Liste des postes de remplacement dans le tableau des effectifs. Exemple de remplissage de la dotation Format de la dotation

2.1.2. Personnel et personnel

Le tableau des effectifs est le document principal qui sert à formaliser la structure, les effectifs et les effectifs de l'organisation conformément à la charte (règlement). La liste du personnel contient une liste des unités structurelles, des postes, des informations sur le nombre d'unités du personnel, les salaires officiels, les indemnités et la masse salariale mensuelle. Ce document donne à la direction le droit de doter l'organisation et ses divisions structurelles d'employés. De plus, sur la base du tableau des effectifs, le service du personnel procède à la sélection des employés pour les postes vacants, constitue une réserve de promotion, organise la formation avancée du personnel.
Le Code du travail de la Fédération de Russie n'exige pas la présence obligatoire d'un tableau des effectifs dans chaque organisation, cependant, la résolution du Goskomstat de Russie N 1 prévoit que des formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement, y compris le formulaire T-3 (Dotation en personnel), s'applique aux organisations de toutes formes de propriété.
Par décret du Comité national des statistiques de Russie N 1, des modifications mineures ont été apportées au formulaire T-3. En effet, les signatures des visas d'approbation à la fin du formulaire ont changé. La liste du personnel est désormais signée par le chef du service du personnel et le chef comptable. Le tableau des effectifs est approuvé par ordre (instruction) du chef de l'organisation ou d'une personne autorisée par lui, l'autorité pour approuver ce document doit être fixée par écrit. Dans une telle commande, contrairement au formulaire standard d'une commande pour l'activité principale, il n'y a pas de partie déterminante, et la commande peut commencer immédiatement par les mots "JE COMMANDE", car. aucune autre explication n'est requise pour la mise en œuvre du tableau des effectifs. Bien que vous puissiez spécifier les raisons (le cas échéant) pour lesquelles l'approbation de la nouvelle dotation a lieu.
La liste du personnel est une source pour établir les noms des postes, spécialités, professions, qui sont reflétés dans les contrats de travail et autres documents du personnel (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Selon le répertoire de qualification pour les postes de cadres, de spécialistes et d'autres employés, approuvé par le décret du ministère du Travail de Russie du 21 août 1998 N 37, la dotation est sous la responsabilité d'un économiste du travail qui, en règle générale , fait partie du service organisation et rémunération. Comme une telle unité n'est pas créée dans chaque organisation, l'élaboration du tableau des effectifs est le plus souvent confiée au service du personnel, ou au service de la planification et de l'économie, ou à un groupe de spécialistes, voire au service comptable. C'est-à-dire que la direction de l'entreprise décide de manière indépendante qui est responsable de ce travail.
Si le responsable de l'organisation impose cette obligation à un salarié pour lequel elle n'est pas prévue dans le contrat de travail et (ou) la description de poste, alors une telle personne est désignée au moyen d'une ordonnance pour l'activité principale. Le travail sur la préparation de ce document est coordonné par le chef adjoint de l'organisation pour la gestion du personnel ou un autre fonctionnaire nommé par ordre du chef de l'organisation.
Dans les organisations à fort effectif officiel et numérique, il est conseillé de développer et d'approuver la dotation en personnel d'une unité structurelle distincte.
Le tableau des effectifs a un code selon OKUD 0301017, est généralement composé de 3 copies (plus de copies selon le nombre de personnes intéressées, de départements), le format du formulaire A4, sa période de stockage sur le lieu de développement et l'approbation est permanente, dans d'autres organisations - 3 ans.
Le formulaire peut être rempli à la fois manuellement et à l'aide de la technologie des machines (impression, informatique, etc.), mais avec la sauvegarde obligatoire des informations sur papier. Avec la méthode de remplissage manuel, toutes les inscriptions doivent être faites à l'encre ou au stylo à bille de manière claire et nette, sans taches ni ratures. La partie principale du tableau des effectifs est un tableau :

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Structurel │ Position │ Quantité │ Tarif │ Supplément, frotter. │ Somme, │ Note │
│ subdivision │ (spécialité, │ temps plein │ taux │ │ rub. (gr. │ │
│ │ profession), │ unités │ (salaire) et │ │5 + gr. 6 │ │
├───────┬──────┤ catégorie, classe │ │ pr., frotter. ├─────┬─────┬─────┤+ gr. 7 + │ │
│nom- │ code │ (catégorie) │ │ │ │ │ │ gr. 8 │ │
│novation│ │ qualification │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Totale │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘

Les noms des divisions structurelles, en règle générale, sont indiqués par ordre alphabétique. Vous pouvez également procéder à partir de la dotation de l'unité (par ordre décroissant). En tant que principe de localisation, il est également permis d'utiliser le degré d'importance fonctionnelle des services (par exemple, d'abord la direction, puis les services de production, puis les services administratifs et techniques). Les noms sont indiqués sans abréviations, au singulier du nominatif.
Le codage des divisions structurelles est nécessaire pour la formation des rapports consolidés. Actuellement, le système de codage des divisions n'est obligatoire que dans les organismes publics. Quant aux organisations non gouvernementales, il est introduit s'ils comprennent un grand nombre d'unités structurelles et des systèmes automatisés sont utilisés pour gérer le personnel.
La colonne 3 du tableau contient les noms des professions (postes), qui peuvent être différenciés par spécialités et qualifications. Dans la législation du travail, les termes «profession» et «poste» sont utilisés pour désigner le type d'activité de travail d'un salarié, seul le premier terme est destiné à une catégorie de personnel telle que les travailleurs et le second aux salariés.
Les employés sont un groupe social de travailleurs engagés principalement dans le travail mental (non physique), en règle générale, la gestion, la prise et le développement de décisions de gestion et la préparation d'informations. À leur tour, les travailleurs sont appelés un groupe social de travailleurs engagés principalement dans un travail physique. Le travail de cette catégorie de travailleurs consiste en règle générale dans la création de richesses matérielles, ainsi que dans le soutien technique et productif de l'organisation.
Le nom de la profession est tiré du Répertoire unifié des tarifs et des qualifications des travaux et des professions des travailleurs (ETKS) du numéro (section) correspondant. Cette procédure est déterminée par l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, qui établit que "Si, conformément aux lois fédérales, l'octroi d'avantages ou la présence de restrictions est associé à l'exécution d'un travail dans certains postes, spécialités ou professions, alors les noms des ces emplois, spécialités ou professions et leurs exigences de qualification doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les manuels de qualification...". Les exigences de qualification pour les professions sont simplement établies par l'ETCS. Actuellement, les questions ETKS sont activement révisées et les problèmes liés à la définition des noms des professions des travailleurs devraient être résolus dans un proche avenir.
La situation est différente avec les intitulés de poste. À ce jour, le répertoire de qualification à l'échelle de l'industrie déjà mentionné pour les postes de gestionnaires, de spécialistes et d'autres employés est utilisé dans le travail des services du personnel. En outre, les exigences de qualification pour les titres d'emploi des industries individuelles sont contenues dans diverses collections.
La grande majorité des collections se concentre sur le secteur public. Dans le domaine commercial, afin d'établir le nom correct du poste, vous pouvez utiliser le classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories salariales (OKPDTR). Rappelons que l'OKPDTR ne doit être utilisé que pour établir le nom du poste, et non la profession, car il ne reflète pas encore les noms des professions des travailleurs conformément au nouvel ETKS.
Depuis peu, les organisations, notamment celles à capitaux étrangers, ainsi que les entreprises passionnées par les nouveaux styles de management, utilisent des intitulés de poste étrangers. La plupart d'entre eux se trouvent dans les analogues de la législation du travail russe; mais il y a ceux dont la liste des tâches dépasse les limites des postes existants. Par exemple, marchandiseurs, logistique, superviseurs, etc.
Le Code du travail de la Fédération de Russie a partiellement résolu ce problème. L'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie établit définitivement et sans ambiguïté que le nom du poste, de la spécialité, de la profession est établi conformément à la liste du personnel. Par conséquent, de nouveaux intitulés de postes peuvent également être inclus dans le tableau des effectifs, par exemple si l'organisation introduit de nouvelles méthodes de structuration et de gestion du personnel. Cependant, il est souhaitable de remplir deux conditions :
- vérifier si la carte de qualification (caractéristiques) du poste à introduire ne comporte pas de fonctions similaires aux fonctions des postes pour lesquels la législation prévoit des pensions et autres avantages ;
- ne vous laissez pas emporter par des noms nouveaux, car la plupart d'entre eux se réfèrent à l'argot professionnel (jargon) et même dans les pays d'origine, ils ne sont utilisés que dans un discours familier (par exemple, "chasseur de têtes" - "spécialiste dans la recherche de leaders").
Il est préférable de demander aux initiateurs de l'introduction de nouveaux postes s'il existe leurs noms complets et officiellement acceptés. En effet, lorsqu'il quitte une organisation, un salarié part souvent avec une telle inscription dans le livret de travail, ce qui peut être incompréhensible non seulement pour le nouvel employeur, mais également pour les organismes qui traitent les retraites.
Dans la liste du personnel, les noms des professions (postes) sont indiqués comme faisant partie des unités structurelles. Ils sont classés par ordre d'ancienneté, en commençant par le niveau le plus élevé et finissant par le niveau subalterne : manager, manager adjoint, spécialiste, exécuteur technique, etc. Dans la liste du personnel, il est permis d'indiquer des titres de poste doubles séparés par un signe "-", tandis que le salaire officiel est fixé pour le premier poste du double titre.
Dans le cas où l'organisation a des employés qui ne font partie d'aucune unité structurelle, ils sont alors enregistrés comme "autre personnel".
Le nom est indiqué en toutes lettres, au singulier du cas nominatif. Abréviations "chef", "adjoint", "mendier". interdit.
Le nombre d'unités de personnel (colonne 4) est indiqué en unités pour chaque fonction ou profession. Les postes pour lesquels le contenu d'une unité d'état-major incomplet est fourni sont indiqués dans les parts appropriées (0,2 ; 0,4, etc.).
La colonne 5 indique les salaires (taux tarifaires) établis pour l'exécution du travail conformément aux professions (postes) énumérés dans la colonne 3. Selon l'art. 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, un salaire est un montant fixe de rémunération pour un employé pour l'exécution de tâches (officielles) d'une certaine complexité pendant un mois civil, à l'exclusion des indemnités, des incitations et des paiements sociaux; le taux tarifaire est un montant fixe de rémunération d'un employé pour remplir une norme de travail d'une certaine complexité (qualification) par unité de temps sans tenir compte des paiements compensatoires, incitatifs et sociaux.
Salaires (taux tarifaires) conformément à l'art. 135 du Code du travail de la Fédération de Russie sont établis:
- les employés des organisations financées par le budget - par les lois pertinentes et autres actes juridiques réglementaires ;
- employés d'organisations à financement mixte (financement budgétaire et revenus d'entreprise) - lois, autres actes juridiques réglementaires, conventions collectives, accords, réglementations locales des organisations ;
- employés d'autres organisations - conventions collectives, accords, réglementations locales des organisations, contrats de travail.
Le taux tarifaire est un élément du système tarifaire (c'est-à-dire un ensemble de normes selon lesquelles les salaires des travailleurs de diverses catégories sont différenciés). Lorsque la rémunération est basée sur le système tarifaire, la taille du taux tarifaire (salaire) de la 1ère catégorie de la grille tarifaire unifiée ne peut être inférieure au salaire minimum.
Le système tarifaire de rémunération comprend: les taux tarifaires (salaires), la grille tarifaire, les coefficients tarifaires. La complexité des travaux exécutés est déterminée en fonction de leur facturation.
La facturation du travail et l'attribution des catégories salariales aux salariés s'effectuent en tenant compte du Tarif Unifié et du Répertoire de Qualification des Travaux et Professions des Travailleurs, du Guide de Qualification des Postes de Cadres, de Spécialistes et de Salariés.
Le système tarifaire pour la rémunération des employés des organismes financés par les budgets de tous les niveaux est établi sur la base d'un barème tarifaire unique pour la rémunération des employés du secteur public, approuvé selon les modalités établies par la loi fédérale, et qui est une garantie pour la rémunération des salariés du secteur public. Le système tarifaire de rémunération du travail des employés d'autres organisations peut être déterminé par des conventions collectives, des accords, en tenant compte des tarifs unifiés et des référentiels de qualification et des garanties de rémunération de l'État.
Quant aux indemnités (colonnes 6 à 8), elles devraient également être prévues par le système salarial. Les types et les montants des indemnités sont indiqués conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, aux lois fédérales, aux conventions collectives et aux réglementations locales. Tel que défini par l'art. 144 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur a le droit d'établir divers systèmes de primes, primes et indemnités, en tenant compte de l'avis de l'organe représentatif des salariés. Ces systèmes peuvent également être établis par une convention collective.
La procédure et les conditions d'application des paiements incitatifs et compensatoires (surtaxes, indemnités, primes et autres)
- dans les organisations financées par le budget fédéral, elles sont créées par le gouvernement de la Fédération de Russie ;
- dans les organisations financées par le budget d'une entité constitutive de la Fédération de Russie, - par les autorités étatiques de l'entité constitutive correspondante de la Fédération de Russie ;
- dans des organismes financés par le budget local, - par des collectivités locales.
Les primes peuvent être liées à un salaire ou à des incitations supplémentaires, à la réalisation de tout indicateur pendant certaines périodes de temps ou à d'autres facteurs.
La colonne 9 détermine le fonds salarial mensuel pour chaque employé. Selon l'art. 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, le salaire s'entend de la rémunération du travail en fonction des qualifications de l'employé, de la complexité, de la quantité, de la qualité et des conditions du travail effectué, ainsi que des indemnités (surtaxes et indemnités d'un nature, y compris pour le travail dans des conditions déviantes, le travail dans des conditions climatiques particulières et dans des territoires exposés à la contamination radioactive, et autres indemnités) et les indemnités incitatives (indemnités complémentaires et primes à caractère stimulant, primes et autres indemnités incitatives).
Selon les directives pour l'application des règles de traitement des documents primaires, approuvées par la résolution du Comité national des statistiques, dans le tableau des effectifs, les salaires peuvent désormais être indiqués non seulement en roubles, mais également en utilisant des valeurs auxiliaires (pourcentages, coefficients, etc).
La colonne « Remarque » est conçue pour apporter des modifications opérationnelles ou refléter les fonctionnalités d'un titre de poste spécifique. Souvent, cette colonne est utilisée pour indiquer les noms et les initiales des employés individuels occupant des postes de direction.
Après avoir rempli toutes les colonnes de la partie principale du tableau, la ligne "Total" indique les montants totaux pour les colonnes 4-9. Selon les indicateurs finaux des 3e et 9e colonnes, une ordonnance (ordonnance) est établie pour approuver l'État avec un nombre spécifique d'unités de personnel et un certain fonds salarial mensuel. L'ordre (instruction) est approuvé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui. Le numéro et la date de la commande figurent dans l'en-tête du tableau des effectifs.
Si des erreurs ont été commises lors du remplissage du formulaire, elles ne peuvent être corrigées que conformément aux règles établies, c'est-à-dire. en barrant les entrées incorrectes et en mettant les bonnes par-dessus. En même temps, les corrections doivent être convenues avec toutes les personnes qui ont signé le document et confirmées par leurs signatures indiquant la date à laquelle les corrections ont été apportées.
Lors de l'établissement du tableau des effectifs, faites attention au fait que tous les détails prévus dans le formulaire unifié sont renseignés dans le document. Ce n'est que dans ce cas qu'il sera considéré comme finalisé et pourra être accepté pour approbation. En particulier, n'oubliez pas de remplir des détails tels que le nom de l'organisation et le code OKPO. Les transcriptions de signature sont également des détails requis. S'il y a des lignes vides dans le formulaire, elles doivent être barrées.
D'autres formulaires peuvent être utilisés pour développer la partie tabulaire du tableau des effectifs. Par exemple:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Nom et code │ Quantité │ Fonctionnaire │ Allocations │ Caisse de paie mensuelle │ Note │
│ postes, professions │ temps plein │ salaire, frotter. ├───────────┬─────────┤ travail │ │
├──────────┬──────────┤ unités │ │personnel-│autre │ │ │
│ nommé-│ │ │ │ non │ │ │ │
│ non │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

