Dokument för att föra personaljournaler. HR-ledning från grunden

Personalredovisning är nödvändig på alla företag, oavsett ägarform, verksamhet och antal anställda. För dess kompetenta och kvalificerade ledning måste du vara väl insatt i arbetsrätt, hålla koll på förändringar i lagstiftningen och ha kompetens inom området personalkontorsarbete.

Vad är redovisning av personal och varför behövs det?

En integrerad del av varje företags verksamhet är personalregister. Det är ett lagreglerat arbete om registrering, redovisning och övervakning av rörelsen för anställda i organisationen.

HR-aktiviteter inkluderar:

mottagande av anställda;
uppsägningar;
horisontella (överföring mellan avdelningar) och vertikala (till exempel karriärtillväxt) rörelser;
affärsresa;
sjukskriven;
tidrapport;
semester (av något slag - årlig, utan lön, för graviditet, etc.);
personliga kort för varje anställd m.m.

Det gäller även bemanning:

upprätthålla militära register;
reglering arbetsförhållanden;
skapande och registrering av olika beställningar och instruktioner (till exempel om anställning, uppmuntran av en anställd, etc.);
arbetsorganisation och andra aspekter.

All dokumentation upprättas endast i enlighet med de normer och regler som krävs. Vissa former är enhetliga, andra är etablerade på själva företaget.

Kompetent organisation personalregister löser många problem och uppgifter för företaget. Naturligtvis finns det tusentals nyanser, men det finns grundläggande punkter som gäller för varje företag.

Hur organiserar man och till vem ska man anförtro upprätthållandet av personalregister?

Det finns flera sätt att organisera redovisningen. Allt beror på företagets egenskaper och på vilket val chefen gör. De vanligaste alternativen:

Skapa en hel HR-avdelning om företaget sysselsätter många personer

Och när personalen är liten kan du anlita en specialist. Fördelarna med denna metod är att arbetet organiseras av chefen på det sätt han tycker om och regleras och styrs efter dennes egna principer.

Det finns också nackdelar: det är svårt att kontrollera professionaliteten hos den anlitade specialisten, så det finns en risk att en inte helt kompetent personalhandläggare anställs.

Du kommer att behöva lägga tid och pengar på utbildning eller leta efter en annan anställd.

Fördelarna med detta alternativ för att organisera redovisning är att om en person rekommenderades, så gör han (kanske) verkligen jobbet, det vill säga att han testades i fallet. Självklart behöver man med en sådan personalhandläggare förhandla om arbetsvillkoren så att de passar båda parter.

Anförtro personalärenden åt en revisor eller en bra sekreterare

Fördelar: Det sparar tid och pengar. Det vill säga, det finns inget behov av att välja en personalansvarig, och det finns inga kostnader för att föra register.

Nackdelar: huvudproblemet när man väljer den här metoden - det är vad anställda utför extraarbete efter den huvudsakliga, vilket leder till fel, missar, luckor och en elementär brist på nödvändiga dokument. Och naturligtvis är professionell kunskap om ämnet personalredovisning viktig här. Och om samma sekreterare har dem, så minimeras risken för komplikationer i det här fallet. Och vice versa.

Anförtro personalredovisning till en outsourcingorganisation

Bra: all personalverksamhet faller på ett outsourcingföretag, som tar på sig ett sådant ansvar på basis av ett avtal. Förutom det faktum att konstant, kontinuerlig assistans ges för personalfrågor, minskar kostnaderna avsevärt genom att välja denna metod.

Nackdelar: du måste välja ett väletablerat, seriöst företag, och du måste också etablera interaktion, skapa ett koncept för att arbeta med specialister som kommer att arbeta utanför kontoret.
Chefen behöver bara välja det mest bekväma och lämpliga sättet för honom att upprätthålla personalregister och väga alla för- och nackdelar med varje metod.

Arbetsfunktioner för en personalarbetare

Följande uppgifter åläggs personaltjänstemannen i enlighet med instruktionerna och arbetsavtalet:

Detta är en ofullständig lista över arbetsuppgifter för en personalarbetare, kraven är ungefärliga. Det kan finnas fler av dem (eller färre), men i total Det är dessa färdigheter och förmågor som en personalspecialist bör besitta.

Personalredovisning: vilka dokument krävs?

Normalt måste varje företag ha följande typer av dokument som rör personal:

administrativa (personliga och produktionsordrar);
bekräftande arbetsaktivitet;
information och avveckling;
intern korrespondens;
loggar över kontroll och registrering.

Vissa personalhandlingar måste utan fel finnas hos företaget. Dessa inkluderar:
PVTR (interna arbetsbestämmelser);

Alla dokument lagras ett visst antal år. Är reglerade:

artikel eller avsnitt arbetslagstiftning;
resolution av den statliga statistikkommittén;
Federal lag och andra bestämmelser.

