Kas yra biuro darbas ir dokumentų tvarkymas? Biuro darbas nuo A iki Z. Kaip sudaryti formas nevyriausybinėse organizacijose

Svetainėje pateikiami pavyzdžiai yra aktualūs tiek pradedantiesiems, tiek profesionalams. Pavyzdžiai sudaromi atsižvelgiant į galiojančius teisės aktus. Kai kurie pavyzdžiai gali būti naudojami be reikšmingo redagavimo. Tokio pavyzdžio turinyje tereikia įvesti savo konkrečias aplinkybes ir pasirašyti. Reikia atsiminti, kad neteisingai surašytas dokumentas bus paliktas nesvarstytas, o tai reiškia, kad tik apgalvotas jo pildymo būdas garantuos, kad Jūsų prašymas nebus ignoruojamas.

Kam skirtas pavyzdys?

Būtinybė kreiptis į teismą atsiranda tada, kai asmens teisė ar juridinis asmuo pažeistas ir asmuo neturi kito būdo jį apginti, kaip tik kreiptis į teismą, nebent įstatymas numato alternatyvą.

Jūs nusprendėte kreiptis į teismą. Turite dvi galimybes: pirmiausia susirasti specialistą; antrasis – savarankiškai surašyti ieškinio pareiškimą (pareiškimą) teismui. Pirmuoju atveju viskas gana paprasta, reikia susimokėti už specialisto darbą ir gauti teisinė paslauga rašytinio ieškinio forma. Antrasis atvejis yra sunkesnis.

Norint parašyti ieškinį teismui, jums reikės ne tik įstatymų sąlygų, bet ir galiojančių teisės aktų išmanymo. Jei to neturite, jums reikės pavyzdžių, šablonų, standartinių formų, kurias rasite mūsų svetainėje.

Kaip teisingai naudoti pavyzdį

Reikia atsiminti, kad pavyzdžiai ieškinio pareiškimai yra skirtingas turinys. Vieni gali būti pateikti šablono (standartinės formos) forma, kiti – realių ieškinio pareiškimų forma. Ieškinio šablone, kaip taisyklė, nėra detaliai aprašytos aplinkybės, dėl kurių buvo kreiptasi į teismą. Prašymo sudarytojas kviečiamas šias aplinkybes į ieškinio turinį įrašyti savarankiškai. Tačiau be tinkamo pasiruošimo tai padaryti nėra lengva. Jei negalite teisingai sudaryti ieškinio pareiškimo pagal šabloną, tuomet ieškote jau paruošto turinio ieškinio pareiškimų pavyzdžių. Svetainėje pateikiami pavyzdžiai yra aktualūs tiek pradedantiesiems, tiek profesionalams. Pavyzdžiai sudaromi atsižvelgiant į galiojančius teisės aktus. Kai kurie pavyzdžiai gali būti naudojami be reikšmingo redagavimo. Tokio pavyzdžio turinyje tereikia įvesti savo konkrečias aplinkybes ir pasirašyti. Reikia atsiminti, kad neteisingai surašytas dokumentas bus paliktas nesvarstytas, o tai reiškia, kad tik apgalvotas jo pildymo būdas garantuos, kad Jūsų prašymas nebus ignoruojamas.

Informacijos atsisiuntimo taisyklės

Internetas leidžia ne tik žiūrėti įvairią informaciją, bet ir „pasiimti“ ją patiems. tu gali rasti tinkamos medžiagos ir atsisiųskite jį į savo kompiuterio diską. Šiuo atveju informacija tapo jūsų. Tai naudinga, nes bet kuriuo metu galite jį atidaryti be interneto, perkelti į USB atmintinę arba į diską. Galima netgi persiųsti el.paštu ar skype. Jei ši informacija bus pašalinta iš interneto, ji vis tiek bus atidaryta jūsų „nepakeista“ forma. Toks veiksmas „paėmimas“ iš tinklo paprastai vadinamas atsisiuntimu. Primename, kad galite parsisiųsti tiek tekstinius duomenis, tiek vaizdo įrašus, muziką, nuotraukas ir kompiuterines programas. Atsisiuntimo problema gali būti ta, kad kiekvieno tipo duomenims atsisiųsti yra vienas variantas ar net kelios atsisiuntimo parinktys. Tekstą „atsisiunčiame“ vienaip, vaizdo įrašą ar muziką – kitaip, nuotraukas – trečia ir t.t. Deja, nėra nė vieno universalus nurodymas kiekvienu atveju jis yra savas.

Galite atsisiųsti pavyzdį formatais: TXT, DOC, DOCX, WORD

Iš svetainės archyvo galite užsisakyti pasirinktą pavyzdį formatais: TXT, DOC, DOCX, WORD.Patikra .

