час вносить свої корективи в будь-який план, яким би плідним та оригінальним він не був. Іншими словами, існує дві крайності, які необхідно уникати: з одного боку, це занадто жорстке ставлення до плану, з іншого боку, постійні зміни, які взагалі зводять нанівець саму ідею плану;

5) проблеми з реалізацією планів нерідко виникають через те, що досягнення цілей вимагає виконання надто великої кількості завдань. У такій ситуації план рано чи пізно перетворюється на нереалізований. Тому за потреби було б доцільно сісти та розібратися, у чому полягає причина такого становища. Зазвичай це просто невдало поставлені цілі чи відхилення плану від генеральної, головної мети, у результаті план перетворюється на зовсім неорганізований перелік дій.

Такі помилки також трапляються, проте рідше, ніж ті, що були зазначені вище.

З вище сказаного можна дійти невтішного висновку, що правильно управляти часом має вміти як керівник і менеджер, а й проста людина. Але при цьому ти маєш вести обов'язковий контроль за виконанням поставлених перед тобою завдань.

1.3 Планування особистої роботи менеджера

Як з'ясували, планування – це ключове заняття менеджера. І тому не дивно, що не лише Шипунов радить будувати плани розвитку своєї фірми на роки, місяці, тижні та дні.

Отже, після визначення цілей менеджер становить собі індивідуальну програму заходів для виконання поставлених перед ним завдань. Ціль без програми здійснюватися не може. Мета визначає питання «що?», а програма заходів – «як?». Ціль – це уявна діяльність для досягнення результату, а програма – практична дія.

Після визначення заходів програми, потрібно з'ясувати, скільки часу буде потрібно для їх досягнення. Термін виконання слід визначити з максимальною точністю. Індивідуальний план роботи містить завдання, які мають бути вирішені особисто менеджером, із зазначенням точних термінів їх виконання. Планувати свою роботу слід, щоб забезпечити виконання всіх завдань керівництва. Плани індивідуальної роботи менеджерів складаються аналогічно до комплексних планів керівної роботи на квартал, місяць, тиждень. Крім того, є ще оперативний план на один день.

В індивідуальному плані роботи слід передбачати час, необхідний проведення нарад, обговорення планів і завдань, участі у комісіях тощо; для особистих розмов чи наради у вужчому колі; для прийому відвідувачів; для участі у зборах колективу співробітників та конференціях; для навчання, відряджень; для керованого підрозділу; особистий час.

Враховуючи роботи, що регулярно повторюються (наради, збори, розбір пошти), прийом працівників у строго визначені години і дні тижня, можна налагодити такий ритм роботи, який дозволить заощадити велику кількість часу. При цьому планувати свою роботу менеджер може на більші відрізки часу (квартал, рік) шляхом розробки «регламентів роботи».

Питання, вирішення яких потребує інтенсивних витрат розумової енергії та глибокого аналізу, слід займатися дообідніх годин. Найменш продуктивний час можна відвести для нескладних та другорядних питань.

Індивідуальний план роботи має бути реальним і не перевантаженим. Необхідно запланувати відповідний резерв часу для непередбачених робіт, що несподівано виникають (одна година на день або півдня на тиждень). Час проведення наради, конференцій, обговорень має бути мінімальним та водночас достатнім для обміну інформацією. Це досягається шляхом ретельної організаційної підготовки заходу. Причому слід контролювати мету, а не заходи, необхідні для її досягнення. Через війну контролю свого індивідуального плану менеджер з'ясовує, наскільки вдалим було планування використання робочого дня, і яких результатів досягнуто. Практична користь від системи індивідуального планування та управління своєю роботою за допомогою поставленої мети полягає в тому, що керівник краще знає самого себе, надалі зуміє зосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, а досягати високих результатів.

Таким чином, планування особистої роботи пов'язане зі складанням індивідуального плану роботи, тобто потрібно передбачати час, необхідний для проведення нарад, обговорення планів та завдань, участі в комісіях, для навчання, відряджень, особистий час. Все це можна досягти шляхом ретельної організаційної підготовки. Але для цього знов-таки потрібні цілі та завдання, щоб досягти бажаних результатів.

1.4 Робота з документацією

Жодна технологічна операція управління, що з інформаційними процесами, підготовкою та прийняттям рішень, організаторської роботою, не обходиться без документування, тобто. без підготовки, виготовлення, оформлення та зберігання.

Документ – це носій інформації науково-технічного, економічного, оперативно-виробничого та адміністративного характеру. Документальна інформація охоплює всі сторони діяльності фірми і від того, наскільки добре спроектовано форми документів, організовано їх рух та обробку, багато в чому залежить ефективність управлінської праці.

Для раціональної організації операцій із документами необхідна їх сувора класифікація. Усі документи можна класифікувати так:

· Технічна документація

· Планово-облікова

· Оперативно-виробнича

· Документація з особового складу

· Адміністративна

Підготовка та оформлення документів, їх розмноження, прийом, довідка, реєстрація, контроль виконання складають зміст діловодства. Особливого значення у вдосконаленні системи діловодства набуває раціоналізація технологічного процесу. Раціоналізація документообігу полягає у вдосконаленні його технології за рахунок скорочення багатоступінчастості маршруту документів, складання таких технологічних карт проходження документів, впровадження автоматизованих засобів та систем документообігу.

Можна зробити висновок, що робота з документацією - це не проста роботата менеджер повинен знати всі особливості документообігу. Адже якщо хоч одне слово напишеш не так чи не поставиш підпис, печатку, то може статися все, що завгодно: втрата клієнта, позбавлення роботи. Тому потрібно бути обережним при складанні та оформленні ділової кореспонденції. Для цього існують шаблони та бланки документів, які полегшують та скорочують час роботи.

1.5 Методи та засоби накопичення інформації та контролю виконання

Будь-який менеджер потребує раціональних та економних засобів накопичення та контролю інформації. Таких коштів на сьогодні розроблено багато.

Однак багато керівників вважають за краще для поточної роботи використовувати комп'ютери, ноутбуки та іншу комп'ютерну техніку. Більше доступним засобомє діловий блокнот, у якому є спеціальні розділи для ручного запису. Але можна вести записи й у зошитах. Зазвичай ці зошити оснащуються по власним бажаннямта потребою. Порядок заповнення аркуша робочої групи зошита для запису інформації може бути індивідуальним. Робінс рекомендує максимально використовувати скорочення, різні умовні позначенняпід час ведення записів. Це набагато полегшує роботу, дуже наочно та компактно відображає хід ведення та виконання наказів та розпоряджень. Зручним засобом контролю доведення розпоряджень та наказів до багатьох виконавців є журнал оперативного контролю. Він може містити приблизно такі графи: терміни доведення та виконання, кількість строків доведення наказу чи розпорядження, кількість доповідей про виконання, проміжний контроль, виконавці. І тут можна широко застосовувати умовні позначення. Наприклад, Δ – термін доведення, O – доповіді, X – проміжний контроль тощо.

Психологи підтверджують, що навіть обдаровані особи більше забувають, ніж запам'ятовують, те, що стосується робочих матеріалів. У пам'яті залишається лише 20% того, що було повідомлено. Тому систематичне ведення записів дуже важливе для людей, які мають широке коло обов'язків. Як каже Шейнов: «Блокнот із записами для ділової людини – те саме, що мережа для рибалки».

В результаті міркування зробимо висновок, що будь-якому менеджеру потрібні економічні засоби накопичення, контролю та зберігання інформації. Багато хто з них використовують автоматизовані системи зберігання інформації, наприклад комп'ютери, ноутбуки, а також ведуть журнали записів та ділові блокноти. Це набагато полегшує роботу, дуже наочно та компактно відображає хід ведення та виконання наказів та розпоряджень.

1.6 Відповіді на запитання

Поряд із жвавістю та оперативністю відповіді на питання вважаються одним із найважчих способів спілкування з масами. Завдання керівника, відповідального питання, складна, його відповіді містять елементи як діалогічного мовлення з характерними нею дефіцитом часу і швидкої реакцією, і монологической.

За умов демократизації та гласності змінився характер питань. Розширився діапазон поняття «гостре питання». Це не лише питання, пов'язане з недоліками у постачанні, торгівлі, обслуговуванні, організації. Сьогодні «гостре питання» – це питання-критика, питання-виступ, питання-пропозиція. І що більше таких питань, то більше можливостей у менеджера вести відверту розмову, живу дискусію з аудиторією.

При цьому виключається позиція "конфліктів з аудиторією", "оборони" від гострих питань із переходом на контратаку; не словесна баталія, а сучасний пошук рішення з урахуванням поставлених питань.

Цілком неприпустимим є роздратування, зневажливий тон, навіть якщо виступаючі явно намагаються «завести» аудиторію. Протипоказані грубість і зарозумілість, вони викликають лише негативну реакцію. Єдино можлива тональність відповіді питання – доброзичлива розмова на рівних. Не доречно взагалі «давати відсіч» та «ставити на місце».

Отже, зробимо висновок, що менеджеру потрібно вміти спілкуватися зі своїми колегами та клієнтами, тому що правильна постановка питання та відповіді служить для збереження довгих та сприятливих стосунків. Не треба застосовувати грубість та зарозумілість, щоб не виявитися ініціатором конфліктної ситуації.

1.7 Планування відряджень керівника

За даними Шипунова, дослідження показують, що керівник витрачає на відрядження (ділові поїздки) в середньому 12-20% свого робочого часу. Це говорить про те, що відрядження необхідно ретельно планувати, підвищувати їх ефективність. Правильна організація відрядження забезпечує своєчасне прибуття на місце призначення, гарантує достатній термін для вирішення службових питань та унеможливлює нераціональні витрати часу.

Після повернення з відрядження керівник переглядає матеріали, що надійшли, цікавиться інформацією про те, хто відвідував, дзвонив, як пройшло відрядження і готує звіт, до якого включено три розділи: обґрунтування необхідності відрядження, послідовність вирішення питань та висновки та рекомендації.

Таким чином, службове відрядження входить до переліку обов'язків менеджера. Відрядження призначається керівником на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Тому менеджер повинен правильно подати керівнику всі матеріали та звіти, які він знайшов та підготував під час своєї відсутності.

1.8 Творчий підхід до вирішення проблем

У світовому діловому середовищі, у якому зміни відбуваються дуже швидко і бурхливо, майже всі організації відчувають величезний недолік у творчих особистостях.

Унікальність та різноманітність проблем, з якими стикаються менеджери, вимагає від них уміння підходити до вирішення проблем із творчою точкою зору. Творчість – основа розуму. Всім людям необхідно прагнути до розширення своїх розумових здібностей, зокрема намагатися відкрити свій розум для нових ідей. Однак, хоча здатність підвищувати свій творчий потенціал має кожна людина, далеко не всі намагаються її розвинути.

Для розвитку своїх творчих якостей пропонується скористатися десятьма рекомендаціями:

1. Ставтеся себе як до творчої особистості. Дослідження показують, що. Якщо людина вважає, що вона не в змозі мислити творчо, вона ніколи не зможе цього досягти. Віра у свою здатність бути творчою особистістю є першим кроком до формування творчого підходу до роботи.

2. Не ігноруйте інтуїцію. Кожен індивід має підсвідомий розум, який функціонує правильно. Іноді відповідь на тяжке питанняз'являється в момент, коли ви його найменше очікуєте. Прислухайтеся до свого «внутрішнього голосу».

3. Намагайтеся вийти із зони комфортності. Кожна людина має свою зону комфортності, для якої характерна повна визначеність та впевненість у завтрашньому дні. Проте творчість та внутрішнє заспокоєність, як правило, не сумісні. Щоб стати творчою особистістю, необхідно порушити статус і зосередитись на чомусь принципово новому.

4. Чітко визначте, що хочете зробити. Перш, ніж приступити до вирішення проблеми, творча людина повинна визначити, скільки часу їй потрібно, щоб вникнути в її суть, подумки об'єднати всі відомі їй факти, узагальнити їх і постаратися виділити найважливіші з них.

5. Шукайте способи вирішення проблем. До вирішення проблем можна підходити різними способами: ви можете виділити певний період часу з тим, щоб зосередитися саме на ньому; можна розробити план розв'язання проблеми; можна виділити підзавдання; визначити вигадану чи реалістичну аналогію. У вашому розпорядженні безліч різних стратегій для вирішення проблем: вербальні, візуальні, рольові, математичні, інтуїтивні.

6. Шукайте спосіб найкращого вирішення проблеми. Це означає, що, вирішуючи ту чи іншу проблему, слід свідомо намагатися знаходити оригінальні рішення, не побоюючись здатися навколишнім безглуздим та ігноруючи деякі культурні табу. Намагайтеся завжди бути готовим до сприйняття неординарних та заплутаних фактів, обмірковуйте нетрадиційні способи використання предметів та елементів зовнішнього середовища. Відмовляйтеся від звичайних або звичних способів і постійно прагнете об'єктивності, намагаючись так само критично ставитися до своїх ідей, як ідей оточуючих.

7. Знайдіть кілька відповідей. Бути творчою особистістю означає продовжувати пошук інших варіантів рішень навіть після того, як на ваш погляд, проблема вже вирішена. Слід завжди пам'ятати, що, можливо, найкраще, творчіше рішення, ще попереду.

8. Вірте, що розумне рішення неодмінно буде знайдено. Творча людина вірить у свої сили, а й у власні ідеї. Якщо в глибині душі вважаєте, що не зможете знайти рішення, то так воно й буде.

9. Використовуйте метод «мозкової атаки». Творчий процес не може бути ізольованою дією. Взаємний обмін ідеями та варіантами рішень створює ефект синергітизму.

10. Втілюйте творчі ідеї в життя. Запропонуйте творчу ідею- Це лише частина процесу. Після того, як такі ідеї виникають, їх необхідно втілити в життя. Якщо найбільш чудові ідеї будуть зберігатися у вашому мозку або в документі, який ніхто не читатиме, це навряд чи значною мірою сприяє подальшого розвиткуваші творчі здібності.

Отже, можна дійти невтішного висновку, що менеджеру просто необхідний творчий підхід до вирішення проблем. Потрібно мати широкий кругозір, високий інтелект і здібності, щоб вирішити навіть дуже складні проблеми і приймати важливі рішення, вигадувати нові ідеї, необхідні для успішної діяльності організації. Потрібно завжди пам'ятати, що якщо в глибині душі вважаєте, що зможете знайти рішення, ви завжди його знайдете.

1.9 Перевантаження у діяльності менеджера-вплив на продуктивність праці для підприємства.

Перевантаженнями в діяльності менеджера або співробітників, на нашу думку, називається трудовий потенціал, що неефективно використовується: перенапруга психофізіологічних можливостей участі в суспільно корисній діяльності, неможливість нормальних соціальних контактів, відсутність здатності до генерації нових ідей і методів, нераціональність поведінки. Усе це знижує продуктивність праці та збільшує витрати робочого дня менеджера.

Ефективна система управління полягає в економічному використанні всіх видів ресурсів (зокрема резервів робочого дня). Виділяються такі положення:

Перевантаження внаслідок помилок менеджера;

Перевантаження внаслідок організаційних недоліків;

Перевантаження внаслідок диспропорції між управлінськими функціями та його впливом геть втрати часу менеджера. На основі лонгітюдного прямування авторами запропоновані рекомендації щодо посилення авторитету, а, отже, керованості підприємства.

Коли стомлюваність менеджера накопичується, не може підтримувати високу працездатність, у результаті продуктивність праці для підприємства знижується, витрати робочого дня зростають. Резерви підвищення продуктивність праці виявляються у здібностях керівника передбачати можливості розвитку як власного потенціалу, а й усього когнітивного потенціалу працівників підприємства. Кожен працівник має можливості творчого вирішення поставлених завдань у строк. Нерозуміння цього самими керівниками та підлеглими є постійним джерелом конфліктів у трудовому колективі, а також результатів низької продуктивності праці. Через війну дослідження менеджерів виявлено показники втрат робочого дня з погляду самих менеджерів. Було виділено види перевантажень, що призводять до зниження продуктивності праці на підприємстві, та визначено три блоки діяльності, спрямовані на виключення як організаційних помилок, так і помилок у діяльності менеджера:

1-й блок-діяльність, спрямовану виключення організаційних недоліків;

2-й блок-діяльність, спрямовану виключення організаційних недоліків у діяльності менеджера;

3-й блок-діяльність, спрямована на виключення диспропорції між управлінськими функціями.

Втрати робочого дня вказують на резерви підвищення продуктивність праці менеджерів. Необхідно:

· Аналізувати фіксовані зриви виконання плану;

· Делегувати права та обов'язки (необхідну частку самостійності);

· Впроваджувати двофазну систему прийняття рішень;

· Замінювати особисті контакти засобами техніки та комунікації;

· Забезпечувати раціональний розпорядок часу і т.д.

Результати дослідження показали, що сучасний керівник повинен володіти комплексом методик, що дозволяють виявляти індивідуально-психологічні особливості своєї діяльності, а також контактів і комунікацій, від засвоєння яких значною мірою залежить його вплив на колектив і в цілому його авторитет.

Отже, навантаження у діяльності менеджера впливають його подальшу працездатність. Потрібно вміти раціонально розподіляти свою роботу, делегувати повноваження, спочатку вирішувати легкі завдання, а складні залишати на потім, тим самим звільняючи себе від великого навантаження. Важливо пам'ятати: не треба залишати на завтра незакінчених справ, якщо це можна зробити сьогодні, щоб не витрачати робочий час.

1.10 Організація робочого місця

1.10.1 Сприятливий режим та умови праці

Продуктивність управлінського праці перебуває у прямої залежності стану робочих місць та умов, у яких працює менеджер. Значення розглянутої проблеми посилюється у зв'язку з появою нових організацій ринкового типу, коли відбуваються суттєві якісні зміни у системі управління економічними та соціальними процесами.

Раціональна організація робочого місця менеджера забезпечує створення в управлінській діяльності максимальних зручностей та сприятливих умовпраці, що підвищує змістовність роботи. В даний час розроблено понад 5 тисяч типових проектів організації робочих місць для різних категорійадміністративно-управлінського персоналу. В її основі лежать принципи:

· Делегування повноважень

· Спеціалізація

· Паралельність

· Пропорційність

· Ритмічність

В основі будь-якого планування робочого місця менеджера лежить поділ його кабінету на робочу зону та зону нарад (переговорів).

