Dokumenty do prowadzenia ewidencji kadrowej. Zarządzanie zasobami ludzkimi od podstaw

Rachunkowość personalna jest niezbędna w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od formy własności, działalności i liczby pracowników. Do jego kompetentnego i wykwalifikowanego kierownictwa trzeba być dobrze zorientowanym w prawo pracyśledź zmiany w przepisach i posiadaj umiejętności w tej dziedzinie praca w biurze personalnym.

Co to jest księgowość personelu i dlaczego jest potrzebna?

Integralną częścią działalności każdej firmy są akta osobowe. Jest to prawnie uregulowana praca dotycząca rejestracji, rozliczania i monitorowania przepływu pracowników organizacji.

Działania HR obejmują:

przyjmowanie pracowników;
zwolnienia;
ruchy poziome (przenoszenie między działami) i pionowe (na przykład rozwój kariery);
delegacje;
zwolnienie lekarskie;
karta czasu pracy;
wakacje (wszelkiego rodzaju - roczne, bezpłatne, na ciążę itp.);
imienne karty dla każdego pracownika itp.

Dotyczy to również personelu:

prowadzenie dokumentacji wojskowej;
rozporządzenie stosunki pracy;
tworzenie i rejestracja różnych zamówień i instrukcji (np. dotyczących zatrudniania, zachęcania pracownika itp.);
organizacja pracy i inne aspekty.

Cała dokumentacja jest sporządzana wyłącznie zgodnie z wymaganymi normami i zasadami. Niektóre formy są ujednolicone, inne są ustalane w samym przedsiębiorstwie.

Kompetentna organizacja Dokumentację personelu rozwiązuje wiele problemów i zadań firmy. Oczywiście istnieją tysiące niuansów, ale są podstawowe punkty, które dotyczą każdego przedsiębiorstwa.

Jak zorganizować i komu powierzyć prowadzenie dokumentacji kadrowej?

Istnieje kilka sposobów organizacji księgowości. Wszystko zależy od specyfiki przedsiębiorstwa i od tego, jakiego wyboru dokonuje menedżer. Najczęstsze opcje:

Stwórz cały dział HR, jeśli firma zatrudnia dużo osób

A gdy personel jest niewielki, możesz zatrudnić jednego specjalistę. Zaletą tej metody jest to, że praca jest zorganizowana przez menedżera tak, jak lubi i jest regulowana i kontrolowana według własnych zasad.

Są też wady: trudno jest sprawdzić profesjonalizm zatrudnianego specjalisty, więc istnieje ryzyko, że zostanie zatrudniony nie do końca kompetentny oficer kadrowy.

Będziesz musiał poświęcić czas i pieniądze na szkolenie lub poszukać innego pracownika.

Zaletą tej opcji organizacji księgowości jest to, że jeśli ktoś został polecony, to (być może) naprawdę wykonuje swoją pracę, czyli został przetestowany w sprawie. Oczywiście z takim oficerem personalnym trzeba negocjować warunki pracy tak, aby odpowiadały obu stronom.

Powierz sprawy kadrowe księgowej lub dobrej sekretarce

Plusy: Oszczędza czas i pieniądze. Oznacza to, że nie ma potrzeby wybierania oficera personalnego i nie ma kosztów prowadzenia dokumentacji.

Wady: główny problem przy wyborze tej metody – tak postępują pracownicy dodatkowa praca po głównym, który prowadzi do błędów, braków, luk i elementarnego braku niezbędnych dokumentów. I oczywiście ważna jest tutaj fachowa wiedza na temat księgowości personalnej. A jeśli ma je ta sama sekretarka, ryzyko powikłań w tym przypadku jest zminimalizowane. I wzajemnie.

Powierzyć księgowość personalną organizacji outsourcingowej

Dobrze: wszelkie działania personalne spadają na barki firmy outsourcingowej, która bierze na siebie taką odpowiedzialność na podstawie umowy. Oprócz tego, że zapewniana jest stała, ciągła pomoc w sprawach personalnych, wybór tej metody znacznie obniża koszty.

