Dokumenti za vodenje kadrovske evidence. Upravljanje kadrov iz nič

Kadrovsko računovodstvo je potrebno v vsakem podjetju, ne glede na obliko lastništva, dejavnost in število zaposlenih. Za njegovo kompetentno in usposobljeno ravnanje morate dobro poznati delovno pravo, spremljati spremembe zakonodaje in imeti veščine na področju vodenja kadrovskih evidenc.

Kaj je računovodstvo osebja in zakaj je potrebno?

Sestavni del dejavnosti vsakega podjetja je kadrovska evidenca. Gre za zakonsko urejeno delo na področju registracije, obračunavanja in spremljanja gibanja zaposlenih v organizaciji.

Kadrovske dejavnosti vključujejo:

• sprejem zaposlenih;
• odpuščanja;
• horizontalna (prenos med oddelki) in vertikalna (na primer karierna rast) gibanja;
• poslovna potovanja;
• bolniški dopust;
• časovni list;
• počitnice (kakršne koli - letni, brezplačni, zaradi nosečnosti itd.);
• osebne izkaznice za vsakega zaposlenega itd.

Velja tudi za kadrovanje:

• vodenje vojaške evidence;
• urejanje delovnih razmerij;
• izdelava in registracija različnih naročil in navodil (na primer o zaposlovanju, spodbujanju zaposlenega itd.);
• organizacija dela in drugi vidiki.

Vsa dokumentacija je sestavljena le v skladu z zahtevanimi normativi in ​​pravili. Nekatere oblike so poenotene, druge se vzpostavijo v samem podjetju.

Kompetentna organizacija kadrovske evidence rešuje številne probleme in naloge podjetja. Seveda obstaja na tisoče odtenkov, vendar obstajajo osnovne točke, ki veljajo za vsako podjetje.

Kako organizirati in komu zaupati vodenje kadrovske evidence?

Obstaja več načinov za organizacijo računovodstva. Vse je odvisno od značilnosti podjetja in od odločitve vodje. Najpogostejše možnosti:

Ustvarite celoten kadrovski oddelek, če podjetje zaposluje veliko ljudi

In ko je osebje malo, lahko najamete enega strokovnjaka. Prednosti te metode so v tem, da je delo organizirano s strani vodje na način, ki mu je všeč ter ga ureja in nadzoruje po njegovih lastnih načelih.

Obstajajo tudi slabosti: težko je preveriti strokovnost najetega strokovnjaka, zato obstaja nevarnost, da bo zaposlen ne povsem kompetenten kadrovnik.

Za usposabljanje boste morali porabiti čas in denar ali poiskati drugega zaposlenega.

Prednosti te možnosti za organizacijo računovodstva so, da če je bila oseba priporočena, potem (morda) res opravlja delo, torej je bil v primeru preizkušen. Seveda se je pri takem kadrovniku treba pogajati o delovnih pogojih, da bodo ustrezali obema stranema.

Kadrovske zadeve zaupajte računovodji ali dobri tajnici

Prednosti: Prihrani čas in denar. To pomeni, da ni treba izbrati kadrovskega uradnika in ni stroškov za vzdrževanje evidenc.

Slabosti: glavna težava pri izbiri te metode je, da zaposleni opravljajo dodatno delo po glavnem, kar vodi do napak, napak, vrzeli in osnovnega pomanjkanja potrebnih dokumentov. In tu je seveda pomembno strokovno znanje na temo kadrovskega računovodstva. In če jih ima isti tajnik, je tveganje zapletov v tem primeru zmanjšano. In obratno.

Računovodstvo osebja zaupajte zunanji izvajalski organizaciji

Dobro: vse kadrovske aktivnosti padejo na ramena zunanjega podjetja, ki takšno odgovornost prevzame na podlagi dogovora. Poleg tega, da je za kadrovske zadeve zagotovljena stalna, stalna pomoč, izbira te metode bistveno zmanjša stroške.

Proti: izbrati morate dobro uveljavljeno, resno podjetje, vzpostaviti pa morate tudi interakcijo, ustvariti koncept za delo s strokovnjaki, ki bodo delali zunaj pisarne.
Vodja mora le izbrati najprimernejši in najprimernejši način za vodenje kadrovske evidence, pri čemer pretehta vse prednosti in slabosti vsake metode.

Delovne funkcije kadrovskega delavca

Kadrovniku so v skladu z navodili in pogodbo o delu naložene naslednje naloge:

To je nepopoln seznam nalog kadrovskega delavca, zahteve so približne. Morda jih je naštetih več (ali manj), a skupaj mora imeti kadrovski strokovnjak prav te veščine in sposobnosti.

Kadrovsko računovodstvo: kateri dokumenti so potrebni?

Običajno mora imeti vsako podjetje naslednje vrste dokumentov v zvezi z osebjem:

• administrativni (osebni in proizvodni nalogi);
• potrditev delovne dejavnosti;
• informacije in poravnava;
• notranja korespondenca;
• dnevniki nadzora in registracije.

Nekateri kadrovski dokumenti morajo biti v podjetju nujno. Tej vključujejo:
PVTR (notranji delovni predpisi);

Vsi dokumenti so shranjeni določeno število let. so urejeni:

• člen ali oddelek delovnega zakonika;
• sklep Državnega odbora za statistiko;
• Zvezni zakon in drugi predpisi.