Система обслуговування робочого місця менеджера в даному випадку повинна мати різні засоби зв'язку та автоматизовану систему інформації (АСІ). У практику управління широко впроваджується автоматизоване робоче місце(АРМ). У своєму складі АРМ, як правило, має ПЕОМ, календар, діалогові пристрої, електронний щоденник, потужний калькулятор з великою ємністю пам'яті, засіб для створення та зберігання особистої та службової кореспонденції, систему контролю за виконанням доручень. Крім принципів організації робочих місць апарату управління необхідно дотримуватися ряду економічних, ергономічних та естетичних вимог до нього:

Матеріальна та моральна заітерисованість.Менеджер повинен сформувати систему мотивів, що спонукають співробітників систематично покращувати режим та умови їхньої праці.

Зручність меблів. Завдання полягає в тому, щоб вибрати габарити і форму меблів з урахуванням антропометричних даних особистості і зручно помістити її на робочому місці.

Наявність засобів оргтехніки.Робоче місце має бути обладнане відповідною оргтехнікою, а отже, створено технологію ефективного її використання.

Сприятливі санітарно-гігієнічні та естетичні умови праці.У приміщенні повинні бути оптимальними температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів тощо.

Раціональний режим праці та відпочинку.Ненормований робочий день менеджера робить необхідним встановлення йому гнучкого графіка виходу працювати з урахуванням стомлюваності людини (Додаток 1).

Найбільш відповідальним моментом у роботі з раціоналізації управлінської праці є планування заходів щодо створення сприятливих умов праці керівників та спеціалістів організації. Вони можуть розроблятися різних рівнях управління.

У результаті можна сказати, що кожен співробітник хоче мати сприятливий режим та умови праці, автоматизоване робоче місце. Все це йому має надати керівник, щоб була висока продуктивність праці та працездатність персоналу. Адже від цього залежить подальша роботаорганізації.

1.10.2 Культура управлінської праці

Серед основних елементів менеджменту одним із найяскравіших є управлінська культура.

Слово "культура" буквально означає виховання, освіту, розвиток. У сенсі термін «управлінська культура» використовується для показники організаційно-технічних умов і традицій управління, професійного та морального розвитку менеджера.

У вузькому значенні культура управлінської праці може трактуватись як службова етика керівника.

Специфіка культури управлінської праці у тому, що у її основі лежать певні норми, які мають суворо дотримуватися менеджером. Найважливіші з них:

1) Юридичні норми управлінської праці, які відображені у державно-правових актах Культура менеджера у цьому сенсі полягає у знанні та виконанні юридичних норм;

2) Моральні норми-регулюють поведінку менеджера у сфері моральності та моралі;

3) Організаційні норми-Встановлюють структуру організації, склад та порядок діяльності функціональних підрозділів та їх керівників; правила внутрішнього розпорядку та інші норми організаційного плану, прийняті у створенні;

4) Економічні норми-регулюють економічну діяльність організації.

Є й інші види норм, які формують управлінську культуру. Зрештою утворюється сукупність елементів, атестующая діяльність менеджера у межах культури управлінського праці (Додаток 2).

Особиста культура. Включає рівень кваліфікації; етичне виховання; особисту гігієну та зовнішній вигляд; форму звернення до підлеглих тощо.

Раціональний розподіл робочого дня.Раціональна організація праці менеджера немислима без чіткого уявлення у тому, що він робить, що він це робить, скільки часу витрачає різні види работ. Йдеться про суворе планування особистої роботи за такими напрямами: робота з документами, робота з кадрами, вирішення соціально-економічних питань, вирішення комерційних питань, нарада, переговори, непродуктивні витрати часу, неуточнений час.

Менеджеру водночас слід пам'ятати, що він має враховувати і планувати як робочий, а й вільний час. Адже стара істина каже: «Хто не вміє працювати, той не вміє і відпочивати».

Культура утримання робочого місця.Окремі менеджери вважають, що у процесі роботи необхідно, щоб усе було «під рукою», і з цією метою на робочий стіл викладають всю наявну документацію. Це не правильно. При такому підході трудовий процес важко: зменшується площа столу; важко зосередитися на будь-якій одній справі; погіршуються санітарно-гігієнічні умови; легко втратити потрібні на даний момент документи тощо.

Слід вважати за ідеальний такий порядок на робочому столі, коли на ньому знаходяться лише потрібні для роботи документи. Крім того, у службовому приміщенні необхідно своєчасно проводити прибирання, замінити меблі, що вийшли з ладу.

Культура проведення масових заходів.Йдеться, перш за все, про культуру проведення різноманітних нарад, переговорів і бесід.

Культура прийому відвідувачів.Вона передбачає дотримання правил і вимог прийому працівників, як із особистим, і по службовим питанням.

Культура у роботі з листами.Сюди входять обов'язкова реєстрація листів, певні терміниїх розгляду, персональну відповідальність керівника за своєчасне реагування на них, обов'язкову відповідь на кожен лист.

Культура мови.Близько 80% робочого дня менеджера пов'язані з контактами з людьми. Тому вміння говорити є важливим складником культури праці менеджера.

Організаційна культура. Вона визначає ступінь володіння знаннями теорії управління, методами організаторської роботи, досвід, навички, уміння здійснювати різноманітні організаторські процедури, що становлять значний. питома вагау структурі робочого дня менеджера.

До організаційних процедур можна віднести підбір і розстановку кадрів, роботу з кадрами; розроблення організаційних і нормативів, планів особистої роботи; постановку завдань та доведення їх до виконавців, розпорядництво, контроль виконання та ін.

Зрештою, можна сказати, що в основі культури управлінської праці лежать певні норми (про них ми говорили вище), які повинні суворо дотримуватись менеджером. Вони закладено всі правила поведінки менеджера у сфері моралі та відповідальності, у сфері внутрішнього розпорядку. Тому менеджер повинен дотримуватися управлінської культури, щоб бути успішним фахівцем у галузі управління. А для цього потрібно займатися самоосвітою, розвитком своїх здібностей тощо.

2 Діагностика вміння планувати робочий день на прикладі менеджера

ТОВ «Птах»

Планування індивідуальної роботи – одне із найважливіших елементів роботи керівника. Щоб довести це, проведемо діагностику, як керівник або менеджер ТОВ «Птах» вміє планувати свій робочий день.

1) Постановка цілей та завдань в управлінській діяльності.Перше, що менеджер має вміти робити – це ставити цілі перед початком роботи. З результатів спостереження видно, керівник уміє ставити собі мети і завдання. Вона в свою чергу, щоб поставити мету завжди думає про майбутнє. Ціль дає ясність про те, в якому напрямку необхідно рухатися. Без неї можна загубитися в дрібницях і зійти з правильного шляху. Для цієї організації головними цілями є досягти високого товарообігу й одержати максимальну прибыль. Якщо керівника існує усвідомлена мета, то туди ж направлені і всі несвідомі сили керівника, тобто. Цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. “Випадкові успіхи хороші, але рідкісні. Заплановані успіхи кращі, оскільки вони керовані та трапляються частіше”. Саме у постановці цілей полягають ази діяльності підприємства та його успішне майбутнє.

2) Ефективність використання робочого дня.Будь-який керівник має ненормований робочий день, тому він може прийти на роботу раніше, а піти пізніше. Це насамперед залежить від обсягу роботи, яку керівнику потрібно зробити.

Керівник розпочинає свій робочий день з перевірки плану дня. Потім аналізує нові дані щодо торгових точок, з'ясовує причини позитивних і негативних цифр, дає рекомендації. Також обдзвонює торгові точки, цікавиться, як ідуть справи з продажу продукції. Керівник або менеджер виділяє серед робочого дня невеликий час для відпочинку та харчування. Воно триває 1 годину 30 хвилин, що цілком вистачає відпочити та відволіктися від своїх службових обов'язків. Велика кількість часу у керівника йде на телефонні дзвінки та поїздки. На телефонні переговори витрачається від 4 до 27% робочого дня. Тому керівнику необхідно мати правильний організований довідковий апарат. До нього має входити: список абонентів міської телефонної мережі (телефони організацій, підприємств, служб); Список телефонів співробітників своєї фірми. Загалом можна сказати, що керівник цілком справляється зі своєю роботою і не залишає незакінчені справи на завтра, тому що підтримує той самий темп роботи.

Таким чином, можна сміливо сказати, що успіх кожного керівника залежить не лише від матеріально-економічних величин, а й від того, як він розпоряджається найціннішим надбанням – часом.

При плануванні часу розробимо декілька основних рекомендацій:

· Під час упорядкування плану дня краще залишити 40% робочого дня вільним, тобто. 60% – запланований час, 20% – непередбачений час, 20%-спонтанний час;

· Необхідно документувати витрачений час, при цьому треба вказувати, як і на що він був витрачений;

· Ведення завдань воєдино – план дій, тобто. щоб скласти хороший план необхідно мати уявлення про майбутні справи;

· Регулярність - системність - послідовність;

· Реалістичне планування, тобто. необхідно планувати лише обсяг завдань, з яким ти реально можеш впоратися.

3) Планування особистої роботи.Як вже з'ясували, планування – це ключове заняття керівника або менеджера. Тому рекомендують будувати плани розвитку своєї фірми на роки, місяці, тижні та дні.

Після визначення цілей керівник становить собі індивідуальну програму заходів до виконання поставлених йому завдання. Потім вона з'ясовує, скільки часу потрібно їх досягнення. План індивідуальної роботи керівник складає квартал, місяць, тиждень. Також вона складає план щодня. Наприклад, сьогодні вона їде до Пермі, а завтра до Кунгура. І обов'язково повідомляє свого заступника про заплановану поїздку та свої плани.

4) Робота із документацією.Керівник на столі завжди має багато різних документів. Тому потрібно добре знати, де якийсь документ лежить, щоб легко його знайти. Наприклад, всі накази ТОВ «Птах» поділяються на 4 види: накази, що стосуються виробництва, премії, кадрів та відпусток. Усі вони знаходяться в окремих папках-швидкозшивачах. Також керівник працює із формами 1,2,3, аналізує всі дані, складає протоколи, звіти.

Документальна інформація охоплює всі сторони діяльності підприємства від того, наскільки добре спроектовано форми документів, організовано їх рух та обробку, багато в чому залежить ефективність управлінської праці.

5) Методи та засоби накопичення інформації та контролю.Керівник цієї організації не має на столі комп'ютера та іншої комп'ютерної техніки. Їй це не потрібне. Тому доступнішим засобом для неї є діловий блокнот, в якому є спеціальні розділи для ручного запису. Це набагато полегшує роботу, дуже наочно та компактно відображає хід ведення та виконання наказів та розпоряджень. Для швидкого запису він використовує спеціально нарізані маленькі листочки паперу, щоб не забути щойно отриману інформацію. Також зручним засобом контролю доведення розпоряджень та наказів до багатьох виконавців є журнал оперативного контролю. Він містить такі графи: термін доведення та виконання, число строку доведення наказу чи розпорядження, число доповіді про виконання, проміжний контроль, виконавці.

6) Відповіді на запитання.Керівник відповідає на запитання швидко, чітко та зрозуміло. Якщо їй телефонують, то вона спочатку вислухає, а потім уже говорить свою точку зору. Коли проводяться планерки та збори, керівник говорить чітко та спокійно, відповідає на запитання співробітників спокійним тоном, не підвищуючи голос, тим самим запобігає всім розбіжностям.

7) Планування відряджень.Можна сміливо сказати, керівник цієї організації витрачає на відрядження (ділові поїздки) у середньому 12-20% свого робочого дня. Тому потрібно ретельно планувати поїздки та підвищувати їх ефективність. Здебільшого керівник виїжджає не так на великі відстані. І виїжджає не одна, а з кимось із своїх співробітників. Правильна організація відрядження забезпечує своєчасне прибуття на місце призначення, гарантує достатній термін для вирішення службових питань та унеможливлює нераціональні витрати часу.

8) Творчий підхід вирішення проблем.Будь-який керівник повинен мати творчий підхід до вирішення проблеми. У керівника ТОВ «Птах» він є. Вона завжди при прийнятті рішення користується своїми здібностями, розвиненим світоглядом, інтелектом. Іноді використовує скоріше інтуїцію, ніж творчість.

Для розвитку творчих якостей керівника пропонується скористатися кількома рекомендаціями:

· Ставтеся до себе як до творчої особистості;

· шукайте спосіб найкращого вирішення проблеми;

· продовжуйте пошук інших варіантів рішень навіть після того, як на ваш погляд, проблема вже вирішена;

· Вірте не тільки у свої сили, а й у власні ідеї;

· слід завжди пам'ятати, що, можливо, краще, творчіше рішення, ще попереду.

9) Організація робочого місця.Раціональна організація робочого місця менеджера забезпечує створення в управлінській діяльності максимальних зручностей та сприятливих умов праці, підвищує змістовність роботи. У ТОВ «Птиця» в повному обсязі розвинена організація робочого місця, т.к. підприємство ще молоде, і цей процес ще перебуває на стадії зростання. В основі будь-якого планування робочого місця керівника лежить поділ його кабінету на робочу зону та зону нарад (переговорів). У цій організації цього немає. Стіл керівника стоїть буквою «Т», з обох боків стільця. У неї ідеальним порядок на робочому столі, тобто. у ньому перебувають лише необхідні роботи документи. Крім того, у службовому приміщенні своєчасно проводиться збирання. Також у кабінеті є окрема шафа для верхнього одягу та шафа для документів, книг та іншої ділової літератури. У кабінеті немає комп'ютера та інший орг. техніки. У приміщенні переважає температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів і т.п. Можна дійти невтішного висновку, що з плануванні робочого місця керівника та інших співробітників не увійшла до уваги саме раціональна розстановка меблів.

3 Правове забезпечення роботи

1. Трудовий кодекс РФ : Розділ ІV. Робочий час , глава 15. Загальні положення

2. Трудовий кодекс РФ: Розділ IV., Робочий час, глава 16. Режим робочого дня, стаття 100 . Режим робочого дня.

3. Трудовий кодекс РФ: Розділ IV., Робочий час, глава 24. Гарантії при направленні працівників у службові відрядження, інші службові поїздки та переїзді на роботу в іншу місцевість, стаття 166. Поняття службового відрядження.

4. Постанова Мінпраці РФ від 17 червня 2003 р. № 36. "Про затвердження правил з охорони праці".

5. Кодекс РФ про адміністративні правопорушення від 30 грудня 2001 р. № 195-ФЗ, ст. 5.27. Порушення законодавства про працю та охорону праці.

6. ГОСТ Р 630-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

7. Федеральний законвід 20 лютого 1995 р. №24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації та захист інформації». Відомості Верховної РФ. 1995 р. №8. Ст. 609.

8. Постанова Уряду РФ від 27 листопада 2006 р. № 719 "Про затвердження положення про військовий облік".

Висновок

За допомогою планування ми переносимо майбутнє в сьогодення

і тим самим має можливість

зробити щось щодо

його вже зараз.

Алан Лейкін

Курсова робота складається з вступу, теоретичної частини, дослідницької частини та висновків. У першому розділі курсової роботи розкрито сутність планування індивідуальної роботи менеджера. У дослідницькій частині описано діагностику вміння планувати робочий день на прикладі ТОВ «Птах».

У результаті написання курсової роботи докладніше було вивчено тему: «Планування індивідуальної роботи менеджера», тому сміливо можна застосовувати отримані знання практично. Також було розглянуто основні питання. Наприклад, як ефективніше розпоряджатися своїм часом, як грамотно працювати з документацією, як розвивати у собі творчі підходи у вирішенні питань та багато іншого.

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». тобто. розбили б на конкретні покрокові дії і почали б із першого. У цьому полягає процес планування.

Інтелект, здатність мислити, планувати і приймати рішення є основним знаряддям у справі недопущення зволікання у справах збільшення своєї продуктивності. Чим кращий план, тим легше подолати схильність до зволікання, почати рух уперед, після чого продовжувати наполегливо досягати своєї мети.

Однією з вищих цілей у будь-якій роботі є досягнення найвищої можливої ​​віддачі від витраченої розумової, емоційної та фізичної енергії. Вигідною обставиною є те, що кожна хвилина, витрачена на планування, заощаджує не менше десяти хвилин, проте це не велика «жертва» заощадить щонайменше дві години (100-120 хвилин) витраченого інакше марно часу і безцільно витрачених зусиль протягом всього дня.

Адже не рідко говорять про так звану формулу шести «П», яка говорить: «Плануванням передують правильні вчинки і запобігають поганим».

Подумавши над тим, скільки користі здатне принести планування у справі підвищення вашої продуктивності і продуктивності і на роботі, і вдома, доводиться дивуватися, чому так мало менеджерів практикують його в повсякденному житті. Само собою планування не є нічого складного. Все, що потрібно – це ручка та папір. Необхідно використовувати принцип: заздалегідь складати список всього, що потрібно зробити, перш ніж приступаєте до здійснення цілей.

ВАРІАНТИ ЗАВДАНЬ І МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ З ВИКОНАННЯ ДОМАШНІЙ КОНТРОЛЬНОЇ РОБОТИ

Завдання для всіх варіантів:

ПИТАННЯ. Дати характеристику організаційної структури свого підприємства

1. Дати коротку характеристику свого підприємства (вид діяльності, масштаб, основні цілі та завдання).

2. Подати організаційну структуру свого підприємства:

2.1. Дати визначення організаційної структури свого підприємства (лінійна, матрична, функціональна тощо).

2.2. Обгрунтувати вид організаційної структури (які чинники вплинули саме такий розподіл обов'язки у цій організації).

2.3. Уявити організаційну структуру як схеми.

2.4. Позначити переваги та недоліки цієї організаційної структури.

3. Зробити висновки щодо ефективності наявної організаційної структури та сформулювати рекомендації щодо її вдосконалення

питання. Організація особистої роботи менеджера.

