T 12 в excel. Попълване на графика: важен документ за заплати

Нека започнем с факта, че работодателят може да бъде както юридическо лице, така и индивидуален предприемачако сключи трудов договор със служители. И всеки работодател е отговорен не само за задължението да плаща вноски във Фонда за социално осигуряване и Пенсионния фонд на Руската федерация, но и да води отчети за времето, отработено от служителите. За улеснение и за да се регулират и стандартизират по някакъв начин тези процеси в дейността на компанията, има специална форма, наречена времеви лист. Тя ще бъде попълнена от лицето, което носи тези отговорности във фирмата, или самият ръководител, което, ако вземем големи компании, никога не се случва.

За какво е график?

Както вече писахме, отговорността за поддържането на такава форма пада върху предприемачите и ръководителите на фирми. Това се дължи кодекс на труда Руска федерация. Съответно, ако се установи нарушение при изпълнението на тази заповед, компанията ще бъде изправена пред глоба. Освен това наказанието ще бъде както за цялата компания като цяло, така и за конкретен служител, за когото трудов договорвъзложени задължения.

В табелката се записват данни за работата на всеки отделен служител на компанията. Всичките му прекарани работни часове, както и времето, през което не е ходил на работа, независимо дали причината за отсъствието е била валидна или не.

Има два начина за поддържане на електронна таблица:

1. Ежедневно попълване на данни за служителя.
2. Информацията се записва само в случай на нарушение работна норма. Тоест, когато служителят не е на работа, закъснява и т.н.

В бъдеще, въз основа на информацията, съдържаща се в този документ, ще бъде направено изчисление заплатикъм обвинението. Също така с помощта на графика се извършва документиране на прилагането на стандартите. трудова дисциплина, наличие на обработка на извънреден труд, изпълнение на задълженията през уикенда.

Както вече писахме в друга статия, стандартната петдневна работна седмица според закона се състои от 40 часа. Има 36 часа в шестдневната седмица.

В случай на нарушение на този график основното изискване ще бъде съвпадението на общия брой часове с нормата за отчетния период - тримесечие или година.

Важно! По време на дейностите по проверка от инспекцията по труда табелката ще бъде първият документ, който ще бъде поискан от ръководството на компанията.

Също така, според графика, ще се води статистика за трудовия персонал заедно с необходимата отчетност.

Процедурата за прилагане на графика

Съгласно действащото законодателство, за да попълни този счетоводен документ, отговорното лице попълва формуляри Т-12 или Т-13. Тези формати са законно одобрени и имат потвърждение от Росстат.

• Формуляр Т-12 се използва за водене на отчети по периоди на работа, както и за изчисляване на заплатите.
• Формуляр Т-13 се използва от служител, когато работно времесе отразява автоматично.

Има и трети вариант за отчитане на работното време. Това означава, че самата фирма е разработила своя собствена версия на документа. За да бъде правилно проектиран и признат за официален, е необходимо в него да се посочат редица подробности и необходимата информация.

Ако компанията използва специален софтуер, който ви позволява да провеждате счетоводство на персонала, формуляри за попълване на графика вече ще се съдържат в софтуера.

Допуска се попълване на формулярите за табела както ръчно, така и с помощта на програми. Отново, ако се използва специализиран софтуер като част от работата на компанията, тогава е достатъчно служителят да въведе необходимата информация в базата данни, а самият документ ще бъде съставен автоматично и разпечатан при необходимост.

Важно е да се разбере, че в различни поводище се използва попълване и поддържане на отчетни форми за работно време различни обозначения. Те могат да бъдат както азбучни, така и цифрови. Така че, като пример, нека вземем обозначението на работата на служител в рамките на нормалното. В тази версия буквеното обозначение ще бъде изразено със символа "I", а в цифровата версия ще бъде кодирането "01".

Всички шифри, които се използват в счетоводната форма, трябва да бъдат придружени от потвърждение под формата на документи. Просто е забранено въвеждането на информация по този начин.

Що се отнася до времето, отразено в документа, се вземат предвид дори пътувания по указания на компанията, отпуск на служителя, отпуск по болест и т.н.

Кодът на вида на заплатата се обозначава с четирицифрено число. В зависимост от вида използвайте:

• Заплата - код 2000г.
• Гражданскоправни договори със служители - код 2010г.
• Кодове за отпуск и обезщетение - 2012г.
• Отпуск по болест - код 2300.