Če nekaj (navodila, naročila itd.) ni na voljo, bo treba to dejstvo popraviti. Na splošno je eno od načel dela kadrovskega uradnika pravočasnost. Zelo olajša delavnike in nekaterim aktom celo daje pravno moč. To je pravzaprav zelo pomembno – ne za vodenje trenutnega posla. V nasprotnem primeru rastejo kot snežna kepa.

Organizacija kadrovske evidence: kako voditi, kje začeti?

Ko se naselite na novem mestu kot kadrovski uradnik, morate najprej pregledati obvezno dokumentacijo. Če se izkaže (in se zgodi), da nekaj pomembnih dokumentov s seznama manjka, jih je treba obnoviti. Seveda takšnega dela ne bo mogoče izvesti v enem dnevu.

Zato je treba izpostaviti najpomembnejše pozicije in izhajati iz njih. Preverite prisotnost in pismenost pri oblikovanju (in če morate popraviti ali sestaviti nov dokument): osebje, urnik počitnic, pogodbe o zaposlitvi, naročila, evidence o delu.

Voditi evidenco pogodb o zaposlitvi, naročil za kadre. Ustvarite knjižico za vpis v delovni zvezek. Razumeti osebne kartice (T-2). Delajte z lokalnimi predpisi.
Glavna stvar je pravočasno izpolniti vse tekoče dokumente. Delajte na podlagi delovnega zakonika in pravil pisarniškega dela. In ne uničujte dokumentov o osebju. Čas njihove hrambe odobri Zvezni arhiv (»Seznam ...« z dne 06. 10. 2000).

Za transparentnost delovnih razmerij so potrebni vsi računovodski dokumenti. Kadrovski sistem vzpostavlja norme in načela, ki zagotavljajo stabilnost zaposlenih v organizaciji, uprave pa ustvarjajo ugodne pogoje za upravljanje s kadri.

Avtomatizacija računovodstva - 1C: prednosti dela s programom

Vodenje kadrovske evidence, še posebej v velikem podjetju, je neverjetno odgovorno in ogromno delo. Toda tukaj so napake nesprejemljive! Toda danes obstaja način za avtomatizacijo dejavnosti kadrovskih uradnikov, ki lahko močno olajša in poenostavi delo oddelka, izboljša dejavnosti in znatno zmanjša tveganje napak.

S pomočjo programa 1C lahko vodite evidenco v skladu z zakonskimi zahtevami. Baza podatkov zagotavlja zanesljivo shranjevanje potrebnih informacij o zaposlenih. Ko se kopiči, postane mogoče sestaviti različna poročila, ki lahko pomagajo pri analizi dela in razvoju novih smeri. Na primer, poročila so lahko videti tako:

• stopnja fluktuacije osebja;
• kadrovska statistika;
• gibanje delavcev itd.

Program pomaga rešiti skoraj vse težave in naloge kadrovskega računovodstva. Vodja podjetja ima po zaslugi 1C možnost prejemati informacije o stanju v tem oddelku, analizirati in sprejemati prave vodstvene odločitve. In tudi avtomatizacija vam omogoča sinhronizacijo dejavnosti več storitev podjetja (računovodstvo, osebje, računovodstvo), kar izboljšuje učinkovitost dela in ustvarja vse pogoje za pravočasno izplačilo plač.

Kakšno psihološko je morda potrebno? Ta članek vam bo povedal o vseh skrivnostih testov.

Za izvedbo davčne revizije preberite članek: vse skrivnosti izbire strokovnjaka za davčno revizijo.

Zaključek

Torej, če povzamemo, lahko opozorimo na naslednje:

• Kadrovsko računovodstvo je bistveni del dela vsakega podjetja.
• Obstaja več načinov za organizacijo računovodstva. Izbira je na vodji.
• Naloge kadrovskega delavca so določene z navodilom in pogodbo o zaposlitvi.
• Obstaja seznam dokumentov, ki se nanašajo na kadrovsko delo, ki morajo biti prisotni v vsakem podjetju. In svojo kariero bi morali začeti v kadrovski službi s preverjanjem teh posebnih dokumentov.
• Vodenje evidenc je veliko lažje, če je avtomatizirano.

Kadrovsko računovodstvo je jedro za normalno in učinkovito delovanje vsakega podjetja. Zato je treba k temu pristopiti z vso odgovornostjo.

V stiku z

Za vodenje evidence celotne primarne dokumentacije na ustrezni ravni je potrebno dobro usklajeno delo kadrovske službe, od katere so odvisni številni delovni procesi podjetja.

To je vzdrževanje vsega v zvezi z obračunavanjem sredstev in gibanjem kadrov.

Pravočasna plačila, pravilnost oblikovanja dokumentacije in potek drugih proizvodnih procesov so odvisni od učinkovitosti njene izdelave.

Pomembno: ključ do nemotenega in pravočasnega dela kadrovske službe so dobro usposobljeni strokovnjaki, ki poleg veščin pisarniškega dela dobro poznajo delovno zakonodajo.

