GOST единна система от организационна и административна документация

Всички документи, представени в каталога, не са тяхна официална публикация и са предназначени само за информационни цели. Електронните копия на тези документи могат да се разпространяват без ограничения. Можете да публикувате информация от този сайт на всеки друг сайт.

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

ЕДИННИ ДОКУМЕНТАЦИОННИ СИСТЕМИ

ЕДИННА СИСТЕМА ЗА ОРГАНИЗАЦИОННО-АДМИНИСТРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ДОКУМЕНТИ

GOST R 6.30-97

ГОССТАНДАРТ НА РУСИЯ

Москва

Предговор

1. РАЗРАБОТЕН от Всеруския изследователски институт по документация и архивиране (VNIIDAD) на Федералната архивна служба на Русия.

ПРЕДСТАВЛЯВАНО от Федералната архивна служба на Русия.

ВЪВЕДЕНО от Научно-техническия отдел на Държавния стандарт на Русия.

3. ВЪВЕДЕН ЗА ПЪРВИ ПЪТ.

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Дата на въвеждане 1998-07-01

1 ОБЛАСТ НА УПОТРЕБА.

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени във всички Руски класификатор управленски дейности(OKUD) (клас 0200000) и се използва в дейности:

федералните власти държавна власт, публични власти на субекти Руска федерация, включително субектите на Руската федерация, които наред с руския език като държавен национален език имат местни власти;

Предприятия, организации и техните сдружения, независимо от формата на собственост и правната форма.

Този стандарт установява: състава на детайлите на документите; изисквания за регистрация на реквизити на документи; изисквания за формуляри и документи; изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.

Подробните оформления са дадени в Приложение А; образци на документи - в Приложение Б.

2. СЪСТАВ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ.

2.1. При изготвяне и обработка на документи се използват следните детайли:

01 - Държавен герб на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - организационен код;

05 - код на формуляр на документ;

06 - наименование на организацията;

07 - справочни данни за организацията;

08 - наименование на вида на документа;

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа;

12 - място на съставяне или публикуване на документа;

13 - печат за ограничаване на достъпа до документа;

14- адресат;

15 - печат за одобрение на документ;

16 - резолюция;

17 - заглавие на текста;

18 - контролен знак;

19 - текст на документа;

20 - знак за наличието на заявлението;

21 - подпис;

22 - печат за одобрение на документ;

23 - визи за одобрение на документи;

24 - печат;

25 - знак върху заверката на копие;

26 - знак за изпълнителя;

27 - бележка за изпълнението на документа и насочването му по делото;

28 - знак за получаване на документа от организацията;

29 - идентификатор на електронното копие на документа.

(Променено издание, Rev. No. 1)

2.2. Изключено, Промяна. номер 1

2.3. Изключено, Промяна. номер 1

3. ИЗИСКВАНИЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ.

3.1. Държавният герб на Руската федерация се поставя върху формулярите на документи в съответствие с Правилника за държавния герб на Руската федерация.

3.2. Гербът на субекта на Руската федерация ще бъде поставен върху формулярите на документи в съответствие с правни актовесубекти на Руската федерация.

3.3. Емблемата на организацията или търговската марка (марка на услугата) ще бъде поставена на бланки на организациите в съответствие с устава (правилата на организацията).

Емблемата не се възпроизвежда на бланка, ако съдържа държавния герб на Руската федерация или герба на субект на Руската федерация.

3.4. Организационният код е изписан според Общоруски класификаторпредприятия и организации (ОКПО).

3.5. Кодът на формуляра на документа се поставя в съответствие с Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).

3.6. Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в нейните учредителни документи.

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса - пълното наименование на организацията майка.

Имената на организации от съставните образувания на Руската федерация, които, наред с руския език като държавен език, са отпечатани на два езика - руски и национален.

Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е залегнало в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под пълното име.

Името е включено чужд езиквъзпроизвежда се в случаите, когато е залегнал в устава (правилника за организацията). Името на чужд език се поставя под името на руски език.

Името на клона, териториалния офис, представителството, структурното подразделение на организацията се посочва, ако е автор на документа, и се поставя под името на организацията.

3.7. Референтните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонни номера и друга информация по преценка на организацията (факс номера, номера на телекс, банкови сметки, адрес електронна пощаи т.н.).

3.8. Името на вида на документа, изготвен или публикуван от организацията, се регулира от устава (правилата на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от USORD и OKUD (клас 0200000).

В писмото не се посочва името на вида на документа.

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.9. Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземането на решение), за акта - датата на събитието. Ако няколко организации са автори на документа, тогава датата на документа е последната дата на подписване.

Датата на документа се изписва с арабски цифри в следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят на месеца и месецът се изписват като две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри. Например датата 5 януари 2000 г. трябва да бъде въведена като 01/05/2000.