Отговорното лице приключва табела на последния работен ден от месеца или на следващия. Освен това попълненият (или отпечатан) формуляр се прехвърля на ръководителя на отдела, който проверява правилността на въведената информация и изпраща готовия подписан формуляр на отдела за персонал.

Следващата стъпка е изпращането на документа в счетоводството, където според получените данни ще бъдат изчислени заплатите на служителите.

Важно! Данните до счетоводителя идват на два етапа. Първата част е за плащания по аванси на служители на дружеството. Вторият - за плащания върху основната част от заплатите в края на отчетния период.

След приключване на процедурата по плащане, формулярите се изпращат в архива, като се съхраняват в отделна папка. Срок на годност на формите - 5 години. Това е стандартният случай. Ако предприятието е организирано с вредни или опасни условиятруд (посочен след специализирана проверка), тогава срокът на годност е 75 години.

Попълване на графика. Проба.

Забележка: на изображенията в статията можете да видите, че формулярите не съдържат някои линии, което ги отличава от истинските. Това се прави за удобство и простота, но смисълът остава същият. В края на статията ще има връзка към пълноценна извадка.

Първата стъпка е да попълните заглавната част на формуляра в справката. Какво трябва да се уточни тук:

• Пълно име на фирмата.
• Организационен код, базиран на директорията OKPO.
• Името на структурната единица, чиято работа е отразена във формуляра.
• Пореден номер на таблицата.
• Дата на документа.
• Периодът от време, за който се съставя разписанието (стандартно - месец).

Графа 1.Номериране на редове. Ето една проста ненарушена номерация.

Графа 2.Фамилия, инициали, длъжност (специалност, професия).

Графа 3.Номер на заплатите на служителя. Кодирането се задава първоначално.

Колона 4.Бележки за явявания и отсъствия от работа по дни от месеца. Съответно за всеки служител таблицата се попълва индивидуално, на база на текущата ситуация по ден. В този случай кодово обозначение (число или буква) се записва в горната клетка на таблицата. И долната клетка съществува, за да записва броя на отработените часове в този ден (Разрешено е да се остави празно).

Като стандарт за обозначението, вписано в горната клетка, се използва следното:

• "Аз" - служителят е присъствал през целия работен ден.
• "К" - командировка на служителя.
• "Б" - уикенд или неработен празник.
• "OT" - основната платена почивка.
• "Б" - служител на болницата.
• "DO" - ваканция на служител, която се поема за негова сметка.
• "P" - отпуск по майчинство.
• "OJ" - отпуск за отглеждане на дете на възраст под три години.
• "НН" - отсъствие без причина.

Забележка: когато служител отсъства, но работодателят не може да каже със сигурност дали причината е валидна, можете да оставите това поле празно засега и да запишете обозначението по-късно, когато ситуацията стане по-ясна.

Брой 5.Необходимо е да се посочи общият брой дни и часове, които служителят е работил за всяка от двете половини на работния месец. Дните се въвеждат в първата клетка, а часовете се въвеждат отдолу.

Графа 6.Въвеждаме същата информация, само за цял месец.

Колона 7,8,9. Тук трябва да се въведе информацията за заплатите за служителя. Когато се използва един код на работната заплата и съответна сметка за целия състав на служителите, заглавката на тази таблица се попълва с данни. Тогава колони с номер 7 и 8 за конкретен служител не се попълват. А колона номер 9 показва отработените часове. В противен случай всички графи се попълват изцяло - с техните кодове за плащане и кореспондентска сметка. Сметката за компенсиране се взема от сметкоплана от специфичен типплащане.

Вече описахме няколко опции за кодове на видове заплата по-горе. Ако имате желание да видите всички кодове, можете да се обърнете към файла, прикачен към статията със списък с кодове.

Колони 10,11,12,13.Необходим за въвеждане на информация при отсъствие на служител на място. Ето причината за отсъствието и количествено обозначениемине време.

В долната част на табелката с времето поставяме името на попълването на отговорното лице и неговата длъжност. В десния ъгъл формулярът ще трябва да съдържа подписа на ръководителя на звеното, информация за който е въведена в този график. Също така подписът ще бъде поставен от служител на отдела за персонал, на когото формулярът ще отиде за проверка. Всеки подпис е придружен от датата на подписване.