Proces kadrovskega računovodstva je potreben za doseganje naslednjih ciljev:

• Pravilno razporedite zaposlene po procesih;
• Ugotovite neuporabljene vire;
• Pravočasno rešite morebitne težave z osebjem.

Kako pravilno organizirati kadrovske evidence v podjetju, se boste naučili v tem videoposnetku:

S katerimi vprašanji se ukvarja kadrovska služba?

Na splošno vsa vprašanja v zvezi z delom osebja rešuje kadrovska služba:

• Zaposlovanje in odpuščanje;
• Registracija dopustov in s tem povezanih plačil;
• V njihovi pristojnosti je tudi obračunavanje stimulacij in bonitet;
• Oblikovanje kadrov. naučili se boste, kako sestaviti odredbo za odobritev kadrovske tabele;
• Spreminjanje urnika dela;
• Drugi delovni trenutki države.

Značilnosti kadrovske evidence

V podjetju se vsaka faza dela kadrovske službe izvaja v skladu s predpisi, pogojno lahko vse vrste dela razdelimo na naslednje:

• Postopek za pripravo in vodenje kadrovske dokumentacije;
• Oblika nezmožnosti za delo;
• Priprava dokumentov za arhiviranje;
• Vzdrževanje vojaške evidence v organizaciji;
• Shranjevanje osebnih podatkov vsakega od ekip;
• Izračun zavarovalnih premij.

Celoten kadrovski potek dela lahko razdelimo na dve veji:

• Za osebje - osebne izkaznice in vsa naročila, povezana z vsakim zaposlenim posebej;
• O kadrovskem upravljanju - interni pravilnik, pravilnik o oddelkih, poročila o številu zaposlenih.

Poleg tega kadrovska služba hrani vse dokumente, ki so podlaga za izdajo nalogov, ter izpiske in plačilne liste, ki niso osnovni, ustvarjajo pa potrebno osnovo za dodatno dokumentacijo.

Iz tega sledi, da so glavni dokumenti:

• Kolektivna pogodba za reševanje v njej predpisanih situacij;
• Opis delovnega mesta, če del nalog ni določen v pogodbi;
• Pravilnik o plači in bonusih za reševanje spornih situacij v zvezi z izplačili;
• Druge določbe v zvezi z ureditvijo življenja podjetja.

Kako organizirati kadrovsko evidenco?

Organizacija kadrovske evidence v podjetju

Če želite začeti celoten proces vodenja evidence, morate najprej narediti grobo oris delovnega načrta:

1. Preden ga sestavite, morate preučiti vso regulativno dokumentacijo.
2. Po tem se sestavni dokumenti vzamejo iz glave in jih preučijo, vsi morajo ustrezati pravim dokumentom.
3. Nato se potek dela pripravi ob upoštevanju želja vodje, da ustvari mapo za neobvezne dokumente.
4. Po tem se ustvari sama dokumentacija:

• Na začetku so sestavljeni vsi dokumenti v zvezi z glavo;

Pomembno: ta uradnik se določi z natečajem ali na skupščini soustanoviteljev.

• Potem pride na vrsto kadrovska lista in interni delovni predpisi;

Pomembno: kadrovsko mizo je mogoče oblikovati po enotni obliki, pri čemer je nujno sestaviti seznam delovnih mest, potrebnih v proizvodnji, začenši z vodjo.

• Razvija se oblika pogodbe o zaposlitvi, ki je obvezna za podpis z vsakim zaposlenim v organizaciji;
• Drugi potrebni dokumenti in papirji so v pripravi;
• Določena je oseba, odgovorna za delovne knjige - na prvih stopnjah oblikovanja kadrovske evidence in podjetja je vodja odgovoren za sprejem in registracijo zaposlenih, na podlagi tega je treba sestaviti odredbo o odgovornosti direktorja za sprejem in varnost dokumentov;

Pomembno: šele po uradni identifikaciji odgovorne osebe se prične registracija zaposlenih.

• Poskrbeti je treba za hrambo in uporabo kadrovskih dokumentov.

Po zaposlitvi kadrovskega delavca skrbi za celotno rutino pretoka dokumentov - vzdrževanje časovnega lista, urnika počitnic, dokumentarnega gibanja ljudi v podjetju itd.

Kateri dokumenti so povezani s kadri?

Osnovna dokumentacija in njena zasnova

Kadrovski delavec uporablja številne potrebne dokumente za kompetentno upravljanje s kadri:

