Zasady prowadzenia korespondencji handlowej w formie elektronicznej korespondencji handlowej. Zasady pisania e-maila lub etykiety e-mail

Korespondencja biznesowa w dzisiejszym świecie biznesu - ważny składnik sukcesu. Pracownicy każdej organizacji codziennie stają przed koniecznością komponowania własnej korespondencji biznesowej i odpowiadania na przychodzącą.

Korespondencja biznesowa ma swoją szeroką klasyfikację: urzędową, osobistą, zewnętrzną, wewnętrzną, według celu pisania i formy nadania.

Jedną z kompetencji współczesnego pracownika jest umiejętność poprawnego napisania listu biznesowego: wdzięczność, prośba, potwierdzenie, gwarancja, roszczenie, informacja prasowa, gratulacje, rekomendacja i inne.

Rozważ podstawowe kroki w pisaniu listu biznesowego.

Kultura korespondencji biznesowej- to projekt litery i umiejętność czytania tekstu oraz poprawność użycia słów i wyrażeń. Dlatego najlepiej najpierw użyć szkicu, aby później móc się sprawdzić i wyeliminować nieprzyjemne nieporozumienia.

Struktura listu biznesowego obejmuje: adres do adresata, preambułę, tekst główny, zakończenie.

Korespondencja biznesowa nie pozwala na odwołanie się do „ciebie”. Dlatego najczęściej apel zaczyna się od słów „Dear (s) ...”. Kontynuacja leczenia zależy od wielu czynników. Imię i patronimikę głowy są używane w przypadku osobistej znajomości (jednak często są używane w listach adresowanych do głowy organu państwowego). Dopuszczalne jest zwrócenie się do szefa organizacji handlowej słowem „pan” i dodanie nazwiska bez inicjałów. Jeśli nie znasz stopni personelu wojskowego ani dokładnego tytułu stanowisk wyższych urzędników, lepiej ich nie używać. W takim przypadku imię i nazwisko adresata będzie wyglądać bardziej poprawnie niż błąd.

Preambuła jest potrzebna, aby w kilku słowach pokazać motywację i cel listu. W tym celu powszechne są wyrażenia: Zgodnie z … (nazwa dokumentu, źródło normatywne), W celu …, W odpowiedzi na …, Na poparcie …, W kolejności renderowania . .., W połączeniu z .... i inne odpowiednie zwroty.

Następnie opracowujemy tekst główny, który powinien wyjaśniać Twoje stanowisko, opinię, prośbę w kilku akapitach (dwóch lub czterech). Konieczne jest skoordynowanie informacji tekstowych, z których prowadzona jest narracja. Osoba prawna często używa liczby pojedynczej i mnogiej osoby trzeciej, a osoby fizyczne przekazują informacje od osoby pojedynczej i pierwszej. Zdania powinny być spójne, logiczne, tak aby adresat miał pełny obraz tego, o czym chcesz napisać. Tekst listu nie powinien być interpretowany dwojako. powinien dotyczyć jednego tematu lub zagadnienia i nie powinien przekraczać dwóch stron.

Podsumowując, należy jeszcze raz krótko podsumować cel listu.

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej przewidują czytelny projekt pism biznesowych. Po sprawdzeniu, zredagowaniu, uzgodnieniu tekstu pisma konieczne jest jego odpowiednie sformatowanie.

Formularz listu biznesowego zawiera informacje o organizacji: imię i nazwisko, adres fizyczny, telefon, faks, stronę internetową i e-mail, a także inne niezbędne dane.

List biznesowy koniecznie zawiera marginesy: po lewej - trzy centymetry, po prawej - półtora centymetra.

Najczęściej używaną czcionką jest Times New Roman, rozmiar 12 (14) punktów, pojedyncze (półtora) odstępy między wierszami.

Nagłówek listu biznesowego w prawym górnym rogu zawiera odpowiedź na pytanie „Do kogo jest adresowany”: do kierownika, dyrektora, administracji itp. ze wskazaniem stanowiska, nazwy przedsiębiorstwa, nazwiska i inicjałów.

Jeżeli pismo zawiera załączniki, które są sporządzone na oddzielnych arkuszach, konieczne jest wskazanie ich numeru przed podpisem nadawcy.

Niezbędną częścią listu biznesowego są informacje o wykonawcy, a nazwisko, imię, imię i nazwisko należy podać w całości, a także numer telefonu kontaktowego, pod którym najlepiej skontaktować się z konkretnym pracownikiem.

Korespondencja handlowa powinna być utrzymywana w porządku, gdyż jest ważnym dowodem działalności przedsiębiorstwa w tej kwestii.

W ciągu ostatniej dekady poczta e-mail stała się prawdopodobnie jednym z najpopularniejszych środków komunikacji biznesowej. Dziś dość trudno znaleźć osobę, która nie korzysta z poczty elektronicznej w swojej praktyce komunikacji międzyludzkiej i międzykulturowej. Szybko skanując adresy i tematy przychodzących wiadomości jednym rzutem oka, decydujemy, które litery przeczytać, a które usunąć bez ujawniania. Korespondencja może mieć charakter biznesowy lub prywatny w zależności od relacji pomiędzy korespondentami. Jeżeli list jest prywatny, to nie ma ścisłych wymagań z punktu widzenia etyki – styl pisania i sposób prezentacji zależą głównie od stopnia znajomości z adresatem.

Dziś dość trudno znaleźć firmę, która nie wykorzystuje poczty e-mail w swojej praktyce komunikacji interpersonalnej. Należy zauważyć, że w zwykłej biznesowej korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej obowiązują ogólnie przyjęte zasady, które należy znać i których należy przestrzegać. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym.

Zasada nr 1 Przesyłając wiadomość e-mail, pamiętaj o wypełnieniu wszystkich pól. Ogólnie strukturę firmowego adresu e-mail można przedstawić w następujący sposób:

Adres i nazwa nadawcy.

Adres odbiorcy (lub adresy odbiorców, gdy istnieje potrzeba wysłania listu z jednym tekstem do kilku odbiorców).

Znaczenie listu (w razie potrzeby).

Temat listu.

Dodatek.

List składający się z pozdrowienia; treść listu; wnioski; i podpisy.

