Rublji poboljšavaju radnu učinkovitost. Poboljšanje učinkovitosti osoblja u bilo kojoj industriji

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o osobnoj učinkovitosti.

Danas ćete naučiti:

• Što je osobna učinkovitost;
• Na što to utječe?
• Kako biti istinski učinkovit.

Što je osobna učinkovitost

Krenimo od teoretskog dijela. Sam koncept osobne učinkovitosti obična osoba razumljivo, ali pomalo mutno. Zbog činjenice da ne postoji jasna definicija, javljaju se problemi u metodologiji i općenito u samom opsegu. Pokušajmo definirati nečiju osobnu učinkovitost.

Osobna učinkovitost – sposobnost osobe da što brže i učinkovitije obavlja određene poslove.

Na temelju ove definicije već je moguće izdvojiti glavne probleme s kojima se osoba susreće prilikom obavljanja određenih svakodnevnih zadataka:

• Prebacivanje pažnje;
• Radovi nisu punim kapacitetom.

Odnosno, možemo reći da osobna učinkovitost podrazumijeva jasnu koncentraciju na izvođenje određenog zadatka na maksimalnoj razini. Danas psiholozi sve više daju prioritet pitanjima osobne učinkovitosti. U svijetu punom informacija, prilično je teško ne utopiti se u takvoj struji, filtrirati onu pravu.

Zašto je važno ocijeniti i poboljšati osobni učinak

Učinkovitost jedne određene osobe može utjecati ne samo na učinak jedne osobe specifičan zadatak na poslu ili studiju, ali i općenito na ostvarivanju određenih ljudskih ciljeva.

Po osobnoj učinkovitosti možemo procijeniti ne samo koliko brzo izvršavate zadatak koji vam je dodijelio poslodavac, već i koliko brzo se možete popeti ljestvica karijere, primaju i koriste nove informacije te ostvaruju svoje ciljeve.

Osobna učinkovitost je odgovorna za važan parametar - radnu sposobnost. Osoba s malo učinkovitosti beskrajno će zaostajati, dok uspješniji ljudi koriste svoj potencijal za ostvarivanje svojih zadataka. Kako biste bolje razumjeli samo značenje korištenja osobne učinkovitosti, morate pokrenuti temu talenta i korištenja svog potencijala.

Poznata je činjenica da uspjeh čine trud i talent. Štoviše, ljudi iznose različite omjere, od 10% talenta i 90% rada, do 50/50.

Osobna učinkovitost je analog rada s korištenjem nečijeg talenta. Odnosno, koristite svoje resurse kako biste što brže postigli svoj cilj, koristeći najmanji mogući napor.

To ne znači da će izvođenje zadatka biti nekvalitetno, naprotiv, što je osoba učinkovitija, učinkovitije će obaviti posao u kratkom vremenu.

Sukladno tome, povećanje osobne učinkovitosti neizbježno će dovesti do činjenice da će osoba provoditi mnogo manje vremena na svakodnevnim poslovima.

Primjer: zaposleniku je povjeren zadatak analiziranja konkurenata u branši svoje tvrtke. Na temelju ovog izvješća morat će napraviti vlastitu analizu, procijeniti izglede za razvoj tvrtke i općenito donijeti svoju presudu o preporučljivosti izlaska na tržište. Zaposlenik će se nositi s takvim zadatkom od 1 tjedna do 1 mjeseca. I što je veća njegova učinkovitost, to će se manje vremena potrošiti na ovaj zadatak.

Više govorimo o vremenu izvršavanja zadataka, a ne njihovoj kvaliteti, prvenstveno temeljenoj na suvremenoj stvarnosti. Problem sadašnjeg rada je ne nositi se sa zadatkom na razini - s tim gotovo nikad nema problema. glavni problem- u .

Svi su primijetili takav fenomen iza sebe: prvih 20-30 minuta na poslu počinjete izvršavati zadatke koji su vam dodijeljeni s gorućim očima. Zatim, učinkovitost opada, oči prestaju peći, a ono što je trajalo 5 minuta, postupno traje 10, 15 i 20.

Ako se u ovom trenutku promatrate izvana, možete primijetiti beskrajne smetnje, slabljenje koncentracije, prebacivanje s jednog zadatka na drugi i druge stvarno neučinkovite stvari. I takav se fenomen opaža posvuda, ne samo na poslu, već i u školi, pri vođenju, treningu, čitanju itd.

Da biste smanjili vrijeme za dovršetak jednog zadatka, a time i povećali svoju produktivnost, trebate trenirati osobnu učinkovitost.

Tko se uopće preporučuje za poboljšanje osobne učinkovitosti

Za obuku apsolutno svake osobe potrebna je osobna učinkovitost, ali neke profesije zahtijevaju poseban pristup tome. Pozabavimo se onima koji se prije svega i odmah trebaju pobrinuti za sebe.

Slobodnjaci. Počnimo s njima. Ovo je posebna kategorija radnika koji obavljaju različite poslove. To može biti izrada programa, dizajn, knjigovodstvo itd.

Ova kategorija ljudi je najpodložnija informacijskom napadu zbog stalnog kontakta s informacijama. Ako su na poslu u uredu društvene mreže, web-mjesta s vijestima i drugi načini da se ubije vrijeme i odvrati od posla blokirani ili nadzirani, onda nema takvih ograničenja kada radite od kuće.

Često, da bi izvršio zadatak koji traje najviše 15 minuta, prosječni freelancer potroši više od sat vremena. Upravo kako bi brže obavili posao, povećali zaradu, broj klijenata, a ujedno oslobodili vrijeme za zanimljivije stvari - freelanceri moraju stalno poboljšavati svoju osobnu učinkovitost.

Poslovni ljudi. U ovu kategoriju će upasti svi koji ih imaju, kao i direktori i top menadžeri velikih tvrtki. U stvarnosti modernog gospodarstva, gospodarstvenici i viši menadžment imaju vrlo ograničeno vrijeme za rješavanje važnih problema.

Pritom imaju više odgovornosti od običnih zaposlenika. Da biste našli vremena za sve i ostavili nekoliko sati više za život izvan posla, trebate razviti svoju osobnu učinkovitost.

Studenti. Svatko tko nešto uči može biti uključen u ovu kategoriju. Bez obzira radi li se o školskom ili dvomjesečnom tečaju računovodstva, u potpunosti iskoristiti svoj potencijal u studiju primarni je zadatak ovih ljudi.

Dobiti maksimalnu količinu korisnih informacija, filtrirati ih od nepotrebnog smeća i učiniti ih prikladnim za vlastite potrebe zadatak je koji ovisi o osobnoj učinkovitosti.

Kada se formira osobna učinkovitost?

Osobna učinkovitost osobe subjektivni je čimbenik. Počinje se formirati u predškolskoj dobi, a vrhunac formiranja pada na 19-25 godina, vrijeme kada ljudi tek počinju raditi, koristeći sve što su dobili tijekom školovanja.

Ali cijeli temelj se stječe u školi, kada se očituje sama multitasking učenika: trebate raditi domaću zadaću, raditi ono što volite, sjediti na društvenim mrežama, šetati s prijateljima, izvršavati zadatke za roditelje po kući i tako na. U tom se razdoblju određuju prioriteti.

Ali to ne znači da je povećanje osobne učinkovitosti nemoguće u kasnijoj dobi. Nakon 23-25 ​​godina ljudi razmišljaju kako mogu povećati svoju učinkovitost kako bi posvetili vrijeme obitelji i ostavili malo za svoje hobije.

Zato je potrebno što ranije povećati vlastitu učinkovitost, ali se ni u kasnijoj dobi ne može reći da se čovjek ne može nositi s promjenom sebe i početi biti učinkovitiji.

Tri čimbenika čine osnovu osobne učinkovitosti:

• Postaviti ciljeve;
• Korištenje resursa;
• Socijalizacija.

Postavljanje ciljeva je najvažniji faktor od sva tri. Da biste djelovali učinkovito, morate razumjeti zašto to radite. Dobro definiran cilj temelj je rezultata. Važno je postaviti međuciljeve. Najmanji vremenski interval za jedan cilj trebao bi biti 1 dan.

Korištenje resursa. Usporedba osobne učinkovitosti s ekonomijom ovdje je izvrsna. Ekonomija je znanost o korištenju ograničene količine resursa za zadovoljavanje potreba. Ako povučemo analogiju s osobom, onda svatko ima vlastitu zalihu resursa koje mora iskoristiti kako bi ispunio svoje ciljeve.

Socijalizacija. Također vrlo važan čimbenik. Odgovoran je za komunikaciju i provedbu ciljeva u društvu. Svakog dana čovjek se neizbježno susreće s drugim ljudima, a oni također utječu na ispunjenje njegovih ciljeva, baš kao i on sam.

Da biste uvježbali vještinu postizanja ciljeva, morate naučiti kako graditi odnose s ljudima, te paziti da oni na ovaj ili onaj način pomažu u postizanju ciljeva.

Osoba koja želi razviti svoju osobnu učinkovitost mora se kretati u ova tri smjera:

• Naučite kako pravilno postaviti svoje ciljeve.
• Pokušajte mudrije koristiti svoje resurse kako biste ih postigli;
• Komunicirajte s ljudima kako biste ostvarili svoje planove.

Metode za poboljšanje osobne učinkovitosti

Postoji mnogo metoda za povećanje osobne učinkovitosti, ali sve govore o istoj stvari. Za vas smo sastavili 10 najpopularnijih načina za povećanje osobne učinkovitosti, a prateći barem polovicu njih nekoliko mjeseci, zajamčeno ćete primijetiti povećanje učinkovitosti.

Planiranje

Jedan od najvažnijih načina za poboljšanje učinkovitosti je dobro planiranje dana. Ovo je jedna od glavnih vještina koja može povećati performanse tijekom dana.

Abraham Lincoln bio je uistinu briljantan čovjek koji je mogao postići najambicioznije ciljeve samo svojom osobnom učinkovitošću. Gotovo uvijek je radio maksimalno, a to ga je povoljno razlikovalo od svih koji su mu stajali na putu u ostvarenju ciljeva.

Rad prema svom cilju prvo je područje na kojem ćete prvo morati poraditi. Najbolje je svoje ciljeve zapisati na običan papir – to ih čini opipljivijim. Najbolje je sa sobom nositi dnevnik s ciljevima i povremeno gledati.

Ali planovi za dan samo su vrh ledenog brijega. Ciljeve također treba postaviti na dulje razdoblje. Također, čovjek treba imati jedan cilj – misiju kojoj treba biti jednak. To je obično velik i grandiozan cilj, čije postizanje može potrajati gotovo cijeli život.