Om något (instruktioner, beställningar, etc.) inte är tillgängligt, kommer det att vara nödvändigt givet faktum att korrigera. I allmänhet är en av principerna för en personaltjänstemans arbete aktualitet. Det underlättar avsevärt arbetsdagarna och ger till och med rättskraft åt vissa handlingar. Detta är faktiskt väldigt viktigt – att inte driva den nuvarande verksamheten. Annars tenderar de att byggas upp som en snöboll.

Organisation av personaljournaler: hur ska man utföra, var ska man börja?

Efter att ha bosatt sig på en ny plats som personalansvarig måste du först revidera den obligatoriska dokumentationen. Om det visar sig (och det händer) att några viktiga papper från listan saknas, måste de återställas. Naturligtvis kommer det inte att vara möjligt att utföra sådant arbete på en dag.

Därför är det nödvändigt att lyfta fram de viktigaste positionerna och utgå från dem. Kontrollera förekomsten och läskunnigheten i designen (och om du behöver korrigera eller kompilera nytt dokument): bemanning, semesterschema, anställningskontrakt, beställningar, uppgifter om arbete.

Föra register över anställningsavtal, beställningar av personal. Skapa en registreringsbok för arbetsbok. Förstå personliga kort (T-2). Arbeta med lokala föreskrifter.
Det viktigaste är att fylla i alla aktuella dokument i tid. Arbete, förlitar sig på arbetslagstiftningen och reglerna för kontorsarbete. Och förstör inte papper på personal. Tidpunkten för deras lagring är godkänd av Federal Archives ("Lista ..." daterad 06.10.2000).

Alla redovisningsdokument behövs för insynen i arbetsförhållandena. Personalsystemet fastställer normer och principer som ger stabilitet för de anställda i organisationen och förvaltningar skapar gynnsamma förutsättningar för personalledning.

Bokföringsautomatisering - 1C: fördelarna med att arbeta med programmet

Håll personaljournaler, särskilt i stort företag– Det här är ett otroligt ansvarsfullt och enormt arbete i sin omfattning. Men här är misstag oacceptabla! Men idag finns det ett sätt att automatisera personaltjänstemäns verksamhet, vilket avsevärt kan underlätta och förenkla avdelningens arbete, förbättra verksamheten, vilket avsevärt minskar risken för fel.

Med hjälp av programmet 1C kan du föra register enligt lagkrav. Databasen ger tillförlitlig lagring av nödvändig information om anställda. Allt eftersom det ackumuleras blir det möjligt att bygga olika rapporter som kan hjälpa till att analysera arbetet och ta fram nya inriktningar. Rapporter kan till exempel se ut så här:

personalomsättningshastighet;
personalstatistik;
förflyttning av arbetare etc.

Programmet hjälper till att lösa nästan alla problem och uppgifter inom personalredovisning. Företagschefen, tack vare 1C, har möjlighet att få information om läget i denna avdelning, analysera och fatta rätt beslut. ledningsbeslut. Och även automatisering låter dig synkronisera aktiviteterna för flera företagstjänster (redovisning, personal, redovisningsavdelning), vilket förbättrar arbetseffektiviteten och skapar också alla förutsättningar för snabb utbetalning av löner.

Vilken psykolog kan behövas? Den här artikeln kommer att berätta om alla testernas hemligheter.

För att genomföra en skatterevision, läs artikeln: alla hemligheter med att välja en skatterevisionsspecialist.

Slutsats

Så sammanfattningsvis kan vi notera följande:

Personalredovisning är en viktig del av varje företags arbete.
Det finns flera sätt att organisera redovisningen. Valet är upp till ledaren.
En personalarbetares uppgifter bestäms av instruktionen och anställningsavtalet.
Det finns en lista över dokument relaterade till personalarbete som måste finnas i varje företag. Och du bör börja din karriär på personalavdelningen genom att kontrollera just dessa dokument.
Att föra register är mycket lättare om det är automatiserat.

Personalredovisning är kärnan för normala och effektivt arbete vilket företag som helst. Därför måste det närma sig med allt ansvar.

I kontakt med

För att föra register över all primär dokumentation på lämplig nivå är det välkoordinerade arbetet på personalavdelningen nödvändigt, som många arbetsprocesser i företaget beror på.

Detta är underhållet av allt som är relaterat till redovisning av medel och förflyttning av personal.

Tidiga betalningar, korrektheten i bildandet av dokumentation och förloppet av andra produktionsprocesser beror på effektiviteten av dess konstruktion.

Viktigt: nyckeln till det smidiga och snabba arbetet på personalavdelningen är välutbildade specialister som, förutom kontorsarbete, är väl medvetna om arbetslagstiftningen.

