INTRODUZIONE………………………………………………………………………………………..3

1. Pianificazione del lavoro individuale del manager

1.1. Pianificazione di obiettivi e obiettivi attività di gestione…………..5

1.2. Uso efficiente del tempo……………………………………..7

1.3. Pianificazione del lavoro personale di un manager………………………………..10

1.4. Lavorare con la documentazione……………………………………………………...12

1.5. Metodi e mezzi per accumulare informazioni e controllare…………….13

1.6. Risposte alle domande…………………………………………………………… 14

1.7. Pianificazione del viaggio………………………………………………...15

1.8. Approccio creativo alla risoluzione dei problemi………………………………………16

1.9. Sovraccarico nelle attività di un manager - l'impatto sulla produttività del lavoro nell'impresa……………………………...19

1.10. Organizzazione del posto di lavoro del dirigente……………………………………21

1.10.1. Regime e condizioni di lavoro favorevoli

1.10.2. Cultura del lavoro manageriale

2. Diagnosi della capacità di pianificare una giornata lavorativa sull'esempio del manager di LLC "Ptitsa"…………………………………………………………………………… ………..26

3. Supporto legale lavoro……………………………………………………….31

CONCLUSIONE………………………………………………………………………………..32

RIFERIMENTI……………………………………………………………………….34

APPENDICE………………………………………………………………......................... ..35

INTRODUZIONE

Lo scopo principale del lavoro del corso è quello di approfondire e ampliare le conoscenze nel campo del management in generale, e nella pianificazione del lavoro individuale in particolare.

Oggi è abbastanza ovvio che non solo il presente, ma anche il futuro è creato da manager (leader) - persone che gestiscono la forza lavoro in vari campi di attività e assicurano la soluzione dell'intera gamma di compiti che devono affrontare (economici, politici, ambientale, ecc.), creando le condizioni per la vita dei dipendenti.

Per far fronte con successo ai compiti di gestione, l'organizzatore della produzione ha bisogno di una vasta conoscenza e capacità di pensare. Deve conoscere le leggi dello sviluppo della natura e della società, studiare la tecnica e la tecnologia della produzione, la sua economia, organizzazione e pianificazione, nonché i fondamenti della psicologia manageriale. Allo stesso tempo, ha anche bisogno di conoscenze nel campo del diritto, della sociologia e dell'informazione. La gestione è un processo creativo e qui non è importante solo la conoscenza, ma anche la capacità di analizzare situazioni specifiche che si sono sviluppate in una determinata area di produzione e trarre le giuste conclusioni dalla loro analisi.

Per prendere una decisione informata non basta avere una qualifica professionale elevata. Molto dipende dalle capacità individuali del leader, dalla sua capacità di lavorare con le persone, dall'iniziativa personale, dall'intuizione.

Come un manager pianifica il suo lavoro, se usa razionalmente il suo tempo al lavoro e fuori, se si sviluppa approcci creativi alla risoluzione dei problemi, ha sempre soluzioni alternative, prende le decisioni manageriali in modo corretto? Queste e molte altre domande convergono in un'unica parola chiave "progettazione". È dalla pianificazione del lavoro individuale del dirigente che dipendono l'efficienza e l'efficacia delle attività dell'impresa. Un'elevata organizzazione personale è uno dei fattori più importanti per il successo. E l'organizzazione è, prima di tutto, disciplina ferrea, obiettivi chiaramente formulati e strategie specifiche per raggiungerli.

Diverse fonti di informazione sono state utilizzate nel lavoro del corso, ma la principale è il libro di testo "Fondamenti delle attività di gestione" di V. G. Shipunov e E. N. Kishkelya. Questi autori parlano dell'organizzazione del lavoro individuale del manager con profonda professionalità, chiarezza ed estremamente intelligibile .

Per scrivere la parte di ricerca del lavoro del corso, sono stati utilizzati i seguenti metodi: osservazione, test e conversazione, direttamente con il capo sull'esempio dei manager di Ptitsa LLC.

1 Pianificare il lavoro individuale di un manager

1.1 Obiettivi di pianificazione e obiettivi delle attività di gestione

La pianificazione personale è uno dei elementi essenziali lavoro del manager.

Il piano di lavoro individuale del manager dovrebbe essere strettamente collegato al piano globale di questa particolare area (oggetto) di gestione, riflettendo gli obiettivi da raggiungere, nonché i mezzi per raggiungerli.

La chiarezza delle prospettive, dei compiti e delle esigenze di sviluppo dell'area di gestione è alla base dell'elevata efficienza dei team delle divisioni strutturali dell'azienda, dei loro dirigenti, dirigenti, organizzazioni pubbliche e di tutti i membri del team.

Dopo aver sviluppato un sistema di idee del manager sullo sviluppo integrato della sua area di gestione e aver definito obiettivi e obiettivi per lo sviluppo della sua area di gestione, è possibile elaborare un piano nella forma seguente:

Ogni manager dovrebbe collegare il suo complesso lavoro con i piani corrispondenti della direzione superiore e inferiore. A tal fine, è necessario approvare i piani di lavoro dei dirigenti di grado inferiore, quindi sottoporre il proprio piano ad un dirigente superiore per l'approvazione. Nel processo di leadership, è consigliabile coordinare costantemente i propri piani con altri manager che si trovano allo stesso livello (orizzontale) del management. Ciò consente di collegare in modo più accurato contenuto e tempistica dei piani integrati. Quando si sviluppano piani completi Attenzione speciale dovrebbe essere incentrato sulla possibilità di realizzare i compiti fissati nel piano.

Pertanto, la pianificazione degli obiettivi e degli obiettivi delle attività di gestione è l'elemento più importante del lavoro di un leader, poiché è qui che inizia il processo di pianificazione stesso. Per fare ciò, è necessario formulare correttamente le attività e le tempistiche della loro attuazione. Dopotutto, se almeno un evento non si tiene, l'organizzazione subirà notevoli perdite in seguito. Pertanto, gli obiettivi sono fissati per raggiungerli.

1.2 Efficienza temporale

I piani sono una parte indispensabile delle attività di qualsiasi organizzazione. Tuttavia, l'efficacia dell'attività del manager dipende dal fatto che sappia pianificare le proprie attività. Dopotutto, un manager è una persona che ha determinate responsabilità e le sue prestazioni dovrebbero essere distinte dalle prestazioni dell'impresa. Persino noi stiamo parlando sul suo direttore.

L'esperienza pratica dei manager ha permesso di sviluppare una serie di raccomandazioni che devono essere seguite per migliorare lavoro efficace. Convenzionalmente, queste raccomandazioni possono essere suddivise in tre gruppi:

1) Regole per iniziare la giornata

È necessario iniziare la giornata con uno stato d'animo positivo.

Prima dell'inizio della giornata lavorativa, dovresti fare una buona colazione, dovresti andare al lavoro senza fretta.

· Se possibile, iniziare a lavorare ogni giorno alla stessa ora.

· Inizia la tua giornata lavorativa controllando il programma giornaliero.

• Concentrarsi prima sulle questioni chiave, lasciando i compiti meno importanti per dopo.

· Inizia subito, senza esitazione.

· Coordinare il piano con il segretario.

2) Regole di mezzogiorno

· Evitare azioni che non sono state pensate e pianificate.

· Eseguire piccoli compiti dello stesso tipo in sequenza, uno dopo l'altro.

· Dedica un po' di tempo durante la giornata lavorativa per il riposo, quando nessuno ti disturberà.

· Assicurati che sia le tue azioni che quelle dei subordinati rientrino nel lasso di tempo pianificato.

· Le lacune tra le attività, così come il tempo associato all'attesa, dovrebbero essere colmate con altre attività.

· Cerca di mantenere lo stesso ritmo di lavoro, non lavorare a scatti.

· Sforzarsi di allocare il tempo in cui l'intensità del lavoro raggiunge il suo picco: fino a questo punto il lavoro dovrebbe svilupparsi in aumento, dopo questo punto l'attività dovrebbe diminuire.

3) Regole per la fine della giornata lavorativa

Non lasciare affari in sospeso per domani; almeno, cerca di mantenere questi casi il più piccoli possibile.

· Analizza l'efficienza con cui hai lavorato durante il giorno.

· Alla fine della giornata lavorativa, pianifica ciò che farai domani.

· Cerca di tornare a casa di buon umore.

Infine, diamo un'altra raccomandazione utile. Determina in quale momento della giornata sei più attivo. Ci sono molte affermazioni di esperti su questo argomento, ma hanno ben poco in comune. E ciò è dovuto al fatto che il ciclo dell'attività quotidiana in una persona è puramente individuale, dipende dalle abitudini, dalle caratteristiche dell'organismo e dal carattere, nonché dal tipo di lavoro. Pertanto, le cose più importanti dovrebbero essere pianificate per quel segmento della giornata lavorativa in cui di solito sei il più attivo. Per lo stesso periodo della giornata, è bene programmare il picco di attività.

Le ragioni principali del fallimento dei piani.

Qualsiasi pianificazione non ha senso se non controlli l'attuazione del piano. Questo vale tanto per le organizzazioni quanto per l'individuo. Pertanto, è necessario prestare particolare attenzione al monitoraggio del modo in cui esegui i tuoi compiti.

Il monitoraggio dell'attuazione dei piani implica la valutazione dei risultati e il confronto con quanto pianificato.

I risultati reali e quelli pianificati spesso non coincidono. Per evitare ciò in futuro, è necessario analizzare attentamente le ragioni per cui quanto pianificato non coincide con quanto fatto. Ci sono tre possibilità principali qui:

1) i piani inizialmente erano irrealizzabili: hai impostato l'asticella troppo in alto, cosa irraggiungibile;

2) sono stati compiuti sforzi insufficienti per attuare i piani. Questo è il tuo difetto, e quindi in futuro devi fare più sforzi;

3) i piani non sono stati attuati a causa di circostanze casuali che non dipendono dalla tua volontà. Di conseguenza, sei stato realistico nel fissare obiettivi e fare gli sforzi necessari per raggiungerli. L'unico errore che commetti è che non hai dedicato abbastanza tempo per affrontare problemi imprevisti.

Ovviamente, ognuna di queste possibilità permette di trarre importanti conclusioni, che saranno poi utilizzate in un'ulteriore pianificazione. Ricorda che molto dipende dalla tua onestà con te stesso. Non scaricare il peso della responsabilità su altre persone e circostanze, cerca di essere il padrone della tua vita e di essere responsabile delle tue stesse azioni.

A volte i piani non vengono implementati per altri motivi. Elenchiamoli:

4) i piani a volte non vengono implementati a causa del fatto che cambiano troppo spesso. Alla fine, questo crea confusione. Tuttavia, non si dovrebbe pensare che i piani non dovrebbero cambiare affatto. A volte la situazione richiede di prendere decisioni intuitive e istantanee che non erano previste dal piano. Inoltre, il tempo apporta le proprie modifiche a qualsiasi piano, non importa quanto fruttuoso e originale possa essere. In altre parole, ci sono due estremi che devono essere evitati: da un lato, questo è un atteggiamento troppo rigido nei confronti del piano, dall'altro, continui cambiamenti che generalmente vanificano l'idea stessa del piano;

5) i problemi con l'attuazione dei piani sorgono spesso a causa del fatto che il raggiungimento degli obiettivi richiede l'attuazione di troppi compiti. In una situazione del genere, il piano prima o poi si trasforma in irrealizzabile. Pertanto, se necessario, sarebbe opportuno sedersi e scoprire qual è il motivo di questa situazione. Di solito si tratta semplicemente di obiettivi fissati senza successo o di una deviazione del piano dall'obiettivo principale generale, a seguito del quale il piano si trasforma in un elenco di azioni completamente disorganizzato.

Tali errori si verificano anche, ma meno frequentemente di quelli sopra menzionati.

Da quanto sopra, possiamo concludere che non solo il leader e il manager, ma anche una persona semplice dovrebbe essere in grado di gestire correttamente il tempo. Ma allo stesso tempo, devi condurre un controllo obbligatorio sull'adempimento dei compiti a te assegnati.

1.3 Pianificare il lavoro personale del manager

Come abbiamo già scoperto, la pianificazione è un'occupazione chiave di un manager. E quindi non sorprende che non solo Shipunov consigli di fare piani per lo sviluppo della sua azienda per anni, mesi, settimane e giorni.

Quindi, dopo aver definito gli obiettivi, il manager elabora un programma individuale di attività per se stesso per adempiere ai compiti assegnatigli. Un obiettivo senza un programma non può essere raggiunto. L'obiettivo determina la domanda "cosa?" e il programma delle attività - "come?". Un obiettivo è un'attività mentale per ottenere un risultato e un programma è un'azione pratica.

Una volta individuate le attività del programma, è necessario scoprire quanto tempo ci vorrà per realizzarle. La data di scadenza deve essere determinata nel modo più accurato possibile. Il piano di lavoro individuale contiene compiti che devono essere risolti personalmente dal responsabile, indicando i tempi esatti della loro attuazione. Dovresti pianificare il tuo lavoro in modo tale da garantire che tutte le attività di gestione siano completate. I piani per il lavoro individuale dei manager sono elaborati in modo simile ai piani completi per il lavoro manageriale per un trimestre, un mese, una settimana. Inoltre, c'è anche un piano operativo per un giorno.

Il piano di lavoro individuale dovrebbe prevedere il tempo necessario per tenere riunioni, discutere piani e compiti, partecipare a commissioni, ecc.; per conversazioni personali o riunioni in una cerchia più ristretta; ricevere visitatori; partecipare a riunioni e conferenze del personale; per studio, viaggi di lavoro; per l'unità gestita; tempo personale.

Tenendo conto del lavoro regolarmente ricorrente (riunioni, riunioni, analisi della posta), dell'accoglienza dei dipendenti in orari e giorni della settimana rigorosamente definiti, è possibile stabilire un tale ritmo di lavoro che farà risparmiare molto tempo. Allo stesso tempo, il manager può programmare il proprio lavoro per periodi di tempo più significativi (trimestre, anno) sviluppando "regolamenti del lavoro".

Questioni, la cui risoluzione richiede un intenso dispendio di energie mentali e un'analisi approfondita, dovrebbero essere affrontate nelle ore pre-cena. Il tempo meno produttivo può essere dedicato a questioni semplici e minori.

Il piano di lavoro individuale dovrebbe essere realistico e non sovraccaricato. È necessario pianificare un tempo adeguato per il lavoro imprevisto e imprevisto (un'ora al giorno o mezza giornata alla settimana). Il tempo della riunione, delle conferenze, delle discussioni dovrebbe essere minimo e allo stesso tempo sufficiente per lo scambio di informazioni. Ciò si ottiene attraverso un'attenta preparazione organizzativa dell'evento. Inoltre, è necessario controllare l'obiettivo e non le misure necessarie per raggiungerlo. Come risultato del monitoraggio del suo piano individuale, il manager scopre quanto è stata efficace la pianificazione dell'utilizzo dell'orario di lavoro e quali risultati sono stati raggiunti. Il vantaggio pratico del sistema di pianificazione individuale e gestione del proprio lavoro con l'aiuto di obiettivi prefissati è che il leader si conosce meglio, in futuro sarà in grado di concentrarsi sulla risoluzione dei compiti più importanti e sarà in grado non solo di lavorare, ma per realizzare risultati elevati.

Pertanto, la pianificazione del lavoro personale è associata alla preparazione di un piano di lavoro individuale, ovvero è necessario prevedere il tempo necessario per tenere riunioni, discutere piani e compiti, partecipare a commissioni, per studio, viaggi di lavoro, tempo. Tutto questo può essere ottenuto attraverso un'attenta preparazione organizzativa. Ma per questo, ancora una volta, sono necessari obiettivi e obiettivi per raggiungere i risultati desiderati.

1.4 Lavorare con la documentazione

Non una singola operazione tecnologica di gestione relativa ai processi informativi, alla preparazione e al processo decisionale, al lavoro organizzativo può fare a meno della documentazione, ad es. senza preparazione, fabbricazione, progettazione e conservazione.

Un documento è un vettore di informazioni di natura scientifica, tecnica, economica, operativa, produttiva e amministrativa. Le informazioni documentali coprono tutti gli aspetti delle attività dell'azienda e l'efficacia del lavoro manageriale dipende in gran parte da quanto bene sono progettate le forme dei documenti, dal loro movimento e dall'organizzazione dell'elaborazione.

Per l'organizzazione razionale delle operazioni con i documenti, è necessaria la loro rigorosa classificazione. Tutti i documenti possono essere classificati come segue:

· Documentazione tecnica

· Pianificazione e contabilità

· Produzione operativa

・Documentazione del personale

· Amministrativo

La preparazione e l'esecuzione dei documenti, la loro riproduzione, accettazione, riferimento, registrazione, controllo dell'esecuzione costituiscono il contenuto del lavoro d'ufficio. Di particolare importanza nel miglioramento del sistema di lavoro d'ufficio è la razionalizzazione del processo tecnologico. La razionalizzazione del flusso di lavoro consiste nel migliorarne la tecnologia riducendo il percorso multifase dei documenti, nella compilazione di tali mappe tecnologiche per il passaggio dei documenti e nell'introduzione di strumenti automatizzati e sistemi di flusso di lavoro.

Si può concludere che lavorare con la documentazione non lo è lavoro semplice e il manager deve conoscere tutte le caratteristiche del flusso di lavoro. In fondo, se scrivi almeno una parola sbagliata o non metti una firma, un sigillo, allora può succedere di tutto: la perdita di un cliente, la privazione del lavoro. Pertanto, è necessario prestare attenzione durante la compilazione e l'organizzazione della corrispondenza commerciale. Per fare ciò, ci sono modelli e moduli di documenti che facilitano e riducono i tempi di lavoro.

1.5 Metodi e mezzi per accumulare informazioni e monitorare l'esecuzione

Ogni manager ha bisogno di mezzi razionali ed economici per accumulare e controllare le informazioni. Molti di questi strumenti sono stati sviluppati finora.

Tuttavia, molti manager preferiscono utilizzare computer, laptop e altre apparecchiature informatiche per il loro lavoro attuale. Di più mezzi accessibiliè un quaderno aziendale, che ha sezioni speciali per la registrazione manuale. Ma puoi tenere le note nei taccuini. Di solito questi notebook sono dotati di propria volontà e bisogno. La procedura per la compilazione del foglio del gruppo di lavoro del quaderno per la registrazione delle informazioni può essere individuale. Robins consiglia di sfruttare al meglio le abbreviazioni, varie convegni quando si tengono i registri. Ciò facilita notevolmente il lavoro, mostra in modo molto chiaro e compatto lo stato di avanzamento dell'esecuzione e dell'esecuzione di ordini e istruzioni. Un mezzo conveniente per controllare la comunicazione di istruzioni e ordini a molti esecutori è il registro di controllo operativo. Può contenere approssimativamente le seguenti colonne: termini di consegna ed esecuzione, numero del termine di presentazione di un ordine o istruzione, numero di un rapporto di esecuzione, controllo intermedio, esecutori. È qui che possono essere utilizzate le convenzioni. Ad esempio, Δ è il tempo di consegna, O è il rapporto, X è il controllo intermedio, ecc.

Gli psicologi confermano che anche le persone più dotate dimenticano più di quanto ricordano quando si tratta di materiali di lavoro. Solo il 20% di quanto riportato rimane nella memoria. Pertanto, la tenuta dei registri sistematica è molto importante per le persone con un'ampia gamma di responsabilità. Come dice Sheinov: "Un taccuino con appunti per un uomo d'affari è lo stesso di una rete per un pescatore".

Come risultato del ragionamento, concludiamo che qualsiasi manager ha bisogno di mezzi economici per accumulare, controllare e archiviare le informazioni. Molti di loro utilizzano sistemi di archiviazione automatizzati come computer, laptop e tengono diari e taccuini aziendali. Ciò facilita notevolmente il lavoro, mostra in modo molto chiaro e compatto lo stato di avanzamento dell'esecuzione e dell'esecuzione di ordini e istruzioni.

1.6 Risposte alle domande

Insieme alla vivacità e alla prontezza, rispondere alle domande è considerato uno dei modi più difficili per comunicare con le masse. Il compito del leader di rispondere alle domande è complesso, le sue risposte contengono elementi sia del discorso dialogico con la sua caratteristica mancanza di tempo e reazione rapida, sia del monologo.

In un'atmosfera di democratizzazione e glasnost, la natura delle domande è cambiata. La gamma del concetto di "questione scottante" si è ampliata. Non si tratta solo di una questione legata a carenze nell'offerta, nel commercio, nel servizio, nell'organizzazione. Oggi, una "domanda calda" è una domanda-critica, un discorso-domanda, un suggerimento-domanda. E più domande di questo tipo, maggiori sono le opportunità per il manager di avere una conversazione franca, una discussione vivace con il pubblico.

Allo stesso tempo, è esclusa la posizione di "conflitto con il pubblico", "difesa" da problemi acuti con il passaggio a un contrattacco; non una battaglia verbale, ma una moderna ricerca di una soluzione, tenendo conto delle domande poste.

L'irritazione, un tono sprezzante sono del tutto inaccettabili, anche se i relatori stanno chiaramente cercando di "accendere" il pubblico. Maleducazione e arroganza sono controindicate, causano solo una reazione negativa. L'unico tono di risposta possibile alle domande è una conversazione amichevole su un piano di parità. Non è affatto appropriato "combattere" e "mettere in atto".

Quindi, concludiamo che un manager deve essere in grado di comunicare con i suoi colleghi e clienti, perché la corretta formulazione della domanda e della risposta serve a mantenere un rapporto lungo e favorevole. Non c'è bisogno di usare maleducazione e arroganza, per non essere l'iniziatore di una situazione di conflitto.

1.7 Pianificazione del viaggio per il gestore

Secondo Shipunov, gli studi mostrano che il manager trascorre in viaggi di lavoro (viaggi di lavoro) in media il 12-20% del suo tempo di lavoro. Ciò suggerisce che i viaggi di lavoro devono essere pianificati attentamente per aumentarne l'efficacia. Una corretta organizzazione di un viaggio di lavoro assicura un arrivo tempestivo a destinazione, garantisce tempo sufficiente per risolvere i problemi aziendali ed elimina le perdite di tempo.

