Kaj je pisarniško delo in upravljanje dokumentov? Pisarniško delo od A do Ž. Kako sestaviti obrazce v nevladnih organizacijah

Vzorci, ki so na voljo na spletnem mestu, so pomembni tako za začetnike kot za profesionalce. Vzorci so sestavljeni ob upoštevanju veljavne zakonodaje. Nekatere vzorce je mogoče uporabiti brez pomembnega urejanja. V vsebino takega vzorca morate vpisati le svoje konkretne okoliščine in ga podpisati. Ne smemo pozabiti, da bo napačno izdelan dokument ostal brez obravnave, kar pomeni, da bo le premišljen pristop k izpolnjevanju zagotovil, da vaša prijava ne bo prezrta.

Za kaj je vzorec?

Potreba po sodišču nastane, ko pravica posameznika oz pravna oseba kršena in ga oseba nima drugega načina, da bi ga zaščitila, kot da se obrne na sodišče, razen če zakon določa alternativo.

Odločili ste se, da greste na sodišče. Imate dve možnosti: najprej poiščite specialista; drugi je samostojno sestaviti tožbo (izjavo) na sodišče. V prvem primeru je vse precej preprosto, plačati morate delo specialista in dobiti pravna služba v obliki pisnega zahtevka. Drugi primer je težji.

Pisanje tožbe na sodišču bo od vas zahtevalo ne le obvladovanje zakonskih pogojev, ampak tudi poznavanje veljavne zakonodaje. Če tega nimate, boste potrebovali vzorce, predloge, standardne obrazce, ki so na voljo na naši spletni strani.

Kako pravilno uporabiti vzorec

Ne smemo pozabiti, da so vzorci tožbenih zahtevkov obstajajo različne vsebine. Nekatere je mogoče izdelati v obliki predloge (standardni obrazec), druge v obliki resničnih tožb. Predloga tožbenega zahtevka praviloma ne vsebuje podrobnega opisa okoliščin, ki so služile sodišču. Sestavljalec vloge je pozvan, da te okoliščine samostojno vnese v vsebino tožbe. Vendar pa tega ni enostavno narediti brez ustrezne priprave. Če na podlagi predloge ne morete pravilno sestaviti tožbe, potem iščete vzorce tožbenih zahtev s pripravljeno vsebino. Vzorci, ki so na voljo na spletnem mestu, so pomembni tako za začetnike kot za profesionalce. Vzorci so sestavljeni ob upoštevanju veljavne zakonodaje. Nekatere vzorce je mogoče uporabiti brez pomembnega urejanja. V vsebino takega vzorca morate vpisati le svoje konkretne okoliščine in ga podpisati. Ne smemo pozabiti, da bo napačno izdelan dokument ostal brez obravnave, kar pomeni, da bo le premišljen pristop k izpolnjevanju zagotovil, da vaša prijava ne bo prezrta.

Pravila za prenos informacij

Internet omogoča ne le ogled različnih informacij, ampak tudi, da jih "vzamete" zase. lahko najdeš pravih materialov in ga nato prenesite na disk računalnika. V tem primeru so informacije postale vaše. To je koristno, saj ga lahko kadar koli odprete brez interneta, premaknete na bliskovni pogon USB ali na disk. Možno ga je celo prenesti po e-pošti ali skypu. V primeru, da so te informacije odstranjene iz interneta, se bodo še vedno odprle v vaši "nespremenjeni" obliki. Takšno dejanje "vzema" iz omrežja se običajno imenuje prenos. Opozarjamo vas, da lahko prenesete tako besedilne podatke kot videoposnetke, glasbo, fotografije in računalniških programov. Težava pri prenosu je lahko v tem, da obstaja različica ali celo več možnosti prenosa za prenos vsake vrste podatkov. Besedilo »prenesemo« na en način, video ali glasbo na drugi, fotografije na tretji itd. Na žalost ni nikogar univerzalno navodilo v vsakem primeru je svoje.

Vzorec lahko prenesete v formatih: TXT, DOC, DOCX, WORD

Izbrani vzorec lahko naročite v formatih: TXT, DOC, DOCX, WORD iz arhiva spletnega mesta.Preveri .

Uspeh v poslu je v veliki meri odvisen od tega primerna organizacija. Tako menedžerji kot navadni delavci bi morali imeti papirologijo. Kakšne so njegove značilnosti, katere vrste obstajajo in katere regulativne dokumente je treba upoštevati pri organizaciji delovnega procesa?

