генеральний директор

Плани на рік складай навесні, плани на день – вранці

Китайське прислів'я

кому:власникам, топ-менеджерам, керівникам

Коли у вас немає плану, то ваші дії мають характер хаотичних.

Кожен із нас, керівників, замислюється: наскільки можна збільшити продуктивність праці? Дані, отримані досвідченим шляхом у моїй компанії, показали, що після запровадження щоденного планування та звітності ефективність праці колективу збільшилася ~ на 40%.

Не секрет, що у середньостатистичній російської компаніїспівробітники витрачають на роботу в найкращому випадку 3-4 години на день із 8-ми.Проте всі вдають, що так і має бути. Керівник задовольняється постановками як бурхливої ​​активності, щойно він заглядає в чийсь кабінет.

А підлеглі... А що підлеглі? Їхній такий стан справ більш ніж влаштовує: робочий часможна вирішити купу особистих завдань, оформити замовлення в інтернет-магазинах, поспілкуватися по телефону та соціальних мережахз друзями та рідними. Недарма кажуть, що 80% людей працюють настільки ефективно, як грамотно ними керують.

Висновок банальний і одночасно жахливий своєю простотою: для того, щоб збільшити ефективність роботи компанії на 40%, достатньо зробити так, щоб співробітники працювали хоча б 6,5 - 7 годин на день(так, вісім – це вже вищий пілотаж!).

Щоденний план та звіт - безперервний тест на професійну придатність для співробітників

Але як зрозуміти: хто зі співробітників чатується у соцмережах, а хто безперервно видає результат? Постійно стояти за спиною? Неможливо! Тут на допомогу приходять обов'язкові для кожного співробітника щоденні плани та звіти про виконану роботу.

Якщо дуже коротко значення щоденних планів і звітів полягає в наступному: співробітник складає план робіт на день виходячи з 8-ми годинного дня і звітує наприкінці робочого дня за кожним виконаним завданням (витрачений час, результат і т.д.).

Будь-яка хороша технологіямає переваги для обох сторін. Поговоримо про це.

Переваги щоденного плану для компанії

• Завдання вирішуються співробітниками згідно з прийнятими пріоритетами (з урахуванням бізнес-вимог компанії), а не за принципом "хочется", "простіше" та "цікавіше".
• Імовірність "простою" співробітника прагне нуля. Завжди є завдання у запасі. Якщо “простий” і виникне, він видно заздалегідь.
• Подивившись у плани, можна одразу прибрати “виссмоктані з пальця” завдання та замінити їх корисними, злободенними та актуальними.
• Коли людина планує відносини з 8 робочих годин і знає, що цей час буде попит, помітно зменшується ймовірність “порожньої витрати часу”.

Переваги щоденного плану для працівника

Серйозний особистий та професійний апгрейд: навичка планування вкрай важлива у всіх сферах, і життя за межами роботи тут не є винятком.

• Керівник буде задоволений, т.к. всі найбільш пріоритетні завдання за технологією потрапляють у ваш щоденний план. А бути на хорошому рахунку відкриває додаткові можливості у вертикальній кар'єрі.
• Скасування “рабства”, коли людина сидить на роботі до “ночі” (тепер виконання завдань виділяється 8 годин, отже, і планувати їх у дванадцять годин керівник вже нічого очікувати).

Порядок денний

Надалі йтиметься лише про принципи щоденного та щотижневого планування та вимоги до планів. Окремі статті присвячені:

• Технологія розбору керівником щоденних та щотижневих планів підлеглих – стаття у розробці.
• Вимоги до робочих звітів, методика їх створення – стаття у розробці.
• Технологія розбору керівником щоденних та щотижневих звітів підлеглих. статтю “ ”.

Особиста ефективність керівника

Я також використовую у своїй роботі технологію щоденного планування та звітів. Звітую перед самим собою - беріть на озброєння, якщо вам звітувати не перед ким. Завдяки цьому моя особиста ефективність зросла вдвічі(Чи жарт!). Навіть за рахунок виконання більш пріоритетних завдань, бо раніше я брався за ті, що першими спадали на думку.

І дуже корисний інсайт. Коли починаєш планувати, набагато легше ще на етапі плану подумати: чи це твоє завдання, чи не краще його делегувати? Коли завдання вже приступив, і на середині її реалізації зрозумів: добре б делегувати, - "відпустити" її від себе вже набагато складніше.

Технологія реалізації та впровадження щоденних планів

Звертаю вашу увагу, що необхідно контролювати виконання плану, терміни реалізованих завдань та якість результатів.

Чимало керівників "обламали свої зуби" при спробі впровадити щоденні плани та звіти, і ось чому:

• Впровадження зустріне запеклий опір офісних співробітників. Упокорюйтеся, це природно, але до цього потрібно готуватися. Можливо, вам буде корисною стаття “ ”.
• Впровадження щоденних планів та звітів, а також подальша робота з підтримки технології в роботі потребує інвестицій часу, грошей, управлінських зусиль та волі керівника. І головне, - блискавичної реакції на будь-яке порушення з боку працівників.
• Впровадження додатково принесе тотальну прозорість планів та звітів. Керівник будь-якого вищестоящого рівня повинен мати можливість подивитися звіт будь-якого нижчестоящого керівника та його підлеглих. За плани своїх підлеглих відповідає безпосередній керівник. Чому це не сподобається працівникам? Не кожен керівник середньої ланки зацікавлений у наявності “ всевидячого ока” У топ-менеджменту.

Рекомендації щодо організації щоденного планування: готовий регламент для впровадження

Організація процесу обробки вхідного потоку завдань із боку співробітника

• Як тільки постає завдання, вона заноситься в план робіт на поточний або наступні дні (незалежно від того, в якій формі вона була поставлена) з орієнтовною датою запланованого виконання.
• Якщо завдання належить до категорії справ “нестрокові та неважливі”, вона заноситься до так званого STACK (сховища) завдань. Співробітник звертається до STACK'у при черговому плануванні на тиждень або коли у нього виникає простий у роботі.

Поставлене завдання, що займає понад 3 години (крім участі в заходах і зустрічах), розбивається на дрібніші, яким як базове присвоюється первісне.

• Для кожного завдання зі стандартного переліку вибирається та виставляється пріоритет

Бонус: приклад таблиці із пріоритетами для співробітників

Щоб отримати приклад таблиці пріоритетів, завдяки якій працівники справляються із самостійним плануванням, виконайте 2 простих дії:

1) Напишіть розгорнутий коментар до статті(Форма для коментарів розташована в самому низу статті, див. скріншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поділіться своїм досвідом застосування планування для підлеглих (не обов'язково успішним).