Al ritorno da un viaggio di lavoro, il manager esamina i materiali ricevuti, è interessato alle informazioni su chi ha visitato, chiamato, come è andato il viaggio di lavoro e prepara un rapporto che comprende tre sezioni: giustificazione della necessità di un viaggio di lavoro, sequenza di risoluzione dei problemi, conclusioni e raccomandazioni.

Pertanto, un viaggio d'affari è incluso nell'elenco dei doveri di un manager. Un viaggio di lavoro è nominato dal capo per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente. Pertanto, il responsabile deve presentare correttamente al responsabile tutti i materiali e le relazioni che ha trovato e preparato durante la sua assenza.

1.8 Risoluzione creativa dei problemi

In un ambiente aziendale globale in cui il cambiamento è estremamente rapido e tumultuoso, quasi tutte le organizzazioni stanno sperimentando un'enorme carenza di individui creativi.

L'unicità e la varietà dei problemi che i manager devono affrontare richiede loro di essere in grado di affrontare il problem solving da un punto di vista creativo. La creatività è la base della mente. Tutte le persone hanno bisogno di sforzarsi di espandere le proprie facoltà mentali, e in particolare di cercare di aprire la propria mente a nuove idee. Tuttavia, sebbene ogni persona abbia la capacità di aumentare il proprio potenziale creativo, non tutti cercano di svilupparlo in se stessi.

Per sviluppare le tue qualità creative, si propone di utilizzare dieci consigli:

1. Trattati come una persona creativa. La ricerca lo dimostra. Se una persona crede di non essere in grado di pensare in modo creativo, non sarà mai in grado di raggiungere questo obiettivo. Credere nella tua capacità di essere creativo è il primo passo per sviluppare un approccio creativo al lavoro.

2. Non ignorare il tuo intuito. Ogni individuo ha una mente subconscia che funziona correttamente. A volte la risposta a problema complesso appare nel momento in cui meno te lo aspetti. Ascolta la tua "voce interiore".

3. Cerca di uscire dalla tua zona di comfort. Ogni persona ha la propria zona di comfort, caratterizzata da assoluta certezza e fiducia nel futuro. Tuttavia, creatività e pace interiore, di regola, non sono compatibili. Per diventare una persona creativa, devi rompere lo status e concentrarti su qualcosa di fondamentalmente nuovo.

4. Sii chiaro su cosa vuoi fare. Prima di iniziare a risolvere un problema, una persona creativa deve determinare quanto tempo gli ci vorrà per capirne l'essenza, combinare mentalmente tutti i fatti a lui noti, generalizzarli e cercare di evidenziarne i più importanti.

5. Cerca dei modi per risolvere i problemi. La risoluzione dei problemi può essere affrontata in vari modi: puoi mettere da parte un periodo di tempo specifico su cui concentrarti; puoi sviluppare un piano per risolvere il problema; puoi selezionare le sottoattività; trovare un'analogia immaginaria o realistica. A tua disposizione ci sono un numero enorme di diverse strategie per risolvere i problemi: verbale, visivo, di ruolo, matematico, intuitivo.

6. Cerca il modo migliore per risolvere il problema. Ciò significa che quando si risolve un problema particolare, si dovrebbe cercare consapevolmente di trovare soluzioni originali senza paura di sembrare stupidi agli altri e ignorare alcuni tabù culturali. Cerca di essere sempre pronto alla percezione di fatti straordinari e confusi, considera modi non convenzionali di utilizzare oggetti ed elementi ambiente esterno. Abbandona i modi convenzionali o abituali e cerca costantemente l'obiettività, cercando di essere critico nei confronti delle tue idee come quelle degli altri.

7. Trova più risposte corrette. Essere creativi significa continuare a cercare altre soluzioni anche dopo aver pensato che il problema sia stato risolto. Va sempre ricordato che forse una soluzione migliore e più creativa deve ancora arrivare.

8. Fidati che sarà sicuramente trovata una soluzione ragionevole. Una persona creativa crede non solo nelle proprie forze, ma anche nelle proprie idee. Se in fondo pensi di non riuscire a trovare una soluzione, allora lo farai.

9. Brainstorm. Il processo creativo non dovrebbe essere un'attività isolata. Lo scambio reciproco di idee e soluzioni crea l'effetto di sinergia.

10. Trasforma le idee creative in realtà. Suggerire idea creativaè solo una parte del processo. Una volta che tali idee emergono, devono essere messe in pratica. Se le idee più meravigliose sono immagazzinate nel tuo cervello o in un documento che nessuno leggerà, è improbabile che questo contribuisca molto ulteriori sviluppi le tue capacità creative

Quindi, possiamo concludere che il manager ha solo bisogno di un approccio creativo per risolvere i problemi. È necessario avere una prospettiva ampia, un'elevata intelligenza e capacità di risolvere problemi anche molto complessi e prendere decisioni importanti, elaborare nuove idee necessarie per il buon funzionamento dell'organizzazione. Devi sempre ricordare che se in fondo pensi di poter trovare una soluzione, allora la troverai sempre.

1.9 Sovraccarico nelle attività del manager-impatto sulla produttività nell'impresa.

Il sovraccarico nelle attività di un manager o dei dipendenti, a nostro avviso, è un potenziale lavorativo utilizzato in modo inefficiente: un sovraccarico delle possibilità psicofisiologiche di partecipare ad attività socialmente utili, l'impossibilità di normali contatti sociali, la mancanza di capacità di generare nuove idee e metodi, e l'irrazionalità del comportamento. Tutto ciò riduce la produttività del lavoro e aumenta il costo dell'orario di lavoro del manager.

Un efficace sistema di gestione si basa sull'uso economico di tutti i tipi di risorse (comprese le riserve di orario di lavoro). Si distinguono le seguenti disposizioni:

Sovraccarico dovuto a errori del gestore;

Sovraccarico dovuto a carenze organizzative;

Sovraccarico dovuto alla sproporzione tra le funzioni manageriali e al loro impatto sulle perdite di tempo del manager. Sulla base del seguito longitudinale, gli autori hanno proposto raccomandazioni per rafforzare l'autorità e, di conseguenza, la gestibilità dell'impresa.

Quando la fatica del manager si accumula, non può mantenere un'elevata efficienza, di conseguenza, la produttività del lavoro nell'impresa diminuisce, il costo dell'orario di lavoro aumenta. Le riserve per aumentare la produttività del lavoro si trovano nella capacità del manager di prevedere opportunità per sviluppare non solo il proprio potenziale, ma anche l'intero potenziale cognitivo dei dipendenti dell'impresa. Ogni dipendente ha l'opportunità di risolvere in modo creativo i compiti impostati in tempo. La mancanza di comprensione di ciò da parte dei leader e degli stessi subordinati è una fonte costante di conflitti nella forza lavoro, così come i risultati di una bassa produttività del lavoro. Come risultato dello studio dei dirigenti, sono stati rivelati indicatori della perdita di orario di lavoro dal punto di vista dei dirigenti stessi. Sono state individuate le tipologie di sovraccarichi che portano a una diminuzione della produttività del lavoro in impresa e sono stati individuati tre blocchi di attività volti ad eliminare sia gli errori organizzativi che gli errori nelle attività del manager:

1° blocco-attività volta ad eliminare carenze organizzative;

Attività di 2° blocco volta ad eliminare carenze organizzative nelle attività del dirigente;

3° blocco - attività volte ad eliminare le sproporzioni tra le funzioni gestionali.

Le perdite di orario di lavoro indicano riserve per aumentare la produttività dei dirigenti. Necessario:

Analizzare i guasti risolti nell'attuazione del piano;

Delega diritti e doveri (la necessaria quota di indipendenza);

Implementare un sistema decisionale in due fasi;

Sostituire i contatti personali attraverso la tecnologia e la comunicazione;

· fornire una pianificazione razionale del tempo, ecc.

I risultati dello studio hanno mostrato che un leader moderno deve padroneggiare un insieme di tecniche che consentono di identificare le caratteristiche psicologiche individuali della sua attività, nonché i contatti e le comunicazioni emergenti, sulla cui assimilazione la sua influenza sulla squadra e la sua autorità come tutto dipende in gran parte.

Pertanto, i sovraccarichi nelle attività del manager influiscono sulle sue prestazioni future. Devi essere in grado di distribuire razionalmente il tuo lavoro, delegare autorità, risolvere prima compiti facili e lasciare quelli difficili per dopo, liberandoti così da un carico pesante. È importante ricordare: non lasciare cose in sospeso per domani se puoi farlo oggi, per non sprecare il domani tempo di lavoro.

1.10 Organizzazione del luogo di lavoro

1.10.1 Trattamento e condizioni di lavoro favorevoli

La produttività del lavoro manageriale dipende direttamente dallo stato dei posti di lavoro e dalle condizioni in cui lavora il manager. La significatività del problema in esame viene accresciuta in connessione con l'emergere di nuove organizzazioni di tipo mercato, quando si verificano significativi cambiamenti qualitativi nel sistema di gestione dei processi economici e sociali.

L'organizzazione razionale del posto di lavoro del manager assicura la creazione della massima comodità e condizioni favorevoli lavoro, aumenta il contenuto del lavoro. Attualmente sono stati sviluppati più di 5mila progetti standard per l'organizzazione dei lavori varie categorie personale amministrativo e gestionale. Si basa sui principi:

Delega di poteri

· Specializzazione

· Parallelismo

Proporzionalità

Ritmo

Al centro di qualsiasi layout del posto di lavoro del manager c'è la divisione del suo ufficio in un'area di lavoro e un'area di riunione (negoziazione).

Il sistema dei servizi sul posto di lavoro del dirigente in questo caso dovrebbe disporre di vari mezzi di comunicazione e di un sistema informativo automatizzato (ASI). La pratica della gestione è ampiamente introdotta automatizzata posto di lavoro(BRACCIO). Di norma, un posto di lavoro automatizzato include un PC, un calendario, dispositivi di dialogo, un'agenda elettronica, un potente calcolatore con una grande capacità di memoria, uno strumento per creare e archiviare la corrispondenza personale e ufficiale e un sistema per monitorare l'esecuzione degli ordini . Oltre ai principi di organizzazione dei luoghi di lavoro per l'apparato di gestione, è necessario rispettare una serie di requisiti economici, ergonomici ed estetici per esso:

Ossessione materiale e morale. Il manager deve formare un sistema di motivazioni che incoraggi i dipendenti a migliorare sistematicamente le modalità e le condizioni del loro lavoro.

Comodità dei mobili. Il compito è scegliere le dimensioni e la forma dei mobili, tenendo conto dei dati antropometrici dell'individuo, e posizionarli comodamente sul posto di lavoro.

Disponibilità di attrezzature per ufficio. Il luogo di lavoro deve essere dotato di adeguate apparecchiature d'ufficio e, pertanto, è stata creata una tecnologia per un suo uso efficace.

Condizioni di lavoro igienico-sanitarie ed estetiche favorevoli. La stanza dovrebbe avere condizioni di temperatura, illuminazione, umidità dell'aria, colore delle pareti, mobili, ecc. ottimali.

Modalità razionale di lavoro e riposo. La giornata lavorativa irregolare del dirigente rende necessario stabilire un orario flessibile per recarsi al lavoro, tenendo conto della fatica di una persona (Appendice 1).

Il momento più cruciale nel lavoro sulla razionalizzazione del lavoro manageriale è la pianificazione di misure per creare condizioni di lavoro favorevoli per dirigenti e specialisti dell'organizzazione. Possono essere sviluppati a vari livelli di gestione.

Di conseguenza, possiamo dire che ogni dipendente desidera avere un regime e condizioni di lavoro favorevoli, un posto di lavoro automatizzato. Tutto questo dovrebbe essergli fornito dal capo, in modo che vi sia un'elevata produttività del lavoro ed efficienza del personale. Dopotutto, dipende ulteriori lavori organizzazioni.

1.10.2 Cultura del lavoro manageriale

Tra gli elementi principali del management, uno dei più eclatanti è la cultura del management.

La parola "cultura" significa letteralmente educazione, educazione, sviluppo. In senso lato, il termine "cultura del management" è utilizzato per caratterizzare le condizioni e le tradizioni organizzative e tecniche di sviluppo manageriale, professionale e morale di un manager.

In senso stretto, la cultura del lavoro manageriale può essere interpretata come l'etica del lavoro di un manager.

La specificità della cultura del lavoro manageriale sta nel fatto che essa si basa su alcune norme che devono essere rigorosamente osservate dal dirigente. I più importanti sono:

1) Norme giuridiche del lavoro direttivo che trovano riscontro negli atti legislativi statali. La cultura del manager in questo senso consiste nella conoscenza e nell'attuazione delle norme di legge;

2) Standard morali- disciplinare il comportamento del gestore in materia di moralità e moralità;

3) Norme organizzative- stabilire la struttura dell'organizzazione, la composizione e la procedura per le attività delle unità funzionali e dei loro dirigenti; regolamenti interni e altre norme piano organizzativo accettato nell'organizzazione;

4) Norme economiche- regolare l'attività economica dell'organizzazione.

Ci sono altri tipi di norme che modellano la cultura manageriale in un certo modo. In definitiva, si forma un insieme di elementi che certifica l'attività del manager nel quadro della cultura del lavoro manageriale (Appendice 2).

cultura personale. Include il livello di abilità; educazione etica; igiene e aspetto personale; forma di indirizzo ai subordinati, ecc.

Distribuzione razionale dell'orario di lavoro. L'organizzazione razionale del lavoro di un manager è impensabile senza un'idea chiara di cosa fa, quando lo fa, quanto tempo dedica ai vari tipi di lavoro. Si tratta di una pianificazione rigorosa del lavoro personale nelle seguenti aree: lavoro con i documenti, lavoro con il personale, risoluzione di problemi socio-economici, risoluzione di problemi commerciali, riunioni, trattative, perdita di tempo, tempo non specificato.

Allo stesso tempo, il manager dovrebbe tenere presente che deve tenere conto e pianificare non solo il lavoro, ma anche il tempo libero. Dopotutto, la vecchia verità dice: "Chi non sa lavorare, non sa riposare".

Cultura del posto di lavoro. Alcuni manager ritengono che nel processo di lavoro sia necessario che tutto sia "a portata di mano" e per questo tutta la documentazione disponibile è disposta sul desktop. Non è corretto. Con questo approccio, il processo lavorativo diventa molto difficile: l'area del tavolo diminuisce; è difficile concentrarsi su una sola cosa; peggiorano le condizioni igienico-sanitarie; è facile perdere i documenti di cui hai bisogno in questo momento, ecc.

Dovrebbe essere considerato ideale un tale ordine sul desktop, quando contiene solo i documenti necessari per il lavoro. Inoltre, è necessario effettuare tempestivamente le pulizie nello spazio ufficio, per sostituire i mobili guasti.

La cultura degli eventi di massa. Prima di tutto, stiamo parlando della cultura di tenere vari tipi di incontri, negoziazioni e conversazioni.

Cultura del visitatore. Implica il rispetto delle regole e dei requisiti durante l'assunzione di dipendenti, sia su questioni personali che ufficiali.

Cultura per iscritto. Ciò include la registrazione obbligatoria delle lettere, determinate scadenze la loro considerazione, la responsabilità personale del capo per una tempestiva risposta agli stessi, una risposta obbligatoria ad ogni lettera.

Una cultura della parola Circa l'80% dell'orario di lavoro di un manager è legato ai contatti con le persone. Pertanto, la capacità di parlare è una parte importante della cultura del lavoro del manager.

Cultura organizzativa. Determina il grado di conoscenza della teoria manageriale, i metodi di lavoro organizzativo, l'esperienza, le capacità, la capacità di implementare una varietà di procedure organizzative che costituiscono un significativo peso specifico nella struttura dell'orario di lavoro del manager.

Le procedure organizzative comprendono la selezione e il collocamento del personale, il lavoro con il personale; sviluppo di norme e standard organizzativi, piani di lavoro personali; stabilire compiti e portarli agli esecutori, gestione, controllo dell'esecuzione, ecc.

In definitiva, possiamo dire che la cultura del lavoro manageriale si basa su alcune norme (ne abbiamo parlato sopra), che devono essere rigorosamente osservate dal manager. Contengono tutte le regole di comportamento di un dirigente in materia di moralità e responsabilità, in materia di regolamentazione interna. Pertanto, un manager deve aderire a una cultura di gestione per essere uno specialista di gestione di successo. E per questo devi impegnarti nell'autoeducazione, nello sviluppo delle tue capacità, ecc.

2 Diagnosi della capacità di pianificare una giornata lavorativa sull'esempio di un manager

OOO "Ptitsa"

La pianificazione del lavoro individuale è uno degli elementi più importanti del lavoro di un leader. Per dimostrarlo, diagnosticheremo come il capo o il manager di Ptitsa LLC sappia come pianificare la sua giornata lavorativa.

1) Fissare obiettivi e obiettivi nelle attività di gestione. La prima cosa che un manager dovrebbe essere in grado di fare è stabilire degli obiettivi prima di iniziare a lavorare. Dai risultati dell'osservazione si può vedere che il leader è in grado di porsi obiettivi e obiettivi per se stesso. Lei a sua volta per fissare un obiettivo pensa sempre al futuro. L'obiettivo dà chiarezza sulla direzione in cui muoversi. Senza di essa, puoi perderti nei dettagli e perderti. Per questa organizzazione, gli obiettivi principali sono raggiungere un fatturato elevato e massimizzare i profitti. Se il leader ha un obiettivo cosciente, tutte le forze inconsce del leader sono dirette lì, ad es. gli obiettivi servono a concentrare le forze in aree importanti. “I successi casuali sono buoni, ma rari. I successi pianificati sono migliori perché sono gestibili e accadono più spesso". È nella definizione degli obiettivi che risiedono le basi dell'impresa e il suo futuro di successo.

2) Efficienza nell'uso dell'orario di lavoro. Qualsiasi manager ha una giornata lavorativa irregolare, quindi può venire al lavoro prima e partire più tardi. Questo dipende principalmente dalla quantità di lavoro che il manager deve fare.

Il manager inizia la sua giornata lavorativa controllando il programma della giornata. Quindi analizza gli ultimi dati sui punti vendita, scopre le ragioni di cifre positive e negative e formula raccomandazioni. Chiama anche i punti vendita, chiedendosi come stanno andando le cose a vendere i prodotti. Il leader o il manager dedica un po' di tempo durante la giornata lavorativa per il riposo e il cibo. Dura 1 ora e 30 minuti, il che è abbastanza per rilassarsi e distrarre dai tuoi doveri ufficiali. Gran parte del tempo del manager viene dedicato alle telefonate e ai viaggi. Dal 4 al 27% dell'orario di lavoro è dedicato alle conversazioni telefoniche. Pertanto, il leader deve disporre di un apparato di riferimento adeguatamente organizzato. Dovrebbe includere: un elenco di abbonati della rete telefonica cittadina (telefoni di organizzazioni, imprese, servizi); elenco dei numeri di telefono dei dipendenti della tua azienda. In generale, possiamo dire che il leader sta affrontando abbastanza il suo lavoro e non lascia affari in sospeso per domani, perché mantiene lo stesso ritmo di lavoro.

Pertanto, possiamo tranquillamente affermare che il successo di ogni leader dipende non solo dai valori materiali ed economici, ma anche da come gestisce il bene più prezioso: il tempo.

Durante la pianificazione del tempo, svilupperemo alcune raccomandazioni di base:

· Quando si redige un piano giornaliero, è meglio lasciare libero il 40% dell'orario di lavoro, ovvero 60% tempo programmato, 20% tempo imprevisto, 20% tempo spontaneo;

È necessario documentare il tempo trascorso, mentre è necessario indicare come e su cosa è stato speso;

tenere insieme i compiti - un piano d'azione, ad es. per fare un buon piano, devi avere un'idea dell'imminente affare;

regolarità - consistenza - consistenza;

pianificazione realistica, ad es. è necessario pianificare solo il volume di compiti con cui puoi realisticamente far fronte.

3) Pianificazione del lavoro personale. Come abbiamo già scoperto, la pianificazione è un'occupazione chiave di un leader o manager. Pertanto, si consiglia di costruire piani per lo sviluppo della propria azienda per anni, mesi, settimane e giorni.

Dopo aver definito gli obiettivi, il manager elabora per sé un programma individuale di attività per svolgere i compiti assegnatigli. Poi scopre quanto tempo ci vorrà per raggiungerli. Il leader elabora un piano di lavoro individuale per un trimestre, un mese, una settimana. Fa anche un piano per ogni giorno. Ad esempio, oggi andrà a Perm e domani a Kungur. E assicurati di informare il suo vice del viaggio programmato e dei suoi piani.

4) Lavorare con i documenti. Il manager ha sempre molti documenti diversi sulla sua scrivania. Pertanto, è necessario sapere bene dove si trova un documento per trovarlo facilmente. Ad esempio, tutti gli ordini di Ptitsa LLC sono divisi in 4 tipi: ordini relativi alla produzione, bonus, personale e ferie. Tutti loro sono in cartelle-cartelle separate. Il gestore lavora anche con i moduli 1,2,3, analizza tutti i dati, redige protocolli, report.

Le informazioni documentarie coprono tutti gli aspetti delle attività dell'impresa, dal modo in cui i moduli dei documenti sono progettati, dal loro movimento ed elaborazione sono organizzati e dall'efficacia del lavoro manageriale dipende in gran parte.

5) Metodi e mezzi di accumulo e controllo delle informazioni. Il capo di questa organizzazione non ha un computer e altre apparecchiature informatiche sulla sua scrivania. Lei non ne ha bisogno. Pertanto, uno strumento più accessibile per lei è un taccuino aziendale, che ha sezioni speciali per la registrazione manuale. Ciò facilita notevolmente il lavoro, mostra in modo molto chiaro e compatto lo stato di avanzamento dell'esecuzione e dell'esecuzione di ordini e istruzioni. Per una registrazione veloce, usa piccoli pezzi di carta tagliati appositamente per non dimenticare le informazioni che ha appena ricevuto. Inoltre, un comodo mezzo per controllare la comunicazione di istruzioni e ordini a molti esecutori è il registro di controllo operativo. Contiene le seguenti colonne: il termine per portare ed eseguire, il numero del termine per portare l'ordine o l'istruzione, il numero del verbale di esecuzione, controllo intermedio, esecutori.

