Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej GOST

Wszystkie dokumenty przedstawione w katalogu nie są ich oficjalną publikacją i służą wyłącznie celom informacyjnym. Elektroniczne kopie tych dokumentów mogą być rozpowszechniane bez żadnych ograniczeń. Możesz publikować informacje z tej witryny w dowolnej innej witrynie.

STANDARD PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ

ZJEDNOCZONE SYSTEMY DOKUMENTACJI

JEDNOLITY SYSTEM DOKUMENTACJI ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNEJ

WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW

GOST R 6.30-97

GOSTANDART ROSJI

Moskwa

Przedmowa

1. OPRACOWANY przez Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Dokumentacji i Archiwizacji (VNIIDAD) Federalnej Służby Archiwalnej Rosji.

REPREZENTOWANE przez Federalną Służbę Archiwalną Rosji.

WPROWADZONE przez Dział Naukowo-Techniczny Państwowego Standardu Rosji.

3. WPROWADZONE PO RAZ PIERWSZY.

STANDARD PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ

Data wprowadzenia 1998-07-01

1 OBSZAR ZASTOSOWANIA.

Norma ta dotyczy dokumentów organizacyjno-administracyjnych związanych z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnej (USORD) – uchwał, zarządzeń, zarządzeń, decyzji, protokołów, ustaw, pism itp. (zwanych dalej dokumentami) wchodzących w skład Wszech- Rosyjski klasyfikator działania zarządcze(OKUD) (klasa 02000000) i wykorzystywane w działalności:

władze federalne władza państwowa, władze publiczne podmiotów Federacja Rosyjska, w tym podmioty Federacji Rosyjskiej, które obok języka rosyjskiego jako państwowego języka państwowego posiadają organy samorządu terytorialnego;

Przedsiębiorstwa, organizacje i ich stowarzyszenia, niezależnie od formy własności i formy prawnej.

Norma ta określa: skład szczegółów dokumentów; wymagania dotyczące rejestracji szczegółów dokumentów; wymagania dotyczące formularzy i dokumentacji; wymagania dotyczące produkcji, księgowania, używania i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej, emblematów podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Szczegółowe układy podano w Załączniku A; wzory formularzy dokumentów - w Załączniku B.

2. SKŁAD SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTÓW.

2.1. Podczas przygotowywania i przetwarzania dokumentów stosuje się następujące dane:

01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 - godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 - kod formularza dokumentu;

06 - nazwa organizacji;

07 - dane referencyjne o organizacji;

08 - nazwa rodzaju dokumentu;

09 - data dokumentu;

10 - numer rejestracyjny dokumentu;

12 - miejsce kompilacji lub publikacji dokumentu;

13 - pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu;

14- adresat;

15 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

16 - rozdzielczość;

17 - tytuł tekstu;

18 - znak kontrolny;

19 - tekst dokumentu;

20 - znak o obecności zgłoszenia;

21 - podpis;

22 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

23 - wizy zatwierdzające dokumenty;

24 - druk;

25 - znak na poświadczeniu kopii;

26 - znak o wykonawcy;

27 - wzmianka o wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie;

28 - znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację;

29 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

2.2. Wykluczone, Zmień. nr 1

2.3. Wykluczone, Zmień. nr 1

3. WYMAGANIA DOTYCZĄCE REJESTRACJI SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTÓW.

3.1. Godło Federacji Rosyjskiej jest umieszczane na formularzach dokumentów zgodnie z Regulaminem Godła Federacji Rosyjskiej.

3.2. Herb podmiotu Federacji Rosyjskiej zostanie umieszczony na formularzach dokumentów zgodnie z akty prawne podmioty Federacji Rosyjskiej.

3.3. Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) zostanie umieszczony na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (przepisy dotyczące organizacji).

Godło nie jest reprodukowane na papierze firmowym, jeżeli zawiera godło Federacji Rosyjskiej lub herb podmiotu Federacji Rosyjskiej.

3.4. Kodeks organizacji jest sporządzony zgodnie z Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstwa i organizacje (OKPO).

3.5. Kod formularza dokumentu jest umieszczany zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządzania (OKUD).

3.6. Nazwa organizacji będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie ustalonej w jej dokumentach założycielskich.

Powyżej nazwy organizacji należy podać skrót, a w przypadku jego braku pełną nazwę organizacji macierzystej.

Nazwy organizacji podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem rosyjskim jako językiem państwowym drukowane są w dwóch językach – rosyjskim i narodowym.

Skrócona nazwa organizacji jest podawana w przypadkach, gdy jest zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Skrócona nazwa (w nawiasach) jest umieszczona pod pełną nazwą.

Imię na język obcy powielane w przypadkach, w których jest to zapisane w statucie (przepisy dotyczące organizacji). Nazwisko w języku obcym znajduje się pod nazwiskiem w języku rosyjskim.

Nazwa oddziału, biura terenowego, przedstawicielstwa, podziału strukturalnego organizacji jest wskazana, jeśli jest autorem dokumentu i jest umieszczona pod nazwą organizacji.

3.7. Dane referencyjne o organizacji obejmują: adres pocztowy; numery telefonów i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, numery teleksów, konta bankowe, adres) E-mail itd.).

3.8. Nazwa rodzaju dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację jest regulowana przez statut (przepisy dotyczące organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez USORD i OKUD (klasa 0200000).

Pismo nie wskazuje nazwy rodzaju dokumentu.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.9. Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu data zdarzenia. Jeśli autorami dokumentu jest kilka organizacji, data dokumentu jest najpóźniejszą datą podpisania.

Data dokumentu jest sporządzona cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc zapisuje się jako dwie pary cyfr arabskich oddzielone kropką; rok - cztery cyfry arabskie. Na przykład datę 5 stycznia 2000 należy wpisać jako 01/05/2000.

Dozwolony jest słowno-numeryczny sposób formatowania daty, np. 5 stycznia 2000, a także formatowanie daty w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, np.: 2000.01.05.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.10. Numer rejestracyjny dokumentu składa się z jego numeru seryjnego, który według uznania organizacji może zostać uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

Numer rejestracyjny dokumentu opracowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem w kolejności, w jakiej autorzy są wskazani w dokumencie.