• Različne vrste odredb o gibanju zaposlenih - najem, odpuščanje, dopust, službena potovanja in drugo;
• Kadrovska razporeditev, ki mora nujno sovpadati s klavzulami o urniku dela v glavni pogodbi o zaposlitvi, sicer bo kršitev pogodbe in privedla do kazni;
• Časovnik;
• Delovne knjižice, ki so shranjene v podjetju v celotnem obdobju veljavnosti podpisanega sporazuma, ti dokumenti spadajo v strogo poročanje, tako da se vsak evidentira v posebnem dnevniku, hramba pa se izvaja v posebnem sefu;
• Pravila notranjega reda;
• Pogodbe o zaposlitvi so dokaz o sklenitvi delovnega razmerja, sestavljajo se z vsakim delavcem posebej, na njihovi podlagi delavec uradno dela v skladu s točkami, navedenimi v dokumentu;
• Za vsak primer spremembe glavnih klavzul delovnih pogodb se sestavijo aneksi k pogodbam;
• se oblikuje letno 2 tedna pred koncem leta, z njim se mora vsak zaposleni seznaniti, ta dokument je treba oblikovati kompetentno s poznavanjem zapletenosti proizvodnje, tako da hkratni počitek 2-3 ljudi ne moti celotnega proces podjetja;
• Osebni spis - odpreti je treba mapo za vsakega zaposlenega, tukaj so nameščeni osebna izkaznica, osebni račun, vsa naročila, ki jih je podpisal uslužbenec vodje, njegove izjave in drugi dokumenti, ki tvorijo kronologijo dejanj zaposlenega. Ta dokument je povezan z računovodsko dokumentacijo, oblikovan je v obliki map in revij, ki so zašiti, nanje je prilepljen bel kvadrat, ki označuje glavne podrobnosti;
• Opisi delovnih mest s podrobno navedbo pravic in obveznosti zaposlenih;
• Osnova za obračun izplačil zaposlenim je Uredba o prejemkih in bonusih. Po katerih pravilih je sestavljena določba o bonusih in materialnih spodbudah za zaposlene v LLC, preberite.

Poleg tega se ustvari še veliko več dokumentov, ki jih vodi uslužbenec kadrovske službe.

Kdo se ukvarja z upravljanjem dokumentov?

Običajno v velikih podjetjih obstaja kadrovska služba, ki vzdržuje vso dokumentacijo in jo tudi racionalizira.

Toda v majhnih podjetjih prihranijo pri kadrovskem delavcu, tako da na primer glavni računovodja ali sekretar to počne s krajšim delovnim časom, vodja pa je sam odgovoren za zaposlovanje in odpuščanje zaposlenih.

HR avtomatizacija

Uporaba različnih računalniških računovodskih programov močno olajša postopek, trenutno jih je veliko.

Seveda je trenutni 1C: Enterprise, ki omogoča samodejno tiskanje dokumentov in avtomatizacijo celotnega procesa, vendar obstajajo številni drugi programi, ki so veliko mlajši in naprednejši.

Kadrovska administracija in kadrovsko računovodstvo.

Nianse IP in LLC

Pri sprejemu zaposlenega v podjetje in vpisu kadrovske evidence ima vsaka oblika vodenja svoje značilnosti, na primer, ko je samostojni podjetnik posameznik prvotno zaposlen, mora biti registriran v statusu delodajalca:

• V FSS - 10 dni od dneva sprejema prvega zaposlenega;
• V FIU - v enem mesecu od dneva zaposlitve zaposlenega.

Če je to število dni za registracijo preseženo, bo podjetje soočeno s kaznimi.

Hkrati je vodja dolžan prejeti podpis zaposlenih za seznanitev z regulativnimi dokumenti, za to je priporočljivo začeti dnevnik.

Sankcije zaradi pomanjkanja kadrovske evidence

Pomembno: samostojni podjetnik ima pravico, da ne vodi kadrovske evidence.

Če v podjetju ali organizaciji ni kadrovske evidence, je zagotovljena globa:

• Za uradnika od 1.000 do 5.000 rubljev;
• Za pravno osebo od 30.000 do 50.000 rubljev.

Poleg tega se lahko delo podjetja prekine za 90 dni.Če je potrebno preverjanje, potem:

• Ne more biti nepričakovano, na to opozorijo 3 dni vnaprej;
• Izvaja se tudi za omejen čas - 20 dni;
• Komisija za obisk mora biti izvedena le ob sodelovanju vodje.

Zaključek

Kadrovsko računovodstvo je po veljavni zakonodaji sestavni del katerega koli poslovnega procesa, nesprejemljivo je opravljati dejavnosti podjetja, v katerem delajo redno zaposleni brez takega računovodstva, saj mora biti vsako sodelovanje določeno s predpisi z fiksiranje morebitnih sprememb v njem.

Pravilnik za urejanje in vodenje kadrovske evidence - glej tukaj:

Kadrovsko računovodstvo skupaj z računovodskim in davčnim računovodstvom vam omogoča, da odražate zanesljive informacije, potrebne za popolno delovanje podjetja. O značilnostih te vrste računovodstva, pa tudi o glavnih dokumentih, ki so vključeni v to, bomo razpravljali v našem članku.

Vodenje kadrovske evidence

delati kadrovske evidence vključuje izvedbo velike količine dokumentacije, ki bo odražala informacije tako za vsakega zaposlenega posebej kot na splošno za celotno podjetje, kot tudi oblikovanje pravil, ki urejajo postopek delovne dejavnosti.

delati kadrovske evidence pomeni določitev števila zaposlenih, kar je možno le s kakovostnim sledenjem vseh premikov. Glavna naloga kadrovske evidence je priprava dokumentarnega dokazila o določenem gibanju zaposlenega, ki sega od zaposlitve, premestitve na drugo delovno mesto, registracije dopusta in konča z odpuščanjem.

vsekakor, kadrovsko računovodstvo vendar je mogoče vzdrževati ročno kadrovske evidence z uporabo programske opreme vam omogoča, da čim bolj zmanjšate čas za pripravo dokumentacije, še posebej, če ima podjetje veliko zaposlenih.

