Jenis surat jaminan. Contoh surat jaminan pembayaran barang : contoh surat

Dalam hubungan perdagangan, situasi sering muncul ketika salah satu mitra tidak dapat segera membayar produk atau layanan. Anda bisa mendapatkan pembayaran yang ditangguhkan cara yang berbeda, misalnya untuk menyimpulkan perjanjian tambahan dengan pemasok, mendapatkan pinjaman atau modal pinjaman, melakukan pembelian angsuran atau menerbitkan jaminan yang terdokumentasi. Contoh surat jaminan pembayaran barang terbaru dapat diunduh di akhir artikel.

Faktanya, dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan hukum yang signifikan, dan tidak ada yang menghalangi pembeli untuk melanggar janji tertulis untuk membayar tepat waktu. Namun, dokumentasi semacam ini dapat:

mengembalikan batas waktu, yaitu GP menegaskan bahwa debitur mengakui dan menerima utang;
mengkompensasi tidak adanya kontrak yang disepakati, misalnya, jika barang telah dikirim dan kontrak belum ditandatangani, maka "jaminan" akan mengecualikan masalah hukum;
memperbaiki kesalahan dalam kontrak, misalnya, jika perjanjian antara mitra dibuat oleh orang yang tidak berwenang, maka GP akan menghilangkan noda hukum.

Dalam beberapa kasus, pemasok dapat secara mandiri meminta surat jaminan pembayaran (contoh dapat diunduh secara gratis di akhir artikel), bahkan jika persyaratan kontrak tidak "terbakar". Misalnya, jaminan harus diberikan kepada pihak ketiga sebagai konfirmasi atas syarat pengiriman dan pembayaran.

Kehadiran dokumen semacam itu tidak membebaskan para pihak dari tanggung jawab dan pemenuhan persyaratan perjanjian yang dibuat. Misalnya, jika di bawah kontrak pembeli berkewajiban untuk membayar produk dalam waktu 10 hari, dan ditentukan 35 hari dalam jaminan, maka pemasok berhak untuk menerima persyaratan GP, tetapi pada saat yang sama dikenakan denda. karena pelanggaran persyaratan untuk mentransfer pembayaran untuk produk yang disediakan.

Prosedur untuk menyusun "jaminan"

Tidak ada bentuk yang seragam untuk menyusun surat jaminan. Tidak ada gunanya membuat formulir tunggal, karena dalam setiap kasus, konten dan teks dari permintaan-jaminan ditentukan secara individual. Kami menyarankan menggunakan contoh formulir surat jaminan pembayaran (Anda dapat mengunduhnya secara gratis).

Kami menyusun jaminan pada selembar format A4, diperbolehkan menggunakan kop surat organisasi. Kemudian ikuti aturan sederhana:

Pertama-tama, kami menuliskan nama dan alamat penerima "jaminan", kami juga menunjukkan posisi kepala perusahaan dan nama lengkapnya.
Kami menunjukkan nama dokumentasi, contoh: "surat jaminan pembayaran barang."
Kami menjelaskan secara rinci kondisi dan esensi dari banding. Tanpa gagal, kami menunjukkan rincian kontrak dan dokumen penyelesaian, menentukan syarat dan prosedur untuk penyelesaian antara mitra. Kami menunjukkan jumlah yang akan ditransfer, frekuensi pembayaran dan kondisi khusus, jika ada.
Jika GP disusun untuk menyesuaikan rincian, persyaratan perjanjian, maka perlu untuk menjelaskan secara rinci kondisi dan detail baru.
Kami menandatangani dokumen dengan kepala dan kepala akuntan. Kami mencantumkan tanggal dan stempel perusahaan.
Kami mendaftarkan dokumen dalam jurnal dokumentasi keluar.

Anda dapat mengunduh contoh surat jaminan pembayaran secara gratis.

Korespondensi kantor berlimpah berbagai jenis dokumentasi. Di antara ini atau dokumen bisnis lainnya, pengusaha harus berurusan dengan surat jaminan.

Untuk apa mereka digunakan, dalam hal apa mereka diperlukan, norma hukum apa yang mereka atur?
Apa saja jenis-jenis surat jaminan?
Bagaimana cara menulis dan menerbitkan surat jaminan?

Mari kita cari tahu bersama.

FILES

Definisi dan aturan hukum

Dari segi peraturan perundang-undangan, surat jaminan merupakan unsur alur kerja, salah satu jenisnya korespondensi bisnis– biasanya antar badan hukum. Dari judul dokumen tersebut dapat disimpulkan bahwa surat jaminan adalah cara tertulis untuk menegaskan kewajiban atau memenuhi kondisi tertentu dalam waktu yang diperlukan dan sejauh yang diperlukan. Konfirmasi tambahan ini digunakan ketika pengaturan konvensional mungkin tidak cukup.

PENTING! Surat jaminan bukanlah dokumen komersial.

Surat jaminan sering digunakan dalam kegiatan wirausaha, bagaimanapun, tidak ada aturan khusus yang mengatur desain dan penggunaannya, di undang-undang Rusia tidak tetap. Oleh karena itu, seseorang harus dipandu oleh praktik bisnis standar dan berusaha keras untuk mencapai bahasa yang paling jelas dan tidak ambigu yang secara akurat mencerminkan niat dan kewajiban kedua belah pihak.

