Документи за водене на кадрова документация. Управление на човешките ресурси от нулата

Счетоводството на персонала е необходимо във всяко предприятие, независимо от формата на собственост, дейността и броя на служителите. За нейното компетентно и квалифицирано провеждане е необходимо да сте добре запознати с трудовото право, да следите промените в законодателството и да имате умения в областта на управлението на кадровата документация.

Какво е счетоводство на персонала и защо е необходимо?

Неразделна част от дейността на всяка фирма е кадровата документация. Това е законово регламентирана работа по регистрация, отчитане и наблюдение на движението на служителите на организацията.

HR дейностите включват:

прием на служители;
съкращения;
хоризонтални (прехвърляне между отдели) и вертикални (например кариерно израстване) движения;
бизнес пътувания;
отпуск по болест;
табела с време;
отпуски (от всякакъв вид - годишни, без заплащане, за бременност и др.);
лични карти за всеки служител и др.

Това се отнася и за персонала:

поддържане на военни досиета;
регулиране на трудовите отношения;
създаване и регистриране на различни заповеди и инструкции (например за наемане, насърчаване на служител и др.);
организация на работата и други аспекти.

Цялата документация се изготвя само в съответствие с необходимите норми и правила. Някои форми са унифицирани, други се установяват в самото предприятие.

Компетентната организация на кадровата документация решава много проблеми и задачи на компанията. Разбира се, има хиляди нюанси, но има основни точки, които важат за всяко предприятие.

Как да организираме и на кого да поверим поддържането на кадровата документация?

Има няколко начина за организиране на счетоводството. Всичко зависи от характеристиките на предприятието и от това какъв избор прави мениджърът. Най-често срещаните опции:

Създайте цял отдел за човешки ресурси, ако в компанията работят много хора

А когато персоналът е малък, можете да наемете един специалист. Предимствата на този метод са, че работата се организира от мениджъра по начина, който той харесва и се регулира и контролира според собствените му принципи.

Има и недостатъци: трудно е да се провери професионализма на наетия специалист, така че има риск да бъде нает не напълно компетентен служител по персонал.

Ще трябва да отделите време и пари за обучение или да потърсите друг служител.

Предимствата на тази опция за организиране на счетоводство са, че ако човек е бил препоръчан, тогава (може би) той наистина върши работата, тоест е бил тестван в случая. Разбира се, с такъв служител на персонала трябва да договорите условия на работа, така че да отговарят и на двете страни.

Поверете кадровите въпроси на счетоводител или добър секретар

Плюсове: Спестява време и пари. Тоест, няма нужда да избирате служител по персонала и няма разходи за поддържане на записи.

Недостатъци: основният проблем при избора на този метод е, че служителите извършват допълнителна работа след основната, което води до грешки, гафове, пропуски и елементарна липса на необходимите документи. И, разбира се, професионалните познания по темата за счетоводството на персонала са важни тук. И ако същият секретар ги има, тогава рискът от усложнения в този случай е сведен до минимум. И обратно.

Поверете счетоводството на персонала на аутсорсинг организация

Добре: всички кадрови дейности падат върху плещите на аутсорсинг компания, която поема такава отговорност въз основа на споразумение. В допълнение към факта, че се предоставя постоянна, непрекъсната помощ по въпросите на персонала, изборът на този метод значително намалява разходите.

Минуси: трябва да изберете добре утвърдена, сериозна компания, а също така трябва да установите взаимодействие, да създадете концепция за работа със специалисти, които ще работят извън офиса.
Мениджърът трябва само да избере най-удобния и подходящ за него начин за поддържане на кадрови записи, като претегли всички плюсове и минуси на всеки метод.

Длъжностни функции на работник по персонал

Следните задължения се налагат на служителя по персонала в съответствие с инструкциите и трудовия договор:

Това е непълен списък на задълженията на персонален работник, изискванията са приблизителни. Може да има повече от тях изброени (или по-малко), но като цяло специалистът по персонал трябва да притежава точно тези умения и способности.

Счетоводство на персонала: какви документи са необходими?

Обикновено всяко предприятие трябва да разполага със следните видове документи, свързани с персонала:

административни (лични и производствени поръчки);
потвърждаване на трудовата дейност;
информация и сетълмент;
вътрешна кореспонденция;
дневници за контрол и регистрация.