3.12. Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu jest wskazane, jeśli trudno go ustalić za pomocą danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego i zawiera tylko ogólnie przyjęte skróty.

3.13. Pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu (tajne, poufne itp.) umieszcza się bez cudzysłowów na pierwszej stronie dokumentu i może być uzupełniona danymi przewidzianymi w przepisach o informacjach niejawnych jako tajemnica państwowa i informacjach poufnych .

3.14. Adresatem mogą być organizacje, ich pododdziały strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Kierując dokument do urzędnika lub do osoby inicjały pojawiają się przed nazwiskiem. W mianowniku podana jest nazwa organizacji i jej jednostka strukturalna. Na przykład (dalej w tekście normy oraz w załączniku B, przykłady nazw organizacji, ich dane referencyjne itp. są warunkowe):

Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji

Dział Systematyzacji

ustawodawstwo

Stanowisko osoby, do której adresowany jest dokument, jest wskazane w celowniku, na przykład:

CJSC „Tekstylia Bolszewska”

Księgowość

Starszy Ekonomista

JAK. Nikołajew

Prezes CJSC

„Fabryka Porcelany Łomonosowa”

W I. Pietrow

Jeżeli dokument jest wysyłany do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać w sposób uogólniony, na przykład:

Administracje okręgowe

region Moskwy

W składzie wymaganego „Adresu” w razie potrzeby może być podany adres pocztowy. Elementy adresu pocztowego są określone w kolejności, ustanowione przez przepisyświadczenie usług pocztowych.

Dozwolone jest wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „Adres” w stosunku do najdłuższej linii. Na przykład:

Przewodniczący stowarzyszenia ogrodniczego

„Mozhaisk dał”

V.A. Bunejew

Dokument nie powinien zawierać więcej niż czterech odbiorców. Słowo „Kopiuj” przed drugim, trzecim, czwartym adresatem nie jest wskazane. Na jeszcze odbiorcy tworzą listę dystrybucyjną dokumentu.

Jeśli list jest adresowany do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy, na przykład;

Ogólnorosyjskie badania naukowe

Tel Institute of Record Science

i archiwizacja

101000, Moskwa, Centrum,

Pas Milyutinsky, 7a

Adresując pismo do osoby, należy wskazać adres pocztowy, następnie nazwisko i inicjały odbiorcy, na przykład:

301264, region Tula,

Rejon Kirejewski, Lipki,

ul. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kalinin

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.15. Dokument jest zatwierdzany przez urzędnika (urzędników) lub specjalnie wydany dokument. Przy zatwierdzaniu dokumentu przez urzędnika pieczęć podpisu dokumentu musi składać się ze słowa ZATWIERDZAM (bez cudzysłowów), tytułu osoby zatwierdzającej dokument, jej podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia, na przykład:

ZATWIERDZIĆ

CEO

CJSC „Tekstylia Bolszewska”

Podpis osobisty I. V. Sergeev

Dozwolone jest wyśrodkowanie elementów względem najdłuższej linii w atrybucie „Pieczęć zatwierdzenia” dokumentu, na przykład:

ZATWIERDZIĆ

CEO

CJSC „Tekstylia Bolszewska”

Podpis osobisty I. V. Sergeev

Gdy dokument zostaje zatwierdzony przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

Gdy dokument jest zatwierdzany uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem, pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa ZATWIERDZONE (ZATWIERDZONE, ZATWIERDZONE lub ZATWIERDZONE), nazwa dokumentu zatwierdzającego w instrumentalny, jego daty, liczby. Na przykład:

ZATWIERDZONY

Decyzją walnego zgromadzenia

Akcjonariusze z dnia 15.08.2000 nr 14

ZATWIERDZONY

Zarządzenie Przewodniczącego

Zarząd Banku

z dnia 01.02.2000 nr 82

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu znajduje się po prawej stronie górny róg dokument.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.16. Uchwała jest napisana na dokumencie przez odpowiedniego urzędnika i zawiera nazwiska wykonawców, treść nakazu, termin wykonania, podpis i datę, na przykład:

A. W. Zajcewa

PS Nikitin

Proszę przygotować projekt

umowa ogólna

z firmą "HITEK" do 21.12.2000

Osobisty podpis

Dopuszcza się wydanie uchwały na oddzielnym arkuszu.

3.17. Nagłówek tekstu zawiera streszczenie dokument. Nagłówek jest zgodny z nazwą typu dokumentu.

Tytuł może odpowiadać na pytania takie jak:

o czym (o kim)?, na przykład:

Zarządzenie o powołaniu komisji atestacyjnej;

co (kogo)?, na przykład:

Opis stanowiska sekretarza referenta.

W tekście dokumentów sporządzonych na papierze firmowym formatu A5 nagłówek można pominąć.

3.18. Znak kontroli to znak kontroli nad wykonaniem dokumentu, który jest oznaczony literą „K”, wyrazem lub pieczęcią „Kontrola”.

3.19. Tekst dokumentu sporządzono w języku rosyjskim lub języku narodowym zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej w sprawie języków państwowych. Teksty dokumentów są pisane tylko w języku rosyjskim podczas ich wysyłania:

do federalnych organów państwowych, organów państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej;

Przedsiębiorcom, organizacjom i ich stowarzyszeniom niepodlegającym jurysdykcji tego podmiotu Federacji Rosyjskiej lub znajdującym się na terytorium innych podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Teksty dokumentów sporządzane są w formie ankiety, tabeli, tekstu linkowanego lub w formie połączenia tych struktur.

Opracowując tekst w formie kwestionariusza, nazwy cech charakteryzowanego obiektu powinny być wyrażone rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z czasownikiem drugiej osoby liczby mnogiej w czasie teraźniejszym lub przeszłym („mieć”, „własne” lub „były”, „były” itp.). Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami znaków.

Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela jest drukowana na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli muszą być ponumerowane, a na kolejnych stronach drukowane są tylko numery tych kolumn.

Tekst połączony zazwyczaj składa się z dwóch części. W pierwszej części wskazane są powody, podstawy, cele opracowania dokumentu, w drugiej (końcowej) - decyzje, wnioski, prośby, sugestie, zalecenia. Tekst może zawierać jedną końcową część (np. rozkazy – część administracyjna bez oświadczenia; pisma, oświadczenia – prośba bez wyjaśnienia; zaświadczenia, notatki – ocena faktów, wnioski).

W tekście dokumentu sporządzonego na podstawie dokumentów innych organizacji lub wcześniej opublikowanych dokumentów wskazuje się ich szczegóły: nazwę dokumentu, nazwę organizacji - autora dokumentu, datę dokumentu, numer rejestracyjny dokumentu, nagłówek do tekstu.

Jeżeli tekst zawiera kilka decyzji, wniosków itp., to należy go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które są ponumerowane cyframi arabskimi.

W dokumentach administracyjnych (rozkazy, instrukcje itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji tekst należy przedstawić w pierwszej osobie pojedynczy(„Zamawiam”, „Oferuję”, „Proszę”).

W dokumentach administracyjnych organów kolegialnych tekst występuje w trzeciej osobie liczby pojedynczej („decyduje”, „decydował”).

We wspólnych dokumentach administracyjnych tekst podawany jest w pierwszej osobie Liczba mnoga(„zamawiamy”, „zdecydowaliśmy”).

Tekst protokołu jest podany w trzeciej osobie liczby mnogiej („wysłuchiwany”, „mówił”, „decydował”).

W dokumentach ustalających prawa i obowiązki organizacji, ich podziałów strukturalnych (regulaminy, instrukcje), a także zawierających opis, ocenę stanu faktycznego lub wnioski (ustawa, zaświadczenie) stosuj formę prezentacji tekstu od osoby trzeciej l.p. lub liczba mnoga („dział pełni funkcje”, „stowarzyszenie obejmuje”, „komisja ustanowiła”).

W listach stosowane są następujące formy prezentacji:

Od pierwszej osoby liczby mnogiej („proszę wyślij”, „prześlij do rozpatrzenia”),

Od pierwszej osoby liczby pojedynczej („Uważam to za konieczne”, „Proszę o podkreślenie”);

Od trzeciej osoby liczby pojedynczej („ministerstwo nie ma nic przeciwko”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”),

3.20. Oznaczenie obecności zgłoszenia wymienionego w tekście dokonuje się w następujący sposób:

Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.

Jeśli dokument zawiera wniosek nie wymieniony w tekście, podaj jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:

Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Wydziału Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.

2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów Regionalnego Wydziału Kredytowego na 7 arkuszy. w 2 egzemplarzach.

Jeśli wnioski są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.

W dodatku do dokumentu administracyjnego na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:

Załącznik 2

na polecenie Dyrektora Instytutu

z dnia 15.06.2000 nr 319

Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:

Uzupełnienie: pismo Archiwum Federalnego z dnia 14.06.2000 nr 02-4/156 wraz z załącznikiem, łącznie 30 arkuszy.

Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:

Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. na pierwszy adres.

Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „ZAŁĄCZNIK nr.” wielkie litery, a także wyśrodkować to wyrażenie, nazwę dokumentu, jego datę i numer rejestracyjny względem najdłuższego wiersza, na przykład:

DODATEK 2

na polecenie Dyrektora Instytutu

15.06.2000 № 19

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.21. W skład wymaganego „Podpisu” wchodzą: imię i nazwisko osoby podpisującej dokument (pełny, jeśli dokument nie jest wystawiony na formularzu, a skrócony - na dokumencie wystawionym na formularzu) ; podpis osobisty; dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Przy wydawaniu dokumentu na formularzu urzędnik stanowisko tej osoby nie jest wskazane w podpisie.

W atrybucie „Podpis” dozwolone jest wyśrodkowanie pozycji osoby podpisującej dokument względem najdłuższej linii. Na przykład:

Dyrektor wykonawczy

CJSC „Partner” Osobisty podpis N.A. Fiodorow

Gdy dokument podpisuje kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, na przykład:

Gdy dokument podpisuje kilka osób na równych stanowiskach, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie, na przykład:

Wiceminister Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej		Wiceminister Finansów Federacji Rosyjskiej
	WM Stiepanowa		A. P. Mironov

Dokumenty sporządzone przez komisję wskazują nie na stanowiska osób podpisujących dokument, ale na ich obowiązki jako członków komisji zgodnie z podziałem, na przykład:

Dokument może być podpisany przez pełniącego obowiązki urzędnika ze wskazaniem jego faktycznego stanowiska i nazwiska. Jednocześnie nie wolno umieszczać przyimka „Za”, odręcznego napisu „Zastępca”. lub ukośnik przed nazwą stanowiska.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.22. Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się z wyrazu UZGODNIONY, stanowiska osoby. z którą dokument jest uzgodniony (w tym nazwa organizacji), podpis osobisty, dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko) oraz data zatwierdzenia, np.:

ZGODA

Rektor Akademii Finansowej

pod rządami Federacji Rosyjskiej

Własny podpis A. G. Gryaznova

Jeżeli dopuszczenie jest dokonywane listownie, protokołem itp., pieczęć dopuszczenia jest sporządzona w następującej formie:

ZGODA

List z Akademii Rosyjskiej

Nauki medyczne

z dnia 30 października 2000 nr 451-805

ZGODA

Protokół ze spotkania

Rada Ubezpieczeń

firma "Planeta"

z dnia 21.06.2000 nr 10

3.23. Zatwierdzenie dokumentu wydawane jest wraz z wizą, zawierającą podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład:

kierownik działu prawnego

Podpis osobisty A.S. Orłow

W przypadku uwag do dokumentu wiza jest wydawana w następujący sposób:

Załączone komentarze

kierownik działu prawnego

Podpis osobisty A.S. Orłow

Uwagi znajdują się na osobnej kartce, podpisane i dołączone do dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy są umieszczane na dole odwrotnej strony ostatniej strony oryginalnego dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy są umieszczane na dole przedniej strony kopii wysyłanego dokumentu.