2) Надішліть запитна отримання прикладу таблиці пріоритетів через мої особисті облікові записи в соціальних мережах:

Вимоги до формату занесення завдань у план

• Кожен співробітник додає до плану орієнтовний список своїх завдань ( короткий описзавдання + планований час виконання). До плану включаються такі завдання:
• Заплановані у межах проектів;
• Отримані раніше у вигляді індивідуальних завдань(усно, поштою, скайп і т.д.). Якщо завдання стоїть у зовнішній системі постановки задач, необхідно додати посилання url на це завдання; при отриманні завдання (усно, поштою, скайп), її необхідно занести у свій план робіт самостійно. При цьому діють усі вимоги щодо формату занесення завдань.
• Заплановані працівником для реалізації з власної ініціативи.
• У кожного завдання необхідно вказати:
• Назва задачі. Повинно відображати, які дії та з яким об'єктом необхідно виконати. Бажано для цього використовувати для іменників іменник і наказовий спосібдієслова. Це дуже полегшує подальший пошук серед усіх завдань. Приклад:Розробити регламент: планування ("розробити" - наказовий спосіб; "регламент: планування" - називний відмінок).
• Запланований час виконання. Приклад: Зробити комерційна пропозиція: 2 години 30 хвилин
• Дедлайн(крайній термін, якого завдання має бути виконано). Якщо ви не можете визначити дедлайн завдання, зверніться до свого безпосереднього керівника.
• Короткий план виконання даного завдання. Додати посилання на алгоритми, за якими ви плануєте діяти та/або короткий план дій. Відсутність короткого плануу тілі завдання породжує купу питань при обговоренні плану робіт та ризик, що завдання буде зроблено неефективним/неоптимальним способом або зроблено не на 100% та/або вимагатиме переробки.
• Пріоритет. Виконавець визначає його самостійно за окремо формалізованими правилами. Якщо визначити не може, необхідно звернутися до безпосереднього керівника.
• Якщо працівник бачить "недостатність" свого ресурсу для поставленого завдання, він зобов'язаний негайно про це повідомити постановника завдання та свого безпосереднього керівника.

Щоденний план робіт

• План необхідно створювати на основі щотижневого плану та оперативних завдань, що надходять (до впровадження щотижневого планування: на основі відомих на цей день завдань).
• План наступного дня складається остаточно поточного робочого дня.
• Плановий час на щоденні завдання розраховується:
• для офісних співробітників виходячи з 8 годин мінус звичайний час для вирішення оперативних та форс-мажорних завдань (для керівників проекту: 7 годин – планові; 1 година – на вирішення завдань, що надходять). Запланований на завдання час може змінюватись в залежності від дня тижня та інших умов.
• для позаштатних спеціалістів – щоденний ліміт часу, обумовлений під час обговорення умов співпраці.
• План нового дня розміщується зверху над планом за попередній день (якщо для планів використовуються текстові документи).
• Якщо в день йде більше 4 годин на позапланові (по відношенню до планів проектів) завдання, або стає видно, що при поточному завантаженні НЕ можуть бути виконані плани проектів, про це відразу повідомляється керівництво (не пізніше наступного дня).

Приклад щоденного плану (скриншот з Бітрікс24)

У прикладі показаний план, який співробітник створює у системі Битрикс24. На скріншоті представлені лише перші шість завдань, решта – не помістилися на екран. Виділені стовпці: 1 – назва задачі; 2 – крайній термін виконання; 3 – планований час виконання.

Перехід до щотижневого планування

Після освоєння щоденних планів працівники переводяться на щотижневе планування. У цьому щоденне планування зберігається, але значно спрощується, т.к. у щотижневому плані завдання розділені на днях. Якщо ви не займаєтеся щоденним плануванням з підлеглими, можливо, вони планують свій тиждень як на малюнку нижче.

Основні переваги щотижневого планування:

• більший обрій планування порівняно з одним днем
• економія часу співробітника та значна економія часу керівника

Щотижневий план робіт

• Як складати план?
• Пройтися за всіма щомісячними планами проектів, взяти з них список завдань із дедлайном до кінця тижня + 5 днів.
• Відкрити свій щомісячний план робіт та виписати частину робіт звідти.
• Занести у щоденний план оперативні завдання (заздалегідь відомі чи поставлені керівником).
• План на новий тиждень необхідно скласти в останній робочий день попереднього тижня(Як правило, п'ятниця).
• Завдання необхідно запланувати протягом усього робочого тижня з урахуванням запасу часу для вступних (визначається кожної посади індивідуально).
• Складений план на тиждень необхідно уточнити (на основі інформації, отриманої за вихідні та зранку в перший робочий день) першого робочого дня тижня, до 12:00(Як правило, понеділок)
• Для фахівців, які мають невеликий рівень “непередбачуваної” роботи (роботи з обслуговування сайтів, керівництво проектом просування), тиждень має бути розпланований без урахування непередбачених робіт.
• адже на те завдання і "непередбачені" - можуть бути, а можуть і не бути.
• якщо план не виконаний у зв'язку з тим, що виконувались завдання, що надійшли “ново”, то частина завдань із плану може бути перенесена на наступний тиждень.

Автоматизація щоденних та щотижневих планів

Найпопулярніше питання: "У якому вигляді підлеглі повинні робити плани?"В ідеалі виконувати плани необхідно як завдань у системі, де надалі за ними вестиметься облік часу виконання і формуватися звіти. На мій погляд, на сьогодні для цього найбільше підходить система «Бітрікс24».

Що робити, якщо у вашій компанії інша система для встановлення завдань? Подумайте як організуватись планування з її допомогою на основі сформульованих мною вимог до планів. І навіть якщо системи постановки та обліку завдань у вас немає зовсім, не біда. У моїй компанії тривалий часплани на день і тиждень робилися в окремих текстових файлах у форматі GoogleDocs (дуже зручно редагувати та обговорювати). І тільки через деякий час ми перейшли повністю на роботу в Бітрікс24.

Відповіді на питання, що часто ставляться по щоденним планам

Як ставити завдання, якщо співробітник-виконавець не є безпосереднім підлеглим керівника?

Або отримати повноваження ставити такі завдання у межах проектного підпорядкування, або погодити додавання завдання з безпосереднім керівником виконавця.

Важливо пам'ятати: час не гумовий. Коли надходить нове завдання, вона "виштовхує" із плану інше завдання. Пріоритети у розставленні завдань – це питання компетенції безпосереднього керівника.

Виходить, що ця система запроваджує “тотальний контроль” за роботою підлеглого? Це має робити його керівник. А цього керівника має контролювати його керівник?

Керівник контролює складання планів своїх безпосередніх підлеглих (приклад: керівник відділу розбирає плани працівників відділу), але не обов'язково щодня. Для лояльних співробітників (через 1 рік після старту впровадження регулярного менеджменту інших у вашій компанії не залишиться) частота перевірки може бути 1 раз на 3 дні, 1 раз на тиждень.

