Как да се води кадрова документация в предприятието. Счетоводство на персонала и правилното му поддържане в предприятието

Счетоводство на персонала заедно със счетоводното и данъчното счетоводство ви позволява да отразявате надеждна информация, необходима за пълноценното функциониране на компанията. Характеристиките на този вид счетоводство, както и основните документи, включени в него, ще бъдат разгледани в нашата статия.

Поддържане на кадрови досиета

Правете кадрови досиетавключва изпълнението на голямо количество документация, която ще отразява информация както поотделно за всеки служител, така и като цяло за цялата компания, както и създаване на правила, уреждащи реда за трудова дейност.

Правете кадрови досиетапредполага фиксиране на броя на служителите, което е възможно само при висококачествено проследяване на всички движения. Основна задача кадрови досиетае изготвянето на документални доказателства за конкретно движение на служител, вариращо от наемане, преместване на друга длъжност, регистрация на отпуск и завършване с уволнение.

със сигурност, счетоводство на персоналаможе обаче да се поддържа ръчно кадрови досиетачрез използването на софтуер ви позволява да сведете до минимум времето за изготвяне на документация, особено ако компанията има много служители.

HR записи

Документация кадрови досиетаможе да бъде както задължителен, чието съставяне е предвидено от Кодекса на труда на Руската федерация, така и по избор.

Към необходимите документи кадрови досиетасвързани:

• трудова заповед (Т-1);
• договор със служител (ТД-1);
• работна книжка (Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“);

За особеностите на дизайна на работните книги вижте материала .

• лична карта на служителя (Т-2);
• документи за прехвърляне (Т-5);
• заповед за напускане (Т-6);
• график на ваканциите (Т-7);
• кадрово осигуряване (Т-3);
• ведомост (Т-12);
• заповед за уволнение (Т-8).

Повечето кадрови документи имат унифицирана форма. Някои документи, които работодателят трябва да разработи самостоятелно:

• колективен трудов договор;
• правила за вътрешния ред;
• правила за заплатите;
• наредба за личните данни на служителите;
• наредби по охрана на труда;
• предоставяне на бонуси;

За информация относно сроковете на съхранение на документите на персонала вижте материала .

ВАЖНО!Съгласно чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, разпоредби, създадени от организацията, които нарушават правата на служителя, не могат да се използват за регулиране на трудовите отношения.

Всички счетоводни документи, изготвени от персонален работник, се одобряват от ръководителя на организацията. След това служителят трябва да се запознае с тях и да постави подписа си.

Трябва да се отбележи, че в някои ситуации може да се избегне изготвянето на кадрови документи: например не се изисква съставяне на длъжностни характеристики, ако трудовият договор вече предвижда функционалността на служителя. Същото важи и за клаузата за заплащане, която също не е задължителна, ако в договора са посочени бъдещите доходи на служителя.

Наличието на конкретен документ в регистрите на персонала зависи от спецификата на работата на отделния служител и на компанията като цяло. Ако компанията предвижда работа на смени, тогава трябва да се състави график на смяна. При изпълнение на трудови задължения в съоръжения с висока степен на сигурност в договора трябва да бъде записана клауза за опазване на търговските тайни, както и да се изготви подходяща разпоредба, която ще определи процедурата за достъп до тайната, отговорността за нейното разкриване , както и условията за прекратяване на такъв достъп. Задължително е да се сключи договор за пълна отговорност със служител, ако той е свързан с ценни стоки или предмети.

Отговорност за нарушения при воденето на кадровата документация

Основният регулаторен орган, отговорен за правилното провеждане на кадрови досиета, е Държавната инспекция по труда. Той е предназначен да контролира операциите на персонала и, ако счетоводство на персоналасе провежда с нарушения, за привличане на административна отговорност за нарушение на трудовото законодателство.

Разграничават се следните видове отговорност (член 419 от Кодекса на труда на Руската федерация):

• Административно - глобите за длъжностни лица и фирми са отразени в чл. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 от Административния кодекс на Руската федерация. Административната отговорност най-често възниква при липса на необходим документ за персонал или непредставянето му по искане на служител или организация.

пример:Иванов I.A. реши да вземе заем. За да направи това, той се нуждае от копие от трудовата книжка и удостоверение 2-NDFL. Работодателят е отказал да издаде копие от трудовата книжка. Служителят има право да докладва за незаконните действия на работодателя инспекцията по труда, която ще потърси отговорност от дружеството (нейните длъжностни лица) по чл. 5.39 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 1000 до 3000 рубли.

• Гражданско право - наказанието е предвидено в чл. 15, 151 и гл. 59 от Гражданския кодекс на Руската федерация.

пример:На работното място е пострадал Петров С.Ф. В съответствие с чл. 1085 от Гражданския кодекс на Руската федерация, работодателят е длъжен да компенсира загубените заплати по време на престоя на служителя на лечение, както и разходите за неговото лечение и възстановяване.

• Наказателна отговорност - чл. 143, чл. 145, чл. 145.1, чл. 146-147, чл. 215-217 от Наказателния кодекс на Руската федерация.

Освен това документите на кадровите служби могат да бъдат изискани от данъчните органи, при непредставянето им възниква отговорност по чл. 126 Данъчния кодекс на Руската федерация

Резултати

Коректно и навременно счетоводство на персоналапозволява на ръководството да направи компанията по-ефективна. В момента има много софтуерни инструменти, които помагат за оптимизиране на времето за съставяне на документация на персонала и за постигане на точност в отчетните данни. персоналсчетоводство.

Отчитането на заплатите в предприятието и много други важни точки се основава на първични документи. Ако HR записите се доставят лошо, това се отразява на работата на всички отдели на компанията.

Всички нюанси на неговата поддръжка и необходимите документи ще бъдат разгледани в тази статия.

Защо е необходимо?

Във всяка организация, независимо от броя на хората, има задължение за водене на такива записи. Той помага да се документира движението на целия персонал. За да направите това, е необходимо да знаете нормативните документи, свързани с труда. Освен това трябва да овладеете уменията за дирижиране.

Този тип счетоводство е предназначен за:

• правилно разпределение на хората в работните процеси;
• потърсете неизползвани резерви;
• своевременно идентифициране и отстраняване на проблеми, свързани с персонала.