Surat jaminan bukan kontrak

Padahal, pembuatan surat jaminan merupakan alternatif untuk membuat kesepakatan ketika tindakan tersebut tidak pantas karena alasan tertentu.

Tidak seperti kontrak, yang mencakup penawaran (offer) dan kewajiban sesuai dengan penawaran (penerimaan), surat jaminan bertindak sebagai salah satu komponen ini.

Surat jaminan sebagai penawaran

Tawaran selalu mengungkapkan usul yang dikirimkan kepada satu atau lebih penerima untuk menjalin hubungan tertentu, dan dengan jelas menyatakan niat dari si penerima. Dari sudut pandang ini, surat jaminan dapat dianggap sebagai penawaran jika berisi:

tawaran untuk membayar layanan setelah diberikan;
tawaran untuk melakukan pekerjaan, untuk melakukan pengiriman, untuk menyediakan layanan.

Surat penawaran harus dirumuskan dengan cukup rinci, karena menggantikan bagian dari kontrak, yang berarti harus mengandung unsur-unsur esensial utamanya:

subjek penawaran (barang, jasa, jenis pekerjaan - daftar tertentu);
tenggat waktu.

CATATAN! Syarat-syarat yang ditunjukkan dalam surat jaminan-penawaran sangat penting: dikirim ke penerima, tidak dapat lagi dibatalkan oleh pengirim dalam waktu periode tertentu untuk tindakan pembalasan, kecuali kondisi lain ditentukan dalam teks itu sendiri atau mengikutinya.

Penerima surat jaminan seperti itu, dalam hal penerimaan penawaran, dapat memenuhi persyaratan atau hanya secara eksplisit menyatakan persetujuan: tindakan ini dianggap sebagai respons yang tepat, yaitu pemenuhan bagian kedua yang diperlukan untuk kesimpulan dari kontrak. Dengan demikian, sebagai akibat dari tindakan surat jaminan dan jawaban penerima, terjadi tindakan hukum di antara mereka, yang setara dengan pembuatan perjanjian (tidak ada yang mau menandatangani perjanjian bilateral standar selain itu) .

Surat jaminan sebagai akseptasi

Dokumen ini juga dapat bertindak sebagai elemen kedua dari kontrak - penerimaan, yaitu niat untuk menerima proposal kontrak, jika proposal tersebut telah disuarakan kepada pihak lawan sebelumnya. Misalnya, sebuah organisasi menerima menawarkan, membuat keputusan berdasarkan iklan atau situs informasi mitra. Kemudian arah surat jaminan sebenarnya akan menjadi tanggapan terhadap tawaran yang dibuat, meskipun dalam bentuk implisit, dari hubungan kontraktual.

Persyaratan untuk jawaban tidak seketat proposal: dalam surat seperti itu cukup untuk merumuskan jawaban yang jelas dan terperinci - persetujuan untuk menerima persyaratan yang diajukan.

CATATAN! Jika pengirim memutuskan untuk mencabut surat penerimaannya, maka ini harus dilakukan segera, sebaiknya sebelum sampai ke penerima atau segera setelah itu - sebelum tindakan prosedural dilakukan padanya.

Pro dan kontra dari surat jaminan sebagai pengganti kontrak

Poin positif:

Anda tidak dapat membuat dokumen yang ditandatangani oleh kedua belah pihak;
jika syarat-syarat penawaran dan penerimaan itu dipenuhi, maka hubungan hukum tersebut adalah sah secara mutlak;
pengadilan mengakui surat jaminan setara dengan kontrak yang dibuat.

Kerugian dari pertukaran surat jaminan:

batas volume Detil Deskripsi kondisi;
tidak mungkin mendefinisikan semua hak dan kewajiban;
poin prosedural tidak ditentukan;
tanggung jawab para pihak tidak selalu jelas.

Dengan demikian, hubungan kontraktual melalui surat jaminan adalah sah secara hukum, namun hal-hal kontroversial yang dapat menyebabkan litigasi tidak dikesampingkan.

Jenis surat jaminan tertentu

Tergantung pada fungsi yang dimaksudkan untuk dilakukan oleh surat jaminan ini, jenisnya dibedakan.