Дуже багато залежить від посади та досвіду конкретного співробітника. А також від типу планування, який використовується на додаток до щоденних та щотижневих планів: планування на місяць за проектами, стратегічні плани щодо проектів. Якщо для когось із співробітників потрібен постійний "тотальний контроль", запитайте себе: "А чи потрібен вам такий співробітник?"

Деякі керівники не хочуть щодня контролювати т.к. це забирає час та увагу

Планування роботи своїх підлеглих і її виконання - прямі обов'язки керівника. Для того, щоб освоїти цю функцію, рекомендую займатися "прокачуванням" своїх управлінських компетенцій. На допомогу стаття “”.

Важливо оцінити, чи є у вашій компанії перекос для керівників у роботі на виробництво результату. Насамперед керівник повинен виділяти час на управління підлеглими, Виробництво ж результатів - в другу чергу і за залишковим принципом часу. Якщо ви виділяєте достатній час керівнику на управління, і при цьому він все одно прагне робити результати своїми руками, тоді як його підлеглі прохолоджуються, - це гарний спеціалістале поганий керівник.

Читали цю статтю, також читали

Як оцінити ефективність роботи працівників за підсумками робочого дня за допомогою щоденних звітів: метод «аналізу та коментарів»

Як запровадити регулярний менеджмент у своїй компанії (частина 1): цілі, базові принципи, передстартова підготовка

Нестача часу на все, що хочеться зробити - це поширена проблема сучасному світі. Правильне планування робочого днядозволить вам заощадити величезну кількість дорогоцінного годинника. І сьогодні ви отримаєте кілька важливих порадна цю тему.

Для початку виділимо саме планування робочого дня – його необхідно робити. Прийміть це належне. Далі необхідно розбити свій день на 3 групи і для кожної ми дамо вам свої правила. Тут усе просто:

1. Початок робочого дня.
2. Середина робочого дня.
3. Завершення робочого дня.

Правила для початку дня

Ранок – це той момент, коли ви заряджаєтесь енергією після сну. Саме від вашого стану вранці залежить, наскільки продуктивним буде день. Тому приймайте першу порцію порад.

Позитивний настрій

Чи потрібно говорити про те, що якщо у вас гарний настрій з ранку, то й справи йдуть легше, простіше стає вирішувати ділові завдання і на них йде менше часу.

Тому щоранку знаходите те, що зарядить вас позитивом: приємні спогади, передчуття від швидкого заняття улюбленою справою. Введіть у звичку ставити щоденно вранці наступні питання:

Як сьогодні зможе наблизити мене до досягнення мети?

Що я зможу зробити, щоб отримати від сьогоднішнього дня максимум радості?

Що я сьогодні зможу зробити для того, щоби підтримати свій спосіб життя (здоров'я)?

Ця процедура не займе у вас більше 2 хвилин, а ефект від її щоденного виконання може перевершити всі очікування.

Правильний старт

Наступний момент – це правильний старт вашого робочого дня. З чого він має розпочатися? З неквапливого сніданку і того ж шляху до робочого місця.

У вас немає часу на довгий та цупкий сніданок?Є просте рішення: лягайте спати раніше. Інакше ви ризикуєте замкнути свій день на самому старті – перевірено!

Початок роботи

Починайте безпосередньо робочий день в один і той же час. Це правило допоможе вам стати ще дисциплінованішою людиною.

Коли це увійде у вас у звичку, то як бонус ви помітите підвищення мобілізації своїх сил.

Звіряння планів

Якщо ви вчора займалися плануванням сьогоднішнього робочого дня, то вранці треба провести звірку. Це займе хвилин 10, але може заощадити до 2-х годин!

Також саме планування краще робити з урахуванням 60% вашого часу, а решту 40% залишити на форсмажори та несподівані чи невідкладні завдання.

Не «розгойдуватися»

Не варто починати найпродуктивнішу частину дня з багаторазових вітань або обговорення нікчемних новин. Починайте реалізовувати заплановані цілі відразу!

Усі «соціальні» відносини можна перенести більш пізній час. Для цього підійде пообідній період.

Спочатку – головне!

Починайте свій день із рішення ключових завдань. Все інше чекатиме і нікуди не дінеться. Особливо, ваша поштова скринька з кореспонденцією J

Секретар – ваш помічник

Обов'язково вводьте у курс ваших планів свого секретаря, адже він є вашим помічником та партнером. Нехай у вас на це лише 2 хвилини – зробіть це.

Даний крок дозволить вам заощадити час та збільшити ефективність. Хороший секретар розвантажить васі нагадає при необхідності про важливу нараду. Він має бути в курсі всіх ваших справ.

Правила для середини дня

Середина робочого дня– це період, коли робота вирує, ви виконали або продовжуєте виконувати головні завдання. Для цієї частини дня ми приготували вам 11 порад.

Порядок на столі

Залиште на столі тільки ті папери, які допомагають вирішити поточне завдання. Інші приберіть. На столі не має бути понад шість документів.

Встановлюйте терміни

Якщо ви підлеглий, то намагайтеся зробити так, щоб ви самі могли встановлюватиабо обумовлювати терміни виконання завдань, які доручені вам. Якщо ви керівник, то урізайте на третину виконання завдань для своїх підлеглих.

Зворотна реакція

Якщо ви вирішили раптом бути на якійсь неважливій для вас нараді, то будьте готові до того, що вам дадуть на ньому додаткові доручення. Якби вас там не було, то й додаткових завдань ви не отримали б…

Невідкладні завдання

Завжди і в будь-якій справі виникає ситуація, яка буде невідкладною і перетягне вашу увагу на себе. Це спровокує застій у виконанні поточних завдань.

Чи варто відволікатися і вникати в такі ситуації справа ваша. Але завжди приймайте рішення, виходячи з пріоритетів: що важливіше зробити – поточні справи чи «невідкладні»?По можливості, делегуйте такі раптові завдання.

Імпульсивні дії

Під час виконання поточних завдань (особливо найважливіших) вам може захотітися зателефонувати або зробити іншу незаплановану імпульсну дію.

Не поспішайте наслідувати імпульс - подумайте, чи варто відволікатися, наскільки це важливо?

Робіть паузи

Завжди протягом робочого дня плануйте паузи. Якою вони мають бути тривалості – вирішувати вам. Найважливіше у цій справі – регулярність.

Групуйте рутину

Всі дрібні рутинні справи ви можете поєднати за схожими ознаками в секції, блоки. І надалі виконувати їх такими блоками.Наприклад, 6 блоків по 10 хвилин – телефонні дзвінки. Важливо тут максимально скорочувати час виконання кожного блоку.

Завершення справ

Доводьте почате до фінальної стадії. Намагайтеся не відволікатися часто під час вирішення тривалого завдання. Оскільки вам доведеться повернутися до виконання і частину роботи зробити знову, втрачаючи час. Як мінімум – відновити швидкість виконання.

