Documents pour la tenue des dossiers du personnel. Gestion des RH à partir de zéro

La comptabilité du personnel est nécessaire dans toute entreprise, quels que soient la forme de propriété, l'activité et le nombre d'employés. Pour sa conduite compétente et qualifiée, vous devez bien connaître le droit du travail, suivre l'évolution de la législation et avoir des compétences dans le domaine de la gestion des dossiers du personnel.

Qu'est-ce que la comptabilité du personnel et pourquoi est-elle nécessaire ?

Les dossiers du personnel font partie intégrante de l'activité de chaque entreprise. Il s'agit d'un travail légalement réglementé sur l'enregistrement, la comptabilité et le suivi du mouvement des employés de l'organisation.

Les activités RH comprennent :

accueil des salariés ;
licenciements;
les mouvements horizontaux (transfert entre services) et verticaux (par exemple, évolution de carrière) ;
voyage d'affaire;
congé de maladie;
emploi du temps;
vacances (de toute nature - annuelles, sans solde, pour grossesse, etc.);
cartes personnelles pour chaque employé, etc.

Cela s'applique également à la dotation :

conserver les dossiers militaires;
réglementation des relations de travail;
création et enregistrement de divers ordres et instructions (par exemple, sur l'embauche, l'encouragement d'un employé, etc.);
l'organisation du travail et d'autres aspects.

Toute la documentation est établie uniquement conformément aux normes et règles requises. Certaines formes sont unifiées, d'autres sont établies au niveau de l'entreprise elle-même.

Une organisation compétente des dossiers du personnel résout de nombreux problèmes et tâches de l'entreprise. Bien sûr, il existe des milliers de nuances, mais il existe des points de base qui s'appliquent à chaque entreprise.

Comment organiser et à qui confier la tenue des dossiers du personnel ?

Il existe plusieurs façons d'organiser la comptabilité. Tout dépend des caractéristiques de l'entreprise et du choix du dirigeant. Les options les plus courantes :

Créer un service RH complet si l'entreprise emploie beaucoup de personnes

Et lorsque le personnel est réduit, vous pouvez embaucher un spécialiste. Les avantages de cette méthode sont que le travail est organisé par le gestionnaire comme il l'entend et qu'il est réglementé et contrôlé selon ses propres principes.

Il y a aussi des inconvénients: il est difficile de vérifier le professionnalisme du spécialiste engagé, il y a donc un risque qu'un responsable du personnel pas tout à fait compétent soit embauché.

Vous devrez consacrer du temps et de l'argent à la formation ou chercher un autre employé.

Les avantages de cette option pour organiser la comptabilité sont que si une personne a été recommandée, alors (peut-être) fait-elle vraiment le travail, c'est-à-dire qu'elle a été testée dans l'affaire. Bien sûr, avec un tel agent du personnel, vous devez négocier les conditions de travail pour qu'elles conviennent aux deux parties.

Confiez les affaires de personnel à un comptable ou à une bonne secrétaire

Avantages : Cela permet d'économiser du temps et de l'argent. C'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire de sélectionner un officier du personnel et qu'il n'y a pas de frais de tenue de dossiers.

Inconvénients: le principal problème lors du choix de cette méthode est que les employés effectuent un travail supplémentaire après le principal, ce qui entraîne des erreurs, des maladresses, des lacunes et un manque élémentaire de documents nécessaires. Et, bien sûr, les connaissances professionnelles sur le thème de la comptabilité du personnel sont importantes ici. Et si la même secrétaire les a, le risque de complications dans ce cas est minimisé. Et vice versa.

Confiez la comptabilité du personnel à un organisme de sous-traitance

Bon : toutes les activités du personnel incombent à une entreprise de sous-traitance, qui assume cette responsabilité sur la base d'un accord. Outre le fait qu'une assistance constante et continue est fournie pour les questions de personnel, le choix de cette méthode réduit considérablement les coûts.

Inconvénients : vous devez choisir une entreprise sérieuse et bien établie, et vous devez également établir une interaction, créer un concept pour travailler avec des spécialistes qui travailleront en dehors du bureau.
Le responsable n'a qu'à choisir le moyen le plus pratique et le plus approprié pour lui de conserver les dossiers du personnel, en pesant tous les avantages et les inconvénients de chaque méthode.

Fonctions professionnelles d'un travailleur du personnel

Les devoirs suivants sont imposés au responsable du personnel conformément aux instructions et à la convention collective:

Ceci est une liste incomplète des tâches d'un travailleur du personnel, les exigences sont approximatives. Il peut y en avoir plus (ou moins), mais au total, ce sont ces compétences et capacités qu'un spécialiste du personnel doit posséder.

Comptabilité du personnel : quels documents sont nécessaires ?

Normalement, chaque entreprise doit disposer des types de documents suivants relatifs au personnel :

administratif (ordres personnels et de production);
confirmer l'activité de travail ;
information et règlement;
correspondance interne ;
journaux de contrôle et d'enregistrement.

