Какво е офис работа и управление на документи? Работа в офиса от А до Я. Как се съставят формуляри в неправителствени организации

Наличните на сайта мостри са подходящи както за начинаещи, така и за професионалисти. Образците се съставят, като се вземе предвид действащото законодателство. Някои проби могат да се използват без значително редактиране. В съдържанието на такъв образец е необходимо само да въведете вашите конкретни обстоятелства и да го подпишете. Трябва да се помни, че неправилно изпълнен документ ще бъде оставен без разглеждане, което означава, че само внимателният подход към попълването му ще гарантира, че вашата кандидатура няма да бъде игнорирана.

За какво е пробата?

Необходимостта от сезиране възниква, когато правото на физическо лице или юридическо лицее нарушен и лицето няма друг начин да го защити, освен да се обърне към съда, освен ако законът не предвижда алтернатива.

Решихте да се обърнете към съда. Имате две възможности: първо намерете специалист; вторият е самостоятелно съставяне на искова молба (изявление) до съда. В първия случай всичко е доста просто, трябва да платите за работата на специалист и да получите правно обслужванепод формата на писмен иск. Вторият случай е по-труден.

Писането на искова молба до съда ще изисква от вас не само да овладеете условията на закона, но и да познавате действащото законодателство. Ако не разполагате с това, тогава ще ви трябват мостри, шаблони, стандартни формуляри, налични на нашия уебсайт.

Как да използвате правилно пробата

Трябва да се помни, че пробите искови молбиима различно съдържание. Някои могат да бъдат направени под формата на шаблон (стандартен формуляр), други под формата на реални искови молби. Образецът на исковата молба по правило не съдържа подробно описание на обстоятелствата, които са послужили за отправяне на съд. Съставителят на заявлението се приканва самостоятелно да въведе тези обстоятелства в съдържанието на исковата молба. Това обаче не е лесно да се направи без подходяща подготовка. Ако не можете да съставите правилно исковата молба въз основа на шаблона, тогава търсите образци на искови молби с готово съдържание. Наличните на сайта мостри са подходящи както за начинаещи, така и за професионалисти. Образците се съставят, като се вземе предвид действащото законодателство. Някои проби могат да се използват без значително редактиране. В съдържанието на такъв образец е необходимо само да въведете вашите конкретни обстоятелства и да го подпишете. Трябва да се помни, че неправилно изпълнен документ ще бъде оставен без разглеждане, което означава, че само внимателният подход към попълването му ще гарантира, че вашата кандидатура няма да бъде игнорирана.

Правила за изтегляне на информация

Интернет позволява не само да гледате разнообразна информация, но и да я „вземете“ за себе си. можете да намерите правилните материалии след това го изтеглете на диска на вашия компютър. В този случай информацията е ваша. Това е полезно, тъй като по всяко време можете да го отворите без интернет, да го преместите на USB флаш устройство или на диск. Възможно е дори да го прехвърлите по имейл или скайп. В случай, че тази информация бъде премахната от Интернет, тя все още ще се отвори във вашия "непроменен" вид. Такова действие "вземане" от мрежата обикновено се нарича изтегляне. Напомняме ви, че можете да изтегляте както текстови данни, така и видеоклипове, музика, снимки и компютърни програми. Проблемът с изтеглянето може да е, че има вариант или дори няколко опции за изтегляне за изтегляне на всеки тип данни. Ние „сваляме“ текст по един начин, видео или музика по друг, снимки по трети и т.н. За съжаление няма кой универсална инструкциявъв всеки случай си е свое.

Можете да изтеглите извадката във формати: TXT, DOC, DOCX, WORD

Можете да поръчате избраната проба във форматите: TXT, DOC, DOCX, WORD от архива на сайта.Разгледайте .

Успехът в бизнеса до голяма степен зависи от него правилна организация. И мениджърите, и обикновените работници трябва да имат документи. Какви са неговите характеристики, какви видове има и какви регулаторни документи трябва да се вземат предвид при организиране на работния процес?

Какво е офис работа

Всяка организация, независимо от формата на собственост и характеристиките, създава различни документи в хода на своята дейност. Това могат да бъдат заповеди, писма и протоколи. Всички те се отнасят до организационна и административна документация.