Можете да научите повече за този процес от следното видео:

Как да го организирате от нулата: инструкции стъпка по стъпка

Пред служителя на отдела за персонал винаги има трудна задача да организира този вид офис работа. За да улесните този процес, е важно първо да съставите груб работен план и да определите последователността, в която трябва да действате:

• Правилното решение би било първо да се проучи нормативната документация.
• След като го проучи подробно, се извършва пряката подготовка на документопотока. Всички съставни документи се вземат от главата и се изучават подробно. Цялата документация трябва да отговаря на състава. Важно е да попитате ръководителя на компанията какви допълнителни условия иска да въведе в работния график. По негово желание се съставят допълнителни незадължителни документи.
• Създаване на документация:
  • като начало, директорът е документиран;
  • допълнително компилиран и ;
  • разработва се формуляр, който се сключва с всички служители. Включва всички елементи, от които организацията се нуждае;
  • подготвят се други важни вестници и списания;
  • трябва да се реши кой ще отговаря за трудовите книжки. Докато хората не са наети официално, мениджърът ще бъде принуден да ги наеме. Съответно се прави заповед за поемане на отговорност за безопасността, пълненето и главата;
  • след това започва официалният прием на работници.
• Важно е да се осигури съхранението на всички документи на персонала и тяхното използване.

След регистриране на работа за служителя по персонала започват обикновените работни дни. Всеки ден е присъствие на работа на всеки човек. Издава се веднъж годишно.

Служителят по персонала е длъжен да се занимава с документалното движение на хора в предприятието, като изготвя съответната документация. Освен това трябва да има много други документи.

Задължителни документи

Редица основни документи, използвани от персонала:

• Различни заповеди за движение на служителите: , превод и много други.
• персонал. Съдържанието му трябва да съответства на данните, посочени в договорите на служителите. Ако нещо не съвпада, това показва нарушение на Кодекса на труда на Руската федерация. А това обикновено води до глоби.
• График на времето.
• Трудови книжки. Служителят по персонала ги взема при наемане, в тях се правят съответните вписвания и се връщат при уволнение.
• Трудови разпоредбив рамките на организацията.
• Трудови договори. Такъв договор се сключва с всяко лице, той служи като начало на работни отношения. Основното тук е да се провери правилността на компилацията, наличието на всички подписи и дати. Ако се направят промени в условията на труд, например преместване на работник или промяна в заплатата, е наложително да се подготвите. Те се съставят за всеки случай поотделно.
• График на ваканцията. Най-късно две седмици преди края на годината всички организации трябва да изготвят графици за отпуски на служителите. Важно е да ги съставите така, че едновременната почивка на хората да не засяга работния процес на отдела или на компанията като цяло.
• Счетоводни дневници. Има много дневници, необходими за записване на документи.
• Определено в ход. Включва: за работа, листове за запознаване със заповедите на работодателя, копие от лична карта, удостоверение за медицински преглед, копия на дипломи и военна книжка.
• Длъжностни характеристики. Те съдържат подробно описание на правата и задълженията на служителя.
• Наредба за заплатите и бонусите. Нормативна, въз основа на която се изготвят всички заплати.

Все още има много различна документация, която също присъства в предприятията. Но това вече важи за конкретни документи.

Кой обикновено прави това?

Този въпрос възниква най-вече в малките организации. Обикновено това се прави от служител по персонала, тъй като поддържането на този запис е доста трудна задача. За съжаление, не всеки лидер може да бъде убеден да въведе такава отделна позиция в държавата. В тази връзка управлението на персонала често се извършва от главния счетоводител или самия мениджър на непълно работно време.

По правило това се случва в малки фирми, за да се спестят пари. И няма смисъл да се въвежда допълнителна единица в държавата за двама или трима души. В този случай схемата е следната: мениджърът съставя служители, а главният счетоводител изчислява техните заплати. Основният закон, който урежда отношенията между служител и работодател, е Кодексът на труда на Руската федерация. Той определя правата и задълженията на двете страни.

Автоматизация на процесите

За удобство на счетоводството в предприятието мениджърът трябва да се погрижи за въвеждането на специална програма. В днешно време има голям брой такива системи и всички те са лесни за използване.

Широко използваната програма е "1C: Enterprise". Помага за организиране на данните. Почти всички документи се отпечатват автоматично от него. Използването на автоматизирани технологии опростява самия счетоводен процес.

Нюанси на IP и LLC

Документацията винаги трябва да е в ред. Важно е да го управлявате и съхранявате правилно. Има няколко нюанса, които е важно да се вземат предвид в тази област:

• Ако индивидуален предприемач регистрира служител за първи път, той ще трябва да премине през процеса на регистрация в някои териториални органи в качеството на работодател. По-конкретно във фонд „Пенсии“ и фонд за социално осигуряване. Има определени срокове за такава процедура:
  • 10 днипри регистрация в FSS;
  • 30 дниза регистрация в ЗФР.

  Броят на дните се брои от първия ден на работа на първия човек. Ако това не бъде направено, организацията е изправена пред тежки глоби.

• Мениджърът трябва да запознае служителите си с всички регулаторни документи срещу подпис. За това се създават специални списания, където служителите се подписват, след като са прочели документите. Например, организацията трябва да предоставя фиш за заплати всеки месец лично. В тази връзка е разумно да се започне книга за регистрацията на издаването им. Това е удобно, защото в случай на конфликт, подписът е този, който ще докаже, че документът е издаден.

Възможни санкции за незнание

При липса на кадрови досиета длъжностните лица ще бъдат държани под отговорност по Закона „За административните нарушения“. Те са глобени:

• на длъжностно лице - в размер от 1 до 5 хилядирубли;
• за юридически лица - от 30 до 50 хилядирубли.

Освен това е възможно да се спре дейността на организацията до 90 дни. Ако нарушението се повтори, мениджърът може да бъде дисквалифициран.

В случай, че една организация трябва да бъде одитирана от регулаторни органи, е важно да се подготвите за това. За това трябва да знаете:

• надзорните органи трябва да уведомят поне три дни предварително за предстоящата процедура;
• проверката не трябва да надвишава двадесет дни;
• не е разрешено извършването на проверки на място без надзорник.

