Отдел за счетоводство на персонала. Управление на човешките ресурси от А до Я

Ливена С.В. / "Пакет за човешки ресурси" kadrovik-praktik.ru
Бяхте инструктирани да създадете бизнес с персонал от нулата. И имате малък опит в тази област. Може би сте начинаещ служител по персонал, или като цяло счетоводител или офис мениджър, който е „закачен“ с персонал, или начинаещ предприемач. Тогава нашето ръководство със сигурност ще ви помогне. Направен е прост и достъпен, особено за начинаещи в кадровия бизнес.

Значи ви е назначен персонал. Откъде да започнем?

1. Нека се запасим с необходимите закони, специална литература и програми. Всичко това ще ви е необходимо в работата ви.
Обсъдете с ръководството въпроса за придобиване на програма, в която да се води досие на персонала. Има много такива програми и много специализирани са много, много удобни. Някои заобикалят функционалността на 1C. Но повечето компании водят кадрови записи според традицията в 1C. Факт е, че има много специалисти по поддръжка на 1C във всеки град, но няма да намерите специалисти за поддръжка на други програми навсякъде.

2. Взимаме копия от учредителните документи на организацията от ръководството и внимателно ги изучаваме. Всички документи в секцията за персонала трябва да отговарят на учредителните документи на компанията и да не им противоречат по никакъв начин. Прочетете в Хартата процедурата за приемане на директор (ще я съставите) и определяне на заплатата му, периода, за който можете да сключите трудов договор с него, някои функции могат да бъдат предписани в Хартата. Понякога Хартата предписва процедурата за наемане на ключови ръководители и установяване на системи за възнаграждение за тях (например с предварително одобрение от общото събрание на учредителите) и дори процедурата за одобрение на щатното разписание.
________________________________________

3. Определяме списъка с документи, които трябва да бъдат в зоната за работа на персонала и който ще съставим. Списъкът с такива документи е тук - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Ясно е, че при всички случаи ще съставите изискваните от закона документи. Проверете с ръководството кой от незадължителните документи ще съставите за компанията. Също така, можете предварително да уточните с директора какви специални условия той иска да види във Вътрешния правилник, други местни разпоредби, във формите на трудови договори.

Задължителни документи:

Учредителни документи
- Трудови договори
- Таблица с персонал (формуляр Т-3) *
- Таблица за време (формуляр Т-13)* или ведомост и ведомост (формуляр Т-12)*
- Вътрешен трудов правилник
- Документ за защита на личните данни на служителите (регламент)
- График на ваканциите (формуляр T-7) *
- Лични карти (формуляр Т-2)*
- Поръчки. Например, при приемане на служител (формуляр T-1) *, при приемане на служители (формуляр T-1a) *, при предоставяне на отпуск (формуляр T-6) *, при предоставяне на празници (формуляр T-6a), за повишаване на служител (формуляр T-11)*, за стимули за служители (формуляр T-11a)*, при командировка на служител (формуляр T-9)*, в командировка на служители (формуляр Т-9а)*, при преместване на служител (образец Т-5)*, при преместване на служители (образец Т-5а)*, при прекратяване на трудов договор със служител (образец Т -8)*, при прекратяване на трудови договори със служители (формуляр Т-8а), при прилагане на дисциплинарно наказание, при отстраняване на дисциплинарно наказание, при комбиниране, при замяна, при отстраняване, при прекратяване на отстраняване , при отлагане на ваканция, при изтегляне от отпуск, при съкращаване на персонала и др.
- Основания за заповеди (меморандуми, становища, актове, трудови договори, обяснителни бележки)
- Списания (книги) за регистрация на свидетелства за пътуване, много е желателно - заповеди, трудови договори.
- Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и приложките към тях. Книга за приходи и разходи за отчитане на бланки на трудови книжки и притурки към тях
- Трудови книжки
- Всички извлечения, бележки-изчисления и други документи, отнасящи се до изчисляване и изплащане на заплати, отпуск, обезщетение за неизползвани отпуски, „урегулиране” при уволнение, одобрения формуляр на фиша.

Документи, които стават задължителни при определени обстоятелства:
- Колективният трудов договор е задължителен, ако поне една от страните (служители или работодател) е излязла с инициатива за сключването му.
- Разпоредбата за възнагражденията и бонусите е задължителна, ако някое от условията на възнагражденията и бонусите, които се прилагат за работодателя, не е регламентирано в друг документ, например нито в трудовия договор, нито в щатното разписание.
- Длъжностни характеристики - задължителни, ако всички трудови задължения на служителите не са регламентирани в трудовите договори.
- Правилник за атестирането и придружаващите го документи за атестиране - задължителни, ако работодателят извършва атестиране на служителите.
- График на смени е необходим, ако има работа на смени.
- Правилник за търговската тайна - задължителен, ако в трудовия договор е посочено, че служителят е длъжен да пази търговската тайна.
- Списъци на непълнолетни работници, работници с увреждания, бременни работнички, жени с деца до три години, самотни майки; лица, полагащи грижи за деца с увреждания и лица с увреждания от детството, работници, заети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд - ако в персонала има непълнолетни работници, работници с увреждания, бременни работнички, жени с деца на възраст под три години, самотни майки, лица, полагащи грижи за деца с увреждания и инвалиди от детството, работници, заети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд
________________________________________

4. Оформяме директора
Проверете дали директорът (генералният директор) е правилно регистриран. Ако не, тогава първо изготвяме директор. Той е първият работник! От документите трябва да става ясно от коя дата е работил директорът. Процедура стъпка по стъпка за кандидатстване за директорска длъжност е в "Пакет кадрови служители", необходимите примерни документи също са там. Също така в Пакета ще намерите семинар „Уреждане на трудови правоотношения с нает директор” и много консултации по темата в съответния раздел за консултации.
________________________________________

5. Съставяме таблица с персонал, Вътрешни трудови разпоредби, други местни разпоредби (виж таблицата от параграф 3).
Със сигурност компанията все още няма щатно разписание и вътрешни трудови разпоредби и други местни разпоредби. Ние ги съставяме. Всички тези документи се съгласуват с директора. Отчитаме коментарите и желанията на директора, проверяваме дали противоречат на закона. Директорът одобрява готови варианти на посочените документи.
Моля, имайте предвид, че щатното разписание има унифицирана форма, а не произволна. Можете да изтеглите този формуляр за персонал от тук -. Ако има трудности с персонала, тогава в „Пакет от служители по персонала“ разгледайте образците за попълване на таблицата с персонала, стъпка по стъпка процедурата за разработване и одобряване на таблицата с персонал, тематичния семинар и съответния раздел на консултации по щатното разписание. Също така в Пакета можете да намерите образци на различни местни разпоредби, поетапни процедури за тяхното приемане, консултации, съвети за изготвяне и др.
________________________________________

6. Разработваме типова форма на трудов договор, който ще се сключва със служителите. В него включваме всички условия, които са изгодни и необходими за компанията. В HR Package има добри шаблони за трудов договор и книгата „Трудова работа: регистрация на трудови правоотношения в полза на работодателя“. Тук в части 2 и 3 на тази книга е полезно и достъпно да ви кажем как да съставите законен, но в същото време изгоден трудов договор.
________________________________________

7. Подготвяме други документи, които ще са ни необходими за провеждане на кадрова работа в бъдеще: счетоводни книги, регистрационни дневници, разписания, бланки за поръчки, договори за отговорност и др. В „Пакет на служител по персонал“ в секция „Образци на документи“ можете да вземете формулярите на тези документи, да ги отпечатате при необходимост, да се запознаете с образци за тяхното попълване, съвети за дизайн и книги, семинари по темата. Ако нямате пакета, някои документи можете да изтеглите тук - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаваме с ръководството въпроса кой ще води трудови книжки. Тъй като служителите все още не са наети, директорът първо ще трябва да води трудови книжки. Издаваме заповед за поемане на отговорност от директора за водене, съхраняване, отчитане и издаване на трудови книжки. Формулярът и примерната заповед можете да вземете в „Пакет на служителя по персонала“ в раздел „Образци на документи“. Впоследствие директорът може да прехвърли тези правомощия на приетия служител по персонал, също със заповед.
________________________________________

9. Ние организираме работата на служителите.На този етап ще съставите много документи: трудови договори, трудови заповеди, лични карти, трудови книжки, счетоводна книга за движение на трудови книжки и др.
________________________________________

Тогава служителите ще започнат да работят и ще започне фазата на ежедневната работа за персонала, ще е необходимо да се води график, да се състави график за отпуски, да се организират отпуски, да се прилагат стимули и глоби, командировки, комбинации, уволнения и още много ...

