Redovisningspersonalavdelning. HR-administration från A till Ö

Livena S.V. / "Human Resources Package" kadrovik-praktik.ru
Du fick i uppdrag att starta en personalverksamhet från grunden. Och du har liten erfarenhet inom detta område. Kanske är du en nybörjare som personalhandläggare, eller generellt en revisor eller en kontorschef som har "hängt på" med personal, eller en nybörjare. Då hjälper vår guide dig säkert. Det är gjort enkelt och tillgängligt, speciellt för nybörjare inom personalbranschen.

Så du har blivit tilldelad personal. Var börjar vi?

1. Låt oss fylla på med nödvändiga lagar, speciallitteratur och program. Allt detta behöver du i ditt arbete.
Diskutera med ledningen frågan om att skaffa ett program för att föra personalregister. Det finns många sådana program, och många specialiserade är väldigt, väldigt bekväma. Vissa förbigår funktionen hos 1C. Men de flesta företag för personalbok enligt traditionen i 1C. Faktum är att det finns gott om 1C-supportspecialister i vilken stad som helst, men du hittar inte specialister på att stödja andra program överallt.

2. Vi tar kopior av organisationens ingående dokument från ledningen och studerar dem noggrant. Alla dokument i personalavdelningen måste överensstämma med företagets ingående dokument och inte motsäga dem på något sätt. Läs i stadgan förfarandet för att acceptera en direktör (du kommer att utarbeta det) och ställa in hans lön, den period för vilken du kan ingå ett anställningsavtal med honom, vissa funktioner kan föreskrivas i stadgan. Ibland föreskriver stadgan förfarandet för att anställa nyckel chefer och upprättandet av lönesystem av honom (till exempel med förhandsöverenskommelse bolagsstämma grundare), och till och med godkännandeförfarandet bemanning.
________________________________________

3. Vi bestämmer listan över dokument som bör vara inom området för personalarbete och som vi kommer att upprätta. Listan över sådana dokument finns här - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
Det är klart att du kommer att upprätta de handlingar som krävs enligt lag i alla fall. Kontrollera med ledningen vilka av de valfria dokumenten du ska upprätta för företaget. Du kan också i förväg klargöra med föreståndaren vilka särskilda villkor han vill se i Internregelverket. arbetsschema, andra lokala bestämmelser, i form av anställningsavtal.

Nödvändiga dokument:

Ingående dokument
- Anställningsavtal
- Personaltabell (T-3-formulär)*
- Tidrapport (formulär T-13) * eller Tidrapport och beräkning lön(formulär T-12)*
- Interna arbetsbestämmelser
- Dokument om skydd av anställdas personuppgifter (förordning)
- Semesterschema (formulär T-7) *
- Personliga kort (T-2-formulär)*
- Beställningar. Till exempel, om anställning av en anställd (blankett T-1) *, om anställning av anställda (blankett T-1a) *, om tillhandahållande av ledighet (blankett T-6) *, om tillhandahållande av semester (formulär T-6a), om befordran av en anställd (blankett T-11)*, om incitament för anställda (blankett T-11a)*, på en anställds affärsresa (blankett T-9)*, på en affärsresa av anställda (blankett T-9a)*, om överlåtelse av en anställd (blankett T-5)*, om överlåtelse av anställda (blankett T-5a) *, vid uppsägning anställningsavtal med en anställd (blankett T-8) *, om uppsägning av anställningsavtal med anställda (blankett T-8a), om tillämpning av en disciplinpåföljd, om borttagande av en disciplinär påföljd, om kombination, om ersättning, om avstängning, om upphörande av avstängning, om uppskjutande av semester, om återkallelse från semester, om personalminskning m.m.
- Grund för beslut (promemorior, uttalanden, handlingar, anställningsavtal, förklarande anteckningar)
- Tidningar (böcker) för registrering av resecertifikat, det är mycket önskvärt - beställningar, anställningsavtal.
- Bokföring för rörelsen av arbetsböcker och bilagor till dem. Intäkts- och utgiftsbok för redovisning av former av arbetsböcker och bilagor till dessa
- Anställningsböcker
- Alla utlåtanden, anteckningar-kalkyler och andra handlingar som rör beräkning och utbetalning av lön, semesterersättning, ersättning för outnyttjad semester, "avräkning" vid uppsägning, den godkända blanketten för lönebeskedet.

Dokument som blir obligatoriska under vissa omständigheter:
– Ett kollektivavtal är obligatoriskt om minst en av parterna (arbetstagare eller arbetsgivare) tagit initiativ till att ingå det.
- Bestämmelser om ersättningar och bonusar - obligatoriska om något av de ersättningsvillkor och bonusar som gäller för arbetsgivaren inte regleras i något annat dokument, till exempel varken i anställningsavtalet, eller i personalförteckningen.
- Arbetsbeskrivningar - obligatoriskt om alla officiella uppgifter arbetstagare regleras inte i anställningsavtal.
- Föreskrifter om attest och åtföljande intygshandlingar - obligatoriskt om arbetsgivaren genomför attestering av anställda.
– Skiftschema krävs om det förekommer skiftarbete.
- Föreskrifter om byteshemlighet– Obligatorisk, om det i anställningsavtalet står att arbetstagaren är skyldig att hålla affärshemligheter.
- Listor över minderåriga, funktionshindrade, gravida, kvinnor med barn under tre år, ensamstående mödrar. personer som vårdar barn med funktionshinder och funktionshindrade sedan barndomen, arbetstagare som arbetar med skadliga och (eller) farliga förhållanden arbetskraft - om det finns minderåriga arbetare, funktionshindrade arbetare, gravida arbetare, kvinnor med barn under tre år, ensamstående mödrar, personer som vårdar barn med funktionshinder och funktionshindrade sedan barndomen, arbetare anställda i jobb med skadliga och (eller) farliga arbetsförhållanden
________________________________________

4. Vi urskiljer regissören
Kontrollera om regissören är registrerad ( vd) ordentligt. Om inte, så utarbetar vi först och främst en regissör. Han är den första arbetaren! Av handlingarna bör det framgå från vilket datum direktören har arbetat. En steg-för-steg-procedur för att ansöka om ett direktörsjobb finns i "Package of Personal Officer", de nödvändiga provdokumenten finns också där. Även i Paketet hittar du ett seminarium ”Design arbetsförhållanden med en anställd direktör” och en hel del konsultationer i ämnet i motsvarande konsultavdelning.
________________________________________

5. Vi gör upp en bemanningstabell, Interna arbetsföreskrifter, andra lokala föreskrifter (se tabell från punkt 3).
Säkert har företaget ännu inte en bemanningstabell och interna arbetsbestämmelser och andra lokala bestämmelser. Vi komponerar dem. Alla dessa dokument samordnas med direktören. Vi tar hänsyn till direktörens kommentarer och önskemål, kontrollerar om de strider mot lagen. Färdiga alternativ namngivna dokument som direktören godkänner.
Observera att bemanning har enhetlig form, inte godtyckligt. Du kan ladda ner detta bemanningsformulär här -. Om det finns svårigheter med bemanningen, titta i "Packet av personalhandläggare" på proverna för att fylla i bemanningstabellen, steg-för-steg-proceduren för att utveckla och godkänna bemanningstabellen, det tematiska seminariet och motsvarande avsnitt av samråd på bemanningsbordet. Även i paketet kan du hitta exempel på olika lokala bestämmelser, steg-för-steg-procedurer för deras antagande, konsultationer, utarbetande tips, etc.
________________________________________

6. Vi utvecklar en standardform för ett anställningsavtal som kommer att ingås med anställda. Vi inkluderar i den alla villkor som är fördelaktiga och nödvändiga för företaget. ”Personalhandläggare” har bra mallar för ett anställningsavtal och boken ”Anställning: registrering av arbetsrelationer till förmån för arbetsgivaren”. Här i del 2 och 3 av denna bok är det användbart och lättillgängligt att berätta hur man upprättar ett lagligt, men samtidigt lönsamt anställningsavtal.
________________________________________

7. Vi upprättar andra dokument som vi kommer att behöva för att bedriva personalarbete i framtiden: räkenskapsböcker, registreringsjournaler, tidrapporter, beställningsblanketter, avtal om ansvar etc. I "Package of Personal Officer" i avsnittet "Exempeldokument" kan du ta formen av dessa dokument, skriva ut dem vid behov, bekanta dig med proverna av deras fyllning, konsultationer om design och böcker, seminarier om ämnet . Om du inte har paketet kan vissa dokument laddas ner här - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Vi bestämmer tillsammans med ledningen frågan om vem som ska föra arbetsböcker. Eftersom arbetarna ännu inte har anställts måste direktören föra arbetsböcker först. Vi utfärdar föreläggande för direktören att ta ansvar för underhåll, förvaring, redovisning och utfärdande av arbetsböcker. Blanketten och provbeställningen kan tas i "Personaltjänstemannens paket" i avsnittet "Exempeldokument". Därefter kan direktören överföra dessa befogenheter till den antagna personaltjänstemannen, också genom order.
________________________________________

9. Vi ordnar medarbetarnas arbete. I detta skede kommer du att utarbeta många dokument: anställningsavtal, anställningsorder, personliga kort, arbetsböcker, bokföringsboken för förflyttning av arbetsböcker, etc.
________________________________________

Sedan kommer de anställda att börja arbeta och fasen av det dagliga arbetet kommer att börja för personalarbetaren, det kommer att vara nödvändigt att föra en tidsrapport, upprätta ett semesterschema, ordna semester, tillämpa incitament och påföljder, affärsresor, kombinationer, uppsägningar och mycket mer ...