Istnieje możliwość wystawienia dokumentu wizowego na osobnej karcie akceptacji.

Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzenie dokumentu i jego zastosowania arkusz po arkuszu.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

3.24. Pieczęć poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach przewidzianych przez specjalne przepisy prawne poświadczanie praw osób ustalających fakty dotyczące środków finansowych.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji.

3.25. Podczas poświadczania zgodności kopii dokumentu z oryginałem, poniżej wymaganego „Podpisu” należy umieścić: napis poświadczający „Prawidłowo”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji, na przykład:

Inspektor Departamentu Personalnego Podpis osobisty M.V. Kolosków

Dozwolone jest poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią, ustaloną według uznania organizacji.

3.26. Oznaczenie wykonawcy testamentu zawiera nazwisko (lub nazwisko, imię, nazwisko, patronimikę) wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Notatka o wykonawcy umieszczana jest z przodu lub z tyłu ostatniej kartki dokumentu w lewym dolnym rogu, na przykład:

3.27. Oznaczenie wykonania dokumentu i jego wniesienia do sprawy zawiera następujące dane: odesłanie do daty i numeru dokumentu potwierdzającego jego wykonanie lub w przypadku braku takiego dokumentu krótka informacja o wydajności; słowa „W biznesie”; numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany.

Zapis o sporządzeniu dokumentu i jego skierowaniu do sprawy musi być podpisany i datowany przez wykonawcę dokumentu lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.

3.28. Znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty).

Dozwolone jest oznaczenie odbioru dokumentu w organizacji w formie pieczątki.

3.29. Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znacznik (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku maszyny, datę i inne dane wyszukiwania ustalone przez organizację.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE FORMULARZA DOKUMENTÓW I FORMULARZ DOKUMENTÓW.

4.1 Dokumenty sporządza się na formularzach.

Ustalono dwa główne formaty formularzy dokumentów - A4 i A5; dozwolone jest stosowanie formularzy formatów A3 i A6 zgodnie z GOST 9327.

Każdy arkusz dokumentu, wystawiony zarówno na formularzu, jak i bez niego, musi mieć marginesy co najmniej mm:

20 - lewy;

10 - prawy;

15 - góra;

20 - dół.

(Wydanie zmienione, ks. nr 1)

4.2. Formularze dokumentów powinny być sporządzone na papierze białym lub jasnym. Dozwolone jest wytwarzanie formularzy w sposób typograficzny przy użyciu operacyjnych narzędzi drukarskich lub powielanie ich w technologii komputerowej bezpośrednio podczas produkcji określonego dokumentu. Wyjątkiem są papiery firmowe organizacji z wizerunkiem godła państwowego Federacji Rosyjskiej lub herbami podmiotów Federacji Rosyjskiej, których procedurę wytwarzania podano w ust. 5.

4.3. Formularze dokumentów są zaprojektowane zgodnie z Załącznikiem A. Linie ciągłe wskazują stałe granice stref lokalizacji detali, linia przerywana - zmienne. Każda strefa jest określona przez zestaw zawartych w niej szczegółów.

4.4. Istnieją dwie opcje lokalizacji szczegółów na formularzach - kątowa i podłużna.

4.5. Szczegóły 01, 02, 03 znajdują się powyżej środka atrybutu 06. Szczegóły 06 można umieścić na poziomie atrybutu 03.

Detale 06, 07, 08, 12, restrykcyjne, oznaczenia detali 09, 10, 11 w granicach stref lokalizacji detali umieszcza się w jeden z następujących sposobów:

Wyśrodkowany (początek i koniec każdej linii atrybutów są równo odsunięte od granic strefy lokalizacji atrybutów);

Flatov (każda linia atrybutu zaczyna się od lewej granicy strefy lokalizacji atrybutu).

4.6. Dla organizacji, jej pododdziału strukturalnego, urzędnika, ustala się następujące rodzaje formularzy dokumentów:

Forma ogólna;

blankiet firmowy;

Forma określonego rodzaju dokumentu, z wyjątkiem listu.

Forma ogólna służy do produkcji wszelkiego rodzaju dokumentów, z wyjątkiem listów. Formularze jednostki strukturalnej organizacji lub urzędnika są projektowane, jeżeli kierownik jednostki lub urzędnik ma prawo do podpisania.

4.7. Ogólna forma w zależności od dokumenty założycielskie organizacja zawiera szczegóły 01. 02, 03, 06.

Forma listu, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01, 02. 03, 04, 06, 07 i, jeśli to konieczne, znaki ograniczające górne granice stref dla lokalizacji szczegółów 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; osiemnaście; dziewiętnaście.

Forma określonego rodzaju dokumentu, z wyjątkiem pisma, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, znaki graniczne dla granic obszarów, w których znajdują się szczegóły zlokalizowane 09, 10, 11, 12; 17; osiemnaście.

4.8. O formach organizacji jednostek wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem rosyjskim jako państwowym językiem narodowym, szczegóły 06, 07, 12 drukowane są w dwóch językach: rosyjskim i narodowym, na tym samym poziomie podłużnym Formularz.

4.9. Dozwolone jest wytwarzanie dokumentów na maszynie do pisania lub za pomocą urządzeń drukujących sprzętu komputerowego.

4.10. Przygotowując dokumenty na dwóch lub więcej stronach, należy ponumerować drugą i kolejne strony.

Numery stron są umieszczane na środku górnego marginesu arkusza.

4.11. Dokumenty można drukować na odwrocie arkusza.

5. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYTWARZANIA, ROZLICZANIA, STOSOWANIA I PRZECHOWYWANIA FORMULARZA Z REPRODUKCJĄ GODŁA PAŃSTWOWEGO FEDERACJI ROSYJSKIEJ, GODŁA PODMIOTÓW FEDERACJI ROSYJSKIEJ.