Офисната дейност е дейността по създаване на документи на организация, извършвана съгласно определени правилаи изисквания. Най-често предприятията разпределят специални служители, заети само в тази област. AT малки фирмифункцията на секретар може да бъде възложена на почти всеки служител.

Ако разберете същността на терминологията (какво е офис работа), тогава произходът на думата ще стане ясен. Това е преди всичко фиксиране върху материален носител на официална информация. По време на този процес се създава той, който по-късно инициира определени действия.

Самият термин "офис работа" се появява доста отдавна, но едва в средата на миналия век се оформя официално, като е залегнал в нормативни документина държавно ниво.

Офис работа и управление на документи - какво е това?

Организацията не може да съществува независимо от закона. В него винаги има офис работа и документооборот. Какво е това, какви са характеристиките на прехода на документи, как да ги съставите правилно? Тези въпроси се решават от специалисти: секретари, архивисти, служители на отдела за персонал.

Работата в офиса включва фиксиране на информация върху материален носител, създаване на хартиен или електронен акт. На негова основа се изгражда работният процес на организацията - движението на поръчка или писмо, като се започне от създаването и завършва с изпълнение и изпращане в архива или унищожаване.

В зависимост от мястото на създаване на бизнес документи по отношение на служителите и ръководството на организацията, документооборотът се разделя на външен и вътрешен. По-нататъшният път на поръчката, поръчката, писмото ще зависи от източника.

Вътрешният документооборот на организацията включва следните стъпки:

Етапите на външния работен процес като цяло са сходни, но има някои разлики:

Документите идват в предприятието отвън. Това могат да бъдат документи на висши и по-ниски организации, клонове, наредби от власти официален орган, съдебни разпореждания, писма на граждани.
Всички бизнес документи, получени от организацията, трябва да преминат през процедурата за регистрация. Тя потвърждава, че са под контрол.
Следващата стъпка е работа с документа, запознаване или изпълнение на инструкциите.
При необходимост се издава официален отговор.
Последният етап е регистрация за дългосрочно или архивно съхранение и евентуално унищожаване.

Освен това по отношение на управлението на организацията се разграничават следните видове документооборот:

Всички етапи на движение на документи задължително се записват в специални журнали. Те могат да се провеждат по няколко начина:

движение на документи;
карти за документи;
електронното управление на документи е най-често срещано в по-голямата част от организациите.

Характеристики на работата в съдебната служба

Мнозина се чудят какво е това и как се различава от общото. Съдебно дело е малко по-различен пакет от документи и веществени доказателства. Правилното му съхранение и движение гарантира прозрачността на работата на правоохранителната система. Съдебните производства, за разлика от организационните, не могат да бъдат доброволни. Провежда се от оторизирани лица и се контролира стриктно. За него всички етапи са нормативно и строго определени, до унищожаване.

Функции на секретаря

Повечето служители на предприятието имат много смътна представа какво представляват офис работата и управлението на документи. За секретар това е професионална дейност.

Секретариатът на предприятието изпълнява основната функция според формата и характеристиките на работата, организацията на службата за офис работа на предприятието е разделена на следните видове:

Централизирано – всички секретари са в един и същи отдел и се отчитат на главния чиновник или старши секретар.
Децентрализирани - секретарите и служителите, които изпълняват задълженията си, са разпръснати по отдели на организацията и докладват на различни шефове.
Смесени – най-често срещани в големите организации.

Характеристиките на документооборота в предприятието ще зависят пряко от това каква форма на секретариат е приета.

Инструкции за работа в офиса

Независимо от размера и формата на собственост, всяка организация трябва да има наредба, уреждаща движението на документи. Какво е това и как да го направя? Този въпрос тревожи не само секретарките, но и мениджърите.

Инструкция за деловодство е вътрешен регулаторен акт на организация, одобрен със заповед или заповед за управление, с неограничен срок. Той описва всички етапи на преминаване на документа, дава списъци с позиции, чиито подписи могат да удостоверят автентичността на официални документи, предоставя образци на дизайн, формуляри и формуляри.

Водене на отчетност

В малки организации с ниско ниво на документооборот (по-малко от 200 на година) не възниква въпросът какво е водене на записи. Всичко се решава от самите служители или дори от мениджъра.