Допуска се устно-цифров начин за форматиране на датата, например: 5 януари 2000 г., както и форматиране на датата в следната последователност: година, месец, ден от месеца, например: 2000.01.05.

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.10. Регистрационният номер на документа се състои от неговия пореден номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на дела според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители и др.

Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.

3.12. Мястото на съставяне или публикуване на документа се посочва, ако е трудно да се определи с подробностите „Име на организацията“ и „Референтни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид възприетото административно-териториално деление и включва само общоприети съкращения.

3.13. Печатът за ограничаване на достъпа до документа (секретен, поверителен и др.) се поставя без кавички на първия лист на документа и може да бъде допълнен с данни, предвидени от законодателството за информация, класифицирана като държавна тайна и поверителна информация .

3.14. Адресат може да бъде организации, техни структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. При адресиране на документ до длъжностно лице или на физическо лицеинициалите се появяват пред фамилното име. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Например (по-нататък в текста на стандарта и в Приложение Б примерите за имената на организациите, техните референтни данни и др. са условни):

Министерство на правосъдието на Русия

Отдел "Систематизация".

законодателство

Позицията на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж, например:

ЗАО "Болшевски текстил"

Счетоводство

старши икономист

КАТО. Николаев

президент на CJSC

"Порцеланова фабрика Ломоносов"

В И. Петров

Ако документът е изпратен до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, тогава те трябва да бъдат посочени по обобщен начин, например:

Областни администрации

Московска област

Съставът на реквизитния "Адрес", ако е необходимо, може да включва пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователност, установени от правилатапредоставяне на пощенски услуги.

Разрешено е центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред. Например:

Председател на градинската асоциация

"Можайск даде"

V.A. Бунеев

Документът не трябва да съдържа повече от четирима получатели. Думата "Копие" пред втория, третия, четвъртия адресат не се посочва. В Повече ▼получателите съставят списъка за разпространение на документа.

Ако писмото е адресирано до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например;

Общоруски научни изследвания

Тел Институт по записи

и архивиране

101000, Москва, Център,

Милютинско платно, 7а

Когато адресирате документ до физическо лице, посочете пощенския адрес, след това фамилията и инициалите на получателя, например:

301264, област Тула,

Киреевски район, Липки,

ул. Садовая, д. 5, ап. 12

И. П. Калинин

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.15. Документът се одобрява от длъжностно лице (служебни лица) или специално издаден документ. При одобряване на документ от длъжностно лице, печатът за подпис на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), заглавието на лицето, одобряващо документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:

ОДОБРЯВАМ

изпълнителен директор

ЗАО "Болшевски текстил"

Личен подпис I. V. Sergeev

Разрешено е центрирането на елементите спрямо най-дългия ред в атрибута „Печат за одобрение“ на документа, например:

ОДОБРЯВАМ

изпълнителен директор

ЗАО "Болшевски текстил"

Личен подпис I. V. Sergeev

Когато един документ е одобрен от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно и също ниво.

Когато даден документ е одобрен с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕН (ОДОБРЕН, ОДОБРЕН или ОДОБРЕН), името на одобряващия документ в инструментален, неговите дати, числа. Например:

ОДОБРЕН

По решение на общото събрание

Акционери от 15.08.2000 г. бр.14

ОДОБРЕН

Заповед на председателя

Банков съвет

от 01.02.2000 г. бр.82

Печатът за одобрение на документа се намира вдясно горен ъгълдокумент.

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.16. Резолюцията се изписва върху документа от съответното длъжностно лице и включва имената на изпълнителите, съдържанието на поръчката, датата на падежа, подписа и датата, например:

А. В. Зайцева

P. S. Никитин

Моля, изгответе проект

общо споразумение

с фирма "ХИТЕК" до 21.12.2000г

Личен подпис

Допуска се издаване на резолюция на отделен лист.

3.17. Заглавието към текста включва обобщениедокумент. Заглавието съответства на името на типа документ.

Заглавието може да отговори на въпроси като:

за какво (за кого)?, например:

Заповед за създаване на атестационна комисия;

какво (кой)?, например:

Длъжностна характеристика на секретаря-референт.

В текста на документите, съставен на бланки с формат А5, заглавието може да бъде пропуснато.

3.18. Знакът за контрол е знак за контрол върху изпълнението на документ, който се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол".

3.19. Текстът на документа е съставен на руски или на националния език в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация за държавните езици. Текстовете на документите се изписват само на руски език при изпращането им:

На федералните държавни органи, държавните органи на съставните образувания на Руската федерация;

Предприятия, организации и техни сдружения, които не са под юрисдикцията на това съставно образувание на Руската федерация или се намират на територията на други съставни образувания на Руската федерация.

Текстовете на документите се съставят под формата на въпросник, таблица, свързан текст или под формата на комбинация от тези структури.

При съставянето на текст под формата на въпросник имената на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице, множествено число в сегашно или минало време („имам“, „собствени“ или „бяха“, „бяха“ и т.н.) .). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на знаците.

Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително в именителен падеж. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони се отпечатват на следващите страници.

Свързаният текст обикновено се състои от две части. В първата част са посочени причините, основанията, целите за съставяне на документа, във втората (окончателна) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки. Текстът може да съдържа една заключителна част (например заповеди - административна част без изявление; писма, становища - молба без обяснение; удостоверения, бележки - оценка на факти, заключения).

В текста на документ, изготвен въз основа на документи на други организации или публикувани по-рано документи, се посочват техните данни: името на документа, името на организацията - автор на документа, датата на документа, регистрационен номер на документа, заглавието към текста.

Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той трябва да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.

В административните документи (заповеди, инструкции и др.) на организации, работещи на принципите на единството на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът трябва да бъде представен от първо лице единствено число(„Поръчвам“, „Предлагам“, „Питвам“).

В административните документи на колегиалните органи текстът е посочен в трето лице единствено число („решава“, „реши“).

В съвместните административни документи текстът се посочва от първо лице множествено число(„поръчваме“, „решихме“).

Текстът на протокола е посочен в трето лице множествено число („изслушал“, „говорил“, „решил“).

В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правила, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), използвайте формата на представяне на текста от трето лице единствено число или множествено число („отделът изпълнява функции“ , „сдружението включва“, „комисията е създадена“).

В писмата се използват следните форми на представяне:

От първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпратете за разглеждане“),

От първо лице единствено число („Считам за необходимо“, „Моля ви да подчертаете“);

От трето лице единствено число („министерството няма нищо против“, „VNIIDAD счита за възможно“),

3.20. Отметка за наличието на приложението, посочено в текста, се прави, както следва:

Приложение: за 5 литра. в 2 екземпляра.

Ако документът има приложение, което не е посочено в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те са номерирани, например:

Приложение: 1. Правилник за Регионален кредитен отдел за 5 л. в 1 екземпляр.

2. Правилник за изготвяне и изпълнение на документи на Регионален кредитен отдел за 7 л. в 2 екземпляра.

Ако заявленията са подвързани, тогава броят на листовете не се посочва.

В приложението към административния документ на първия му лист в горния десен ъгъл се изписва „Приложение“ с посочване на името на административния документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Приложение 2

със заповед на директора на института

от 15.06.2000 г. бр.319

Ако към документа е приложен друг документ, който също има приложение, маркировката за наличието на заявлението се поставя, както следва:

Допълнение: писмо на Федералния архив от 14.06.2000 г. № 02-4/156 и приложение към него, общо 30 листа.

Ако заявлението не е изпратено до всички адреси, посочени в документа, тогава се прави маркировка за неговото присъствие, както следва:

Приложение: за 3 литра. в 5 екземпляра. на първия адрес.

Разрешено е да се отпечата изразът „ПРИЛОЖЕНИЕ № главни букви, както и центрира този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ No2

със заповед на директора на института

15.06.2000 № 19

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.21. Съставът на реквизита „Подпис“ включва: името на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е издаден на формуляра на документа, и съкратено - върху документа, издаден на формуляра) ; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия), например:

При издаване на документ по бланка официалендлъжността на това лице не е посочена в подписа.

Разрешено е в атрибута "Подпис" да се центрира позицията на лицето, подписало документа, спрямо най-дългия ред. Например:

Изпълнителен директор

ЗАО "Партньор"Личен подпис N.A. Федоров

Когато един документ е подписан от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят един под друг в последователността, съответстваща на заеманата длъжност, например:

Когато един документ е подписан от няколко лица с еднакви позиции, техните подписи се поставят на едно и също ниво, например:

Заместник-министър на правосъдието на Руската федерация		заместник-министър на финансите на Руската федерация
	В. М. Степанов		А. П. Миронов

Изготвените от комисията документи посочват не длъжностите на лицата, подписващи документа, а техните задължения като членове на комисията в съответствие с разпределението, например:

Документът може да бъде подписан от временно изпълняващ длъжността, като се посочва действителната му длъжност и фамилия. В същото време не е позволено поставянето на предлога „За“, ръкописния надпис „Заместник“. или наклонена черта преди заглавието на длъжността.

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.22. Печатът за одобрение на документа се състои от думата СЪГЛАСЕН, длъжността на лицето. с който е съгласен документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:

СЪГЛАСНО

Ректор на Финансовата академия

под правителството на Руската федерация

Личен подпис на A. G. Gryaznov

Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя в следната форма:

СЪГЛАСНО

Писмо от руската академия

медицински науки

от 30 октомври 2000 г. No 451-805

СЪГЛАСНО

Протокол от среща

Застрахователен съвет

фирма "Планета"

от 21.06.2000 г. бр.10

3.23. Одобрението на документа се издава с виза, включваща подписа и длъжността на лицето, което одобрява документа, декодирането на подписа (инициали, фамилия) и датата на подписване. Например:

Ръководител на правния отдел

Персонален подпис A.S. Орлов

Ако има коментари по документа, визата се издава, както следва:

Прикачени коментари

Ръководител на правния отдел

Персонален подпис A.S. Орлов

Коментарите са посочени на отделен лист, подписани и приложени към документа.