Istodobno, izrada kompetentne misije prvi je korak ka djelotvornosti.

Letak s glavnim ciljevima i misijom također je poželjno nositi sa sobom. Pomoći će odgovoriti na pitanje: „Zašto to radim u ovaj trenutak“, a dat će i dodatnu motivaciju za rad.

Određivanje prioriteta

Određivanje prioriteta važna je vještina koju morate naučiti čim naučite kako postaviti svoje ciljeve. Odredite prioritete – odlučite koji zadatak treba izvršiti prvi, a koji nakon. Raspoređivanje takvog prioriteta omogućuje rješavanje najvažnijih zadataka na početku dana koristeći maksimalne resurse, ostavljajući manje energije za sekundarne.

Mark Twain je rekao: “Ako pojedete žabu na početku dana, ostatak dana obećava da će biti divan. Uostalom, već ste obavili sav težak posao.”

Odnosno, trebate dovršiti jedan veliki i težak zadatak odmah, bez odlaganja. Nakon toga, sve ostalo će vam se činiti ne tako teško i sve možete učiniti bez puno truda.

Psiholozi se također drže sličnog stajališta. Nakon dovršetka teškog zadatka, osoba doživljava val endorfina - hormona radosti, i kao rezultat toga - povećanje unutarnje opskrbe resursima. Odnosno, nakon teškog zadatka, rado ćete preuzeti nešto manje teško. Pritom najugodniji zadatak treba ostaviti za kraj. Težnja tome također će povećati performanse.

Određivanje prioriteta vam omogućuje da odaberete najveću i najružniju žabu, zatim nešto manju žabu i tako dalje.

Koncentracija pažnje

Jedan od naj složene metode, što vam omogućuje da maksimalno raspršite osobnu učinkovitost.

Koncentracija - sposobnost fokusiranja na nešto specifično. Odnosno, kada obavljate zadatak, ne ometaju vas strane stvari, u potpunosti se posvetite poslu i dovršite ga mnogo brže.

Problem koncentracije danas je jedno od najhitnijih pitanja kojem psiholozi pridaju važnost.

Neke statistike:

• Prosječna duljina vremena u kojem se dijete koncentrira na jednu stvar je 7 minuta. Kod odrasle osobe ta se brojka može povećati na 40 minuta.
• Nakon 40 minuta iste vrste rada, bez obzira na to koliko je kreativan, dolazi do gubitka koncentracije i pada učinkovitosti. To negativno utječe na osobnu učinkovitost.

Danas postoji nekoliko metoda za poboljšanje koncentracije, ali princip je isti: morate povremeno praviti pauze i nakon dugih sesija u istom poslu, mijenjati područje djelovanja. Jedna od najstarijih, ali najučinkovitijih metoda održavanja koncentracije je Pomodoro metoda.

Bit metode je da jednu vrstu aktivnosti trebate raditi 25 minuta, a zatim si dogovoriti 5-minutni odmor. Nakon što napravite ovaj Pomodoro ciklus 4 puta, trebate promijeniti aktivnosti, čak i ako aktivnost nije završena. I nakon 1-2 ciklusa, vratite se na njega i završite posao.

Postoje mnoge druge metode o kojima možete naučiti na internetu.

Postupni prestanak rada gadgeta

To proizlazi iz prethodne točke. Mobiteli i tableti negativno utječu na koncentraciju. Oni čine da osoba stalno ometa nepotrebne informacije. Gadgete na poslu treba koristiti samo za komunikaciju.

Ograničavanje vremena provedenog na društvenim mrežama

Društveni mediji savršeno su sredstvo za smanjenje osobne učinkovitosti. Uzimaju ogromnu količinu vremena, a ne donose ništa zauzvrat. Kako biste racionalno iskoristili svoje osobno i radno vrijeme, morat ćete se maksimalno ograničiti na društvenim mrežama.

Provedite što manje vremena na Vkontakteu ili Odnoklassnikiju i primijetit ćete da imate puno više prilika da radite ono što stvarno volite.

Kontrola dobrobiti

Loše zdravlje jedan je od razloga zašto osoba ne može maksimalno iskoristiti svoj potencijal. Tijekom bolesti, osoba će biti praktički beskorisna na poslu, jer neće moći obavljati svakodnevne poslove tako brzo i učinkovito kao prije.

Stoga treba imati na umu da je ponekad puno bolje potrošiti 1-2 dana da se konačno oporavi nego 1-2 tjedna raditi na bolesti, smanjujući time svoju učinkovitost.

Također ne škodi dobro se opustiti prije početka rada. Za to bi bila izvrsna opcija Vruća kupelj. Za ljubitelje orijentalne umjetnosti meditacija može biti pravi spas. Tijekom njega ljudsko tijelo odmara u ubrzanom načinu rada, a doslovno nakon 20 minuta meditacije osjetit ćete pravi nalet snage.

Ulazak u stanje protoka

Protok je naziv prilično zanimljivog psihološkog stanja osobe, koju karakterizira vrhunska izvedba. U ovom stanju, osoba je u stanju dati svoj maksimum, ili čak ići izvan vlastitih granica.

Kako biste ušli u protok, možete koristiti unutarnje ili vanjske stimulanse. Unutarnji stimulansi uključuju sve što je povezano s osobnom motivacijom osobe. Vanjski stimulansi uključuju sve ono što na ovaj ili onaj način može natjerati osobu da se smiri i ugodi na pravi način.

Prikladno za ovo:

• prikladne prostorije;
• topla kupka;
• Meditacija.

S unutarnjim stimulansima stvari su malo kompliciranije. Oni su individualni za svaku osobu, ali su slični u jednom - izazivaju pozitivan naboj emocija, što vam omogućuje da se dugo usredotočite na jednu stvar. Također se bave intrinzičnom motivacijom. Dovoljno je naučiti o svojim motivacijskim polugama i lako možete utjecati na sebe i ući u stanje protoka.

Znati kako se odmoriti

Ovo je jedna od najvažnijih vještina koju je većina ljudi izgubila. Kako kažu, u većini rječnika odmor je promjena aktivnosti. Stoga se ne možete odmarati samo ležeći na kauču. Morate raditi nešto drugo što koristi vaše ostale mišiće i sposobnosti.

Promjena vrste aktivnosti nešto je što biste trebali naučiti u kratkom vremenu. Ako radite rukama – igrajte šah, poker, natjerajte mozak na razmišljanje. Ako je vaš posao vezan uz mentalni rad, sve se radi upravo suprotno – trebate se odmoriti, fizički opteretiti tijelo, ne dajući mu puno vremena za razmišljanje.

Uvriježena je zabluda da se ljudi koji puno rade za računalom mogu opustiti sjedeći na društvenim mrežama. Ali ovo je daleko od istine. Vrijeme provedeno za računalom negativno utječe na očne mišiće, kao i na mozak koji je prisiljen filtrirati ogromne tokove informacija.

Zaustavite obradu

Ova se stavka odnosi na zdravlje, ali je treba posebno istaknuti. Svaka osoba mora jasno predstavljati svoju granicu - količinu obavljenog posla, nakon čega će naštetiti svom tijelu.

Znamo te prilike ljudsko tijelo poprilično su veliki, a nisu rijetki ni slučajevi prekoračenja vlastite granice, pogotovo kada je riječ o hitnim i važnim poslovima. No, posljedice takvih slučajeva nisu pozitivne.

Da biste kompetentno odbili obradu, samo trebate saznati svoju preraspodjelu iskustvom - to stanje kada ništa ne uspije, rad ide 2-3 puta sporije, a fizički umor jednostavno debalansira. I u sljedeći put kada postignete sličnu količinu posla, trebate ih usporiti i odgoditi na neko vrijeme, nakon odmora.

Naučite delegirati

To se posebno odnosi na zaposlenike zaposlene u vodećih pozicija. Većina šefova, pogotovo onih stare škole, nastoji većinu poslova u tvrtki obaviti sami. A ovo je pogrešno. Uostalom, vođa koji je zaposlen u poduzeću postaje radnik, ali radnik koji donosi odluku neće postati vođa.

Zato je bolje stvoriti jasnu hijerarhijsku strukturu, sa slobodom izbora za svaku kariku - prenijeti dio ovlasti koje leži na vama na ostale, niže radne karike. To će vam omogućiti da se rasteretite i povećate učinkovitost svakog pojedinog linka i zaposlenika.

Osobna učinkovitost vođe je ono na čemu se temelji cijela tvrtka. Što učinkovitije funkcionira njegova upravljačka veza, to se više upravljačkih odluka može donijeti, a ekonomska situacija poduzeća će biti bolja.

Ovo je dovoljno jednostavne metode koje su poznate gotovo svima. Ali njihova provedba može potrajati značajno vrijeme. Kako biste ih maksimalno iskoristili, ove metode trebate učiniti svojim navikama.

Lijenost i strah od promjene kao prepreke uspjehu

Lijenost je samo u poslovicama – motor napretka. Zapravo, ovo je jedna od glavnih kočnica koja sprječava osobu da krene dalje. Uz to dolazi i strah. I uglavnom, to je strah od promjene.

Osoba se boji da će u novom okruženju izgubiti stabilnost. I stabilnost za većinu moderni ljudi jedan je od najvažnijih aspekata uspješnog života.

U isto vrijeme, ako je lijenost nešto protiv čega se može i treba boriti, a svaka osoba to razumije, onda je strah od promjene sam gotovo nepremostiv.

Sjajan način borbe protiv lijenosti je razvijanje navika. uspješni ljudi. Jedna od najvažnijih metoda koje biste trebali slijediti u svom životu je promatrati što uspješni ljudi rade i unositi to u svoj život.

Još jedan popularan izgovor su godine.

Nećemo se fokusirati na to, dat ćemo samo nekoliko primjera uspješnih ljudi koji su implementirali svoje ideje u prilično poodmakloj dobi:

• Suze Orman jedna je od najpoznatijih američkih spisateljica. Do 30. godine radila je kao konobarica. Uspjeh je došao tek nakon 40. godine;
• Harrison Ford prilično je poznat redatelj. Do 30. godine radio je kao stolar;
• JK Rowling je autorica knjige o Harryju Potteru. U 31. godini još je živjela od socijalne pomoći;
• Ray Kroc je trenutni vlasnik McDonald'sa. Do 52. godine radio je kao trgovački putnik;
• Henry Ford - nema potrebe objašnjavati tko je on. Tek u dobi od 40 godina uspio je pokrenuti svoju prvu tvornicu automobila.

