Apskaitos personalo skyrius. Personalo administravimas nuo A iki Z

Livena S.V. / "Žmogiškųjų išteklių paketas" kadrovik-praktik.ru
Jums buvo nurodyta nuo nulio įkurti personalo verslą. Ir jūs turite mažai patirties šioje srityje. Galbūt esate pradedantysis personalo pareigūnas, ar apskritai buhalteris ar biuro vadovas, „pakabintas“ su personalu, arba pradedantysis verslininkas. Tada mūsų vadovas jums tikrai padės. Jis yra paprastas ir prieinamas, ypač pradedantiesiems personalo verslo srityje.

Taigi, jums buvo paskirti darbuotojai. Nuo ko pradėti?

1. Apsikraukime reikalingų įstatymų, specialios literatūros ir programų. Viso to jums prireiks jūsų darbe.
Aptarkite su vadovybe programos, kurioje būtų saugomi personalo įrašai, įsigijimo klausimą. Tokių programų yra daug, o daugelis specializuotų yra labai, labai patogios. Kai kurie apeina 1C funkcijas. Tačiau dauguma įmonių tvarko personalo įrašus pagal 1C tradiciją. Faktas yra tas, kad bet kuriame mieste yra daugybė 1C palaikymo specialistų, tačiau ne visur rasite specialistų, palaikančių kitas programas.

2. Iš vadovybės paimame organizacijos steigimo dokumentų kopijas ir atidžiai jas išstudijame. Visi personalo skyriaus dokumentai turi atitikti įmonės steigimo dokumentus ir jokiu būdu jiems neprieštarauti. Chartijoje perskaitykite direktoriaus priėmimo (surašysite) ir jo atlyginimo nustatymo tvarką, laikotarpį, kuriam su juo galite sudaryti darbo sutartį, kai kurie bruožai gali būti numatyti chartijoje. Kartais Chartija numato pagrindinių vadovų samdymo ir jiems atlyginimo sistemų nustatymo tvarką (pavyzdžiui, iš anksto pritarus visuotiniam steigėjų susirinkimui), netgi etatų lentelės tvirtinimo tvarką.
________________________________________

3. Mes nustatome sąrašą dokumentų, kurie turi būti personalo darbo srityje ir kuriuos sudarysime. Tokių dokumentų sąrašas yra čia - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
Aišku, kad įstatymų reikalaujamus dokumentus surašysite bet kuriuo atveju. Pasitarkite su vadovybe, kuriuos iš neprivalomų dokumentų įmonei surašysite. Taip pat iš anksto su direktoriumi galite pasiaiškinti, kokias specialias sąlygas jis nori matyti Vidaus darbo nuostatuose, kituose vietiniuose teisės aktuose, darbo sutarčių formose.

Reikalingi dokumentai:

Steigiamieji dokumentai
- Darbo sutartys
- Personalo stalas (forma T-3) *
- Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (forma T-13)* arba Darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokestis (forma T-12)*
- Vidaus darbo taisyklės
- Darbuotojų asmens duomenų apsaugos dokumentas (reglamentas)
- Atostogų grafikas (forma T-7) *
- Asmeninės kortelės (forma T-2)*
- Užsakymai. Pavyzdžiui, dėl darbuotojo priėmimo (forma T-1) *, dėl darbuotojų priėmimo (forma T-1a) *, dėl atostogų suteikimo (forma T-6) *, dėl atostogų suteikimo (forma T-6a), dėl darbuotojo skatinimo (forma T-11)*, dėl darbuotojų skatinimo (forma T-11a)*, dėl darbuotojo komandiruotės (forma T-9)*, dėl komandiruotės. darbuotojų (forma T-9a)*, dėl darbuotojo perkėlimo (forma T-5)*, dėl darbuotojų perkėlimo (forma T-5a)*, dėl darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo (forma T) -8)*, dėl darbo sutarčių su darbuotojais nutraukimo (forma T-8a), dėl drausminės nuobaudos taikymo, dėl drausminės nuobaudos panaikinimo, dėl derinimo , dėl pavadavimo, dėl nušalinimo, dėl nušalinimo nutraukimo , dėl atostogų atidėjimo, atšaukimo iš atostogų, dėl darbuotojų mažinimo ir kt.
- Įsakymų pagrindai (atmintinės, pareiškimai, aktai, darbo sutartys, aiškinamieji raštai)
- Žurnalai (knygos) kelionės pažymėjimų registravimui, labai pageidautina - užsakymai, darbo sutartys.
- Darbo knygelių ir intarpų į jas judėjimo apskaitos knyga. Pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelių blankų ir jų intarpų apskaitai
- Darbo knygelės
- Visi išrašai, pažymos-paskaičiavimai ir kiti dokumentai, susiję su darbo užmokesčio apskaičiavimu ir mokėjimu, atostogų išmoka, kompensacija už nepanaudotas atostogas, „atsiskaitymas“ atleidžiant iš darbo, patvirtinta darbo užmokesčio žiniaraščio forma.

Dokumentai, kurie tam tikromis aplinkybėmis tampa privalomi:
- Kolektyvinė sutartis yra privaloma, jei bent viena iš šalių (darbuotojai ar darbdavys) pasireiškė iniciatyva ją sudaryti.
- Darbo apmokėjimo ir priemokų reglamentavimas yra privalomas, jei kuri nors iš darbo apmokėjimo ir priemokų sąlygų, kurios taikomos darbdaviui, nėra reglamentuota jokiame kitame dokumente, pavyzdžiui, nei darbo sutartyje, nei darbuotojų sąraše.
- Pareigybės aprašymai – privalomi, jei visos darbuotojų darbo pareigos nėra reglamentuotos darbo sutartyse.
- Atestavimo nuostatai ir kartu pateikiami atestavimo dokumentai – privalomi, jei darbdavys vykdo darbuotojų atestaciją.
- Jei yra pamaininis darbas, būtinas pamainų grafikas.
- Komercinių paslapčių nuostatai – privalomi, jei darbo sutartyje nurodyta, kad darbuotojas privalo saugoti komercines paslaptis.
- Nepilnamečių darbuotojų, neįgalių darbuotojų, nėščių darbuotojų, moterų su vaikais iki trejų metų, vienišų motinų sąrašai; asmenys, slaugantys neįgalius vaikus ir neįgalius nuo vaikystės, darbuotojai, dirbantys kenksmingomis ir (ar) pavojingomis darbo sąlygomis dirbančius darbuotojus - jeigu kolektyve yra nepilnamečių darbuotojų, darbuotojos su negalia, nėščiosios, moterys su vaikais iki trejų metų, vienišos motinos, asmenys, nuo vaikystės slaugantys neįgalius ir neįgalius vaikus, darbuotojai, dirbantys kenksmingas ir (ar) pavojingas darbo sąlygas
________________________________________

4. Mes išsiaiškiname režisierių
Patikrinkite, ar direktorius (generalinis direktorius) tinkamai registruotas. Jei ne, tada pirmiausia sudarome direktorių. Jis yra pirmasis darbuotojas! Iš dokumentų turėtų būti aišku, nuo kurios datos dirba direktorius. Žingsnis po žingsnio kreipimosi į direktoriaus darbą procedūra yra „Personalo pareigūno pakete“, ten taip pat yra reikiamų dokumentų pavyzdžiai. Taip pat Pakete rasite seminarą „Darbo santykių su samdomu direktoriumi sutvarkymas“ bei daug konsultacijų šia tema atitinkamoje konsultacijų skiltyje.
________________________________________

5. Sudarome personalo lentelę, Vidaus darbo taisyklės, kiti vietiniai reglamentai (žr. lentelę iš 3 pastraipos).
Tikrai įmonėje dar nėra personalo lentelės ir vidaus darbo reglamentų bei kitų vietinių taisyklių. Mes juos komponuojame. Visi šie dokumentai yra derinami su direktoriumi. Atsižvelgiame į direktorės pastabas, pageidavimus, tikriname, ar jie neprieštarauja įstatymams. Direktorius tvirtina paruoštas įvardintų dokumentų versijas.
Atkreipkite dėmesį, kad personalo lentelė turi vieningą formą, o ne savavališką. Šią personalo paieškos formą galite atsisiųsti čia -. Jei kyla sunkumų dėl personalo komplektavimo, tada „Personalo pareigūno pakete“ peržiūrėkite personalo lentelės pildymo pavyzdžius, nuoseklią personalo lentelės rengimo ir tvirtinimo tvarką, teminį seminarą ir atitinkamą skyrių. konsultacijų dėl personalo stalo. Taip pat Pakete galite rasti įvairių vietinių reglamentų pavyzdžius, žingsnis po žingsnio jų priėmimo procedūras, konsultacijas, rengimo patarimus ir kt.
________________________________________

6. Parengiame standartinę darbo sutarties formą, kuri bus sudaroma su darbuotojais. Į jį įtraukiame visas įmonei naudingas ir reikalingas sąlygas. „Personalo pareigūno pakete“ yra geri darbo sutarties šablonai ir knyga „Įdarbinimas: darbo santykių registravimas darbdavio naudai“. Šios knygos 2 ir 3 dalyse naudinga ir prieinama papasakoti, kaip sudaryti teisėtą, bet kartu pelningą darbo sutartį.
________________________________________

7. Rengiame kitus dokumentus, kurių ateityje reikės atlikti personalo darbus: buhalterinės apskaitos knygos, registracijos žurnalai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, užsakymų blankai, atsakomybės sutartis ir kt. „Personalo pareigūno paketo“ skiltyje „Dokumentų pavyzdžiai“ galite paimti šių dokumentų formas, prireikus atsispausdinti, susipažinti su jų užpildymo pavyzdžiai, konsultacijos dizaino ir knygų klausimais, seminarai šia tema. Jei neturite paketo, kai kuriuos dokumentus galite atsisiųsti čia - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Su vadovybe sprendžiame klausimą, kas ves darbo knygas. Kadangi darbuotojai dar nepasamdyti, direktorė pirmiausia turės vesti darbo knygas. Išduodame įsakymą direktoriui prisiimti atsakomybę už darbo knygelių priežiūrą, saugojimą, apskaitą ir išdavimą. Formą ir užsakymo pavyzdį galima paimti skiltyje „Dokumentų pavyzdžiai“ esančioje „Personalo pareigūno pakuotėje“. Vėliau direktorius šiuos įgaliojimus gali perduoti priimtam personalo pareigūnui, taip pat įsakymu.
________________________________________

9. Organizuojame darbuotojų darbą.Šiame etape surašysite daugybę dokumentų: darbo sutarčių, įsakymų dėl darbo, asmens kortelių, darbo knygelių, darbo knygelių judėjimo apskaitos knygelę ir kt.
________________________________________

Tada darbuotojai pradės dirbti, o personalo darbuotojui prasidės kasdienio darbo etapas, reikės vesti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, sudaryti atostogų grafiką, derinti atostogas, taikyti paskatinimus ir nuobaudas, komandiruotes, derinimus, atleidimus iš darbo. ir daug daugiau ...