En personalredovisningsprocess behövs för att uppnå följande mål:

Korrekt fördela anställda efter processer;
Identifiera oanvända resurser;
Lös eventuella problem med personalen i tid.

Du kommer att lära dig hur du korrekt organiserar personaluppgifter i ett företag i den här videon:

Vilka frågor arbetar HR-avdelningen med?

I allmänhet löses alla frågor om personalens arbete av personalavdelningen:

Rekrytering och uppsägning;
Registrering av semester och betalningar relaterade till det;
Att samla in incitament och bonusar ligger också inom deras kompetensområde;
Bildande av bemanning. du får lära dig hur man upprättar en order för att godkänna bemanningstabellen;
Göra ändringar i arbetsschemat;
Andra arbetsmoment i staten.

Funktioner i personalregister

På företaget utförs varje steg i personalavdelningens arbete i enlighet med föreskrifter villkorligt kan alla typer av arbete delas in i följande:

Proceduren för att sammanställa och underhålla personaldokumentation;
Form av arbetsoförmåga;
Förberedelse av dokument för arkivering;
Underhåll av militära register i organisationen;
Lagring av personuppgifter för var och en av teamet;
Beräkning av försäkringspremier.

Hela personalens arbetsflöde kan delas in i två grenar:

För personal - personliga kort och alla beställningar kopplade till varje anställd individuellt;
Personal - Regler interna bestämmelser, föreskrifter om avdelningar, redovisningar av antalet anställda.

Personalvaruhuset förvarar därutöver alla handlingar som ligger till grund för att utfärda beställningar samt utlåtanden och lönebesked som inte är grundläggande utan skapar nödvändig grund för ytterligare dokumentation.

Härav följer att de viktigaste dokumenten är:

Kollektivavtal för att lösa de situationer som föreskrivs i det;
Arbetsbeskrivning, om en del av arbetsuppgifterna inte anges i kontraktet;
Regler om lön och bonusar för att lösa tvivelaktiga situationer relaterade till betalningar;
Andra bestämmelser avser regleringen av företagets livslängd.

Hur organiserar man personaljournaler?

Organisation av personalbokföring i företaget

För att starta hela processen med journalföring måste du först göra en grov översikt över arbetsplanen:

Innan du sammanställer den bör du studera all regulatorisk dokumentation.
Sedan tar de grundande dokument i spetsen och studeras, måste de alla motsvara riktiga papper.
Därefter förbereds arbetsflödet med hänsyn till chefens önskemål om att skapa en mapp för valfria papper.
Efter det genereras själva dokumentationen:

Inledningsvis upprättas alla handlingar rörande huvudet;

Viktigt: denna funktionär bestäms genom en tävling eller bolagsstämma medgrundare.

Sedan kommer turen till personallistan och interna arbetsbestämmelser;

Viktigt: bemanningsbordet kan utformas enligt en enhetlig form, medan det är absolut nödvändigt att sammanställa en lista över befattningar som krävs i produktionen, med början med huvudet.

En form av ett anställningsavtal håller på att utvecklas, vilket är obligatoriskt för att underteckna med varje anställd i organisationen;
Andra nödvändiga dokument och papper håller på att förberedas;
Den person som är ansvarig för arbetsböcker bestäms - i de första stadierna av bildandet av personalregister och företaget är chefen ansvarig för mottagande och registrering av anställda, baserat på detta är det nödvändigt att upprätta en order om ansvaret av direktören för mottagande och säkerhet av dokument;

Viktigt: först efter den officiella identifieringen av den ansvariga personen börjar registreringen av anställda.

Det är nödvändigt att säkerställa förvaring och användning av personalpapper.

Efter att ha anställt en personalansvarig tar han hand om hela rutinen för dokumenthantering - upprätthålla en tidrapport, semesterschema, dokumentär förflyttning av människor på företaget och så vidare.

Vilka dokument är relaterade till personalen?

Grundläggande dokumentation och dess utformning

Personalen använder ett nummer nödvändiga papper för kompetent personalledning:

Olika typer av order om anställdas rörelse - anställning, uppsägning, semester, affärsresa och andra;
Personaltabellen, som nödvändigtvis måste sammanfalla med klausulerna om arbetsschemat i huvudanställningsavtalet, annars kommer det att vara ett brott mot avtalet och leda till påföljder;
Tidrapport;
Anställningsböcker som förvaras på företaget under hela det undertecknade avtalets giltighetstid, dessa handlingar tillhör strikt ansvarighet, så att var och en antecknas i en särskild journal, och förvaringen utförs i ett särskilt kassaskåp;
Inre ordningsregler;
Anställningsavtal är bevis på ingående av arbetsförhållanden, de upprättas med varje anställd individuellt, på grundval av deras arbete arbetar den anställde officiellt i enlighet med punkterna som anges i dokumentet;
Bilagor till kontrakt upprättas för varje fall av ändringar av huvudklausulerna i arbetsavtal;
bildas årligen 2 veckor före årets slut, varje anställd måste bekanta sig med det, det är nödvändigt att forma detta dokument kompetent med kunskap om produktionens krångligheter så att den samtidiga resten av 2-3 personer inte stör hela företagets process;
Personlig fil - en mapp för varje anställd måste öppnas, ett personligt kort, ett personligt konto, alla beställningar undertecknade av chefens anställde, hans uttalanden och andra dokument som bildar kronologin för den anställdes handlingar placeras här. Detta dokument är relaterat till redovisningsdokumentation, det bildas i form av mappar och tidningar som sys, en vit fyrkant klistras på dem för att indikera huvuddetaljerna;
Arbetsbeskrivningar med en detaljerad indikation av anställdas rättigheter och skyldigheter;
Regelverket om ersättningar och bonusar ligger till grund för beräkning av utbetalningar till anställda. Vilka är reglerna för tillhandahållande av bonusar och materiella incitament LLC anställda läser.

Dessutom genereras många fler dokument, som hanteras av en anställd på personalavdelningen.

Vem är involverad i dokumenthanteringen?

Vanligtvis på stora företag det finns en personalavdelning som sköter all dokumentation och som även organiserar den.

Men i små företag sparar de på en personalarbetare, så till exempel görs detta på deltid Kamrer eller en sekreterare, och chefen ansvarar själv för att anställa och säga upp medarbetare.

HR-automatisering

Användning av olika datorprogram bokföring förenklar processen avsevärt, in det här ögonblicket det finns tillräckligt med dem.

Det nuvarande är förstås 1C: Enterprise, som låter dig skriva ut dokument automatiskt och automatisera hela processen, men det finns ett antal andra program som är mycket yngre och mer progressiva.

Personaladministration och personalredovisning.

Nyanser av IP och LLC

När du accepterar en anställd till ett företag och anger personalregister har varje form av ledning sina egna egenskaper, till exempel måste enskilda företagare registreras med status som arbetsgivare när de först anställer en anställd:

I FSS - 10 dagar från dagen för antagning av den första anställde;
I FIU - inom en månad från anställningsdatumet för den anställde.

Om detta antal dagar för registrering överskrids riskerar företaget påföljder.

Samtidigt är chefen skyldig att ta emot en signatur från anställda för att bekanta sig med regulatoriska dokument, för detta är det lämpligt att starta en journal.

Sanktioner för bristande personalregister

Viktigt: en egenföretagare har rätt att inte starta personaljournaler.

Om det inte finns några personaluppgifter på företaget eller organisationen utdöms böter:

För en tjänsteman från 1 000 till 5 000 rubel;
För en juridisk person från 30 000 till 50 000 rubel.

Dessutom kan företagets arbete avbrytas i 90 dagar. Om verifiering krävs, då:

Det kan inte vara oväntat, de varnar om det 3 dagar i förväg;
Det hålls också under en begränsad tid - 20 dagar;
Besöksuppdraget bör endast utföras med deltagande av chefen.

Slutsats

Personalredovisning, enligt den nuvarande lagstiftningen, är en integrerad del av alla affärsprocesser, det är oacceptabelt att utföra verksamheten i ett företag där heltidsanställda arbetar utan sådan redovisning, eftersom varje samarbete måste fastställas i förordningar med fixering av eventuella ändringar i den.

Regler för att organisera och föra personaljournaler - se här:

Personalredovisning tillsammans med bokföring och skatteredovisning låter det dig återspegla tillförlitlig information som är nödvändig för att företaget ska fungera fullt ut. Funktionerna i denna typ av redovisning, såväl som de viktigaste dokumenten som är involverade i den, kommer att diskuteras i vår artikel.

Upprätthålla personalregister

Håller på med personalregister involverar designen ett stort antal dokumentation som kommer att spegla information både separat för varje anställd och i allmänhet för hela företaget, samt skapande av regler som styr förfarandet för arbetsaktivitet.

Håller på med personalregister innebär att fastställa antalet anställda, vilket endast är möjligt med högkvalitativ spårning av alla rörelser. Huvuduppgift personalregisterär utarbetandet av dokumentbevis för en viss rörelse hos en anställd, allt från anställning, övergång till en annan position, registrering av ledighet och slutar med uppsägning.

Säkert, personalredovisning kan dock underhållas manuellt personalregister genom användning av programvara kan du minimera tiden för att förbereda dokumentation, särskilt om företaget har många anställda.

HR-rekord

Dokumentation personalregister kan vara både obligatoriskt, vars sammanställning föreskrivs i Ryska federationens arbetslagstiftning, och valfritt.