5.1. Druki dokumentów z reprodukcją godła Federacji Rosyjskiej i herbów podmiotów Federacji Rosyjskiej (zwane dalej drukami stemplowymi) są wyrobami poligraficznymi podlegającymi rachunkowości.

5.2. Druki tłoczone są wykonywane wyłącznie przez przedsiębiorstwa poligraficzne i grawerskie, które posiadają licencje na dany rodzaj działalności oraz certyfikaty o posiadaniu możliwości technicznych i technologicznych do wykonania określonego rodzaju wyrobu na odpowiednim poziomie jakości.

5.3. Produkcja formularzy stemplowanych odbywa się na zlecenie organów państwowych, inne agencje rządowe oraz instytucje (zwane dalej - organizacjami) określone w Regulaminie w sprawie godła państwowego Federacji Rosyjskiej, odpowiednich aktach prawnych podmiotów Federacji Rosyjskiej.

5.4 Formularze stemplowe w organizacji podlegają rachunkowości. Na opieczętowanych formularzach numery seryjne umieszcza się w sposób typograficzny lub przez wyliczenie oraz, w razie potrzeby, serię tych numerów. Druki opieczętowane są ewidencjonowane odrębnie według rodzajów formularzy w formularzu ewidencyjnym i księgowym (karta, dziennik), z wykorzystaniem następujących danych:

po otrzymaniu formularzy:

data odbioru;

numer dokumentu towarzyszącego;

Nazwa organizacji - dostawca formularzy ostemplowanych;

Liczba kopii;

przy wydawaniu formularzy:

Nazwa rodzaju stempla;

Liczba kopii;

Serie i numery ostemplowanych formularzy;

Nazwa jednostki strukturalnej organizacji, nazwisko i inicjały urzędnika - odbiorcy druków stemplowych;

Pokwitowanie odbioru;

Uwaga (znak zniszczenia itp.).

5.5. Formularze opieczętowane są przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafkach.

5.6. Zniszczenie formularzy stemplowych odbywa się zgodnie z ustawą z oznaczeniem w formularzu rejestracyjnym.

5.7. Kontrola nad produkcją, użytkowaniem i przechowywaniem formularzy stemplowanych powierzona jest jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za pracę biurową organizacji. Osoby osobiście odpowiedzialne za księgowość, używanie i przechowywanie formularzy są wyznaczane przez dokument administracyjny kierownika organizacji.

5.8. Formularze rejestracyjne i księgowe są zawarte w nomenklaturze spraw organizacji.

5.9. Sprawdzanie dostępności, używania i przechowywania formularzy pieczęci odbywa się co najmniej raz w roku przez komisję wyznaczoną przez dokument administracyjny kierownika organizacji. Na dokonanych kontrolach dokonuje się oznaczeń w formularzach rejestracyjnych po ostatnim wpisie. W przypadku wykrycia naruszeń w produkcji, księgowości, przechowywaniu i stosowaniu formularzy pieczęci komisja przeprowadza dochodzenie wewnętrzne, którego wyniki są sporządzane w akcie i zgłaszane kierownikowi organizacji.

5.10. Replikacja za pomocą operacyjnego drukowania organizacji dokumentów na oficjalnym papierze firmowym przeznaczonych do dystrybucji jest dozwolona pod warunkiem, że każda kopia dokumentu jest poświadczona pieczęcią organizacji.

ZAŁĄCZNIK A

(obowiązkowy)

SCHEMAT LOKALIZACJI SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTÓW.

Rysunek A.1. - Umiejscowienie detali i granic stref na formacie A4 formularza narożnego.

Rysunek A.2 - Lokalizacja szczegółów i granice stref na formacie A4 formularza podłużnego.

ZAŁĄCZNIK B

(odniesienie)

WZORY FORMULARZ DOKUMENTÓW.

Rysunek B. 1 – Próbka ogólnej formy organizacji.

Rysunek B.2 — Przykład nagłówka firmowego narożnego.

Rysunek B.3 – Próbka podłużnej formy pisma organizacji.

Rysunek B.4 - Próbka podłużnej formy listu z jednostki strukturalnej organizacji.

Rysunek B.5 – Przykład podłużnej formy pisma od urzędnika.

Rysunek B.6 – Przykładowy formularz dla określonego typu dokumentu organizacji.

Pobierz dokument

GOST R 6.30-2003

Zunifikowane systemy dokumentacji

ZJEDNOCZONY SYSTEM
ORGANIZACYJNE I ZARZĄDZANIE
DOKUMENTACJA

Wymogi dokumentacyjne

Moskwa

Informacje standardowe

Przedmowa

STANDARD PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ

Data wprowadzenia 2003-07-01

1 obszar zastosowania

Norma ta dotyczy dokumentów organizacyjno-administracyjnych związanych z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnej (USORD) - uchwał, zarządzeń, zarządzeń, decyzji, protokołów, ustaw, pism itp. (zwanych dalej dokumentami) zawartych w OK 011- 93 „Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządzania” (OKUD) (klasa 0200000).

01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 - godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 - główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoba prawna;

11 - data dokumentu;

12 - numer rejestracyjny dokumentu;

14 - miejsce kompilacji lub publikacji dokumentu;

15 - adresat;

21 - znak obecności zgłoszenia;

22 - podpis;

23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

24 - wizy zatwierdzające dokumenty;

25 - nadruk nadruku;

26 - znak na poświadczeniu kopii;

27 - znak o wykonawcy;

28 - znak na wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy;

29 - znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację;

30 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

3 Wymagania dotyczące rejestracji szczegółów dokumentów

3.1 Godło państwowe Federacji Rosyjskiej umieszcza się na papierze firmowym zgodnie z federalną ustawą konstytucyjną „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, nr 52, część I, art. 5021).

3.2 Godło podmiotu Federacji Rosyjskiej umieszcza się na papierze firmowym zgodnie z aktami prawnymi podmiotów Federacji Rosyjskiej.

3.3 Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (przepisy dotyczące organizacji).