Dans ce cas, le nom et le code de la subdivision structurelle ne sont pas indiqués dans la colonne, mais dans la ligne - le titre.
Les économistes du travail suggèrent également d'utiliser ce formulaire :

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Nom │ Nom │ Quantité │ Installé │ Réel │ Remarque │
│ postes │ structurels, │ unités de personnel │ salaire, frotter. │reçu un salaire, │ │
│ subdivisions │ professions │ │ │ frotter. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Si les conditions de rémunération dans l'organisation sont fixées dans une certaine fourchette, le tableau des effectifs prévoit une "fourchette" des salaires. Pour un groupe de travailleurs rémunérés à la pièce, le tableau des effectifs peut prévoir l'introduction d'une section ou d'une colonne spéciale. Dans ce cas, le nombre total d'employés d'un tel groupe est indiqué. Dans cette optique, la forme de dotation peut être la suivante :

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Nom│Quantité│ Tarif │Tarif │Tarif │Attribué│ Suppléments │ Total │ Remarque │
│structurel│ temps plein │ grade │coefficient │ taux │ classe ├──────┬───────┬──────┤bureau │ │
│ sous-section- │ unités │ (qualifié │ ent │ (salaire) │ │ pour │ pour │ │ salaire │ │
│ niya et │ │cationnel │ │ │ │classe │ancienneté│autre│ │ │
│ postes │ │ catégorie) │ │ │ │ │ années │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

Dans un certain nombre d'organisations, en particulier dans les institutions publiques, une forme de dotation «réduite» est utilisée, c'est-à-dire un formulaire qui ne reflète pas les salaires et la masse salariale officiels. Dans ce cas, le nombre total de postes inscrits au tableau des effectifs doit correspondre au nombre prévisionnel de masse salariale prévu au devis.
Lors de l'élaboration des tableaux d'effectifs, il est également d'usage d'indiquer le nombre total d'employés. Il peut être à la fois général - pour tous les postes (professions) et pour chaque unité structurelle. Par exemple:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Intitulé du poste │ Quantité │