Този вид счетоводство е основният компонент на всяко предприятие. Следователно, неговото надеждно управление ви позволява да заобиколите голям брой проблеми.

Дори и най-малкото предприятие има служители, което означава, че има нужда от поддържане на различна документация за персонала.

В компании, които са на пазара от дълго време, обикновено управлението на кадровата документация е добре установено, но в новосъздадените организации всичко трябва да се създаде от нулата.

Кой отговаря за бизнеса в компанията?

Като правило служителите на отдела по персонала се занимават с поддържане на управление на кадрови записи и обработка на всички документи, но ако предприятието е малко, тогава тази работа може да бъде поверена на един от служителите като. Обикновено това е счетоводител или.

Ако предприятието има голям брой служители, тогава се създава отдел за персонал, в който може да има няколко специалисти. Нуждата от персонал се определя не само въз основа на броя на служителите (въпреки че това е основният фактор), но и от спецификата на самото предприятие. Така че в организация с вредно и опасно производство кадровите служители ще имат повече работа.

Ако все още не сте регистрирали организация, тогава най-леснияттова може да стане с помощта на онлайн услуги, които ще ви помогнат да генерирате всички необходими документи безплатно: Ако вече имате организация и мислите как да улесните и автоматизирате счетоводството и отчитането, тогава на помощ идват следните онлайн услуги, които ще замени напълно счетоводител във вашия завод и ще спести много пари и време. Всички отчети се генерират автоматично, подписват се с електронен подпис и се изпращат автоматично онлайн. Идеален е за индивидуален предприемач или LLC на опростената данъчна система, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко щраквания, без опашки и стрес. Опитайте и ще бъдете изненаданиколко лесно стана!

Събиране на необходимата законодателна база и нормативни документи

Първото нещо, което трябва да направите, когато създавате работен поток за персонал от нулата, е да решите кои документи трябва да бъдат. Има документи, които трябва да са задължителни във всяко предприятие, а има и такива, които се изискват само за извършване на определен вид работа или фирмена дейност.

Между другото, самите регулаторни документи, регулиращи наличието на компоненти на документацията на персонала, също няма да е излишно да се съхраняват в отделна папка, така че при необходимост да са винаги под ръка.

Поръчкипо отношение на персонала и персонала. Заповедите за персонала включват заповеди, свързани с движението на работници:, уволнение и. Тези заповеди се отнасят за стаж и следователно се съхраняват 75 години.

Да се персонални заповедивсички останали включват:

• почивни дни;
• премии;
• бизнес пътувания;
• дисциплинарни наказания и др.

Срок на годносттези поръчки е от 3 до 5 години.

По-целесъобразно е тези два вида да имат две отделни папки.

Следващият задължителен документ е, който отразява цялата основна информация за служителя. Тези карти могат да се съхраняват както отделно, така и като част от личното досие на служителя.

Третият задължителен документ е . В момента, според законодателството, дори индивидуален предприемач трябва да състави трудови книжки, да не говорим за предприятия с други форми на собственост. Работодателят трябва да издаде трудова книжка в тридневен срок от датата на приемане на служителя.

Тъй като трудовите книжки са, е задължително да ги пазите. Тази книга също се съхранява 75 години.

Следващият необходим документ е . То трябва да бъде сключено с всеки нает служител, независимо от срока.

След като бъдат създадени нови работни места, е необходимо да се заеме специална работа за всяко от тях. Документите, свързани с SOUT, се съхраняват до замяната им с нови, като правило веднъж на всеки 5 години.

Да се други задължителни документиотнася се за:

Има и документи, които законът не задължава да се съхраняват, но въпреки това почти всеки работодател ги има, това е основната книга за поръчки.

Събиране и проучване на учредителни документи

След като сте взели решение за общите задължителни документи, трябва да вземете решение за останалите документи. За да направите това, трябва да проучите всички нормативни документи, регулиращи дейността и производствения процес на предприятието.

Тук документите могат да бъдат много различни. Например, ако служителите също имат право на ЛПС, тогава е задължително със заповед или друг административен документ да се утвърди списъкът и условията за предоставянето им на категорията работници.

Ако в предприятието има хора, които имат нередовно работно време, работят през нощта, работят във вредни и опасни условия, тогава е необходимо да се документират плащанията и обезщетенията, които им се дължат.

Изготвяне на списък с документи

Когато се определи целият списък на необходимите документи, можете да започнете да изготвяте Правилника за управление на кадровите досиета.

Тази разпоредба изброява всички необходими документи, реда за тяхното поддържане и сроковете за съхранение. Тази разпоредба не е задължителна, но значително улеснява работата на отдела за персонал.

Регистрация за длъжността директор

Ако предприятието е създадено от нулата, тогава първото лице, което се регистрира, е ръководителят на предприятието.

След това той сключва трудови договори с останалите служители. Ако длъжността директор е изборна, по конкурс, тогава председателят на избрания орган заключава, ако предприятието има учредители, тогава те подписват договора. Ако ръководителят е едновременно едноличен учредител или индивидуален предприемач, тогава той подписва трудов договор както за служителя, така и за работодателя.

Както и да е, сключването на трудов договор и изпълнението на заповед за прием са задължителни процедури.

Изготвяне на местни разпоредби

За да се определи какви длъжности и колко от тях са необходими за функционирането на предприятието, а персонал. За него има унифицирана форма и въпреки че не е задължително да се използва, е много удобна.

Можете да добавите допълнителни колони, ако желаете. В щатното разписание се посочва наименованието на длъжността, необходимия брой щатни единици, заплата или форма на възнаграждение и необходимите надбавки. Всички позиции в таблицата с персонала са посочени, като се започне от най-важните и се завършва с помощния персонал.

AT работен графикна първо място се посочва работният график на предприятието, ако има графици на смени, тогава те се подписват подробно. Този документ може също така да посочи изискванията за външния вид и поведението на служителите, корпоративната етика и т.н.

Разработване на стандартен образец на трудов договор

Трудовият договор трябва да включва всички основни разпоредби, изброени в Кодекса на труда.