Läs också

män i underkastelse
"De flesta av mina anställda är män. De beter sig annorlunda mot mig. Vissa flirtar, andra kommunicerar på ett rent affärsmässigt sätt. Jag är en regissör och jag måste leda dem. Ibland går jag vilse, utan att veta vad jag ska göra och hur jag ska göra. bete mig, men i inget fall ska jag visa min osäkerhet. Elena, Pskov ""

Artiklar i detta avsnitt

Hur organiserar man kandidatscreening för mikroföretag utan outsourcing?
Effektiviteten hos mikroföretag är direkt relaterad till den höga arbetsmotivationen hos anställda. Därför är det så viktigt att korrekt välja och screena kandidater. Vi berättar för dig hur du löser detta problem på egen hand, utan att tillgripa outsourcing av personalspecialister.
Vad behöver du veta om att anställa tonåringar?
Dagens ungdom börjar ofta arbeta så tidigt som skolålder vill bli självständig. De går igenom praktik, utbildningar och får sedan jobb. Vad är viktigt att veta i början av en karriär och vilka risker bör arbetsgivare tänka på?
Rekryteringen av tonåringar är kantad av många svårigheter. Arbetsrätten ställer tydliga krav som en arbetsgivare ska följa, men de förbises ofta.
Utseendet av en anställd på jobbet i ett tillstånd av berusning måste bevisas korrekt
Att komma till jobbet i ett tillstånd av berusning är en till synes uppenbar situation som inte kräver ytterligare bevis. Lyckligtvis är sådana berättelser sällsynta, men kanske är det därför inte alla HR-specialister vet exakt hur de ska agera korrekt. Är det till exempel möjligt att använda en alkomätare och låta en anställd komma in på företaget?
Avdrag på exekutionstitel
När du tar emot en exekutionstitel för en anställd måste du komma ihåg vilka typer av inkomster som inte kan tas ut, ta hänsyn till den maximala procentuella avdragsprocenten på exekutionsbrevet och återbetalningssekvensen för flera exekutionsbrev. …
Geolokalisering – för att skydda arbetsgivarnas intressen?
Hur kan man effektivt leda regionala anställda? Frågan är inte tom: de står inte under ständig övervakning, men de ansvarar för en viktig del av verksamheten. Detta påverkar arbetsrelationerna. Det är nödvändigt att lita på en person och alltid veta hur han fungerar. Tyvärr leder handlingsfriheten ofta till ansvarslöshet och konflikter till domstolar.
Faksimil på anställningsavtal och kombinationsavtal
En faksimil är en kliché, en exakt återgivning av ett manuskript, dokument, signatur med hjälp av fotografi och tryck. Låt oss ta reda på om det är tillåtet att använda en fax istället för en handskriven signatur i anställningsavtal och avtal om merarbete.
socialt skatteavdrag
Social skatteavdrag för behandling och utbildning kan beviljas en anställd under vissa förutsättningar. Tänk på funktionerna i att ge ett socialt skatteavdrag.
Professionella standarder kommer att bli obligatoriska i vissa fall
I samband med ikraftträdandet av ändringar av arbetslagstiftningen den 1 juli 2016 (federal lag nr 122-FZ daterad 2 maj 2015 (nedan kallad lag nr 122-FZ)) Rysslands arbetsministerium har förberett svar på standardfrågor på ansökan ...
En enskild företagare, anställd, grundares död
Kan skatter gå i arv? Vem kommer att skriva in i arbetsböckerna för den avlidne enskilda företagarens anställda? Är betalningar intjänade efter en anställds död avgifts- och inkomstskattepliktiga? Vad är förfarandet vid dödsfall för direktören för en LLC eller dess grundare? Läs svaren i artikeln.
Arbetsgivares konkurs för eftersläpande lön
Arbetstagare har rätt att ansöka hos domstolen om att försätta arbetsgivaren i konkurs vid utebliven lön. Vi förstår när en arbetsgivare kan gå i konkurs för eftersläpande löner och vad anställda behöver göra för att inleda ett konkursförfarande.
Lokala föreskrifter för företaget - hur man undviker ansvar vid inspektioner
Frånvaron av vissa lokala bestämmelser kan av inspektörer från yrkesinspektionen betraktas som ett brott mot arbetslagstiftningen. I artikeln kommer vi att berätta hur du undviker sådana konsekvenser.
Byte av positioner och intern kombination
Begreppet "agerar". eller "agerar" enligt den nuvarande lagstiftningen är inte fastställda. Därför, för att undvika tvister med anställda, måste arbetsgivaren veta hur man korrekt fyller befattningar och vad är förfarandet för att betala för det.
Lokala föreskrifter för företaget
Slutet av året är tiden efter inlämnande av kvartalsrapporter utan brådska att börja förbereda det kommande året: tänk över bemanningstabellen, förbered ett semesterschema för nästa år. Ändra även andra lokala föreskrifter om det behövs.
Lediga jobb för personalneddragningar
Lagstiftaren fastställde skyldigheten för arbetsgivaren att erbjuda den anställde vakanta tjänster i händelse av personalminskning. Denna tjänst ska vara ledig, motsvara den anställdes kvalifikationer och kan även vara lägre eller lägre. Dessutom ska den lediga tjänsten ligga på samma ort. …
Vi gör ändringar i en anställds personuppgifter
Personliga (personliga) uppgifter om anställda finns huvudsakligen i personal- och redovisningshandlingar. Det är viktigt att följa sekvensen av åtgärder när du gör ändringar i dem.
När och hur man genomför en HR-revision
Att föra personalregister strikt i enlighet med lagens bokstav är nödvändigt, eftersom dessa dokument inte bara används av personalavdelningen utan också av löneredovisning. De kan kontrolleras av yrkesinspektionen och skatter, anställda kan behöva utdrag och intyg.
Personalrevision. Vilka dokument behöver ditt företag ha?
Granska personalkontorsarbete- en av de viktigaste komponenterna i förfarandet för att bedöma effektiviteten av hela personalledningssystemet och personalresurserna i organisationen eller ett oberoende förfarande som en del av åtgärder för att minska företagets skatte- och ryktesrisker, inklusive vid avgörande i domstol arbetskonflikter.
Organisation av HR-administration från grunden
Behovet av att inrätta personaljournalhantering är inte en så exotisk uppgift, inte lätt för nybörjare, privata entreprenörer och revisorer, vars uppgifter inkluderade personalhantering. Hela processen kan dock enkelt beskrivas steg för steg guide till handling.
Arbete under mammaledighet: vi analyserar möjliga situationer
Ofta arbetar en ung mamma, under föräldraledighet, deltid eller hemma.
Vissa mödrar lyckas arbeta på grundval av ett intyg om arbetsoförmåga utfärdat i enlighet med det fastställda förfarandet under mammaledighet, vilket inte direkt föreskrivs i lag. På praktiken dokumentera Denna situation väcker många frågor från personaltjänstemän.
Hur man gör en extern deltidsarbetare till huvudarbetare
Övergången av en deltidsanställd till huvudtjänsten i samma företag kan formaliseras genom uppsägning eller genom ingående av ett tilläggsavtal till ett anställningsavtal. Att fylla i arbetsboken beror på när och av vem anteckningarna gjordes vid anställningen av en deltidsanställd och dennes uppsägning.
Handlingar som ska lämnas in av den anställde
Baserat på materialet i referensboken "Lön och andra betalningar till anställda" redigerad av V. Vereshchaka Innan ett anställningsavtal ingås med en anställd måste han lämna in ett antal dokument. De är listade i artikel 65 i Labour ...
Föreskrifter om löner
Huvuduppgiften denna bestämmelseär att fastställa förfarandet för ersättning till alla kategorier av anställda i företaget.
Ändra jobbtiteln för en anställd
Om arbetsgivaren beslutar att byta namn på tjänsten ska han meddela den anställde som arbetar i den. Ytterligare åtgärder från parterna i anställningsavtalet beror på samtycke från den anställde att ändra namnet på tjänsten.
Tillämpning av ett taxefritt ersättningssystem. Funktioner i lönelistan
Detta system tillhandahåller fördelningen av den totala lönen för företaget (eller dess division) mellan de relevanta anställda. Samtidigt beror den allmänna fonden på resultatet av företaget (divisionen) under en viss tidsperiod (till exempel en månad). I grunden är lönen för en viss anställd hans andel i hela teamets lönelista. Lönerna fördelas på de anställda utifrån vissa koefficienter (till exempel arbetsdeltagande). Och det kan finnas flera av dem.