Surat jaminan yang menegaskan kewajiban pembayaran. Dana yang diakui berdasarkan surat jaminan dapat dimaksudkan sebagai pembayaran barang, jasa, pelaksanaan pekerjaan tertentu, atau untuk melunasi hutang. Surat semacam itu adalah fakta pengakuan utang. Paling sering, itu dibuat ketika, karena alasan tertentu, pembayaran tidak dapat dilakukan segera atau harus ditunda.
Surat jaminan yang menegaskan komitmen terhadap pekerjaan, barang atau jasa. Dokumen semacam itu meyakinkan penerima bahwa kewajiban yang ditunjukkan di dalamnya memang akan dipenuhi pada tanggal yang ditentukan dalam jumlah tertentu. Dimungkinkan untuk menentukan beberapa interval waktu, jika kita sedang berbicara tentang pekerjaan bertahap. Dokumen semacam itu juga menegaskan kualitas yang diperlukan sesuai dengan standar tertentu (SNIP, GOST, dll.). Surat jaminan semacam itu dapat ditulis jika ada kemungkinan pelanggaran persyaratan sesuai dengan spesifikasi atau dokumen lain, atau segera sebelum penutupan kontrak yang sesuai.
Surat jaminan yang menegaskan niat tuan tanah. Ini mengacu pada jaminan pemberian alamat resmi. Dokumen semacam itu akan diperlukan untuk presentasi ke kantor pajak jika organisasi tidak memiliki real estat tertentu untuk penempatan dan indikasi di dokumen pendirian. Badan hukum berhak untuk menyewa tempat tersebut, memberikan otoritas pajak dengan jaminan bahwa pemilik benar-benar bermaksud untuk memberikan layanan tersebut kepadanya.
Surat jaminan yang mengkonfirmasi pekerjaan di masa depan. Surat semacam itu mungkin diperlukan saat perekrutan penting bagi karyawan masa depan. signifikansi hukum. Misalnya, surat jaminan tersebut berhak untuk meminta:
- mahasiswa untuk presentasi ke universitas (some lembaga pendidikan dalam spesialisasi tertentu, terutama dalam hal pelatihan di tempat-tempat pesanan negara, mereka mengeluarkan ijazah hanya setelah memberikan sertifikat pekerjaan resmi di masa depan);
- seorang karyawan asing (ia harus membawa dokumen tersebut ke layanan migrasi);
- tahanan yang dibebaskan yang memulai jalur kerja (mereka harus melapor ke otoritas pengawasan administratif).

Fitur kompilasi dan desain

Sebagai aturan, setiap surat jaminan tidak melebihi lembar standar Format A4, dicetak pada kop surat khusus dari badan hukum pengirim, ditandatangani oleh badan pengatur (direktur, terkadang kepala akuntan), disegel oleh organisasi. Detail yang diperlukan:

nomor dan tanggal (sesuai dengan pendaftaran dokumentasi keluar);
nama organisasi penerima;
Nama lengkap penerima (biasanya ini adalah direktur umum organisasi);
subjek surat (tidak perlu menulis sendiri kata-kata "surat jaminan", karena dokumen semacam itu sebagai jenis korespondensi bisnis tidak ada secara hukum);
konten utama (jaminan kewajiban, volume dan ketentuannya);
data pengirim;
posisi, tanda tangan pribadi dan nama lengkap orang yang menandatangani dokumen (direktur, kepala akuntan).

Nuansa lebih lanjut tergantung pada jenis surat jaminan. Mari kita lihat lebih dekat dan contoh spesifik menyusun surat jaminan yang dirancang untuk melakukan fungsi tertentu.

Kami mengkonfirmasi jaminan pembayaran

Dokumen semacam itu dapat beredar tidak hanya antar organisasi, tetapi juga antara pengusaha - individu.

Surat pengakuan utang dan jaminan pembayarannya harus memiliki, selain tanda tangan kepala, tanda tangan orang yang bertanggung jawab secara keuangan (direktur keuangan, kepala akuntan).

Kehalusan desain:

penerima adalah organisasi atau orang yang harus menerima pembayaran yang dijamin;
perlu untuk menunjukkan perincian dokumen yang mengkonfirmasi fakta kebutuhan pembayaran (faktur, sertifikat penerimaan, kontrak, dll.);
jangka waktu pembayaran utang harus ditentukan;
rincian organisasi yang memiliki hutang (pembayar masa depan);
informasi apa pun yang berkaitan dengan situasi yang muncul (misalnya, alasan ketidakmungkinan pembayaran tepat waktu).

INFORMASI BERMANFAAT! Sebagian besar organisasi tidak memasukkan dalam teks surat jaminan semacam itu indikasi tanggung jawab mereka atas pelanggaran kewajiban, sementara penyebutan sanksi untuk ketidakpatuhan terhadap jaminan telah dampak psikologis kepada pihak lawan.

Contoh khusus surat jaminan

Contoh surat jaminan untuk konfirmasi utang

FILES

ke CEO
Spetsinvest LLC
Studentov P.I.

SURAT JAMINAN

tentang pengiriman barang

Ref. Nomor 124/56n
09/12/2016

Dengan ini kami meminta Anda untuk mengirimkan sejumlah produk (berarti: perlindungan pribadi) sesuai dengan aplikasi No. 46-18 tanggal 10.09.2016

Kami menjamin bahwa pembayaran untuk pengiriman akan dilakukan sebelum 10/10/2016.

Jika di waktu tetap pembayaran tidak akan dilakukan di sepenuhnya, untuk setiap hari keterlambatan, kami berjanji untuk membayar bunga penalti sebesar 1% dari jumlah kewajiban terutang.

Rincian bank:

OJSC "Bank Beta", Ufa
nomor rekening xxxxxxxxxxxx;
k / s xxxxxxxxxx;
BIC xxxxxxxxx;
NPWP xxxxxxx;
Pos pemeriksaan xxxxxxxxx.