Для відповіді на це запитання необхідно:

2.1. Визначення бажаних цілей та диференціація їх за такими часовими критеріями:

"Диференціація"(Від лат. Різниця) - форма організації навчальної діяльності, що враховує схильності, інтереси, здібності учнів.

Визначення бажаних цілей та диференціація їх за такими часовими критеріями:

• довгострокових життєвих цілей (особистих та професійних);

• середньострокових цілей (на найближчі 5 років);

• короткострокових цілей (на найближчі 12 місяців).

Проведення аналіз «мета-засіб», у ході необхідні для досягнення цілей ресурси (особисті, фінансові, тимчасові) порівнюються з реальною ситуацією. Для цього потрібно звернутися до складеного «інвентарного опису» цілей і вибрати 3–4 найважливіші цілі, визначити необхідні для їх досягнення кошти та перевірити, чого ще потрібно досягти або чого приступити, щоб досягти цілей.

· - Забезпечити гнучкість планів;

· - фіксувати в планах не тільки дії, а й очікувані результати;

· - встановити точні терміни та тимчасові норми для виконання справ;

· - відрізнити важливе від термінового та уникати тиранії термінових справ;

· - постійно переглядати та коригувати плани з погляду повної та своєчасної реалізації справ;

· - Планувати використання особистого часу;

· - Резервувати великі безперервні періоди часу на вирішення великих завдань та короткі - для дрібних питань;

· - Стежити, щоб на непродуктивну діяльність витрачалося якнайменше часу;

· - намагатися планувати альтернативно та шукати кращий варіант;

· - Узгоджувати свої плани з колегами.

· Плани складаються на рік, півроку, місяць, останній план складається денний план, що ставиться на основі тижневого плану. У ньому встановлюється, які справи мають бути виконані протягом дня, причому до раніше запланованих додаються непродумані.

При цьому, по суті, виділяються професійні орієнтири, що посилюють трудову мотивацію та спрямовують професійні устремління.

· Визначити свої переваги;

· Визначити свої недоліки.

· Вказати зовнішні сприятливі, що сприяють кар'єрі фактори;

· Вказати зовнішні несприятливі фактори та загрози;

2.3. Планування індивідуального часу менеджера. Існують такі правила планування:

Охопити планом лише 60% робочого дня, залишаючи 20% на вирішення непередбачених проблем та 20% – на творчу діяльність, зокрема підвищення кваліфікації;

Ретельно документувати витрати часу, щоб мати про нього чітке уявлення;

Завжди доводити до кінця розпочату справу;

Планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися; - Забезпечити гнучкість планів;

Фіксувати у планах не лише дії, а й очікувані результати;

Встановити точні терміни та тимчасові норми для виконання справ;

Відрізнити важливе від термінового та уникати тиранії термінових справ;

Постійно переглядати та коригувати плани з погляду повної та своєчасної реалізації справ;

планувати використання особистого часу;

Резервувати великі безперервні періоди часу рішення великих завдань і короткі – для дрібних питань;

Слідкувати, щоб на непродуктивну діяльність витрачалося якнайменше часу;

Намагатися планувати альтернативно та шукати кращий варіант;

Узгоджувати свої плани із колегами.

Плани складаються роком, півроку, місяць, останній план складається денний план, що ставиться з урахуванням тижневого плану. У ньому встановлюється, які справи мають бути виконані протягом дня, причому до раніше запланованих додаються непродумані.

1. Дати визначення поняття «самоменеджмент».

2. Розглянути процес планування особистої роботи менеджера на прикладі конкретної посади в організаційній структурі свого підприємства:

2.1. визначення цілей та диференціація їх за тимчасовими критеріями.

2.2. Визначення особистих ресурсів задля досягнення цілей.

2.3. Планування індивідуального часу менеджера.

2.4. Самоконтроль.

3. Зробити висновки про ефективність самоменеджменту організації.

Самоменеджмент є послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і з сенсом використовувати свій час.

Багато менеджерів надто орієнтовані процес діяльності, а чи не з його результати. При такому підході вони віддають перевагу:

Правильно робити справи натомість, щоб робити правильні справи;

Вирішувати проблеми замість створення творчих альтернатив;

Виконати обов'язок замість домагатися результатів;

Зменшувати витрати замість підвищувати прибуток.

Кожній людині взагалі і особливо тому, хто готує себе до роботи організатора-менеджера або є таким, в першу чергу, необхідно вміти перетворити ситуацію, для якої типова невпорядкованість дій, обумовлена ​​зовнішніми обставинами, в ситуацію спрямованих і здійснених завдань. Навіть тоді, коли на вас з усіх боків звалюються різні завдання і робота прямо-таки захльостує, можна завдяки послідовному плануванню часу та використанню методів наукової організації праці краще здійснювати свою діяльність, щодня виділяючи резерв часу (у тому числі й для дозвілля) для справді. керівних функцій.

У зв'язку з цим слід зазначити, що це справи, виконувані менеджером, можуть відрізнятися за такими признаками:

· За значимістю;

· За тривалістю виконання;

· За кількістю учасників у їх виконанні;

· За витратами нервово-емоційної енергії;

· За характером і т. д.

Найважливішим для менеджера ознакою є важливість чи значимість йому майбутніх справ, що значно варіює від однієї справи до іншого.

Самоменеджмент - це саморозвиток менеджера як особистості та організація його особистої діяльності. Самоменеджмент передбачає цілеспрямоване та послідовне використання перевірених методів роботи у повсякденній практиці. Він особливо ефективний у специфічних умовах переважання самоорганізації. Щоденний процес вирішення різноманітних завдань можна представити як коло самоменеджменту. У ньому зазначено п'ять функцій: постановка цілей, планування, визначення пріоритетів, складання порядку дня, а також самоконтроль та коригування цілей.

Мета самоменеджменту - використовувати свої можливості по максимуму, свідомо керувати ходом свого життя та долати обставини ззовні в особистому житті та на роботі.

Розглянути процес планування особистої роботи менеджера на прикладі конкретної посади в організаційній структурі свого

План менеджера з продажу на день

План менеджера з продажу на день складається з досвіду та здібностей кожного співробітника. Такий план схожий на розклад і складається з наступних пунктів:

1. Робота з вже напрацьованою базою клієнтів;

2. Пошук та виявлення нових потенційних клієнтів;

3. Залучення нових клієнтів (розмови по телефону та зустрічі з новими клієнтами);

4. Спостереження над роботою конкурентів;

5. Аналіз виконаної роботи (як власної, і відділу загалом)

План менеджера з продажу на місяць

План роботи менеджера з продажу на місяць зазвичай складається із попереднього результату. Тобто враховуються продажі за минулий місяць і додається приблизне зростання продажу наступного місяця.

Такий план складається ретельно і об'єктивно, тому що місяць на місяць не доводиться – один може бути досить блискучим, а інший навіть надто скромним. Тому беруть середні значення та з'ясовують:

· Обсяг продуктів, який можна реалізувати вже напрацьованим клієнтам;

· На скільки саме можна збільшити обсяг продажів своїм наявним клієнтам;

· Скільки можливо знайти та залучити нових клієнтів і скільки їм продукту можна буде продати.

Кожен план продажів для менеджерів допомагає грамотно організувати роботу співробітника, правильно і максимально раціонально використовувати кожну хвилину його робочого часу, домагатися поставлених завдань та цілей, виконувати їх і навіть значно покращувати попередні результати і, зрозуміло, збільшувати зростання продажів.

4 варіант

· Видом діяльності організації є продаж та постачання текстильної продукції.

Організація є дилером Білоруського текстильного заводу. Продаж здійснюється по всій Росії.

Основні цілі, доставка якісної текстильної продукції за вигідною ціною.

· Наша організація має лінійну структуру. Ця структура характеризується тим, що на чолі кожного підрозділу стоїть керівник, який контролює всі функції, що здійснюються підлеглими йому працівниками.

Його рішення передаються по ланцюжку зверху донизу.

· Це проста структура для здійснення управління малим підприємством.

Генеральний директор

Планування покликане забезпечити раціональне використання, ймовірно, найціннішого надбання - часу, а саме: або наявний час використати для плідної та успішної діяльності, або досягти поставленої мети з можливо меншою витратою часу. Чим краще ми розподілимо (сплануємо) свій час, тим краще зможемо використовувати його у своїх особистих та професійних інтересах. Планування як складова частина завдань та правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей та структурування (упорядкування) часу.

Планування повсякденної роботи, середньо та довгострокових акцій та результатів має своїм результатом економію часу, досягнення успіху та велику впевненість у собі.

Навряд чи необхідно доводити переваги планування у межах підприємства. З позицій самоменеджменту планування означає, що менеджер у своїй діловій сфері має стати підприємцем для самого себе та планувати використання свого часу для досягнення своєї мети. Так само як будь-яка організація планує чи має планувати свою виробничу діяльність, кожна людина має думати та працювати, заглядаючи у майбутнє, а не віддаватися у владу подій.

Практичний досвід свідчить у тому, що збільшення витрат часу планування призводить до скорочення часу виконання завдання й у кінцевому підсумку до економії часу загалом. Однак сам процес планування не може бути довільно розтягнутий, коли настає оптимум, і подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) на планування треба витрачати трохи більше 1% часу. Наприклад, розробки плану дня слід виділити 5-10 хвилин.

Динаміка та часткова непередбачуваність виробничої діяльностіЯк правило, призводять до того, що абсолютний оптимум ніколи не може бути запланований і досягнутий, проте якщо в результаті планування досягається щоденний виграш близько 30 хвилин, то це вже можна вважати успіхом. Загальне правило можна сформулювати так:

Хто регулярно протягом 10 хвилин готує свій робочий день, той зможе щодня заощадити більше однієї години, а також вірніше та краще впоратися з важливими справами.

Нижче наведено перелік переваг планування часу у самоменеджменті.

Досягнення мети :

· Визначення професійних та особистих цілей;

· Досягнення професійних та особистих цілей найкоротшим шляхом;

· Реалістичний розгляд цілей з позицій обмеженості у часі.

Виграш у часі:

· Економія часу для дійсно важливих справ і цілей, для виконання управлінських функцій, для роботи зі співробітниками, для сім'ї, дозвілля;

· Чітке уявлення про час, необхідний для виконання різних проектів, завдань і видів діяльності (що, коли, до якого часу необхідно зробити);

· правильна оцінка часу та виявлення потреби в ньому.

Пріоритети:

· Концентрація на дійсно важливих завданнях та забезпечення їх вирішення;

· Визначення ступеня важливості тих чи інших видів діяльності;

· Виявлення інших видів діяльності та виявлення справ, які можуть бути делеговані.

Терміни:

· Встановлення реальних термінів та їх дотримання, облік потреби в часі;

· Своєчасне розпізнавання вузьких місць та прийняття відповідних контрзаходів.

Резерви часу:

· Створення резервів часу для непередбачених справ, освіта «вікон» протягом дня.

Ефективність:

· Попереднє визначення структури дня та раціональне використання на цій основі робочого часу;

· Швидше вирішення завдань за рахунок об'єднання їх в «блоки» (одночасне рішення групи завдань);

· Позбавлення від «холостих ходів».

Делегування (передоручення) справ:

· Хороша робоча обстановка в колективі;

· Делегування завдань співробітникам;

· Раціональний розподіл доручень усередині підприємства та за його межами.

Зменшення стресу:

· менше суєти, більше завбачливості;

· найкраще планування перерв у роботі;

· менше стресів, оскільки виконується більша кількість справ;

· Більше задоволення від роботи, менше роздратування, нетерпіння.

Кожен із нас знає, як швидко губляться цілі, як перемелюються вони в жоренах повсякденності. Щоб правильно виконувати свої функції та досягти своєї мети, потрібно ясно уявляти собі, наскільки обмежений наш бюджет часу. Планування є «проект процесів праці» на майбутній тимчасовий період.

Слід планувати не тільки професійні та особисті цілі, а й поточне пов'язане з роботою навантаження, щоб краще справлятися з прийняттям, відхиленням або відкладенням нових завдань та вимог. Таким чином, чим краще людина представляє свій тимчасовий бюджет і сукупність своїх завдань, тим більше він готовий перепоручати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відсувати їх виконання більш пізні терміни.

Нижче наведено основні правила планування часу. У своїй щоденній роботі не обов'язково дотримуватися всіх цих правил. Можна визначити для себе найбільш підходящі, важливі на ваш погляд принципи, яким ви хотіли б слідувати у своїй практиці.

1. Основне правило планування часу: співвідношення 60:20:20

Складати план слід певну частину робочого дня, як свідчить досвід, найкраще на 60%. Події, які важко передбачити, моменти, що відволікають («викрадачі» часу), а також особисті інтереси та потреби не можуть бути заплановані повністю. Відповідно, свій час треба розподілити між трьома блоками:

60% - запланована активність,

20% - непередбачена активність (резерви часу та неплановані дії),

20% – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

Залежно від виду та роду занять зазначені величини можуть відхилятися у той чи інший бік. Більш точно їх можна визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності та витрати часу, що є основою будь-якого планування часу.

2. Аналіз видів діяльності та витрати часу. Перелік «денних перешкод»

Необхідно задокументувати і перевіряти ще раз те, як і на що витрачено час. Таким чином можна:

одержати постійне уявлення про витрати свого бюджету часу;

Здобути досвід як основу для майбутньої потреби в часі;

Визначити вихідні позиції для вдосконалення застосовуваної методики роботи та розподілу часу тощо.

3. Зведення завдань докупи - план дій

Щоб скласти хороший план витрачання часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи, розділивши їх, наприклад, на довго, середньо та короткострокові завдання. Потім слід встановити їхню пріоритетність і діяти відповідно до неї, навіть якщо менш важливі справи, як це часто буває, даються набагато легше, ніж важливіші.

Перерахувати всі завдання у відповідному плановому періоді.

Невиконані завдання цього списку можна взяти за основу для заповнення «вільних потужностей» при складанні плану на наступний період.

4. Регулярність – системність – послідовність

Слід регулярно та системно працювати над своїм планом часу, послідовно доводити до кінця розпочату справу. Робота за системою та дотримання тимчасових планів важливіша за педантичне ведення записів.

5. Реалістичне планування

Потрібно намагатися не допускати надмірного планування, планувати слід лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися.

6. Пристосовність

При складанні планів часу необхідно бути гнучким, оскільки вони складаються задля полегшення життя, а досягнення цілей.

7. Поповнення втрат часу

Необхідно по можливості прагнути відразу поповнювати втрати часу, наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наздоганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма

Складати тимчасові плани потрібно спеціально розроблених формулярах чи картках. У такому разі нічого не буде втрачено, і перед очима завжди буде повний огляд справ. Багато людей невиправдано не пов'язують планування часу із записами у щоденнику. І, таким чином, буває, що часткові цілі виявляються включеними лише до денного планування.

Для того щоб послідовно спрямовувати свої дії до досягнення поставленої мети, потрібно охопити своїм поглядом весь широкий горизонт планування. Необхідно навчитися записувати в щоденник навіть кожну приватну та проміжну мету. Це єдиний метод, що дозволяє поступово маленькими кроками втілювати свої мрії в дійсність. Однак не слід перетворюватися на таких «зомбі планування часу».

9. Перенесення незробленого

Невиконані завдання, які мають бути зроблені, слід переносити в план наступного періоду. Тим самим вони виявляються та автоматично враховуються при розробці нових планів.

10. Фіксація результатів замість дій

У планах потрібно фіксувати результати чи цілі (кінцевий стан), а не просто будь-які дії. Наприклад, замість: «зателефонувати пану Х» краще: «узгодити з паном Х нову версію комп'ютерної програми». Таким чином, діяльність буде спочатку спрямована безпосередньо на досягнення поставленої мети, що дозволить уникнути ескалації позапланової діяльності, наприклад обговорення ідей, що спонтанно виникають.

У процесі роботи слід постійно ставити собі такі питання: «У чому мета цієї розмови, цієї роботи тощо.?» "Чого можна цим досягти?"

11. Встановлення тимчасових норм

Слід задавати точні часові норми, передбачивши у своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді вимагає. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо, наприклад, на проведення наради відведено час у проміжку між 10 і 12 годинами, воно триватиме саме дві години, хоча його мета може бути досягнута набагато швидше. Точне формулювання порядку денного та тривалість наради задасть точні рамки та змусить концентруватися на найважливішому, щоб досягти бажаного результату.

12. Строк виконання

Слід встановлювати точні терміни виконання всім видів діяльності. Таким чином, можна привчити себе до самодисципліни, уникнути нерішучості, зволікання та відкладення справ.

Треба постаратися усунути зі свого вжитку невизначені, неточні формулювання на кшталт «якнайшвидше». Що, власне, це означає? Через годину? На протязі дня? На наступному тижні? Через 2-3 тижні? Без фіксації точних термінів при домовленості з іншою стороною створюється живильне середовище для конфліктів і такого роду закидів: «Ви ж обіцяли мені надіслати це якнайшвидше! Я чекаю вже третій день! або «Я ще в середу Вам сказав: "Як найшвидше!" - А ви приносите мені звіт лише сьогодні!».

Корисно укладати конкретні угоди («мінідоговори») щодо терміну закінчення робіт, обумовивши який термін завдання має бути виконане. Тоді під час укладання угоди можна дійти варіанта, який влаштовує обидві сторони.

13. Встановлення пріоритетів. Звільнення від «тиранії» поспіху

Потрібно вчитися відрізняти найважливіше від нагального і позбавлятися від «тиранії» нагальних справ. Сама термінова (спешна) справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішні та «невідкладні» справи займають часто більшу частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного корениться у забутті пріоритетів, на перевагу неважливому важливому. Це відбувається внаслідок недоліків у плануванні, коли погані справи стають терміновими.

Рідко буває, коли найважливіше завдання треба вирішувати сьогодні або навіть цього тижня. Термінове завдання передбачає безпосередній вчинок. Здається, що неможливо протистояти миттєвій привабливості цих завдань, і в результаті вони поглинають всю нашу енергію. Але у світлі більш менш тривалої перспективи їх здається величезним значення зникає. Піддавшись спокусі виконати термінові завдання, ми потім із почуттям втрати згадуємо про важливі завдання, які були відсунуті убік.

14. Делегування

Із самого початку слід встановлювати в планах, яку роботу потрібно виконувати особисто, а яку можна доручити (делегувати).