Taip pat skaitykite

• paklusnūs vyrai

  "Dauguma mano darbuotojų yra vyrai. Jie su manimi elgiasi skirtingai. Vieni flirtuoja, kiti bendrauja grynai dalykiškai. Aš esu direktorius, turiu juos vadovauti. Kartais pasiklystu, nežinodamas, ką ir kaip daryti. elkis, bet jokiu būdu neturėčiau rodyti savo nesaugumo. Elena, Pskovas ""

Šio skyriaus straipsniai

• Kaip organizuoti kandidatų į mikroįmones patikrą be užsakomųjų paslaugų?

  Mikroverslo efektyvumas tiesiogiai susijęs su aukšta darbuotojų darbo motyvacija. Todėl labai svarbu tinkamai pasirinkti ir atrinkti kandidatus. Mes jums pasakysime, kaip išspręsti šią problemą patiems, nesikreipiant į personalo specialistus.

• Ką reikia žinoti samdant paauglius?

  Dabartinis jaunimas dažnai pradeda dirbti mokykliniame amžiuje, norėdamas tapti savarankišku. Jie atlieka stažuotes, mokymus ir tada įsidarbina. Ką svarbu žinoti karjeros pradžioje ir į kokias rizikas turėtų atsižvelgti darbdaviai?
  Paauglių įdarbinimas yra kupinas daug sunkumų. Darbo teisė nustato aiškius reikalavimus, kurių darbdavys privalo laikytis, tačiau dažnai į juos nepaisoma.

• Neblaivaus darbuotojo pasirodymas darbe turi būti teisingai įrodytas

  Ateiti į darbą neblaiviam – iš pažiūros akivaizdi situacija, nereikalaujanti papildomų įrodymų. Laimei, tokių istorijų pasitaiko retai, bet galbūt todėl ne visi personalo specialistai tiksliai žino, kaip teisingai elgtis. Pavyzdžiui, ar galima pasinaudoti alkotesteriu ir leisti darbuotojui įeiti į įmonę?

• Išskaitos pagal vykdomąjį dokumentą

  Gavę darbuotojo vykdomąjį raštą, turite atsiminti, kokių rūšių pajamos negali būti apmokestinamos, atsižvelgti į didžiausią galimą išskaitos procentą iš vykdomojo dokumento ir kelių vykdomųjų raštų grąžinimo seką. …

• Geolokacija – siekiant apsaugoti darbdavių interesus?

  Kaip efektyviai prižiūrėti regiono darbuotojus? Klausimas nėra tuščias: jie nėra nuolat prižiūrimi, tačiau jie yra atsakingi už svarbią verslo dalį. Tai turi įtakos darbo santykiams. Reikia pasitikėti žmogumi ir visada žinoti, kaip jis dirba. Deja, veiksmų laisvė dažnai veda į neatsakingumą ir konfliktus su teismais.

• Faksimilė apie darbo sutartis ir sujungimo sutartis

  Faksimilė – tai klišė, tiksli rankraščio, dokumento, parašo atgaminimas fotografuojant ir spausdinant. Išsiaiškinkime, ar darbo sutartyse ir susitarimuose dėl papildomų darbų leidžiama naudoti faksimilę, o ne ranka rašytą parašą.

• socialinio mokesčio atskaita

  Socialinio mokesčio lengvata už gydymą ir mokymą darbuotojui gali būti suteikta tam tikromis sąlygomis. Apsvarstykite socialinio mokesčio lengvatos suteikimo ypatybes.

• Kai kuriais atvejais profesiniai standartai taps privalomi

  Dėl 2016 m. liepos 1 d. įsigaliojusių Darbo kodekso pakeitimų (2015 m. gegužės 2 d. federalinis įstatymas Nr. 122-FZ (toliau – Įstatymas Nr. 122-FZ)) Rusijos darbo ministerija parengė atsakymus į standartinius programos klausimus ...

• Individualaus verslininko, darbuotojo, steigėjo mirtis

  Ar mokesčiai gali būti paveldimi? Kas padarys įrašą mirusio individualaus verslininko darbuotojų darbo knygelėse? Ar sukauptos išmokos po darbuotojo mirties yra apmokestinamos įmokomis ir pajamų mokesčiu? Kokia tvarka taikoma LLC direktoriaus ar jos steigėjo mirties atveju? Atsakymus skaitykite straipsnyje.

• Darbdavio bankrotas dėl darbo užmokesčio įsiskolinimo

  Darbuotojai darbo užmokesčio nemokėjimo atvejais turi teisę kreiptis į teismą dėl darbdavio bankroto paskelbimo. Išsiaiškiname, kada darbdavys gali bankrutuoti dėl darbo užmokesčio įsiskolinimo ir ką darbuotojai turi daryti, kad būtų pradėta bankroto procedūra.

• Įmonės vietiniai reglamentai – kaip išvengti atsakomybės atliekant patikrinimus

  Kai kurių vietinių taisyklių nebuvimą darbo inspekcijos inspektoriai gali laikyti darbo teisės aktų pažeidimu. Straipsnyje mes jums pasakysime, kaip išvengti tokių pasekmių.

• Pozicijos keitimas ir vidinis derinimas

  „Vaidybos“ sąvoka. arba „veikiantys“ pagal galiojančius teisės aktus nėra nustatyti. Todėl darbdavys, norėdamas išvengti ginčų su darbuotojais, turi žinoti, kaip tinkamai užimti pareigybes ir kokia yra apmokėjimo už tai tvarka.

• Įmonės vietinės taisyklės

  Metų pabaiga – laikas po ketvirčio ataskaitų pateikimo neskubant pradėti ruoštis ateinantiems metams: apgalvoti personalo lentelę, parengti kitų metų atostogų grafiką. Taip pat, jei reikia, pakeiskite kitus vietinius teisės aktus.

• Laisvos darbo vietos darbuotojų mažinimui

  Įstatymų leidėjas nustatė darbdavio pareigą mažinant etatą pasiūlyti darbuotojui laisvas darbo vietas. Šios pareigos turi būti nemokamos, atitikti darbuotojo kvalifikaciją, taip pat gali būti ir mažiau apmokamos arba mažesnės. Be to, laisva darbo vieta turi būti toje pačioje vietovėje. …

• Keičiame darbuotojo asmens duomenis

  Darbuotojų asmens (asmens) duomenys daugiausia yra personalo ir apskaitos dokumentuose. Keičiant juos svarbu laikytis veiksmų sekos.

• Kada ir kaip atlikti personalo auditą

  Būtina vesti personalo apskaitą griežtai laikantis įstatymo raidės, nes šiais dokumentais naudojasi ne tik personalo skyrius, bet ir darbo užmokesčio apskaita. Juos gali patikrinti darbo inspekcija ir mokesčių, darbuotojams gali prireikti išrašų, pažymų.

• Personalo auditas. Kokius dokumentus turi turėti jūsų įmonė?

  Personalo dokumentų tvarkymo auditas yra vienas iš svarbiausių visos personalo valdymo sistemos ir organizacijos žmogiškųjų išteklių efektyvumo vertinimo procedūros komponentų arba nepriklausomos procedūros, kaip priemonių, mažinančių įmonės fiskalinę ir reputacinę riziką, dalis, įskaitant sprendžiant darbo ginčus teisme.

• Personalo administravimo organizavimas nuo nulio

  Personalo apskaitos tvarkymo poreikis nėra tokia egzotiška, nelengva užduotis pradedantiesiems personalo pareigūnams, privatiems verslininkams ir buhalteriams, kurių pareigos apėmė personalo valdymą. Tačiau visą procesą galima apibūdinti kaip paprastą nuoseklų veiksmų vadovą.

• Darbas nėštumo ir gimdymo atostogų metu: analizuojame galimas situacijas

  Dažnai jauna mama, būdama vaiko priežiūros atostogų, dirba ne visą darbo dieną arba namuose.
  Dalis mamų pavyksta dirbti pagal nustatyta tvarka išduotą nedarbingumo pažymėjimą nėštumo ir gimdymo atostogų metu, ko tiesiogiai nenumato įstatymai. Praktiškai tokios situacijos dokumentavimas personalo pareigūnams kelia daug klausimų.

• Kaip iš išorės dirbančią ne visą darbo dieną padaryti pagrindiniu darbuotoju

  Ne visą darbo dieną dirbančio darbuotojo perėjimas į pagrindines pareigas toje pačioje įmonėje gali būti įformintas atleidžiant iš darbo arba sudarant papildomą susitarimą prie darbo sutarties. Darbo knygos pildymas priklauso nuo to, kada ir kas padarė įrašus apie ne visą darbo dieną dirbančio darbuotojo įdarbinimą ir jo atleidimą.

• Dokumentai, kuriuos turi pateikti darbuotojas

  Remiantis V. Vereščakos redaguoto žinyno „Atlyginimas ir kiti mokėjimai darbuotojams“ medžiaga Prieš sudarydamas su darbuotoju darbo sutartį, jis turi pateikti nemažai dokumentų. Jie išvardyti Darbo kodekso 65 straipsnyje...

• Nuostatai dėl darbo užmokesčio

  Pagrindinis šios nuostatos tikslas – nustatyti visų kategorijų įmonės darbuotojų darbo apmokėjimo tvarką.

• Darbuotojo pareigų pavadinimo keitimas

  Jei darbdavys nusprendžia pakeisti pareigybės pavadinimą, jis privalo apie tai pranešti jose dirbančiam darbuotojui. Tolimesni darbo sutarties šalių veiksmai priklauso nuo darbuotojo sutikimo pakeisti pareigybės pavadinimą.