Прочетете също

• мъже в подчинение

  "Повечето от служителите ми са мъже. Те се държат различно с мен. Някои флиртуват, други общуват по чисто делови начин. Аз съм директор и трябва да ги управлявам. Понякога се губя, без да знам какво да правя и как да държа се, но в никакъв случай не трябва да показвам несигурността си. Елена, Псков ""

Статии в този раздел

• Как да организираме проверката на кандидатите за микробизнес без аутсорсинг?

  Ефективността на микробизнеса е пряко свързана с високата трудова мотивация на служителите. Ето защо е толкова важно правилно да се избират и подбират кандидатите. Ние ви казваме как да разрешите този проблем сами, без да прибягвате до аутсорсинг специалисти по персонал.

• Какво трябва да знаете за наемането на тийнейджъри?

  Днешните младежи често започват работа в училищна възраст, като искат да станат независими. Те преминават през стажове, обучение и след това си намират работа. Какво е важно да знаете в началото на кариерата и какви рискове трябва да вземат предвид работодателите?
  Набирането на тийнейджъри е изпълнено с много трудности. Трудовото законодателство установява ясни изисквания, които работодателят трябва да спазва, но те често се пренебрегват.

• Появата на служител на работа в нетрезво състояние трябва да бъде правилно доказана

  Идването на работа в нетрезво състояние е привидно очевидна ситуация, която не изисква допълнителни доказателства. За щастие подобни истории са рядкост, но може би затова не всички специалисти по човешки ресурси знаят точно как да действат правилно. Например, възможно ли е да използвате алкотестер и да позволите на служител да влезе във фирмата?

• Удръжки по изпълнителен лист

  Когато получавате изпълнителен лист за служител, трябва да запомните кои видове доходи не могат да бъдат наложени, да вземете предвид максималния възможен процент на приспадане по изпълнителния лист и последователността на погасяване на няколко изпълнителни листа. …

• Геолокация – за защита на интересите на работодателите?

  Как ефективно да контролираме регионалните служители? Въпросът не е празен: те не са под постоянен надзор, но отговарят за важна част от бизнеса. Това се отразява на трудовите отношения. Необходимо е да се вярва на човек и винаги да се знае как работи. Уви, свободата на действие често води до безотговорност и конфликти до съдилища.

• Факсимиле на трудови договори и споразумения за комбиниране

  Факсимилето е клише, точно възпроизвеждане на ръкопис, документ, подпис чрез фотография и печат. Нека да разберем дали е позволено да се използва факс вместо ръкописен подпис в трудови договори и споразумения за допълнителна работа.

• приспадане на социален данък

  Социално данъчно облекчение за лечение и обучение може да бъде предоставено на служител при определени условия. Помислете за характеристиките на предоставяне на социално данъчно приспадане.

• Професионалните стандарти ще станат задължителни в някои случаи

  Във връзка с влизането в сила на 1 юли 2016 г. на изменения в Кодекса на труда (Федерален закон № 122-ФЗ от 2 май 2015 г. (наричан по-долу Закон № 122-ФЗ)) Министерството на труда на Русия е подготвил отговори на стандартни въпроси за приложението ...

• Смърт на индивидуален предприемач, служител, учредител

  Могат ли данъците да се наследяват? Кой ще направи вписване в трудовите книжки за служителите на починалия индивидуален предприемач? Начислени ли се плащания след смъртта на служител подлежат ли на вноски и данък върху доходите? Каква е процедурата в случай на смърт на директора на LLC или неговия основател? Прочетете отговорите в статията.

• Несъстоятелност на работодател за просрочени заплати

  Служителите имат право да подадат молба до съда за обявяване на работодателя в несъстоятелност в случай на неизплащане на заплати. Ние разбираме кога работодателят може да фалира поради просрочени заплати и какво трябва да направят служителите, за да започнат производство по несъстоятелност.

• Местни разпоредби на фирмата - как да избегнем отговорност при проверки

  Липсата на някои местни разпоредби може да се приеме от инспекторите от инспекцията по труда като нарушение на трудовото законодателство. В статията ще ви кажем как да избегнете подобни последици.

• Замяна на позиции и вътрешна комбинация

  Концепцията за "актьорство". или "действащи" по действащото законодателство не са установени. Следователно, за да се избегнат спорове със служителите, работодателят трябва да знае как правилно да попълва позиции и каква е процедурата за заплащане на това.

• Местни разпоредби на компанията

  Краят на годината е времето след подаването на тримесечни отчети без бързане, за да започнете да се подготвяте за следващата година: обмислете разписанието на персонала, подгответе график за ваканции за следващата година. Също така, ако е необходимо, изменяйте други местни разпоредби.

• Свободни работни места за съкращаване на служители

  Законодателят установи задължението на работодателя да предлага на служителя вакантни позиции при съкращаване на персонала. Тази позиция трябва да е безплатна, да отговаря на квалификацията на служителя и може да бъде по-ниско или по-ниско платена. Освен това свободното място трябва да се намира в същото населено място. …

• Правим промени в личните данни на служител

  Личните (личните) данни на служителите се съдържат основно в кадрови и счетоводни документи. Важно е да следвате последователността на действията, когато правите промени в тях.

• Кога и как да проведем HR одит

  Поддържането на кадрови записи в стриктно съответствие с буквата на закона е необходимо, тъй като тези документи се използват не само от отдела по персонала, но и от счетоводството на заплатите. Те могат да бъдат проверени от инспекцията по труда и данъчните, служителите може да се нуждаят от извлечения и удостоверения.

• Одит на персонала. Какви документи трябва да притежава вашата компания?

  Одитът на управлението на досиетата на персонала е един от най-важните компоненти на процедурата за оценка на ефективността на цялата система за управление на персонала и човешките ресурси на организацията или на независима процедура като част от мерки за намаляване на фискалните и репутационните рискове на компанията, в т.ч. при решаване на трудови спорове в съда.

• Организация на HR администрацията от нулата

  Необходимостта от създаване на управление на кадровата документация не е толкова екзотична задача, не е лесна за начинаещи кадрови служители, частни предприемачи и счетоводители, чиито задължения включваха управление на персонала. Въпреки това, целият процес може да бъде описан като просто ръководство стъпка по стъпка за действие.

• Работа по време на отпуск по майчинство: анализираме възможни ситуации

  Често млада майка, докато е в родителски отпуск, работи на непълно работно време или у дома.
  Някои майки успяват да работят въз основа на удостоверение за неработоспособност, издадено по установения ред по време на отпуск по майчинство, което не е пряко предвидено в закона. На практика документирането на подобна ситуация повдига много въпроси сред служителите на персонала.

• Как да направите външен работник на непълно работно време основен работник

  Преходът на работник на непълно работно време към основната длъжност в същата компания може да бъде формализиран чрез уволнение или чрез сключване на допълнително споразумение към трудов договор. Попълването на трудовата книжка зависи от това кога и от кого са направени вписванията за наемане на работник на непълно работно време и неговото уволнение.

• Документи, които се представят от служителя

  Въз основа на материалите на справочника "Заплата и други плащания на служителите" под редакцията на В. Верещака Преди да се сключи трудов договор със служител, той трябва да представи редица документи. Те са изброени в член 65 от КТ...

• Наредба за заплатите

  Основната цел на тази разпоредба е да установи реда за възнаграждение на всички категории служители на дружеството.

• Промяна на длъжността на служител

  Ако работодателят реши да промени името на длъжността, той трябва да уведоми служителя, който работи в нея. По-нататъшните действия на страните по трудовия договор зависят от съгласието на служителя за промяна на името на длъжността.