Ако задълженията по водене на записи не са преки за служителя и не са посочени в трудовия му договор, тогава трябва да се издаде указ за възлагането на тези функции. Този документ трябва да описва подробно допълнителните задължения, отговорности и компенсации.

Характеристики на работата в офиса на персонала

Ако поне един служител работи в организация, тогава те определено ще създават трудови документи. Въпросът какво представлява работата в офиса на персонала е особено актуален за предприятия с малък брой служители.

Управлението на кадровата документация е осигуряване на движението на специфични документи, свързани с трудова дейностслужители на предприятието. Обикновено тези задължения се изпълняват от служители на специално звено - отдела за персонал. Техните функции включват получаване, обработка и съхранение кадрова документация. Включително обработката на лични данни, които са поверителни.

Работният процес на персонала обикновено се поддържа отделно от общия при спазване на правилата за секретност и функциите за съхранение.

Оптимизация на работния процес в офиса

Въпреки бързото развитие на цифровите технологии, много организации се затрудняват да оптимизират работния си процес. Те продължават да водят хартиена кореспонденция по старомоден начин и водят обикновени регистрационни дневници.

Това се дължи на два фактора:

устойчивост на иновации на служителите на предприятието;
липса на финанси.

Мениджърите трябва да помнят, че оптимизирането на работния процес със значителни инвестиции дава забележим икономически ефект.

Актът е документ, потвърждаващ определени факти или събития. По отношение на служителя могат да бъдат съставени следните актове: за отказ да се дадат обяснения за нарушаване на трудовите задължения, за отказ да се запознаят със заповеди, за отказ да се запознаят с уведомления, за установяване на факта на интоксикация и други действия.

Списания - документи на персонала, които посочват всички подробности и информация за документите, публикувани в организацията (например регистрационния регистър на уведомленията, регистрационния регистър на подаванията и други регистрационни файлове).

Изявления, заповеди и съобщения

Заявлението е обжалване от служител към работодател или организация. Обикновено изявленията съдържат искане или предложение от служителя да предприеме някакви действия. Служител може да състави следните заявления: за работа, за уволнение собствена воляотносно предоставянето на отпуск.

Заповедите също са общи документи на службата за персонал. Редът е правен актпубликувани от ръководителя на организацията. Поръчките са разделени на две групи: по основна дейност и по персонал. Заповедите за основни дейности включват: заповеди за издаване и изменение на местни наредби (правила, договори), за утвърждаване на графици за отпуски, за утвърждаване и промяна на щатното разписание. Заповедите за персонал включват заповеди за приемане, преместване, уволнение на служители, за осигуряване различни видовеваканции, за изпращане в командировка, за поощрение.

Известието е образец на личен документ, съдържащ известие за нещо. По правило в работа в офиса на персоналауведомленията съдържат информация за промени в условията, посочени от страните по трудовия договор (например предизвестие за прекратяване на трудовия договор, известие за преместване на друго място, известие за съкращаване на длъжността и др.).

Договорите като основен вид документи за персонала

При управлението на кадровата документация се използват документи като трудови договори и споразумения за отговорност.

Основният документ, определящ трудови отношениямежду служител и работодател е трудов договор. Съгласно чл. 56 от Кодекса на труда на Руската федерация, трудов договор е споразумение между работодател и служител, съгласно което работодателят се задължава да осигури на служителя работа, да осигури условия на труд в съответствие със закона и други разпоредби, в своевременно и в рамките пълен размерплащат заплати. Служителят се задължава лично да изпълнява определена трудова функция, да спазва правилата на вътрешния трудов ред.

Други форми на кадрови документи: списък

Инструкции за работа. Описание на работата- това е местен акт, издаден с цел да се определи мястото на служителя в структурата на организацията, неговите задължения, права и отговорности при изпълнението на трудовите дейности.

Други кадрови документи. Допълнителните документи включват предварителен отчет, график на ваканциите (T-7), меморандум, бележка - изчисление (формуляр T-60 и T-61), лична карта (формуляр T-2), обяснителна бележка, персонал ( формуляр Т-3) и други документи.

С нашата онлайн услуга можете да попълвате формуляри кадрови документии изтегляне готови пробивъв формат Word или PDF.