• Netarifinės darbo apmokėjimo sistemos taikymas. Darbo užmokesčio apskaičiavimo ypatybės

  Ši sistema numato bendro įmonės (ar jos padalinio) darbo užmokesčio fondo paskirstymą atitinkamiems darbuotojams. Tuo pačiu metu bendras fondas priklauso nuo įmonės (padalinio) rezultatų per tam tikrą laikotarpį (pavyzdžiui, mėnesį). Iš esmės konkretaus darbuotojo atlyginimas yra jo dalis visos komandos darbo užmokesčio sąraše. Darbo užmokestis paskirstomas darbuotojams pagal tam tikrus koeficientus (pavyzdžiui, dalyvavimo darbe). Ir jų gali būti keletas.

• Darbo užmokesčio skaičiavimas taikant vienetinio darbo užmokesčio sistemą
• Į darbą priimame vairuotoją

  Sudarant darbo sutartį su vairuotoju, būtina atsižvelgti į daugybę niuansų, susijusių su šia pareigybe. Vieni jų turi būti išrašyti darbo sutartyje, kitiems užtenka pateikti nuorodą.

• Pakeitimai ir pataisymai darbo knygelėje

  Straipsnis publikuotas bendradarbiaujant žurnalui „Aktuali apskaita“ ir HRMaximum. Darbuotojo darbo knygelė yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis darbo stažą ir suteikiantis garantijas pensijai gauti. Štai kodėl būtina teisingai sudaryti darbo knygas, ...

• Dokumentų saugojimas. Pirminių apskaitos dokumentų saugojimo, sunaikinimo ir utilizavimo sąlygos

  Buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos dokumentų, personalo dokumentų saugojimo tvarka ir terminai

• Užsakymai: forma, numeracija, taisymai

  Autorius daugiausia dėmesio skiria medžiagoje įsakymų išdavimo niuansams, jų keitimui ir kt. Kadangi dėl kai kurių klaidų įsakymas gali prarasti teisinę galią, jos negali būti laikomos smulkmenomis.

• Kokia tvarka dokumentų kopijos teikiamos buvusiems organizacijos darbuotojams?

  Pagal Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisykles, patvirtintas. Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003-04-16 dekretu N 225 (su 2008-05-19 pakeitimais, toliau – Taisyklės), darbo knygelė darbuotojui išduodama tik atleidžiant iš darbo, tačiau yra kartus, kai darbuotojas...

• Kas yra darbuotojų sąraše... Žmogiškųjų išteklių direktorius, Žmogiškųjų išteklių vadovas, Personalo skyriaus vadovas?

  Kaip apibrėžti personalo direktoriaus funkcijas ir įgaliojimus bei atskirti jo pareigas nuo kitų personalo darbuotojų pareigų, autorius pasakoja personalo pareigūnų klausimų pagrindu parengtoje medžiagoje.

• Darbo grafikų skaičiavimas (Microsoft Excel pagrindu sukurta programa)
• Kaip susegti dokumentus

  Straipsnyje pasakojama apie visus dokumentų mirksinčių taisyklių niuansus. Skaitytojai susipažins, kaip teisingai numeruoti, surašyti inventorizaciją, perduoti personalo dokumentus į archyvą

• Kaip registruoti darbuotojo neatvykimą, jei jis atlieka valstybines pareigas?

  Įsivaizduokite situaciją: organizacijos darbuotojas yra siauro profilio specialistas ir kaip ekspertas įtraukiamas į tyrimo procesą. Arba: rezerve esantis už karinę tarnybą atsakingas asmuo šaukiamas į karinius mokymus. O gal vienas iš jūsų pavaldinių turi dalyvauti teisme kaip prisiekusysis. Apie ką visi šie atvejai kalba? Tai, kad darbuotojas turi būti atleistas iš darbo valstybinių pareigų vykdymo laikui ir jo neatvykimas, turi būti įforminamas specialiu būdu.

• Darbuotojų, dirbančių pas darbdavius-fizinius asmenis, darbo reguliavimo ypatumai

  Nemažai funkcijų turi darbo darbdaviams – asmenims. Iš esmės visi darbdaviai – fiziniai asmenys skirstomi į dvi grupes: individualius verslininkus ir asmenis, kurie nėra individualūs verslininkai. Pirmieji darbuotojai naudojasi verslumo veiklai ...

• Kokie personalo dokumentai turi būti įmonėje

  Atsakingas pareigūnas turi žinoti, kurie dokumentai įmonei yra privalomi, kurie tokiais tampa tik esant tam tikroms sąlygoms, o kokių popierių galima praleisti, nes jie yra patariamojo pobūdžio. Tai leis gerai pasiruošti susitikimui su...

• Darbuotojo teisės parduodant įmonę skolininkę

  Federaliniame įstatyme „Dėl nemokumo (bankroto)“ nėra normų, užtikrinančių darbuotojų darbo teisių apsaugą parduodant skolininkę įmonę. Šiuo atveju susiklosčiusių darbo santykių specifika reikalauja ypatingos analizės.

• Darbo patvirtinimas

  Skaičiuojant darbo stažą, į jį įeinantys darbo ar kitos veiklos laikotarpiai, vykę iki piliečio įregistravimo apdraustuoju pagal 1996 m. balandžio 1 d. federalinį įstatymą „Dėl individualios (asmeninės) apskaitos“. ...

• Laikinas perkėlimas į kitą darbą

  2009 metų žurnalo „Biudžetinės įstaigos personalo skyrius“ N 8 rašėme apie darbuotojo nuolatinį perkėlimą į kitą darbą pas tą patį darbdavį, kuriame neplanuojama grįžti į ankstesnes pareigas. Be to, įstatymas numato galimybę laikinai perkelti. Kuo jis skiriasi nuo nuolatinio, kokiais atvejais ir kokia tvarka jis gaminamas, mes pasakysime šiame straipsnyje.

• Kaip pasiruošti darbo inspekcijos atvykimui?

  Valstybinės darbo inspekcijos organizavimo tikrinimas dažnai stebina vadovybę. Ypač atsižvelgiant į tai, kad pagal įstatymus darbo inspektorius turi teisę apsilankyti organizacijoje bet kuriuo paros metu ir be įspėjimo. Pagal audito rezultatus atsakomybėn gali būti traukiamas ne tik organizacijos vadovas ar jo pavaduotojas, bet ir personalo tarnybos vadovas, taip pat vyriausiasis buhalteris.

• Pranešimas darbuotojui: kaip ir kokiais atvejais siųsti

  Dažnai personalo pareigūnų darbe naudojamas toks dokumentas kaip pranešimas. Šio dokumento pagalba darbdavys praneša darbuotojams apie teisiškai reikšmingus dalykus. Pavyzdžiui, apie etatų mažinimą. Nėra vienos pranešimo formos. Kiekvienu atveju kuriama skirtinga versija. Papasakosime, kaip surašyti pranešimą apie įmonės reorganizavimą ir filialo likvidavimą. Kaip pranešti darbuotojams apie darbo sutarties sąlygų pasikeitimus. Kaip pranešti darbuotojui apie būtinybę atvykti į darbo knygą.

• Apsilankymas darbo inspekcijoje

  Bet kuris darbdavys turėtų būti pasiruošęs, kad anksčiau ar vėliau darbo inspekcija jį aplankys. Deja, esant dabartinei situacijai, kuriai būdingas didžiulis darbuotojų mažinimas, netikėtas vizitas gali įvykti bet kada. Pakalbėkime apie tai, dėl kokių priežasčių gali atvykti inspektorius, kokie jo įgaliojimai ir kokie yra darbdavio veiksmai atliekant kontrolės priemones.

• Laisvai samdomas darbuotojas: „Pavojingos“ akimirkos darbdaviui ir darbuotojui

  SSRS laikais „laisvai samdomi darbuotojai“ reiškė piliečius, kurie dirbo organizacijoje ir nebuvo jos darbuotojai. Tobulėjant Rusijos Federacijos teisės aktams, pasikeitė „laisvai samdomo darbuotojo“ samprata ir statusas. Kai kurių organizacijų vadovų mąstymas išliko SSRS „freelancerių“ darbo teisinio reguliavimo lygmenyje. Darbdavys ne visada galvoja apie tokių santykių pasekmes.

  Ar įmanoma teisinėmis priemonėmis atsikratyti gudraus „balsavimo biuletenio“? Gali. Svarbiausia tai atpažinti.

• Ką daryti su dokumentais organizacijos likvidavimo metu

  Akcinių bendrovių dokumentų saugumo užtikrinimo likvidavimo metu klausimai atsispindi Federalinės vertybinių popierių rinkos komisijos nutarime. Pacituosime mums svarbiausius fragmentus.

• Biuro darbas personalo skyriuje

  Rusijos teisingumo akademijos Darbo teisės katedros profesorės Andreevos Valentinos Ivanovnos atsakymai į klausimus apie personalo tarnybos veiklos dokumentaciją ir atostogų grafiką organizacijoje.

• Dažnos klaidingos nuomonės

  Dažniausios klaidingos nuomonės apie darbo santykius

Visų personalo operacijų organizacijoje dokumentavimas reikalauja tam tikrų žinių ir įgūdžių.

Biuro darbą įmonėje reglamentuoja savarankiškai parengta ir direktoriaus patvirtinta instrukcija. Tai vidaus norminis aktas ir yra privalomas visiems ūkio subjekto darbuotojams. Jį kuria ir prižiūri Žmogiškųjų išteklių departamentas.

Teisės aktai reikalauja parengti daug dokumentų, kuriuose fiksuojami visi darbuotojo darbo santykių su darbdaviu aspektai.

Patyrę ir pradedantys personalo pareigūnai turėtų tobulinti savo įgūdžius. Jiems padėti buvo sukurtos interneto svetainės, kuriose pristatomi teoriniai personalo dokumentų tvarkymo kursai.

Personalo dokumentai atspindi darbuotojų veiklą, patvirtina darbuotojų darbo stažą, kuris vaidina itin svarbų vaidmenį skaičiuojant pensijas. Vadovybė yra atsakinga už įmonės dokumentinį fondą.

Pagrindinės valdymo detalės popieriuje

Kompetentingai organizuoti personalo apskaitą reikia išmanyti norminę bazę, sekti jos pokyčius ir orientuotis į naudojamas dokumentų formas.

Kokiu tikslu yra

Personalo apskaitos tvarkymo tvarką reglamentuoja įstatymas. Didelėse įmonėse, kuriose dirba daug darbuotojų, paprastai formuojama personalo tarnyba. Jos darbuotojai parengia atitinkamus dokumentus pagal Rusijos Federacijos norminės bazės reikalavimus.

