Hur man för personalregister i företaget. Personalbokföring och dess korrekta underhåll på företaget

Personalredovisning tillsammans med bokföring och skatteredovisning låter det dig återspegla tillförlitlig information som är nödvändig för att företaget ska fungera fullt ut. Funktionerna i denna typ av redovisning, såväl som de viktigaste dokumenten som är involverade i den, kommer att diskuteras i vår artikel.

Föra personalregister

Håller på med personalregister innebär utförande av en stor mängd dokumentation som kommer att återspegla information både separat för varje anställd och i allmänhet för hela företaget, samt skapande av regler som styr förfarandet arbetsaktivitet.

Håller på med personalregister innebär att fastställa antalet anställda, vilket endast är möjligt med högkvalitativ spårning av alla rörelser. Huvuduppgift personalregisterär utarbetandet av dokumentbevis för en viss rörelse hos en anställd, allt från anställning, övergång till en annan position, registrering av ledighet och slutar med uppsägning.

Självklart, personalredovisning kan dock underhållas manuellt personalregister genom användning av programvara kan du minimera tiden för att förbereda dokumentation, särskilt om företaget har många anställda.

HR-rekord

Dokumenten personalregister kan vara både obligatoriskt, vars sammanställning tillhandahålls av Ryska federationens arbetslagstiftning, och valfritt.

Till de dokument som krävs personalregister relatera:

• anställningsorder (T-1);
• kontrakt med en anställd (TD-1);
• arbetsbok (dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 nr 225 "På arbetsböcker»);

Om funktionerna i utformningen av arbetsböcker, se materialet .

• anställds personliga kort (T-2);
• överföringsdokument (T-5);
• lämna order (T-6);
• semesterschema (T-7);
• bemanning (T-3);
• tidrapport (T-12);
• beslut om uppsägning (T-8).

De flesta personaldokument har en enhetlig form. Vissa dokument som arbetsgivaren bör utveckla självständigt:

• kollektiv överenskommelse;
• föreskrifter interna bestämmelser;
• lönebestämmelser;
• förordning om anställdas personuppgifter;
• föreskrifter om arbetarskydd;
• bonus tillhandahållande;

För information om bevarandetider av personalhandlingar, se materialet .

VIKTIG!Enligt art. 8 i Ryska federationens arbetslagstiftning kan bestämmelser som bildas av organisationen som kränker en anställds rättigheter inte användas för att reglera arbetsförhållanden.

Alla redovisningshandlingar som upprättas av en personalarbetare godkänns av organisationens chef. Därefter måste den anställde sätta sig in i dem och sätta sin underskrift.

Det bör noteras att i vissa situationer kan utarbetandet av personaldokument undvikas: det är till exempel inte nödvändigt att upprätta arbetsbeskrivningar om arbetskontrakt funktionaliteten hos den anställde tillhandahålls redan. Detsamma gäller löneklausulen, som också är frivillig om avtalet anger den anställdes framtida inkomst.

Förekomsten av det här eller det dokumentet i personalregister beror på detaljerna i arbetet för en enskild anställd och företaget som helhet. Om företaget tillhandahåller skiftarbete bör ett skiftschema upprättas. När du utför arbetsuppgifter på högsäkerhetsanläggningar bör en säkerhetsklausul skrivas in i kontraktet byteshemlighet, samt utarbeta en lämplig förordning, som kommer att fastställa förfarandet för tillgång till hemligheter, ansvaret för att de avslöjas, samt villkoren för att avsluta sådan tillgång. Det är nödvändigt att upprätta ett fullständigt kontrakt ansvar med en anställd om denne har anknytning till värdefulla varor eller föremål.

Ansvar för brott i skötseln av personaljournaler

Det huvudsakliga tillsynsorganet som ansvarar för korrekt uppförande av personalregister, är statens yrkesinspektion. Den är utformad för att kontrollera personalens verksamhet och, om personalredovisning bedrivs med kränkningar, att ta till administrativt ansvar för brott mot arbetslagstiftningen.

Följande typer av ansvar särskiljs (artikel 419 i Ryska federationens arbetslag):

• Administrativa - böter för tjänstemän och företag återspeglas i art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 i Ryska federationens administrativa kod. Administrativt ansvar uppstår oftast i avsaknad av nödvändiga personaldokument eller om det inte lämnas in på begäran av en anställd eller organisation.

Exempel:Ivanov I.A. bestämde sig för att ta ett lån. För att göra detta behöver han en kopia av arbetsboken och ett 2-NDFL-certifikat. Arbetsgivaren vägrade att ge ut en kopia av arbetsboken. Arbetstagaren har anmälningsrätt tjänstefel arbetsgivare till yrkesinspektionen, som kommer att hålla företaget ansvarigt (dess tjänstemän) enligt art. 5.39 i Ryska federationens kod för administrativa brott i mängden 1 000 till 3 000 rubel.

• Civilrätt - straffet föreskrivs i art. 15, 151 och kap. 59 i Ryska federationens civillag.

Exempel:Petrov S.F. skadades på arbetsplatsen. I enlighet med art. 1085 i den ryska federationens civillag, är arbetsgivaren skyldig att kompensera för förlorad lön under den anställdes vistelse på behandling, såväl som kostnaderna för hans behandling och återhämtning.

• Straffansvar - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 i den ryska federationens strafflag.

Dessutom kan dokumenten för personaltjänster begäras av skattemyndigheterna, i händelse av underlåtenhet att lämna in dem uppstår ansvar enligt art. 126 Ryska federationens skattelag

Resultat

Korrekt och lägligt personalredovisning gör det möjligt för ledningen att göra företaget mer effektivt. För närvarande finns det många programvaruverktyg som hjälper till att optimera tiden för kompilering personaldokumentation och uppnå noggrannhet när data reflekteras personalbokföring.

Lönebokföring på företaget och många andra viktiga punkter baserat på originalhandlingar. Om HR-poster levereras dåligt påverkar detta arbetet på alla avdelningar i företaget.

Alla nyanser av dess underhåll och nödvändiga dokument kommer att diskuteras i den här artikeln.

Varför behövs det?

I alla organisationer, oavsett antal personer, finns en skyldighet att föra sådana register. Det hjälper till att dokumentera all personals rörelse. För detta är det nödvändigt att veta föreskrifter som rör arbete. Dessutom måste du behärska förmågan att dirigera.

Denna typ av redovisning är utformad för att:

• korrekt fördela människor i arbetsprocesser;
• leta efter oanvända reserver;
• snabbt identifiera och eliminera problem relaterade till personal.

