Opis stanowiska osobisty asystent szefa. Opis stanowiska Asystent Dyrektora Generalnego

I.Postanowienia ogólne .

Niniejszy opis stanowiska określa prawa, obowiązki i odpowiedzialność osobistego asystenta kierownictwa, zwanego dalej „Spółką”.

	Stanowisko	Osobisty asystent kadry kierowniczej
	Kwalifikacje	Wykształcenie i doświadczenie zawodowe: wykształcenie wyższe (niepełne wyższe); 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku; Płynność język angielski(ustne i pisemne). Wymagana wiedza i umiejętności: znajomość etykiety biznesowej, zasad komunikacji biznesowej, rozmów telefonicznych; znajomość komputera PC (MS Office) i sprzętu biurowego; umiejętność przewodzenia korespondencja biznesowa w języku rosyjskim i angielskim; posiadanie poprawna mowa i listownie; odpowiedni profesjonalny wizerunek; reprezentacyjny wygląd; dyplomacja, umiejętność zachowania ostrożności i rozwagi w sprawach poufnych; umiejętność znalezienia wzajemnego zrozumienia z kierownictwem, współpracownikami, klientami; odporność na stres, dobra wola; znajomość przepisów wewnętrznych plan pracy Społeczeństwo.
	Raportowanie bezpośrednie
	Obecność i skład podwładnych
	Kolejność zastępstwa	asystent sekretarza

II.Prawa

Osobisty asystent ma prawo do:

1. Reprezentować Spółkę w relacjach z innymi organizacjami, reprezentować interesy Spółki w organizacjach zewnętrznych przy organizowaniu spotkań i połączeń telefonicznych kierownictwa.

2. Żądać i otrzymywać niezbędnych materiałów, dokumentów, informacji od pracowników innych działów w celu wykonania polecenia kierownictwa Spółki i bezpośredniego przełożonego.

3. W ich obowiązki służbowe podpisuje i potwierdza dokumenty, a mianowicie: listy motywacyjne faksów wychodzących, wniosków; wnioski o jednorazowe wejściówki do budynku administracyjnego.

4. Samodzielne prowadzenie korespondencji/negocjacji z organizacjami zewnętrznymi w kwestiach związanych z rozwiązywaniem bieżących spraw, które nie wymagają decyzji wyższego kierownictwa i zgody innych pracowników, a mianowicie wyjaśniających charakter – w celu rozwiązania bieżących spraw związanych z harmonogramem pracy zarządzania lub realizacji zamówień, które nie nakładają żadnych zobowiązań.

IV.Odpowiedzialność

Osobisty Asystent Kierownictwa odpowiada za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych niniejszym Opisem stanowiska – w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacja Rosyjska.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności – w granicach określonych przez obowiązujące przepisy administracyjne, karne i prawo cywilne Federacja Rosyjska.