6) Risposte alle domande. Il manager risponde alle domande in modo rapido, chiaro e chiaro. Se viene chiamata al telefono, prima ascolterà e poi parlerà del suo punto di vista. Durante la pianificazione di riunioni e riunioni, il manager parla in modo chiaro e calmo, risponde alle domande dei dipendenti con tono calmo, senza alzare la voce, prevenendo così tutti i disaccordi.

7) Pianificazione del viaggio. Possiamo dire che il capo di questa organizzazione trascorre in viaggi di lavoro (viaggi di lavoro) una media del 12-20% del suo tempo di lavoro. Pertanto, è necessario pianificare attentamente i viaggi e aumentarne l'efficienza. Fondamentalmente, il leader non percorre lunghe distanze. E non parte da sola, ma con uno dei suoi dipendenti. Una corretta organizzazione di un viaggio di lavoro assicura un arrivo tempestivo a destinazione, garantisce tempo sufficiente per risolvere i problemi aziendali ed elimina le perdite di tempo.

8) Approccio creativo alla risoluzione dei problemi. Ogni leader deve avere un approccio creativo alla risoluzione dei problemi. Ce l'ha il capo di Ptitsa LLC. Usa sempre le sue capacità, la prospettiva sviluppata e l'intelletto quando prende una decisione. A volte usa l'intuizione piuttosto che la creatività.

Per sviluppare le qualità creative di un leader, si propone di utilizzare diversi consigli:

Trattati come una persona creativa;

Cerca il modo migliore per risolvere il problema;

Continua a cercare altre soluzioni anche dopo che pensi che il problema sia già stato risolto.

credi non solo nelle tue forze, ma anche nelle tue idee;

· Dovresti sempre ricordare che forse una soluzione migliore e più creativa deve ancora arrivare.

9) Organizzazione del posto di lavoro. L'organizzazione razionale del posto di lavoro del manager assicura la creazione della massima comodità e condizioni di lavoro favorevoli nelle attività manageriali, aumenta il contenuto del lavoro. L'organizzazione del posto di lavoro non è completamente sviluppata in Ptitsa LLC, perché l'azienda è ancora giovane e questo processo è ancora in fase di crescita. Al centro di qualsiasi disposizione del posto di lavoro del capo c'è la divisione del suo ufficio in un'area di lavoro e un'area di riunione (negoziazione). Questa organizzazione no. La scrivania del leader sta con la lettera "T", le sedie sono sui lati. Ha sempre un ordine perfetto sul suo desktop, ad es. contiene solo i documenti necessari per il lavoro. Inoltre, gli uffici vengono puliti in modo tempestivo. Anche in ufficio c'è un guardaroba separato per i capispalla e un guardaroba per documenti, libri e altra letteratura aziendale. Non ci sono computer o altre org in ufficio. tecnologia. La stanza è dominata da condizioni di temperatura ottimali, illuminazione, umidità dell'aria, colore delle pareti, mobili, ecc. Si può concludere che durante la pianificazione del posto di lavoro del manager e degli altri dipendenti, non è stata presa in considerazione la disposizione razionale dei mobili.

3 Supporto legale del lavoro

1. Codice del lavoro della Federazione Russa : Sezione IV. Tempo di lavoro , G Capitolo 15. Disposizioni generali

2. Codice del lavoro della Federazione Russa: Sezione IV., Orario di lavoro, capitolo 16. Orario di lavoro, articolo 100 . Ore lavorative.

3. Codice del lavoro della Federazione Russa: Sezione IV., Orario di lavoro, capitolo 24. Garanzie in caso di invio di dipendenti in viaggio di lavoro, altri viaggi di lavoro e trasferimento di lavoro in un'altra area, articolo 166. Il concetto di viaggio di lavoro.

4. Decreto del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 17 giugno 2003 n. 36. "Sull'approvazione delle norme per la protezione del lavoro".

5. Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi del 30 dicembre 2001 n. 195-FZ, art. 5.27. Violazione del diritto del lavoro e tutela del lavoro.

6. GOST R 630-2003 “Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

7. la legge federale del 20 febbraio 1995 n. 24-FZ "On Information, Informatization and Information Protection". Raccolta della legislazione della Federazione Russa. 1995 n. 8. Arte. 609.

8. Decreto del governo della Federazione Russa del 27 novembre 2006 n. 719 "Sull'approvazione del regolamento sulla registrazione militare".

Conclusione

Attraverso la pianificazione, portiamo il futuro nel presente.

e quindi ha la possibilità

fare qualcosa a riguardo

lui adesso.

Alan Lakin

Il lavoro del corso si compone di un'introduzione, una parte teorica, una parte di ricerca e una conclusione. Nel primo capitolo del lavoro del corso, viene rivelata l'essenza della pianificazione del lavoro individuale di un manager. La parte di ricerca descrive la diagnostica della capacità di pianificare una giornata lavorativa sull'esempio di Ptitsa LLC.

A seguito della stesura di una tesina, l'argomento è stato studiato in modo più dettagliato: "Pianificazione del lavoro individuale di un manager", in modo da poter applicare in sicurezza le conoscenze acquisite nella pratica. Sono state anche considerate le questioni principali. Ad esempio, come gestire il tuo tempo in modo più efficiente, come lavorare con competenza con la documentazione, come sviluppare approcci creativi per risolvere i problemi e molto altro.

Probabilmente hai sentito la domanda "Come mangeresti un elefante?" La risposta, ovviamente, è: "A pezzi". quelli. lo scomporre in azioni specifiche passo dopo passo e partire dal primo. Questo è il processo di pianificazione.

L'intelligenza, la capacità di pensare, pianificare e prendere decisioni è lo strumento principale per prevenire ritardi nell'aumentare la propria produttività. Migliore è il piano, più facile è superare la tendenza a procrastinare, iniziare ad andare avanti e poi continuare a perseverare verso il tuo obiettivo.

Uno degli obiettivi più alti in qualsiasi lavoro è ottenere il massimo ritorno possibile sull'energia mentale, emotiva e fisica spesa. La buona notizia è che ogni minuto dedicato alla pianificazione consente di risparmiare almeno dieci minuti, ma non è un grande "sacrificio" che consente di risparmiare almeno due ore (100-120 minuti) di tempo altrimenti sprecato e fatica sprecata durante l'intera giornata.

Non di rado si parla della cosiddetta formula delle sei “P”, che dice: “La pianificazione precede le azioni giuste e previene quelle cattive”.

Quando pensi a quanto possa essere utile la pianificazione per aumentare la tua produttività e produttività sia al lavoro che a casa, devi chiederti perché così pochi manager la praticano nella loro vita quotidiana. Naturalmente, la pianificazione non è difficile. Tutto ciò che serve è carta e penna. È necessario utilizzare il principio: fare un elenco di tutto ciò che deve essere fatto in anticipo prima di iniziare a implementare gli obiettivi.

OPZIONI DI COMPITI E ISTRUZIONI METODOLOGICHE PER ESEGUIRE LAVORI DI CONTROLLO A CASA

Compito per tutte le opzioni:

DOMANDA. Descrivi la struttura organizzativa della tua azienda

1. Fornisci una breve descrizione della tua impresa (tipo di attività, scala, obiettivi e obiettivi principali).

2. Presenta la struttura organizzativa della tua impresa:

2.1. Definisci la struttura organizzativa della tua impresa (lineare, matriciale, funzionale, ecc.).

2.2. Giustificare il tipo di struttura organizzativa (quali fattori hanno influenzato proprio una tale distribuzione delle responsabilità in questa organizzazione).

2.3. Presentare la struttura organizzativa sotto forma di diagramma.

2.4. Identificare i vantaggi e gli svantaggi di questa struttura organizzativa.

3. Trarre conclusioni sull'efficacia della struttura organizzativa esistente e formulare raccomandazioni per il suo miglioramento

domanda. Organizzazione del lavoro personale del manager.

Per rispondere a questa domanda è necessario:

2.1. Definire gli obiettivi desiderati e differenziarli secondo i seguenti criteri temporali:

"Differenziazione"(dal lat. differenza) - una forma di organizzazione delle attività educative, tenendo conto delle inclinazioni, degli interessi, delle capacità degli studenti.

Definire gli obiettivi desiderati e differenziarli secondo i seguenti criteri temporali:

• obiettivi di vita a lungo termine (personali e professionali);

• obiettivi a medio termine (per i prossimi 5 anni);

• obiettivi a breve termine (per i prossimi 12 mesi).

Condurre un'analisi dei mezzi finali, durante la quale le risorse (personali, finanziarie, di tempo) necessarie per raggiungere gli obiettivi vengono confrontate con la situazione reale. Per fare ciò, è necessario fare riferimento alla "lista di inventario" degli obiettivi compilata e selezionare 3-4 obiettivi più importanti, determinare i mezzi necessari per raggiungerli e verificare cos'altro deve essere raggiunto o cosa iniziare per raggiungere il obiettivi.

- fornire flessibilità di pianificazione;

- fissare nei piani non solo le azioni, ma anche i risultati attesi;

· - stabilire termini esatti e norme temporanee per lo svolgimento degli affari;

Distinguere l'importante dall'urgente ed evitare la tirannia delle questioni urgenti;

- riesaminare e adeguare costantemente i piani in termini di piena e tempestiva attuazione dei casi;

- pianificare l'uso del tempo personale;

- riservare lunghi periodi di tempo continui per la risoluzione di grandi compiti e brevi periodi di tempo per piccoli problemi;

- fare in modo che il minor tempo possibile sia dedicato ad attività improduttive;

- provare a pianificare alternativamente e cercare il modo migliore;

· Coordina i tuoi piani con i colleghi.

· I piani sono redatti per un anno, sei mesi, un mese, l'ultimo piano è un piano giornaliero, che si basa su un piano settimanale. Stabilisce quali compiti devono essere completati durante la giornata e quelli mal concepiti vengono aggiunti a quelli precedentemente pianificati.

Allo stesso tempo, in sostanza, si distinguono linee guida professionali che accrescono la motivazione al lavoro e guidano le aspirazioni professionali.

Determina i tuoi punti di forza

individua i tuoi difetti.

indicare fattori esterni favorevoli, che promuovono la carriera;

indicare fattori e minacce esterni avversi;

2.3. La pianificazione del tempo personale del manager. Esistono le seguenti regole di pianificazione:

Copri il piano solo per il 60% della giornata lavorativa, lasciando il 20% per la risoluzione di imprevisti e il 20% per attività creativa, compreso lo sviluppo professionale;

Documentare attentamente il tempo speso in modo da avere un'idea chiara al riguardo;

Finisci sempre ciò che hai iniziato;

Pianifica solo un tale volume di attività che puoi gestire realisticamente; - fornire flessibilità di pianificazione;

Registrare nei piani non solo le azioni, ma anche i risultati attesi;

Stabilire scadenze e termini precisi per l'esecuzione dei casi;

Distinguere l'importante dall'urgente ed evitare la tirannia dell'urgente;

Rivedere e adeguare costantemente i piani in termini di piena e tempestiva attuazione dei casi;

Pianificare l'uso del tempo personale;

Riserva lunghi periodi di tempo ininterrotti per compiti di grandi dimensioni e brevi periodi di tempo per piccoli problemi;

Assicurati che le attività improduttive richiedano il minor tempo possibile;

Prova a pianificare in alternativa e cerca l'opzione migliore;

Coordina i tuoi piani con i colleghi.

I piani sono redatti per un anno, sei mesi, un mese, l'ultimo piano è un piano giornaliero, che si basa su un piano settimanale. Stabilisce quali compiti devono essere completati durante la giornata e quelli mal concepiti vengono aggiunti a quelli precedentemente pianificati.

1. Definire il concetto di "autogestione".

2. Considera il processo di pianificazione del lavoro personale di un manager usando l'esempio di una posizione specifica nella struttura organizzativa della sua impresa:

2.1. definizione degli obiettivi e loro differenziazione secondo criteri temporali.

2.2. Determinazione delle risorse personali per raggiungere gli obiettivi.

2.3. La pianificazione del tempo personale del manager.

2.4. Autocontrollo.

3. Trarre conclusioni sull'efficacia dell'autogestione nell'organizzazione.

L'autogestione è l'uso coerente e mirato di metodi di lavoro collaudati nella pratica quotidiana al fine di utilizzare in modo ottimale e significativo il proprio tempo.

Molti manager sono troppo orientati al processo piuttosto che ai risultati. Con questo approccio, preferiscono:

Fare le cose per bene invece di fare le cose giuste;

Risolvi i problemi invece di creare alternative creative;

Adempiere al dovere invece di ottenere risultati;

Riduci i costi invece di aumentare i profitti.

Ogni persona in genere, ed in particolare coloro che si preparano al lavoro di un organizzatore-gestore o lo sono già, hanno bisogno in primo luogo di saper ribaltare una situazione, che è caratterizzata da azioni disordinate dovute a circostanze esterne, in una situazione di compiti diretti e fattibili. Anche quando compiti diversi ricadono su di te da tutte le parti e il lavoro è decisamente sopraffatto, grazie a una pianificazione coerente del tempo e all'uso di metodi di organizzazione scientifica del lavoro, è possibile svolgere al meglio le tue attività, dedicando ogni giorno una riserva di tempo (anche per il tempo libero) per funzioni realmente dirigenziali.

Al riguardo, si segnala che tutti gli affari svolti dal dirigente possono differire nei seguenti modi:

per importanza;

per durata dell'esecuzione;

dal numero di partecipanti alla loro attuazione;

sul costo dell'energia neuro-emotiva;

Per natura, ecc.

Il segno più importante per un manager è l'importanza o il significato per lui degli affari imminenti, che varia in modo significativo da un caso all'altro.

L'autogestione è l'autosviluppo di un manager come persona e l'organizzazione delle sue attività personali. L'autogestione implica l'uso mirato e coerente di metodi di lavoro collaudati nella pratica quotidiana. È particolarmente efficace in condizioni specifiche di predominanza dell'autorganizzazione. Il processo quotidiano di risoluzione di vari tipi di problemi può essere rappresentato come un cerchio di autogestione. Delinea cinque funzioni: definizione degli obiettivi, pianificazione, definizione delle priorità, elaborazione di una routine quotidiana, nonché autocontrollo e regolazione degli obiettivi.

L'obiettivo dell'autogestione è utilizzare al massimo le proprie capacità, gestire consapevolmente il corso della propria vita e superare le circostanze esterne nella propria vita personale e lavorativa.

Considera il processo di pianificazione del lavoro personale di un manager usando l'esempio di una posizione specifica nella sua struttura organizzativa

Piano giornaliero del responsabile vendite

Il programma della giornata del responsabile vendite si basa sull'esperienza e sulle capacità di ciascun dipendente. Tale piano è simile a un programma ed è composto dai seguenti elementi:

1. Lavorare con una base di clienti già consolidata;

2. Ricerca e identificazione di nuovi potenziali clienti;

3. Attrarre nuovi clienti (parlare al telefono e incontrare nuovi clienti);

4. Monitoraggio del lavoro dei concorrenti;

5. Analisi del lavoro svolto (sia proprio che del dipartimento nel suo complesso)

Piano mensile del responsabile vendite

Il piano di lavoro di un responsabile vendite per un mese viene solitamente compilato dal risultato precedente. Cioè, vengono prese in considerazione le vendite dell'ultimo mese e viene aggiunto un aumento approssimativo delle vendite nel mese successivo.

Un tale piano è redatto con cura e obiettività, poiché non c'è mese per un mese: uno può essere abbastanza brillante e l'altro anche troppo modesto. Pertanto, prendono i valori medi e scoprono:

· Il volume dei prodotti che possono essere venduti ai clienti esistenti;

Quanto puoi aumentare le vendite ai tuoi attuali clienti?

· Quanto è possibile trovare e attrarre nuovi clienti e quanto prodotto può essere loro venduto.

Ogni piano di vendita per i manager aiuta a organizzare in modo competente il lavoro di un dipendente, utilizzare ogni minuto del suo orario di lavoro in modo corretto e razionale, raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi fissati, raggiungerli e persino migliorare significativamente i risultati precedenti e, naturalmente, aumentare la crescita delle vendite.

4 opzione

· Il tipo di attività dell'organizzazione è la vendita e la fornitura di prodotti tessili.

L'organizzazione è un rivenditore dello stabilimento tessile bielorusso. La vendita viene effettuata in tutta la Russia.

Gli obiettivi principali, la consegna di prodotti tessili di qualità a un prezzo d'occasione.

· La nostra organizzazione ha una struttura lineare. Tale struttura è caratterizzata dal fatto che a capo di ciascuna unità vi è un leader che controlla tutte le funzioni svolte dai dipendenti subordinati.

Le sue decisioni vengono passate lungo la catena dall'alto verso il basso.

· È una struttura semplice per l'attuazione della gestione delle piccole imprese.

Amministratore delegato

La pianificazione è progettata per garantire l'uso razionale della risorsa forse più preziosa: il tempo, vale a dire: utilizzare il tempo disponibile per attività fruttuose e di successo o raggiungere i tuoi obiettivi con il minor tempo speso. Meglio destiniamo (pianifichiamo) il nostro tempo, meglio possiamo usarlo nei nostri interessi personali e professionali. La pianificazione come parte integrante dei compiti e delle regole di autogestione significa prepararsi all'attuazione degli obiettivi e strutturare (ordinare) il tempo.

La pianificazione del lavoro quotidiano, delle azioni e dei risultati a medio e lungo termine si traduce in risparmio di tempo, successo e maggiore fiducia in se stessi.

Non è quasi necessario dimostrare i vantaggi della pianificazione all'interno dell'impresa. Dal punto di vista dell'autogestione, la pianificazione significa che un manager nella sua area di attività deve diventare un imprenditore per se stesso e pianificare come verrà utilizzato il suo tempo per raggiungere i suoi obiettivi. Proprio come qualsiasi organizzazione pianifica o dovrebbe pianificare le proprie attività produttive, ogni persona dovrebbe pensare e lavorare, guardare al futuro e non arrendersi al potere degli eventi.

L'esperienza pratica mostra che l'aumento del tempo dedicato alla pianificazione porta a una riduzione del tempo per completare l'attività e, in definitiva, a un risparmio di tempo in generale. Tuttavia, il processo di pianificazione stesso non può essere esteso arbitrariamente, una volta che si è verificato un ottimo, e un ulteriore aumento del tempo di pianificazione diventa inefficiente. Del periodo totale di pianificazione (anno, mese, settimana, giorno), non più dell'1% del tempo dovrebbe essere dedicato alla pianificazione. Ad esempio, per sviluppare un piano per la giornata, dovresti dedicare 5-10 minuti.

Dinamica e parziale imprevedibilità attività di produzione, di norma, portano al fatto che l'ottimo assoluto non può mai essere pianificato e raggiunto, tuttavia, se come risultato della pianificazione si ottiene un guadagno giornaliero di circa 30 minuti, questo può già essere considerato un successo. La regola generale può essere formulata come segue:

Chi prepara regolarmente la propria giornata lavorativa per 10 minuti potrà risparmiare più di un'ora al giorno, e potrà anche affrontare le questioni importanti in modo più accurato e migliore.

Di seguito è riportato un elenco dei vantaggi della gestione del tempo nell'autogestione.

Raggiungimento degli obiettivi:

definizione di obiettivi professionali e personali;

raggiungimento degli obiettivi professionali e personali nel modo più breve possibile;

Considerazione realistica degli obiettivi dalla posizione di tempo limitato.

Guadagna tempo:

risparmiare tempo per questioni e obiettivi veramente importanti, per lo svolgimento di funzioni manageriali, per il lavoro con i dipendenti, per la famiglia, il tempo libero;

· un'idea chiara del tempo necessario per completare vari progetti, compiti e attività (cosa, quando, entro che tempo deve essere fatto);

Corretta valutazione del tempo e individuazione della necessità.

Priorità:

Concentrarsi su compiti veramente importanti e assicurarne la soluzione;

determinare il grado di importanza di determinate attività;

Individuazione di altre attività e identificazione dei casi che possono essere delegati.

Scadenze:

Determinazione di scadenze realistiche e loro rispetto, tenendo conto della necessità di tempo;

il tempestivo riconoscimento delle strozzature e l'adozione di adeguate contromisure.

Riserve di tempo:

creazione di riserve orarie per imprevisti, formazione di “finestre” durante il giorno.

Efficienza:

Determinazione preliminare della struttura della giornata e uso razionale dell'orario di lavoro su questa base;

soluzione più rapida dei compiti combinandoli in "blocchi" (soluzione simultanea di un gruppo di compiti);

Sbarazzarsi di "mosse inattive".

Delega (riassegnazione) di casi:

buon ambiente di lavoro nel team;

Delega di compiti ai dipendenti;

distribuzione razionale degli ordini all'interno dell'impresa e oltre.

Ridurre lo stress:

meno chiasso, più previdenza;

migliore pianificazione delle pause di lavoro;

meno stress, poiché vengono eseguiti più casi;

Più soddisfazione dal lavoro, meno irritazione, impazienza.

Ognuno di noi sa quanto velocemente si perdono gli obiettivi, come si macinano le macine della vita quotidiana. Per svolgere correttamente le nostre funzioni e raggiungere i nostri obiettivi, dobbiamo essere chiari su quanto sia limitato il nostro budget di tempo. La pianificazione è un "progetto di processi di lavoro" per il prossimo periodo di tempo.

Dovresti pianificare non solo gli obiettivi professionali e personali, ma anche il tuo attuale carico di lavoro correlato al lavoro per affrontare meglio l'accettazione, il rifiuto o il rinvio di nuovi compiti e richieste. Pertanto, meglio una persona comprende il proprio budget di tempo e la totalità dei suoi compiti, più è pronta a delegare compiti meno importanti, ridurne il numero o posticiparne l'attuazione a una data successiva.

Di seguito sono riportate le regole di base per la pianificazione del tempo. Nel tuo lavoro quotidiano, non devi seguire tutte queste regole. Puoi determinare da solo i principi più appropriati e importanti dal tuo punto di vista che vorresti seguire nella tua pratica.

1. Regola di base della pianificazione del tempo: rapporto 60:20:20

Dovrebbe essere redatto un piano per una certa parte dell'orario di lavoro, come dimostra l'esperienza, è meglio per il 60%. Eventi difficili da prevedere, distrazioni ("ladri di tempo") e interessi e bisogni personali non possono essere completamente pianificati. Di conseguenza, il tuo tempo deve essere distribuito tra tre blocchi:

60% - attività pianificata,

20% - attività impreviste (riserve di tempo e azioni non pianificate),

20% - attività spontanea (attività manageriale, creatività).