Някои кадрови документи трябва да бъдат в предприятието непременно. Те включват:
PVTR (вътрешни трудови разпоредби);

Всички документи се съхраняват за определен брой години. Регулирани са:

член или раздел от Кодекса на труда;
решение на Държавния комитет по статистика;
Федерален закон и други разпоредби.

Ако нещо (инструкции, заповеди и т.н.) не е налично, тогава този факт ще трябва да бъде коригиран. Като цяло един от принципите на работата на кадровия служител е навременността. Това значително улеснява работните дни и дори придава юридическа сила на някои актове. Това всъщност е много важно – да не управлявате текущия бизнес. В противен случай те са склонни да растат като снежна топка.

Организиране на кадрови досиета: как да се проведе, откъде да започне?

След като се установите на ново място като служител по персонала, първо трябва да преразгледате задължителната документация. Ако се окаже (и това се случи), че някои важни документи от списъка липсват, тогава те трябва да бъдат възстановени. Разбира се, няма да е възможно да се извърши такава работа за един ден.

Ето защо е необходимо да се подчертаят най-важните позиции и да се започне от тях. Проверете за наличност и грамотност в дизайна (и ако трябва да коригирате или съставите нов документ): персонал, график на отпуските, трудови договори, заповеди, трудови записи.

Водете отчетност на трудови договори, заповеди за персонала. Създайте регистрационна книга за работна книга. Разбиране на лични карти (T-2). Работете с местните разпоредби.
Основното е да попълните всички текущи документи навреме. Работете, разчитайки на Кодекса на труда и правилата за работа в офиса. И не унищожавайте документи за персонала. Времето на съхранението им е одобрено от Федералния архив („Списък...” от 06.10.2000 г.).

Всички счетоводни документи са необходими за прозрачността на трудовите отношения. Персоналната система установява норми и принципи, които осигуряват стабилност на служителите на организацията, а администрациите създават благоприятни условия за управление на персонала.

Автоматизация на счетоводството - 1C: предимствата на работата с програмата

Поддържането на кадрови записи, особено в голяма компания, е невероятно отговорна и огромна работа. Но тук грешките са недопустими! Но днес има начин да се автоматизират дейностите на служителите по персонала, което може значително да улесни и опрости работата на отдела, да подобри дейностите, значително да намали риска от грешки.

С помощта на програмата 1C можете да съхранявате записи в съответствие със законовите изисквания. Базата данни осигурява надеждно съхранение на необходимата информация за служителите. Тъй като се натрупва, става възможно да се изградят различни отчети, които могат да помогнат за анализиране на работата и разработване на нови посоки. Например отчетите могат да изглеждат така:

коефициент на текучество на персонала;
статистика на персонала;
движение на работници и др.

Програмата помага за решаването на почти всички проблеми и задачи на счетоводството на персонала. Ръководителят на предприятието, благодарение на 1C, има възможност да получава информация за състоянието на нещата в този отдел, да анализира и да взема правилните управленски решения. А също така автоматизацията ви позволява да синхронизирате дейностите на няколко фирмени услуги (счетоводство, персонал, счетоводен отдел), което подобрява ефективността на работата, а също така създава всички условия за навременно изплащане на заплатите.

Какво психологическо може да е необходимо? Тази статия ще ви разкаже за всички тайни на тестовете.

За да извършите данъчен одит, прочетете статията: всички тайни на избора на специалист по данъчен одит.

Заключение

И така, обобщавайки, можем да отбележим следното:

Счетоводството на персонала е съществена част от работата на всяко предприятие.
Има няколко начина за организиране на счетоводството. Изборът е на лидера.
Задълженията на персонала се определят с инструкцията и трудовия договор.
Има списък с документи, свързани с работата на персонала, които трябва да присъстват във всяка компания. И трябва да започнете кариерата си в отдела за персонал, като проверите тези конкретни документи.
Воденето на записи е много по-лесно, ако е автоматизирано.

Счетоводството на персонала е в основата на нормалното и ефективно функциониране на всяко предприятие. Следователно към него трябва да се подхожда с цялата отговорност.

Във връзка с

За да се съхранява цялата първична документация на подходящо ниво, е необходима добре координираната работа на отдела за персонал, от която зависят много работни процеси на предприятието.

Това е поддръжката на всичко свързано със счетоводството на средствата и движението на персонала.

Навременните плащания, правилността на формирането на документацията и хода на други производствени процеси зависят от ефективността на нейното изграждане.

