Comment conserver les dossiers du personnel dans l'entreprise. Comptabilité du personnel et sa bonne tenue dans l'entreprise

Comptabilité du personnel au même titre que la comptabilité comptable et fiscale, il permet de refléter des informations fiables nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Les caractéristiques de ce type de comptabilité, ainsi que les principaux documents qui y sont impliqués, seront abordés dans notre article.

Tenue des dossiers du personnel

Action dossiers du personnel implique l'exécution d'une grande quantité de documentation qui reflétera les informations à la fois séparément pour chaque employé et en général pour l'ensemble de l'entreprise, ainsi que la création de règles régissant la procédure d'activité de travail.

Action dossiers du personnel implique de fixer le nombre d'employés, ce qui n'est possible qu'avec un suivi de haute qualité de tous les mouvements. Tâche principale dossiers du personnel est la préparation de preuves documentaires d'un mouvement particulier d'un employé, allant de l'embauche, du transfert à un autre poste, de l'enregistrement du congé et se terminant par le licenciement.

Certainement, comptabilité du personnel peut être maintenu manuellement, cependant dossiers du personnel grâce à l'utilisation de logiciels vous permet de minimiser le temps de préparation de la documentation, surtout si l'entreprise compte beaucoup d'employés.

Dossiers RH

Documentation dossiers du personnel peut être à la fois obligatoire, dont la compilation est prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie, et facultative.

Vers les documents requis dossiers du personnel relater:

• ordre de travail (T-1);
• contrat avec un employé (TD-1);
• cahier de travail (décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 «sur les cahiers de travail»);

Sur les caractéristiques de la conception des cahiers de travail, voir le matériel .

• carte personnelle de l'employé (T-2);
• documents de transfert (T-5);
• ordonnance de congé (T-6);
• calendrier des vacances (T-7);
• dotation (T-3);
• feuille de temps (T-12);
• ordonnance de non-lieu (T-8).

La plupart des documents du personnel ont une forme unifiée. Certains documents que l'employeur doit développer de manière indépendante :

• convention collective;
• règles d'ordre intérieur ;
• règlements salariaux;
• règlement sur les données personnelles des employés;
• règlements sur la protection du travail;
• disposition de bonus ;

Pour plus d'informations sur les délais de conservation des documents du personnel, voir le matériel .

IMPORTANT!Selon l'art. 8 du Code du travail de la Fédération de Russie, les dispositions formées par l'organisation qui portent atteinte aux droits d'un employé ne peuvent pas être utilisées pour réglementer les relations de travail.

Tous les documents comptables préparés par un travailleur du personnel sont approuvés par le chef de l'organisation. Après cela, l'employé doit se familiariser avec eux et apposer sa signature.

Il convient de noter que dans certaines situations, la préparation de documents personnels peut être évitée : par exemple, il n'est pas nécessaire d'établir des descriptions de poste si le contrat de travail prévoit déjà la fonctionnalité du salarié. Il en va de même pour la clause salariale, qui est également facultative si le contrat précise les revenus futurs du salarié.

La présence de tel ou tel document dans les dossiers du personnel dépend des spécificités du travail d'un employé individuel et de l'entreprise dans son ensemble. Si l'entreprise prévoit un travail posté, un horaire de travail posté doit être établi. Lors de l'exécution de tâches dans des installations de haute sécurité, une clause sur la préservation des secrets commerciaux doit être écrite dans le contrat, ainsi qu'une disposition appropriée doit être rédigée, qui fixera la procédure d'accès au secret, la responsabilité de sa divulgation , ainsi que les conditions de résiliation de cet accès. Il est impératif de rédiger un contrat de pleine responsabilité avec un employé s'il est lié à des biens ou objets de valeur.

Responsabilité des infractions dans la tenue des dossiers du personnel

Le principal organisme de réglementation responsable de la bonne conduite des dossiers du personnel, est l'Inspection nationale du travail. Il est conçu pour contrôler les opérations du personnel et, si comptabilité du personnel est menée avec des violations, d'apporter à la responsabilité administrative pour violation de la législation du travail.

Les types de responsabilité suivants sont distingués (article 419 du Code du travail de la Fédération de Russie):

• Administratif - les amendes pour les fonctionnaires et les entreprises sont reflétées dans l'art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 du Code administratif de la Fédération de Russie. La responsabilité administrative survient le plus souvent en l'absence de tout document personnel nécessaire ou en sa non-soumission à la demande d'un employé ou d'une organisation.

Exemple:Ivanov I.A. a décidé de contracter un prêt. Pour ce faire, il a besoin d'une copie du cahier de travail et d'un certificat 2-NDFL. L'employeur a refusé de délivrer une copie du livret de travail. L'employé a le droit de signaler les actions illégales de l'employeur à l'inspection du travail, qui tiendra l'entreprise responsable (ses fonctionnaires) en vertu de l'art. 5.39 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 1 000 à 3 000 roubles.

• Droit civil - la peine est prévue par l'art. 15, 151 et ch. 59 du Code civil de la Fédération de Russie.

Exemple:Petrov S.F. a été blessé sur le lieu de travail. Conformément à l'art. 1085 du Code civil de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de compenser la perte de salaire pendant le séjour de l'employé en traitement, ainsi que les coûts de son traitement et de sa récupération.

• Responsabilité pénale - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 du Code pénal de la Fédération de Russie.

En outre, les documents des services du personnel peuvent être demandés par les autorités fiscales, en cas de non-présentation, la responsabilité est engagée en vertu de l'art. 126 Code fiscal de la Fédération de Russie

Résultats

Correct et ponctuel comptabilité du personnel permet à la direction de rendre l'entreprise plus efficace. Actuellement, il existe de nombreux outils logiciels qui permettent d'optimiser le temps de compilation de la documentation du personnel et d'obtenir une précision dans les données de rapport. personnelcomptabilité.

La comptabilisation des salaires dans l'entreprise et de nombreux autres points importants est basée sur des documents primaires. Si les dossiers RH sont mal livrés, cela affecte le travail de tous les départements de l'entreprise.

Toutes les nuances de son entretien et les documents nécessaires seront abordés dans cet article.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Dans toute organisation, quel que soit le nombre de personnes, il existe une obligation de tenir de tels registres. Il aide à documenter les mouvements de tout le personnel. Pour cela, il est nécessaire de connaître les documents réglementaires relatifs au travail. De plus, vous devez maîtriser les compétences de direction.

Ce type de comptabilité est conçu pour :

• répartir correctement les personnes dans les processus de travail ;
• rechercher les réserves inutilisées ;
• identifier et éliminer en temps opportun les problèmes liés au personnel.