A seconda del tipo e del tipo di occupazione, questi valori possono deviare in una direzione o nell'altra. Più precisamente, possono essere determinati in base all'analisi delle singole attività e del consumo di tempo, che è alla base di tutta la pianificazione del tempo.

2. Analisi delle attività e del consumo di tempo. Elenco delle "interferenze diurne"

È necessario documentare e ricontrollare come e su quanto tempo viene speso. Quindi è possibile:

Ottieni una visione costante del tuo budget di tempo;

Acquisire esperienza come base per le esigenze di tempo future;

Determinare i punti di partenza per migliorare la metodologia di lavoro applicata e l'assegnazione del tempo, ecc.

3. Riunire i compiti - piano d'azione

Per fare un buon piano di gestione del tempo, è importante avere sempre un'idea delle attività imminenti, suddividendole, ad esempio, in attività a lungo, medio e breve termine. Poi dovresti dare loro la priorità e agire di conseguenza, anche se le cose meno importanti, come spesso accade, sono molto più facili di quelle più importanti.

Elenca tutte le attività imminenti nel periodo di pianificazione corrispondente.

I compiti non eseguiti da questo elenco possono essere presi come base per riempire le "capacità libere" quando si elabora un piano per il periodo successivo.

4. Regolarità - consistenza - consistenza

Dovresti lavorare regolarmente e sistematicamente sul tuo piano temporale, portare a termine costantemente il lavoro che hai iniziato. Lavorare su un sistema e attenersi ai piani temporali è più importante della meticolosa conservazione dei registri.

5. Pianificazione realistica

Dovresti cercare di non consentire una pianificazione eccessiva, dovresti pianificare solo la maggior parte del compito che puoi realisticamente gestire.

6. Adattabilità

È necessario essere flessibili quando si pianificano i tempi, perché non sono fatti per semplificare la vita, ma per raggiungere gli obiettivi.

7. Risarcimento del tempo perso

È necessario, se possibile, sforzarsi di recuperare immediatamente il tempo perso, ad esempio è meglio lavorare più a lungo una volta la sera piuttosto che recuperare ciò che è stato perso il giorno prima durante l'intera giornata successiva.

8. Forma scritta

È necessario redigere piani temporanei su moduli appositamente progettati o su schede. In questo caso, nulla andrà perso e ci sarà sempre una revisione completa dei casi davanti ai tuoi occhi. Molte persone ingiustificatamente non associano la pianificazione del tempo alle voci del diario. E così accade che gli obiettivi parziali siano inclusi solo nella pianificazione quotidiana.

Per indirizzare costantemente le tue azioni verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi, devi coprire con gli occhi l'intero ampio orizzonte di pianificazione. È necessario imparare a scrivere in un diario anche ogni traguardo parziale e intermedio. Questo è l'unico metodo che ti permette di trasformare gradualmente, a piccoli passi, i tuoi sogni in realtà. Tuttavia, non dovresti trasformarti in una sorta di "tempo di pianificazione degli zombi".

9. Riportare ciò che non è stato fatto

Le attività non completate che devono ancora essere eseguite dovrebbero essere riportate al piano per il periodo successivo. Pertanto, vengono rilevati e presi automaticamente in considerazione durante lo sviluppo di nuovi piani.

10. Correzione dei risultati invece delle azioni

I piani dovrebbero acquisire risultati o obiettivi (stato finale), non solo azioni. Ad esempio, invece di: “chiama Mr. X”, è meglio: “d'accordo con Mr. X su una nuova versione programma per computer". Pertanto, l'attività sarà inizialmente diretta direttamente al raggiungimento dell'obiettivo prefissato, che eviterà l'escalation di attività non pianificate, come la discussione di idee che emergono spontaneamente.

Nel processo di lavoro, dovresti costantemente porti le seguenti domande: "Qual è lo scopo di questa conversazione, questo lavoro, ecc.?" "Cosa si può ottenere con questo?"

11. Stabilire norme temporanee

Dovresti stabilire precisi standard temporali, fornendo nel tuo piano esattamente tutto il tempo necessario per questa o quella attività. L'esperienza mostra che, di regola, si dedica al lavoro tanto tempo quanto è disponibile. Se, ad esempio, il tempo assegnato per la riunione è compreso tra le 10 e le 12, durerà esattamente due ore, sebbene il suo obiettivo possa essere raggiunto molto più velocemente. L'esatta formulazione dell'ordine del giorno e la durata dell'incontro stabiliranno il quadro esatto e ti costringeranno a concentrarti sulle cose più importanti per ottenere il risultato desiderato.

12. Scadenza

Dovrebbero essere fissate scadenze esatte per tutte le attività. Quindi, puoi abituarti all'autodisciplina, evitare l'indecisione, la procrastinazione e il rinvio delle cose.

Dobbiamo cercare di eliminare dalla nostra vita quotidiana parole vaghe e imprecise come "il prima possibile". Cosa significa esattamente? In un'ora? Durante il giorno? La prossima settimana? In 2-3 settimane? Senza fissare date esatte, con un accordo con l'altra parte, si crea un terreno fertile per conflitti e simili rimproveri: “Hai promesso di mandarmi questo il prima possibile! Aspettavo il terzo giorno! oppure “Mercoledì te l'ho detto: “Il prima possibile!” - E mi porti un rapporto solo oggi!

È utile concludere specifici accordi (“mini-contratti”) in merito al termine ultimo per l'ultimazione dei lavori, specificando entro quale data dovrà essere ultimata l'attività. Quindi, quando si conclude un accordo, si può arrivare a un'opzione adatta a entrambe le parti.

13. Stabilire le priorità. Sbarazzarsi della "tirannia" della fretta

Devi imparare a distinguere il più importante dall'urgente e liberarti della "tirannia" degli affari frettolosi. L'affare più urgente (frettoloso) non è sempre il più importante, ma sono le cose affrettate e "urgenti" che spesso occupano la maggior parte del nostro tempo prezioso. La "tirannia" dei frettolosi è radicata nell'oblio delle priorità, nella preferenza per l'irrilevante rispetto all'importante. Ciò è dovuto a carenze nella pianificazione, quando le cose non importanti diventano urgenti.

Accade raramente che il compito più importante debba essere svolto “oggi” o anche “questa settimana”. Un compito urgente richiede un'azione immediata. Sembra impossibile resistere all'attrazione momentanea di questi compiti e, di conseguenza, consumano tutta la nostra energia. Ma alla luce di una prospettiva più o meno a lungo termine, il loro significato apparentemente enorme scompare. Dopo aver ceduto alla tentazione di portare a termine compiti urgenti, ricordiamo in seguito con un senso di smarrimento i compiti importanti che sono stati messi da parte.

14. Delega

Fin dall'inizio, dovrebbe essere stabilito nei piani quale lavoro deve essere svolto personalmente e cosa può essere delegato (delegato).

15. "Ladri" di tempo e riserve di tempo

Una certa percentuale di tempo dovrebbe essere riservata a visitatori imprevisti, telefonate, crisi o sottovalutare la durata dei singoli casi. Allo stesso tempo, è necessario ridurre il numero e il volume degli "ostacoli" ("ladri di tempo").

16. Riciclaggio - doppio controllo

Il piano redatto richiede un'elaborazione e un ricontrollo costanti in termini di piena attuazione di determinati impegni.

17. Tempo libero

Anche il tempo libero, così come il tempo trascorso in viaggio e in attesa, deve essere pianificato e utilizzato con saggezza (ad esempio, per lavorare sui materiali o per riflessioni concettuali). Un diario può aiutare in questo, in cui sono registrate tutte le cose più importanti.

18. Intervalli temporali e tempi di quiete ("ore di chiusura")

È necessario riservare lunghi periodi di tempo continui per la risoluzione di compiti di grandi dimensioni (tempo di silenzio, "ore di chiusura") e periodi più brevi per l'elaborazione di diversi casi di piccole dimensioni.

19. Tempo per la pianificazione e la creatività

Dovresti riservare una certa parte del tuo tempo per il lavoro pianificato, preparatorio e creativo, nonché per la formazione avanzata. Se questo tempo viene perso nelle attività quotidiane, è necessario prestare attenzione per compensare questa perdita la prossima settimana.

20. Lavoro di routine

Dovresti anche pianificare le attività di routine, come leggere i rapporti mensili, passeggiare per lo stabilimento, ecc.

21. Attività improduttive

Bisogna fare attenzione a garantire che le attività non produttive come fotocopie, riunioni non essenziali, ecc., richiedano il minor tempo possibile, limitato solo a ciò che è veramente necessario. Altrimenti, non ci sarà tempo per cose più importanti.

22. Alternative

Quando pianifichi, dovresti provare a pensare alternativamente secondo il principio: "C'è sempre un altro modo migliore".

23. Varietà

È necessario aggiungere varietà alle vostre attività, alternando la realizzazione di progetti a lungo e breve termine, lavoro autonomo e lavoro di squadra.

24. Coordinamento dei piani temporanei

Devi cercare di saturare le tue giornate lavorative e mettere in pratica i tuoi piani, per i quali dovrebbero essere coordinati con i piani di altre persone (segretario, manager, subordinati, colleghi).

La pianificazione prevede una fase e approccio sistemico, scomposizione del compito generale in compiti privati ​​al fine di distribuire le varie azioni nel tempo (dal piano d'azione al piano temporale). Nell'ambito della pianificazione generale, la pianificazione temporale è orientata verso i corrispondenti obiettivi strategici a lungo termine, che, a loro volta, sono suddivisi in obiettivi operativi parziali.

Questo approccio può essere illustrato con un esempio principi di base classico sistema di gestione del tempo americano, la cui idea è attribuita a Benjamin Franklin. Questi principi stabiliscono che qualsiasi compito di grandi dimensioni che deve affrontare una persona è diviso in sottocompiti e quelli, a loro volta, in sottocompiti ancora più piccoli. Visivamente, questo può essere rappresentato come una piramide a più stadi e l'applicazione del sistema può essere vista come il processo di erigere questa piramide.

Innanzitutto, viene posata la massiccia base della piramide, che funge da supporto per tutti gli altri piani: una persona determina i suoi valori di vita (in altre parole, ciò che vuole dalla vita). Per uno, questa è ricchezza materiale e fiducia nel futuro, per un altro: una famiglia prospera, moglie amorevole e figli felici, per il terzo: gloria e gloria stato sociale, per la quarta potenza, per la quinta conoscenza, per il sesto servizio in nome dell'umanità ... L'elenco può essere continuato all'infinito, soprattutto perché ogni persona ha un certo insieme di valori della vita. La fase di determinazione dei valori della vita è la più importante nella costruzione di una piramide: se in questa fase viene commesso un errore (ad esempio, vengono scelti "conoscenza" e "servizio alle persone", sebbene "fama" e "stato sociale elevato ” sono effettivamente preferiti), poi successivamente l'Uomo è destinato a rimanere deluso. Quindi, il primo passo è fare un elenco di valori della vita e non aver paura di dedicare troppo tempo a questo: è importante pensare bene all'elenco. È inoltre necessario assicurarsi che i valori scelti non siano in contraddizione tra loro.

La fase successiva è la costruzione del secondo piano della piramide. Sulla base dell'elenco compilato, una persona deve decidere cosa vuole ottenere. Ad esempio, se qualcuno crede che "fama", "potere" e "stato sociale elevato" siano più importanti per lui, allora potrebbe decidere di voler diventare presidente. Dobbiamo porci un obiettivo alto. Allo stesso tempo, è importante assicurarsi che l'obiettivo prescelto soddisfi davvero tutti i valori della vita dall'elenco compilato nella fase precedente.

Il terzo piano della piramide poggia sul secondo. Viene redatto un piano generale: cosa bisogna fare per raggiungere l'obiettivo. Ad esempio, per diventare Presidente degli Stati Uniti, bisogna prima diventare il governatore di uno stato o il sindaco di uno dei principali città paese, avere un solido sostegno finanziario e partitico e una reputazione senza macchia, essere noto al pubblico, un oratore brillante, un uomo sposato prospero, ottenere un'istruzione superiore in un prestigioso istituto di istruzione, ecc.

Il quarto piano della piramide è un piano intermedio a lungo termine (per diversi anni) con obiettivi e scadenze specifiche. È molto importante indicare quale punto del masterplan contribuisce al raggiungimento di questo particolare obiettivo. È ancora più importante fissare una scadenza specifica - se una persona si dice: "Un giorno comprerò sicuramente un'auto (scrivi un libro, vai all'università ...)", può posticipare di anni l'attuazione del previsto e di conseguenza non raggiungerà l'obiettivo, ma se si pone una scadenza specifica, aumenta notevolmente le sue possibilità di raggiungere ciò che desidera. Ad esempio, se una persona intende diventare presidente e sa che ciò richiede un'istruzione superiore, può includere il seguente elemento nel suo piano quinquennale: "Entro la fine del 2012, laureato in sociologia e politica all'Università di Harvard. scienza. Questo, in primo luogo, mi darà una prestigiosa istruzione superiore e, in secondo luogo, potrò fare conoscenza con le persone di cui ho bisogno. Quindi, dovresti fare un piano per i prossimi 4-5 anni, ponendo la domanda: "Cosa posso fare in questi anni per raggiungere gli obiettivi delineati nel piano generale?". Nel piano è importante indicare obiettivi specifici e scadenze specifiche con una precisione di diversi mesi, nonché annotare quale elemento del piano generale corrisponde al raggiungimento di tale obiettivo.

Il quinto piano è un piano a breve termine (da alcune settimane a diversi mesi). Guardando un piano a lungo termine, una persona si chiede: "Cosa posso fare nelle prossime settimane o mesi per raggiungere questo o quell'obiettivo?". Pertanto, i punti del piano a lungo termine sono suddivisi in compiti più specifici. Ad esempio, se il piano a lungo termine contiene un elemento: "Laureata ad Harvard", il piano a breve termine includerà elementi come "Invia documenti all'università", "Passa i corsi preparatori", ecc. Dovresti elaborare un piano per un periodo da 2-3 settimane a 2-3 mesi e, come nella fase precedente, indicare date specifiche, ma con una precisione di diversi giorni.

Infine, il sesto piano della piramide è il piano della giornata. È compilato, come puoi immaginare, sulla base di un piano a breve termine: i piccoli compiti vengono risolti interamente in un giorno, quelli più grandi sono divisi in sottocompiti. Ad esempio, l'attività "Presentare i documenti all'università" è suddivisa in attività secondarie come: "Scopri quali documenti devono essere presentati ea chi", "Termina i documenti necessari", "Invia i documenti" e "Assicurati che i documenti sono ricevuti”, la soluzione di ciascuno dei quali può essere assegnata a un giorno specifico. Di solito, il piano per la giornata non viene redatto solo il giorno prima, ma viene compilato da un elenco di varie attività che sono state programmate per questo giorno nelle settimane precedenti, spesso durante il giorno vengono apportate modifiche. Quando si pianifica la giornata, è consigliabile indicare l'ora per ogni attività.

All'interno del sistema Franklin, la gestione del tempo non è più solo una lista di cose da fare. Questo sistema prevede la definizione di obiettivi a lungo e breve termine e il dettaglio delle azioni per raggiungerli, tenendo conto del fattore tempo. Allo stesso tempo, obiettivi specifici a breve termine sono necessariamente coerenti con quelli a lungo termine. Un tale sistema consente a una persona in qualsiasi momento di sapere esattamente dove sta andando e quale obiettivo specifico deve raggiungere.

Tutti questi programmi non sono affatto costanti, anzi, si consiglia di riesaminarli regolarmente: molto probabilmente il programma della giornata verrà modificato automaticamente più volte durante la giornata. Si consiglia di rivedere i piani a breve termine ogni una o due settimane. I piani a lungo termine dovrebbero essere rivisti (e adeguati se necessario) almeno una volta ogni 4-6 mesi. Il piano generale dovrebbe essere rivisto una volta all'anno. Allo stesso tempo, vale la pena dare uno sguardo critico all'alto obiettivo prefissato: se attrae ancora, se è necessario apportare modifiche e persino provare a ripensare i valori di vita fissati.

Stabilire i periodi di tempo necessari per raggiungere gli obiettivi personali e professionali dà un senso di fiducia e un'idea dell'allocazione del tempo più preferibile e dell'ordine più appropriato degli eventi.

Nella vita lavorativa si sono giustificati i seguenti periodi di pianificazione:

Obiettivi a lungo termine = 3-5 anni (o più) - piani per diversi anni;

Obiettivi a medio termine = 1-3 anni - piani annuali;

Obiettivi attuali = 1 settimana - 3 mesi - piani mensili e settimanali.

Nel diagramma seguente (Fig. 7), la pianificazione del tempo è rappresentata come sistema chiuso, in cui è ben visibile la relazione tra le singole tipologie di piani: i piani a lungo termine sono specificati nei corrispondenti piani a medio e breve termine, nonché nei piani per il periodo in corso. Questi ultimi, alla fine, si incarnano nei piani del giorno. Dopo la scadenza del corrispondente periodo di pianificazione, mediante un confronto “piano-effettivo”, vengono determinati i risultati del periodo di cui si può tenere conto per adeguare i piani per il periodo successivo.

Riso. 7. Sistema di pianificazione del tempo

Pianifica per diversi anni a venire

progetto di vita o obiettivi di vita funge da punto di partenza per il processo di pianificazione. Sulla base del piano di vita si ricavano obiettivi a lungo termine per i prossimi anni e si elabora un piano per diversi anni a venire.

Piano annuale

Dal piano per diversi anni a venire, si ricava un piano annuale. Tutti i compiti e gli obiettivi pianificati vengono trasferiti ad esso dalla corrispondente "colonna annuale". Allo stesso tempo, bisogna fare attenzione a non assumere compiti che si riferiscono a obiettivi successivi. Alla fine dell'anno in uscita (al più tardi - all'inizio del successivo), è necessario stabilire i compiti e gli obiettivi più significativi per i prossimi 12 mesi. Allo stesso tempo, nella maggior parte dei casi, è sufficiente una suddivisione in trimestri. In ogni caso possono essere pianificati solo i giorni lavorativi, poiché la maggior parte dell'orario di lavoro è dedicato a lavori di routine, riunioni, trasferte, ecc.

Piano trimestrale

Il piano trimestrale funge da strumento per monitorare l'attuazione del piano annuale. Nel corso dell'anno, ad intervalli regolari, si dovrebbero considerare gli eventi del periodo passato e, se necessario, apportare modifiche o posticipare le date (controllo intermedio). Alla fine di ogni trimestre, puoi fissare obiettivi per i prossimi tre mesi e determinare quali attività nel trimestre successivo devono essere cancellate, quali devono essere spostate e quali devono essere aggiunte.

Piano mensile

I compiti e gli obiettivi considerati nel piano mensile vengono trasferiti dal piano trimestrale. Poiché l'accuratezza della pianificazione aumenta con l'avvicinarsi dell'orizzonte temporale, nel piano mensile le attività vengono già prese in considerazione in modo più dettagliato (il consumo di tempo è espresso in ore).

Il presupposto per la redazione di veri e propri piani mensili e settimanali è che venga determinato anche il cosiddetto tempo liberamente pianificato. Nel tuo piano temporale, assicurati di fornire anche riserve di tempo ("buffer") per la risoluzione di attività aggiuntive in modo da poter rispettare le scadenze pianificate senza stress e pressione di tempo.

piano settimanale

Il piano settimanale presuppone una previsione ancora più dettagliata e accurata per il periodo successivo. Sulla base del piano mensile, viene redatto un programma di tutti i casi e le attività per la settimana in base al loro volume e al tempo necessario per la loro attuazione. Quando pianifichi il lavoro per la settimana, assicurati di considerare quanto segue:

Il compito centrale (su cosa ci si dovrebbe concentrare prima di tutto);

Il compito più essenziale che richiede il maggior dispendio di tempo;

Compiti obbligatori (cose che devono essere completate, preparate per il completamento o iniziate questa settimana);

Esecuzione di lavori di routine (scrittura, conversazioni telefoniche, incontri, ecc.);

Possibili compiti (problemi irrisolti che dovrebbero essere affrontati);

Tutto ciò che sarebbe ancora opportuno, desiderabile o opportuno fare;

Eventi prevedibili.

Piano giornaliero

Uno degli strumenti più importanti per un lavoro efficace è il piano giornaliero, che si costruisce sulla base del piano settimanale. Stabilisce quali compiti e casi devono essere completati durante la corrispondente giornata lavorativa e quelli imprevisti si aggiungono a quelli precedentemente pianificati. Il piano giornaliero è l'ultimo e allo stesso tempo il più importante passo nel sistema di pianificazione del tempo, l'incarnazione concreta (attuazione) degli obiettivi prefissati.

Un programma realistico della giornata contiene, in linea di principio, solo ciò che dovrebbe e può essere fatto in quel giorno. Più obiettivi vengono fissati sembrano realizzabili, più forze possono essere mobilitate e concentrate sulla loro attuazione. Fare un piano prima di iniziare a lavorare, ad es. la sera del giorno che passa, puoi tornare a casa con maggiore sicurezza ed emancipazione e iniziare una nuova giornata con maggiore concentrazione di energie il mattino successivo, perché già sulla strada di casa e sulla strada per andare al lavoro al mattino, il subconscio elabora i compiti della giornata e prepara possibili soluzioni. Da quando sono stati formulati i compiti principali e sono stati delineati gli approcci alla loro soluzione, la nuova intensa giornata lavorativa non appare più grigia e difficile, ma visibile, pianificata e gestibile.

Il lavoro di pianificazione regolare e sistematico dovrebbe iniziare proprio con la pianificazione della giornata lavorativa. Il giorno è l'unità più piccola, ma osservabile, di qualsiasi obiettivo sistematico e pianificazione del tempo. Il vantaggio è che puoi almeno ricominciare ogni giorno se l'ultimo tentativo non ha avuto successo. E a poco a poco si acquisiscono le competenze necessarie per la pianificazione della vita settimanale, mensile, annuale o addirittura.

Pianificare, come già notato, significa prepararsi all'attuazione degli obiettivi. A questo proposito si parla anche di piani target. Il mondo intorno a te può essere percepito in un modo completamente diverso se sai cosa deve essere raggiunto, cioè se esiste un piano specifico per passare il tempo.