Важно: ключът към безпроблемната и навременна работа на отдела за персонал са добре обучени специалисти, които освен уменията за работа в офиса, са добре запознати с трудовото законодателство.

Процес на счетоводство на персонала е необходим за постигане на следните цели:

Правилно разпределение на служителите по процеси;
Идентифицирайте неизползваните ресурси;
Своевременно решавайте всички проблеми с персонала.

Ще научите как правилно да организирате регистрите на персонала в предприятие в това видео:

С какви въпроси се занимава отделът за човешки ресурси?

Като цяло всички въпроси относно работата на персонала се решават от отдела за персонал:

Наемане и уволнение;
Регистрация на отпуски и свързани с това плащания;
От тяхна компетентност е и начисляването на стимули и бонуси;
Формиране на персонал. ще научите как да съставите заповед за одобряване на щатното разписание;
Внасяне на промени в работния график;
Други работни моменти на държавата.

Характеристики на кадровата документация

В предприятието всеки етап от работата на отдела за персонал се извършва в съответствие с разпоредбите, условно всички видове работа могат да бъдат разделени на следното:

Редът за съставяне и поддържане на кадрова документация;
Форма на неработоспособност;
Подготовка на документи за архивиране;
Поддържане на военно дело в организацията;
Съхранение на лични данни на всеки от екипа;
Изчисляване на застрахователни премии.

Целият работен процес на персонала може да бъде разделен на два клона:

За персонала - лични карти и всички поръчки, свързани с всеки служител поотделно;
Относно управлението на персонала - вътрешни правилници, правилници за отдели, отчети за броя на служителите.

Освен това отделът за персонал съхранява всички документи, които са основание за издаване на заповеди, както и извлечения и фишове за заплати, които не са основни, но създават необходимата база за допълнителна документация.

От това следва, че основните документи са:

Колективен договор за решаване на предвидените в него ситуации;
Длъжностна характеристика, ако част от задълженията не са посочени в договора;
Правилник за работната заплата и бонусите за разрешаване на спорни ситуации, свързани с плащанията;
Други разпоредби, свързани с регулирането на живота на предприятието.

Как да организираме кадровата документация?

Организиране на кадровата документация във фирмата

За да започнете целия процес на водене на записи, първо трябва да направите грубо очертание на работния план:

Преди да го съставите, трябва да проучите цялата нормативна документация.
След това учредителните документи се вземат от главата и се изучават, всички те трябва да съответстват на истински документи.
След това работният процес се подготвя, като се вземат предвид желанията на мениджъра за създаване на папка за незадължителни документи.
След това се генерира самата документация:

Първоначално се съставят всички документи по отношение на ръководителя;

Важно: това длъжностно лице се определя чрез конкурс или на общо събрание на съучредителите.

След това идва ред на щатното разписание и вътрешния трудов правилник;

Важно: щатната таблица може да се формира по унифицирана форма, като е задължително да се състави списък с длъжности, необходими в производството, като се започне от ръководителя.

Разработва се форма на трудов договор, който е задължителен за подписване с всеки служител на организацията;
Подготвят се други необходими документи и книжа;
Лицето, отговорно за трудовите книжки, се определя - на първите етапи от формирането на кадровите регистри и предприятието ръководителят отговаря за приемането и регистрацията на служителите, въз основа на това е необходимо да се изготви заповед за отговорността на директора по прием и безопасност на документи;

Важно: едва след официалното идентифициране на отговорното лице започва регистрацията на служителите.

Необходимо е да се осигури съхранението и използването на личните книжа.

След като наема служител по персонал, той се грижи за цялата рутина по управление на документи - поддържане на график, график за отпуски, документално движение на хора в предприятието и т.н.

Какви документи са свързани с персонала?