Користуйтесь моментом

Якщо у вас раптом з'явилося «вимушений вільний час», то подумайте, як його можна використати раціонально. Наприклад, коли ви сидите у приймальні шефа і чекаєте на свою чергу.

Ваша година

При плануванні робочого дня обов'язково вносите в графік годину для себе. У цей момент ваш секретар повинен відповідати всім, що вас немає, або просто зачиніть кабінет, щоб вам ніхто не заважав.

Присвятіть цей час вирішенню тих завдань, які не є терміновими, але є важливими. Також, коли вас ніхто не відволікає, ви можете згадати подібні завдання, які в метушні просто забулися.

Звіряння та контроль

Не шкодуйте часу на періодичну звіряння своїх планів та контроль їх виконання. Ми вже говорили про те, що це дійство заощадить більше часу, ніж ви на нього витратите. До того ж ви можете щось змінити в плануванні у зв'язку, наприклад, пріоритетами, що змінилися.

Правила для завершення дня

Не варто відволікатися на часту перевірку часу і чекати на закінчення робочого дня. Цей період часу також важливий, як і попередні. Візьміть до уваги наступні 3 поради.

Завершіть не зроблене

Є група справ, які не є терміновими, але зробити їх необхідно. Щоб вони не накопичувалися, перетворюючись на завал, робіть їх наприкінці дня, коли найважливіших цілей досягнуто. У цей час саме час дочитати свою кореспонденцію, продиктувати секретареві розпорядження для друку і т.п.

Аналіз дня

Проаналізуйте, спираючись на план дня, що ви встигли зробити сьогодні, якою є ваша ефективність, як часто відволікалися від основних завдань і як цього по можливості уникнути в майбутньому? Це один із важливих елементівуспішного виконання справ – контроль та аналіз.

План на завтра

Приділіть 15-20 хвилин плануванню завтрашнього робочого дня. Краще робити це саме напередодні. Але також не забудьте вранці виконати звіряння.

Згадайте свої найбільші провали у житті. Сварки, непорозуміння, які змінили все ваше життя у негативний бік. Провалені іспити, співбесіди на роботу і т. д. Причини подібних невдач схожі, як правило, вони є наслідком поганої підготовки та необдуманих вчинків, нижче ми розглянемо як усе встигнути та планувати день/тиждень.

Що буде, якщо спортсмен за місяць перед олімпіадою перестане тренуватися - навички та м'язова сила значно послабшають і він займе одне з останніх місць. Як у спорті, у будь-якій справі потрібна гарна підготовка, без якої шанси успіху сильно падають.

Ключовим фактором у підготовці є планування, Існує «правило 6 П»: Правильне планування перешкоджає падінню продуктивності.

Нижче я наведу 7 способів як все встигати за допомогою правильного плануваннядні, тижні.

1 спосіб: Заведіть список завдань на день

Навіщо потрібен список завдань?

Спочатку розберемо, як працює наш мозок. Було встановлено, що ми можемо пам'ятати під контролем не більше 7+-2 справ або важливих думок. Щоб переконатися в цьому, порахуйте скільки гуртків зображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Швидше за все, щоб визначити кількість об'єктів на малюнках 1, 3 і 4 досить одного погляду.

А для 2 та 5 малюнку одного погляду було недостатньо, необхідно було рахувати окремо. Що менше об'єктів, то легше ними управляти. Межа у мозку настає, коли кількість стає більше ніж 7+-2.

Також справа і з думками, одночасно в нашій голові ми можемо зберігати не більше 7+-2 завдань, решта забувається.

Уявимо ситуацію із життя

Ви встаєте вранці і йдете на роботу, дорогою згадуєте що:

Вам необхідно купити подарунок на день народження близької людини;
- Сплатити за інтернет, доки не відключили.

Коли ви прийшли на роботу:

Дізнаєтесь, що вам необхідно сьогодні підготувати звіт;
- Зайшовши, колега попросив скинути шаблон договору;
– Після ранкової планерки начальник попросив зробити 3 справи.

Голова вже заповнена, але час не зупиняється, вам може зателефонувати клієнт, близька людина, колега, може статися непередбачена ситуація тощо. Що відбувається у такому разі? Ми щось забуваємо. Якщо ми забудемо купити продукти в магазині, то нічого страшного, звичайно ж, не станеться, але можна забути важливіше: Не приїхати на важливу зустріч, прийняти ліки і т.д.

До того ж, чим більше справ у нас перебуває в голові, тим гірше стають наші аналітичні здібності, тому що на запам'ятовування інформації витрачається енергія.

Переваги записника

Записник - знімає всі описані вище проблеми і має наступні переваги в порівнянні з роботою по пам'яті:

1) Записати завжди швидше, ніж запам'ятати. Наприклад, записати стільниковий телефону 10-100 разів швидше, ніж запам'ятати. Також і із справами.

2) Економія енергії. Щоб не забути важливе, часто згадуємо, на це витрачається енергія. Нотатник знімає цю проблему.

3) Надійність. Що написано пером – не вирубаєш і сокирою. Будь-яку справу можна забути на тлі втоми, емоцій чи інших справ. Але якщо завдання записати, то забути набагато складніше.

Ви можете вести список завдань на звичайному листку, блокноті, але краще якщо це буде записник, тому що в ньому є календар. Список завдань на день може бути на комп'ютері або паперовому носії. Найголовніше щоб він у вас був тому, що це основа для планування, як фундамент біля будинку. Якщо у будинку немає фундаменту, то максимум, що можна побудувати – це невелику одноповерхову конструкцію без опалення із пластику або фанери. Також і в плануванні без списку завдань на день або записник, звичайно ж, можна обійтися, але ви будете сильно обмежені в можливостях.

Найголовніше у списку завдань або в записнику - перелік справ, які потрібно зробити протягом дня. 2-а за важливістю частина - це календар, у ньому можна переглянути завдання, які потрібно виконати того чи іншого дня. Тому записник переважніше звичайного списку, тому що там є календар.

2 спосіб: Працюйте зі списком завдань щодня

Найважливіше при роботі з органайзером часу або записником це працювати відповідно до раніше складеного плану. Для цього регулярно переглядайте записник, щоб з'ясувати, чи ви все зробили, що запланували на сьогодні. Ви можете переглянути список після завершення поточної справи. Дуже важливо заносити до свого органайзера важливі справи, які потрібно обов'язково зробити сьогодні.

3 спосіб: Спочатку записати, потім робити

Якщо надходить нове завдання і воно нетермінове, то спочатку запишіть його в записник і приступайте, тільки коли до нього дійде справа. Будь-які нові завдання здаються дуже важливими і ми починаємо братися за все поспіль: перевіряти пошту, здійснювати телефонні дзвінки і т. д. Але як тільки ви почнете спочатку записувати всі справи в записну книжку, то виявите, що по сусідству з цим записом є Важливі завдання.