Vous pouvez en savoir plus sur ce processus à partir de la vidéo suivante :

Comment l'organiser à partir de zéro : instructions étape par étape

Avant l'employé du service du personnel, il est toujours difficile d'organiser ce type de travail de bureau. Pour faciliter ce processus, il est important d'établir d'abord un plan de travail approximatif et de déterminer l'ordre dans lequel vous devez agir :

• La bonne décision serait d'étudier d'abord la documentation réglementaire.
• Après l'avoir étudié en détail, la préparation directe du flux de documents est effectuée. Tous les documents constitutifs sont tirés de la tête et étudiés en détail. Toute la documentation doit être conforme au constituant. Il est important de demander au chef d'entreprise quelles conditions supplémentaires il souhaite introduire dans l'horaire de travail. En fonction de ses souhaits, des documents facultatifs supplémentaires sont établis.
• Création de documents :
  • pour commencer, le réalisateur est documenté ;
  • encore compilé et ;
  • un formulaire est en cours d'élaboration, qui est conclu avec tous les employés. Il comprend tous les éléments dont l'organisation a besoin;
  • d'autres journaux et magazines importants sont en préparation ;
  • il est nécessaire de décider qui sera responsable des cahiers de travail. Alors que les gens ne sont pas officiellement embauchés, le gestionnaire sera obligé de les embaucher. En conséquence, un arrêté est pris pour prendre en charge la sécurité, le remplissage et la tête ;
  • après cela, l'admission officielle des travailleurs commence.
• Il est important d'assurer le stockage de tous les papiers du personnel et leur utilisation.

Après l'enregistrement de l'emploi du responsable du personnel, les journées de travail ordinaires commencent. Chaque jour est la présence au travail de chacun. Publié une fois par an.

Le responsable du personnel est tenu de gérer le mouvement documentaire des personnes dans l'entreprise, en préparant la documentation pertinente. De plus, il doit y avoir beaucoup d'autres papiers.

Documents requis

Un certain nombre de documents de base utilisés par un travailleur du personnel:

• Divers ordres de déplacement des employés: , traduction, et bien d'autres.
• recrutement. Son contenu doit correspondre aux données précisées dans les contrats des salariés. Si quelque chose ne correspond pas, cela indique une violation du Code du travail de la Fédération de Russie. Et cela conduit généralement à des amendes.
• Emploi du temps.
• Cahiers d'emploi. Le responsable du personnel les récupère lors de l'embauche, les inscriptions appropriées y sont faites et elles sont restituées en cas de licenciement.
• Réglementation du travail au sein de l'organisation.
• Contrats de travail. Un tel contrat est conclu avec chaque personne, il sert de début à une relation de travail. L'essentiel ici est de vérifier l'exactitude de la compilation, la présence de toutes les signatures et dates. Si des changements sont apportés aux conditions de travail, par exemple, un transfert d'un travailleur ou un changement de salaire, il est impératif de se préparer. Ils sont compilés pour chaque cas séparément.
• Horaire des vacances. Au plus tard deux semaines avant la fin de l'année, toutes les organisations doivent préparer des calendriers de vacances pour les employés. Il est important de les composer de manière à ce que le repos simultané des personnes n'affecte pas le flux de travail du service ou de l'entreprise dans son ensemble.
• Journaux comptables. De nombreux journaux sont nécessaires pour enregistrer des documents.
• Certainement en cours. Il comprend : pour travailler, des feuilles de familiarisation avec les ordres de l'employeur, une copie d'une carte d'identité, un certificat d'examen médical, des copies de diplômes et une carte d'identité militaire.
• Les descriptions d'emploi. Ils contiennent une description détaillée des droits et obligations de l'employé.
• Réglementation sur les salaires et les primes. Réglementaire, sur la base de laquelle toute la paie est faite.

Il existe encore beaucoup de documentation différente, qui est également présente dans les entreprises. Mais cela s'applique déjà à des documents spécifiques.

Qui fait ça d'habitude ?

Cette question se pose surtout dans les petites organisations. Cela est généralement effectué par un officier du personnel, car la tenue de ce dossier est une tâche plutôt difficile. Malheureusement, tous les dirigeants ne peuvent pas être persuadés d'introduire un tel poste distinct dans le personnel. À cet égard, la gestion du personnel est souvent assurée par le chef comptable ou le gestionnaire à temps partiel lui-même.

En règle générale, cela se produit dans les petites entreprises afin d'économiser de l'argent. Et cela n'a aucun sens d'introduire une unité supplémentaire dans l'État pour deux ou trois personnes. Dans ce cas, le schéma est le suivant : le manager dresse la liste des salariés, et le chef comptable calcule leurs salaires. La principale loi qui régit la relation entre un employé et un employeur est le Code du travail de la Fédération de Russie. Il définit les droits et obligations des deux parties.

Automatisation des processus

Pour la commodité de la comptabilité dans l'entreprise, le responsable doit s'occuper de l'introduction d'un programme spécial. De nos jours, il existe un grand nombre de tels systèmes, et tous sont faciles à utiliser.

Le programme largement utilisé est "1C : Entreprise". Il aide à organiser les données. Presque tous les documents sont imprimés à partir de celui-ci automatiquement. L'utilisation de technologies automatisées simplifie le processus comptable lui-même.

Nuances de propriété intellectuelle et LLC

La documentation doit toujours être en ordre. Il est important de bien le gérer et le stocker. Plusieurs nuances sont importantes à prendre en compte dans ce domaine :

• Si un entrepreneur individuel inscrit un employé pour la première fois, il devra passer par le processus d'inscription dans certains organismes territoriaux sous le statut d'employeur. Plus précisément, dans le Fonds de pension et le Fonds d'assurance sociale. Il existe certains délais pour une telle procédure :
  • 10 jours lors de l'inscription auprès de la FSS;
  • 30 jours pour l'enregistrement auprès de la CRF.

  Le nombre de jours est compté à partir du premier jour d'emploi de la première personne. Si cela n'est pas fait, l'organisation risque de lourdes amendes.

• Le gestionnaire doit faire connaître à ses employés tous les documents réglementaires contre signature. Pour cela, des magazines spéciaux sont créés, où les employés signent après avoir lu les documents. Par exemple, l'organisation doit fournir un bulletin de paie chaque mois en personne. À cet égard, il est raisonnable de commencer un livre sur l'enregistrement de leur émission. C'est pratique car en cas de conflit, c'est la signature qui prouvera que le document a été délivré.

Sanctions possibles en cas d'ignorance

En l'absence de dossiers personnels, les fonctionnaires seront tenus responsables en vertu de la loi «sur les infractions administratives». Ils sont condamnés à une amende :

• par fonctionnaire - au montant de 1 à 5 mille roubles;
• pour les personnes morales - de 30 à 50 mille roubles.

De plus, il est possible de suspendre les activités de l'organisation jusqu'à 90 jours. En cas de récidive, le manager peut être disqualifié.

Dans le cas où une organisation doit être auditée par les autorités réglementaires, il est important de s'y préparer. Pour cela, vous devez savoir :

• les autorités de contrôle doivent informer au moins trois jours à l'avance de la procédure à venir ;
• la vérification ne doit pas dépasser vingt jours ;
• les inspections sur place ne peuvent être effectuées sans superviseur.