Тук се прилага:

Освен тези точки, работодателят може да включи в трудовия договор и други точки, които не противоречат на закона.

Изготвяне на счетоводни документи

Всички книги преди да започнете да ги използвате трябва да се подготви. А именно всяко списание трябва да бъде номерирано и запечатано. Листовете се номерират чрез непрекъсната номерация, като се започне от първия до последния. След това всички листове, с изключение на корицата, се зашиват с конец и две опашки се извеждат до последния маховиден лист. Те се запечатват с лист хартия, но на който е посочен брой листове и се подписва от ръководителя или лицето, отговорно за воденето на дневника.

Всяко списание посочва датата на неговото начало и се изисква името на организацията.

Назначаване на лице, отговорно за водене на трудови книжки

Трудови книжкиса един от най-важните документи на кадровите досиета и принадлежат към строги формуляри за отчетност, тогава трябва да се третират внимателно. Те трябва да се съхраняват в заключен сейф.

За поддържане на трудовите книжки се назначава отговорно лице, което ги попълва и отговаря за съхранението. Отговорността се възлага на служителя със заповед на организацията.

Набиране на служители

За всеки служител е необходимо да се извърши определена последователност от работа:

• прием на служители;
• запознаване на служителя с всички местни нормативни документи, правилници за възнагражденията, вътрешни трудови разпоредби, колективен трудов договор и др.;
• регистрация на трудов договор, неговото подписване. Не забравяйте да поставите бележка в трудовия договор, че служителят е получил сто и второ копие в ръцете си;
• издаване на заповед за приемане на работа;
• попълване на лична карта Т-2 и оформяне на лично дело. Включва следните документи: заявление за прием, копия от лични документи, копие от заповедта за прием, лична карта, документи за образование и квалификация, трудов договор и други необходими документи.
• прехвърляне в счетоводството на всички необходими документи за служителя за начисляване.

Следният видео плейлист предоставя насоки как да управлявате HR записи:

Общата дефиниция казва, че управлението на досиетата на персонала е процес на формализиране и поддържане на документи за персонала. Тази тема е подходяща както за индивидуални предприемачи, така и за юридически лица. Документацията има строги законодателни норми и описаните правила трябва да се вземат предвид от всички ръководители, отдели за персонал в предприятията. С помощта на управлението на кадровата документация ще бъде възможно да се оптимизира процеса на управление на персонала, да се подобри работата на всеки екип и да се опрости процедурата за отчитане.

Какво е управление на човешките ресурси

Основите на управлението на кадровата документация включват целия процес на изготвяне на документи, попълването им, отчитане на персонала, който работи във фирмата. Всяка публикувана е правно обвързваща, включително и тези, които се формират въз основа на заявление на служител. Производството на персонал често се извършва от отдела за персонал, чиито функции са такава работа на персонала:

• ведомост за заплати;
• регистрация на празници, болнични;
• издаване на справки.

Цели и задачи

Задачи и цели на този отдел човешки ресурси:

Посока на работа	Задачи на служителите
Счетоводство, регистрация, контрол	Водене на отчетност за броя на служителите, регистрация за работа, уволнение
Регулация на работата	Запознаване със задълженията, избор на работно място, помещение
Координация, обучение	Провеждане на курсове, обучение, повишаване на квалификацията, преквалификация, проверка на изпълнението
Работа с документи	Специалистите от този отдел се занимават с изготвяне на документи, книги, работни графици, регистър, отчетност
организация	Организиране на дейностите според инструкциите

Правна регулация

Работата с персонала се регулира от редица регулаторни закони, заповеди и набор от правила на регионално или държавно ниво. Неспазването на изискванията, посочени в нормативната уредба, е нарушение. Основните правила за провеждане на производството на персонал:

• държавна наредба за трудовите книжки (2003 г.);
• правила за деловодство и документооборот от 2009 г.;
• федерални инструкции за поддържане на документи по отношение на служителите;
• общи изисквания, които се утвърждават със заповедта на министерствата.

Законодателна база на предприятието

Всяко предприятие използва редица документи, които регулират работата на целия персонал. Движението на документи и тяхното изготвяне се извършват съгласно инструкциите, нормативната уредба, предписана по-горе. Правната рамка на предприятието е разделена на пет ключови категории, регламентирани от вътрешните заповеди на предприятието:

• фирмен устав;
• работен график;
• наредби за защита на личните данни;
• защита на труда (уредена от федерален архивен указ);
• работен график на персонала (и документи за персонала).

Документооборот на персонала в организацията

Единните счетоводни системи за книжа в предприятията са разделени на три основни категории, сред които са вътрешни разпоредби, щат и наредби за възнагражденията. Първата категория включва оборота на документи според графика на отпуските, попълване на документи за работния график. Вторият параграф е по-глобален и съдържа разпоредба относно изготвянето на договори и документи за счетоводна политика. Наредбата за възнагражденията урежда всички въпроси относно изплащането на заплати, бонуси, болнични, отпуски и обезщетения при уволнение.

Персонал под формата на Т-3

Таблицата на персонала във форма Т-3 е един вид хартия, която описва цялата структура на персонала в предприятие или компания. Колоните съдържат данни за трите имена, длъжността на служителя, звеното, в което е посочен. Съгласно регулаторните и законодателни норми там се предписва служебната заплата на специалист. Всяка промяна в процеса на регистрация трябва да бъде регистрирана от счетоводния отдел в това щатно разписание във формуляра T3. Инструкциите за попълване винаги съдържат препоръки за всяка колона. Общо документът включва 5 информационни точки.

Работен график

Работният график е документ, който одобрява ежедневието на специалист. Работният процес регулира графика на мениджъра. Включва точки за необходимостта от проверка по действащото законодателство, за обяд и почивки и за отчетност. В някои компании служителят изисква да се съставя отчет всяка седмица или месец (документът трябва да бъде потвърден с подписите на служителя и служителя след проверка). Планът, графикът на графика се формират за бъдещия работен период. Записване на работното време на служителите.