Till nödvändiga dokument personalregister relatera:

anställningsordning (T-1);
kontrakt med en anställd (TD-1);
arbetsbok (dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 nr 225 "Om arbetsböcker");

Om funktionerna i utformningen av arbetsböcker, se materialet .

anställds personliga kort (T-2);
överföringsdokument (T-5);
lämna order (T-6);
semesterschema (T-7);
bemanning (T-3);
tidrapport (T-12);
beslut om uppsägning (T-8).

De flesta personaldokument har en enhetlig form. Vissa dokument som arbetsgivaren bör utveckla självständigt:

kollektiv överenskommelse;
regler för inre ordning;
lönebestämmelser;
förordning om anställdas personuppgifter;
föreskrifter om arbetarskydd;
bonus tillhandahållande;

För information om bevarandetider för personalhandlingar, se materialet .

VIKTIG!Enligt art. 8 i Ryska federationens arbetslagstiftning, bestämmelser som bildas av organisationen som kränker en anställds rättigheter kan inte användas för att reglera arbetsförhållanden.

Alla redovisningshandlingar som upprättas av en personalarbetare godkänns av organisationens chef. Därefter måste den anställde sätta sig in i dem och sätta sin underskrift.

Det bör noteras att i vissa situationer kan utarbetandet av personaldokument undvikas: det är till exempel inte nödvändigt att upprätta arbetsbeskrivningar om arbetskontrakt funktionaliteten hos den anställde tillhandahålls redan. Detsamma gäller löneklausulen, som också är frivillig om avtalet anger arbetstagarens framtida inkomst.

Förekomsten av det här eller det dokumentet i personalregister beror på detaljerna i arbetet för en enskild anställd och företaget som helhet. Om företaget tillhandahåller skiftarbete bör ett skiftschema upprättas. När du utför arbetsuppgifter vid högsäkerhetsanläggningar bör en säkerhetsklausul skrivas i kontraktet byteshemlighet, samt utarbeta en lämplig förordning, som kommer att fastställa förfarandet för tillgång till hemligheter, ansvaret för att de avslöjas, samt villkoren för att avsluta sådan tillgång. Det är nödvändigt att upprätta ett fullständigt kontrakt ansvar med en anställd om denne har anknytning till värdefulla varor eller föremål.

Ansvar för brott i skötseln av personaljournaler

Det huvudsakliga tillsynsorganet som ansvarar för korrekt uppförande av personalregister, är statens yrkesinspektion. Den är utformad för att kontrollera personalens verksamhet och, om personalredovisning bedrivs med kränkningar, för att ta administrativt ansvar för brott mot arbetslagstiftningen.

Följande typer av ansvar särskiljs (artikel 419 i Ryska federationens arbetslag):

Administrativt - böter för tjänstemän och företag återspeglas i art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 i Ryska federationens administrativa kod. Administrativt ansvar uppstår oftast i avsaknad av nödvändiga personaldokument eller underlåtenhet att lämna in på begäran av en anställd eller organisation.

Exempel:Ivanov I.A. bestämde sig för att ta ett lån. För att göra detta behöver han en kopia arbetsbok och certifikat 2-NDFL. Arbetsgivaren vägrade att ge ut en kopia av arbetsboken. Arbetstagaren har anmälningsrätt tjänstefel arbetsgivare till yrkesinspektionen, som kommer att hålla företaget ansvarigt (dess tjänstemän) enligt art. 5.39 i Ryska federationens kod för administrativa brott i mängden 1 000 till 3 000 rubel.

Civilrätt - straffet föreskrivs i art. 15, 151 och kap. 59 i Ryska federationens civillag.

Exempel:Petrov S.F. skadades på arbetsplatsen. I enlighet med art. 1085 i den ryska federationens civillag, är arbetsgivaren skyldig att kompensera för förlorad lön under den anställdes vistelse på behandling, såväl som kostnaderna för hans behandling och återhämtning.

Straffansvar - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 i Ryska federationens strafflag.

Dessutom kan dokumenten för personaltjänster begäras av skattemyndigheterna, i händelse av underlåtenhet att lämna in dem uppstår ansvar enligt art. 126 Ryska federationens skattelag

Resultat

Korrekt och lägligt personalredovisning gör det möjligt för ledningen att göra företaget mer effektivt. För närvarande finns det många programvaruverktyg som hjälper till att optimera tiden för kompilering personaldokumentation och uppnå noggrannhet när du reflekterar data personalbokföring.

I den här artikeln kommer vi inte att tillhandahålla exempel på att fylla i formulär, bearbeta andra dokument eller texter av reglerande dokument som en organisation borde ha. Låt oss bara uppehålla oss vid sekvensen av arbetet med organisationen av personaladministrationen i ett företag från grunden.