A cosa servono i piani giornalieri? Contengono tutte le azioni che devono essere completate in un giorno e offrono anche l'opportunità di eseguirle durante il tempo disponibile. Forniscono una rapida panoramica e indicano ciò che non è stato ancora fatto, consentendoti di concentrarti su ciò che conta di più. In questo modo si supera il pericolo di dispersione delle forze.

È fondamentale avere un programma scritto per la giornata, poiché i piani per la giornata che vengono tenuti a mente vengono facilmente respinti. I piani giornalieri scritti forniscono uno scarico di memoria. Un piano scritto ha anche l'effetto psicologico dell'automotivazione al lavoro, l'attività aziendale diventa più focalizzata e focalizzata sulla stretta aderenza al programma. Di conseguenza, ci sono meno distrazioni e più impulsi a concentrarsi solo sui compiti che sono stati impostati.

Grazie al controllo dei risultati della giornata, i compiti in sospeso non vengono "persi", la cui attuazione può essere trasferita al giorno successivo. La registrazione scritta aumenta l'effetto della programmazione, poiché le esigenze di tempo e i disturbi vengono valutati meglio e il tempo di riserva può essere pianificato in modo più realistico.

Una pianificazione coerente della giornata porta al miglioramento dei metodi di lavoro personali, perché quando c'è chiarezza su ciò che deve essere fatto durante la giornata, si attivano automaticamente i meccanismi di razionalizzazione del lavoro e di contrasto alle interferenze interne o esterne.

Il metodo ALPEN lo è attrezzo utile per programmare la giornata. Seguendo i cinque passaggi del metodo, puoi acquisire un'abilità che ti sarà utile in seguito nella pianificazione del tuo tempo e dei tuoi obiettivi. Il metodo è relativamente semplice e, dopo alcuni esercizi, ci vorranno in media non più di 8 minuti per elaborare un piano giornaliero in modo da risparmiare notevolmente tempo per le cose importanti.

Condizione indispensabile è determinare il luogo e l'ora per la pianificazione quotidiana, ad esempio, lasciare che sia l'ultima cosa nella giornata lavorativa. Il metodo include una fissazione scritta dei compiti; valutazione della durata delle azioni; definizione del tempo di riserva; decisione immediata sulle priorità, delega di qualsiasi compito o rifiuto dello stesso; successivo controllo e trasferimento del lavoro non finito o cancellazione del lavoro completato. È relativamente facile da ricordare perché si basa sulla memotecnica: ciascuna delle lettere che compongono il nome del metodo corrisponde a un compito.

Primo stadio. Annunciare e registrare i compiti

Al termine della giornata lavorativa annotare nell'agenda sotto le apposite voci tutto ciò che deve essere fatto durante il giorno successivo. Così, il giorno in uscita finisce e ha luogo l'accordatura mentale per quello a venire. Solo quando la pianificazione della giornata è completata una persona con il cuore calmo può dedicarsi al meritato riposo.

Il piano include: elenco generale attività per la settimana o il mese, arretrati di ieri, nuovi incarichi, riunioni a cui devi partecipare, telefonate e corrispondenza e attività ricorrenti. Allo stesso tempo, prova a utilizzare abbreviazioni che corrispondono al tipo di attività o ai titoli del diario, ad esempio:

B - visite, incontri;

A - delega di casi;

K - controllo;

P - nel processo, negli affari;

PC - viaggi, viaggi di lavoro;

PR - lavoro scritto, lettere commerciali, dettatura;

C - segretario;

T - conversazioni telefoniche;

H - il processo di lettura (relazioni, circolari, giornali, ecc.).

Un elenco di attività per la giornata compilato in questo modo potrebbe assomigliare a questo:

B - Mr. Melnikov (programma per computer),

B - Sig. Shutov (esperienza),

P - progetto di ricerca di mercato,

PR - Sig. Galkin (lettera),

H - rivista speciale,

T - Vladimir (palestra).

Con un po' di pratica, puoi imparare a fare un elenco di attività in modo che:

In prima approssimazione, distribuirli già per priorità;

Dividili in lunghi e "brevi", corti;

Ricontrolla le attività relative ai contatti personali per la possibilità di eseguirle in modo più razionale.

P - progetto di ricerca di mercato,

B - Sig. Shutov (esperienza),

PC - in visita alla mostra dei nuovi materiali da costruzione,

H - rivista speciale,

T - Mr. Schmidt (statistiche di vendita),

PR - Sig. Galkin (lettera),

T - Mr. Melnikov (programma per computer),

T - Sig.ra Milyavskaya (assunzione),

T - Vladimir (palestra),

T e PR - lavoro breve,

T - blocco telefonico.

Seconda fase. Limitiamo e determiniamo la durata dell'attività

Definisci per ogni lavoro tempo reale la sua attuazione, sommare e determinare il tempo totale approssimativo.

Documento senza titolo

Sebbene la durata dei singoli casi non possa essere stimata con precisione, dopo l'accumulo di una certa esperienza, può essere utilizzata come base per pianificare il proprio tempo.

Va inoltre tenuto presente che il lavoro richiede spesso tutto il tempo che si ha a disposizione. Pertanto, impostando un periodo di tempo specifico per i singoli casi, ti costringi ad adattarti a questo momento particolare. E se viene assegnato un certo tempo per un compito specifico, allora devi lavorare molto più concentrato ed eliminare le interferenze in modo più coerente. Quando pianifichi le tue azioni, devi essere realistico.

Terza fase. Ricordati di lasciare un tempo libero

Dovresti includere solo il 60% del tuo tempo di lavoro nel tuo piano e non l'intera giornata. Quando si redige un piano giornaliero, è necessario attenersi alla regola di base della pianificazione del tempo - 60:20:20, secondo la quale il piano non dovrebbe coprire più del 60% del tempo e circa il 40% dovrebbe essere lasciato come tempo di riserva. Il 20% va lasciato per imprevisti come ingerenze e ladri di tempo, il restante 20% per attività sociali spontanee (telefonate fuori programma, conversazioni, feste di compleanno, ecc.). Se la durata della giornata lavorativa è di 8 ore, il tempo pianificato dovrebbe essere di circa 5 ore.

Se è programmato più del 60% del tempo, dovresti inesorabilmente portare l'elenco compilato delle attività ai parametri specificati, impostando le priorità, riassegnando le attività e riducendo il tempo loro assegnato. Il resto dei casi deve essere riportato al giorno successivo, cancellato o completato attraverso il lavoro straordinario.

Quarto stadio. Naturalmente (da soli) stabiliamo priorità, prendiamo decisioni per ridurre il piano e la possibilità di trasferire il compito a un'altra persona

Prima di tutto, devi valutare realisticamente il tuo piano, stabilendo delle priorità; ridurlo spietatamente e trasferire agli altri tutto ciò che non si può fare da sé, considerando ogni azione dal punto di vista della possibilità della sua riassegnazione e razionalizzazione. Allo stesso tempo, bisogna raccogliere il coraggio per realizzare cose assolutamente necessarie e liberarsi del caos, rimanendo sul terreno della realtà. A versione finale Il programma della giornata nel nostro esempio si presenta così:

Documento senza titolo

Puoi facilitare ulteriormente la preparazione del piano se, insieme alle abbreviazioni delle lettere, vengono utilizzati simboli grafici per indicare gli elementi più importanti, ad esempio:

"?"- Urgentemente

"!" - Importante

"?" - Per capire

"*" - Missione compiuta

"**" - L'attività è stata eseguita particolarmente bene

"°" - Rinvio

"x" - Caso impossibile o risolto automaticamente

Quinta tappa. Richiesto follow-up

Controllare il piano ogni giorno e rimandare ciò che non è stato fatto oggi al giorno successivo è il modo migliore per andare finalmente avanti con ciò che è stato ritardato o per cancellare un compito perché non è più necessario. Alla fine della giornata lavorativa, dovresti controllare i risultati.

20 vantaggi del metodo ALPEN

L'umore migliore per la prossima giornata di lavoro.

Pianificazione per il giorno successivo.

Una chiara idea dei compiti della giornata.

Ordinare il flusso del giorno.

Superare l'oblio.

Concentrazione sull'essenziale.

Ridurre la quantità di lavoro "cartaceo".

Raggiungimento degli obiettivi della giornata.

Separazione di cose più importanti e meno importanti.

Prendere decisioni su priorità e riassegnazione.

Razionalizzazione attraverso il raggruppamento dei compiti.

Riduci le interferenze e le interruzioni indesiderate.

Autodisciplina nel portare a termine i compiti.

Ridurre lo stress e tensione nervosa.

Percezione calma di eventi imprevisti.

Migliorare l'autocontrollo.

Sentirsi di successo alla fine della giornata.

Maggiore soddisfazione e motivazione.

La crescita dei risultati personali.

Guadagno di tempo grazie all'organizzazione metodica del lavoro.

Con l'uso riuscito delle tecniche di pianificazione del tempo e dei metodi di organizzazione scientifica del lavoro, puoi risparmiare dal 10 al 20% di tempo ogni giorno. Ci vorrà un po' di autodisciplina, ma i vantaggi della pianificazione giornaliera del tempo sono innegabili.

Una varietà di strumenti di autogestione vengono utilizzati come strumenti per pianificare e gestire il proprio tempo nella pratica quotidiana. Anche i tavoli normali sono un buon strumento per distribuire il carico in modo uniforme. Per la pianificazione a medio termine viene utilizzata una tabella suddivisa in 12 mesi. Tali tabelle, utilizzate per distribuire uniformemente il carico su segmenti settimanali o mensili, possono aiutare a identificare le aree problematiche e fornire un quadro generale.

A seconda della natura del lavoro, possono essere utilizzati altri strumenti di pianificazione e promemoria: database, file excel, e-mail autodirette, una sveglia o un orologio per ricordarti una scadenza pericolosa. Tieni presente che anche i migliori strumenti possono diventare ladri di tempo se non utilizzati correttamente. Ad esempio, aggiornare quotidianamente un elenco di cose da fare può essere utile, ma mantenere più elenchi ogni giorno può facilmente far impazzire una persona. Un approccio più intelligente consiste nel mantenere e aggiornare regolarmente un elenco eterno. Uno schedario o un programma di posta sono modi per mantenere tale elenco.

La pianificazione del tempo, sia su un computer che in un'agenda, è più di un semplice calendario di scadenze. È una specie di guida. La pianificazione del tempo include scadenze, elenco di azioni, priorità, routine quotidiana, panoramiche settimanali e/o mensili, panoramiche annuali e altre informazioni importanti.

La pianificazione del tempo dovrebbe essere consapevole, metodica e sistematica. I normali calendari di promemoria, sotto forma di un taccuino tascabile o di un grande calendario, magari da scrivania, usati solo per segnare le date, sono i becchini di una pianificazione temporale di successo. Il vantaggio di calendari per prendere appunti come questi è che ti aiutano a navigare tra date e date nello stesso modo in cui gli orari dei treni ti aiutano a navigare tra l'orario di partenza e di arrivo alla stazione. Ciò che deve davvero essere completato spesso non viene scritto, sebbene ci siano obiettivi dietro ogni azione che vogliamo o dobbiamo raggiungere. Se ora diamo un'occhiata più da vicino ai normali calendari di appunti dal punto di vista delle tecniche di pianificazione del tempo, possiamo trovare i seguenti difetti.

10 svantaggi di un calendario di promemoria

1. Solo i termini sono fissi, ma non gli obiettivi di determinate azioni. Ciò che è veramente importante non compare nel programma della giornata.

2. Non sono indicati la durata delle azioni e il tempo di riserva per i casi protratti.

3. Viene stabilito un ordine arbitrario dei casi che dipende da fattori esterni.

4. La giornata nel suo insieme non è considerata, non pianificata.

5. I casi non sono raggruppati in blocchi, il tempo di riserva per attività impreviste non è determinato.

6. Gli incontri sono programmati senza una precisa definizione dell'argomento.

7. Le priorità non sono stabilite.

8. I casi non sono chiaramente definiti.

9. Non è previsto alcun tempo per risolvere compiti di routine e prolungati.

10. Non vengono utilizzati modulistica e altri ausili alla pianificazione e al processo decisionale.

Per evitare tutto ciò, è necessario utilizzare un diario del tempo, lo strumento di lavoro più importante dell'autogestione.

Cos'è un diario del tempo? Si tratta di un indice personale di schede di lavoro, costituito da fogli separati accostati tra loro e che, grazie alla disposizione razionale delle informazioni necessarie, risulta conveniente per la sua visibilità (visibilità). La multifunzionalità è insita in esso: allo stesso tempo è un calendario da tavolo, diario personale, taccuino, strumento di pianificazione, rubrica, libro di consultazione, guida di idee e strumento di controllo. Il diario del tempo è un compagno costante del manager, la sua, per così dire, memoria scritta, che sarà sempre e ovunque a portata di mano.

Inoltre, l'agenda è una componente pratica di un sistema coerente di pianificazione del tempo, vale a dire un archivio di lavoro di tutti i piani giornalieri, moduli e fogli utilizzati nella pratica quotidiana. È il mezzo ausiliario più importante per la pianificazione del tempo, contribuisce alla pianificazione di successo degli obiettivi personali, al miglior uso del tempo prezioso. Con l'aiuto di un diario temporale, puoi avere un quadro completo non solo di tutte le date vicine e lontane, ma anche di tutti i piani, disposizioni, progetti più o meno grandi, rispondere in modo flessibile a qualsiasi cambiamento della situazione e aggiornare i tuoi piani a in qualsiasi momento.

Struttura del diario del tempo

parte del calendario

In questa parte puoi inserire vari moduli per piani mensili, settimanali e giornalieri con registri intermedi. Particolare importanza è attribuita al programma della giornata, mentre il principio di base è: un foglio per un giorno. La parte del calendario dovrebbe contenere fogli di appunti per i mesi e i decenni corrispondenti, il che faciliterà il trasferimento di scadenze e obiettivi a settimane e giorni separati.

I singoli fogli giornalieri possono essere cuciti nell'ordine appropriato dopo l'uso e, nel tempo, avere un archivio di tempo e successi di vita: un aiuto affidabile per una pianificazione consapevole per il futuro. I nuovi fogli giornalieri "in entrata" devono essere forniti con tutte le scadenze e gli impegni dei fogli settimanali e mensili. Date come compleanni, anniversari, ferie, giorni di pagamento, ecc. vengono trasferite dai fogli corrispondenti, in modo da poter integrare tutti i file personali e, a condizione che vengano compilati e controllati regolarmente, nulla andrà perso.

Sezione servizi e date private

Qui, su appositi fogli e modulistica, dovresti annotare e avere sempre con te le informazioni più importanti, ad esempio: la procedura per la preparazione dei progetti, le tempistiche di fiere e seminari, i mini-piani organizzativi, le sigle concettuali più importanti, lo stipendio e reddito, un elenco di compleanni, tariffe postali, elenchi di libri, orari dei voli, indirizzi di hotel, spese di viaggio, tabelle calorie per vari alimenti, calendario delle partite di calcio, date per tutti i tipi di eventi, fogli promemoria, fogli pianificazione universali, carte idee , eccetera.

Sezione di indirizzi e telefoni

La sezione include i numeri di telefono e gli indirizzi più importanti che sono più spesso necessari.

una parte comune

Scomparti simili a portafogli contengono francobolli, fotografie, carte di credito e assegni, abbonamenti di servizio e banconote.

Il diario del tempo migliora la qualità del lavoro e porta successo. La razionalizzazione ottenuta con una giornata lavorativa di 8 ore consente di risparmiare un'ora intera ogni giorno. Il diario del tempo è il più importante mezzo ausiliario di autogestione.

Gli americani usano diari speciali per facilitare l'uso del sistema Franklin di cui sopra. Le prime pagine del diario sono riservate a un elenco dei valori della vita (1° piano della piramide), una descrizione dell'obiettivo globale (2° piano) e una tabella per la registrazione del masterplan (3° piano). All'inizio del diario sono assegnate alcune pagine opportunamente segnalate per una lista di obiettivi per l'anno (il piano a lungo termine, infatti, è

4 ° piano). All'inizio di ogni mese e ogni settimana viene assegnata una pagina per una tabella delle attività per questo periodo (piano a breve termine - 5° piano). Infine, ogni giorno ha una sua pagina con una tabella per l'elenco delle attività della giornata (6° piano) e la tabella fornisce colonne per indicare la priorità delle attività. Queste colonne dovrebbero essere compilate mentre lavori e dovrebbero essere controllate alla fine della giornata. Si consiglia di contrassegnare i casi completati con un'icona "*". Annullato per un motivo o per l'altro - con la lettera "x" (è anche auspicabile inserire il motivo per cui l'attività è stata annullata). Le attività posticipate vengono registrate nel piano di un altro giorno (il più delle volte il successivo) e nella colonna corrispondente della pagina del giorno corrente viene posizionato il segno "°" e la data nel piano giornaliero di cui è inclusa questa attività viene inserito.

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CAPITOLO8. AUTOGESTIONE

8.1. Pianificazione del lavoro del manager

autogestione, o l'organizzazione del lavoro personale del leader, è l'uso mirato e coerente di metodi di lavoro collaudati nella pratica quotidiana. I suoi obiettivi sono l'uso ottimale del tempo e delle sue capacità, la gestione consapevole del corso della vita e il superamento delle circostanze esterne.

Riso. 30. Anello di "autogestione"

Quando risolve vari tipi di compiti su base giornaliera, il manager svolge varie funzioni. Questo processo può essere pensato come un anello di autogestione che mostra chiaramente le connessioni tra le singole funzioni. Cinque funzioni sono indicate nel cerchio esterno:

definizione degli obiettivi; pianificazione; stabilire le priorità per i casi imminenti; elaborare la routine quotidiana e l'organizzazione del processo lavorativo; autocontrollo e regolazione degli obiettivi.

Nella cerchia interna dell'autogestione c'è una funzione unificante: lavorare con le informazioni. La prima funzione è definizione degli obiettivi. Ogni manager deve porsi degli obiettivi, il che significa guardare al futuro, concentrando e concentrando forza e attività su ciò che deve essere raggiunto. Pertanto, l'obiettivo costituisce il risultato finale. Il processo di definizione degli obiettivi si compone di diverse fasi:

Definizione degli obiettivi e loro differenziazione secondo i seguenti criteri temporali:

obiettivi di vita a lungo termine (personali e professionali); obiettivi a medio termine (per i prossimi 5 anni); obiettivi a breve termine (per i prossimi 12 mesi).

Determinazione delle risorse personali per il raggiungimento degli obiettivi, per i quali è necessario: determinare il potenziale personale, le opportunità; elenca i tuoi punti deboli, fai un elenco di fallimenti e annota le ragioni per loro. Pensa a come sbarazzarti di queste carenze; evidenziare 2-3 principali vantaggi e svantaggi. Condurre un'analisi dei mezzi finali, durante la quale le risorse (personali, finanziarie, di tempo) necessarie per raggiungere gli obiettivi vengono confrontate con la situazione reale. Per fare ciò, è necessario fare riferimento alla "lista di inventario" degli obiettivi compilata e selezionare 3-4 obiettivi più importanti, determinare i mezzi necessari per raggiungerli e verificare cos'altro deve essere raggiunto o cosa iniziare per raggiungere il obiettivi. Formulazione di obiettivi specifici (devono essere specificati termini e risultati desiderati).

La prossima funzione dell'autogestione è pianificazione tempo personale del manager. Si consiglia di dedicare circa l'1% del periodo di pianificazione alla pianificazione. Esistono le seguenti regole di pianificazione:

pianificare di coprire solo il 60% della giornata lavorativa, lasciando il 20% per la risoluzione di imprevisti e il 20% per attività creative, compresa la formazione avanzata; documentare accuratamente il tempo impiegato per averne un'idea chiara; finisci sempre quello che hai iniziato; pianificare solo un tale volume di attività che puoi realisticamente affrontare; garantire flessibilità nei piani; fissare nei piani non solo le azioni, ma anche il risultato atteso; stabilire precise scadenze e termini per l'esecuzione delle pratiche; distinguere l'importante dall'urgente ed evitare la tirannia dell'urgente; rivedere e adeguare costantemente i piani in termini di piena e tempestiva attuazione dei casi; pianificare l'uso del tempo personale; riservare lunghi periodi di tempo ininterrotti per compiti di grandi dimensioni e brevi periodi di tempo per piccoli problemi; assicurarsi che le attività improduttive richiedano il minor tempo possibile; prova a pianificare in alternativa e cerca l'opzione migliore; coordina i tuoi piani con i colleghi.

I piani sono redatti per un anno, sei mesi, un mese, l'ultimo piano è un piano giornaliero, che si basa su un piano settimanale. Stabilisce quali compiti devono essere completati durante la giornata e quelli mal concepiti vengono aggiunti a quelli precedentemente pianificati. Segue l'attuazione dei piani sviluppati dal gestore. Presuppone l'organizzazione razionale del lavoro del capo definizione priorità nel portare a termine le cose. In questo caso, si dovrebbe tener conto del principio formulato dall'economista italiano V. Pareto (1848 - 1923). Tutti i compiti manageriali possono essere suddivisi in tre gruppi:

i casi più importanti (categoria A) rappresentano il 15% del totale dei casi e la loro significatività è del 65% (circa 3 ore); casi meno importanti (categoria B) - circa il 20% del loro numero totale, il loro significato è del 20% (circa 1 ora); casi minori (categoria C) - 65%, significatività 15% della significatività totale dei casi (circa 45 minuti).

Occorre valutare i compiti delle categorie B e C, in termini di possibilità di delega. È importante che l'efficacia delle attività di gestione sia razionale in termini di consumo di tempo. organizzazione del processo lavorativo gestore. Ciò richiede la suddivisione condizionale della sua giornata lavorativa in 3 parti. Va tenuto presente che le prestazioni umane sono soggette a determinate fluttuazioni.

pause di due ore sono adiacenti alle fasi di attività superiore, durante le quali il corpo umano lavora in modalità “risparmio”; il picco di prestazione si verifica nella prima metà della giornata, pertanto i compiti di categoria A dovrebbero essere eseguiti all'inizio della giornata; dopo pranzo, quando la produttività diminuisce, è necessario utilizzare questo periodo per i contatti sociali e le attività di routine (compiti di categoria C), dopodiché dovresti passare ai compiti di categoria B.