Verslo sėkmė labai priklauso nuo jo tinkama organizacija. Tiek vadovai, tiek paprasti darbuotojai turėtų būti popieriniai. Kokios jo savybės, kokie tipai yra ir į kokius norminius dokumentus reikėtų atsižvelgti organizuojant darbo eigą?

Kas yra biuro darbas

Bet kuri organizacija, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir savybių, vykdydama savo veiklą kuria įvairius dokumentus. Tai gali būti įsakymai, laiškai ir protokolai. Visi jie susiję su organizacine ir administracine dokumentacija.

Biuro darbas – tai organizacijos dokumentų kūrimo veikla, atliekama pagal tam tikros taisyklės ir reikalavimus. Dažniausiai įmonės skiria specialius darbuotojus, įdarbintus tik šioje srityje. AT mažos firmos sekretorės funkciją galima priskirti beveik bet kuriam darbuotojui.

Jei suprasite terminijos esmę (kas yra biuro darbas), tada paaiškės žodžio kilmė. Tai visų pirma fiksavimas materialiame oficialios informacijos nešiklyje. Šio proceso metu jis sukuriamas, kuris vėliau inicijuoja tam tikrus veiksmus.

Pats terminas „biuro darbas“ atsirado gana seniai, tačiau tik praėjusio amžiaus viduryje jis susiformavo oficialiai, įtvirtintas norminiai dokumentai valstybiniu lygiu.

Biuro darbas ir dokumentų tvarkymas – kas tai?

Organizacija negali egzistuoti nepriklausomai nuo įstatymų. Joje visada vyksta biuro darbas ir dokumentų srautas. Kas tai yra, kokios yra popierių perėjimo ypatybės, kaip juos teisingai sudaryti? Šiuos klausimus sprendžia specialistai: sekretoriai, archyvarai, personalo skyriaus darbuotojai.

Biuro darbas apima informacijos fiksavimą medžiagos laikmenoje, popierinio ar elektroninio akto sukūrimą. Jo pagrindu kuriamas organizacijos dokumentų srautas – įsakymo ar laiško judėjimas, pradedant nuo jo sukūrimo ir baigiant įvykdymu ir siuntimu į archyvą ar sunaikinimu.

Priklausomai nuo verslo dokumentų sukūrimo vietos darbuotojų ir organizacijos valdymo atžvilgiu, dokumentų srautas skirstomas į išorinį ir vidinį. Tolesnis įsakymo, įsakymo, laiško kelias priklausys nuo šaltinio.

Vidinis organizacijos dokumentų srautas apima šiuos veiksmus:

Išorinės darbo eigos etapai paprastai yra panašūs, tačiau yra keletas skirtumų:

Dokumentai į įmonę atkeliauja iš išorės. Tai gali būti aukštesnių ir žemesnių organizacijų, filialų dokumentai, institucijų nuostatai oficiali institucija, teismo įsakymai, piliečių raštai.
Visi organizacijos gauti verslo dokumentai turi būti registruojami. Ji patvirtina, kad jie yra kontroliuojami.
Kitas žingsnis – darbas su dokumentu, susipažinimas arba instrukcijų vykdymas.
Jei reikia, išduodamas oficialus atsakymas.
Paskutinis etapas – registracija ilgalaikiam ar archyviniam saugojimui ir galimas sunaikinimas.

Be to, kalbant apie organizacijos valdymą, išskiriami šie dokumentų srauto tipai:

Visi dokumentų judėjimo etapai būtinai registruojami specialiuose žurnaluose. Jie gali būti atliekami keliais būdais:

dokumentų judėjimas;
dokumentų kortelės;
elektroninis dokumentų valdymas yra labiausiai paplitęs daugumoje organizacijų.

Teismo kanceliarinio darbo ypatumai

Daugelis domisi, kas tai yra ir kuo jis skiriasi nuo bendro. Teismo byla yra kiek kitoks dokumentų ir daiktinių įrodymų paketas. Tinkamas jo saugojimas ir judėjimas užtikrina teisėsaugos sistemos darbo skaidrumą. Teismo procesas, skirtingai nei organizacinis, negali būti savanoriškas. Tai atlieka įgalioti asmenys ir griežtai kontroliuojama. Jam visi etapai yra normiškai ir griežtai apibrėžti iki sunaikinimo.

Sekretoriaus funkcijos

Dauguma įmonės darbuotojų labai miglotai įsivaizduoja, kas yra biuro darbas ir dokumentų tvarkymas. Sekretoriui tai yra profesinė veikla.