15. «Викрадачі» часу та резерви часу

Певний відсоток часу потрібно залишати як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або у разі недооцінки тривалості окремих справ. Водночас необхідно скоротити кількість та обсяг «перешкод» («викрадачів» часу).

16. Переробка - повторна перевірки

Складений план вимагає постійної переробки та повторної перевірки з точки зору того, чи можуть ті чи інші починання бути реалізовані повністю.

17. Вільний час

Вільний час, так само як і час, що йде на поїздки та очікування, також потрібно планувати та використовувати з толком (наприклад, для опрацювання матеріалів або для концептуальних роздумів). У цьому може допомогти щоденник, у якому фіксується все найважливіше.

18. Тимчасові блоки та спокійний час («закритий годинник»)

Потрібно резервувати тривалі безперервні періоди часу на вирішення великих завдань (спокійний час, «закритий годинник») і більш короткі проміжки - для обробки кількох дрібних справ.

19. Час для планування та творчості

Слід резервувати певну частину свого часу для планової, підготовчої та творчої роботи, а також підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться у повсякденних справах, потрібно подбати про те, щоб заповнити ці втрати наступного тижня.

20. Рутинна робота

Слід також планувати виконання рутинних робіт, наприклад, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо.

21. Непродуктивна діяльність

Потрібно стежити за тим, щоб на непродуктивну діяльність, наприклад, виготовлення ксерокопій, несуттєві збори тощо, витрачалося якнайменше часу, обмежуючись лише справді необхідним. А якщо ні, то не залишиться часу для більш важливих справ.

22. Альтернативи

При плануванні потрібно намагатися мислити альтернативно за принципом: «Завжди є інший, найкращий шлях».

23. Різноманітність

Необхідно вносити різноманітність у свою діяльність, чергуючи виконання довготривалих та короткострокових проектів, самостійну роботу та роботу в команді.

24. Узгодження тимчасових планів

Потрібно намагатися зробити свої робочі будні насиченими та втілювати свої плани в життя, для чого їх слід узгоджувати з планами інших людей (секретаря, керівника, підлеглих, колег).

Планування передбачає поетапний та системний підхід, Розкладання спільної задачі на приватні для того, щоб розподілити різні дії за тимчасовими періодами (від плану дії до плану часу). У межах загального планування планування часу орієнтується відповідні стратегічні довгострокові цілі, які, своєю чергою, поділяються на оперативні часткові цели.

Такий підхід може бути проілюстрований на прикладі базових принципівкласичної американської системи управління часом, ідею створення якої приписують Бенджаміна Франкліна. Ці принципи передбачають, що будь-яке велике завдання, яке стоїть перед людиною, дробиться на підзавдання, а ті, у свою чергу, - на ще дрібніші підзавдання. Візуально це можна зобразити як багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес зведення цієї піраміди.

Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів, - людина визначає свої життєві цінності (іншими словами, те, чого хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні, для іншого – благополучна сім'я, кохана дружинаі щасливі діти, для третього - слава та високий соціальний статус, для четвертого - влада, для п'ятого - пізнання, для шостого - служіння в ім'я людства... Список можна продовжувати до нескінченності, тим більше, що у кожної людини існує безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди: якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, буде обрано «пізнання» та «служіння людям», хоча насправді кращі «відомість» та «високий соціальний статус»), то згодом людину неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу – важливо добре обміркувати список. Необхідно також переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній.

Наступний етап – побудова другого поверху піраміди. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найважливішими є «відомість», «влада» та «високий соціальний статус», то він може вирішити, що хоче стати президентом. Потрібно поставити перед собою високу мету. При цьому важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається другою. Складається генеральний план: що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети. Наприклад, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих місткраїни, мати солідну партійну та фінансову підтримку та чисту репутацію, бути відомим публіці, блискучим оратором, благополучною одруженою людиною, здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі тощо.

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів. Дуже важливо вказати, виконанню якогось пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще важливіше позначити конкретний термін - якщо людина каже собі: «Колись я обов'язково куплю машину (напишу книгу, піду вчитися в університет...)», вона може роками відкладати виконання наміченого і в результаті так і не досягне мети, але якщо він призначає собі конкретний термін, то значно збільшує свої шанси досягти бажаного. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного плану наступний пункт: «До кінця 2012 року закінчити на відзнаку Гарвардський університет за спеціальністю "соціологія та політологія". Це, по-перше, дасть мені престижну вищу освіту і, по-друге, я зможу завести знайомства з потрібними мені людьми». Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, запитавши: «Що я можу зробити в ці роки для досягнення намічених у генеральному плані цілей?». У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміни з точністю до кількох місяців, а також зазначити, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети.

П'ятий поверх - короткостроковий (від кількох тижнів до кількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: «Що я можу зробити найближчими тижнями чи місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?». Отже, пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, якщо у довгостроковому плані стоїть пункт: «Закінчити Гарвард», то короткостроковий план увійдуть такі пункти, як «Подати документи до університету», «Пройти підготовчі курси» тощо. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як у попередньому етапі, вказати конкретні терміни, але з точністю до кількох днів.

Зрештою, шостий поверх піраміди – план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану: малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзавдання. Наприклад, завдання «Подати документи до університету» розбивається на такі підзавдання, як: «З'ясувати, які документи і кому треба подати», «Оформити необхідні документи», «Надіслати документи» та «Переконатися, що документи отримані», рішення кожної з яких можна призначити на певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а комплектується зі списку різних справ, призначених на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання кожного завдання.

У рамках системи Франкліна планування часу перестає бути просто упорядкуванням переліку поточних справ. Ця система передбачає постановку довготривалих і короткострокових цілей і деталізацію дій для досягнення з урахуванням тимчасового чинника. При цьому конкретні короткострокові цілі обов'язково узгоджуються із довгостроковими. Така система дозволяє людині будь-якої миті точно знати, куди вона рухається і якої конкретної мети їй необхідно досягти.

Всі ці плани аж ніяк не є постійним - навпаки, їх рекомендується регулярно переглядати: план на день, швидше за все, автоматично буде змінено кілька разів протягом дня. Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні. Довгострокові плани повинні перевірятися (а за необхідності коригуватися) не рідше одного разу на 4-6 місяців. Генеральний план слід переглядати щорічно. Тоді ж варто критично подивитись і на високу мету: чи приваблює вона, як і раніше, чи не потрібно внести якісь корективи і навіть спробувати переосмислити зафіксовані життєві цінності.

Встановлення періодів часу, які потрібні для досягнення особистих та професійних цілей, дає почуття впевненості та уявлення про найкращий розподіл часу та найбільш доцільну черговість справ.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

Довгострокові цілі = 3-5 років (чи більше) – плани на кілька років;

Середньострокові цілі = 1-3 роки – річні плани;

Поточні цілі = 1 тиждень – 3 місяці – місячні, тижневі плани.

На наведеній схемі (рис. 7) планування часу представлено як закрита система, в якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- та короткострокових, а також у планах поточного періоду. Останні врешті-решт втілюються в планах дня. Після закінчення відповідного планового періоду у вигляді порівняння «план-факт» визначаються результати періоду, які можуть обліковуватися для коригування планів на наступний період.

Рис. 7. Система планування часу

План на кілька років уперед

План життя або життєві ціліслужить вихідним пунктом процесу планування. За підсумками плану життя виводяться довгострокові цілі найближчі роки і складається план кілька років уперед.

Річний план

З плану кілька років наперед виводиться річний план. У нього з відповідного «річного стовпця» переносяться всі намічені завдання та цілі. При цьому потрібно стежити за тим, щоб не взятися за завдання, що відносяться до пізніших цілей. Наприкінці року (найпізніше - на початку наступного) треба встановити найбільш суттєві завдання та цілі на найближчі 12 місяців. При цьому здебільшого буває достатньо розбивки на квартали. Принаймні можна розпланувати лише робочі дні, оскільки більшість робочого дня йде на рутинну роботу, наради, відрядження тощо.

Квартальний план

Квартальний план є інструментом контролю над виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу слід обмірковувати події періоду, що минув, і при необхідності вносити зміни або переносити терміни (проміжний контроль). Наприкінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці та визначити, які завдання у наступному кварталі треба викреслити, які перенести, а які додати.

Місячний план

Завдання і цілі, що враховуються в місячному плані, переносяться з квартального плану. Оскільки з наближенням тимчасового горизонту підвищується точність планування, у місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрата часу ведеться у годиннику).

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів у тому, що визначається і так зване вільно планований час. У своєму тимчасовому плані обов'язково потрібно передбачити також резерви часу («буфери») для вирішення додаткових завдань для того, щоб можна було дотриматися планових термінів без стресу і цейтноту.

Тижневий план

Тижневий план передбачає ще детальніший, більш точний прогноз майбутнього періоду. Виходячи з місячного плану, складається розпорядок усіх справ та завдань на тиждень відповідно до їх обсягу та необхідного для їх виконання часу. При плануванні роботи на тиждень треба обов'язково враховувати таке:

Центральне завдання (те, у чому слід сконцентруватися насамперед);

Найсуттєвіше завдання, що потребує найбільших витрат часу;

Обов'язкові завдання (справи, які потрібно завершити, підготувати до завершення або розпочати цього тижня);

Виконання рутинної роботи (писемна робота, телефонні розмови, наради тощо);

Можливі завдання (невирішені питання, яких слід було б розпочати);

Все, що було б доцільно, бажано чи доречно зробити;

Події, настання яких може бути передбачене.

Денний план

Одним із найважливіших інструментів для ефективної роботи є план дня, що будується на базі тижневого плану. У ньому встановлюється, які завдання та справи мають бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше запланованих додаються непередбачені. Денний план є останнім і водночас найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставленої мети.

Реалістичний план дня містить, в принципі, лише те, що слід і можливо зробити цього дня. Чим більше поставлених цілей здаються досяжними, тим більше сил можна мобілізувати та сконцентрувати на їхню реалізацію. Складаючи план на початок роботи, тобто. ввечері минає дня, можна з більшою впевненістю і розкутістю вирушити додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почати новий день, оскільки вже по дорозі додому і по дорозі на роботу вранці підсвідомість переробляє завдання дня і готує можливі рішення. Оскільки основні завдання сформульовані та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений робочий день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим.

Починати регулярну та систематичну роботу з планування слід саме з планування робочого дня. День є найдрібнішою, але доступною для огляду одиницею будь-якого систематичного цільового і тимчасового планування. Перевага полягає в тому, що можна хоч щодня починати наново в тому випадку, якщо минула спроба виявилася невдалою. І помалу набувають необхідних навичок для тижневого, місячного, річного або навіть життєвого планування.

Планування, як зазначалося, означає підготовку до реалізації цілей. У зв'язку з цим говорять також про цільові плани. Навколишній світ можна сприймати зовсім по-іншому, якщо відомо, чого потрібно досягти, тобто якщо є конкретний план витрати часу.

Навіщо потрібні плани дня? Вони містять усі дії, які потрібно виконати за один день, а також дають можливість виконувати їх протягом того часу, який є у розпорядженні. Вони дають можливість швидкого огляду і вказують на те, що ще не зроблено, дозволяючи сконцентруватися на суттєвому. Тим самим долається небезпека розпорошення сил.

Принципово важливо складати план дня письмово, оскільки плани дня, які тримають у голові, легко відкидаються. Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті. p align="justify"> Зафіксований письмово план має також психологічний ефект самомотивації до роботи, ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на суворе дотримання складеної програмі. В результаті менше відволікань і більше спонукань займатися лише наміченими завданнями.

Завдяки контролю за результатами дня «не втрачаються» невиконані справи, реалізація яких може бути перенесена наступного дня. За рахунок письмової реєстрації підвищується ефект від планування, оскільки краще оцінюється потреба у часі та перешкоди, а також з'являється можливість реалістичніше планувати резервний час.

Послідовне планування дня обумовлює вдосконалення особистої методики роботи, оскільки коли існує ясність щодо того, що треба зробити протягом дня, то автоматично включаються механізми раціоналізації праці та протидії перешкодам внутрішнього чи зовнішнього порядку.

АЛПЕН-метод є корисний інструментпланування робочого дня. Наслідуючи п'ять етапів методу, можна придбати навичку, яка стане в нагоді потім при плануванні часу і цілей. Метод відносно простий, і після деяких вправ знадобиться в середньому не більше 8 хвилин для складання щоденного плану, щоб суттєво виграти час для важливих справ.

Неодмінною умовою є визначення місця та часу для щоденного планування, наприклад, нехай це буде завершальна справа в порядку робочого дня. Метод включає письмову фіксацію завдань; оцінку тривалості дій; визначення резервного часу; негайне прийняття рішень про пріоритети, делегування будь-якого завдання або відмову від нього; наступний контроль та перенесення невиконаної або викреслення виконаної роботи. Його відносно легко запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: кожна з літер, що становлять назву методу, відповідає одному завданню.

Перший етап. Анонсуємо та записуємо завдання

Наприкінці робочого дня записуйте у щоденнику під відповідними рубриками все, що потрібно зробити протягом наступного дня. Тим самим завершується день, що минає, і відбувається уявне налаштування на майбутній. Тільки коли денне планування завершено, можна зі спокійним серцем присвятити себе заслуженому відпочинку.

До плану належать: справи з загального спискузавдань на тиждень або місяць, невлагоджені справи з учорашнього дня, нові завдання, зустрічі, на яких необхідно бути присутнім, телефонні розмови та кореспонденція, а також завдання, що періодично повторюються. При цьому намагайтеся вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам щоденника, наприклад:

В – візити, наради;

А – делегування справ;

К – контроль;

П - у процесі, у справі;

ПК – поїздки, відрядження;

ПР – письмова робота, ділові листи, диктування;

С – секретар;

Т – телефонні розмови;

Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).

Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

В - пан Мельников (комп'ютерна програма),

В - пан Шутов (експертиза),

П - проект вивчення ринку,

ПР - пан Галкін (лист),

Ч - спеціальний журнал,

Т – Володимир (тренажерний зал).

Трохи тренування, і можна навчитися складати список завдань так щоб:

У першому наближенні вже розподіляти їх за пріоритетністю;

Підрозділяти їх на затяжні та «короткі», нетривалі;

Перевірити ще раз завдання, пов'язані з особистими контактами на предмет можливості виконання їх більш раціонально.

П - проект вивчення ринку,

В - пан Шутов (експертиза),

ПК - відвідування виставки нових будівельних матеріалів,

Ч - спеціальний журнал,

Т - пан Шмідт (статистика збуту),

ПР - пан Галкін (лист),

Т - пан Мельников (комп'ютерна програма),

Т - пані Мілявська (набір персоналу),

Т – Володимир (тренажерний зал),

Т та ПР - нетривалі роботи,

Т – телефонний блок.

Другий етап. Лімітуємо та визначаємо тривалість діяльності

Визначте для кожного завдання реальний часйого виконання, підсумуйте та визначте орієнтовно загальний час.

Untitled Document

Незважаючи на те, що тривалість окремих справ неможливо оцінити досить точно, після накопичення відомого досвіду можна покласти в основу планування свого часу.

Треба мати також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у вашому розпорядженні. Тому, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, ви змушуєте себе вкладатись саме в цей час. І якщо під конкретне завдання відведено певний час, то доводиться працювати значно зосередженіше і послідовніше позбавлятися перешкод. Плануючи свої дії, треба бути реалістичним.

Третій етап. Пам'ятаємо, що треба залишати резервний час

Слід включати у свій план лише 60% свого робочого часу, а чи не весь день. При складанні плану дня слід дотримуватись основного правила планування часу – 60:20:20, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час. 20% треба залишити для таких несподіваних випадків, як перешкоди та викрадачі часу, решта 20% для спонтанної соціальної активності (незаплановані телефонні розмови, бесіди, святкування днів народжень тощо). Якщо тривалість робочого дня 8 годин, то запланований час має становити приблизно 5 годин.

Якщо заплановано понад 60% часу, слід невблаганно довести складений список завдань до зазначених параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений ними час. Залишок справ може бути або перенесено наступного дня, або викреслено, або завершено за рахунок понаднормової роботи.

Четвертий етап. Природно (одноосібно) встановлюємо пріоритети, приймаємо рішення щодо скорочення плану та можливості передачі завдання іншій особі

Насамперед необхідно реалістично оцінити свій план, розставляючи пріоритети; нещадно скорочувати його та все, що неможливо зробити самому, передати іншим, розглядаючи кожну акцію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації. При цьому треба набратися мужності для здійснення абсолютно необхідних справ і позбутися хаосу, залишаючись при цьому на ґрунті реальності. У остаточному варіантіплан дня у нашому прикладі виглядає так:

Untitled Document

Можна ще більше полегшити складання плану, якщо поряд із літерними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовувати графічні символи, наприклад:

"?" - терміново

"!" - Важливо

"?" - З'ясувати

"*" - Задача виконана

"**" - Завдання виконано особливо добре

"°" - Перенесення на пізніший термін

"х" - Нездійсненна або сама собою вирішена справа

П'ятий етап. Необхідний наступний контроль

Щоденний контроль виконання плану та перенесення того, що не вдалося зробити сьогодні, наступного дня – найкращий метод нарешті взятися за те, що було відстрочено, або викреслити якесь завдання, оскільки необхідність у його виконанні відпала. Наприкінці робочого дня слід перевірити результати.

20 переваг АЛПЕН-методу

Найкращий настрій на майбутній робочий день.

Планування наступного дня.

Чітке уявлення про завдання дня.

Упорядкування перебігу дня.

Подолання забудькуватості.

Концентрація на найбільш суттєвому.

Зменшення обсягу «паперової» роботи.

Досягнення цілей дня.

Виділення найважливіших і менш важливих справ.

Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.

Раціоналізація у вигляді угруповання завдань.

Скорочення перешкод та небажаних перерв.

Самодисципліна під час виконання завдань.

Зменшення стресів та нервової напруги.

Спокійне сприйняття непередбачуваних подій.

Поліпшення самоконтролю.

Відчуття успіху наприкінці робочого дня.

Підвищення задоволеності та мотивації.

Зростання особистих результатів.

Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці можна щодня економити від 10 до 20% часу. Це вимагатиме деякої самодисципліни, але переваги щоденного планування часу незаперечні.

Як інструменти планування та управління своїм часом у повсякденній практиці застосовують найрізноманітніші засоби самоменеджменту. Навіть звичайні таблиці – гарний інструмент для рівномірного розподілу навантаження. Для середньострокового планування використовують таблицю із розбивкою на 12 місяців. Такі таблиці, які використовуються для рівномірного розподілу навантаження на тижневі або місячні відрізки, можуть допомогти виявити проблемні зони та уявити загальну картину.

Залежно від природи роботи можна використовувати й інші інструменти планування та нагадування: бази даних, екселевські файли, адресовані електронні повідомлення, будильник або годинник, що нагадують про небезпечний дедлайн. Зверніть увагу на те, що навіть найкращі інструменти можуть стати викрадачами часу, якщо їх неправильно використовувати. Наприклад, щоденне оновлення списку завдань може бути корисним, але щоденне ведення кількох списків легко зводить людину з розуму. Більш розумний підхід – ведення та регулярне оновлення вічного списку. Картотека чи поштова програма – ось способи ведення подібного списку.

Планування часу, байдуже за допомогою комп'ютера або щоденника, - це щось більше, ніж просто календар термінів. Воно є своєрідним керівництвом. Планування часу включає терміни, список активних дій, пріоритети, порядок днів, огляди тижня та/або місяця, огляди року та іншу важливу інформацію.

Планування часу має бути усвідомленим, методичним та системним. Звичайні календарі-пам'ятки, що мають вигляд кишенькової записної книжки або великого, можливо настільного, календаря, що використовуються лише для позначення термінів, є могильниками успішного планування часу. Користь від подібних календарів для нотаток полягає в тому, що вони допомагають орієнтуватися в термінах і датах так само, як розклад поїздів - у час відправлення та прибуття на станції. Те, що дійсно має бути завершено, часто не записується, хоча за кожною акцією криються цілі, яких ми хочемо або маємо досягти. Якщо тепер придивитися до звичайних календарів-пам'яток з точки зору техніки планування часу, то можна виявити такі вади.

10 недоліків календаря-пам'ятки

1. Фіксуються лише терміни, але з мети тих чи інших дій. Те, що справді важливо, не фігурує у плані дня.

2. Не вказуються тривалість акцій та резервний час для тривалих справ.

3. Встановлюється довільна, залежить від зовнішніх чинників черговість справ.

4. День загалом не розглядається, не планується.

5. Справи не поєднуються у блоки, не визначається резервний час на непередбачену діяльність.

6. Намічаються наради без точного визначення теми.

7. Не встановлюються пріоритети.

8. Справи не визначаються.

9. Не планується час для вирішення рутинних та затяжних завдань.

10. Не використовуються формуляри та інші допоміжні засоби планування та прийняття рішень.

Щоб всього цього уникнути, потрібно використовувати щоденник часу - найважливіший робочий засіб самоменеджменту.

Що таке щоденник часу? Він є особистою робочою картотекою, що складається з об'єднаних разом окремих листів і яка завдяки раціональному компонування потрібної інформації зручна своєю наочністю (оглядністю). Йому властива багатофункціональність: він одночасно є настільним календарем, особистим щоденником, записником, інструментом планування, адресною книгою, довідником, накопичувачем ідей та інструментом контролю. Щоденник часу – постійний супутник менеджера, його, так би мовити, письмова пам'ять, яка завжди і всюди буде під рукою.

Крім цього, щоденник часу являє собою практичну складову частину послідовної системи планування часу, а саме робочий накопичувач усіх планів дня, формулярів та листків, що використовуються у повсякденній практиці. Він є найважливішим допоміжним засобом планування часу, сприяє успішному плануванню особистих цілей, кращому використанню дорогоцінного часу. За допомогою щоденника часу можна отримати повне уявлення не тільки про всі ближні і дальні терміни, а й про всі плани, диспозиції, більш менш великих проектах, гнучко реагувати на будь-яку зміну ситуації і в будь-який час актуалізувати свої плани.

Структура щоденника часу

Календарна частина

У цю частину можна помістити різні формуляри для місячних, тижневих та денних планів із проміжними регістрами. p align="justify"> Особливе значення надається плану дня, при цьому основним принципом є: один лист на один день. У календарній частині повинні знаходитись листки для нотаток за відповідними місяцями та декадами, які полегшать перенесення термінів та цілеустановок на окремі тижні та дні.

Окремі денні листки можна після використання зброшурувати у відповідному порядку, і з часом мати архів часу та життєвих успіхів - надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутнього. Нові «вхідні» денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами та завданнями з тижневих та місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відпустка, дні платежів тощо, таким чином можна інтегрувати всі особисті справи і за умови регулярного заповнення та контролю нічого не буде втрачено.

Розділ службових та приватних дат

Тут на відповідних листках та формулярах слід записувати та постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад: порядок підготовки проектів, терміни проведення ярмарків та семінарів, організаційні міні-плани, найважливіші понятійні скорочення, зарплату та дохід, список днів народжень, поштові тарифи, списки книг , Розклад літаків, адреси готелів, дорожні витрати, таблиці калорійності різних продуктів, календар футбольних матчів, терміни проведення різноманітних заходів, листки-пам'ятки, універсальні листки для планування, картки для записів ідей і т.д.

Розділ адрес та телефонів

У розділ входять найважливіші телефонні номери та адреси, які бувають найчастіше необхідні.

Загальна частина

Різні відділення, як у гаманці, дозволяють розмістити поштові марки, фотографії, кредитні та чекові картки, службову перепустку та грошові купюри.

Щоденник часу підвищує якість роботи та приносить успіх. Раціоналізація, що досягається, при 8-годинному робочому дні економить щодня цілу годину. Щоденник часу – найважливіший допоміжний засіб самоменеджменту.

Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання згадуваної вище системи Франкліна. Перші сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх). На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок виділено під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план -

4-й поверх). На початку кожного місяця та кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх). Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6 поверх), причому в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи та обов'язково перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати значком «*». Скасовані з тієї чи іншої причини – літерою «х» (бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Відкладені справи записуються в план іншого дня (найчастіше наступного), а у відповідній графі сторінки поточного дня ставиться значок «°» та вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

Головна > Навчальний посібник

РОЗДІЛ8. САМОМЕНЕДЖМЕНТ

8.1. Планування роботи менеджера

Самоменеджмент, або організація особистої роботи керівника, є цілеспрямованим і послідовним використанням випробуваних методів роботи в повсякденній практиці. Його цілі – оптимальне використання часу та своїх можливостей, свідоме управління перебігом життя та подолання зовнішніх обставин.

Рис. 30. Кільце «самоменеджменту»

При щоденному вирішенні різноманітних завдань менеджер виконує різні функції. Цей процес можна як кільце самоменеджменту, наочно демонструє зв'язок між окремими функціями. У зовнішньому колі позначено п'ять функцій:

постановка цілей; планування; визначення пріоритетів у майбутніх справах; складання розпорядку дня та організація трудового процесу; самоконтроль та коригування цілей.

У внутрішньому колі самоменджмента розташована функція, що об'єднує, - робота з інформацією. Перша функція – постановка цілей.Кожен менеджер повинен ставити собі мети, що означає погляд у майбутнє, орієнтацію і концентрацію зусиль і активності у цьому, що має бути досягнуто. Таким чином, ціль формує кінцевий результат. Процес постановки цілей складається з кількох фаз:

Визначення цілей та диференціація їх за такими часовими критеріями:

довгострокових життєвих цілей (особистих та професійних); середньострокових цілей (на найближчі 5 років); короткострокових цілей (на найближчі 12 місяців).

Визначення особистих ресурсів задля досягнення цілей, навіщо необхідно: визначити особистий потенціал, можливості; перерахувати свої слабкі сторони, скласти перелік невдач і відзначити, яких причин вони сталися. Подумати, як позбутися цих недоліків; виділити 2-3 найважливіші переваги та недоліки. Проведення аналіз «мета-засіб», у ході необхідні для досягнення цілей ресурси (особисті, фінансові, тимчасові) порівнюються з реальною ситуацією. Для цього потрібно звернутися до складеного «інвентарного опису» цілей і вибрати 3–4 найважливіші цілі, визначити необхідні для їх досягнення кошти та перевірити, чого ще потрібно досягти або чого приступити, щоб досягти цілей. Формулювання конкретних цілей (обов'язково мають бути зазначені терміни та бажані результати).

Наступна функція самоменеджменту - плануванняособистого часу менеджера. Рекомендується приблизно 1% планового періоду витрачати планування. Існують такі правила планування:

охопити планом лише 60% робочого дня, залишаючи 20% на вирішення непередбачених проблем та 20% – на творчу діяльність, у тому числі на підвищення кваліфікації; ретельно документувати витрати часу, щоб мати про нього чітке уявлення; завжди доводити до кінця розпочату справу; планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися; забезпечити гнучкість планів; фіксувати у планах не лише дії, а й очікувані результати; встановити точні терміни та тимчасові норми для виконання справ; відрізнити важливе від термінового та уникати тиранії термінових справ; постійно переглядати та коригувати плани з погляду повної та своєчасної реалізації справ; планувати використання особистого часу; резервувати великі безперервні періоди часу рішення великих завдань і короткі – для дрібних питань; стежити, щоб на непродуктивну діяльність витрачалося якнайменше часу; намагатися планувати альтернативно та шукати кращий варіант; узгоджувати свої плани із колегами.

Плани складаються роком, півроку, місяць, останній план складається денний план, що ставиться з урахуванням тижневого плану. У ньому встановлюється, які справи мають бути виконані протягом дня, причому до раніше запланованих додаються непродумані. Далі слідує реалізація менеджером розроблених планів. Раціональна організація праці керівника передбачає визначення пріоритетів у виконанні справ.У цьому слід враховувати принцип, який сформулював італійський економіст У. Парето (1848 – 1923). Усі справи менеджера можна розділити втричі группы:

найважливіші відносини (категорія А) становлять 15% від загальної кількості справ, які значимість становить 65% (близько 3 годин); менш важливі відносини (категорія В) – близько 20% від загальної кількості, їх значимість становить 20% (близько 1 години); несуттєві відносини (категорія З) – 65% , значимість 15% від загальної значимості справ (близько 45 хв.).

Потрібно оцінити завдання категорії В та С, з точки зору можливості їх делегувати. Важливе значення для результативності управлінської діяльності має раціональна з погляду витрат часу організація трудового процесуменеджера. Це вимагає умовного поділу його робочого дня на 3 частини. Слід враховувати, що працездатність людини схильна до певних коливань.

до фаз вищої активності примикають двогодинні паузи, під час яких організм людини працює в режимі, що «щадить»; пік працездатності посідає першу половину дня, і тому завдання категорії А слід виконувати на початку дня; після обіду, коли настає спад продуктивності, потрібно використовувати цей період для соціальних контактів та рутинної діяльності (завдання категорії С), після чого слід приступити до завдань категорії Ст.

Слід враховувати індивідуальну працездатність. Рекомендується також відповідно до коливань працездатності чергувати напружену, відповідальну діяльність з менш важливою та ненапруженою. Слід знати і тижневі біоритми: перші дні тижня - період впрацьовування; середина тижня – період найвищої продуктивності; останні дні тижня – період зниження працездатності. Останньою функцією самоменеджменту є самоконтроль, завдяки якому визначається, були виконані заплановані справи, і вносяться до планів необхідні корективи. Для здійснення контролю рекомендується регулярно перевіряти свої плани та організацію праці. Самоконтроль включає аналіз витрат часу і сприймається як засіб розвитку особистості і продуктивної роботи. Віктор Гюго сказав: «Той, хто щоранку планує свої справи на майбутній день, і слідує наміченому плану, має дороговказ, який проведе його по лабіринту заплутаною і завантаженою роботою життя». Самоконтроль планування та системний підхід до використання часу – ось секрет успіху у справах. Складіть список поглиначів часу. Проаналізуйте та зробіть висновки. Які можна забрати, що об'єднати? Ось кілька рекомендацій самоменеджменту:

Наприкінці дня заповніть п'ять найважливіших справ на завтра. Пронумеруйте їх за рівнем важливості. Не хвилюйтесь, якщо не виконали всі п'ять. Завтра починайте із завершення невиконаних справ, навіть якщо вони дуже важкі та неприємні. Гарний стан здоров'я необхідний для припливу енергії, оновлення та інтересу до роботи. Усього кілька хвилин фізичного навантаження(ходьба, біг га місці, а також розслаблення, перемикання уваги, аутотренінг) можуть підтримати вас у чудовій фізичній формі. Відводьте хоча б 20 хвилин самовдосконалення, через півроку ви будете вражені, наскільки зріс рівень розвитку та інтелектуальний потенціал. Записуйте щодня п'ять нових думок, які спадуть вам на думку і якщо це стало звичкою. Ви станете генератором ідей. Плануйте. Щодня заглядайте у план самовдосконалення. Аналізуйте та краще записуйте зміни. Якщо ви ведете щоденник, то незабаром побачите власні зміни. Використовуйте свою підсвідомість. Використовуйте позитивні твердження і ви виявите, що вони стануть вашою невід'ємною частиною. Створюйте свій імідж. Подумки уявіть собі образ тієї людини, якою хочете стати. Робіть це кілька разів на день, а потім чиніть так, ніби ви і є та людина. Незабаром ви станете особистістю, що приваблює себе симпатії людей.

8.2.Робоче місце керівника, його ергономічні характеристики

Під робочим місцем працівникауправлінської праці розуміється зона його трудової діяльності, Обладнана необхідними засобами праці. Раціональний варіант планування робочого місця передбачає розміщення коштів та предметів праці в межах зон, найбільш зручних для виконання трудових процесів. Їх заведено називати робочими зонами. Робоча зона – простір на стаціонарному робочому місці у горизонтальній чи вертикальній площинах, у яких працівник, не переміщаючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну та максимальну зони. Нормальна робоча зонау горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців правої та лівої рук, зігнутих у ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зона займає близько 1000 мм за діаметром і 300 мм у глибину. Тут розташовуються найчастіше використовувані засоби та предмети праці та виконується основна робота. Максимальна робоча зонау горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються засоби праці, які використовуються рідше. Площа, що взаємно перекривається, (для 2 рук) визначається дугою близько 1500 мм по фронту і 500 мм в глибину. Зазвичай габарити столу приймаються дещо більшими, ніж максимальна зона досяжності. У вертикальній площині розрізняють 5 зон:

нижня незручна зона (до 750 мм від підлоги); нижня менш зручна (від 751 до 925 мм); зручна (від 925 до 1675 мм); верхня менш зручна (від 1675 до 1925 мм); верхня незручна (від 1925 мм та вище).

При правильній робочій позі значно полегшується праця та підвищується його продуктивність. Раціональною вважається така робоча поза, коли не виникає передчасного втоми. Для цього необхідно, щоб:

робоча поза була вільною та зручною; робоча поза забезпечувала пряму поставу (можливий нахил тулуба лише наперед і лише на 10–15 град.); сидіння стільця було регульованим по висоті, а для ніг необхідно мати підставку;

Робочі крісла та стільці повинні бути забезпечені підйомно-поворотними механізмами, що дозволяють встановлювати зручну висоту сидіння та позу залежно від зростання. Правильна поза «сидячи» повинна бути такою, щоб частина ноги сидить від коліна до стегна (саме на цю частину розподіляється вага тіла) була паралельна підлозі. Як правило, при роботі за столом висотою 70 см зручну позу забезпечує стілець висотою 45-47,5 см. Коли необхідний вищий стілець, його висоту регулюють за допомогою гвинта. Рекомендується, щоб передня частина сидіння стільця приблизно на 2,5 см була вищою за задню, глибина сидіння не повинна перевищувати 38 см. Основна вимога, що пред'являється до раціонального планування робочого місця, – забезпечити економію часу на пошук засобів і предметів праці та скорочення фізичних зусиль працівника . Для цього необхідно дотримуватись наступних правил:

на робочій поверхні столу повинно бути нічого зайвого; кожен предмет і засіб праці повинні мати своє місце, оскільки безладне розташування їх викликає зайві рухи та витрати часу. У зарубіжній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може бути лише одна робота з необхідним для неї документами та засобами праці, решта має бути всередині столу; канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати в ящику столу зі спеціальними роздільниками; всі засоби комунікаційної техніки (телефон, факс та ін.) треба розташовувати ліворуч або на спеціальній підставці, щоб можна було користуватися ними лівою рукою, залишаючи праву вільною для роботи; документи, з якими працює керівник, містяться в зоні, що забезпечує їх огляд, для оброблених документів доцільно мати спеціальні лотки або відділення у ящику; документи та засоби праці розташовуються так, щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи; рухи керівника повинні бути оптимальними, тобто більш короткими та економними з позицій витрат, часу та сил.

8.3.Ортобіоз, складові ортобіозу: релаксація, рекреація, катарсис

Ортобіотика- Це наука, що вивчає технологію самозбереження людьми здоров'я та наповнення життєвим оптимізмом. Основоположником ортобіотики є І.І.Мечников, який створив науку з "Догляду за власною персоною". Основи ортобіотики викладені англійським мислителем Джеком Леббоком у книзі "Успіх і радості життя", де сказано, що справжня слава науки полягає не стільки в обширності її володінь, родючості ґрунту чи красі її природи, скільки у висоті морального та розумового рівня населення. Термін "ортобіотика" походить від слова - "оптимізм", що в перекладі з латинського означає "найкращий". Основи ортобіотики складає ортобіоз - розумний спосіб життя. Ортобіоз– це забезпечення розвитку людини заради досягнення довгої, тривалої та бадьорої старості, що призводить в кінцевому періоді до утворення почуття насичення життям та смиренного бажання смерті. Ортобіоз розглядає поняття "здоров'я" як єдність трьох складових:

фізичне здоров'я; психічне здоров'я; моральне здоров'я.