│ Département Marketing │

│ Chef de service │ 1 │
│ │ │
│ Spécialiste Marketing │ 6 │

│ Somme : │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Département du personnel │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Chef de service │ 1 │
│ │ │
│ Spécialiste RH │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Somme : │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Total pour l'entreprise │ │
│ │ │
│ dont : │ │
│ │ │
│ 1) employés : │ │
│ │ │
│ - les gestionnaires ; │ │
│ │ │
│ - spécialistes ; │ │
│ │ │
│ - interprètes techniques │ │
│ │ │
│ 2) travailleurs │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Le projet de tableau des effectifs est soumis à l'accord des chefs des divisions structurelles, ainsi que d'autres personnes liées au plus haut niveau de gestion de l'organisation. Il est établi en fonction du nombre d'intéressés et est conservé pendant 3 ans après l'approbation du tableau des effectifs.
Des copies du projet sont envoyées aux ministères, ainsi qu'aux parties intéressées. Lors de la préparation d'un projet de tableau des effectifs, il n'est pas nécessaire d'utiliser le formulaire unifié N T-3. De plus, si nous parlons vraiment d'un accord, et non de la formulation formelle de résolutions "je ne m'oppose pas", "je suis d'accord", alors il est préférable de préparer une forme de document qui vous permettra de prendre des notes avec des suggestions, commentaires, etc...
Les visas d'approbation sont apposés sur la dernière page. Si les approbateurs n'ont pas de commentaires, la liste du personnel est soumise pour approbation. S'il y a des modifications à certaines dispositions, alors après les principaux détails du visa (position de l'approbateur, sa signature, décodage de la signature (initiales, nom) et date), il est indiqué.
Commentaires joints
(Signature) SI Ivanov
20.01.2005
Dans ce cas, les commentaires sur le projet (y compris les opinions dissidentes et les ajouts) sont rédigés sur une feuille séparée. Ils peuvent également figurer au verso de la dernière page du projet.
Les commentaires des chefs de divisions structurelles, avec l'accord du fonctionnaire chargé de l'élaboration du tableau des effectifs, sont pris en compte en les intégrant au projet. Les remarques avec lesquelles ce fonctionnaire n'est pas d'accord ou avec d'autres personnes approuvant le document sont prises en compte par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui lors de l'approbation du tableau des effectifs.
Si des modifications importantes sont apportées au projet au cours du processus d'approbation, il est alors soumis à une nouvelle approbation. Si le projet comprend des clarifications qui ne changent pas son essence, une nouvelle approbation lors de la révision n'est pas requise.
Lors du processus de préparation du projet et d'approbation du tableau des effectifs, un grand nombre de documents sont générés:
- les références;
-conclusions;
- Commentaires;
- notes de bureau.
Tous sont conservés avec les projets pendant 3 ans après l'approbation du tableau des effectifs. De plus, si la charte (règlement) de l'organisation prévoit la soumission d'un projet de tableau des effectifs pour approbation aux fondateurs de l'organisation, la correspondance avec eux (à l'exception des procès-verbaux des réunions des fondateurs) est soumise à un stockage spécial.
Le tableau des effectifs approuvé est envoyé en un exemplaire :
- au service du personnel ;
- au service comptable principal ;
- une copie est conservée dans le cadre de la documentation de gestion de l'organisation.
Dans certaines entreprises, le tableau des effectifs est entré dans la composition des informations commerciales et n'est donc délivré qu'en deux exemplaires - un pour le directeur général, un pour le service comptable principal. Seules les parties (extraits) relatives à ces unités sont transmises aux unités structurelles, et la partie relative aux postes vacants est transmise au service du personnel.
Le tableau des effectifs est un document à long terme, cependant, si nécessaire, des modifications et des ajouts peuvent y être apportés. Les modifications et les ajouts sont effectués par ordre du responsable de l'organisation ou d'une personne autorisée par lui.
Il existe deux façons d'apporter des modifications au tableau des effectifs.
1. Vous pouvez modifier la dotation elle-même. Le nouveau tableau des effectifs pour le prochain matricule est homologué par l'arrêté de l'activité principale.
2. En règle générale, lorsque les modifications apportées au tableau des effectifs ne sont pas significatives, elles peuvent être prononcées par arrêté d'activité principale.
Si des modifications sont apportées au tableau des effectifs par voie d'arrêté, l'intitulé de l'arrêté peut être le suivant :
- "Sur la modification du tableau des effectifs" ;
- "Sur le changement du tableau des effectifs" ;
- "Sur un changement partiel de personnel."
Les motifs suivants peuvent être invoqués pour motiver la commande :
- amélioration de la structure organisationnelle de l'entreprise ;
- mener des activités visant à améliorer les activités des unités structurelles individuelles ;
- réorganisation de l'entreprise ;
- expansion ou réduction de la base de production de l'entreprise ;
- modifications législatives ;
- optimisation du travail de gestion ;
- planification et calculs économiques du service du personnel, élimination des doublons de fonctions, etc.
Lorsque de nouveaux postes sont introduits dans le tableau d'effectifs actuel, les anciens sont exclus, le nom du poste est changé, de nouveaux départements sont créés, alors souvent ces processus affectent le personnel déjà en activité, et il est alors nécessaire d'apporter des modifications et des ajustements au personnel documents des employés, en fonction des changements introduits. Ça peut être:
- renommer le poste;
- changement de poste ;
- changement de nom de l'unité structurelle ;
- attribution de tâches supplémentaires ;
- modification des salaires de base (officiels) ;
- introduction de nouvelles divisions;
- introduction de nouveaux postes (supplémentaires);
- liquidation d'un lotissement structurel ;
- la réduction des effectifs.
Dans tous ces cas, le responsable du personnel doit effectuer différentes procédures de traitement des documents du personnel. Considérons toutes ces options séparément.
1. Le changement de nom d'un poste a lieu lorsqu'un employé qui travaille actuellement et exerce certaines fonctions ne change rien qui entraînerait un changement dans sa fonction de travail ou les heures habituelles de travail. Cependant, il faut se rappeler que selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le nom du poste, la spécialité, la profession est une condition obligatoire pour l'inclusion dans un contrat de travail. L'article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit que pour des raisons liées à un changement des conditions de travail organisationnelles ou technologiques, à l'initiative de l'employeur, il est permis de modifier les termes du contrat de travail déterminés par les parties. Une condition préalable est qu'à la suite de tels changements, la fonction de travail de l'employé doit rester inchangée. En outre, la partie 2 de l'art. 74 du Code du travail de la Fédération de Russie établit également une procédure spéciale pour de tels changements - l'employé doit être averti par écrit au plus tard 2 mois avant leur introduction.
Ainsi, en cas de renommage d'un poste, en plus d'apporter des modifications au tableau des effectifs (par l'émission d'une ordonnance pour l'activité principale), il est nécessaire d'obtenir le consentement écrit du salarié. Si l'employé n'est pas d'accord, il doit agir de la manière prévue à l'art. 74 du Code du travail de la Fédération de Russie. Après cela, les ajustements appropriés sont apportés à la carte personnelle T-2 et au cahier de travail.
2. Un changement de position d'un employé dans le tableau des effectifs d'une unité structurelle est effectué en cas de changement des tâches, des fonctions, de l'étendue des travaux effectués par une unité de l'organisation. Dans ce cas, les clauses essentielles du contrat de travail changent (en particulier, la fonction de travail, les droits et obligations du salarié, les caractéristiques des conditions de travail, les avantages et la rémunération, le régime de travail et de repos, les conditions de rémunération) . Par conséquent, l'employé est également averti des changements à venir par écrit au plus tard 2 mois.
3. Dans le cas où le nom de l'unité structurelle est indiqué dans le contrat de travail du salarié, alors son changement de nom (changement de nom, par exemple, au lieu de "service marketing" - "service d'études marketing"), en l'absence d'un le changement de la fonction de travail de l'employé ou d'autres conditions de travail s'effectue de la même manière , ainsi qu'un changement de nom du poste de l'employé (c'est-à-dire lorsqu'il satisfait aux exigences de l'article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie) .
4. L'imposition de tâches supplémentaires au salarié prévoit l'élargissement de la fonction de travail du salarié, prévue par le contrat de travail. Dans son contenu, cela s'apparente à la combinaison de postes (professions).
5. Une modification des salaires de base (officiels) dans le tableau des effectifs est effectuée en cas de modification des tâches, des fonctions, de l'étendue des travaux effectués par les départements et les employés individuels de l'organisation. Lorsque les salaires changent dans le tableau des effectifs, des modifications doivent être apportées aux documents d'employé suivants :
- contrat de travail. Puisque, selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, les conditions obligatoires d'un contrat de travail sont les conditions de rémunération (y compris le montant du tarif ou du salaire officiel d'un employé, les paiements supplémentaires, les indemnités et les primes), puis lors de la modification du taux de salaire, il est nécessaire de rédiger des modifications du contrat de travail;
- carte personnelle T-2 (section 3).
6. Les bases de l'organisation (réorganisation) d'une unité structurelle sont:
- la décision du responsable de l'organisation ;
- projet de structure et d'effectifs de l'unité avec une liste des catégories d'employés ;
- projet de règlement sur le lotissement structurel ;
- rédiger des fiches de poste pour toutes les catégories de personnel de l'unité introduite ;
- projet de règlement sur la rémunération des employés du département.
Lors de la détermination de la catégorie de l'unité créée, un certain nombre de principes sont pris en compte:
- le service est créé lorsque l'éventail des tâches à résoudre ne peut être entièrement réalisé au sein du service et s'il existe au moins deux divisions indépendantes dans la structure, dont l'une n'est pas inférieure au service ;
- le département, en règle générale, est créé dans la structure du service et se caractérise par la présence de deux domaines d'activité clairement définis et ne se chevauchant pas;
- les postes de chefs de service sont introduits selon une structure répondant aux principes énoncés ci-dessus ;
- des postes de spécialistes et de personnel de travail sont introduits lorsque de nouveaux objectifs, tâches et fonctions apparaissent qui ne peuvent pas être exécutés par le personnel existant ou avec une augmentation significative de la quantité de travail sur ce lieu de travail.
7. Lorsqu'un nouveau poste (supplémentaire) est introduit, un ensemble de documents est envoyé au nom du responsable de l'organisation, notamment :
- une note du responsable de l'unité justifiant l'introduction d'un nouveau poste (supplémentaire) dans la liste des effectifs de l'unité ;
- structure d'unité mise à jour ;
- Projet de description de poste pour le poste nouvellement introduit.
Lors du choix d'une catégorie d'employés (lors de la justification de l'introduction d'une unité de personnel), il est nécessaire d'être guidé par les principes suivants :
- la position d'un spécialiste principal et d'employés équivalents est introduite s'il existe deux domaines de travail indépendants, chacun étant effectué par un spécialiste, s'il existe un champ de travail pour au moins deux spécialistes ;
- le poste de spécialiste senior et d'employés équivalents est introduit avec une augmentation significative des exigences de niveau de qualification imposées à tout lieu de travail sur la base d'une évaluation d'entreprise ou d'une évaluation subjective du chef d'unité;
- des postes de spécialistes et de personnel de travail sont introduits lorsque de nouveaux objectifs, tâches et fonctions apparaissent qui ne peuvent pas être exécutés par le personnel existant, ou avec une augmentation significative de la quantité de travail sur un lieu de travail donné.
8. La décision de liquider une unité structurelle est établie conformément au Code du travail de la Fédération de Russie par une ordonnance d'organisation deux mois avant l'entrée en vigueur de cette décision avec un avertissement aux employés de cette unité en cas de licenciement pour cause de réduction du personnel.
9. La décision de réduire le poste est prise par la direction de l'organisation en cas de divergence (double emploi) des fonctions, devoirs, étendue du travail effectué avec le règlement interne adopté dans l'organisation. La décision de réduire le poste occupé par un employé de l'organisation est établie par ordre de l'organisation conformément au Code du travail de la Fédération de Russie deux mois avant l'entrée en vigueur de cette décision avec un avertissement à l'employé de la prochaine Licenciement pour cause de réduction de personnel.
Le licenciement de salariés en raison de la liquidation d'une unité structurelle, la réduction du poste occupé par un salarié, est effectué par un ordre du personnel avec le libellé approprié. Ces questions sont abordées plus en détail dans la section "Sur la réduction des effectifs et des effectifs".
Le formulaire de travail du tableau des effectifs, qui contient les initiales et les noms des salariés occupant les postes prévus par le tableau des effectifs, est appelé remplacement de postes ou dotation. D'autres noms de ce document peuvent également être utilisés dans la pratique. La dotation n'a pas de forme unifiée; pour sa compilation, la partie tabulaire du tableau de dotation peut être prise comme base. La principale différence entre la dotation en personnel et le tableau des effectifs est un document dynamique qui change en fonction des changements en cours (numériques et qualitatifs) du personnel de l'entreprise, de l'organisation et ne nécessite pas l'émission d'une ordonnance pour son approbation.

