Service du personnel comptable. Gestion RH de A à Z

Livena S.V. / "Pack ressources humaines" kadrovik-praktik.ru
On vous a demandé de créer une entreprise de personnel à partir de zéro. Et vous avez peu d'expérience dans ce domaine. Peut-être êtes-vous un officier du personnel novice, ou en général un comptable ou un chef de bureau qui a été «accroché» au personnel, ou un entrepreneur novice. Alors notre guide vous aidera sûrement. Il est rendu simple et accessible, en particulier pour les débutants dans le domaine du personnel.

Donc, on vous a affecté du personnel. Où allons-nous commencer?

1. Faisons le plein de lois nécessaires, de littérature spéciale et de programmes. Tout cela dont vous aurez besoin dans votre travail.
Discutez avec la direction de la question de l'acquisition d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, et de nombreux programmes spécialisés sont très, très pratiques. Certains contournent la fonctionnalité de 1C. Mais la plupart des entreprises tiennent des registres du personnel selon la tradition en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas de spécialistes du support d'autres programmes partout.

2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l'organisation auprès de la direction et les étudions attentivement. Tous les documents de la section du personnel doivent être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise et ne les contredire en aucune manière. Lisez dans la Charte la procédure d'acceptation d'un administrateur (vous la rédigerez) et la fixation de son salaire, la durée pour laquelle vous pouvez conclure un contrat de travail avec lui, certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte. Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche cadres et l'établissement de systèmes salariaux par lui (par exemple, avec un accord préalable Assemblée générale fondateurs), voire la procédure d'agrément recrutement.
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3. Nous déterminons la liste des documents qui devraient se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons. La liste de ces documents est ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Il est clair que vous établirez les documents requis par la loi dans tous les cas. Renseignez-vous auprès de la direction sur les documents facultatifs que vous établirez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir figurer dans le Règlement Intérieur. horaire de travail, d'autres réglementations locales, sous forme de contrats de travail.

Documents requis:

Documents constitutifs
- Contrats de travail
- Tableau des effectifs (formulaire T-3)*
- Feuille de temps (formulaire T-13)* ou Feuille de temps et calcul les salaires(Formulaire T-12)*
- Règlement intérieur du travail
- Document sur la protection des données personnelles des salariés (règlement)
- Calendrier des vacances (formulaire T-7) *
- Cartes personnelles (formulaire T-2)*
- Ordres. Par exemple, sur l'admission d'un salarié (formulaire T-1)*, sur l'admission de salariés (formulaire T-1a)*, sur l'octroi de congés (formulaire T-6)*, sur l'octroi de congés (formulaire T-6a), sur la promotion d'un salarié (formulaire T-11)*, sur l'intéressement des salariés (formulaire T-11a)*, sur un déplacement professionnel d'un salarié (formulaire T-9)*, sur un déplacement professionnel de salariés (formulaire T-9a)*, à la mutation d'un salarié (formulaire T-5)*, à la mutation de salariés (formulaire T-5a)*, à la cessation Contrat de travail avec un salarié (formulaire T-8)*, sur la rupture des contrats de travail avec les salariés (formulaire T-8a), sur l'application d'une sanction disciplinaire, sur la levée d'une sanction disciplinaire, sur le cumul, sur le remplacement, sur la suspension, sur la fin de la suspension, sur le report des vacances, sur le rappel des vacances, sur la réduction du personnel, etc.
- Motifs d'arrêtés (notes, déclarations, actes, contrats de travail, notes explicatives)
- Magazines (livres) pour l'enregistrement des certificats de voyage, c'est très souhaitable - commandes, contrats de travail.
- Livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts à ceux-ci. Livre des revenus et des dépenses pour la comptabilisation des formulaires de cahiers de travail et des encarts qui leur sont associés
- Carnets d'emploi
- Toutes les déclarations, notes-calculs et autres documents relatifs au calcul et au paiement des salaires, des congés payés, de la compensation des vacances non utilisées, du « règlement » lors du licenciement, du formulaire approuvé de la fiche de paie.

Documents qui deviennent obligatoires dans certaines circonstances :
- Une convention collective est obligatoire si au moins une des parties (salariés ou employeur) a pris l'initiative de la conclure.
- Réglementation sur la rémunération et les primes - obligatoire si l'une des conditions de rémunération et de primes applicables à l'employeur n'est réglementée dans aucun autre document, par exemple, ni dans le contrat de travail, ni dans la liste du personnel.
- Descriptions de poste - obligatoires si tous fonctions officielles les travailleurs ne sont pas réglementés dans les contrats de travail.
- Règlement sur l'attestation et les documents d'accompagnement de l'attestation - obligatoire si l'employeur procède à l'attestation des employés.
- Un horaire de quart est requis s'il y a du travail par quarts.
- Réglementation sur secret de commerce- Obligatoire, si le contrat de travail stipule que le salarié est tenu de garder le secret commercial.
- Listes des travailleurs mineurs, des travailleurs handicapés, des travailleuses enceintes, des femmes ayant des enfants de moins de trois ans, des mères célibataires ; les personnes s'occupant d'enfants handicapés et handicapés depuis l'enfance, les travailleurs employés à des travaux avec des conditions dangereuses main-d'œuvre - s'il y a des travailleurs mineurs, des travailleurs handicapés, des femmes enceintes, des femmes avec des enfants de moins de trois ans, des mères célibataires, des personnes s'occupant d'enfants handicapés et handicapés depuis l'enfance, des travailleurs employés dans des conditions de travail nocives et (ou) dangereuses
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4. On distingue le réalisateur
Vérifiez si le directeur est enregistré ( PDG) correctement. Si ce n'est pas le cas, nous élaborons d'abord un directeur. Il est le premier ouvrier ! D'après les documents, il devrait être clair à partir de quelle date le directeur a travaillé. Une procédure étape par étape pour postuler à un poste de directeur se trouve dans le "Package de l'agent du personnel", les exemples de documents nécessaires s'y trouvent également. Vous trouverez également dans le Package un séminaire « Design les relations de travail avec un réalisateur embauché » et beaucoup de consultations sur le sujet dans la section de consultations correspondante.
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5. Nous établissons un tableau des effectifs, Règlement intérieur du travail, autres réglementations locales (voir tableau du paragraphe 3).
Il est certain que l'entreprise n'a pas encore de tableau d'effectifs et de réglementation interne du travail et d'autres réglementations locales. Nous les composons. Tous ces documents sont coordonnés avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du réalisateur, vérifions s'ils contredisent la loi. Options prêtes documents nommés que le directeur approuve.
Veuillez noter que la dotation en personnel a forme unifiée, pas arbitraire. Vous pouvez télécharger ce formulaire de recrutement ici -. S'il y a des difficultés avec la dotation en personnel, alors dans le "Pack of Personnel Officer" regardez les exemples de remplissage du tableau des effectifs, la procédure étape par étape pour développer et approuver le tableau des effectifs, le séminaire thématique et la section correspondante de consultations sur le tableau des effectifs. Vous trouverez également dans le package des exemples de diverses réglementations locales, des procédures étape par étape pour leur adoption, des consultations, des conseils de rédaction, etc.
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6. Nous élaborons un formulaire type de contrat de travail qui sera conclu avec les employés. Nous y incluons toutes les conditions bénéfiques et nécessaires pour l'entreprise. Le « Package of Personnel Officer » contient de bons modèles de contrat de travail et le livre « Emploi : enregistrement des relations de travail en faveur de l'employeur ». Ici, dans les parties 2 et 3 de ce livre, il est utile et accessible de vous expliquer comment rédiger un contrat de travail légal, mais en même temps rentable.
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7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail du personnel à l'avenir: livres comptables, journaux d'enregistrement, feuilles de temps, bons de commande, accord sur responsabilité etc. Dans le "Package of Personnel Officer" dans la section "Exemples de documents", vous pouvez prendre les formulaires de ces documents, les imprimer si nécessaire, vous familiariser avec les échantillons de leur remplissage, des consultations sur la conception et les livres, des séminaires sur le sujet . Si vous n'avez pas le package, certains documents peuvent être téléchargés ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui tiendra les livres de travail. Puisque les travailleurs n'ont pas encore été embauchés, le directeur devra d'abord tenir des cahiers de travail. Nous émettons une ordonnance pour que le directeur assume la responsabilité de l'entretien, du stockage, de la comptabilité et de la délivrance des cahiers de travail. Le formulaire et l'exemple de commande peuvent être pris dans le "Package de l'agent du personnel" dans la section "Documents types". Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs au responsable du personnel accepté, également par ordonnance.
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9. Nous organisons le travail des employés. A ce stade, vous rédigerez de nombreux documents : contrats de travail, bons de travail, cartes personnelles, cahiers de travail, le Livre de comptabilité de mouvement des cahiers de travail, etc.
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Ensuite, les employés commenceront à travailler et la phase de travail quotidien commencera pour le travailleur du personnel, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier des vacances, organiser les vacances, appliquer des incitations et des pénalités, des voyages d'affaires, des combinaisons, des licenciements et beaucoup plus ...