Давньогрецький філософ Симонід сказав: "Найкраще благо людини – це здоров'я, а потім уже краса, чесним шляхом набуте багатство і, нарешті, можливість вдатися до радощів молодості в колі друзів". Здоров'я – такий стан людини, коли вона не хвора, а тому не втрачена здатність повноцінно виконувати різноманітні життєві функції. Здоровий людський організм має дивовижну здатність видобувати нові резерви життєдіяльності. Л.Н.Толстой у своїй системі ортобіозу сформулював 5 заповідей: 1. Не гнівайтесь і будьте у світі з усіма. 2. Не бавтеся пожадливістю блудною. 3. Не присягайтеся нікому і ні в чому. 4. Не опирайтеся злу, не судіть, не судіться. 5. Не робіть різницю між народами і любіть чужих, як і своїх. Ортобіотика включає різні традиційні і нетрадиційні підходи до побудови розумного способу життя людей. Сьогодні найважливішими постулатами ортобіотики є:

дбайливе ставлення до свого організму; дотримання індивідуального підбору умов життєдіяльності організму; постійна, свідома актуалізація інтересу до життя та людей.

Гігієнічні правила самозбереження.У структурі ортобіозу гігієна виступає у трьох напрямках: 1. Гігієна праці передбачає:

дотримання ергономічних вимог щодо організації свого робочого часу; забезпечення нормального екологічного середовища; дотримання режиму харчування; чергування розумової та фізичної роботи; звернення до профілактики радістю.

2. Гігієна спілкування:

дотримання моральних норм спілкування та правил гарного тону; толерантність до недоліків; поважне ставлення до інакомислення.

3. Особиста гігієна. Вона проявляється у неухильному дотриманні низки заходів для догляду за своїм тілом та душею. Формула виживанняДобовий час життєдіяльності людини має бути розумно використано з метою забезпечення її фізичного, психічного та морального здоров'я. До кожного названого стану здоров'я визначаються умови. У ролі таких виступають три групи: фізичного зміцнення (рекреація), психічного розслаблення (релаксація), морального очищення та піднесення (катарсис). Отже, як життєво корисні складові виступають рекреація, релаксація і катарсис. Вони представлені в ортобіозі у вигляді конкретних заходів. Їх систематичне використання сприяє підтримці здоров'я та підвищенню працездатності, що допомагає тим, хто звертається до таких заходів, бути діяльними, оптимістичними, що сприймають людські радості та страждання. Коефіцієнт виживання представляється як дробу, в знаменнику якої час доби мінус час сну, а чисельнику – сум часу, використаного на рекреацію, релаксацію і катарсис. При числовому визначеннікоефіцієнта виживання фізіологічна норма сну (шість годин) було прийнято за постійну величину в часовому режимі життя. Якщо відняти з часу доби час сну, то виходить, що на активну діяльність припадає 18 год. Цей час складається з триразового шестигодинного циклу. Це підтверджує існування разового шестигодинного циклу у функціонуванні нашого організму, тобто протягом кожного шестигодинного циклу він потребує одноразового (годинного) підстрахування (підживлення) у вигляді рекреації, релаксації та катарсису! Протягом кожного дня виділяти не менше трьох годин для заходів з рекреації, релаксації та катарсису. Важливо розумно співвіднести час спокою (сну) та час фізичної та духовної активності. Насамперед, не порушувати фізіологічну норму сну. У стані сну мозок отримує відпочинок, настільки необхідний відновлення його життєздатності. Відхилення тривалості сну чи недостатня його глибина ведуть до порушення нервової системи, негативно впливають стан психіки людини. Рекомендації щодо реалізації компонентів особистого ортобіозу. Рекреація.Це підтримка нашого тіла в активному фізичному стані. Двигуна активність - запорука благополуччя практично всіх систем організму. У кожного з нас – 700 м'язів, 300 суглобів, 16 тис. км нервів, 96 тис. км. вен, артерій та капілярів. Від працездатності всіх м'язів залежить біологічна надійність організму загалом. Дотримуйтесь гарантійного мінімуму рухової активності. Пам'ятайте пораду Аристотеля: думка стає жвавішою, коли тіло розігріте прогулянкою. Технологія рекреації: щодня виділяти час на фізичне тренування: у робочі дні не менше ніж 1 годину, а у вихідні дні не менше двох. Рекомендовані фізичні вправи: 1. Ранкова гігієнічна гімнастика. 2. Компенсаційна гімнастика. 3. Ходьба (протягом дня слід проходити 10 тис. кроків чи 7,5 км) 4. Танці. 5. Снарядна та ігрова гімнастика. 6. Дихальна гімнастика. Релаксація –це зняття нервової напруги, звільнення себе з настирливих думок, виклик позитивних емоцій. Серед впливів, що вкорочують життя, переважне місце займають страх, смуток, зневіра, туга, малодушність, заздрість, ненависть. Практичне значення релаксації – не прикривати людину парасолькою від усього, що діється на білому світі, а навчити керувати своїми емоціями, самозбуджувати свій дух. Для релаксації можна вибрати наступне:Група № 1 – сміхотерапія, танці, світломузика. Група №2 – психофізична гімнастика, водні процедури, масажі. Група №3 – аутотренінг, медитація, рефлексія. Йдеться про загальнодоступні варіанти використання самонавіювання, саморозслаблення та перемикання. Група №4 – сон. Вчені довели: якщо людина спить головою на схід, її мучать кошмари, а на обличчі з'являється нездорова блідість. Якщо головою на захід - підскочить тиск, підвищиться цукор у крові. Сон головою на південь – погіршує травлення. Найздоровіший варіант: голова – на північ. Група № 5 – лікувальні травиі відволікаючі підручні засоби, наприклад, чотки, в'язання, вишивання, різні головоломки і т.д. Група № 6 – технічні кошти, стаціонарні побутові масажери. Група № 7 – використання методів медичної парапсихології. Вони поділяються на кілька видів: безконтактний біоенергетичний масаж, екстрасенсорика та змови. Група № 8 – антистресова самоналагодження. Наприклад, співи, комплементи. Катарсіс- Це система заходів, що зміцнюють моральне здоров'я. Катарсис як моральне очищення є способом підтримки душевної рівноваги людей. У катарсисі велике значення має оволодіння навичками морального самоконтролю. Прийомами катарсису є самопідбадьорення, спілкування з природою, занурення у звуки музики, спілкування з тваринами, особисте художнє виконання та творчість. "Можна зробити висновок, що 9/10 нашого щастя залежить від здоров'я". (А. Шопенгауер).

Контрольні питання

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

гарну роботуна сайт">

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Розгляд теми «Планування особистої роботи менеджера», а також вказівка ​​основних шляхів раціонального покращення планування та організації роботи менеджера допоможе грамотно спланувати робочий день менеджера з продажу, успішно вести справи ні втрачаючи, ні хвилини дорогоцінного часу. Актуальність дипломної роботи полягає у вдосконаленні роботи з планування особистої роботи менеджера, а саме, розробка та організація заходів, що допомагають у раціоналізації дослідження особистої роботи менеджера, а також складання методичних рекомендацій щодо планування особистої роботи менеджера з продажу у ТОВ ФД «Добриня», для підвищення ефективності роботи менеджерів підприємства

Мета дипломної роботи – розглянути теоретичні аспекти планування та організації роботи менеджера, розробити методичні рекомендації щодо покращення планування особистої роботи менеджера у ТОВ ФД «Добриня»

Об'єкт дослідження - менеджер роздрібної та оптової торгівлі вхідних та міжкімнатних дверей.

Предмет дослідження – планування особистої роботи менеджера у ТОВ ФД «Добриня»

Виходячи з мети дипломної роботи, було поставлено такі завдання:

* описати теоретичні основи дослідження планування особистої роботи менеджера;

* Виявити проблеми в плануванні особистої роботи менеджера в ТОВ ФД «Добриня»;

Теоретичною основою з'явилися праці російських авторів таких, як С.Д. Резнік, В.В. Бондаренко, С.Н. Соколов, С.І. Калінін та Е.М. Коротков, Н.І. Кабушкін, Д.Д. .І Наумов, Н.А Сидорова, В.Р Веснін, І.Т Балабанов, І.М. Васильєва, Г.С. Желнінський, Л.І. Лукичова, Г.Б. .М Макашева, О.М Демчук, Т.А Єфремова, Н.А Коргін, Л.І. інші.

У першому розділі представлені якості, що характеризують сучасного менеджера, досліджено принципи та аналіз витрат робочого часу менеджера, розглянуто теоретичне планування особистої роботи менеджера.

У другому розділі дається характеристика діяльності ТОВ ФД «Добриня», структура організації, аналіз роботи менеджера у ТОВ ФД «Добриня», виявлено основні проблеми у плануванні особистої роботи менеджера.

У третій главі розглянуто заходи, що допомагають у раціоналізації використання особистого часу менеджера, розроблено методичні рекомендації щодо планування особистої роботи менеджера у ТОВ ФД «Добриня»

У результаті можна зробити такі висновки:

Для ефективного управління та організації роботи менеджера з продажу необхідно планувати свій час, складати план роботи на день, тиждень, місяць, рік. Так само для управління часом менеджер повинен займатися самоменеджментом, який є послідовним і цілеспрямованим використанням випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Глава 1. Теоретичні засади дослідження планування особистої роботи менеджера

1.1 Якості, що характеризують сучасного менеджера

З погляду менеджменту у всесвітній історії діють не королі чи політичні діячі, а тямущі чи безглузді менеджери, які використовують ефективну чи неефективну концепцію управління. Тому поразка історичних – лідерів – це поразка їх концепцій менеджменту, підходів до управління та принципів організації праці.

Менеджери організації утворюють так званий управлінський персонал, апарат управління, який називають нерідко просто менеджментом організації. Зміст поняття "управлінський персонал" трактується в сучасному менеджменті досить широко і неоднозначно. Міжнародна організаціяпраці рекомендує розглядати управлінський персонал як частину ширшої категорії працівників, до якої крім менеджерів входять інші фахівці - професіонали. Підставою для цього вважається тісний зв'язок у роботі менеджерів та спеціалістів інших сфер діяльності, наприклад економістів, технологів, психологів тощо; використовуючи свої професійні знання, вони надають суттєву допомогу у постановці та обґрунтуванні цілей та завдань організації, а також у розробці методів їх практичної реалізації. Постійний контакт між ними - найважливіша умованормального функціонування організації.

Термін "менеджмент" означає керівництво людьми, а "керівник" - "провідний за руку". Практика показує, що одні менеджери вміло, ведуть людей за собою, успішно долаючи труднощі, що виникають, інші ж у подібних умовах викликають лише недовіру з боку підлеглих і зазнають невдачі. Невміння переконати, мотивувати дії підлеглих, нарешті, вплинути на людину, щоб вона захотіла виконати рішення, яке прийняв менеджер, - свідчення того, що лідер не має повного набору якостей, необхідних менеджеру. Поняття лідерства використовується з давніх-давен стосовно різних сфер - політики, військової галузі, організацій. Відповідно до цього існують різні визначення лідерства, у яких підкреслюються його риси, найважливіші у цій сфері. У теоретичних роботах лідерство розкривається, як здатність активізувати людей організації, вміння показати приклад наслідування і впливати на людей задля досягнення цілей організації .

У своїх працях В.В Глухов описує менеджера як лідера, лідер повинен розуміти своїх послідовників, а вони - розуміти навколишній світ та ситуацію, в якій опинилися. Оскільки і люди, і ситуації постійно змінюються, менеджер має бути досить гнучким, щоб пристосуватися до безперервних змін. Розуміння ситуації та знання того, як керувати людськими ресурсами, - найважливіші компонентиефективного керівництва. Все це свідчить про те, що управлінська робота менеджера належить до таких видів людської діяльності, які вимагають специфічних особистісних якостей, які роблять конкретну особу професійно придатною до управлінської діяльності.

В оголошеннях роботодавців серед вимог до претендента часто зустрічається «вміння виступати перед аудиторією». Від здатності ясно висловлювати свої думки багато в чому залежить успіх у діловому житті, тому важко недооцінити важливість цієї навички. Навчання мистецтва мови пов'язане з багатьма труднощами, тому що в мовній поведінці закріплені «шкідливі звички». Це, наприклад, неправильна вимова, зайві жести, неправильний порядок слів та спосіб побудови фраз. Струнка, впорядковане мислення необхідно для вміння виступати. Мистецтво публічного виступу дуже важливе, але щоб його опанувати, необхідні зусилля, самоконтроль, практика і прагнення безперервного вдосконалення. Вміння вести діалог не менш важливе. Часто на переговорах успіхів досягає не той бік, який має сильнішу позицію, а той, який вміє більш вдало провести діалог, саме невміння правильно висловити свої ідеї в діалогах з діловими партнерами або з начальством змушує багатьох талановитих людей залишатися в тіні.

Певний інтерес у цьому представляє концепція обмежень. Ідея полягає в тому, що всі менеджери мають можливості розвивати та підвищувати ефективність своєї роботи. Однак є такі області, в яких вони, м'яко кажучи, некомпетентні. Такі дії менеджера трактуються як обмеження. Виявивши такі обмеження, можна зосередити увагу тих чинниках, які перешкоджають повної реалізації всіх особистих можливостей менеджера .

У цьому виділяються такі 11 потенційних обмежень у діяльності менеджера.

1. Невміння керувати собою. Кожен менеджер повинен навчитися керувати собою та спілкуватися з самим собою як з унікальним та безцінним ресурсом. Ті керівники, які не вміють керувати собою (правильно «розряджатися», боротися з конфліктами та стресами, ефективно використовувати час, енергію та навички) обмежені нездатністю керувати собою.

2.Розмиті особисті цінності. Менеджери повинні щодня приймати безліч рішень, що базуються на особистих цінностях і принципах. Якщо особисті цінності не зрозумілі собі й оточуючих, всі вони сприйматимуться у спотвореному вигляді. В результаті ефективність прийняття та реалізації управлінських рішень знизиться. Тому менеджери, які не визначені власні основні засади та цінності, обмежені розмитістю особистих цінностей.

3. Неясні особисті мети. Є менеджери, яким не вистачає ясності у своїх особистих цілях, але є й такі, хто виявляє у своєму житті незвичайну зібраність та зосередженість. Чому так відбувається? Справа в тому, що одні добре знають, чого вони хочуть, а інші – ні. Менеджер, не здатний визначити свої цілі, не може досягти успіху в управлінській діяльності та обмежений нечіткістю особистих цілей.

4. Загальмований особистий розвиток. Здатність до саморозвитку характеризується як постійним навчанням, а й умінням впровадити у практику отримані знання.

Для менеджера важливо здобути визнання, а для цього потрібно постійно працювати над власним зростанням. Відсутність визнання потенціалу менеджера – це головне обмеження. Керівники, котрим характерно зупинений саморозвиток, часто уникають гострих ситуацій, не розвивають існуючі (приховані) здібності.

5. Невміння вирішувати проблеми (приймати рішення). Особливий талант менеджера - це здатність швидко та правильно приймати рішення. Вирішення проблем ніколи не буває простою справою, але відповідні навички можуть бути значною мірою розвинені.

Менеджер, який страждає на таке обмеження, як недостатність навички вирішення проблеми, постійно дозволяє собі залишати невирішені питання на завтра. В результаті накопичується велике коло проблем, які керівник вирішити вже не в змозі. Звісно, ​​такий менеджер зазнає фіаско.

6. Відсутність творчості у роботі. Можна навести безліч прикладів, коли той чи інший менеджер виявляє творчий (нестандартний) підхід у своїй діяльності. Ця якість особливо потрібна сучасним менеджерам.

Творчість в управлінні завжди цінувалася дуже високо. Творча особистість підготовлена ​​до роботи за умов невизначеності. Менеджери, які використовують у своїй діяльності ситуаційний (непередбачений) підхід, здатні грати багато ролей, своєчасно коригувати свої дії в залежності від ситуації, що склалася.

7. Невміння впливати на людей. Ключову роль у питаннях впливу відіграє особистісний фактор. На багатьох людей справляє враження владність, манера триматися, невербальні форми впливу (жести, зовнішній вигляд тощо).

Менеджери, які мають схильність до високої впливовості, одягаються відповідним випадком, мають переконливий зовнішній вигляд, ясно викладають свої думки, впевнені в собі, дають чіткі вказівки.

Менеджери, які мають низьку впливовість, часто звинувачують інших у тому, що останні до них не прислухаються, а рівні з ними за становищем не вважають їх досить впливовими. Менеджер, який недостатньо наполегливий, немає взаєморозуміння з оточуючими, з нерозвиненим умінням висловлювати себе, обмежений невмінням проводити оточуючих.

8. Нерозуміння специфіки управлінської праці. Суть цього обмеження полягає в тому, що менеджер повинен добиватися результатів не особистою працею, а через працю інших осіб. Доки керівники не оцінять ефективність того, як вони керують іншими людьми, високих результатів у діяльності організації їм не домогтися. Тому менеджери, що недостатньо розуміють мотивацію працівників, обмежені недостатнім розумінням суті управлінської праці.

9. Низькі організаторські можливості (нездатність керувати). Йдеться про здатність менеджера «заряджати» енергією членів колективу, вміння оптимально організувати трудовий процес. Аритмія трудового процесу та неефективність застосовуваних методів роботи призводять до того, що люди почуваються невпевненими у завтрашньому дні, не отримують задоволеності від трудової діяльності і працюють нижче своїх можливостей. У разі мало хто визнає внесок керівника, тому моральний стан колективу швидко погіршується. Менеджер, який не вміє досягати практичних результатів від своїх підлеглих, обмежений недоліком здатності керувати.

10. Невміння навчати. Кожен керівник повинен дбати про підвищення компетентності тих, ким він керує. Хороший керівниквиступає, окрім іншого, й у ролі вчителя. Підвищення кваліфікації, в якій формі воно не проводилося, - найважливіший елемент управлінської ефективності. Тому менеджер, якому не вистачає здібності та терпіння допомагати розвитку інших, обмежений невмінням навчати.

11. Невміння формувати колектив. Серед стійких груп людей, об'єднаних за ознакою певної спільно виконуваної діяльності, найважливіша роль належить колективу .

Н.І Кабушкін пише про менеджера: Коли менеджеру не вдається перетворити групу на кваліфікований та результативний колектив, кажуть, що такого менеджера обмежує низьке вміння формувати групу.