Detaljerad information om denna process du kan lära dig av följande video:

Hur man organiserar det från början: steg för steg instruktioner

Inför den anställde på personalavdelningen finns det alltid en svår uppgift att organisera denna typ av kontorsarbete. För att underlätta denna process är det viktigt att börja med att sammanställa grov plan arbeta och avgöra i vilken ordning det är nödvändigt att agera:

• Det rätta beslutet skulle vara att först studera regeldokumentationen.
• Efter att ha studerat det i detalj utförs den direkta förberedelsen av dokumentflödet. Alla ingående papper tas från huvudet och studeras i detalj. All dokumentation måste överensstämma med beståndsdelen. Det är viktigt att fråga chefen för företaget vad ytterligare villkor han vill ha med i arbetsschemat. Baserat på hans önskemål, ytterligare obligatoriska dokument.
• Skapande av dokumentation:
  • till att börja med är regissören dokumenterad;
  • ytterligare sammanställd och ;
  • en blankett håller på att tas fram som avslutas med alla anställda. Den innehåller alla artiklar som organisationen behöver;
  • andra viktiga tidningar och tidskrifter håller på att förberedas;
  • det är nödvändigt att bestämma vem som ska ansvara för arbetsböckerna. Medan personer inte anställs officiellt, kommer chefen att tvingas anställa dem. Följaktligen ges en order om att ta ansvar för säkerheten, fyllningen och huvudet;
  • därefter börjar den officiella antagningen av arbetare.
• Det är viktigt att säkerställa förvaringen av alla personalpapper och deras användning.

Efter anmälan av anställning för personalhandläggaren börjar ordinarie arbetsdagar. Varje dag är varje persons närvaro på jobbet. Utges en gång per år.

Personaltjänstemannen är skyldig att ta itu med den dokumentära förflyttningen av människor på företaget och förbereda relevant dokumentation. Dessutom måste det vara en massa andra papper.

Nödvändiga dokument

Ett antal grundläggande dokumentation som används av en personalanställd:

• Olika order om anställdas rörelse: , översättning och många andra.
• bemanning. Dess innehåll måste överensstämma med de uppgifter som anges i de anställdas kontrakt. Om något inte stämmer överens tyder det på överträdelser arbetslagstiftning RF. Och det brukar leda till böter.
• Tidsrapport.
• Anställningsböcker. Personalhandläggaren hämtar dem vid anställning, lämpliga anteckningar görs i dem och de återlämnas vid uppsägning.
• Regler arbetsschema inom organisationen.
• Arbetsavtal. Ett sådant kontrakt ingås med varje person, det fungerar som början på ett arbetsförhållande. Det viktigaste här är att kontrollera korrektheten av sammanställningen, närvaron av alla signaturer och datum. Om ändringar görs i arbetsvillkoren, till exempel en överföring av en arbetstagare eller en ändring av lönen, är det absolut nödvändigt att förbereda sig. De sammanställs för varje fall separat.
• Semesterschema. Senast två veckor före årets slut ska alla organisationer upprätta semesterscheman för de anställda. Det är viktigt att sammansätta dem så att den samtidiga resten av människor inte påverkar arbetsflödet på avdelningen eller företaget som helhet.
• Bokföringsjournaler. Det behövs många journaler för att registrera dokument.
• Definitivt på gång. Det inkluderar: att arbeta, bekantskapsblad med arbetsgivarens order, en kopia av ett identitetskort, ett intyg om en läkarundersökning, kopior av diplom och ett militärt ID.
• Arbetsbeskrivningar. De innehåller detaljerad beskrivning arbetstagarens rättigheter och skyldigheter.
• Regler om löner och bonusar. Reglering, på grundval av vilken alla periodiseringar görs lön.

Det finns fortfarande en hel del olika dokumentation, som också finns på företagen. Men detta gäller redan specifika dokument.

Vem brukar göra detta?

Denna fråga uppstår mest i små organisationer. Detta görs vanligtvis av en personalofficer, eftersom det räcker med att upprätthålla detta register utmanande uppgift. Tyvärr kan inte alla ledare förmås att införa en sådan separat position i staten. I detta avseende är personalledning ofta engagerad Kamrer eller chefen själv på deltid.

Som regel händer detta i små företag för att spara pengar. Och det är ingen mening att införa en extra enhet i staten för två eller tre personer. I det här fallet är schemat som följer: chefen utarbetar anställda och chefsrevisorn beräknar deras löner. Den huvudsakliga lagen som reglerar förhållandet mellan en anställd och en arbetsgivare är den ryska federationens arbetslag. Den definierar båda parters rättigheter och skyldigheter.

Processautomation

För att underlätta redovisningen på företaget bör chefen ta hand om implementeringen specialprogram. Numera sådana system Ett stort antal och de är alla lätta att använda.

Det flitigt använda programmet är "1C: Enterprise". Det hjälper till att organisera data. Nästan alla dokument skrivs ut automatiskt från den. Användningen av automatiserade tekniker förenklar själva redovisningsprocessen.

Nyanser av IP och LLC

Dokumentation ska alltid vara i sin ordning. Det är viktigt att hantera och lagra den på rätt sätt. Det finns flera nyanser som är viktiga att ta hänsyn till på detta område:

• Om en enskild företagare registrerar en anställd för första gången måste han gå igenom registreringsprocessen i vissa territoriella organ i status som arbetsgivare. Mer specifikt, i pensionsfond och Försäkringskassan. Existera vissa tidsfrister för denna procedur:
  • 10 dagar vid registrering hos FSS;
  • 30 dagar för registrering hos FIU.

  Antalet dagar räknas från den första personens första anställningsdag. Om detta inte görs riskerar organisationen höga böter.

• Chefen ska mot underskrift bekanta sina anställda med alla myndighetsdokument. För detta skapas särskilda tidningar, där anställda skriver under efter att de har läst dokumenten. Till exempel måste organisationen personligen lämna en lönebesked varje månad. I detta avseende är det rimligt att börja en bok om registrering av deras emission. Detta är bekvämt eftersom i händelse av konflikt är det signaturen som kommer att bevisa att dokumentet har utfärdats.

Eventuella sanktioner för okunnighet

I avsaknad av personalregister kommer tjänstemän att hållas ansvariga enligt lagen "På administrativa brott". De får böter:

• per tjänsteman - i beloppet från 1 till 5 tusen rubel;
• för juridiska personer - från 30 till 50 tusen rubel.

Dessutom är det möjligt att avbryta verksamheten i organisationen upp till 90 dagar. Om förseelsen upprepas kan chefen bli föremål för diskvalifikation.

I händelse av att en organisation ska granskas av tillsynsmyndigheter är det viktigt att förbereda sig för det. För detta behöver du veta:

• tillsynsmyndigheterna måste underrätta minst tre dagar i förväg om det kommande förfarandet.
• verifiering bör inte överstiga tjugo dagar;
• inspektioner på plats får inte utföras utan handledare.