Официални документи, създадени от юридически или лица, трябва да бъде съставена и заверена по установения ред.

При съставяне на организационни и административни документи е обичайно да се използва предварително направен формуляр.

Формата на документа, според определението на GOST R 51141-98, е „набор от данни, които идентифицират автора на официален писмен документ“. GOST R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения. М., 1998.-С. 2, т.44.

Формулярите на документи могат да се отпечатват в печатницата, а когато се използва компютър, формулярът може да бъде въведен в паметта на машината и автоматично да се изведе при отпечатване на документа. Какъвто и начин да е направена формуляра, е необходимо да се вземат предвид определени изисквания, установени от GOST R 6.30-97 за видовете формуляри, тяхното проектиране, отчитане и съхранение, включително формуляри с изображение на държавния герб Руска федерация, гербове на субектите на Руската федерация.

Формулярите трябва да бъдат изработени на бяла хартия или хартия в светли цветове с подходящо качество.

При проектирането на формуляри на документи размерите на зоните за разположение на използваните реквизити върху формулярите трябва да съответстват на посочените на образеца.

Постоянните детайли се прилагат към формуляра в съответствие с установените размери и правила за проектиране на детайли, местата на някои променливи детайли, които трябва да бъдат в горната (заглавната) част на формуляра, се отбелязват под формата на ъгли или линии. Също така, ъглите маркират полетата на документа и местоположението на данните, приложени в долната част на формуляра.

Формуляри на документи могат да се изработват на формати А4 и А5, с ъглови и надлъжни опции за разположение на детайлите. При изготвяне на формуляри по типографски начин или с помощта на компютърни технологии детайлите винаги се очертават центрирано, когато се изработват с пишеща машина - по начин на флаг.

За организация, структурно звено, длъжностно лице се установяват следните видове формуляри: обща форма; бланка; форма специфичен типдокумент.

Използва се общ формуляр за изготвяне на всякакъв вид документ, с изключение на писмо.

В общия формуляр, в зависимост от учредителните документи на организацията, могат да се прилагат следните постоянни данни:

01 - Държавен герб на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - организационен код;

06 - наименование на организацията; 12 - мястото на съставяне на документа.

За променливи детайли, ограничителни знаци под формата на линии се прилагат към общата форма - за подробности:

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа (за този реквизит предварително се отпечатва и знакът “No.”).

Под формата на ъгли се разграничават местоположенията на следните детайли:

14 - адресат (началото и края на атрибута, който едновременно показва границата на дясното поле);

17 - заглавие на текста на документа;

18 - контролен знак;

28 - знак за получаване на документа от организацията;

29 - идентификатор на електронното копие на документа.

Между реквизит 04 „Код на организация” и реквизит 09 „Дата на документа” и 10 „Регистрационен номер на документа” се оставя място за полагане (отпечатване) на реквизит 08 „Наименование на вида на документа”.

Когато името на вида на документа се въведе в общия формуляр, например „заповед“, „акт“, „протокол“, този формуляр става форма на конкретен вид документ - формуляр за поръчка, формуляр за акт, протоколна форма и т.н. По този начин, бланка от специфичен вид Документът всъщност е вид обща форма, тъй като общата форма без използването на името на вида на документа изобщо не се използва при съставянето на организационно-административния документи.

Реквизит 05 „Код на формуляр на документ“ се отпечатва върху формуляра при издаване на определен вид документ, тъй като всеки вид (разновидност) на документ има свой собствен код унифицирана формапо ОКУД.

Образци на общата форма и формата на конкретен вид документ са дадени в Приложение. 2-6.

Формата на писмото се използва при съставяне само на един вид документ - служебно писмо, така че не е необходимо да се посочва името на вида на документа в него. В бланка на мястото на реквизит 10 „Наименование на вида на документа” се поставя реквизит 07 „Справочни данни за организацията”, а на мястото на реквизит 12 „Място на съставяне на документа”, реквизит 11 „Позоваване на се поставя регистрационният номер и датата на документа”, така необходима за кореспонденция.

В реквизит 07 "Справочни данни за организацията" задължително има информация за мястото на съставяне, поради което не е необходимо да се използва реквизит 12 "Място на документа".