3.4 Kod organizacji jest spisany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

3.5 Główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej jest umieszczany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

3.6 Numer identyfikacyjny podatnika / kod przyczyny rejestracji (NIP / KPP) jest nadawany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

3.7 Kod formularza dokumentu jest umieszczany zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządzania (OKUD).

3.8 Nazwa organizacji będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie ustalonej w jej dokumentach założycielskich.

Powyżej nazwy organizacji wskazać skrót, a w przypadku jego braku - pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje).

Nazwy organizacji podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej (rosyjski) oficjalny język tematy Federacji Rosyjskiej, drukowane w dwóch językach.

Nazwa organizacji w języku państwowym podmiotu Federacji Rosyjskiej lub w innym języku jest umieszczona poniżej lub po prawej stronie nazwy w języku państwowym Federacji Rosyjskiej.

Skrócona nazwa organizacji jest podawana w przypadkach, gdy jest zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Skrócona nazwa (w nawiasach) znajduje się poniżej lub po pełnej nazwie.

Nazwa oddziału, biura terenowego, przedstawicielstwa jest wskazana, jeśli jest autorem dokumentu i umieszczona pod nazwą organizacji.

3.9 Dane referencyjne o organizacji obejmują: adres pocztowy; numer telefonu i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, numery teleksów, konta bankowe, adres e-mail itp.).

3.10 Nazwa typu dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację musi być określona w statucie (przepisy dotyczące organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000).

3.11 Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu data zdarzenia. Dokumenty wydane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć jedną (jedną) datę.

Data dokumentu jest sporządzona cyframi arabskimi w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc są narysowane dwiema parami cyfr arabskich oddzielonymi kropką; rok - cztery cyfry arabskie.

Dozwolone jest formatowanie daty w sposób werbalno-numeryczny np. 05.06.2003, a także formatowanie daty w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca np.: 2003.06.05.

3.12 Numer rejestracyjny dokumentu składa się z jego numeru seryjnego, który według uznania organizacji może zostać uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

3.14 Wskazuje się miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu, jeżeli trudno to ustalić za pomocą danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, zawiera tylko ogólnie przyjęte skróty.

3.15 Adresatem mogą być organizacje, ich pododdziały strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Przy adresowaniu dokumentu do urzędnika inicjały umieszcza się przed nazwiskiem. W mianowniku podana jest nazwa organizacji i jej jednostka strukturalna. Na przykład (dalej przykłady nazw organizacji, ich dane referencyjne itp. są warunkowe):

Jeżeli dokument jest wysyłany do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać w sposób uogólniony, na przykład:

Dozwolone jest wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „Adres” w stosunku do najdłuższej linii. Na przykład:

Wymagany „Adres” może zawierać adres pocztowy. Elementy adresu pocztowego wskazane są w kolejności ustalonej przez zasady świadczenia usług pocztowych.

Adresując list do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy, na przykład:

Adresując pismo do osoby, podaje się nazwisko i inicjały odbiorcy, a następnie adres pocztowy, na przykład:

3.16 Dokument jest zatwierdzany przez urzędnika (urzędników) lub specjalnie wydany dokument. Przy zatwierdzaniu dokumentu przez urzędnika pieczęć podpisu dokumentu musi składać się ze słowa ZATWIERDZAM (bez cudzysłowów), tytułu osoby zatwierdzającej dokument, jej podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia, na przykład:

Dozwolone jest wyśrodkowanie elementów względem najdłuższej linii w atrybucie „Stempel zatwierdzenia dokumentu”, na przykład:

Gdy dokument zostaje zatwierdzony przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

W przypadku zatwierdzenia dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem, pieczęć zatwierdzenia składa się ze słowa ZATWIERDZONY (ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY lub ZATWIERDZONY), nazwy dokumentu zatwierdzającego w sprawie instrumentalnej, jego daty, numeru. Na przykład:

ZATWIERDZONY

decyzja walnego zgromadzenia

Akcjonariusze z dnia 05.04.2003 nr 14

Dopuszcza się wydanie uchwały na oddzielnym arkuszu.

3.18 Nagłówek tekstu zawiera streszczenie dokumentu. Tytuł musi być zgodny z nazwą typu dokumentu.

Tytuł może odpowiadać na pytania takie jak:

o czym (o kim)?, na przykład:

Zarządzenie o powołaniu komisji atestacyjnej;

co (kogo)?, na przykład:

Opis stanowiska wiodącego eksperta.

Dopuszcza się niewskazywanie nagłówka do tekstu dokumentów sporządzonych na papierze firmowym formatu A5.

3.19 Znak kontroli nad wykonaniem dokumentu jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”.

3.20 Tekst dokumentu sporządzono w języku państwowym Federacji Rosyjskiej lub w językach państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Teksty dokumentów sporządzane są w formie ankiety, tabeli, spójnego tekstu lub w formie połączenia tych struktur.

Opracowując tekst w formie kwestionariusza, nazwy cech charakteryzowanego obiektu powinny być wyrażone rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z drugą osobą w liczbie mnogiej czasownika czasu teraźniejszego lub przeszłego („mieć”, „własne” lub „były”, „były” itp.). Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami znaków.

Tekst połączony składa się zwykle z dwóch części. W pierwszej części wskazane są powody, podstawy, cele opracowania dokumentu, w drugiej (końcowej) - decyzje, wnioski, prośby, sugestie, zalecenia. Tekst może zawierać jedną końcową część (np. rozkazy – część administracyjna bez oświadczenia; pisma, oświadczenia – prośba bez wyjaśnienia).

Jeśli tekst zawiera kilka decyzji, wniosków itp., można go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które są ponumerowane cyframi arabskimi.

W dokumentach (rozkaz, rozkaz itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji, tekst podawany jest w pierwszej osobie liczby pojedynczej („zamawiam”, „oferuję ", "proszę").

W dokumentach organów kolegialnych tekst podawany jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej („decyduje”, „decydował”).

W dokumentach połączonych tekst jest podany w pierwszej osobie liczby mnogiej („zamawiamy”, „postanowiłem”).