Certains documents du personnel doivent impérativement se trouver dans l'entreprise. Ceux-ci inclus:
PVTR (règlement intérieur du travail) ;

Tous les documents sont conservés pendant un certain nombre d'années. Sont réglementés :

article ou section du Code du travail;
résolution du Comité national des statistiques ;
Loi fédérale et autres réglementations.

Si quelque chose (instructions, commandes, etc.) n'est pas disponible, ce fait devra être corrigé. En général, l'un des principes du travail d'un officier du personnel est la rapidité. Il facilite grandement les journées de travail et donne même force de loi à certains actes. C'est en fait très important - de ne pas gérer l'entreprise en cours. Sinon, ils ont tendance à se développer comme une boule de neige.

Organisation des dossiers du personnel : comment procéder, par où commencer ?

Après vous être installé dans un nouvel endroit en tant qu'officier du personnel, vous devez d'abord réviser la documentation obligatoire. S'il s'avère (et cela arrive) que certains documents importants de la liste manquent, ils doivent être restaurés. Bien sûr, il ne sera pas possible de réaliser un tel travail en une journée.

Par conséquent, il est nécessaire de mettre en évidence les postes les plus importants et de partir d'eux. Vérifiez la présence et l'alphabétisation dans la conception (et si vous devez corriger ou rédiger un nouveau document): dotation en personnel, calendrier des vacances, contrats de travail, commandes, registres du travail.

Tenir des registres des contrats de travail, des commandes du personnel. Créer un livre d'enregistrement de classeur. Comprendre les cartes personnelles (T-2). Travailler avec les réglementations locales.
L'essentiel est de terminer tous les documents actuels à temps. Travail, en s'appuyant sur le code du travail et les règles du travail de bureau. Et ne détruisez pas les papiers du personnel. L'heure de leur conservation est approuvée par les Archives fédérales ("Liste..." du 06.10.2000).

Tous les documents comptables sont nécessaires à la transparence des relations sociales. Le système du personnel établit des normes et des principes qui assurent la stabilité des employés de l'organisation, et les administrations créent des conditions favorables à la gestion du personnel.

Automatisation comptable - 1C: les avantages de travailler avec le programme

Tenir des registres du personnel, en particulier dans une grande entreprise, est un travail incroyablement responsable et énorme. Mais ici, les erreurs sont inacceptables! Mais aujourd'hui, il existe un moyen d'automatiser les activités des agents du personnel, ce qui peut grandement faciliter et simplifier le travail du département, améliorer les activités et réduire considérablement le risque d'erreurs.

Avec l'aide du programme 1C, vous pouvez conserver des enregistrements conformément aux exigences légales. La base de données fournit un stockage fiable des informations nécessaires sur les employés. Au fur et à mesure qu'il s'accumule, il devient possible de construire divers rapports qui peuvent aider à analyser le travail et à développer de nouvelles orientations. Par exemple, les rapports peuvent ressembler à ceci :

taux de roulement du personnel;
statistiques du personnel;
circulation des travailleurs, etc.

Le programme aide à résoudre presque tous les problèmes et tâches de la comptabilité du personnel. Le chef d'entreprise, grâce à 1C, a la possibilité de recevoir des informations sur l'état des affaires dans ce département, d'analyser et de prendre les bonnes décisions de gestion. De plus, l'automatisation vous permet de synchroniser les activités de plusieurs services de l'entreprise (comptabilité, personnel, service comptable), ce qui améliore l'efficacité du travail et crée également toutes les conditions pour le paiement ponctuel des salaires.

Quel psychologique peut être nécessaire? Cet article vous dira tous les secrets des tests.

Pour réaliser un contrôle fiscal, lisez l'article : tous les secrets pour choisir un spécialiste du contrôle fiscal.

Conclusion

Ainsi, en résumé, nous pouvons noter ce qui suit :

La comptabilité du personnel est une partie essentielle du travail de toute entreprise.
Il existe plusieurs façons d'organiser la comptabilité. Le choix appartient au chef.
Les fonctions d'un travailleur du personnel sont déterminées par l'instruction et le contrat de travail.
Il existe une liste de documents relatifs au travail du personnel qui doivent être présents dans chaque entreprise. Et vous devriez commencer votre carrière au service du personnel en vérifiant ces documents particuliers.
La tenue de registres est beaucoup plus facile si elle est automatisée.

La comptabilité du personnel est au cœur du fonctionnement normal et efficace de toute entreprise. Par conséquent, il doit être abordé avec toute la responsabilité.

En contact avec

Afin de conserver les enregistrements de toute la documentation primaire au niveau approprié, le travail bien coordonné du service du personnel est nécessaire, dont dépendent de nombreux processus de travail de l'entreprise.

Il s'agit de la maintenance de tout ce qui concerne la comptabilité des fonds et les mouvements de personnel.

Les paiements en temps opportun, l'exactitude de la formation de la documentation et le déroulement des autres processus de production dépendent de l'efficacité de sa construction.