Löneberäkning med ackordslönesystem
Vi anställer en chaufför
När du sluter ett anställningsavtal med en förare är det nödvändigt att ta hänsyn till ett antal nyanser som är förknippade med denna position. Vissa av dem måste preciseras i anställningsavtalet, för andra räcker det med en referens.
Ändringar och korrigeringar i arbetsboken
Artikeln publicerades inom ramen för samarbetet mellan tidskriften "Faktisk redovisning" och HRMaximum. Arbetstagarens arbetsbok är huvuddokumentet som bekräftar tjänstgöringstiden och ger garantier för att få pension. Det är därför det är nödvändigt att upprätta arbetsböcker korrekt, ...
Lagring av dokument. Villkor för lagring, förstöring och bortskaffande av primära redovisningshandlingar
Förfarandet och villkoren för lagring av redovisningsdokument och skatteredovisning, personalhandlingar
Beställningar: formulär, numrering, korrigeringar
Författaren fokuserar i materialet på nyanserna i att utfärda order, göra ändringar i dem etc. Eftersom vissa fel kan leda till att rättskraften förloras genom ordern, kan de inte betraktas som småsaker.
I vilken ordning lämnas kopior av dokument till tidigare anställda i organisationen?
Enligt Regler för underhåll och förvaring av arbetsböcker, godkänd. Genom dekret från Ryska federationens regering av 04/16/2003 N 225 (som ändrat den 05/19/2008, nedan kallade reglerna), utfärdas en arbetsbok till en anställd endast vid uppsägning, men det finns tillfällen då en anställd...
Vem finns på personallistan... Personaldirektör, personalchef, personalchef?
Hur man definierar HR-direktörens funktioner och befogenheter och skiljer hans uppgifter från andra personalarbetares uppgifter, berättar författaren i ett material utarbetat utifrån frågor från personalansvariga
Beräkning av arbetsscheman (Program baserat på Microsoft Excel)
Hur man häftar dokument
Artikeln berättar om alla nyanser av reglerna för blinkande dokument. Läsare kommer att bekanta sig med hur man korrekt numrerar, upprättar en inventering, överför personaldokument till arkivet
Hur registrerar man en anställds frånvaro om han utför statliga uppgifter?
Föreställ dig en situation: en anställd i organisationen är en specialist med en snäv profil och är involverad som expert i utredningsprocessen. Eller: värnpliktsskyldig som är i reserv kallas till militär utbildning. Eller kanske behöver någon av dina underordnade vara närvarande i rätten som jurymedlem. Vad handlar alla dessa fall om? Om den där arbetarens körtid offentliga uppgifter det är nödvändigt att frigöra sig från arbetet och på ett speciellt sätt att formalisera sin frånvaro.
Funktioner i arbetsreglering av anställda som arbetar för arbetsgivare-individer
Ett antal funktioner har arbete för arbetsgivare - individer. I princip är alla arbetsgivare - individer indelade i två grupper: enskilda företagare och individer som inte är enskilda företagare. De första använder arbetare för att utföra entreprenörsaktiviteter ...
Vilka personalhandlingar ska finnas i företaget
Ansvarig officer du behöver veta vilka dokument som är obligatoriska för företaget, vilka blir sådana endast under vissa förutsättningar, och vilka papper som kan utelämnas, eftersom de är av rådgivande karaktär. Detta gör att du kan förbereda dig väl för ett möte med...
Rättigheter för en anställd vid försäljning av ett gäldenärsföretag
Den federala lagen "Om insolvens (konkurs)" innehåller inte normer som säkerställer skyddet av arbetstagarnas rättigheter i händelse av försäljning av ett gäldenärsföretag. Specificiteten hos de arbetsrelationer som uppstår i detta fall kräver en speciell analys.
Anställningsbekräftelse
Vid beräkning av tjänstetiden, arbetsperioderna eller andra aktiviteter som ingår i den som ägde rum före registreringen av en medborgare som en försäkrad person i enlighet med den federala lagen av den 1 april 1996 "Om individuell (personlig) redovisning ...
Tillfällig övergång till annan anställning
I N 8 av tidningen "Personalavdelningen budgetinstitut"för 2009 skrev vi om permanent översättning en anställd till ett annat arbete hos samma arbetsgivare, där det inte är planerat att återgå till den tidigare tjänsten. Dessutom ger lagstiftningen möjlighet till en tillfällig överlåtelse. Vad är skillnaden från permanent, i vilka fall och i vilken ordning den produceras, kommer vi att berätta i den här artikeln.
Hur förbereder man sig inför yrkesinspektionens ankomst?
Att kontrollera den statliga yrkesinspektionens organisation överraskar ofta ledningen. Särskilt med hänsyn till att en yrkesinspektör enligt lagen har rätt att besöka organisationen när som helst på dygnet och utan förvarning. Enligt resultatet av revisionen kan inte bara chefen för organisationen eller dennes ställföreträdare utan även chefen för personaltjänsten samt chefsrevisor ställas till svars.
Meddelande till medarbetaren: hur och i vilka fall som ska skickas
Ofta i personaltjänstemäns arbete används ett dokument som ett meddelande. Med hjälp av detta papper meddelar arbetsgivaren anställda om det juridiska betydelsefulla ögonblick. Till exempel om neddragningar. Det finns ingen enskild form av anmälan. För varje fall utvecklas en annan version. Vi kommer att berätta hur du upprättar ett meddelande om företagsrekonstruktion och filiallikvidation. Hur man meddelar anställda om ändringar i villkoren i ett anställningsavtal. Hur man meddelar en anställd om behovet av att infinna sig för en arbetsbok.
Besök av yrkesinspektionen
Varje arbetsgivare bör vara beredd på att yrkesinspektionen förr eller senare kommer att besöka honom. I dagens läge, som präglas av massiva personalnedskärningar, kan tyvärr ett oväntat besök inträffa när som helst. Låt oss prata om vilken anledning en inspektör kan komma för, vilka befogenheter han har och vad arbetsgivaren agerar när han utför kontrollåtgärder.
Frilansarbetare: "Farliga" stunder för arbetsgivare och anställd
På Sovjetunionens dagar betydde "frilansare" medborgare som arbetade för organisationen och inte var med i personalen. Med utvecklingen av Ryska federationens lagstiftning har konceptet och statusen för en "frilansarbetare" förändrats. Tanken hos några av ledarna för organisationer förblev på nivån lagreglering arbetskraft" frilansare"i Sovjetunionen. Arbetsgivaren tänker inte alltid på konsekvenserna av sådana relationer.
Går det att bli av med den listiga "omröstningen" med lagliga medel? Burk. Det viktigaste är att känna igen det.
Vad man ska göra med dokument under avvecklingen av organisationen
Frågorna om att säkerställa säkerheten för dokument från aktiebolag under deras likvidation återspeglas i resolutionen från Federal Market Commission värdefulla papper. Låt oss citera de viktigaste fragmenten för oss.
Kontorsarbete på personalavdelningen
Svar från Andreeva Valentina Ivanovna, professor vid avdelningen för arbetsrätt vid den ryska justitieakademin, på frågor om dokumentation av personaltjänstens verksamhet och semesterschemat i organisationen.
Vanliga missuppfattningar
De vanligaste missuppfattningarna om anställningsförhållanden

Dokumentation av all personalverksamhet i organisationen kräver vissa kunskaper och färdigheter.

Kontorsarbete på företaget regleras av en instruktion som är självständigt utvecklad och godkänd av direktören. Det är en intern reglering och är obligatorisk för alla anställda i en ekonomisk enhet. Den är utvecklad och övervakad av personalavdelningen.

Lagstiftningen kräver utarbetande av många dokument som fixar alla aspekter av den anställdes anställningsförhållande med arbetsgivaren.

Erfarna och nybörjare bör förbättra sina färdigheter. Webbplatser har skapats för att hjälpa dem. teoretiska kurser personaladministration.

Personalpapper återspeglar personalens aktiviteter, bekräftar de anställdas tjänstgöringstid, vilket spelar en avgörande roll vid beräkning av pensioner. Ledningen ansvarar för företagets dokumentärfond.

De viktigaste detaljerna i kontroll på papper

En kompetent organisation av personalregister kräver kunskap om regelverket, spårning av dess förändringar, orientering i form av dokument som används.