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• Attestation d'emploi

  Lors du calcul de l'ancienneté, les périodes de travail ou d'autres activités qui y sont incluses et qui ont eu lieu avant l'enregistrement d'un citoyen en tant qu'assuré conformément à la loi fédérale du 1er avril 1996 «sur la comptabilité individuelle (personnalisée) ...

• Mutation temporaire vers un autre poste

  Dans le N 8 du magazine "Direction du personnel institution budgétaire"pour 2009, nous avons écrit sur traduction permanente un employé à un autre poste chez le même employeur, dans lequel il n'est pas prévu de retourner au poste précédent. En outre, la législation prévoit la possibilité d'un transfert temporaire. Quelle est sa différence avec le permanent, dans quels cas et dans quel ordre il est produit, nous le dirons dans cet article.

• Comment préparer l'arrivée de l'inspection du travail ?

  Le contrôle de l'organisation de l'inspection nationale du travail prend souvent la direction par surprise. Surtout en tenant compte du fait que, selon la loi, un inspecteur du travail a le droit de visiter l'organisation à tout moment de la journée et sans avertissement. Selon les résultats de l'audit, non seulement le chef de l'organisation ou son adjoint, mais aussi le chef du service du personnel, ainsi que le chef comptable, peuvent être tenus pour responsables.

• Notification à l'employé: comment et dans quels cas envoyer

  Souvent, dans le travail des agents du personnel, un document tel qu'un avis est utilisé. À l'aide de ce document, l'employeur informe les employés des dispositions légales moments significatifs. Par exemple, à propos de la réduction des effectifs. Il n'y a pas de forme unique de notification. Pour chaque cas, une version différente est développée. Nous vous expliquerons comment rédiger un avis de réorganisation d'entreprise et de liquidation de succursale. Comment informer les employés des modifications apportées aux termes d'un contrat de travail. Comment aviser un employé de la nécessité de se présenter pour un cahier de travail.

• Visite de l'inspection du travail

  Tout employeur doit être préparé au fait que tôt ou tard l'inspection du travail lui rendra visite. Malheureusement, dans la situation actuelle, caractérisée par des réductions massives de personnel, une visite inattendue peut survenir à tout moment. Parlons de la raison pour laquelle un inspecteur peut venir, quels sont ses pouvoirs et quelles sont les actions de l'employeur lors de l'exécution des mesures de contrôle.

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Le travail de bureau dans l'entreprise est réglementé par une instruction élaborée et approuvée de manière indépendante par le directeur. Il s'agit d'un acte réglementaire interne et obligatoire pour tous les employés d'une entité économique. Il est élaboré et supervisé par la Direction des Ressources Humaines.

La législation exige la préparation de nombreux documents qui fixent tous les aspects de la relation de travail de l'employé avec l'employeur.

Les officiers du personnel expérimentés et novices devraient améliorer leurs compétences. Des sites Internet ont été créés pour les aider. cours théoriques gestion du personnel.

Les papiers du personnel reflètent les activités du personnel, confirment l'ancienneté des employés, qui joue un rôle primordial dans le calcul des pensions. La direction est responsable du fonds documentaire de l'entreprise.

Les principaux détails en contrôle sur papier

Une organisation compétente des dossiers du personnel nécessite une connaissance du cadre réglementaire, un suivi de ses évolutions et une orientation dans les formes de documents utilisés.

Dans quel but est

La procédure de tenue des dossiers du personnel est réglementée par la loi. Sur le grandes entreprises avec un personnel nombreux, en règle générale, un service du personnel est formé. Ses employés rédigent les documents pertinents conformément aux exigences du cadre réglementaire de la Fédération de Russie.

Les documents peuvent avoir une forme unifiée ou être élaborés dans l'entreprise et approuvés dans des actes locaux.

La gestion des dossiers du personnel est une activité visant à l'élaboration et à la maintenance des documents liés à la comptabilité du personnel, aux heures de travail, aux calculs de paie.

Les problèmes de personnel comprennent les éléments suivants :

• enregistrement de l'emploi;
• mouvement interne des travailleurs;
• congédiement;
• régulation des relations entre le manager et les salariés ;
• organisation du processus de travail;
• les autres.

Une bonne organisation des dossiers du personnel contribue à résoudre un certain nombre de problèmes.

Ses principaux objectifs sont présentés dans le tableau :

Direction du travail du personnel	Tâches en cours
Comptabilité et contrôle	recrutement, comptabilité, licenciement du personnel.
Planification et réglementation	sélection, transfert, adaptation des travailleurs.
Reporting et analytique	étude des employés, évaluation de leur travail; travail analytique; faire rapport.
Coordination et informations	formation, éducation, recyclage du personnel; accueil des employés sur des questions officielles et personnelles; traitement des recours écrits des travailleurs ; activités d'archivage et de référence.
Organisationnel et méthodologique	documenter le travail des employés; travailler avec le personnel des départements; planification et gestion du personnel.
Documentaire	tenue de dossiers personnels, cahiers de travail; établissement d'ordres, papiers pour comptabilité personnalisée; enregistrement des congés de maladie, certificats de pension, etc.

À Moscou et dans d'autres grandes régions de la Fédération de Russie, les organisations dotées de divisions distinctes peuvent conserver les dossiers du personnel en ligne. Pour cela, des programmes appropriés ont été développés qui permettent l'échange de documents sous forme électronique.

Le cadre législatif

Le cadre législatif de la gestion des dossiers du personnel est contenu dans le Code du travail de la Fédération de Russie.