Tekst protokołu jest podany w trzeciej osobie liczby mnogiej („wysłuchiwany”, „mówił”, „decydował”, „decydował”).

W listach stosowane są następujące formy prezentacji:

Od pierwszej osoby liczby mnogiej („proszę wyślij”, „prześlij do rozpatrzenia”);

Od pierwszej osoby liczby pojedynczej („Uważam to za konieczne”, „Proszę o podkreślenie”);

Od trzeciej osoby liczby pojedynczej („Ministerstwo nie ma nic przeciwko”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”).

3.21 Wzmiankę o obecności wniosku wymienionego w treści pisma sporządza się w następujący sposób:

Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.

Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:

Jeśli wnioski są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.

Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, znak obecności zgłoszenia sporządza się w następujący sposób:

Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 nr 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 arkusze.

Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:

Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.

W załączniku do dokumentu administracyjnego (dekrety, rozporządzenia, rozporządzenia, zasady, instrukcje, regulaminy, decyzje) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą „Załącznik nr ”, wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:

Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „NR DODATEK” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, na przykład:

lub na formularzu:

Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika stanowisko tej osoby nie jest wskazane w podpisie.

Gdy dokument podpisuje kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, na przykład:

Gdy dokument podpisuje kilka osób na równych stanowiskach, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie, na przykład:

Podczas podpisywania wspólnego dokumentu pierwszy arkusz jest sporządzany nie na papierze firmowym.

Dokumenty sporządzone przez komisję wskazują nie na stanowiska osób podpisujących dokument, ale na ich obowiązki jako członków komisji zgodnie z podziałem, na przykład:

3.23 Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się ze słowa UZGODNIONE, stanowiska osoby, z którą dokument został zatwierdzony (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, dekodowania podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia, na przykład:

Jeżeli dopuszczenie jest dokonywane listownie, protokołem itp., pieczęć dopuszczenia jest sporządzona w następujący sposób:

3.24 Zatwierdzenie dokumentu wydawane jest wraz z wizą zatwierdzającą dokument (zwaną dalej wizą), która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład:

W przypadku uwag do dokumentu wiza jest wydawana w następujący sposób:

Uwagi znajdują się na osobnej kartce, podpisane i dołączone do dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy są umieszczane na dole odwrotnej strony ostatniej strony oryginalnego dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy są umieszczane na dole przedniej strony kopii wysyłanego dokumentu.

Istnieje możliwość wystawienia dokumentu wizowego na osobnej karcie akceptacji.

Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzenie dokumentu i jego zastosowania arkusz po arkuszu.

3.25 Odcisk pieczęci poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób ustalających fakty dotyczące środków finansowych, a także na innych dokumentach umożliwiających weryfikację autentycznego podpisu.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji.

3.26 W przypadku poświadczania zgodności kopii dokumentu z oryginałem, pod wymaganiem „Podpis” umieszcza się napis poświadczający: „Prawidłowo”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji, na przykład:

Dozwolone jest poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią, ustaloną według uznania organizacji.

3.27 Wzmianka o wykonawcy testamentu zawiera inicjały i nazwisko wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Notatka o wykonawcy umieszczana jest z przodu lub z tyłu ostatniej kartki dokumentu w lewym dolnym rogu, na przykład:

V.A. Żukow

3.28 Zawiadomienie o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu potwierdzającego jego wykonanie lub w przypadku braku takiego dokumentu krótką informację o wykonaniu; słowa „W biznesie”; numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany.

Zapis o wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie podpisuje i datuje wykonawca dokumentu lub kierownik jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.

3.29 Znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera kolejny numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (jeśli to konieczne - godziny i minuty).

Dozwolone jest oznaczenie odbioru dokumentu w organizacji w formie pieczątki.

3.30 Identyfikatorem kopii elektronicznej dokumentu jest znacznik (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku maszyny, datę i inne dane wyszukiwania ustalone w organizacji .

4 Wymagania dotyczące formularzy dokumentów

4.1 Dokumenty sporządza się na formularzach.

Ustala się dwa standardowe formaty formularzy dokumentów - A4 (210 × 297 mm) i A5 (148 × 210 mm).

Każdy arkusz dokumentu, sporządzony zarówno na formularzu, jak i bez niego, musi zawierać pola co najmniej:

20 mm - lewy;

10 mm - prawy;

20 mm - góra;

20 mm - niżej.

4.2 Formularze dokumentów powinny być sporządzone na papierze białym lub jasnym.

4.3 Formularze dokumentów sporządza się zgodnie z Załącznikiem A. Przybliżone granice stref lokalizacji szczegółów są oznaczone linią przerywaną. Każda strefa jest określona przez zestaw zawartych w niej szczegółów.

4.4 W zależności od umiejscowienia detali montowane są dwie wersje form - kątowa (rysunek AL) i podłużna (rysunek A.2).

4.5 Atrybut 01 (02 lub 03) znajduje się powyżej środka atrybutu 08. Atrybut 03 można umieścić na poziomie atrybutu 08.

Detale 08, 09, 10, 14, znaki ograniczające dla detali 11, 12, 13 w granicach obszarów lokalizacji detali umieszcza się w jeden z następujących sposobów:

Wyśrodkowany (początek i koniec każdej linii detali są równo odsunięte od granic obszaru, w którym znajdują się detale);

Flaga (każda linia szczegółów zaczyna się od lewej granicy obszaru, w którym znajdują się szczegóły).

4.6 Dla organizacji, jej pododdziału strukturalnego, urzędnika, ustala się następujące rodzaje formularzy dokumentów:

Forma ogólna;

blankiet firmowy;

Forma określonego rodzaju dokumentu.

4.7 Ogólny formularz służy do produkcji wszelkiego rodzaju dokumentów, z wyjątkiem listu. Ogólna forma, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, obejmuje:

szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 11, 14.

Forma listu, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 04, 05, 06, 08, 09 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające dla górnych granic stref dla lokalizacji detali 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Forma określonego rodzaju dokumentu, z wyjątkiem pisma, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera dane 01 (02 lub 03), 08, 10, 14 oraz w razie potrzeby znaki ograniczające granice obszarów gdzie znajdują się szczegóły 11, 12, 13, 18, dziewiętnaście.