Договор за работа

Трудовият договор е гражданскоправен документ, който се съставя между бъдещ служител и работодател. Стандартни формуляри за този вид документи не се очакват, а споразумението се попълва в свободна форма с посочване на квалификацията (позицията) и периода на работа. Там е записан и желаният резултат. Съгласно правните норми този вид документ много прилича на договорен документ, тъй като предписва крайния резултат от работата, а не нейната структура. За да уволните служители, трябва само да финализирате преди изтичането на договора.

Заповеди на персонала

Възстановяването на служители на длъжности, наемането на специалисти се извършват съгласно разпореждания за персонала. Този вид документ предписва назначаване на персонал на длъжността и други движения на специалисти в отделите. В разработването на инструкции и заповеди участват служители на отдела за персонал и ръководния екип. Мениджърите/администраторите на компанията вземат местни решения. Заповедите имат единна форма, установена от нормативната уредба. Според срока на годност на хартията те трябва да се съхраняват в счетоводството или в отдела за персонал до пет години или повече (в зависимост от вида на поръчката).

Длъжностни характеристики

Длъжностните характеристики са документ, който определя отговорността на страните (служител и работодател), а също така съдържа данни за инструкциите и задълженията на конкретен специалист на неговата длъжност. Те се потвърждават с печата на организацията и подписа на отговорното лице. За този документ са необходими три копия. Единият остава в отдела за персонал, другият при самия изпълнител, а третият при ръководителя или администратора на определен отдел. Целта на тази поръчка е да оптимизира процесите на управление на персонала в предприятието.

Как да организираме офис работата в отдела за персонал

Правилното управление на човешките ресурси предполага високо ниво на отговорност. Служителите по човешки ресурси трябва да гарантират, че датите на подписване съответстват на действителните. Можете да поверите поддържането на трудови книжки и други кадрови документи на аутсорсинг компании. Отговорности на служителите по човешки ресурси:

• формират работен график, счетоводна документация, свързана с отпуски;
• изготвят документи за охрана на труда (необходими за държавни органи);
• изготвят и издават заповеди;
• Изчислете заплатите и контролирайте изплащането на бонуси.

отдел Човешки ресурси

Кадровата услуга на пълен работен ден се извършва, когато цялото счетоводство и всички регистрации се извършват само от наети щатни хора от отдел кадри. Този режим на документиране е подходящ за предприятия и компании с персонал от 20-30 души. Държавните стандарти изискват стриктно спазване на формата на всички заповеди и други изисквания, в противен случай юридическо лице може да получи глоба. В сектора на услугите, където едно юридическо лице има до 30 души, е по-изгодно да се използват услугите на аутсорсинг компании.

Привличане на специалисти на аутсорсинг компания за работа с персонал

Наемането на изнесена HR компания ще спести пари и ще намали общия брой служители. Независимите специалисти извършват целия обем необходима работа по изготвянето на поръчки, графици. Те също така водят специален дневник и регулират работата на всеки специалист във фирмата. Изнесеното управление на човешки ресурси се отличава с факта, че юридическото лице няма собствен HR отдел, а поверява тази задача на отделен екип срещу умерено заплащане.

Счетоводство на персонала от нулата стъпка по стъпка

За водене на документи на отдела за персонал е необходима офис техника и офис. Важно е да имате здрав сейф. Заповедта следва да определи ръководителя на системата за управление на документи. След това се формират вътрешни актове. За всеки служител във фирмата трябва да създадете отделна папка, където ще се съхранява трудовата му книжка. Управлението на кадровата документация изисква съхраняването на тази документация през целия период на работа на специалист на длъжност. През цялата дейност на отдела информацията се вписва в книги, изготвят се заповеди.

Изисквания към служителите по човешки ресурси

Управлението на кадровата документация е сравнително сложен процес, който изисква определени теоретични и практически умения. Нормативната рамка за тази позиция съдържа списък с условията, при които специалистът може да заема тази длъжност. Образователните институции не отделят отделен профил като работа в офиса на персонала. Мениджъри и администратори са подходящи за дейности в отдел персонал. Така работодателите назначават хора с юридическо образование, защита на информацията или управление на документи.

Права и задължения на служителя по персонал

Първото задължение на такива длъжностни лица е да познават нормативната уредба, да спазват установените счетоводни правила. По-горе бяха членовете, федералните закони, които трябва да се спазват при управление на кадровите досиета. Служителят по персонала има право да получава информация от служителите, да преглежда лични папки, да вижда счетоводната книга (заплата). Правомощията на специалистите от този профил включват полагане на подписи, работа с работодатели за подобряване на ефективността на персонала.

Управление на кадровата документация

Днес управлението на HR записи се извършва както в писмена, така и в цифров формат. Документацията се подписва лично от упълномощени служители. За документация се използват държавни стандарти, които обединяват всички шаблони и формуляри. Необходимо е да се вземат предвид нормите на GOST R 6.30-2003 и GOST R 7.0.8-2013. Важни документи се съхраняват в специални папки или метални сейфове. В зависимост от обхвата и размера на фирмата, специалистите трябва да се придържат към различни изисквания за честота на отчитане.

Търсене и регистрация на персонал

Първоначално, преди да регистрирате служители, трябва да намерите специализиран персонал, който да отговаря на строги критерии (те трябва да са свързани със спецификата на работата). За целта използвайте специализирани бюра, агенции, сайтове за търсене на работа, борса на труда или частни обяви във вестници, в медиите, в уебсайтове. След това се съставят задължителни кадрови документи, извършва се регистрация, подписва се трудов договор или трудов договор.

Етапи на наемане

Процедурите за регистриране на хора за позиция започват с въвеждане на данни за търсещия работа в специално списание. Табелката записва информация за опит, стаж и предишна длъжност. След одобрение се съставя заповед за назначаване на лице на определена длъжност. Последният етап е формиране на лична папка, съставяне на дело във фирма, отдел. Договорът съдържа информация за задълженията, за заплатата в поста.

Лични карти и формиране на лично досие на служител

Видовете кадрови документи включват лична карта на служителя. Съдържа цялата информация относно семейното положение, пълното име, там е залепена снимка, предписана е датата на раждане. Всичко това се прави от работодатели, за да се формира пакет от данни за всеки един от служителите на компанията. Според закона тези данни не могат да бъдат прехвърляни на трети лица. За водене на лично досие се използват папки, шкафове или дори метални сейфове (в зависимост от нивото на оборудване на офиса на компанията).