Important : la clé du bon fonctionnement et des délais du service du personnel réside dans des spécialistes bien formés qui, en plus des compétences de travail de bureau, connaissent bien la législation du travail.

Un processus de comptabilité du personnel est nécessaire pour atteindre les objectifs suivants :

Répartir correctement les employés par processus ;
Identifier les ressources inutilisées ;
Résoudre tout problème avec le personnel en temps opportun.

Vous apprendrez à organiser correctement les dossiers du personnel dans une entreprise dans cette vidéo :

Quelles sont les problématiques traitées par le service RH ?

En général, toutes les questions concernant le travail du personnel sont résolues par le service du personnel :

Embauche et licenciement;
Enregistrement des vacances et paiements y afférents ;
L'accumulation des incitations et primes relève également de leur compétence ;
Formation du personnel. vous apprendrez à rédiger une ordonnance d'approbation du tableau des effectifs ;
Apporter des modifications à l'horaire de travail;
Autres moments de travail de l'Etat.

Caractéristiques des dossiers du personnel

Dans l'entreprise, chaque étape du travail du service du personnel est effectuée conformément à la réglementation, conditionnellement tous les types de travail peuvent être divisés comme suit:

La procédure de compilation et de mise à jour de la documentation du personnel ;
Forme d'incapacité de travail;
Préparation de documents pour archivage;
Maintenance des dossiers militaires dans l'organisation ;
Stockage des données personnelles de chacun des membres de l'équipe ;
Calcul des primes d'assurance.

L'ensemble du flux de travail du personnel peut être divisé en deux branches :

Pour le personnel - cartes personnelles et toutes les commandes associées à chaque employé individuellement ;
Sur la gestion du personnel - règlements internes, règlements sur les départements, rapports sur le nombre d'employés.

De plus, le service du personnel stocke tous les documents qui sont à la base de l'émission des commandes, ainsi que les relevés et les fiches de paie, qui ne sont pas de base, mais créent la base nécessaire pour une documentation supplémentaire.

Il en résulte que les principaux documents sont :

Convention collective pour résoudre les situations qui y sont prescrites ;
Description du poste, si une partie des tâches n'est pas précisée dans le contrat ;
Règlement sur le salaire et les primes pour résoudre les situations litigieuses liées aux paiements ;
Autres dispositions relatives à la réglementation de la vie de l'entreprise.

Comment organiser les dossiers du personnel ?

Organisation des dossiers du personnel dans l'entreprise

Pour démarrer l'ensemble du processus de tenue de registres, vous devez d'abord faire une ébauche du plan de travail :

Avant de le compiler, vous devez étudier toute la documentation réglementaire.
Après cela, les documents constitutifs sont extraits de la tête et étudiés, ils doivent tous correspondre à de vrais papiers.
Ensuite, le flux de travail est préparé en tenant compte des souhaits du gestionnaire pour créer un dossier pour les papiers facultatifs.
Après cela, la documentation elle-même est générée :

Au départ, tous les documents sont rédigés concernant le chef;

Important : ce fonctionnaire est déterminé par un concours ou lors d'une assemblée générale des co-fondateurs.

Vient ensuite le tour de la liste du personnel et du règlement intérieur du travail ;

Important: le tableau des effectifs peut être formé selon une forme unifiée, alors qu'il est impératif de compiler une liste des postes requis en production, en commençant par le chef.

Un formulaire de contrat de travail est en cours d'élaboration, qu'il est obligatoire de signer avec chaque employé de l'organisation;
D'autres documents et papiers nécessaires sont en préparation ;
La personne responsable des cahiers de travail est déterminée - aux premières étapes de la formation des dossiers du personnel et de l'entreprise, le chef est responsable de l'accueil et de l'enregistrement des employés, sur cette base, il est nécessaire d'établir une ordonnance sur la responsabilité du directeur de la réception et de la sécurité des documents ;

Important: seulement après l'identification officielle de la personne responsable, l'enregistrement des employés commence.

Il est nécessaire d'assurer le stockage et l'utilisation des papiers du personnel.

Après avoir embauché un responsable du personnel, il s'occupe de toute la routine du flux de documents - tenue d'une feuille de temps, calendrier des vacances, mouvement documentaire des personnes dans l'entreprise, etc.

Quels documents sont liés au personnel?

Documentation de base et sa conception

Un travailleur du personnel utilise un certain nombre de papiers nécessaires à une gestion compétente du personnel:

Divers types d'ordonnances sur le mouvement des employés - embauche, licenciement, vacances, voyage d'affaires et autres ;
Le tableau des effectifs, qui doit obligatoirement coïncider avec les clauses du plan de travail du contrat de travail principal, faute de quoi il constituera une violation du contrat et entraînera des sanctions ;
Emploi du temps;
Livrets d'emploi conservés dans l'entreprise pendant toute la durée de validité de l'accord signé, ces documents font l'objet d'un reporting strict, de sorte que chacun est enregistré dans un journal spécial et le stockage est effectué dans un coffre-fort spécial;
Règles d'ordre intérieur ;
Les contrats de travail sont la preuve de la conclusion des relations de travail, ils sont établis avec chaque employé individuellement, sur leur base, l'employé travaille officiellement conformément aux points énumérés dans le document;
Des annexes aux contrats sont établies pour chaque cas d'avenant aux principales clauses des conventions collectives ;
est formé chaque année 2 semaines avant la fin de l'année, chaque employé doit s'y familiariser, il est nécessaire de former ce document avec compétence en connaissant les subtilités de la production afin que le repos simultané de 2 à 3 personnes ne perturbe pas l'ensemble processus de l'entreprise;
Dossier personnel - un dossier pour chaque employé doit être ouvert, une carte personnelle, un compte personnel, toutes les commandes signées par l'employé du chef, ses déclarations et autres documents qui forment la chronologie des actions de l'employé sont placés ici. Ce document est lié à la documentation comptable, il est formé sous forme de chemises et de magazines qui sont cousus, un carré blanc est collé dessus pour indiquer les principaux détails;
Des descriptions de poste avec une indication détaillée des droits et obligations des employés ;
Le règlement sur les rémunérations et les primes est la base de calcul des paiements aux employés. Selon quelles règles la disposition sur les primes et les incitations matérielles pour les employés de LLC est rédigée, lisez.

De plus, de nombreux autres documents sont générés, qui sont gérés par un employé du service du personnel.

Qui est impliqué dans la gestion des documents ?

Habituellement, dans les grandes entreprises, il existe un service du personnel, qui gère toute la documentation et la rationalise également.

Mais dans les petites entreprises, ils économisent sur un employé du personnel, ainsi, par exemple, le chef comptable ou le secrétaire le fait à temps partiel, et le directeur lui-même est responsable de l'embauche et du licenciement des employés.

Automatisation RH

L'utilisation de divers programmes informatiques de comptabilité facilite grandement le processus, pour le moment il y en a beaucoup.

Bien sûr, l'actuel est 1C: Enterprise, qui vous permet d'imprimer automatiquement des documents et d'automatiser l'ensemble du processus, mais il existe un certain nombre d'autres programmes beaucoup plus récents et plus progressifs.

Administration du personnel et comptabilité du personnel.

Nuances de propriété intellectuelle et LLC

Lors de l'acceptation d'un employé dans une entreprise et de la saisie des dossiers du personnel, chaque forme de gestion a ses propres caractéristiques, par exemple, lorsqu'un entrepreneur individuel est initialement embauché, il doit être enregistré sous le statut d'employeur :

Dans la FSS - 10 jours à compter de la date d'admission du premier employé;
Dans la CRF - dans un délai d'un mois à compter de la date d'embauche de l'employé.

Si ce nombre de jours d'inscription est dépassé, l'entreprise s'expose à des sanctions.

Dans le même temps, le responsable est tenu de recevoir une signature des employés pour se familiariser avec les documents réglementaires; pour cela, il est conseillé de créer un journal.

Sanctions pour absence de dossier personnel

Important : un entrepreneur indépendant a le droit de ne pas créer de dossier personnel.

S'il n'y a pas de dossiers du personnel dans l'entreprise ou l'organisation, une amende est prévue :

Pour un fonctionnaire de 1 000 à 5 000 roubles ;
Pour une personne morale de 30 000 à 50 000 roubles.

De plus, le travail de l'entreprise peut être suspendu pendant 90 jours. Si une vérification est requise, alors :

Cela ne peut pas être inattendu, ils en avertissent 3 jours à l'avance;
Il est également détenu pour une durée limitée - 20 jours ;
La commission de visite ne doit être effectuée qu'avec la participation du chef.

Conclusion

La comptabilité du personnel, selon la législation en vigueur, fait partie intégrante de tout processus commercial, il est inacceptable d'exercer les activités d'une entreprise dans laquelle travaillent des employés à temps plein sans une telle comptabilité, car chaque coopération doit être fixée par règlement avec le fixation de tout changement dans celui-ci.

Règles d'organisation et de tenue des dossiers du personnel - voir ici :

Comptabilité du personnel au même titre que la comptabilité comptable et fiscale, il permet de refléter des informations fiables nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Les caractéristiques de ce type de comptabilité, ainsi que les principaux documents qui y sont impliqués, seront abordés dans notre article.

Tenue des dossiers du personnel

En faisant dossiers du personnel implique l'exécution d'une grande quantité de documentation qui reflétera les informations à la fois séparément pour chaque employé et en général pour l'ensemble de l'entreprise, ainsi que la création de règles régissant la procédure d'activité de travail.

En faisant dossiers du personnel implique de fixer le nombre d'employés, ce qui n'est possible qu'avec un suivi de haute qualité de tous les mouvements. Tâche principale dossiers du personnel est la préparation de preuves documentaires d'un mouvement particulier d'un employé, allant de l'embauche, du transfert à un autre poste, de l'enregistrement des congés et se terminant par le licenciement.