Zasada 2 Adres i nazwa nadawcy muszą być rozpoznawalne. Dlatego podczas uruchamiania skrzynki pocztowej zawsze wpisuj swoje imię i nazwisko w kolumnie nazwy nadawcy. Najbardziej zaufany adres to taki, który zawiera Twoje prawdziwe imię i nazwisko, a także nazwę Twojej organizacji w nazwie domeny, na przykład: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby wyświetlić, musisz mieć włączoną obsługę JavaScript. .

Zasada 3 Pamiętaj, aby wypełnić pole „Temat”. Temat listu jest szczególnym atrybutem listu, którego obecność znacznie ułatwia pracę z korespondencją elektroniczną. Los listu bardzo często zależy od jego Tematu, zwłaszcza jeśli nazwa i adres nadawcy nic Ci nie mówią. Temat listu powinien być krótki – nie dłuższy niż 50 znaków – i rzeczowy. Im prostszy i jaśniejszy Temat listu, tym większe prawdopodobieństwo, że list zostanie przeczytany i będzie miał odpowiedź. Szczególnie ważne jest, aby dokładnie przemyśleć temat, kiedy piszesz do kogoś po raz pierwszy.

Zasada 4 Użyj ikony ("Odp.:") tylko jako odpowiedzi. Korzystając z ikony umieszczonej w polu adresowym listu, na który odpowiadasz, otwórz formularz do opracowania odpowiedzi. Ten formularz zawiera już adres rozmówcy, tekst jego listu i Temat. Ikona (Re) jest skrótem od angielskiego słowa „Odpowiedz:” lub „Odpowiedź:” i oznacza „Moja odpowiedź na:”. W związku z tym, jeśli zmieni się temat listu, zmiany tematu należy dokonać za pomocą strzałki w dół znajdującej się po prawej stronie ikony Re. Z rozwijanej listy, która się otworzy, wybierz polecenie „zmień motyw”.

Jeśli odpowiadając na czyjąś wiadomość e-mail zmienisz główną ideę dialogu, zmień odpowiednio Temat, ale lepiej rozpocząć dyskusję nad nowym pytaniem, tworząc nowy list.

Zasada 5 Aby uniknąć przedwczesnego wysłania, wstaw adres odbiorcy dopiero wtedy, gdy list jest gotowy, sprawdzony i gotowy do wysłania. Uważaj na przycisk „Wyślij”: upewnij się, że wysłałeś list do osoby, do której chcesz.

Zasada 6 Pamiętaj, aby napisać powitanie, składające się z powitalnego słowa i imienia odbiorcy, przed treścią listu. Niektórzy użytkownicy uważają, że powitanie w wiadomości e-mail nie musi być napisane, ponieważ jest to podobno bezsensowny relikt poczty papierowej, że nie zawiera żadnych znaczących informacji i zawiera tylko zwykłe słowa.

Pozdrowienie zawiera informację o wychowaniu osoby piszącej list. Na powitanie użyj następującej formy adresu: „Dzień dobry, kochany (szanowany) + imię, patronimika adresata!” lub „Drogi (drogi) + imię, patronimika adresata, witaj!” i dopiero wtedy przejdź do celu swojej wiadomości.

W Europie zwyczajowo zwraca się zawsze „Szanowny Panie/Pani” lub mniej formalnie, zwłaszcza jeśli znasz adresata „Szanowna Pani + imię”. W Stanach Zjednoczonych, gdzie tempo życia i korespondencji jest bardziej intensywne, e-mail zaczyna się od tytułu składającego się z imienia i krótkiego „Hi + name”. W języku rosyjskim po pisemnym adresie umieszcza się wykrzyknik w dowolnym gatunku korespondencji: biznesowej, prywatnej, urzędowej itp., natomiast w angielskim we wszystkich tych gatunkach umieszcza się przecinek.

Zasada 7 Uporządkuj swój list we właściwy sposób. Ponieważ czytanie z ekranu monitora jest znacznie trudniejsze niż czytanie papieru. Podziel tekst e-maila na logiczne paragrafy. Staraj się, aby zdania nie były dłuższe niż 15-20 słów. Oddziel akapity od siebie wcięciem lub pustą linią.

Zasada 8 Bądź zwięzły i wyrażaj myśli na temat. Tekst główny listu z pierwszego akapitu powinien przyciągnąć uwagę czytelnika nie mniej niż jego Temat. Miej świadomość ograniczonego czasu potencjalnego czytelnika. Zacznij od celu pisma, które powinno być jasno określone w pierwszym zdaniu. Jeśli pierwsze zdania są sformułowane poprawnie, to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że odbiorca listu przeczyta go do końca. Wiadomość e-mail ma na celu szybkie przekazywanie informacji. Jeśli chcesz przesłać ważne informacje zawierające dużą ilość, lepiej napisać krótki tekst towarzyszący w wiadomości e-mail, a same informacje ułożyć jako załącznik.

Zasada 9 Dołącz załącznik przed rozpoczęciem pisania wiadomości e-mail. Ile razy musiałeś otrzymać list, którego celem było wysłanie załącznika, bez samego załącznika?! Taka nieostrożność może nie mieć najlepszego wpływu na reputację Twojej firmy.

Zasada 10 Kiedy piszesz do kogoś po raz pierwszy, nie dołączaj żadnych załączników. Jeśli nadal wysyłasz jakiś załącznik bez zgody odbiorcy, koniecznie napisz w treści listu, jaki to jest plik. Nie dołączaj załączników większych niż 5MB, bo taka nieprzyjemna sytuacja jest możliwa: w sekundę wyślesz plik na serwer pocztowy, a odbiorca pobierze go przez godzinę.

Zasada 11 Tworząc list z odpowiedzią, odpowiedz na WSZYSTKIE zadawane ci pytania. Jeśli masz trudności z odpowiedzią, po prostu napisz bezpośrednio.

Zasada 12 Przed wysłaniem wiadomości e-mail sprawdź pisownię, gramatykę i interpunkcję. To, że e-mail jest szybkim sposobem komunikacji, nie oznacza, że musi być niechlujny. Twórz swoje frazy tak inteligentnie, jak to możliwe, pod względem pisowni i gramatyki. Jest to ważne nie tylko dlatego, że niepiśmienny list może zepsuć twoje wrażenie, ale dlatego, że bardzo trudno jest czytać tekst bez przecinków i kropek.