HR списания

Хартиените печатни продукти помагат за систематизиране на отчетите, опростяване на документооборота. Документацията под формата на бизнес списания включва следните видове:

• за контрол на документи, книжа, които се доставят на фирма или предприятие;
• да контролира времето, периодите на командировки;
• да контролира всякакви бележки, изявления;
• записи, за да се гарантира безопасността на трудовите книжки.

Поддържане на трудови книжки

Управлението на кадровата документация задължава специалистите да водят записи на трудовата книжка. Всички записи се съхраняват, ако лицето в предприятието е официално регистрирано. Трудовата книжка се издава на служителя при уволнение. Тази документация записва всички промени по отношение на длъжността, наградите. Обучението по управление на кадровата документация от нулата включва задължителни елементи за правилното оформление на трудовите книжки. Всички грешки се коригират от членове на екипа по човешки ресурси. Ако бъдат установени, специалистите могат да бъдат обвинени в административно нарушение.

Организиране и съхранение на документи

Създадени са отделни законодателни норми за одита и съхранението на документи. Важно е да се спомене член 17 от Федералния закон за архивното дело. Той предписва необходимостта ръководството на фирмите и предприятията да се грижи за безопасността на архивната документация в определения срок. Срокът на съхранение е предписан от закона и отговаря на държавните стандарти. За да се гарантира целостта на хартиената документация, се използват метални огнеупорни сейфове и шкафове.

При необходимост данните от документите се предават на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Автоматизацията, дигитализацията на тиража на книжата е една от приоритетните области при оптимизирането на процеса на управление на работата на държавата. Днес повечето доклади не се правят на хартия. Това не премахва задължението на ръководителите на предприятия, управителите да съхраняват архива за една, три, пет или повече години.

Електронни досиета на персонала

При използване на електронни кадрови досиета е важно да се спазват условията за сигурност на документите, да се намали достъпът до архива по силата на закона за защита на личните данни. Електронното счетоводство на документацията има редица предимства:

1. бърз достъп до документи;
2. защита на файлове с парола;
3. няма нужда да купувате сейфове, за да спестите документи;
4. спестяване на място в офиса - твърдият диск може да съхранява 10 000 документа или повече;
5. спестяване на време - можете да подпишете, да намерите всеки документ за 1-2 минути в архива на твърдия диск на вашия компютър.

Видео

Разберете как се води кадровата документация в организацията и за какво може да бъде глобен. Изтеглете ръководството за управление на HR записи или организирайте счетоводството сами.

В статията

Изтеглете полезен документ

Какви са задължителните кадрови документи, които работодателят съставя

Всяка компания, която използва наемна работна ръка, е длъжна да води счетоводство на персонала. Работата с персонала е съпроводена с изпълнение на много документи, от щатното разписание до заповедите за персонал. Задачата на служителя по персонала е да изготви документите на службата за персонал своевременно и правилно, да направи промени в тях при необходимост и да провери за съответствие с действащото законодателство.

Добре структурирана инструкция за управление на регистрите на персонала, изготвена, като се вземе предвид новият GOST, ще сведе до минимум риска от груби грешки при работата с персонала.

Започвайки управлението на кадровата документация от нулата, подгответе задължителните документи на службата за персонал, без които пълноценната работа с персонала е просто невъзможна.

Необходими HR документи:

• трудови договори;
• длъжностни характеристики (ако е необходимо);
• местни разпоредби;
• лични карти на служителите;
• заповеди за персонал;
• поръчки за основна дейност;
• персонал;
• график на ваканциите;
• счетоводни книги и дневници;
• график .

Трудов договор

Основният документ в работата на служител по персонала. Потвърждава наличието на трудово правоотношение, установява правата и задълженията на страните. Няма единна унифицирана форма на трудов договор, въпреки че има стандартен формуляр за микропредприятия. Други работодатели могат да го вземат за основа. Законът не забранява съставянето на трудови договори в свободна форма, ако те съдържат всички задължителни условия и информация за страните.

Задължителни условия на трудовия договор:

• трудова функция, посочваща длъжността или вида работа;
• място на работа и условия на труд;
• възнаграждение с посочване на тарифната ставка или работната заплата;
• условие за задължително социално осигуряване.

Отразете в трудовия договор естеството и начина на работа, ако се различават от обичайните. Да запише всички гаранции и обезщетения, изисквани от закона. В срочния договор не забравяйте да посочите срока на валидност и причините, поради които страните не са могли да установят безсрочно трудово правоотношение.

Задължителна информация от трудовия договор:

• Пълно име на служителя и име на работодателя (за физически лица - пълно име);
• данни за документи, удостоверяващи самоличността на работника или служителя и на работодателя физическо лице;
• TIN на работодателя (с изключение на лица, които нямат статут на предприемач);
• информация за лицето, подписващо договора от името на работодателя;
• място и дата на документа.

Длъжностни характеристики

Въпреки липсата на препратки към този документ в Кодекса на труда на Руската федерация, държавните органи разработват задължително пакет от длъжностни характеристики (Закон № 79-ФЗ от 27 юли 2004 г.) и е силно желателно търговските организации да направите това.

Наличието на длъжностни характеристики позволява:

• компетентно разпределяне на отговорности между подобни позиции;
• да докаже в съда или прокуратурата легитимността на дисциплинарното наказание;
• оправдавам;
• надлежно сертифицира персонала за съответствие с техните позиции.

Внимание!Инструкциите са написани за позиции, а не за конкретни служители, така че не ги правете персонализирани. Ако служител напусне или се премести, инструкциите ще трябва да бъдат одобрени отново. По същата причина е по-добре да го одобрите като самостоятелен документ, а не като приложение към трудов договор или споразумение.

Местни разпоредби (LNA)

Има задължителни и по избор. Инспекторът по GIT има право да поиска местни разпоредби по време на проверката, а ако някакъв документ не е наличен или е изпълнен с грешки, работодателят може да бъде глобен или да му бъде издадена заповед.