Certainement, comptabilité du personnel peut être maintenu manuellement, cependant dossiers du personnel grâce à l'utilisation de logiciels vous permet de minimiser le temps de préparation de la documentation, surtout si l'entreprise compte beaucoup d'employés.

Dossiers RH

Les documents dossiers du personnel peut être à la fois obligatoire, dont la compilation est prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie, et facultative.

Vers les documents requis dossiers du personnel rapporter:

ordre de travail (T-1);
contrat avec un employé (TD-1);
cahier de travail (décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 «sur les cahiers de travail»);

Sur les caractéristiques de la conception des cahiers de travail, voir le matériel .

carte personnelle de l'employé (T-2);
documents de transfert (T-5);
ordonnance de congé (T-6);
calendrier des vacances (T-7);
dotation (T-3);
feuille de temps (T-12);
ordonnance de non-lieu (T-8).

La plupart des documents du personnel ont une forme unifiée. Certains documents que l'employeur doit développer de manière indépendante :

convention collective;
règles d'ordre intérieur ;
règlements salariaux;
règlement sur les données personnelles des employés;
règlements sur la protection du travail;
disposition de bonus ;

Pour plus d'informations sur les durées de conservation des documents du personnel, voir le matériel .

IMPORTANT!Selon l'art. 8 du Code du travail de la Fédération de Russie, les dispositions formées par l'organisation qui portent atteinte aux droits d'un employé ne peuvent pas être utilisées pour réglementer les relations de travail.

Tous les documents comptables préparés par un travailleur du personnel sont approuvés par le chef de l'organisation. Après cela, l'employé doit se familiariser avec eux et apposer sa signature.

Il convient de noter que dans certaines situations, la préparation de documents personnels peut être évitée : par exemple, il n'est pas nécessaire d'établir des descriptions de poste si le contrat de travail prévoit déjà la fonctionnalité du salarié. Il en va de même pour la clause salariale, qui est également facultative si le contrat précise les revenus futurs du salarié.

La présence de tel ou tel document dans les dossiers du personnel dépend des spécificités du travail d'un employé individuel et de l'entreprise dans son ensemble. Si l'entreprise prévoit un travail posté, un horaire de travail posté doit être établi. Lors de l'exécution de tâches dans des installations de haute sécurité, une clause sur la préservation des secrets commerciaux doit être écrite dans le contrat, ainsi qu'une disposition appropriée doit être rédigée, qui fixera la procédure d'accès au secret, la responsabilité de sa divulgation , ainsi que les conditions de résiliation de cet accès. Il est impératif de rédiger un contrat de pleine responsabilité avec un employé s'il est lié à des biens ou objets de valeur.

Responsabilité des infractions dans la tenue des dossiers du personnel

Le principal organisme de réglementation responsable de la bonne conduite des dossiers du personnel, est l'Inspection nationale du travail. Il est conçu pour contrôler les opérations du personnel et, si comptabilité du personnel est menée avec des violations, d'apporter à la responsabilité administrative pour violation de la législation du travail.

Les types de responsabilité suivants sont distingués (article 419 du Code du travail de la Fédération de Russie):

Administratif - les amendes pour les fonctionnaires et les entreprises sont reflétées dans l'art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 du Code administratif de la Fédération de Russie. La responsabilité administrative survient le plus souvent en l'absence de tout document personnel nécessaire ou en sa non-soumission à la demande d'un employé ou d'une organisation.

Exemple:Ivanov I.A. a décidé de contracter un prêt. Pour ce faire, il a besoin d'une copie du cahier de travail et d'un certificat 2-NDFL. L'employeur a refusé de délivrer une copie du livret de travail. L'employé a le droit de signaler les actions illégales de l'employeur à l'inspection du travail, qui tiendra l'entreprise responsable (ses fonctionnaires) en vertu de l'art. 5.39 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 1 000 à 3 000 roubles.

Droit civil - la peine est prévue par l'art. 15, 151 et ch. 59 du Code civil de la Fédération de Russie.

Exemple:Petrov S.F. a été blessé sur le lieu de travail. Conformément à l'art. 1085 du Code civil de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de compenser la perte de salaire pendant le séjour de l'employé en traitement, ainsi que les coûts de son traitement et de sa récupération.

Responsabilité pénale - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 du Code pénal de la Fédération de Russie.

En outre, les documents des services du personnel peuvent être demandés par les autorités fiscales, en cas de non-présentation, la responsabilité est engagée en vertu de l'art. 126 Code fiscal de la Fédération de Russie

Résultats

Correct et ponctuel comptabilité du personnel permet à la direction de rendre l'entreprise plus efficace. Actuellement, il existe de nombreux outils logiciels qui permettent d'optimiser le temps de compilation de la documentation du personnel et d'obtenir une précision dans les données de rapport. personnelcomptabilité.

Dans cet article, nous ne fournirons pas d'échantillons de formulaires à remplir, de traitement d'autres documents ou de textes de documents réglementaires qu'une organisation devrait avoir. Arrêtons-nous uniquement sur la séquence de travail sur l'organisation de la gestion des dossiers du personnel dans une entreprise à partir de rien.