A takvih primjera ima na stotine i tisuće diljem svijeta. Ta ista brojka - 30 godina, nakon čega osoba postaje tako teška u usponu, prema statistikama, ostaje samo brojka. Nikad nije kasno da se krene naprijed.

Naravno, starost čini ljudski mozak manje savitljivim, informacije se sve teže apsorbiraju, nove vještine stječu se s velikim poteškoćama. Istina, postoji jedno ali. To će biti tipično za one koji su se jednostavno prestali razvijati nakon završetka škole / instituta.

Ako osoba obraća pažnju na svoje, proučava nove informacije, uči o novim pitanjima koja ga zanimaju, tada će sa 100% vjerojatnošću njegov mozak raditi ništa gore nego u školi do 50-70 godine.

Dotakli smo se pitanja uspjeha ne slučajno. Uostalom, većina čitatelja koji su otvorili ovaj članak računaju na činjenicu da će ih povećanje osobne učinkovitosti dovesti do uspjeha.

A u većini slučajeva kriteriji za uspjeh su: financijsko blagostanje, dobro zdravlje i obitelj. Osobna učinkovitost je ta koja je zaslužna za čovjekov put do uspjeha. Što učinkovitije koristite svoje interne resurse, veća je vjerojatnost da ćete biti među istinski uspješnim ljudima.

Osobna učinkovitost i samoobrazovanje

Ovdje je potrebno dotaknuti se pitanja obrazovanja i samoobrazovanja. Počnimo s činjenicom da su mnogi ljudi u svom životu više puta razmišljali o osobnoj učinkovitosti, iako su je nazivali drugim riječima.

Čitali su dosta na internetu i kupovali razne knjige o tome kako postati bogat, poznat i uspješan. A prilično živopisna ilustracija sve takve literature bit će djelo Evgenija Gordejeva - "kako zaraditi milijun". Knjiga se sastoji od 200 stranica, od kojih je 100 zauzeto beskonačnim ponavljanjem riječi “rad”, a preostalih 100 poredano je tako da odgovara planu. Ovo je najistinitija knjiga o tome kako postati uspješna i bogata osoba.

Odnosno, jednom morate shvatiti da ne postoji takva čarobna pilula koja će vas dramatično učiniti uspješnim i bogatim. Morate se razvijati, a jedan od glavnih smjerova je maksimizirati vlastitu učinkovitost. Od djetinjstva ljudi su okruženi beskorisnim znanjem, ne podučavaju ih glavnoj stvari - kako postaviti ciljeve, koristiti vlastite resurse i postići ih. Zato je prva stvar koju morate naučiti ako želite biti uspješni koristiti vlastite resurse.

Osobna učinkovitost i zona udobnosti

O tome kako biti sa zonom udobnosti, kaže naslov druge knjige - “Izađi iz zone udobnosti. Promijenite svoj život. 21 način za povećanje osobne učinkovitosti, Brian Tracy. Kako biste povećali svoju osobnu učinkovitost, morat ćete što prije izaći iz svoje zone udobnosti u stvarni svijet.

Osoba ne može postići maksimum ako ostane na mjestu. Naravno, zona udobnosti je ono što vas čini uistinu smirenim, pa čak i sretnim. U isto vrijeme obilježavate vrijeme, a ne postižete više.

Uspješni ljudi nikada ne ostaju u svojoj zoni udobnosti, oni se kreću beskrajno naprijed. Upečatljiv primjer je osnivač brenda Virgin Richard Branson. Osoba koja je odabrala 7 djelatnosti za svoju tvrtku i nastavlja širiti svoje poslovanje.

Naravno, izlazak iz zone udobnosti nosi izazove. Prvi je strah od neuspjeha. Druga prepreka je lijenost. Treće je pogrešno okruženje. Sva tri ova čimbenika negativno utječu na osobnu učinkovitost, sprječavajući vas da iskoristite svoj puni potencijal. Da biste postigli svoj maksimum, postavili ambiciozne ciljeve i ostvarili ih, trebate koristiti metode za povećanje učinkovitosti, implementirati ih u svoj život i povećati svoju učinkovitost do maksimuma.

Osobna učinkovitost u tvrtki

Od osobne učinkovitosti pojedinca, prijeđimo na cijelu tvrtku ili poduzeće.

Učinkovitost zaposlenika tvrtke više nije toliko pitanje psihologije, koliko pismenosti. Zato dobar vođa treba raditi u nekoliko smjerova odjednom – proučavati primijenjenu psihologiju (metode utjecaja na ljude) i poznavati osnove menadžmenta. Ova kombinacija će vam omogućiti da kompetentno upravljate ljudima i gurnete ih u pravom smjeru.

Metodologija za poboljšanje učinkovitosti zaposlenika ne razlikuje se puno od osobne učinkovitosti pojedinca. Istodobno će biti potrebno izgraditi kompetentan koji će omogućiti nagrađivanje učinkoviti radnici i nekako utjecati na one koji ne rade maksimalno.

Motivacijski sustavi mogu biti potpuno različiti – od monetarnih (koji nije dovoljno učinkovit) do ideoloških (najučinkovitiji).

Razmotrite dvije krajnosti: i ideološku motivaciju. Novcem možete motivirati za uspješan završetak posla, ili za prekomjerno ispunjenje plana. Ali postoji značajan nedostatak - nekim radnicima novac nije glavna motivacija, a možda i ne idu na posao zbog njega.

Ideološka motivacija je sposobnost da nadahnete svoje zaposlenike na način da budu prožeti idejom ​​​​poduzeća i samostalno dođu do zaključka: morate raditi maksimalno kako biste pomogli svom poslodavcu da ostvari svoje ciljeve. . Dovoljno je komplicirano, ali zanimljiv način, čime se minimizira trošak novčanih nagrada, ali se povećava učinkovitost zaposlenika.

Ali u svom čistom obliku, dvije takve metode motivacije gotovo je nemoguće susresti. Stoga poslodavci moraju kombinirati nekoliko pristupa: davati bonuse posebno istaknutim zaposlenicima i na glavnim skupštinama deklarirati svoje visoke ciljeve.

Mali life hack za poslovne ljude: kompetentna izjava o misiji savršeno motivira zaposlenike. Što je misija tvrtke veća, zanimljivija i “bjelja”, to su zaposlenici spremniji vjerovati u nju i dati sve od sebe.

Osim misije, osobni primjer će biti izvrstan način motiviranja osoblja. Priča top menadžera Leeja Iacocca zaslužuje pažnju u tom smislu. Ovaj se vrhunski menadžer obvezao izvući Chrysler iz krize. I kako bi pokazao svim zaposlenicima da je dio tima, odredio je sebi plaću - 1 dolar godišnje.

To su, naravno, ekstremi, a ova metoda je već dugo popularna i već je pomalo zaluđena. Ali glavni princip je jasan – ako želite potaknuti svoje ljude da daju sve od sebe – pokažite im kako to učiniti.

Zaključak

Osobna učinkovitost je sposobnost osobe da što kvalitetnije iu najkraćem mogućem roku izvrši zadatke koji su joj dodijeljeni. Osobna učinkovitost je temelj životni uspjeh, bez povećanja kojeg se prosječna osoba nikada neće moći popeti na društvenoj ljestvici.

Psihologija osobne učinkovitosti u 21. stoljeću takva je da se čovjek mora braniti od pretjeranih protoka beskorisnih informacija. Zato smanjenje osobne učinkovitosti mora biti povezano s ometanjima i stvaranjem pogrešnih ciljeva.

Metode za poboljšanje osobne učinkovitosti prilično su jednostavne: sve one uključuju, u jednom ili drugom stupnju, fokusiranje na određeni zadatak, postavljanje prioriteta i balansiranje opterećenja i obrade.

Potrebno je povećati osobnu učinkovitost razvijanjem određenih navika čije će stjecanje pozitivno utjecati na učinak, te će donijeti pozitivne rezultate kako u životu tako iu karijeri.

Posebnu pozornost treba posvetiti pokazateljima uspješnosti zaposlenih u poduzeću. Ispunjavanje njihovog maksimuma od strane svakog zaposlenika glavna je zadaća rukovodećeg osoblja.

Svi koji rade cijeli dan znaju da vrlo često nema dovoljno radnog vremena za sve. Međutim, možete uvelike poboljšati svoju produktivnost ako naučite posebne navike koje su dizajnirane da povećaju vašu učinkovitost. Produktivan radnik maksimalno iskorištava svaku minutu svog radnog vremena, posvećujući najviše pažnje najvažnijim zadacima. Učinkovitost na radnom mjestu ne samo da će poboljšati vašu produktivnost i osvojiti vašeg šefa, već će i učiniti da se osjećate kao da ste završili svoj današnji zadatak i imali produktivan dan na poslu.

Koraci

Kako se usredotočiti na posao

Održavajte radno mjesto čistim i urednim. Ponekad je za učinkovitiji rad dovoljno samo ukloniti nepotrebne stvari s radnog mjesta. Nered ometa produktivan rad. Ako neprestano prekapate po hrpi smeća kako biste pronašli alate ili dokumente koji su vam potrebni, gubite pristojan dio svog radnog vremena. Pobrinite se da uz sebe imate samo stvari koje su vam potrebne svaki dan. Sve ostalo držite na drugom mjestu, ali tako da ih po potrebi možete brzo nabaviti.

Provjerite je li vaše radno mjesto opremljeno svime što vam je potrebno. Pobrinite se da imate sve pravim materijalima i alate za posao. U uredu, na primjer, trebale bi biti spremne stvari poput bušilica za rupe, klamerica, kalkulatora itd. Ako se vaše aktivnosti ne odvijaju u uredu i koristite druge alate, osnovni princip ostaje isti - prije početka radni dan, morate pripremiti sve što vam treba. Znanstvenici koji koriste sofisticiranu opremu i mehaničari koji rade s nasadni ključevi, bit će bolje ako se njihov alat i oprema unaprijed pripreme za rad.

• To također znači da to morate osigurati potrebni materijali. Na primjer, spajalice za spajalice, čavli (ako ste stolar), kreda (ako ste učitelj) itd.
• Provjerite jesu li vaši alati u dobrom stanju. Jedan pokvaren ključ alat može ometati sve ostale radove. Uštedite buduće vrijeme povremenim čišćenjem i, ako je potrebno, popravkom vaše opreme.