• Прилагане на безтарифна система на възнаграждение. Характеристики на заплатите

  Тази система предвижда разпределение на общата заплата за компанията (или нейното подразделение) между съответните служители. В същото време общият фонд зависи от резултатите на компанията (подразделението) за определен период от време (например месец). В основата си заплатата на конкретен служител е неговият дял в заплатата на целия екип. Заплатите се разпределят между служителите на базата на определени коефициенти (например трудово участие). И може да има няколко от тях.

• Изчисляване на заплатите със система на заплащане на парче
• Наемаме шофьор

  При сключване на трудов договор с шофьор е необходимо да се вземат предвид редица нюанси, които са свързани с тази позиция. Някои от тях трябва да бъдат посочени в трудовия договор, за други е достатъчно да направите справка.

• Промени и корекции в трудовата книжка

  Статията е публикувана в рамките на сътрудничеството между списание "Актуално счетоводство" и HRMaximum. Трудовата книжка на служителя е основният документ, който потвърждава трудовия стаж и дава гаранции за получаване на пенсия. Ето защо е необходимо да съставите правилно трудовите книжки, ...

• Съхранение на документи. Условия за съхранение, унищожаване и обезвреждане на първични счетоводни документи

  Редът и сроковете за съхранение на счетоводни и данъчни счетоводни документи, кадрови документи

• Поръчки: форма, номерация, корекции

  Авторът се фокусира в материала върху нюансите на издаване на заповеди, извършване на промени в тях и др. Тъй като някои грешки могат да доведат до загуба на правна сила от заповедта, те не могат да се считат за дреболии.

• В какъв ред се предоставят копия от документи на бивши служители на организацията?

  Съгласно Правилника за водене и съхранение на трудовите книжки, ут. С Постановление на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225 (изменено от 19.05.2008 г., наричани по-долу Правилата), трудова книжка се издава на служител само при уволнение, но има моменти, когато служител...

• Кой е в щатното разписание... Директор Човешки ресурси, Ръководител Човешки ресурси, Ръководител Човешки ресурси?

  Как да се определят функциите и правомощията на директора по човешки ресурси и да се отделят задълженията му от задълженията на други служители по персонала, авторът разказва в материал, изготвен въз основа на въпроси от служители по персонал

• Изчисляване на работни графици (Програма базирана на Microsoft Excel)
• Как да телбодя документи

  Статията разказва за всички нюанси на правилата за мигане на документи. Читателите ще се запознаят с това как правилно да номерират, да съставят опис, да прехвърлят документи на персонала в архива

• Как да регистрирам отсъствието на служител, ако изпълнява държавни задължения?

  Представете си ситуация: служител на организацията е специалист от тесен профил и участва като експерт в процеса на разследване. Или: военнозадължено лице, което е в запас, се призовава за военна подготовка. Или може би някой от вашите подчинени трябва да присъства в съда като съдебен заседател. За какво говорят всички тези случаи? Фактът, че служителят трябва да бъде освободен от работа по време на изпълнение на държавни задължения и неговото отсъствие трябва да бъде формализирано по специален начин.

• Особености на регулирането на труда на служителите, работещи при работодатели-физически лица

  Редица характеристики има работа за работодатели - физически лица. По принцип всички работодатели – физически лица са разделени на две групи: индивидуални предприемачи и физически лица, които не са индивидуални предприемачи. Първият използва работници за извършване на предприемаческа дейност ...

• Какви документи за персонала трябва да има в предприятието

  Отговорният служител трябва да знае кои документи са задължителни за фирмата, които стават такива само при определени условия и кои документи могат да бъдат пропуснати, тъй като имат консултативен характер. Това ще ви позволи да се подготвите добре за среща с...

• Права на служител при продажба на дружество длъжник

  Федералният закон „За несъстоятелността (банкрута)“ не съдържа норми, които гарантират защитата на трудовите права на служителите в случай на продажба на предприятие-длъжник. Спецификата на трудовите отношения, които възникват в този случай, изисква специален анализ.

• Потвърждение за работа

  При изчисляване на трудовия стаж, периодите на работа или други дейности, които са включени в него, извършени преди регистрацията на гражданин като осигурено лице в съответствие с Федералния закон от 1 април 1996 г. „За индивидуалното (персонализирано) счетоводство ...

• Временно преместване на друга работа

  В N 8 на сп. „Кадри на бюджетна институция” за 2009 г. писахме за постоянното преместване на служител на друга работа при същия работодател, в която не се планира връщане на предишната позиция. Освен това законодателството предвижда възможност за временно преместване. Каква е разликата му от постоянното, в какви случаи и в какъв ред се произвежда, ще разкажем в тази статия.

• Как да се подготвим за пристигането на инспекцията по труда?

  Проверката на организацията на държавната инспекция по труда често изненадва ръководството. Особено като се има предвид фактът, че според закона инспектор по труда има право да посети организацията по всяко време на деня и без предупреждение. Според резултатите от одита не само ръководителят на организацията или неговият заместник, но и ръководителят на службата за персонал, както и главният счетоводител, могат да бъдат подведени под отговорност.

• Уведомление до служителя: как и в какви случаи да се изпрати

  Често в работата на служителите по персонала се използва документ като уведомление. С помощта на този документ работодателят уведомява служителите за правно значими точки. Например за съкращаването. Няма единна форма на уведомяване. За всеки случай се разработва различна версия. Ще ви кажем как да съставите известие за реорганизация на дружеството и ликвидация на клон. Как да уведомите служителите за промени в условията на трудовия договор. Как да уведомите служител за необходимостта да се яви за трудова книжка.

• Посещение на инспекцията по труда

  Всеки работодател трябва да бъде подготвен за факта, че рано или късно инспекцията по труда ще го посети. За съжаление, в сегашната ситуация, която се характеризира с масивни съкращения на персонал, неочаквано посещение може да се случи по всяко време. Нека поговорим по каква причина може да дойде инспектор, какви са неговите правомощия и какви са действията на работодателя при извършване на контролни мерки.

• Работник на свободна практика: „Опасни“ моменти за работодател и служител

  В съветско време „свободни професии“ означаваха граждани, които работеха за организацията и не бяха в персонала. С развитието на законодателството на Руската федерация концепцията и статутът на "работник на свободна практика" се промени. Мисленето на някои от ръководителите на организации остава на нивото на правното регулиране на труда на „свободните работници“ в СССР. Работодателят не винаги мисли за последствията от подобни взаимоотношения.

  Възможно ли е да се отървем от хитрата „бюлетина“ по законен начин? Мога. Основното нещо е да го разпознаете.

• Какво да правим с документи по време на ликвидацията на организацията

  Въпросите за осигуряване на безопасността на документите на акционерните дружества по време на тяхната ликвидация са отразени в решението на Федералната комисия за пазара на ценни книжа. Нека цитираме най-важните за нас фрагменти.

• Офис работа в отдел персонал

  Отговори на Андреева Валентина Ивановна, професор от катедрата по трудово право на Руската академия на правосъдието, на въпроси относно документацията за дейността на кадровата служба и графика на ваканциите в организацията.

• Често срещани погрешни схващания

  Най-често срещаните погрешни схващания за трудовите правоотношения

Документирането на всички операции на персонала в организацията изисква определени знания и умения.

Офисната работа в предприятието се регулира от инструкция, самостоятелно разработена и одобрена от директора. Той е вътрешен регулаторен акт и е задължителен за всички служители на икономически субект. Разработва се и се контролира от отдел "Човешки ресурси".

Законодателството изисква изготвянето на много документи, които фиксират всички аспекти на трудовото правоотношение на служителя с работодателя.

Опитните и начинаещите кадрови служители трябва да подобрят своите умения. В помощ на тях са създадени интернет сайтове, които представят теоретични курсове по управление на кадровата документация.

Документите за персонала отразяват дейността на персонала, потвърждават трудовия стаж на служителите, който играе първостепенна роля при изчисляването на пенсиите. Ръководството отговаря за документалния фонд на предприятието.

Основните детайли в контрола на хартия

Компетентната организация на регистрите на персонала изисква познаване на нормативната уредба, проследяване на нейните промени, ориентация във формите на използваните документи.