Характеристики на попълване на графика

• Предполага се, че в допълнение към основния график, компанията стартира приложение. Листът за кандидатстване се попълва при уволнение на служител. В края на отчетния период (месец) към отчета за време се прикрепя допълнителен лист и в него вече е съставен записът „Уволнен“.
• Вече писахме, че е възможно да не се въвежда кодирането на причината за отсъствието, ако отговорен служителне съм сигурен дали причината е неуважителна. Но можете също да запишете кода „НН“ или „30“ (необяснима причина) в колона номер 4. В този случай, след явяването на служителя и предоставянето на подкрепящ документ (например медицинско свидетелство), се правят корекции в графика.
• Когато се случи, че служител, по време на ваканция, получи отпуск по болест, служителят в табелката за работа поставя кодирането „B“ вместо „ОТ“ с броя на дните в удостоверението. След това ваканцията се удължава с идентичен брой дни.
• В същото време, когато има празници по време на празниците (според производствения календар), дните на съвпадение във ваканцията не са защитени. И в отчетната карта на тяхно място ще бъде кодирането "B". Пример: в случай на ваканция на служител от 11 юни до 18 юни, денят на Русия попада в празнината. След това трябва да отбележите кодирането "B" в таблицата на формуляра на 13 юни.

Характеристики на формата T-12 - проста форма

Основната разлика между този формуляр и стандартния компютъризиран T-13 е разделът, в който можете да посочите заплатата на служителя.

Компанията обаче не е длъжна да го попълва, ако тези цифри ще бъдат отразени в други видове работна документация.

Графикът за този формуляр се попълва в една версия. Назначава се и отговорник. Всички процедури за работа по формуляра са подобни на описаните по-горе.

Проследяването на времето е много важна задача. Служителят не иска да загуби трудно спечелените си пари, а организацията от своя страна не се стреми да плаща за отсъствия.

За да се избегнат подобни недоразумения, ще помогне навременното и правилно поддържане на отчетната документация за отчитане на работното време.

За какво е

Графикът е установен документ, който носи информация за спазването на работното време от всеки един от служителите. С други думи, това е таблица, в която се въвеждат данни за появата или отсъствието на всеки от служителите на организацията.

Въз основа на този документ се изчисляват заплати и бонуси или се налагат санкции за закъснение, отсъствия и други отклонения от графика на работа.

Такъв график трябва да съществува в един екземпляр и да се съхранява от служителя, който е назначен отговорен за неговото изпълнение. Най-често тази работа се поверява на отдела за персонал и счетоводство, понякога на ръководителя на отдела или старши мениджър. Назначаването на длъжността "таймер", или по-скоро налагането на съответните задължения, трябва да бъде отразено в трудовия договор.

Опции за форма

Можете да следите колко дни и часове е работил служителят различни методи, но Роскомстат изготви специални формуляри. Те са лесни и лесни за използване, с тяхна помощ можете да проследявате визуално работната "посещаемост" и впоследствие ефективно да използвате получените данни.

За бюджетни организацииВъведена е специална форма на ведомост № 0504421.

За всички останали организации и предприятия бяха одобрени формуляри Т-12 и Т-13. Последните се различават един от друг по това, че Т-13 се използва там, където явките и отсъствията се контролират не от хора, а с помощта на автоматизирани системи(турникети). Дойдох на работа, регистрирах се на пункта с пропуск и продължих. По този начин е лесно да се контролират закъсненията, отсъствията и други отклонения от работния график.

Формулярите във формуляр Т-13 най-често се попълват автоматично или с частично използване на технически средства.

Разчетите във формуляра T-12 също се попълват с цел изчисляване на заплатите, така че е удобно да поверите поддържането на такъв график на счетоводител.

Как да попълните

Повечето важни аспективодене на график:

• таблицата съществува в един екземпляр;
• попълва се ежедневно въз основа на официални документи (болнични листове, заповеди, заповеди и др.);
• забранено е премахването на колони и полета от общоприетата таблица.

Все пак можете да промените таблицата. Понякога има ситуации, когато трябва да добавите допълнителни полета към съществуващ формуляр. Например да се вземат предвид определени работни часове за нестандартни смени. В този случай са възможни промени, но само след подписване на съответната заповед на ръководителя.

Преди началото на отчетния месец (2-3 дни преди това) отговорният служител отваря табелката. Това е моментът да решите кой метод на провеждане ще бъде избран. Това може да бъде непрекъсната регистрация – ежедневни/неприсъствени оценки, или въвеждане на изключително отклонения от режима – закъснения, нощни смени, извънреден труд и др.