Zakharkina O.I. Organisation du travail du personnel dans les entreprises industrielles. - Système GARANT, 2007

organisations (formulaire T-3) est l'un des documents personnels obligatoires qui doivent être présents dans chaque entreprise. En tant que formulaire de dotation, vous pouvez utiliser le formulaire T-3, ou vous pouvez développer indépendamment un formulaire qui convient à votre organisation, qui tiendra compte des caractéristiques individuelles de vos activités. Vous pouvez télécharger le tableau des effectifs T-3 ci-dessous. Comment bien remplir ce formulaire ?

Remplissage d'échantillons de personnel

Le formulaire T-3 contient des informations sur la dotation en personnel de l'organisation. Cela comprend des informations sur les divisions de l'entreprise, le nom des unités d'emploi, leur nombre. Aussi, pour chaque poste, le taux tarifaire, diverses primes et indemnités sont indiqués. De plus, pour tous les postes, les coûts totaux par mois sont calculés. Ainsi, le tableau des effectifs permet d'évaluer le niveau du budget salarial mensuel.

Ce document personnel est approuvé, il peut être établi, par exemple, au début de l'année ou dès le début des activités de l'organisation. L'organisation choisit elle-même la date d'expiration. Si l'organisation se développe de manière dynamique, il est logique d'établir chaque année une nouvelle liste du personnel et d'indiquer sa période de validité - 1 an. Si l'organisation est petite, votre emploi du temps durera peut-être plusieurs années. Dans tous les cas, sur le formulaire T-3, vous devez indiquer la date de début du document et la période de validité.

Si, au cours de l'activité dans l'état de l'entreprise, il y a des changements mineurs (le nombre d'unités de personnel change, le salaire de certaines unités officielles change, le nom du poste change), alors il est logique de ne pas approuver un nouveau tableau d'effectifs, mais de changer celui en cours. Pour cela, le responsable établit une commande appropriée et les modifications nécessaires sont apportées au formulaire T-3 actuel. Si les changements sont massifs en relation, par exemple, avec, il est préférable d'établir un nouveau tableau des effectifs.

La préparation de ce document est confiée aux employés du service du personnel et, à défaut, aux employés du service comptable.

Le formulaire T-3 lui-même est rempli assez simplement: vous devez établir un en-tête et un tableau avec les positions.

Le tableau des effectifs du formulaire T-3 contient des informations sur les divisions structurelles de l'entreprise, indiquant leurs codes selon la classification interne de l'organisation; le nom des positions selon le classificateur OKPDTR et leur numéro. Le système de rémunération de ce poste (salaire, indemnités) est également reflété.

Le salaire total pour chaque poste est multiplié par le nombre de ces unités, la valeur résultante reflétera le budget mensuel des employés de ce poste. Ensuite, les salaires mensuels de tous les postes sont additionnés et le budget mensuel de l'ensemble du personnel de l'organisation est obtenu.

Une fois le formulaire T-3 rempli, il est soumis pour approbation au gestionnaire, qui appose une marque sur son approbation en haut du formulaire.

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Le tableau des effectifs est document d'entreprise local, définissant et formalisant la structure du personnel de l'organisation, qui n'est souvent pas prise en compte par les entrepreneurs novices, car la législation russe est censée être fidèle à ce document et à la question de sa préparation.

Cependant, ce n'est rien de plus qu'un mythe. Dans cet article, nous examinerons toutes les questions législatives liées à la dotation en personnel dans la Fédération de Russie, examinerons les types et sous-espèces de ce type de document, des exemples de remplissage, et apprendrons également les plus élémentaires : comment établir correctement un tableau des effectifs ?

Chers lecteurs! Nos articles parlent des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est unique.

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Sous-types de personnel

Pourquoi avez-vous besoin d'un tableau des effectifs lu dans le nôtre.

Pour LLC

Le tableau des effectifs des organisations est rempli selon formulaire unifié n° T-3 qu'il s'agisse d'une entreprise de fabrication, d'un organisme de conception ou d'un magasin :

Colonne 1 : "divisions structurelles". Ceux-ci incluent les départements, les succursales, etc.

Habituellement, cette section est remplie à partir des unités qui effectuent une gestion unifiée, puis vient peut-être le service comptable, le service des relations publiques, le service financier, etc. puis fabrication, etc.

Parfois, le nom du département peut affecter fournir à l'employé les avantages sociaux établis(par exemple, avec la possibilité d'empoisonnement sale pendant la production) - alors il doit être pris auprès de groupes industriels spécifiques.

Colonne 2 "code de lotissement" nécessaire de classer les unités dans un groupe, à l'aide duquel il est possible d'établir leur emplacement dans la structure de l'organisation. Dans les petites entreprises, un tel code n'est pas nécessaire.

Colonne 3 "poste (profession, spécialité), ligne, type (groupe) des qualifications de l'employé. Pour nommer correctement le poste dans le tableau d'effectifs, vous devez utiliser le Répertoire de classification des professions.

S'il y a des restrictions comme un certain type de travail, de poste ou de profession, ou certains privilèges ou compensations sont pris en compte, alors leur nom doit correspondre exactement aux classificateurs ci-dessus.

Le titre du poste doit être inscrit dans son intégralité, les abréviations comme dir. ou adjoint interdit.

Colonne 4 "Nombre d'unités de personnel". Le nombre d'unités prédéfinies dans l'entreprise pour le poste approprié est indiqué.

Lors du remplissage du formulaire, des problèmes peuvent survenir concernant la quatrième colonne, où il est nécessaire d'indiquer le nombre d'unités de personnel.

Ensuite, si l'entreprise contient paris incomplets, dans la colonne correspondante, le nombre d'unités spécifiques doit être indiqué en fractions séparées par des virgules, par exemple 0,5 (sur la base d'instructions spécifiques pour l'utilisation et le remplissage des formulaires des documents comptables primaires, approuvées par l'Ordre du Comité national des statistiques du Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n° 1).

Colonne 5 "Taux tarifaire, etc." Le contenu de cette colonne dépend du concept de rémunération de l'activité de travail qui existe dans l'entreprise. Le montant accepté du salaire ou du tarif est transmis.

Colonnes 6-8 "Suppléments". Les indemnités, surtaxes et autres accumulations d'incitations sont constituées par la législation en vigueur (par exemple: pour une activité de travail dans des conditions de température extrêmement basses dans l'extrême nord), ou personnellement par l'employeur pour quelque raison que ce soit.

Le montant des indemnités peut être déterminé sous la forme d'un montant unique ou sous la forme d'un pourcentage ajouté à son propre salaire.

Colonne 9 "total"- la section doit être remplie à la suite de l'ajout des sections 5 et 8, mais uniquement si toutes les informations qu'elles contiennent sont saisies en roubles. Dans le cas où le salaire est déterminé en roubles et que l'indemnité est en pourcentage, un écart est défini dans la neuvième colonne.

Exemple de tableau d'effectifs pour une entreprise manufacturière.

(L'image est cliquable, cliquez pour agrandir)

Pour une organisation budgétaire

Les organisations budgétaires sont en mesure de mettre en œuvre leurs propres activités en recourant à plusieurs sources de financement, par exemple, les subventions gouvernementales et l'argent provenant des contrats de travail.

Ainsi, le paiement de l'activité de travail des travailleurs de certaines spécialités peut être effectué, en fait, à partir des deux sources financières, ou d'une seule. Dans l'application pratique, la formation de 2, et dans des cas uniques, de 3 tables de dotation est devenue largement utilisée.

Les organismes budgétaires appartiennent à la catégorie des institutions étatiques. Le concept de paiement pour le travail de ces institutions est formé en tenant compte réglementations fixées par la Commission fédérale régissant les relations sociales et de travail entre les organisations syndicales et les employeurs.