Cette activité est réglementée par un certain nombre d'actes juridiques :

• Instructions pour remplir et appliquer les documents primaires de comptabilité et de rémunération (Résolution Goskomstat n ° 1 du 05.01.04);
• documents unifiés et exigences pour leur préparation (résolution Gosstandart n ° 65-st du 03.03.03);
• Instruction standard sur le travail de bureau pour organismes fédéraux pouvoir exécutif(Arrêté du Ministère de la culture de la Fédération de Russie n° 536 du 08.11.05) ;
• Règlement du travail des archives (décision du Collège des Archives fédérales du 06.02.02);
• Règles de travail de bureau pour les autorités exécutives fédérales (décret du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 477 du 15.06.09);
• Loi sur l'information, sa protection et informatique n° 149-FZ du 27 juillet 2006 ;
• Loi sur l'examen des demandes des citoyens russes n° 59-FZ du 02.05.06 ;
• Loi sur la langue officielle de la Fédération de Russie n° 53-FZ du 01.06.05 ;
• Loi sur les archives n° 125-FZ du 22 octobre 2004 ;
• Loi sur les secrets commerciaux n° 98-FZ du 29 juillet 2004 ;
• Arrêté sur les cahiers de travail n°117n du 22/12/03 ;
• Décret portant adoption des instructions pour remplir le travail n ° 69 du 10.10.03 ;
• Résolution sur les cahiers de travail n° 225 du 16 avril 2003 ;
• Instructions de l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie.

Documents requis

Le Code du travail de la Fédération de Russie oblige les organisations à avoir leur propre cadre législatif, qui comprend un certain nombre de documents réglementaires locaux obligatoires.

Ceux-ci inclus:

Charte	Le principal document fondateur. Il précise la forme juridique de l'entreprise, les fondateurs, le périmètre des activités, la procédure d'embauche et de licenciement du chef, ses pouvoirs. De nombreux règlements intérieurs de la société sont établis sur la base des dispositions des statuts.
Réglementation du travail (ci-après - le Règlement)	La présence du document est prévue par l'art. 189, 190 du Code du travail de la Fédération de Russie. Il établit la procédure d'embauche et de licenciement des employés, les droits et obligations des parties à l'accord, les régimes de travail et de repos, le système d'incitations et de sanctions et d'autres questions concernant les relations de travail dans l'entreprise. Le directeur approuve les règles. S'il y a un syndicat dans l'organisation, ses avis concernant l'adoption du document sont pris en compte. Dans les organisations où le personnel travaille des heures irrégulières, il devrait y avoir une liste des postes et professions pertinents. Il est publié sous la forme d'une annexe au Règlement.
Instructions sur la protection des données personnelles	Selon l'art. 87 du Code du travail de la Fédération de Russie, il établit les exigences à respecter lors du traitement des informations personnelles sur les employés, en assurant leur protection, leur utilisation et leur stockage. Les informations personnelles sont considérées comme des informations sur un seul travailleur, nécessaires à l'employeur pour les relations de travail. Les employés doivent connaître les documents qui déterminent la procédure de traitement de leurs données.
Règlement sur la protection du travail	Il est situé dans le service du personnel. Chaque employé est familiarisé avec le document. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, il doit y avoir un poste de spécialiste de la protection du travail.
horaire de travail	Il est utilisé dans les entreprises avec un horaire de travail posté. Le document est urgent et est valable pour une certaine période à la discrétion de l'employeur.
Documents sur le rationnement du travail	Ils reflètent les coûts de temps nécessaires à la fabrication de produits (exécution du travail) par un employé ou un groupe et à l'établissement de normes de travail sur leur base.

Règlements

Après avoir accepté le chef, le nombre de postes requis pour le fonctionnement normal de l'organisation est établi. Compte tenu des chiffres obtenus, du cycle de production et d'autres caractéristiques des activités de l'entreprise, il est en cours de préparation.

Pour rédiger un document, un formulaire standardisé est généralement utilisé. Vous pouvez télécharger un échantillon gratuitement sur Internet. L'employeur a le droit d'ajuster l'horaire à sa discrétion.

Dans le document, les postes sont répertoriés par ordre hiérarchique : en commençant par le directeur et en terminant par le personnel de soutien. Pour chacun d'eux, le nombre d'unités par état, le salaire et les indemnités sont indiqués.

À l'étape suivante, le calendrier de travail est formé. Il représente les horaires de travail de tous les employés. S'il y a des quarts de travail, des horaires de travail détaillés sont créés. Le document décrit brièvement les exigences pour apparence employés, comportement, routine quotidienne, etc.

Ensuite, une forme de contrat de travail est élaborée. Dans ce cas, les principales normes du Code du travail de la Fédération de Russie et les documents réglementaires internes de l'entreprise doivent être pris en compte. Un contrat de travail est généralement rédigé par l'avocat de l'organisation ou un sous-traitant externe.

Le document doit comporter les éléments suivants :

• informations sur la personne morale : nom, adresse, numéro de téléphone, nom complet et fonction du responsable ;
• les détails du passeport de l'employé ;
• fonction du salarié, types de contrat (CDI ou CDD) et lieu de travail (principal ou complémentaire) ;
• une liste des principales tâches en référence aux instructions pour ce poste ;
• informations sur la rémunération, les paiements supplémentaires, les avantages, les vacances ;
• horaire de travail, paiement pour le traitement;
• raisons de la résiliation du contrat et autres conditions ;
• signatures et coordonnées des parties, cachet de la société.

Pour contrôler et optimiser le travail des responsables du personnel, la direction peut procéder à un audit interne ou indépendant. Cela aide à réduire le risque sanctions administratives, litiges et plaintes du personnel.

Étapes de l'organisation de la gestion des dossiers RH à partir de zéro

Pour la formation des dossiers du personnel, il est pratique d'utiliser les instructions étape par étape suivantes:

Préparer le nécessaire	Pour organiser un service du personnel, vous devez d'abord acheter du mobilier, du matériel de bureau, de la papeterie, etc. Vous aurez certainement besoin d'un programme du personnel, par exemple "1C: ZUP" et d'une référence Système légal. Grâce à cela, les employés du département suivront derniers changements législation et avoir accès à documents nécessaires. Un coffre-fort est nécessaire pour stocker la main-d'œuvre et les papiers importants.
Enregistrement de la tête	Le directeur est cadre dirigeant n'importe quelle entreprise. Il signe les papiers. Pour lui donner tous les pouvoirs, il est engagé dans le cadre d'un contrat de travail. Un ordre approprié est émis, par lequel il se nomme lui-même.
Nomination d'une personne responsable du travail du personnel	À petite entreprise ces fonctions peuvent être exécutées par le chef. Si un employé individuel est engagé dans un travail de bureau, un contrat de travail est établi avec lui. Sur sa base, une commande est préparée. Si les fonctions sont attribuées à l'un des employés précédemment embauchés, un accord et une ordonnance supplémentaires sont établis.
Rédaction d'actes internes	Ils sont signés par le réalisateur et conservés dans un dossier spécial avec les commandes. Les documents locaux comprennent les documents énumérés ci-dessus (rubrique "Actes réglementaires").
Documenter l'accueil du personnel	Chaque employé doit avoir un dossier pour classer tous les documents liés à ses données et à son activité professionnelle ( contrat d'embauche, ordre d'admission, carte personnelle).
Remplir des cahiers de travail	Les dossiers d'admission, de transferts, d'incitations, etc. sont inscrits dans ces documents des employés. L'employeur est obligé de commencer un nouveau livre pour un employé qui n'a jamais travaillé auparavant. La main-d'œuvre et un journal de leur enregistrement se trouvent dans les départements de la papeterie. Ces papiers doivent être conservés dans un coffre-fort.