Įmonės sekretoriatas atlieka pagrindinę funkciją pagal darbo formą ir ypatumus, įmonės raštvedybos organizavimas skirstomas į šiuos tipus:

Centralizuotas – visi sekretoriai yra tame pačiame skyriuje ir atsiskaito vyriausiajam sekretoriui arba vyresniajam sekretoriui.
Decentralizuotas – savo pareigas atliekantys sekretoriai ir darbuotojai yra paskirstyti po organizacijos skyrius ir atsiskaito skirtingiems viršininkams.
Mišrus – dažniausiai didelėse organizacijose.

Dokumentų srauto ypatumai įmonėje tiesiogiai priklausys nuo to, kokia sekretoriato forma bus priimta.

Biuro darbo instrukcija

Nepriklausomai nuo nuosavybės dydžio ir formos, bet kuri organizacija turi turėti reglamentą, reglamentuojantį dokumentų judėjimą. Kas tai yra ir kaip jį pasigaminti? Šis klausimas neramina ne tik sekretores, bet ir vadovus.

Biuro darbo instrukcija – neribotos trukmės organizacijos vidaus norminis aktas, patvirtintas įsakymu ar vadovybės įsakymu. Jame išdėstyti visi dokumento išdavimo etapai, pateikiami pareigybių, kurių parašai gali patvirtinti oficialių popierių tikrumą, sąrašai, pateikiami dizaino pavyzdžiai, blankai ir blankai.

Apskaita

Mažose organizacijose, kuriose dokumentų srautas mažas (mažiau nei 200 per metus), klausimas, kas yra apskaitos vedimas, nekeliamas. Viską sprendžia patys darbuotojai ar net vadovas.

Jei apskaitų tvarkymo pareigos darbuotojui nėra tiesioginės ir nenurodytos jo darbo sutartyje, turėtų būti priimtas potvarkis dėl šių funkcijų paskyrimo. Šiame dokumente turėtų būti nurodytos papildomos pareigos, atsakomybė ir kompensacijos.

Personalo biuro darbo ypatumai

Jei organizacijoje dirba bent vienas darbuotojas, tai tikrai kurs darbo dokumentus. Klausimas, kas yra personalo biuro darbas, ypač aktualus įmonėms, kuriose dirba nedidelis darbuotojų skaičius.

Personalo dokumentų tvarkymas – tai konkrečių dokumentų judėjimo, susijusių su darbo veiklaįmonės darbuotojai. Dažniausiai šias pareigas atlieka specialaus padalinio – personalo skyriaus – darbuotojai. Jų funkcijos apima priėmimą, apdorojimą ir saugojimą personalo dokumentacija. Įskaitant asmens duomenų, kurie yra konfidencialūs, tvarkymą.

Personalo darbo eiga paprastai laikoma atskirai nuo bendros, laikantis slaptumo ir saugojimo ypatybių taisyklių.

Biuro darbo eigos optimizavimas

Nepaisant sparčios skaitmeninių technologijų plėtros, daugeliui organizacijų sunku optimizuoti dokumentų srautą. Jie ir toliau veda popierinę korespondenciją senamadiškai ir veda įprastus registracijos žurnalus.

Taip yra dėl dviejų veiksnių:

įmonės darbuotojų atsparumas naujovėms;
finansų trūkumas.

Vadovai turėtų atsiminti, kad darbo eigos optimizavimas su didelėmis investicijomis duoda pastebimą ekonominį efektą.

Aktas – tam tikrus faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas. Darbuotojo atžvilgiu gali būti surašomi šie aktai: dėl atsisakymo duoti paaiškinimus dėl darbo įsipareigojimų pažeidimo, dėl atsisakymo susipažinti su įsakymais, dėl atsisakymo susipažinti su pranešimais, dėl neblaivumo fakto nustatymo. ir kitus veiksmus.

Žurnalai – personalo dokumentai, kuriuose nurodomi visi rekvizitai ir informacija apie organizacijoje skelbiamus dokumentus (pavyzdžiui, pranešimų registravimo žurnalas, pareiškimų registravimo žurnalas ir kiti žurnalai).

Pareiškimai, įsakymai ir pranešimai

Prašymas yra darbuotojo kreipimasis į darbdavį ar organizaciją. Paprastai pareiškimuose yra darbuotojo prašymas arba pasiūlymas imtis kokių nors veiksmų. Darbuotojas gali surašyti tokius prašymus: įdarbinti, atleisti iš darbo savo valia apie atostogų suteikimą.