Zasada 13 Na e-maile należy odpowiedzieć. Poczta e-mail polega na łączeniu się z innymi ludźmi, a odrobina uprzejmości nigdy nie zaszkodzi. Zgodnie z zasadami etykiety na e-maile należy odpowiedzieć, a czas odpowiedzi nie powinien przekraczać trzech dni. Brak odpowiedzi na wiadomość e-mail w tym okresie oznacza wyraźną odmowę komunikacji. Jeśli potrzebujesz dłuższego czasu na odpowiedź na pismo, warto wyjaśnić przyczyny opóźnienia. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail zawierającą załącznik, upewnij się, że załącznik dotarł i został otwarty normalnie. Otrzymując listy od nieznanych osób, nie możesz na nie odpowiedzieć. Można je usunąć bez czytania. Jeśli otrzymasz niechcianą wiadomość e-mail z załączonym plikiem, powinieneś usunąć plik bez rozpakowywania: jest to najprawdopodobniej źródło wirusa komputerowego.

Zasada 14 Nie proś o potwierdzenie odczytu. Po treści listu głównego, a przed podpisem, możesz napisać następującą frazę: „Proszę potwierdzić odbiór listu listem zwrotnym lub dzwoniąc pod poniższe numery”.

Reguła 15 W treści wiadomości nigdy nie należy używać wielkich liter. TEKST WIELKIMI LITERAMI jest traktowany jako krzyk. W najlepszym razie jest to określane jako analfabetyzm w kwestiach etykiety sieciowej. Może to spowodować podrażnienie lub inną niepożądaną reakcję w czytniku.

Zasada 16 Nigdy nie podawaj poufnych informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zachowaj szczególną ostrożność przy przekazywaniu numerów kart bankowych lub innych poufnych informacji w treści wiadomości e-mail. Poczta e-mail podczas transmisji może zostać przechwycona i wykorzystana dla osobistych korzyści. Dodatkowo wysłany przez Ciebie e-mail pozostaje na zawsze w pamięci komputera.

Reguła 17 Nie nadużywaj skrótów i projektowania emocjonalnego. W biznesowej wiadomości e-mail unikaj skrótów, takich jak BTW (przy okazji) lub LOL (głośny śmiech), znanych również jako emotikony („uśmiechnięte twarze”). Są nieodpowiednie w korespondencji biznesowej, zwłaszcza że odbiorca listu może nie znać ich znaczenia.

Zasada 18 Pamiętaj, aby umieścić swój podpis na końcu listu. Podpis to mały blok tekstu dodawany na końcu wiadomości, który Cię identyfikuje i zawiera informacje kontaktowe. Podpis powinien być krótki: nie więcej niż cztery do siedmiu wierszy. Długi podpis zajmuje dużo miejsca i może być denerwujący. Podaj kilka możliwych sposobów skontaktowania się z Tobą (zwykle numery telefonu i faksu), a także link do strony internetowej Twojej firmy.

Na podstawie artykułów:

1. 32 najważniejsze wskazówki dotyczące etykiety e-mail Etykieta e-mail. [Zasoby elektroniczne] http://www.emailreplies.com/ Sprawdzono 19.09.2015.

2. 26 najważniejszych zasad etykiety e-mailowej. [Zasoby elektroniczne] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Sprawdzono 20.09.2015.

Materiał przygotowała Shutilina L.A., metodyk GMC DOgM

Korespondencja biurowa to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli masz zamiar wspiąć się po drabinie korporacyjnej. Dobre umiejętności pisania biznesowego będą Ci wiernie służyć: pomogą Ci komunikować się z podwładnymi, przełożonymi i partnerami, podkreślą Twoje wykształcenie i światopogląd. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, celowy, nie odbiegający od tematu.

Cechy komunikacji biznesowej

Każda komunikacja, zarówno osobista, jak i pisemna, jest interakcją z ludźmi w celu wymiany informacji, zaimponowania i negocjacji. Nic ludzkiego nie jest nam obce, czasem dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na gwałtowną manifestację naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Trudno sobie wyobrazić, że na międzynarodowym spotkaniu prezydenci różnych krajów śpiewali piosenki, śmiali się na głos lub wyrażali osobistą niechęć. Tak istnieje etykieta, aby nasze życie było tak wygodne i uporządkowane, jak to tylko możliwe.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej uciąć w połowie zdania. Na każdy otrzymany list musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli nie masz na to ochoty. Jeśli odbierzesz telefon i nie masz czasu na odebranie telefonu, koniecznie oddzwoń. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi jest nieprzyjemna. Dlatego na liście obowiązkowych cech menedżera znajduje się odporność na stres.

Spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna czy biznesowa korespondencja e-mailowa z pewnością będą miały jakiś cel. W rezultacie strony muszą dojść do wniosków, przedyskutować projekt, uzgodnić partnerstwo strategiczne i tak dalej.

Zasady e-maili

W mowie pisanej jest być może nawet więcej ograniczeń i konwencji niż w mowie ustnej. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, na osobistym spotkaniu, możemy położyć akcent intonacyjny na ten lub tamten fakt, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie zrozumiał. Jeśli popełnimy błąd w mowie, możemy go natychmiast naprawić. Ale w liście biznesowym musimy być niezwykle jasni i precyzyjni, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Mówili: „Papier wytrzyma wszystko”, sugerując, że można napisać nawet niewiarygodne fakty. Jesteśmy zdania, że korespondencja biznesowa powinna być jak najbardziej szczera. Nawiasem mówiąc, teraz listy papierowe są wysyłane coraz mniej. Zasadniczo przewożą umowy i inne dokumenty. W tym przypadku papiery firmowe są wykorzystywane jako dowód wysokiego statusu organizacji.

Współcześnie w większości przypadków korespondencja biznesowa odbywa się w przestrzeni wirtualnej i ma ona swoje własne cechy. Kiedy dialog dopiero się zaczyna, zwyczajowo pisze się pozdrowienie zgodnie z etykietą, na przykład: „Cześć, drogi Oleg Siergiejewiczu! ”. A pod kolejnym adresem w ciągu dnia roboczego powitanie można pominąć.

Alfabetyzacja

Komunikacja pisemna, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, wymaga przestrzegania norm językowych i nienagannej umiejętności czytania i pisania. W końcu korespondencja ujawni twoje luki wykształconemu rozmówcy. Dlatego radzimy sprawdzić, co jest napisane za pomocą służb specjalnych, jeśli nie jesteś do końca pewien swojej wiedzy.