För vilket syfte är

Förfarandet för att föra personaljournaler regleras i lag. På stora företag med en stor personalstyrka bildas i regel en personaltjänst. Dess anställda upprättar relevanta dokument i enlighet med kraven i Ryska federationens regelverk.

Papper kan ha en enhetlig form eller utvecklas på företaget och godkännas i lokala lagar.

Personalbokföring är en verksamhet som syftar till att utveckla och underhålla dokument relaterade till redovisning av personal, arbetstider, löneberäkningar.

Personalfrågor inkluderar följande:

registrering av anställning;
inre rörlighet för arbetare;
uppsägning;
reglering av relationerna mellan chefen och anställda;
organisation av arbetsprocessen;
andra.

Korrekt organisation av personaljournaler bidrar till att lösa ett antal problem.

Dess huvudsakliga mål presenteras i tabellen:

Inriktning av personalarbetet	Pågående uppgifter
Redovisning och kontroll	rekrytering, redovisning, uppsägning av personal.
Planering och reglering	urval, överföring, anpassning av arbetstagare.
Rapporterande och analytisk	studie av anställda, utvärdering av deras arbete; analytiskt arbete; göra en rapport.
Samordning och information	utbildning, utbildning, omskolning av personal; mottagande av anställda i officiella och personliga frågor; behandling av skriftliga överklaganden från arbetstagare; arkiv- och referensverksamhet.
Organisatoriskt och metodiskt	dokumentera de anställdas arbete; arbeta med personalen på avdelningarna; personalplanering och ledning.
Dokumentär	underhåll av personliga filer, arbetsböcker; upprättande av beställningar, papper för personlig redovisning; sjukskrivning, pensionsintyg m.m.

I Moskva och andra stora regioner i Ryska federationen kan organisationer med separata divisioner föra personalregister online. För detta har lämpliga program utvecklats som möjliggör utbyte av dokument i elektronisk form.

Den rättsliga ramen

Den rättsliga ramen för hantering av personalregister finns i Ryska federationens arbetskod.

Denna verksamhet regleras av ett antal rättsakter:

Instruktioner för att fylla i och tillämpa primära dokument för redovisning och ersättning (Goskomstat resolution nr 1 daterad 05.01.04);
enhetliga dokument och krav för deras förberedelse (Gosstandart resolution nr. 65-st av 03.03.03);
Standardinstruktion om kontorsarbete för federala organ exekutiv makt(Order från Ryska federationens kulturministerium nr 536 daterad 08.11.05);
Regler för arkivarbetet (beslut av Collegium of the Federal Archives av 06.02.02);
Regler för kontorsarbete för federala verkställande myndigheter (dekret från Ryska federationens regering nr 477 av 15.06.09);
Lag om information, dess skydd och informationsteknologi nr 149-FZ daterad 27 juli 2006;
Lag om behandling av ansökningar från ryska medborgare nr 59-FZ daterad 02.05.06;
Lag om det statliga språket i Ryska federationen nr 53-FZ daterad 01.06.05;
Lag om arkivärenden nr 125-FZ av den 22 oktober 2004;
Lag om affärshemligheter nr 98-FZ av den 29 juli 2004;
Beställning på arbetsböcker nr 117n daterad 22.12.03;
Dekret om antagande av anvisningar för att fylla i arbete nr 69 daterad 10.10.03;
Beslut om arbetsböcker nr 225 daterat den 16 april 2003;
Instruktioner för generalstaben för Ryska federationens väpnade styrkor.

Nödvändiga dokument

Den ryska federationens arbetskod ålägger organisationer att ha sina egna rättslig ram, som inkluderar ett antal obligatoriska lokala regulatoriska dokument.

Dessa inkluderar:

Charter	Det huvudsakliga grunddokumentet. Den beskriver företagets juridiska form, grundarna, verksamhetens omfattning, förfarandet för att anställa och avskeda chefen, hans befogenheter. Många interna föreskrifter i bolaget upprättas utifrån bestämmelserna i bolagsordningen.
Arbetsföreskrifter (nedan kallade reglerna)	Närvaron av dokumentet föreskrivs i art. 189, 190 i Ryska federationens arbetslagstiftning. Den fastställer förfarandet för att anställa och avskeda anställda, rättigheter och skyldigheter för parterna i avtalet, arbets- och viloregimer, systemet med incitament och påföljder och andra frågor som rör arbetsrelationer på företaget. Direktören godkänner reglerna. Om det finns ett fackförbund i organisationen beaktas dess åsikter om antagandet av dokumentet. I organisationer där personal arbetar på oregelbundna tider bör det finnas en lista över relevanta befattningar och yrken. Den utfärdas i form av en bilaga till reglerna.
Instruktioner om skydd av personuppgifter	Enligt art. 87 i Ryska federationens arbetslagstiftning, fastställer den de krav som måste uppfyllas vid behandling av personlig information om anställda, för att säkerställa deras skydd, användning och lagring. Personuppgifter anses vara uppgifter om en enskild arbetstagare som är nödvändiga för arbetsgivaren för arbetsrelationer. Anställda bör känna till de dokument som bestämmer förfarandet för behandlingen av deras uppgifter.
Förordning om arbetarskydd	Den ligger på personalavdelningen. Varje anställd är bekant med dokumentet. I företag med fler än 50 anställda måste det finnas en tjänst som arbetarskyddsspecialist.
skiftschema	Det används i företag med skiftarbete. Handlingen är brådskande och gäller under en viss tid enligt arbetsgivarens gottfinnande.
Uppsatser om arbetsransonering	De återspeglar de nödvändiga tidskostnaderna för tillverkning av produkter (arbetets utförande) av en anställd eller grupp och fastställande av arbetsnormer på grundval av dem.

förordningar

Efter att ha accepterat chefen fastställs antalet positioner som krävs för normal drift av organisationen. Med hänsyn till de erhållna siffrorna, produktionscykeln och andra funktioner i företagets verksamhet förbereds den.

För att upprätta ett dokument används vanligtvis en standardiserad blankett. Du kan ladda ner ett prov gratis från Internet. Arbetsgivaren har rätt att anpassa schemat efter eget gottfinnande.

I dokumentet är positionerna listade i hierarkisk ordning: börjar med direktören och slutar med supportpersonalen. För var och en av dem anges antalet enheter per stat, lön och tillägg.

I nästa skede bildas arbetsschemat. Det representerar arbetsscheman för alla anställda. Om det finns skift skapas detaljerade skiftscheman. Dokumentet beskriver kortfattat kraven för utseende anställda, beteende, dagliga rutiner osv.

Därefter utvecklas en form av anställningsavtal. I det här fallet bör huvudnormerna i Ryska federationens arbetskod och företagets interna regleringsdokument beaktas. Ett anställningsavtal upprättas vanligtvis av organisationens jurist eller utomstående uppdragstagare.

Dokumentet måste innehålla följande:

information om den juridiska personen: namn, adress, telefonnummer, fullständigt namn och chefens position;
anställds passdata;
den anställdes befattning, typer av kontrakt (permanent eller viss tid) och arbetsplats (huvudsaklig eller tilläggstjänst);
en förteckning över huvuduppgifterna med hänvisning till instruktionerna för denna tjänst;
information om ersättning, ytterligare betalningar, förmåner, semester;
arbetsschema, betalning för bearbetning;
skäl för uppsägning av kontraktet och andra villkor;
underskrifter och uppgifter om parterna, företagssigill.

För att kontrollera och optimera personaltjänstemäns arbete kan ledningen genomföra en intern eller oberoende revision. Detta hjälper till att minska risken administrativa påföljder, tvister och klagomål från personal.

Stadier för att organisera HR-registerhantering från grunden

För bildandet av personalregister är det bekvämt att använda följande steg-för-steg-instruktioner:

Förbereder det nödvändiga	För att organisera en personaltjänst måste du först köpa möbler, kontorsutrustning, pappersvaror etc. Du kommer definitivt att behöva ett personalprogram, till exempel "1C: ZUP" och en referens rättssystem. Tack vare detta kommer anställda på avdelningen att spåra senaste ändringarna lagstiftning och har tillgång till nödvändiga dokument. Ett kassaskåp behövs för att lagra arbetskraft och viktiga papper.
Registrering av huvudet	Regissören är verkställande person vilket företag som helst. Han skriver under pappersarbetet. För att ge honom alla befogenheter anställs han enligt ett anställningsavtal. En lämplig order utfärdas, genom vilken han själv utser.
Utnämning av ansvarig för personalarbetet	PÅ litet företag dessa funktioner kan utföras av huvudet. Om en enskild anställd är sysselsatt med kontorsarbete upprättas ett anställningsavtal med denne. På grundval av detta utarbetas en order. Om arbetsuppgifterna läggs på någon av de tidigare anställda upprättas tilläggsavtal och beställning.
Utarbetande av interna akter	De är undertecknade av direktören och förvaras i en särskild mapp tillsammans med beställningar. Lokala dokument inkluderar de papper som anges ovan (avsnittet "Regleringsakter").
Dokumentera mottagandet av personal	Varje anställd bör ha en mapp för arkivering av alla papper relaterade till hans data och arbetsaktivitet ( anställningsavtal, inträdesordning, personligt kort).
Fyller i arbetsböcker	Register över antagning, överföringar, incitament etc. läggs in i dessa anställdas dokument. Arbetsgivaren är skyldig att påbörja en ny bok för en anställd som aldrig tidigare arbetat. Arbetskraft och en journal över deras registrering finns i pappersvaruavdelningarna. Dessa papper måste förvaras i ett kassaskåp.