Occorre tenere in considerazione le prestazioni individuali. Si raccomanda inoltre, in funzione delle fluttuazioni della capacità lavorativa, di alternare attività intense e responsabili con attività meno importanti e rilassate. Dovresti anche conoscere i bioritmi settimanali: i primi giorni della settimana - il periodo di sviluppo; metà della settimana - il periodo di massima produttività; gli ultimi giorni della settimana sono un periodo di prestazioni ridotte. L'ultima funzione dell'autogestione è autocontrollo, grazie al quale si determina se le cose pianificate sono state completate da lui e vengono apportati i necessari adeguamenti ai piani. Per esercitare il controllo, si raccomanda di controllare regolarmente i propri piani e l'organizzazione del lavoro. L'autocontrollo include l'analisi del tempo speso ed è visto come un mezzo di sviluppo personale e di lavoro produttivo. Victor Hugo ha detto: "Colui che ogni mattina pianifica i suoi affari per il giorno a venire e segue il piano pianificato, ha un filo conduttore che lo guiderà attraverso il labirinto di una vita intricata e frenetica". Pianificazione dell'autocontrollo e approccio sistematico all'uso del tempo: questo è il segreto del successo negli affari. Fai una lista di perditempo. Analizzare e trarre conclusioni. Cosa si può togliere, cosa si può combinare? Ecco alcuni suggerimenti per l'autogestione:

Alla fine della giornata, completa i cinque compiti più importanti per domani. Numerali in ordine di importanza. Non preoccuparti se non li hai completati tutti e cinque. Domani, inizia con il completamento degli affari in sospeso, anche se molto difficili e spiacevoli. La buona salute è necessaria per l'energia, il rinnovamento e l'interesse per il lavoro. Solo pochi minuti attività fisica(camminare, correre sul posto, ma anche rilassarsi, cambiare attenzione, auto-allenamento) possono mantenerti in ottima forma fisica. Prenditi almeno 20 minuti per l'auto-miglioramento, in sei mesi rimarrai stupito di quanto sia aumentato il livello di sviluppo e il potenziale intellettuale. Annota ogni giorno cinque nuovi pensieri che ti vengono in mente e se è diventata un'abitudine. Diventerai un generatore di idee. Piano. Controlla il tuo piano di auto-miglioramento ogni giorno. Analizza e registra meglio le modifiche. Se tieni un diario, vedrai presto i tuoi cambiamenti. Usa il tuo subconscio. Usa affermazioni positive e scoprirai che diventano parte integrante di te. Crea la tua immagine. Immagina mentalmente l'immagine della persona che vuoi diventare. Fallo più volte al giorno e poi comportati come se fossi quella persona. Presto diventerai una persona che attira la simpatia delle persone.

8.2 Luogo di lavoro della testa, sue caratteristiche ergonomiche

Sotto posto di lavoro del lavoratore il lavoro dirigenziale è inteso come la sua zona attività lavorativa dotato degli strumenti necessari. Una versione razionale della disposizione del posto di lavoro prevede il posizionamento di strumenti e oggetti di lavoro all'interno delle zone più convenienti per l'esecuzione dei processi lavorativi. Si chiamano aree di lavoro. Area di lavoro: uno spazio in un luogo di lavoro fisso su piani orizzontali o verticali all'interno del quale un dipendente può svolgere il lavoro senza muoversi. Ci sono zone normali e massime. Zona di lavoro normale nel piano orizzontale è delimitata da un arco immaginario delineato dalle estremità delle dita della mano destra e sinistra, piegate all'altezza dell'articolazione del gomito con la spalla liberamente abbassata. Tale zona occupa circa 1000 mm di diametro e 300 mm di profondità. Qui si trovano gli strumenti e gli oggetti di lavoro più utilizzati e viene eseguito il lavoro principale. Massima area di lavoro nel piano orizzontale è limitato a un arco immaginario delineato dalle estremità delle dita di una mano umana completamente tesa. In questa zona (il lavoratore agisce a braccia tese) sono meno utilizzati i mezzi di lavoro. L'area di sovrapposizione tra loro in questo caso (per 2 bracci) è determinata da un arco di circa 1500 mm lungo il fronte e 500 mm di profondità. Tipicamente, le dimensioni del tavolo sono leggermente più grandi dell'area di portata massima. Sul piano verticale si distinguono 5 zone:

zona disagiata inferiore (fino a 750 mm da terra); quella inferiore è meno comoda (da 751 a 925 mm); comodo (da 925 a 1675 mm); tomaia meno confortevole (da 1675 a 1925 mm); tomaia scomoda (da 1925 mm e oltre).

Con la giusta postura di lavoro, il lavoro è molto facilitato e la sua produttività aumenta. Razionale è una tale postura di lavoro, in cui non c'è affaticamento prematuro. Per questo è necessario che:

la postura di lavoro era libera e confortevole; la postura di lavoro prevedeva una postura eretta (è possibile inclinare il corpo solo in avanti e non più di 10–15 gradi); il sedile della sedia era regolabile in altezza, ed era necessario avere un supporto per le gambe;

Le sedie e le sedie da lavoro devono essere dotate di meccanismi di sollevamento e rotazione che consentano di impostare un'altezza e una postura del sedile comode a seconda della propria altezza. La corretta postura "seduta" dovrebbe essere tale che parte della gamba seduta dal ginocchio all'anca (è su questa parte che viene distribuito il peso corporeo) sia parallela al pavimento. Una sedia alta 45-47,5 cm di solito fornisce una postura comoda quando si lavora su una scrivania di 70 cm. Si raccomanda che la parte anteriore del sedile della sedia sia di circa 2,5 cm più alta dello schienale, la profondità del sedile non deve superare i 38 cm. Per questo, devono essere osservate le seguenti regole:

non dovrebbe esserci nulla di superfluo sulla superficie di lavoro del tavolo; ogni oggetto e mezzo di lavoro deve avere il suo posto, poiché la loro disposizione disordinata provoca spostamenti e perdite di tempo inutili. Nella pratica straniera viene utilizzata la legge del "tavolo libero": solo un'opera può essere sul tavolo con i documenti e i mezzi di lavoro necessari per essa, tutto il resto dovrebbe essere all'interno del tavolo; la cancelleria (matite, penne, graffette, ecc.) deve essere riposta in un cassetto della scrivania con appositi divisori; tutti i mezzi di comunicazione tecnologica (telefono, fax, ecc.) devono essere collocati a sinistra o su apposito supporto in modo da poter essere utilizzati con la mano sinistra, lasciando la mano destra libera per il lavoro; i documenti con cui lavora il manager sono collocati in un'area che offre loro una panoramica; è consigliabile che i documenti elaborati abbiano appositi vassoi o scomparti in una scatola; documenti e strumenti sono disposti in modo da garantire la migliore sequenza di lavoro; i movimenti del leader dovrebbero essere ottimali, cioè più brevi e più economici in termini di costi, tempo e fatica.

8.3 Ortobiosi, componenti dell'ortobiosi: rilassamento, ricreazione, catarsi

Ortobioticiè una scienza che studia la tecnologia dell'autoconservazione da parte delle persone in salute e che riempiono la vita di ottimismo. Il fondatore dell'ortobiotica è I.I. Mechnikov, che ha creato la scienza della "Prendersi cura della propria persona". Le basi dell'ortobiotica sono esposte dal pensatore inglese Jack Lubbock nel libro Success and Joys of Life, dove si dice che la vera gloria della scienza non sta tanto nella vastità dei suoi possedimenti, nella fertilità del suolo o nella bellezza della sua natura, ma all'altezza del livello morale e mentale della popolazione. Il termine "ortobiotico" deriva dalla parola - "ottimismo", che in latino significa "il migliore". La base dell'ortobiotico è l'ortobiosi: uno stile di vita ragionevole. ortobiosi- questa è la fornitura dello sviluppo umano per il raggiungimento di una vecchiaia lunga, lunga e vigorosa, che porta nel periodo finale alla formazione di un sentimento di saturazione con la vita e di un umile desiderio di morte. L'ortobiosi, considera il concetto di "salute" come l'unità di tre componenti:

salute fisica; salute mentale; salute morale.

L'antico filosofo greco Simonide diceva: "Il miglior bene di una persona è la salute, e poi la bellezza, la ricchezza acquisita onestamente e, infine, l'opportunità di abbandonarsi alle gioie della giovinezza tra amici". La salute è un tale stato di una persona quando non è malata e quindi non ha perso la capacità di svolgere pienamente varie funzioni della vita. Un corpo umano sano ha una straordinaria capacità di estrarre nuove riserve di attività vitale. LN Tolstoj nel suo sistema di ortobiosi formulò 5 comandamenti: 1. Non arrabbiarti e sii in pace con tutti. 2. Non divertirti con la lussuria prodiga. 3. Non giurare a nessuno ea nulla. 4. Non resistere al male, non giudicare, non citare in giudizio. 5. Non fare distinzioni tra le persone e ama gli estranei così come i tuoi. L'ortobiotica include una varietà di approcci tradizionali e non tradizionali per costruire uno stile di vita ragionevole per le persone. Oggi i postulati più importanti dell'ortobiotica sono:

rispetto per il tuo corpo; rispetto della selezione individuale delle condizioni per la vita dell'organismo; costante e consapevole attualizzazione dell'interesse per la vita e per le persone.

Regole igieniche di auto-salvataggio. Nella struttura dell'ortobiosi, l'igiene agisce in tre direzioni: 1. L'igiene del lavoro comporta:

rispetto dei requisiti ergonomici per l'organizzazione del proprio orario di lavoro; garantire un ambiente ecologico normale; rispetto della dieta; alternanza di lavoro mentale e fisico; ricorso alla gioia della prevenzione.

2. Igiene della comunicazione:

osservanza delle norme morali di comunicazione e regole del buon gusto; tolleranza per le carenze; rispetto del dissenso.

3. Igiene personale. Si manifesta nella stretta osservanza di una serie di misure per prendersi cura del proprio corpo e della propria anima. formula di sopravvivenza Il tempo quotidiano dell'attività di una persona dovrebbe essere ragionevolmente utilizzato al fine di garantire la sua salute fisica, mentale e morale. Le condizioni sono definite per ciascuna condizione di salute nominata. Tre gruppi agiscono come tali: rafforzamento fisico (ricreazione), rilassamento mentale (rilassamento), purificazione ed elevazione morale (catarsi). Quindi, ricreazione, rilassamento e catarsi agiscono come componenti vitali. Sono presentati nell'ortobiosi sotto forma di attività specifiche. Il loro uso sistematico contribuisce a mantenere la salute e ad aumentare l'efficienza, il che aiuta coloro che si dedicano a tali attività ad essere attivi, ottimisti, percependo le gioie e le sofferenze umane. Il tasso di sopravvivenza è presentato come una frazione, il cui denominatore è l'ora del giorno meno l'ora del sonno, e il numeratore è la somma del tempo dedicato allo svago, al relax e alla catarsi. In definizione numerica tasso di sopravvivenza, la norma fisiologica del sonno (sei ore) è stata presa come valore costante nella modalità di vita temporanea. Se sottrai il tempo di sonno dall'ora del giorno, si scopre che ci sono 18 ore di attività vigorosa.Questa volta consiste in un ciclo di tre volte di sei ore. Ciò conferma l'esistenza di un ciclo di sei ore una tantum nel funzionamento del nostro corpo, cioè durante ogni ciclo di sei ore ha bisogno di una rete di sicurezza (ricarica) una tantum (ogni ora) sotto forma di ricreazione, relax e catarsi! Durante ogni giornata, dedicare almeno tre ore ad attività ricreative, di rilassamento e di catarsi.La distribuzione specifica del tempo per ciascuna componente dell'ortobiosi dovrebbe essere basata sullo stato di salute, la natura del lavoro, l'ecologia delle condizioni in cui il lavoratore vite. È importante correlare ragionevolmente il tempo di riposo (sonno) e il tempo di attività fisica e spirituale. Prima di tutto, non violare la norma fisiologica del sonno. Nello stato di sonno, il cervello ottiene il riposo di cui ha bisogno per ripristinare la sua vitalità. La deviazione nella durata del sonno o la sua profondità insufficiente portano a una violazione del sistema nervoso, influenzano negativamente lo stato della psiche umana. Raccomandazioni per l'implementazione delle componenti dell'ortobiosi personale. Ricreazione. Questo è il mantenimento del nostro corpo in uno stato fisico attivo. L'attività fisica è la chiave del benessere di quasi tutti i sistemi corporei. Ognuno di noi ha 700 muscoli, 300 articolazioni, 16mila km di nervi, 96mila km. vene, arterie e capillari. L'affidabilità biologica dell'organismo nel suo insieme dipende dalle prestazioni di tutti i muscoli. Rispettare l'attività fisica minima garantita. Ricorda il consiglio di Aristotele: la mente diventa più viva quando il corpo viene riscaldato da una passeggiata. Tecnologia ricreativa: dedicare giornalmente il tempo all'allenamento fisico: nei giorni feriali almeno 1 ora e nei fine settimana almeno due. Esercizi fisici consigliati: 1. Ginnastica igienica mattutina 2. Ginnastica compensativa. 3. Camminare (si dovrebbero fare 10mila passi o 7,5 km al giorno) 4. Ballare. 5. Ginnastica proiettile e gioco. 6. Esercizi di respirazione. Rilassamento -è la rimozione della tensione nervosa, il rilascio di se stessi dai pensieri fastidiosi, l'evocare emozioni positive. Tra le influenze che accorciano la vita, la paura, la tristezza, lo sconforto, la malinconia, la codardia, l'invidia e l'odio occupano un posto predominante. Il significato pratico del relax non è coprire una persona con un ombrello da tutto ciò che sta accadendo nel mondo, ma insegnargli a controllare le sue emozioni, ad eccitare il suo spirito. Per il relax, puoi scegliere tra: Gruppo n. 1 - terapia della risata, balli, musica leggera. Gruppo n. 2 - ginnastica psicofisica, procedure in acqua, massaggi. Gruppo numero 3: auto-allenamento, meditazione, riflessione. Stiamo parlando di casi d'uso pubblici per l'autoipnosi, l'autorilassamento e il cambiamento. Gruppo numero 4 - dormire. Gli scienziati hanno dimostrato che se una persona dorme con la testa a est, è tormentata da incubi e sul suo viso appare un pallore malsano. Se la testa è a ovest, la pressione aumenterà, la glicemia aumenterà. Dormire con la testa a sud peggiora la digestione. L'opzione più salutare: dirigersi verso nord. Gruppo #5 - Erbe medicinali e distrazioni a portata di mano, come rosari, lavoro a maglia, ricamo, puzzle vari, ecc. Gruppo #6 - mezzi tecnici, massaggiatori domestici fissi. Gruppo numero 7 - l'uso di metodi di parapsicologia medica. Sono divisi in diversi tipi: massaggio bioenergetico senza contatto, percezione extrasensoriale e cospirazioni. Gruppo numero 8 - autoregolazione antistress. Ad esempio, cantare, complementi. CatarsiÈ un sistema di misure che rafforzano la salute morale. La catarsi, come purificazione morale, è un modo per mantenere la pace mentale delle persone. Nella catarsi, padroneggiare le capacità di autocontrollo morale è di grande importanza. Le tecniche della catarsi sono l'auto incoraggiamento, la comunicazione con la natura, l'immersione nei suoni della musica, la comunicazione con gli animali, la performance artistica personale e la creatività. "Possiamo concludere che 9/10 della nostra felicità dipende dalla salute". (A. Schopenhauer).

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introduzione

La considerazione dell'argomento "Pianificazione del lavoro personale di un manager", nonché un'indicazione dei principali modi per migliorare razionalmente la pianificazione e l'organizzazione del lavoro di un manager, aiuterà a pianificare correttamente la giornata lavorativa di un responsabile vendite, per condurre con successo affari senza perdere un solo minuto di tempo prezioso. La rilevanza della tesi è migliorare il lavoro di pianificazione del lavoro personale del manager, vale a dire lo sviluppo e l'organizzazione di eventi che aiutano a razionalizzare lo studio del lavoro personale del manager, nonché la preparazione di linee guida per la pianificazione il lavoro personale del responsabile vendite di Dobrynya FD, per aumentare l'efficienza dei gestori dell'impresa.

Lo scopo della tesi è considerare gli aspetti teorici della pianificazione e dell'organizzazione del lavoro di un manager, sviluppare raccomandazioni metodologiche per migliorare la pianificazione del lavoro personale di un manager in LLC FD "Dobrynya"

Oggetto della ricerca è il gestore del commercio al dettaglio e all'ingrosso di porte d'ingresso e per interni.

L'argomento dello studio è la pianificazione del lavoro personale di un manager in LLC FD "Dobrynya"

In base allo scopo della tesi, sono stati fissati i seguenti compiti:

* descrivere i fondamenti teorici dello studio della pianificazione del lavoro personale di un manager;

* identificare problemi nella pianificazione del lavoro personale di un manager in LLC FD "Dobrynya";

La base teorica erano le opere di autori russi come S.D. Reznik, V.V. Bondarenko, S.N. Sokolov, S.I. Kalinin e E.M. Korotkov, N.I. Kabushkin, D.D. Vachugova, OS .I Naumov, N.A. Sidorova, V.R. Vesnin, I.T. Balabanov, I.N. Vasilyeva, G.S. Zhelninsky, L. I. Lukicheva, G.B. Kaznacheva, BA Anikin, V.N. Burkov, Z.M. Makasheva, O.M. Demchuk, T.A. Efremova, N.A. Korgin, L.I. Lukicheva, V.V. Glukhov, V.D. Dorofeev, A.N. Shmeleva, D.A. Novikov, I.N. Vasilyeva e molti altri.

Il primo capitolo presenta le qualità che caratterizzano un manager moderno, esplora i principi e l'analisi del costo dell'orario di lavoro di un manager e considera la pianificazione teorica del lavoro personale di un manager.

Il secondo capitolo descrive le attività di LLC FD "Dobrynya", la struttura dell'organizzazione, analizza il lavoro di un manager in LLC FD "Dobrynya", identifica i principali problemi nella pianificazione del lavoro personale di un manager.

Nel terzo capitolo vengono prese in considerazione misure che aiutano a razionalizzare l'uso del tempo personale di un manager, vengono sviluppate raccomandazioni metodologiche per pianificare il lavoro personale di un manager in LLC FD "Dobrynya"

Di conseguenza si possono trarre le seguenti conclusioni:

Per una gestione e un'organizzazione efficaci del lavoro di un responsabile vendite, è necessario pianificare il proprio tempo, elaborare un piano di lavoro per il giorno, la settimana, il mese, l'anno. Inoltre, per la gestione del tempo, un manager deve impegnarsi nell'autogestione, che è l'uso coerente e mirato di metodi di lavoro collaudati nella pratica quotidiana al fine di utilizzare il proprio tempo in modo ottimale e significativo.

Capitolo 1

1.1 Qualità che caratterizzano il manager moderno

Dal punto di vista del management nella storia mondiale, non sono i re oi politici ad agire, ma i manager intelligenti o stupidi che utilizzano un concetto di gestione efficace o inefficace. Pertanto, la sconfitta dei leader storici è la sconfitta dei loro concetti di gestione, approcci alla gestione e principi di organizzazione del lavoro.

I dirigenti dell'organizzazione formano il cosiddetto personale direttivo, l'apparato di gestione, che spesso viene chiamato semplicemente gestione dell'organizzazione. Il contenuto del concetto di "personale dirigente" è interpretato nella gestione moderna in modo abbastanza ampio e ambiguo. organizzazione internazionale Labour raccomanda che il personale direttivo sia considerato parte di una categoria più ampia di lavoratori, che, oltre ai dirigenti, comprende altri specialisti - professionisti. La base di ciò è considerata una stretta connessione nel lavoro di manager e specialisti in altri campi di attività, ad esempio economisti, tecnologi, psicologi e così via; utilizzando le loro conoscenze professionali, forniscono un'assistenza significativa nella definizione e motivata degli obiettivi e degli obiettivi dell'organizzazione, nonché nello sviluppo di metodi per la loro attuazione pratica. Contatto costante tra loro - condizione essenziale normale funzionamento dell'organizzazione.

Il termine "gestione" significa guidare le persone e "leader" significa "guidare per mano". La pratica mostra che alcuni manager guidano abilmente le persone, superando con successo le difficoltà che si presentano, mentre altri in tali condizioni causano solo sfiducia da parte dei subordinati e falliscono. L'incapacità di convincere, motivare le azioni dei subordinati e, infine, influenzare una persona in modo che voglia adempiere alla decisione presa dal manager è la prova che il leader non ha l'insieme completo di qualità di cui un manager ha bisogno. Il concetto di leadership è stato utilizzato per molto tempo in relazione a varie aree: politica, campo militare, organizzazioni. Di conseguenza, ci sono varie definizioni di leadership, che sottolineano le sue caratteristiche che sono più importanti in questo settore. Nei lavori teorici, la leadership si rivela come la capacità di attivare le persone dell'organizzazione, la capacità di dare l'esempio da seguire e influenzare le persone per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.

Nei suoi scritti, VV Glukhov descrive un manager come un leader, un leader deve capire i suoi seguaci e devono capire il mondo che li circonda e la situazione in cui si trovano. Poiché sia ​​le persone che le situazioni cambiano costantemente, un manager deve essere sufficientemente flessibile per adattarsi al cambiamento in corso. Comprendere la situazione e saper gestire le risorse umane - componenti essenziali leadership efficace. Tutto ciò indica che il lavoro manageriale di un manager è uno di quei tipi di attività umane che richiedono specifiche qualità personali che rendono una determinata persona professionalmente adatta ad attività manageriali.

Negli annunci dei datori di lavoro, tra i requisiti per il richiedente, si trova spesso "la capacità di parlare a un pubblico". Il successo nella vita lavorativa dipende in gran parte dalla capacità di esprimere chiaramente i propri pensieri, quindi è difficile sottovalutare l'importanza di questa abilità. L'apprendimento dell'arte della parola è associato a molte difficoltà, perché le "cattive abitudini" sono fissate nel comportamento linguistico. Questi sono, ad esempio, pronuncia errata, gesti non necessari, ordine errato delle parole e modo in cui le frasi sono costruite. Per la capacità di parlare è necessario un pensiero snello e ordinato. L'arte di parlare in pubblico è molto importante, ma padroneggiarla richiede sforzo, autocontrollo, pratica e desiderio di miglioramento continuo. Altrettanto importante è la capacità di comunicare. Spesso nelle trattative il successo si ottiene non dalla parte che ha una posizione più forte, ma da quella che sa condurre un dialogo con maggior successo, è l'incapacità di esprimere correttamente le proprie idee nei dialoghi con i partner commerciali o con i superiori che rende molte persone di talento rimangono nell'ombra.