Wymieniamy ogólne zasady, które wymagają etyki komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale wielu niestety je zaniedbuje:

początek każdego zdania jest pisany wielką literą;
na końcu frazy umieszcza się kropkę, aby znaczenie czytanego tekstu było jasne;
aby uporządkować problem i zaproponować rozwiązania, warto skorzystać z listy punktowanej lub numerowanej;
dla jasności dobrze jest korzystać z tabel, wykresów, wykresów;
nie próbuj specjalnie wyglądać na inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi zwrotami imiesłowowymi i imiesłowowymi;
im prościej wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
choć w mowie potocznej kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym żargon fachowy i zapożyczenia z języka angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj!).

Rodzaje listów biznesowych

Ich struktura jest prawie taka sama. Jeśli chodzi o objętość, długi tekst nie wygląda dobrze w treści listu. Lepiej wystawić go jako osobny plik i dołączyć jako załącznik. W takim przypadku w samym liście, po powitaniu, należy krótko wskazać, czego dotyczy załącznik.

Struktura liter (początek)

Oprócz ogólnych zasad ważne jest, aby znać pewne szczegóły dotyczące pisania biznesowego. Podamy zasady, które będą odpowiednie w zdecydowanej większości przypadków.

Początek wiadomości e-mail nazywa się nagłówkiem. Posiada logo organizacji. Warto mieć zawsze pod ręką (czyli na pulpicie komputera) szablon, w którym to logo jest wpisane.

W przeciwieństwie do komunikacji offline, współczesne zasady nie zobowiązują Cię do powitania adresata i możesz od razu określić istotę sprawy, nazywając go po imieniu i patronimicznie. Jednak wielu nadal pisze na początku orędzia: „Dzień dobry! ", "Cześć! ", "Dobry wieczór! ' lub 'Pozdrowienia.' I w tym również nie ma odstępstwa od normy.

Wymagania co do treści listu sugerują, że to w nim tkwi sens korespondencji. Podział tekstu na akapity jest uważany za dobrą formę, oznakę uważnego stosunku do rozmówcy. W każdym akapicie jeden lub inny aspekt tematu jest nazwany i ujawniony. Oprócz identyfikacji problemu, zwyczajowo sugeruje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, aby odsłonić pomysł na biznes w miniaturze.

Struktura pisma (wniosek)

Jak wysłać wiadomość biznesową?

Większość pracowników biurowych ma w swojej skrzynce e-mail bardzo obszerne archiwum listów. Aby rozmówca nie pomylił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po kliknięciu odpowiedniego pola na początku tematu listu pojawia się angielski skrót „Re…”. Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat od razu zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z tym rozmówcą lub zostawić tylko ostatnie lub najważniejsze cytaty. Nowoczesna etykieta biznesowa wymaga szybkiego reagowania na e-maile. W końcu znaczną część naszego dnia spędzamy przy komputerze w pracy. Ponadto pocztę można sprawdzać z urządzeń mobilnych.

Jeśli martwisz się, czy list dotarł do adresata, skorzystaj z wygodnej funkcji „Powiadomienie o otrzymaniu”, która jest dostępna na prawie wszystkich serwerach pocztowych. W ten sposób będzie dla ciebie jasne, że list został obejrzany.

Jeśli wiadomość jest szczególnie ważna i pilna, można napisać sms lub zadzwonić w celu przypomnienia o liście.

Nie trzeba dodawać, że szybka reakcja na e-maile wskazuje na Twoją powagę i mobilność w rozwiązywaniu problemów związanych z pracą.

Czy potrzebujemy znaczków?

Wśród postaci twórczych używanie znaczków nie jest akceptowane, a ponadto jest wyśmiewane i potępiane. Ale w korespondencji biznesowej znaczki pomagają odzwierciedlić standardowe sytuacje.

Każdy z nas przynajmniej kilka razy w życiu napisał oficjalne listy i notatki. Gdziekolwiek jesteśmy i cokolwiek robimy, w każdym obszarze istnieje korespondencja biznesowa, którą należy prowadzić w celu wyjaśnienia niektórych punktów, wyjaśnienia informacji, zadania pytania i tak dalej. O ile wcześniej zjawisko to występowało częściej w aplikacjach papierowych i przesyłaniu listów do przełożonych (a także partnerów biznesowych), dziś ta kategoria stała się bardziej rozpowszechniona w naszym środowisku.

Musisz wiedzieć, jak prawidłowo prowadzona jest korespondencja biznesowa, nawet jeśli tylko składasz zamówienie w jakimś sklepie internetowym i chcesz komunikować się z jego przedstawicielem.

W tym artykule opiszemy niektóre z głównych punktów składających się na komunikację biznesową. Zwrócimy uwagę na to, jakie niuanse należy brać pod uwagę przy wymianie listów z naszymi partnerami; czego nie należy lekceważyć, jeśli nie chcesz wydawać się rozmówcy niekompetentnym i niegrzecznym, a także pamiętaj o zasadach, których należy przestrzegać w każdej sytuacji.

W stosownych przypadkach

Oczywiście najczęściej w obiegu wykorzystywana jest korespondencja biznesowa. Jeśli pracujesz w firmie, na pewno spotkasz się z koniecznością komponowania tego typu korespondencji. Ponieważ mówimy o momentach biznesowych, łatwo zrozumieć, że styl pisania powinien być odpowiedni - jak najbardziej sformalizowany i oficjalny.

Dalsze wrażenie pracowników firmy, do której wysyłany jest list o Tobie i Twojej firmie, zależy od tego, jak dobrze uda Ci się nawiązać korespondencję biznesową. Dlatego do procesu pisania tekstu i jego projektowania należy podchodzić jak najbardziej odpowiedzialnie.

Przede wszystkim, jeśli szukasz sposobu prowadzenia korespondencji biznesowej, zalecamy zapoznanie się z naszymi instrukcjami. W nim, jak wspomniano powyżej, przedstawiamy zarówno niektóre punkty teoretyczne, jak i zagadnienia praktyczne. Na końcu artykułu postaramy się podać kilka przykładów obrotów typowych dla formalnego stylu pisania. W końcu korzystając z bazy danych z tego artykułu będziesz mógł samodzielnie komponować wysokiej jakości teksty do dalszej komunikacji z kontrahentami.

Rodzaje korespondencji

Od razu polemizując o to, czym jest korespondencja biznesowa, chciałbym zwrócić uwagę na jej rodzaje. Możesz więc wybrać list z zapytaniem i odpowiednio list z odpowiedzią; list informacyjny (najczęściej wysyłany do klienta); wdzięczność (jako dowód wdzięczności za wykonaną usługę), notyfikację, przypomnienie, ostrzeżenie; list polecający; gwarancja i list motywacyjny. W rzeczywistości są to tylko najczęściej używane typy, które składają się zarówno na prawdziwą, jak i elektroniczną korespondencję biznesową. Dlatego najczęściej będziemy się z nimi spotykać w praktyce.