Užsakymai taip pat yra bendri personalo tarnybos dokumentai. Komanda yra teisės aktas paskelbė organizacijos vadovas. Užsakymai skirstomi į dvi grupes: pagal pagrindinę veiklą ir pagal personalą. Įsakymai dėl pagrindinės veiklos apima: įsakymus išleisti ir keisti vietinius teisės aktus (nuostatus, sutartis), tvirtinti atostogų grafikus, tvirtinti ir keisti personalo lentelę. Personalo įsakymai apima įsakymus dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, atleidimo, aprūpinimo Įvairios rūšys atostogas, apie siuntimą į komandiruotę, apie paskatinimą.

Pranešimas yra personalo dokumento pavyzdys, kuriame yra pranešimas apie ką nors. Kaip taisyklė, į personalo biuro darbas pranešimuose pateikiama informacija apie darbo sutarties šalių nurodytų sąlygų pasikeitimus (pavyzdžiui, įspėjimas apie darbo sutarties nutraukimą, įspėjimas apie perkėlimą į kitą vietą, įspėjimas apie darbo vietos mažinimą ir kt.).

Sutartys kaip pagrindinė personalo dokumentų rūšis

Tvarkant personalo dokumentus, naudojami tokie dokumentai kaip darbo sutartys ir sutartys dėl atsakomybės.

Pagrindinis dokumentas, apibrėžiantis darbo santykiai yra tarp darbuotojo ir darbdavio darbo sutartis. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 56 straipsniu, darbo sutartis yra darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja aprūpinti darbuotoją darbu, užtikrinti darbo sąlygas įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka. laiku ir viduje pilno dydžio mokėti darbo užmokesčio. Darbuotojas įsipareigoja asmeniškai atlikti tam tikrą darbo funkciją, laikytis vidaus darbo taisyklių taisyklių.

Kitos personalo dokumentų formos: sąrašas

Darbo instrukcijos. Darbo aprašymas- tai vietinis aktas, išleistas siekiant nustatyti darbuotojo vietą organizacijos struktūroje, jo pareigas, teises ir atsakomybę vykdant darbo veiklą.

Kiti personalo dokumentai. Papildomi dokumentai yra avanso ataskaita, atostogų grafikas (T-7), memorandumas, pažyma - apskaičiavimas (forma T-60 ir T-61), asmens kortelė (forma T-2), aiškinamasis raštas, personalas ( forma T -3) ir kiti dokumentai.

Naudodamiesi mūsų internetine paslauga galite užpildyti formas personalo dokumentus ir parsisiųsti paruošti pavyzdžiai Word arba PDF formatu.

Oficialūs dokumentai, sukurti teisinių ar asmenys, turi būti surašytas ir patvirtintas nustatyta tvarka.

Rengiant organizacinius ir administracinius dokumentus įprasta naudoti iš anksto paruoštą formą.

Dokumento forma, pagal GOST R 51141-98 apibrėžimą, yra „detalumo rinkinys, identifikuojantis oficialaus rašytinio dokumento autorių“. GOST R 51141-98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. M., 1998.-S. 2, 44 punktas.

Spaustuvėje galima spausdinti dokumentų formas, o naudojant asmeninį kompiuterį blanką galima įvesti į aparato atmintį ir automatiškai išvesti spausdinant dokumentą. Kad ir kaip būtų sudaryta forma, būtina atsižvelgti į tam tikrus GOST R 6.30-97 nustatytus reikalavimus blankų tipams, jų dizainui, apskaitai ir saugojimui, įskaitant formas su valstybės herbo atvaizdu. Rusijos Federacija, Rusijos Federacijos subjektų herbai.

Formos turi būti daromos ant balto popieriaus arba tinkamos kokybės šviesių spalvų popieriaus.

Projektuojant dokumentų blankus, blankuose naudojamų detalių išdėstymo zonų matmenys turi atitikti nurodytus pavyzdiniame rakte.

Nuolatinės detalės formoje taikomos pagal nustatytus dydžius ir detalių projektavimo taisykles, kai kurių kintamųjų detalių vietos, kurios turėtų būti viršutinėje (antraštės) formos dalyje, yra pažymėtos kampų forma arba linijos. Taip pat kampai žymi dokumento laukus ir formos apačioje taikomų detalių vietą.

Dokumentų blankai gali būti gaminami A4 ir A5 formatais, su kampiniais ir išilginiais detalių išdėstymo variantais. Rengiant formas tipografiškai ar kompiuterinėmis technikomis, detalės visada nubraižytos centruotai, darant rašomąja mašinėle - vėliavėlės būdu.

Organizacijai, struktūriniam padaliniui, pareigūnui nustatomi šie formų tipai: bendroji forma; firminis blankas; forma konkretus tipas dokumentas.