3. Za spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

Pracownik społeczny

________________/____________/

Kierownik Działu Kadr

___________________/_________/

Kierownik Biura Administracyjnego

___________________/_________/

Informacje ze strony internetowej Business Network RB.RU

ZATWIERDZIĆ
CEO
Nazwisko I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Asystent kierownika należy do kategorii specjalistów.
1.2. Zastępca kierownika jest powoływany na stanowisko i zwalniany z niego w drodze postanowienia CEO firm.
1.3. Asystent wykonawczy podlega bezpośrednio prezesowi firmy.
1.4. Podczas nieobecności zastępcy kierownika jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnik, który jest ogłaszany w zamówieniu dla organizacji.
1.5. Na stanowisko asystenta kierownika zostaje powołana osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe lub niepełne wyższe, doświadczenie w podobnej pracy od roku, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka), programy Microsoft Office (Word , Excel), praca biurowa.
1.6. Asystent kierownika kieruje się w swoich działaniach:
- akty prawne RF;
- Statut przedsiębiorstwa, wewnętrzne przepisy pracy, inne przepisy prawne firmy;
- rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki zawodowe
2.1. Planuje dzień pracy szefa (spotkania, rozmowy, recepcja itp.).
2.2. Zapewnia obsługę techniczną działań kierownika (zamawianie transportu, biletów; organizowanie spotkań, negocjacji itp.)
2.3. Towarzyszy managerowi na spotkaniach, wycieczkach itp.
2.4. Bierze udział w negocjacjach, spotkaniach biznesowych, przyjęciach okolicznościowych; prowadzi protokoły i inne dokumenty dokumentujące przebieg i wyniki spotkań i negocjacji.
2.5. W imieniu kierownika koordynuje określone sprawy z pracownikami jednostek strukturalnych, przekazuje im instrukcje i polecenia kierownika; kontroluje wykonanie dyspozycji i zleceń.
2.6. Gromadzi materiały i informacje wymagane przez Dyrektora Generalnego, przygotowuje materiały analityczne, informacyjne, referencyjne i inne oraz przekazuje je kierownikowi.
2.7. Prowadzi prace biurowe, przyjmuje korespondencję przychodzącą do rozpatrzenia przez kierownika, przyjmuje do podpisu kierownika dokumenty i oświadczenia osobiste, prowadzi ewidencję i rejestrację, przekazuje kierownikowi.
2.8. Umawia się z kierownikiem, organizuje przyjmowanie gości.
2.9. W imieniu kierownika sporządza pisma, prośby i inne dokumenty.
2.10. Wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbiór niezbędne materiały, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracji), prowadzi i sporządza protokoły spotkań i spotkań.
2.11. Wykonuje indywidualne czynności urzędowe kierownika.

3. Prawa
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przekaż kierownictwu sugestie dotyczące usprawnienia ich pracy i pracy firmy.
3.3. Żądać osobiście lub w imieniu kierownika oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych oraz bezpieczeństwa wszystkich dokumentów wynikających z działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków.
4.2. Za nieprzestrzeganie aktualnych instrukcji, nakazów i nakazów konserwacji tajemnica handlowa i informacje poufne.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscyplina pracy, przepisy bezpieczeństwa i bezpieczeństwo przeciwpożarowe.

Zbiór opisów stanowisk

Przybliżona forma

Popieram

___________________________________ (nazwisko, inicjały)
(nazwa organizacji, przed ________________________
akceptacja itp., jej organizacyjny (dyrektor lub inna osoba)
forma prawna) osoba urzędowa, upoważniona
musi zatwierdzić
nostalgiczna instrukcja)

„” ____________ 20__

Opis pracy
wicedyrektor
w głównych kwestiach działalności
______________________________________________
(nazwa organizacji, przedsiębiorstwa itp.)

„” ____________ 20__ N__________

Ten opis stanowiska został opracowany i zatwierdzony dla
podstawa umowa o pracę z __________________________________________
(nazwisko stanowiska osoby, dla której
______________________________________________________ i zgodnie z
ten opis stanowiska został sporządzony)
przepisy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i innych przepisów
akty rządzące stosunki pracy W Federacji Rosyjskiej.