Основна документация и нейното проектиране

Работникът по персонала използва редица необходими документи за компетентно управление на персонала:

Различни видове заповеди за движение на служителите - наемане, уволнение, отпуск, командировка и други;
Разписанието на персонала, което задължително трябва да съвпада с клаузите на работния график в основния трудов договор, в противен случай това ще бъде нарушение на договора и ще доведе до санкции;
График на времето;
Трудовите книжки, които се съхраняват в предприятието през целия период на валидност на подписаното споразумение, тези документи принадлежат на строго отчитане, така че всеки да се записва в специален дневник, а съхранението се извършва в специален сейф;
Правила за вътрешния ред;
Трудовите договори са доказателство за сключването на трудови правоотношения, те се съставят с всеки служител поотделно, въз основа на тях служителят работи официално в съответствие с точките, изброени в документа;
За всеки случай на изменение на основните клаузи на трудовите договори се съставят анекси към договорите;
се формира ежегодно 2 седмици преди края на годината, всеки служител трябва да се запознае с него, необходимо е да оформите този документ компетентно с познания за тънкостите на производството, така че едновременната почивка на 2 - 3 души да не нарушава цялата процес на предприятието;
Лично досие - трябва да се отвори папка за всеки служител, тук се поставят лична карта, личен акаунт, всички заповеди, подписани от служителя на ръководителя, неговите изявления и други документи, които формират хронологията на действията на служителя. Този документ е свързан със счетоводна документация, оформен е под формата на папки и списания, които са зашити, върху тях е залепен бял квадрат, за да се посочат основните детайли;
Длъжностни характеристики с подробно посочване на правата и задълженията на служителите;
Наредбата за възнагражденията и бонусите е основата за изчисляване на плащанията на служителите. Според какви правила се съставя разпоредбата за бонуси и материални стимули за служители на LLC, прочетете.

Освен това се генерират още много документи, които се управляват от служител на отдела за персонал.

Кой участва в управлението на документи?

Обикновено в големите предприятия има отдел за персонал, който поддържа цялата документация и също така я рационализира.

Но в малките предприятия те спестяват от персонал, така че, например, главният счетоводител или секретарят прави това на непълно работно време, а самият мениджър отговаря за наемането и уволнението на служителите.

HR автоматизация

Използването на различни компютърни счетоводни програми значително улеснява процеса, в момента има много от тях.

Разбира се, текущата е 1C: Enterprise, която ви позволява автоматично да отпечатвате документи и да автоматизирате целия процес, но има редица други програми, които са много по-млади и по-прогресивни.

Администриране на персонала и счетоводство на персонала.

Нюанси на IP и LLC

При приемане на служител в предприятие и въвеждане на регистри на персонала, всяка форма на управление има свои собствени характеристики, например индивидуалните предприемачи трябва да бъдат регистрирани със статут на работодател, когато за първи път наемат служител:

В FSS - 10 дни от датата на приемане на първия служител;
В ЗФР - в рамките на един месец от датата на работа на служителя.

Ако този брой дни за регистрация бъде надхвърлен, компанията ще бъде изправена пред санкции.

В същото време мениджърът е длъжен да получи подпис от служителите за запознаване с регулаторните документи; за това е препоръчително да стартирате дневник.

Санкции за липса на кадрови досиета

Важно: самостоятелно заетият предприемач има право да не започва кадрови записи.

Ако в предприятието или организацията няма регистри на персонала, се предвижда глоба:

За длъжностно лице от 1000 до 5000 рубли;
За юридическо лице от 30 000 до 50 000 рубли.

Освен това работата на предприятието може да бъде спряна за 90 дни.Ако е необходима проверка, тогава:

Не може да е неочаквано, предупреждават за това 3 дни предварително;
Провежда се и за ограничено време – 20 дни;
Посещаващата комисия трябва да се извършва само с участието на ръководителя.

Заключение

Счетоводството на персонала, според действащото законодателство, е неразделна част от всеки бизнес процес, неприемливо е да се извършват дейностите на предприятие, в което служители на пълен работен ден работят без такова счетоводство, тъй като всяко сътрудничество трябва да бъде фиксирано с наредби с фиксиране на всякакви промени в него.

Правила за организиране и поддържане на кадровата документация - вижте тук:

Счетоводство на персонала заедно със счетоводното и данъчното счетоводство, ви позволява да отразявате надеждна информация, необходима за пълното функциониране на компанията. Характеристиките на този вид счетоводство, както и основните документи, включени в него, ще бъдат разгледани в нашата статия.

Поддържане на кадрови досиета

Правете кадрови досиетавключва изпълнението на голямо количество документация, която ще отразява информация както поотделно за всеки служител, така и като цяло за цялата компания, както и създаване на правила, уреждащи реда за трудова дейност.

Правете кадрови досиетапредполага фиксиране на броя на служителите, което е възможно само при висококачествено проследяване на всички движения. Основна задача кадрови досиетае изготвянето на документални доказателства за конкретно движение на служител, като се започне от наемане, преместване на друга длъжност, регистрация на отпуск и завършва с уволнение.