Dokumentai gali būti vieningos formos arba parengti įmonėje ir patvirtinti vietos aktais.

Personalo apskaitos tvarkymas – tai veikla, skirta dokumentų, susijusių su personalo apskaita, darbo valandomis, darbo užmokesčio apskaičiavimu, rengimui ir tvarkymui.

Personalo klausimai apima šiuos dalykus:

• darbo registracija;
• vidinis darbuotojų judėjimas;
• atleidimas iš darbo;
• vadovo ir darbuotojų santykių reguliavimas;
• darbo proceso organizavimas;
• kiti.

Tinkamas personalo apskaitos organizavimas padeda išspręsti daugybę problemų.

Pagrindiniai jo tikslai pateikti lentelėje:

Personalo darbo kryptis	Vykdomos užduotys
Apskaita ir kontrolė	darbuotojų priėmimas, apskaita, atleidimas.
Planavimas ir reguliavimas	darbuotojų atranka, perkėlimas, pritaikymas.
Ataskaitų teikimas ir analitinė	darbuotojų tyrimas, jų darbo įvertinimas; analitinis darbas; ataskaitos rengimas.
Koordinavimas ir informavimas	personalo mokymas, švietimas, perkvalifikavimas; darbuotojų priėmimas tarnybiniais ir asmeniniais klausimais; raštiškų darbuotojų kreipimųsi tvarkymas; archyvinė ir informacinė veikla.
Organizacinis ir metodinis	darbuotojų darbo dokumentavimas; darbas su padalinių personalu; personalo planavimas ir valdymas.
Dokumentinis filmas	asmeninių bylų, darbo knygų tvarkymas; įsakymų, dokumentų surašymas personalizuotai apskaitai; nedarbingumo atostogų registravimas, pensijų pažymėjimai ir kt.

Maskvoje ir kituose dideliuose Rusijos Federacijos regionuose organizacijos, turinčios atskirus padalinius, gali tvarkyti personalo apskaitą internete. Tam buvo sukurtos atitinkamos programos, leidžiančios keistis dokumentais elektronine forma.

Teisinė bazė

Personalo dokumentų tvarkymo teisinė bazė yra Rusijos Federacijos darbo kodekse.

Šią veiklą reglamentuoja keli teisės aktai:

• Buhalterinės apskaitos ir darbo apmokėjimo pirminių dokumentų pildymo ir taikymo instrukcijos (Goskomstat 2004-01-05 nutarimas Nr. 1);
• unifikuoti dokumentai ir jų rengimo reikalavimai (Gosstandart nutarimas Nr. 65-03-03-03);
• Standartinė darbo instrukcija federalinėms vykdomosios valdžios institucijoms (Rusijos Federacijos kultūros ministerijos įsakymas Nr. 536, 2005-11-08);
• Archyvų darbo taisyklės (Federalinio archyvo kolegijos 2002-02-06 sprendimas);
• Federalinės vykdomosios valdžios institucijų darbo taisyklės (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009-06-15 dekretas Nr. 477);
• 2006 m. liepos 27 d. Informacijos, jos apsaugos ir informacinių technologijų įstatymas Nr. 149-FZ;
• Rusijos piliečių prašymų nagrinėjimo įstatymas Nr. 59-FZ, 2006-05-02;
• Rusijos Federacijos valstybinės kalbos įstatymas Nr. 53-FZ, 2005-06-01;
• 2004 m. spalio 22 d. Archyvų reikalų įstatymas Nr. 125-FZ;
• 2004 m. liepos 29 d. Komercinių paslapčių įstatymas Nr. 98-FZ;
• 2003-12-22 įsakymas dėl darbo knygų Nr.117n;
• 2003-10-10 potvarkis dėl darbo pildymo instrukcijų priėmimo Nr. 69;
• 2003-04-16 nutarimas dėl darbo knygų Nr.225;
• Rusijos Federacijos ginkluotųjų pajėgų generalinio štabo nurodymai.

Reikalingi dokumentai

Rusijos Federacijos darbo kodeksas įpareigoja organizacijas turėti savo teisinę bazę, kuri apima daugybę privalomų vietinių norminių dokumentų.

Jie apima:

Užsakomųjų	Pagrindinis steigimo dokumentas. Jame nurodoma įmonės teisinė forma, steigėjai, veiklos sritis, vadovo priėmimo į darbą ir atleidimo tvarka, jo įgaliojimai. Daugelis bendrovės vidaus reglamentų yra rengiami remiantis įstatų nuostatomis.
Darbo taisyklės (toliau – Taisyklės)	Dokumento buvimą numato str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 189, 190 str. Jame nustatyta darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarka, sutarties šalių teisės ir pareigos, darbo ir poilsio režimai, skatinimo ir nuobaudų sistema, kiti darbo santykių įmonėje klausimai. Taisykles tvirtina direktorius. Jei organizacijoje yra profesinė sąjunga, atsižvelgiama į jos nuomones dėl dokumento priėmimo. Organizacijose, kuriose personalas dirba nereguliariai, turėtų būti atitinkamų pareigų ir profesijų sąrašas. Jis išduodamas Taisyklių priedo forma.
Asmens duomenų apsaugos instrukcijos	Pagal str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsnis nustato reikalavimus, kurių turi būti laikomasi tvarkant asmeninę informaciją apie darbuotojus, užtikrinant jų apsaugą, naudojimą ir saugojimą. Asmenine informacija laikoma informacija apie vieną darbuotoją, kuri darbdaviui reikalinga darbo santykiams. Darbuotojai turėtų būti susipažinę su dokumentais, kurie nustato jų duomenų tvarkymo tvarką.
Darbo apsaugos reglamentas	Jis yra personalo skyriuje. Kiekvienas darbuotojas supažindinamas su dokumentu. Įmonėse, kuriose dirba daugiau nei 50 darbuotojų, turi būti darbo apsaugos specialisto pareigybė.
pamainos grafikas	Jis naudojamas įmonėse, kuriose dirba pamaininis darbo grafikas. Dokumentas yra skubus ir galioja tam tikrą laikotarpį darbdavio nuožiūra.
Pranešimai apie darbo normavimą	Juose atsispindi būtinos laiko sąnaudos vieno darbuotojo ar grupės gaminiams pagaminti (darbo atlikimui) ir jų pagrindu nustatyti darbo normatyvus.

Reglamentas

Priėmus vadovą, nustatomas normaliai organizacijos veiklai reikalingų pareigybių skaičius. Atsižvelgiant į gautus skaičius, gamybos ciklą ir kitus įmonės veiklos ypatumus, jis rengiamas.

Sudarant dokumentą dažniausiai naudojama standartinė forma. Galite nemokamai atsisiųsti pavyzdį iš interneto. Darbdavys turi teisę koreguoti grafiką savo nuožiūra.

Dokumente pareigybės surašytos hierarchine tvarka: pradedant direktoriumi ir baigiant pagalbiniu personalu. Prie kiekvieno iš jų nurodomas vienetų skaičius pagal valstybę, atlyginimas ir priedai.

Kitame etape sudaromas darbo grafikas. Jame pateikiami visų darbuotojų darbo grafikai. Jei yra pamainų, sudaromi detalūs pamainų grafikai. Dokumente trumpai aprašomi reikalavimai darbuotojų išvaizdai, elgesiui, kasdienei rutinai ir kt.

Toliau rengiama darbo sutarties forma. Šiuo atveju reikėtų atsižvelgti į pagrindines Rusijos Federacijos darbo kodekso normas ir įmonės vidaus norminius dokumentus. Darbo sutartį paprastai sudaro organizacijos teisininkas arba išorės rangovas.

Dokumente turi būti šie elementai:

• informacija apie juridinį asmenį: pavadinimas, adresas, telefono numeris, pilnas vadovo pavadinimas ir pareigos;
• darbuotojo paso duomenys;
• darbuotojo pareigos, sutarčių rūšys (terminuotos ar terminuotos) ir darbovietė (pagrindinė ar papildoma);
• pagrindinių pareigų sąrašas su nuoroda į šios pareigybės instrukcijas;
• informacija apie darbo užmokestį, papildomus mokėjimus, pašalpas, atostogas;
• darbo grafikas, apmokėjimas už apdorojimą;
• sutarties nutraukimo priežastys ir kitos sąlygos;
• šalių parašai ir rekvizitai, įmonės antspaudas.

Kad patikrintų ir optimizuotų personalo pareigūnų darbą, vadovybė gali atlikti vidinį arba nepriklausomą auditą. Tai padeda sumažinti administracinių nuobaudų, ginčų ir darbuotojų skundų riziką.

Žmogiškųjų išteklių įrašų valdymo organizavimo etapai nuo nulio

Formuojant personalo įrašus patogu vadovautis šiomis nuosekliomis instrukcijomis:

Paruošti reikiamą	Norint organizuoti personalo paslaugą, pirmiausia reikia įsigyti baldų, biuro įrangos, kanceliarinių prekių ir kt. Būtinai prireiks personalo programos, pavyzdžiui, „1C: ZUP“ ir referencinės teisės sistemos. Dėl to skyriaus darbuotojai stebės naujausius teisės aktų pokyčius ir turės galimybę susipažinti su reikiamais dokumentais. Seifas reikalingas darbui ir svarbiems popieriams laikyti.
Galvos registracija	Direktorius yra bet kurios įmonės vykdomasis pareigūnas. Jis pasirašo dokumentus. Kad suteiktų jam visus įgaliojimus, jis įdarbinamas pagal darbo sutartį. Išleidžiamas atitinkamas įsakymas, kuriuo jis pats paskiria.
Už personalo darbą atsakingo asmens paskyrimas	Mažoje įmonėje šias funkcijas gali atlikti vadovas. Jei biuro darbą dirba individualus darbuotojas, su juo sudaroma darbo sutartis. Jos pagrindu rengiamas užsakymas. Jei pareigos paskiriamos vienam iš anksčiau priimtų darbuotojų, surašomas papildomas susitarimas ir įsakymas.
Vidinių aktų surašymas	Juos pasirašo direktorius ir kartu su įsakymais saugo specialų aplanką. Vietiniai dokumentai apima aukščiau išvardintus dokumentus (skyris „Teisiniai aktai“).
Personalo priėmimo dokumentavimas	Kiekvienam darbuotojui turėtumėte turėti aplanką visiems su jo duomenimis ir darbo veikla susijusiems popieriams (darbo sutartis, priėmimo orderis, asmens kortelė) surašyti.
Darbo knygelių pildymas	Į šiuos darbuotojų dokumentus įrašomi įrašai apie priėmimą, perkėlimus, paskatinimus ir pan. Darbdavys privalo pradėti naują knygą darbuotojui, kuris anksčiau niekada nedirbo. Darbo darbai ir jų registravimo žurnalas yra raštinės prekių skyriuose. Šie popieriai turi būti laikomi seife.