Cette instruction convient également aux nuls qui n'ont pas d'expérience en la matière.

Comment se passe la comptabilité

Pour conserver des enregistrements, vous devez organiser correctement le flux de documents.

Pour ce faire, procédez comme suit :

• élaborer un cadre réglementaire interne ;
• préparer un tableau des effectifs pour chaque unité de l'État ;
• faire un arrangement régulier;
• préparer les accords de travail;
• élaborer des formulaires pour le personnel;
• émettre des cartes T-2 ;
• approuver les formulaires de candidature des employés ;
• préparer les commandes internes.

Toutes les actions du personnel doivent être confirmées. Leur liste est fixée dans le règlement.

Points supplémentaires

La comptabilité du personnel à partir de zéro commence avec la réception du personnel. Il est important de bien postuler pour les candidats à un emploi, de préparer la documentation nécessaire.

Personnel et jours fériés

L'un des documents standard obligatoires qui doivent exister dans l'entreprise est le tableau des effectifs (formulaire T-3).

• liste des divisions structurelles et des postes ;
• le nombre d'unités de personnel pour chaque poste;
• salaires, primes pour les postes;
• paie de l'organisation.

Les subdivisions sont indiquées dans le document par ordre d'importance pour le travail de l'organisation. Au sein de celles-ci, les postes des salariés doivent également être classés par ordre d'importance. Les intitulés de poste dans les conventions collectives et les listes de personnel doivent correspondre.

La dotation est une forme d'horaire avec les noms complets des employés inscrits conformément à leurs postes.

Le calendrier des vacances (f. T-7) reflète les informations sur le moment de la fourniture congé annuelà tous les employés. Compilé pendant un an. Il est approuvé par le directeur en accord avec l'instance syndicale. Le document doit être délivré au moins 2 semaines avant la nouvelle année. Les données qui y sont saisies engagent à la fois les employés et les employeurs. L'exception concerne les bénéficiaires.

L'horaire comprend les détails suivants :

• Nom du département;
• Titre d'emploi;
• Nom complet et matricule du travailleur ;
• nombre de jours de vacances;
• dates de départ en vacances selon le plan et le fait;
• motifs de report de vacances, date estimée.

2 semaines avant les vacances, le salarié en est informé. Une commande est émise, avec laquelle l'employé est familiarisé contre signature. En novembre, vous pouvez préparer une commande pour tous les chefs de département, les obligeant à soumettre les horaires de vacances au service comptable avant le 1er décembre. Cela facilitera la préparation du calendrier global.

Inscription des employés

Le travail à part entière de l'organisation commence par le recrutement d'employés. Remplir les postes vacants est accompagné de paperasse.

Les responsabilités du responsable des ressources humaines lors de l'embauche d'employés sont les suivantes :

• inscription dans un journal spécial d'une demande du demandeur;
• familiarisation du débutant avec les instructions en vigueur et les actes locaux;
• exécution d'un contrat de travail et contrôle de sa signature par les parties ;
• remettre une copie du contrat à l'employé et mettre une note à ce sujet sur le papier à en-tête de l'organisation ;
• exécution et enregistrement de la commande dans le grand livre ;
• remplir une fiche personnelle, classer les pièces du dossier (déclarations, copies de papiers personnels, commandes, contrats) ;
• transfert de documents au payeur pour la paie de l'employé.

Lors de la construction d'un système de gestion des dossiers du personnel, vous devez d'abord décider quels documents doivent être rédigés et lesquels sont nécessaires pour un domaine d'activité particulier.

Les papiers requis comprennent:

• commandes de personnel (pour accueil, transfert, etc.);
• commandes du personnel (vacances, primes, voyages d'affaires, etc.);
• cartes T-2 ;
• travail;
• les accords;

Les autres documents requis comprennent les suivants :

• recrutement;
• position sur OT ;
• carnet de voyage;
• règles d'ordre intérieur ;
• les autres.

Les descriptions de poste et la convention collective ne sont pas requises, mais presque tous les employeurs disposent de ces documents.

Après avoir établi une liste des documents obligatoires, vous devez étudier les documents réglementaires. Sur leur base, d'autres documents doivent être élaborés. Leur liste dépend de la nature des activités de la personne morale et des caractéristiques des conditions de travail. Par exemple, s'il est nécessaire de fournir aux employés des uniformes et des EPI, il est nécessaire de préparer une ordonnance sur la procédure et les conditions de leur délivrance, quels employés en ont besoin.

La rémunération et les avantages pour le travail dans des conditions particulières doivent être documentés : industries dangereuses, irrégulier, de nuit, etc. En outre, ils établissent le Règlement sur la gestion des dossiers RH. Il reflète la liste des documents nécessaires au travail de l'organisation, la procédure pour leur exécution et leur stockage.

La législation n'oblige pas à élaborer un tel règlement, cependant, il facilitera grandement le travail des agents du personnel. Un directeur est d'abord embauché pour travailler dans une nouvelle organisation, puis il recrute le reste du personnel.

La composition et le nombre de postes requis reflètent le tableau des effectifs. Le règlement intérieur reflète tous les horaires de travail, les exigences des employés, etc. Un accord de travail standard est élaboré sur la base des normes du Code du travail de la Fédération de Russie.

Avant d'utiliser des journaux comptables, ils doivent être préparés: feuilles numérotées, brochées, cachetées. Un morceau de papier est collé sur la dernière feuille du firmware. Le nombre de pages y est indiqué, le directeur ou l'exécuteur testamentaire responsable signe et un sceau y est apposé. Sur la première page du journal, écrivez le nom de l'organisation et la date de début de sa maintenance.

Un des Documents importants le dossier du personnel est un cahier de travail. Pour leur entretien, un arrêté désigne une personne responsable qui les remplit et veille à leur sécurité.

Questions fréquemment posées

L'organisation des dossiers du personnel présente certaines subtilités et nuances:

Ordre de recouvrement	La procédure n'est pas reflétée dans la législation. Il se compose généralement des étapes suivantes : Etude de la réglementation en vigueur. Détermination de la liste des documents requis. Élaboration d'un plan pour les travaux futurs de l'organisation. Identification des personnes responsables des documents. Formation du personnel. Vérification de l'exactitude de l'accueil des employés, des déménagements, des changements de personnel, des licenciements. Détermination de la légalité du régime de travail dans l'entreprise.
Caractéristiques des entrepreneurs individuels avec employés	L'entrepreneur embauche du personnel selon le scénario standard. Le contrat est conclu en plusieurs étapes : Obtention des papiers nécessaires. Faire une demande. Rédaction et signature d'un accord. Formation d'une ordonnance d'admission. Établissement d'une carte T-2. Faire une entrée dans le travail. L'emploi de citoyens qui parlent anglais a ses propres caractéristiques.
Gestion des petites entreprises	Dans ces organisations, les questions de personnel peuvent être traitées par le chef lui-même ou par un service spécial. Un employeur peut externaliser la comptabilité du personnel. Tous les problèmes seront résolus par une organisation tierce spécialisée. Des difficultés avec le flux de documents surviennent si l'organisation est grande, a des unités structurelles et une grande quantité de documentation. Dans ce cas, la responsabilité du transfert des papiers peut être confiée au coursier. Dans le même temps, les représentants de l'organisation d'exécution ne se rendent souvent pas au bureau du client, c'est-à-dire que le travail est effectué entièrement à distance.
Simplification de la comptabilité dans les micro-entreprises	Toutes les conditions de travail sont fixées dans un accord avec le salarié. En 2019, les chefs de ces entreprises et les entrepreneurs individuels ont le droit de refuser d'élaborer des réglementations locales. Dans les 4 mois à compter de la date de perte du statut de micro-entreprise, la direction est tenue de délivrer une documentation du personnel "traditionnelle".