Kadrovske evidence

Dokumenti kadrovske evidence je lahko tako obvezno, katerega sestavljanje predvideva delovni zakonik Ruske federacije, kot izbirno.

Na zahtevane dokumente kadrovske evidence povezani:

• sklep o zaposlitvi (T-1);
• pogodba z zaposlenim (TD-1);
• delovna knjiga (Odlok vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225 "O delovnih knjižicah");

O značilnostih oblikovanja delovnih zvezkov glejte gradivo .

• osebna izkaznica zaposlenega (T-2);
• dokumenti za prenos (T-5);
• nalog za dopust (T-6);
• urnik počitnic (T-7);
• kadrovanje (T-3);
• urnik (T-12);
• odredba o razrešitvi (T-8).

Večina kadrovskih dokumentov ima enotno obliko. Nekatere dokumente, ki jih mora delodajalec izdelati samostojno:

• kolektivna pogodba;
• pravila notranjega reda;
• predpisi o plačah;
• uredba o osebnih podatkih zaposlenih;
• predpisi o varstvu dela;
• zagotavljanje bonusov;

Za informacije o rokih hrambe kadrovskih dokumentov glejte gradivo .

POMEMBNO!Po čl. 8 delovnega zakonika Ruske federacije, določb, ki jih je oblikovala organizacija, ki kršijo pravice zaposlenega, ni mogoče uporabiti za urejanje delovnih razmerij.

Vse računovodske dokumente, ki jih pripravi kadrovski delavec, odobri vodja organizacije. Po tem se mora zaposleni z njimi seznaniti in podpisati.

Treba je opozoriti, da se je v nekaterih situacijah mogoče izogniti pripravi kadrovskih dokumentov: na primer ni treba sestaviti opisa delovnih mest, če pogodba o zaposlitvi že določa funkcionalnost zaposlenega. Enako velja za plačno klavzulo, ki je tudi neobvezna, če je v pogodbi določen prihodnji prihodek delavca.

Prisotnost tega ali onega dokumenta v kadrovski evidenci je odvisna od posebnosti dela posameznega zaposlenega in podjetja kot celote. Če podjetje predvideva izmensko delo, je treba sestaviti urnik izmene. Pri opravljanju delovnih nalog v visoko varovanih objektih je treba v pogodbi zapisati klavzulo o varovanju poslovne skrivnosti ter pripraviti ustrezno določbo, ki bo določila postopek dostopa do skrivnosti, odgovornost za njeno razkritje. , kot tudi pogoje za prekinitev takega dostopa. Nujno je treba sestaviti pogodbo o polni odgovornosti z zaposlenim, če je povezan z dragocenim blagom ali predmeti.

Odgovornost za prekrške pri vodenju kadrovske evidence

Glavni regulativni organ, ki je odgovoren za pravilno ravnanje kadrovske evidence, je državni inšpektorat za delo. Zasnovan je za nadzor delovanja osebja in, če kadrovsko računovodstvo se izvaja s kršitvami, da se privede do upravne odgovornosti za kršitev delovne zakonodaje.

Razlikujejo se naslednje vrste odgovornosti (člen 419 delovnega zakonika Ruske federacije):

• Upravna - globe za uradnike in podjetja se odražajo v čl. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Upravnega zakonika Ruske federacije. Upravna odgovornost najpogosteje nastopi v odsotnosti kakršnega koli potrebnega kadrovskega dokumenta ali njegove nepredložitve na zahtevo zaposlenega ali organizacije.

Primer:Ivanov I.A. se je odločil vzeti posojilo. Za to potrebuje kopijo delovne knjižice in potrdilo 2-NDFL. Delodajalec je zavrnil izdajo kopije delovne knjižice. Delavec ima pravico prijaviti nezakonita ravnanja delodajalca inšpektoratu za delo, ki bo odgovarjal podjetje (njegove uradnike) po čl. 5.39 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 1.000 do 3.000 rubljev.

• Civilno pravo - kazen določa čl. 15, 151 in pogl. 59 Civilnega zakonika Ruske federacije.

Primer:Na delovnem mestu se je poškodoval Petrov S.F. V skladu s čl. 1085 Civilnega zakonika Ruske federacije je delodajalec dolžan nadomestiti izgubljene plače med bivanjem zaposlenega na zdravljenju, pa tudi stroške njegovega zdravljenja in okrevanja.

• Kazenska odgovornost - čl. 143, čl. 145, čl. 145.1, čl. 146-147, čl. 215-217 Kazenskega zakonika Ruske federacije.

Poleg tega lahko dokumente kadrovskih služb zahtevajo davčni organi, če jih ne predložijo, nastane odgovornost po čl. 126 Davčni zakonik Ruske federacije

Rezultati

Pravilno in pravočasno kadrovsko računovodstvo omogoča vodstvu, da naredi podjetje učinkovitejše. Trenutno obstaja veliko programskih orodij, ki pomagajo optimizirati čas za sestavljanje kadrovske dokumentacije in doseči natančnost pri poročanju podatkov. osebjeračunovodstvo.