За документ, чийто оригинал остава в организацията, визите се поставят в долната част на обратната страна на последната страница на оригиналния документ.

За документ, чийто оригинал се изпраща от организацията, визите се поставят в долната част на лицевата страна на копието на изпращания документ.

Възможно е издаване на документ за виза на отделен лист за одобрение.

Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото прилагане.

(Променено издание, Rev. No. 1)

3.24. Печатът удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, предвидени от специални регламентиудостоверяващи правата на лицата, фиксиращи факти, свързани с финансови средства.

Документите са заверени с печата на организацията.

3.25. При удостоверяване на съответствието на копие на документ с оригинала, под реквизита "Подпис" се поставят: удостоверителния надпис "Верно"; длъжността на лицето, заверило копието; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:

Инспектор отдел „Персонал“ Личен подпис М.В. Колосков

Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

3.26. Означението за изпълнителя включва фамилното име (или фамилия, име, отчество) на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Бележка за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

3.27. Отметката за изпълнението на документа и представянето му в делото включва следните данни: препратка към датата и номера на документа, удостоверяващ неговото изпълнение, или при липса на такъв документ кратка информацияотносно производителността; думите "В бизнеса"; номер на делото, в което ще се съхранява документът.

Бележка за изпълнението на документа и внасянето му в делото трябва да бъде подписана и датирана от изпълнителя на документа или ръководителя на структурното звено, в което е изпълнен документът.

3.28. Отметката за получаване на документа от организацията съдържа поредния номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути).

Разрешено е да се отбележи получаването на документа в организацията под формата на печат.

3.29. Идентификаторът на електронното копие на документа е маркировка (долен колонтитул), поставена в долния ляв ъгъл на всяка страница на документа и съдържаща името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени от организацията.

(Променено издание, Rev. No. 1)

4. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ФОРМИ НА ДОКУМЕНТИ И Оформяне на документи.

4.1 Документите се правят на формуляри.

Установени са два основни формата на формулярите на документи - А4 и А5; разрешено е да се използват формуляри от формати A3 и A6 в съответствие с GOST 9327.

Всеки лист от документа, издаден както на формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко, mm:

20 - ляв;

10 - дясно;

15 - отгоре;

20 - дъно.

(Променено издание, Rev. No. 1)

4.2. Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла или светла хартия. Допуска се изработването на формуляри по типографски начин, като се използват оперативни инструменти за печат, или възпроизвеждането им с помощта на компютърна технология директно по време на изработването на конкретен документ. Изключение правят бланки на организации с изображение на държавния герб на Руската федерация или гербовете на съставните образувания на Руската федерация, процедурата за производство на които е дадена в раздел 5.

4.3. Формулярите на документи са проектирани в съответствие с Приложение А. Плътните линии показват фиксираните граници на зоните за местоположение на детайлите, пунктираната линия - променливи. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.

4.4. Има два варианта за разположение на детайлите върху формите - ъглови и надлъжни.

4.5. Детайли 01, 02, 03 са разположени над средата на атрибут 06. Детайл 06 може да бъде поставен на ниво атрибут 03.

Детайли 06, 07, 08, 12, ограничителни, знаци за детайли 09, 10, 11 в границите на зоните за разположение на детайлите се поставят по един от следните начини:

Центрирано (началото и краят на всеки ред с атрибути са еднакво отстранени от границите на зоната за местоположение на атрибута);

Flatov (всеки атрибутен ред започва от лявата граница на зоната за местоположение на атрибута).

4.6. За организация, нейно структурно подразделение, длъжностно лице се установяват следните видове документи:

Обща форма;

бланка;

Формуляр на определен вид документ, с изключение на писмо.

Общата форма се използва за производството на всякакви видове документи, с изключение на писма. Формулярите на структурно звено на организация или длъжностно лице се проектират, ако ръководителят на звеното или длъжностното лице има право да подписва.

4.7. Обща форма в зависимост от учредителни документиорганизация включва подробности 01. 02, 03, 06.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за горните граници на зоните за местоположението на детайли 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; осемнадесет; деветнадесет.

Формата на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, гранични знаци за границите на зоните, където се намират подробности намиращи се 09, 10, 11, 12; 17; осемнадесет.

4.8. За формите на организации на съставните образувания на Руската федерация, които, наред с руския език като държавен национален език, детайли 06, 07, 12 са отпечатани на два езика: руски и национален, на същото ниво на надлъжната линия форма.

4.9. Разрешено е да се произвеждат документи на пишеща машина или с помощта на печатащи устройства на компютърно оборудване.