С каква цел е

Процедурата за водене на кадровата документация е регламентирана със закон. В големите предприятия с голям персонал по правило се формира служба за персонал. Неговите служители изготвят съответните документи в съответствие с изискванията на регулаторната рамка на Руската федерация.

Документите могат да имат унифицирана форма или да бъдат разработени в предприятието и одобрени в местни актове.

Управлението на кадровата документация е дейност, насочена към разработване и поддържане на документи, свързани със счетоводството на персонала, работното време, изчисленията на заплатите.

Проблемите с персонала включват следните елементи:

• регистрация на работа;
• вътрешно движение на работници;
• уволнение;
• регулиране на отношенията между мениджъра и служителите;
• организация на трудовия процес;
• други.

Правилната организация на кадровата документация допринася за решаването на редица проблеми.

Основните му цели са представени в таблицата:

Направление на работата на персонала	Задачи в ход
Счетоводство и контрол	набиране, счетоводство, уволнение на персонал.
Планиране и регулация	подбор, преместване, адаптация на работници.
Отчетни и аналитични	проучване на служителите, оценка на работата им; аналитична работа; изготвяне на доклад.
Координация и информация	обучение, образование, преквалификация на кадри; прием на служители по служебни и лични въпроси; обработка на писмени жалби на работници; архивна и справочна дейност.
Организационно и методически	документиране на работата на служителите; работа с персонала на отделите; планиране и управление на персонала.
Документален филм	поддържане на лични досиета, трудови книжки; изготвяне на заповеди, книжа за персонализирано счетоводство; регистрация на болнични, пенсионни удостоверения и др.

В Москва и други големи региони на Руската федерация организациите с отделни подразделения могат да водят кадрови записи онлайн. За целта са разработени подходящи програми, които позволяват обмен на документи в електронен вид.

Законодателната рамка

Законодателната рамка за управление на кадровата документация се съдържа в Кодекса на труда на Руската федерация.

Тази дейност се регулира от редица правни актове:

• Инструкции за попълване и прилагане на първични документи за счетоводство и заплати (Решение № 1 на Госкомстат от 01.05.2004 г.);
• унифицирани документи и изисквания за тяхното изготвяне (Резолюция на Госстандарт № 65 от 03.03.03 г.);
• Стандартни инструкции за деловодство за федералните органи на изпълнителната власт (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 536 от 08.11.05 г.);
• Правилник за работата на архивите (решение на Колегията на Федералните архиви от 06.02.02 г.);
• Правила за деловодството на федералните органи на изпълнителната власт (Постановление на правителството на Руската федерация № 477 от 15.06.09 г.);
• Закон за информацията, нейната защита и информационните технологии № 149-FZ от 27 юли 2006 г.;
• Закон за разглеждане на заявления на руски граждани № 59-FZ от 02.05.06 г.;
• Закон за държавния език на Руската федерация № 53-FZ от 01.06.05 г.;
• Закон за архивното дело № 125-FZ от 22 октомври 2004 г.;
• Закон за търговската тайна № 98-FZ от 29 юли 2004 г.;
• Заповед за трудови книжки № 117н от 22.12.03 г.;
• Постановление за приемане на инструкции за попълване на труда № 69 от 10.10.03 г.;
• Решение по трудови книжки № 225 от 16.04.2003 г.;
• Инструкции на Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация.

Задължителни документи

Кодексът на труда на Руската федерация задължава организациите да имат собствена правна рамка, която включва редица задължителни местни регулаторни документи.

Те включват:

Хартата	Основният учредителен документ. В него се посочва правната форма на предприятието, учредителите, обхватът на дейността, процедурата за наемане и освобождаване на ръководителя, неговите правомощия. Много вътрешни правилници на дружеството са изготвени въз основа на разпоредбите на Устава.
Трудов правилник (наричани по-долу - Правилата)	Наличието на документа е предвидено в чл. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация. Той установява реда за наемане и освобождаване на служители, правата и задълженията на страните по споразумението, режимите на труд и почивка, системата от стимули и наказания и други въпроси, свързани с трудовите отношения в предприятието. Директорът одобрява правилата. Ако в организацията има синдикат, неговите мнения относно приемането на документа се вземат предвид. В организации, в които персоналът работи нередовно, трябва да има Списък на съответните длъжности и професии. Издава се под формата на приложение към Правилника.
Инструкции за защита на личните данни	Съгласно чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, той установява изискванията, които трябва да бъдат изпълнени при обработката на лична информация за служителите, като се гарантира тяхната защита, използване и съхранение. Лична информация се счита за информация за един работник, която е необходима на работодателя за трудови правоотношения. Служителите трябва да са запознати с документите, които определят процедурата за обработка на техните данни.
Наредба за охрана на труда	Намира се в отдела за персонал. Всеки служител е запознат с документа. В предприятия с повече от 50 служители трябва да има длъжност специалист по охрана на труда.
график на смени	Използва се във фирми със сменен график. Документът е спешен и важи за определен срок по преценка на работодателя.
Документи за нормиране на труда	Те отразяват необходимите времеви разходи за производство на продукти (изпълнение на работа) от един служител или група и установяване на трудови стандарти на тяхна основа.

Регламенти

След приемане на ръководителя се установява броят на длъжностите, необходими за нормалното функциониране на организацията. Като се вземат предвид получените цифри, производствения цикъл и други особености на дейността на предприятието, той се изготвя.

За съставяне на документ обикновено се използва стандартизиран формуляр. Можете да изтеглите образец безплатно от интернет. Работодателят има право да коригира графика по своя преценка.

В документа длъжностите са изброени в йерархичен ред: като се започне от директора и се завърши с помощния персонал. За всеки от тях е посочен брой единици по състояние, заплата и надбавки.

На следващия етап се формира работният график. Представлява работни графици за всички служители. Ако има смени, се създават подробни графици за смени. Документът описва накратко изискванията към външния вид на служителите, поведението, ежедневието и др.

След това се разработва форма на трудов договор. В този случай трябва да се вземат предвид основните норми на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните регулаторни документи на компанията. Трудов договор обикновено се съставя от адвокат на организацията или външен изпълнител.

Документът трябва да включва следните елементи:

• информация за юридическото лице: име, адрес, телефон, пълно име и длъжност на ръководителя;
• паспортни данни на служителя;
• длъжност на служителя, видове договор (постоянен или срочен) и работно място (основен или допълнителен);
• списък на основните задължения с позоваване на инструкциите за тази длъжност;
• информация за възнаграждения, допълнителни плащания, обезщетения, отпуски;
• работен график, плащане за обработка;
• причини за прекратяване на договора и други условия;
• подписи и данни на страните, фирмен печат.

За да провери и оптимизира работата на служителите по персонала, ръководството може да проведе вътрешен или независим одит. Това спомага за намаляване на риска от административни наказания, спорове и жалби от страна на персонала.

Етапи на организиране на управление на HR записи от нулата

За формиране на досиета на персонала е удобно да използвате следните инструкции стъпка по стъпка:

Подготовка на необходимото	За да организирате услуга за персонал, първо трябва да закупите мебели, офис оборудване, канцеларски материали и т.н. Определено ще ви трябва програма за персонал, например "1C: ZUP" и референтна правна система. Благодарение на това служителите на отдела ще следят последните промени в законодателството и ще имат достъп до необходимите документи. Необходим е сейф за съхранение на труд и важни документи.
Регистрация на главата	Директорът е изпълнителен директор на всяка компания. Той подписва документите. За да му дадат всички правомощия, той е нает по трудов договор. Издава се подходяща заповед, с която той се назначава.
Назначаване на лице, отговорно за работата на персонала	В малка компания тези функции могат да се изпълняват от ръководителя. Ако отделен служител се занимава с офис работа, с него се съставя трудов договор. На негова основа се изготвя заповед. Ако задълженията са възложени на някой от наетите по-рано служители, се съставя допълнително споразумение и заповед.
Изготвяне на вътрешни актове	Те се подписват от директора и се съхраняват в специална папка заедно със заповедите. Местните документи включват изброените по-горе документи (раздел "Нормативни актове").
Документиране на приема на персонал	За всеки служител трябва да имате папка за подаване на всички документи, свързани с неговите данни и трудова дейност (трудов договор, заповед за приемане, лична карта).
Попълване на трудови книжки	В тези документи на служителите се вписват записи за прием, премествания, поощрения и др. Работодателят е длъжен да започне нова книжка за служител, който никога досега не е работил. Труд и дневник за регистрацията им са в канцеларските отдели. Тези документи трябва да се съхраняват в сейф.