Domservis LLC (tanda tangan) N.P. Rabotnichenko

Akuntan Domservis LLC (tanda tangan) L.O. Raskidaylova

Kami mengkonfirmasi eksekusi

Memastikan bahwa layanan atau pekerjaan akan selesai pada tanggal yang ditentukan, pengirim mengkonfirmasi ruang lingkup, waktu dan kualitas pekerjaan.

Spesifikasi desain:

detailnya standar;
fitur teks utama - pastikan untuk menggambarkan jenis layanan (karya), dengan jelas menunjukkan kerangka waktu dan volume yang dijamin;
perincian dokumentasi yang menjadi dasar untuk pekerjaan atau layanan potensial (misalnya, perjanjian, kontrak, dll.) harus ditunjukkan;
menunjukkan lokasi dan karakteristik signifikan dari fasilitas tempat pekerjaan dilakukan atau layanan disediakan.

Contoh surat jaminan penyelesaian pekerjaan

FILES

Direktur
OOO "Tertia"
Oliferenko M.V.

SURAT JAMINAN

Tentang Penyelesaian pekerjaan perbaikan

Ref. Nomor 124/1
05/05/2016

Kami mengonfirmasi dengan dokumen ini bahwa Masterovoy LLC, sebagai pelaksana pekerjaan di fasilitas yang berlokasi di alamat: Moskow, st. Bolshaya Dmitrovskaya, 28, apt. 115, sesuai dengan Kontrak No. 18 tanggal 17 April 2016, ditandatangani dengan Tertsia LLC, menjamin penyelesaian semua pekerjaan perbaikan (sesuai dengan spesifikasi Kontrak Kontrak di atas) paling lambat 16 Juni 2016 G.

Dalam hal kegagalan untuk memenuhi kewajiban ini, Masterovoy LLC siap membayar 1,5% dari jumlah yang ditentukan dalam Kontrak untuk setiap hari jatuh tempo.

CEO
Masterovoy LLC (tanda tangan) A.F. Zakrevsky

Kepala akuntan
Masterovoy LLC (tanda tangan) S.E. lincah

Kami mengkonfirmasi penyediaan alamat resmi

Untuk mengeluarkan surat jaminan yang mengkonfirmasi niat pemilik, Anda perlu mempertimbangkan nuansa berikut:

penerima surat adalah cabang lokal INFS yang ingin mendaftar kesatuan kepada siapa tempat itu disewa;
informasi tentang pemilik real estat yang disediakan (badan hukum) diperlukan - nama organisasi, kepalanya;
harus ada keterangan tentang badan hukum yang baru dibentuk, paling sedikit nama;
perlu untuk membuat daftar semua karakteristik utama dari tempat yang disewa (alamat, area, dll.);
frase diperlukan yang dengan jelas menyatakan persetujuan pemilik properti untuk kesimpulan dengan organisasi baru perjanjian sewa;
surat jaminan harus memiliki lampiran - sertifikat kepemilikan atau perjanjian sewa real estat yang dibuat untuk calon pemberi sewa (salinan yang disertifikasi oleh notaris).

Contoh surat jaminan yang menegaskan niat tuan tanah

FILES

INFS No. 2 untuk St. Petersburg

SURAT JAMINAN

Tentang memberikan alamat resmi

Saint Petersburg
18 Oktober 2016

Megapolis LLC, diwakili oleh CEO Samokhvalenko R.G., bertindak berdasarkan Piagam, menyediakan tempat untuk kantor dengan luas total 60 sq.m., terletak di alamat: St. Petersburg, Magnitogorskaya St., 15 .. kantor No. 4 untuk pendaftaran negara Kodeks LLC. Megapolis LLC menjamin kesimpulan dari perjanjian sewa menyewa setelah pendaftaran selesai. Alamat yang ditunjuk dapat digunakan sebagai alamat resmi dalam dokumen konstituen Kodeks LLC.

Tempat-tempat di atas dimiliki oleh Megapolis LLC dengan basis sewa (Perjanjian Sewa No. 567/18 tanggal 10 Desember 2013) dengan hak untuk mengadakan perjanjian sewa-menyewa.

Lampiran:

salinan sertifikat pendaftaran negara Megapolis LLC;
salinan Perjanjian Sewa No. 567/18 tanggal 12/10/2013

CEO

Megapolis LLC (tanda tangan) R.G. Samokhvalenko

Mengkonfirmasi pekerjaan

Surat jaminan ini dibuat dengan memperhatikan ciri-ciri sebagai berikut:

orang atau organisasi tertentu diindikasikan, tetapi menangani "di tempat permintaan" juga dapat diterima;
pembubuhan wajib nomor dan tanggal keluar sesuai dengan Jurnal Pendaftaran Korespondensi;
nama posisi di mana orang dengan data pribadi yang ditentukan diterima (nama lengkap tanpa singkatan);
poin utama pekerjaan masa depan ditentukan (tarif, gaji, jaminan majikan);
surat itu dapat ditransfer ke organisasi yang dituju atau dipercayakan kepada calon karyawan itu sendiri.