4.10. При изготвяне на документи на две или повече страници, втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани.

Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.

4.11. Документите могат да бъдат отпечатани на обратната страна на листа.

5. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ПРОИЗВОДСТВО, ОТЧЕТВАНЕ, ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ФОРМУЛЯРИ С Възпроизвеждане на ДЪРЖАВНИЯ ГЕРБ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ, ЕМБЛЕМАТА НА СУБЕКИТЕ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ.

5.1. Формулярите на документи с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация и гербовете на съставните образувания на Руската федерация (наричани по-долу формуляри за печат) са печатни продукти, подлежащи на счетоводство.

5.2. Щампованите форми се изработват само от печатарски и печатарски предприятия, които притежават лицензи за съответния вид дейност и сертификати за наличие на технически и технологични възможности за производство на посочения вид продукт на подходящо ниво на качество.

5.3. Производството на щамповани формуляри се извършва по поръчка на държавни органи, др правителствени агенциии институции (наричани по-долу - организации), определени от Правилника за държавния герб на Руската федерация, съответните правни актове на съставните образувания на Руската федерация.

5.4 Формулярите за печат в организацията подлежат на счетоводство. Върху подпечатаните формуляри се поставят по типографски или чрез изброяване серийни номера, а при необходимост и поредица от тези номера. Подпечатаните формуляри се записват отделно по видове формуляри в регистрационния и счетоводен формуляр (карта, дневник), като се използват следните данни:

при получаване на формуляри:

Дата на квитанцията;

Номер на придружителния документ;

Наименование на организацията - доставчик на подпечатани формуляри;

Брой копия;

при издаване на формуляри:

Име на вида печат;

Брой копия;

Серия и номера на щампованите формуляри;

Името на структурното звено на организацията, фамилията и инициалите на длъжностното лице - получател на формуляри за печат;

Разписка за получаване;

Забележка (маркировка за унищожаване и др.).

5.5. Щампованите формуляри се съхраняват в сигурно заключени и запечатани шкафове.

5.6. Унищожаването на печатните бланки се извършва съгласно акта с отметка в регистрационния формуляр.

5.7. Контролът върху производството, използването и съхранението на подпечатаните формуляри се възлага на организационната единица, отговаряща за деловодството на организацията. Лицата, които отговарят лично за счетоводството, използването и съхранението на формуляри, се назначават с административния документ на ръководителя на организацията.

5.8. Регистрационни и счетоводни формуляри са включени в номенклатурата на делата на организацията.

5.9. Проверката на наличността, използването и съхранението на формуляри за печат се извършва най-малко веднъж годишно от комисия, назначена с административния документ на ръководителя на организацията. Върху направените проверки се поставят отметки в регистрационните формуляри след последното вписване. В случай на констатиране на нарушения при производството, отчитането, съхранението и използването на печатни формуляри, комисията провежда вътрешно разследване, резултатите от което се съставят в акт и се довеждат до знанието на ръководителя на организацията.

5.10. Допуска се копиране чрез оперативно отпечатване на организацията на документи върху официални бланки, предназначени за разпространение, при условие че всяко копие на документа е заверено с печата на организацията.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(задължителен)

ДИАГРАМА НА МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ.

Фигура A.1. - Разположението на детайлите и границите на зоните на формат А4 на ъгловата форма.

Фигура А.2 - Разположението на детайлите и границите на зоните на формат А4 на надлъжната форма.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справка)

ОБРАЗЦИ НА ФОРМУЛЯРИ НА ДОКУМЕНТИ.

Фигура Б. 1 - Образец на общата форма на организацията.

Фигура B.2 - Пример за ъглова бланка на организация.

Фигура B.3 - Образец на надлъжната форма на писмото на организацията.

Фигура B.4 - Образец на надлъжна форма на писмо от структурно звено на организация.

Фигура B.5 - Пример за надлъжна форма на писмо от длъжностно лице.

Фигура B.6 - Примерен формуляр за конкретен тип организационен документ.

Изтеглете документ

GOST R 6.30-2003

Единни документационни системи

ЕДИННА СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЯ

Изисквания за документация

Москва

Стандартинформ

Предговор

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Дата на въвеждане 2003-07-01

1 област на употреба

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени в ОК 011- 93 "Общоруски класификатор на управленска документация" (OKUD) (клас 0200000).

01 - Държавен герб на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - организационен код;

05 - основен държавен регистрационен номер (OGRN) юридическо лице;

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа;

15 - адресат;

21 - знак за наличието на заявлението;

22 - подпис;

23 - печат за одобрение на документа;

24 - визи за одобрение на документи;

25 - печатен отпечатък;

26 - знак върху заверката на копие;

27 - знак за изпълнителя;

28 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;

29 - знак за получаване на документа от организацията;

30 - идентификатор на електронното копие на документа.