Тази инструкция е подходяща и за манекени, които нямат опит по този въпрос.

Как е счетоводството

За да водите записи, трябва правилно да организирате документооборота.

За да направите това, направете следното:

• разработване на вътрешна регулаторна рамка;
• изготвя щатно разписание за всяка държавна единица;
• направете редовна уговорка;
• изготвяне на трудови договори;
• разработване на формуляри за персонала;
• издаване на T-2 карти;
• одобрява формуляри за кандидатстване за служители;
• изготвя вътрешни заповеди.

Всички действия на персонала трябва да бъдат потвърдени. Техният списък е фиксиран в правилника.

Допълнителни точки

Счетоводството на персонала от нулата започва с приемането на персонала. Важно е правилно да кандидатствате за кандидатстване за работа, да подготвите необходимата документация.

Персонал и почивки

Един от задължителните стандартни документи, които трябва да съществуват в предприятието, е щатното разписание (формуляр Т-3).

• списък на структурните поделения и длъжности;
• броят на щатните единици за всяка длъжност;
• заплати, бонуси за позиции;
• ведомост на организацията.

Подразделенията са посочени в документа по реда на тяхната важност за работата на организацията. В тях длъжностите на служителите също трябва да бъдат дадени по важност. Заглавията на длъжностите в трудовите договори и списъците на персонала трябва да съвпадат.

Персоналът е форма на график с пълните имена на служителите, въведени в съответствие с техните длъжности.

Графикът на ваканциите (ф. Т-7) отразява информация за времето на предоставяне на годишни отпуски на всички служители. Съставен за една година. Утвърждава се от директора съгласувано със синдикалния орган. Документът трябва да бъде издаден най-малко 2 седмици преди новата година. Данните, въведени в него, са задължителни както за служителите, така и за работодателите. Изключение правят бенефициентите.

Графикът включва следните подробности:

• име на отдел;
• Позиция на заеманата длъжност;
• Пълно име и личен номер на работника;
• брой ваканционни дни;
• дати на заминаване на почивка по план и факт;
• основание за отлагане на ваканцията, прогнозна дата.

2 седмици преди ваканцията служителят се уведомява за това. Издава се заповед, с която служителят се запознава срещу подпис. През ноември можете да подготвите заповед за всички ръководители на отдели, като ги задължите да представят графици за отпуски в счетоводството до 1 декември. Това ще улесни изготвянето на цялостния график.

Регистрация на служители

Пълноценната работа на организацията започва с набирането на служители. Попълването на свободните места е придружено от документи.

Отговорностите на HR служителя при наемане на служители са както следва:

• регистрация в специален дневник на заявление от заявителя;
• запознаване на начинаещия с действащите инструкции и местните актове;
• сключване на трудов договор и контрол на подписването му от страните;
• издаване на копие от договора на служителя и поставяне на бележка за това върху бланка на организацията;
• изпълнение и регистриране на поръчката в книгата;
• попълване на лична карта, подаване на документи по делото (извлечения, копия на лични книжа, заповеди, договори);
• прехвърляне на документи на платеца за заплати на служителя.

При изграждането на система за управление на регистрите на персонала първо трябва да се реши кои документи трябва да бъдат съставени и кои са необходими за конкретна област на дейност.

Необходимите документи включват:

• заповеди за персонал (за приемане, прехвърляне и др.);
• заповеди за персонал (за празници, бонуси, командировки и др.);
• T-2 карти;
• труд;
• споразумения;

Други необходими документи включват следното:

• персонал;
• позиция на ОТ;
• дневник за пътуване;
• правила за вътрешния ред;
• други.

Длъжностните характеристики и Колективният трудов договор не се изискват, но почти всеки работодател разполага с тези документи.

След като съставите списък със задължителна документация, трябва да проучите нормативните документи. Въз основа на тях трябва да се разработят други документи. Техният списък зависи от естеството на дейността на юридическото лице и характеристиките на условията на труд. Например, ако е необходимо да се осигурят на служителите униформи и ЛПС, е необходимо да се изготви заповед за реда и условията за издаването им, кои служители имат нужда от тях.

Обезщетенията и обезщетенията за работа при специални условия трябва да бъдат документирани: в опасни производства, нередовен, нощен труд и др. Освен това те изготвят Правилник за управление на кадровата документация. Той отразява списъка с документи, необходими за работата на организацията, процедурата за тяхното изпълнение и съхранение.

Законодателството не задължава разработването на такъв регламент, но той значително ще улесни работата на служителите по персонала. Първо се наема директор да работи в нова организация, след това той наема останалия персонал.

Съставът и броят на необходимите длъжности отразява щатното разписание. Процедурните правила отразяват всички работни графици, изисквания към служителите и др. Въз основа на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация се разработва стандартен трудов договор.

Преди да използвате счетоводни дневници, те трябва да бъдат подготвени: номерирани листове, зашити, запечатани. Върху последния лист на фърмуера е залепен лист хартия. На него се посочва броят на страниците, подписва се директорът или отговорният изпълнител и се поставя печат. На първата страница на списанието напишете името на организацията и началната дата на нейното поддържане.

Един от най-важните документи на кадровата документация е трудовата книжка. За поддръжката им със заповед се определя отговорно лице, което ги попълва и отговаря за безопасността им.

Често задавани въпроси

Организацията на досиетата на персонала има определени тънкости и нюанси:

Заповед за възстановяване	Процедурата не е отразена в законодателството. Обикновено се състои от следните стъпки: Проучване на действащата нормативна уредба. Определяне на списъка с необходимите документи. Изготвяне на план за бъдещата работа на организацията. Идентификация на лицата, отговорни за документите. Формиране на персонал. Проверка на правилността на приемане на служители, премествания, персонални промени, съкращения. Определяне на законосъобразността на трудовия режим в предприятието.
Характеристики на индивидуалните предприемачи със служители	Предприемачът наема персонал по стандартен сценарий. Договорът се сключва на няколко етапа: Получаване на необходимите документи. Изготвяне на заявление. Изготвяне и подписване на договор. Оформяне на заповед за прием. Създаване на карта Т-2. Извършване на вписване в труда. Заетостта на граждани, владеещи английски език, има своите особености.
Управление на малък бизнес	В тези организации с кадрови въпроси може да се занимава самият ръководител или специален отдел. Работодателят може да възложи счетоводството на персонала. Всички проблеми ще бъдат разрешени от специализирана организация на трета страна. Трудности с документооборота възникват, ако организацията е голяма, има структурни звена и голямо количество документация. В този случай отговорността за предаването на документи може да бъде възложена на куриера. В същото време представители на изпълнителната организация често не посещават офиса на клиента, т.е. работата се извършва напълно дистанционно.
Опростяване на счетоводството в микропредприятията	Всички условия на труд се определят в споразумение със служителя. През 2019 г. ръководителите на тези фирми и индивидуалните предприемачи имат право да откажат да изготвят местни разпоредби. В срок от 4 месеца от датата на загуба на статут на микропредприятие ръководството е длъжно да издаде „традиционна” кадрова документация.

Така че организацията на управлението на кадровата документация в предприятието е сложна процедура. Това изисква подробно проучване на нормативната уредба и наблюдение на всички промени. Грамотното изграждане на кадровата документация допринася за изграждането на трудовите правоотношения в рамките на закона. За обучение на служител по персонал работодателят може да използва услугите на специализирани компании.

Персоналът на всяко предприятие е неговата основна ценност и ключов ресурс. Следователно организирането на компетентен процес на счетоводство на персонала е важен компонент от работата, който изисква компетентност и задълбочено познаване на действащото законодателство на Руската федерация.

Правилно подбраните служители на отдела за персонал ще гарантират намаляването на грешките до нула и защитата на правата на целия екип. За характеристиките на кадровите досиета и основните грешки на работодателите - прочетете нататък.