Minusy: trzeba wybrać ugruntowaną, poważną firmę, a także nawiązać kontakt, stworzyć koncepcję pracy ze specjalistami, którzy będą pracować poza biurem.
Kierownik musi tylko wybrać najwygodniejszy i najbardziej odpowiedni dla niego sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej, ważąc wszystkie zalety i wady każdej metody.

Funkcje zawodowe pracownika personalnego

Następujące obowiązki są nakładane na oficera personelu zgodnie z instrukcjami i umową o pracę:

Jest to niepełna lista obowiązków pracownika personelu, wymagania są orientacyjne. Może być ich więcej na liście (lub mniej), ale w całkowity To właśnie te umiejętności i zdolności powinien posiadać specjalista ds. personelu.

Księgowość kadrowa: jakie dokumenty są wymagane?

Zwykle każde przedsiębiorstwo musi posiadać następujące rodzaje dokumentów dotyczących personelu:

administracyjne (zlecenia osobowe i produkcyjne);
potwierdzanie aktywność zawodowa;
informacja i rozliczenia;
korespondencja wewnętrzna;
dzienniki kontroli i rejestracji.

Niektóre dokumenty personalne muszą bezwzględnie znajdować się w przedsiębiorstwie. Obejmują one:
PVTR (wewnętrzne przepisy pracy);

Wszystkie dokumenty są przechowywane przez określoną liczbę lat. Są regulowane:

artykuł lub sekcja Kodeks pracy;
uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego;
Prawo federalne i inne przepisy.

Jeśli coś (instrukcje, rozkazy itp.) nie jest dostępne, to będzie konieczne biorąc pod uwagę fakt poprawić. Generalnie jedną z zasad pracy oficera personalnego jest terminowość. Znacznie ułatwia pracę, a nawet nadaje moc prawną niektórym aktom. To jest właściwie bardzo ważne - nie prowadzenie bieżącej działalności. W przeciwnym razie mają tendencję do gromadzenia się jak śnieżka.

Organizacja dokumentacji kadrowej: jak prowadzić, od czego zacząć?

Po osiedleniu się w nowym miejscu jako oficer personalny najpierw musisz zrewidować obowiązkową dokumentację. Jeśli okaże się (a tak się dzieje), że brakuje jakichś ważnych dokumentów z listy, to trzeba je przywrócić. Oczywiście takiej pracy nie da się wykonać w jeden dzień.

Dlatego konieczne jest podkreślenie najważniejszych pozycji i rozpoczęcie od nich. Sprawdź obecność i umiejętność czytania w projekcie (i czy musisz poprawić lub skompilować) nowy dokument): obsada, harmonogram urlopów, umowy o pracę, zamówienia, ewidencja pracy.

Prowadź ewidencję umów o pracę, zamówień dla personelu. Utwórz księgę rejestracyjną skoroszytu. Rozumieć karty osobiste (T-2). Pracuj z lokalnymi przepisy prawne.
Najważniejsze jest, aby na czas wypełnić wszystkie aktualne dokumenty. Praca w oparciu o Kodeks pracy i regulamin pracy biurowej. I nie niszcz dokumentów personelu. Termin ich przechowywania zatwierdza Archiwum Federalne („Lista…” z dnia 06.10.2000).

Wszystkie dokumenty księgowe są potrzebne dla przejrzystości stosunków pracy. System personalny wyznacza normy i zasady zapewniające stabilność pracownikom organizacji, a administracja stwarza dogodne warunki do zarządzania personelem.

Automatyzacja księgowości - 1C: korzyści z pracy z programem

Prowadź akta osobowe, szczególnie w duża firma- To niezwykle odpowiedzialna i ogromna praca w swoim zakresie. Ale tutaj błędy są niedopuszczalne! Ale dziś istnieje sposób na zautomatyzowanie działań oficerów personalnych, co może znacznie ułatwić i uprościć pracę działu, usprawnić działania, znacznie zmniejszając ryzyko błędów.