1. Napravite opći raspored. Ako imate puno zadataka, raspoređivanje može povećati vašu produktivnost. Kako bi vaš raspored bio stvarno učinkovit, ograničite se na jedan glavni plan (možete mu dodati kalendar za planiranje dugoročnih ciljeva). Ne morate komplicirati svoj posao sastavljanjem više rasporeda ili brda podsjetnika koje ćete sigurno izgubiti. Morate se voditi jednim jedinim planom.

   Ograničite se od stvari koje vam odvlače pažnju. Svako radno okruženje ima svoje stvari koje mogu ometati. To može biti, primjerice, vrlo pričljiv i nametljiv kolega ili previše tiha atmosfera u kojoj i najmanji šuštanje može odvući pažnju. Dajte sve od sebe da na poslu budete što više usredotočeni. Ako vam vaša aktivnost omogućuje slušanje glazbe, ponesite sa sobom MP3 player. Možete čak staviti natpis ili staviti obavijesti da vam kolege ne smetaju. Ovo vam se možda čini nepristojnim, ali je zapravo svrsishodno i učinkovita metoda pobrinite se da vam nitko ne ometa pažnju dok radite. Ne zaboravite da možete razgovarati s kolegama tijekom pauze.

   Iskoristite svoje pauze da sredite svoje osobne poslove. Ironično, pauze mogu povećati, a ne smanjiti vašu produktivnost na radnom mjestu. Prvo, na ovaj način dobivate ostatak koji vam je potreban. Bez toga se možete jako umoriti i raditi sporije i manje produktivno. Drugo, tijekom pauze moći ćete raditi sve ono što vas inače odvlači od posla. Jeste li se morali uhvatiti kako razmišljate tijekom radnog vremena da trebate nazvati određena osoba? Učinite to na pauzi kako se ne biste ometali dok radite.

   Izrada strategija za učinkovit rad

   1. Podijelite velike zadatke na male dijelove. Veliki projekti vas mogu uplašiti: ako su jako veliki, lako ih je odgoditi i potrošiti vrijeme na manje važan posao sve dok ne budete prisiljeni početi ih ispunjavati prije isteka roka. Za učinkovit rad najprije trebate obaviti najvažniji posao, čak i ako je to mali dio velikog projekta. Naravno, na taj način nećete imati osjećaj da ste obavili cijeli zadatak (npr mali projekt), ali to je pametniji način da iskoristite svoje vrijeme. Ubuduće ćete najvažnije zadatke obavljati brže ako svaki dan po malo radite na njima.

      • Na primjer, ako trebate napraviti veliku prezentaciju u jednom mjesecu, svaki dan postavite koliko ćete od ovog projekta napraviti danas. Neće dugo trajati, neće vas odvratiti od ostatka vašeg posla, ali će biti važan prvi korak koji će ostatak procesa učiniti bržim i lakšim.

   2. Olakšajte svoj posao raspoređujući zadatke. Ako niste na najnižoj poziciji, možda ćete moći rasporediti zadatke iste vrste među svojim podređenima kako biste uštedjeli svoje vrijeme. Ne prepuštajte taj dio posla koji samo vi znate raditi kako treba. Umjesto toga, dajte podređenima zadatke koji se ponavljaju i koji oduzimaju puno vremena. Tako možete iskoristiti svoje sposobnosti u važnijim zadacima. Ako nekome predajete dio posla, pratite napredak i odredite rok. Uvijek zahvalite zaposlenicima na pomoći: ako osjećaju da ih cijenite, u budućnosti će se truditi za vas.

      Organizirajte sastanke racionalno. Postoji razlog zašto ih nitko ne voli: prema istraživanju iz 2012., gotovo polovica svih ispitanika vjeruje da su sastanci najveći gubitak vremena na poslu; više nego čak i posjećivanje nepotrebnih stranica. Sastanci mogu biti potrebni za raspravu i postavljanje ciljeva. Međutim, ako su loše osmišljeni, sastanci često mogu biti težak gubitak sati (a ponekad i dana) bez donošenja važne odluke. Evo nekoliko savjeta kako bi vaši sastanci bili što učinkovitiji:

      Izbjegavajte sukobe. Nažalost, na radnom mjestu može biti mnogo stresnih situacija. Ako se osjećate kao da ćete puknuti, odmah potisnite neprijateljstvo. Možda biste se vi, osoba s kojom se svađate, ili oboje, trebali iskreno ispričati. Bolje je to učiniti prije nego kasnije. Ako dopustite da se nekoliko tučnjava pretvori u svađe, vaš budući učinak će patiti jer gubite vrijeme pokušavajući ne naletjeti na tu osobu na poslu. Ali što je još važnije, samo ćete se osjećati još gore, stoga nemojte dopustiti da sukobi na poslu utječu na vašu produktivnost i raspoloženje!

      • Nemojte se bojati kontaktirati stručnjaka za rješavanje sporova i konfliktne situacije. Poduzetnici znaju da sukobi i neugodne situacije mogu ometati normalan rad, pa mnogi angažiraju stručnjake u čije dužnosti spada i rješavanje radnih sukoba. Provjerite s ljudskim resursima jeste li ljuti, nervozni ili se bojite kolege s posla.
      • Nakon što je vaš sukob riješen, ne morate biti prijatelji s osobom s kojom ste se posvađali – samo trebate mirno nastaviti raditi s njom. Budite pristojni i pažljivi na radnom mjestu, čak i s ljudima koji vam se ne sviđaju.

   Promjene u načinu života

   1. Odvojite dovoljno vremena za odmor. Umor nikada nije poboljšao kvalitetu nečijeg rada; ona može usporiti radna aktivnost, smanjuju učinkovitost, a ako malo spavate, to može utjecati na vas tijekom važnih sastanaka. Osim toga, redoviti nedostatak sna dovodi do brojnih zdravstvenih problema. Nemojte zaspati za svojim stolom, a zatim preskočiti posao jer se ne osjećate dobro. 7-8 sati zdravog sna bit će najbolji lijek za vas.

      • U najboljem slučaju, tromost na radnom mjestu - mali problem. U najgorem slučaju, može nositi ozbiljnu opasnost. Ako je u vašem poslu ugrožena sigurnost ljudi (na primjer, radite kao kontrolor letenja ili vozač kamiona), zdrav i adekvatan san vam je iznimno važan.

   2. Bavite se sportom. Znanstvenici su dokazali da tjelovježba poboljšava raspoloženje i produktivnost na radnom mjestu. To se posebno odnosi na uredske radnike. Ako većinu dana provodite sjedeći za računalom, pokušajte svaki dan staviti mali naglasak na tjelesnu aktivnost. Tako vam neće biti samo lakše sjediti na poslu, već ćete se osjećati bolje, energičnije, a imat ćete i više motivacije za rad.

      • Ako vam je ovo prvi put da vježbate, pokušajte upariti umjereni kardio trening s treningom snage.

   3. Budite dobro raspoloženi. Ako pokušavate poboljšati svoju radnu učinkovitost, možda biste svoj posao trebali shvatiti ozbiljno. U mnogim slučajevima ovo Loša ideja: možda ćete poboljšati učinkovitost za kratko vrijeme ali ako se uvijek ograničavate u uživanju na poslu, lako ćete se istrošiti, što će dovesti do letargije, stresa i nedostatka motivacije. Pokušajte biti dobro raspoloženi: ako se osjećate dobro na poslu, veća je vjerojatnost da ćete biti motivirani i vođeni. Radite male stvari koje će vam pomoći podići raspoloženje bez da vam smetaju u produktivnosti: slušajte glazbu sa slušalicama, vježbajte ili ponesite prijenosno računalo u sobu za odmor i uživajte u miru i tišini.

      • Iskoristite vrijeme za odmor: uživajte u prilici da dobro jedete, razgovarate i nasmite se sa svojim poslovnim prijateljima.
      • Ne štedite na kavi. Može biti fantastičan lijek u danima kada se osjećate izrazito iscrpljeno, ali ako ga pijete svaki dan, postat ćete ovisni o njemu, a to vam neće koristiti.

   4. Dajte sebi poticaje. Lakše je djelotvorno raditi kada za to imate dobar razlog. Ako vam je jednog dana postalo teško natjerati se na posao, razmislite o glavnim razlozima koji su vas doveli na ovaj posao: o vašim životnim ciljevima, snovima ili samospoznaji. Pokušajte razmišljati o svom poslu kao o sredstvu za postizanje krajnjeg cilja - vašeg idealnog načina života. Ako volite svoj posao, razmislite o tome kako se osjećate zbog posla: imate li osjećaj postignuća, postignuća kada završite zadatak?

   5. Nagradite se. Ako ste uspješno poboljšali svoju produktivnost, slavite: zaslužujete to. Nije lako prekinuti loše navike i razviti dobre, stoga se nagradite za svoj trud. Uzmite piće nakon posla u petak, idite u klub s prijateljima ili jednostavno legnite u krevet s knjigom. Radite sve što vam donosi zadovoljstvo nakon radnog tjedna. Nagrađujući sebe, povećavate svoj osjećaj postignuća, što je važan dio zadržavanja motivacije.

      • Nagrada ne mora biti velika ili grandiozna. Također ne mora biti nešto skupo. Skromne umjerene nagrade su najbolje. Sačuvajte svoj Rolex za posebnu priliku.
   • Složenije projekte radite odmah, umjesto da ih ostavite za kasnije. Tako ih nećete pokušavati izbjeći i čekati u neizvjesnosti da dođu na red. Ako prvi napravite takav projekt, veća je vjerojatnost da ćete biti zadovoljni i moći ćete svoj dan završiti pozitivno radeći ugodnije ili manje teške projekte.

Bez obzira na to koji proizvod tvrtka stvara, povećanje učinkovitosti rada može poboljšati njezin rezultat. Činiti više s manje stvarnost je današnjeg konkurentnog poslovnog okruženja, a ta se dinamika vjerojatno neće uskoro promijeniti.

Anton Solovey, voditelj stručnog smjera Falcongaze, govori o metodama povećanja učinkovitosti rada u tvrtki i daje savjete kako organizirati tijek rada na način da se postigne maksimalna produktivnost.

Činilo bi se nevažnim u 2018. podsjećati vas da je računalna tehnologija izvrstan način za povećanje produktivnosti tvrtke i pomoći svakom zaposleniku da obavi više u manje vremena. Međutim, ovo je tako dinamično razvijajuće područje koje zahtijeva odvojenu kontrolu nad novim inovacijama koje mijenjaju ideju tijeka rada.