Ce type de comptabilité est la principale composante de toute entreprise. Par conséquent, sa gestion fiable vous permet de contourner un grand nombre de problèmes.

Même la plus petite entreprise a des employés, ce qui signifie qu'il est nécessaire de conserver divers documents du personnel.

Dans les entreprises qui sont sur le marché depuis longtemps, la gestion des dossiers du personnel est généralement bien établie, mais dans les organisations nouvellement créées, tout doit être créé à partir de zéro.

Qui est en charge de l'activité dans l'entreprise ?

En règle générale, les employés du service du personnel sont chargés de la gestion des dossiers du personnel et du traitement de tous les documents, mais si l'entreprise est petite, ce travail peut être confié à l'un des employés. Il s'agit généralement d'un comptable ou.

Si l'entreprise compte un grand nombre d'employés, un service du personnel est créé, dans lequel il peut y avoir plusieurs spécialistes. Le besoin de personnel est déterminé non seulement sur la base du nombre d'employés (bien que ce soit le facteur principal), mais également sur les spécificités de l'entreprise elle-même. Ainsi, dans une organisation avec une production nocive et dangereuse, les agents du personnel auront plus de travail.

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Collecte de la base législative et des documents réglementaires nécessaires

La première chose à faire lors de la création d'un flux de travail personnel à partir de zéro est de décider quels documents doivent être. Il y a des documents qui doivent être obligatoires dans chaque entreprise, et il y a ceux qui ne sont requis que pour effectuer un certain type de travail ou d'activité de l'entreprise.

Soit dit en passant, les documents réglementaires eux-mêmes, réglementant la disponibilité des composants de la documentation du personnel, ne seront pas non plus superflus à stocker dans un dossier séparé, de sorte que, si nécessaire, ils soient toujours à portée de main.

Ordres en termes de personnel et de personnel. Les ordonnances du personnel comprennent les ordonnances relatives au mouvement des travailleurs :, licenciement, et. Ces arrêtés font référence à l'ancienneté et sont donc conservés pendant 75 ans.

Pour ordres du personnel tous les autres incluent :

• vacances;
• primes;
• voyage d'affaire;
• sanctions disciplinaires, etc.

Durée de conservation ces commandes est de 3 à 5 ans.

Il est plus avantageux pour ces deux types d'avoir deux dossiers distincts.

Le prochain document obligatoire est, qui reflète toutes les informations de base sur l'employé. Ces cartes peuvent être conservées soit séparément, soit dans le dossier personnel de l'employé.

Le troisième document requis est . Actuellement, selon la législation, même un entrepreneur individuel doit établir des cahiers de travail, sans parler des entreprises d'autres formes de propriété. L'employeur doit délivrer un livret de travail dans les trois jours à compter de la date d'acceptation du salarié.

Puisque les cahiers de travail le sont, il est impératif de les conserver. Ce livre a également été conservé pendant 75 ans.

Le prochain document requis est . Il doit être conclu avec chaque salarié embauché, quelle qu'en soit la durée.

Une fois que de nouveaux emplois sont créés, il est nécessaire d'occuper un emploi spécial pour chacun d'eux. Les documents liés au SOUT sont conservés jusqu'à leur remplacement par de nouveaux, en règle générale une fois tous les 5 ans.

Pour autres documents obligatoires s'applique à:

Il existe également des documents que la loi n'oblige pas à conserver, mais, néanmoins, presque tous les employeurs en ont, c'est le livre de base des commandes.

Collecte et étude des documents constitutifs

Après avoir décidé des documents généraux obligatoires, vous devez décider du reste des documents. Pour ce faire, vous devez étudier tous les documents statutaires régissant les activités et le processus de production de l'entreprise.

Ici, les documents peuvent être très différents. Par exemple, si les salariés ont également droit aux EPI, il est impératif d'approuver par arrêté ou autre document administratif la liste et les modalités de leur fourniture à la catégorie de travailleurs.

S'il y a des personnes dans l'entreprise qui ont des horaires de travail irréguliers, travaillent la nuit, travaillent dans des conditions nocives et dangereuses, il est alors nécessaire de documenter les avantages et les compensations qui leur sont dus.

Faire une liste de documents

Lorsque la liste complète des documents nécessaires est déterminée, vous pouvez commencer à rédiger le règlement sur la conduite de la gestion des dossiers du personnel.

Cette disposition énumère tous les documents nécessaires, la procédure pour leurs périodes de conservation et de stockage. Cette disposition n'est pas obligatoire, mais facilite grandement le travail du service du personnel.

Inscription au poste de directeur

Si une entreprise est créée de toutes pièces, la première personne à être enregistrée est le chef d'entreprise.

C'est lui qui conclut ensuite les contrats de travail avec le reste des salariés. Si le poste de directeur est électif, par concours, alors le président de l'organe élu conclut, si l'entreprise a des fondateurs, alors ils signent le contrat. Si le chef est à la fois l'unique fondateur ou l'entrepreneur individuel, il signe un contrat de travail à la fois pour le salarié et pour l'employeur.

Quoi qu'il en soit, la conclusion d'un contrat de travail et l'exécution d'une ordonnance d'admission sont des procédures obligatoires.

Elaboration des réglementations locales

Afin de déterminer quels postes et combien d'entre eux sont nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, un recrutement. Il existe un formulaire unifié pour cela, et bien qu'il ne soit pas nécessaire de l'utiliser, il est très pratique.

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires si vous le souhaitez. La liste du personnel indique le nom du poste, le nombre requis d'unités de personnel, le salaire ou la forme de rémunération et les indemnités requises. Tous les postes du tableau des effectifs sont indiqués, en commençant par le plus important et en terminant par le personnel de soutien.

À horaire de travail tout d'abord, le calendrier de travail de l'entreprise est indiqué, s'il existe des horaires de travail, ils sont signés en détail. Ce document peut également indiquer les exigences relatives à l'apparence et au comportement des employés, à l'éthique de l'entreprise, etc.

Élaboration d'un modèle type de contrat de travail

Le contrat de travail doit comporter toutes les principales dispositions énumérées dans le code du travail.

Ici s'applique:

En plus de ces points, l'employeur peut inclure dans le contrat de travail tout autre point non contraire à la loi.

Elaboration des pièces comptables

Tous les registres avant de commencer à les utiliser besoin de se préparer. À savoir, chaque magazine doit être numéroté et scellé. Les feuilles sont numérotées par numérotation continue, de la première à la dernière. Ensuite, toutes les feuilles, à l'exception de la couverture, sont cousues avec un fil et deux queues sont sorties jusqu'à la dernière page de garde. Ils sont scellés par un morceau de papier, mais qui indique le nombre de feuilles et est signé par le responsable ou la personne chargée de tenir le journal.

Chaque journal indique la date de son début, et le nom de l'organisation est requis.