Kaj je pisarniško delo

Vsaka organizacija, ne glede na obliko lastništva in značilnosti, v okviru svojega delovanja ustvarja različne papirje. To so lahko naročila, pisma in protokoli. Vsi se nanašajo na organizacijsko in administrativno dokumentacijo.

Pisarniško delo je dejavnost ustvarjanja dokumentov organizacije, ki se izvaja v skladu z določena pravila in zahteve. Podjetja najpogosteje dodeljujejo posebne zaposlene, ki so zaposleni samo na tem področju. AT majhna podjetja funkcijo tajnice je mogoče dodeliti skoraj vsakemu zaposlenemu.

Če razumete bistvo terminologije (kaj je pisarniško delo), bo izvor besede postal jasen. To je najprej fiksacija na materialni nosilec uradnih informacij. Med tem postopkom se ustvari ta, ki kasneje sproži določena dejanja.

Sam izraz "pisarniško delo" se je pojavil že dolgo nazaj, vendar se je uradno izoblikoval šele sredi prejšnjega stoletja, ki se je zapisal v normativni dokumenti na državni ravni.

Pisarniško delo in upravljanje z dokumenti - kaj je to?

Organizacija ne more obstajati neodvisno od zakona. V njem je vedno pisarniško delo in pretok dokumentov. Kaj je to, kakšne so značilnosti prehoda papirjev, kako jih pravilno sestaviti? Ta vprašanja rešujejo strokovnjaki: sekretarji, arhivisti, zaposleni v kadrovskem oddelku.

Pisarniško delo vključuje fiksiranje informacij na materialnem nosilcu, ustvarjanje papirnega ali elektronskega akta. Na njegovi podlagi je zgrajen dokumentni tok organizacije - gibanje naročila ali pisma, začenši od njegovega nastanka in konča z izvedbo in pošiljanjem v arhiv ali uničenjem.

Glede na kraj nastanka poslovnih dokumentov v zvezi z zaposlenimi in vodstvom organizacije se dokumentni tok deli na zunanji in notranji. Nadaljnja pot naročila, naročila, pisma bo odvisna od vira.

Notranji dokumentni tok organizacije vključuje naslednje korake:

Faze zunanjega poteka dela so na splošno podobne, vendar obstajajo nekatere razlike:

Dokumenti prihajajo v podjetje od zunaj. To so lahko dokumenti višjih in nižjih organizacij, podružnic, predpisi organov uradni organ, sodne odredbe, pisma državljanov.
Vsi poslovni dokumenti, ki jih prejme organizacija, morajo iti skozi postopek registracije. Potrjuje, da so pod nadzorom.
Naslednji korak je delo z dokumentom, seznanitev oziroma izvedba navodil.
Po potrebi se izda uradni odgovor.
Zadnja faza je registracija za dolgoročno ali arhivsko hrambo in morebitno uničenje.

Poleg tega se v zvezi z upravljanjem organizacije razlikujejo naslednje vrste toka dokumentov:

Vse faze gibanja dokumentov so nujno zabeležene v posebnih revijah. Izvajajo se lahko na več načinov:

gibanje dokumentov;
kartice z dokumenti;
elektronsko upravljanje dokumentov je najpogostejše v veliki večini organizacij.

Značilnosti dela sodne pisarne

Mnogi se sprašujejo, kaj je to in kako se razlikuje od splošnega. Sodna zadeva je nekoliko drugačen paket dokumentov in materialnih dokazov. Njegovo pravilno shranjevanje in premikanje zagotavljata preglednost dela sistema kazenskega pregona. Sodni postopki za razliko od organizacijskih ne morejo biti prostovoljni. Izvajajo ga pooblaščene osebe in pod strogim nadzorom. Zanj so vse stopnje normativno in strogo določene, do uničenja.

Funkcije tajnika

Večina zaposlenih v podjetju ima zelo nejasno predstavo o tem, kaj sta pisarniško delo in upravljanje dokumentov. Za tajnika je to poklicna dejavnost.

Sekretariat podjetja opravlja glavno funkcijo glede na obliko in značilnosti dela, organizacija pisarniške službe podjetja je razdeljena na naslednje vrste:

Centralizirano - vsi sekretarji so v istem oddelku in poročajo glavnemu referentu ali višjemu sekretarju.
Decentralizirano - sekretarji in zaposleni, ki opravljajo svoje naloge, so razpršeni po oddelkih organizacije in poročajo različnim šefom.
Mešano - najpogosteje v velikih organizacijah.