Denna instruktion är också lämplig för dummies som inte har erfarenhet i denna fråga.

Hur är redovisningen

För att föra register måste du organisera dokumentflödet ordentligt.

För att göra detta, gör följande:

utveckla ett internt regelverk;
förbereda en personaltabell för varje statlig enhet;
göra ett regelbundet arrangemang;
förbereda arbetsavtal;
utveckla formulär för personal;
utfärda T-2-kort;
godkänna ansökningsformulär för anställda;
förbereda interna beställningar.

Alla personalåtgärder måste bekräftas. Deras lista är fastställd i reglementet.

Ytterligare poäng

Personalredovisning från grunden börjar med mottagandet av personal. Det är viktigt att korrekt ansöka om arbetssökande, förbereda nödvändig dokumentation.

Bemanning och semester

Ett av de obligatoriska standarddokumenten som måste finnas på företaget är bemanningstabellen (blankett T-3).

förteckning över strukturella indelningar och positioner;
antalet stabsenheter för varje befattning;
löner, bonusar för positioner;
organisationens lönelista.

Underavdelningar anges i dokumentet efter deras betydelse för organisationens arbete. Inom dem bör också de anställdas befattningar anges i viktsordning. Arbetstitlar i arbetsavtal och personallistor måste matcha.

Bemanningen är en form av ett schema med fullständiga namn på anställda angivna i enlighet med deras befattningar.

Semesterschemat (f. T-7) återspeglar information om tidpunkten för tillhandahållandet årlig semester till alla anställda. Sammanställd för ett år. Den godkänns av direktören i samförstånd med det fackliga organet. Handlingen ska vara utfärdad senast 2 veckor före nyår. Uppgifterna som anges är bindande för både anställda och arbetsgivare. Undantaget är förmånstagare.

Schemat innehåller följande detaljer:

Avdelningsnamn;
Jobbtitel;
Arbetstagarens fullständiga namn och personalnummer;
antal semesterdagar;
datum för avresa på semester enligt plan och fakta;
skäl för anstånd med semester, beräknat datum.

2 veckor före semestern informeras den anställde om detta. En order utfärdas, som den anställde är bekant med mot underskrift. I november kan du förbereda en beställning för alla avdelningschefer, som tvingar dem att lämna semesterscheman till redovisningsavdelningen senast den 1 december. Detta kommer att underlätta utarbetandet av det övergripande schemat.

Registrering av anställda

Organisationens fullfjädrade arbete börjar med rekryteringen av anställda. Tillsättning av lediga tjänster åtföljs av pappersarbete.

HR-ansvarigs ansvar vid anställning av anställda är följande:

registrering i en särskild journal av en ansökan från sökanden;
bekanta nybörjaren med de aktuella instruktionerna och lokala handlingar;
utförande av ett anställningsavtal och kontroll av parternas undertecknande;
utfärda en kopia av kontraktet till den anställde och sätta en anteckning om det på organisationens brevhuvud;
utförande och registrering av ordern i reskontran;
fylla i ett personligt kort, arkivera dokument i ärendet (utlåtanden, kopior av personliga papper, order, kontrakt);
överföring av handlingar till betalaren för löneräkning till den anställde.

När du bygger ett system för hantering av personaljournaler bör du först bestämma vilka dokument som ska upprättas och vilka som behövs för ett visst verksamhetsområde.

Obligatoriska papper inkluderar:

beställningar av personal (för mottagning, överföring, etc.);
personalbeställningar (för semester, bonusar, affärsresor, etc.);
T-2 kort;
arbetskraft;
avtal;

Andra obligatoriska papper inkluderar följande:

bemanning;
position på OT;
resedagbok;
regler för inre ordning;
andra.

Arbetsbeskrivningar och kollektivavtal krävs inte, men nästan alla arbetsgivare har dessa dokument.

Efter att ha upprättat en lista över obligatorisk dokumentation bör du studera de lagstadgade dokumenten. På grundval av dem måste andra dokument utvecklas. Deras lista beror på arten av den juridiska enhetens verksamhet och egenskaperna hos arbetsförhållandena. Till exempel, om det är nödvändigt att förse anställda med uniformer och PPE, är det nödvändigt att förbereda en order om förfarandet och villkoren för att utfärda dem, vilka anställda som behöver dem.

Ersättning och förmåner för arbete under särskilda förhållanden ska dokumenteras: farliga industrier, oregelbunden, natt, etc. Vidare utarbetar de föreskrifter om HR-registerhantering. Den återspeglar listan över papper som är nödvändiga för organisationens arbete, förfarandet för deras utförande och lagring.

Lagstiftningen förpliktar inte att utveckla en sådan förordning, men den kommer att underlätta personaltjänstemäns arbete avsevärt. En direktör anställs först för att arbeta i en ny organisation, sedan rekryterar han resten av personalen.

Sammansättningen och antalet nödvändiga tjänster återspeglar bemanningstabellen. Arbetsordningen återspeglar alla arbetsscheman, krav på anställda etc. Ett standardarbetsavtal utvecklas på grundval av normerna i Ryska federationens arbetskod.

Innan du använder redovisningsjournaler bör de förberedas: numrerade ark, sydda, förseglade. En bit papper limmas på det sista arket av firmware. Antalet sidor anges på den, direktören eller den ansvarige verkställande direktören skriver under och ett sigill sätts. Skriv namnet på organisationen och startdatumet för dess underhåll på första sidan i tidskriften.

En av viktiga dokument personalbok är en arbetsbok. För deras underhåll utser en order en ansvarig person som fyller i dem och ansvarar för deras säkerhet.

Vanliga frågor

Organisationen av personalregister har vissa finesser och nyanser:

Återvinningsorder	Förfarandet återspeglas inte i lagstiftningen. Det består vanligtvis av följande steg: Studie av gällande bestämmelser. Fastställande av listan över nödvändiga dokument. Utarbeta en plan för organisationens framtida arbete. Identifiering av personer som är ansvariga för dokument. Bildande av bemanning. Kontrollera korrektheten av mottagandet av anställda, omplaceringar, personalförändringar, uppsägningar. Fastställande av lagligheten av arbetsordningen på företaget.
Funktioner hos enskilda entreprenörer med anställda	Företagaren anställer personal enligt standardscenariot. Kontraktet ingås i flera steg: Skaffa nödvändiga papper. Att göra en ansökan. Upprätta och teckna avtal. Upprättande av en ordning för antagning. Etablering av ett T-2-kort. Göra ett inträde i förlossningen. Anställningen av medborgare som talar engelska har sina egna egenskaper.
Småföretagsledning	I dessa organisationer kan personalfrågor handläggas av chefen själv eller av en särskild avdelning. En arbetsgivare kan lägga ut personalredovisning på entreprenad. Alla problem kommer att lösas av en specialiserad tredjepartsorganisation. Svårigheter med dokumentflödet uppstår om organisationen är stor, har strukturella enheter och en stor mängd dokumentation. I detta fall kan ansvaret för överföringen av papper tilldelas kuriren. Samtidigt besöker representanter för den verkställande organisationen ofta inte kundens kontor, det vill säga arbetet utförs helt på distans.
Förenkling av redovisning i mikroföretag	Alla arbetsvillkor fastställs i avtal med den anställde. Under 2019 har cheferna för dessa företag och enskilda företagare rätt att vägra att utarbeta lokala föreskrifter. Inom 4 månader från datumet för förlusten av statusen för ett mikroföretag är ledningen skyldig att utfärda en "traditionell" personaldokumentation.

Så organiseringen av personalregisterhantering på ett företag är en komplex procedur. Det kräver en detaljerad studie av regelverket och övervakning av alla förändringar. Kompetent konstruktion av personalregister bidrar till konstruktionen av arbetsrelationer inom lagens ram. För att utbilda en personalansvarig kan en arbetsgivare använda sig av specialiserade företags tjänster.

Personalen i varje företag är dess främsta värde och nyckelresurs. Därför är organisationen av en kompetent process för personalredovisning en viktig del av arbetet som kräver kompetens och djup kunskap om den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen.

Korrekt utvalda anställda på personalavdelningen kommer att garantera minskningen av fel till noll och skyddet av hela lagets rättigheter. Om funktionerna i personalregister och arbetsgivarnas huvudsakliga misstag - läs vidare.