Nomination d'une personne responsable de la tenue des cahiers de travail

Cahiers d'emploi sont l'un des documents les plus importants des dossiers du personnel et appartiennent à des formulaires de rapport stricts, ils doivent être traités avec soin. Ils doivent être conservés dans un coffre-fort verrouillé.

Pour tenir à jour les cahiers de travail, une personne responsable est nommée qui les remplit et est responsable du stockage. La responsabilité est attribuée à l'employé par ordre de l'organisation.

Recrutement d'employés

Pour chaque employé, il est nécessaire d'effectuer une certaine séquence de travail:

• accueil des employés;
• familiarisation du salarié avec tous les documents réglementaires locaux, réglementations sur les rémunérations, règlement intérieur du travail, convention collective, etc. ;
• enregistrement d'un contrat de travail, sa signature. Assurez-vous de mettre une note dans le contrat de travail indiquant que l'employé a reçu un cent deuxième exemplaire entre ses mains;
• délivrance d'une ordonnance d'emploi;
• remplir une carte T-2 personnelle et constituer un dossier personnel. Il comprend les documents suivants : une demande d'admission, des copies de documents personnels, une copie de l'arrêté d'admission, une carte personnelle, des documents sur l'éducation et les qualifications, un contrat de travail et d'autres documents nécessaires.
• transfert au service comptable de tous les documents nécessaires à l'employé pour la régularisation.

La liste de lecture vidéo suivante fournit des conseils sur la façon de gérer les dossiers RH :

La définition générale dit que la gestion des dossiers du personnel est le processus d'enregistrement et de maintenance des documents du personnel. Ce sujet concerne à la fois les entrepreneurs individuels et les personnes morales. La paperasserie a des normes législatives strictes et les règles décrites doivent être prises en compte par tous les responsables, services du personnel des entreprises. Grâce à la gestion des dossiers du personnel, il sera possible d'optimiser le processus de gestion du personnel, d'améliorer le travail de chaque équipe et de simplifier la procédure de déclaration.

Qu'est-ce que la gestion des RH

Les bases de la gestion des dossiers du personnel comprennent l'ensemble du processus de préparation des papiers, de leur remplissage, des rapports sur le personnel qui travaille dans l'entreprise. Chaque émission est juridiquement contraignante, y compris celles qui sont formées sur la base de la demande d'un employé. La production de personnel est souvent effectuée par le service du personnel, dont les fonctions sont telles que le travail du personnel :

• paie;
• enregistrement des vacances, congés de maladie;
• émission de références.

Buts et objectifs

Missions et objectifs de ce service RH :

Direction de travail	Tâches des employés
Comptabilité, enregistrement, contrôle	Tenue de registres du nombre d'employés, inscription au travail, licenciement
Réglementation du travail	Familiarisation avec les tâches, choix du lieu de travail, des locaux
Coordination, formation	Conduite de cours, formation, perfectionnement, recyclage, vérification des performances
Travailler avec des documents	Les spécialistes de ce département sont engagés dans la préparation de documents, de livres, d'horaires de travail, de registres, de rapports
Organisme	Organisation des activités selon les consignes

Réglementation légale

Le travail du personnel est réglementé par un certain nombre de lois réglementaires, d'ordonnances et d'un ensemble de règles au niveau régional ou national. Le non-respect des exigences spécifiées dans le cadre réglementaire constitue une violation. Les principales réglementations pour la conduite de la production de personnel:

• règlement de l'État sur les cahiers de travail (2003);
• règles de travail de bureau et de gestion des documents à partir de 2009 ;
• les instructions fédérales pour la gestion des documents concernant les employés ;
• prescriptions générales, qui sont approuvées par arrêté des ministères.

Base législative de l'entreprise

Chaque entreprise utilise un certain nombre de documents qui réglementent le travail de tout le personnel. La circulation des documents et leur préparation s'effectuent selon les instructions, le cadre réglementaire prescrit ci-dessus. Le cadre juridique de l'entreprise est divisé en cinq grandes catégories, régies par les arrêtés internes de l'entreprise :

• charte d'entreprise;
• horaire de travail;
• réglementation sur la protection des données personnelles;
• la protection du travail (réglementée par le décret fédéral sur les archives);
• horaire de travail du personnel (et documents sur le personnel).

Flux de documents du personnel dans l'organisation

Les systèmes comptables unifiés pour les papiers dans les entreprises sont divisés en trois catégories principales, parmi lesquelles les règlements internes, la dotation en personnel et les règlements sur la rémunération. La première catégorie comprend le chiffre d'affaires des papiers selon le calendrier des vacances, en remplissant des documents sur le calendrier de travail. Le deuxième paragraphe est plus global et contient une disposition sur la préparation des contrats et des documents de politique comptable. Le règlement sur la rémunération régit toutes les questions concernant le paiement des salaires, des primes, des congés de maladie, des vacances et des indemnités de licenciement en cas de licenciement.

Dotation sous forme de T-3

Le tableau des effectifs du formulaire T-3 est un type de document unique qui décrit l'ensemble de la structure du personnel d'une entreprise ou d'une société. Les colonnes contiennent des données sur le nom complet, le poste de l'employé, l'unité où il est répertorié. Selon les normes réglementaires et législatives, le salaire officiel d'un spécialiste y est prescrit. Tout changement dans le processus d'inscription doit être inscrit par le service comptable dans ce tableau d'effectifs du formulaire T3. Les instructions de remplissage contiennent toujours des recommandations pour chaque colonne. Au total, le document comprend 5 points d'information.

Plan de travail

L'horaire de travail est un document qui approuve la routine quotidienne d'un spécialiste. Le workflow régule le planning du manager. Il comprend des éléments sur la nécessité d'une inspection en vertu de la législation actuelle, sur le déjeuner et les pauses, et sur les rapports. Dans certaines entreprises, le greffier exige qu'un procès-verbal soit établi chaque semaine ou chaque mois (le document doit être confirmé par les signatures du salarié et du greffier après vérification). Le plan, le calendrier du calendrier sont formés pour la future période de travail. Enregistrement des heures de travail des employés.

Contrat d'embauche

Un contrat de travail est un document de droit civil conclu entre un futur employé et un employeur. Les formulaires modèles pour ce type de document ne sont pas attendus, et l'accord est rempli sous forme libre indiquant les qualifications (poste) et la période de travail. Le résultat souhaité y est également écrit. Selon les normes juridiques, ce type de document est très similaire à un document contractuel, car il prescrit le résultat final du travail, et non sa structure. Pour licencier des employés, il vous suffit de finaliser avant l'expiration du contrat.