Za pomocą programu 1C możesz prowadzić ewidencję zgodnie z wymogami prawnymi. Baza danych zapewnia niezawodne przechowywanie niezbędnych informacji o pracownikach. W miarę jej kumulacji możliwe staje się budowanie różnych raportów, które mogą pomóc w analizie pracy i wypracowywaniu nowych kierunków. Na przykład raporty mogą wyglądać tak:

wskaźnik rotacji personelu;
statystyki personalne;
przepływ pracowników itp.

Program pomaga rozwiązać prawie wszystkie problemy i zadania księgowości personalnej. Szef przedsiębiorstwa dzięki 1C ma możliwość otrzymywania informacji o stanie rzeczy w tym dziale, analizowania i podejmowania właściwych decyzji. decyzje zarządcze. A także automatyzacja pozwala na synchronizację działań kilku usług firmy (księgowość, kadry, księgowość), co poprawia efektywność pracy, a także stwarza wszelkie warunki do terminowej wypłaty wynagrodzeń.

Jakie psychologiczne mogą być potrzebne? W tym artykule dowiesz się o wszystkich tajnikach testów.

Aby przeprowadzić kontrolę podatkową, przeczytaj artykuł: wszystkie tajniki wyboru specjalisty ds. kontroli podatkowej.

Wniosek

Podsumowując, możemy zauważyć, co następuje:

Rachunkowość personalna jest istotną częścią pracy każdego przedsiębiorstwa.
Istnieje kilka sposobów organizacji księgowości. Wybór należy do lidera.
Obowiązki pracownika personelu określa instrukcja i umowa o pracę.
Istnieje lista dokumentów związanych z pracą kadrową, które muszą być obecne w każdej firmie. A swoją karierę w dziale personalnym należy rozpocząć od sprawdzenia tych konkretnych dokumentów.
Prowadzenie ewidencji jest znacznie łatwiejsze, jeśli jest zautomatyzowane.

Rachunkowość personelu to podstawa normalnego i efektywna praca każde przedsiębiorstwo. Dlatego należy do niego podchodzić z całą odpowiedzialnością.

W kontakcie z

Aby ewidencja całej podstawowej dokumentacji była na odpowiednim poziomie, niezbędna jest dobrze skoordynowana praca działu personalnego, od której zależy wiele procesów pracy przedsiębiorstwa.

To jest utrzymanie wszystkiego, co wiąże się z księgowaniem funduszy i przepływem personelu.

Terminowe płatności, poprawność tworzenia dokumentacji oraz przebieg innych procesów produkcyjnych zależą od skuteczności jej budowy.

Ważne: kluczem do sprawnej i terminowej pracy działu personalnego są dobrze wyszkoleni specjaliści, którzy oprócz umiejętności pracy biurowej doskonale znają prawo pracy.

Proces księgowości personalnej jest niezbędny do osiągnięcia następujących celów:

Prawidłowo rozdzielaj pracowników według procesów;
Zidentyfikuj niewykorzystane zasoby;
Terminowo rozwiązywać wszelkie problemy z personelem.

Z tego filmu dowiesz się, jak prawidłowo organizować dokumentację kadrową w przedsiębiorstwie:

Jakimi sprawami zajmuje się dział HR?

Ogólnie wszystkie pytania dotyczące pracy personelu są rozwiązywane przez dział personalny:

Rekrutacja i zwolnienia;
Rejestracja urlopów i związanych z nimi opłat;
Naliczanie zachęt i premii również leży w ich kompetencjach;
Formowanie personelu. dowiesz się, jak sporządzić polecenie zatwierdzenia tabeli kadrowej;
Wprowadzanie zmian w harmonogramie prac;
Inne momenty pracy państwa.