V tem članku ne bomo posredovali vzorcev izpolnjevanja obrazcev, obdelave drugih dokumentov ali besedil regulativnih dokumentov, ki bi jih morala imeti organizacija. Osredotočimo se le na zaporedje dela pri organizaciji vodenja kadrovske evidence v podjetju od začetka.

Normativna osnova

Pri organizaciji upravljanja kadrovskih evidenc iz nič boste potrebovali naslednje regulativne dokumente:

GOST R 6.30-2003 "Enoten dokumentacijski sistem. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

Delovni zakonik Ruske federacije (da se ne bi zmedli pri spremembah in dopolnitvah, je smiselno pridobiti novo besedilo delovnega zakonika s spremembami približno enkrat na šest mesecev - razen če seveda vaša organizacija ima referenčni pravni sistem ki se redno posodablja).

Navodila za izpolnjevanje delovnih knjižic, odobrena z Odlokom Ministrstva za delo Rusije z dne 10.10.2003 št. 69.

Pravila za vodenje in shranjevanje delovnih knjižic, pripravo obrazcev delovnih knjižic in njihovo zagotavljanje delodajalcem, odobrena z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225 (s spremembami 19. maja 2008).

Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 05.01.2004 št. 1 "O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila."

Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov hrambe, ki jih je odobril Zvezni arhiv 6. oktobra 2000 (s spremembami 27. oktobra 2003).

Poleg tega je knjiga Ya.E. Varlamova in E.A. Kosheleva "Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič" (Moskva: Profesionalna založba, 2008).

Opomba

Številne oblike dokumentov pri upravljanju kadrovskih evidenc so poenotene z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 01.05.2004 št. 1 "O odobritvi enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila." Najdete ga v katerem koli referenčnem pravnem sistemu (Consultant Plus, Garant, Code) ali na internetu, obstajajo tudi že pripravljeni obrazci iz te uredbe, ki jih morate samo kopirati na trdi disk. Dokumente, za katere ni enotnih obrazcev, je treba sestaviti v skladu z GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistem. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

1. korak: izdelamo dokumente, ki morajo biti v podjetju nujno

Najpogosteje se organizacija kadrovske proizvodnje začne z razvojem vseh vrst predpisov in navodil, in prav je tako. Regulativni dokumenti, ki morajo biti v podjetju nujno, vključujejo:

notranji delovni predpisi;

predpis o varstvu osebnih podatkov delavca;

predpisi o varstvu dela in požarni varnosti.

Vse ostalo bo treba počakati: razvoj dokumentov, ki so neobvezni, je mogoče prevzeti šele, ko so sestavljeni obvezni dokumenti.

2. korak: prilagodite osebje

Najverjetneje je podjetje že izdelalo kadrovsko razporeditev, je kader zaposlenih, ki uspešno opravljajo svoje naloge, s katerimi so sklenjene pogodbe o zaposlitvi, izdani nalogi za zaposlovanje in vpisi v delovne knjižice. Toda, kot kaže praksa, ti dokumenti niso vedno pravilno sestavljeni.

Za informacije o plačah zaposlenih in nazivih njihovih delovnih mest prosite računovodsko službo - na podlagi teh podatkov morate uskladiti kadrovsko tabelo.

Opozoriti je treba, da imena delovnih mest v kadrovskem seznamu ne sovpadajo vedno z dejanskimi delovnimi mesti zaposlenih. Računovodstvo teh informacij v resnici ne potrebuje za prenos plačil in davkov, vendar programi, kot je 1C, zahtevajo izpolnitev razdelka s takšnimi informacijami, včasih pa se vnese položaj, ki ne ustreza dejanskemu. Zato je treba pred potrditvijo kadrovske razporeditve razjasniti imena delovnih mest zaposlenih z vodji oddelkov, vodstvom podjetja ali zaposlenimi samimi.

Računovodje lahko vprašate tudi za kadrovske številke zaposlenih. Če je računovodstvo avtomatizirano, potem kadrovske številke dodeli program, če ne, jih boste morali dodeliti sami, začenši z zaposlenim, ki dela najdlje, in konča s tistim, ki je prišel v organizacijo najpozneje. Po odpustitvi zaposlenega je bolje, da njegove osebne številke ne prenesete nikomur: vse številke naj bodo edinstvene in dodeljene samo eni osebi, ki je kdaj delala v podjetju.

Medtem ko računovodje pripravljajo povzetek zaposlenih, morate preveriti stanje osebnih kartotek zaposlenih in njihovih osebnih izkaznic, če so bili shranjeni, ter ugotoviti, kateri dokumenti manjkajo v osebnem spisu vsakega zaposlenega. Vsak zaposleni mora napisati beležko o tem, katere kopije dokumentov je treba posredovati.