Задължително включва всички LNA, посочени в Кодекса на труда:

• регламент за възнаграждението, ако условията на възнаграждението не са отразени в колективния договор или друг местен акт (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• регламент относно личните данни на служителите (член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Ако в държавата има длъжности с нередовно работно време, трябва да бъде одобрен списък на служителите, които са обект на специален режим на работа (членове 57, 101 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако компанията изпраща персонал за преквалификация или повишаване на квалификацията - наредбата за реда и условията за преминаване на професионално обучение (член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При необходимост се издават допълнителни LNA. За да регулирате ясно работните процеси, разработете допълнителни вътрешни документи: разпоредби за бонуси, командировки, наставничество, социална политика, набиране на персонал и др. Няма унифицирани изисквания за дизайна и структурата на местните актове, ръководете се от действащия GOST и правилно сертифицирайте всеки документ.

Лични карти на служителите

Всички работодатели, независимо от правната форма и сферата на дейност, са длъжни да създадат лична карта за всеки служител. Използвайте унифицирания формуляр T-2 или разработете свой собствен формуляр. За регистрация на държавни служители е разработена специална форма T-2GS.

Не забравяйте да запознаете служителя със съдържанието на личната карта под подписа веднага след първоначалното попълване, а след това - след извършване на нови записи за преместване (включително временно), уволнение, преименуване на длъжността.

Внимание!Личната карта се закрива след прекратяване на трудовия договор, въз основа на който е започната. Ако наемете служител, който вече е работил в организацията, започнете нова карта за него.

Заповеди за персонала

Наемането, командировките, уволненията, бонусите, отпуските и други кадрови процедури се формализират със заповеди. Това е най-важният документ на всяка кадрова служба, въз основа на който се извършват вписвания в лични сметки, трудови книжки, лични карти.

Някои заповеди се съставят в унифициран табличен вид. Ако заповедта се отнася не за един, а за няколко служители наведнъж, се използва формуляр, отбелязан с „а“:

Таблица 1. Заповеди, издадени по унифицирани таблични формуляри

	Вид и име на формуляра
Т-9 или Т-9	Заповед за изпращане на един или повече служители в командировка
Т-11 или Т-11а	Заповед за насърчаване на един или повече служители
Т-8 или Т-8а	Заповед за уволнение на един или повече служители
Т-6 или Т-6а	Заповед за предоставяне на отпуск на един или повече служители
Т-5 или Т-5а	Заповед за преместване на един или повече служители на друга работа
Т-1 или Т-1а	Заповед за наемане на един или повече служители за работа

Внимание!Вместо унифицирани формуляри, можете да използвате формуляри, одобрени от работодателя, ако съдържат всички необходими данни.

Останалите поръчки се издават в текстов вид. Ако трябва да изтеглите служител от ваканция или да го изпратите на курсове за усъвършенствано обучение, върнете го на работа или напишете заповед в свободна форма.

Заповедта придобива законна сила чрез удостоверителни реквизити - личен подпис на генералния директор или друго длъжностно лице, упълномощено да подписва заповеди. В допълнение към подписа се поставя и печат на организацията (ако има такъв). Административните документи влизат в сила от момента на подписването или от посочената в тях дата.

Внимание!Заповедите за назначаване на ръководители - генералният директор, неговите заместници, главният счетоводител и други длъжностни лица, посочени в устава, се отнасят до заповеди за основни дейности, а не за персонал.

Поръчки за основна дейност

Те включват всички писмени заповеди, които не се отнасят до кадрови или административни и икономически въпроси: за въвеждане на местни разпоредби или изменения на съществуващи LNA, за създаване на нови длъжности и провеждане на проверки. Изпълнението на такива заповеди може да бъде поверено както на секретаря на организацията, така и на служителите по персонала.

персонал

Характеризира състава на персонала на фирмата: организационна структура, брой и състав на персонала, възнаграждения за всички длъжности. За регистрация използвайте унифицирания формуляр T-3 или разработете свой собствен шаблон. Срокът на валидност на документа може да бъде пропуснат, но ако е ограничен, не забравяйте да съставите ново щатно разписание до посочената дата.

Примерен персонал с ограничена продължителност

Въведете в документа всички налични позиции във фирмата, включително свободни, временни и сезонни. Законът забранява наемането на служители на длъжности, които не са предвидени в щатното разписание (писмо на Роструд № ПГ / 13229-6-1 от 21.01.2014 г.).

Напишете имената на длъжностите на руски и без съкращения, посочете точната заплата за всяка - вилиците на заплатите са неприемливи. Длъжностите, свързани с обезщетения, обезщетения или ограничения, трябва да отговарят на професионалните стандарти и справочниците за тарифи и квалификации (писмо на Министерството на труда № 14-0/10/V-2253 от 04.04.2016 г.). Ще разкаже експертът на списание "Кадрови бизнес".

Внимание!За грешки в щатното разписание компанията е изправена пред глоба съгласно член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

График на ваканцията

Той се изготвя ежегодно и определя условията за предоставяне на годишни платени отпуски на всички служители на организацията. Вземете за основа унифицирания формуляр T-7 или свой собствен шаблон.

За да избегнете претенции към документа, продължете последователно:

1. Разберете желанията на служителите.Помолете ръководителите на отдели да събират информация за всяка структурна единица.
2. Проверете дали сред персонала има бенефициенти, които имат право на отпуск по всяко удобно време.Те включват бременни жени, непълнолетни и някои други категории работници.
3. Направете предварителен обобщен график.Въведете в документа всички служители, включително външни и вътрешни служители на непълно работно време, както и тези, чийто отпуск по майчинство приключва през следващата година.
4. Съгласете се и одобрите графика.Издадете отделна заповед или подпечатайте печата за одобрение върху самия документ, запознайте служителите с него под подпис (писмо на Роструд № ПГ / 5883-6-1 от 01.08.2012 г.).

Кой отговаря за управлението на човешките ресурси

В микропредприятията и стартиращите фирми цялата HR администрация обикновено пада върху раменете на един човек. Обикновено това е директорът на фирмата или негов заместник. Но с разрастването на бизнеса и разширяването на персонала се увеличава и обемът на документите. На този етап трябва да се разпредели длъжност на пълен работен ден за специалист по персонал, който познава добре основите на управлението на кадровите документи и посвещава цялото си работно време на работа с персонал.