Begreppet personalredovisning

Personalredovisning är en uppsättning processer och åtgärder relaterade till regleringen av arbetsrelationer mellan en arbetsgivare och en anställd. Denna mekanism är nödvändigtvis närvarande i alla företag, oavsett dess huvudräkning och organisatorisk och juridisk form.

I en generaliserad form inkluderar personalredovisning följande aktiviteter:

bildande av personliga filer för anställda;
beräkning och, och andra betalningar;
sammanställning och redovisning av arbetstid;
registrering av sjukskrivning, ansökningar och intyg på kravstället;
inlämnande av periodiska rapporter till skattemyndigheterna;
utarbetande och övervakning av efterlevnad;
förberedelse av personalbeställningar;
upprätthålla relevant dokumentation för;
arbete med och utvärdering av anställda;
efterlevnad av reglerna för icke-utlämnande av personuppgifter om företagets anställda.

I enlighet med Ryska federationens arbetslagstiftning måste varje organisation ha följande dokumentation:

Personalschema.
Personliga kort för anställda.
Ingångna och tilläggsavtal till dem.
Semesterschema.
Föreskrifter om förfarandet för skydd och behandling av personliga (personliga) uppgifter om anställda.
Beställningar och uttalanden från anställda (om, tillhandahållande etc.).
Arbetsföreskrifter (inom organisationen).
Anställningsregister för alla anställda.

Organisation av personalregister

De vanligaste sätten att föra personalregister i en organisation är:

Etablera en personalavdelning eller anställa en personalspecialist (HR-chef)

Den största fördelen med denna metod för personalregisterhantering är förmågan att organisera sig i enlighet med dess principer och krav, eftersom den anställde är direkt i företaget.

Tilldelning av ansvar för att föra personalbokföring till sekreterare eller revisor

I tider av kris och behovet av att spara pengar finns det ofta en situation där en anställd kombinerar uppgifterna som en sekreterare, revisor, personalspecialist och till och med en advokat. En sådan anställd specialiserar sig som regel på ett område och är följaktligen inte helt kompetent inom resten.

Och detta är fyllt med möjliga misstag och ansvar från företagets ledning, vilket leder till onödiga kostnader - tid och material.

Överföring av HR-funktioner till ett outsourcingföretag

Organisatoriskt arbete, personalförvaltning, deras utbildning och urval hanteras av ett tredjepartsföretag som är specialister inom sitt område. Det finns många på marknaden professionell personal och organisationer med vilka avtal om tillhandahållande av lämpliga personalbokföringstjänster.

Vart och ett av alternativen ovan har sina för- och nackdelar. Hur exakt personalbokföring kommer att föras och vem som direkt kommer att hantera dem, beslutar organisationens ledning, med hänsyn till antalet personal, dess omsättning och internpolitik.

Funktioner av att genomföra

Ibland behöver anställda få en kopia av tidrapporten. I enlighet med arbetslagstiftningen är arbetsgivaren skyldig att utfärda ett sådant dokument, men i enlighet med lagarna om skydd av personuppgifter kan en fullständig kopia endast utfärdas med samtycke från alla anställda som är registrerade där. Därför utfärdas ett utdrag ur tidrapporten som endast innehåller uppgifter om den sökande

De största misstagen som arbetsgivare och HR-anställda gör

I processen att föra personalbokföring kan misstag göras som leder till och inför kontrollorganen. Vanliga misstag personalregister är:

Misstag när man arbetar med personliga filer

Varje anställds personliga akt bildas från anställningstillfället och fram till hans uppsägning. De vanligaste personliga misstagen är:

det finns inga obligatoriska dokument i personakten;
överträdelse av dokumentordningen;
det finns inga personliga filer (ej registrerade);
avstämning görs inte i tidsfrister;
ifyllda i stället för ett personligt personalblad;
målet omfattar handlingar som inte bör ingå i dess sammansättning;
Personaltjänstemän följer inte förfarandet för överföring av personliga filer till tredje part och organisationer.

Korrekt bildande av personliga akter för personal möjliggör bättre säkerhet för dokument och snabb åtkomst till dem.

Fel vid genomförandet av ett anställningsavtal

Misstag som arbetsgivaren gör när de ofta leder till allvarliga konsekvenser i processen för att lösa arbetskonflikter. Typiska misstag i det här fallet är:

anställningsavtalet ingås i ett exemplar;
anställningsavtalet är inte registrerat, det finns inget registreringsdatum;
det finns inga underskrifter på anställningskontrakt;
obligatorisk information och/eller villkor är inte föreskrivna;
det finns inga skriftliga anställningsavtal med anställda;
ett exemplar av anställningsavtalet inte tas emot personligen av den anställde, eller
det finns inget kvittomärke;
kontraktets varaktighet har inte fastställts;
villkoren för anställning med, om några, är inte angivna;
det specifika beloppet för den anställdes lön anges inte, betalningsvillkoren och platsen för mottagande av lönen, arbetssätt och semesterns längd är inte fastställda.

Fel vid underhåll av arbetsböcker

Här är huvuddelen av felen relaterade till proceduren för att fylla i arbetsboken. De vanligaste misstagen:

ett kvitto utfärdades inte vid mottagande av en arbetsbok från en anställd i företaget;
ordern utser inte en person som ansvarar för att upprätthålla, bokföra, utfärda och lagra arbetsböcker;
medarbetarinformationsdelen är inte ifylld när den anställde får mer än hög nivå;
sekvensnumreringen av poster överträds;
innehåller inte alla uppgifter om arbete (inklusive översättningar);
vägran att ge ut arbetsböcker för studenter som kombinerar arbete och studier;
vid utfärdandet av en duplikat görs inte märket "duplicate";
korrigeringar som gjorts felaktigt i avsnittet med jobbdetaljer;
felaktigt underhållen eller saknar en bokföring för förflyttning av arbetsböcker och till dem;
avsnittet med information om den anställde är inte ifyllt vid utfärdandet av bilagan;
den anställdes underskrift saknas i avsnittet med anställdinformation;
avsnittet med jobbdetaljer innehåller inte arbetsgivarens fullständiga namn;
en uppsagd arbetstagare får en arbetsbok per post utan skriftligt utlåtande från arbetstagaren om sådan begäran.

En arbetsbok är huvuddokumentet för alla anställda, som återspeglar hans arbetserfarenhet under hela hans yrkesverksamhet. Därför är det nödvändigt att minimera förekomsten av möjliga fel och överträdelser vid utarbetandet och underhållet av detta dokument.

Vart och ett av misstagen kan ha en extremt negativ inverkan på ledningen av organisationen och leda till allvarliga konsekvenser. Därför rekommenderas det att anförtro funktionerna för personalredovisning till kompetenta och kompetenta specialister som är väl insatta i gällande lagstiftning och kraven från inspektionsorgan, eller att lita på professionella outsourcingföretag.

HR-registerhantering från grunden, steg-för-steg-instruktioner för vilka bärs allmän karaktär, inkluderar utarbetandet av ett regelverk och en standarduppsättning av dokument, samt utnämningen av en direktör.

Varje nybörjare kommer att vara intresserad av personalkontorsarbete från grunden, steg-för-steg-instruktioner som vi kommer att överväga senare.

När arbetet redan är etablerat hanteras sådana frågor av en specialiserad personalavdelning.

På tidiga stadier Personalbyten genomförs på deltid av någon av de anställda - sekreteraren eller redovisningschefen.

Vi kommer i ordning att förstå hur arbetet inom detta område är organiserat och var man ska starta en ny personalofficer.

Vem ansvarar för HR

Frågan om personalregisterhantering 2017 är relevant för alla företag där det finns anställda.

Befogenheten tilldelas den anställde genom att förelägga.

Beroende på antalet anställda är två alternativ möjliga:

Personalhanteringen övertas av chefen. För att göra detta utfärdar han en lämplig order, som säkerställer dessa skyldigheter.
Eftersom anställda anställs i företagets personal kan arbetet med personal anförtros en av dem. En order utfärdas också som bekräftar befogenheten. Skyldigheter skrivs även i arbetsbeskrivningen.

Steg för steg instruktioner för personalregister inte definieras i lag.

Ändå, när man utvecklar det, bör man vägledas av förordningar, inklusive GOST R 7.0.8-2013.

Även om ett enda förfarande inte har fastställts, tillhandahålls det övergripande plan, vilket gör att du kan systematisera personaljournaler och fastställa dess underhåll.

I personaljournaler bör man också fokusera på arbetslagstiftningens normer.

Det finns många affärsinstruktioner där ute. Det finns också dokument som accepteras av lokala myndigheter.

Komma igång - Handlingsplan

För att föra personalregister kompetent måste du börja med registreringen av den första personen - chefen.

Hur detta arbete sedan kommer att utföras beror på antalet anställda och företagets särdrag.