Така формата на писмото се различава от общата форма само в две подробности. Всички други детайли, за които марки под формата на ъгли са отбелязани на общия формуляр, също се използват върху формата на писмото и се съставят по същите правила. Бланки са включени в приложението. 7-10.

Формулярът на структурно звено на организация или длъжностно лице е проектиран, ако ръководителят на звеното или длъжностното лице има право да подписва. Наименованието на структурното звено или наименованието на длъжността се поставя във формуляра след реквизит 06 "Наименование на организацията".

Примерни формуляри длъжностни лицададено в приложението. 11, 12.

Формите на организации с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация и емблемите на съставните образувания на Руската федерация (формуляри за печат) са печатарски продуктида се отчитат.

Щамповани формуляри се изработват само от печатарски и печатарски предприятия, които имат лицензи за съответния вид дейност и удостоверения за наличие на технически и технологични възможности за качествена изработкаопределен вид продукт.

За да се направи бланка или друга форма в печатница, е необходимо да се направи оформление на формуляра в мащаб 1: 1, върху което да се нанесат постоянни детайли, необходимите знаци за променливи детайли и са посочени размерите на площите за разположение на детайлите. Необходимо е да се уточни вида и цвета на хартията, да се изберат необходимите шрифтове, да се посочи тиражът, да се договорят сроковете и разходите за производство. Оформлението на формуляра трябва да съдържа указание, че ръководителят на организацията позволява това оформление да бъде отпечатано (обикновено се изписва думата „позволявам“). Също така върху оформлението трябва да има подпис на ръководителя и печат на организацията.

Бланките на организацията трябва да имат поредни номера, които се поставят типографски или с номер. Понякога серия от тези номера се поставят върху подпечатани формуляри. Всеки вид печат се записва в отделен дневник (или друга регистрационна и счетоводна форма), а самите формуляри се съхраняват в сигурно заключени и запечатани шкафове. Унищожаването им става по предвидения начин, съгласно акта с отметка в регистрационната форма.

Организацията на производство, съхранение, счетоводство, издаване, проверка на наличността на подпечатани (както и прости) формуляри в организациите се възлага на звеното, отговарящо за офис работата. В инструкциите за работа в офиса на всяка организация трябва да има раздел, описващ процедурата за производство и използване на формулярите на организацията.

Общите изисквания за производството и съхранението на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, гербовете на съставните образувания на федерацията са дадени в раздел. 5 GOST R 6.30-97 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за документация.

тестови въпроси

1. Каква е формата на документа според определението на GOST R51141-98?

2. Какви методи могат да се използват за създаване на празни документи?

3. Каква е основата за проектиране на документ формуляр?

4. Колко вида формуляри са установени от GOST R 6.30-97?

5. За какви видове документи се използва общата форма?

6. Какви постоянни детайли могат да се прилагат към всеки тип формуляр?

7. По какви начини могат да бъдат отбелязани местата за променливи детайли върху формулярите?

8. Как общата форма се различава от бланка?

9. Какви са изискванията за изработка на формуляр с изображение на държавния герб на Руската федерация или гербовете на субектите на Руската федерация?

10. Какво трябва да се подаде в печатницата за производство на формуляра?

„Кой в какво е“ - този подход при проектирането на формуляри се използва от много руски чиновници и секретари. В същото време напълно забравят, че формата е лицето на компанията. Репутацията на компанията зависи от това колко внимателно сте се отнасяли към нейното създаване. Научете как да пишете официални формуляри.

Формулярът на документа съдържа набор от данни, които идентифицират автора на официалния писмен документ. Съдържа само постоянна информация за организацията – автор на документа, характеризираща го като създател на официалния писмен документ.

Защо използваме формуляри? Празен документ е лист хартия със стандартен размер, върху който различни технически средствапредоставени подробности. Придава на информацията официален характер и ускорява процеса на създаване на документ.

Документ, създаден на бланка в съответствие с държавния стандарт, има високо качество външен вид, лесен за възприемане, лесен за използване, съхраняване, пренасяне чрез всякакви средства за комуникация и изпълнява основната си функция - запазване на информацията. Освен това използването на формуляри намалява разходите за труд за изготвянето му.