Značilnosti pretoka dokumentov v podjetju bodo neposredno odvisne od tega, kakšna oblika sekretariata je sprejeta.

Navodila za delo v pisarni

Ne glede na velikost in obliko lastništva mora vsaka organizacija imeti predpis, ki ureja gibanje dokumentov. Kaj je to in kako ga narediti? To vprašanje ne skrbi le tajnikov, ampak tudi menedžerje.

Navodilo za pisarniško delo je interni regulativni akt organizacije, odobren z odredbo ali odredbo poslovodstva, za nedoločen čas. Navaja vse faze sprejemanja dokumenta, daje sezname položajev, katerih podpisi lahko potrjujejo pristnost uradnih dokumentov, zagotavlja vzorce oblikovanja, obrazce in obrazce.

Vodenje evidence

V majhnih organizacijah z nizko stopnjo pretoka dokumentov (manj kot 200 na leto) se ne postavlja vprašanje, kaj je vodenje evidenc. O vsem odločajo zaposleni sami ali celo vodja.

Če naloge vodenja evidence niso neposredne za delavca in niso določene v njegovi pogodbi o zaposlitvi, je treba izdati odlok o dodelitvi teh funkcij. Ta dokument bi moral podrobno navajati dodatne dolžnosti, odgovornosti in nadomestila.

Značilnosti kadrovskega pisarniškega dela

Če vsaj en zaposleni dela v organizaciji, potem bodo zagotovo ustvarjali delovne listine. Vprašanje, kaj je kadrovsko pisarniško delo, je še posebej pomembno za podjetja z majhnim številom zaposlenih.

Vodenje kadrovske evidence je zagotavljanje gibanja posebnih dokumentov, povezanih z delovna dejavnost zaposlenih v podjetju. Običajno te naloge opravljajo zaposleni v posebni enoti - kadrovski službi. Njihove funkcije vključujejo sprejemanje, obdelavo in shranjevanje kadrovska dokumentacija. Vključno z obdelavo osebnih podatkov, ki so zaupni.

Kadrovski potek se običajno vodi ločeno od splošnega v skladu s pravili o tajnosti in funkcijah shranjevanja.

Optimizacija delovnega toka v pisarni

Kljub hitremu razvoju digitalnih tehnologij veliko organizacij težko optimizira pretok dokumentov. Še naprej vodijo papirnato korespondenco na staromoden način in vodijo običajne registrske dnevnike.

To je posledica dveh dejavnikov:

odpornost na inovacije zaposlenih v podjetju;
pomanjkanje financ.

Vodje se morajo zavedati, da optimizacija delovnega toka s precejšnjimi naložbami daje opazen gospodarski učinek.

Akt je dokument, ki potrjuje določena dejstva ali dogodke. V zvezi z delavcem se lahko sestavijo naslednji akti: o zavrnitvi dajanja pojasnil za kršitev delovnih obveznosti, o zavrnitvi seznanitve z naročili, o zavrnitvi seznanitve z obvestili, o ugotovitvi dejstva zastrupitve. in druga dejanja.

Revije - kadrovski dokumenti, ki navajajo vse podrobnosti in informacije o dokumentih, objavljenih v organizaciji (na primer dnevnik registracije obvestil, dnevnik registracije predložitev in drugi dnevniki).

Izjave, naročila in obvestila

Vloga je pritožba zaposlenega na delodajalca ali organizacijo. Običajno izjave vsebujejo zahtevo ali predlog zaposlenega za ukrepanje. Delavec lahko sestavi naslednje vloge: za zaposlitev, za odpuščanje lastno voljo o odobritvi dopusta.

Naročila so tudi običajni dokumenti kadrovske službe. Ukaz je pravni akt objavil vodja organizacije. Naročila so razdeljena v dve skupini: po glavni dejavnosti in po kadru. Naročila za temeljne dejavnosti vključujejo: odredbe o izdaji in spremembi lokalnih predpisov (predpisov, pogodb), potrjevanje urnikov dopustov, potrditev in spremembo kadrovskega razporeda. Odredbe o kadru vključujejo naloge za sprejem, premestitev, odpuščanje zaposlenih, za zagotavljanje različne vrste počitnice, o pošiljanju na službeno pot, o spodbudi.