Ordres du personnel

La réintégration des salariés dans les postes, l'embauche de spécialistes s'effectuent selon les ordres du personnel. Ce type de document prescrit la nomination du personnel au poste et d'autres mouvements de spécialistes dans les départements. Les employés du service du personnel et l'équipe de direction participent à l'élaboration des instructions et des ordres. Les gestionnaires/administrateurs de l'entreprise prennent des décisions locales. Les commandes ont un formulaire unique, celui-ci est fixé par le cadre réglementaire. Selon la durée de conservation des papiers, ils doivent être conservés au service comptabilité ou au service du personnel jusqu'à cinq ans ou plus (selon le type de commande).

Les descriptions d'emploi

Les descriptions de poste sont un document qui prescrit la responsabilité des parties (employé et employeur) et contient également des données sur les instructions et les devoirs d'un spécialiste particulier dans son poste. Ils sont confirmés par le sceau de l'organisation et la signature de la personne responsable. Trois exemplaires sont nécessaires pour ce document. L'un reste dans le service du personnel, l'autre avec l'artiste lui-même et le troisième avec le directeur ou l'administrateur d'un service particulier. Le but de cette commande est d'optimiser les processus de gestion du personnel dans l'entreprise.

Comment organiser le travail de bureau dans le service du personnel

Une bonne gestion des ressources humaines implique un haut niveau de responsabilité. Le personnel des ressources humaines doit s'assurer que les dates de signature correspondent aux dates réelles. Vous pouvez confier la tenue des cahiers de travail et autres documents du personnel à des sociétés de sous-traitance. Responsabilités des responsables RH :

• former un horaire de travail, une documentation comptable liée aux vacances;
• rédiger des documents pour la protection du travail (requis pour les organes de l'État);
• préparer et émettre des commandes;
• Calculez la masse salariale et contrôlez le versement des primes.

départements des ressources humaines

Le service du personnel à temps plein est effectué lorsque toute la comptabilité et tous les enregistrements sont effectués uniquement par des personnes embauchées à temps plein du service du personnel. Ce mode de paperasserie est pertinent pour les entreprises et les sociétés ayant un effectif de 20 à 30 personnes. Les normes de l'État exigent le strict respect de la forme de toutes les commandes et autres exigences, sinon une personne morale peut recevoir une amende. Dans le secteur des services, où une entité juridique compte jusqu'à 30 personnes, il est plus rentable de recourir aux services d'entreprises de sous-traitance.

Implication de spécialistes d'une entreprise de sous-traitance pour le travail du personnel

L'embauche d'une société de RH externalisée permettra d'économiser de l'argent et de réduire l'effectif global. Des spécialistes indépendants effectuent tout le volume de travail nécessaire à la préparation des commandes, des horaires. Ils tiennent également un journal spécial et réglementent le travail de chaque spécialiste de l'entreprise. La gestion externalisée des dossiers RH est marquée par le fait qu'une personne morale ne dispose pas de son propre service RH, mais confie cette tâche à une équipe distincte moyennant des frais modérés.

Comptabilité du personnel à partir de zéro étape par étape

Pour conserver les archives des documents du service du personnel, du matériel de bureau et un bureau sont nécessaires. Il est important d'avoir un coffre fort. L'arrêté doit nommer le responsable du système de gestion des documents. Après cela, des actes internes sont formés. Pour chaque employé de l'entreprise, vous devez créer un dossier séparé où sera stocké son cahier de travail. La gestion des dossiers du personnel nécessite la conservation de cette documentation pendant toute la période de travail d'un spécialiste dans un poste. Tout au long de l'activité du service, les informations sont saisies dans des livres, des commandes sont établies.

Exigences pour les employés des RH

La gestion des dossiers du personnel est un processus relativement complexe qui nécessite certaines compétences théoriques et pratiques. Le cadre réglementaire de ce poste contient une liste de conditions dans lesquelles un spécialiste peut occuper ce poste. Les établissements d'enseignement ne distinguent pas un profil distinct en tant que travail de bureau du personnel. Les gestionnaires et les administrateurs conviennent aux activités du service du personnel. Ainsi, les employeurs nomment des personnes ayant une formation juridique, en protection de l'information ou en gestion de documents.

Droits et obligations d'un agent du personnel

La première obligation de ces fonctionnaires est de connaître le cadre légal, de se conformer aux règles comptables établies. Ci-dessus se trouvaient les articles, les lois fédérales qui doivent être suivies lors de la gestion des dossiers du personnel. Le responsable du personnel a le droit de recevoir des informations des employés, de consulter les dossiers personnels, de consulter le livre comptable (salaire). Les pouvoirs des spécialistes de ce profil comprennent l'apposition de signatures, la collaboration avec les employeurs pour améliorer l'efficacité du personnel.

Gestion des dossiers du personnel

Aujourd'hui, la gestion des dossiers RH est réalisée à la fois sous forme écrite et sous forme numérique. La documentation est signée personnellement par les employés autorisés. Pour la documentation, des normes d'État sont utilisées, qui unifient tous les modèles et formulaires. Il est nécessaire de prendre en compte les normes GOST R 6.30-2003 et GOST R 7.0.8-2013. Les papiers importants sont stockés dans des dossiers spéciaux ou des coffres-forts métalliques. En fonction de la portée et de la taille de l'entreprise, les spécialistes doivent respecter différentes exigences en matière de fréquence des rapports.

Recherche et enregistrement du personnel

Dans un premier temps, avant d'inscrire des employés, vous devez trouver du personnel spécialisé qui répondrait à des critères stricts (ils doivent être liés aux spécificités du travail). Pour ce faire, utilisez les bureaux spécialisés, les agences, les sites de recherche d'emploi, les bourses du travail ou les annonces privées dans les journaux, dans les médias, sur les sites Web. Après cela, les documents personnels obligatoires sont établis, l'enregistrement est effectué, un contrat de travail ou un contrat de travail est signé.

Les étapes de l'embauche

Les procédures d'inscription des personnes à un poste commencent par la saisie des données sur le demandeur d'emploi dans un journal spécial. La fiche de rapport enregistre des informations sur l'expérience, la durée du service et le poste occupé précédemment. Après approbation, une ordonnance est rédigée pour nommer une personne à un poste particulier. La dernière étape est la constitution d'un dossier personnel, l'élaboration d'un dossier dans une entreprise, un département. Le contrat contient des informations sur les fonctions, sur le salaire du poste.

Cartes personnelles et constitution du dossier personnel d'un salarié

Les types de documents personnels incluent la carte personnelle d'un employé. Il contient toutes les informations concernant l'état civil, le nom complet, une photographie y est collée, la date de naissance est prescrite. Tout cela est fait par les employeurs afin de constituer un ensemble de données sur chaque membre du personnel de l'entreprise. Conformément à la loi, ces données ne peuvent être cédées à des tiers. Des classeurs, des armoires ou encore des coffres-forts métalliques servent à la réalisation d'un dossier personnel (selon le niveau d'équipement du bureau de l'entreprise).