Cechy akt osobowych

W przedsiębiorstwie każdy etap pracy działu personalnego realizowany jest zgodnie z przepisy prawne, warunkowo wszystkie rodzaje prac można podzielić na:

Procedura sporządzania i prowadzenia dokumentacji kadrowej;
forma niezdolności do pracy;
Przygotowanie dokumentów do archiwizacji;
Prowadzenie ewidencji wojskowej w organizacji;
Przechowywanie danych osobowych każdego zespołu;
Obliczanie składek ubezpieczeniowych.

Cały obieg pracy personelu można podzielić na dwie gałęzie:

Dla personelu - karty imienne oraz wszelkie zlecenia związane z każdym pracownikiem indywidualnie;
Zasoby ludzkie - zasady Przepisy wewnętrzne, regulaminy działów, raporty o liczbie pracowników.

Ponadto w dziale personalnym przechowywane są wszystkie dokumenty będące podstawą do wystawiania zleceń, a także wyciągi i paski wypłat, które nie są podstawowe, ale tworzą niezbędną bazę dla dodatkowej dokumentacji.

Wynika z tego, że główne dokumenty to:

Układ zbiorowy w celu rozwiązania sytuacji w nim przewidzianych;
Opis stanowiska, jeżeli część obowiązków nie jest określona w umowie;
Regulamin wynagrodzeń i premii za rozwiązywanie spornych sytuacji związanych z wypłatami;
Inne przepisy związane z regulacją życia przedsiębiorstwa.

Jak uporządkować dokumentację kadrową?

Organizacja ewidencji kadrowej w firmie

Aby rozpocząć cały proces prowadzenia dokumentacji, musisz najpierw sporządzić ogólny zarys planu pracy:

Przed skompilowaniem należy zapoznać się z całą dokumentacją regulacyjną.
Potem biorą dokumenty założycielskie na czele i są studiowane, wszystkie muszą odpowiadać prawdziwym papierom.
Następnie workflow jest przygotowywany z uwzględnieniem życzeń kierownika, aby stworzyć folder na opcjonalne dokumenty.
Następnie generowana jest sama dokumentacja:

Początkowo sporządzane są wszystkie dokumenty dotyczące głowy;

Ważne: ten urzędnik jest określany w drodze konkursu lub walne zgromadzenie współzałożyciele.

Potem przychodzi kolej na listę pracowników i wewnętrzne przepisy pracy;

Ważne: stół kadrowy można uformować zgodnie z ujednoliconą formą, przy czym konieczne jest sporządzenie listy stanowisk wymaganych w produkcji, zaczynając od szefa.

Opracowywany jest formularz umowy o pracę, który jest obowiązkowy do podpisania z każdym pracownikiem organizacji;
W przygotowaniu są inne niezbędne dokumenty i dokumenty;
Ustala się osobę odpowiedzialną za księgi pracy - na pierwszych etapach tworzenia ewidencji kadrowej i przedsiębiorstwa kierownik jest odpowiedzialny za przyjęcie i rejestrację pracowników, na tej podstawie konieczne jest sporządzenie zamówienia o odpowiedzialności dyrektora ds. odbioru i bezpieczeństwa dokumentów;

Ważne: dopiero po oficjalnej identyfikacji osoby odpowiedzialnej rozpoczyna się rejestracja pracowników.

Niezbędne jest zapewnienie przechowywania i wykorzystywania dokumentów personelu.

Po zatrudnieniu oficera personalnego zajmuje się całą rutyną obiegu dokumentów - prowadzeniem grafiku, harmonogramu urlopów, przepływu dokumentów osób w przedsiębiorstwie i tak dalej.

Jakie dokumenty dotyczą personelu?