Obvestilo je vzorec kadrovskega dokumenta, ki vsebuje obvestilo o nečem. Praviloma v kadrovsko pisarniško delo obvestila vsebujejo podatke o spremembah pogojev, ki jih določita pogodbeni stranki (npr. odpoved pogodbe o zaposlitvi, odpoved premestitve na drugo lokacijo, odpoved delovnega mesta itd.).

Pogodbe kot glavna vrsta kadrovskih dokumentov

Pri vodenju kadrovske evidence se uporabljajo dokumenti, kot so pogodbe o zaposlitvi in pogodbe o odgovornosti.

Glavni dokument, ki opredeljuje delovna razmerja med delavcem in delodajalcem je pogodba o delu. Po čl. 56 delovnega zakonika Ruske federacije je pogodba o zaposlitvi pogodba med delodajalcem in delavcem, v skladu s katero se delodajalec zavezuje, da bo delavcu zagotavljal delo, zagotavljal delovne pogoje v skladu z zakonom in drugimi predpisi. pravočasno in znotraj polna velikost plačati plače. Delavec se zavezuje, da bo osebno opravljal določeno delovno funkcijo, da bo spoštoval interni delovni predpis.

Druge oblike kadrovskih dokumentov: seznam

Navodila za delo. Opis dela- to je lokalni akt, izdan za določitev mesta zaposlenega v strukturi organizacije, njegovih dolžnosti, pravic in odgovornosti pri izvajanju delovnih dejavnosti.

Drugi kadrovski dokumenti. Dodatni dokumenti vključujejo predhodno poročilo, urnik dopustov (T-7), memorandum, zaznamek - izračun (obrazec T-60 in T-61), osebno izkaznico (obrazec T-2), pojasnilo, kadrovsko ( obrazec T-3) in drugi dokumenti.

Z našo spletno storitvijo lahko izpolnite obrazce kadrovski dokumenti in prenesite pripravljeni vzorci v formatu Word ali PDF.

Uradni dokumenti, ki nastanejo s pravnim oz posamezniki, mora biti sestavljen in overjen na predpisan način.

Pri pripravi organizacijskih in upravnih dokumentov je običajno uporabiti vnaprej izdelan obrazec.

Oblika dokumenta je v skladu z definicijo GOST R 51141-98 "niz podrobnosti, ki identificirajo avtorja uradnega pisnega dokumenta." GOST R 51141-98. Pisarniško delo in arhiviranje. Pogoji in definicije. M., 1998.-S. 2, točka 44.

Obrazce dokumentov lahko natisnemo v tiskarni, pri uporabi osebnega računalnika pa obrazec vnesemo v pomnilnik stroja in ga ob tiskanju dokumenta samodejno izpišemo. Ne glede na način izdelave obrazca je treba upoštevati nekatere zahteve, ki jih določa GOST R 6.30-97 za vrste obrazcev, njihovo oblikovanje, računovodstvo in shranjevanje, vključno z obrazci s podobo državnega grba. Ruska federacija, grbi subjektov Ruske federacije.

Obrazci morajo biti izdelani na belem papirju ali papirju svetlih barv ustrezne kakovosti.

Pri oblikovanju obrazcev dokumentov morajo dimenzije con za lokacijo detajlov, uporabljenih na obrazcih, ustrezati tistim, ki so podane na ključu vzorca.

Na obrazec se nanesejo trajni detajli v skladu z uveljavljenimi velikostmi in pravili za oblikovanje detajlov, mesta nekaterih spremenljivih detajlov, ki naj bodo v zgornjem (glavnem) delu obrazca, so označena v obliki vogalov oz. vrstice. Prav tako vogali označujejo polja dokumenta in lokacijo podrobnosti, uporabljenih na dnu obrazca.

Obrazce dokumentov je mogoče izdelati na formatih A4 in A5, s kotnimi in vzdolžnimi možnostmi lokacije podrobnosti. Pri pripravi obrazcev na tipografski način ali s pomočjo računalniške tehnologije so detajli vedno izrisani centrirano, pri izdelavi s pisalnim strojem - na način zastavice.

Za organizacijo, strukturno enoto, uradno osebo se vzpostavijo naslednje vrste obrazcev: splošni obrazec; pisemska glava; oblika posebna vrsta dokument.

Običajni obrazec se uporablja za pripravo katere koli vrste dokumenta, razen za pismo.

Na splošnem obrazcu, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, se lahko uporabijo naslednje trajne podrobnosti:

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - emblem subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovne znamke (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

06 - ime organizacije; 12 - kraj sestave dokumenta.