Įprasta forma naudojama rengiant bet kokio tipo dokumentus, išskyrus laišką.

Bendrojoje formoje, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, gali būti taikomi šie nuolatiniai rekvizitai:

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - Rusijos Federacijos subjekto emblema;

03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - organizacijos kodas;

06 - organizacijos pavadinimas; 12 - dokumento surašymo vieta.

Dėl kintamų detalių, ribojantys ženklai linijų pavidalu yra taikomi bendrajai formai - išsamiai:

09 - dokumento data;

10 - dokumento registracijos numeris (šiam rekvizitui iš anksto atspausdinamas ir ženklas „Nr.“).

Kampų pavidalu išskiriamos šių detalių vietos:

14 - adresatas (atributo pradžia ir pabaiga, kuri vienu metu nurodo dešinės paraštės kraštą);

17 - dokumento teksto pavadinimas;

18 - kontrolinis ženklas;

28 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

29 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

Tarp rekvizito 04 „Organizacijos kodas“ ir 09 „Dokumento data“ ir 10 „Dokumento registracijos numeris“ rekvizitų palikite vietą rekvizitui 08 „Dokumento rūšies pavadinimas“ pritaikyti (įspausti).

Kai į bendrąją formą įrašomas dokumento rūšies pavadinimas, pavyzdžiui, „įsakymas“, „aktas“, „protokolas“, ši forma tampa konkrečios dokumento rūšies forma - užsakymo blanku, akto blanku, protokolo forma ir pan. Taigi, konkretaus tipo forma Dokumentas iš tikrųjų yra tam tikra bendroji forma, nes rengiant organizacinę ir administracinę formą bendra forma be dokumento rūšies pavadinimo nenaudojama. dokumentus.

Rekvizitas 05 „Dokumento formos kodas“ spausdinamas ant blanko išduodant konkretaus tipo dokumentą, nes kiekviena dokumento rūšis (rūšis) turi savo kodą vieninga forma pagal OKUD.

Bendrosios formos ir konkrečios rūšies dokumento formos pavyzdžiai pateikti priede. 2-6.

Laiško forma naudojama surašant tik vienos rūšies dokumentą - tarnybinį raštą, todėl dokumento rūšies pavadinimo jame nurodyti nereikia. Firminiame blanke vietoj rekvizito 10 „Dokumento rūšies pavadinimas“ įrašomas rekvizitas 07 „Organizacijos informaciniai duomenys“, o vietoje 12 rekvizito „Dokumento surašymo vieta“ – 11 rekvizitas „Nuoroda į dokumento registracijos numeris ir data“ dedamas taip reikalingas susirašinėjimui.

07 rekvizite „Organizacijos informaciniai duomenys“ būtinai yra informacija apie surašymo vietą, todėl nereikia naudoti 12 rekvizito „Dokumento vieta“.

Taigi laiško forma nuo bendros skiriasi tik dviem detalėmis. Visos kitos detalės, kurioms bendroje formoje pažymėti kampų pavidalo ženklai, taip pat naudojamos laiško formoje ir surašomos pagal tas pačias taisykles. Firminiai blankai pateikiami priede. 7-10.

Organizacijos ar pareigūno struktūrinio padalinio forma suprojektuojama, jeigu padalinio vadovas ar pareigūnas turi teisę pasirašyti. Struktūrinio padalinio pavadinimas arba pareigybės pavadinimas rašomas formoje po rekvizito 06 „Organizacijos pavadinimas“.

Formų pavyzdžiai pareigūnai pateikta priede. 11, 12.

Organizacijų formos su Rusijos Federacijos valstybės herbo ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbo reprodukcija (antspaudų formos) yra spausdinimo gaminiai turi būti atsiskaityta.

Antspauduotus blankus gamina tik spaudos ir antspaudų graviravimo įmonės, turinčios atitinkamos rūšies veiklos licencijas ir pažymas apie techninių ir technologinių galimybių prieinamumą. kokybiškas apdirbimas nurodytas produkto tipas.

Norint spaustuvėje pasigaminti firminį blanką ar bet kokį kitą blanką, reikia 1:1 masteliu padaryti blanko maketą, ant kurio turi būti pritaikytos pastovios detalės, būtini kintamų detalių ženklai ir nurodyti detalių išdėstymo plotų matmenys. Būtina nurodyti popieriaus rūšį ir spalvą, parinkti reikiamus šriftus, nurodyti tiražą, susitarti dėl terminų ir pagaminimo kaštų. Formos makete turi būti nuoroda, kad organizacijos vadovas leidžia šį maketą spausdinti (dažniausiai rašomas žodis „leidžiu“). Taip pat ant maketo turi būti vadovo parašas ir organizacijos antspaudas.