Di particolare interesse a questo proposito è il concetto di vincoli. L'idea è che tutti i manager abbiano l'opportunità di sviluppare e migliorare le proprie prestazioni. Tuttavia, ci sono aree in cui sono, per usare un eufemismo, incompetenti. Tali azioni del gestore sono trattate come restrizioni. Individuati tali limiti, ci si può concentrare su quei fattori che impediscono la piena realizzazione di tutte le capacità personali del manager.

Al riguardo, spiccano le seguenti 11 potenziali limitazioni nell'attività di un manager.

1. Incapacità di autogestirsi. Ogni manager deve imparare a gestirsi e comunicare con se stesso come una risorsa unica e inestimabile. Quei leader che non sanno come autogestirsi (correttamente “scaricarsi”, affrontare conflitti e stress, usare tempo, energie e competenze in modo efficiente) sono limitati dall'incapacità di autogestirsi.

2. Valori personali sfocati. I manager devono prendere ogni giorno una miriade di decisioni basate su valori e principi personali. Se i valori personali non sono chiari a se stessi e agli altri, verranno percepiti in una forma distorta. Di conseguenza, l'efficienza nel prendere e implementare le decisioni manageriali diminuirà. Pertanto, i manager che non hanno definito i propri principi e valori fondamentali sono limitati dall'offuscamento dei valori personali.

3. Obiettivi personali poco chiari. Ci sono manager che mancano di chiarezza nei loro obiettivi personali, ma ci sono anche quelli che mostrano una straordinaria compostezza e concentrazione nella loro vita. Perché sta succedendo? Il fatto è che alcuni sanno bene cosa vogliono, mentre altri no. Un manager che non è in grado di definire i propri obiettivi non può raggiungere il successo manageriale ed è limitato dalla vaghezza degli obiettivi personali.

4. Sviluppo personale inibito. La capacità di autosviluppo è caratterizzata non solo dallo studio costante, ma anche dalla capacità di mettere in pratica le conoscenze acquisite.

È importante che un manager riceva riconoscimenti e per questo è necessario lavorare costantemente sulla propria crescita. La mancanza di riconoscimento del potenziale del manager è un grosso limite. I leader, caratterizzati da uno sviluppo personale interrotto, spesso evitano situazioni acute, non sviluppano le loro capacità esistenti (nascoste).

5. Incapacità di risolvere problemi (prendere decisioni). Il talento speciale di un manager è la capacità di prendere decisioni in modo rapido e corretto. La risoluzione dei problemi non è mai facile, ma le abilità correlate possono essere notevolmente sviluppate.

Un manager che soffre della limitazione delle capacità di problem solving si permette costantemente di lasciare questioni irrisolte per domani. Di conseguenza, si accumula una vasta cerchia di problemi che il manager non è più in grado di risolvere. Naturalmente, un tale manager fallisce.

6. Mancanza di creatività sul lavoro. Puoi fare moltissimi esempi quando un particolare manager mostra un approccio creativo (non standard) nelle sue attività. Questa qualità è particolarmente necessaria per i manager moderni.

La creatività nella gestione è sempre stata molto apprezzata. Una persona creativa è pronta a lavorare in condizioni di incertezza. I manager che utilizzano un approccio situazionale (imprevisto) nelle loro attività sono in grado di svolgere molti ruoli, adattando tempestivamente le loro azioni a seconda della situazione.

7. Incapacità di influenzare le persone. Svolge un ruolo chiave in materia di influenza fattore di personalità. Molte persone sono impressionate dall'autorità, dal comportamento, dalle forme di influenza non verbali (gesti, aspetto, ecc.).

I manager che tendono ad essere molto influenti si vestono in modo appropriato per l'occasione, hanno un aspetto persuasivo, comunicano chiaramente i loro pensieri, hanno fiducia in se stessi e danno istruzioni chiare.

I manager con bassa influenza spesso incolpano gli altri di non ascoltarli e di non essere considerati abbastanza potenti dai loro coetanei. Un manager che non è abbastanza persistente, non ha comprensione reciproca con gli altri, con una capacità di esprimersi poco sviluppata, è limitato dall'incapacità di influenzare gli altri.

8. Incomprensione delle specificità del lavoro manageriale. L'essenza di questa limitazione è che il manager deve ottenere risultati non attraverso il lavoro personale, ma attraverso il lavoro degli altri. Fino a quando i manager non valuteranno l'efficacia di come gestiscono le altre "persone, non otterranno risultati elevati nelle attività dell'organizzazione. Pertanto, i manager che non comprendono la motivazione dei dipendenti sono limitati da un'insufficiente comprensione dell'essenza del lavoro manageriale.

9. Scarse capacità organizzative (incapacità di guidare). Si tratta della capacità del manager di "energizzare" i membri del team, della capacità di organizzare in modo ottimale il processo lavorativo. L'aritmia del processo lavorativo e l'inefficienza dei metodi di lavoro applicati portano al fatto che le persone si sentono insicure riguardo al futuro, non ricevono soddisfazione dal lavoro e, di conseguenza, lavorano al di sotto delle loro capacità. In questo caso, poche persone riconoscono il contributo del leader, quindi il morale della squadra si sta rapidamente deteriorando. Un manager che non riesce a ottenere risultati pratici dai suoi subordinati è limitato dalla mancanza di capacità di leadership.

10. Incapacità di insegnare. Ogni leader deve prendersi cura di aumentare la competenza di coloro che guida. buon capo agisce, tra l'altro, nel ruolo di insegnante. Lo sviluppo professionale, in qualunque forma venga svolto, è l'elemento più importante dell'efficienza gestionale. Pertanto, un manager che non ha la capacità e la pazienza per aiutare a sviluppare gli altri è limitato dalla sua incapacità di insegnare.

11. Incapacità di formare una squadra. Tra gruppi stabili di persone unite sulla base di una certa attività svolta congiuntamente, il ruolo più importante spetta al collettivo di lavoro.

NI Kabushkin scrive di un manager: Quando un manager non riesce a trasformare un gruppo in una squadra qualificata e produttiva, dice che un tale manager è limitato da una bassa capacità di formare un gruppo.

Pertanto, l'economia di mercato richiede al gestore di:

la capacità di autogestirsi;

valori personali ragionevoli;

obiettivi personali chiari;

crescita personale costante (sviluppo);

Capacità di risoluzione dei problemi;

intraprendenza e capacità di innovare;

la capacità di influenzare gli altri;

conoscenza dei moderni approcci gestionali;

capacità di addestrare i subordinati;

capacità di formare e sviluppare una forza lavoro

Le qualità richieste da un manager sono divise dalla maggior parte degli specialisti in tre gruppi: professionale, personale e aziendale.

Nelle sue opere, S.I. Kalinin considera le qualità di un manager come: Professionista includono quelle che caratterizzano qualsiasi specialista competente e il cui possesso è solo un prerequisito necessario per adempiere ai suoi doveri di leader.

Questi includono:

Alto livello di istruzione, esperienza di produzione, competenza nella professione pertinente;

Ampiezza di vedute, erudizione, profonda conoscenza sia del proprio campo di attività che di quello correlato;

Il desiderio di un costante miglioramento personale, di percezione critica e di ripensamento della realtà circostante;

Ricercare nuove forme e metodi di lavoro, aiutare gli altri, la loro formazione;

Capacità di pianificare il tuo lavoro.

Esistono tre gruppi di competenze che costituiscono la base dell'attività professionale di un manager: concettuale (basato su il livello più alto la sua quota raggiunge il 50%), interpersonale e speciale

(tecnico). Anche ai livelli inferiori di gestione, la sua quota è di circa il 50%.

V.N. Burkov, N.A. Korgin e D.A. Novikov credono: le qualità personali di un manager, in linea di principio, non dovrebbero differire molto dalle qualità personali degli altri dipendenti che vogliono essere rispettati e considerati, quindi, il possesso qualità positiveè anche solo un prerequisito per una leadership di successo.

Tuttavia, non sono le qualità professionali o personali, ma commerciali che fanno di una persona un leader, che includono:

La capacità di creare un'organizzazione, fornire alle sue attività tutto il necessario, impostare e distribuire compiti tra gli esecutori, coordinare e controllare la loro attuazione, incoraggiarli a lavorare;

Energia, predominio, ambizione, desiderio di potere, indipendenza personale, leadership in ogni circostanza e talvolta ad ogni costo, un livello di pretese sopravvalutato, coraggio,

Risolutezza, assertività, volontà, rigore, intransigenza nella difesa dei propri diritti;

Il contatto, la socialità, la capacità di conquistare, di convincere della correttezza del proprio punto di vista, di guidare;

Rigore, iniziativa, efficienza nella risoluzione dei problemi, capacità di selezionare rapidamente la cosa principale e concentrarsi su di essa, ma se necessario è facile da riorganizzare;

Responsabilità, capacità di gestire se stessi, i propri comportamenti, l'orario di lavoro, i rapporti con gli altri, educarli;

Il desiderio di trasformazione, innovazione, la volontà di rischiare te stesso e portare con te i subordinati.

VR Vesnin sostiene che i requisiti per i manager in relazione a queste qualità non sono gli stessi a diversi livelli di gestione. Ai livelli inferiori, ad esempio, sono più apprezzate la risolutezza, la socialità e una certa aggressività; ai livelli superiori, viene proposta in primo luogo la capacità di pensare in modo strategico, valutare la situazione, fissare nuovi obiettivi, realizzare trasformazioni e organizzare il processo creativo dei subordinati.

In queste condizioni, è meglio concentrarsi sui requisiti delle descrizioni del lavoro o sul passaporto del posto di lavoro di un manager.

IN Vasilyeva, GS Zhelninsky caratterizzano le qualità di ciò che dovrebbe essere un manager nelle nuove condizioni di sviluppo economico, riflettendo il modello in cui il principale tratti del carattere manager moderno:

1. Il manager è uno stratega globale che deve avere una comprensione di come gestire in un ambiente competitivo.

2. Un manager è una persona con un atteggiamento “tecnologico”, che riconosce e comprende l'importanza delle tecnologie, in primis quelle informatiche, che forniscono fondamentalmente nuovo livello gestione grazie all'elevata velocità di ricezione e trasmissione delle informazioni e al miglioramento della qualità e della validità delle decisioni prese.

3. Un manager è un politico, cioè una persona che è obbligata a costruire il proprio lavoro tenendo conto di un gran numero di fattori non di mercato che riflettono la nuova natura dei rapporti con altre organizzazioni nel contesto di un'economia globalizzata.

4. Un manager è un leader e un innovatore, cioè una persona in un'organizzazione che è un modello per gli altri, ha il senso del nuovo, non teme il rischio giustificato e mostra le qualità di un imprenditore.

Nella teoria e nella pratica della moderna gestione, l'ultimo elemento del modello è di particolare importanza, poiché è associato alle speranze per la creazione nuovo sistema rapporto tra manager, da un lato, e performer, dall'altro. Fino a poco tempo, si credeva che i tratti della personalità elencati alle persone fossero assegnati per natura o li acquisissero nel processo di molti anni di lavoro per tentativi ed errori. Tuttavia, i recenti progressi della scienza (comprese la sociologia e la psicologia) consentono di studiare la natura delle relazioni umane e l'arte di gestire le persone su basi scientifiche serie, non basandosi solo sull'esperienza acquisita. Aziende moderne e le aziende spendono molti soldi per formare i manager nelle regole e nelle forme di comunicazione, sulla base del principio aureo: è meglio spendere questi soldi oggi che perdere potenziali clienti o mercati di vendita a causa dell'incapacità dei manager e degli altri dipendenti di costruire relazioni con clienti, leader, amici con altri (Appendici 1, 2) .

Riassumendo, possiamo fare alcune generalizzazioni sul contenuto delle funzioni dei manager nelle organizzazioni. (Appendice 3). Loro includono:

fissare gli obiettivi che devono essere raggiunti dall'organizzazione e dalle sue unità;

formulare una linea generale di sviluppo (politica, concetto) e determinare le azioni che devono essere eseguite per attuare i piani nei diversi periodi;

creare le condizioni per il raggiungimento degli obiettivi, compresa la progettazione di una struttura organizzativa, la strutturazione di funzioni e compiti, la distribuzione di poteri decisionali tra dipartimenti e dipendenti, la progettazione dei necessari canali di coordinamento e comunicazione;

stimolare l'attività dei dipendenti, indirizzare le loro azioni e monitorare l'attuazione di norme, regole e procedure. Per fare ciò, i dirigenti forniscono istruzioni e assistenza nel processo di lavoro, coordinano le azioni dei dipendenti, controllano e, se necessario, apportano modifiche ai piani o all'avanzamento del lavoro.

1.2 Principi e analisi dell'orario di lavoro del manager

Famoso specialista tedesco nel campo della gestione JI. Seivert ha sviluppato alcune regole per la pianificazione dell'orario di lavoro:

Pianifica una giornata lavorativa per il 60%, lasciando il 20% per risolvere compiti imprevisti e il 20% per attività creative (ad esempio, sviluppo professionale).

Documentare e controllare accuratamente il consumo di tempo, che consente di avere un'idea chiara al riguardo, determinandone le esigenze future e la sua corretta distribuzione.

Differenzia i compiti del prossimo periodo in a lungo termine e a breve termine, stabilendo la priorità delle azioni per risolverli.

Finisci sempre in modo coerente ciò che hai iniziato.

Fai piani flessibili.

Pianifica il volume reale delle attività calcolato in base alle capacità del team.

Riporta automaticamente le attività in sospeso ai piani per il periodo successivo.

Riflettere nei piani non solo le azioni stesse, ma anche i risultati attesi.

Stabilire precisi limiti di tempo e provvedere a questo oa quell'argomento esattamente quanto tempo è necessario.

Attuare il principio dell'autodisciplina, stabilendo le scadenze esatte per l'attuazione di tutti i tipi di lavoro.

Determina le priorità negli affari.

Nelle loro opere, V.N. Burkov, N.A. Korgin e D.A. Novikov ritengono che la pianificazione dell'orario di lavoro del manager sia uno dei compiti principali, oltre a pianificare le attività dell'organizzazione nel suo insieme. Nel nostro Paese i manager non hanno ancora imparato come affrontarlo e dedicano a questo processo 4 volte meno tempo rispetto ai colleghi americani. Come notano gli economisti occidentali, è necessario iniziare a pianificare con una chiara indicazione dei compiti. Per fare ciò, viene compilato un elenco di casi e possibili ostacoli, che richiederanno tempi separati per superarli. L'analisi di questo elenco in futuro ti consentirà di adattare il piano ed eliminare i punti non essenziali. Inoltre, la pianificazione del tempo consente al management di pensare in modo critico alle proprie idee e trovare modi efficaci per risolverle in tempo, creando una certa quantità di tempo. La pianificazione consente al manager di concentrarsi sulla cosa principale, tenendo conto dei tempi e dei tempi di risoluzione dei compiti principali. Come risultato della pianificazione, la struttura della giornata lavorativa migliora e si pone la possibilità di pianificazione.

IT Balabanov considera il piano, fornisce una decisione sfide in ordine razionale. Prima di tutto, si lavora con una scadenza fissa o si pianifica il lavoro più laborioso e dispendioso in termini di tempo. Non è desiderabile rimandare le cose spiacevoli, è meglio farle prima degli altri. Successivamente, vengono pianificati il ​​lavoro di routine e l'attuazione delle attività quotidiane. Gli ultimi del piano sono casi secondari ed episodici che non richiedono molto tempo (lettura della corrispondenza attuale, spostamenti nei luoghi di lavoro). La cosa principale: nel processo di pianificazione viene impostata la scadenza esatta per il completamento dei casi.

Ma succede che l'imminente quantità di lavoro pianificata non può essere completata all'ora specificata e quindi è necessario rinviarla a una data successiva.

Un'attenta documentazione del tempo e il controllo sul suo utilizzo è un prerequisito per la pianificazione. Esistono diversi tipi di piani di utilizzo del tempo: a lungo termine, a medio termine e a breve termine.

Con l'aiuto di piani a lungo termine, viene determinata la struttura del tempo necessario per l'attuazione dei principali obiettivi di vita, progettati per molti anni, a volte decenni. Questo può essere un lavoro correlato all'istruzione, alla promozione e simili.

Piani a medio termine - annuali, in cui viene effettuata la distribuzione del tempo per la risoluzione di grandi compiti specifici di natura produttiva.

A breve termine: include una suddivisione del tempo per la risoluzione dei problemi che specificano piani a medio e lungo termine. Questi includono: trimestrale, mensile, dieci giorni, settimanale e giornaliero. A partire dai piani mensili, il calcolo del tempo è già in ore. Tra i piani a breve termine, il più importante è quello giornaliero. Include non più di una dozzina di problemi, di cui un terzo sono i principali che vengono implementati in primo luogo. Queste cose, così come le più sgradevoli, di solito sono programmate per la prima metà della giornata (al mattino). Ciò consente al gestore di completarli entro la sera. Nel piano giornaliero, i compiti omogenei sono raggruppati in un blocco, il che fa risparmiare molto tempo al manager e gli consente di non saltare da un compito all'altro.

Preso in considerazione nel piano giornaliero e nelle pause. Sono determinati in base alle prestazioni del gestore e al tempo trascorso dall'inizio della giornata lavorativa. La stanchezza aumenta con l'aumento del periodo di tempo dall'inizio della giornata lavorativa, naturalmente questo riduce la produttività del manager o dei suoi subordinati.

La conoscenza di tutte le tecniche e metodi di pianificazione consente di distribuire correttamente i compiti a seconda della loro complessità, difficoltà, responsabilità, tensione all'interno della giornata lavorativa e alternarli in modo ottimale.

L'opzione migliore per fissare il piano giornaliero è la sua presentazione scritta. Questo non ti permette di ignorare le cose che ci mettono dentro, scarica la memoria, le discipline, rende il lavoro più concentrato. È anche più facile analizzare l'attuazione del piano per iscritto.

Lo sviluppo (redazione) del piano avviene la sera prima in più fasi: vengono formulati gli incarichi (trasferiti dal piano mensile o decennale, trasferiti dal piano del giorno precedente, ad oggi irrisolti), l'orario di lavoro necessario per la loro soluzione vengono determinate, vengono lasciate “finestre” in caso di necessità risolvere problemi urgenti, sono previste pause di 5 - 10 minuti dopo ogni ora di lavoro, vengono evidenziati i compiti prioritari.

Il piano di lavoro del dirigente viene definito in mattinata insieme al segretario, tenuto conto delle nuove improvvise circostanze. In generale, il programma giornaliero dovrebbe essere flessibile, mentre allo stesso tempo dovrebbe aderire chiaramente alle regole associate all'invito delle persone (visitatori, riunioni e così via).

BA Anikin descrive i principi di pianificazione del lavoro personale di un manager. La relazione matematica che ha costituito la base del principio 80/20 è stata scoperta più di cento anni fa, nel 1897, dall'economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923). La sua scoperta è stata chiamata in vari modi, tra cui il Principio di Pareto, la Legge di Pareto, la Regola 80/20, il Principio di Minimo Sforzo, il Principio di Squilibrio.

Il principio 80/20 è di grande importanza perché contraddice ciò che pensavamo fosse logico. Possiamo aspettarci che tutti i fattori abbiano approssimativamente lo stesso valore. Tuttavia, l'illusione è una delle più false, dannose e profondamente radicate nel nostro cervello.

Il principio 80/20 garantisce anche che quando conosciamo il rapporto effettivo, saremo molto sorpresi dal livello di questo squilibrio, perché qualunque sia il livello effettivo di squilibrio, è probabile che superi le nostre aspettative.

Pertanto, qualsiasi manager le cui responsabilità includono prendere decisioni importanti deve conoscere e applicare la legge di Pareto nel suo lavoro. Questo non solo gli farà risparmiare tempo, ma avvierà anche l'organizzazione sulla strada per uno sviluppo di successo.

Priorità di Eisenhower. La definizione delle priorità è quando un leader decide quotidianamente cosa deve essere fatto prima per raggiungere i propri obiettivi.

Secondo il principio di Pareto, il 20% dei compiti sarà importante sotto tutti gli aspetti. È divertente, ma la maggior parte di essi è anche urgente. Fare cose importanti ti avvicina all'obiettivo prefissato. Le cose urgenti spostano l'attenzione su se stesse, pur non avendo un grande impatto sull'obiettivo. I compiti più importanti e i compiti che portano al successo e al raggiungimento degli obiettivi non dovrebbero in nessun caso essere respinti sotto la pressione di questioni non importanti ma urgenti.

Per ottenere i migliori risultati, un manager dovrebbe dedicare la maggior parte del suo tempo a cose e compiti davvero importanti.

Il principio di Eisenhower consente di combinare solo due criteri: importante e urgente, quindi si ottengono quattro classi di priorità. Per una pianificazione di successo, il manager deve analizzare e classificare tutti i compiti che deve affrontare. E poi costruirà una lista gerarchica, grazie alla quale saprà cosa, quando e come farlo.

Elenco gerarchico di Eisenhower (Fig. 1)

Priorità A: Queste sono cose che devono essere fatte oggi perché sono urgenti e necessarie.

Priorità B: cose importanti che non devono essere fatte oggi. Devi solo dedicare regolarmente del tempo a te stesso per fare le cose B e trovare un posto per loro nel tuo programma. Il completamento delle attività di questo gruppo garantirà il successo e avvicinerà il manager all'obiettivo previsto. Molto spesso i casi B vengono semplicemente accantonati perché non urgenti. Eppure, la loro tempestiva attuazione eviterà molti problemi.

Priorità C: abilità, padronanza, che riteniamo urgenti, ma non importanti. Questi includono: la capacità di mantenere la calma, delegare compiti (per così dire, "la capacità di inviare delegazioni") o dire "no". Con l'aiuto di questo, si guadagna tempo per risolvere compiti importanti del gruppo B.

Priorità D: include casi che non sono né importanti né urgenti.

Puoi tranquillamente metterli in un cassetto o, se si tratta di scadenze o determinati compiti, rifiutarli o semplicemente delegarli a qualcun altro.