Base normative

Lors de l'organisation de la gestion des dossiers RH à partir de zéro, vous aurez besoin des documents réglementaires suivants :

GOST R 6.30-2003 «Système de documentation unifié. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

Code du travail de la Fédération de Russie (afin de ne pas se perdre dans les modifications et les ajouts, il est logique d'acquérir un nouveau texte du Code du travail avec des modifications environ une fois tous les six mois - à moins, bien sûr, que votre organisation ne dispose d'un système juridique de référence régulièrement mis à jour).

Instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10.10.2003 n ° 69.

Règles de conservation et de stockage des cahiers de travail, de préparation des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 (tel que modifié le 19 mai 2008).

Décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 05.01.2004 n ° 1 "portant approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement."

La liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de conservation, approuvée par les Archives fédérales le 6 octobre 2000 (telle que modifiée le 27 octobre 2003).

De plus, le livre de Ya.E. Varlamova et E.A. Kosheleva "Gestion des dossiers du personnel à partir de zéro" (Moscou: Maison d'édition professionnelle, 2008).

Remarque

De nombreuses formes de documents dans la gestion des dossiers du personnel sont unifiées par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement". Vous pouvez le trouver dans n'importe quel système de référence juridique (Consultant Plus, Garant, Code) ou sur Internet, il existe également des formulaires prêts à l'emploi de ce décret qu'il vous suffit de copier sur votre disque dur. Les documents pour lesquels il n'existe pas de formulaires unifiés doivent être rédigés conformément à GOST R 6.30-2003 «Système de documentation unifié. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

Étape 1 : nous élaborons des documents qui doivent impérativement se trouver dans l'entreprise

Le plus souvent, l'organisation du personnel de production commence par l'élaboration de toutes sortes de règlements et d'instructions, et à juste titre. Les documents réglementaires qui doivent obligatoirement se trouver dans l'entreprise comprennent :

réglementation interne du travail;

règlement sur la protection des données personnelles du salarié ;

réglementation sur la protection du travail et la sécurité incendie.

Tout le reste devra attendre : il est possible d'entreprendre l'élaboration de documents facultatifs uniquement lorsque les documents obligatoires sont établis.

Étape 2 : ajuster la dotation

Très probablement, l'entreprise a déjà développé un tableau d'effectifs, il existe un personnel d'employés qui s'acquittent avec succès de leurs tâches, avec lesquels des contrats de travail ont été conclus, des commandes d'embauche ont été émises et des inscriptions ont été faites dans des cahiers de travail. Mais, comme le montre la pratique, ces documents ne sont pas toujours rédigés correctement.

Demandez au service comptable des informations sur les salaires des employés et les noms de leurs postes - sur la base de ces données, vous devez rapprocher le tableau des effectifs.

Il convient de noter que les noms des postes dans la liste du personnel ne coïncident pas toujours avec les postes réels des employés. Le service comptable n'a pas vraiment besoin de ces informations pour transférer les paiements et les taxes, mais des programmes comme 1C nécessitent de remplir une section avec ces informations, et parfois une position est saisie qui ne correspond pas à la position réelle. Par conséquent, avant l'approbation du tableau des effectifs, il est nécessaire de clarifier les noms des postes des employés avec les chefs de département, la direction de l'entreprise ou les employés eux-mêmes.

Vous pouvez également demander aux comptables les numéros de personnel des employés. Si la comptabilité est automatisée, les numéros de personnel sont attribués par le programme, sinon, vous devrez les attribuer vous-même, en commençant par l'employé qui travaille le plus longtemps et en terminant par celui qui est arrivé le plus tard dans l'organisation. Après le licenciement d'un employé, il est préférable de ne transférer son numéro personnel à personne : que tous les numéros soient uniques et attribués à une seule personne ayant déjà travaillé dans l'entreprise.

Pendant que les comptables préparent un récapitulatif des employés, vous devez vérifier l'état des dossiers personnels des employés et de leurs cartes personnelles, s'ils ont été conservés, et également savoir quels documents manquent dans le dossier personnel de chaque employé. Chaque employé doit rédiger une note sur les copies des documents à transmettre.

Etape 3 : vérifier la conformité des informations de la liste du personnel et des contrats de travail

Une fois le tableau des effectifs établi, il est nécessaire de vérifier les informations qu'il contient avec les données des contrats de travail. Si les informations diffèrent (généralement, le salaire est indiqué de manière incorrecte ou simplement «Salaire selon la liste du personnel» est indiqué, ce qui constitue une violation du Code du travail de la Fédération de Russie et peut entraîner des sanctions; les dates de signature du contrat tombent sur un congé ; la signature du représentant de l'Employeur ne correspond pas à la personne déclarée comme représentant - par exemple, son adjoint a signé à la place du directeur général), alors les contrats doivent être refaits. Dans ce cas, il faut partir du fait qu'un accord signé par une personne non autorisée n'est en fait pas un accord; en d'autres termes, il n'y a pas de contrat de travail écrit. Par conséquent, il doit être délivré, bien sûr, la date actuelle (authentique). Dans tous les autres cas, des accords supplémentaires sont conclus au contrat de travail, qui complètent le contrat de travail avec de nouvelles conditions ou clarifient (modifient) les conditions qui ont été indiquées de manière incorrecte.