Кога да използвате формуляри

На първо място, трябва да запомните, че само първата страница на документа се прави върху формулярите, а останалите от следващите страници се правят на стандартни листове хартия. Ако документът трябва да бъде изпратен на няколко адреса, тогава върху формулярите се създава първият лист от деловодството на всяко копие на документа, които са предназначени да бъдат изпратени от организацията.

Организационни и административни документи: писма, удостоверения, протоколи, заповеди, инструкции, наредби, инструкции и др. трябва да бъдат създадени върху формулярите на документи.

Информационни и справочни документи: бележки, служебни бележки, предложения, изявления, становища и др., които са вътрешни и не се изпращат до други организации, се създават на стандартен листхартия с всички необходими детайли.

За тези видове документи можете да разработите електронна формаформуляри и ги запишете на вашия компютър. Това ще унифицира вътрешната информация и справочните документи и ще намали времето за тяхното създаване. някои организационни и правни документи(устав, учредителен договор) се съставят на стандартни листове хартия А4 с всички необходими данни.

Концепцията за формуляр е напълно приложима само за хартиени документи, но при автоматизиране на работата в офиса се практикува създаване на електронни формуляри, съдържащи електронни изображения на формуляри, чието използване или попълване ви позволява да създавате пълноценни документи, които отговарят на съвременни правилаи валидни хартиени формуляри.

Изготвянето на оформления на формуляри е функция на деловодството. Нейните отговорности включват също предоставяне на формуляри на структурни звена, наблюдение за правилното използване на формуляри, навременно извършване на промени в тях (ако има такива в организацията).

Как да попълните данните на формуляра

Разположението на детайлите върху формите може да бъде надлъжно и ъглово.

В надлъжно разположениедетайлите се поставят по горното поле на листа и се подравняват по ширина или в центъра.

В ъглово местоположениеПодробностите се намират вляво горен ъгъллист и са подравнени или към лявото поле, или към центъра на разпределената област.

Всяка организация има право да избира разположението на детайлите при разработването на формуляри. Съставът на детайлите на формуляра не зависи от варианта на тяхното местоположение и остава непроменен.

емблемаорганизация (символично графично изображение) трябва да бъде заложена в учредителните документи на организацията. AT Граждански кодекс RF част 4 дава следното определение: „Емблемата е средство за визуална идентификация на организацията. Може да се състои от словесни, фигуративни, триизмерни и други обозначения или техни комбинации в любимия ви цвят или цветова комбинация.

Като емблема може да се използва търговска марка (марка за услуга) или търговско обозначение, които се поставят на бланка в съответствие с учредителни документиорганизации. Търговската марка или търговското обозначение трябва да бъдат регистрирани. В този случай правото на използването им е защитено от закона, включително на официални формуляри.

Емблемата на организацията се поставя върху формуляра или в горното поле над името на организацията, или в лявото поле на същото ниво като името на организацията - автор на документа.

Важно е да запомните, че НЕ Е РАЗРЕШЕНО:

заменете името на организацията с нейната емблема на бланка;
поставете върху формите изображението на герба и емблемата едновременно.

Име на организацията - автор на документасе отпечатва първо изцяло, а по-долу - в съкратена форма, но в стриктно съответствие с учредителните документи, въз основа на които е създадена и функционира тази организация. Съкратеното наименование е оградено в скоби.

Код на организациятасе поставя съгласно Публичния класификатор на индустриалните сдружения и предприятия (ОКПО). Кодът на OKPO е елемент от електронната идентификация на организацията.

Код на типа документсе вписва във формата по Публичния класификатор на управленска документация (ОКУД). Кодът на OKUD е елемент от идентификацията на електронния документ.

Реквизит основен държавен регистрационен номер (OGRN)на юридическо лице се поставя на формуляра в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

Идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP)се поставят върху формуляра и в съответствие с документите, получени от данъчните органи.

Всяка организация, въз основа на държавни стандарти, извършва работа с документи, като отчита спецификата на своята дейност, технологията на документиране и условията на работа на административния апарат. Тези правилник за вътрешния реддокументацията се извършва чрез публикуване на местни наредби (правила, правила, инструкции). Изискванията на организацията за изпълнение на документи обаче не трябва да противоречат на установеното държавни стандартиизисквания.