I. Postanowienia ogólne
1.1. Asystent reżysera należy do kategorii technicznej
wykonawców, są z niej zatrudniani i zwalniani na zlecenie
dyrektor przedsiębiorstwa.
1.2. Osoba, która ma
wyższy profesjonalna edukacja, brak wymogu doświadczenia
praca lub wykształcenie średnie zawodowe i doświadczenie zawodowe
specjalizacja od co najmniej _________ lat.
1.3. Asystent Dyrektora podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu
________________________________________________________________________.
(przedsiębiorstwa, organizacje, jednostki strukturalne)
1.4. Podczas nieobecności zastępcy dyrektora (urlop, choroba itp.)
jego obowiązki wykonuje zastępca powołany zgodnie z
zamówienie i ponosząc pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie
przypisane mu obowiązki.
1.5. W swojej pracy asystentem reżysera kieruje:
- dokumenty normatywne dotyczące zagadnień wykonywanych prac;
- materiały dydaktyczne odnoszące się do istotnych kwestii;
- statut przedsiębiorstwa;
- przepisy prawa pracy;
- rozkazy i rozkazy dyrektora przedsiębiorstwa
(bezpośredni przełożony);
- ten opis stanowiska.
1.6. Zastępca dyrektora musi wiedzieć:
- uchwały, nakazy, nakazy i inne wytyczne
materiały i przepisy prawne odnoszące się do działalności przedsiębiorstwa i
Praca w biurze;
- struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem i jego oddziałami;
- organizacja pracy biurowej;
- metody rejestracji i przetwarzania dokumentów;
- archiwizacja;
- maszynopis;
- zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i komunikacyjnych;
- standardy ujednolicony system organizacyjne i administracyjne
dokumentacja;
- zasady drukowania listów biznesowych na standardowych formularzach;
- podstawy etyki i estetyki;
- przepisy prawne komunikacja biznesowa;
- podstawy organizacji i zarządzania pracą;
- zasady działania Informatyka;
- podstawowe przepisy Prawo administracyjne i ustawodawstwo
o pracy;
- wewnętrzne przepisy pracy;
- Zasady i normy ochrony pracy.

II. Funkcje
Zastępca dyrektora ma następujące obowiązki:
2.1. Realizacja prac w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego

2.2. Prowadzenie ewidencji, rozliczanie zleceń wymagających kontroli
za ich wykonanie.
2.3. Udział w opracowywaniu działań racjonalizacyjnych
przepływ pracy.
2.4. Organizacja przyjmowania gości.

III. Odpowiedzialność zawodowa
Aby wykonywać powierzone mu funkcje, zastępca dyrektora
przedsiębiorstwa muszą:
3.1. Prowadzić prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego
czynności administracyjno-administracyjne kierownika przedsiębiorstwa.
3.2. Zaakceptuj przychodzące do rozpatrzenia przez kierownika
korespondencję, przekaż ją zgodnie z decyzja w
podziały strukturalne lub określone elementy wykonawcze do użytku w
proces pracy lub przygotowania odpowiedzi.
3.3. Prowadź prace biurowe, wykonuj różne operacje z
korzystanie z technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i
prezentacja informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji.
3.4. Przyjmuj dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownikowi
przedsiębiorstw.
3.5. Przygotuj dokumenty i materiały niezbędne do pracy
lider.
3.6. Zapewnij terminowe przeglądanie i składanie
podziały strukturalne i konkretni wykonawcy dokumentów,
odebrane do egzekucji, sprawdzić poprawność egzekucji
przygotował projekty dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu,
zapewnić jakość edycji.
3.7. Organizuj rozmowy telefoniczne z managerem
zapisz informacje otrzymane pod jego nieobecność i przynieś je do niego
informować o swojej treści, przesyłać i odbierać informacje o
urządzenia odbiorcze i domofonowe (telefaks, teleks itp.), a także
wiadomości telefoniczne, terminowe przekazywanie mu informacji,
otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych.
3.8. W imieniu szefa pisać listy, prośby, inne
dokumentów, przygotowujemy odpowiedzi dla autorów listów.
3.9. Prowadzić prace nad przygotowaniem spotkań i spotkań,
prowadzone przez kierownika (zbiór niezbędnych materiałów, zgłoszenie)
uczestnikom o czasie i miejscu wydarzenia, programie, ich rejestracji),
sporządzać i sporządzać protokoły posiedzeń i posiedzeń.
3.10. Monitoruj wydajność pracowników
wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzegania terminów
realizacja poleceń i poleceń kierownika przedsiębiorstwa, podjętych
kontrola.
3.11. Prowadź plik kontrolny i rejestracyjny.
3.12. Dostarczać Miejsce pracy szef niezbędnych
sprzęt organizacyjny, artykuły papiernicze,
stworzyć warunki sprzyjające jej efektywnej pracy.
3.13. Drukuj materiały biurowe pod kierunkiem kierownika,
niezbędne do jego działania, lub do wprowadzania aktualnych informacji do banku danych.
3.14. Organizuj przyjmowanie gości, promuj efektywność
rozpatrywanie próśb i propozycji pracowników.
3.15. Formularze skrzynek zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą,
zapewnić im bezpieczeństwo i terminy archiwizować.
3.16. Skopiuj dokumenty na kopiarce osobistej.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Prawa
Asystent dyrektora ma prawo:
4.1. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa firmy,
związanych z jego działalnością.
4.2. Prześlij propozycje do rozpatrzenia przez kierownictwo
usprawnienie pracy związanej z nałożonymi obowiązkami
tej instrukcji.
4.3. Otrzymuj od kierowników działów strukturalnych,
informacje i dokumenty niezbędne do wykonywania ich
obowiązki służbowe.
4.4. Wymagaj od kierownictwa przedsiębiorstwa pomocy w:
wykonywania swoich obowiązków i praw.