Denna typ av redovisning är huvudkomponenten i alla företag. Därför låter dess pålitliga hantering dig kringgå ett stort antal problem.

Även det minsta företaget har anställda, vilket gör att det finns behov av att upprätthålla diverse personaldokumentation.

I företag som har funnits på marknaden länge är vanligtvis personaljournalhanteringen väl etablerad, men i nyskapade organisationer behöver allt skapas från grunden.

Vem ansvarar för verksamheten i företaget?

Vanligtvis administrering personalkontorsarbete och utförandet av alla dokument utförs av anställda på personalavdelningen, men om företaget är litet, kan detta arbete anförtros en av de anställda som. Vanligtvis är detta en revisor eller.

Om företaget har ett stort antal anställda skapas en personalavdelning, där det kan finnas flera specialister. Behovet av personal bestäms inte bara på basis av antalet anställda (även om detta är huvudfaktorn), utan också på företagets särdrag. Så i en organisation med skadlig och farlig produktion kommer personaltjänstemän att ha mer arbete.

Om du ännu inte har registrerat en organisation, då det lättaste gör det med online tjänster, som hjälper till att bilda allt gratis Nödvändiga dokument: Om du redan har en organisation och funderar på hur du ska underlätta och automatisera redovisning och rapportering, då kommer följande onlinetjänster till undsättning, som helt kommer att ersätta revisorn i ditt företag och spara mycket pengar och tid. All rapportering genereras automatiskt, signeras med en elektronisk signatur och skickas automatiskt online. Det är idealiskt för en enskild entreprenör eller LLC på det förenklade skattesystemet, UTII, PSN, TS, OSNO.
Allt sker med några klick, utan köer och stress. Prova det och du kommer att bli förvånad vad lätt det blev!

Insamling av nödvändig lagstiftningsbas och reglerande dokument

Det första du ska göra när du skapar ett personalarbetsflöde från början är att bestämma vilka dokument som ska vara. Det finns dokument som måste vara obligatoriska på varje företag, och det finns de som bara krävs för att utföra en viss typ av arbete eller företagsverksamhet.

Förresten, själva regleringsdokumenten, som reglerar tillgängligheten av komponenter i personaldokumentation, kommer inte heller att vara överflödiga att lagra i en separat mapp, så att de vid behov alltid finns till hands.

Order i fråga om personal och personal. Personalorder inkluderar order relaterade till förflyttning av arbetare: uppsägning och. Dessa beställningar avser tjänstgöringstid och behålls därför i 75 år.

Till personalbeställningar alla andra inkluderar:

• högtider;
• premier;
• affärsresa;
• disciplinpåföljder m.m.

Hållbarhetstid dessa beställningar är från 3 till 5 år.

Det är mer ändamålsenligt för dessa två typer att ha två separata mappar.

Nästa obligatoriska dokument är, som återspeglar all grundläggande information om den anställde. Dessa kort kan förvaras antingen separat eller som en del av den anställdes personakt.

Det tredje obligatoriska dokumentet är . I dagsläget ska även en enskild företagare enligt lagstiftningen upprätta arbetsböcker, för att inte tala om företag med andra ägandeformer. Arbetsgivaren ska utfärda en arbetsbok inom tre dagar från dagen för antagandet av den anställde.

Eftersom arbetsböcker är det är det absolut nödvändigt att behålla dem. Även denna bok har bevarats i 75 år.

Nästa obligatoriska dokument är . Den ska ingås med varje anställd anställd, oavsett mandatperiod.

När nya jobb har skapats är det nödvändigt att ha ett speciellt jobb för var och en av dem. Dokument relaterade till SOUT lagras tills de ersätts med nya, som regel en gång vart 5:e år.

Till andra obligatoriska dokument gäller för:

Det finns också dokument som lagen inte är skyldig att behålla, men ändå har nästan varje arbetsgivare dem, detta är grundboken för beställningar.

Insamling och studie av ingående handlingar

Efter att du har bestämt dig för de allmänna obligatoriska handlingarna behöver du ta ställning till resten av handlingarna. För att göra detta måste du studera alla lagstadgade dokument som reglerar verksamheten och tillverkningsprocess företag.

Här kan dokumenten vara väldigt olika. Till exempel, om anställda också har rätt till personlig skyddsutrustning, är det absolut nödvändigt att genom order eller annat administrativt dokument godkänna listan och villkoren för att tillhandahålla dem till kategorin arbetstagare.

Om det finns personer på företaget som har oregelbundna arbetstider, arbetar på natten, arbetar under skadliga och farliga förhållanden, är det nödvändigt att dokumentera de förmåner och ersättningar som de får.

Göra en lista över dokument

När hela listan över nödvändiga dokument har fastställts kan du börja utarbeta bestämmelserna om hantering av personalregister.

Denna bestämmelse listar alla nödvändiga dokument, förfarandet för deras underhåll och lagringsperioder. Denna bestämmelse är inte obligatorisk, men underlättar i hög grad personalavdelningens arbete.

Registrering för jobbet som regissör

Om ett företag skapas från grunden är den första personen som registreras företagets chef.

Det är han som sedan avslutar anställningsavtal med resten av de anställda. Om direktörens position är valbar, genom konkurrens, avslutar ordföranden för det valda organet, om företaget har grundare, undertecknar de kontraktet. Om chefen samtidigt är den enda grundaren eller enskilda företagaren, tecknar han ett anställningsavtal för både arbetstagaren och arbetsgivaren.

Hur som helst är ingåendet av ett anställningsavtal och verkställandet av ett antagningsbeslut obligatoriska förfaranden.

Utarbetande av lokala föreskrifter

För att avgöra vilka positioner och hur många av dem som är nödvändiga för företagets drift, a bemanning. Det finns en enhetlig form för det, och även om det inte krävs för att användas, är det väldigt bekvämt.

Du kan lägga till ytterligare kolumner om du vill. Bemanningstabellen anger befattningens namn, erforderligt belopp personalenheter, lön eller form av ersättningar och tillägg. Alla befattningar i bemanningstabellen är angivna, börjar med de viktigaste och slutar med stödpersonal.

PÅ arbetsschema Först och främst anges företagets arbetsschema, om det finns skiftscheman undertecknas de i detalj. Detta dokument kan också specificera kraven för utseende och anställdas beteende, företagsetik och så vidare.

Utveckling av ett standardexempel av ett anställningsavtal

Anställningsavtalet måste innehålla alla huvudbestämmelser som anges i arbetslagen.

Här gäller:

Utöver dessa punkter kan arbetsgivaren i anställningsavtalet ta med andra punkter som inte strider mot lagen.