Концепцията за счетоводството на персонала

Счетоводството на персонала е съвкупност от процеси и мерки, свързани с регулиране на трудовите отношения между работодател и служител. Този механизъм задължително присъства във всяка компания, независимо от нейния персонал и организационно-правна форма.

В обобщен вид счетоводството на персонала включва следните дейности:

• формиране на лични досиета на служителите;
• калкулиране и други плащания;
• съставяне и отчитане на работното време;
• регистрация на болнични, молби и справки на мястото на изискване;
• подаване на периодични отчети до данъчните органи;
• изготвяне и наблюдение на съответствието;
• изготвяне на заповеди за персонал;
• поддържане на съответната документация за;
• работа и оценка на служителите;
• спазване на правилата за неразкриване на лични данни на служителите на компанията.

В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация всяка организация трябва да има следната документация:

• График на персонала.
• Лични карти на служителите.
• Сключени и допълнителни споразумения към тях.
• График на ваканцията.
• Правилник за реда за защита и обработка на лична (лична) информация на служителите.
• Заповеди и изявления на служителите (относно, предоставяне и др.).
• Трудови разпоредби (в рамките на организацията).
• Трудови книжки на всички служители.

Организиране на кадровата документация

Най-често срещаните начини за поддържане на записи на персонала в една организация са:

Създаване на отдел човешки ресурси или наемане на специалист по човешки ресурси (мениджър по човешки ресурси)

Основното предимство на този метод за управление на кадровата документация е способността да се организира в съответствие с нейните принципи и изисквания, тъй като служителят е директно в компанията.

Възлагане на отговорност за поддържане на кадрови архиви на секретаря или счетоводителя

По време на криза и необходимостта от спестяване на пари често има ситуация, при която един служител съчетава задълженията на секретар, счетоводител, специалист по персонал и дори адвокат. Такъв служител по правило е специализиран в една област и съответно не е напълно компетентен в останалата част.

А това е изпълнено с възможни грешки и отговорност на ръководството на компанията, което води до ненужни разходи - време и материал.

Прехвърляне на HR функции към аутсорсинг компания

Организационната работа, управлението на персонала, тяхното обучение и подбор се управляват от трета страна за аутсорсинг компания, която е специалист в своята област. На пазара има много професионални служители и организации, с които договор за предоставяне на подходящи кадрови счетоводни услуги.

Всяка от горните опции има своите плюсове и минуси. Как точно ще се води кадровата документация и кой пряко ще се занимава с тях се решава от ръководството на организацията, като се вземат предвид числеността на персонала, текучеството му и вътрешната политика.

Характеристики на дирижирането

Понякога служителите трябва да получат копие от работния лист. Съгласно Кодекса на труда работодателят е длъжен да издаде такъв документ, но в съответствие със законите за защита на личните данни пълно копие може да бъде издадено само със съгласието на всички регистрирани там служители. Поради това се издава извлечение от табела, което съдържа само данни за кандидата

Основните грешки, които допускат работодателите и служителите по човешки ресурси

В процеса на поддържане на кадровата документация могат да се допуснат грешки, които ще доведат до и пред проверяващите органи. Типичните HR грешки са:

Грешки при работа с лични файлове

Личното досие на всеки служител се формира от момента на постъпване на работа и до уволнението му. Най-честите лични грешки са:

• в личното досие няма задължителни документи;
• нарушение на реда на документите;
• няма лични досиета (не са регистрирани);
• съгласуването не се извършва своевременно;
• попълнен вместо личен личен лист;
• делото включва документи, които не следва да влизат в състава му;
• кадрови служители не спазват реда за предаване на лични досиета на трети лица и организации.

Правилното формиране на личните досиета на персонала позволява да се гарантира най-добрата безопасност на документите и бърз достъп до тях.

Грешки при изпълнение на трудов договор

Грешки, допуснати от работодателя, когато често водят до сериозни последици в процеса на разрешаване на трудови спорове. Типичните грешки в този случай са:

• трудовият договор се сключва в един екземпляр;
• трудовият договор не е регистриран, няма дата на регистрация;
• няма подписи на трудови договори;
• не са предписани задължителна информация и/или условия;
• няма писмени трудови договори със служители;
  един екземпляр от трудовия договор не се получава лично от работника или служителя, или
• няма маркировка за разписка;
• не е определен срокът на договора;
• не са посочени условията за наемане с, ако има такива;
• не е посочен конкретният размер на заплатата на служителя, не се установяват условията на плащане и мястото на получаване на заплатата, режимът на работа и продължителността на ваканцията.

Грешки при водене на трудови книжки

Тук основната част от грешките са свързани с процедурата по попълване на трудовата книжка. Най-често срещаните грешки:

• не е издадена касова бележка при получаване на трудова книжка от служител на фирмата;
• със заповедта не е определено лице, отговорно за водене, отчитане, издаване и съхраняване на трудови книжки;
• разделът с информация за служителя не се допълва, когато служителят получи по-високо ниво на образование;
• поредното номериране на записите е нарушено;
• не съдържа всички трудови записи (включително преводи);
• отказ за издаване на трудови книжки на студенти, съчетаващи работа и обучение;
• при издаване на дубликат не се прави знак "дубликат";
• корекции, направени неправилно в раздела с подробности за работата;
• неправилно поддържана или липсваща счетоводна книга за движението на трудовите книжки и към тях;
• секцията с информация за служителя не се попълва при издаване на листовката;
• липсва подписът на служителя в секцията с данни за служителя;
• разделът с подробности за работата не съдържа пълното име на работодателя;
• на уволнен служител се изпраща трудова книжка по пощата без писмено изявление от служителя за такова искане.

Трудовата книжка е основният документ на всеки служител, отразяващ трудовия му опит през цялата му професионална дейност. Поради това е необходимо да се сведе до минимум възникването на възможни грешки и нарушения при изготвянето и поддържането на този документ.

Всяка една от грешките може да има изключително негативно въздействие върху управлението на организацията и да доведе до сериозни последици. Затова се препоръчва функциите по счетоводство на персонала да се поверят на компетентни и компетентни специалисти, които са добре запознати с действащото законодателство и изискванията на проверяващите органи, или да се доверите на професионални аутсорсинг компании.

Управлението на HR записи от нулата, инструкции стъпка по стъпка, за които са от общ характер, включва изготвяне на нормативна рамка и стандартен набор от документи, както и назначаване на директор.

Всеки начинаещ предприемач ще се интересува от работата в офиса на персонала от нулата, инструкции стъпка по стъпка, за които ще разгледаме по-късно.

Когато работата вече е установена, такива въпроси се решават от специализиран отдел за персонал.

В началните етапи кадровите промени се извършват на непълно работно време от един от служителите - секретаря или главния счетоводител.

Ще разберем как е организирана работата в тази област и откъде да започне нов кадровик.

Кой отговаря за човешките ресурси

Въпросът за управлението на кадровата документация през 2017 г. е актуален за всички предприятия, в които има служители.

Правомощията се възлагат на служителя чрез издаване на заповед.

В зависимост от броя на служителите са възможни две опции:

1. Управлението на персонала се поема от ръководителя. За целта той издава подходяща заповед, която обезпечава тези задължения.
2. Тъй като служителите се наемат в персонала на предприятието, работата с персонала може да бъде поверена на един от тях. Издава се и заповед, потвърждаваща правомощията. Задълженията са записани и в длъжностната характеристика.

Инструкциите стъпка по стъпка за досиетата на персонала не са законово дефинирани.

Независимо от това, когато го разработвате, трябва да се ръководите от разпоредби, включително GOST R 7.0.8-2013.

Въпреки че не е установена единна процедура, е предоставен общ план, който ви позволява да систематизирате регистрите на персонала и да установите неговото поддържане.

В кадровата документация трябва да се съсредоточи и върху нормите на трудовото законодателство.

Има много бизнес инструкции. Има и документи, приети от местните власти.

Първи стъпки – План за действие

За да поддържате компетентно кадрови записи, трябва да започнете с регистрацията на първото лице - ръководителя.

Как впоследствие ще се извърши тази работа зависи от броя на служителите и спецификата на предприятието.