Всі рухи правої частини тіла контролюються лівою півкулею мозку, що відповідає за логіку. Коли ми записуємо нове завдання правою рукою, то активізуємо ліву півкулю нашого мозку, що відповідає за логіку. Активізація логіки під час запису правою рукою допоможе нам прийняти більш правильні рішення.

Записуючи всі справи в записник, перед тим як приступити до роботи, ви зможете виконати протягом дня найважливіші справи і зможете протистояти другорядним завданням, які постійно вас відволікають.

4 спосіб. Спочатку важливі, потім термінові завдання

Усі заплановані відносини слід виконувати у порядку їх значимості, та був вже за часом виконання. Починаючи з найважливіших і поступово переходити до менш значимих. Записуйте у свій план на сьогодні справи в порядку їхньої значущості, потім відсортуйте за терміновістю та починайте працювати з найпріоритетнішими.

Наприклад, вам зателефонував знайомий побалакати. Дзвінок по телефону, термінова справа, тому що телефон дзвонить прямо зараз, але може бути неважливим. Якщо у вас є більш значущі завдання, скажімо, підготувати звіт по роботі, то краще спочатку зробити все важливіші завдання, зокрема звіт, а потім, якщо буде час, передзвонити та поговорити зі знайомим. Але не навпаки, інакше через незначний дзвінок, можна не встигнути зробити важливішу справу.

Важливість пріоритетніша за терміновість. За термінові справи слід братися, лише якщо ви контролюєте ситуацію і впевнені, що встигнете дедалі важливіші.

5 спосіб: Електронний органайзер

Існує безліч електронних записників. Електронний щоденник має незаперечні переваги перед паперовими:

А. Економія часу. На електронному щоденнику не потрібно переписувати завдання з минулого дня на поточний, а також з ним можна працювати як на комп'ютері, так і на телефоні або планшеті, синхронізуючи дані на всіх пристроях.

Б. Обсяги та швидкість: В електронний щоденник можна дуже швидко скопіювати великий обсяг інформації для подальшої роботи. Наприклад: Ви хочете ввечері спекти банановий пиріг і вам необхідно заздалегідь записати, необхідні інгредієнти, перед тим, як ви підете в магазин. Якщо у вас електронний органайзер, ви можете швидко скопіювати весь рецепт з інтернету в щоденник, буквально за лічені секунди. У той же час, щоб записати від руки на листочку тільки інгредієнти, вам знадобиться більше часу, ніж на весь рецепт електронному вигляді. А в магазині достатньо включити щоденник у телефоні, щоб швидко зрозуміти, що купувати.

В. Зручність. Звичайною записниковою незручно користуватися в транспорті, магазині, на відпочинку, в цих місцях складно записати і дивитися нотатки, тому що паперовий щоденник великий і потрібно 2 руки, щоб його відкрити. А ось електронна записник на телефоні завжди буде з вами, де б ви не знаходилися: Транспорт, магазин, вулиця. Ви можете швидко зробити записи на комп'ютері, а потім зробити синхронізацію, щоб ці нотатки з'явилися на вашому телефоні за лічені секунди.

6 спосіб: Плануйте наступний день з вечора

Складайте план дій наступного дня заздалегідь, найкращий час- це кінець робочого дня, перш ніж ви підете додому. Ця проста дія допоможе вам краще висипатися, тому що часто причиною безсоння буває те, що ми ввечері перебираємо в пам'яті всі важливі справи, які потрібно встигнути завтра зробити, щоб не забути їх вранці. І саме ці думки заважають нам розслабитися та спокійно заснути, але якщо ви запишите всі свої плани, то забезпечте не лише спокійний сон, а й вечір.

Крім цього, коли ви заздалегідь складете план, ваша підсвідомість буде постійно всю ніч працювати над тим, як краще зробити заплановане. Вирішення складних завдань може саме приходити до вас за сніданком, дорогою на роботу або навіть серед ночі. Саме вранці найчастіше приходять нові ідеї і ви використовуватимете цей час з максимальною користю, достатньо лише написати список справ на наступний день заздалегідь.

До речі, якщо у вас є питання, на які ви хочете отримати відповідь, то перед тим, як заснути і заплющити очі, задайте їх самому собі, бажано вголос і відразу засинайте. А вранці приготуйтеся відразу записати всі думки, які можуть з'явитися в момент, коли ви прокинетеся або пізніше.

7 спосіб: Плануйте складні завдання на пік вашої активності

Складайте план на день так, щоб робота, що вимагає великих енерговитрат, припадала на пік вашої активності, коли у вас багато сил і ви максимально продуктивні. Як правило, пік активності починається вранці, тому що після сну у вас багато сил і свіжа голова, але буває, що пік активності може припадати і на денні і навіть вечірні години.

Найбільш енерговитратними заняттями є справи, яких немає таланту. Як правило, - це ті заняття, які найбільше не хочеться робити. Ці справи у тайм-менеджменті називаються жабами, бо ці завдання неприємно починати виконувати. У тайм-менеджменті є правило - починати день із жаби, тобто з неприємної справи. Це правило дозволить вам працювати ефективніше, тому що зазвичай саме вранці найбільше сил, а ці сили вкрай важливі, щоб зробити найнеприємнішу роботу.

Наведу приклад з життя, у мене технічний склад розуму, тому точні науки такі як: Фізика та математика у мене йдуть без праці, а от з гуманітарними предметами важче, тому, коли я навчався у школі, нерідко готувався до контрольної англійській мовівранці. Я вставав за 1-2 години перед школою та вчив англійську. Саме вранці я мав найбільшу енергію, тому в цей час мені було простіше зробити складне завдання, До якої, у мене було найменше таланту. Результати підготовки перевершували всі мої очікування, я отримував чудово чи добре з предмета, який не подобався.

Найнеприємніші завдання плануйте на пік активності, наприклад, на ранок і ви побачите, як станете більше встигати та підвищиться ваша особиста ефективність.

P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.

P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)

Підписуйтесь по email Додайте

Планування та організація роботи – ключ до подальшого саморозвитку. Про основні принципи та правила щоденного планування читайте у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Навіщо потрібне щоденне планування?

Не всім зрозуміло, навіщо потрібно планувати свій робочий день. Адже кожна людина і без планування знає, які функції вона виконує і які справи чекають. Багато хто не бачить сенсу у складанні планів на день, оскільки завжди є несподівані доручення, здатні сплутати всі наперед намічені пункти.

Завантажте документи на тему:

Якщо порівнювати двох працівників, що виконують однакові функції та мають однакові здібності, можна виявити, що обсяги та якість виконуваної ними різні. Один співробітник встигає вирішити і поточні, і стратегічні завдання, другий – не встигає виконувати навіть термінові доручення та змушений постійно залишатися після роботи. Найкращі результати покаже той, хто більше . Тобто той, для кого процес планування є щоденним обов'язком та потребою. Наявність плану навіть на психологічному рівнізмушує людину мобілізуватися. У нього є зафіксована мета та з'являється внутрішня потреба у її досягненні.