Contoh surat jaminan kerja

FILES

Untuk Perhatian

SURAT JAMINAN

Tentang perekrutan

Ref. Nomor 634/78
14/07/2016

Dengan dokumen ini, Home Teacher LLC menegaskan niatnya untuk mempekerjakan dan kewajiban untuk menyimpulkan kontrak kerja dengan Alenikova Polina Stanislavovna, menjadikannya staf sebagai guru dalam Bahasa Inggris dari 01.09.2016

Domashniy Uchitel LLC berjanji untuk menyediakan Alenikova P.S. resmi upah dalam jumlah 65.000 rubel. per bulan ditambah bonus kinerja bulanan. Kami menjamin pendaftaran resmi sesuai dengan Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia dan paket sosial lengkap.

CEO
OOO Domashniy Uchitel (tanda tangan) V.K. pemberi lisensi

Kepala akuntan
OOO Domashniy Uchitel (tanda tangan) Yu.L.Zarubinskaya

Surat jaminan pembayaran (contoh) yang memerlukan dokumen, cara pembuatannya yang benar, contoh penulisan surat jaminan pembayaran hutang dan pelaksanaan pekerjaan

Apa itu surat jaminan, cara penulisannya yang benar, contoh penulisan surat jaminan. Surat jaminan adalah dokumen yang menegaskan niat satu pihak untuk melakukan tindakan tertentu yang menguntungkan pihak lain atau, sebagai contoh, niat untuk mematuhi persyaratan apa pun sehubungan dengan pihak lain. Surat jaminan yang ditulis dengan baik adalah jaminan kepercayaan Anda dalam pelaksanaannya.

(klik untuk membuka)

Surat jaminan - apa itu?

Surat jaminan pembayaran (contoh)- Ini terutama merupakan dokumen yang berisi jaminan pelaksanaan kewajiban yang ditanggung oleh satu pihak dalam hubungannya dengan yang lain. Kewajiban tersebut dapat berupa penyediaan layanan apa pun, kinerja berbeda jenis pekerjaan, pembayaran hutang dan sebagainya.

Jenis surat jaminan yang paling umum adalah surat jaminan untuk membayar utang.

Dokumen yang dibuat dengan benar - jaminan implementasinya

Agar surat jaminan dapat dibuat dengan baik dan benar, ada baiknya mengikuti rekomendasi berikut:

Gaya penulisan yang tepat - saat menulis surat, Anda harus mematuhi gaya bisnis, bagaimanapun juga, surat jaminan adalah, pertama-tama, sebuah dokumen.
Kemanfaatan dan singkatnya - jangan menulis terlalu banyak, itu akan cukup untuk menyatakan secara singkat dan ringkas apa yang dibutuhkan.
Spesifik - mengecualikan kata-kata yang membawa ketidakpastian, ada baiknya merumuskan kalimat dengan jelas, gunakan kata-kata seperti itu, misalnya, seperti yang kami jamin, kami lakukan.
Kepastian dan kejelasan - teks surat jaminan harus jelas dan sederhana.
Kesalahan ejaan dan tanda baca dalam surat tidak diperbolehkan.

Surat jaminan atas nama badan hukum harus selalu memuat rincian yang diperlukan dan tanda tangan kepala.

Detail yang diperlukan untuk badan hukum:

Nama organisasi dan detailnya
Detail kontak yang diperlukan
Inti dari surat itu
tanggal penandatanganan
Stempel organisasi, serta tanda tangan penanggung jawab

Persyaratan untuk individu:

Detail paspor dan alamat tempat tinggal
Inti dari surat itu
Tanda tangan

Eksekusi dokumen

Karena undang-undang tidak memiliki formulir yang ditentukan dengan jelas untuk menulis surat jaminan untuk pembayaran hutang, konfirmasi kinerja layanan dan pekerjaan, pekerjaan dan jenis lain dari surat ini, cukup sederhana untuk menulisnya.

Ketika menulis surat jaminan, hanya perlu dipertimbangkan bahwa jika surat itu ditulis atas nama, itu harus dibuat di atas kop surat badan hukum dan berisi rincian yang diperlukan. Dari individu surat jaminan dapat ditulis dalam bentuk tertulis apa pun.

Contoh penulisan dokumen jaminan

Surat jaminan pembayaran utang (dokumen harus dibuat di atas kop surat organisasi, harus ditandatangani oleh kepala akuntan, serta kepala, harus dibubuhi stempel perusahaan).

Untuk meyakinkan mitra bahwa pembayaran akan diterima tepat waktu setelah pengiriman produk, kinerja pekerjaan atau penyediaan layanan, surat jaminan pembayaran akan membantu. Ini adalah jenis korespondensi bisnis antara organisasi dan menegaskan niat pembayaran di masa depan, setelah pemenuhan awal kewajiban oleh mitra transaksi. Surat jaminan adalah dasar untuk menandatangani kontrak seperti kondisi pembayaran sebagai pembayaran yang ditangguhkan. Negosiasi pra-kontrak dapat diakhiri dengan persiapan dokumen ini.

Sebelum menulis surat jaminan pembayaran, bacalah aturan pembuatannya. Di organisasi besar, ada instruksi khusus untuk pekerjaan kantor, yang berisi persyaratan wajib untuk desain korespondensi bisnis. Ada program yang memfasilitasi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi dan menawarkan sistem manajemen dokumen dengan formulir dokumen yang dikembangkan. Jika Anda memiliki perusahaan kecil dan tidak ada instruksi manajemen kantor lokal, disarankan untuk melamar aturan umum GOST R 6.30-2003 "Persyaratan untuk dokumen".