Podstawowa dokumentacja i jej projekt

Pracownik personelu używa numeru niezbędne dokumenty dla kompetentnego zarządzania personelem:

Różne rodzaje nakazów dotyczących przemieszczania się pracowników - zatrudnianie, zwalnianie, urlop, podróż służbowa i inne;
Tabela personelu, która musi koniecznie pokrywać się z klauzulami dotyczącymi harmonogramu pracy w głównej umowie o pracę, w przeciwnym razie będzie to naruszenie umowy i doprowadzi do kar;
Karta czasu pracy;
Księgi pracy przechowywane w przedsiębiorstwie przez cały okres obowiązywania podpisanej umowy, dokumenty te należą do ścisła odpowiedzialność, aby każdy był odnotowany w specjalnym dzienniku, a przechowywanie odbywało się w specjalnym sejfie;
Zasady porządku wewnętrznego;
Umowy o pracę są dowodem zawarcia stosunków pracy, są sporządzane z każdym pracownikiem indywidualnie, na ich podstawie pracownik oficjalnie pracuje zgodnie z punktami wymienionymi w dokumencie;
Załączniki do umów sporządzane są dla każdego przypadku zmiany głównych klauzul umów o pracę;
powstaje corocznie na 2 tygodnie przed końcem roku, każdy pracownik musi się z nim zapoznać, konieczne jest umiejętne uformowanie tego dokumentu ze znajomością zawiłości produkcji tak, aby równoczesny odpoczynek 2 - 3 osób nie zakłócał całości proces przedsiębiorstwa;
Akta osobowe - należy otworzyć folder dla każdego pracownika, tutaj umieszcza się kartę osobistą, konto osobiste, wszystkie zamówienia podpisane przez pracownika kierownika, jego oświadczenia i inne dokumenty, które tworzą chronologię działań pracownika. Dokument ten jest związany z dokumentacją księgową, powstaje w postaci teczek i czasopism, które są zszywane, nakleja się na nich biały kwadrat, aby wskazać główne szczegóły;
Opisy stanowisk ze szczegółowym wskazaniem praw i obowiązków pracowników;
Podstawą naliczania wypłat dla pracowników jest rozporządzenie o wynagrodzeniach i premiach. Jakie są zasady przyznawania bonusów i materialne zachęty Pracownicy LLC czytali.

Dodatkowo generowanych jest znacznie więcej dokumentów, którymi zarządza pracownik działu personalnego.

Kto zajmuje się zarządzaniem dokumentami?

Zwykle włączony duże przedsiębiorstwa istnieje dział personalny, który utrzymuje całą dokumentację, a także ją organizuje.

Ale w małych przedsiębiorstwach oszczędzają na pracownikach personalnych, więc na przykład odbywa się to w niepełnym wymiarze godzin Główny księgowy lub sekretarza, a sam kierownik odpowiada za zatrudnianie i zwalnianie pracowników.

Automatyzacja HR

Korzystanie z różnych programy komputerowe prowadzenie ksiąg rachunkowych znacznie upraszcza proces, w ten moment jest ich wystarczająco dużo.

Oczywiście obecny jest 1C: Enterprise, który pozwala automatycznie drukować dokumenty i automatyzować cały proces, ale istnieje szereg innych programów, które są znacznie młodsze i bardziej progresywne.

Administracja kadr i księgowość kadr.

Niuanse IP i LLC

Przyjmując pracownika do przedsiębiorstwa i wpisując ewidencję kadrową, każda forma zarządzania ma swoje własne cechy, na przykład, gdy indywidualny przedsiębiorca jest początkowo zatrudniony, musi być zarejestrowany jako pracodawca:

W FSS - 10 dni od daty przyjęcia pierwszego pracownika;
W FIU - w ciągu miesiąca od dnia zatrudnienia pracownika.

Jeśli ta liczba dni na rejestrację zostanie przekroczona, firmie zostaną nałożone kary.

Jednocześnie kierownik jest zobowiązany do otrzymania podpisu od pracowników w celu zapoznania się z dokumentami regulacyjnymi, w tym celu wskazane jest założenie dziennika.

Sankcje za brak dokumentacji personalnej

Uwaga: przedsiębiorca prowadzący działalność na własny rachunek ma prawo nie rozpoczynać prowadzenia ewidencji kadrowej.

Jeżeli w przedsiębiorstwie lub organizacji nie ma dokumentacji personalnej, nakładana jest grzywna:

Dla urzędnika od 1000 do 5000 rubli;
Dla osoby prawnej od 30 000 do 50 000 rubli.