3. korak: preverite skladnost podatkov v kadrovskem seznamu in pogodbah o zaposlitvi

Po sestavi kadrovske tabele je treba podatke v njej preveriti s podatki v pogodbah o zaposlitvi. Če se podatki razlikujejo (običajno je plača napačno navedena ali je preprosto navedena »Plača po seznamu osebja«, kar je kršitev delovnega zakonika Ruske federacije in lahko povzroči kazni; datumi podpisa pogodbe padejo na prost dan; podpis predstavnika delodajalca ne ustreza osebi, ki je prijavljena kot zastopnik - na primer namesto generalnega direktorja je podpisal njegov namestnik), potem je treba pogodbe ponovno skleniti. V tem primeru je treba izhajati iz dejstva, da pogodba, ki jo je podpisala nepooblaščena oseba, pravzaprav ni sporazum; z drugimi besedami, ni pisne pogodbe o zaposlitvi. Zato je treba izdati seveda trenutni (pristen) datum. V vseh drugih primerih se k pogodbi o zaposlitvi sklenejo dodatni dogovori, ki pogodbo o zaposlitvi dopolnjujejo z novimi pogoji ali pojasnjujejo (spreminjajo) tiste pogoje, ki so bili napačno navedeni.

Če je pogodba pravilno izvedena, vendar so bile spremembe izvedene pozneje (povečanje plače, premestitev zaposlenega na drugo delovno mesto), je treba za vsak primer za vsakega zaposlenega sestaviti dodatne sporazume. Pogodbe o zaposlitvi in ​​dodatni dogovori se pripravijo v dveh izvodih, od katerih eden ostane v podjetju, drugega pa dobi delavec.

4. korak: preverite pravilnost izvedbe kadrovskih nalogov

Nato morate preveriti razpoložljivost in pravilnost izvedbe naročil za zaposlovanje, selitev zaposlenih (če obstajajo) itd. (datumi, podpisi, informacije, ki jih vsebujejo). Naročila morajo biti skladna z vsebino pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z delavci, in kadrovsko razporeditvijo. Podpisati jih mora ne samo vodja podjetja, ampak tudi sam zaposleni. Če ni sklepov o zaposlitvi ali premestitvi zaposlenih delavcev ali so izdani s kršitvami, jih je treba obnoviti, preoblikovati ali "dodatno podpisati". Po zakonu niste odgovorni za to, kar se je zgodilo pred vami, vendar ima zaposleni pravico zahtevati kopijo takega naročila in ga mora posredovati.

5. korak: preverite pravilnost vodenja delovnih knjižic

Naslednja faza dela je preverjanje razpoložljivosti delovnih knjižic. V podjetju se morajo voditi knjige vseh prijavljenih delavcev. Če najdete knjige upokojenih delavcev, morate lastnikom knjig poslati priporočeno pismo s povratnico s prošnjo, da pridejo po delovno knjižico ali navedete naslov, kamor ga je mogoče poslati. Po prejetju odgovora je treba delovno knjižico poslati s priporočeno paketno pošto s povratnico. Če odgovora ni, v delovno knjižico le vpišite obvestilo o prejemu dopisa. Delovne knjižice nezaposlenih delavcev se morajo hraniti ločeno od ostalih do potrebe, vendar ne manj kot 50 let.

Če v delovni knjižici ni zapisa o zaposlitvi ali premestitvi, tega ne hitite. Najprej natančno preberite oba dokumenta, ki urejata izpolnjevanje delovnih knjižic: Navodila za izpolnjevanje delovnih knjižic in Pravilnik za vodenje in hrambo delovnih knjižic, pripravo obrazcev delovnih knjižic in njihovo posredovanje delodajalcem. In šele ko ste prepričani v svoje znanje, se lahko lotite vpisov v delovni zvezek. Ne pozabite: napačno izveden vpis lahko privede do tega, da se zaposlenemu morda ne pripiše delovna doba v podjetju, v katerem je bil opravljen napačen vpis.

6. korak: sestavimo osebne kartoteke ali osebne mape zaposlenih (če jih še niste hranili pred vami)

Ne pozabite izdati osebnih izkaznic za zaposlene na obrazcu št. T-2. Danes številni programi omogočajo, da na računalniku izpolnite obrazec št. T-2 in ga natisnete na navaden papir, kar nekateri kadrovski delavci uporabljajo. Državni arhivi pa še vedno sprejemajo osebne izkaznice le na debelem, "polkartonskem" papirju. Če je torej vaša organizacija vir nabave državnega arhiva, kupite obrazce št. T-2 v pisarniški trgovini v zahtevani količini ali kupite ustrezen papir za tiskanje.

Osebne izkaznice izpolni kadrovski uradnik - takšno navodilo je v navodilih za uporabo enotnih obrazcev (odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 01.05.2004 št. 1).

Kopije dokumentov, ki jih prejmete od zaposlenih (potni listi, zavarovalna potrdila itd.), je treba shraniti v mape »datoteke«, po katerih se naredi popis vsakega primera in se oblikujejo vaše osebne mape. K njim lahko priložite tudi kopije naročil in pogodb, tako da so vsi podatki o zaposlenem na enem mestu, vendar to ni potrebno. Fotografije zaposlenih lahko prilepite na osebne izkaznice.

Osebne kartoteke so pogosto vložene v obrazec št. T-2, kar ne drži: osebne izkaznice je treba hraniti ločeno od vseh drugih dokumentov.

Novi dokumenti in kopije se dodajo v osebno mapo, ko so na voljo.