(L'image est cliquable, cliquez pour agrandir)

Ainsi, le paragraphe 19 des «recommandations» décrit que la liste du personnel est ratifiée par la direction de l'organisation et contient tous les postes et spécialités des employés de cette organisation. Des conditions similaires sont énoncées à l'article 10 du règlement approuvé Décret du gouvernement fédéral du 5 août 2008 N583.

Étant donné que la législation actuelle ne tient pas compte de la division de l'horaire en parts selon les options de sources de rémunération, l'organisation devrait former un horaire unique pour tous les employés.

Pour un entrepreneur individuel

Le Code du travail de la Fédération de Russie contient des indications claires selon lesquelles l'employeur (peu importe qu'il s'agisse d'un entrepreneur individuel, d'une organisation privée ou d'une organisation budgétaire), qui a signé un accord avec un employé, doit établir un tableau des effectifs. ET il n'y a pas de réglementation spécifique pour les entrepreneurs individuels, contrairement aux institutions budgétaires et LLC.

Par conséquent, de nombreux comptables conseillent de rédiger ce document de toute façon, tandis que d'autres conseillent de ne le rédiger que si le nombre d'employés est de 3-4+.

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Certains experts du domaine législatif estiment que l'utilisation de ce formulaire lui-même devrait être obligatoire pour les employeurs, tandis que les tentatives d'émettre un horaire sous une forme arbitraire entraîneront des problèmes comptables tant au sein de l'organisation qu'avec les autorités de réglementation externes.

Un exemple de tableau de dotation en personnel de magasin ne se trouve pas dans le formulaire T-3.

(L'image est cliquable, cliquez pour agrandir)

La question du formulaire non alternatif n° T-3 « Dotation » est née à la base article neuf de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ. Selon cet article, la principale documentation comptable n'est prise en compte que si elle est établie selon la configuration des formulaires unifiés.

Seules certaines options et sections de documentation non prévues dans cette section peuvent être rédigées sous forme libre, mais elles doivent certainement inclure tous les détails, sans exception, mentionnés à l'article 9 de la loi «sur la comptabilité».

Décret fédéral n ° 835 du 8 juillet 1997, la création et la confirmation d'albums de formes unifiées de documents comptables de base ont été superposées à Goskomstat de la Fédération de Russie(maintenant - Service des statistiques de l'État fédéral).

De cela, nous pouvons conclure que si ce comité a adopté l'une ou l'autre forme ou configuration, alors il devient standard à coup sûr.

Cependant, des informations importantes manquent ici - après tout, le Comité national des statistiques a reçu des pouvoirs pour former des formes unifiées de documentation primaire. Mais qu'est-ce qu'une telle documentation ?

Le document principal n'est considéré que comme un tel document, à l'aide duquel l'une ou l'autre procédure commerciale de l'entreprise est établie, qui trouve une réponse dans la comptabilité.

Cependant, le tableau des effectifs n'est pas un document qui établit de telles actions. La dotation n'est pas utilisée comme un outil pour les opérations comptables. Autrement dit, l'employeur a le droit d'établir un tableau des effectifs sous n'importe quelle forme et d'utiliser le formulaire unifié obligatoire uniquement comme échantillon recommandé.

Lorsque vous remplissez le formulaire sous quelque forme que ce soit, une personne n'enfreint aucune loi et n'est pas passible d'amendes ou de sanctions.

Qui fait le tableau des effectifs ?

Déjà après que l'organisation a pris une décision sur la nécessité de générer un document (s'il n'a pas été rédigé auparavant), un nouveau problème se pose - qui est exactement responsable de la création de cet acte de comptabilité professionnelle?

Il n'y a pas de dispositions directes dans la législation, cependant, conformément au répertoire de qualification des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'autres employés, confirmé Arrêté du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21 août 1998 n ° 37, l'exécution de cette catégorie de documents est considérée comme faisant partie des fonctions d'un économiste du travail.

En outre, la direction peut établir, en transférant l'obligation de s'inscrire à un employé spécifique de l'organisation, ou cette obligation peut être fixée dans un accord de travail ou des instructions officielles aux employés. En d'autres termes, cela dépend de la politique de l'entreprise elle-même.

Dans les petites organisations, la planification est principalement effectuée par le personnel ou les travailleurs comptables, dans des cas plus rares, les travailleurs juridiques. Dans les grandes organisations, cela est fait par les départements de la planification et des finances, ou par les départements de l'organisation du travail et des salaires.

S'il ne s'agit pas d'une organisation, mais d'un entrepreneur individuel, dans ce cas, ce travail peut être effectué par un spécialiste du personnel, un comptable ou directement par l'entrepreneur lui-même.

Structure et durée des effectifs

Dans la législation fédérale actuelle, il n'y a pas d'instructions directes sur la fréquence à laquelle il est nécessaire d'établir et le moment où le tableau des effectifs est approuvé L'année prochaine. Cependant, compte tenu du fait que le tableau des effectifs est un document de planification, il convient de supposer qu'il doit être établi annuellement, à la fin de la période de référence, en même temps que d'autres documents comptables.

Cependant, le tableau des effectifs peut également être publié une seule fois et rester un document valable à l'avenir.

Le tableau des effectifs est établi à une date précise, généralement ratifiée chaque année au 1er janvier et inscrite au flux de travail par arrêté de la direction générale de l'entreprise ; le document peut être modifié et corrigé ultérieurement.

Il n'est pas nécessaire de rééditer et de réapprouver le document pour l'année à venir s'il a été modifié de manière trop insignifiante (dans cette situation, vous ne devez établir qu'une liste des modifications), ou cette année, aucune modification n'a été apportée au calendrier. .

Ce document comprend une liste des divisions structurelles de l'organisation, des données sur la dotation personnelle de l'entreprise, sur le nombre total d'unités de personnel, ainsi que des données sur la comptabilité financière, les salaires et les augmentations de salaire des employés de l'organisation.

Par où commencer - ordre d'inscription

Pour la préparation et l'approbation du tableau des effectifs se fera comme suit :

Règles et instructions pour le remplissage

Pour cela, le formulaire standard n ° T-3 de l'album des formulaires unifiés des documents comptables primaires dans le domaine du travail, approuvé Ordonnance du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1.

Il faut garder à l'esprit que ces formulaires standard ne peuvent pas être raccourcis (sans exception, toutes les configurations sont conservées dans leur forme d'origine), mais ils peuvent être modifiés en un sens, en les complétant.

Dans le cas où l'un ou l'autre élément du formulaire n'a pas de valeur pour vous ou votre entreprise, une colonne ou une colonne particulière du formulaire peut être ignorée lors du remplissage.

La séquence de distribution et la position ultérieure des divisions et des postes internes sont déterminées par la décision de la direction de l'entreprise. Dans toute division, les postes à temps plein doivent être inclus selon leur statut : de senior à junior.

Les données sur le nombre d'unités de personnel incluses dans le tableau doivent être conformes aux indicateurs de calcul du nombre de fonds les salaires prédéterminés dans le devis définitif, qu'il faut d'abord calculer.

Les noms des divisions locales et des postes sont écrits au nominatif, après vérification minutieuse des listes de postes d'employés et de spécialités de travail, prescrites dans des documents de référence et d'information spéciaux.

Les noms des employés engagés dans des activités de travail sérieuses, travaillant dans la production sont particulièrement intéressants lors du remplissage. avec des personnes malveillantes, potentiellement mortelles et d'autres critères spécifiques et difficiles pour les conditions de travail.

C'est-à-dire que nous parlons d'un groupe de retraite préférentiel, donc lors du recrutement de ces postes, ils doivent être abordés avec une attention particulière.

La liste du personnel doit être cousue, marquée, sécurisée avec le sceau de l'entreprise et signée par la direction. Il doit être signé par le chef comptable et les responsables des divisions internes de l'organisation.

Si le personnel des organisations est trop important et que le document contient de nombreuses feuilles, le comptable, à sa discrétion, a le droit de signer chaque feuille individuelle ou signer une seule fois, sur la dernière feuille du document.