Upprättande av redovisningshandlingar

Alla reskontra innan du börjar använda dem behöver förbereda sig. Varje magasin ska nämligen numreras och förseglas. Ark numreras genom kontinuerlig numrering, med början från den första till den sista. Sedan sys alla ark, förutom omslaget, med en tråd och två svansar förs ut till det sista flygbladet. De är förseglade med ett papper, men som anger antalet ark och är undertecknat av chefen eller den som ansvarar för journalföringen.

Varje journal anger datumet för dess början, och organisationens namn måste anges.

Utnämning av person som ansvarar för att föra arbetsböcker

Anställningsböckerär ett av de viktigaste dokumenten i personalboken och hör till blanketterna strikt ansvarighet, måste de behandlas med respekt. De ska förvaras i ett låst kassaskåp.

För att föra arbetsböcker utses en ansvarig person som fyller i och ansvarar för förvaringen. Ansvaret tilldelas den anställde på uppdrag av organisationen.

Personalrekrytering

För varje anställd är det nödvändigt att utföra en viss arbetssekvens:

• personalmottagning;
• bekanta sig med den anställde med alla lokala regleringsdokument, bestämmelser om ersättning, interna arbetsbestämmelser, kollektivavtal, etc.;
• registrering av ett anställningsavtal, dess undertecknande. Var noga med att sätta en anteckning i anställningsavtalet att den anställde fick ett hundra och andra exemplar i sina händer;
• utfärdande av ett anställningsbeslut;
• fylla i ett personligt T-2-kort och bilda en personlig fil. Den innehåller följande handlingar: en ansökan om antagning, kopior av personliga handlingar, en kopia av antagningsbeställningen, ett personligt kort, handlingar om utbildning och kvalifikationer, ett anställningsavtal och andra nödvändiga handlingar.
• överföring till redovisningsavdelningen av alla nödvändiga dokument för den anställde för periodisering.

Följande videospellista ger vägledning om hur du hanterar HR-poster:

Den allmänna definitionen säger att personaljournalhantering är processen för registrering och underhåll av personalpapper. Detta ämne är relevant för enskilda företagare, alltså för juridiska personer. Dokumentationen är strikt lagstiftande normer, och de beskrivna reglerna bör beaktas av alla chefer, personalavdelningar på företag. Med hjälp av personaljournalhantering kommer det att vara möjligt att optimera personalhanteringsprocessen, förbättra arbetet i varje team och förenkla rapporteringsförfarandet.

Vad är HR-ledning

Grunderna i personalregisterhantering inkluderar hela processen med att förbereda papper, fylla i dem, rapportera om personalen som arbetar i företaget. Varje utfärdat är juridiskt bindande, inklusive de som bildas på grundval av en anställds ansökan. Personalproduktionen utförs ofta av personalavdelningen, vars funktioner är sådant personalarbete:

• löner;
• registrering av semester, sjukskrivning;
• utfärdande av referenser.

Mål och mål

Uppgifter och mål för denna HR-avdelning:

Arbetsriktning	Anställdas uppgifter
Bokföring, registrering, kontroll	Föra register över antalet anställda, arbetsanmälan, uppsägning
Arbetsreglering	Förtrogenhet med arbetsuppgifter, val av arbetsplats, lokal
Koordinering, träning	Genomföra kurser, utbildningar, fortbildning, omskolning, verifiering av prestation
Arbeta med dokument	Specialister på denna avdelning är engagerade i förberedelser av papper, böcker, arbetsscheman, register, rapportering
Organisation	Organisering av aktiviteter enligt instruktioner

Rättslig reglering

Arbetet med personal regleras av ett antal reglerande lagar, förordningar och en uppsättning regler på regional eller statlig nivå. Underlåtenhet att följa de krav som anges i regelverket är ett brott. Main föreskrifter för personalproduktion:

• statlig ställning om arbetsböcker (2003);
• regler för kontorsarbete och dokumenthantering från 2009;
• federala instruktioner för att upprätthålla pappersarbete angående anställda;
• Allmänna krav, som godkänns på uppdrag av departementen.

Företagets lagstiftningsbas

Varje företag använder ett antal dokumentation som reglerar all personals arbete. Förflyttning av dokument och deras förberedelse utförs enligt instruktionerna, det regelverk som föreskrivs ovan. Den rättsliga ramen för företaget är indelad i fem nyckelkategorier, reglerade interna bestämmelser företag:

• bolagsstadga;
• arbetsschema;
• föreskrifter om skydd av personuppgifter;
• arbetsskydd (regleras av federalt arkivdekret);
• personalens arbetsschema (och dokument om bemanning).

Personaldokumentflöde i organisationen

Unified Systems redovisningshandlingar i företag är indelade i tre huvudkategorier, bland annat interna bestämmelser, bemanning, bestämmelser om löner. Den första kategorin inkluderar omsättning av papper enligt semesterschemat, fylla i dokument om arbetsschemat. Andra stycket är mer globalt och innehåller en bestämmelse om upprättande av kontrakt och redovisningsdokument. Förordningen om ersättningar reglerar alla frågor om utbetalning av lön, bonus, sjukskrivning, semester och avgångsvederlag vid uppsägning.

Bemanning i form av T-3

Personaltabellen i T-3-formuläret är en enda typ av papper som beskriver hela personalstrukturen i ett företag eller företag. Kolumnerna innehåller uppgifter om det fullständiga namnet, den anställdes befattning, den enhet där han är listad. Enligt reglerande och lagstiftande normer föreskrivs den officiella lönen för en specialist där. Eventuella ändringar i registreringsprocessen måste registreras av ekonomiavdelningen i denna bemanningstabell på T3-formuläret. Instruktionerna för att fylla i innehåller alltid rekommendationer för varje kolumn. Totalt innehåller dokumentet 5 informationspunkter.

Arbetsschema

Arbetsschemat är ett dokument som godkänner den dagliga rutinen för en specialist. Arbetsflödet reglerar chefens schema. Den innehåller punkter om behovet av besiktning enligt gällande lagstiftning, om lunch och raster samt om rapportering. I vissa företag kräver tjänstemannen att en rapport upprättas varje vecka eller månad (handlingen måste bekräftas av den anställdes och tjänstemannens underskrifter efter kontroll). Planen, schemat för schemat bildas för den framtida arbetsperioden. Registrering av anställdas arbetstid.