V. Odpowiedzialność
Zastępca dyrektora odpowiada za:
5.1. Za niewykonanie (niewłaściwe wykonanie) swojego urzędnika
obowiązki określone w niniejszym opisie stanowiska
w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
5.2. Dla osób zaangażowanych w trakcie wykonywania swojej działalności
wykroczenia – w granicach określonych przepisami administracyjnymi, karnymi i
ustawodawstwo cywilne Federacji Rosyjskiej.
5.3. Za wyrządzanie szkód materialnych - w ustalonych granicach
prawo pracy, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

Opis stanowiska został opracowany zgodnie z ________________
(Nazwać,
_____________________________.
numer i data dokumentu)

Kierownik jednostki strukturalnej (inicjały, nazwisko)
obsługa personelu _________________________
(podpis)

„” _____________ 20__

ZGODA:

Szef Dział prawny

(inicjały, nazwisko)
_____________________________
(podpis)

"" ________________ 20__

Znam instrukcję: (inicjały, nazwisko)
_________________________
(podpis)

Podczas formowania personelu szef dowolnej organizacji musi koniecznie poinformować zatrudnionego pracownika o jego oficjalnych obowiązkach. Pisząc instrukcję, kierownik musi zachować kolejność jej sekcji, konkretną strukturę.Zazwyczaj opisuje się charakterystykę zawodu, oficjalne stanowisko pracownika w strukturze, wymagania, jego prawa i obowiązki. Zastępca kierownika, podobnie jak reszta pracowników organizacji, jest zobowiązany do działania i przestrzegania wszystkich wymagań tego dokumentu.

Instrukcja jest napisana przez szefa zgodnie z ustalonymi standardami, nie powinna naruszać Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Musi to być koniecznie skoordynowane z odpowiednimi służbami (prawnik, kierownik działu personalnego), zaznajomiony z kandydatem na stanowisko, podpisany przez obie strony. Jednocześnie niektórzy prawnicy nie uważają obecności takiego dokumentu za obowiązkową do sformalizowania stosunków służbowych.

Przydatność opisu stanowiska

Główny cel:

pomoc menedżerowi w jego codziennych czynnościach;
maksymalna informacja o obowiązkach, funkcjach, wymaganiach dla pracowników;
w przypadku rozprawy łatwiej będzie wykazać niezgodność z zajmowanym stanowiskiem;
nieobecność w umowie dokładna informacja o cechach funkcji i bezpośrednich obowiązków pracownika;
umożliwia kandydatowi na stanowisko usprawiedliwioną odmowę z powodu niespełnienia wymagań na stanowisko;
pozwala na rozgraniczenie obowiązków między pracownikami organizacji;
pozwala ocenić wydajność każdego pracownika;

Obecność instrukcji jest przydatna dla samego asystenta. Wyraźnie zna swoje prawa i obowiązki. Nie jest wymagane wykonywanie funkcji, które nie są określone w instrukcji.