Normativ bas

När du organiserar HR-registerhantering från grunden behöver du följande regulatoriska dokument:

GOST R 6,30-2003 " enhetligt system dokumentation. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.

Ryska federationens arbetslag (för att inte bli förvirrad i ändringar och tillägg är det vettigt att förvärva ny text i arbetslagstiftningen i dess ändrade lydelse - såvida inte din organisation naturligtvis har ett referensrättssystem installerat, som uppdateras regelbundet).

Instruktioner för att fylla i arbetsböcker, godkända av dekretet från Rysslands arbetsministerium daterat 10.10.2003 nr 69.

Regler för att underhålla och lagra arbetsböcker, förbereda arbetsboksformulär och tillhandahålla dem till arbetsgivare, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av 16 april 2003 nr 225 (som ändrat den 19 maj 2008).

Dekret från Rysslands Goskomstat daterad 05.01.2004 nr 1 "Om godkännande enhetliga former primära redovisningshandlingar för redovisning av arbete och dess betalning.

Listan över standardhanteringsdokument som genereras i organisationers verksamhet, som anger lagringsperioderna, godkänd av Federal Archives den 6 oktober 2000 (som ändrad den 27 oktober 2003).

Dessutom har boken av Ya.E. Varlamova och E.A. Kosheleva "Personal records management from scratch" (Moskva: Professionellt förlag, 2008).

notera

Många former av dokument i personalregisterhanteringen förenas av dekretet från Rysslands statliga statistikkommitté av 01/05/2004 nr 1 "Om godkännande av enhetliga former av primär redovisningsdokumentation för redovisning av arbete och dess betalning." Du kan hitta den i vilken helpdesk som helst. rättssystem(Consultant Plus, Garant, Code) eller på Internet finns det redan färdiga formulär från detta dekret, som du bara behöver kopiera till HDD. Dokument för vilka det inte finns några enhetliga formulär måste upprättas i enlighet med GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation System. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.

Steg 1: vi utvecklar dokument som måste finnas i företaget utan att misslyckas

Oftast börjar organisationen av produktionens personalverksamhet med utvecklingen av alla typer av föreskrifter och instruktioner, och det med rätta. Till regleringsdokument, som måste finnas i företaget utan misslyckande, inkluderar:

interna arbetsbestämmelser;

förordning om skydd av den anställdes personuppgifter;

föreskrifter om arbetarskydd och brandsäkerhet.

Allt annat får vänta: det är möjligt att ta på sig utvecklingen av dokument som är valfria först när de obligatoriska dokumenten upprättas.

Steg 2: anpassa bemanningen

Troligtvis har företaget redan utvecklat en bemanningstabell, det finns en personal med anställda som framgångsrikt utför sina uppgifter, med vilka anställningsavtal har slutits, order om anställning har utfärdats och poster har gjorts i arbetsböcker. Men som praxis visar är dessa dokument inte alltid korrekt upprättade.

Fråga redovisningsavdelningen om information om anställdas löner och namnen på deras positioner - baserat på dessa uppgifter måste du stämma av bemanningstabellen.

Det bör noteras att namnen på befattningarna i personallistan inte alltid överensstämmer med anställdas faktiska befattningar. Bokföringsavdelningen behöver egentligen inte denna information för att överföra betalningar och skatter, men program som 1C kräver att man fyller i ett avsnitt med sådan information, och ibland läggs en position in som inte stämmer överens med den faktiska. Före godkännandet av bemanningstabellen är det därför nödvändigt att förtydliga namnen på de anställdas befattningar med avdelningscheferna, företagsledningen eller de anställda själva.

Du kan också fråga revisorer om antalet anställda. Om redovisningen är automatiserad tilldelas personalnummer av programmet, om inte måste du tilldela dem själv, från den anställde som jobbar längst och slutar med den som kom till organisationen senast. Efter uppsägningen av en anställd är det bättre att inte överföra hans personalnummer till någon: låt alla nummer vara unika och tilldelas endast en person som någonsin har arbetat i företaget.

Medan revisorer förbereder en sammanfattning av anställda måste du kontrollera statusen för de anställdas personliga filer och deras personliga kort, om de hölls, och även ta reda på vilka dokument som saknas i den personliga filen för varje anställd. Varje anställd behöver skriva ett PM om vilka kopior av vilka dokument som ska förmedlas.