Як планувати ефективно?

Планування та організація роботи виконується співробітником. Чи не керівник, а працівник повинен ставити собі завдання. І тут він ставить собі мети самостійно, діє тому напрямі, який вибирає сам. Як правило, відсоток виконаних завдань при самостійне плануваннявиявляється вищим, ніж при виконанні загального , розроблений керівником.

Існує система планування роботи, випробувана практично і забезпечує оптимальне використання робочого дня. Це набір принципів, за якими людина може скласти грамотний, реалістичний і здійсненний план.

Насамперед, визначте, що потрібно включити у щоденний план. Він має складатися з урахуванням стратегічного плану, розробленого півроку чи рік. Планування щодня враховує всі справи, намічені до виконання, як безпосередньо які стосуються роботи, і другорядні. Наприклад, вітання колеги із днем ​​народження. Крім тих пунктів, на виконання яких чекає керівник, у план потрібно вносити й особисті справи. Це необхідно для особистого розвиткута створення позитивного іміджу.

При плануванні роботи великі завдання, на вирішення яких знадобиться кілька днів чи тижнів, потрібно розбити на етапи і виконувати їх послідовно. Для кожного етапу встановіть дату виконання. Складіть план на найближчий день, включивши в нього підзавдання. Для складання плану можна скористатися звичайним паперовим щоденником або спеціальною програмою.

Мета планування роботи - не виконання пунктів плану за будь-яку ціну, а своєчасне та якісне виконання пріоритетних завдань та термінових завдань. Тому список намічених до виконання справ необхідно розсортувати та розташувати пункти в міру зменшення пріоритетності. В процесі можна одночасно користуватися кількома методами.

Наприклад, вищий пріоритет отримують справи з фіксованим терміном виконання та завдання, для вирішення яких потрібно витратити більше зусиль. Другими за ступенем важливості стануть щоденні обов'язкові для виконання справи та завдання, терміни виконання яких намічені на найближчі дні. Нижчий пріоритет при щоденному плануванні мають другорядні відносини, невиконання яких нічого очікувати мати значних негативних наслідків.

Правила планування дня

Так само, як і планування роботи підприємства, планування робочого дня окремого працівника має за правилами. Наслідування їм допоможе забезпечити виконання намічених планів у комфортному для вас режимі.

1. Розплануйте трохи більше 70% свого робочого дня. Це дозволить спокійно виконувати термінові позапланові завдання і не нервувати, якщо вам доведеться відволікатися від виконання .
2. Не включайте у щоденний план більше трьох важливих та термінових завдань одночасно. Обмежте загальну кількість пунктів плану десятьма.
3. Формуйте однотипні відносини в блоки. Це допоможе виконувати їх, скориставшись єдиним алгоритмом, що скоротить час виконання.
4. Процес планування перенесіть на вечір попереднього дня. У вас залишиться час, щоб при необхідності внести в план коригування.
5. Планування складних справ робіть з урахуванням своїх біоритмів. Хтось відрізняється підвищеною працездатністю з ранку, хтось – в обід, а хтось найбільш продуктивно працює увечері.
6. Не починайте виконувати нове завдання до того, як закінчите розпочату роботу. Якщо довелося перерватись - поверніться і завершіть почате.
7. Не відкладайте виконання позапланового завдання, якщо його можна за кілька хвилин.
8. Робіть перерви щогодини, не залишаючись на робочому місці. Присвятіть перерви легкої розминки, це допоможе освіжити голову.
9. Не плутайте з досягненням цілей, не ставте собі завдання і не намічайте обсяги, з якими буде складно впоратися.
10. Якщо залишилися невиконані справи, які не втратили своєї актуальності, перенесіть їх у план наступного дня.
11. Організуйте своє робоче місцетак, щоб працювати було комфортно.

Висновок

Планування на кожен день - корисна і необхідна навичка. Це спосіб самоорганізації та саморозвитку, гарантія того, що ви зможете працювати ефективно. Запропонована система планування роботи допоможе зрозуміти основні засади тайм-менеджментута успішно використовувати ці знання на практиці.

Упевнений, що кожен із вас дуже багато разів помічав за собою: начебто весь день ореш як проклятий, неймовірно зайнятий чимось, але до кінця дня, замислюючись над тим, що сьогодні встиг зробити, з великим подивом розумієш – суттєвого результату немає.

Як зазвичай минає день у середнього росіянина? Прокинувся, поїв (якщо вже є, що їсти). Поїхав працювати з думками: “Сьогодні важливий день. Сьогодні все треба встигнути! Приїхав, сів за робочий стіл і дивишся на монітор: Так-с, з чого краще почати ...?. Потрібно б пошту перевірити ..., ну і в контакт по дорозі зайти на хвилинку ... Пройшло години два. Згадав, що треба працювати. Тільки-но почав працювати, як раптом мужики покликали покурити, пішов із ними, непомітно півгодини пройшло за розмовою. А тут і обід вже скоро, на дуля напружуватися, адже після обіду купа часу, все встигнеш. По обіді раптово начальник відправив на зустріч із партнерами. Приїжджаєш надвечір в офіс, розумієш, що ні чорта не встиг, затримуєшся на роботі, щоби все доробити. Раптом згадуєш, що сьогодні день народження у якогось близького чоловіка, дзвониш йому, вітаєш, і кажеш, що не прийдеш, т.к. дуже багато роботи. Приїжджаєш додому з роботи, настрою немає, втомлений як собака, береш пару пляшок пивка, щоб настрій поправити. З дітьми немає бажання грати, з дружиною (чоловіком) теж зараз не найкращий момент провести час. Увімкнув тілик і невдовзі вирубався в кріслі, навіть не допивши свого пива. І так день за днем.

Сподіваюся, що ви проводите свій день із більшою користю. Проте дуже багато людей так і проживають кожен свій день. Звісно, ​​те, що я навів у приклад – це мізерна частина того, що відбувається з людьми насправді. Є купа та інших побічних дій. А все через те, що людина живе сьогоднішнім днем ​​і проводить її так, як складуться обставини. Звідси продуктивність, що у робочому плані, що у сімейному близька до нуля. На щастя, вихід є. Збільшити свою продуктивність допоможе щоденне планування свого дня.

Щоденне планування свого часує невід'ємною частиною будь-якого успішної людини. Адже коли людина завжди знає, чого вона хоче і що потрібно робити у певний момент часу, вона встигає зробити набагато більше, ніж той, хто проводить свій день "як вийде".