Après toutes ces procédures, le document est signé par la direction de l'entreprise, ou par une personne disposant de l'autorité appropriée, et est déjà en vigueur.

Découvrez les nuances de la dotation en personnel dans la vidéo :

L'arrangement régulier s'appelle type de documentation de travail, créé par les chefs d'organisations pour des activités commerciales pratiques.

Il est aussi parfois appelé remplacement à temps plein. Il contient des informations détaillées sur le personnel de l'entreprise, ainsi que sur les postes élevés.

Ce que c'est

Dans la dotation, des informations sont générées sur les postes occupés par le tableau de dotation approuvé, avec les noms, prénoms et patronymes des employés, ainsi que leurs salaires exacts.

Ce document porte également les noms suivants : remplacements de personnel et listes. La législation n'exige pas sa comptabilité obligatoire, qui doit être tenue par le service du personnel.

L'effectif est moyen pratique dossiers personnels. Le chef de l'organisation a le droit de ne pas former le document en question, pour lequel il n'est pas puni.

Selon le règlement, il n'y a pas de formulaire approuvé de la liste du personnel, par conséquent, elle est élaborée par l'organisation elle-même. Lors de sa création, ils utilisent généralement formulaire T-3.

Il est utilisé lors de l'établissement du tableau des effectifs, mais uniquement pour le premier document, des colonnes supplémentaires sont fournies. Ces colonnes enregistrent des informations sur les employés occupant certains postes.

Ces sections comprennent les noms, prénoms, patronymes, catégories d'employés qui affectent le montant du salaire, la présence d'un groupe handicapé, des informations sur les vacances et d'autres informations.

La catégorie des travailleurs est indicateur important lors du calcul des salaires, par exemple, pour un retraité et un étudiant, cela différera considérablement. Les caractéristiques énumérées ci-dessus aident lors de la compilation de rapports envoyés au gestionnaire ou de la tenue de statistiques sur des sujets importants.

Ces informations peuvent être nécessaires à la CRF, au bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, aux compagnies d'assurance et à d'autres départements. Le remplacement régulier fournit transmission rapide des données à la demande de certains organismes.

Mais la fonction principale du document en question est le suivi éventuel des postes vacants, la détermination du besoin d'une entreprise en main-d'œuvre supplémentaire, le calcul de l'effectif des employés de l'entreprise. Cela comprend également l'admission de nouveaux travailleurs dans l'organisation, y compris l'emploi à temps partiel.

La formation d'un arrangement de dotation est plus appropriée pour les organisations où effectif en constante évolution. Une telle liste constitue un excellent mécanisme pour établir un système de gestion du personnel dans une entreprise.

S'il y a un lieu de travail libre, l'employé responsable des questions liées au personnel utilise les informations de la dotation en personnel pour déterminer les employés qui sont en mesure d'effectuer des tâches de travail dans le poste vacant.

Législation ne prévoient pas l'inscription du personnel de remplacement, y compris les règles pour le remplir, mais les employeurs, lors de la création de ce document, doivent respecter certains règlements.

L'ordonnance de Rostekhnadzor n° 372 du 30 mai 2008 contient recommandations concernant les règles de compilation et de remplissage des modalités de dotation. Les paragraphes ci-dessus, où vous pouvez également en savoir plus sur les principales sous-sections, listent information nécessaire, y compris les postes d'employés aptes aux tâches de compilation du remplacement.

L'arrêté du ministère de la Culture de Russie n ° 558, adopté le 25 août 2010, contient des informations sur la dotation en personnel et la documentation de gestion standard approuvée permettant de mener à bien les activités commerciales d'une organisation particulière.

Instructions directes pour remplir la législation sur la liste du personnel ne s'installe pas. Le cas échéant, le chef d'entreprise approuve lui-même les modalités de constitution de cette liste en fonction des besoins dans la liste d'informations sur les salariés ou conformément à la réglementation professionnelle, sous réserve de leur création.

La nécessité d'utiliser

Habituellement, la liste du personnel ne contient que les noms des postes et le nombre d'employés, contrairement à l'arrangement, qui est formé dès le début par les noms du personnel travaillant.

Ainsi, dans ce document, il devient possible, sous forme de tableau, de saisir grande quantité d'informations, et accomplissez ainsi les tâches correspondantes. Les tâches possibles à effectuer comprennent :

calcul des places disponibles ;
déterminer la fréquence de mise à jour du personnel de travail;
identification des postes à temps partiel;
calcul des employés en invalidité ou en pension pour rapport au chef, ainsi qu'à la CRF.

À l'aide de la liste du personnel, vous pouvez voir une image détaillée des salaires de tous les employés. Ceci permet Simplifiez la tâche de la paie si l'employé a une certaine catégorie, classe, des incitations supplémentaires pour toute réalisation dans le service, des conditions spéciales pour l'exécution des activités de travail.

Un autre tableau d'effectifs vous permet d'enregistrer les informations liées aux congés, en faisant attention à leur disponibilité, car certains employés ont droit à des congés plusieurs fois par an. Cela s'applique aux travailleurs ayant un emploi irrégulier et des conditions de travail dangereuses.

Selon le remplacement du personnel, les employeurs peuvent assez facilement et en peu de temps fournir des données sur le personnel en activité, y compris son nombre réel, les postes vacants, les catégories préférentielles de travailleurs, les salaires. Un objectif important de la liste du personnel est de rapports assez rapides pour l'administration fiscale, la Caisse des pensions ou le Pôle emploi.

Les différences dans leur contenu sont acceptables pour le tableau et la liste des effectifs. Grâce à l'arrangement du personnel, le chef a la capacité de contrôler presque toutes les activités de l'entreprise.

Le calendrier s'appelle document facultatif, créé pour maintenir l'horaire de travail. Il est formé sous n'importe quelle forme et est compilé par un fonctionnaire du service du personnel. Le remplacement du personnel est établi conformément au formulaire établi et à l'employé directement autorisé.

Malgré le fait que la loi sur les activités de travail de la Fédération de Russie ne réglemente pas les exigences obligatoires pour l'établissement d'une liste du personnel, ce document est important lorsque les responsabilités professionnelles du personnel sont réparties par poste et non par les noms du travail effectué.

Fins de compilation

Bien que les effectifs et le calendrier de l'entreprise soient similaires, leur objectif diffère toujours:

Le rôle de l'horaire est d'approuver le nombre d'employés, en fonction du volume des tâches de travail, et de les dissoudre selon le schéma hiérarchique développé.
L'arrangement est de nature informative et sert de simplification dans l'élaboration des rapports programmés, y compris le suivi du changement de personnel ou de la présence dans l'entreprise d'employés appartenant à la catégorie préférentielle.

Différences dans les exemples

L'effectif est composé de 10 locuteurs typiques, exprimant des données essentielles sur les employés, en commençant par le titre des postes et en terminant par le montant des salaires.

L'arrangement, par rapport au document précédent, consiste en plusieurs colonnes ou plus, où vous pouvez voir des informations sur les informations personnelles des employés, les ordonnances d'octroi de congé de maternité, le transfert à un autre poste en combinaison et d'autres données.

Le document pour entrer l'arrangement standard en 1C est présenté dans les instructions.

Fonctionnalités pour 2018

À partir de 2018, la dotation continuera d'être créée selon le calendrier, en tenant compte de certaines nuances dans les sous-sections supplémentaires, dans lesquelles les données pertinentes sur les employés sont saisies.

Une exigence obligatoire sera d'indiquer dans ce document les noms des départements, les postes et les noms des employés, ainsi que les postes vacants. Les notes peuvent indiquer type d'emploi des employés: permanent, temporaire, principal ou à temps partiel.

La substitution à temps plein constituée est autorisée aussi bien sous forme papier que sur support électronique sous forme de dossier.

Habituellement, la préparation de ce document est de la responsabilité de inspecteur du service du personnel. C'est cet employé qui devrait avoir les informations nécessaires concernant l'acceptation et le mouvement des fonds de roulement de l'entreprise.