Ambil kop surat organisasi atau tempelkan stempel sudut dengan rincian perusahaan Anda di selembar kertas di sebelah kiri. Di kanan atas, tulis alamat penerima yang Anda kirimi surat. Jika Anda tidak tahu siapa sebenarnya yang terlibat masalah keuangan dalam suatu organisasi, surat Anda akan ditujukan kepada perusahaan secara keseluruhan. Tulis namanya dalam kasus nominatif. Jika Anda menunjukkan posisi dan nama lengkap penerima, maka dalam kasus datif. Nama organisasi dicantumkan dalam jabatan. Kemudian ikuti inisial dan nama belakang. Jika lengkap, maka dalam urutan berikut: nama belakang - nama depan - patronimik. Menyebut "Tuan" (kependekan dari "Tuan") adalah opsional, tetapi akan menekankan rasa hormat. Di sebelah kiri, tunjukkan nomor keluar dan tanggal dokumen, di bawahnya adalah persyaratan kosong untuk nomor masuk dan tanggal penerimaan. Di tengah bawah kebiasaan lama banyak yang menunjukkan nama dokumen - surat jaminan untuk pembayaran. Oleh aturan modern namanya tidak dicantumkan. Kemudian nyatakan esensi surat itu dengan menahan diri dan objektivitas. Di akhir, tanda tangan kepala dan kepala akuntan, stempel organisasi.

Lihat situs web kami.

Dalam teks surat, tunjukkan jumlah dan ketentuan pembayaran, subjek kontrak (produk, pekerjaan, atau layanan apa), perincian bank, dan alamat resmi para pihak dalam transaksi. Di akhir teks, gunakan frasa "jaminan pembayaran".

Menggunakan gaya resmi pernyataan, kalimat konkret sederhana. Jangan gunakan partisip dan frase kata keterangan. Hindari frasa yang tidak jelas dan diskusi yang panjang. Jika tidak, penerima Anda tidak akan memahami inti dari permintaan Anda atau meragukan jaminan Anda. Niat baik dan ketulusan akan membantu mengatur pasangan untuk membuat keputusan afirmatif yang menguntungkan Anda. Jargon, arkaisme (kata-kata usang, tidak digunakan) dan kata-kata ambigu bukan untuk korespondensi bisnis. Menulis dengan benar dan tanpa kesalahan. Biasanya membuat keputusan penting membutuhkan penyampaian informasi yang cepat. Surat pergi melalui pos untuk waktu yang lama. Oleh karena itu, surat dikirim terlebih dahulu melalui faks. Penerima menggunakan salinan faks sampai dokumen asli tiba melalui pos. Pertukaran surat melalui Internet tersebar luas. Dokumen asli dengan segel dan tanda tangan dipindai dan dikirim melalui email.

Surat jaminan yang dibuat dengan benar tentang pembayaran dan pemenuhan kewajiban yang dilakukan dengan hati-hati akan menciptakan reputasi yang baik bagi perusahaan Anda dan akan menjadi kunci untuk kerjasama jangka panjang yang menguntungkan dengan mitra bisnis.

Hubungan keuangan antara individu atau badan hukum didukung oleh dokumen yang relevan.

Hal utama adalah kontrak, yang menjabarkan hak dan kewajiban para pihak. Jika salah satu dari mereka tidak dapat memenuhi kewajiban keuangan, surat jaminan ditulis untuk membayar hutang.

Fungsi Dokumen

Dokumen ini diperlukan untuk penyelesaian sengketa keuangan pra-persidangan. Dasar pembentukannya adalah pasal-pasal tertentu dari KUH Perdata Federasi Rusia - 619, 715, 723 dan 480. Pilihannya tergantung pada kasus spesifik dan jenis kewajiban moneter. Namun, ini praktis tidak memengaruhi bentuk dan sebagian memengaruhi konten. Dalam kasus terakhir, disarankan untuk memberikan tautan ke dokumen legislatif untuk meningkatkan kemungkinan tanggapan positif dari pihak lain.

Surat jaminan melakukan fungsi-fungsi berikut:

memberi tahu kreditur atau penyedia jasa (barang) tentang kesulitan keuangan sementara;
menjadi dasar untuk merevisi jadwal pembayaran utang;
termasuk dalam paket dokumen penyelesaian sengketa praperadilan;
memperkuat niat salah satu pihak dalam kontrak untuk melunasi hutang usaha

Surat jaminan dapat dibuat atas nama individu atau organisasi. Tidak masalah apakah kemungkinan seperti itu disediakan oleh kontrak atau tidak. Faktor penentunya adalah kebebasan mengungkapkan kehendak debitur.

Dalam proses negosiasi, isi dokumen dapat berubah jika kondisi awal tidak sesuai dengan kreditur.

Versi sebelumnya tidak kehilangan kekuatan hukumnya dan dapat digunakan sebagai bukti selama persidangan.

Apakah perlu atau tidak?