Образец за попълване на табела за време, използвайки примера на формуляр Т-12

На първо място, заглавката и първите три колони се попълват. Тази информация, като правило, остава постоянна - структурно звено, пълно име на служителите, номера на персонала.

В колони от 4 до 7 ежедневно се отбелязват яви, отсъствия, почивни дни и болнични. За това се използват специални обозначения за всяка от причините. И така, отпускът по болест се обозначава с код Б, работният ден е RV и годишна ваканция- О Т. С пълен списъкобозначенията могат да бъдат намерени в най-унифицирана форма на първия лист.

Важно е да запомните, че всички оценки се записват в графика само въз основа на всеки документ. Това може да бъде отпуск по болест, вътрешна заповед или заповед за извънреден труд, подписана от познат служител.

Често има ситуации, когато не е напълно ясно какъв код да поставите. Например, служител е в платен отпуск, той получава OT код. Но по това време той имаше неблагоразумието да се разболее и не отиде на работа на уречената дата.

Ако служителят не ни е предупредил, тогава е препоръчително да запишете HH кодовете (неприсъствие по неизвестни причини) и след получаване на отпуска по болест да коригирате тези обозначения до код „B“. В случай, че служител е намерил начин да съобщи за заболяването си, можете незабавно да маркирате кода "B".

Може би в такава ситуация е по-добре първо да маркирате кодовете „НН“ и „Б“ с молив, за да не разваляте външния вид на документ, който съществува в едно копие. Ако формата се поддържа в в електронен формат, тогава няма да има такъв проблем.

Част от отсъствията се считат за "дни", тъй като служителят не може да бъде в отпуск само за половин ден, или да отиде в отпуск по болест за три часа. В този случай под буквеното обозначение се оставя празна колона. Ако служителят е закъснял с 30 минути или е работил 4 часа извънреден труд, тогава времето на отклонение от работния режим се посочва под обозначението на буквата.

Колони 5 и 7 обобщават междинните и крайните резултати от отработените дни, а колони от 8 до 17 предоставят пълен отчет за всеки служител – колко е работил, колко е почивал, колко е пропуснал и защо. От името на заглавката над всяка колона става ясно кои данни да се обобщят.

Характеристики на поддържането на график в бюджетните организации

Формуляр № 0504421 също се използва за наблюдение на спазването на режима на работа, но има малко по-различно наименование „Отчитане на използването на работното време“, което отразява спецификата на работата на бюджетните организации. В тази справка можете да намерите обозначения като „почивни дни в училище“, „заместване в групата с удължен ден“, „отпуск за обучение“.

Процедурата за поддържане на такъв график не се различава от единните счетоводни формуляри T-12 и T-13:

• извършени в един екземпляр;
• отваря 2-3 дни преди началото на периода на фактуриране;
• се използва без промяна на стандартната форма.

Приети са и две процедури за регистрация - непрекъсната (отбелязват се всички явявания и неприсъствия) и с посочване на отклонения.

Самата таблица има няколко разлики. В заглавната част на разписанието, в допълнение към името на организацията, структурното звено и референтния период, неговият вид трябва да бъде посочен с номер. Ако табелите с часове се подават "както е", без да се правят промени, тогава той се нарича основен и е маркиран в тази колона като "0". При всяка следваща корекция трябва да посочите номера на промяната по ред.

Първите четири колони се попълват веднага - това са пълните имена на служителите, номерата на персонала и длъжностите. Следните колони се попълват с напредването на периода. В горната част на колоната се посочват отклоненията от работния режим в часове (ако има такива), в долната част - буквеното обозначение на причината за отклонението. Колони 20 и 37 обобщават съответно междинните и месечните суми.

В този формуляр няма допълнителни изчисления. В края на периода на фактуриране този документ се прехвърля в счетоводния отдел, където въз основа на него ще се изчисляват заплатите на служителите на бюджетна организация.