със сигурност, счетоводство на персоналаможе обаче да се поддържа ръчно кадрови досиетачрез използването на софтуер ви позволява да сведете до минимум времето за изготвяне на документация, особено ако компанията има много служители.

HR записи

Документите кадрови досиетаможе да бъде както задължителен, чието съставяне е предвидено от Кодекса на труда на Руската федерация, така и по избор.

Към необходимите документи кадрови досиетасвързани:

трудова заповед (Т-1);
договор със служител (ТД-1);
работна книжка (Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“);

За особеностите на дизайна на работните книги вижте материала .

лична карта на служителя (Т-2);
документи за прехвърляне (Т-5);
заповед за напускане (Т-6);
график на ваканциите (Т-7);
кадрово осигуряване (Т-3);
ведомост (Т-12);
заповед за уволнение (Т-8).

Повечето кадрови документи имат унифицирана форма. Някои документи, които работодателят трябва да разработи самостоятелно:

колективен трудов договор;
правила за вътрешния ред;
правила за заплатите;
наредба за личните данни на служителите;
наредби по охрана на труда;
предоставяне на бонуси;

За информация относно сроковете на съхранение на документите на персонала вижте материала .

ВАЖНО!Съгласно чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, разпоредби, създадени от организацията, които нарушават правата на служителя, не могат да се използват за регулиране на трудовите отношения.

Всички счетоводни документи, изготвени от персонален работник, се одобряват от ръководителя на организацията. След това служителят трябва да се запознае с тях и да постави подписа си.

Трябва да се отбележи, че в някои ситуации може да се избегне изготвянето на кадрови документи: например не се изисква съставяне на длъжностни характеристики, ако трудовият договор вече предвижда функционалността на служителя. Същото важи и за клаузата за работната заплата, която също не е задължителна, ако в договора са посочени бъдещите доходи на работника или служителя.

Наличието на този или онзи документ в регистрите на персонала зависи от спецификата на работата на отделен служител и компанията като цяло. Ако компанията предвижда работа на смени, тогава трябва да се състави график на смяна. При изпълнение на трудови задължения в съоръжения с висока степен на сигурност, в договора трябва да се запише клауза за опазване на търговските тайни, както и да се изготви подходяща разпоредба, която ще определи процедурата за достъп до тайната, отговорността за нейното разкриване , както и условията за прекратяване на такъв достъп. Задължително е да се сключи договор за пълна отговорност със служител, ако той е свързан с ценни стоки или предмети.

Отговорност за нарушения при воденето на кадровата документация

Основният регулаторен орган, отговорен за правилното провеждане на кадрови досиета, е Държавната инспекция по труда. Той е предназначен да контролира операциите на персонала и, ако счетоводство на персоналасе провежда с нарушения, за привличане на административна отговорност за нарушение на трудовото законодателство.

Разграничават се следните видове отговорност (член 419 от Кодекса на труда на Руската федерация):

Административно - глобите за длъжностни лица и фирми са отразени в чл. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 от Административния кодекс на Руската федерация. Административната отговорност най-често възниква при липса на необходим документ за персонал или непредставянето му по искане на служител или организация.

пример:Иванов I.A. реши да вземе заем. За да направи това, той се нуждае от копие от трудовата книжка и удостоверение 2-NDFL. Работодателят е отказал да издаде копие от трудовата книжка. Служителят има право да докладва за незаконните действия на работодателя инспекцията по труда, която ще потърси отговорност от дружеството (нейните длъжностни лица) по чл. 5.39 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 1000 до 3000 рубли.

Гражданско право - наказанието е предвидено в чл. 15, 151 и гл. 59 от Гражданския кодекс на Руската федерация.

пример:На работното място е пострадал Петров С.Ф. В съответствие с чл. 1085 от Гражданския кодекс на Руската федерация, работодателят е длъжен да компенсира загубените заплати по време на престоя на служителя на лечение, както и разходите за неговото лечение и възстановяване.

Наказателна отговорност - чл. 143, чл. 145, чл. 145.1, чл. 146-147, чл. 215-217 от Наказателния кодекс на Руската федерация.