Ši instrukcija taip pat tinka manekenams, kurie neturi patirties šiuo klausimu.

Kaip sekasi apskaita

Norėdami vesti įrašus, turite tinkamai organizuoti dokumentų srautą.

Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

• sukurti vidaus reguliavimo sistemą;
• parengti kiekvieno valstybės padalinio etatų lentelę;
• reguliariai susitarti;
• rengti darbo sutartis;
• parengti personalo formas;
• išduoti T-2 korteles;
• tvirtina darbuotojų prašymų formas;
• ruošti vidinius užsakymus.

Visi personalo veiksmai turi būti patvirtinti. Jų sąrašas yra fiksuotas nuostatuose.

Papildomi taškai

Personalo apskaita nuo nulio prasideda nuo personalo priėmimo. Svarbu tinkamai pretenduoti į pretendentus į darbą, parengti reikiamą dokumentaciją.

Darbuotojai ir atostogos

Vienas iš privalomų standartinių dokumentų, kurie turi būti įmonėje, yra personalo lentelė (forma T-3).

• struktūrinių padalinių ir pareigybių sąrašas;
• kiekvienos pareigybės personalo vienetų skaičius;
• atlyginimai, priedai už pareigas;
• organizacijos darbo užmokesčio apskaičiavimas.

Padaliniai dokumente nurodomi pagal jų svarbą organizacijos darbui. Jose pagal svarbą turėtų būti pateikiamos ir darbuotojų pareigybės. Pareigybių pavadinimai darbo sutartyse ir darbuotojų sąrašuose turi sutapti.

Personalas yra tvarkaraščio forma, kurioje visi darbuotojų vardai ir pavardės įrašyti pagal jų pareigas.

Atostogų grafike (f. T-7) atsispindi informacija apie kasmetinių atostogų suteikimo laiką visiems darbuotojams. Sudaryta metams. Jį tvirtina direktorius, susitaręs su profesinės sąjungos organu. Dokumentas turi būti išduotas likus ne mažiau kaip 2 savaitėms iki naujųjų metų. Į jį įvesti duomenys yra privalomi tiek darbuotojams, tiek darbdaviams. Išimtis yra naudos gavėjai.

Į tvarkaraštį įtraukta ši informacija:

• Departamento pavadinimas;
• Darbo pavadinimas;
• Visas darbuotojo vardas, pavardė ir personalo numeris;
• atostogų dienų skaičius;
• išvykimo atostogų datos pagal planą ir faktą;
• atostogų atidėjimo pagrindas, numatoma data.

Likus 2 savaitėms iki atostogų, darbuotojas apie tai informuojamas. Išduodamas įsakymas, su kuriuo darbuotojas supažindinamas pasirašytinai. Visiems skyrių vedėjams lapkričio mėnesį galite parengti įsakymą, įpareigojantį iki gruodžio 1 dienos pateikti buhalterijai atostogų grafikus. Tai palengvins bendro grafiko paruošimą.

Darbuotojų registracija

Visavertis organizacijos darbas prasideda nuo darbuotojų įdarbinimo. Užpildant laisvas darbo vietas, pateikiami dokumentai.

Personalo pareigūno pareigos samdant darbuotojus yra šios:

• pareiškėjo prašymo registracija specialiame žurnale;
• pradedančiojo supažindinimas su galiojančiomis instrukcijomis ir vietiniais aktais;
• darbo sutarties vykdymas ir jos pasirašymo šalių kontrolė;
• sutarties kopijos išdavimas darbuotojui ir užrašo apie tai užrašymas ant organizacijos firminio blanko;
• pavedimo įvykdymas ir registravimas knygoje;
• asmens kortelės pildymas, dokumentų į bylą padavimas (pažymos, asmens dokumentų, įsakymų, sutarčių kopijos);
• dokumentų perdavimas mokėtojui dėl darbo užmokesčio darbuotojui.

Kuriant personalo dokumentų valdymo sistemą, iš pradžių reikėtų nustatyti, kokie dokumentai turi būti rengiami, o kurie reikalingi konkrečiai veiklos sričiai.

Reikalingi popieriai apima:

• užsakymai personalui (priėmimui, perdavimui ir kt.);
• personalo įsakymai (atostogoms, premijoms, komandiruotėms ir kt.);
• T-2 kortelės;
• darbo;
• susitarimai;

Kiti reikalingi popieriai yra šie:

• personalas;
• pozicija dėl OT;
• kelionių žurnalas;
• vidinės tvarkos taisyklės;
• kiti.

Pareigybių aprašymai ir Kolektyvinė sutartis nebūtini, tačiau šiuos dokumentus turi beveik kiekvienas darbdavys.

Sudarę privalomų dokumentų sąrašą, turėtumėte išstudijuoti įstatymų numatytus dokumentus. Jų pagrindu reikia parengti kitus dokumentus. Jų sąrašas priklauso nuo juridinio asmens veiklos pobūdžio ir darbo sąlygų ypatybių. Pavyzdžiui, jei reikia aprūpinti darbuotojus uniformomis ir AAP, būtina parengti įsakymą dėl jų išdavimo tvarkos ir terminų, kuriems darbuotojams jų reikia.

Kompensacijos ir išmokos už darbą ypatingomis sąlygomis turi būti įformintos dokumentais: pavojingose ​​pramonės šakose, nereguliariai, naktiniam darbui ir pan. Be to, jie parengia Personalo dokumentų tvarkymo nuostatus. Jame atsispindi organizacijos darbui reikalingų popierių sąrašas, jų įforminimo ir saugojimo tvarka.

Teisės aktai neįpareigoja tokio Reglamento rengti, tačiau tai labai palengvins personalo pareigūnų darbą. Direktorius pirmiausia pasamdomas dirbti naujoje organizacijoje, tada įdarbina likusį personalą.

Reikalingų etatų sudėtis ir skaičius atitinka personalo lentelę. Darbo tvarkos taisyklėse atsispindi visi darbo grafikai, reikalavimai darbuotojams ir kt. Standartinė darbo sutartis sudaroma remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso normomis.

Prieš pradedant naudoti apskaitos žurnalus, juos reikia paruošti: sunumeruoti lapus, susiūti, užantspauduoti. Popieriaus gabalas priklijuojamas ant paskutinio programinės įrangos lapo. Ant jo nurodomas puslapių skaičius, pasirašo direktorius arba atsakingas vykdytojas, uždedamas antspaudas. Pirmame žurnalo puslapyje įrašykite organizacijos pavadinimą ir jos priežiūros pradžios datą.

Vienas iš svarbiausių personalo apskaitos dokumentų yra darbo knygelė. Jų priežiūrai įsakymu paskiriamas atsakingas asmuo, kuris juos pildo ir yra atsakingas už jų saugumą.

Dažnai užduodami klausimai

Personalo apskaitos organizavimas turi tam tikrų subtilybių ir niuansų:

Išieškojimo tvarka	Procedūra teisės aktuose neatsispindi. Paprastai jį sudaro šie veiksmai: Dabartinių taisyklių tyrimas. Reikalingų dokumentų sąrašo nustatymas. Tolimesnio organizacijos darbo plano sudarymas. Už dokumentus atsakingų asmenų identifikavimas. Personalo formavimas. Darbuotojų priėmimo, perkėlimo, personalo pasikeitimų, atleidimų teisingumo tikrinimas. Darbo režimo įmonėje teisėtumo nustatymas.
Individualių verslininkų su darbuotojais ypatumai	Verslininkas samdo darbuotojus pagal standartinį scenarijų. Sutartis sudaroma keliais etapais: Reikalingų dokumentų gavimas. Paraiškos sudarymas. Sutarties sudarymas ir pasirašymas. Priėmimo tvarkos sudarymas. T-2 kortelės sukūrimas. Įrašo į darbą padarymas. Angliškai kalbančių piliečių įdarbinimas turi savo ypatybių.
Smulkaus verslo valdymas	Šiose organizacijose personalo klausimus gali spręsti pats vadovas arba specialus skyrius. Darbdavys personalo apskaitą gali perduoti iš išorės. Visus klausimus išspręs trečiosios šalies specializuota organizacija. Dokumentų srauto sunkumai kyla, jei organizacija yra didelė, turi struktūrinius padalinius ir daug dokumentacijos. Tokiu atveju atsakomybė už popierių perdavimą gali būti priskirta kurjeriui. Tuo pačiu metu vykdančiosios organizacijos atstovai dažnai nesilanko užsakovo biure, t.y., darbai atliekami visiškai nuotoliniu būdu.
Apskaitos supaprastinimas mikroįmonėse	Visos darbo sąlygos nustatomos sutartyje su darbuotoju. 2019 metais šių įmonių vadovai ir individualūs verslininkai turi teisę atsisakyti rengti vietinius reglamentus. Per 4 mėnesius nuo labai mažos įmonės statuso netekimo dienos vadovybė privalo išduoti „tradicinę“ personalo dokumentaciją.

Taigi personalo dokumentų tvarkymo organizavimas įmonėje yra sudėtinga procedūra. Tam reikia išsamiai ištirti reguliavimo sistemą ir stebėti visus pokyčius. Kompetentingas personalo įrašų sudarymas prisideda prie darbo santykių kūrimo įstatymo ribose. Apmokyti personalo pareigūną darbdavys gali pasinaudoti specializuotų įmonių paslaugomis.

Bet kurios įmonės personalas yra pagrindinė jos vertybė ir pagrindinis išteklius. Todėl kompetentingo personalo apskaitos proceso organizavimas yra svarbi darbo dalis, reikalaujanti kompetencijos ir gilių žinių apie galiojančius Rusijos Federacijos teisės aktus.

Tinkamai parinkti personalo skyriaus darbuotojai garantuos klaidų sumažinimą iki nulio ir viso kolektyvo teisių apsaugą. Apie personalo apskaitos ypatybes ir pagrindines darbdavių klaidas – skaitykite toliau.