Revues RH

Les produits imprimés sur papier aident à systématiser les rapports, à simplifier le flux de documents. La documentation sous forme de journaux commerciaux comprend les types suivants :

• pour le contrôle des documents, papiers qui sont remis à une société ou entreprise;
• maîtriser le temps, les périodes de déplacements professionnels ;
• pour contrôler toutes les notes, déclarations ;
• registres pour assurer la sécurité des cahiers de travail.

Maintenance des cahiers de travail

La gestion des dossiers du personnel oblige les spécialistes à tenir des registres du livre de travail. Tous les enregistrements sont conservés si la personne de l'entreprise est officiellement enregistrée. Le livret de travail est remis au salarié lors de son licenciement. Cette documentation enregistre tous les changements concernant le poste, les récompenses. La formation à la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro comprend des éléments obligatoires sur la conception correcte des cahiers de travail. Toute erreur est corrigée par les membres du personnel des ressources humaines. S'ils sont trouvés, les spécialistes peuvent être accusés d'une infraction administrative.

Organisation et stockage des documents

Des normes législatives distinctes ont été créées pour l'audit et le stockage des documents. Il est important de mentionner l'article 17 de la loi fédérale sur l'archivage. Il prescrit la nécessité pour la direction des sociétés et des entreprises de veiller à la sécurité des documents d'archives dans le délai prescrit. La période de stockage est prescrite par la loi et est conforme aux normes nationales. Pour assurer l'intégrité de la documentation papier, des coffres-forts et des armoires métalliques ignifuges sont utilisés.

Si nécessaire, les données des documents sont transférées au Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. L'automatisation, la numérisation de la circulation des papiers est l'un des axes prioritaires dans l'optimisation du processus de gestion du travail de l'Etat. Aujourd'hui, la plupart des rapports ne se font pas sur papier. Cela ne supprime pas l'obligation des chefs d'entreprises, des dirigeants de conserver les archives pendant un, trois, cinq ans ou plus.

Dossiers personnels électroniques

Lors de l'utilisation des dossiers personnels électroniques, il est important de respecter les conditions de sécurité des documents, de réduire l'accès aux archives en vertu de la loi sur la protection des données personnelles. La comptabilité électronique de la documentation présente un certain nombre d'avantages:

1. accès rapide aux documents;
2. protection par mot de passe des fichiers ;
3. il n'est pas nécessaire d'acheter des coffres-forts pour économiser des papiers ;
4. économiser de l'espace au bureau - le disque dur peut stocker 10 000 documents ou plus ;
5. gain de temps - vous pouvez signer, trouver n'importe quel document en 1-2 minutes dans l'archive du disque dur de votre ordinateur.

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Découvrez comment les dossiers du personnel sont conservés dans l'organisation et pour quelles raisons ils peuvent être condamnés à une amende. Téléchargez le manuel de gestion des dossiers RH ou organisez vous-même la comptabilité.

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Quels sont les documents personnels obligatoires que l'employeur établit

Toute entreprise qui utilise de la main-d'œuvre salariée est tenue de tenir des registres du personnel. Le travail avec le personnel s'accompagne de l'exécution de nombreux documents, de la liste du personnel aux ordres de personnel. La tâche du responsable du personnel est d'établir les documents du service du personnel en temps opportun et de manière correcte, d'y apporter les modifications nécessaires et de vérifier le respect de la législation en vigueur.

Une instruction bien structurée sur la gestion des dossiers du personnel, rédigée en tenant compte du nouveau GOST, minimisera le risque d'erreurs grossières dans le travail avec le personnel.

Commencer la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro, préparer les documents obligatoires du service du personnel, sans lesquels un travail à part entière avec le personnel est tout simplement impossible.

Documents RH requis :

• contrats de travail;
• descriptions de poste (si nécessaire);
• réglementations locales;
• cartes personnelles des employés;
• commandes du personnel;
• commandes pour le cœur de métier ;
• recrutement;
• calendrier des vacances;
• livres et journaux comptables;
• emploi du temps .

Contrat de travail

Le document principal dans le travail d'un officier du personnel. Confirme l'existence d'une relation de travail, établit les droits et obligations des parties. Il n'existe pas de forme unifiée unique de contrat de travail, bien qu'il existe un formulaire standard pour les micro-entreprises. D'autres employeurs peuvent s'en inspirer. La loi n'interdit pas de rédiger des contrats de travail de forme libre s'ils contiennent toutes les conditions obligatoires et les informations sur les parties.

Conditions obligatoires du contrat de travail :

• fonction de travail indiquant le poste ou le type de travail;
• lieu de travail et conditions de travail;
• rémunération avec indication du tarif ou du salaire;
• condition d'assurance sociale obligatoire.

Refléter dans le contrat de travail la nature et le mode de travail, s'ils diffèrent des habituels. Inscrire toutes les garanties et indemnisations exigées par la loi. Dans un contrat à durée déterminée, veillez à indiquer la durée de validité et les raisons pour lesquelles les parties n'ont pas pu établir une relation de travail à durée indéterminée.

Informations obligatoires du contrat de travail :

• Nom complet de l'employé et nom de l'employeur (pour les particuliers - nom complet);
• des données sur des documents prouvant l'identité du salarié et de l'employeur-individuel ;
• NIF de l'employeur (sauf pour les personnes n'ayant pas le statut d'entrepreneur) ;
• des informations sur la personne qui signe le contrat au nom de l'employeur ;
• lieu et date du document.

Les descriptions d'emploi

Malgré l'absence de références à ce document dans le Code du travail de la Fédération de Russie, les organes de l'État élaborent sans faute un ensemble de descriptions de poste (loi n ° 79-FZ du 27 juillet 2004), et il est hautement souhaitable que les organisations commerciales fais ça.

La présence de fiches de poste permet :

• répartir avec compétence les responsabilités entre des postes similaires ;
• prouver devant le tribunal ou le parquet la légitimité de la sanction disciplinaire ;
• justifier;
• certifier correctement le personnel pour le respect de ses positions.

Attention! Les instructions sont écrites pour des postes, pas pour des employés spécifiques, alors ne les personnalisez pas. Si un employé démissionne ou est muté, les instructions devront être approuvées à nouveau. Pour la même raison, il est préférable de l'approuver comme un document indépendant, et non comme une annexe à un contrat ou à une convention de travail.

Réglementations locales (LNA)

Il y en a des obligatoires et des facultatifs. L'inspecteur GIT a le droit de demander les réglementations locales lors de l'inspection, et si un document n'est pas disponible ou s'il est exécuté avec des erreurs, l'employeur peut être condamné à une amende ou à une ordonnance.

Inclure obligatoirement tous les LNA mentionnés dans le code du travail :

• réglementation sur la rémunération, si les conditions de rémunération ne sont pas reflétées dans la convention collective ou un autre acte local (article 135 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• règlement sur les données personnelles des employés (article 86 du Code du travail de la Fédération de Russie);
• (Article 189 du Code du travail de la Fédération de Russie).