Таким чином, ринкова економіка вимагає від менеджера:

можливості керувати собою;

розумних особистих цінностей;

чітких особистих цілей;

постійного особистого зростання (розвитку);

навичок вирішувати проблеми;

винахідливості та здатності до інновацій;

здатності впливати на оточуючих;

знання сучасних управлінських підходів;

можливості навчати підлеглих;

здатності формувати та розвивати трудовий колектив

Якості, необхідні менеджеру, більшість фахівців поділяє на три групи: професійні, особисті та ділові.

У своїх працях С.І Калінін розглядає якості менеджера як: До професійних відносять ті, які характеризують будь-якого грамотного спеціаліста та володіння, якими є лише необхідною передумовою виконання обов'язків керівника.

До них відносяться:

Високий рівень освіти, виробничого досвіду, компетентності у відповідній професії;

Широта поглядів, ерудиція, глибоке знання як своєї, і суміжних сфер діяльності;

Прагнення до постійного самовдосконалення, критичного сприйняття та переосмислення навколишньої дійсності;

Пошук нових форм та методів роботи, допомога оточуючим, їх навчання;

Вміння планувати свою роботу.

Виділяють три групи навичок, що становлять основу професійної діяльності менеджера: концептуальну (на вищому рівніїї частка доходить до 50%), міжособистісну та спеціальну

(Технічну). На нижчих рівнях управління її частка також становить близько 50%.

В.Н Бурков, Н.А Коргін та Д.А Новіков вважають: Особисті якості менеджера в принципі мало чим мають відрізнятися від особистих якостей інших працівників, які бажають, щоб їх поважали і з ними зважали, тому володіння позитивними якостямитеж лише передумова успішного керівництва.

Проте керівником роблять людину не професійні чи особисті, а ділові якості, до яких слід зарахувати:

Вміння створити організацію, забезпечити її діяльність усім необхідним, ставити та розподіляти серед виконавців завдання, координувати та контролювати їх здійснення, спонукати до праці;

Енергійність, домінантність, честолюбство, прагнення до влади, особистої незалежності, лідерства в будь-яких обставинах, а часом і за будь-яку ціну, завищений рівень домагань, сміливість,

рішучість, наполегливість, воля, вимогливість, безкомпромісність у відстоюванні своїх прав;

Контактність, комунікабельність, вміння привернути до себе людей, переконати у правильності своєї точки зору, повести за собою;

Цілеспрямованість, ініціативність, оперативність у вирішенні проблем, уміння швидко вибрати головне та сконцентруватися на ньому, але при необхідності легко перебудуватися;

Відповідальність, здатність керувати собою, своєю поведінкою, робочим часом, взаємовідносинами з оточуючими, виховувати їх;

Прагнення до перетворень, нововведень, готовність йти на ризик самому та захоплювати за собою підлеглих.

В.Р Веснін стверджує, що вимоги до менеджерів щодо цих якостей неоднакові на різних рівнях управління. На нижчих, наприклад, переважно цінуються рішучість, комунікабельність, деяка агресивність; на вищих - перше місце висуваються вміння стратегічно мислити, оцінювати ситуацію, ставити нові цілі, здійснювати перетворення, організовувати творчий процес підлеглих.

У цих умовах найдоцільніше орієнтуватися на вимоги посадових інструкцій чи паспорта робочого місця менеджера.

І.М. Васильєва, Г.С. Желнінський характеризують якості яким повинен бути менеджер у нових умовах економічного розвитку, відображаючи модель, в якій виділені головні характерні рисисучасного менеджера:

1. Менеджер - глобальний стратег, якому має бути властиве розуміння того, як керувати в конкурентному середовищі.

2. Менеджер - людина з «технологічним» налаштуванням, що визнає та розуміє значення технологій, насамперед, інформаційних, що забезпечують принципово новий рівеньуправління за рахунок високої швидкості отримання та передачі інформації та підвищення якості та обґрунтованості прийнятих рішень.

3. Менеджер - політик, тобто людина, яка має будувати свою роботу з урахуванням великої кількості позаринкових чинників, що відбивають новий характер взаємовідносин коїться з іншими організаціями за умов глобалізації економіки.

4. Менеджер - лідер і новатор, тобто людина в організації, яка є взірцем для інших, має почуття нового, не боїться виправданого ризику та виявляє якості підприємця.

Теоретично і практиці сучасного менеджменту останньому елементу моделі надається особливе значення, оскільки з нею пов'язуються сподівання створення нової системивідносин між менеджерами, з одного боку, та виконавцями, з іншого. До недавнього часу вважалося, що перерахованими особистісними рисами люди нагороджуються або від природи, або вони набувають їх у процесі багаторічної роботи шляхом спроб і помилок. Однак останні досягнення науки (у тому числі в соціології та психології) дозволяють вивчати природу людських взаємин та мистецтво управління людьми на серйозній науковій основі, не покладаючись лише на набутий досвід. Сучасні компаніїі корпорації витрачають чималі кошти на навчання менеджерів правилам та формам спілкування, виходячи при цьому із золотого принципу: краще сьогодні витратити ці гроші, ніж втратити потенційних клієнтів або ринки збуту через невміння менеджерів та інших співробітників будувати відносини з клієнтами, керівниками, один з другом (Додатки 1, 2).

Підсумовуючи, можна зробити деяке узагальнення, що стосується змісту функцій менеджерів у організаціях. (Додаток 3). Вони включають:

встановлення цілей, які мають бути досягнуті організацією та її підрозділами;

формулювання генеральної лінії розвитку (політики, концепції) та визначення тих дій, які необхідно виконати для реалізації планів у різні періоди;

створення умов для досягнення цілей, у тому числі проектування організаційної структури, структурування функцій та завдань, розподіл повноважень щодо прийняття рішень між підрозділами та працівниками, проектування необхідних каналів координації та комунікації;

стимулювання активності працівників, напрямок їх дій та контроль виконання норм, правил та процедур. Для цього менеджерами проводиться інструктування та надається допомога в процесі роботи, координуються дії працівників, здійснюється контроль та за необхідності вносяться корективи в плани або в хід робіт.

1.2 Принципи та аналіз витрат робочого часу менеджера

Відомий німецький спеціаліст у галузі менеджменту JI. Зайверт розробив певні правила планування робочого дня:

Планувати робочий день на 60%, залишаючи 20% на вирішення непередбачених завдань та 20% на творчу діяльність (наприклад, підвищення кваліфікації).

Ретельно документувати та контролювати витрату часу, що дозволяє мати про нього чітке уявлення, визначаючи майбутні потреби у ньому та правильний його розподіл.

Диференціювати завдання майбутнього періоду на довгострокові та короткострокові, встановлюючи пріоритет дій щодо їх вирішення.

Завжди послідовно остаточно доводити розпочату справу.

Складати гнучкі плани.

Планувати реальний обсяг завдань, розрахованих відповідно до можливостей колективу.

Переносити невиконані завдання автоматично до планів наступного періоду.

Відбивати у планах як самі дії, а й очікувані результати.

Задавати точні часові норми і передбачати на ту чи іншу справу рівно стільки часу, скільки на неї справді потрібно.

Реалізувати принцип самодисципліни, який визначає точні терміни виконання всіх видів робіт.

Визначати пріоритети у справах.

У своїх працях В.Н Бурков, Н.А Коргін та Д.А Новіков вважають, що планування робочого часу менеджера є одним із головних завдань, так само як і здійснення планування діяльності організації в цілому. У нашій країні менеджери ще не навчилися цим займатися і приділяють цьому процесу вчетверо менше часу, ніж американські колеги. Як зазначають західні економісти, розпочинати планування необхідно з чіткої постановки завдань. Для цього складається перелік справ та можливих перешкод, які вимагатимуть окремого часу на їх подолання. Аналіз цього переліку надалі дозволить скоригувати план та виключити несуттєві моменти. Крім того, планування часу дозволяє керівництву критично осмислювати власні ідеї та знаходити ефективні засоби їх вирішення вчасно, створюючи певний резерв часу. Планування дозволяє менеджеру сконцентруватися на головному з урахуванням термінів та часу вирішення основних завдань. В результаті планування покращується структура робочого дня та виникає можливість складання розкладу.

І.Т Балабанов розглядає план, що передбачає рішення стоять проблему раціональній черговості. Насамперед плануються роботи з фіксованим терміном виконання або найбільш трудомісткі, що потребують великих витрат часу. Небажано відкладати і неприємні справи, краще їх зробити раніше за інших. Далі планується рутинна робота та виконання повсякденних обов'язків. Останніми у плані значаться другорядні та епізодичні відносини, які потребують багато часу (читання поточної кореспонденції, обхід робочих місць). Головне – у процесі планування встановлюється точний термін закінчення справ.

Але трапляється, що майбутній запланований обсяг робіт не може бути виконаний у заданий час і тоді потрібне перенесення їх на пізніший термін.

Ретельне документування часу та контроль за його використанням є передумовою планування. Розрізняють кілька типів планів використання часу: довгострокові, середньострокові та короткострокові.

З допомогою довгострокових планів визначається структура часу, який буде необхідний реалізації великих життєвих цілей, розрахованих багато років, часом десятиліття. Це може бути робота, пов'язана з здобуттям освіти, просуванням по службі тощо.

Середньострокові плани - річні, у яких здійснюється розподіл часу на вирішення великих конкретних завдань виробничого характеру.

Короткострокові - включають розбивку часу на вирішення завдань, конкретизують середньо і довгострокові плани. До них відносяться: квартальні, місячні, декадні, тижневі та денні. Починаючи з місячних планів, розрахунок часу йде вже в годинах. Серед короткострокових планів найважливішим є денний. До нього включається трохи більше десятка проблем, серед яких третина - головних, здійснюваних насамперед. Ці справи, а також найнеприємніші, прийнято планувати на першу половину дня (з ранку). Це дозволяє менеджеру до вечора їх завершити. У денному плані однорідні відносини групуються в блок, що значно економить час менеджера і дозволяє не перескакувати з одного завдання інше.

Враховуються в денному плані та перерви. Вони визначаються виходячи з працездатності менеджера та часу, що минув з початку робочого дня. Втома наростає із збільшенням проміжку часу від початку робочого дня, природно, це знижує продуктивність праці менеджера чи його підлеглих.

Знання всіх прийомів і методів планування дозволяє правильно розподіляти завдання залежно від їхньої складності, труднощі, відповідальності, напруженості в рамках робочого дня та оптимально їх чергувати.

Найкращим варіантом фіксації денного плану є письмовий його виклад. Не дозволяє ігнорувати закладені у нього справи, розвантажує пам'ять, дисциплінує, робить роботу цілеспрямованою. Аналіз виконання плану також легше провести за записом.

Розробка (складання) плану відбувається напередодні ввечері у кілька етапів: формулюються завдання (перенесені з місячного або декадного плану, що переходять із плану попереднього дня, невирішені до теперішнього часу), визначаються необхідні на їх вирішення витрати робочого часу, залишаються вікна на випадок необхідності вирішити термінові проблеми, плануються 5 – 10-хвилинні перерви після кожної години роботи, виділяються пріоритетні завдання.

План роботи менеджера уточнюється вранці спільно з секретарем, враховуючи нові обставини, що раптово виникли. Загалом денний план має бути гнучким, водночас у ньому має чітко витримуватись регламент, пов'язаний із запрошенням людей (відвідувачі, проведення нарад тощо).

Б. А Анікін визначає принципи планування особистої роботи менеджера. Математична залежність, яка лягла в основу принципу 80/20, була виявлена ​​понад сто років тому, 1897 року, італійським економістом Вільфредо Парето (1848-1923). Його відкриття називали по-різному, зокрема принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом найменшого зусилля, принципом Дисбалансу.

Принцип 80/20 має велику важливість тому, що він суперечить тому, що ми звикли вважати логічним. Ми маємо право очікувати, що це чинники мають приблизно однакове значення. Однак помилка є однією з тих, що не відповідають дійсності, шкідливих і глибоко вкорінених у наших мізках.

Принцип 80/20 також гарантує, що коли ми дізнаємося дійсне співвідношення, то дуже здивуємося рівню цього дисбалансу, тому що хоч би яким виявився дійсний рівень дисбалансу, він швидше за все перевершить наші очікування.

Таким чином, будь-який менеджер, в обов'язки якого входить прийняття важливих рішень, повинен знати та застосовувати закон Парето у своїй роботі. Це не лише дозволить йому заощадити час, а й спрямує організацію на шлях успішного розвитку.

Розміщення пріоритетів за принципом Ейзенхауера. Розстановка пріоритетів - це коли керівник щодня вирішує, що потрібно зробити насамперед для того, щоб досягти своїх цілей.

Згідно з принципом Парето, 20% завдань будуть за всіма параметрами важливими. Кумедно, але більшість із них також є терміновими. Виконання важливих справ наближає до поставленої мети. Термінові справи переключають він увагу, не надаючи у своїй великого впливу мета. Найбільш важливі справи та завдання, що ведуть до успіху та досягнення цілей, у жодному разі не повинні відсуватися назад під тиском справ неважливих, але термінових.

Щоб досягти найкращих результатів, менеджер повинен витратити більшу частину свого часу на справді важливі справи та завдання.

Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати лише два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування менеджеру необхідно проаналізувати і класифікувати всі завдання, що стоять перед ним. І тоді у нього вишикується ієрархічний список, завдяки якому він знатимете що, коли і як треба робити.

Ієрархічний список Ейзенхауера (рис. 1)

А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є терміновими та необхідними.

По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто потрібно регулярно виділяти собі час виконання справ У і знайти їм місце у своєму розкладі. Виконання завдань із цієї групи забезпечить успіх та наблизить менеджера до наміченої мети. Дуже часто справи просто відкладаються в довгий ящик, оскільки вони не є терміновими. І все ж таки їх своєчасне виконання дозволить уникнути багатьох проблем.

С-пріоритет: навички, оволодіння, якими здається нам терміновою справою, але не є важливим. Сюди відносяться: уміння зберігати спокій, перепоручати свої обов'язки (так би мовити, "уміння відправляти делегації") або говорити "ні". З допомогою цього виграється час на вирішення важливих завдань із групи У.

D-пріоритет: сюди належать справи, які є ні важливими, ні терміновими.

Можна спокійно відкласти їх у ящик для паперів або ж, якщо йдеться про терміни або деякі завдання, відмовитися від них або просто перепоручити зробити це комусь ще.

Слід свідомо захистити себе на час від виконання справ D, які дозволяють відпочити та розважитись у дні найбільшого стресу.

Рис. 1 Розміщення пріоритетів

Правильне розміщення пріоритетів:

1. Розподілити всі завдання та обов'язки по вищезгаданим групам А, В, С і D. Таким чином, відокремлюється "потрібне" від "безкорисного".

2. Пам'ятати: "важливе" докорінно відрізняється від "термінового". "Важливе" наближає заплановану мету, але при цьому воно не обов'язково є "терміновим". "Термінове" ж, навпаки, потребує безпосередньої уваги.

3. Звернути увагу на так зване "правило переваги": "важливе" стоїть перед "терміновим". Не обов'язково виконувати все те, що потребує поспіху. Потрібно постаратися не підкорятися більше диктатурі термінових справ, оскільки в ній є така небезпека: менеджер починає відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.

4. Для розумного планування часу ця порада буде дуже корисною: завжди починати роботу з завдання, що стоїть під номером 1 у групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, хоч би як привабливі та цікаві вони були. Якщо до кінця робочого дня менеджер не встиг впоратися з усіма завданнями та справами групи А, то варто продовжувати роботу з ними і на наступний день. І не робити інших завдань, доки не закінчить із першими.

5. Щодня працювати над будь-яким завданням із групи В, яка потребує великих тимчасових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами менеджер повинен також думати про свої "стратегічні" важливі завдання та цілі. Тільки так можна вже сьогодні забезпечити собі "завтрашній" успіх.

Таким чином, менеджер повинен усвідомити собі раз і назавжди, що в нього ніколи не вистачить часу на те, що хотілося б зробити, і на те, чого хочуть від нього інші.

Потрібно подбати про те, щоб використовувати свій час лише на справді важливі для нього речі, які можуть наблизити поставлену їм собі мету. А час можна виграти лише в тому випадку, якщо навчитися говорити "ні" та відмовлятися виконувати необов'язкові справи.

Використовуючи закон Парето і принцип Ейзенхауера в техніці особистої роботи, складаючи план на день і контролюючи його виконання протягом дня, менеджер не повинен забувати наприкінці дня підбити підсумок, як радить Лотар Зайверт, методом "5 пальців".

Підбиття підсумків дня за методом "5 пальців":

Б (великий палець) - бадьорість (як себе відчував сьогодні? що зробив для підтримки та зміцнення свого здоров'я?);

У ( вказівний палець) - успіхи (чим займався і яких результатів при цьому досяг?);

С (середній палець) - стан духовний (який у мене переважав настрій і настрій?);

Б ( безіменний палець) - благодіяння (чи допоміг я кому-небудь? яку послугу надав, підтримав чимось, дав корисну пораду? чим порадував близьких?);

М (мізинець) - мислення (що нового я сьогодні дізнався? яке питання обдумав і до якого висновку дійшов?).

Рис. 2. Метод "5 пальців"

Само собою цей метод не універсальний. Я вважаю, що при необхідності його складові можна замінити такими, які найбільше відображають потреби конкретного менеджера або доповнити іншими.

Але в цілому такий метод дозволить менеджеру охопити значну частину важливих складових його діяльності, а саме: здоров'я; досягнення цілей; позитивний погляд на життя та протидію стресам; підтримання авторитету та поваги з боку підлеглих; самовдосконалення та розвиток.

Д.Д Вачугова вважає, що управління робочим часом немислиме без аналізу його структури витрат протягом робочої зміни чи її частини.