Списъкът с обозначенията, използвани в този график (формуляр № 0504421), може да се намери в таблицата:

Име на индикатора	Кодът
Почивни дни и неработни празници	AT
Работете през нощта	Х
Изпълнение на обществени задължения	г
Редовни и допълнителни почивни дни	О
Временна неработоспособност, инвалидност поради бременност и раждане	Б
Празник за грижа за детето	ИЛИ
Извънредни часове	С
отсъствия от работа	П
Отсъствия по неизяснени причини (до изясняване на обстоятелствата)	HH
Отсъствия с разрешение на администрацията	НО
Почивни дни за обучение	WU
Допълнителен образователен отпуск	OU
Замяна в 1 - 3 класа	ZN
Замяна в групи с удължен ден	RFP
Замяна в 4 - 11 клас	AP
Работете през почивните дни и неработните празници	RP
Действително отработени часове	Ф
Бизнес пътувания	Да се

Как се определя ваканцията?

Думата ваканция в кадровия бизнес обединява много понятия. Започвайки от и завършвайки с постановлението. Много млади майки няма да се съгласят, но това също е ваканция, въпреки че е предвидена за грижа за малко дете.

Всеки от тези празници е отбелязан по свой начин в графика и си струва да се обърне специално внимание на най-често срещаните видове празници и тяхната регистрация.

Навреме

Въз основа на заповедта за отпуска, която трябва да съдържа и подписа на самия летовник, към табела се поставя код „OT“ ако това е основната ваканция, или кодът „OD“, ако е допълнителен.

За ваша сметка

Има моменти, когато един служител трябва да получи няколко ваканционни дниизвън основния ви график. Причините може да са различни, но решението е едно – напускане без заплащане.

Законодателството предвижда няколко причини за такава ваканция - сватба, раждане на бебе или по-тъжни събития като смърт близък роднина. В тези случаи трябва да се постави код "OZ".

Ако служителят има различна причина и той получава подобен отпуск по споразумение с мениджъра, тогава се използва кодът "TO". И в двата случая маркировката се прави въз основа на съответната заповед, подписана от служителя.

Обучение

Комбинацията от работа и учене в наше време е по-скоро норма, отколкото изключение, а законодателството по този въпрос подкрепя такива работници, като дава гаранция за отпуск за обучение. След като приемете съответното заявление от служителя и получите заповед, подписана от студента, можете спокойно да отбележите кода „U“ в табелката за целия период на учебен отпуск.

Струва си да се отбележи, че ако служител се разболее по време на следващата сесия, тогава този отпуск не се удължава за периода на отпуска по болест и кодът „B“ може да бъде въведен само в дните след края на учебния отпуск, ако служителят не е имал време да се възстанови преди края на ваканцията и е предоставил болничен лист, потвърждаващ неявяването му след края на сесията.

За бременност и раждане

Такъв благословен период за служителите, разбира се, не трябва да бъде засенчен от бюрокрация с документи; следователно отпускът по майчинство се предоставя въз основа на отпуск по болест, кодът в отчетната карта е „P“. Същият код се използва в случай на осиновяване на новородено бебе.

За грижа за децата

И след това се издава заповед за родителски отпуск до настъпване тригодишна възраст. Такава ваканция се обозначава с код "OZH".

Работата с документи винаги е отговорна задача, но познаването на основите на попълването на график ще ви спести от спорове за заплати и други дребни ядове от този вид.

Видео - съставяне на график и ведомост за заплати в 1C:

Графикът е предназначен да въвежда информация за действително отработеното време от служители на организации. Трябва да кажа, че формулярът за работен график не е строго задължителен - по принцип може да бъде произволен, тоест всяко предприятие е свободно да използва свой собствен график, ако възникне такава необходимост. Формулярът обаче е разработен и препоръчан за използване от Държавния комитет по статистика на Руската федерация и е предпочитан.

ФАЙЛОВЕ

Кой попълва графика

Формулярът се попълва или от служител на отдела за персонал, или от ръководителя на структурно звено, или от хронометрист, специално нает за тази функция. Въз основа на въведената в него информация специалистите от счетоводния отдел начисляват заплати и други плащания на служителите на организацията. Всъщност табелите са един от най-важните счетоводни документи. И ако малки компанииможе и без него, големи предприятияе задължително да се поддържа такъв график.

В зависимост от системата за отчитане на персонала, приета в предприятието, графикът може да се формира или един за всички служители на организацията, или да се съхранява отделно във всяко звено.

Табелката за време е обикновен документ, тоест всеки месец трябва да се съставя ново копие, така че поредният номер на табелата ще бъде еквивалентен на поредния номер на месеца, в който е създаден. Периодът на разписанието обхваща всички дни от месеца.