Procjenjujući stanje poduzeća i potrebu za računalnom tehnologijom, potrebno je proučiti ručni procesi koje koristi tvrtka i odlučuju kako mogu koristiti pravu tehnologiju.

Tu su i zadaci internetskog filtriranja (kako spriječiti gubitak vremena ušteđenog na ovaj način) te organiziranje praktičnih alata za komunikaciju unutar tima: e-mail i oglasne ploče, instant messengeri i sl.

Na primjer, na Rusbaseu je bila priča o optimizaciji upravljanja u Nimax studiju, gdje je bilo savjeta o odabiru novi sustav upravljanje projektima i prodajom, kao i novi glasnik. Nije toliko važno koji će se alat koristiti – puno je važnije da bude isti za cijeli tim i da njegova upotreba bude ujednačena. I također sigurno.

Kontrola i postavljanje rokova

Potrebno je pratiti i ograničiti koliko vremena zaposlenik troši na zadatke. Da biste to učinili, možete koristiti jednu od aplikacija za praćenje aktivnosti i tako odrediti koji se zadaci općenito obavljaju tijekom dana. To će vam pomoći da napustite suvišno i instalirate optimalno vrijeme riješiti problem. Ovo je takozvani upravljani stres. Kad zaposlenik pogleda na sat, postaje usredotočen i produktivan.

Važna točka je da proces optimizacije ne bi trebao biti kaotičan, već kontroliran.

Unatoč činjenici da je naš razvoj - SecureTower DLP sustav - dizajniran prvenstveno za pružanje sigurnost informacija- mnogi kupci ga koriste i za rad s poslovnim procesima. Na primjer, nakon implementacije moguće je analizirati stanje tokova informacija, kako odjeli međusobno komuniciraju, gdje i koje informacije se pohranjuju, koliko učinkovito funkcionira sustav upravljanja, ima li očito nelojalnih zaposlenika i u koje grupe se podijeliti. prema stupnju pažnje "sigurnosti" prema njima. Jedna od prvih stvari koje naše tvrtke klijenti obično otkriju jesu zaposlenici koji surfaju internetom i igraju igrice tijekom dana.

Prema istraživanju koje su tijekom prošle godine proveli naši menadžeri između tvrtki koje koriste naš razvoj, 80% ispitanih izjavilo je da je u njihovim tvrtkama spriječeno curenje informacija komercijalne vrijednosti, a 11% je navelo da se više pokušavalo izvući takve podatke. od 10 puta.

I što drugo?

Još jedan važan uvjet- kontrolirati ne samo zaposlenike, već i linijske menadžere. U jednoj od tvrtki, u čije je informacijsko okruženje već odavno implementirano DLP rješenje, stručnjak koji radi s programom pokrenuo je sigurnosna pravila koja su izvijestila da je u računovodstvu za prethodni mjesec jedno od računala često ostalo uključeno nakon kraja radnog vremena, a u njemu su bili aktivni računovodstveni programi.

Nakon dodatne istrage pokazalo se da se promijenio šef odjela koji je posao posložio na način da je jedan od računovođa bio prisiljen stalno kasniti. Jednostavno je neke svoje zadatke prepustio podređenom.

Kako zaštititi svoje poslovanje od nelojalnih zaposlenika

Prilikom gradnje suvremeni sustav odnosi u organizaciji ne mogu bez jake zaštite. S jedne strane, DLP sustav će psihološki stimulirati zaposlenika na odgovorno pridržavanje radnih obveza i poboljšati društvenu klimu u organizaciji. A s druge strane, zaštititi poslovanje od nelojalnih zaposlenika i insajdera kojima je cilj naštetiti tvrtki, iskoristiti njezine resurse i ukrasti povjerljive podatke.

Na primjer, u tvrtki za projektiranje zgrada otkriven je zaposlenik koji je procurio informacije konkurentima. Praćenje njegovih aktivnosti nije bilo lako, jer crteže nije slao izravno poštom ili instant messengerima, već ih je kopirao na svoje računalo i fotografirao.

Uz pomoć modula za praćenje datotečnog sustava, služba informacijske sigurnosti izradila je banku podataka s posebno važnom dokumentacijom. Sustav je skenirao sve radne stanice na mreži i otkrio da tu dokumentaciju pohranjuje korisnik koji nije niti bio uključen u ovaj projekt.

Navedene metode povećanja učinkovitosti rada zahtijevaju veću neovisnost od zaposlenika, a to zauzvrat povećava važnost praćenja njegovih aktivnosti. Ispravno izgrađivanje odnosa između poslodavca i zaposlenika može pomoći da se posao tvrtke dovede do boljeg nova razina i povećati profit.

Postotak "radoholičara" među IT stručnjacima je nevjerojatno visok: mogu satima raspravljati o rješenju problema, danima sjediti za računalom, godinama ići na odmor, prelazeći s projekta na projekt. Međutim, ovaj asketizam iz nekog razloga ne mora ni na koji način utjecati na učinkovitost tima IT odjela.

Povećanje učinka osoblja briga je gotovo svakog CIO-a - i mala tvrtka, i industrijski div. Sustav motivacije osoblja često se gradi pokušajima i pogreškama, a broj pogrešaka je prilično velik. Kako optimizirati motivacijske modele? Kako natjerati ljude da požele raditi upravo u ovoj organizaciji, da rade na ostvarenju poslovnog rezultata?

U IT uslugama često nastaje situacija kada su ljudi dobro motivirani za rad na projektu, razumiju ciljeve i zadatke rada, jasno vide horizonte, shvaćaju područja odgovornosti i rade s punom predanošću. U svakodnevnom radu slika je često bitno drugačija: ljudi ne razmišljaju o krajnjim ciljevima svog posla, ne osjećaju poticaj da ga rade što bolje. Ispostavilo se da momčad brzo i glatko prolazi sprinterske staze, ali postignuća na stacionarnim stazama izgledaju puno skromnije. Budući da menadžeri često nisu u stanju preokrenuti situaciju, počinje potraga za vanjskim čimbenicima utjecaja. Koriste se bilo kakva objašnjenja - od općeg stanja ruskog gospodarstva, koje se, poput oceana u kapi, odražava u organizacijskim značajkama pojedinih tvrtki, do specifičnosti ruskog mentaliteta, što vam, naravno, ponekad omogućuje "idi brzo", ali samo zbog činjenice da se prije toga "upregnuto" dugo i polako. Međutim, koliko god objašnjenje izgledalo uvjerljivo i pouzdano, ono ne rješava problem.

Da bi se razumio razlog ove pojave, potrebno je razmotriti stvarne, a ne deklarirane organizacijske principe tvrtke općenito i IT odjela posebno.

Formula za uspjeh

O stvaranju ili poboljšanju sustava motivacije razmišljaju kada je potrebno povećati učinkovitost zaposlenika, više racionalno korištenje radni resursi. Često menadžeri opisuju problem otprilike ovako: „Ljudi rade divno, vole svoju profesiju – do te mjere da su spremni dati tvrtki i svoje osobno vrijeme, radeći prekovremeno na vlastitu inicijativu. Oni su - dobri profesionalci. Ali općenito, IT usluga ne radi učinkovito koliko bi mogla biti, vrijeme i radni resursi se koriste neracionalno.” Često se osjećaj neučinkovitog korištenja radnih resursa javlja na intuitivnoj razini i nije potkrijepljen nikakvim pokazateljima. Menadžeri često izlaz iz ove situacije vide u promjeni sustava motivacije osoblja, što u pravilu znači povećanje plaće.

“Poboljšanje učinka tvrtke ili njezine divizije nije ograničeno na stvaranje motivacijskih shema. Učinkovitost rada ljudi ne ovisi samo o motivaciji, pa ju je potrebno razmatrati u kombinaciji s drugim značajnim čimbenicima utjecaja. Pristup stvaranju učinkovitog sustava kadrovskog rada, koji mi prakticiramo, prilično se često koristi na Zapadu, ali još nije postao široko rasprostranjen u Rusiji”, kaže Dmitrij Voloshchuk, konzultant u smjeru “Upravljanje učinkom osoblja” Ecopsy Consultinga.

Unutar ovog pristupa, učinkovitost se smatra derivatom od tri elementa:

Učinkovitost = kompetencija / organizacijske prepreke x motivacija,
gdje su kompetencije profesionalna znanja i vještine (a u slučaju zaposlenika na rukovodećim pozicijama i menadžerske vještine). Voditeljske kvalitete važna su komponenta kompetencije zaposlenika IT službe, budući da u poslovnom okruženju, čiji je značajan dio organiziran po projektnom principu, većina stručnjaka s vremena na vrijeme zauzima rukovodeću poziciju - voditelj projekta, voditelj projektni ured, itd.;

motivacija - sustav materijalnih i nematerijalnih poticaja, koji se temelji na vrijednostima i orijentacijama ljudi;
organizacijske barijere su stavovi i značajke organizacijske strukture koje sprječavaju ljude da rade s punom predanošću za dobrobit tvrtke. To mogu biti anorganska pravila rada, standardi koji otežavaju rad zaposlenicima, praznine u organizacijskoj strukturi, nedostatak propisa i procedura – na primjer, procedure za reagiranje na problemske situacije i tako dalje.

Na temelju formule moguće je aktivnosti zaposlenika promatrati u tri dimenzije – profesionalnost, motiviranost i korporativno okruženje. “Da biste razumjeli stupanj učinkovitosti jedinice, trebate pogledati na kojoj se točki u ovom trodimenzionalnom koordinatnom sustavu nalazi: kolika je kompetencija i motivacija te koje su organizacijske barijere. Tek nakon toga moguće je donijeti zaključak o tome koje korake treba poduzeti za poboljšanje učinkovitosti”, kaže Dmitrij Voloshchuk.

Razina profesionalnosti IT stručnjaka može se mjeriti profesionalnim testovima ili na temelju procjene linijskog rukovoditelja. Situacija je kompliciranija s njihovim menadžerskim vještinama i kompetencijama – često informatičari ne prolaze nikakvu obuku u menadžerskim vještinama i svoje menadžerske funkcije provode na temelju vlastitih ideja o njima. Štoviše, uobičajena je situacija kada na čelo informatičke službe dođe najbolji informatičar, bez obzira na to ima li tvorevine i vještine voditelja ili ne.