Dokumen ini dapat mengungkapkan niat salah satu pihak dalam kontrak, terlepas dari jenis hubungan komoditas-uang. Surat jaminan dibuat dalam dua kasus. Yang pertama adalah bahwa peminjam belum membayar jatuh tempo, tetapi situasi keuangan tidak memungkinkan untuk memenuhi kewajiban di masa depan. Kasus kedua - hutang sudah terbentuk, jadwal pembayarannya berbeda dari yang ditentukan dalam kontrak.

Faktor-faktor berikut menjadi dasar penulisan surat jaminan:

semua jenis pinjaman: konsumen, sasaran, moneter;
keterlambatan pembayaran barang atau jasa.

Tanggal pembuatan dokumen tidak boleh lebih awal dari penandatanganan kontrak antara para pihak. Surat itu harus memuat referensi tentang klausul perjanjian. Juga, Anda tidak dapat menyajikan jadwal pembayaran baru jika jumlah utang atau metode perhitungannya kontroversial. Untuk mengatasi masalah ini, jenis surat lain disediakan - surat klaim. Mereka berbeda dalam konten dan kekuatan hukum.

Dalam kerangka peraturan perundang-undangan saat ini, tidak ada aturan yang tegas dalam pengisian surat jaminan. Tapi selain mereka, ada rekomendasi tak terucapkan tentang manajemen dokumen. Jika Anda membuat dokumen sesuai dengan aturan ini, tidak akan ada ambiguitas dalam kata-kata, tidak akan ada ambiguitas saat membaca konten.

Penting untuk membenarkan alasan keterlambatan pembayaran, dan sebagai akibatnya, pembentukan hutang. Jika ini adalah keadaan pihak ketiga, dokumen pendukung dilampirkan.
Uraikan secara akurat jadwal pelunasan utang yang diajukan, perhitungkan perbedaannya dengan rencana awal yang ditentukan dalam kontrak.
Tunjukkan klausul kontrak yang dilanggar sebagai akibat dari penundaan.
Disarankan untuk menggunakan tautan ke peraturan jika isi kontrak termasuk dalam ruang lingkup mereka.
Penyajian pemikirannya singkat, menggunakan giliran bisnis dan formulasi. Jargon dan frasa serupa tidak diperbolehkan.

Contoh surat jaminan pembayaran hutang

Untuk spesifiknya, Anda perlu membiasakan diri dengan dokumen sampel. Kontennya akan bervariasi berdasarkan kasus per kasus. Dalam satu kontrak dapat dibuat beberapa surat jaminan untuk pembayaran hutang, dengan perbedaan kata-kata tergantung pada keadaan dan faktor.

Sampel tipikal harus berisi bagian berikut:

Tujuan. Ini menunjukkan nama lengkap kreditur, alamatnya. Untuk organisasi, Anda perlu menentukan kepala kepada siapa surat itu dikirim - nama lengkap dan posisi.
Dikompilasi. Itu hanya bisa menjadi orang pribadi atau badan hukum dengan siapa kontrak dibuat. Pihak ketiga tidak berwenang untuk membuat dokumen tersebut.
Isi utama. Di sini harus ditunjukkan bahwa orang yang dikreditkan berjanji untuk membayar kembali hutang yang terbentuk dalam rangka kontrak saat ini. Jumlah yang tepat ditunjukkan. Selain itu, Anda dapat melukis jadwal pembayaran yang tepat.
Hukuman. Item ini opsional, tetapi direkomendasikan. Ini menetapkan jumlah hukuman yang akan dikenakan. jumlah total jika pemohon gagal memenuhi kewajiban yang ditanggung.
Tanda tangan orang yang bertanggung jawab, nama lengkapnya dan tanggal pembuatan aplikasi.

Setelah diperiksa isinya, dokumen itu dikirim ke kreditur. Penting untuk membiasakan diri dengannya. manajer yang bertanggung jawab atau karyawan yang tingkat yang tepat kekuasaan. Paling sering itu Kepala akuntan organisasi.

Cara membuat teks dengan benar

Seringkali masalah dalam penolakan surat jaminan terletak pada kata-kata yang salah atau ambigu. Oleh karena itu, seringkali untuk kompilasinya menggunakan jasa pengacara profesional atau akuntan sewaan. Ini benar jika persyaratan perjanjian pembayaran dilanggar untuk pertama kalinya. Untuk mitra tetap, surat itu hanya bersifat jaminan - konten singkat diperbolehkan.

Untuk membuat aplikasi, teks harus berisi salah satu ekspresi dan frasa berikut:

Kami menjamin pembayaran penuh dan tepat waktu. Ini digunakan untuk mengkonfirmasi kewajiban dan tanggal (jadwal) pembayaran hutang.
Karena situasi ekonomi yang tidak menguntungkan (keadaan). Alasan untuk pembayaran yang ditangguhkan ditentukan.
Karena keadaan khusus. Diindikasikan untuk force majeure. Dalam hal ini, detailnya tidak dapat diuraikan. Tapi itu semua tergantung pada tingkat kepercayaan antara pasangan.