Dovresti proteggerti consapevolmente per un po' dallo svolgere attività D che ti permettano di rilassarti e divertirti nei giorni di maggior stress.

Riso. 1 Priorità

Assegnazione di priorità corretta:

1. Distribuire tutti i compiti e le responsabilità nei suddetti gruppi A, B, C e D. In tal modo, il "necessario" è separato dall'"inutile".

2. Ricorda: "importante" è fondamentalmente diverso da "urgente". "Importante" avvicina l'obiettivo prefissato, ma non è necessariamente "urgente". "Urgente", invece, richiede un'attenzione immediata.

3. Prestare attenzione alla cosiddetta "regola della priorità": "importante" viene prima di "urgente". Non è necessario fare tutto ciò che richiede fretta. Occorre cercare di non sottomettersi più alla dittatura delle questioni urgenti, poiché in essa si annida il seguente pericolo: il dirigente comincia a essere distratto da ciò che è urgente, ma assolutamente irrilevante e non obbligatorio.

4. Per una pianificazione del tempo ragionevole, questo consiglio sarà molto utile: inizia sempre a lavorare con il compito numero 1 nel gruppo A, e non con quello al numero 3 o 4, non importa quanto possano essere attraenti e interessanti. Se entro la fine della giornata lavorativa il manager non è riuscito a far fronte a tutti i compiti e ai casi del gruppo A, vale la pena continuare a lavorare con loro il giorno successivo. E non svolgere altri compiti finché non hai finito con il primo.

5. Ogni giorno lavora su un compito del gruppo B che richiede molto tempo. Insieme alle sue attività quotidiane, il manager deve anche pensare ai suoi importanti compiti e obiettivi "strategici". Questo è l'unico modo per garantire oggi il successo di domani.

Pertanto, il manager deve chiarire a se stesso una volta per tutte che non avrà mai abbastanza tempo per tutte le cose che vorrebbe fare e per ciò che gli altri vogliono che faccia.

Bisogna fare attenzione a usare il suo tempo solo per le cose che sono veramente importanti per lui, che possono avvicinare l'obiettivo che si è prefissato. E il tempo può essere vinto solo se impari a dire "no" e rifiuti di fare cose facoltative.

Utilizzando la legge di Pareto e il principio di Eisenhower nella tecnica del lavoro personale, facendo un piano per la giornata e monitorandone l'attuazione durante la giornata, il manager non dovrebbe dimenticare di riassumere alla fine della giornata, come consiglia Lothar Seivert, utilizzando il metodo "5 dita".

Riassumendo i risultati della giornata secondo il metodo "5 dita":

B (pollice) - allegria (come ti sei sentito oggi? cosa hai fatto per mantenere e rafforzare la tua salute?);

( indice) - successi (cosa hai fatto e quali risultati hai ottenuto?);

C (dito medio) - stato spirituale (quale stato d'animo e stato d'animo prevalevano in me?);

B ( anulare) - buone azioni (ho aiutato qualcuno? che servizio ho fornito, supportato in qualche modo, dato consigli utili? Come ho fatto piacere ai miei cari?);

M (mignolo) - pensare (quale novità ho imparato oggi? a quale domanda ho pensato ea quale conclusione sono giunto?).

Riso. 2. Metodo "5 dita"

Naturalmente, questo metodo non è universale. Ritengo che, se necessario, i suoi componenti possano essere sostituiti con quelli che maggiormente rispecchiano le esigenze di un determinato manager, o integrati con altri.

Ma in generale, questo metodo consentirà al manager di coprire una parte significativa delle componenti importanti della sua attività, ovvero: la salute; raggiungimento degli obiettivi; una visione positiva della vita e contrastare lo stress; mantenere l'autorità e il rispetto da parte dei subordinati; auto-miglioramento e sviluppo.

D.D. Vachugova ritiene che la gestione dell'orario di lavoro sia impensabile senza un'analisi della sua struttura dei costi durante tutto il turno di lavoro o parte di esso.

L'analisi dei costi dell'orario di lavoro viene effettuata tenendo conto del fatto che il tempo necessario per eseguire un elemento di un'operazione è determinato da una varietà di fattori organizzativi, tecnici e psicofisiologici, e di solito non sono suscettibili di pieno controllo. Pertanto, studiando la durata dello stesso elemento di un'operazione nelle stesse condizioni, è possibile ottenere un numero di valori che nella maggior parte dei casi non coincidono tra loro. Pertanto, i risultati di tali misurazioni costituiranno una serie variazionale. Al fine di ottenere dati affidabili e trarre conclusioni analitiche sulla durata dell'operazione e sulla struttura del costo dell'orario di lavoro, è necessario utilizzare metodi di organizzazione ed elaborazione delle osservazioni che consentano di tenere conto della natura probabilistica dei processi analizzati . A tal fine, è necessario giustificare il numero di osservazioni. Molto spesso, tutto il lavoro di identificazione della perdita di tempo di lavoro è chiamato diagnostica dell'orario di lavoro. È svolto da dipendenti della direzione che analizzano i dati ricevuti e sviluppano misure per migliorare l'uso dell'orario di lavoro. L'analisi individua quei fattori che causano la maggiore perdita di tempo. Questi includono visite, riunioni, conversazioni telefoniche, visitatori, lavoro con subordinati, ecc. Dopo aver calcolato il loro valore, determinano misure per modificare la struttura del tempo trascorso, che corrisponderebbe in modo ottimale alla soluzione dei compiti principali dell'organizzazione.

Il razionamento e la pianificazione dell'orario di lavoro sia per gli esecutori che per i dirigenti può aumentare notevolmente l'efficienza del suo utilizzo. Inoltre, l'implementazione di questi elementi di gestione dell'orario di lavoro consente di identificare modi per migliorare questa efficienza.

Il manager dovrebbe essere un esempio per i subordinati in questo senso. È auspicabile che inizi la sua giornata lavorativa prima dei suoi subordinati e prima che arrivino possa elaborare e chiarire loro i compiti, nonché adottare tutte le misure necessarie per la loro corretta attuazione.

Riassumendo, possiamo evidenziare quanto segue: L'orario di lavoro è il fattore più importante produzione, il cui uso attento può avere un effetto enorme. Ma al centro di tale atteggiamento nei confronti dell'orario di lavoro c'è uno studio approfondito della struttura dei suoi costi e l'identificazione delle riserve inutilizzate.

Un ruolo importante nel migliorare l'uso dell'orario di lavoro è dato alla sua pianificazione, che è uno dei compiti principali del manager. È la pianificazione dell'orario di lavoro che consente al manager di concentrarsi sulla cosa principale, tenendo conto dei tempi e dei tempi per risolvere i compiti principali.

Il razionamento e la pianificazione dell'orario di lavoro di esecutori e dirigenti aumenta notevolmente l'efficienza del suo utilizzo e ha il miglior effetto sui risultati finali delle attività dei dipartimenti.

1.3 Pianificare il lavoro personale del manager

Nessuno oggi ha bisogno di spiegarsi che è necessario saper gestire il tempo in modo razionale. Con la sua mancanza o completa assenza catastrofica, tutti devono affrontare, dai manager di livello inferiore ai manager e agli imprenditori.

Per aiutare le persone a risolvere questi complessi problemi di gestione del tempo, c'è ciò che è noto come gestione del tempo, o l'arte della gestione del tempo. Molte persone che hanno idee vaghe sulla gestione del tempo lo immaginano come un sistema di pianificazione e strutturazione del tempo secondo delle regole: l'ordine serve in ogni cosa, e poi ci sarà un risultato. Questo non è del tutto vero. La pianificazione è una parte integrante e molto importante della gestione del tempo, ma non è l'unico modo utilizzato dalla moderna gestione del tempo. E, applicandolo, non bisogna dimenticare tutti gli altri metodi, senza i quali questa stessa strutturazione non sarebbe così efficace.

Tecnica uno: la pianificazione menzionata in precedenza è uno degli elementi più importanti della gestione del tempo di un manager. La linea di fondo è che il tempo dedicato alla pianificazione riduce il tempo necessario per il lavoro nel suo insieme. Nel processo di pianificazione, vengono prese decisioni su cosa, quando e come dovrebbe fare il manager. Gli esperti moderni raccomandano qualsiasi pianificazione in due fasi: fare un elenco e determinare le priorità.

Tutto ciò che è menzionato dal gestore nell'elenco è equivalente. Dopo aver compilato l'elenco, le pratiche sono distribuite in ordine di importanza specificatamente per il dirigente attuale. Va ricordato che nessun elenco è completo finché non riflette l'ordine di importanza dei casi. Una volta che il manager ha creato tale elenco, deve completarlo con l'assegnazione delle priorità. Questa è la base della pianificazione.

Scrivere una lista di cose da fare è facile, ma dare la priorità, soprattutto la prima volta, è più difficile. Una tale gradazione, volenti o nolenti, ti farà pensare. All'inizio sarà difficile per un manager stabilire le priorità e distribuire le cose, ma in seguito diventerà sempre più facile e lo sforzo sarà ripagato.

Peter Drucker, che è diventato un classico del management, ha chiamato non solo all'analisi, ma anche al coraggio. Inoltre, si raccomanda di utilizzare i seguenti principi:

1) il manager deve concentrarsi sul futuro, non sul passato;

2) concentrarsi sugli obiettivi e sui potenziali benefici, e non sulle difficoltà, accadono a tutti;

3) scegli il tuo percorso, e non un percorso "battuto" provato e mescolato;

4) fissare obiettivi elevati che consentano di cambiare radicalmente la situazione, e non quelli che sono “affidabili” e facilmente realizzabili.

Inoltre, il manager dovrebbe ricordare che non è necessario provare a pianificare tutto! Dopotutto, questa è una vita che può presentarci molte sorprese inaspettate, piacevoli e non molto piacevoli. È sciocco credere che più tempo un manager dedica alla pianificazione, più tempo risparmia. Dopo un certo limite, l'efficienza della pianificazione diminuisce drasticamente. Come per tutto, qui è importante non esagerare.

I quadri dovrebbero tenere conto del fatto che non tutte le persone sono vicine nello spirito e si adattano psicologicamente a un ordine rigido e a una pianificazione costante: si raccomanda alle persone creative di creare condizioni che implicano spontaneità, libertà di scelta e azione, quindi efficienza ed efficacia dell'attività aumentare molte volte!

In generale, per un team ampio e diversificato, è più razionale utilizzare tecnologie che implichino l'evitare una pianificazione rigida, mantenere la flessibilità e la capacità di rispondere a circostanze di forza maggiore, lasciare una riserva e incoraggiare la creatività, l'entusiasmo e la dedizione al business. Questo è particolarmente importante per il manager russo, che deve lavorare costantemente con il caos e l'incertezza, sia nell'ambiente esterno che interno.

Nella distribuzione del tempo personale di un manager, non sono le regole generali ad essere più importanti, ma lo stile individuale, che ogni manager ha il suo. Ha solo bisogno di essere trovato. Pertanto, il manager può allocare razionalmente il suo tempo solo se stesso.

Certo, oggi molti processi lavorativi possono essere notevolmente ridotti nel tempo grazie, ad esempio, allo stesso computer. Qui, naturalmente, si può sognare. Immagina quanto sarebbe bello dare un compito al monitor, semplicemente esprimendolo oralmente, e dopo pochi minuti ottenere sullo schermo il rapporto necessario con i dati necessari sul lavoro svolto con giustificazioni e calcoli già pronti. Tutto ha il suo tempo, ma per ora viviamo ancora qui e ora. Come disse il poeta dell'epoca sovietica Alexander Kushner: "I tempi non sono scelti, vivono e muoiono in essi". Pensiamo quindi a cosa manca a un manager per poter gestire con competenza, senza appesantirsi inutilmente, il proprio tempo. Ancora una volta, questo richiede tempo. Ma tali investimenti ripagano sempre.

Quindi, pensando con calma a come risparmiare tempo sul lavoro, scappando rapidamente, possiamo arrivare alle seguenti conclusioni.

1. Separare il primario dal secondario, l'urgente da ciò che può ancora attendere. Dai subito la priorità. Ha svolto un compito importante: per favore, sputando fuochi d'artificio verbali quanto necessario. Successivamente, la maggior parte dei manager ha un altro spiacevole problema: il manager non può costringersi a decidere semplicemente, sedersi e farlo. La cosa principale è che nessuno e niente distrae dal processo, ma, al contrario, spinge all'azione.

2. Dire "no" alle tentazioni e alle tentazioni, così come a coloro che invadono sfacciatamente l'orario di lavoro del manager, allungandolo a proporzioni inimmaginabili. "Il tempo è denaro", scrisse il noto scienziato e politico Benjamin Franklin nel 1748. Ma per qualche ragione questa affermazione passa in secondo piano quando si tratta dell'esercizio delle funzioni ufficiali. Questo vale non solo per i dirigenti, ma anche per i dipendenti ordinari che trascorrono la maggior parte del loro tempo in un lavoro di routine e monotono in ufficio, magari anche di qualcun altro, da cui non c'è un ritorno visibile, se non una retribuzione mensile una tantum. La colpa di una situazione così deprimente è dello stesso manager: non sa come, quando necessario, pronunciare la parola “no” in modo semplice ed educato. E fare questo è una grande arte.

3. Il manager dovrebbe adoperarsi per migliorare costantemente le proprie capacità comunicative e organizzative. In primo luogo, non è mai superfluo e, in secondo luogo, in connessione con tutto quanto sopra, dovresti cercare di comunicare in modo rapido ed efficace sul lavoro e non girare intorno al cespuglio. I subordinati devono capire chiaramente cosa richiede loro il manager e come farlo, mentre è auspicabile discutere immediatamente in quale forma, in che tempo e per quale scopo il lavoro dovrebbe essere svolto

4. Il manager deve far lavorare il tempo per se stesso. Questo vale non solo per il lavoro, ma anche, stranamente, per la sua vita personale, che, in generale, è indissolubilmente legata a noi. È necessario lavorare per il futuro e solo allora il tempo stesso obbedirà.

È importante ricordare che il tempo scorre inesorabilmente avanti e il compito del manager non è cercare di tenere il passo con questa bestia selvaggia e sfrenata, ma imparare a gestirla come un focoso domatore, i cui compiti sono tutti portati a termine.

Un indicatore chiave di performance per la gestione del tempo. Oggi non è un segreto per nessuno che quasi tutti i manager siano insoddisfatti dell'efficienza di gestire il proprio tempo o, seppur soddisfatti, vogliano comunque migliorare sensibilmente l'efficienza nella gestione di questa risorsa non rinnovabile. Per fare ciò, devi prima presentare in modo chiaro e chiaro l'obiettivo chiave della gestione del tuo tempo e scegliere un indicatore chiave di prestazione.

Gli psicologi ritengono che la forza trainante più potente dietro un manager sia una profonda convinzione che il successo nella società porti immediatamente felicità al manager. Pertanto, i compiti fondamentali della pianificazione strategica del proprio tempo sono il raggiungimento e la conservazione del successo - finanziario, materiale, professionale e sociale.

Sindrome di Howard Hughes. Qui non è menzionato affatto per caso, poiché è un esempio ideale di persona di grande successo, ma profondamente infelice, un eccezionale imprenditore del XX secolo. - Howard Hughes.

La sindrome sta nel fatto che gli imprenditori che, all'inizio del loro viaggio, si prefiggono un obiettivo davvero valido e sfuggente, andando verso di esso per molti anni, strada ostinata e difficile, alla fine lo raggiungono e, dopo aver conquistato il loro Everest, ricevono un non un mondo nuovo bello e felice (come sembrava loro prima), ma il cupo vuoto che devono riempire con tutto ciò che devono. Un tale manager corre il rischio di diventare un maniaco del lavoro, arando senza alzare la testa, senza nemmeno rendersene conto non per il bene del risultato, ma per il bene del lavoro stesso.

Nel tempo, secondo le leggi della psicologia umana, le impressioni ripetute perdono la loro acutezza e cessano di dare soddisfazione. Dobbiamo cercare ancora e ancora qualcosa di nuovo e forte, che aumenti seriamente il peso sul corpo e sulla psiche umana, distruggendolo nel tempo.

Pertanto, per ottimizzare la gestione del proprio tempo, è necessario che ogni azione, decisione, scelta di un manager in ogni momento del tempo sia una sorta di manifestazione d'amore.

Quando elabori il tuo piano personale per il giorno, la settimana, il mese, l'anno, devi prima trovare tempo e altre risorse per la tua famiglia, i tuoi cari, poi per te stesso (per il fisico e sviluppo spirituale, conoscenza di sé, consumo di prodotti e servizi, ecc.), poi per il lavoro, e solo dopo per tutto il resto.

Parlando di vita reale, non si può non essere d'accordo sul fatto che qualsiasi piano personale di un manager, anche ottimale, ben congegnato ed elaborato, debba essere modificato a causa di eventi esterni incontrollati. Allo stesso tempo, è naturale che eventi esterni sfavorevoli generino emozioni molto spiacevoli, che, ovviamente, non contribuiscono alla felicità.

Sfortunatamente, il gestore non può controllare tutto e prevenire eventi esterni avversi. Ma può prevenire le emozioni negative, il che è abbastanza capace. Qui entra in vigore il principio dell'ottimista incorreggibile, secondo il quale in ogni caso, anche a prima vista sfavorevole, è necessario saper trovare il bene o vedere la prevenzione di un evento ancora peggiore. Del resto, qualunque cosa accada al manager, è un'esperienza che, come si sa, non ha prezzo.

Riassumendo quanto sopra, si può notare che un manager non può esistere al di fuori della società, quindi può sentirsi felice solo in un ambiente felice.

Non solo è necessario che un manager pianifichi l'orario di lavoro, ma è assolutamente necessario. La validità scientifica e la natura progettuale dell'operato del manager sono le condizioni determinanti per la sua razionalità ed efficienza. Come sapete, una decisione tardiva ha valore zero. Inoltre, la violazione del principio di tempestività nel processo decisionale può portare l'organizzazione a una crisi.

La pianificazione del lavoro è alla base di qualsiasi attività produttiva ed è un progetto dei processi lavorativi per il prossimo periodo di tempo.

Il manager pianifica non solo i suoi obiettivi professionali e personali, ma anche il carico di lavoro per affrontare al meglio l'attuazione delle decisioni prese. Allo stesso tempo, la pianificazione del tempo è guidata dai corrispondenti obiettivi a lungo termine, che, a loro volta, sono divisi in a breve termine e operativi.

Stabilire determinati periodi di tempo necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati dà un senso di fiducia e un'idea della distribuzione del tempo più preferibile.

Esistono vari approcci alla pianificazione del tempo di un manager, diversi per metodologia e organizzazione. Ovviamente, puoi pianificare solo ciò che puoi prevedere. E si può prevedere molto se si affronta analiticamente l'organizzazione dell'attività manageriale individuale.

Ogni tipo di attività richiede un certo tempo, che deve essere distribuito razionalmente: incontri di lavoro; studio di documenti; riunioni; analisi di situazioni, se non impreviste; eventi rappresentativi; sviluppo di progetti, conversazioni con i dipendenti, ecc. Il criterio di razionalità è la tempestività e la qualità del lavoro.

Un indicatore così importante di qualsiasi lavoro come il ritmo dipende dalla pianificazione del tempo.

Esistono quaderni speciali per pianificare il tempo, ma è meglio farlo su un personal computer. Qui, il manager deve essere in grado di evidenziare la cosa principale e tagliare le piccole cose, concentrandosi soprattutto sulle questioni più importanti, i problemi strategici.

Per la pianificazione razionale del tempo, che in una certa misura è un'arte, si dovrebbe tenere conto del tempo, studiare l'esperienza del suo utilizzo su vari problemi di gestione. Ciò consente di determinare la durata dell'esecuzione di un determinato lavoro e quindi di normalizzare i costi di tempo.

È molto più redditizio lavorare razionalmente, ma solo chi ha imparato questo può lavorare razionalmente. Per svolgere correttamente le proprie funzioni e raggiungere i propri obiettivi, il manager deve essere chiaro su quanto sia limitato il suo budget di tempo.

Il metodo principale che aiuta a utilizzare efficacemente l'orario di lavoro è la pianificazione del tempo. La pianificazione è la strutturazione del tempo per l'uso più economico di esso nel raggiungimento di qualsiasi obiettivo e obiettivo che il capo o l'organizzazione devono affrontare. La pianificazione può essere a lungo, medio e breve termine.

OS Vikhansky e AI Naumov ritengono che il principale vantaggio ottenuto dalla pianificazione del lavoro sia che la pianificazione porti un guadagno di tempo. L'esperienza mostra che l'aumento del tempo dedicato alla pianificazione porta in definitiva a un risparmio di tempo complessivo. Ovviamente il tempo dedicato alla pianificazione non può aumentare indefinitamente, c'è un ottimo, dopodiché un ulteriore aumento del tempo di pianificazione diventa inefficiente. Non dovresti dedicare più dell'1% del tempo totale di pianificazione alla pianificazione. La pianificazione è sempre effettuata sulla base degli obiettivi. La base di qualsiasi pianificazione è un obiettivo a lungo termine o obiettivi a lungo termine. Sulla base di obiettivi a lungo termine, vengono stabiliti obiettivi a medio e breve termine.

Ciò accade come segue: in base allo scopo della vita o alla missione dell'organizzazione, si distinguono una serie di sotto-obiettivi, il cui raggiungimento dovrebbe contribuire al raggiungimento dell'obiettivo principale della vita. Questi sono obiettivi a lungo termine. In ciascuno di questi obiettivi vengono individuati alcuni sotto-obiettivi, preferibilmente su base temporanea (che dovrebbero essere attuati nei prossimi anni, nei prossimi), il cui raggiungimento dovrebbe contribuire al raggiungimento di obiettivi di lungo termine. Allo stesso modo, in base agli obiettivi per l'anno, vengono assegnati gli obiettivi per il mese, il decennio, il giorno. Quella che segue è un'analisi dei punti di forza e debolezze persona o organizzazione che può essere rilevante per il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto per incoraggiare i punti di forza e lavorare sui punti deboli. Questa analisi serve come base per la pianificazione a medio e breve termine. Lo stesso processo di pianificazione sta nel fatto che i risultati sono formulati e sono fissate le scadenze per raggiungerli. I risultati devono corrispondere agli obiettivi. In questo caso, è opportuno seguire alcune regole di pianificazione.

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