Освен това документите на кадровите служби могат да бъдат изискани от данъчните органи, при непредставянето им възниква отговорност по чл. 126 Данъчния кодекс на Руската федерация

Резултати

Правилно и навременно счетоводство на персоналапозволява на ръководството да направи компанията по-ефективна. В момента има много софтуерни инструменти, които помагат за оптимизиране на времето за съставяне на документация на персонала и за постигане на точност в отчетните данни. персоналсчетоводство.

В тази статия няма да предоставяме образци за попълване на формуляри, обработка на други документи или текстове на регулаторни документи, които организацията трябва да има. Нека се спрем само на последователността на работата по организацията на управлението на кадровата документация в една компания от нулата.

Нормативна база

Когато организирате управление на HR записи от нулата, ще ви трябват следните регулаторни документи:

GOST R 6.30-2003 „Единна система за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.

Кодексът на труда на Руската федерация (за да не се бъркате в промени и допълнения, има смисъл да придобиете нов текст на Кодекса на труда с изменения около веднъж на всеки шест месеца - освен ако, разбира се, вашата организация няма референтна правна система която се актуализира редовно).

Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69.

Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, утвърдени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 (с измененията на 19 май 2008 г.).

Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Списъкът на типичните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 06.10.2000 г. (с измененията на 27.10.2003 г.).

Освен това книгата на Я.Е. Варламова и Е.А. Кошелева „Управление на кадровата документация от нулата“ (Москва: Професионално издателство, 2008).

Забележка

Много форми на документи в управлението на кадровата документация са обединени от Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 01.05.2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“. Можете да го намерите във всяка референтна правна система (Консултант Плюс, Гарант, Код) или в Интернет, има и готови формуляри от това постановление, които просто трябва да копирате на твърдия си диск. Документите, за които няма унифицирани формуляри, трябва да бъдат съставени в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единна система за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.

Стъпка 1: разработваме документи, които задължително трябва да бъдат във фирмата

Най-често организацията на производствения персонал с персонал започва с разработването на всички видове наредби и инструкции и правилно. Регулаторните документи, които задължително трябва да бъдат в компанията, включват:

вътрешни трудови разпоредби;

наредба за защита на личните данни на служителя;

наредби по охрана на труда и пожарна безопасност.

Всичко останало ще трябва да изчака: възможно е да се заеме с разработването на документи, които са по избор, само когато са съставени задължителните документи.

Стъпка 2: коригирайте персонала

Най-вероятно компанията вече е разработила щатна таблица, има персонал от служители, които успешно изпълняват задачите си, с които са сключени трудови договори, издадени са заповеди за наемане и са направени записи в трудовите книжки. Но, както показва практиката, тези документи не винаги са съставени правилно.

Попитайте счетоводния отдел за информация относно заплатите на служителите и имената на техните длъжности - въз основа на тези данни трябва да съгласувате таблицата с персонала.

Трябва да се отбележи, че имената на длъжностите в щатното разписание не винаги съвпадат с действителните длъжности на служителите. Счетоводният отдел всъщност не се нуждае от тази информация за прехвърляне на плащания и данъци, но програми като 1C изискват попълване на раздел с такава информация и понякога се въвежда позиция, която не съответства на действителната. Ето защо, преди одобряването на щатното разписание, е необходимо да се изяснят имената на длъжностите на служителите с ръководителите на отдели, ръководството на компанията или самите служители.

Можете също да поискате от счетоводителите номера на персонала на служителите. Ако счетоводството е автоматизирано, тогава номерата на персонала се присвояват от програмата, ако не, тогава ще трябва да ги присвоите сами, като се започне от служителя, който работи най-дълго и завършва с този, който е дошъл в организацията най-късно. След уволнението на служител е по-добре да не прехвърляте личния му номер на никого: нека всички номера да бъдат уникални и присвоени само на един човек, който някога е работил в компанията.

Докато счетоводителите подготвят обобщение на служителите, трябва да проверите състоянието на личните досиета на служителите и техните лични карти, ако са били съхранявани, както и да разберете какви документи липсват в личното досие на всеки служител. Всеки служител трябва да напише бележка за копията на документите, които трябва да бъдат предадени.