Så, låt oss gå - vi listar huvudstadierna av personalkontorsarbete från grunden:

Förberedelse av en informationsbas - specialiserade kataloger, programvara, föreskrifter.
Bekantskap med grundande dokument företag.
Upprätta en lista över papper som kommer att stå till en personalarbetares förfogande.
Ledarens form.
Utarbetande av lokala föreskrifter, inklusive personal- och arbetsföreskrifter.
Utarbetande av ett företagsprov av ett anställningsavtal.
Utveckling av andra redovisningsdokument, inklusive beställningsblanketter, bokföringsböcker och så vidare.
Registrering av en anställd som ska ansvara för att föra arbetsböcker.
Tilldelning av anställda till sina platser.

Vi sammanfattar: lagstiftningen fastställer inte en strikt lista med instruktioner för hantering av personaljournaler från grunden.

Ovan finns en ungefärlig plan, som börjar med utarbetandet av en informations- och dokumentbas, registrering av direktören och andra anställda.

Låt oss undersöka var och en av dessa punkter mer i detalj.

Bildande av regelverket

För att företaget ska fungera i enlighet med arbetslagstiftningen behöver du sätta dig in i alla krav.

Förordning av statens statistikkommitté nr 1 av den 4 januari 2001;

För att samla in information kan du använda specialiserade kataloger.

Från en personalarbetare förväntas han inte bara behärska alla nuvarande order, utan också vara medveten om alla ändringar som görs i arbetslagstiftningen.

Detta kommer att kräva regelbunden hänvisning till förordningar.

Viktig: för att vara medveten om förändringar i arbetslagstiftningen är det värt att få tillgång till någon av informationsbaserna.

En annan punkt är sökning och implementering av lämplig programvara.

Från och med 2017 är 1C väldigt populärt. Det finns dock många program som redan har gått förbi detta system när det gäller dess funktionalitet.

Fördelen med 1C är att det i vilken stad som helst finns tillräckligt med specialister som arbetar med denna programvara.

Steg två - studera stadgan

Genom att fortsätta med steg-för-steg-instruktionerna fortsätter vi att bekanta oss med de ingående dokumenten.

Stadgan, som är obligatorisk när, innehåller följande information:

förfarandet för att utse en direktör (inklusive åtgärdstiden med honom, lönebeloppet);
förfarandet för att registrera anställda för ledande befattningar;
schemaläggning.

En personalarbetares verksamhet bör inte strida mot kraven i ingående dokument.

Han måste hålla reda på ändringar som görs i stadgan.

Vilka handlingar ska finnas till hands hos personalhandläggaren

I nästa skede behöver du förbereda blanketter som ska finnas på personalavdelningen och användas för att registrera anställda.

Låt oss titta på några titlar.

Beställningsformulär. Blanketter bör tas fram vid anställning, övergång till annan tjänst och uppsägning. De kommer att sparas i 75 år, eftersom dessa uppgifter används för att bestämma tjänstgöringstid. Den andra gruppen av beställningar är personal. Detta inkluderar beställningar gällande semester, affärsresor, bonusar, böter. En registreringsbok utarbetas också, där anteckningar kommer att göras på alla utfärdade beställningar och en journal över affärsresor.
. Märken bör göras i dem inom tre dagar från det att en ny anställd accepterats. Det är värt att notera att 2017 är deras registrering obligatorisk även för enskilda företagare, dåtid . Tillsammans med dessa formulär startas en bok med redovisning för förflyttning av arbetsböcker och bilagor.
Kort i form av T-2. De innehåller nyckeldata för anställda. De lagras antingen separat eller arkiveras med en personlig fil.
Form av anställningsavtal. Det kommer att avslutas med varje nyanställd, oavsett hur länge han är anställd. Gäller i vissa situationer.
Särskild bedömning av arbetsförhållanden (SUT). Dessa dokument skapas för varje arbetsplats. Byt ut dem i de flesta fall med en frekvens på 5 år.
Personalschema.
Lokala arbetsbestämmelser.
Handlingar på grundval av vilka löner bestäms.

Dessa blanketter är obligatoriska för registrering på personalavdelningen.

Vid behov kan ytterligare föreskrifter och prover utfärdas t.ex.

Viktig: krävs inte enligt lag, men kan vara användbar Arbetsbeskrivningar och kollektivavtal.

Efter att listan över formulär som kommer att finnas på personalavdelningen har fastställts, rekommenderar steg-för-steg-instruktioner att man skapar en förordning om hantering av personalregister.

Utveckling av ett standardanställningsavtal

Det är ett stort misstag att tro att det inte är nödvändigt att sluta ett anställningsavtal med korttidsanställda.

Faktum är att dokumentet är undertecknat med alla anställda.

Personalkontorsarbete från grunden inkluderar förberedelse av ett företagsprov.

Formuläret innehåller följande artiklar:

fullständig organisation-arbetsgivare, juridisk och faktisk adress;
uppgifter om representanten för arbetsgivaren - fullständigt namn;
anställd data - fullständigt namn;
positionen han kommer att inneha;
kontraktstid;
typ av verksamhet - huvudjobb eller deltidsarbete;
arbetsuppgifter (antingen en lista eller en länk till steg-för-steg arbetsbeskrivningar);
storlek (det är önskvärt att i detalj ange alla detaljer direkt i kontraktet);
öppettider;
SOUT-resultat för den givna platsen;
uppgifter om arbetsgivare och anställda;
signaturer.

Arbetsgivaren kan lägga till ytterligare poster till dokumentet.

Registrering av första tjänsten

Vem ska anställas först? Det är inte svårt att gissa att personalkontorsarbete från grunden innebär att man först utnämner en direktör.

Hur slutför man denna uppgift?

Mycket beror på företagets organisatoriska och juridiska form. Låt oss överväga tre typiska situationer.

Organisation med grundare. I det här fallet är det de som kommer att underteckna ordern om utnämningen av direktören.
Enskilt företag (eller organisation med en enda grundare). Då kommer den enskilde företagaren själv (eller grundaren) att skriva under kontraktet både för sig själv och för den anställde.
Direktören utses baserat på resultatet av valen. Då blir den andra parten i anställningsavtalet ordföranden i det valda organet.

Viktig: oavsett vem som utser direktören förblir två operationer obligatoriska - undertecknande av ett anställningsavtal och utfärdande av order om antagning till direktörstjänsten.

Personaltjänstemannen är skyldig att följa den kronologiska ordningen för att utfärda order.

Utnämningen av direktören kommer att vara den första, den bör innehålla datumet när han börjar utföra sina uppgifter.

I framtiden måste du se till att alla beställningar är numrerade kronologisk ordning. Detta ögonblick kontrolleras av tillsynsmyndigheter.

Överföra anställda till andra jobb

Enligt steg-för-steg-instruktionerna, efter direktören, måste du utse en anställd som är ansvarig för att upprätthålla arbetsböcker.

De hänvisar till formulär. strikt ansvarighet och kräver därför noggrann hantering.

Om chefen ännu inte har anställt någon och han måste självständigt hantera personaljournaler från grunden, kan han ta på sig detta ansvar.

För detta utfärdas ett lämpligt förordnande. Därefter kan underhållet av arbetsböcker anförtros en anställd anställd. Detta görs också på beställning.

Viktig: kravet på att meddela föreläggande om att föra arbetsbok genom att meddela föreläggande fastställs genom förordning av statsrådet.

Personalkontorsarbete från grunden inkluderar ytterligare ett steg - att anställa medarbetare.

Ett paket med blanketter förbereds för varje nyanställd, inklusive:

arbetskontrakt;
arbetsbeskrivning;
utnämningsordning;
individuellt T-2-kort;
och andra dokument.

Du måste också göra en arbetsbok, sätta ner de nödvändiga märkena i den.

Blanketterna, tillsammans med ansökan om anställning, är kopplade till personakten.

Allt nödvändiga papperöverförs till redovisningsavdelningen för vidare löneutbetalning.

Låt oss sammanfatta ovanstående. Steg för steg instruktioner för att påbörja personalkontorsarbete har de bara en allmän syn.

De inkluderar val av föreskrifter, sammanställning av en lista över personaldokument, utformningen av direktören och andra anställda.

Under 2017 är det som tidigare obligatoriskt att teckna anställningsavtal med alla anställda.

Föreläsning 1 HR-journalföring för nybörjare, anställningsavtal

Organiseringen och upprätthållandet av personaljournalhanteringen är ett direkt ansvar för personaltjänstens anställda. I situationer med att skapa en ny organisation, omvandla en gammal eller andra omorganisationsalternativ behöver ledningen och personalavdelningen känna till huvudpunkterna i arbetet: utbildning och sökande efter anställda, anställning, överföring och uppsägning av personal, samt reglerna för både arkivering och operativ lagring av dokument.