И така, да тръгваме - изброяваме основните етапи на работата в офиса на персонала от нулата:

1. Изготвяне на информационна база - специализирани справочници, софтуер, наредби.
2. Запознаване с учредителните документи на предприятието.
3. Изготвяне на списък с документи, които ще бъдат на разположение на персонала.
4. Форма на лидера.
5. Изготвяне на местни разпоредби, включително персонал и работен график.
6. Изготвяне на корпоративен образец на трудов договор.
7. Разработване на други счетоводни документи, включително формуляри за поръчки, счетоводни книги и т.н.
8. Регистрация на служител, който ще отговаря за поддържането на трудови книжки.
9. Разпределяне на служителите по местата им.

Обобщаваме: законодателството не установява строг списък с инструкции за управление на кадровата документация от нулата.

По-горе е приблизителен план, който започва с изготвянето на информационна и документална база, регистрация на директора и други служители.

Нека разгледаме всяка една от тези точки по-подробно.

Формиране на нормативната уредба

За да функционира компанията в съответствие с трудовото законодателство, трябва да се запознаете с всички изисквания.

• Постановление на Държавния комитет по статистика № 1 от 4 януари 2001 г.;

За събиране на информация можете да използвате специализирани директории.

От кадровия работник се очаква той не само да овладее всички текущи поръчки, но и да е наясно с всички промени, направени в трудовото законодателство.

Това ще изисква редовно позоваване на разпоредбите.

Важно: за да сте наясно с промените в трудовото законодателство, си струва да получите достъп до една от информационните бази.

Друг момент е търсенето и внедряването на подходящ софтуер.

От 2017 г. 1C е много популярен. Въпреки това, има много програми, които вече са заобиколили тази система по отношение на тяхната функционалност.

Предимството на 1C е, че във всеки град има достатъчно специалисти, които работят с този софтуер.

Втори етап - изучаване на Хартата

Продължавайки инструкциите стъпка по стъпка, пристъпваме към запознаване с учредителните документи.

Хартата, която е задължителна, когато е задължителна, съдържа следната информация:

• процедурата за назначаване на директор (включително срока на действие с него, размера на заплатата);
• процедурата за регистриране на служители за ръководни длъжности;
• планиране.

Дейността на персонала не трябва да противоречи на изискванията в учредителните документи.

Той трябва да следи промените, които се правят в Хартата.

Какви документи трябва да има на разположение на служителя по персонала

На следващия етап трябва да подготвите формуляри, които ще бъдат в отдела за персонал и ще се използват за регистриране на служители.

Нека разгледаме няколко заглавия.

1. Формуляри за поръчка. Формулярите трябва да бъдат разработени в случай на работа, преместване на друга длъжност и уволнение. Те ще се съхраняват 75 години, тъй като тези данни се използват за определяне на стажа. Втората група поръчки са персонал. Това включва заповеди относно отпуски, командировки, бонуси, глоби. Изготвя се и регистрационна книга, в която ще се правят бележки по всички издадени заповеди, и дневник за командировки.
2. . В тях трябва да се направят бележки в тридневен срок от приемането на нов служител. Струва си да се отбележи, че през 2017 г. регистрацията им е задължителна дори за преминалите индивидуални предприемачи. Наред с тези формуляри се стартира и книга за отчитане на движението на трудови книжки и листове.
3. Карти под формата на Т-2. Те съдържат ключови данни за служителите. Те се съхраняват или отделно, или се записват с лично досие.
4. Формуляр на трудов договор. То ще се сключва с всеки нов служител, независимо колко време е нает. Приложимо в някои ситуации.
5. Специална оценка на условията на труд (SUT). Тези документи се създават за всяко работно място. Сменяйте ги в повечето случаи с честота от 5 години.
6. График на персонала.
7. Местни трудови разпоредби.
8. Документи, въз основа на които се назначават заплати.

Тези формуляри са задължителни за регистрация в отдела за персонал.

Ако е необходимо, могат да бъдат издадени допълнителни разпоредби и образци, например.

Важно: не се изисква от закона, но длъжностните характеристики и колективният договор могат да бъдат полезни.

След като се определи списъкът с формуляри, които ще бъдат в отдела за персонал, инструкциите стъпка по стъпка препоръчват да се създаде Наредба за управление на кадровата документация.

Разработване на типов трудов договор

Голяма грешка е да се смята, че не е необходимо да се сключва трудов договор с краткосрочни работници.

Всъщност документът е подписан с всички служители.

Работата в офиса на персонала от нулата включва изготвяне на корпоративен образец.

Формулярът включва следните елементи:

• пълен организация-работодател, юридически и фактически адрес;
• данни за представителя на работодателя - трите имена;
• данни за служителя - пълно име;
• позицията, която ще заема;
• договорно време;
• вид дейност - основна работа или непълно работно време;
• длъжностни отговорности (или списък, или връзка към поетапни длъжностни характеристики);
• размер (желателно е да се посочат подробно всички детайли директно в договора);
• работно време;
• SOUT резултати за даденото местоположение;
• данни за работодател и служител;
• подписи.

Работодателят може да добави допълнителни елементи към документа.

Регистрация на първа позиция

Кой трябва да бъде нает първи? Не е трудно да се предположи, че работата в офиса на персонала от нулата предполага първо назначаване на директор.

Как да изпълним тази задача?

Много зависи от организационно-правната форма на предприятието. Нека разгледаме три типични ситуации.

1. Организация с учредители. В този случай именно те ще подпишат заповедта за назначаване на директора.
2. Индивидуално предприятие (или организация с един основател). Тогава самият индивидуален предприемач (или основателят) ще подпише договора както за себе си, така и за служителя.
3. Директорът се назначава въз основа на резултатите от изборите. Тогава втората страна по трудовия договор ще бъде председателят на изборния орган.

Важно: независимо кой назначава директора, остават задължителни две операции - подписване на трудов договор и издаване на заповед за приемане на длъжността директор.

Служителят по персонала е длъжен да спазва хронологичния ред на издаване на заповедите.

Назначаването на директора ще бъде първото, то трябва да съдържа датата, когато той ще започне да изпълнява задълженията си.

В бъдеще трябва да се уверите, че всички поръчки са номерирани в хронологичен ред. Този момент се проверява от надзорните органи.

Прехвърляне на служители на други работни места

Съгласно инструкциите стъпка по стъпка, след директора, трябва да назначите служител, отговорен за поддържането на трудови книжки.

Те принадлежат към формите на стриктно докладване, следователно изискват внимателно боравене.

Ако мениджърът все още не е наел никого и трябва самостоятелно да управлява регистрите на персонала от нулата, той може да поеме тези отговорности.

За това се издава подходяща заповед. Впоследствие поддържането на трудови книжки може да бъде поверено на нает служител. Това също се прави по поръчка.

Важно: изискването за издаване на заповед за водене на трудови книжки чрез издаване на заповед се установява с постановление на правителството.

Работата в офиса на персонала от нулата включва още един етап - наемане на служители.

За всеки нов служител се изготвя пакет от формуляри, включващи:

• трудов договор;
• описание на работата;
• ред за назначаване;
• индивидуална карта Т-2;
• и други документи.

Ще трябва също да съставите работна книжка, да поставите необходимите бележки в нея.

Формулярите, заедно със заявлението за работа, се свързват с личното досие.

Всички необходими документи се прехвърлят в счетоводството за по-нататъшно начисляване на заплати.

Нека обобщим горното. Инструкциите стъпка по стъпка за стартиране на управление на HR записи имат само общ изглед.

Те включват избор на правилник, съставяне на списък с кадрови документи, дизайн на директора и други служители.

През 2017 г., както и досега, е задължително сключването на трудов договор с всички служители.

Лекция 1 Водене на кадри за начинаещи, трудов договор

Организацията и поддържането на управлението на кадровата документация е пряка отговорност на служителите на кадровата служба. В ситуации на създаване на нова организация, трансформиране на стара или други възможности за реорганизация, ръководството и отделът за персонал трябва да знаят основните моменти на работа: обучение и търсене на служители, наемане, преместване и освобождаване на персонал, както и правилата за двете архивно и оперативно съхранение на документи.