Organizacijske barijere u različitim tvrtkama vrlo su individualne. Beskrajno obavezno uredske bilješke, koje trebate napisati iz bilo kojeg razloga, komplicirane procedure za koordinaciju akcija, zastarjeli korporativni standardi i još mnogo toga mogu kočiti razvoj organizacije. “Ljudima je teško sagledati svoje aktivnosti izvana i poduzeti korake kako bi ih optimizirali – toliko je trenutačnih operativnih prioriteta i apsolutno nema vremena za kritičku reviziju. Kao rezultat toga, važnost organizacijskih barijera često se podcjenjuje. U međuvremenu, iskustvo pokazuje da jednostavni koraci za poboljšanje poslovnih procesa mogu osloboditi 20-30% korisnog vremena zaposlenika, kaže Dmitry Voloshchuk. Osim toga, ako se osoba bavi 'majmunskim radom', to je demotivira.

Teorija i praksa

Roman Zhuravlev: “Prakse upravljanja IT uslugama u tvrtkama ne čine nikakav sustav.” Kao i svaki drugi proces u IT sustavu upravljanja, upravljanje osobljem treba imati jasno definirane ciljeve koji su jasno povezani s ciljevima IT odjela, koji, zauzvrat, suglasni su s ciljevima i prioritetima tvrtke. Za postizanje ovih ciljeva potrebno je definirati zadatke, glavne aktivnosti, postupke. Treba raspodijeliti odgovornost za provedbu kako pojedinačnih postupaka tako i procesa u cjelini. Moraju se dodijeliti potrebna sredstva, mora se osigurati dostupnost potrebnih kompetencija. Poželjno je identificirati i naučiti kako vrednovati mjerljive pokazatelje učinkovitosti procesa upravljanja osobljem. Važno je da aktivnosti upravljanja osobljem uključuju faze planiranja, izvršenja, evaluacije i poboljšanja.

"U pravilu, praksa upravljanja IT uslugama u tvrtkama ne čini nikakav sustav", kaže Roman Zhuravlev, direktor odjela za IT obuku u IT Expertu. - Procesi, ako su identificirani, međusobno djeluju neučinkovito. Ciljevi IT usluge nisu definirani ili nisu povezani s ciljevima tvrtke. Glavne aktivnosti u području upravljanja osobljem provode se, prema njegovim riječima, otprilike ovako:

* planiranje: kvantitativno - u granicama kvote proširenja osoblja, u pravilu, godišnje. Izračun kvote se ne temelji ni na čemu. U području obrazovanja - unutar proračuna - s jedne strane, nejasne ideje o izgledima za razvoj infrastrukture - s druge.
* zapošljavanje: izvori nisu sistematizirani. Djelatnost odgovarajućeg odjela na razini tvrtke ne daje rezultate kada je u pitanju informatički kadar. Profesionalno usmjerena selekcija provodi se nasumično. Odabrani na temelju stručne procjene voditelja informatičkih odjela, zaposlenici se šalju "u stožer" na registraciju i formalne provjere.
* trening: u potpunosti u skladu s planiranjem, odnosno nasumično. (Detaljan kalendarski plan se može ne samo izraditi, već i promatrati. Međutim, pitanje „Zašto su ti ljudi i ti programi u njemu?“ spada u kategoriju retoričkih pitanja.)
* motivacija: zaposlenici uključeni u projekte financijski su motivirani da dovrše projekt na vrijeme. Zaposlenici uključeni u poslovne aktivnosti motivirani su za zadržavanje u sklopu korporativnog motivacijskog programa (plaća, bonusi, “socijalni paket”). CIO se u to uključuje u posebnim prilikama, kao što je pokušaj ključnog zaposlenika da napusti tvrtku.

Opisane prakse uopće nisu slične preporukama navedenim u moderni modeli IT menadžment, kao što su COBIT, MOF, koji određuju potrebu za učinkovitim upravljanjem osobljem, uključujući planiranje, odabir, obuku, razvoj, motivaciju, rotaciju i otpuštanje. Razlozi za ovo neslaganje, prema Romanu Zhuravlevu, su:

* niska razina zrelosti procesa upravljanja u većini ruskih tvrtki;
* neizvjesnost statusa i ciljeva IT usluge u poduzeću;
* nedovoljna obučenost voditelja informatičkih službi u području upravljanja;
* nedostatak prilagođenih metoda upravljanja osobljem, uzimajući u obzir specifičnosti IT usluga.

“U takvim uvjetima u većini slučajeva nema praktične potrebe za 'optimiziranjem motivacijskih modela'. Oni će ostati modeli”, kaže Roman Zhuravlev.

“Najvažnije je izgraditi sustav motivacije za određenu osobu zajednički sustav postavljanje ciljeva tvrtke (ili odjela, ako govorimo o IT uslugama), - kaže Elena Sharova, zamjenica direktora Odjela za sustave korporativnog upravljanja u IBS-u. - Svaki pojedini zaposlenik mora razumjeti svoju ulogu u cjelokupnom “radnom mehanizmu” i vidjeti svoj doprinos ukupnom uspjehu. A shema motivacije trebala bi biti izravno povezana s postizanjem poslovnih ciljeva jedinice i tvrtke u cjelini.

U procesu postavljanja općih strateških ciljeva poduzeća, oni se dekomponiraju na razinu pojedinih izvođača. Svaki zaposlenik mora, s jedne strane, imati popis jasnih ciljeva i objektivnih kriterija za njihovo postizanje, a s druge strane vidjeti kako njegov rad doprinosi ukupnom uspjehu. Sve to stvara najvažniji psihološki učinak – osjećaj pripadnosti velikom cilju. Bez toga je gotovo nemoguće zainteresirati zaposlenika.

Vrlo je važno da se u startu postave pravila igre, ne samo u smislu motivacije, već i organizacije rada općenito. Potrebno je jasno odrediti koja su područja odgovornosti zaposlenika, kako radimo, kako komuniciramo, kako i tko će kontrolirati rad, kako ćemo kažnjavati. Pravila rada (a posebno pravila motivacije) ne bi smjela biti „crna kutija“ – trebala bi biti transparentna i razumljiva. Što manje subjektivnosti, to bolje.”

izvori inspiracije

Elena Sharova: „Svaki pojedinačni zaposlenik mora razumjeti svoju ulogu u cjelokupnom „radnom mehanizmu“. Kako bi se izgradio učinkovit sustav upravljanja i motivacije za IT uslugu, naglašava Roman Zhuravlev, važno je:

* jasno formulirati ciljeve djelatnosti – informatička služba u cjelini, njeni pojedinačni odjeli, pojedini izvođači. Koordinirati ciljeve na visokoj razini s menadžmentom tvrtke, skrenuti pozornost zaposlenicima na njih;
* učiniti pojačanja ovisnima samo o eksplicitnim rezultatima IT aktivnosti. Nagrade za uspjeh drugih ljudi vas ne stimuliraju na bolji rad. Bonusi i drugi poticaji temeljeni na uspješnosti tvrtke mogu pridonijeti lojalnosti IT zaposlenika, ali ne i poboljšanju kvalitete rada;
* odrediti međutočke za vrednovanje aktivnosti - semantičke ili vremenske. Bonus na kraju godine potiče bolji rad u prosincu. Rezultati privremenih procjena trebali bi biti brzi i vidljivi. Bonus za dobar učinak u prvom tromjesečju isplaćen u rujnu smatra se zakašnjelom uplatom;
* učiniti sustav upravljanja i motivacije primjerenim složenosti organizacije, osiguravajući jednostavnost, pravednost i točnost procjena. Uzmite u obzir značajke različiti putevi upravljanje aktivnostima. Koristiti podatke iz sustava automatizacije za aktivnosti upravljanja informatikom (evidencije obavljenog posla, izvješća, protokoli i sl.);
* zapamtite da su IT zaposlenici različiti. Operater korisničke podrške, programer i mrežni inženjer imaju različite osobine osobnosti, preferiraju različite objekte aktivnosti, organiziraju svoj rad na različite načine... I učinkovit sustav upravljanja i motivacije trebao bi uzeti u obzir te razlike;
* Pružati mogućnosti za profesionalni razvoj. Za IT stručnjake to je obično prioritet za karijeru. Prilika za učenje pruža relevantnost profesionalnoj razini, održavanje i stručno usavršavanje;
* Pokušajte uspostaviti učinkovitu komunikaciju s HR odjelom. Često ne pomaže CIO-u jer niti jedna strana ne razumije koji su zajednički izazovi, a ne zato što ti izazovi nemaju rješenja.

Kruh, znanje, duhovna atmosfera!

“Ako cijeli sustav motivacije usporedimo sa santom leda, onda su plaće, bonusi i druge materijalne koristi ono što leži na površini, što je vidljivo i relativno lako usporedivo”, kaže Nadezhda Shalashilina, HR direktorica grupe tvrtki Lanit. "Ali nematerijalna motivacija je onaj podvodni dio sante leda, koji je mnogo veći i dublji i ne možete ga odmah vidjeti, iako čini većinu bloka."

Međutim, za sada je za većinu ljudi glavni motivirajući čimbenik materijalna motivacija. No, na ovom čimbeniku, prema Eleni Sharovoj, treba suptilno i kompetentno raditi: „Financijska naknada nije samo kupnja kvalifikacija osobe, ona bi ga trebala motivirati da postigne određene ciljeve i potaknuti ga na rast. Učestalo “ritualno” povećanje plaće godišnje za određeni postotak ni na koji način ne motivira za postizanje uspjeha. Zaposlenici to doživljavaju kao činjenicu i ne vide vezu između povećanja plaća i rasta svojih kvalifikacija. A sposobniji zaposlenici nisu motivirani za brzi profesionalni rast, jer ne vide kako im zarada ovisi o kvaliteti rada. Dakle, treba formirati objektivnu procjenu (u novčanom smislu) sposobnosti zaposlenika uzimajući u obzir doprinos zaposlenika u postizanju ciljeva projekta (ako govorimo o upravljanju projektima) i mogućnosti njegovog profesionalnog rasta.

Jedan od učinkovitih mehanizama materijalne motivacije je certificiranje osoblja. Tijekom procesa certifikacije zaposlenik dogovara ciljeve za godinu koji se odnose na profesionalni i karijerni rast. U obrascu za certifikaciju ne bilježe se samo njegove dužnosti, već i plan razvoja – u kojoj se novoj ulozi trebate okušati, koje vještine i kompetencije trebate razviti da biste zakoračili na novu razinu. Radni ciljevi za godinu postavljaju temelje za razvoj određenih vještina. Rast kvalifikacija, razvoj vještina i kompetencija prati i promjena naknade.