Можете да попълните графика както по електронен път, така и в писане. Въпреки това, след въвеждане на цялата необходима информация, тя все пак ще трябва да бъде разпечатана за подписите на отговорните лица.

Формуляр Т-13. Характеристики на формата

Да започнем с формуляра Т-13, който сега се използва много по-често за водене на табела.

унифицирана форма T-13 или електронният график е добре познат на служителите на отдела за персонал. Това не е единственият, но определено най-стандартният начин за отчитане на отработените часове. Ако водите записи ръчно, трябва да се използва формуляр Т-12.

Графикът е познат инструмент за проследяване на посещаемостта на служителите. Формуляр Т-13 ви позволява да регистрирате подробно причините за отсъствие, включително студентски отпуск за продължителността на сесията, повишаване на квалификацията и няколко вида отпуск за инвалидност. Срокът, за който се попълва документът, може да бъде по-малък от 31 дни.

Попълненият Т-13 е база за заплати.

Форматът за попълване на табела в Т-13

За разлика от произволни таблици с подобно съдържание, T-13 съдържа данни за предприятието, включително формата на собственост и OKPO. Номерът на документа се поставя в съответствие с вътрешни изискванияза водене на записи.

В горната част е посочено и името на отдела. Трябва да се помни, че ръководителят на този отдел (дори ако попълването на графика не е част от неговите/нейните задължения) трябва да подпише попълнения формуляр.

Редът на служителите се определя с решение на отговорното лице. Най-често срещаното сортиране е по азбучен ред, както в нашия пример, но е възможен вариант на подреждане по номер на персонала (колона 3).

В колона 4 поставяме оценки по ден:

аз- (външен вид) работен ден,
AT- почивен ден,
ОТ- ваканция,
RP- избирателна активност в почивен ден (работа),
Да се- командировка,
настолен компютър- обучение,
В- учебен отпуск с обаждане от образователна институция,
Б- отпуск по болест с отпуск по болест,
т- неплатен отпуск по болест без отпуск по болест.

Под маркировката поставих броя на отработените часове този ден. В колона 5 обобщаваме броя на I в реда и броя на часовете. Получаваме 4 стойности за 2 половини на месеца. В колона 6 обобщаваме стойностите и получаваме крайната цифра за работата за месеца.

Броят на часовете за V, OT, K, B и други случаи не е посочен в четвърта колона. За да направите това, има колони 10-13.

Отчитане на болнични, отпуски или отсъствия по други причини

Кодовете за обозначение могат да бъдат различни (например цифрови). Законодателно не е предписан конкретен формат за попълване.

Означението X показва, че не вземаме предвид този ден: за удобство месецът е разделен на два реда с неравни стойности. За месеци, които имат 30 дни (например ноември, колоната ще изглежда така (за удобство „несъществуващото“ 31-во число е маркирано в червено):

Т-13 за ноември

По аналогия Т-13 се попълва за посещения през февруари.

Колони 7-9 показват кода за плащане, броя на дните и вида на таксите. В нашия пример кодовете са:

• 2000 - общ работен ден,
• 2300 - отпуск по болест (обезщетение за инвалидност),
• 2012 - ваканция.

Алтернативно решение

Някои предприятия одобряват леко опростена версия на графика, без да посочват подробно причината за пропуските. В колона 4 са посочени само 2 кода:

• аз- работен ден,
• Х- неработен ден.

Този метод може да е неудобен, тъй като не записва отпуск по болест.

Специални случаи

1. Как да попълните T-13 за служители, участващи в конференции и други обучителни събития?

Зависи от позицията на предприятието. Тези дни могат да се броят като работни дни (I) или да се броят като обучение за напреднали (PC). Размерът на заплащането също може да варира.

2. Може ли кодът, който имам, да има стойност повече от 8 часа?

да. Може, ако има специална заповед за удължено работно време. Часовете за извънреден труд могат да бъдат отбелязани с обозначението C.

3. Каква е разликата между T-12 и T-13 разписанието?

Първият е ръчен формуляр за присъствие. Второ - електронно. Много счетоводни отдели днес преминаха към T-13, тъй като може да се събира автоматично с помощта на специална програма.

Формуляр Т-12

На първо място, както във всеки друг документ за персонална документация, първо трябва да въведете данните за организацията в графика: пълното й име с кода на OKPO (трябва да бъде взето от документите за регистрация), организационен и правен статус (IP , LLC, CJSC, OJSC), както и структурната единица (отдел), за която се поддържа този график (ако е необходимо).