Organizacijos firminiai blankai turi turėti serijos numerius, kurie tvirtinami spausdinimo būdu arba numeratoriumi. Kartais šių numerių serija pritvirtinama ant antspauduotų formų. Kiekvienas antspaudo tipas įrašomas į atskirą žurnalą (ar kitą registracijos ir apskaitos formą), o patys blankai saugomi saugiai užrakintose ir sandariose spintose. Jų sunaikinimas vyksta nustatyta tvarka, pagal aktą su žyma registracijos formoje.

Gamybos, saugojimo, apskaitos, išdavimo, antspauduotų (taip pat ir paprastų) blankų prieinamumo organizacijose organizavimas pavedamas padaliniui, atsakingam už biuro darbą. Bet kurios organizacijos biuro darbo instrukcijose turi būti skyrius, kuriame aprašoma organizacijos blankų gamybos ir naudojimo tvarka.

Bendrieji blankų su Rusijos Federacijos valstybės herbo reprodukcija, federaciją sudarančių subjektų herbai gamybos ir saugojimo reikalavimai pateikti skyriuje. 5 GOST R 6.30-97 „Vieningos dokumentacijos sistemos. vieninga sistema organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentacijai.

testo klausimai

1. Kokia yra dokumento forma pagal GOST R51141-98 apibrėžimą?

2. Kokie metodai gali būti naudojami ruošti tuščius dokumentus?

3. Koks yra dokumento blanko projektavimo pagrindas?

4. Kiek formų tipų nustato GOST R 6.30-97?

5. Kokių tipų dokumentams naudojama bendra forma?

6. Kokie nuolatiniai duomenys gali būti taikomi kiekvienam formos tipui?

7. Kokiais būdais blankuose galima pažymėti vietas kintamoms detalėms?

8. Kuo bendroji forma skiriasi nuo firminio blanko?

9. Kokie reikalavimai keliami gaminant blanką su Rusijos Federacijos valstybės herbo ar Rusijos Federacijos subjektų herbo atvaizdu?

10. Ką reikia pateikti spaustuvei blanko gamybai?

„Kas kiek yra“ - tokį blankų dizaino metodą naudoja daugelis Rusijos tarnautojų ir sekretorių. Tuo pačiu jie visiškai pamiršta, kad forma yra įmonės veidas. Įmonės reputacija priklauso nuo to, kaip rūpestingai elgėsi su jos kūrimu. Sužinokite, kaip rašyti oficialias formas.

Dokumento formoje pateikiamas rinkinys rekvizitų, pagal kuriuos nustatomas oficialaus rašytinio dokumento autorius. Jame yra tik nuolatinė informacija apie organizaciją – dokumento autorių, apibūdinanti jį kaip oficialaus rašytinio dokumento kūrėją.

Kodėl naudojame formas? Tuščias dokumentas – tai standartinio dydžio popieriaus lapas, kuriame yra įvairių techninėmis priemonėmis pateikta informacija. Tai suteikia informacijai oficialų pobūdį ir pagreitina dokumento kūrimo procesą.

Ant firminio blanko pagal valstybinį standartą sukurtas dokumentas yra aukštos kokybės išvaizda, lengvai suvokiama, paprasta naudoti, saugoti, perduoti bet kokiomis ryšio priemonėmis ir atlieka savo pagrindinę funkciją – informacijos išsaugojimą. Be to, formų naudojimas sumažina jo paruošimo darbo sąnaudas.

Kada naudoti formas

Visų pirma, reikia atsiminti, kad blankuose daromas tik pirmasis dokumento puslapis, o likę paskesni puslapiai – ant standartinių popieriaus lapų. Jei dokumentas turi būti siunčiamas keliais adresais, blankuose sukuriamas pirmasis raštvedybos lapas kiekvieno dokumento egzemplioriaus, kurį ketinama siųsti iš organizacijos.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai: raštai, pažymos, protokolai, įsakymai, instrukcijos, nuostatai, instrukcijos ir kt. turi būti sukurti ant dokumentų blankų.

Informacija ir informaciniai dokumentai: atmintinės, biuro užrašai, kuriami pasiūlymai, pareiškimai, pareiškimai ir pan., kurie yra vidiniai ir nesiunčiami kitoms organizacijoms. standartinis lapas popierius su visomis reikalingomis detalėmis.

Šių tipų dokumentus galite kurti elektronine forma formas ir išsaugokite jas savo kompiuteryje. Tai suvienodins vidinę informaciją ir informacinius dokumentus bei sumažins jų kūrimo laiką. Kai kurie organizaciniai ir teisiniai dokumentai(įstatai, steigimo sutartis) surašomi ant standartinių A4 formato popieriaus lapų su visais reikalingais duomenimis.