4.8 W przypadku organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej posiadają język państwowy podmiotu Federacji Rosyjskiej, zaleca się stosowanie formularza podłużnego; jednocześnie szczegóły 08, 09, 14 są drukowane w dwóch językach: rosyjskim (po lewej) i narodowym (po prawej) na tym samym poziomie.

4.9 W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub więcej stronach, druga i kolejne strony są numerowane.

Numery stron są umieszczane na środku górnego marginesu arkusza.

ZAŁĄCZNIK A
(odniesienie)

SCHEMAT LOKALIZACJI SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTÓW

Rysunek A.1 - Lokalizacja szczegółów i granic stref na formacie A4 formularza narożnego

Rysunek A.2 - Lokalizacja szczegółów i granic stref na formacie A4 formularza podłużnego

ZAŁĄCZNIK B
(odniesienie)

PRZYKŁADOWE FORMY DOKUMENTÓW

Rysunek B.1 – Próbka ogólnej formy organizacji

Rysunek B.2 - Przykładowy papier firmowy organizacji

Rysunek B.3 - Przykład podłużnego listu formularzowego organizacji

Rysunek B.4 – Próbka podłużnej formy listu od urzędnika

Rysunek B.5 - Przykładowy formularz dla określonego typu dokumentu organizacji

Słowa kluczowe: dokumenty organizacyjno-administracyjne, skład szczegółów dokumentów, dokument, formularz, papier firmowy, księgowość, rejestracja, kontrola, rekwizyty

Przy sporządzaniu dokumentów organizacyjno-administracyjnych (rozporządzenia, protokoły, akty itp.) wykonuje się standardowe czynności zarządcze związane z koordynacją, podpisywaniem, zatwierdzaniem tych dokumentów, zgłaszaniem ich pracownikom za pokwitowaniem. Jednocześnie na dokumentach umieszczane są standardowe napisy: podpis, pieczątka zatwierdzenia, wizy do zatwierdzenia i zaznajomienia. Odrębne napisy nazywane są szczegółami dokumentu i wpływają na jego moc prawną, dlatego wymagają prawidłowego wykonania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Należy podkreślić, że zasady wydawania poszczególnych danych są wspólne dla: różne rodzaje dokumenty organizacyjne i administracyjne.

GOST R 6.30-97 ustanawia, co następuje kompozycja detali DRZ 27:

01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 - godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 - kod formularza dokumentu;

06 - nazwa organizacji;

07 - dane referencyjne o organizacji;

08 - nazwa typu dokumentu;

09 - data dokumentu;

10 - numer rejestracyjny dokumentu;

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

Zatwierdzenie dokumentu wizowego;

Znak poświadczenia kopii;
Oznacz o wykonawcy;
Notatka o wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie;

Notatka o otrzymaniu dokumentu przez organizację;

Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu 28 .

Każdy dokument posiada indywidualny zestaw szczegółów, odzwierciedlający jego cechy i przeznaczenie w procesie zarządzania. Jednocześnie dla każdego dokumentu bezwzględnie obowiązują indywidualne dane, niezależnie od jego rodzaju i odmiany. Brak takich szczegółów w dokumencie pozbawia go mocy prawnej. W celu obowiązkowy w przypadku wszystkich nakazów szczegóły obejmują: nazwę organizacji, datę dokumentu, numer rejestracyjny, tekst, podpis.

W przypadku niektórych rodzajów dokumentów wymagane są inne dane. Na przykład do listów potrzebne są: dane referencyjne o organizacji, adresacie, notatka o wykonawcy, a do zamówień: nazwa rodzaju dokumentu i miejsce jego publikacji.

Wymagane wymagania obejmują stały, które w ogóle się nie zmieniają (np. nazwa rodzaju dokumentu) lub przez długi czas (np. nazwa organizacji, dane referencyjne o organizacji).

Jednak wiele szczegółów nie może być stałych i zmieniać się cały czas w całości lub w części (np. data dokumentu, tytuł tekstu, tekst, notatka o artyście itp.).

Podczas przygotowywania dokumentów szczegóły są pogrupowane w trzy główne części, na które można warunkowo podzielić dowolny dokument: nagłówek, treść i projekt.

nagłówek część jest początkiem dokumentu, który zawiera informacje o organizacji (autorze dokumentu) oraz podstawowe dane o samym dokumencie (wymagania 01-16).

ozdabianie część - zestaw szczegółów potwierdzających autentyczność dokumentu oraz wiarygodność zawartych w nim informacji (szczegóły 21-24). W części formatującej dokumentu znajdują się również pomocnicze oznaczenia urzędnicze na dokumentach, które ułatwiają pracę z nimi (szczegóły 25-29).

Główną częścią dokumentu jest oczywiście treść, czyli tekst lub tabela, kwestionariusz, odzwierciedlający znaczenie i cel dokumentu, dla którego został opracowany. Nie należy jednak zaniedbywać nagłówka, a zwłaszcza części formatujących, dzięki którym dokument nabiera mocy prawnej. Przygotowanie dowolnego dokumentu składa się zatem zawsze z dwóch powiązanych ze sobą procesów: przygotowania tekstu (pracy nad treścią) oraz wykonania dokumentu – nadania dokumentowi mocy prawnej.

Badanie praktyki współczesnych organizacji pokazuje, że nie każdy papierowy nośnik z zapisanymi na nim informacjami można nazwać dokumentem. Głównym tego powodem jest z reguły brak lub niepoprawny projekt niektórych szczegółów dokumentu. W związku z tym każdy specjalista pracujący z oficjalnymi dokumentami powinien dobrze znać zasady projektowania wszystkich napisów przewidzianych przez GOST R 6.30-97 w dokumentach organizacyjnych i administracyjnych, a także metody organizowania szczegółów ORD oraz rozmiary przydzielonych im pól (patrz schematy 1 i 2 ).