S'il existe des postes avec des horaires de travail irréguliers dans l'État, une liste des employés soumis à un régime de travail spécial doit être approuvée (articles 57, 101 du Code du travail de la Fédération de Russie). Si l'entreprise envoie du personnel pour une formation de recyclage ou de perfectionnement - le règlement sur la procédure et les conditions de passage de la formation professionnelle (article 196 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Des LNA facultatives sont émises au besoin. Pour encadrer clairement les processus de travail, développer des documents internes complémentaires : dispositions sur les primes, les voyages d'affaires, le mentorat, la politique sociale, le recrutement, etc. Il n'y a pas d'exigences unifiées pour la conception et la structure des actes locaux, soyez guidé par le GOST actuel et certifiez correctement chaque document.

Cartes personnelles des employés

Tout employeur, quels que soient sa forme juridique et son domaine d'activité, est tenu de créer une carte personnelle pour chaque salarié. Utilisez le formulaire T-2 unifié ou créez votre propre formulaire. Pour l'enregistrement des fonctionnaires, un formulaire spécial T-2GS a été développé.

N'oubliez pas de familiariser l'employé avec le contenu de la carte personnelle sous la signature immédiatement après le remplissage initial, puis - après avoir fait de nouvelles entrées sur le transfert (y compris temporaire), le licenciement, le changement de nom du poste.

Attention! La carte personnelle est clôturée après la résiliation du contrat de travail sur la base duquel elle a été entamée. Si vous embauchez un employé qui a déjà travaillé dans l'organisation, créez une nouvelle carte pour lui.

Commandes pour le personnel

Les embauches, les déplacements professionnels, les licenciements, les primes, les congés et autres procédures relatives au personnel sont formalisés par des arrêtés. Il s'agit du document le plus important de tout service du personnel, sur la base duquel les entrées sont effectuées dans les comptes personnels, les cahiers de travail, les cartes personnelles.

Certaines ordonnances sont établies sous une forme tabulaire unifiée. Si la commande ne concerne pas un, mais plusieurs salariés à la fois, un formulaire marqué « a » est utilisé :

Tableau 1. Ordonnances émises sur des formulaires tabulaires unifiés

	Type et nom du formulaire
T-9 ou T-9	Ordonnance d'envoi d'un ou plusieurs salariés en déplacement professionnel
T-11 ou T-11a	Ordonnance pour encourager un ou plusieurs employés
T-8 ou T-8a	Une ordonnance de licenciement d'un ou plusieurs salariés
T-6 ou T-6a	Ordonnance d'accorder un congé à un ou plusieurs salariés
T-5 ou T-5a	Ordonnance de transfert d'un ou plusieurs salariés à un autre poste
T-1 ou T-1a	Une ordonnance d'embauche d'un ou plusieurs employés pour travailler

Attention! Au lieu de formulaires unifiés, vous pouvez utiliser des formulaires approuvés par l'employeur s'ils contiennent tous les détails requis.

Les commandes restantes sont émises sous forme de texte. Si vous avez besoin de rappeler un employé de vacances ou de l'envoyer à des cours de perfectionnement, de le réintégrer au travail ou de rédiger une ordonnance sous forme libre.

L'ordre prend force de loi en certifiant les détails - la signature personnelle du directeur général ou d'un autre fonctionnaire autorisé à signer les ordres. En plus de la signature, le sceau de l'organisation (le cas échéant) est apposé. Les documents administratifs entrent en vigueur dès leur signature ou à partir de la date qui y est indiquée.

Attention! Les arrêtés de nomination des dirigeants - le directeur général, ses adjoints, le chef comptable et les autres fonctionnaires mentionnés dans la charte - font référence à des arrêtés portant sur les activités de base, et non sur le personnel.

Commandes pour le cœur de métier

Il s'agit de tous les arrêtés écrits qui ne concernent pas le personnel ou les questions administratives et économiques : sur l'introduction de réglementations locales ou d'amendements à la LNA existante, sur la création de nouveaux postes et la conduite des inspections. L'exécution de ces ordres peut être confiée à la fois au secrétaire de l'organisation et aux responsables du personnel.

recrutement

Il caractérise la composition du personnel de l'entreprise : structure organisationnelle, nombre et composition du personnel, rémunération pour tous les postes. Pour l'inscription, utilisez le formulaire T-3 unifié ou créez votre propre modèle. La période de validité du document peut être omise, mais si elle est limitée, n'oubliez pas d'établir un nouveau tableau des effectifs à la date indiquée.

Exemple de dotation à durée limitée

Entrez dans le document tous les postes disponibles dans l'entreprise, y compris les postes vacants, temporaires et saisonniers. La loi interdit d'embaucher des salariés pour des postes non prévus par le tableau des effectifs (lettre Rostrud n°PG/13229-6-1 du 21/01/2014).

Écrivez les noms des postes en russe et sans abréviations, indiquez le salaire exact pour chacun - les fourchettes de salaire sont inacceptables. Les postes liés à la rémunération, aux avantages ou aux restrictions doivent respecter les normes professionnelles et les référentiels tarifaires et de qualification (lettre du ministère du travail n° 14-0/10/B-2253 du 04.04.2016). L'expert du magazine "Personnel Business" racontera

Attention! Pour des erreurs dans le tableau des effectifs, l'entreprise encourt une amende en vertu de l'article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Horaire des vacances

Il est établi annuellement et fixe les modalités d'octroi des congés annuels payés à tous les salariés de l'organisme. Prenez le formulaire T-7 unifié ou votre propre modèle comme base.

Pour éviter les réclamations sur le document, procédez dans l'ordre :

1. Découvrez les souhaits des employés. Demandez aux chefs de service de collecter des informations sur chaque unité structurelle.
2. Vérifiez s'il y a des bénéficiaires parmi le personnel qui ont le droit de prendre des vacances à tout moment opportun. Il s'agit notamment des femmes enceintes, des mineurs et de certaines autres catégories de travailleurs.
3. Faire un planning récapitulatif préliminaire. Entrez dans le document tous les employés, y compris les employés à temps partiel externes et internes, ainsi que ceux dont le congé de maternité se termine l'année prochaine.
4. Accepter et approuver le calendrier.Émettez une commande séparée ou apposez le cachet d'approbation sur le document lui-même, familiarisez-le avec les employés sous signature (lettre Rostrud n ° PG / 5883-6-1 du 08/01/2012).

Qui est responsable de l'administration des ressources humaines

Dans les microentreprises et les start-ups, l'ensemble de l'administration RH incombe généralement à une seule personne. Il s'agit généralement du directeur de l'entreprise ou de son adjoint. Mais à mesure que l'entreprise se développe et que le personnel se développe, la quantité de paperasse augmente également. À ce stade, un poste à temps plein devrait être attribué à un spécialiste du personnel qui connaît bien les bases de la gestion des dossiers du personnel et consacre tout son temps de travail au travail avec le personnel.

Dans les grandes entreprises dotées d'une structure organisationnelle complexe, un service distinct est engagé dans la gestion des dossiers du personnel.