Formos sąvoka pilnai taikoma tik popieriniams dokumentams, tačiau, automatizuojant biuro darbą, praktikuojama kurti elektronines formas, kuriame yra elektroniniai blankų vaizdai, kurių naudojimas ar pildymas leidžia sukurti visaverčius dokumentus, atitinkančius šiuolaikinės taisyklės ir galiojančias popierines formas.

Formų maketų ruošimas yra raštvedybos funkcija. Į jos pareigas taip pat įeina formų teikimas struktūriniams padaliniams, teisingo blankų naudojimo stebėjimas, savalaikis jų pakeitimų (jei tokių organizacijoje yra) atlikimas.

Kaip užpildyti išsamią formos informaciją

Detalių vieta ant formų gali būti išilginė ir kampinė.

At išilginis išdėstymas detalės dedamos išilgai viršutinės lapo paraštės ir išlygiuotos pločio arba centre.

At kampinė vieta Išsami informacija yra kairėje viršutiniame kampe lapą ir yra sulygiuoti arba į kairę paraštę, arba į priskirtos srities centrą.

Kiekviena organizacija, rengdama formas, turi teisę pasirinkti detalių išdėstymą. Formos detalių kompozicija nepriklauso nuo jų vietos varianto ir išlieka nepakitusi.

Emblema organizacija (simbolinis grafinis vaizdas) turi būti įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose. AT Civilinis kodeksas RF 4 dalyje pateikiamas toks apibrėžimas: „Emblema yra vizualinio organizacijos identifikavimo priemonė. Jį gali sudaryti žodiniai, vaizdiniai, trimačiai ir kiti pavadinimai arba jų deriniai jūsų mėgstama spalva ar spalvų deriniu.

Kaip emblema gali būti naudojamas prekės ženklas (paslaugos ženklas) arba komercinis pavadinimas, kuris dedamas ant firminio blanko pagal steigimo dokumentai organizacijose. Prekės ženklas arba komercinis pavadinimas turi būti įregistruotas. Šiuo atveju teisė jais naudotis yra saugoma įstatymų, įskaitant oficialias formas.

Organizacijos emblema dedama ant formos arba viršutiniame lauke virš organizacijos pavadinimo, arba kairiajame lauke tame pačiame lygyje kaip organizacijos pavadinimas – dokumento autorius.

Svarbu atsiminti, kad tai NEGALIMA:

firminiame blanke pakeisti organizacijos pavadinimą jos emblema;
ant formų uždėkite herbo atvaizdą ir herbo atvaizdą vienu metu.

Organizacijos pavadinimas – dokumento autorius iš pradžių spausdinama visa, o toliau – sutrumpintai, tačiau griežtai laikantis steigiamųjų dokumentų, kurių pagrindu ši organizacija buvo suformuota ir veikia. Sutrumpintas pavadinimas yra skliausteliuose.

Organizacijos kodas yra pritvirtintas pagal Viešąjį pramonės asociacijų ir įmonių klasifikatorių (OKPO). OKPO kodas yra organizacijos elektroninio identifikavimo elementas.

Dokumento tipo kodasįvedamas į formą pagal Viešąjį valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD). OKUD kodas yra elektroninio dokumento identifikavimo elementas.

Rekvizitas pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN) juridinio asmens blanke pagal mokesčių administratoriaus išduotus dokumentus.

Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP) blanke tvirtinami taip pat pagal iš mokesčių institucijų gautus dokumentus.

Kiekviena organizacija, remdamasi valstybiniais standartais, atlieka darbą su dokumentais, atsižvelgdama į savo veiklos specifiką, dokumentacijos technologiją, administracinio aparato darbo sąlygas. Šie vidaus taisykles dokumentų tvarkymas atliekamas skelbiant vietinius teisės aktus (reglamentus, taisykles, instrukcijas). Tačiau organizacijos reikalavimai dokumentų įforminimui neturėtų prieštarauti nustatytiems valstybiniai standartai reikalavimus.

Pagrindinės blankų gamybos taisyklės

Kuriant dokumentų blankus ir juos gaminant toliau, reikia atsiminti, kad pagrindinius dokumentų blankų reikalavimus nustato GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

Kiekviena organizacija blankų gamybos būdą priima savarankiškai, tai yra, blankai gali būti spausdinami tipografiškai, operatyvinės spaudos ar kompiuterinėmis technologijomis tiesiogiai gaminant dokumentą. Išimtis yra formos su Rusijos Federacijos valstybės herbo reprodukcija, kurias turėtų gaminti tik spausdinimo ir antspaudų graviravimo įmonės, turinčios techninių ir technologinių pajėgumų sertifikatus tokio tipo gaminiams gaminti tinkamo kokybės lygiu.