Anställningsavtal

Anställningsavtal– Det här är en handling av civilrättslig typ, som upprättas mellan en blivande anställd och en arbetsgivare. Standardformulär för denna typ av dokument förväntas inte, och avtalet fylls i fri form som anger kvalifikationer (befattning) och arbetsperiod. Där skrivs även önskat resultat. Förbi rättsliga föreskrifter, denna typ av dokument påminner mycket om en kontraktshandling, eftersom den föreskriver det slutliga resultatet av arbetet, och inte dess struktur. För att säga upp anställda behöver du bara slutföra innan avtalet löper ut.

Personalbeställningar

Återinförande av anställda i positioner, anställning av specialister utförs enligt personalorder. Denna typ av dokument föreskriver utnämning av personal till positionen och andra rörelser av specialister på avdelningar. Medarbetare på personalavdelningen och ledningsgruppen deltar i utvecklingen av instruktioner och beställningar. Chefer/administratörer för företaget fattar lokala beslut. Beställningar har en enda form, den är fastställd regelverk. Beroende på papprets hållbarhet ska de förvaras på redovisningsavdelningen eller på personalavdelningen i upp till fem år eller mer (beroende på typ av beställning).

Arbetsbeskrivningar

Arbetsbeskrivningar är ett dokument som föreskriver parternas ansvar (arbetstagare och arbetsgivare), och innehåller även uppgifter om instruktioner och skyldigheter för en viss specialist i hans position. De bekräftas av organisationens sigill och den ansvariga personens underskrift. Tre kopior krävs för detta dokument. Den ena stannar kvar på personalavdelningen, den andra hos utföraren själv och den tredje hos chefen eller administratören för en viss avdelning. Syftet med denna order är att optimera processerna för personalhantering i företaget.

Hur man organiserar kontorsarbetet på personalavdelningen

En ordentlig HR-administration innebär hög nivå ansvar. Personalpersonal måste se till att datumen för undertecknandet stämmer överens med de faktiska. Du kan anförtro underhållet av arbetsböcker och andra personaldokument till outsourcingföretag. Ansvarsområden för HR-ansvariga:

• bilda ett arbetsschema, redovisningsdokumentation relaterad till semester;
• utarbeta dokument för arbetarskydd (krävs för statliga organ);
• förbereda och utfärda order;
• Beräkna löner och kontrollera utbetalningen av bonusar.

HR-avdelning

Heltidspersonaltjänsten utförs då all bokföring och alla registreringar utförs endast av inhyrda heltidsanställda personer från personalavdelningen. Detta pappersarbete är relevant för företag och företag med en personal på 20-30 personer. Statliga standarder kräver strikt efterlevnad av formen för alla order och andra krav, annars entitet kan få vite. Inom tjänstesektorn, där en juridisk person har upp till 30 personer, är det mer lönsamt att använda outsourcingföretagens tjänster.

Involvering av specialister på ett outsourcingföretag för personalarbete

Att anställa outsourcing HR-specialister kommer att spara pengar och minska Totala numret stat. Oberoende specialister utför hela volymen av nödvändigt arbete med att förbereda beställningar, scheman. De för också en särskild journal och reglerar varje specialists arbete i företaget. Outsourcing av personaljournalhantering kännetecknas av att en juridisk person inte har en egen personalavdelning utan anförtror denna uppgift till ett separat team mot en måttlig avgift.

Personalredovisning från grunden steg för steg

För att föra register över personalavdelningens handlingar behövs kontorsutrustning och ett kontor. Det är viktigt att ha ett starkt kassaskåp. Beställningen bör utse chef för dokumenthanteringssystemet. Därefter bildas interna akter. För varje anställd i företaget måste du skapa en separat mapp där hans arbetsbok kommer att lagras. Hantering av personaljournaler kräver att denna dokumentation bevaras under hela arbetsperioden för en specialist i en position. Under hela avdelningens verksamhet läggs information in i böcker, beställningar upprättas.

Krav på HR-anställda

Personaljournalhantering är en relativt komplex process som kräver vissa teoretiska och praktiska färdigheter. Regelverket för denna position innehåller en lista över villkor under vilka en specialist kan inneha denna position. Läroanstalter pekar inte ut en separat profil som personalkontorsarbete. Chefer och administratörer är lämpliga för verksamhet på personalavdelningen. Så arbetsgivare utser personer med juridisk utbildning, informationssäkerhet eller dokumentationshantering.

Rättigheter och skyldigheter för en personalansvarig

Den första skyldigheten för sådana tjänstemän är att veta rättslig ram, efterlevnad fastställda regler bokföring. Ovan var artiklarna, federala lagar som bör följas vid hantering av personalregister. Personalhandläggaren har rätt att få information från anställda, se personliga mappar, se räkenskapsboken (lön). Befogenheterna för specialister i denna profil inkluderar att anbringa signaturer, att arbeta med arbetsgivare för att förbättra personalens effektivitet.

Hantering av personalregister

Idag bedrivs HR-journalhantering både skriftligt och digitalt. Dokumentation undertecknas personligen av behöriga medarbetare. För dokumentation används statliga standarder, som förenar alla mallar och formulär. Det är nödvändigt att ta hänsyn till normerna för GOST R 6.30-2003 och GOST R 7.0.8-2013. Viktiga papper förvaras i speciella pärmar eller metallskåp. Beroende på företagets omfattning och storlek måste specialister följa olika krav på rapporteringsfrekvens.

Sökning och registrering av personal

Inledningsvis, innan du registrerar anställda, måste du hitta specialiserad personal som uppfyller strikta kriterier (de måste vara relaterade till detaljerna i arbetet). För att göra detta, använd specialiserade byråer, byråer, jobbsöksajter, arbetsbörs eller privata annonser i tidningar, i media, på webbplatser. Efter det, obligatoriskt personaldokument, registrering genomförs, anställningsavtal eller arbetsavtal tecknas.

Stadier av anställning

Rutinerna för att registrera personer för en tjänst börjar med att uppgifter om den arbetssökande läggs in i en särskild journal. Rapportkortet registrerar information om erfarenhet, tjänstgöringstid och tidigare befattning. Efter godkännande upprättas en order om att utse en person till en viss tjänst. sista steget blir bildandet av en personlig pärm, upprättande av ett ärende i ett företag, avdelning. Kontraktet innehåller information om arbetsuppgifterna, om lönen på tjänsten.

Personliga kort och bildandet av en anställds personakt

Typer av personaldokument inkluderar en anställds personliga kort. Den innehåller all information om civilstånd, fullständigt namn, ett fotografi är inklistrat där, födelsedatum är föreskrivet. Allt detta görs av arbetsgivare för att bilda ett datapaket om varje medlem av företagets personal. Enligt lagen kan dessa uppgifter inte överföras till tredje part. Mappar, skåp eller till och med metallskåp används för att föra en personlig fil (beroende på utrustningsnivån på företagets kontor).