Keadaan penundaan harus dijelaskan sesederhana mungkin, tetapi pada saat yang sama terperinci. Kreditur seharusnya tidak ragu-ragu tentang ketaatan perjanjian-perjanjian sebelumnya. Jika dokumen tambahan dilampirkan ke aplikasi, mereka harus dirujuk dalam konten. Ini dapat berupa pernyataan dari rekening perusahaan, informasi tentang terjadinya keadaan force majeure.

Surat dengan jadwal pembayaran

Jika jumlah utang besar atau syarat-syarat perjanjian menyiratkan pembayaran dalam beberapa tahap, jadwal pembayaran dibuat. Hal itu dilampirkan pada surat jaminan dan menjadi dasar niat kreditur untuk melunasi utangnya. Saat menyiapkan aplikasi dengan jadwal pembayaran, Anda harus menganalisis dengan cermat kemungkinan membuat jumlah yang diperlukan pada tanggal yang ditentukan.

Saat menyusun jadwal, faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan:

Bagan adalah aplikasi terpisah. Itu harus dirujuk dalam tubuh dokumen.
Tanggal pembentukan dan pengiriman pembayaran ditunjukkan. Ini mungkin berbeda dari waktu penerimaan dana ke rekening kreditur saat ini. Perbedaannya adalah dari 3 jam hingga beberapa hari.
Perhitungkan kepatuhan wajib pembayaran kembali. Jumlah yang dibutuhkan harus disiapkan terlebih dahulu agar tidak terjadi penundaan baru.
Untuk tujuan pembayaran, nomor kontrak dan frasa "Sesuai dengan surat jaminan" ditulis. Pembayaran denda dapat dilakukan secara terpisah atau diperhitungkan dalam jumlah total. Ini juga harus ditunjukkan dalam tujuan pembayaran.

Selain itu, Anda dapat menentukan detail bank dari rekening tempat tunai. Adalah penting bahwa pemberi pinjaman melihat pembayaran pada waktu yang tepat, waktu penerimaan yang sesuai dengan surat jaminan dan jadwal yang diterima sebelumnya.

Kekuatan hukum dokumen

Jenis dokumen ini tidak memiliki efek hukum tertentu. Pada saat ini Kode sipil tidak ada pasal-pasal yang menjelaskan tentang surat jaminan, persyaratan untuk persiapannya dan rekomendasi serta tindakan yang terperinci. Tetapi ini tidak berarti bahwa aplikasi itu tidak berguna - jika dibuat dengan benar, itu bisa menjadi dasar untuk pembayaran yang ditangguhkan.

Surat jaminan pelunasan suatu utang mempunyai keuntungan sebagai berikut:

Mengkonfirmasi pengakuan jumlah hutang. Dengan ini, pengirim tidak melepaskan kewajiban yang diasumsikan dalam kontrak, tetapi hanya ingin mengubahnya untuk mengatasi kesulitan keuangan sementara.
Dapat mencegah dimulainya litigasi untuk penagihan utang. Praktik penyelesaian pra-persidangan sesuai dengan hukum menunjukkan bahwa metode penyelesaian ini situasi konflik menguntungkan semua pihak.
Bagi seorang kreditur, surat jaminan dapat menjadi salah satu bukti ketidakpatuhan terhadap syarat-syarat jika perkaranya dibawa ke pengadilan.

Keabsahan akta yang sebenarnya tidak dimulai pada saat diberikan oleh pihak lain, tetapi dengan persetujuan formal dengan syarat-syarat penundaan. Untuk melakukan ini, disarankan untuk membuat penyesuaian pada perjanjian yang ditandatangani sebelumnya atau membuat lampiran untuk itu. Dalam hal ini, aslinya tetap dengan kreditur, dan salinan dengan tanda terima - dengan debitur. Langkah serupa diperlukan untuk informasi yang sama dalam paket dokumen bagi kedua belah pihak.

Transfer dan kemungkinan alasan penolakan

Dengan demikian, tidak ada prosedur yang jelas untuk mentransfer aplikasi ke pihak lain. Biasanya, surat jaminan diberikan kepada administrator organisasi atau perwakilan resmi. Namun hal ini dapat menyebabkan kurangnya informasi dari pengelola tentang penerimaan dokumen tersebut.

Berdasarkan pengalaman mentransmisikan aplikasi tersebut, disarankan untuk melakukan tindakan berikut:

dokumen tersebut diberikan kepada kepala atau kepala akuntan;
Anda perlu membuat salinan surat jaminan, di mana tanggal penerimaan oleh kreditur, segel basah, nama lengkap dan tanda tangan penerima;
jika transfer dilakukan melalui sekretaris, kepala (kepala akuntan) diinformasikan dalam percakapan telepon atau melalui email;
diinginkan untuk menggandakan surat melalui faks dan email.

Konfirmasi penerimaan dan persetujuan dengan persyaratan aplikasi - resolusi kreditur pada dokumen. Dalam kasus yang jarang terjadi, surat tanggapan dibuat.

Hanya ketidaksepakatan dengan jumlah hutang atau jadwal pembayarannya yang dapat berfungsi sebagai penolakan untuk aplikasi semacam itu.. Tetapi ini perlu didiskusikan terlebih dahulu untuk menghindari dokumen yang tidak perlu. Selama negosiasi, kesepakatan umum tercapai, yang kemudian ditulis dalam surat jaminan.