Signature, approbation, délais de conservation

Si le stockage du remplacement régulier est effectué sur un support électronique, aucune signature requise. Par conséquent, la déclaration de ce document est également pas nécessaire.

Le personnel est créé pour comptabilité interne à l'organisation. Il vous permet de présenter visuellement une image complète du personnel en activité, y compris la disponibilité des postes vacants.

Conformément à l'arrêté du ministère de la Culture de Russie n ° 558, les documents de gestion des archives générés pour le flux de travail dans les entreprises, y compris les dispositions relatives au personnel, doivent être stockés depuis 75 ans.

Ainsi, la principale signification du remplacement à temps plein est le calcul opérationnel du nombre de postes vacants, la liste actuelle des employés employés, ainsi que l'analyse des salaires approuvés.

Comment organiser une dotation ? La réponse à la question est dans la vidéo.

De l'article, vous apprendrez:

Selon la loi, il n'est pas nécessaire d'approuver une nouvelle liste du personnel chaque année. Mais généralement en décembre, ils révisent le fonds des salaires, introduisent de nouveaux taux ou éliminent ceux qui ne sont pas nécessaires. Par conséquent, la plupart des employeurs adopteront une nouvelle version du tableau des effectifs pour 2018.

Le principal inconvénient de ce document est qu'il n'est pas personnalisé et qu'il est impossible de voir l'image réelle des employés qui occupent un poste particulier. Pour ce faire, vous avez besoin d'un arrangement régulier. Nous avons préparé pour vous une feuille de calcul Excel qui conviendra à la plupart des entreprises. Cela vous aidera à déterminer qui occupe quel poste, combien de postes sont vacants dans l'entreprise et quel salaire vous payez réellement.

Comment travailler avec un arrangement régulier

Entrez le salaire réel de l'employé. L'arrangement est organisé de manière à ce que le salaire des employés soit le même. Ajuster les salaires à l'aide de fourchettes salariales est une voie dangereuse que nous ne recommandons pas (en savoir plus dans fin de l'article). Au lieu de cela, vous pouvez séparer les salaires des employés en utilisant le système d'allocation. Spécifiez le montant minimum et maximum accepté dans votre entreprise, ainsi que la taille qui a été approuvée pour cet employé. Le tableau calculera le montant total dû à l'employé. Si vous avez un système complexe d'allocations, vous pouvez prescrire des paiements supplémentaires, il existe des colonnes spéciales pour cela. Si vous ne les remplissez pas, le tableau calculera le salaire sans les prendre en compte. Un autre arrangement peut prendre en compte des coefficients régionaux et des pourcentages de majoration. Ajoutez des valeurs aux cases appropriées et elle s'additionne.

Activer les bonus des employés. Dans l'arrangement régulier, vous pouvez spécifier quatre types primes: mensuel, trimestriel, semestriel et annuel. Le tableau indiquera le montant total pour estimer le budget par employé. Si vous n'en avez pas besoin, il y a une colonne qui n'affichera que le montant mensuel que l'employé reçoit.

Vérifier si le FOT est dépassé. Pour chaque poste, indiquez le montant maximum qu'un employé peut recevoir par mois. Si, compte tenu de tous les paiements et indemnités supplémentaires, le montant réel dépasse celui prévu, le tableau le mettra en évidence en rouge. Autre caractéristique pratique : dans la dernière cellule, le tableau indiquera le montant en main moins l'impôt sur le revenu des particuliers. Cela vous permettra de ne pas chercher une calculatrice si un employé vient à déterminer combien après impôts il devrait recevoir.

Comment générer un tableau d'effectifs basé sur l'effectif

La table vous évitera un double travail et elle-même transférera tout ce qui est requis par la loi sous une forme unifiée. Il y a un bouton sur l'onglet "formulaire RH", en cliquant sur lequel vous recevrez une version complétée du tableau des effectifs. Il ne reste plus qu'à imprimer et signer avec le réalisateur. Presque tous les officiers du personnel composent le tableau des effectifs selon le formulaire unifié n ° T-3. Nous n'avons pas dérogé à cette règle, mais étant donné que le formulaire n'est pas requis par la loi, nous y avons apporté des ajustements pour le rendre plus pratique.

Nous avons supprimé les codes OKUD et OKPO. Ils avaient l'habitude d'avoir de l'importance quand les documents ont été archivés, maintenant l'entreprise est principalement identifiée par TIN. Si l'employeur ne remplit pas ou ne supprime pas cette colonne, il n'aura pas de problèmes. De plus, nous avons changé la barre d'approbation, qui nécessitait l'approbation du tableau des effectifs par ordre. Laissez le réalisateur y apposer directement sa signature. Cela élimine le besoin d'écrire un nouvel ordre de modification à chaque fois. Pour éviter les questions, approuvez le formulaire avec une commande séparée (exemple ).

Ce qu'il est important de vérifier dans le tableau des effectifs

Maintenant, en ce qui concerne les exigences formelles en matière de dotation. Dans l'exemple 2 ci-dessous, nous avons spécifié les points d'arrêt que vous devez vérifier dans votre document au cas où l'inspecteur vérifierait. Mais d'abord, regardons deux des erreurs les plus courantes.

Exemple 2. Comment remplir correctement le tableau des effectifs

Assurez-vous que les salaires des employés ne sont pas inférieurs au salaire minimum. Souvent, dans la liste du personnel, vous pouvez trouver des nombres inférieurs à la barre minimale fixée par l'État (article 133 du Code du travail de la Fédération de Russie). C'est une erreur pour laquelle vous serez condamné à une amende. Vous pouvez fixer un salaire inférieur au salaire minimum, mais vous devez ensuite enregistrer les indemnités et les majorations afin que le montant total soit supérieur ou égal au salaire minimum. L'exception concerne les allocations du nord, elles sont déjà facturées sur le salaire minimum (section 1 de l'examen de la pratique judiciaire de la Cour suprême de la Fédération de Russie pour le troisième trimestre de 2013, approuvé par le Présidium de la Cour suprême de la Fédération de Russie le 5 février 2014). En 2017, le salaire minimum dans le pays sera augmenté non pas à partir du 1er janvier, mais à partir du 1er juillet. Cependant, vérifiez le salaire minimum de votre région sur le site Web kdelo.ru/mrot.

Si le salaire des employés à bas salaire ne correspond pas au salaire minimum, dites au directeur qu'ils doivent augmenter leur salaire. Il suffit d'émettre une ordonnance à cet effet (parties trois, quatre de l'article 133 du Code du travail de la Fédération de Russie). Si cela n'est pas possible, transférez ces employés avec leur consentement à une partie du taux.

Ne laissez pas de fourchettes de salaire dans le tableau des effectifs

Au lieu d'un salaire spécifique, le tableau des effectifs prescrit souvent les montants minimum et maximum, par exemple, 20 000 à 40 000. La différence de salaire est justifiée si les employés ont des durées de service, des qualifications, des tâches, etc. différentes (première partie, article 132 du code du travail RF) 1 . Dans le même temps, l'acte local doit refléter, dans le cadre duquel l'entreprise verse un salaire particulier. Sinon, le tribunal reconnaîtra les fourches comme une discrimination et obligera à compenser la différence de salaire (article 3, 236 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il est acceptable de laisser des fourchettes dans les salaires, mais ce n'est pas un moyen sûr. L'inspecteur y prêtera certainement attention. Il est préférable d'utiliser des indemnités ou des préfixes aux postes (junior, senior, etc.).

Base normative

Conclusions importantes

Créez un tableau des effectifs sous une forme unifiée ou utilisez le vôtre. Retirez du formulaire tout ce dont vous n'avez pas besoin, ne laissez que les détails requis par la loi.

Ne laissez pas de fourchettes dans les salaires pour ne pas attirer l'attention des inspecteurs. Assurez-vous que votre salaire minimum prévu est égal ou supérieur à votre salaire minimum régional.