Personalo apskaitos samprata

Personalo apskaita – tai visuma procesų ir priemonių, susijusių su darbdavio ir darbuotojo darbo santykių reguliavimu. Šis mechanizmas būtinai egzistuoja bet kurioje įmonėje, nepaisant jos personalo dydžio ir organizacinės bei teisinės formos.

Apibendrinta forma personalo apskaita apima šias veiklas:

• darbuotojų asmens bylų formavimas;
• apskaičiavimas ir kiti mokėjimai;
• darbo laiko skaičiavimas ir apskaita;
• nedarbingumo atostogų, prašymų ir pažymų registravimas reikalavimo vietoje;
• periodinių ataskaitų teikimas mokesčių inspekcijai;
• projektų rengimas ir atitikties kontrolė;
• personalo užsakymų rengimas;
• atitinkamų dokumentų tvarkymas;
• darbas su darbuotojais ir jų vertinimas;
• įmonės darbuotojų asmens duomenų neatskleidimo taisyklių laikymasis.

Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodeksu, kiekviena organizacija turi turėti šiuos dokumentus:

• Darbuotojų grafikas.
• Asmeninės darbuotojų kortelės.
• Sudarytos ir papildomos sutartys prie jų.
• Atostogų grafikas.
• Darbuotojų asmeninės (asmens) informacijos apsaugos ir tvarkymo tvarkos nuostatai.
• Darbuotojų įsakymai ir pareiškimai (apie, aprūpinimas ir kt.).
• Darbo reglamentai (organizacijos viduje).
• Visų darbuotojų darbo įrašai.

Personalo apskaitos organizavimas

Dažniausiai naudojami personalo įrašų tvarkymo būdai organizacijoje:

Žmogiškųjų išteklių skyriaus steigimas arba žmogiškųjų išteklių specialisto (HR vadybininko) samdymas

Pagrindinis šio personalo įrašų tvarkymo metodo privalumas yra galimybė organizuotis pagal jo principus ir reikalavimus, nes darbuotojas yra tiesiogiai įmonėje.

Atsakomybės už personalo apskaitos tvarkymą pavedimas sekretorei arba buhalterei

Krizės ir būtinybės taupyti metu dažnai pasitaiko situacija, kai vienas darbuotojas derina sekretoriaus, buhalterio, personalo specialisto ir net teisininko pareigas. Toks darbuotojas, kaip taisyklė, specializuojasi vienoje srityje ir, atitinkamai, nėra visiškai kompetentingas kitose.

O tai kupina galimų klaidų ir įmonės vadovybės atsakomybės, o tai lemia bereikalingas išlaidas – laiko ir medžiagų.

HR funkcijų perkėlimas į užsakomųjų paslaugų įmonę

Organizaciniam darbui, personalo valdymui, jų mokymui ir atrankai vadovauja trečiosios šalies užsakomųjų paslaugų įmonė, kuri yra savo srities specialistė. Rinkoje yra daug profesionalių darbuotojų ir organizacijų, su kuriomis sutartis dėl atitinkamų personalo apskaitos paslaugų teikimo.

Kiekviena iš aukščiau išvardytų variantų turi savo privalumų ir trūkumų. Kaip tiksliai bus vedama personalo apskaita ir kas su jais tiesiogiai užsiims, sprendžia organizacijos vadovybė, atsižvelgdama į darbuotojų skaičių, kaitą ir vidaus politiką.

Dirigavimo ypatumai

Kartais darbuotojams reikia gauti darbo laiko apskaitos žiniaraščio kopiją. Vadovaujantis Darbo kodeksu, darbdavys privalo tokį dokumentą išduoti.Bet pagal asmens duomenų apsaugos įstatymus pilna kopija gali būti išduodama tik gavus visų ten įrašytų darbuotojų sutikimą. Todėl išrašomas išrašas iš darbo laiko apskaitos žiniaraščio, kuriame yra tik duomenys apie pareiškėją

Pagrindinės klaidos, kurias daro darbdaviai ir personalo darbuotojai

Tvarkant personalo apskaitą gali būti padarytos klaidos, dėl kurių tikrinimo įstaigos ir prieš jas. Tipiškos HR klaidos yra šios:

Klaidos dirbant su asmeniniais failais

Kiekvieno darbuotojo asmens byla formuojama nuo jo įsidarbinimo momento iki atleidimo iš darbo. Dažniausios asmeninės klaidos yra šios:

• asmens byloje nėra privalomų dokumentų;
• dokumentų tvarkos pažeidimas;
• nėra asmens bylų (neregistruota);
• susitaikymas neatliekamas laiku;
• pildomas vietoj asmeninio personalo apskaitos žiniaraščio;
• byloje yra dokumentai, kurie neturėtų būti įtraukti į jos sudėtį;
• personalo pareigūnai nesilaiko asmens bylų perdavimo tretiesiems asmenims ir organizacijoms tvarkos.

Tinkamas personalo asmens bylų formavimas leidžia užtikrinti geresnį dokumentų saugumą ir greitą prieigą prie jų.

Darbo sutarties vykdymo klaidos

Darbdavio daromos klaidos, kai jos dažnai sukelia rimtų pasekmių darbo ginčų sprendimo procese. Tipiškos klaidos šiuo atveju yra šios:

• darbo sutartis sudaroma vienu egzemplioriumi;
• darbo sutartis neregistruota, nėra įregistravimo datos;
• ant darbo sutarčių nėra parašų;
• nenumatyta privaloma informacija ir/ar sąlygos;
• nėra rašytinių darbo sutarčių su darbuotojais;
  vieno darbo sutarties egzemplioriaus darbuotojas negauna asmeniškai, arba
• nėra kvito ženklo;
• nenustatyta sutarties trukmė;
• nenurodytos įdarbinimo sąlygos, jei tokios yra;
• nenurodytas konkretus darbuotojo atlyginimo dydis, nenustatyti mokėjimo terminai ir darbo užmokesčio gavimo vieta, darbo režimas ir atostogų trukmė.

Klaidos tvarkant darbo knygas

Čia didžioji dalis klaidų yra susijusios su darbo knygos pildymo procedūra. Dažniausios klaidos:

• gavus darbo knygelę iš įmonės darbuotojo nebuvo išduotas kvitas;
• įsakymu nepaskirtas asmuo, atsakingas už darbo knygelių tvarkymą, apskaitą, išdavimą ir saugojimą;
• informacijos apie darbuotoją skiltis nepildoma darbuotojui įgyjant aukštesnįjį išsilavinimą;
• pažeidžiamas įrašų eilės numeravimas;
• nėra visų darbų įrašų (įskaitant vertimus);
• atsisakymas išduoti darbo knygeles studentams derinant darbą ir studijas;
• išduodant dublikatą, žyma „dublikatas“ nedaroma;
• darbo duomenų skiltyje neteisingai atlikti pataisymai;
• netinkamai tvarkoma ar trūksta apskaitos knygelės už darbo knygelių judėjimą ir į jas;
• išduodant intarpą informacijos apie darbuotoją skiltis nepildoma;
• informacijos apie darbuotoją skiltyje trūksta darbuotojo parašo;
• darbo duomenų skiltyje nėra pilno darbdavio pavadinimo;
• atleidžiamam darbuotojui darbo knygelė išsiunčiama paštu be raštiško darbuotojo pareiškimo apie tokį reikalavimą.

Darbo knyga yra pagrindinis bet kurio darbuotojo dokumentas, atspindintis jo darbo patirtį per visą profesinę veiklą. Todėl rengiant ir tvarkant šį dokumentą būtina kuo labiau sumažinti galimų klaidų ir pažeidimų atsiradimą.

Kiekviena iš klaidų gali itin neigiamai paveikti organizacijos valdymą ir sukelti rimtų pasekmių. Todėl personalo apskaitos funkcijas rekomenduojama patikėti kompetentingiems ir kompetentingiems specialistams, puikiai išmanantiems galiojančius teisės aktus ir tikrinimo įstaigų reikalavimus, arba pasitikėti profesionaliomis užsakomųjų paslaugų įmonėmis.

HR įrašų valdymas nuo nulio, nuoseklios instrukcijos, kurioms yra bendro pobūdžio, apima norminės bazės ir standartinio dokumentų rinkinio parengimą, taip pat direktoriaus paskyrimą.

Kiekvienas pradedantysis verslininkas bus suinteresuotas personalo biuro darbu nuo nulio, nuoseklios instrukcijos, kurias apsvarstysime vėliau.

Kai darbas jau nusistovėjęs, tokius klausimus sprendžia specializuotas personalo skyrius.

Pradiniuose etapuose personalo pokyčius ne visą darbo dieną atlieka vienas iš darbuotojų - sekretorius arba vyriausiasis buhalteris.

Suprasime, kaip organizuojamas darbas šioje srityje ir kur pradėti naują personalo pareigūną.

Kas atsakingas už HR

Personalo dokumentų tvarkymo klausimas 2017 metais aktualus visoms įmonėms, kuriose dirba darbuotojai.

Įgaliojimai darbuotojui suteikiami išduodant įsakymą.

Priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus, galimi du variantai:

1. Personalo valdymą perima vadovas. Tam jis išduoda atitinkamą įsakymą, kuriuo užtikrinamos šios prievolės.
2. Kadangi darbuotojai priimami į įmonės personalą, darbas su personalu gali būti patikėtas vienam iš jų. Taip pat išduodamas įsakymas, patvirtinantis įgaliojimą. Pareigybės surašytos ir pareigybės aprašyme.

Žingsnis po žingsnio personalo įrašų instrukcijos nėra teisiškai apibrėžtos.

Nepaisant to, kuriant jį, reikia vadovautis taisyklėmis, įskaitant GOST R 7.0.8-2013.

Nors viena tvarka nenustatyta, tačiau pateikiamas bendrasis planas, leidžiantis sisteminti personalo apskaitą ir nustatyti jo priežiūrą.

Personalo apskaitoje taip pat reikėtų orientuotis į darbo teisės aktų normas.

Yra daug verslo instrukcijų. Taip pat yra vietos valdžios priimtų dokumentų.

Darbo pradžia – veiksmų planas

Norint kompetentingai tvarkyti personalo apskaitą, reikia pradėti nuo pirmojo asmens – vadovo – registravimo.

Kaip šie darbai bus atliekami vėliau, priklauso nuo darbuotojų skaičiaus ir įmonės specifikos.