3 Изисквания за регистрация на реквизити на документи

3.1 Държавният герб на Руската федерация се поставя на бланки в съответствие с Федералния конституционен закон "За държавния герб на Руската федерация" (Собрание Законодателства Российской Федерации, 2000 г., № 52, част I, чл. 5021).

3.2 Гербът на съставното образувание на Руската федерация се поставя на бланки в съответствие с правните актове на съставните образувания на Руската федерация.

3.3 Емблемата на организацията или търговската марка (марка за услуга) се поставя върху бланки на организациите в съответствие с устава (правилата на организацията).

3.4 Организационният код е посочен в съответствие с Общоруския класификатор на предприятия и организации (OKPO).

3.5 Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

3.6 Идентификационният номер на данъкоплатеца / кодът на причината за регистрация (TIN / KPP) се посочва в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

3.7 Кодът на формуляра на документа се поставя в съответствие с Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).

3.8 Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в нейните учредителни документи.

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса - пълното име на организацията-майка (ако има такава).

Имена на организации от съставни образувания на Руската федерация, които имат, наред с държавния език на Руската федерация (руски) Официален езиксубекти на Руската федерация, отпечатани на два езика.

Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.

Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е залегнало в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под или след пълното име.

Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е автор на документа, и се поставя под името на организацията.

3.9 Референтните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (факс номера, номера на телекс, банкови сметки, e-mail адрес и др.).

3.10 Името на типа документ, изготвен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилата на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).

3.11 Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземането на решение), за акта - датата на събитието. Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.

Датата на документа се изписва с арабски цифри в последователността: ден от месеца, месец, година. Денят на месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.

Разрешен е словесно-цифров начин на форматиране на дата, например 05 юни 2003 г., както и форматиране на дата в последователността: година, месец, ден от месеца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационният номер на документа се състои от неговия пореден номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекса на делото според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители и др.

3.14 Мястото на съставяне или публикуване на документа се посочва, ако е трудно да се определи, с реквизитите „Име на организацията“ и „Референтни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, включва само общоприети съкращения.

3.15. Адресат може да бъде организации, техни структурни звена, длъжностни лица или лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват преди фамилното име. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Например (по-нататък примерите за имената на организациите, техните референтни данни и т.н. са условни):

Разрешено е центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред. Например:

Необходимият „Адрес“ може да включва пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователността, установена от правилата за предоставяне на пощенски услуги.

Когато адресирате писмо до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:

При адресиране на документ до физическо лице се посочват фамилията и инициалите на получателя, след това пощенският адрес, например:

3.16 Документът е одобрен от длъжностно лице (служебни лица) или специално издаден документ. При одобряване на документ от длъжностно лице, печатът за подпис на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), заглавието на лицето, одобряващо документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:

Разрешено е центриране на елементи спрямо най-дългия ред в атрибута "Печат за одобрение на документ", например:

Когато един документ е одобрен от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно и също ниво.

Когато даден документ е одобрен с решение, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕН (ОДОБРЕН, ОДОБРЕН или ОДОБРЕН), името на одобряващия документ в актовото дело, неговата дата, номер. Например:

ОДОБРЕН

решение на общото събрание

Акционери от 05.04.2003 г. бр.14

Допуска се издаване на резолюция на отделен лист.

3.18 Заглавието на текста включва резюме на документа. Заглавието трябва да съответства на името на типа документ.

Заглавието може да отговори на въпроси като:

за какво (за кого)?, например:

Заповед за създаване на атестационна комисия;

какво (кой)?, например:

Длъжностна характеристика на водещия експерт.

Разрешено е да не се посочва заглавието към текста на документите, съставени на бланки с формат А5.

3.19 Знакът върху контрола върху изпълнението на документа се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол".

3.20 Текстът на документа е съставен на държавния език на Руската федерация или на държавните езици на съставните образувания на Руската федерация в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация.

Текстовете на документите се съставят под формата на въпросник, таблица, съгласуван текст или под формата на комбинация от тези структури.

При съставянето на текста под формата на въпросник, имената на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице, множествено число от сегашно или минало време („имам“, „собствен“ или „бяха“, „бяха“ и т.н.). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на знаците.

Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително в именителен падеж. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони трябва да бъдат отпечатани на следващите страници.

Свързаният текст обикновено се състои от две части. В първата част са посочени причините, основанията, целите за съставяне на документа, във втората (окончателна) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки. Текстът може да съдържа една заключителна част (например заповеди - административна част без изявление; писма, изявления - молба без обяснение).

Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.

В документи (заповед, заповед и др.) на организации, работещи на принципите на единството на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът е посочен от първо лице единствено число („Заповядвам“, „предлагам ", "Моля те").

В документите на колегиалните органи текстът е посочен в трето лице единствено число („решава“, „реши“).

В съвместните документи текстът е посочен в първо лице множествено число („поръчваме“, „решено“).