HR-tidningar

Papperstryckta produkter hjälper till att systematisera rapportering, förenkla dokumentflödet. Dokumentation i form av affärstidskrifter inkluderar följande typer:

• för kontroll av dokument, papper som levereras till ett företag eller företag;
• för att kontrollera tid, perioder av affärsresor;
• att kontrollera eventuella anteckningar, uttalanden;
• register för att säkerställa säkerheten för arbetsböcker.

Underhåll av arbetsböcker

Personaljournalhantering ålägger specialister att föra register över arbetsboken. Alla register förs om personen på företaget är formellt registrerad. Arbetsboken ges ut till den anställde vid uppsägning. Denna dokumentation registrerar alla förändringar gällande positionen, utmärkelser. Utbildning i personaljournalhantering från grunden inkluderar obligatoriska punkter om korrekt utformning av arbetsböcker. Eventuella fel korrigeras av personalen. Om de hittas kan specialister åtalas för ett administrativt brott.

Organisera och lagra dokument

Separata lagstiftningsnormer har skapats för granskning och lagring av handlingar. Det är viktigt att nämna artikel 17 Federal lag om arkivering. Den föreskriver att företags och företags ledning måste sköta säkerheten för arkivdokumentation inom föreskriven tid. Lagringstiden är föreskriven i lag och överensstämmer med statliga standarder. För att säkerställa pappersdokumentationens integritet används brandsäkra metallskåp och skåp.

Vid behov överförs uppgifterna från dokumenten till statens statistikkommitté Ryska Federationen. Automatisering, digitalisering av cirkulationen av papper är ett av de prioriterade områdena för att optimera processen för att hantera statens arbete. Idag sker den mesta rapporteringen inte på papper. Detta tar inte bort skyldigheten från företagschefer, chefer att bevara arkivet i ett, tre, fem eller fler år.

Elektroniska personaljournaler

Vid användning av elektroniska personaljournaler är det viktigt att följa säkerhetsvillkoren för dokument, för att minska tillgången till arkivet med stöd av lagen om skydd av personuppgifter. Elektronisk redovisning av dokumentation har ett antal fördelar:

1. snabb tillgång till dokument;
2. fillösenordsskydd;
3. det finns inget behov av att köpa kassaskåp för att spara papper;
4. spara utrymme i Kontorsutrymme– 10 tusen dokument och mer kan lagras på hårddisken;
5. spara tid - du kan signera, hitta vilket dokument som helst på 1-2 minuter i arkivet hårddisk på datorn.

Video

Ta reda på hur personaljournaler förs i organisationen och vad de kan bötfällas för. Ladda ner manualen för HR-registerhantering eller organisera redovisningen på egen hand.

I artikeln

Ladda ner ett användbart dokument

Vilka är de obligatoriska personalhandlingar som arbetsgivaren upprättar

Alla företag som använder inhyrd arbetskraft är skyldiga att föra personalregister. Arbete med personal åtföljs av utförande av många dokument, från personalförteckning till personalbeställningar. Personaltjänstemannens uppgift är att i rätt tid och korrekt upprätta personaltjänstens handlingar, vid behov göra ändringar i dem samt kontrollera att gällande lagstiftning följs.

En välstrukturerad instruktion om hantering av personaljournaler, utarbetad med hänsyn till den nya GOST, kommer att minimera risken för grova fel i arbetet med personal.

Börja hanteringen av personalregister från början, förbered de obligatoriska dokumenten för personaltjänsten, utan vilka ett fullfjädrat arbete med personal helt enkelt är omöjligt.

Nödvändiga HR-dokument:

• anställningsavtal;
• arbetsbeskrivningar (om nödvändigt);
• lokala bestämmelser;
• personliga kort för anställda;
• personalbeställningar;
• beställningar för kärnverksamhet;
• bemanning;
• semesterschema;
• redovisningsböcker och tidskrifter;
• tidrapport .

Arbetskontrakt

Huvuddokumentet i en personalofficers arbete. Bekräftar att det finns ett anställningsförhållande, fastställer parternas rättigheter och skyldigheter. Det finns ingen enhetlig form av ett anställningsavtal, även om det finns ett standardformulär för mikroföretag. Andra arbetsgivare kan ta det som utgångspunkt. Lagen förbjuder inte att upprätta anställningsavtal i fritt format om de innehåller alla obligatoriska villkor och information om parterna.

Obligatoriska villkor i anställningsavtalet:

• arbetsfunktion som indikerar position eller typ av arbete;
• arbetsplats och arbetsförhållanden;
• lön med indikation tullsatsen eller lön;
• villkor för obligatorisk socialförsäkring.

Återspegla i anställningsavtalet arten och arbetssättet, om de skiljer sig från de vanliga. Att skriva ner alla garantier och ersättningar som krävs enligt lag. PÅ visstidskontrakt var noga med att ange giltighetstiden och skälen till att parterna inte kunde upprätta ett tillsvidareanställningsförhållande.

Obligatorisk information i anställningsavtalet:

• Fullständigt namn på den anställde och namn på arbetsgivaren (för individer - fullständigt namn);
• uppgifter om dokument som styrker identiteten på den anställde och arbetsgivaren-individ;
• TIN för arbetsgivaren (förutom för individer som inte har status som företagare);
• information om den person som undertecknar avtalet på uppdrag av arbetsgivaren;
• plats och datum för dokumentet.

Arbetsbeskrivningar

Trots avsaknaden av hänvisningar till detta dokument i Ryska federationens arbetslag, statliga organ utveckla ett paket med arbetsbeskrivningar utan att misslyckas (lag nr 79-FZ av den 27 juli 2004), och kommersiella organisationer det rekommenderas starkt att göra det.

Närvaron av arbetsbeskrivningar tillåter:

• kompetent fördela ansvar mellan liknande positioner;
• att i domstol eller åklagarmyndigheten bevisa legitimiteten av den disciplinära påföljden;
• rättfärdiga;
• certifiera personalen på rätt sätt för efterlevnad av deras positioner.

Uppmärksamhet! Instruktioner är skrivna för positioner, inte för specifika anställda, så gör dem inte personliga. Om en anställd slutar eller flyttar måste instruktionerna godkännas på nytt. Av samma anledning är det bättre att godkänna det som ett oberoende dokument, och inte som en bilaga till ett anställningsavtal eller avtal.

Lokala bestämmelser (LNA)

Det finns obligatoriska och valfria. GIT-inspektören har rätt att begära lokala föreskrifter under besiktningen, och om något dokument inte finns tillgängligt eller det är utfört med fel kan arbetsgivaren dömas till böter eller meddelas föreläggande.