Steg 3: kontrollera att informationen i personallistan och anställningsavtalen överensstämmer

Efter att bemanningstabellen har upprättats är det nödvändigt att verifiera uppgifterna i den med uppgifterna i anställningsavtalen. Om informationen skiljer sig (vanligtvis är lönen felaktigt angiven eller helt enkelt "Lön enligt personallistan" anges, vilket är ett brott mot Ryska federationens arbetslag och kan medföra påföljder; datumen för undertecknandet av kontraktet faller på en ledig dag; underskriften av arbetsgivarens företrädare motsvarar inte den person som anges som ombud - till exempel istället för vd hans ställföreträdare undertecknade), då måste kontrakten göras om. I detta fall bör man utgå från det faktum att ett avtal undertecknat av en obehörig person i själva verket inte är ett avtal; det finns med andra ord inget skriftligt anställningsavtal. Därför måste den utfärdas, naturligtvis, det aktuella (äkta) datumet. I alla andra fall, gör det ytterligare avtal till anställningsavtalet, genom vilket anställningsavtalet kompletteras med nya villkor eller de villkor som angetts felaktigt preciseras (ändras).

Om kontraktet utförs korrekt, men ändringar har gjorts senare (ökning av lön, övergång av den anställde till annat arbete), måste ytterligare avtal upprättas för varje fall för varje anställd. Anställningsavtal och ytterligare avtal utarbetas i två exemplar, varav ett förblir hos företaget och det andra ges till den anställde.

Steg 4: kontrollera korrektheten av utförandet av personalorder

Därefter måste du kontrollera tillgängligheten och korrektheten av utförandet av beställningar för anställning, flytta anställda (om några), etc. (datum, signaturer, information som finns i dem). Beställningar ska överensstämma med innehållet i det anställningsavtal som ingåtts med anställda och bemanningstabellen. De måste undertecknas inte bara av företagets chef, utan också av den anställde själv. Om det inte finns några order om att anställa eller överföra arbetande anställda eller om de utsätts för överträdelser, måste de återställas, göras om eller "undertecknas ytterligare". Enligt lag är du inte ansvarig för vad som hänt före dig, men den anställde har rätt att kräva en kopia av en sådan order, och han måste tillhandahålla den.

Steg 5: kontrollera korrektheten av att underhålla arbetsböcker

Nästa steg i arbetet är att kontrollera tillgängligheten av arbetsböcker. Böcker över alla registrerade anställda ska föras i företaget. Om du hittar böcker av pensionerade anställda, måste du skicka ett rekommenderat brev med ett returkvitto till ägarna av böckerna med en begäran om att komma för en arbetsbok eller ge en adress dit den kan skickas. Efter att ha fått svar ska arbetsboken skickas med rekommenderat paketpost med returkvitto. Om det inte finns något svar, lägg bara ett meddelande om mottagande av brevet i arbetsboken. Arbetsböcker för icke-arbetande anställda ska förvaras åtskilda från resten tills de krävs, dock inte mindre än 50 år.

Om det inte finns något register över anställning eller överföring i arbetsboken, skynda dig inte att göra det. Läs först noggrant båda dokumenten som reglerar ifyllningen av arbetsböcker: Instruktioner för att fylla i arbetsböcker och reglerna för att underhålla och lagra arbetsböcker, förbereda arbetsboksformulär och förse arbetsgivare med dem. Och först när du är säker på dina kunskaper kan du börja skriva in i arbetsboken. Tänk på: en felaktigt utförd anteckning kan leda till att den anställde inte får tillgodoräknas tjänstgöringen i det företag där felanteckningen gjordes.

Steg 6: vi upprättar personliga filer eller personliga mappar för anställda (om de inte har sparats hos dig)

Se till att utfärda personliga kort för anställda i blankett nr T-2. Idag låter många program dig fylla i blankett nr T-2 på en dator och skriva ut den på vanligt papper, vilket vissa personaltjänstemän använder. Statsarkiven accepterar dock fortfarande personliga kort endast på tjockt papper av "halvkartong". Därför, om din organisation är en källa till personal statsarkiv, köp blanketter nr T-2 i pappershandeln i mängd som krävs eller köp lämpligt papper för att skriva ut dem.

Personliga kort fylls i av en personalansvarig - en sådan instruktion finns i instruktionerna för användning av enhetliga formulär (Resolution från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 05.01.2004 nr 1).

Kopior av handlingar som erhållits från anställda (pass, försäkringsbevis etc.) ska läggas i "filer"-mappar, varefter en inventering av varje ärende görs och dina personliga mappar bildas. Du kan även bifoga kopior av beställningar och kontrakt till dem så att all information om medarbetaren finns på ett ställe, men det är inte nödvändigt. Foton på anställda kan limmas på personliga kort.

Ofta läggs personliga filer in i blankett nr T-2, vilket inte är sant: personliga kort bör lagras separat från alla andra dokument.

Nya dokument och kopior läggs till i den personliga mappen när de blir tillgängliga.