Za spremenljive podrobnosti se na splošno obliko uporabljajo omejevalne oznake v obliki črt - za podrobnosti:

09 - datum dokumenta;

10 - registrska številka dokumenta (za ta rekvizit je vnaprej natisnjen tudi znak "Št.").

V obliki vogalov se razlikujejo lokacije naslednjih podrobnosti:

14 - naslovnik (začetek in konec atributa, ki hkrati označuje mejo desnega roba);

17 - naslov besedila dokumenta;

18 - kontrolna oznaka;

28 - oznaka o prejemu dokumenta s strani organizacije;

29 - identifikator elektronske kopije dokumenta.

Med rekvizitom 04 »Šifra organizacije« in rekvizitima 09 »Datum dokumenta« in 10 »Registarska številka dokumenta« pustite prostor za prijavo (odtis) rekvizita 08 »Naziv vrste dokumenta«.

Ko se ime vrste dokumenta vnese v splošni obrazec, na primer "odredba", "akt", "protokol", ta obrazec postane oblika določene vrste dokumenta - naročilnica, akt obrazca, protokolarni obrazec itd. Tako je obrazec določene vrste Dokument pravzaprav nekakšen splošni obrazec, saj se splošna oblika brez uporabe imena vrste dokumenta sploh ne uporablja pri sestavi organizacijsko-administrativnih dokumenti.

Zahtevek 05 »Šifra obrazca dokumenta« je natisnjen na obrazcu pri izdaji določene vrste dokumenta, saj ima vsaka vrsta (različica) dokumenta svojo kodo enotna oblika po OKUD.

Vzorci splošnega obrazca in obrazca posamezne vrste dokumenta so podani v prilogi. 2-6.

Obrazec pisma se uporablja pri sestavi samo ene vrste dokumenta - službenega pisma, zato v njem ni treba navesti imena vrste dokumenta. V pisemski glavi je namesto rekviziva 10 "Ime vrste dokumenta" vpisan rekvizit 07 "Referenčni podatki o organizaciji" in namesto rekviziva 12 "Kraj sestave dokumenta" rekvizit 11 "Sklic na registrska številka in datum dokumenta«, ki je tako potreben za dopisovanje.

V rekvizitu 07 "Referenčni podatki o organizaciji" so nujno informacije o kraju sestavljanja, zato ni treba uporabljati zahteva 12 "Kraj dokumenta".

Tako se oblika pisma od splošne oblike razlikuje le v dveh podrobnostih. Vse druge podrobnosti, za katere so oznake v obliki vogalov označene na splošnem obrazcu, se uporabljajo tudi na obrazcu pisma in so sestavljene po enakih pravilih. Pisemske glave so vključene v prilogo. 7-10.

Obrazec strukturne enote organizacije ali uradnika je oblikovan, če ima vodja enote ali uradnik pravico do podpisa. Ime strukturne enote oziroma naziv delovnega mesta se vpiše na obrazec za predpisom 06 "Naziv organizacije".

Vzorčni obrazci uradniki podano v prilogi. 11, 12.

Oblike organizacij z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije in emblemov sestavnih enot Ruske federacije (obrazci za žige) so tiskarski izdelki je treba obračunati.

Žigosane obrazce izdelujejo samo tiskarna in žigosografska podjetja, ki imajo dovoljenje za zadevno vrsto dejavnosti in potrdila o razpoložljivosti tehničnih in tehnoloških zmogljivosti za kakovostna izdelava določeno vrsto izdelka.

Za izdelavo pisemske glave ali katerega koli drugega obrazca v tiskarni je potrebno izdelati postavitev obrazca v merilu 1:1, na kateri so naneseni trajni detajli, potrebne oznake za spremenljive detajle in navedene so dimenzije območij za lokacijo podrobnosti. Treba je navesti vrsto in barvo papirja, izbrati potrebne pisave, navesti naklado, dogovoriti se o rokih in stroških izdelave. Postavitev obrazca mora vsebovati navedbo, da vodja organizacije dovoljuje tiskanje te postavitve (običajno je napisana beseda "dovolim"). Na načrtu morata biti tudi podpis vodje in pečat organizacije.