Taigi, eikime – išvardijame pagrindinius personalo biuro darbo etapus nuo nulio:

1. Informacinės bazės parengimas – specializuoti žinynai, programinė įranga, reglamentai.
2. Susipažinimas su įmonės steigimo dokumentais.
3. Sudaryti dokumentų, kuriais galės naudotis personalo darbuotojas, sąrašą.
4. Vadovo forma.
5. Vietinių taisyklių, įskaitant personalą ir darbo grafiką, parengimas.
6. Įmonės darbo sutarties pavyzdžio parengimas.
7. Kitų apskaitos dokumentų rengimas, įskaitant užsakymų blankus, apskaitos knygas ir pan.
8. Darbuotojo, kuris bus atsakingas už darbo knygelių tvarkymą, registracija.
9. Darbuotojų paskyrimas į savo vietas.

Apibendriname: teisės aktai nenustato griežto personalo įrašų tvarkymo nuo nulio nurodymų sąrašo.

Viršuje pateikiamas apytikslis planas, kuris prasideda informacinės ir dokumentinės bazės parengimu, direktoriaus ir kitų darbuotojų registravimu.

Panagrinėkime kiekvieną iš šių punktų išsamiau.

Reguliacinės bazės formavimas

Kad įmonė veiktų pagal darbo įstatymus, reikia susipažinti su visais reikalavimais.

• Valstybinio statistikos komiteto 2001 m. sausio 4 d. potvarkis Nr. 1;

Norėdami rinkti informaciją, galite naudoti specializuotus katalogus.

Iš personalo darbuotojo tikimasi, kad jis ne tik įsisavins visus galiojančius įsakymus, bet ir žinos apie visus darbo teisės aktų pakeitimus.

Tam reikės reguliariai remtis taisyklėmis.

Svarbu: norint žinoti apie darbo teisės aktų pokyčius, verta pasinaudoti viena iš informacinių bazių.

Kitas dalykas yra tinkamos programinės įrangos paieška ir įdiegimas.

Nuo 2017 m. 1C yra labai populiarus. Tačiau yra daug programų, kurios savo funkcionalumu jau aplenkė šią sistemą.

1C pranašumas yra tas, kad bet kuriame mieste yra pakankamai specialistų, dirbančių su šia programine įranga.

Antras etapas – išstudijuokite chartiją

Tęsdami nuoseklias instrukcijas, mes pradedame susipažinti su steigimo dokumentais.

Chartijoje, kuri yra privaloma, kai yra ši informacija:

• direktoriaus skyrimo tvarka (įskaitant veiklos su juo terminą, atlyginimo dydį);
• darbuotojų registravimo į vadovaujančias pareigas tvarka;
• planavimas.

Personalo darbuotojo veikla neturi prieštarauti steigiamųjų dokumentų reikalavimams.

Jis turi sekti Chartijos pakeitimus.

Kokius dokumentus turi turėti personalo pareigūnas

Kitame etape turite paruošti formas, kurios bus personalo skyriuje ir naudojamos darbuotojams registruoti.

Pažvelkime į keletą pavadinimų.

1. Užsakymo formos. Formos turėtų būti parengtos įdarbinimo, perkėlimo į kitas pareigas ir atleidimo atveju. Jie bus saugomi 75 metus, nes pagal šiuos duomenis nustatomas darbo stažas. Antroji užsakymų grupė – personalas. Tai apima įsakymus dėl atostogų, komandiruočių, premijų, baudų. Taip pat rengiama Registracijos knyga, kurioje bus daromi užrašai apie visus išduotus įsakymus, komandiruočių žurnalas.
2. . Juose pažymėti ženklai turi būti padaryti per tris dienas nuo naujo darbuotojo priėmimo. Verta paminėti, kad 2017 metais jų registracija yra privaloma net ir išlaikiusiems individualiems verslininkams. Kartu su šiomis formomis pradedama vesti darbo knygelių ir intarpų judėjimo apskaitos knyga.
3. T-2 formos kortelės. Juose yra pagrindiniai darbuotojų duomenys. Jie saugomi atskirai arba pateikiami kartu su asmens byla.
4. Darbo sutarties forma. Jis bus sudarytas su kiekvienu nauju darbuotoju, neatsižvelgiant į tai, kiek laiko jis dirba. Taikoma kai kuriose situacijose.
5. Specialus darbo sąlygų įvertinimas (SUT). Šie dokumentai sudaromi kiekvienai darbovietei. Daugeliu atvejų keiskite juos kas 5 metus.
6. Darbuotojų grafikas.
7. Vietos darbo taisyklės.
8. Dokumentai, kurių pagrindu priskiriamas darbo užmokestis.

Šios formos yra privalomos registruojantis personalo skyriuje.

Jei reikia, gali būti išduodamos papildomos taisyklės ir pavyzdžiai, pvz.

Svarbu: nereikalaujama pagal įstatymą, tačiau pareigybės aprašymai ir kolektyvinė sutartis gali būti naudingi.

Nustačius formų, kurios bus personalo skyriuje, sąrašą, žingsnis po žingsnio instrukcijose rekomenduojama sukurti personalo įrašų tvarkymo reglamentą.

Standartinės darbo sutarties sudarymas

Didelė klaida manyti, kad su trumpalaikiais darbuotojais nebūtina sudaryti darbo sutarties.

Tiesą sakant, dokumentas yra pasirašytas su visais darbuotojais.

Personalo biuro darbas nuo nulio apima įmonės pavyzdžio paruošimą.

Formoje yra šie elementai:

• pilna organizacija-darbdavys, juridinis ir faktinis adresas;
• darbdavio atstovo rekvizitai – vardas, pavardė;
• darbuotojo duomenys - vardas ir pavardė;
• pareigas, kurias jis užims;
• sutarties laikas;
• veiklos rūšis – pagrindinis darbas arba darbas ne visą darbo dieną;
• darbo pareigos (sąrašas arba nuoroda į žingsnis po žingsnio darbo aprašymus);
• dydis (pageidautina detaliai nurodyti visus duomenis tiesiogiai sutartyje);
• Darbo valandos;
• SOUT rezultatai nurodytoje vietoje;
• darbdavio ir darbuotojo duomenys;
• parašų.

Darbdavys prie dokumento gali pridėti papildomų elementų.

Pirmos pozicijos registracija

Kas pirmiausia turėtų būti įdarbintas? Nesunku atspėti, kad personalo biuro darbas nuo nulio reiškia, kad pirmiausia reikia paskirti direktorių.

Kaip atlikti šią užduotį?

Daug kas priklauso nuo įmonės organizacinės ir teisinės formos. Panagrinėkime tris tipines situacijas.

1. Organizacija su steigėjais. Tokiu atveju būtent jie pasirašys įsakymą dėl direktoriaus paskyrimo.
2. Individuali įmonė (arba organizacija, turinti vieną steigėją). Tada individualus verslininkas (arba steigėjas) pasirašys sutartį tiek sau, tiek darbuotojui.
3. Direktorius skiriamas atsižvelgiant į rinkimų rezultatus. Tada antroji darbo sutarties šalis bus renkamo organo pirmininkas.

Svarbu: nepriklausomai nuo to, kas skiria direktorių, privalomos lieka dvi operacijos - darbo sutarties pasirašymas ir įsakymo dėl priėmimo eiti direktoriaus pareigas išdavimas.

Personalo pareigūnas privalo laikytis chronologinės įsakymų išdavimo tvarkos.

Direktoriaus paskyrimas bus pirmasis, jame turėtų būti nurodyta data, kada jis pradės eiti savo pareigas.

Ateityje turėsite užtikrinti, kad visi užsakymai būtų sunumeruoti chronologine tvarka. Šį momentą tikrina priežiūros institucijos.

Darbuotojų perkėlimas į kitus darbus

Pagal nuoseklias instrukcijas, po direktoriaus, turite paskirti darbuotoją, atsakingą už darbo knygų tvarkymą.

Jie priklauso griežtų ataskaitų formoms, todėl reikalauja kruopštaus tvarkymo.

Jei vadovas dar nieko nėra pasamdęs ir turi savarankiškai tvarkyti personalo apskaitą nuo nulio, jis gali prisiimti šias pareigas.

Tam išduodamas atitinkamas įsakymas. Vėliau darbo knygelių tvarkymas gali būti patikėtas samdomam darbuotojui. Tai taip pat daroma pagal užsakymą.

Svarbu: reikalavimas duoti įsakymą vesti darbo knygeles išduodant įsakymą nustatytas Vyriausybės nutarimu.

Personalo biuro darbas nuo nulio apima dar vieną etapą – darbuotojų samdymą.

Kiekvienam naujam darbuotojui parengiamas blankų paketas, į kurį įeina:

• darbo sutartis;
• darbo aprašymas;
• paskyrimo tvarka;
• individuali T-2 kortelė;
• ir kitus dokumentus.

Taip pat turėsite sudaryti darbo knygą, įrašyti į ją reikiamus ženklus.

Formos kartu su prašymu priimti į darbą yra prijungtos prie asmens bylos.

Visi reikalingi popieriai perkeliami į buhalteriją tolimesniam darbo užmokesčio apskaičiavimui.

Apibendrinkime tai, kas išdėstyta aukščiau. Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip pradėti HR įrašų tvarkymą, turi tik bendrą vaizdą.

Jie apima nuostatų parinkimą, personalo dokumentų sąrašo sudarymą, direktoriaus ir kitų darbuotojų dizainą.

2017 metais, kaip ir anksčiau, su visais darbuotojais privaloma pasirašyti darbo sutartį.

1 paskaita HR apskaitos vedimas pradedantiesiems, darbo sutartis

Už personalo dokumentų tvarkymo organizavimą ir priežiūrą tiesiogiai atsako personalo tarnybos darbuotojai. Kuriant naują organizaciją, pertvarkant seną ar kitokias reorganizavimo galimybes, vadovybė ir personalo skyrius turi žinoti pagrindinius darbo punktus: darbuotojų mokymą ir paiešką, personalo priėmimą, perkėlimą ir atleidimą, taip pat taisykles dokumentų archyvavimas ir operatyvinis saugojimas.

Kompetentingas personalo dokumentų tvarkymo organizavimas kaip įmonės stabilumo pagrindas

Bet kurioje organizacijoje, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, yra personalas. Ji skiriasi dydžiu ir sudėtimi, atliekamomis funkcijomis ir kvalifikacijos lygiu. Personalo skyriaus užduotis – užtikrinti, kad visi su įmonės darbuotojais susiję klausimai ir problemos būtų išspręstos kuo greičiau ir kokybiškiau.