Struktura

Logiczne jest, że dla wygodniejszej organizacji w pisaniu dowolnego listu przydałaby się nam praca z jego określoną strukturą lub planem. Pozwoli ci to rozbić zadanie na mniejsze kroki, które są znacznie łatwiejsze do wykonania. Na przykład pomyśl o linijce swojego listu, aby jak najdokładniej pokryć tematy, które musisz podać. Na przykład, jeśli piszesz pytanie, jaką cenę ma ten lub inny produkt, spróbuj krótko podać motyw: dlaczego piszesz do firmy (bo chcesz kupić lub zamówić ten lub inny produkt); wyjaśnij główny cel (aby dowiedzieć się, ile będzie Cię kosztować zamówienie 10 sztuk produktu z określonymi opcjami). Na koniec określ, w jakiej formie chciałbyś otrzymać kalkulację i zapytaj, czy jest rabat na taką wielkość produkcji.

Oczywiście ta informacja jest już oczywista - wystarczy logicznie przeanalizować to, co chcesz napisać. Ponadto nie możemy zapomnieć o projekcie i wymaganiach. Porozmawiamy o tym bardziej szczegółowo później.

Pisanie wymagań

Tak więc zasady korespondencji biznesowej mówią, że wszystkie listy powinny być po pierwsze krótkie. To jest główna zasada, że zostanie przeczytany. Zgadzam się, wszyscy nie lubimy, gdy jesteśmy obciążeni dużą ilością informacji. Jeśli jest to list biznesowy, nie powinien być ogromny – w tym przypadku można go po prostu zignorować. Jeśli nie możesz od razu skrócić informacji, zrób to po napisaniu pierwszego szkicu listu.

Po drugie, Twój partner (uczestnik korespondencji) musi zrozumieć, o co toczy się gra. Oznacza to, że list powinien być informacyjny i zrozumiały. Powinna zawierać informacje, które chciałbyś przekazać w taki sposób, aby uniknąć dodatkowych pytań i nie tracić czasu na wyjaśnianie szczegółów.

Po trzecie, list powinien być jak najbardziej pełen szacunku w stosunku do partnera lub pracownika firmy, który go przeczyta. To prawda - im więcej szacunku okażesz swojemu rozmówcy, tym większe prawdopodobieństwo, że odpowiednio zareaguje na twoją prośbę i w końcu osiągniesz pożądany efekt.

Korespondencja w języku angielskim

W niektórych przypadkach negocjacje powinny być prowadzone w języku angielskim (lub innym języku niż rosyjski). To normalne, zwłaszcza jeśli istnieją relacje z zagranicznymi kontrahentami. Warto zauważyć, że zasady korespondencji biznesowej dotyczą każdego języka: różnić się mogą jedynie zwroty stylistyczne. Twoim zadaniem jest wybrać najbardziej odpowiedni do sytuacji, w której znajdujesz się Ty i Twój partner (rozmówca).

Korespondencja biznesowa w języku angielskim wymaga oczywiście wysokiego poziomu biegłości w tym zakresie, więc jeśli nie chodzi o Ciebie, zalecamy kontakt z profesjonalnymi tłumaczami. Ważne jest, aby tłumaczenie było wykonywane przez osobę posługującą się mową specjalistyczną, która jest zawarta w języku korespondencji biznesowej.

Przykład. Wstęp

W każdej rozmowie bardzo ważne jest, jak ją zaczynasz. Pod tym względem etykieta korespondencji biznesowej nie różni się od komunikacji na żywo: pierwszym krokiem jest powitanie rozmówcy i niejako wprowadzenie go do rozmowy. Powitanie może być standardowym „Hello”, ale wprowadzenie powinno być bardziej osobiste. Na przykład możesz określić krótki cel swojego listu („Kontaktujemy się z Tobą w celu wyjaśnienia niektórych informacji o Twoim produkcie. Przede wszystkim interesuje nas koszt modelu „A1”). Inna opcja: „W ramach kontynuacji naszej rozmowy telefonicznej o modelu A1 piszę do Państwa z pytaniem o cenę tego produktu”). Możesz też po prostu opisać swoją sytuację: „Piszę do Ciebie z tego powodu, że w 2010 roku Twój partner skontaktował się z naszą firmą, proponując podjęcie współpracy w tym zakresie w Twoim imieniu”.

Prezentacja materiału

Następnie, po tym, jak napisałeś wstęp w swoim liście, powinieneś wyjaśnić, dlaczego piszesz. Na przykład po zadaniu pytania o cenę produktu określ, co Cię interesuje. Możesz napisać coś takiego: „Chcielibyśmy zamówić N-tą liczbę sztuk produktu pod warunkiem, że jest on dostarczany na adres X”. W przypadku kontynuacji rozmowy telefonicznej możesz wyrazić swoją prośbę – dlaczego napisałeś do osoby po rozmowie z nią przez telefon (powiedzmy, aby potwierdzić zamiar przeprowadzenia transakcji): „Mianowicie: jesteśmy zainteresowani produkt N, pod warunkiem, że będzie dostarczony z opcją X". Jeśli weźmiesz pod uwagę trzecią wersję, możesz również zacząć rozwijać temat swojej chęci współpracy z firmą. Opisz, że jest to w Twoim najlepszym interesie i że partner otrzyma konkretną korzyść z interakcji z Tobą, jeśli się na to zgodzi: „Będziesz zainteresowany, aby wiedzieć, że kurs naszej firmy się zmienił, a następnie stał się jeszcze bliższy interesy Twojej firmy."

Wyrok

Wszelka korespondencja biznesowa (podane przez nas przykłady również mają tę właściwość) wymaga logicznego ciągu. Jeśli na początku napisałeś o tym, dlaczego piszesz, to dalej powinieneś sprecyzować i rozwinąć ten pomysł. Określ, czego chciałbyś od rozmówcy szerzej – być może narysuj mu perspektywę korzyści z wyrażenia zgody na współpracę z Tobą. Ta część, zgodnie z całą logiką, powinna być „szczytem” twojego listu, kulminacją tego rodzaju. Jeśli początkowo płynnie podszedłeś do tego, co Cię interesuje przede wszystkim, to w tej części powinieneś „pokazać karty”. Wszelka korespondencja biznesowa (przykłady listów powyżej nie są wyjątkiem) powinna być budowana wzdłuż takiej gładkiej krzywej w górę. Wtedy czytelnik twoich linii zrozumie twoje nastroje i dzięki temu będzie mu wygodniej komunikować się z tobą. Nie rób gwałtownych skoków, nie przechodź od jednego tematu do drugiego.