Стъпка 3: проверете съответствието на информацията в щатното разписание и трудовите договори

След съставянето на щатното разписание е необходимо да се свери информацията в него с данните в трудовите договори. Ако информацията се различава (обикновено заплатата е посочена неправилно или просто е посочена „Заплата според щатния списък“, което е нарушение на Кодекса на труда на Руската федерация и може да доведе до санкции; датите на подписване на договора попадат в почивен ден; подписът на представителя на Работодателя не съответства на лицето, декларирано за представител - например неговият заместник подписа вместо генералния директор), тогава договорите трябва да се преработят. В този случай трябва да се изхожда от факта, че споразумение, подписано от неупълномощено лице, всъщност не е споразумение; с други думи, няма писмен трудов договор. Следователно, той трябва да бъде издаден, разбира се, на текущата (истински) дата. Във всички останали случаи към трудовия договор се правят допълнителни споразумения, които допълват трудовия договор с нови условия или изясняват (променят) тези условия, които са посочени неправилно.

Ако договорът е изпълнен правилно, но промените са направени по-късно (увеличение на заплатата, преместване на служителя на друга работа), тогава трябва да се изготвят допълнителни споразумения за всеки случай за всеки служител. Трудовите договори и допълнителните споразумения се изготвят в два екземпляра, единият от които остава във фирмата, а вторият се дава на служителя.

Стъпка 4: проверете правилността на изпълнението на заповедите на персонала

След това трябва да проверите наличието и правилното изпълнение на поръчките за наемане, преместване на служители (ако има такива) и др. (дати, подписи, информация, съдържаща се в тях). Заповедите трябва да отговарят на съдържанието на сключения със служителите трудов договор и щатното разписание. Те трябва да бъдат подписани не само от ръководителя на компанията, но и от самия служител. Ако няма заповеди за наемане или преместване на работещи служители или са издадени с нарушения, те трябва да бъдат възстановени, преработени или „допълнително подписани“. По закон вие не носите отговорност за случилото се преди вас, но служителят има право да изисква копие от такава заповед и той трябва да го предостави.

Стъпка 5: Проверете правилността на поддържане на трудовите книжки

Следващият етап на работа е да се провери наличието на трудови книжки. Книгите на всички регистрирани служители трябва да се водят във фирмата. Ако намерите книги на пенсионирани служители, тогава трябва да изпратите препоръчано писмо с обратна разписка до собствениците на книгите с молба да дойдат за трудова книжка или да дадете адрес, където може да бъде изпратена. След получаване на отговор, работната книжка трябва да бъде изпратена с препоръчана колетна поща с обратна разписка. Ако няма отговор, просто поставете известие за получаване на писмото в трудовата книжка. Трудовите книжки на неработещите служители трябва да се съхраняват отделно от останалите до необходимост, но не по-малко от 50 години.

Ако в трудовата книжка няма запис за работа или преместване, не бързайте да го правите. Първо прочетете внимателно двата документа, регламентиращи попълването на трудови книжки: Инструкции за попълване на трудови книжки и Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях. И едва когато сте уверени в знанията си, можете да започнете да правите вписвания в трудовата книжка. Запомнете: неправилно извършено вписване може да доведе до факта, че служителят може да не бъде кредитиран с трудовия стаж във фирмата, в която е направено неправилното вписване.

Стъпка 6: изготвяме лични досиета или лични папки на служителите (ако не са били съхранявани пред вас)

Не забравяйте да издадете лични карти на служителите във формуляр № Т-2. Днес много програми ви позволяват да попълните формуляр № Т-2 на компютър и да го отпечатате на обикновена хартия, което някои служители на персонала използват. Въпреки това държавните архиви все още приемат лични карти само на дебела, „полукартонена“ хартия. Ето защо, ако вашата организация е източник за придобиване на държавния архив, купете формуляри № Т-2 в магазина за канцеларски материали в необходимото количество или закупете подходящата хартия, за да ги отпечатате.

Личните карти се попълват от служител по персонала - такава инструкция се съдържа в инструкциите за използване на унифицирани формуляри (Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № 1).

Копия от документи, получени от служители (паспорти, осигурителни удостоверения и др.), трябва да се поставят в папки „файлове“, след което се прави опис на всеки случай и се оформят личните ви папки. Към тях можете също да прикачите копия от заповеди и договори, така че цялата информация за служителя да е на едно място, но това не е необходимо. Снимки на служителите могат да бъдат залепени на лични карти.

Често личните досиета се поставят във формуляр № Т-2, което не е вярно: личните карти трябва да се съхраняват отделно от всички други документи.

Нови документи и копия се добавят към личната папка, когато станат достъпни.