Organizacijos stabilumas tiesiogiai priklauso nuo jos darbuotojų. Pirminė personalo tarnybos užduotis – kompetentinga ir savalaikė darbuotojų atranka, personalo įrašų tvarkymo vykdymas pagal įstatymus ir savalaikis dokumentų pristatymas į archyvą. Tai yra stabilios bet kurios įmonės veiklos pagrindas.

Personalo mokymas darbui su personalu

Personalo dokumentų tvarkymo instrukcija aiškiai nurodo būtinybę turėti personalo specialistų profesinį mokymą. Tačiau praktikoje dažnai iškyla problema su reikiamo profilio darbuotojų mokymu.

Aukštosiose ir vidurinėse specializuotose mokyklose nebaigiami specialistai, turintys tokią siaurą kvalifikaciją kaip „personalo dokumentų tvarkymas“. Mokymai dažniausiai vyksta jau vietoje arba specializuotuose kursuose. Taip pat mentorystės būdu galima apmokyti darbuotoją tiesiogiai darbo vietoje.

Personalo dokumentų tvarkymo specialistų mokymas apima šiuos būdus:

• persikvalifikuoti antrojo aukštojo išsilavinimo pagrindu;
• įgyti susijusio profilio aukštąjį išsilavinimą, pavyzdžiui, „dokumentų tvarkymas“, „jurisprudencija“, „personalo vadyba“, „informacijos apsauga“;
• mokymas specializuotuose ilgalaikiuose kursuose (ne trumpiau kaip trys mėnesiai), po kurių laikomas egzaminas;
• praktinis darbas, po kurio vyksta reguliarus kvalifikacijos kėlimas.

Normatyviniai dokumentai, reglamentuojantys personalo tarnybų darbą

Personalo skyriaus veikla ir bendras personalo dokumentų tvarkymo organizavimas labai priklauso nuo galiojančių teisės aktų ir vidaus norminių dokumentų. Ši funkcija yra susijusi su darbo su daugybe asmeninių dokumentų niuansais, kurie dažnai yra konfidencialūs.

Biuro darbą personalo tarnyboje reglamentuoja šie aktai:

• Konstitucija, Civilinis ir Darbo kodeksai, taip pat iš dalies Baudžiamasis ir Šeimos kodeksas;
• teisės aktai dėl organizacijos profilio darbo su personalu klausimais;
• vietinės reikšmės norminiai aktai;
• įvairūs federalinio lygio klasifikatoriai, taisyklės ir instrukcijos;
• vidaus norminiai dokumentai, pavyzdžiui, personalo įrašų tvarkymo instrukcijos;
• vadovybės įsakymai ir nurodymai.

Personalo tarnybos darbuotojai įpareigoti griežtai laikytis norminių teisės aktų ir, visų pirma, Darbo kodekso reikalavimų.

Darbuotojų paieška ir dokumentavimas

Personalo valdymas prasideda nuo personalo paieškos ir registravimo. Pirmiausia reikia apsispręsti dėl naujų darbuotojų paieškos variantų. Tarp jų išsiskiria šie dalykai:

• agentūros ir įdarbinimo tarnybos;
• užimtumas;
• darbo mugės;
• švietimo įstaigos;
• darbo skelbimų lentos ir gyvenimo aprašymai apie įvairius išteklius;
• kitos organizacijos;
• pažįstami ir draugai.

Visos darbuotojų paieškos galimybės turi savo privalumų ir trūkumų, personalo skyriaus darbuotojas turi maksimaliai išnaudoti visas galimybes uždaryti laisvą darbo vietą.

Kai kandidatas randamas, su juo vyksta pokalbis. Pageidautina, kad jos eiga būtų dokumentuojama: lengviau priimti pagrįstą sprendimą dėl samdymo ar atmetimo. Pastaruoju atveju asmeniui per penkias darbo dienas raštu pranešama apie priežastį. Jei kandidatas yra tinkamas laisvai vietai, jis turėtų būti įtrauktas. Nuo to prasideda konkretaus darbuotojo registracija.

• darbo sutarties sudarymas;
• priėmimo įsakymo išdavimas;
• naujas darbuotojas ar jos institucija;
• asmens kortelės registracija;
• jei organizacijoje priimta – asmens bylos steigimas;
• darbuotojo susipažinimas su vidaus norminiais dokumentais ir instrukcijomis bei jų pasirašymas.

Personalo įrašai (asmeninės kortelės, darbuotojų sąrašas)

Personalo dokumentų tvarkymas apima privalomą apskaitos dokumentų, ypač personalo ir asmens kortelių, registravimą. Šie dokumentai yra privalomi visų nuosavybės formų organizacijoms.

Personalas ir darbuotojų skaičius turi būti naujausi ir atitikti organizacijos poreikius. Jame pateikiami visų pareigybių pavadinimai, įkainių skaičius, nurodant laisvas darbo vietas tam tikram laikotarpiui.

Asmens kortelės yra vieningi dokumentai, kuriuose yra trumpi duomenys apie darbuotojo darbinę veiklą ir asmeninė informacija. Jiems taikoma griežta apskaita ir specialios laikymo sąlygos, tokiose vietose, kurios apsaugotų nuo jų sugadinimo ir vagystės.

Užsakymai dėl personalo, skirtumų ir dizaino ypatybių

Bendrasis biuro darbas personalo darbe daugiausia išreiškiamas vadovybės įsakymais ir įsakymais. Šie dokumentai gali būti taikomi tiek atskiriems darbuotojams, tiek visam personalui. Jie skiriasi dizaino ir įgyvendinimo ypatybėmis.

Dauguma įsakymų ir nurodymų dėl konkrečių veiksmų su darbuotoju turi vieningą formą. Su jais privaloma susitarti su visomis suinteresuotomis šalimis ir supažindinti darbuotojas, gavęs kvitą. Personalo įsakymų kopijos saugomos asmens byloje, o originalai – atskiruose aplankuose.

Žurnalai apie personalo dokumentų tvarkymą, registravimo ir saugojimo taisykles

Siekiant atsižvelgti į judėjimą personalo tarnyboje, tai apima specializuotų žurnalų tvarkymą. Tai yra kelių puslapių formato lentelių dokumentai, dažniausiai vieningi. Paprastai jie pradedami dideliuose sąsiuviniuose arba perkami jau paruošti specializuotose parduotuvėse.

Personalo žurnalų tipai:

• gaunamų ir siunčiamų dokumentų, įskaitant laiškus, registravimas;
• užsakymų registravimas;
• darbuotojų atvykimo ir išvykimo į komandiruotes registravimas;
• prašymų, pareiškimų, pranešimų, oficialių ir atmintinių registravimas;
• darbo knygelių blankų, jų intarpų registravimas;
• įvairių personalo dokumentų judėjimų apskaitos knygos ir kt.

Visi žurnalai turi būti įrišti ir užantspauduoti, o lapai sunumeruoti. Jie turi būti laikomi atskirai nuo visų dokumentų. Pageidautina seife arba specialioje spintelėje.

Asmeninių failų priežiūros ir saugojimo ypatybės

Asmens įrašų tvarkymas nėra privalomas. Tačiau dauguma organizacijų viena ar kita forma renka darbuotojų įrašus. Žinoma, patogiau tai padaryti viename aplanke.

Asmens byla – tai dokumentais pagrįstos asmeninės informacijos apie darbuotoją rinkinys, renkamas ir suformuotas tam tikra tvarka. Jame gali būti įvairių dokumentų ir kopijų:

• įsakymų apie darbuotoją kopijos;
• pareiškimų kopijos;
• asmens tapatybės dokumentų, patvirtinančių kvalifikaciją, išsilavinimą, pašalpas ir šeiminę padėtį, kopijos;
• klausimynas;
• charakteristikos ir apžvalgos;
• nuorodos ir kt.

Asmeninėse bylose yra asmeninė informacija ir jos turi būti laikomos atskirai nuo kitų dokumentų. Prieiga prie jų leidžiama tik griežtai ribotam pareigūnų ratui. Atleidus darbuotojus asmens bylos perduodamos archyviniam saugojimui.

Darbo knygų, taip pat intarpų registravimo, saugojimo ir išdavimo taisyklės

Visos organizacijos privalo vesti savo darbuotojų darbo knygas, išskyrus darbuotojus, samdomus ne visą darbo dieną. Pirminio priėmimo metu darbdavys savarankiškai įsigyja tuščias formas ir padaro jose pirmąjį įrašą. Tituliniame puslapyje įveskite atitinkamus duomenis apie darbuotoją. Vėliau būtina stebėti jų aktualumą ir laiku atlikti pakeitimus.

Pagrindinės dalies pasklidimo metu daromi įrašai apie darbuotojo darbo ir visuomeninę veiklą, nuolatinį jo priėmimą, visi įrašai numeruojami bendra tvarka ir daromi pagal įsakymą. Prie atleidimo iš darbo įrašo pridedamas organizacijos antspaudo atspaudas ir vadovo parašas.

Pagaminta rankomis, su mėlynu tušinuku, aiškia ir suprantama rašysena. Atidžiai stebėkite įvestų duomenų aktualumą ir patikimumą. Jei informaciją reikia taisyti, tada jas reikia atsargiai perbraukti viena eilute ir įvesti esamą informaciją. Šis veiksmas turi būti patvirtintas galvos parašu ir antspaudu.

Darbo knygas laikykite atskirai nuo kitų dokumentų, seife. Draudžiama juos perduoti darbuotojams ar tretiesiems asmenims be specialaus atsakingų institucijų nurodymo.

Personalo dokumentų operatyvinio ir archyvinio saugojimo ypatumai

Personalo dokumentų saugojimą lemia ypatinga jų reikšmė. Juose yra asmeninė informacija ir jie yra konfidencialūs. Tokie duomenys nėra be leidimo atskleidžiami. Priešingu atveju personalo tarnybos darbuotojams ir organizacijos vadovui skiriama bauda.

Norint organizuoti tinkamą personalo dokumentų saugojimą personalo tarnyboje, pageidautina turėti atskirą patalpą. Į jį turi būti vienas įėjimas, joje turi būti metalinės durys su signalizacija.

Patys dokumentai turėtų būti laikomi metalinėse spintelėse arba seifuose. Venkite saulės spindulių ir dulkių, taip pat temperatūros svyravimų ir per didelės drėgmės. Šie paprasti veiksmai padės išsaugoti asmeninius duomenis.