Obligatorisk inkludera alla LNA som nämns i Labor Code:

• förordning om ersättning, om ersättningsvillkoren inte återspeglas i kollektivavtalet eller annan lokal handling (artikel 135 i Ryska federationens arbetslag);
• förordning om anställdas personuppgifter (artikel 86 i Ryska federationens arbetslag);
• (Artikel 189 i Ryska federationens arbetslag).

Om det finns tjänster med oregelbundna arbetstider i staten, bör en lista över anställda som är föremål för en speciell arbetsordning godkännas (artiklarna 57, 101 i Ryska federationens arbetslag). Om företaget skickar personal för omskolning eller fortbildning - en föreskrift om förfarande och villkor för godkänt yrkesutbildning(Artikel 196 i Ryska federationens arbetslag).

Valfria LNA:er utfärdas vid behov. För att tydligt reglera arbetsprocesser, utveckla ytterligare interna dokument: bestämmelser om bonusar, tjänsteresor, mentorskap, socialpolitik, rekrytering m.m. Det finns inga enhetliga krav för utformningen och strukturen av lokala lagar, vägleds av den nuvarande GOST och korrekt certifiera varje dokument.

Personliga kort för anställda

Alla arbetsgivare, oavsett juridisk form och verksamhetsområde, är skyldiga att skapa ett personligt kort för varje anställd. Använd det enhetliga T-2-formuläret eller utveckla ditt eget formulär. För registrering av tjänstemän har en särskild blankett T-2GS tagits fram.

Glöm inte att bekanta medarbetaren med innehållet på det personliga kortet under signaturen omedelbart efter den första fyllningen, och sedan - efter att ha gjort nya poster om överföringen (inklusive tillfällig), uppsägning, byte av befattningen.

Uppmärksamhet! Det personliga kortet stängs efter uppsägningen av det anställningsavtal på grundval av vilket det påbörjades. Om du anställer en anställd som redan har arbetat i organisationen, starta ett nytt kort för honom.

Beställningar till personal

Anställning, affärsresor, uppsägningar, bonusar, semester och andra personalförfaranden formaliseras genom order. Detta är det viktigaste dokumentet för alla personaltjänster, på grundval av vilka poster görs i personliga konton, arbetsböcker, personliga kort.

Vissa beställningar är upprättade i en enhetlig tabellform. Om beställningen inte avser en, utan flera anställda samtidigt, används en blankett märkt "a":

Tabell 1. Beställningar utfärdade på enhetliga tabellformulär

	Formtyp och namn
T-9 eller T-9	Beställning om att skicka en eller flera anställda på tjänsteresa
T-11 eller T-11a	Order för att uppmuntra en eller flera anställda
T-8 eller T-8a	Ett föreläggande om att säga upp en eller flera anställda
T-6 eller T-6a	Ett föreläggande om att bevilja ledighet till en eller flera anställda
T-5 eller T-5a	Förordnande om att flytta en eller flera anställda till ett annat arbete
T-1 eller T-1a	En order om att anställa en eller flera anställda i arbete

Uppmärksamhet! Istället för enhetliga former du kan använda blanketter som godkänts av arbetsgivaren om de innehåller alla nödvändiga uppgifter.

Resterande order utfärdas i textform. Om du behöver återkalla en anställd från semestern eller skicka honom till avancerade utbildningar, återinför honom på jobbet eller upprätta en beställning i fri form.

Beställningen ges laga kraft genom att intyga uppgifter - en personlig signatur vd eller annars officiell behörig att underteckna order. Utöver signaturen är organisationens sigill (om sådan finns) anbringad. Administrativa dokument träder i kraft från och med undertecknandet eller från det datum som anges i dem.

Uppmärksamhet! Förelägganden om tillsättning av chefer - generaldirektören, hans ställföreträdare, chefsrevisorn och andra tjänstemän som nämns i stadgan - avser order för kärnverksamhet och inte för personal.

Beställningar för kärnverksamheten

Dessa inkluderar alla skriftliga order som inte avser personal eller administrativa och ekonomiska frågor: om införande av lokala bestämmelser eller ändringar av befintliga LNA, om inrättande av nya tjänster och genomförande av inspektioner. Utförandet av sådana order kan anförtros både organisationens sekreterare och personaltjänstemän.

bemanning

Det kännetecknar företagets personalsammansättning: organisationsstruktur, antal och sammansättning av personal, ersättning för alla befattningar. För registrering, använd det enhetliga T-3-formuläret eller utveckla din egen mall. Giltighetstiden för dokumentet kan utelämnas, men om den är begränsad, glöm inte att upprätta en ny bemanningstabell senast det angivna datumet.

Exempelvis bemanning med begränsad varaktighet

Ange i dokumentet alla tjänster som finns tillgängliga i företaget, inklusive lediga, tillfälliga och säsongsbetonade. Lagen förbjuder att anställa anställda för tjänster som inte föreskrivs i bemanningstabellen (Rostrud brev nr PG / 13229-6-1 av 2014-01-21).

Skriv namnen på positionerna på ryska och utan förkortningar, ange den exakta lönen för varje - lönegafflar är oacceptabla. Befattningar relaterade till ersättning, förmåner eller begränsningar måste följa professionella standarder och tariff- och kvalifikationsreferensböcker (skrivelse från arbetsministeriet nr 14-0 / 10 / B-2253 daterad 2016-04-04). Experten på tidningen "Personal Business" kommer att berätta

Uppmärksamhet! För fel i personaltabellen riskerar företaget böter enligt artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott.

Semesterschema

Den utarbetas årligen och fastställer villkoren för att bevilja årliga betalda semester till alla anställda i organisationen. Ta det enhetliga T-7-formuläret eller din egen mall som grund.

För att undvika anspråk på dokumentet, fortsätt i ordningsföljd:

1. Ta reda på de anställdas önskemål. Be avdelningschefer att samla in information om varje strukturell enhet.
2. Kontrollera om det finns förmånstagare bland personalen som har rätt att ta semester när som helst. Dessa inkluderar gravida kvinnor, minderåriga och vissa andra kategorier av arbetstagare.
3. Gör ett preliminärt sammanfattande schema. Ange i dokumentet alla anställda, inklusive externa och interna deltidsanställda, samt de vars mammaledighet går ut nästa år.
4. Kom överens och godkänn schemat. Ge en separat order eller stämpla godkännandestämpeln på själva dokumentet, bekanta medarbetarna med den under signatur (Rostrud brev nr PG / 5883-6-1 daterad 2012-01-08).

Vem ansvarar för HR-administrationen

I mikroföretag och nyetablerade organisationer, HR-ledning i till fullo faller vanligtvis på en persons axlar. Vanligtvis är detta företagets direktör eller hans ställföreträdare. Men i takt med att verksamheten växer och personalen expanderar, ökar också mängden pappersarbete. I detta skede bör man markera placera för en personalspecialist som kan grunderna i personaladministration väl och ägnar allt sitt arbetstid arbeta med personal.