В големите компании със сложна организационна структура отделна служба се занимава с управление на кадровата документация.

Ако организацията има отделни структурни подразделения, например клонове в други градове и региони, има два начина за водене на кадрови записи. По-скъпо - да се създаде длъжност служител по персонал във всеки клон, по-изгодно, но свързано с определени трудности - да се управлява с отдела за персонал в централния офис, като се настрои работа с помощта на сканирания и поща. Какво е, прочетете в сп. "Кадрови бизнес".

Таблица 2. Предимства и недостатъци на различните начини за организиране на CA в клонове

Процедура	CD се провежда в централния офис	CD се провежда в клонове
Документи	Трудно се спазват сроковете, прехвърлянето на оригинални документи отнема време	Сроковете са спазени, правото на подпис е делегирано на ръководителя на филиала
Назначаване на служители, отговорни за управлението на кадровата документация (KD)	Обикновено е лесно да се намери точният служител с правилната квалификация	Тъй като в клоновете има по-малко служители, е трудно да се избере човек, отговорен за CA
Наемане за извънреден труд или през почивните дни	Не винаги е възможно своевременно да се издадат всички необходими документи и да се доставят в отдела навреме	Не е проблем: просто трябва да получите съгласието на служителя и да попълните всички документи на място
Издаване на документи на служителите при уволнение	Имате нужда от повече време за доставка, има риск от загуба при изпращане по пощата	Документите могат да се издават своевременно, без да се нарушават установените срокове

Организиране на работа в офиса на персонала самостоятелно: инструкции стъпка по стъпка

Как да организираме работата с персонал в новосъздадена компания или да възстановим след предшественик? Новата инструкция за управление на кадровата документация, разработена, като се вземат предвид нормите на действащото законодателство, ще ви помогне да не пропуснете нищо.

Продължете стъпка по стъпка:

Стъпка 1. Създайте регулаторна рамка.На първо място, да се ръководите от изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация - основният набор от трудови закони, които регулират много кадрови процеси: наемане, предоставяне на отпуски, права и задължения на страните по трудов договор, процедура за изчисляване на заплати и др.

Също така имайте предвид правилата, определени от:

• Постановление на Държавния комитет по статистика № 1 от 01.05.2004 г- относно използването на унифицирани форми на първично счетоводство и задължителни данни;
• В малка компания всички въпроси, свързани с управлението на кадровата документация, могат да се решават от едно лице - служител по персонала, секретар или директор. Тогава именно той отговаря за поддържането и съхраняването на трудовите книжки. Но ако обемът на работата е голям, по-добре е зоните на отговорност да се разпределят между няколко служители. Например, назначете един от служителите по персонала, отговорни за поддържането и отчитането на трудовите книжки, и поверете на друг работата по съставяне на заповеди за персонал.

  Образец на заповед за назначаване на длъжностно лице, отговорно за трудовите книжки

  
  

  Стъпка 3. Направете списък с необходимите документи за персонала.Включете в него местни разпоредби и други документи, чието присъствие инспекторът на GIT определено ще провери по време на следващото посещение: персонал, график на отпуските, график, лични карти на служителите. Ако организацията планира да се откаже от унифицираните формуляри, издаде заповед за разработване на собствени формуляри.

  Стъпка 4. Разработване и одобрение на необходимите HR документи и наредби. Има няколко начина да одобрите LNA: разберете как се различават един от друг и изберете този, който ви подхожда най-добре. Моля, имайте предвид, че някои документи първо трябва да бъдат съгласувани със синдиката (експерт от електронното списание „Кадровое дело“ ще разкаже).

  Стъпка 5. Попълнете регистрационни книги и дневници. Назначете служители, отговорни за регистрирането на инструктажи, медицински прегледи и кореспонденция.

  1. Проверете правилното изпълнение на трудовите договори.Първо проверете дали директорът на организацията е правилно регистриран за работа, след това разгледайте останалите договори. Уверете се, че заплатите и длъжностите, предписани в тях, съвпадат точно с текста в щатното разписание, трудовите книжки и заповедите за работа. Ако откриете грешки, направете промени, като сключите допълнителни споразумения със служителите.
  1. Запознайте служителите под подпис с LNA, които са пряко свързани с тях.Става дума не само за правилата на трудовия график и други LNA, с които трябва да се запознае персоналът при наемане, но и за длъжностни характеристики, заповеди за персонал и дневници с инструкции.

  Внимание!Уверете се, че всеки служител получава свое копие от трудовия договор и всички допълнителни споразумения към него.

  1. Организирайте военна регистрация.Ако в дружеството работят военнослужещи или военнослужещи лица, водят военен досие. Определете лице, отговорно за воденето на документация и съгласувайте назначаването с местната военна регистрация, съставете работен план и издавайте записи въз основа на информация от военни карти, лични карти и документи за самоличност, предоставени от служителите.
  1. Създайте безопасна среда за съхранение.Това изискване важи за всички документи, съдържащи лични данни (PD): поставете ги в сигурно заключени шкафове и сейфове, не прехвърляйте информация за служителя на трети лица без него писмено съгласие. Не съхранявайте копия на паспорти и дипломи в личните си досиета, не искайте от служителите лични данни, които не са пряко свързани с работата – глобите за нарушаване на правилата за обработка на лични данни са значителни.
  1. Направете календарен планировщик.Много важни документи трябва редовно да се актуализират или одобряват повторно. Например графикът на ваканциите трябва да се изготвя ежегодно, а колективният трудов договор трябва да се преиздава поне веднъж на три години. За да няма проблеми в бъдеще, планирайте работата с ключови документи предварително.

  Организирането на управление на досиетата на персонала от нулата, например, в клон, или възстановяването след предшественик не е лесна задача. За да започнете, прочетете регулаторната рамка и стандарта GOST R 7.0.97-2016, който съдържа основните изисквания за документация.

  Работейки последователно, разработете минимално необходимия набор от документация за персонала, включително разпоредби. Решете кои първични счетоводни форми ще използвате – унифицирани или самостоятелно разработени. Подредете трудовите си договори и споразумения. Бъдете внимателни към детайлите, защото компанията е изправена пред голяма глоба за липса или неправилно изпълнение на документи.