Компетентната организация на управлението на кадровата документация като основа за стабилност на компанията

Във всяка организация, независимо от формата на собственост, има персонал. Тя се различава по размер и състав, по изпълняваните функции и нивото на квалификация. Задачата на отдела за персонал е да гарантира, че всички въпроси и проблеми, свързани със служителите на предприятието, се решават възможно най-бързо и компетентно.

Стабилността на една организация е пряко зависима от нейните служители. Основната задача на службата за персонал е компетентният и навременен подбор на служители, воденето на кадрово деловодство в съответствие със закона и навременното предаване на документите в архива. Това е основата за стабилното функциониране на всяко предприятие.

Обучение на персонал за работа с персонал

Инструкцията за управление на кадровата документация ясно показва необходимостта от професионално обучение на кадрови специалисти. На практика обаче често има проблем с обучението на работници от необходимия профил.

Висшите и средните специализирани учебни заведения не завършват специалисти с толкова тясна квалификация като „управление на кадровата документация“. Обучението обикновено се провежда вече на място или на специализирани курсове. Възможно е също да се обучи служител директно на работното място чрез наставничество.

Обучението на специалисти по управление на кадровите досиета включва следните начини:

• преквалификация на базата на второ висше образование;
• получаване на висше образование от свързан профил, например „управление на документи“, „юриспруденция“, „управление на персонала“, „защита на информацията“;
• обучение в специализирани дългосрочни курсове (най-малко три месеца), последвано от изпит;
• практическа работа, последвана от редовно професионално развитие.

Нормативни документи, регулиращи работата на службите за персонал

Дейността на отдела за персонал и общата организация на управлението на кадровата документация е силно зависима от действащото законодателство и вътрешни нормативни документи. Тази функция е свързана с нюансите на работа с голям брой лични документи, които често са поверителни.

Офисната работа в службата за персонал се регулира от следните закони:

• Конституция, Граждански и Кодекс на труда, както и частично Наказателен и Семеен;
• законодателни актове за профила на организацията по въпроси, свързани с работата с персонала;
• нормативни актове от местно значение;
• различни класификатори, правила и инструкции на федерално ниво;
• вътрешни регулаторни документи, например инструкции за управление на досиетата на персонала;
• заповеди и указания на ръководството.

Служителите на службата за персонал са длъжни стриктно да спазват изискванията на нормативните актове и преди всичко Кодекса на труда.

Търсене и документиране на служители

Управлението на човешките ресурси започва с търсенето и регистрацията на персонал. На първо място е необходимо да се вземе решение за вариантите за намиране на нови служители. Сред тях се открояват следните:

• агенции и бюра по труда;
• наемане на работа;
• трудови панаири;
• учебни заведения;
• табла за работа и автобиографии на различни ресурси;
• други организации;
• познати и приятели.

Всички опции за търсене на служители имат своите предимства и недостатъци, служителят на отдела за персонал трябва да се възползва максимално от всички възможности за затваряне на свободното място.

Когато бъде намерен кандидат, се провежда интервю с него. Желателно е напредъкът му да бъде документиран: по-лесно е да се вземе информирано решение за наемане или отхвърляне. В последния случай лицето се уведомява писмено за причината в срок от пет работни дни. Ако кандидатът е подходящ за вакантна позиция, той трябва да бъде записан. От това започва регистрацията за конкретен служител.

• сключване на трудов договор;
• издаване на заповед за прием;
• нов служител или нейна институция;
• регистрация на лична карта;
• ако е прието в организацията - създаване на лично досие;
• запознаване и подписване от служителя на вътрешни нормативни документи и инструкции.

Досиета на персонала (лични карти, списък на персонала)

Управлението на кадровата документация включва задължителна регистрация на счетоводна документация, по-специално персонални и лични карти. Тези документи са задължителни за организации от всички форми на собственост.

Персоналът и персоналът трябва да са актуални и да отговарят на нуждите на организацията. Той съдържа имената на всички позиции, броя на тарифите, посочвайки свободните работни места за даден период.

Личните карти са унифицирани документи, съдържащи кратки данни за трудовата дейност на служителя и лична информация. Подлежат на строга отчетност и специални условия за съхранение, на места, които предотвратяват повредата и кражбите им.

Заповеди за персонал, разлики и конструктивни особености

Общото деловодство в работата с персонала се изразява предимно в заповеди и инструкции от ръководството. Тези документи могат да се отнасят както до отделни служители, така и до целия персонал като цяло. Те се различават по дизайн и характеристики на изпълнение.

Повечето заповеди и инструкции относно конкретни действия със служител имат унифицирана форма. Те подлежат на задължително договаряне с всички заинтересовани лица и запознаване от служителя срещу разписка. Копия от заповедите за личен състав се съхраняват в лично дело, а оригиналите в отделни папки.

Дневници по управление на кадровата документация, правила за регистрация и съхранение

За да се отчете движението в службата за персонал, това включва поддържане на специализирани списания. Това са таблични документи от многостраничен формат, най-често унифицирани. Обикновено те се стартират или в големи тетрадки, или се купуват готови в специализирани магазини.

Видове списания за персонал:

• регистрация на входяща и изходяща документация, включително писма;
• регистрация на поръчки;
• регистрация на пристигане и заминаване на служители в командировки;
• регистрация на заявления, заявления, уведомления, служебни и бележки;
• регистрация на формуляри на трудови книжки, техните вложки;
• счетоводни книги за движението на различни кадрови документи и др.

Всички списания трябва да бъдат подвързани и запечатани, а листовете да бъдат номерирани. Те трябва да се съхраняват отделно от всички документи. За предпочитане в сейф или специален шкаф.

Характеристики на поддържане и съхранение на лични файлове

Воденето на лични документи не е задължително. Въпреки това, повечето организации събират записи на служителите под една или друга форма. Разбира се, по-удобно е да направите това в една папка.

Личното досие е набор от документирана лична информация за служител, събрана и формирана по определен ред. Може да включва различни документи и копия:

• копия от заповеди за служителя;
• копия от изявления;
• копия от документи за самоличност, потвърждаващи квалификация, образование, обезщетения и семейно положение;
• въпросник;
• характеристики и прегледи;
• препратки и др.

Личните файлове включват лична информация и трябва да се съхраняват отделно от други документи. Достъпът до тях е разрешен само на строго ограничен кръг длъжностни лица. При освобождаване на персонала личните дела се предават за архивно съхранение.

Правила за регистриране, съхранение и издаване на трудови книжки, както и приложки

Всички организации са длъжни да водят трудови книжки за своя персонал, с изключение на служителите, наети на непълно работно време. При първоначалния прием работодателят самостоятелно придобива празни формуляри и прави първото вписване в тях. На заглавната страница въведете съответните данни за служителя. Впоследствие е необходимо да се следи тяхната уместност и да се правят промени навреме.

При разпространението на основната част се правят записи за трудовите и социални дейности на служителя, постоянния му прием.Всички записи се номерират по общ начин и се правят въз основа на заповед. Протоколът за уволнение е придружен от отпечатък на печата на организацията и подпис на ръководителя.

Изработен на ръка, със синя химикалка, ясен и разбираем почерк. Следете внимателно уместността и надеждността на въведените данни. Ако е необходимо да се коригира информацията, те трябва да бъдат внимателно зачертани с един ред и да се въведе текущата информация. Това действие трябва да бъде потвърдено с подпис на ръководителя и печат.

Съхранявайте трудовите книжки отделно от другите документи, в сейф. Забранено е предаването им на служители или трети лица без специална заповед от отговорните органи.

Характеристики на оперативното и архивно съхранение на кадрови документи

Съхранението на кадровите документи се определя от тяхната особена значимост. Те съдържат лична информация и са поверителни. Такива данни не подлежат на неоторизирано разкриване. В противен случай се налага глоба на служителите на службата за персонал и ръководителя на организацията.

За организиране на правилното съхранение на кадровите документи в службата за персонал е желателно да има отделно помещение. Към него трябва да има един вход и да е оборудван с метална врата с аларма.

Самите документи трябва да се съхраняват в метални шкафове или сейфове. Избягвайте излагане на слънчева светлина и прах, както и температурни колебания и прекомерна влажност. Тези прости стъпки ще ви помогнат да спестите лични данни.