Pisemske glave organizacije morajo imeti serijske številke, ki so pritrjene tipografsko ali s številko. Včasih je vrsta teh številk pritrjena na žigosane obrazce. Vsaka vrsta žiga se evidentira v ločenem dnevniku (ali drugem registracijskem in računovodskem obrazcu), sami obrazci pa so shranjeni v varno zaklenjenih in zaprtih omarah. Njihovo uničenje poteka na predpisan način, po aktu z oznako v registracijskem obrazcu.

Organizacija proizvodnje, skladiščenja, računovodstva, izdajanja, preverjanja razpoložljivosti žigosanih (pa tudi preprostih) obrazcev v organizacijah je dodeljena enoti, odgovorni za pisarniško delo. V navodilih za pisarniško delo katere koli organizacije mora biti razdelek, ki opisuje postopek izdelave in uporabe obrazcev organizacije.

V razdelku so navedene splošne zahteve za izdelavo in shranjevanje obrazcev z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije, grbov sestavnih subjektov federacije. 5 GOST R 6.30-97 "Enotni dokumentacijski sistemi. enoten sistem organizacijska in administrativna dokumentacija. Zahteve za dokumentacijo.

testna vprašanja

1. Kakšna je oblika dokumenta po definiciji GOST R51141-98?

2. Katere metode je mogoče uporabiti za izdelavo praznih dokumentov?

3. Kaj je osnova za oblikovanje obrazca dokumenta?

4. Koliko vrst obrazcev določa GOST R 6.30-97?

5. Za katere vrste dokumentov se uporablja običajni obrazec?

6. Katere trajne podrobnosti je mogoče uporabiti za vsako vrsto obrazca?

7. Na kakšen način je mogoče na obrazcih označiti mesta za spremenljive podrobnosti?

8. Kako se splošna oblika razlikuje od pisemske glave?

9. Kakšne so zahteve za izdelavo obrazca s podobo državnega grba Ruske federacije ali grbov subjektov Ruske federacije?

10. Kaj je treba predložiti v tiskarno za izdelavo obrazca?

"Kdo je v kolikšni meri" - ta pristop pri oblikovanju obrazcev uporabljajo številni ruski uradniki in sekretarji. Ob tem popolnoma pozabljajo, da je forma obraz podjetja. Ugled podjetja je odvisen od tega, kako skrbno ste ravnali z njegovim ustvarjanjem. Naučite se pisati uradne obrazce.

Obrazec dokumenta vsebuje nabor podrobnosti, ki identificirajo avtorja uradnega pisnega dokumenta. Vsebuje le trajne podatke o organizaciji - avtorju dokumenta, ki ga označujejo kot ustvarjalca uradnega pisnega dokumenta.

Zakaj uporabljamo obrazce? Prazen dokument je list papirja standardne velikosti, na katerem so različni tehnična sredstva podane podrobnosti. Podatki dajejo uradni značaj in pospešujejo proces ustvarjanja dokumenta.

Dokument, ustvarjen na pisemski glavi v skladu z državnim standardom, ima visoko kakovost videz, enostaven za zaznavanje, priročen za uporabo, shranjevanje, prenos s katerim koli komunikacijskim sredstvom in opravlja svojo glavno funkcijo - ohranjanje informacij. Poleg tega uporaba obrazcev zmanjša stroške dela za njegovo pripravo.

Kdaj uporabiti obrazce

Najprej se morate spomniti, da je samo prva stran dokumenta izdelana na obrazcih, ostale naslednje strani pa so izdelane na standardnih listih papirja. Če je treba dokument poslati na več naslovov, se na obrazcih, ki naj bi jih poslala organizacija, ustvari prvi list pisarniške službe vsake kopije dokumenta.

Organizacijski in administrativni dokumenti: pisma, potrdila, protokoli, odredbe, navodila, predpisi, navodila itd. je treba ustvariti na obrazcih dokumentov.

Informacije in referenčni dokumenti: beležke, pisarniški zapiski, predlogi, stališča, izjave ipd., ki so interni in niso poslani drugim organizacijam, nastanejo dne standardni list papir z vsemi potrebnimi podatki.

Za te vrste dokumentov lahko razvijete elektronski obliki obrazce in jih shranite na svoj računalnik. To bo poenotilo interne informacije in referenčne dokumente ter skrajšalo čas za njihovo izdelavo. nekaj organizacijske in pravne dokumente(ustanovna pogodba, ustanovitvena pogodba) so sestavljeni na standardnih listih papirja A4 z vsemi potrebnimi podatki.