Si le contrat est exécuté correctement, mais que des modifications ont été apportées ultérieurement (augmentation de salaire, transfert de l'employé à un autre poste), des accords supplémentaires doivent être établis au cas par cas pour chaque employé. Les contrats de travail et avenants sont établis en double exemplaire dont l'un reste à l'entreprise et le second est remis au salarié.

Étape 4: vérifier l'exactitude de l'exécution des ordres du personnel

Ensuite, vous devez vérifier la disponibilité et l'exactitude de l'exécution des ordres d'embauche, de déplacement des employés (le cas échéant), etc. (dates, signatures, informations qu'ils contiennent). Les commandes doivent respecter le contenu du contrat de travail conclu avec les salariés et le tableau des effectifs. Ils doivent être signés non seulement par le chef d'entreprise, mais également par le salarié lui-même. S'il n'y a pas d'ordres d'embauche ou de transfert d'employés en activité ou s'ils sont sanctionnés par des violations, ils doivent être restaurés, refaits ou «signés en plus». Selon la loi, vous n'êtes pas responsable de ce qui s'est passé avant vous, mais l'employé a le droit d'exiger une copie d'une telle ordonnance, et il doit la fournir.

Étape 5: vérifier l'exactitude de la tenue des cahiers de travail

La prochaine étape du travail consiste à vérifier la disponibilité des cahiers de travail. Les livres de tous les employés inscrits doivent être conservés dans l'entreprise. Si vous trouvez des livres d'employés à la retraite, vous devez envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception aux propriétaires des livres avec une demande de venir chercher un livre de travail ou donner une adresse où il peut être envoyé. Après avoir reçu une réponse, le cahier de travail doit être envoyé en colis recommandé avec accusé de réception. S'il n'y a pas de réponse, il suffit de mettre un avis de réception de la lettre dans le cahier de travail. Les livrets de travail des employés qui ne travaillent pas doivent être conservés séparément des autres jusqu'à ce qu'ils soient requis, mais pas moins de 50 ans.

S'il n'y a pas de relevé d'emploi ou de mutation dans le livret de travail, ne vous précipitez pas pour le faire. Tout d'abord, lisez attentivement les deux documents réglementant le remplissage des cahiers de travail : Instructions pour remplir les cahiers de travail et Règles pour la conservation et le stockage des cahiers de travail, la préparation des formulaires de cahier de travail et leur mise à disposition des employeurs. Et ce n'est que lorsque vous avez confiance en vos connaissances que vous pouvez commencer à faire des entrées dans le cahier de travail. N'oubliez pas : une saisie incorrecte peut entraîner le fait que le salarié ne peut pas être crédité de l'ancienneté dans l'entreprise dans laquelle la saisie erronée a été effectuée.

Etape 6 : nous constituons les dossiers personnels ou dossiers personnels des salariés (s'ils n'ont pas été conservés avant vous)

Assurez-vous d'émettre des cartes personnelles pour les employés sous la forme n ° T-2. Aujourd'hui, de nombreux programmes vous permettent de remplir le formulaire n° T-2 sur un ordinateur et de l'imprimer sur du papier ordinaire, ce qu'utilisent certains agents du personnel. Cependant, les archives d'État n'acceptent toujours que les cartes personnelles sur du papier épais «demi-carton». Par conséquent, si votre organisation est une source d'acquisition des archives d'État, achetez les formulaires n ° T-2 dans la papeterie dans la quantité requise ou achetez le papier approprié pour les imprimer.

Les cartes personnelles sont remplies par un officier du personnel - une telle instruction est contenue dans les instructions d'utilisation des formulaires unifiés (décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 n ° 1).

Les copies des documents reçus des employés (passeports, attestations d'assurance, etc.) doivent être placées dans des dossiers "fichiers", après quoi un inventaire de chaque cas est fait et vos dossiers personnels sont constitués. Vous pouvez également y joindre des copies des commandes et des contrats afin que toutes les informations sur l'employé soient au même endroit, mais ce n'est pas nécessaire. Des photos d'employés peuvent être collées sur des cartes personnelles.

Souvent, les dossiers personnels sont placés à l'intérieur du formulaire no T-2, ce qui n'est pas vrai : les cartes personnelles doivent être conservées séparément de tous les autres documents.

De nouveaux documents et copies sont ajoutés au dossier personnel dès qu'ils sont disponibles.