След това трябва да въведете в съответната колона номера на документа за вътрешния работен поток, както и да посочите отчетния период, който взема предвид този график.

Цифрови и азбучени кодове в графика

Тази част от дневника включва азбучните и цифровите шифри, използвани за попълване на необходимата информация за служителите, както и тяхното декодиране. Те трябва да бъдат въведени в основната част на табелата, за да се отрази накратко и ясно времето, действително прекарано от един или друг служител на работното място, както и причините за отсъствието му от работа. В случай че специалистите отдел персоналима нужда да се въведат някои допълнителни кодове в тази форма на разписанието, те могат да бъдат разработени самостоятелно и въведени в тази таблица.

Отчитане на работното време в Т-12

Този раздел в табелката е основният - именно в него се водят записи на работното време. Първо трябва да въведете серийния номер на служителя в първата колона на този раздел, след това във втората колона пълното му име (за предпочитане пълното име и бащино име, за да няма объркване и грешки). В третата колона трябва да въведете личния номер на служителя, назначен му по време на работа (той е индивидуален и никога не се повтаря).

За всеки служител в отчета се разпределят два реда - те съдържат криптирана информация за присъствието или отсъствието на работното място за всеки календарен ден от месеца. Освен това е необходимо да се посочи и причината за неявяване на работно мястоако е инсталиран такъв.

В горния ред срещу името на служителя е посочена причината, а в долния ред - броят на действително отработените часове и ако служителят не се е явил на работното място, долната клетка може да бъде оставена празна.

Следващата стъпка е да се изчисли общият брой действително отработени часове и дни за двуседмични периоди, а в края на таблицата - резултатът от изчисленията за месеца.

В същото време трябва внимателно да следите общият брой календарни дни в месеца да съвпада с количеството работни, почивни и празнични дни, посочени за всеки служител. официални празници.

Трябва да се каже, че понякога лицата, отговорни за попълването на графика, въвеждат в него само тази информация, която се отнася до дните, когато служителят е отсъствал от работното място. Тази опция обаче може да доведе до персонални и счетоводни грешки, така че не е препоръчително да я използвате.

Дата и подписи на отговорните лица

След попълване на графика, служителят, отговорен за него, трябва да посочи своята длъжност, както и да постави подпис в съответните клетки със задължителен препис. Ръководителят на структурното звено или директорът на предприятието също трябва да одобри разписанието - също така да посочи длъжността и подпис с препис. Последното нещо, което трябва да посочите, е датата на попълване на графика.

• Автоматично попълване на стандартни формуляри на документи
• Печат на документи с изображение на подпис и печат
• Бланка с вашето лого и детайли
• Качване на документи в Excel, PDF, CSV формати
• Изпращане на документи по имейл директно от системата

Class365 - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Klass365

Табелката за време във формуляр № Т-12 се използва в следните случаи:
- да отчита използването на работното време от служителите на организацията, независимо от тяхната категория;
- да следи за спазването на установеното работно време от служителите;
- за получаване на данни за отработените часове;
- за заплати.

Информацията в този документ също се използва за компилиране статистическа отчетностпо труд.
Единният формуляр е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 № 1.

Изтеглете формуляри (Excel):форма Т-12 форма Т-13

(Изписвайте документи без грешки и 2 пъти по-бързо благодарение на автоматичното попълване на документи в програмата Klass365)

Как да направите документацията и воденето на записи лесно и без усилие

Вижте как работи Class365
Влезте в демонстрация

Как да попълните правилно формуляри T-12 и T-13

Упълномощено лице е отговорно за поддържането на графика. Графикът се съставя в един екземпляр, подписан от ръководителя на структурното звено и служителя по персонала. След това документът се изпраща в счетоводния отдел, който използва графика като основа за изчисляване на заплатите на служителите.

За да се отрази използването на работното време за всеки ден, колони от 4 до 18 и от 20 до 35 имат два реда: единият показва вида на изразходваното работно време, а другият записва броя на часовете за тях. Превъртете символивидовете разходи за работно време са дадени на първите страници на формуляр No Т-12 (виж формуляра и образеца по-горе).

Табелката за време по образец № Т-13 се използва в условия на автоматизирана обработка на данните.
В този формуляр се използват същите символи като във формуляр № Т-12.
Колони 7, 8, 10 и 11 показват кодовете на видовете заплати по-долу и съответните сметки по разходни области.