Si l'organisation a des divisions structurelles distinctes, par exemple des succursales dans d'autres villes et régions, il existe deux façons de conserver les dossiers du personnel. Plus coûteux - créer un poste de responsable du personnel dans chaque agence, plus rentable, mais associé à certaines difficultés - à gérer avec le service du personnel au siège, ayant mis en place un travail par scans et courrier. Qu'est-ce que c'est, lire dans le magazine "Personnel Business".

Tableau 2. Avantages et inconvénients des différents modes d'organisation de l'AC en agence

Procédure	Le CD est réalisé au siège social	Le CD est réalisé dans les succursales
Formalités administratives	Il est difficile de respecter les délais, le transfert des documents originaux prend du temps	Les délais sont respectés, le droit de signature est délégué au chef d'agence
Nomination des employés responsables de la gestion des dossiers du personnel (KD)	Il est généralement facile de trouver le bon employé avec les bonnes qualifications	Comme il y a moins d'employés dans les succursales, il est difficile de choisir une personne responsable de l'AC
Recrutement pour faire des heures supplémentaires ou le week-end	Il n'est pas toujours possible de délivrer rapidement tous les documents nécessaires et de les remettre au service à temps	Pas de problème : il vous suffit d'obtenir le consentement de l'employé et de remplir tous les documents sur place
Remise des documents aux salariés en cas de licenciement	Besoin de plus de temps pour la livraison, il y a un risque de perte lors de l'envoi par la poste	Les documents peuvent être délivrés rapidement, sans violer les délais établis

Organisation du travail de bureau du personnel par vous-même: instructions étape par étape

Comment organiser le travail avec le personnel dans une entreprise nouvellement créée ou restaurer après un prédécesseur ? La nouvelle instruction sur la gestion des dossiers du personnel, élaborée en tenant compte des normes de la législation en vigueur, vous aidera à ne rien manquer.

Procédez étape par étape :

Étape 1. Créer un cadre réglementaire. Tout d'abord, laissez-vous guider par les exigences du Code du travail de la Fédération de Russie - le principal ensemble de lois du travail qui régissent de nombreux processus de personnel: embauche, octroi de congés, droits et obligations des parties à un contrat de travail, procédure de calculer les salaires, etc.

Tenez également compte des règles établies par :

• Décret du Comité national des statistiques n° 1 du 01/05/2004- sur l'utilisation des formes unifiées de comptabilité primaire et des mentions obligatoires ;
• Dans une petite entreprise, toutes les questions liées à la gestion des dossiers du personnel peuvent être traitées par une seule personne - un responsable du personnel, une secrétaire ou un directeur. Ensuite, c'est lui qui est responsable de la tenue et du stockage des cahiers de travail. Mais si la quantité de travail est importante, il est préférable de répartir les domaines de responsabilité entre plusieurs employés. Par exemple, nommez l'un des agents du personnel responsable de la tenue et de la comptabilité des cahiers de travail et confiez à un autre le travail de compilation des commandes du personnel.

  Modèle d'arrêté portant nomination d'un fonctionnaire responsable des cahiers de travail

  
  

  Étape 3. Faites une liste des documents personnels requis. Incluez-y les réglementations locales et autres documents dont l'inspecteur GIT vérifiera définitivement la présence lors de la prochaine visite: dotation en personnel, calendrier des vacances, feuille de temps, cartes personnelles des employés. Si l'organisation envisage d'abandonner les formulaires unifiés, émettez une ordonnance pour développer ses propres formulaires.

  Étape 4. Élaborer et approuver les dossiers et règlements RH nécessaires. Il existe plusieurs façons d'approuver les LNA : découvrez en quoi elles diffèrent les unes des autres et choisissez celle qui vous convient le mieux. Veuillez noter que certains documents devront d'abord être convenus avec le syndicat (un expert du magazine électronique Kadrovoe Delo vous le dira).

  Étape 5. Remplir les livres d'enregistrement et les journaux. Nommer des employés responsables de l'enregistrement des séances d'information, des examens médicaux et de la correspondance.

  1. Vérifier la régularité de l'exécution des contrats de travail. Vérifiez d'abord si le directeur de l'organisation est correctement enregistré pour le travail, puis examinez le reste des contrats. Assurez-vous que les salaires et les titres de poste qui y sont prescrits correspondent exactement au libellé de la liste du personnel, des cahiers de travail et des ordres de travail. Si vous trouvez des erreurs, apportez des modifications en concluant des accords supplémentaires avec les employés.
  1. Familiariser les employés sous signature avec les LNA qui leur sont directement liés. Nous parlons non seulement des règles de l'horaire de travail et des autres LNA, avec lesquelles le personnel doit être présenté lors de l'embauche, mais aussi des descriptions de poste, des ordres de personnel et des journaux d'instructions.

  Attention! Assurez-vous que chaque employé reçoive sa propre copie du contrat de travail et de tous les accords supplémentaires.

  1. Organiser l'enregistrement militaire. Si l'entreprise emploie des personnes assujetties au service militaire ou des personnes d'âge militaire, tenir un livret militaire. Nommer une personne responsable de la tenue des registres et coordonner le rendez-vous avec le bureau local d'enregistrement et d'enrôlement militaire, établir un plan de travail et émettre des registres sur la base des informations des cartes militaires, des cartes personnelles et des certificats de conscrit fournis par les employés.
  1. Créez un environnement de stockage sûr. Cette exigence s'applique à tous les documents contenant des données personnelles (DP) : placez-les dans des armoires et des coffres-forts verrouillés de manière sécurisée, ne transférez pas d'informations sur l'employé à des tiers sans lui consentement écrit. Ne conservez pas de copies de passeports et de diplômes dans vos dossiers personnels, ne demandez pas aux employés des données personnelles qui ne sont pas directement liées au travail - les amendes pour violation des règles de traitement des données personnelles sont importantes.
  1. Faire un planificateur de calendrier. De nombreux documents importants doivent être régulièrement mis à jour ou réapprouvés. Par exemple, le calendrier des vacances devrait être établi annuellement et la convention collective devrait être rééditée au moins une fois tous les trois ans. Pour que l'entreprise n'ait pas de problèmes à l'avenir, planifiez à l'avance le travail avec des documents clés.

  Organiser la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro, par exemple, dans une succursale, ou reconstruire après un prédécesseur n'est pas une tâche facile. Pour commencer, lisez le cadre réglementaire et la norme GOST R 7.0.97-2016, qui contient les exigences de base en matière de paperasse.

  En travaillant de manière cohérente, développez l'ensemble minimum requis de documentation du personnel, y compris les réglementations. Décidez quels principaux formulaires comptables vous utiliserez - unifiés ou développés par vous-même. Mettez de l'ordre dans vos contrats et accords de travail. Soyez attentif aux détails, car l'entreprise risque une amende importante pour l'absence ou la mauvaise exécution de documents.