Ainsi, l'organisation de la gestion des dossiers du personnel dans une entreprise est une procédure complexe. Elle nécessite une étude détaillée du cadre réglementaire et un suivi de toutes les évolutions. La construction compétente des dossiers du personnel contribue à la construction des relations de travail dans le cadre de la loi. Pour former un agent du personnel, un employeur peut recourir aux services d'entreprises spécialisées.

Le personnel de toute entreprise est sa principale valeur et sa ressource clé. Par conséquent, l'organisation d'un processus compétent de comptabilité du personnel est une composante importante du travail qui nécessite des compétences et une connaissance approfondie de la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

Des employés correctement sélectionnés du service du personnel garantiront la réduction des erreurs à zéro et la protection des droits de toute l'équipe. À propos des caractéristiques des dossiers du personnel et des principales erreurs des employeurs - lisez la suite.

Le concept de comptabilité du personnel

La comptabilité du personnel est un ensemble de processus et de mesures liés à la réglementation des relations de travail entre un employeur et un employé. Ce mécanisme est nécessairement présent dans toute entreprise, quelle que soit sa effectif et la forme organisationnelle et juridique.

Sous une forme généralisée, la comptabilité du personnel comprend les activités suivantes :

• constitution de dossiers personnels d'employés;
• calcul et autres paiements ;
• compilation et comptabilisation du temps de travail;
• enregistrement des congés de maladie, demandes et certificats au lieu d'exigence;
• soumission de rapports périodiques aux autorités fiscales ;
• rédaction et suivi de la conformité ;
• préparation des commandes du personnel;
• conserver la documentation pertinente pour;
• travail et évaluation des employés;
• le respect des règles de non-divulgation des données personnelles des salariés de l'entreprise.

Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, chaque organisation doit disposer de la documentation suivante :

• Horaire du personnel.
• Cartes personnelles des employés.
• Accords conclus et complémentaires à ceux-ci.
• Horaire des vacances.
• Règlement sur la procédure de protection et de traitement des informations personnelles (personnelles) des employés.
• Commandes et déclarations des employés (environ, mise à disposition, etc.).
• Réglementation du travail (au sein de l'organisation).
• Dossiers d'emploi de tous les employés.

Organisation des dossiers du personnel

Les moyens les plus courants de conserver les dossiers du personnel dans une organisation sont les suivants :

Établir un service des ressources humaines ou embaucher un spécialiste des ressources humaines (responsable des ressources humaines)

Le principal avantage de cette méthode de gestion des dossiers du personnel est la possibilité de s'organiser conformément à ses principes et exigences, puisque l'employé est directement dans l'entreprise.

Attribution de la responsabilité de la tenue des dossiers du personnel au secrétaire ou au comptable

En temps de crise et de besoin d'économiser de l'argent, il arrive souvent qu'un employé cumule les fonctions de secrétaire, de comptable, de spécialiste du personnel et même d'avocat. Un tel employé, en règle générale, est spécialisé dans un domaine et, par conséquent, n'est pas entièrement compétent dans le reste.

Et cela est lourd d'erreurs possibles et de responsabilité de la direction de l'entreprise, ce qui entraîne des coûts inutiles - temps et matériel.

Transfert des fonctions RH à une société de sous-traitance

Travail d'organisation, la gestion du personnel, sa formation et sa sélection sont gérés par une société tierce sous-traitante, spécialiste dans son domaine. Il y en a beaucoup sur le marché personnel professionnel et les organisations avec lesquelles contrat pour la prestation de services appropriés de comptabilité du personnel.

Chacune des options ci-dessus a ses avantages et ses inconvénients. Comment exactement les dossiers du personnel seront conservés et qui les traitera directement, la direction de l'organisation décide, en tenant compte du nombre d'employés, de son chiffre d'affaires et Politiques intérieures.

Caractéristiques de la conduite

Parfois, les employés doivent obtenir une copie de la feuille de temps. Conformément au Code du travail, l'employeur est tenu de délivrer un tel document, mais conformément aux lois sur la protection des données personnelles, une copie complète ne peut être délivrée qu'avec le consentement de tous les employés qui y sont enregistrés. Par conséquent, un extrait de la feuille de temps est délivré, qui ne contient que des données sur le demandeur

Les principales erreurs commises par les employeurs et les employés des RH

Dans le processus de tenue des dossiers du personnel, des erreurs peuvent être commises qui conduiront à et avant les organismes d'inspection. Erreurs fréquentes les dossiers du personnel sont :

Erreurs lors de l'utilisation de fichiers personnels

Le dossier personnel de chaque salarié est constitué à partir du moment de son embauche et jusqu'à son licenciement. Les erreurs personnelles les plus courantes sont :

• il n'y a pas de documents obligatoires dans le dossier personnel;
• violation de l'ordre des documents;
• il n'y a pas de fichiers personnels (non enregistrés);
• le rapprochement n'est pas effectué dans délais;
• rempli en lieu et place d'une fiche personnelle du personnel ;
• le dossier comprend des documents qui ne doivent pas être inclus dans sa composition ;
• les responsables du personnel ne respectent pas la procédure de transmission des dossiers personnels à des tiers et organismes.

Une bonne constitution des dossiers personnels du personnel permet une meilleure sécurité des documents et un accès rapide à ceux-ci.

Erreurs dans l'exécution d'un contrat de travail

Erreurs commises par l'employeur lorsqu'elles entraînent souvent des conséquences graves dans le processus de résolution des conflits de travail. Les erreurs typiques dans ce cas sont :

• le contrat de travail est conclu en un seul exemplaire ;
• le contrat de travail n'est pas enregistré, il n'y a pas de date d'enregistrement ;
• il n'y a pas de signatures sur les contrats de travail ;
• les informations obligatoires et / ou les conditions ne sont pas prescrites ;
• il n'y a pas de contrat de travail écrit avec les employés ;
  une copie du contrat de travail n'est pas reçue personnellement par l'employé, ou
• il n'y a pas de marque de réception ;
• la durée du contrat n'a pas été déterminée ;
• les conditions d'embauche avec, le cas échéant, ne sont pas indiquées ;
• le montant précis du salaire de l'employé n'est pas indiqué, les modalités de paiement et le lieu de réception du salaire, le mode de fonctionnement et la durée des vacances ne sont pas établis.

Erreurs dans la tenue des cahiers de travail

Ici, l'essentiel des erreurs sont liées à la procédure de remplissage du cahier de travail. Les erreurs les plus courantes :

• un reçu n'a pas été délivré lors de la réception d'un livret de travail d'un employé de l'entreprise;
• l'arrêté ne nomme pas de personne responsable de la tenue, de la comptabilité, de la délivrance et de la conservation des cahiers de travail ;
• la section des renseignements sur l'employé n'est pas remplie lorsque l'employé reçoit plus de haut niveau;
• la numérotation séquentielle des enregistrements est violée ;
• ne contient pas tous les enregistrements de travail (y compris les traductions) ;
• refus de délivrer des cahiers de travail aux étudiants combinant travail et études ;
• lors de la délivrance d'un duplicata, la marque "duplicata" n'est pas apposée ;
• corrections effectuées de manière incorrecte dans la section des détails du travail ;
• un livre de comptabilité mal tenu ou manquant pour le mouvement des livres de travail et vers ceux-ci ;
• la section des informations sur l'employé n'est pas remplie lors de l'émission de l'encart ;
• la signature de l'employé est manquante dans la section des renseignements sur l'employé ;
• la section des détails de l'emploi ne contient pas le nom complet de l'employeur ;
• un employé licencié reçoit un cahier de travail par courrier sans déclaration écrite de l'employé concernant une telle demande.