Normatywne – ramy prawne sporządzania opisów stanowisk pracy

Wygląda to w zasadzie tak:

aktualne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;

Ustawodawstwo pozwala na powierzenie pracownikowi dowolnych funkcji, jeśli ma zaufanie, posiada wystarczającą wiedzę, doświadczenie, kwalifikacje do rozwiązywania takich problemów. Należy pamiętać, że pełnomocnictwo musi być wydane przez kierownika jego zamówienia.

Opis pracy;

Opis stanowiska jest sporządzany z uwzględnieniem specyfiki stanowiska, ustala zakres uprawnień. Powinien odzwierciedlać rzeczywistą pracę wykonywaną przez zastępcę kierownika.

dokumenty wewnętrzne:
statut organizacji, dyrektywy zarządu, zasady Przepisy wewnętrzne i zachowanie.

Asystent musi szybko poruszać się w ramach prawnych regulujących jego działalność i pracę podległych mu urzędników. Musi studiować ustawodawstwo federalne, regionalne, dokumenty regulacyjne organizacji.

Główne części opisu stanowiska

Strukturę przedstawiają państwowe podręczniki kwalifikacji pracowników. Zawiera wszystkie podstawowe wymagania stawiane asystentowi kierownika i wskazuje jego miejsce w strukturze organizacji.

Główne elementy instrukcji:

jej postanowienia ogólne. Określone są warunki rejestracji w państwie, procedura zwolnienia, podporządkowanie w organizacji, zasady zastępowania asystenta pod jego nieobecność. Wskazany jest poziom kwalifikacji, wykształcenia, umiejętności, doświadczenia;
wymagania i umiejętności;
odpowiedzialność zawodowa. Główne funkcje asystenta są wyraźnie wskazane;
uprawnienie. Ten paragraf określa stopień kompetencji, prawa asystenta;
odpowiedzialność. Przepisany poziom ogólny szczególna odpowiedzialność za błędy, naruszenia popełnione w pracy, ich lista jest wskazana (na żądanie szefa);
połączenia zawodowe. Sekcja określa zakres oficjalnych interakcji z innymi członkami zespołu. Wskazane jest, z kim iw jakich konkretnie sprawach wymagana jest współpraca.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.

Postanowienia ogólne

Postanowienia podstawowe:

asystent – specjalista, który pomaga mu w sprawach technicznych i dokumentacyjnych;
powołanie na stanowisko i zwolnienie z niego odbywa się na polecenie szefa organizacji;
w trakcie pracy asystent postępuje zgodnie z poleceniami i instrukcjami tylko kierownika;
podczas jego nieobecności zapewniony jest odpowiedni zamiennik, wskazane jest stanowisko jego zastępcy, wydawane jest zamówienie na zastąpienie organizacji;
asystent musi mieć profil wyższa edukacja. Doświadczenie w profilu - minimum dwa lata. Być może będziesz musiał podnieść swoje kwalifikacje podczas ubiegania się o pracę.

Wymagania

Rola asystenta wykonawczego może obejmować bardzo różne funkcje.

Osobą zajmującą to stanowisko w praktyce może być:

w rzeczywistości jego zastępca i raport bezpośrednio do lidera i tylko do niego. Często ma podwładnych innych pracowników;
osobisty asystent. Wykonuje pracę sekretarki i znajduje się w recepcji, należy również do specjalistów. Jednocześnie podlega nie tylko szefowi, ale także szefowi służby personalnej w zakresie funkcji sekretariatu.

Taki asystent ma znacznie mniej praw i uprawnień niż specjalista odpowiadający w swoich funkcjach zastępcy szefa. Może mieć wykształcenie średnie, doświadczenie w tej specjalności może nawet nie być wymagane.

Niewłaściwe jest określanie tych pozycji. Jedna zakłada wykonywanie funkcji głównie pomocniczych, a zastępca kierownika pełni funkcje organizacyjne i administracyjne.