7. korak: sestavite potrebne računovodske knjige ali dnevnike

Knjigo obračuna gibanja delovnih knjižic in vložkov v njih ter prihodkovno knjigo odhodkov za obračunavanje obrazcev delovne knjižice in vložkov v njej je mogoče voditi le v papirni obliki. Ker so to dnevniki računovodstva za obrazce strogega poročanja, je vsaka stran knjige oštevilčena, sama pa je šivana in zapečatena s pečatom organizacije.

8. korak: Načrtujte počitnice

Dva tedna pred novim letom mora organizacija odobriti urnik počitnic. Delo na tem naj bi se začelo novembra. Če je podjetje majhno, lahko zaposlene intervjuvate o tem, kdaj bi radi šli na dopust, če je veliko, pošljite pismo vodjem oddelkov, v katerih jih prosite, naj zagotovijo takšne podatke za njihov oddelek.

Pri načrtovanju dopustov pazite, da ko zaposleni v manjšem oddelku odhajajo na dopust, smer ne bi ostala nezaprta. Na primer, če sta v podjetju samo dva vodja prodaje, potem njuni dopusti ne bi smeli časovno sovpadati, niti delno, poleg tega bi moralo biti med temi počitnicami obdobje skupnega dela - za prenos primerov z enega vodje na drugega.

Če sami intervjuvate zaposlene o času odhoda na dopust in pride do spora, kdo in kdaj gre, tega ne poskušajte rešiti sami - na informacije opozorite vodstvo in sestavite urnik v skladu z odločitvijo vodstva. . Če informacije zahtevate preko predstojnikov oddelkov, jim zaupajte reševanje spornih vprašanj. Zbiranje informacij za načrtovanje počitnic običajno traja od enega do treh tednov.

Po registraciji je treba urnik počitnic predložiti v odobritev vodji.

Dva tedna pred začetkom dopusta je potrebno obvestiti zaposlenega o njegovem nastanku in izdati odredbo o odobritvi dopusta. Čas začetka dopusta se lahko spremeni po dogovoru zaposlenega z vodjo. Če je zaposleni ob začetku dopusta zbolel in mu je zagotovil bolniško odsotnost, je treba na njegovo željo preložiti dopust na drug čas, ki mu ustreza. Vse te spremembe se izvedejo v ustreznih stolpcih urnika počitnic. In ne pozabite, da delavec ne more iti na dopust dve leti zapored in da se obvezni plačani dopust lahko nadomesti z denarno odškodnino le v primeru delavčeve odpovedi.

9. korak: oblikujemo kadrovske kartoteke

Primere je mogoče zaključiti na naslednje teme:

"Odredbe o osebju (najem, odpuščanje, premestitev, bonusi, napredovanje, brezplačni dopust, pošiljanje na daljša službena potovanja in službena potovanja v tujino)" (rok uporabnosti - 75 let);

"Naročila o osebju (redni in študijski dopust, dolžnosti, kazni, kratkoročna službena potovanja v Rusiji)" (rok uporabnosti - 5 let);

"Pogodbe o zaposlitvi";

"Osebne stvari";

"osebne kartice";

"Regulatorni dokumenti družbe (predpisi, navodila)";

"Korespondenca o kadrovskih zadevah z državnimi organi in gospodarskimi organizacijami" itd.

Urniki dopustov, urniki dežurstev, urniki osebja so bolj priročno ločeni v ločene škatle in shranjeni v tankih mapah.

Osebne datoteke in osebne izkaznice je bolj priročno shraniti po abecednem vrstnem redu v skladu z imeni zaposlenih, vse ostale dokumente - v kronološkem vrstnem redu, ko dokument prispe.

Naročila na osebni osnovi imajo dve hranilni dobi: 5 in 75 let, zato so razdeljena na najmanj dva primera (vsa naročila, ki niso navedena s 5-letno dobo hrambe, imajo rok hrambe 75 let).

Če je podjetje dovolj veliko in se v enem letu v datoteki oblikuje več kot 250 listov, jo je treba razdeliti na več datotek ali na zvezke (na primer: »Pogodbe o zaposlitvi (AK)«, »Pogodbe o zaposlitvi (LZ)« ; " Odredbe o osebju (redni in študijski dopust)", "Odredbe o osebju (dolžnosti, kazni, kratkoročna službena potovanja v Rusiji)").

Pri oblikovanju primerov je treba uporabiti razdelka 7 in 8 Seznama standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo v dejavnostih organizacije, z navedbo rokov hrambe.

10. korak: sestavite nomenklaturo primerov

Nomenklaturo primerov je mogoče sestaviti ločeno glede na kadrovske dokumente ali vključiti v splošno nomenklaturo zadev organizacije.

Na splošno se postopek oblikovanja zadev in sestave nomenklature v kadrovskem pisarniškem delu ne razlikuje od oblikovanja zadev in sestave nomenklature v splošnem pisarniškem delu.

In šele po vseh fazah je mogoče začeti razvijati opise delovnih mest, kadrovske predpise in druge neobvezne (z vidika delovnega zakonika Ruske federacije) lokalne predpise.

Yu.V. Eremeeva,
vodja urada, član Kluba strokovnih sekretarjev