Kompetent organisation av personalbokföring som grund för företagets stabilitet

I vilken organisation som helst, oavsett ägarform, finns en personal. Det skiljer sig i storlek och sammansättning, i utförda funktioner och kvalifikationsnivå. Personalavdelningens uppgift är att se till att alla frågor och problem relaterade till företagets anställda löses så snabbt och kompetent som möjligt.

En organisations stabilitet är direkt beroende av dess anställda. Personaltjänstens primära uppgift är det kompetenta och snabba urvalet av anställda, hanteringen av personaljournaler i enlighet med lagen och snabb leverans av dokument till arkivet. Detta är grunden för en stabil drift av alla företag.

Utbildning av personal för arbete med personal

Instruktionen om hantering av personaljournaler visar tydligt behovet av att ha yrkesutbildning för personalspecialister. Men i praktiken finns det ofta problem med utbildningen av arbetare med den profil som krävs.

Högre och sekundär special utbildningsanstalter de producerar inte specialister med en så snäv kvalifikation som "personalkontorsarbete". Utbildning sker vanligtvis redan på plats eller på specialiserade kurser. Det är också möjligt att utbilda en anställd direkt på arbetsplatsen genom mentorskap.

Utbildning för personaladministration av specialister involverar följande sätt:

omskolning baserad på den andra högre utbildning;
erhålla högre utbildning av en relaterad profil, till exempel "dokumenthantering", "juridik", "personalhantering", "informationsskydd";
utbildning i specialiserade långtidskurser (minst tre månader), följt av ett prov;
praktiskt arbete följt av regelbunden professionell utveckling.

Regleringsdokument som reglerar personaltjänsternas arbete

Personalavdelningens verksamhet och den allmänna organisationen av personaljournalhantering är mycket beroende av gällande lagstiftning och interna regeldokument. Denna funktion är förknippad med nyanserna av att arbeta med ett stort antal personliga dokument, som ofta är konfidentiella.

Kontorsarbete inom personaltjänsten regleras av följande lagar:

Konstitution, Civil och Arbetskoder, såväl som delvis brottslig och familj;
lagar om organisationens profil i frågor som rör arbete med personal;
normativa handlingar av lokal betydelse;
olika klassificerare, regler och instruktioner på federal nivå;
interna regulatoriska dokument, till exempel instruktioner för hantering av personalregister;
order och direktiv från ledningen.

Anställda i personaltjänsten är skyldiga att strikt följa kraven i lagar och framför allt arbetslagstiftningen.

Sökning och dokumentation av anställda

HR-ledning börjar med sökning och registrering av personal. Först och främst är det nödvändigt att besluta om alternativen för att hitta nya medarbetare. Bland dem sticker följande ut:

byråer och arbetsförmedlingar;
sysselsättning;
jobbmässor;
utbildningsanstalter;
jobbbrädor och meritförteckningar på olika resurser;
andra organisationer;
bekanta och vänner.

Alla sökmöjligheter för anställda har sina för- och nackdelar, den anställde på personalavdelningen måste utnyttja alla möjligheter att stänga den lediga tjänsten.

När en kandidat hittas hålls en intervju med denne. Det är önskvärt att dess framsteg dokumenteras: det är lättare att fatta ett välgrundat beslut om anställning eller avslag. I det senare fallet underrättas personen skriftligen om orsaken inom fem arbetsdagar. Om den sökande är lämplig för en ledig tjänst bör han skrivas in. Från detta börjar registreringen för en specifik anställd.

ingående av ett anställningsavtal;
utfärdande av ett antagningsbeslut;
en ny anställd eller hennes institution;
registrering av ett personligt kort;
om det accepteras i organisationen - upprättandet av en personlig fil;
bekanta sig med och underteckna av den anställde av interna regeldokument och instruktioner.

Personalregister (personliga kort, personallista)

Att upprätthålla personalbokföring innebär obligatorisk registrering av redovisningshandlingar, i synnerhet personal och personliga kort. Dessa dokument är obligatoriska för organisationer av alla former av ägande.

Bemanningen och antalet anställda ska vara aktuella och möta organisationens behov. Den innehåller namnen på alla befattningar, antalet taxor, vilket indikerar lediga platser för en viss period.

Personliga kort är enhetliga dokument som innehåller kortfattade uppgifter om en anställds arbetsaktivitet och personlig information. De är föremål för strikt redovisning och speciella förvaringsvillkor, på platser som förhindrar deras skada och stöld.

Beställningar på personal, skillnader och designegenskaper

Allmänt kontorsarbete inom personalarbete tar sig främst uttryck i beställningar och ledningsorder. Dessa dokument kan röra både enskilda anställda och hela personalen som helhet. De skiljer sig åt i design och implementeringsfunktioner.

De flesta order och instruktioner om specifika handlingar med en anställd har en enhetlig form. De är föremål för obligatorisk överenskommelse med alla intressenter och bekantskap av den anställde mot kvitto. Kopior av personalbeställningar lagras i en personlig fil och originalen i separata mappar.

Journaler om personaljournalhantering, regler för registrering och förvaring

För att redogöra för rörelsen i personaltjänsten innebär det underhåll av specialiserade journaler. Dessa är tabelldokument i flersidigt format, oftast enhetliga. Vanligtvis startas de antingen i stora anteckningsböcker, eller så köps de färdiga i specialiserade butiker.

Typer av personaltidningar:

registrering av inkommande och utgående dokumentation, inklusive brev;
registrering av beställningar;
registrering av ankomst och avgång för anställda på affärsresor;
registrering av ansökningar, inlämningar, meddelanden, tjänstemän och PM;
registrering av former av arbetsböcker, deras bilagor;
bokföringsböcker för olika personalhandlingars förflyttningar m.m.

Alla magasin måste bindas och förseglas, och arken ska vara numrerade. De bör hållas åtskilda från alla dokument. Gärna i ett kassaskåp eller ett specialskåp.

Funktioner för att underhålla och lagra personliga filer

Att föra personliga register är inte obligatoriskt. De flesta organisationer samlar dock in anställdas register i en eller annan form. Naturligtvis är det bekvämare att göra detta i en mapp.

En personlig fil är en uppsättning dokumenterad personlig information om en anställd, insamlad och utformad i en viss ordning. Det kan innehålla en mängd olika dokument och kopior:

kopior av beställningar om den anställde;
kopior av uttalanden;
kopior av identitetshandlingar som bekräftar kvalifikationer, utbildning, förmåner och civilstånd;
frågeformulär;
egenskaper och recensioner;
referenser osv.

Personliga filer innehåller personlig information och bör hållas åtskilda från andra dokument. Tillgång till dem är endast tillåten för en strikt begränsad krets. tjänstemän. Vid uppsägning av personal överlämnas personakter för arkivförvaring.

Regler för registrering, förvaring och utfärdande av arbetsböcker samt bilagor

Alla organisationer är skyldiga att föra arbetsböcker för sin personal, med undantag för anställda som anställs på deltid. Vid den första antagningen skaffar arbetsgivaren självständigt tomma formulär och gör den första posten i dem. På titelsidan anger du relevanta uppgifter om den anställde. Därefter är det nödvändigt att övervaka deras relevans och göra ändringar i tid.

På huvuddelens spridning görs anteckningar om arbetskraft och Sociala aktiviteter anställd, hans fasta mottagning Alla anteckningar är numrerade på ett allmänt sätt och görs på grundval av en beställning. Uppsägningsprotokollet åtföljs av ett avtryck av organisationens sigill och chefens underskrift.

Tillverkad för hand, med blå kulspetspenna, tydlig och begriplig handstil. Övervaka noggrant relevansen och tillförlitligheten av de inmatade uppgifterna. Om det är nödvändigt att korrigera uppgifter måste de noggrant strykas över med en rad och matas in aktuell information. Denna åtgärd måste bekräftas av huvudets och sigillens underskrift.

Förvara arbetsböcker separat från andra dokument i ett kassaskåp. Det är förbjudet att överlämna dem till anställda eller tredje part utan särskild order från ansvariga myndigheter.

Funktioner för drift- och arkivlagring av personaldokument

Förvaringen av personalhandlingar bestäms av deras särskilda betydelse. De innehåller personlig information och är konfidentiella. Sådana uppgifter är inte föremål för obehörigt röjande. I annat fall åläggs anställda vid personaltjänsten och organisationschefen vite.

För organisation ordentlig förvaring personalhandlingar i personaltjänsten är det önskvärt med ett separat rum. Det måste finnas en ingång till den och den måste vara utrustad metalldörr med larm.

Själva dokumenten bör förvaras i metallskåp eller kassaskåp. Tillgång bör undvikas solljus och damm, samt temperaturskillnader och för hög luftfuktighet. Dessa enkla steg hjälper till att spara personuppgifter.

Vi rekommenderar också

Läser in...

Hem > Vägtransportutrustning