Кодове за видове плащане:
- 2000 г. (заплата, пътни и други длъжностни лица),
- 2012 г. (празници),
- 2300 (помощ за временна нетрудоспособност).

Кореспондиращи сметки счетоводство:
- 20 (възнаграждение на служителите от основното производство),
- 23 (възнаграждение на служителите в спомагателното производство),
- 26 (компенсации на ръководния персонал),
- 44 (възнаграждение на труда на служители, заети с търговска дейност или в операции по продажба на готова продукция).

Как да автоматизирате работата с документи и да не попълвате формуляри ръчно

Автоматично попълване на формуляри на документи. Спестете време. Отървете се от грешките.

Свържете се с KLASS365 и се насладете на пълната гама от функции:

• Автоматично попълвайте действителните стандартни формуляри на документи
• Печат на документи с изображение на подпис и печат
• Създайте бланки с вашето лого и детайли
• Съставете най-доброто търговски оферти(включително персонализирани шаблони)
• Качвайте документи в Excel, PDF, CSV формати
• Изпращайте документи по имейл директно от системата

С CLASS365 можете да правите повече от това да подготвяте документи автоматично. CLASS365 ви позволява да управлявате цялата компанияв една система, от всяко устройство, свързано към интернет. Лесен за организиране ефективна работас клиенти, партньори и персонал, да водят търговски, складови и финансови записи. CLASS365 автоматизира цялото предприятие.

Започнете с Class365 още сега! Използвайте модерен подход към управлението на бизнеса и увеличете доходите си.

Свържете се безплатно с Klass365

График на времето- това е документ, който съдържа информация за действително отработените часове и броя на отсъствията на месец за всеки служител на организацията. На негова основа се изчислява и изчислява заплатите.

Ако графикът се поддържа ръчен метод, приложете стандартния формуляр Т-12, ако контролът на присъствието-отсъствие се извършва автоматично (турникет) - използвайте формуляр Т-13.

Попълване на графика

Табелката се води всеки работен ден за един месец, като в последния ден на месеца се сумират общият брой отработени часове и отсъствия от всеки служител.

Този документ се съставя в един екземпляр и се предава в счетоводството.

Ние ще предоставим инструкции за попълване на табелаи изчисляване на заплатите по примера на формуляр Т-12 ( формуляр Т-12и формуляр Т-13почти идентичен по състав).

• В горната част посочете името на организацията в съответствие с учредителни документии името на структурното звено, ако има такова, във фирмата.
• Попълваме клетките „Номер на документа“ и „Дата на съставяне“ (обикновено това е последният ден от отчетния месец).
• В клетката „Период на отчет“ посочете периода от първия ден до последния ден на отчетния месец.
• В първата колона на първия раздел на ведомостта (1. Отчитане на работното време) посочваме поредния номер на служителя.
• Попълваме 2-ра и 3-та колона въз основа на информация от личните карти на служителите (формуляр No Т-2), които се стартират въз основа на заповед (инструкция) за наемане на работа.
• В 4-та и 6-та колона въвеждаме кода за стойността на работните часове (вземаме от символите на графика) и информация за броя на отработените часове за всеки ден от месеца.
• В 5-та и 7-ма колони отбелязваме междинните резултати за I / II половина на месеца: въвеждаме броя на отработените дни в горната клетка, броя на отработените часове за отчетен период.
• В края на отчетния месец се попълват 8-17 колони от формуляра на табелата.
  В общите отработени дни не се включват тези, когато служителят е отсъствал от работното място (почивни дни, болнични, командировки, отсъствия и др.). Стойността в колона 8 се формира чрез сумиране на стойностите от горните клетки на колони 5 и 7, стойността на 9-та колона се формира чрез сумиране на стойностите от долните клетки на 5-та и 7-ма колони.
• В 14-та и 16-та колона въвеждаме броя на дните и часовете.
• В 15-та колона посочваме причината за отсъствието (вземаме я от символите на графика).
• В 17-та колона въвеждаме общия брой почивни и празнични дни за всеки служител за отчетния месец.

Вторият раздел на ведомостта (2. Изчисляване на персонала за заплати, колони 18-55) се поддържа от счетоводството.

Този документ е подписан от лицето, отговорно за попълването таблици за време, както и ръководител на структурно звено, служител на отдела за персонал или директор на дружеството.