Podstawowe wymagania dla asystenta pełniącego funkcje organizacyjno-administracyjne:

przestrzegać wymagań umowy o pracę, opisu stanowiska;
znać zasady etykiety korporacyjnej i komunikacji biznesowej;
dogłębne poznanie przepływu pracy, prowadzenia dokumentacji sprawozdawczej i struktury organizacji;
kompetentnie prowadzić negocjacje biznesowe;
być w stanie sporządzić ważne dokumenty;
informować kierownika w zakresie składania ważnych raportów;
pracować na komputerze PC, wykorzystywać sprzęt w biurze (skaner i drukarka) do wykonywania swoich bezpośrednich obowiązków;
pożądana wiedza języki obce(na poziomie komunikacji);
być w stanie sporządzić standardowe umowy.

Kierownik przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę znaczenie stanowiska swojego asystenta, może uzupełnić określoną listę, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji i jej pracy.

Obowiązki Asystenta Kierownika

Asystent ma wiele obowiązków, pracując bezpośrednio z menedżerem.

Główne obowiązki to:

ściśle przestrzegać wszystkich poleceń, poleceń kierownictwa;
zaplanuj codzienną rutynę menedżera na następny dzień. Opracowuj, koordynuj czas wizyt, przyjęć. Terminowo prześlij harmonogram kierownikowi;
towarzyszyć szefowi na przyjęciach, na wycieczkach;
przyjmowanie gości, tworzenie list wizyt kierowniczych, odpowiadanie na rozmowy telefoniczne i przedkładają różne zaświadczenia zgodnie z ich uprawnieniami;
zapewnienie działań kierownika, rozwiązywanie problemów technicznych (organizacja negocjacji, spotkań, rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli);
przygotować spotkania, spotkania, spotkania szefa, powiadomić wszystkich uczestników o porządku obrad i czasie spotkania;
prowadzić protokoły z przebiegu i wyników spotkań, spotkań, negocjacji, dokumentować ich wyniki;
koordynować pracę działów, działów organizacji, zgodnie z instrukcjami i poleceniami kierownika;
zwracać uwagę kierowników działów strukturalnych na rozkazy kierownictwa, kontrolować terminy ich realizacji;
przyjmować, rejestrować dokumenty i wnioski złożone do podpisu kierownika, przekazywać je kierownikowi;
przygotowujemy pisma, prośby, inne dokumenty w imieniu kierownika;
zapewnić uwzględnienie pełnomocnictw wystawionych przez kierownika;
komunikować się samodzielnie z pracownikami działów i innych organizacji, rozwiązywać szereg pojawiających się problemów, które można rozwiązać bez kierownika;
otrzymać niezbędne informacje – zebrać wymaganą dokumentację na żądanie kierownika;
Kucharz pomoce wizualne, dokumentacja wymagana do spotkań;
organizować pracę biurową, zarządzać, kontrolować działalność urzędników;
odbierać, rejestrować i przedstawiać kierownikowi korespondencję wysłaną do kierownika;
komunikować się z gośćmi. Spotyka się z klientami organizacji, personelem, prowadzi ewidencję i organizuje osobiste przyjęcia gości do szefa. Odpowiedz również na ich pytania, które sam może rozwiązać.

zakres zadań

Główne uprawnienia i uprawnienia asystenta:

rejestrują się, podpisują dokumenty w zakresie ich kompetencji;
uzyskać dostęp do zamkniętej dostęp publiczny informacje w razie potrzeby;
studiować dokumenty związane z działalność zawodowa;
znać strukturę, kierownictwo wszystkich działów organizacji;
- sporządzać pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowywać odpowiedzi na wnioski (w imieniu kierownika);
zapytaj przedstawicieli dywizji strukturalnych Wymagane dokumenty, materiałów, otrzymywania informacji w zakresie niezbędnym do realizacji ich bezpośrednich obowiązków;
zapoznać się z decyzjami, rozkazami i rozkazami szefa;
uczestniczyć w spotkaniach, spotkaniach liderów organizacji;
złożyć wniosek do kierownika o zgodę na przekazanie ważnych dokumentów jednostkom strukturalnym;
wysyłać sugestie dotyczące usprawnienia ich pracy i działalności firmy;
organizacja miejsca pracy menedżera, tworzenie warunków do skutecznej i efektywnej pracy.