Steg 7: upprätta nödvändiga bokföringsböcker eller journaler

Bokföringsboken för förflyttning av arbetsböcker och bilagor i dem och inkomst- och utgiftsboken för redovisning av arbetsbokens former och inlagor i den kan endast föras i pappersform. Eftersom dessa är redovisningsjournaler för strikta rapporteringsformulär, är varje sida i boken numrerad, och den själv sys och förseglas med organisationens sigill.

Steg 8: Schemalägg semester

Två veckor före nyår ska organisationen godkänna semesterschemat. Arbetet med det bör börja i november. Om företaget är litet kan du intervjua anställda om när de skulle vilja åka på semester, om det är stort skicka ett brev till avdelningscheferna och be dem lämna sådan information till sin avdelning.

När du schemalägger semester, se till att när anställda på en liten avdelning åker på semester, riktningen inte skulle förbli ostängd. Till exempel, om det bara finns två försäljningschefer i ett företag, bör deras semestrar inte sammanfalla i tid, inte ens delvis, dessutom bör det finnas en period av gemensamt arbete - att överföra ärenden från en chef till en annan.

Om du själv intervjuar anställda om tidpunkten för att åka på semester och en konflikt uppstår om vem och när som går, försök inte lösa det själv - uppmärksamma ledningen på informationen och upprätta ett schema i enlighet med ledningens beslut . Om du begär information via avdelningschefer, lita på beslutet tvistefrågor dem. Det tar vanligtvis en till tre veckor att samla in information för schemaläggning av semester.

Efter anmälan ska semesterschemat lämnas in för godkännande till rektor.

Två veckor före semesterns början är det nödvändigt att meddela den anställde om dess inträffande och utfärda ett beslut om att bevilja semestern. Semesterns starttid kan ändras efter överenskommelse av den anställde med chefen. Om den anställde vid tidpunkten för semesterns början blev sjuk och lämnade en sjukskrivning, är det nödvändigt att på hans begäran skjuta upp semestern till en annan tidpunkt som är lämplig för honom. Alla dessa ändringar görs i motsvarande kolumner i semesterschemat. Och glöm inte att en anställd inte kan åka på semester två år i rad och den obligatoriska betalda semestern kan endast ersättas av ekonomisk ersättning i händelse av den anställdes uppsägning.

Steg 9: vi skapar personalfiler

Ärenden kan slutföras i följande ämnen:

”Beställningar på personal (anställning, uppsägning, övergång, bonusar, uppmuntran, ledighet utan att spara lön, skicka till långa tjänsteresor och tjänsteresor utomlands)” (hållbarhet – 75 år);

"Beställningar på personal (regelbunden och studieledighet, tjänstgöring, straffavgifter, kortvariga affärsresor inom Ryssland)" (hållbarhet - 5 år);

"Anställningsavtal";

"Personliga saker";

"Personliga kort";

"Företagets regleringsdokument (föreskrifter, instruktioner)";

"Korrespondens i personalfrågor med statliga organ och kommersiella organisationer" och så vidare.

Semesterschema, tjänstgöringsschema, bemanningsbord det är bekvämare att dela upp dem i separata fodral och lagra dem i tunna mappar.

Det är bekvämare att lagra personliga filer och personliga kort i alfabetisk ordning i enlighet med namnen på anställda, alla andra dokument - i kronologisk ordning när dokumentet kommer.

Beställningar på personlig basis har två lagringstider: 5 och 75 år, därför delas de upp i minst två fall (alla beställningar som inte är listade med 5-årig lagringstid har en lagringstid på 75 år).

Om företaget är tillräckligt stort och mer än 250 ark bildas i en fil inom ett år, måste den delas upp i flera filer eller i volymer (till exempel: "Anställningsavtal (A-K)", "Anställningsavtal (L-Z)" ; " Beställningar på personal (regelbunden och studieledighet)", "Beställningar på personal (plikter, straffavgifter, kortvariga affärsresor inom Ryssland)").

När man bildar ärenden är det nödvändigt att använda avsnitten 7 och 8 i listan över standardhanteringsdokument som genereras i organisationens verksamhet, som anger lagringsperioderna.

Steg 10: upprätta en nomenklatur över fall

Ärendenomenklaturen kan upprättas separat enligt personaldokument eller inkluderas i organisationens allmänna ärendenomenklatur.

Generellt sett skiljer sig processen med att bilda ärenden och upprätta en nomenklatur i personalkontorsarbete inte från bildandet av ärenden och att upprätta en nomenklatur i det allmänna kontorsarbetet.

Och först efter alla stadier kan du börja utvecklas Arbetsbeskrivningar, föreskrifter om personal och andra valfria (inte obligatoriska ur den ryska federationens arbetskod) lokala föreskrifter.

Yu.V. Eremeeva,
kanslichef, medlem i Club of Professional Secretaries