Drugi alat za izgradnju motivacijskih shema je motivacija ciljevima. "Ciljevi moraju biti jasni, a moraju se postaviti jasni pokazatelji njihovog ostvarenja kako ne bi bilo odstupanja", naglašava Elena Sharova. - Princip je da bolji rezultat jamči veću nagradu. Uvijek postoji bonus fond. Potrebno je samo osmisliti bonuse koji se tradicionalno izdaju u različitim tvrtkama godišnje, tromjesečno ili mjesečno, potrebno ih je vezati za postizanje određenih ciljeva. Taj mehanizam ne bi trebao biti “crna kutija”, već bi trebao biti jasan i objektivan.”

“Uz neospornu važnost monetarnog faktora, nematerijalna motivacija je, po mom mišljenju, naj pouzdan način zadržati visokokvalificirane stručnjake, osobito u slučaju nedostatka osoblja i brzog povećanja plaća, - kaže Nadezhda Shalashilina. “A sve zato što je nematerijalna motivacija ta koja ljudima daje zajedničke vrijednosti i ciljeve, strast prema svom poslu, mogućnosti za razvoj i samoostvarenje, priznanje i pravo zadovoljstvo u radu.”

U IT industriji, po svemu sudeći, glavni faktor nematerijalne motivacije je profesionalni i karijerni rast. Stoga je potrebno planirati kako će zaposlenik rasti i profesionalno i u karijeri, za dvije-tri godine, kaže Elena Sharova. "Ovdje ponovno dolazi u igru ​​alat za ocjenjivanje učinka", nastavlja ona. - Upravo tijekom ocjenjivanja (ako se radi o poslovnoj, a ne formalnoj proceduri u tvrtki) razvijaju se ciljevi osobnog rasta zaposlenika i usklađuju s općim ciljevima tvrtke.

Kako bi osigurao dosljednost između strateških ciljeva tvrtke i ciljeva pojedinih zaposlenika, IBS je usvojio pristup ocjenjivanju odozgo prema dolje – prvo menadžment, a zatim niz ljestvicu posla. Zahvaljujući tome, opći ciljevi najviše razine rastavljaju se na specifične ciljeve svakog zaposlenika. U skladu s radnim ciljevima, zaposleniku se postavljaju razvojni ciljevi – što treba naučiti, što ovladati. Štoviše, kako bismo pokazali mogućnosti razvoja zaposlenika, u certifikaciji uvijek postavljamo nešto ambicioznije ciljeve nego što ih zahtijeva kvalifikacija. To ga stimulira i motivira da se razvija, daje povjerenje da ima mnogo perspektiva i da ima priliku stalno učiti nove stvari.”

Između ostalih važni čimbenici Nematerijalna motivacija može se uočiti važnost ličnosti vođe. “Očito je da vođa i atmosfera koju stvara u timu puno znače – misija tvrtke se prenosi preko vođe, on mora rasplamsati srca. Ali ipak, organizacijska struktura, pogotovo ako govorimo o industrijskoj skali, ne bi se trebala temeljiti na osobnosti vođe, već, prije svega, na određenoj kulturi, propisima, pravilima interakcije i planovima razvoja”, Elena Sharova vjeruje.

Prema anketi koju je proveo Ecopsy Consulting na temu “Što uopće drži talentirane zaposlenike u tvrtki?” 91%) pokazalo se da je osobnost neposrednog nadređenog. Visoka razina dohotka nije se popela iznad treće stepenice (16,42%). “Ljudi ostaju ljudi. Bitna je materijalna komponenta, ali su važniji uvjeti – profesionalni i osobni. Nitko nije spreman raditi s ljudima koji su sami sebi neugodni i prelijevaju vodu iz praznog u prazno, - sažima Dmitrij Voloshchuk. - Tema nematerijalne motivacije ruske tvrtke još uvijek je slabo savladan, ponajviše zbog činjenice da potencijal materijalne motivacije nije iskorišten. Konkurencija za stručnjake uvelike je posljedica ovog resursa. No, budući da smo već u situaciji da kandidati formiraju tržište, a potražnja za njima je puno veća od ponude, pitanje nematerijalne motivacije bit će akutno u narednim godinama. Kad plaće dosegnu gornju granicu, potražit će se drugi resursi. I ovdje će rusko tržište slijediti zapadni put: najvjerojatnije će to biti motivacija koja je skupa za tvrtku, ali se daje zaposlenicima u obliku nematerijalne koristi: socijalni paket, mogućnosti besplatnog obrazovanja i rekreacije, plaćanje za niz obiteljskih potreba – životno osiguranje, plaćanje školovanja djece itd. itd. Te su prakse dobro razvijene na Zapadu i uskoro će se aktivno provoditi u ruskim tvrtkama.”

Kako razjasniti tajnu

Razvoj sustava motivacije za svaku tvrtku je individualan, ovisi o mnogim unutarnjim i vanjskim čimbenicima. “Prilikom stvaranja sustava motivacije potrebno je prije svega saznati unutarnje stavove ljudi i kako su njihovi vlastiti ciljevi povezani s ciljevima tvrtke”, naglašava Dmitry Voloshchuk, konzultant u Ecopsy Consultingu. - U trenutku kada se razvija sustav motivacije za operativne aktivnosti, vrlo je važno razumjeti, s jedne strane, što tvrtka očekuje od zaposlenika i za što ih je spremna motivirati, a s druge strane, što ljudi očekuju od tvrtke.

Ako sustav motivira za jedno, a ljudi očekuju drugo od tvrtke, onda sustav motivacije neće funkcionirati jer nije prikladan za te konkretne ljude. I obrnuto – motivacijske sheme trebaju biti primjerene očekivanjima tvrtke od osoblja. Ako poduzeće očekuje podjelu timski rad, ali sustav motivacije istovremeno je usmjeren na poticanje očitovanja individualnih kvaliteta, bez uzimanja u obzir načina na koji je osoba uključena u timski rad i radi za zajednički rezultat, kohezivni tim neće uspjeti.

Unutarnje stavove ljudi teško je identificirati. Sastoje se od društvenih, grupnih i individualnih preferencija, ciljeva i tradicija. Ali, unatoč svoj raznolikosti unutarnjih motiva, neki karakterne osobine svojstvene IT profesionalcima mogu se razlikovati.

Život od projekta do projekta

Nadezhda Shalashilina: "Nematerijalna motivacija je podvodni dio sante leda." Prilikom odabira zaposlenika, menadžeri suosjećaju s ljudima koji imaju isto mišljenje. Kao rezultat toga, s vremenom tim čine ljudi s istim načinom razmišljanja. Uz očite prednosti, ovaj pristup ima i neke nedostatke.

Danas su čelnici tvrtki i njihovih odjela u velikoj većini slučajeva ljudi koji imaju za cilj stalni profesionalni i karijerni rast, a IT sektor, kao što je već napomenuto, odlikuje se činjenicom da profesionalni rast ima prioritet. Svaki sljedeći korak profesionalnog rasta u pravilu je povezan sa sudjelovanjem u bilo kojem projektu. U skladu s tim, mnogi IT stručnjaci razvili su dizajn razmišljanja. Postavši lideri, odabiru zaposlenike sličnih poslovnih kvaliteta. Ako se rad IT odjela u takvoj situaciji organizira po projektnom principu, to će biti vrlo učinkovito, posebice u poduzeću koje se dinamično razvija. Ali ako dosadašnje operativne aktivnosti zaposlenika nisu obilježene jasnim vremenskim razdobljima i jasno opisanim ciljevima, ljudi na ovoj “ravnici” brzo počinju gubiti životni polet i ubrzo kreću u potragu za novim Everestima. “Dnevne aktivnosti takvih zaposlenika mogu se organizirati u obliku mini-projekata, s jasnim ciljevima i jasnim sustavom ocjenjivanja rezultata”, kaže Dmitry Voloshchuk. “Motivaciju treba graditi na takav način da ljudi vide jasne smjernice i shvate što će im značiti postići ili ne postići svoje ciljeve.”

Dizajn razmišljanja prepun je još jedne opasnosti. Ljudi koji su navikli projektni rad, smatraju potrebnim uključiti se u realizaciju što većeg broja projekata, bez obzira na realnu mogućnost njihove provedbe. Glavnim pokazateljem profesionalnog neuspjeha smatraju odbijanje projekta. Stoga se IT odjel može uključiti u mnoge istodobno implementirane interne projekte usmjerene na automatizaciju različitih poslovnih procesa ili poboljšanje stvorenih sustava. Istodobno, ukupna količina posla znatno premašuje mogućnosti raspoloživih resursa. Sukladno tome, deseci projekata mogu godinama biti u nedovršenom stanju. "Bitna razlika između internog IT odjela i neovisne tvrtke koja provodi projekte na tržištu je u tome što interni odjel ne procjenjuje vlastitu profitabilnost", napominje Dmitry Voloshchuk. – Takva je situacija u većini IT odjela velikih tvrtki. Naravno, menadžer bi morao filtrirati prijedloge internih kupaca, na temelju resursa kojima raspolaže. No, u pravilu i njega samog karakterizira projektno razmišljanje, a formirao je tim istomišljenika. Krug se zatvara.

U takvoj situaciji predlažemo promjenu vrijednosne orijentacije - glavna stvar nije broj implementiranih, već broj uspješnih provedenih projekata. To automatski podrazumijeva stvaranje filtera prijedloga kupaca - prihvaćaju se samo oni projekti u kojima su funkcionalne jedinice stvarno zainteresirane za rad. Istodobno, očito beznadni projekti moraju se prekinuti kako se resursi ne bi rasipali.”

Sindrom trenera igrača

Problem "igrajućeg trenera" vrlo je tipičan za IT odjele. IT osoblje su veliki profesionalci s visokom razinom znanja i bogatim iskustvom. Prešli su od programera početnika i administratora sustava do profesionalaca visoka razina, temeljito poznaju predmetno područje i dobro razumiju što rade njihovi podređeni na svim razinama. Međutim, njihov trenutni rad leži više u području menadžmenta nego u određenom predmetnom području. Glavna funkcija ovih stručnjaka je postavljanje zadataka i praćenje njihove provedbe. No poznavanje predmetnog područja i nedostatak menadžerskih vještina dovode do toga da su skloni pretemeljito analizirati svaki problem koji zaposlenici imaju ili se poduzmu kako bi sami ispravili nedostatke. Na svaki zahtjev za pomoć ili u procesu praćenja izvršenja narudžbi ne odgovaraju kao menadžeri, već kao inženjeri. "Ovo je vrlo čest problem u IT-u", napominje Dmitry Voloshchuk. - Jedinica radi neučinkovito, jer zaposlenici više službene i kvalifikacijske razine troše vrijeme i trud na rješavanje problema svojih podređenih. Jako vole svoj posao i ne mogu odbiti zanimljivi zadaci predmetno područje, jer ih menadžerski zadaci ne fasciniraju toliko. U takvoj situaciji vrlo je važno izgraditi sustav prioriteta u motivacijskoj shemi. Ako su zaposlenici motivirani za poslovni rezultat, problem će riješiti u cjelini, ne ulazeći u sitnice.”