Jak pokazują przykłady, jeśli chcesz omówić na przykład dwie niepowiązane ze sobą kwestie, możesz podzielić artykuł na części, dzieląc go na akapity. Jest to wygodne zarówno dla czytelnika, który wizualnie zobaczy moment, w którym przechodzisz od jednego pytania do drugiego; więc dla Ciebie, bo w tym przypadku piszesz tak, jakby to były dwie różne litery.

Jeśli mówimy o naszych przykładach, powinniśmy napisać: „Dodatkowo chcielibyśmy ponownie zamówić produkt N, o którym rozmawialiśmy z Państwem miesiąc temu”. Lub: „W cenie adekwatnej do naszych warunków, chcielibyśmy nawiązać z Państwem stałą współpracę w tym zakresie, zwiększając kanał dystrybucji do X-Y tys. sztuk.” Na koniec możesz również powiedzieć: „Jeśli nadal jesteś zainteresowany współpracą z nami, daj nam znać”.

Na tej zasadzie budowana jest co druga próbka korespondencji biznesowej, więc nie ma w tym nic złego. Wręcz przeciwnie, wyróżnianie nagłówków często pomaga w lepszej nawigacji, ponieważ usuwa „solidny tekst”, tworzy z niego rodzaj „kotwicy”, do którego można wizualnie przyczepić.

Część końcowa

Na koniec powinieneś zakończyć list w tym samym duchu, w jakim go zacząłeś. Jeśli piszesz podziękowania, napisz, że cieszy Cię współpraca z opisywaną przez Ciebie firmą; jeśli jest to oferta handlowa, należy wyrazić wdzięczność za zwrócenie uwagi na Twój list i mieć nadzieję na dalszą interakcję z tą osobą. Musisz zrozumieć, że sposób zakończenia listu w dużej mierze determinuje ostateczną opinię o Tobie i Twojej firmie. Wszelka korespondencja biznesowa (przykłady listowe udowadniają to cały czas) jest zbudowana na uprzejmości - dlatego zawsze pamiętaj, aby podziękować rozmówcy, wyrazić nadzieję, pochwalić go lub pozostawić swoją rekomendację. Należy tak dobrać zakończenie do tekstu, aby w pełni odpowiadało problemowi opisanemu w liście.

Przykłady: „Mamy nadzieję, że pozostaniesz naszym długoterminowym partnerem z nadzieją na stabilną współpracę w naszych przyszłych działaniach”. Lub „Jesteśmy szczerze wdzięczni za uwagę i mamy nadzieję, że w przyszłości będziemy mogli rozwijać z Tobą współpracę”. Lub „Dziękuję za uwagę. Mam nadzieję, że w przyszłości będziemy nadal służyć Twoim interesom na rynku N”.

Etykieta i umiejętność czytania i pisania

Nigdy nie zapomnij być uprzejmym. Jak podkreślono powyżej, ważne jest, jeśli interesuje Cię korespondencja biznesowa. Zwroty takie jak „miło nam współpracować”, „dziękujemy za uwagę”, „przepraszam za kłopot”, „chętnie cię zobaczymy”, „czy dotrzymasz nam towarzystwa” i inne. Nawiasem mówiąc, ostatnie dwa odnoszą się bardziej do zaproszeń na uroczystości firmowe niż do listu biznesowego.

Zawsze, na znak szacunku, dodaj do zwrotów „proszę”, „dziękuję”, „bądź miły” i tak dalej, jeśli jest to właściwe.

Równie ważna w procesie pisania listów biznesowych jest umiejętność czytania i pisania. Dokładniej, jeśli popełnisz chociaż jeden elementarny błąd w procesie tworzenia listu, możesz powiedzieć, że rozmówca wyrobi sobie o Tobie zupełnie inną opinię niż ta, której oczekujesz. Dlatego postaraj się pisać tak poprawnie, jak to możliwe i sprawdzaj wszystko kilka razy. Jeśli nie wiesz, jak znaleźć błędy i samemu je naprawić, skorzystaj z usług korektora lub usług specjalistycznych. To bardzo proste, ale pozwoli Ci być pewnym tekstu.

Praktyka i szkolenie

W sieci, jak wspomniano powyżej, istnieje wiele przykładów gotowych listów biznesowych na dowolny temat. Nie umieściliśmy ich tutaj w całości, ponieważ tak naprawdę w tym artykule po prostu nie ma wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić tak dużą ilość informacji. Zamiast tego postanowiliśmy po prostu podać kilka podstawowych reguł i zasad, z którymi miałeś okazję zapoznać się powyżej. Jednak to oczywiście dalekie od wszystkich kroków, które należy podjąć na drodze do studiowania pisania biznesowego. W rzeczywistości najważniejszą rolę w tym obszarze odgrywa praktyczne doświadczenie.
Jeśli przestudiujesz, powiedzmy, 5-10 przykładów gotowych listów, a także przeczytasz nasz artykuł i wyciągniesz stąd pewne zasady, już wkrótce będziesz mógł pisać listy w sposób, w jaki potrzebujesz. Właściwie to wystarczy, aby stworzyć dowolny list w ramach korespondencji biznesowej.

Gotowe przykłady

Ponieważ, jak zauważono powyżej, istnieje ogromna liczba gotowych przykładów, studenci i początkujący specjaliści mają pokusę, aby wykorzystać czyjąś gotową pracę w celu stworzenia na jej podstawie własnego projektu. Chciałabym powiedzieć, że nie jest to zalecane w praktyce, podczas treningu – proszę.

W trakcie studiowania tego, co jest napisane w innych listach, będziesz mógł łatwiej poruszać się po tym, co wymaga wyjaśnienia w Twojej korespondencji. To normalne, ponieważ ludzką naturą jest uczenie się bezpośrednio z doświadczenia.