Текстът на протокола е посочен в трето лице множествено число („изслушал“, „говорил“, „решил“, „решил“).

В писмата се използват следните форми на представяне:

От първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпратете за разглеждане“);

От първо лице единствено число („Считам за необходимо“, „Моля ви да подчертаете“);

От трето лице единствено число („министерството няма нищо против“, „VNIIDAD смята, че е възможно“).

3.21 Бележка за наличието на приложението, посочено в текста на писмото, се прави, както следва:

Приложение: за 5 литра. в 2 екземпляра.

Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те са номерирани, например:

Ако заявленията са подвързани, тогава броят на листовете не се посочва.

Приложение: писмо на Федералния архив от 05.06.2003 г. № 02-6 / 172 и приложение към него, само 3 листа.

Приложение: за 3 литра. в 5 екземпляра. само до първия адрес.

В приложението към административния документ (укази, заповеди, заповеди, правила, инструкции, наредби, решения), на първия му лист в горния десен ъгъл се изписва „Приложение № ” с посочване на името на административния документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Разрешено е да се отпечата изразът „ПРИЛОЖЕНИЕ №“ с главни букви, както и да се центрира този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:

или на формуляра:

При съставянето на документ върху бланка на длъжностно лице длъжността на това лице не е посочена в подписа.

При подписване на съвместен документ първият лист се изготвя не на бланка.

3.23 Печатът за одобрение на документа се състои от думата AGREED, длъжността на лицето, с което е одобрен документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:

Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя, както следва:

3.24 Одобрението на документа се издава с виза за одобрение на документ (наричана по-долу виза), която включва подписа и позицията на одобряващия документа, декодирането на подписа (инициали, фамилия) и датата на подписване. Например:

Ако има коментари към документа, визата се издава, както следва:

Коментарите са посочени на отделен лист, подписани и приложени към документа.

За документ, чийто оригинал е изпратен от организация, визите се поставят в долната част на предната страна на копие на изпращания документ.

Възможно е издаване на документ за виза на отделен лист за одобрение.

Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото прилагане.

3.25 Отпечатъкът на печата удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, удостоверяващи правата на лицата, фиксиращи факти, свързани с финансови средства, както и върху други документи, осигуряващи проверка на автентичен подпис.

Документите са заверени с печата на организацията.

3.26 При удостоверяване на съответствието на копие на документ с оригинала, под реквизитния „Подпис“ се поставя удостоверителен надпис: „Верно“; длъжността на лицето, заверило копието; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:

Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

3.27 Бележката за изпълнителя включва инициалите и фамилията на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Бележка за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

V.A. Жуков

3.28 Бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото включва следните данни: препратка към датата и номера на документа, удостоверяващ неговото изпълнение, или при липса на такъв, кратка информация за изпълнението; думите "В бизнеса"; номер на делото, в което ще се съхранява документът.

Бележка за изпълнението на документа и неговото насочване по делото се подписва и датира от изпълнителя на документа или ръководителя на структурното звено, в което е изпълнен документът.

3.29 Знакът за получаване на документа от организацията съдържа следващия сериен номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути).

Разрешено е да се отбележи получаването на документа в организацията под формата на печат.

3.30 Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (долен колонтитул), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница на документа и съдържащ името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени в организацията .

4 Изисквания към формулярите на документи

4.1 Документите се правят на формуляри.

Установени са два стандартни формата на документи - A4 (210 × 297 mm) и A5 (148 × 210 mm).

Всеки лист от документа, изготвен както върху формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко:

20 мм - ляв;

10 мм - дясно;

20 мм - отгоре;

20 мм - по-ниска.

4.2 Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла хартия или светла хартия.

4.3 Формулярите на документи се изготвят в съответствие с Приложение А. Приблизителните граници на зоните за местоположение на детайлите са обозначени с пунктирана линия. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.

4.4 В зависимост от местоположението на детайлите се монтират две версии на формулярите - ъглова (фигура AL) и надлъжна (фигура A.2).

4.5 Атрибут 01 (02 или 03) се поставя над средата на атрибут 08. Атрибут 03 може да бъде поставен на нивото на атрибут 08.

Детайли 08, 09, 10, 14, ограничителни знаци за детайли 11, 12, 13 в границите на зоните за разположение на детайлите се поставят по един от следните начини:

Центрирано (началото и краят на всеки ред с детайли са еднакво отстранени от границите на областта, където се намират детайлите);

Флаг (всеки ред с подробности започва от лявата граница на областта, където се намират детайлите).

4.6 За организация, нейно структурно подразделение, длъжностно лице се установяват следните видове документи:

Обща форма;

бланка;

Форма на определен вид документ.

4.7 Общата форма се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писмо. Общата форма, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва

подробности 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва данни 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за горните граници на зоните за местоположение на детайли 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Формата на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва подробности 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, ако е необходимо, ограничителни маркировки за границите на зоните където се намират подробности 11, 12, 13, 18, деветнадесет.