Un livret de travail est le document principal de tout salarié, reflétant son expérience professionnelle tout au long de son activité professionnelle. Par conséquent, il est nécessaire de minimiser l'apparition d'éventuelles erreurs et violations dans la préparation et la maintenance de ce document.

Chacune des erreurs peut avoir un impact extrêmement négatif sur la gestion de l'organisation et entraîner de graves conséquences. Par conséquent, il est recommandé de confier les fonctions de comptabilité du personnel à des spécialistes compétents et compétents qui connaissent bien la législation en vigueur et les exigences des organismes d'inspection, ou de faire confiance à des sociétés d'externalisation professionnelles.

Gestion des dossiers RH à partir de zéro, des instructions étape par étape pour lesquelles sont portées caractère général, comprend la préparation d'un cadre réglementaire et d'un ensemble standard de documents, ainsi que la nomination d'un directeur.

Chaque entrepreneur novice sera intéressé par le travail de bureau du personnel à partir de zéro, des instructions étape par étape pour lesquelles nous examinerons plus tard.

Lorsque le travail est déjà établi, ces questions sont traitées par un service du personnel spécialisé.

Sur le étapes préliminaires Les changements de personnel sont effectués à temps partiel par l'un des employés - le secrétaire ou le chef comptable.

Nous comprendrons dans l'ordre comment le travail dans ce domaine est organisé et où commencer un nouvel officier du personnel.

Qui est en charge des RH

La question de la gestion des dossiers du personnel en 2017 est pertinente pour toutes les entreprises où il y a des employés.

L'autorité est attribuée à l'employé par l'émission d'un ordre.

Selon le nombre d'employés, deux options sont possibles :

1. La gestion du personnel est prise en charge par le chef. Pour ce faire, il émet une ordonnance appropriée, qui garantit ces obligations.
2. Au fur et à mesure que les salariés sont embauchés dans le personnel de l'entreprise, le travail avec le personnel peut être confié à l'un d'entre eux. Une ordonnance est également émise confirmant l'autorité. Les obligations sont également écrites dans la description de poste.

Instructions étape par étape pour dossiers du personnel pas défini par la loi.

Néanmoins, lors de son développement, il convient d'être guidé par les réglementations, y compris GOST R 7.0.8-2013.

Bien qu'une procédure unique n'ait pas été établie, il est prévu plan global, qui vous permet de systématiser les dossiers du personnel et d'établir sa maintenance.

Dans les dossiers du personnel, il convient également de se concentrer sur les normes de la législation du travail.

Il existe de nombreuses instructions commerciales. Il existe également des documents acceptés par les autorités locales.

Mise en route - Plan d'action

Pour conserver les dossiers du personnel avec compétence, vous devez commencer par l'enregistrement de la première personne - le chef.

La manière dont ce travail sera effectué par la suite dépend du nombre d'employés et des spécificités de l'entreprise.

Alors, allons-y - nous énumérons les principales étapes du travail de bureau du personnel à partir de zéro:

1. Elaboration d'une base d'information - annuaires spécialisés, Logiciel, règlements.
2. Familiarisation avec documents fondateurs entreprises.
3. Etablissement d'une liste de papiers qui seront à la disposition d'un travailleur du personnel.
4. Forme du chef.
5. Préparation des réglementations locales, y compris la dotation en personnel et le calendrier de travail.
6. Préparation d'un modèle d'entreprise d'un contrat de travail.
7. Élaboration d'autres documents comptables, notamment bons de commande, livres comptables, etc.
8. Inscription d'un employé qui sera responsable de la tenue des livres de travail.
9. Affectation des employés à leurs places.

Nous résumons : la législation n'établit pas une liste stricte d'instructions pour la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro.

Ci-dessus, un plan approximatif, qui commence par la préparation de la base d'information et de documentation, l'enregistrement du directeur et des autres employés.

Examinons plus en détail chacun de ces points.

Formation du cadre réglementaire

Pour que l'entreprise fonctionne conformément à la législation du travail, vous devez vous familiariser avec toutes les exigences.

• Décret du Comité national des statistiques n° 1 du 4 janvier 2001 ;

Pour collecter des informations, vous pouvez utiliser des annuaires spécialisés.

D'un travailleur du personnel, on attend qu'il maîtrise non seulement toutes les commandes en cours, mais qu'il soit également au courant de toutes les modifications apportées à la législation du travail.

Cela nécessitera une référence régulière à la réglementation.

Important: pour être au courant des évolutions de la législation du travail, il convient d'avoir accès à l'une des bases d'information.

Un autre point est la recherche et la mise en place de logiciels adaptés.

Depuis 2017, 1C est très populaire. Cependant, de nombreux programmes ont déjà contourné ce système au niveau de sa fonctionnalité.

L'avantage de 1C est que dans n'importe quelle ville, il y a suffisamment de spécialistes qui travaillent avec ce logiciel.

Deuxième étape - étudier la Charte

En continuant les instructions étape par étape, nous procédons à la familiarisation avec les documents constitutifs.

La Charte, qui est obligatoire quand, contient les informations suivantes :

• la procédure de nomination d'un administrateur (notamment la durée d'action avec lui, le montant du salaire) ;
• la procédure d'inscription des employés aux postes de direction;
• Planification.

L'activité d'un travailleur du personnel ne doit pas contredire les exigences des documents constitutifs.

Il doit suivre les modifications apportées à la Charte.

Quels documents doivent être en main à l'officier du personnel

À l'étape suivante, vous devez préparer des formulaires qui seront au service du personnel et utilisés pour enregistrer les employés.

Voyons quelques titres.

1. Formulaires de commande. Des formulaires doivent être élaborés en cas d'emploi, de transfert à un autre poste et de licenciement. Elles seront conservées pendant 75 ans, car ces données sont utilisées pour déterminer l'ancienneté. Le deuxième groupe de commandes est le personnel. Cela inclut les commandes concernant les vacances, les voyages d'affaires, les primes, les amendes. Un livre d'enregistrement est également en cours de préparation, où des notes seront prises sur toutes les commandes émises, et un journal des voyages d'affaires.
2. . Les marques doivent y être apposées dans les trois jours suivant l'acceptation d'un nouvel employé. Il est à noter qu'en 2017 leur enregistrement est obligatoire même pour entrepreneurs individuels, passé . Parallèlement à ces formulaires, un livre de comptabilisation des mouvements de cahiers de travail et d'encarts est ouvert.
3. Cartes sous forme de T-2. Ils contiennent des données clés sur les employés. Ils sont soit conservés séparément, soit classés dans un dossier personnel.
4. Forme d'un contrat de travail. Il sera conclu avec chaque nouvel employé, quelle que soit sa durée d'emploi. Applicable dans certaines situations.
5. Évaluation particulière des conditions de travail (SUT). Ces documents sont créés pour chaque lieu de travail. Remplacez-les dans la plupart des cas avec une fréquence de 5 ans.
6. Horaire du personnel.
7. Réglementation locale du travail.
8. Documents sur la base desquels les salaires sont attribués.