To prawda, że jeśli otrzymasz zadanie skompilowania pełnoprawnego listu biznesowego, najpierw spróbuj przejrzeć przykłady i wybrać najbardziej odpowiedni do swojego zadania. Następnie trzeba go jak najbardziej dostosować do sytuacji, którą wypracowałeś zgodnie z ogólną koncepcją, ale jednocześnie napisać go od nowa, aby ustalić własny styl prezentacji i pisania. W końcu być może będziesz w stanie lepiej przekazywać informacje, a sama komunikacja będzie bardziej produktywna i skuteczna.

Ucz się i ćwicz! I będziesz mógł stworzyć własne listy biznesowe w dość krótkim czasie!

Kiedy usiądziesz do napisania listu biznesowego po raz pierwszy, prawdopodobnie poczujesz się zdezorientowany. W końcu to wcale nie to samo, co wysłanie wiadomości do przyjaciela lub krewnego. Jak skontaktować się z rozmówcą? Używać emotikonów czy nie? Jak wypełnić te wszystkie liczne pola?

Powinieneś zacząć w kolejności i pamiętaj, aby zacząć od ogólnych zasad obsługi e-mailowych listów roboczych.

Badanie. Jeśli korespondencja biznesowa nie jest Twoją główną dziedziną działalności, możesz sprawdzić swoją pocztę dwa razy – rano, przychodząc do pracy i po południu. Jeśli komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi jest częścią Twoich codziennych czynności, łatwiej będzie zainstalować klienta poczty e-mail, który będzie wyświetlał powiadomienia o listach na pulpicie.
Odpowiedź. Niewypowiedziana etykieta wymaga, aby odpowiedź na list została napisana tak szybko, jak to możliwe, dlatego litery można zignorować tylko wtedy, gdy istnieje sprawa, która nie toleruje rozproszenia uwagi. Oficjalne przepisy mówią, że na pismo należy odpowiedzieć w ciągu dziesięciu dni, jeśli przyszło pocztą, a dwa dni, jeśli przyszło faksem.
Przechowywanie. Powinieneś upewnić się, że wiadomości e-mail nie trafiają do folderu ze spamem. Ponadto nie można ich usunąć: w przeciwnym razie w przypadku konfliktu nie będzie można po prostu zwrócić się do korespondencji i sprawdzić, kto ma rację.
Stosowanie. Z adresu e-mail firmy możesz korzystać wyłącznie prowadząc korespondencję w jej imieniu. Jeśli z jakiegoś powodu do korespondencji wymagane jest używanie osobistego e-maila, upewnij się, że wygląda on oficjalnie i nie zawiera nieprzyzwoitych lub wulgarnych słów.
Ustaliliśmy miejsce przechowywania, ustaliliśmy czas odpowiedzi i jakiego e-maila użyć. Wszystko to jest łatwe do zapamiętania i możesz przejść do następnego kroku: oto list biznesowy. Jak odpowiedzieć, żeby nie urazić rozmówcy?
Prawidłowo. Listy typu „Cześć, Wasia, otrzymałem Twój list, a teraz pomyślałem…” należy pozostawić do osobistej korespondencji. Prowadzenie korespondencji biznesowej wymaga poprawności i uprzejmości. Nie możesz używać żargonu, wyrazistych, niegrzecznych wyrażeń. Nie możesz umieszczać emotikonów, nawet jeśli pracujesz z rozmówcą od kilku lat. Nie możesz zwrócić się do „ciebie” i być znajomym - list powinien być uprzejmy i suchy.
Umiejętnie. Umiejętność czytania i pisania jest wskaźnikiem rozwoju kulturowego, poziomu intelektualnego, sposobem na utrzymanie reputacji firmy i napisanie listu w dobrym stylu. Jeśli twój rosyjski język pisany jest zły – co jest powszechne i wcale nie jest powodem do wstydu – skorzystaj ze specjalnych usług, aby sprawdzić gramatykę, pisownię, interpunkcję.
Odpowiednio. Nawet najbardziej kompetentna i poprawna odpowiedź może zostać zmarnowana, jeśli rozmówca po prostu nie rozumie, o czym mówisz. Dlatego należy albo powstrzymać się od profesjonalnych terminów, albo podać ich dekodowanie. Nie należy również używać zbyt skomplikowanych lub niezbyt powszechnych słów, które mogą zmylić rozmówcę. I oczywiście nie możesz wstawiać słów, których znaczenie budzi wątpliwości.
logiczny. Jeśli nie znasz odpowiedzi - poproś rozmówcę, aby zaczekał, dowiedz się i napisz kolejny list. Jeśli wiadomo, sprawdź, czy jest to określone w piśmie spójnie, logicznie i wyraźnie, a dopiero potem wyślij.
Piękna. Projekt jest tak samo ważny jak treść. Należy używać akapitów, cytować pytanie, a dopiero potem udzielać odpowiedzi, używać list numerowanych i wypunktowanych.

Aby odpowiedzieć na przychodzący list, wystarczy zrobić to kompetentnie, poprawnie, adekwatnie i logicznie. Ale jak najpierw napisać list?

Najpierw musisz go poprawnie sformatować:

Temat . Pole „Temat” w treści e-maila nie powinno być ignorowane, ponieważ to czytając je, rozmówca wyrobi sobie pierwsze wrażenie, czego się od niego wymaga. Idealnie powinno wyglądać tak: „Nazwa przedsiębiorstwa, istota problemu” - „JSC Romashka”. Dostawy szkła.
Podpis . Większość usług pocztowych umożliwia ustawienie automatycznego podpisu, który powinien zawierać: „Nazwisko, stanowisko, firma” - „Makarova I.V., główny księgowy JSC Romashka”. Formularz ten pozwoli odbiorcy łatwo zorientować się, do kogo się zwraca i jak rozpocząć odpowiedź.
Pozdrowienia . Powitanie nie powinno być znajome - bez „Hello”, „Dobra pora dnia”, „Aloha” i innych podobnych opcji. Najlepiej byłoby neutralne „Witaj” lub „Dzień dobry”.
Odwołanie . Odwołania po imieniu - "Anya" - zamiast pełnego - "Anna Dmitrievna" wyglądają znajomo i mogą zepsuć całe wrażenie listu. Dlatego lepiej wybrać adres według nazwy i patronimiku.
Długość . Zbyt długie litery są trudne do odczytania. Dlatego objętość mieszcząca się na standardowej stronie edytora tekstu jest uważana za optymalną.