PÅ stora företag med komplex organisationsstruktur HR sköts av en separat avdelning.

Om organisationen har separata strukturella divisioner, till exempel filialer i andra städer och regioner, finns det två sätt att föra personalbokföring. Mer kostsamt - att skapa en personalofficerposition i varje gren, mer lönsam, men förknippad med vissa svårigheter - att hantera med personalavdelningen på huvudkontoret, efter att ha satt upp arbete med skanningar och post. Vad är, läs i tidningen "Personal Business".

Tabell 2. För- och nackdelar olika sätt organisation av CD i filialer

Procedur	CD genomförs på huvudkontoret	CD genomförs i filialer
Pappersarbete	Det är svårt att hålla tidsfristerna, överföringen av originalhandlingar tar tid	Tidsfrister är uppfyllda, rätten att skriva delegeras till filialchefen
Utnämning av medarbetare med ansvar för personaljournalhantering (KD)	Det är oftast lätt att hitta rätt medarbetare med rätt kvalifikationer	Eftersom det är färre anställda i filialer är det svårt att välja en CA-ansvarig
Rekrytering för att arbeta övertid eller på helger	Det är inte alltid möjligt att snabbt utfärda alla nödvändiga dokument och leverera dem till avdelningen i tid	Inget problem: du behöver bara få den anställdes samtycke och fylla i alla dokument på plats
Utfärdande av handlingar till anställda vid uppsägning	Behöver mer tid för leverans, det finns risk för förlust när skickas med post	Handlingar kan utfärdas omgående, utan överträdelse tidsfrister

Organisation av personalkontorsarbete på egen hand: steg för steg instruktioner

Hur organiserar man arbetet med personal i ett nyskapat företag eller återställer efter en föregångare? Ny instruktion om hantering av personalregister, utvecklad med hänsyn till normerna för nuvarande lagstiftning, kommer att hjälpa till att inte missa något.

Fortsätt steg för steg:

Steg 1. Skapa ett regelverk. Först och främst, vägleds av kraven i Ryska federationens arbetslagstiftning - huvuduppsättningen av arbetslagar som reglerar många personalprocesser: anställning, beviljande av semester, rättigheter och skyldigheter för parterna i ett anställningsavtal, förfarandet för beräkna löner osv.

Tänk också på reglerna som anges av:

• Förordning av statens statistikkommitté nr 1 av 2004-05-01- om användningen av enhetliga former av primär redovisning och obligatoriska uppgifter.
• PÅ litet företag alla frågor som rör personalbokföring kan hanteras av en person - en personalansvarig, sekreterare eller direktör. Då är det han som ansvarar för att underhålla och förvara arbetsböcker. Men om arbetsmängden är stor är det bättre att fördela ansvarsområdena på flera anställda. Till exempel utse en av de personalhandläggare som ansvarar för att föra och redovisa arbetsböcker och anförtro en annan arbetet med att sammanställa personalorder.

  Provorder om utnämning av en tjänsteman som ansvarar för arbetsböcker

  
  

  Steg 3. Gör en lista över nödvändiga personaldokument. Inkludera lokala föreskrifter och andra dokument, vars närvaro GIT-inspektören definitivt kommer att kontrollera under nästa besök: bemanning, semesterschema, tidrapport, personliga kort från anställda. Om organisationen planerar att överge de enhetliga formerna, utfärda en order om att utveckla sina egna former.

  Steg 4. Utveckla och godkänn nödvändiga HR-dokument och regelverk. Det finns flera sätt att godkänna LNA: ta reda på hur de skiljer sig från varandra och välj det som passar dig bäst. Observera att vissa dokument först måste komma överens med fackföreningen (, kommer experten att berätta elektronisk journal"Personalavdelning").

  Steg 5. Fyll i registreringsböcker och tidskrifter. Utse medarbetare som ansvarar för att registrera genomgångar, medicinska undersökningar och korrespondens.

  1. Kontrollera att anställningsavtalen är korrekta. Kontrollera först om organisationens direktör är korrekt registrerad för arbete, titta sedan på resten av kontrakten. Se till att lönerna och befattningarna som föreskrivs i dem exakt stämmer överens med formuleringarna i personalförteckningen, arbetsböckerna och tjänsteordern. Om du hittar fel, gör ändringar genom att ingå tilläggsavtal med anställda.
  1. Bekanta anställda under signatur med LNA som är direkt relaterade till dem. Det handlar inte bara om arbetsplanens och andra LNA:s regler, som personalen ska bekanta sig med vid anställning, utan också om Arbetsbeskrivningar, beställningar av personal, briefingloggar.

  Uppmärksamhet! Se till att varje anställd får ett eget exemplar av anställningsavtalet och alla tilläggsavtal till det.

  1. Organisera militär registrering. Om företaget anställer värnpliktiga eller militära personer, föra ett militärt register. Utse en person som ansvarar för att föra journaler och samordna mötet med det lokala militära registrerings- och mönstringskontoret, upprätta en arbetsplan och utfärda journaler baserade på uppgifter från militärkort, personliga kort och rekryterar-ID som tillhandahålls av anställda.
  1. Skapa en säker lagringsmiljö. Detta krav gäller alla dokument som innehåller personuppgifter (PD): placera dem i säkert låsta skåp och kassaskåp, överför inte information om den anställde till tredje part utan honom skriftligt medgivande. Förvara inte kopior av pass och examensbevis i dina personakter, be inte anställda om personuppgifter som inte är direkt relaterade till arbetet – böter för brott mot reglerna för behandling av personuppgifter är betydande.
  1. Gör en kalenderplanerare. Många viktiga dokument måste uppdateras regelbundet eller godkännas på nytt. Till exempel bör semesterplanen upprättas årligen och kollektivavtalet ska utfärdas på nytt minst en gång vart tredje år. För att företaget inte ska få problem i framtiden, planera arbetet med nyckeldokument i förväg.

  Organisera personaljournalhantering från grunden, till exempel i en filial, eller återställ efter en föregångare - ingen lätt uppgift. För att komma igång, läs regelverket och GOST R 7.0.97-2016-standarden, som innehåller de grundläggande kraven för pappersarbete.

  Arbeta konsekvent, utveckla minimum nödvändig uppsättning personaldokumentation, inklusive föreskrifter. Bestäm vilka primära redovisningsformer du ska använda - enhetliga eller egenutvecklade. Få ordning på dina anställningsavtal och avtal. Var uppmärksam på detaljer, eftersom för frånvaron eller felaktig design handlingar riskerar företaget stora böter.