4.8 За организации от съставни образувания на Руската федерация, които наред с държавния език на Руската федерация имат държавния език на съставно образувание на Руската федерация, е препоръчително да се използва надлъжна форма; в същото време детайли 08, 09, 14 са отпечатани на два езика: руски (вляво) и национален (вдясно) на същото ниво.

4.9 При изготвяне на документи на две или повече страници, втората и следващите страници се номерират.

Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справка)

ДИАГРАМА НА МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ

Фигура A.1 - Местоположение на детайлите и границите на зоната във формат А4 на ъгловата форма

Фигура A.2 - Местоположение на детайлите и границите на зоната във формат А4 на надлъжната форма

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справка)

ПРИМЕРНИ ФОРМИ НА ДОКУМЕНТИ

Фигура Б.1 - Образец на общата форма на организацията

Фигура B.2 - Примерна бланка на организацията

Фигура B.3 - Пример за надлъжен формуляр писмо на организацията

Фигура Б.4 - Образец на надлъжен формуляр на писмо от длъжностно лице

Фигура B.5 - Примерен формуляр за конкретен тип организационен документ

Ключови думи:организационни и административни документи, състав на детайлите на документи, документ, формуляр, служебна бланка, счетоводство, регистрация, контрол, реквизит

При съставяне на организационни и административни документи (заповеди, протоколи, актове и др.) се извършват стандартни управленски действия, свързани със съгласуването, подписването, одобряването на тези документи, довеждането им до знанието на служителите срещу получаване. В същото време към документите се поставят стандартни надписи: подпис, печат за одобрение, визи за одобрение и запознаване. Отделните надписи се наричат детайли на документа и засягат неговата правна сила и следователно изискват правилно изпълнение в съответствие с приложимите разпоредби. Важно е да се подчертае, че правилата за издаване на отделни реквизити са общи за различни видовеорганизационни и административни документи.

GOST R 6.30-97 установява следното композиция от детайлиОРД 27:

01 - Държавен герб на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - организационен код;

05 - код на формуляр на документ;

06 - наименование на организацията;

07 - справочни данни за организацията;

08 - име на вида на документа;

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа;

Печат за одобрение на документ;

Одобрение на документ за виза;

Знак за заверка на копието;
Марк за изпълнителя;
Бележка за изпълнението на документа и неговото насочване по делото;

Бележка за получаване на документа от организацията;

Идентификатор на електронното копие на документа 28 .

Всеки документ има индивидуален набор от детайли, отразяващи неговите особености и предназначение в процеса на управление. В същото време отделните данни са абсолютно задължителни за всеки документ, независимо от неговия вид и разновидност. Липсата на такива данни в документа го лишава от правна сила. Да се задължителенза всички заповеди данните включват: име на организацията, дата на документа, регистрационен номер, текст, подпис.

Други данни се изискват за определени видове документи. Например, за писма са ви необходими: референтни данни за организацията, адресат, бележка за изпълнителя, а за поръчки: името на вида на документа и мястото на неговото публикуване.

Необходимите реквизити включват постоянен,които не се променят изобщо (например: името на вида на документа) или за дълго време (например: името на организацията, референтни данни за организацията).

Въпреки това, много детайли не могат да бъдат постоянни и да се променят през цялото време изцяло или частично (например: датата на документа, заглавието на текста, текста, бележката за художника и т.н.).

При подготовката на документи детайлите се групират в три основни части, на които всеки документ може да бъде разделен условно: заглавие, съдържание и дизайн.

заглавкачастта е началото на документа, което съдържа информация за организацията (автора на документа) и първични данни за самия документ (реквизит 01-16).

декориранечаст - набор от детайли, потвърждаващи автентичността на документа и надеждността на информацията, съдържаща се в него (подробности 21-24). В частта за форматиране на документа има и помощни служебни знаци върху документите, които улесняват работата с тях (подробности 25-29).

Основната част на документа, разбира се, е съдържанието, т.е. текст или таблица, въпросник, отразяващ значението и целта на документа, за който е съставен. Не бива обаче да се пренебрегва заглавието и особено форматиращите части, благодарение на които документът придобива юридическа сила. Следователно подготовката на всеки документ винаги се състои от два взаимосвързани процеса: изготвяне на текста (работа върху съдържанието) и формализиране на документа - придаване на документа на юридическа сила.

Изследване на практиката на съвременните организации показва, че не всеки хартиен носител със записана информация върху него може да се нарече документ. И основната причина за това, като правило, е липсата или неправилното проектиране на определени детайли на документа. В тази връзка всеки специалист, работещ с официални документи, трябва да е добре запознат с правилата за проектиране на всички надписи, предвидени от GOST R 6.30-97 върху организационни и административни документи, както и методите за подреждане на детайлите на ORD и размерите на разпределените за тях полета (вижте диаграми 1 и 2).