Стъпка 7: съставете необходимите счетоводни книги или дневници

Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и листовете в тях и приходната и разходната книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и листовете в нея могат да се водят само на хартиен носител. Тъй като това са счетоводни дневници за строги формуляри за отчетност, всяка страница от книгата е номерирана, а самата тя е зашита и запечатана с печата на организацията.

Стъпка 8: Планирайте ваканции

Две седмици преди новата година организацията трябва да одобри графика на ваканциите. Работата по него трябва да започне през ноември. Ако компанията е малка, можете да интервюирате служители кога биха искали да отидат на почивка, ако е голяма, да изпратите писмо до ръководителите на отдели с молба да предоставят такава информация за техния отдел.

Когато планирате ваканции, уверете се, че когато служителите на малък отдел отидат на почивка, посоката няма да остане незатворена. Например, ако в една компания има само двама мениджъри по продажбите, тогава техните ваканции не трябва да съвпадат по време, дори частично, освен това между тези ваканции трябва да има период на съвместна работа - за прехвърляне на дела от един мениджър на друг.

Ако сами интервюирате служители за времето на излизане на ваканция и възникне конфликт за това кой и кога отива, не се опитвайте да го решите сами - донесете информацията на вниманието на ръководството и съставете график в съответствие с решението на ръководството . Ако искате информация чрез ръководителите на отдели, поверете решаването на спорни въпроси на тях. Обикновено отнема една до три седмици, за да се събере информация за планиране на ваканции.

След регистрация графикът на ваканциите трябва да бъде представен за одобрение на ръководителя.

Две седмици преди началото на ваканцията е необходимо да уведомите служителя за настъпването й и да издадете заповед за предоставяне на отпуска. Началният час на ваканцията може да бъде променен по споразумение на служителя с управителя. Ако в момента на началото на ваканцията служителят се е разболял и е предоставил отпуск по болест, е необходимо по негово искане да се отложи ваканцията за друго удобно за него време. Всички тези промени се правят в съответните колони на графика на ваканциите. И не забравяйте, че служител не може да отиде в отпуск две години подред и задължителната платена ваканция може да бъде заменена само с парично обезщетение в случай на уволнение на служителя.

Стъпка 9: формираме досиета на персонала

Казусите могат да бъдат попълнени по следните теми:

„Заповеди за персонал (наемане, уволнение, преместване, бонуси, повишение, отпуск без заплащане, изпращане в дълги командировки и командировки в чужбина)“ (срок на годност - 75 години);

„Заповеди за персонал (редовен и учебен отпуск, дежурство, глоби, краткосрочни командировки в рамките на Русия)“ (срок на годност - 5 години);

„Трудови договори”;

"Лични неща";

"Лични карти";

„Нормативни документи на дружеството (правилник, инструкции)”;

„Кореспонденция по кадрови въпроси с държавни органи и търговски организации“ и др.

Графиците за ваканции, дежурствата, графиците на персонала са по-удобно разделени в отделни кутии и съхранявани в тънки папки.

По-удобно е личните досиета и лични карти да се съхраняват по азбучен ред в съответствие с имената на служителите, всички останали документи - в хронологичен ред при пристигането на документа.

Поръчките на персонална основа имат два периода на задържане: 5 и 75 години, поради което са разделени на поне два случая (всички поръчки, които не са изброени с 5-годишен период на запазване, имат срок на запазване от 75 години).

Ако компанията е достатъчно голяма и повече от 250 листа се формират във файл в рамките на една година, тогава той трябва да бъде разделен на няколко файла или на тома (например: „Трудови договори (AK)“, „Трудови договори (LZ)“ ; „Заповеди за персонала (редовен и учебен отпуск)“, „Заповеди за персонала (задължения, глоби, краткосрочни командировки в рамките на Русия)“).

При формиране на дела е необходимо да се използват раздели 7 и 8 от Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организацията, като се посочват периодите на съхранение.

Стъпка 10: съставете номенклатура на делата

Номенклатурата на делата може да бъде съставена отделно според личните документи или включена в общата номенклатура на делата на организацията.

Като цяло процесът на формиране на дела и съставяне на номенклатура в деловодството на персонала не се различава от формирането на дела и съставянето на номенклатура в общото деловодство.

И едва след всички етапи е възможно да се започне разработването на длъжностни характеристики, наредби за персонала и други незадължителни (незадължителни от гледна точка на Кодекса на труда на Руската федерация) местни разпоредби.

Ю.В. Еремеева,
ръководител на кабинета, член на Клуба на професионалните секретари