Аналіз витрат робочого часу проводиться з урахуванням того, що час, що йде на виконання елемента операції, визначається безліччю організаційно-технічних та психофізіологічних факторів, а вони зазвичай не піддаються повного контролю. Так, при вивченні тривалості одного і того ж елемента операції в одних і тих самих умовах може бути отриманий ряд величин, в більшості випадків не збігаються один з одним. Тому результати таких вимірювань становитимуть варіаційний ряд. Для того щоб отримати достовірні дані та зробити аналітичні висновки про тривалість операції та структуру витрат робочого часу, необхідно використовувати такі методи організації та обробки спостережень, які дозволяють враховувати імовірнісний характер аналізованих процесів. З цією метою треба обґрунтувати кількість спостережень, що проводяться. Найчастіше всю роботу з виявлення втрат робочого дня називають діагностикою робочого дня. Вона проводиться працівниками управління, які аналізують отримані дані та розробляють заходи щодо покращення використання робочого часу. У процесі аналізу виявляються чинники, які зумовлюють найбільші втрати часу. До них відносяться візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, робота з підлеглими та ін. Обчисливши їх величину, визначають заходи зміни структури витрат часу, яка оптимально відповідала б вирішенню основних завдань організації.

Нормування і планування робочого дня як виконавців, і керівників дозволяють значно підвищити ефективність його використання. Крім того, здійснення названих елементів керування робочим часом дає змогу виявити шляхи підвищення цієї ефективності.

Менеджер має бути прикладом для підлеглих у цьому плані. Бажано, щоб він починав свій робочий день раніше за своїх підлеглих і до їх приходу міг скласти і уточнити для них завдання, а також вжити всіх необхідних заходів для їхнього успішного виконання.

Підбивши підсумки, можна виділити наступне: Робочий час - це найважливіший факторвиробництва, дбайливе використання якого може дати величезний ефект. Але в основі такого ставлення до робочого часу лежить глибоке вивчення структури його витрат та виявлення невикористаних резервів.

p align="justify"> Велика роль у поліпшенні використання робочого часу відводиться його плануванню, що є одним з головних завдань менеджера. Саме планування робочого часу дозволяє менеджеру сконцентруватися на головному з урахуванням термінів та часу вирішення основних завдань.

Нормування і планування робочого дня виконавців і менеджерів значно підвищує ефективність його використання і найкраще позначається кінцевих результатах діяльності підрозділів .

1.3 Планування особистої роботи менеджера

Те, що часом необхідно вміти раціонально керувати, пояснювати сьогодні вже не потрібно. З його нестачею чи повною катастрофічною відсутністю стикаються всі - від менеджерів нижчої ланки до управлінців та власників підприємств.

Щоб допомогти людям в усуненні цих складних проблем розподілу свого часу, існує так званий тайм-менеджмент, або мистецтво управління часом. Багато людей, які мають невиразні уявлення про тайм-менеджмент, уявляють його собі як систему планування та структурування часу за правилами: порядок потрібен у всьому, і тоді буде результат. Це не зовсім правильно. Планування – невід'ємна і дуже важлива складова управління часом, але це не єдиний спосіб, який використовується сучасним тайм – менеджментом. І, застосовуючи його, не варто забувати про всі інші методики, без яких це саме структурування не буде таким ефективним.

Прийом перший: згадане раніше планування - одне із найважливіших елементів управління часом менеджера. Суть у тому, що час, витрачене планування, скорочує час, необхідне працювати загалом. У процесі планування приймаються рішення у тому, що, як і як слід зробити менеджеру. Будь-яке планування сучасні фахівці рекомендують проводити у два етапи: скласти список та визначити пріоритети.

Все, що згадано менеджером у списку, є рівноцінним. Після складання списку відносини розподіляються у порядку їхньої значимості безпосередньо менеджера в час. Потрібно пам'ятати, що жоден список не є повним, поки він не відображає важливість справ. Як тільки менеджер склав такий список, потрібно завершити його визначення пріоритетів. Це і є основою планування.

Написати список справ нескладно, а ось розставити пріоритети, особливо з першого разу – складніше. Така градація хоч-не-хоч змусить задуматися. Спочатку менеджерові буде важко розставляти пріоритети, і розподіляти справи, але згодом буде все легше і легше, а витрачені зусилля окупляться.

Пітер Друкера, який став класиком менеджменту, закликав не тільки до аналізу, а й до сміливості. Крім того, рекомендується використовувати такі принципи:

1) менеджер повинен орієнтуватися на майбутнє, а чи не на минуле;

2) концентруватися на цілях та потенційних вигодах, а не на труднощах, вони бувають у всіх;

3) вибирати свій власний шлях, а не випробувану і зашаркану «вторувану» стежку;

4) ставити собі високі цілі, які дають можливість круто змінити ситуацію, а чи не ті, що «надійні» і легко досяжні.

Також менеджеру слід пам'ятати, що не потрібно намагатися розпланувати все! Адже це життя, яке може давати нам безліч несподіваних сюрпризів, приємних і не дуже. Нерозумно вважати, що чим більше часу менеджер витрачає на планування, тим більше часу економить. Після певного краю ефективність планування різко падає. Як і у всьому, тут важливо не переборщити.

Менеджерам середньої ланки варто враховувати, що аж ніяк не всім людям близькі за духом і підходять за психологічним складом жорсткий порядок і постійне планування: творчим натурам рекомендують створювати умови, що передбачають спонтанність, свободу вибору та дій, тоді їхня працездатність та ефективність діяльності підвищуються у багато разів!

Загалом для великого та різношерстого колективу раціональніше використовувати технології, що передбачають уникнення жорсткого планування, збереження гнучкості та можливостей реагування на форс-мажорні обставини, що залишають резерв та заохочують творчість, запал і захопленість справою. Це особливо важливо для російського менеджера, якому доводиться постійно працювати з хаосом і невизначеністю, як у зовнішньому, так і внутрішньому середовищі.

У розподілі особистого часу менеджера важливіше загальні правила, а індивідуальний стиль, який у кожного менеджера свій. Його просто потрібно знайти. Таким чином, раціонально розподіляти свій час менеджер може лише сам.

Звичайно, сьогодні багато робочих процесів можна значно скоротити в часі завдяки, наприклад, тому ж комп'ютеру. Тут, звісно, ​​можна й помріяти. Уявіть собі, як чудово було б дати монітору завдання, просто в усній формі його озвучивши, і через кілька хвилин отримати на екрані необхідний звіт з потрібними даними про виконану роботу з готовими обґрунтуваннями та викладками. Усьому свій час, а поки що ми ще живемо тут і зараз. Як сказав поет радянських часів Олександр Кушнер: «Часи не обирають, у них живуть та вмирають». Тому давай подумаємо, чого не вистачає менеджеру для того, щоб грамотно, не обтяжуючи себе зайво, керувати своїм часом. На це знов-таки потрібно виділити час. Але подібні вкладення завжди окупні.

Отже, спокійно подумавши, як заощадити на роботі час, що стрімко втікає, можна дійти наступних висновків.

1. Відокремлювати першочергове від другорядного, термінове - від того, що ще може почекати. Одразу розставляти пріоритети. Зробив важливе завдання – будь ласка, викидати словесні феєрверки стільки, скільки потрібно. Далі у більшості менеджерів з'являється ще одна неприємна проблема: менеджер не можеш змусити себе просто зважитися, сісти і зробити. Головне, щоб ніхто і ніщо не відволікало від процесу, а навпаки, штовхало до дії.

2. Говорити «ні» спокусам і спокусам, а також тим, хто нахабно робить замах на робочий час менеджера, розтягуючи його до неймовірних розмірів. "Час - гроші", - писав ще в 1748 р. відомий вчений і політичний діяч Бенджамін Франклін. Але це твердження чомусь відходить на другий план, коли справа стосується виконання службових обов'язків. Це стосується не тільки менеджерів, а й простих службовців, які проводять більшу частину часу за рутинною, одноманітною роботою в офісі, можливо, навіть чужою, від якої і віддачі не видно, крім разової місячної винагороди. У такому гнітючому становищі винен сам менеджер: не вміє, коли потрібно, просто і ввічливо сказати слово «ні». А робити це велике мистецтво.

3. Менеджер повинен намагатися постійно покращувати власні комунікаційні навички та організованість. По-перше, це ніколи не зайве, а по-друге, у зв'язку з усім перерахованим вище потрібно намагатися спілкуватися на роботі швидко і ефективно, а не ходити навколо та навколо. Підлеглі повинні чітко розуміти, що менеджер від них вимагає і як це виконати, при цьому бажано обговорити одразу, у якому вигляді, в який термін та з якою метою має бути виконана робота.

4. Менеджер повинен змусити працювати на себе. Це стосується не лише роботи, а й, як не дивно, його особистого життя, що, загалом, нерозривно пов'язано з нами. Потрібно працювати на перспективу, і лише тоді сам час підкориться.

Важливо пам'ятати, що час невблаганно біжить вперед і завдання менеджера не намагатися наздогнати цей дикий, неприборканий звір, а навчитися керувати ним, як хвацький приборкувач, всі завдання якого виконуються.

Ключовий показник ефективності керування часом. Сьогодні ні для кого не секрет, що кожен менеджер незадоволений ефективністю управління власним часом, або, хоч і задоволений, все одно бажає значно підвищити ефективність управління цим невідновним ресурсом. Для цього потрібно, перш за все, чітко та ясно уявити ключову мету управління власним часом та вибрати основний показник ефективності.

Психологи вважають, що найпотужнішою рушійною силою менеджера є глибока переконаність у цьому, що у суспільстві відразу ж приносить менеджеру щастя. Тому основними завданнями стратегічного планування свого часу є досягнення та збереження успіху - фінансового, матеріального, професійного та соціального.

Синдром Говарда Х'юза. Тут він згадується зовсім не випадково, оскільки є ідеальним прикладом людини дуже успішної, але глибоко нещасної, видатний підприємець XX ст. - Говард Хьюз.

Синдром полягає в тому, що підприємці, які на початку шляху поставили перед собою мету, що дійсно стоїть і важко досягне, ідучі до неї багаторічним наполегливим і важким шляхом, в кінцевому рахунку досягають її і, підкоривши свій Еверест, отримують не прекрасний і щасливий новим світ (як це їм здавалося раніше), а тугу порожнечу, яку їм доводиться заповнювати чим доведеться. Такий менеджер ризикує стати трудоголіком, що орить, не піднімаючи голови, навіть не розуміючи, що не заради результату, а заради самої роботи.

Згодом за законами людської психології враження, що повторюються, втрачають гостроту і перестають приносити задоволення. Доводиться знову і знову шукати щось нове та сильне, що серйозно збільшує навантаження на людський організм та психіку, згодом руйнуючи.

Отже, для оптимізації управління власним часом потрібно, щоб кожна дія, рішення, вибір менеджера в кожний момент часу були своєрідним проявом кохання.

При складанні свого особистого плану на день, тиждень, місяць, рік потрібно насамперед знайти час та інші ресурси для сім'ї, близьких людей, потім для себе (для фізичного та духовного розвитку, Самопізнання, споживання товарів та послуг і т. д.), потім для роботи і лише після цього для решти.

Говорячи про реальне життя, не можна не погодитися, що будь-які, навіть оптимальні, добре продумані та складені особисті плани менеджера доводиться змінювати внаслідок неконтрольованих зовнішніх подій. При цьому закономірно, що несприятливі зовнішні події генерують дуже неприємні емоції, ясна річ, не сприяють щастю.

На жаль, менеджер не може контролювати все та запобігати несприятливим зовнішнім подіям. Зате може не допускати негативних емоцій, що цілком під силу. Тут і набуває чинності принцип невиправного оптиміста, за яким у будь-якій події, навіть на перший погляд несприятливій, необхідно зуміти знайти хороше або побачити запобігання ще поганішій події. Адже, хоч би що з менеджером трапилося, - це досвід, який, як відомо, безцінний.

Підсумовуючи сказане вище, можна відзначити, що менеджер не може існувати поза суспільством, тому відчувати себе щасливим він може тільки в щасливому середовищі.

Планувати робочий час менеджеру як потрібно, а й необхідно. Наукова обґрунтованість та плановий характер праці менеджера - вирішальні умови його раціональності та ефективності. Як відомо, рішення, що запізнилося, має нульову цінність. Більше того, порушення принципу своєчасності у прийнятті рішень може призвести організацію до кризи.

Планування роботи є основою будь-якої виробничої діяльності і є проектом процесів праці на майбутній тимчасовий період.

Менеджер планує не лише свої професійні та особисті цілі, а й пов'язане з роботою навантаження для того, щоб краще справлятися з виконанням прийнятих рішень. У цьому планування часу орієнтується відповідні довгострокові цілі, які, своєю чергою, поділяються на короткострокові і оперативні.

Встановлення певних періодів часу, які потрібні для досягнення поставлених цілей, дає почуття впевненості та уявлення про найкращий розподіл часу.

Існують різні підходи до планування часу менеджера, що відрізняються методикою та організацією. Очевидно, планувати можна лише те, що піддається передбаченню. А передбачити можна багато, якщо підійти до організації індивідуальної управлінської діяльності аналітично.

Кожен вид діяльності потребує певних витрат часу, які треба розподілити раціонально: ділові зустрічі; вивчення документів; наради; аналіз ситуацій, якщо вони не є несподіваними; представницькі заходи; розробка проектів, бесіди зі співробітниками та ін. Критерій раціональності - своєчасність та якість виконання роботи.

Від планування часу залежить такий важливий показник будь-якої роботи, як ритмічність.

Для планування часу існують спеціальні блокноти, проте краще робити на персональному комп'ютері. Тут менеджеру необхідно вміти виділяти головне та відсікати дрібниці, особливо концентруючи увагу на найважливіших питаннях, стратегічних проблемах.

Для раціонального планування часу, що певною мірою є мистецтвом, слід враховувати час, вивчати досвід його використання з тих чи інших проблем управління. Це дозволяє визначити тривалість виконання тієї чи іншої роботи, а отже нормувати тимчасові витрати.

Раціонально працювати набагато вигідніше, але працювати раціонально може лише той, хто цьому навчився. Щоб правильно виконувати свої функції та досягти своєї мети, керівник повинен ясно уявляти собі, наскільки обмежений його бюджет часу.

Основним методом, що допомагає ефективно використовувати робочий час, є планування часу. Планування є структурування часу для найбільш господарського його використання при досягненні будь-яких цілей та завдань, що стоять перед керівником чи організацією. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим та короткостроковим.

О.С Виханський та А.І Наумов вважають, що головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування приносить виграш у часі. Досвід показує, що збільшення витрат часу на планування призводить, зрештою, до економії часу в цілому. Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватись, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Не слід витрачати планування понад 1% загального планового часу. Планування завжди здійснюється з цілей. Основою для будь-якого планування є довгострокова ціль або довгострокові цілі. На основі довгострокових цілей встановлюються цілі середньострокові та короткострокові.

Це відбувається так: виходячи і цілі життя або місії організації, виділяються ряд підцілей, досягнення яких має сприяти досягненню основної мети життя. Це мети довгострокового характеру. У кожній з цих цілей виділяється ряд підцілей, бажано за тимчасовою ознакою (які мають бути здійснені в найближчі роки, у найближчий), досягнення яких має сприяти досягненню цілей довгострокового характеру. Так само на основі цілей на рік виділяються цілі на місяць, декаду, день. Далі здійснюється аналіз сильних і слабких сторінлюдини або організації, які можуть стосуватися досягнення цілей. Це робиться для того, щоб заохочувати сильні сторони та працювати над слабкими. Цей аналіз є основою для середньострокового та короткострокового планування. Сам процес планування полягають у тому, що формулюються результати та встановлюються терміни, що відводяться для їх досягнення. Результати мають відповідати цілям. При цьому бажано дотримуватись деяких правил планування.

...

Подібні документи

Розгляд системи та техніки планування особистої роботи менеджера. Дослідження основних способів раціоналізації діяльності керівника: принцип Парето, методи Ейзенхауера та Альпи. Проектування робочого дня керівника відділу продажу ТОВ "Крим".

курсова робота , доданий 02.10.2012


Роль та значення планування особистої роботи управлінця. Важливі якості менеджера. Основні чинники низької ефективності діяльності. Аналіз причин навантаження управлінців вищого та середнього рівнів. Практичне значення планування особистої роботи.

презентація , доданий 17.05.2016


Загальне поняття, функції, основні завдання, специфіка та обов'язкові якості менеджера. Етапи планування кар'єри менеджера. Постановка коротко- та довгострокових професійних цілей, шляхи та можливості їх досягнення. SWOT – аналіз кар'єри менеджера.

творча робота, доданий 16.04.2011


Методологічна характеристика проблеми раціональної організації праці менеджера. Аналіз роботи менеджера компанії ТОВ "Сіріус" та витрат його робочого часу. Формулювання рекомендацій щодо підвищення ефективності використання робочого часу.

курсова робота , доданий 06.04.2016


Сутність самоорганізації менеджера. Особливості організаційної праці та планування робочого часу. Стилі керівництва та управління. Аналіз витрат робочого дня менеджерів. Підвищення ефективності роботи менеджера для підприємства ТОВ "Раціонал".

курсова робота , доданий 26.09.2009


Аналіз витрат робочого дня та організації праці менеджера для підприємства. Вивчення тенденцій формування системи інтенсифікації праці та інформаційного забезпечення керівника за умов ринкової економіки. Опис механізму активізації менеджера.

дипломна робота , доданий 02.05.2011


Популярність науки управління у суспільстві. Негативні якості, які негативно впливають на ефективність роботи менеджера. Особливості посади менеджера. Шляхи підвищення ефективності бізнесу та результативності діяльності співробітників.

реферат, доданий 03.05.2011


Порядок денний менеджера. Основні рівні спеціаліста. Управління у вигляді інформації. Контролююча роль менеджера. Особливості керування через людей. Загальна картина роботи менеджера. Азіатська модель менеджменту та західна: загальне та відмінності.

курсова робота , доданий 21.12.2011


Значення та організація контролю за виконанням документів. Коротка характеристика та аналіз роботи менеджера з документами на прикладі ТОВ "Тропа". Основні принципи професії офіс-менеджера та топ-менеджера. Основи обробки вхідних та вихідних документів.

курсова робота , доданий 23.02.2011


Нині ефективність роботи організації багато в чому визначається ефективністю повсякденної роботи персоналу управління. Планування роботи менеджера. Прийняття керівником необхідного рішення щодо пріоритетності виконання намічених заходів.