Koncept obrazca je v celoti uporaben samo za papirnate dokumente, vendar se pri avtomatizaciji pisarniškega dela izvaja ustvarjanje elektronski obrazci, ki vsebuje elektronske slike obrazcev, katerih uporaba ali izpolnjevanje vam omogoča ustvarjanje popolnih dokumentov, ki ustrezajo sodobnih pravil in veljavne papirnate obrazce.

Priprava postavitev obrazcev je naloga pisarniške službe. Njene pristojnosti vključujejo tudi zagotavljanje obrazcev strukturnim enotam, spremljanje pravilne uporabe obrazcev, pravočasno spreminjanje le-teh (če so se v organizaciji zgodile).

Kako izpolniti podrobnosti obrazca

Lokacija podrobnosti na obrazcih je lahko vzdolžna in kotna.

Pri vzdolžna razporeditev podrobnosti so postavljene vzdolž zgornjega roba lista in poravnane po širini ali v sredini.

Pri kotna lokacija Podrobnosti se nahajajo na levi strani zgornji kot lista in so poravnani bodisi na levi rob ali na sredino dodeljenega območja.

Vsaka organizacija ima pravico izbrati umestitev podrobnosti pri razvoju obrazcev. Sestava podrobnosti obrazca ni odvisna od različice njihove lokacije in ostane nespremenjena.

Emblem organizacija (simbolična grafična podoba) mora biti zapisana v ustanovnih dokumentih organizacije. AT Civilni zakonik RF del 4 daje naslednjo definicijo: »Emblem je sredstvo za vizualno identifikacijo organizacije. Lahko je sestavljen iz besednih, figurativnih, tridimenzionalnih in drugih oznak ali njihovih kombinacij v vaši najljubši barvi ali barvni kombinaciji.

Kot emblem se lahko uporablja blagovna (storitvena znamka) ali komercialna oznaka, ki sta nameščena na pisemski glavi v skladu z ustanovitvene listine organizacije. Blagovna znamka ali komercialna oznaka mora biti registrirana. V tem primeru je pravica do njihove uporabe zaščitena z zakonom, tudi na uradnih obrazcih.

Emblem organizacije je na obrazcu postavljen bodisi v zgornjem polju nad imenom organizacije bodisi v levem polju na isti ravni kot ime organizacije - avtorja dokumenta.

Pomembno si je zapomniti, da NI DOVOLJENO:

zamenjati ime organizacije z njenim emblemom na pisemski glavi;
postavite na obrazce podobo grba in emblema hkrati.

Ime organizacije - avtor dokumenta je natisnjena najprej v celoti, spodaj pa v skrajšani obliki, vendar v strogem skladu z ustanovnimi dokumenti, na podlagi katerih je bila ustanovljena in deluje ta organizacija. Skrajšano ime je v oklepaju.

Organizacijska koda je pritrjen po javnem klasifikaciji industrijskih združenj in podjetij (OKPO). Koda OKPO je element elektronske identifikacije organizacije.

Koda vrste dokumenta je vpisana v obrazec po Javnem klasifikatorju poslovodne dokumentacije (OKUD). Koda OKUD je element identifikacije elektronskega dokumenta.

Rekviziti glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe se vpiše na obrazec v skladu z dokumenti, ki jih izdajo davčni organi.

Identifikacijska številka davčnega zavezanca/šifra razloga za registracijo (TIN/KPP) so na obrazcu pritrjene tudi v skladu z dokumenti, prejetimi od davčnih organov.

Vsaka organizacija na podlagi državnih standardov opravlja delo z dokumenti ob upoštevanju posebnosti svojih dejavnosti, tehnologije dokumentacije in delovnih pogojev upravnega aparata. Te notranja pravila papirologija se izvaja z objavo lokalnih predpisov (predpisov, pravilnikov, navodil). Vendar pa zahteve organizacije za izvedbo dokumentov ne bi smele biti v nasprotju z uveljavljenimi državni standardi zahteve.

Osnovna pravila za izdelavo obrazcev

Pri razvoju obrazcev dokumentov in njihovi nadaljnji izdelavi je treba upoštevati, da osnovne zahteve za obrazce dokumentov določa GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

Vsaka organizacija sprejema način izdelave obrazcev samostojno, to pomeni, da je obrazce mogoče natisniti tipografsko, z operativnim tiskom ali računalniško tehnologijo neposredno med izdelavo dokumenta. Izjema so obrazci z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije, ki bi jih morala izdelati samo podjetja za tiskanje in graviranje žigov, ki imajo potrdila o tehničnih in tehnoloških zmogljivostih za izdelavo te vrste izdelka na ustrezni ravni kakovosti.