Dažniausias formų kūrimo būdas yra tipografinis, tačiau formas galima pasidaryti naudojant internetines spausdinimo priemones arba atgaminti kompiuteriu. Formos šablonas, ant kurio spausdinamas dokumento tekstas, turi būti saugomas kompiuterio atmintyje. Blankų gamybai daugiausia naudojamas dviejų dydžių popierius: A4 (210 x 297 mm) ir A5 (210 x 148 mm). Kiekvienas dokumento lapas, surašytas tiek firminiame blanke, tiek standartiniame popieriaus lape, turi turėti ne mažesnes kaip 20 mm paraštes – kairėje, 10 – dešinėje, 20 – viršuje, 20 – apačioje.

Kaip parašyti laišką

Ant firminio blanko gali būti nurodyta ši informacija (informacija apie organizaciją):

informaciniai duomenys apie organizaciją (pašto adresas, telefonas / faksas, adresas El. paštas);
organizacijos kodas Visos Rusijos klasifikatoriusįstaigos, organizacijos ir įmonės (OKPO);
pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);
mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP);
dokumento formos kodas (OKUD);
dokumento registracijos numerio ir datos žyma;
pažymėkite dokumento numerį ir datą.

parsisiųsti

Atkreiptinas dėmesys, kad ant firminio blanko dokumento rūšies pavadinimas nerašomas, t.y. žodis „Laiškas“ arba „Verslo laiškas“.

Formoje yra žymos dviem numeriams ir dviem datoms tvirtinti: viename ženkle nurodoma dokumento (raidės) data ir registracijos numeris, o kitame – nuoroda į gauto (gaunamo) dokumento datą ir numerį.

Formų rūšys ir jų dizaino ypatybės

Yra keletas formų tipų, kurių kiekviena turi savo registracijos taisykles.

parsisiųsti
parsisiųsti
parsisiųsti
parsisiųsti

Organizacijos vidaus dokumentų registravimui naudojama bendroji forma. Tokioje formoje nėra dokumento tipo pavadinimo, o daugelio tipų dokumentams jis yra tuščias laukas. Bendroje organizacijos formoje gali būti tokia informacija:

įmonės logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);
organizacijos pavadinimas (dokumento autorius);
žyma dokumento datai ir numeriui užrašyti;
dokumento sudarymo ar sukūrimo vieta (geografinis taškas).

Dokumento tipo forma nuo bendrosios skiriasi tuo, kad pridedamas dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nurodymas, protokolas, aktas ir kt.). Patartina organizacijoje kurti dokumentų tipų formas, kai dideliais kiekiais skirtingi tipai dokumentus.

Forma dviem kalbomis

Forma dviem kalbomis naudojama Rusijos Federaciją sudarančių subjektų organizacijose. Formos detalės kartu su rusų kalba spausdinamos ir valstybine kalba. Organizacijos pavadinimas yra valstybine kalba Rusijos Federacijos subjektas yra žemiau arba į dešinę nuo vardo rusų kalba.

Organizacijos pavadinimas yra užsienio kalba nurodyta formoje, jei tai numatyta organizacijos įstatuose arba reglamente. Šiuo atveju jis dedamas po pavadinimu rusų kalba. Jei organizacija susirašinėja su užsienio korespondentais, tokiu atveju forma sukuriama dviem kalbomis. Visos detalės kartojamos dviem kalbomis, neiškraipant organizacijos pavadinimo, organizacinės ir teisinės formos, adreso ir informacinių duomenų.

Didelėse organizacijose, be firminių blankų, organizacijos kuria blankus struktūriniams padaliniams. Tokios formos skiriasi tik tuo, kad jose po organizacijos pavadinimu yra nurodytas struktūrinio padalinio pavadinimas – dokumento autorius. Struktūrinis padalinys gali turėti blanką ir šiame struktūriniame padalinyje dažnai naudojamų dokumentų rūšių formas (struktūrinio padalinio vadovo įsakymas, protokolas ir kt.).

Pareigūnų formos kuriamos organizacijos vadovams, dideliems struktūriniams padaliniams, turintiems teisę pasirašyti dokumentus. Organizacijos vadovo pareigų pavadinimas patalpinamas po organizacijos pavadinimu – dokumento autorius. Struktūrinių padalinių vadovų firminiuose blankuose kartu su struktūrinio padalinio pavadinimu rašomas pareigybės pavadinimas.