Наведу десять основних правил, дотримуючись яких можна скласти свій порядок робочого днямаксимально ефективно. Звичайно ж це не панацея, і кожен може редагувати свій щоденник відповідно до своїх сил, обсягу роботи, швидкості виконання завдань, режиму сну, відпочинку і т.д.

ПЛАНУВАННЯ СВОГО ЧАСУ. 10 ПРАВИЛ.

1. Намагайтеся дотримуватися принципу 70/30.
Планувати абсолютно весь час недоцільно, т.к. у цьому випадку ваші дії стовідсотково будуть розходитися з вашим розкладом. Та й повне “ув'язнення” свого часу в щоденник призведе до того, що ви перебуватимете в надто жорстких рамках і постійно почуватиметеся якимось роботом, у якого все життя розписане щохвилини.

Оптимальним рішенням є планування 70% свого часу. Погодьтеся, деякі події важко передбачити, і практично кожен день відбувається якийсь "ефект несподіванки", тому завжди потрібно залишати частину часу вільним. Або, як варіант, у кожному часовому проміжку робіть певний запас.

2. Складайте план наступного дня сьогодні ввечері.
Планувати наступний день наприкінці сьогоднішнього дня похвально, але, щоб нічого не забути, обов'язково всі свої справи записуйте. Розмежуйте справи за ступенем важливості, розділивши записник на два стовпці.У першому запишіть те, що потрібно зробити негайно. У другому – що менш важливе і у випадку форс-мажору може бути перенесено на інший день.

Завдання та справи, з якими ви впоралися, одні за іншими викреслюйте. Це буде для вас додатковим стимулом і додавати нових сил для вирішення завдань, що залишилися. Чим менше завдань у вас залишатиметься, тим більша впевненість у тому, що з ними впораєтеся, ви отримаєте.

Наприкінці кожного дня в самому низу можна додати напис типу: “Ура! Я це зробив”, “Я молодець! Але це лише початок!”, “Я все встиг! Я крутий! Але ще багато справ попереду!. Цей напис також з самого ранку стимулюватиме вас домагатися поставлених завдань і водночас не розслаблятися.

3. Намагайтеся виконати більшу частину запланованого до обіду.
Коли ви в середині дня усвідомлюєте, що найважливіше на сьогодні зроблено і вже позаду, набагато простіше виконувати справи, що залишилися. Скористайтеся обідньою перервою, щоб вирішити особисті справи (зателефонувати родичам, відповісти на пропущені дзвінки, обговорити питання з банком за кредитом, оплатити рахунки тощо). На вечір залиште мінімум (переговори із забудовником, похід у салон, покупка продуктів, тренування у спортзалі).

4. Кожної робочої години вносите хвилини відпочинку.
Обов'язкове правило всім. Чим частіше ви відпочиватимете, тим продуктивнішою буде ваша діяльність. Кожен для себе вибирає найзручнішу для себе схему, але особливо добре працюють дві схеми: 50 хвилин роботи / 10 хвилин відпочинкуабо 45 хвилин роботи / 15 хвилин відпочинку.

Під час відпочинку зовсім не обов'язково курити бамбук і начхати в стелю, лежачи на дивані. Адже цей час можна провести з користю. Зробіть розминку: відіжміться, підтягніться, постійте на голові (якщо дозволяє місце), зробіть зарядку для шиї та очей. Наведіть робоче місце в порядок, зробіть прибирання в будинку або офісі, почитайте книгу, прогуляйтеся на свіжому повітрі, зробіть заплановані дзвінки, допоможіть у чомусь колегам (сім'ї, якщо робота вдома) тощо.

5. Намагайтеся створювати реалістичне планування.
Не варто завалювати себе таким обсягом робіт, з яким ви не впораєтеся. Не впадайте в крайність надмірного планування (типу вам будь-які гори під силу) і плануйте лише такий обсяг завдань, з яким Ви реально можете впоратися.

Прошу не плутати планування із цілями.Цілі у вас можуть бути надграндіозними, вони, в принципі, такими і мають бути. Але для того, щоб досягти цих цілей у найкоротший термін, має бути реалістичне грамотне планування поставлених завдань. Це абсолютно не означає, що ви повинні працювати кожен день до втрати пульсу, щоб якнайшвидше досягти мети. Краще робити одну справу невеликими порціями стабільно кожен день, ніж цю справу робити від початку до кінця дня хаотично і поспіхом. Тоді і ви не будете виснаженими, і досягнення цілей проходитиме планомірно.

Крім цього, наприкінці кожного дня додавайте графу "План виконаний на ____%"та вписуйте туди відсоткове співвідношення ваших виконаних завдань на сьогодні. Це послужить вам додатковою стимуляцією, а також дасть можливість порівнювати результати і надалі робити відповідні коригування при плануванні свого часу.

Намагайтеся щодня хоч не набагато, але перевиконати план. Тобто. намагайтеся додатково закривати ті завдання, які у плані були зазначені. Звичайно, за їх вирішення слід братися тільки після того, як усі заплановані завдання вже будуть виконані. Погодьтеся, приємно ж спостерігати свою надпродуктивність, дивлячись на цифри 105%, 110%, 115% наприкінці кожного робочого дня.

6. Великі завдання виконуйте невеликими частинами.
Цю тактику ще називають тактикою "нарізання салямі". Ще Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова, тому що при цьому за дією відразу слідує результат. Поділіть свої цілі та проекти на невеликі порції та виконуйте їх протягом досить тривалого часу, щодня відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які стимулюватимуть виконання завдань.

Наприклад візьму створення якого-небудь продукту: Можна щодня в щоденник тупо вносити рядок "Створити відеокурс" і працювати над цим курсом. Але в цьому випадку є кілька великих мінусів:

• ви не можете заздалегідь передбачити термін виконання свого курсу
• щодня ви не знаєте, з чого саме вам продовжити роботу над курсом
• у вас немає почуття задоволення від виконаної роботи, поки ви не закінчите роботу над своїм курсом повністю

Якщо створення курсу поділити на безліч дрібних порцій і закривати їх поступово, то всіх перерахованих мінусів можна легко уникнути.

Ті завдання, виконання яких у вас викликає, м'яко кажучи, невдоволення або в яких ви некомпетентні, сміливо делегуйте іншим фахівцям, яким виконувати подібні завдання з кайфу Ви заощадите багато часу, а планована робота буде виконана більш професійно.

7. Побудьте у тиші деякий час.
Часто буває, що телевізор у сусідній кімнаті, радіо, яке працює цілими днями, чиїсь голоси, що проходять повз вас люди, будівля на сусідній вулиці в результаті так дратують, що просто неможливо нормально сконцентруватися на виконанні важливих справ. Замість дозволу конкретних завданьв голові крутяться колготки за 574 рублі, які сьогодні купила ваша співробітниця, або останній супер-мега-хіт Джастіна Бібера, який грає зараз по радіо.