Najpogostejši način izdelave obrazcev je tipografski, vendar je obrazce mogoče izdelati s spletnimi orodji za tiskanje ali reproducirati z računalnikom. Predloga obrazca, na kateri je natisnjeno besedilo dokumenta, mora biti shranjena v pomnilniku računalnika. Za izdelavo obrazcev se uporabljata predvsem dve velikosti papirja: A4 (210 x 297 mm) in A5 (210 x 148 mm). Vsak list dokumenta, izdelan tako na pisemski glavi kot na standardnem listu papirja, mora imeti robove najmanj 20 mm - levo, 10 - desno, 20 - zgoraj, 20 - spodaj.

Kako napisati pismo

Na pisemski glavi so lahko naslednji podatki (podatki o organizaciji):

referenčni podatki o organizaciji (poštni naslov, telefon/faks, naslov E-naslov);
koda organizacije za Vse ruski klasifikator ustanove, organizacije in podjetja (OKPO);
glavna državna registrska številka (OGRN);
identifikacijska številka davčnega zavezanca/šifra razloga za registracijo (TIN/KPP);
koda obrazca dokumenta (OKUD);
oznaka za registrsko številko in datum dokumenta;
označite za sklicevanje na številko in datum dokumenta.

Prenesi

Treba je opozoriti, da ime vrste dokumenta ni napisano na pisemski glavi, t.j. besedo "Pismo" ali "Poslovno pismo".

Na obrazcu so oznake za pritrditev dveh številk in dveh datumov: ena oznaka vsebuje datum in registrsko številko dokumenta (pisma), druga pa povezavo do datuma in številke prejetega (vhodnega) dokumenta.

Vrste oblik in značilnosti njihovega oblikovanja

Obstaja več vrst obrazcev, od katerih ima vsaka svoja pravila za registracijo.

Prenesi
Prenesi
Prenesi
Prenesi

Splošni obrazec se uporablja za registracijo notranjih dokumentov organizacije. Na takem obrazcu ni imena vrste dokumenta, za številne vrste dokumentov pa je prazen. Splošna oblika organizacije lahko vsebuje naslednje podrobnosti:

logotip podjetja ali blagovna znamka (storitvena znamka);
ime organizacije (avtor dokumenta);
oznaka za vpis datuma in številke dokumenta;
kraj sestavljanja ali nastanka dokumenta (geografska točka).

Obrazec vrste dokumenta se od splošnega razlikuje po tem, da je dodano ime vrste dokumenta (odredba, navodilo, protokol, akt itd.). Oblike vrst dokumentov v organizaciji je priporočljivo ustvariti, ko v velikem številu različni tipi dokumenti.

Obrazec v dveh jezikih

Obrazec v dveh jezikih se uporablja v organizacijah sestavnih enot Ruske federacije. Podrobnosti obrazca so skupaj z ruskim jezikom natisnjene tudi v nacionalnem jeziku. Ime organizacije na državni jezik subjekt Ruske federacije se nahaja pod ali desno od imena v ruščini.

Ime organizacije na tuj jezik na obrazcu, če je to zapisano v listini ali pravilniku o organizaciji. V tem primeru je pod imenom v ruščini. Če je organizacija v korespondenci s tujimi dopisniki, se v tem primeru ustvari obrazec v dveh jezikih. Vse podrobnosti so ponovljene v dveh jezikih, brez izkrivljanja imena organizacije, njene organizacijske in pravne oblike, naslova in referenčnih podatkov.

V velikih organizacijah poleg pisemske glave organizacije ustvarjajo pisemske glave za strukturne oddelke. Takšni obrazci se razlikujejo le po tem, da vsebujejo ime strukturne enote pod imenom organizacije - avtorja dokumenta. Strukturna enota ima lahko pisemsko glavo in oblike dokumentov, ki se pogosto uporabljajo v tej strukturni enoti (odredba vodje strukturne enote, zapisnik itd.).

Obrazci uradnikov so ustvarjeni za vodje organizacije, velike strukturne oddelke, ki imajo pravico podpisati dokumente. Ime delovnega mesta vodje organizacije je postavljeno pod imenom organizacije - avtorja dokumenta. Na pisemskih glavah vodij strukturnih enot se naziv delovnega mesta uvršča skupaj z imenom strukturnega oddelka.