Ces formulaires sont obligatoires pour l'inscription au service du personnel.

Si nécessaire, des réglementations et des échantillons supplémentaires peuvent être émis, par exemple.

Important: non requis par la loi, mais peut être utile les descriptions d'emploi et convention collective.

Une fois la liste des formulaires qui seront dans le service du personnel déterminée, des instructions étape par étape recommandent de créer un règlement sur la conduite de la gestion des dossiers du personnel.

Élaboration d'un contrat de travail type

C'est une grave erreur de penser qu'il n'est pas nécessaire de conclure un contrat de travail avec des travailleurs à court terme.

En fait, le document est signé avec tous les employés.

Le travail de bureau du personnel à partir de zéro comprend la préparation d'un échantillon d'entreprise.

Le formulaire comprend les éléments suivants :

• organisation complète-employeur, adresse légale et réelle ;
• coordonnées du représentant de l'employeur - nom complet;
• données de l'employé - nom complet ;
• le poste qu'il occupera;
• durée du contrat ;
• type d'activité - emploi principal ou emploi à temps partiel;
• les responsabilités professionnelles (soit une liste, soit un lien vers des descriptions de poste étape par étape) ;
• taille (il est souhaitable d'indiquer en détail tous les détails directement dans le contrat);
• Horaires d'ouvertures;
• résultats SOUT pour l'emplacement donné ;
• les données des employeurs et des employés ;
• signatures.

L'employeur peut ajouter des éléments supplémentaires au document.

Enregistrement du premier poste

Qui doit être embauché en premier ? Il n'est pas difficile de deviner que le travail de bureau du personnel à partir de zéro implique d'abord la nomination d'un directeur.

Comment remplir cette tâche ?

Tout dépend de la forme organisationnelle et juridique de l'entreprise. Considérons trois situations typiques.

1. Organisation avec fondateurs. Dans ce cas, ce sont eux qui signeront l'arrêté de nomination du directeur.
2. Entreprise individuelle (ou organisation avec un seul fondateur). Ensuite, l'entrepreneur individuel lui-même (ou le fondateur) signera le contrat à la fois pour lui-même et pour l'employé.
3. Le directeur est nommé sur la base des résultats des élections. Ensuite, la deuxième partie au contrat de travail sera le président de l'organe élu.

Important: quelle que soit la personne qui nomme le directeur, deux opérations restent obligatoires : la signature d'un contrat de travail et la délivrance d'un arrêté d'admission au poste de directeur.

L'officier du personnel est tenu de suivre l'ordre chronologique d'émission des ordres.

La nomination du directeur sera la première, elle devra contenir la date à laquelle il commencera à exercer ses fonctions.

À l'avenir, vous devrez vous assurer que toutes les commandes sont numérotées ordre chronologique. Ce moment est contrôlé par les autorités de contrôle.

Transfert d'employés vers d'autres emplois

Selon les instructions étape par étape, après le directeur, vous devez nommer un employé responsable de la tenue des cahiers de travail.

Ils renvoient à des formulaires. responsabilité stricte et nécessitent donc une manipulation soigneuse.

Si le responsable n'a encore embauché personne et qu'il doit gérer de manière indépendante les dossiers du personnel à partir de zéro, il peut assumer ces responsabilités.

Pour cela, une commande appropriée est émise. Par la suite, la tenue des cahiers de travail peut être confiée à un salarié salarié. Cela se fait également sur commande.

Important: l'obligation de délivrer une ordonnance de tenue des livres de travail par la délivrance d'une ordonnance est établie par un décret gouvernemental.

Le travail de bureau du personnel à partir de zéro comprend une étape supplémentaire - l'embauche d'employés.

Une trousse de formulaires est préparée pour chaque nouvel employé, y compris :

• contrat de travail;
• Description de l'emploi;
• ordre de nomination;
• carte T-2 individuelle ;
• et autres documents.

Vous devrez également rédiger un cahier de travail, y inscrire les notes nécessaires.

Les formulaires, ainsi que la demande d'emploi, sont rattachés au dossier personnel.

Tout papiers nécessaires transféré au service comptable pour la suite de la paie.

Résumons ce qui précède. Instructions étape par étape pour commencer le travail de bureau du personnel, ils n'ont qu'une vue d'ensemble.

Ils comprennent la sélection des règlements, la compilation d'une liste des documents du personnel, la conception du directeur et des autres employés.

En 2017, comme auparavant, il est obligatoire de signer un contrat de travail avec tous les employés.

Cours 1 Tenue de dossier RH pour débutant, contrat de travail

L'organisation et la tenue de la gestion des dossiers du personnel relèvent de la responsabilité directe des employés du service du personnel. Dans les situations de création d'une nouvelle organisation, de transformation d'une ancienne ou d'autres options de réorganisation, la direction et le service du personnel doivent connaître les principaux points de travail : formation et recherche d'employés, embauche, transfert et licenciement de personnel, ainsi que les règles de à la fois archivistique et stockage opérationnel des documents.

Organisation compétente de la gestion des dossiers du personnel comme base de la stabilité de l'entreprise

Dans toute organisation, quelle que soit la forme de propriété, il y a un personnel. Il diffère par sa taille et sa composition, par les fonctions exercées et le niveau de qualification. La tâche du service du personnel est de s'assurer que toutes les questions et problèmes liés aux employés de l'entreprise sont résolus aussi rapidement et avec compétence que possible.

La stabilité d'une organisation dépend directement de ses employés. La tâche principale du service du personnel est la sélection compétente et opportune des employés, la conduite de la gestion des dossiers du personnel conformément à la loi et la livraison en temps voulu des documents aux archives. C'est la base du fonctionnement stable de toute entreprise.

Formation du personnel au travail avec le personnel

L'instruction sur la gestion des dossiers du personnel indique clairement la nécessité d'avoir une formation professionnelle pour les spécialistes du personnel. Cependant, dans la pratique, il y a souvent un problème avec la formation des travailleurs au profil requis.

Spécial supérieur et secondaire établissements d'enseignement ils ne produisent pas de spécialistes avec une qualification aussi étroite que "le travail de bureau du personnel". La formation se déroule généralement déjà sur place ou dans le cadre de cours spécialisés. Il est également possible de former un employé directement sur le lieu de travail par le mentorat.

La formation des spécialistes en gestion des dossiers du personnel implique les moyens suivants:

• reconversion basée sur la seconde l'enseignement supérieur;
• obtenir des études supérieures d'un profil connexe, par exemple, "gestion des documents", "jurisprudence", "gestion du personnel", "protection de l'information" ;
• une formation dans des filières spécialisées de longue durée (au moins trois mois), suivies d'un examen ;
• travaux pratiques suivis d'un développement professionnel régulier.

Documents réglementaires réglementant le travail des services du personnel

Les activités du service du personnel et l'organisation générale de la gestion des dossiers du personnel sont très dépendantes de la législation en vigueur et des documents réglementaires internes. Cette fonctionnalité est associée aux nuances de travailler avec un grand nombre de documents personnels, qui sont souvent confidentiels.