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без перешкод ззовні. Саме в цьому випадку ви зможете, максимально зосередившись, досягти найвищої продуктивності праці та результативності.

8. Забирайте предмети на місце, як тільки закінчите ними користуватися.
Це суттєво заощадить вам час у майбутньому, а також допоможе уникнути безладдя. Недарма кажуть: “Якщо хочеш дізнатися про свого майбутнього партнера, глянь на його робочий стіл. Який лад на його столі – такий лад і в його справах”.

Раджу вам взагалі викинути всі свої старі та непотрібні речі, позбавтеся зайвого мотлоху, щоб на столі лежало тільки найнеобхідніше для роботи.

Тримайте речі у чітко визначених місцях. Наприклад, всі документи складіть в окрему папку або коробку, квитанції та чеки також тримайте сколотими у певному місці, ручки та олівці у найбільш зручному для використання місці. Благо, зараз можна легко придбати спеціальні набори, бокси, футляри для вирішення цієї проблеми.

Зробіть це та відчуєте неймовірний ефект!

9. Позбавтеся непотрібних вам речей.
Всі запаси старих речей, залишені на випадок "а раптом знадобиться", не принесуть вам нічого, крім зайвого пилу та безладу. Крім цього, вважається, що речі, відправлені нами «в брухт» на антресоль, у валізи, під диван, у комору, на кухонний гарнітур, несуть у собі негативну енергетику

Це, як ви зрозуміли, стосується не лише робочого столу, а й робочого та домашнього простору загалом. Тому безжально позбавтеся цих “дуже потрібних речей, які вам шкода викинути”. Зберіть все добро у вантажівку, відвезіть на смітник і спаліть. Якщо вже реально шкода, то поставте все поряд з під'їздом, що потребують швидко розберуть. Одяг та взуття можна розвезти по дитячих будинках та будинках для людей похилого віку. Вам будуть лише вдячні.

10. Ведіть активний та здоровий образжиття.
Якщо ви ще не дуже дружите зі спортом, гімнастикою, водними процедурами, правильним харчуваннямі т.д., то раджу щось із цього внести у свій розпорядок дня. Даю стовідсоткову гарантію, що результати вас дуже порадують. Головне, щоб ви не філонили і чітко дотримувалися вашого спортивного графіка. Ви навіть самі не помітите, як швидко покращиться ваше здоров'я та загальний фізичний стан. Також ви легко зможете позбавитися від шкідливих звичок, якщо поставите собі за мету і замість шкідливих звичок вбудуйте хороші звички.

Слід пам'ятати, що найкращий сон– це сон до півночі годин, т.к. у цей період ваш організм відпочиває і набирається сил якнайкраще. Іншими словами, лягайте спати сьогодні, а не завтра.

Висипайтеся, займайтеся спортом, правильно харчуйтесь. Ваше тіло віддячить Вам гарним самопочуттям, високим рівнемпозитивної енергетики та готовністю до продуктивної діяльності.

Насамкінець наведу приклад свого розпорядку, щоб вам було з чим порівняти. Не можу сказати, що це ідеальний універсальний розклад днядля всіх, але мене він повністю влаштовує. У порівнянні з першим моїм розпорядком у ньому не раз відбувалися коригування і на даний момент він виглядає наступним чином.

ІДЕАЛЬНЕ ПЛАНУВАННЯ СВОГО ДНЯ З МОЄЇ ТОЧКИ ЗОРУ

06:00-07:00	Підйом, зарядка, обливання, ранкова пробіжка, ранкові процедури, душ
07:00-07:30	Сніданок
07:30-08:30	Відпочинок, перевірка пошти, інші справи
08:30-09:00	Їду до офісу
09:00-12:00	Робочий процес (вносяться найважливіші завдання на сьогодні)
12:00-12:30	Обід
12:30-13:00	Відпочинок, інші справи
13:00-14:00	Читання літератури
14:00-18:00	Робочий процес (вносяться другорядні завдання на сьогодні)
18:00-18:30	Вечеря
18:30-19:00	Перевиконання плану, планування наступного дня
19:00-19:30	Їду додому
19:30-22:00	Домашні справи, тренажерка, активний відпочинок, прогулянка, розваги, зустріч із друзями
22:00-22:30	Підбиття підсумків, остаточне коригування розпорядку на наступний день, підготовка до сну
22:30-06:00	Сон

Невеликі пояснення до плану:

• Даний розпорядокрозрахований на будні (робочі дні) та на вихідні не поширюється. У вихідні має бути свій план, але заточений саме на відпочинок (все залишається також, грубо кажучи, змінюється лише Робочий процес на Відпочинок), крайньому випадкудеякі робочі моменти переносяться на вихідний день (якщо щось не встигли зробити або щось смертельно важливе).
• Кожен часовий проміжок береться із деяким запасом. Відхилення від порядку на 30 хвилин – це нормально.
• Ранок у кожного може починатися з іншого часу. Просто я перейшов на більш ранній час, щоб встигати більше, і це дало позитивні результати.
• Час виїзду з дому на роботу та назад також для кожного може бути різним. Я вибрав для себе оптимальний час– коли у місті вже розсмоктуються пробки.
• Щоденне читання літератури вважаю за обов'язкове правило для всіх. Якщо не дозволяє час читати на роботі – читайте на обіді, в автобусі, після роботи перед сном.
• Буває, що у зв'язку з додатковими справами доводиться лягати спати набагато пізніше. У будь-якому випадку намагайтеся прокидатися згідно з вашим графіком, інакше ваш розпорядок дня постійно зміщуватиметься, а це не є добре.
• У вихідні дні можна пізніше вставати і пізніше лягати, але при цьому також дотримуватися графіка, прокидаючись і лягаючи в один і той же час (наприклад, на годину або дві пізніше, ніж у будні дні).

Для планування свого часу можна використовувати органайзер, блокнот, звичайний аркуш паперу, зошит спеціальні програмита програми. Особисто я використовую дуже зручний у роботі Календар Google. Крім того, що в ньому є ряд корисних функцій, він синхронізується з мобільними пристроями, а значить, завжди під рукою, де б ви не знаходилися. Взагалі, у сфері синхронізації програм Google крокує величезними кроками. Це дуже полегшує роботу, коли в одному обліковому записі під рукою всілякі помічники, які ще й між собою синхронізовані. Я вже не уявляю роботу за комп'ютером і в телефоні без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Перекладача, Google+, Карти, Analitics, Picasa та багатьох інших корисних сервісів. А ще раджу скористатися супер-планувальником Wunderlist

Ось і все, про що я хотів сьогодні розповісти вам. Якщо ви ще не ведете свій щоденник і не ставите собі за мету – негайно почніть це робити і продовжуйте це робити постійно! Сподіваюся, перераховані вище 10 золотих правил допоможуть вам у плануванні свого часу і ви почнете встигати набагато більше.