Javno nad privatnim

Dmitry Voloshchuk: „Motivaciju treba graditi na takav način da ljudi vide jasne smjernice.“ Još jedna česta pogreška u stvaranju sustava motivacije je kada sustav motivira ljude samo za individualni rad i svi pokazatelji odražavaju osobnu učinkovitost svakog zaposlenika. U takvoj situaciji zaposlenicima nedostaje osjećaj za tim, kolektivnu međusobnu pomoć i podršku za ugodan rad. Osim toga, u momčadi u kojoj se svi osjećaju kao “zvijezda” nema timskog učinka. Nakon što su zabrljali, ljudi nesvjesno teže lobiranju za prioritete svoje stranice, što usporava zajednički cilj. Nema dovoljno sinergijskog učinka od rada tima.

„Neophodno je stvoriti pokazatelje kolektivnog rada jedinice“, savjetuje Dmitrij Voloshchuk, „i potkrijepiti postizanje tih pokazatelja sustavom bonusa. Premije u ovom slučaju bit će podijeljene: dio se izdaje na temelju ukupni pokazatelji, a dio - na temelju individualnih. U ovoj metodi motivacije nema ništa revolucionarno - tako se, na primjer, sustav bonusa za industrijska poduzeća još u sovjetsko vrijeme. Ali CIO-ovima gotovo ne pada na pamet primijeniti ovo iskustvo na rad podređenog odjela. Možda, na prvi pogled, ideja o usporedbi rada osobe koja proizvodi materijalne vrijednosti s radom osobe koja stvara intelektualne vrijednosti izgleda apsurdna. Ali ako bolje pogledate, postoji mnogo zajedničkog u procesu organiziranja njihovog rada i ciljeva. Potrebno je samo izgraditi sustav motivacije u skladu s očekivanjima zaposlenika.”

CIO bilješka

Kao i svako područje djelovanja, područje informacijske tehnologije prolazi kroz različite faze životnog ciklusa. Prvo, kreatori dolaze u novo područje, ali s vremenom se razvijaju tehnologije i pojavljuje se široki sloj zanatlija. Pojavljuje se jasna procedura, skup algoritama i predložaka dizajniranih za rješavanje problema. To je neophodno i neizbježno. Budući da je IT industrija prilično mlada, kreativnost se u njoj relativno nedavno pretvorila u zanat. Stoga je danas tipična situacija kada informatičar koji je dostigao najvišu profesionalnu razinu izgubi interes za predmetno područje, što mu više ne daje mogućnost rješavanja problema sve veće složenosti. Postavlja se sakramentalno pitanje: što učiniti? "Postoje dva izlaza: ili gurnuti profesionalne prioritete u pozadinu i uživati ​​u životu ili tražiti nove primjene u profesionalnoj djelatnosti", kaže Dmitry Voloshchuk. - Ako je prva opcija neprihvatljiva, onda bi za CIO-a rješenje problema moglo biti u promjeni uloge, u ulasku u menadžersku djelatnost. Štoviše, IT okruženje je uređeno na način da osoba može postići vrlo visoku razinu karijere, a pritom ostati stručnjak.

Danas tvrtke imaju ozbiljnu potrebu poboljšati učinkovitost IT usluga, povećati njihovu upravljivost. IT usluge imaju velike proračune, velike izglede, velike rizike s nepismenim menadžmentom. Situacija je došla do kritične točke kada je potrebno doseći kvalitativno novu razinu upravljanja IT uslugama. Tvrtke su već počele dopuštati IT menadžerima sudjelovanje u upravljanju poslovanjem, u strateškom planiranju. Sukladno tome, neće biti traženi samo stručnjaci, već stručnjaci s tvorevinama i znanjem menadžera. Oni koji su u stanju kombinirati obje ove uloge – stručnjaka i menadžera – već postaju konkurentni i zanimljivi tržištu.”

Dmitrij Kandybovič, direktor tvrtke stožerni policajac

Napisano je nevjerojatan broj članaka i knjiga o poboljšanju učinka zaposlenika. Govore o motivaciji, osposobljenosti, kompetencijama, profesionalnosti, osobne kvalitete i mnogo više. Danas želim govoriti o drugoj strani rada s kadrovima – kontroli.

Mislim da je mnogim menadžerima poznata situacija “Mačka iz kuće - miševi na ples”, kada šef odlazi na godišnji odmor ili na službeni put, a podređeni se “opuštaju” i ne obavljaju svoje izravne zadatke, prebacujući razne zadatke do sljedećeg tjedna. Broj prekida za dim, kašnjenja se povećava, ljudi radije odlaze ranije, jer nadležni još uvijek ne vide.

Kako možete biti sigurni da zaposlenici rade, a ne besposleni bez nadzora šefa? Kako kontrolirati kašnjenje, pauze za pušenje, rano odlazak s posla? Kako popraviti neproduktivno vrijeme kada zaposlenici beskrajno piju kavu i obavljaju osobne poslove na radnom mjestu?

Naravno, kolege iz HR odjela će pronaći odgovore na ova pitanja, ali ja kao profesionalac s bogatim iskustvom u informatičkom području kao rješenje prvenstveno koristim sustav za praćenje – softverski paket koji omogućuje analizu kadrovskih aktivnosti.

Kako sustav nadzora pomaže u rješavanju gore navedenih problema? reći ću ti redom. Na svakom računalu u tvrtki instaliran je program – agent koji prikuplja i prenosi informacije na poslužitelj. Na poslužitelju se informacije obrađuju i generiraju u obliku vizualnih izvješća koje upravitelj može pregledati i analizirati. Sustav za praćenje bilježi početak i kraj radnog dana, zastoje računala, što točno zaposlenik radi na radnom mjestu: koje programe koristi, koje stranice posjećuje, koje datoteke kreira, mijenja ili šalje putem e-mail, na web stranice, u oblak.

Zamislimo situaciju: vi ste lider, vidite kako vaši zaposlenici sjede u otvorenom uredu za računalima i rade. Voditelj odjela prodaje se savjetuje s kolegama u sobi za sastanke, dva voditelja prodaje otišla su na sastanak s klijentom, voditeljica ureda je otišla na ručak, a marketer je danas na konferenciji, ostali su na svom radnom mjestu. Čini se da sve ide po planu, ali otvorimo izvješće nadzornog sustava i vidimo što se zapravo događa. Prvo, svi sastanci s klijentima ili bilo koji događaji moraju biti zakazani u kalendaru. Drugo, sustav praćenja je integriran u informatičku infrastrukturu i vidi da je odsutnost s radnog mjesta povezana s određenim događajima u kalendaru, ako nema događaja u kalendaru, tada se bilježi zastoj, odsutnost s radnog mjesta, što zahtijeva obrazloženje. Dakle, može se ispostaviti da je sastanak samo čavrljanje uz šalicu kave, jedan od menadžera je stvarno otišao do klijenta, a drugi odlučuje o svojim osobnim poslovima tijekom radnog vremena, na primjer, odvezao je auto na MOT. Voditelj ureda kasni na ručak 20 minuta, a marketinški se stručnjak trebao vratiti s konferencije poslijepodne, ali je odlučio da se ne vraća u ured. A još dvoje zaposlenika sustavno kasni više od 30 minuta.

Sada izračunajte koliko je sati radnog vremena izgubljeno, a vi ste za te sate isplatili plaće svojim zaposlenicima. Donesite svoje zaključke. Ali želim skrenuti pozornost menadžerima, nema potrebe promatrati sustav nadzora kao nekakvo kazneno rješenje kako bi se zaposlenik uhvatio da ništa ne radi. Izvješće o izvedbi omogućit će vam da vidite uska grla i analizirate zašto se to događa.

Prvo obavijestite svoje zaposlenike da tvrtka sada koristi sustav nadzora. Vidjet ćete povećanje kvalitete radna disciplina jednostavno zato što su zaposlenici upoznati. Neće im više biti tako lako rano otrčati kući ili zanemariti kašnjenje, jer znaju da se svi incidenti bilježe. Zaposlenici će se početi odgovornije odnositi prema planiranju radnog vremena, manje vremena provoditi na zabavnim stranicama, jer će znati da sustav sve popravlja.

Drugo, analizirajte izvješća. Možda je vrijedno razgovarati s nekim od zaposlenika i premjestiti radno vrijeme s 10 na 19, odnosno s 8 na 17 - zaposlenik živi daleko i u špici samo zaglavi u prometnoj gužvi i sustavno kasni ili pokušava pobjeći s posla rano da ne bi ušao u čep. Analizirajte koliko vremena zaposlenici provode na neosnovnim stranicama za zabavu i jednostavno ih blokirajte - sustav za praćenje ima takvu funkcionalnost.

Treće, spriječiti incidente. Sustav bilježi sve radnje s datotekama - ako netko želi ukrasti bazu korisnika, znat ćete za to. Ako netko traži posao, vidjet ćete ga po posjećenim stranicama ili po ključnim riječima koje će biti zabilježene iz korespondencije u osobnoj mail-u ili messengeru s radnog računala. I naravno, osigurajte se od nezakonitih radnji zaposlenika, na primjer, sivih shema za rad s kupcima - o tome se također može suditi po sadržaju korespondencije ili slanju važnih datoteka s radnog računala.

Dakle, da rezimiram. Sustav praćenja omogućuje analizu aktivnosti osoblja, štiti od internih prijetnji koje proizlaze iz radnji zaposlenika na radnom računalu, omogućuje kontrolu poslovnih procesa i praćenje učinkovitosti zaposlenika te sprječava moguće curenje podataka. Sustave za praćenje koriste tvrtke razne razine, kako mala poduzeća do 30 ljudi, tako i višetisućna gospodarstva. Sada se sustavi nadzora aktivno koriste tijela državne uprave, gdje rješavaju ne samo pitanja radne discipline, već i sigurnosna pitanja, primjerice, u okviru antikorupcijskog zakona.

Sustav praćenja i kontrole osoblja jedan je od važnih alata za povećanje produktivnosti zaposlenika.