Le travail de bureau au service du personnel est régi par les lois suivantes :

• Constitution, Civile et Codes du travail, ainsi que partiellement Criminel et Familial;
• actes législatifs sur le profil de l'organisation en matière de travail avec le personnel;
• actes normatifs d'importance locale;
• divers classificateurs, règles et instructions du niveau fédéral;
• les documents réglementaires internes, par exemple, les instructions pour la gestion des dossiers du personnel ;
• ordres et directives de la direction.

Les employés du service du personnel sont tenus de se conformer strictement aux prescriptions des textes réglementaires et, surtout, du Code du travail.

Recherche et documentation des employés

La gestion des ressources humaines commence par la recherche et l'enregistrement du personnel. Tout d'abord, il est nécessaire de décider des options pour trouver de nouveaux employés. Parmi eux, les suivants se distinguent :

• agences et bureaux de placement;
• emploi;
• salons de l'emploi;
• établissements d'enseignement;
• babillards d'emploi et curriculum vitae sur diverses ressources;
• d'autres organisations ;
• connaissances et amis.

Toutes les options de recherche d'employés ont leurs avantages et leurs inconvénients, l'employé du service du personnel doit tirer le meilleur parti de toutes les opportunités pour combler le poste vacant.

Lorsqu'un candidat est trouvé, un entretien a lieu avec lui. Il est souhaitable que son évolution soit documentée : il est plus facile de prendre une décision éclairée sur l'embauche ou le rejet. Dans ce dernier cas, la personne est informée par écrit du motif dans les cinq jours ouvrables. Si le candidat convient à un poste vacant, il doit être inscrit. A partir de là commence l'enregistrement pour un employé spécifique.

• conclusion d'un contrat de travail;
• délivrance d'une ordonnance d'admission;
• une nouvelle salariée ou son institution ;
• enregistrement d'une carte personnelle;
• s'il est accepté dans l'organisation - l'établissement d'un dossier personnel ;
• prise de connaissance et signature par le salarié des documents et instructions réglementaires internes.

Dossiers du personnel (cartes personnelles, liste du personnel)

La gestion des dossiers du personnel implique l'enregistrement obligatoire de la documentation comptable, en particulier les dotations et les cartes personnelles. Ces documents sont obligatoires pour les organisations de toutes formes de propriété.

La dotation en personnel et les effectifs doivent être à jour et répondre aux besoins de l'organisation. Il contient les noms de tous les postes, le nombre de taux, indiquant les postes vacants pour une période donnée.

Les cartes personnelles sont des documents unifiés contenant de brèves données sur l'activité professionnelle d'un employé et renseignements personnels. Ils sont soumis à des conditions comptables strictes et à des conditions de stockage particulières, dans des lieux qui empêchent leur détérioration et leur vol.

Ordres sur le personnel, les différences et les caractéristiques de conception

Le travail général de bureau dans le travail du personnel s'exprime principalement dans les ordres et les ordres de gestion. Ces documents peuvent concerner à la fois les salariés individuellement et l'ensemble du personnel dans son ensemble. Ils diffèrent par leurs caractéristiques de conception et de mise en œuvre.

La plupart des ordres et instructions concernant des actions spécifiques avec un employé ont un formulaire unifié. Ils font l'objet d'un accord obligatoire avec tous parties prenantes et familiarisation par le salarié contre récépissé. Les copies des ordres du personnel sont stockées dans un dossier personnel et les originaux dans des dossiers séparés.

Journaux sur la gestion des dossiers du personnel, règles d'enregistrement et de stockage

Pour rendre compte de l'évolution du service du personnel, il s'agit de tenir des revues spécialisées. Ce sont des documents tabulaires au format multipage, le plus souvent unifiés. Habituellement, ils sont lancés soit dans de grands cahiers, soit ils sont achetés prêts à l'emploi dans des magasins spécialisés.

Types de magazines personnels :

• enregistrement des documents entrants et sortants, y compris les lettres ;
• enregistrement des commandes;
• enregistrement de l'arrivée et du départ des employés en voyage d'affaires ;
• enregistrement des candidatures, soumissions, notifications, officiels et notes de service ;
• enregistrement des formulaires de cahiers de travail, leurs encarts;
• livres de comptabilité pour les mouvements de divers documents du personnel, etc.

Tous les magazines doivent être reliés et scellés, et les feuilles doivent être numérotées. Ils doivent être conservés séparément de tous les documents. De préférence dans un coffre-fort ou une armoire spéciale.

Caractéristiques de conservation et de stockage des fichiers personnels

La tenue de dossiers personnels n'est pas obligatoire. Cependant, la plupart des organisations recueillent les dossiers des employés sous une forme ou une autre. Bien sûr, il est plus pratique de le faire dans un dossier.

Un dossier personnel est un ensemble d'informations personnelles documentées sur un employé, collectées et constituées dans un certain ordre. Il peut comprendre divers documents et copies :

• des copies des ordres concernant l'employé ;
• des copies de déclarations ;
• des copies des documents d'identité confirmant les qualifications, l'éducation, les avantages sociaux et l'état civil ;
• questionnaire;
• caractéristiques et avis ;
• références, etc...

Les dossiers personnels contiennent des renseignements personnels et doivent être conservés séparément des autres documents. Leur accès n'est autorisé qu'à un cercle strictement limité. fonctionnaires. Lors du licenciement du personnel, les dossiers personnels sont remis pour archivage.

Règles d'enregistrement, de stockage et de délivrance des cahiers de travail, ainsi que des encarts

Toutes les organisations sont tenues de tenir des carnets de travail pour leur personnel, à l'exception des salariés embauchés à temps partiel. Lors de l'admission initiale, l'employeur acquiert indépendamment des formulaires vierges et y effectue la première entrée. Sur la page de titre, entrez les données pertinentes sur l'employé. Par la suite, il faut surveiller leur pertinence et apporter des modifications dans le temps.

Sur l'étalement de la partie principale, des entrées sont faites sur la main-d'œuvre et activités sociales employé, son accueil permanent Toutes les inscriptions sont numérotées de manière générale et s'effectuent sur la base d'un ordre. Le procès-verbal de licenciement est accompagné d'une empreinte du sceau de l'organisation et de la signature du responsable.

Fabriqué à la main, avec un stylo à bille bleu, écriture claire et compréhensible. Surveillez attentivement la pertinence et la fiabilité des données saisies. S'il est nécessaire de corriger des informations, elles doivent être soigneusement barrées d'une ligne et saisies information à jour. Cette action doit être confirmée par la signature du chef et le sceau.

Rangez les cahiers de travail séparément des autres documents, dans un coffre-fort. Il est interdit de les remettre à des employés ou à des tiers sans ordre spécial des autorités responsables.

Caractéristiques du stockage opérationnel et archivistique des documents du personnel

Le stockage des documents du personnel est déterminé par leur importance particulière. Ils contiennent des informations personnelles et sont confidentiels. Ces données ne sont pas soumises à une divulgation non autorisée. Sinon, une amende est infligée aux employés du service du personnel et au chef de l'organisation.

Pour l'organisation bon stockage documents du personnel au service du personnel, il est souhaitable d'avoir une pièce séparée. Il doit y avoir une seule entrée et il doit être équipé porte en métal avec alarme.

Les documents eux-mêmes doivent être stockés dans des armoires métalliques ou des coffres-forts. L'accès doit être évité lumière du soleil et la poussière, ainsi que les différences de température et trop d'humidité. Ces étapes simples aideront à sauvegarder les données personnelles.