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy samej organizacji i specyfikę pracy asystenta, proponowaną listę uprawnień i uprawnień można zmienić, znacznie rozszerzyć lub odwrotnie, zmniejszyć.

Zwykle ostateczna klauzule-postanowienia o miarach odpowiedzialności obowiązujących pracownika.

Odpowiedzialność asystenta

Kary za naruszenie umowy, opisu stanowiska, regulaminów wewnętrznych, przepisów prawa powinny być zgodne wyłącznie z obowiązującym prawem. Zwykle stopień odpowiedzialności reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Zastępca Kierownika jest odpowiedzialny za:

nienależyte wykonywanie obowiązków służbowych, odmowa ich wykonania;
naruszenie terminów wykonania wymaganej pracy;
naruszenie nakazów, decyzji, uchwał szefa;
działania wykraczające poza ich kompetencje;
nieprzyjazne, niegrzeczne traktowanie partnerów organizacji, gości, pracowników, nieprzestrzeganie komunikacji biznesowej i etykiety;
szkody materialne organizacji, jej kontrahentów, pracowników;
dostarczanie fałszywych informacji pracownikom;
niewystarczająca kontrola nad działaniami podległych pracowników;
ujawnienie danych osobowych, informacji poufnych, do których dostęp jest ograniczony.

Istnieją kary za:

niewypełnianie obowiązków służbowych w pełni lub niewystarczająco sumienny (zgodnie z Kodeks pracy RF);
wykroczenia (zgodnie z ustawodawstwem: administracyjnym, cywilnym, karnym);
wyrządzone szkody materialne (według Pracy i Kodeksy cywilne RF).

Przewidziana kara może mieć postać pozbawienia wynagrodzenia materialnego, a nawet zwolnienia. Na końcu tekstu dokumentu muszą znajdować się wizy pracowników, którzy się na to zgodzą, oraz podpis zastępcy kierownika.

Szef organizacji opracowuje instrukcje, koordynowane przez: prawnika, kierownika działu personalnego, ochronę pracy. Po dokonaniu poprawek, uzupełnień, kierownik zatwierdza. Wskazane jest jego stanowisko, nazwisko (z dekodowaniem), data zatwierdzenia i podpis.

Jego podpisem potwierdza akceptację zmian przy wprowadzaniu poprawek oraz legalność tego dokumentu.

Wniosek

Stanowisko - asystent szefa to bardzo wieloaspektowe, odpowiedzialne, szczególne stanowisko. Raportuje bezpośrednio tylko liderowi i musi nienagannie postępować zgodnie ze wszystkimi jego instrukcjami - najważniejszą rzeczą w jego pracy. Ma zwiększoną odpowiedzialność za nieuczciwe podejście do pracy. W takim przypadku możliwe są konsekwencje ze szkodą dla samego pracodawcy.

Asystent musi mieć szczególne cechy osobiste: zaangażowanie w wykonywanie swoich funkcji, sumienność, towarzyskość, wymaganie od siebie, umiejętność komunikowania się z duża ilość ludzi. Musi mieć pewną wrodzoną charyzmę i urok.

Przeanalizowaliśmy szczegółowo elementy instrukcji, zakres zadań, funkcje i wymagania. Można je dodawać i udoskonalać w zależności od specyfiki i wielkości organizacji. Najważniejsze, aby instrukcja została sporządzona przez kierownika, skoordynowana z odpowiednimi służbami. Osoba ubiegająca się o to stanowisko musi być z nim zaznajomiona pod własnoręcznym podpisem i wskazane jest, aby dostać ją do ręki.

Asystent biznesowy jest potrzebny każdemu menedżerowi, który zarządzając duża firma może powierzyć wykonywanie wielu swoich obowiązków. Powinna to być osoba z niezbędną wiedzą, umiejętnościami, kompetencjami, której we wszystkim należy ufać. Asystent - " prawa ręka» menedżer, koniecznie mądry, pracowity, kompetentny, rzetelny asystent, który w przypadku braku lidera może go w dużej mierze zastąpić. nie za nic przewodnik kwalifikacyjny odnosi to do specjalistów - liderów.