Étape 7 : établir les livres ou journaux comptables nécessaires

Le livre de comptabilité pour le mouvement des cahiers de travail et les encarts qu'ils contiennent et le livre des recettes et des dépenses pour la comptabilisation des formulaires du cahier de travail et des encarts qu'il contient ne peuvent être conservés que sous forme papier. Comme il s'agit de journaux de comptabilité pour des formulaires de déclaration stricts, chaque page du livre est numérotée, et elle-même est cousue et scellée du sceau de l'organisation.

Étape 8 : Planifiez des vacances

Deux semaines avant la nouvelle année, l'organisation doit approuver le calendrier des vacances. Les travaux devraient débuter en novembre. Si l'entreprise est petite, vous pouvez interroger les employés sur le moment où ils aimeraient partir en vacances, si elle est grande, envoyer une lettre aux chefs de département leur demandant de fournir ces informations pour leur département.

Lors de la planification des vacances, assurez-vous que lorsque les employés d'un petit service partent en vacances, la direction ne reste pas fermée. Par exemple, s'il n'y a que deux directeurs commerciaux dans une entreprise, leurs vacances ne doivent pas coïncider dans le temps, même partiellement, de plus, entre ces vacances, il devrait y avoir une période de travail en commun - pour transférer des cas d'un directeur à un autre.

Si vous interrogez vous-même les employés sur l'heure du départ en vacances et qu'un conflit survient sur qui et quand part, n'essayez pas de le résoudre vous-même - portez l'information à l'attention de la direction et établissez un calendrier conformément à la décision de la direction . Si vous demandez des informations par l'intermédiaire des chefs de service, confiez-leur la résolution des questions litigieuses. Il faut généralement une à trois semaines pour collecter les informations nécessaires à la planification des vacances.

Après inscription, le planning des vacances doit être soumis pour approbation au responsable.

Deux semaines avant le début des vacances, il est nécessaire d'informer l'employé de sa survenance et d'émettre une ordonnance pour accorder les vacances. L'heure de début des vacances peut être modifiée par accord de l'employé avec le gestionnaire. Si au moment du début des vacances le salarié est tombé malade et a accordé un congé de maladie, il faut, à sa demande, reporter les vacances à un autre moment qui lui convient. Toutes ces modifications sont apportées dans les colonnes correspondantes du calendrier des congés. Et n'oubliez pas qu'un salarié ne peut pas partir en vacances pendant deux années consécutives et que les congés payés obligatoires ne peuvent être remplacés que par une compensation monétaire en cas de licenciement du salarié.

Étape 9 : nous formons les dossiers du personnel

Les cas peuvent être complétés sur les sujets suivants :

"Ordres sur le personnel (embauche, licenciement, transfert, primes, promotion, congés sans solde, envoi en longs voyages d'affaires et voyages d'affaires à l'étranger)" (durée de conservation - 75 ans);

"Ordonnances sur le personnel (congés réguliers et d'études, devoir, pénalités, voyages d'affaires de courte durée en Russie)" (durée de conservation - 5 ans);

"Contrats de travail" ;

"Effets personnels";

"Cartes personnelles" ;

"Documents réglementaires de l'entreprise (règlement, instructions)" ;

"Correspondance sur les questions de personnel avec les agences gouvernementales et les organisations commerciales", etc.

Les horaires de vacances, les horaires de service, les horaires de dotation sont plus commodément séparés dans des cas séparés et stockés dans des dossiers légers.

Il est plus pratique de stocker les fichiers personnels et les cartes personnelles par ordre alphabétique conformément aux noms des employés, tous les autres documents - dans l'ordre chronologique à mesure que le document arrive.

Les commandes à titre personnel ont deux durées de conservation : 5 et 75 ans, elles sont donc divisées en au moins deux cas (toutes les commandes qui ne sont pas répertoriées avec une durée de conservation de 5 ans ont une durée de conservation de 75 ans).

Si l'entreprise est suffisamment grande et que plus de 250 fiches sont constituées dans un dossier en un an, alors celui-ci doit être divisé en plusieurs dossiers ou en volumes (par exemple : « Contrats de travail (AK) », « Contrats de travail (LZ) » « Ordonnances sur le personnel (congés réguliers et d'études) », « Ordonnances sur le personnel (devoirs, sanctions, voyages d'affaires de courte durée en Russie) »).

Lors de la constitution de dossiers, il est nécessaire d'utiliser les sections 7 et 8 de la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités de l'organisation, indiquant les périodes de conservation.

Etape 10 : établir une nomenclature des cas

La nomenclature des cas peut être établie séparément selon les documents du personnel ou incluse dans la nomenclature générale des affaires de l'organisation.

En général, le processus de formation des cas et d'élaboration d'une nomenclature dans le travail de bureau du personnel n'est pas différent de la formation des cas et de l'élaboration d'une nomenclature dans le travail de bureau général.

Et ce n'est qu'après toutes les étapes qu'il est possible de commencer à élaborer des descriptions de poste, des règlements du personnel et d'autres réglementations locales facultatives (non obligatoires du point de vue du Code du travail de la Fédération de Russie).

Yu.V. Eremeeva,
chef de cabinet, membre du Club des Secrétaires Professionnels