Ogólne zasady pracy z listami, odpowiedziami i nowymi listami - łatwo się nauczyć, jak to wszystko pisać. Ale jest jeszcze kilka rzeczy do zapamiętania:

Zawartość . Pismo powinno zawierać powód, dla którego zostało napisane, spójny opis i tylko po pytaniach i sugestiach.
Znaczenie . Większość usług pocztowych ma pole wyboru „Ważne!”, które można zaznaczyć podczas pisania. Wtedy taki list zostanie podświetlony w folderze odbiorcy.

WAŻNY! Nie możesz tak po prostu użyć flagi - inaczej naprawdę pilny list po prostu utonie w mnóstwie bezmyślnie wybranych.

Koniec dialogu . Zgodnie z zasadami niepisanej etykiety, ten, kto ją rozpoczął, kończy korespondencję.
Czas. Wysyłanie listów na koniec dnia pracy iw piątkowe popołudnie to nie tylko zła forma, ale i beznadziejne przedsięwzięcie - mimo wszystko odpowiedź nadejdzie dopiero następnego ranka lub nawet w poniedziałek.
Uprzejmość . Gratulujemy zbliżającego się święta. Dziękuję za Twoją odpowiedź. Jeżeli nie jest możliwe niezwłoczne udzielenie odpowiedzi na pilne pismo, należy o tym powiadomić adresata.
Inwestycje . Ewentualny załącznik należy spakować do archiwum, o czym odbiorcę należy poinformować osobno w treści pisma.

WAŻNY! Zasady elektronicznej korespondencji biznesowej wymagają uwagi rozmówcy – trzeba mu pozwolić mówić, zadawać pytania, nie żądać niczego w formie ultimatum.

Rodzaje e-maili

Zasady prowadzenia korespondencji mogą się nieznacznie różnić w zależności od tego, dokąd list ma trafić.

Korespondencja wewnętrzna sugeruje, że pożądane jest odpowiadanie na listy tego samego dnia, aby nie przerywać pracy własnej firmy, a także, że ton listu może być nieco bardziej znajomy niż w innych przypadkach.

WAŻNY! Dobrym pomysłem byłoby opracowanie jednego szablonu korespondencji wewnętrznej, zgodnie z którym pracownicy mogą szybko pisać listy, nie łamiąc głowy nad strukturą.

Korespondencja zewnętrzna implikuje większy stopień formalności, a także konieczność filtrowania fachowego slangu – często rozmówca z innej firmy po prostu nie rozumie konkretnych słów.
Korespondencja międzynarodowa oznacza więcej formalności, a także konieczność uwzględnienia stref czasowych. Tak więc wysłanie listu do Nowego Jorku rano i czekanie na odpowiedź w najbliższym czasie, zamartwianie się i pośpiech, nie jest tego warte – w końcu pracownik, który musi odpowiedzieć na list, najprawdopodobniej wciąż wygrzewa się w łóżku.

Nie ma jednak dużych różnic. Wszędzie ceniona jest uprzejmość, umiejętność czytania i pisania oraz umiejętność jasnego sformułowania prośby.

Jak napisać list biznesowy

Aby przygotować dokument, użyj Microsoft Word oraz następujące zasady:

papier firmowy organizacji;
czcionka Times New Roman;
szerokie marginesy;
rozmiar 12-14 szt.;
odstęp między wierszami - 1-2 pkt;
wpisz numery stron listu w prawym dolnym rogu.

Jeżeli jest to korespondencja międzynarodowa, pismo jest napisane w języku adresata.

Struktura listu biznesowego:

Odwołanie;
Preambuła;
Tekst główny;
Wniosek;
Podpis;
Dodatek.

O czym jeszcze należy pamiętać:

Odwołaj się do rozmówcy „ty”.
Jeśli piszesz odpowiedź na list przychodzący, zanotuj to na samym początku, na przykład: „Do odwołania z dnia 01.01.2020…”
Jeżeli pismo zostało przyjęte z agresją, nie stawaj się jak przeciwnik i nie używaj w korespondencji agresywnych, błagalnych wyrażeń i uporządkowanego tonu.
Każdą nową myśl napisz w nowej linijce, aby informacje były lepiej odbierane. Nie rób długich akapitów. Maksymalnie 5-7 zdań.
Unikaj słów pisanych Caps Lock (wielkimi literami) – taki tekst jest odbierany jako zagrożenie.
Nie zapomnij podać danych kontaktowych nadawcy oraz daty wysłania listu.
Nie używaj emotikonów i cudzysłowów w korespondencji biznesowej.
Nie używaj obcych słów, wybierz rosyjski synonim.
Napisz jedną czcionką. Nie używaj kolorowego tekstu, nadmiernego podkreślenia, pogrubienia itp.
Bądź uprzejmy dla rozmówcy i otwarty w komunikacji. Wyjaśnij jego opinię i zapytaj, co o niej myśli. Okazuj empatię i szacunek.
Obserwuj, jak reaguje twój przeciwnik.

Standardowe zwroty, których można użyć

Aby nie zastanawiać się za każdym razem, w jakiej formie włożyć myśli, możesz użyć standardowych zwrotów przyjętych w korespondencji biznesowej:

Odwołanie. „Witam, drogi Igorze Pietrowiczu”- jeśli znasz odbiorcę osobiście. „Witam, panie Smirnov”- jeśli piszesz do niego pierwszy raz w życiu. Zwykle mówi się o wojsku „Witam, towarzyszu pułkowniku Smirnow”.
Ogłoszenie. Przykład standardowej frazy: "Informujemy Cię, że...". Można to zmienić na "Informujemy", "daj ci znać", "daj ci znać".
Wyjaśnienie. Aby na samym początku poinformować odbiorcę o przeznaczeniu listu, możesz skorzystać z konstrukcji: „W odpowiedzi na Państwa prośbę…”, „W celu wykonania pracy…”, „W celu udzielenia pomocy…”, „Zgodnie z Państwa życzeniem…”.
Prośba. Zapytaj w liście powinno być zgodne ze wzorem "Pytamy Ciebie…".
Wyrok. „Możemy zaoferować…”, „Polecamy…”.
Potwierdzenie. „Potwierdzamy…”, „Otrzymaliśmy…”.
Odmowa. „Twoja propozycja została odrzucona…”, „Z powodów opisanych poniżej nie możemy się zgodzić…”, „Twoja propozycja została rozpatrzona i uznana za niekonstruktywną”.

Formalność jest najlepszym towarzyszem korespondencji biznesowej, ale ważne jest, aby sens nie ginął za oficjalnymi frazami. Dobry przykład listu biznesowego wyglądałby tak.