Основни правила за производство на формуляри

При разработването на формуляри на документи и тяхното по-нататъшно производство трябва да се помни, че основните изисквания за формулярите на документи са установени от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.

Всяка организация приема метода на производство на формуляри самостоятелно, т.е. формулярите могат да бъдат отпечатани по типографски начин, посредством оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на документа. Изключение са формуляри с репродукция на държавния герб на Руската федерация, които трябва да се правят само от печатни и печатни предприятия, които притежават сертификати за технически и технологични възможности за производство на този вид продукт с подходящо ниво на качество.

Най-разпространеният начин за създаване на формуляри е типографски, но формуляри могат да се правят с помощта на онлайн инструменти за печат или да се възпроизвеждат с помощта на компютър. Шаблонът на формуляра, върху който е отпечатан текстът на документа, трябва да се съхранява в паметта на компютъра. За производството на формуляри се използват главно два размера хартия: A4 (210 x 297 mm) и A5 (210 x 148 mm). Всеки лист от документ, изпълнен както на бланка, така и на стандартен лист хартия, трябва да има полета най-малко 20 мм - отляво, 10 - отдясно, 20 - отгоре, 20 - отдолу.

Как да напиша писмо

Следните данни (информация за организацията) могат да бъдат поставени на бланка:

справочни данни за организацията (пощенски адрес, телефон/факс, адрес електронна поща);
организационен код за Общоруски класификаторинституции, организации и предприятия (ОКПО);
основен държавен регистрационен номер (OGRN);
идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);
код на формуляр на документ (ОКУД);
маркировка за регистрационния номер и датата на документа;
маркирайте за позоваване на номера и датата на документа.

Изтегли

Трябва да се отбележи, че името на вида на документа не е изписано на бланка, т.е. думата "Писмо" или "Бизнес писмо".

На формуляра има знаци за поставяне на две цифри и две дати: едната маркировка съдържа датата и регистрационния номер на документа (писмо), а другата дава връзка към датата и номера на получения (входящи) документ.

Видове форми и особености на техния дизайн

Има няколко вида формуляри, всеки от които има свои собствени правила за регистрация.

Изтегли
Изтегли
Изтегли
Изтегли

Общата форма се използва за регистрация на вътрешни документи на организацията. На такъв формуляр няма име на типа документ и е празно за много видове документи. Общата форма на организацията може да съдържа следните подробности:

фирмено лого или търговска марка (марка за услуга);
име на организацията (автор на документа);
знак за отбелязване на датата и номера на документа;
място на съставяне или създаване на документа (географска точка).

Формулярът за тип документ се различава от общия формуляр по това, че се добавя името на вида на документа (заповед, инструкция, протокол, акт и др.). Препоръчително е да се създават форми на видове документи в една организация, когато в големи количества различни видоведокументи.

Формуляр на два езика

Формулярът на два езика се използва в организации на съставните образувания на Руската федерация. Подробностите на формуляра, заедно с руския език, са отпечатани и на националния език. Името на организацията на държавен езиксубектът на Руската федерация се намира под или вдясно от името на руски език.

Името на организацията на чужд езикпоставен върху формуляра, ако е залегнал в устава или наредбата за организацията. В този случай се поставя под името на руски език. Ако организацията води кореспонденция с чуждестранни кореспонденти, тогава в този случай се създава формуляр на два езика. Всички подробности се повтарят на два езика, без да се изкривява името на организацията, нейната организационна и правна форма, адрес и референтни данни.

В големите организации, освен бланка, организациите създават бланки за структурни подразделения. Такива формуляри се различават само по това, че съдържат името на структурната единица под името на организацията - автор на документа. Структурното звено може да има бланка и форми на видове документи, които често се използват в това структурно звено (заповед на ръководителя на структурното звено, протоколи и др.).

Формуляри на длъжностни лица се създават за ръководителите на организацията, големи структурни подразделения, които имат право да подписват документи. Името на длъжността на ръководителя на организацията се поставя под името на организацията - автор на документа. На бланките на ръководителите на структурни подразделения заглавието на длъжността се поставя заедно с наименованието на структурното подразделение.