Opis stanowiska asystenta kierownika jest tworzony w celu usprawnienia stosunków pracy. Dokument wskazuje obowiązki funkcjonalne, odpowiedzialność, prawa pracownicze.

Stanowisko „asystenta szefa” w różnych organizacjach można nazwać różnie: osobisty asystent dyrektora, asystent szefa, sekretarz.

Przykładowy opis stanowiska dla asystenta menedżera

I. Postanowienia ogólne

1. Na stanowisko powołuje się asystenta kierownika i odwołuje z niego zarządzeniem kierownika organizacji.

2. Asystent szefa podlega bezpośrednio szefowi firmy.

3. W czasie nieobecności zastępcy kierownika jego prawa i obowiązki służbowe przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem dla organizacji.

4. Na stanowisko asystenta kierownika powołuje się osobę z wyższym wykształceniem i podobnym stażem pracy, co najmniej rocznym.

5. Zastępca kierownika kieruje się w swoich działaniach:

ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;
Wewnętrzne przepisy pracy, Karta i inne akty prawne spółki;
rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
ten opis stanowiska.

6. Asystent kierownika musi wiedzieć:

ustalona procedura postępowania z dokumentami w organizacji;
zasady komunikacji biznesowej i etykiety;
procedura prowadzenia dokumentacji sprawozdawczej;
zasady korzystania ze sprzętu biurowego, środków komunikacji;
podstawy pracy w Edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne;
podstawy pracy biurowej;
struktura organizacyjna firmy;
procedura zawierania i wykonywania umów.

II. Obowiązki asystenta kierownika

Asystent kierownika ma następujące obowiązki:

1. Planowanie dnia pracy kierownika: opracowanie i koordynacja harmonogramu spotkań, wizyt, wezwań, przyjęć i innych działań.

2. Osobisty akompaniament szefa na spotkaniach, przyjęciach, wycieczkach.

3. Pomoc techniczna praca kierownika: zamawianie biletów, transport; organizacja negocjacji, spotkań.

4. Prowadzenie protokołów i innych dokumentów ustalających przebieg i wyniki spotkań, spotkań, negocjacji.

5. Zwrócenie uwagi pracowników pionów strukturalnych organizacji instrukcji, poleceń kierownictwa i kontroli ich wykonania.

6. Gromadzenie informacji, przygotowywanie i dostarczanie kierownictwu raportów analitycznych, informacyjnych, referencyjnych i innych.

7. Prowadzenie ewidencji, odbieranie korespondencji wysyłanej do kierownika.

8. Rejestracja zwiedzających na osobiste spotkanie z kierownikiem, organizacja ich przyjęcia.

9. Przyjmowanie dokumentów i wniosków o podpis kierownika, ich rejestracja, rozliczenie i przekazanie kierownikowi.

10. Sporządzanie pism, wniosków, innych dokumentów w imieniu kierownictwa.

11. Przygotowanie posiedzeń, posiedzeń, posiedzeń prowadzonych przez kierownika. Zebranie niezbędnych materiałów, powiadomienie uczestników o czasie, miejscu ich odbycia, agendzie.

12. Wypełnienie oficjalnych instrukcji kierownika.

III. Prawa

Zastępca Kierownika ma prawo:

1. Otrzymuj informacje w ilości niezbędnej do wykonania zadań.

2. Wysyłaj do kierownictwa propozycje usprawnienia ich pracy i racjonalizacji działań firmy.

3. Wysyłaj prośby do działów organizacji (w imieniu kierownika lub z własnej inicjatywy) o uzyskanie dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków służbowych.

4. Zobowiązać kierownictwo instytucji do stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania jej obowiązków służbowych.

5. Podejmuj samodzielne decyzje w ramach swoich kompetencji.

6. Mieć dostęp do informacji poufnych w razie potrzeby biznesowej.