Ponadto praca przedsiębiorstwa może zostać zawieszona na 90 dni. Jeśli wymagana jest weryfikacja, to:

To nie może być nieoczekiwane, ostrzegają o tym z 3 dniowym wyprzedzeniem;
Odbywa się również przez ograniczony czas - 20 dni;
Komisja wizytacyjna powinna być przeprowadzona tylko z udziałem kierownika.

Wniosek

Rachunkowość personalna, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest integralną częścią każdego procesu biznesowego, niedopuszczalne jest prowadzenie działalności przedsiębiorstwa, w którym pracownicy etatowi pracują bez takiej księgowości, ponieważ każda współpraca musi być uregulowana regulaminem z utrwalenie wszelkich zmian w nim.

Zasady organizowania i prowadzenia ewidencji kadrowej - zobacz tutaj:

Księgowość kadrowa wraz z księgowością i rachunkowością podatkową pozwala na odzwierciedlenie rzetelnych informacji niezbędnych do pełnego funkcjonowania firmy. Cechy tego rodzaju rachunkowości, a także główne dokumenty z nią związane, zostaną omówione w naszym artykule.

Prowadzenie dokumentacji personalnej

Czyn Dokumentację personelu obejmuje projekt duża liczba dokumentację, która będzie odzwierciedlać informacje zarówno osobno dla każdego pracownika, jak i ogólnie dla całej firmy, a także stworzenie zasad regulujących tryb wykonywania czynności pracowniczych.

Czyn Dokumentację personelu oznacza ustalenie liczby pracowników, co jest możliwe tylko przy wysokiej jakości śledzeniu wszystkich ruchów. Główne zadanie Dokumentację personelu jest przygotowanie dokumentów potwierdzających konkretny ruch pracownika, począwszy od zatrudnienia, przeniesienia na inne stanowisko, rejestracji urlopu, a skończywszy na zwolnieniu.

Na pewno, księgowość personelu można ją jednak konserwować ręcznie Dokumentację personelu poprzez zastosowanie oprogramowania pozwala zminimalizować czas na przygotowanie dokumentacji, zwłaszcza jeśli firma ma dużo pracowników.

Ewidencja kadr

Dokumentacja Dokumentację personelu może być zarówno obowiązkowa, której kompilacja jest przewidziana w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, jak i opcjonalna.

W celu potrzebne dokumenty Dokumentację personelu odnieść się:

nakaz zatrudnienia (T-1);
umowa z pracownikiem (TD-1);
zeszyt pracy (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 „O zeszytach roboczych”);

Na temat cech projektu zeszytów ćwiczeń zobacz materiał .

legitymacja pracownika (T-2);
dokumenty przelewu (T-5);
nakaz opuszczenia (T-6);
harmonogram wakacji (T-7);
obsada (T-3);
karta czasu pracy (T-12);
nakaz zwolnienia (T-8).

Większość dokumentów personalnych ma ujednoliconą formę. Niektóre dokumenty pracodawca powinien opracować samodzielnie:

układ zbiorowy;
zasady porządku wewnętrznego;
regulacje płacowe;
rozporządzenie o danych osobowych pracowników;
przepisy dotyczące ochrony pracy;
rezerwa na premie;

Informacje na temat okresów przechowywania dokumentów kadrowych znajdują się w materiale .

WAŻNY!Zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej przepisy utworzone przez organizację naruszające prawa pracownika nie mogą być wykorzystywane do regulowania stosunków pracy.

Wszystkie dokumenty księgowe przygotowane przez pracownika personalnego są zatwierdzane przez kierownika organizacji. Następnie pracownik musi się z nimi zapoznać i złożyć swój podpis.

Należy zauważyć, że w niektórych sytuacjach można uniknąć przygotowania dokumentów kadrowych: np. nie jest wymagane sporządzanie opisów stanowisk, jeżeli umowa o pracę funkcjonalność pracownika jest już zapewniona. To samo dotyczy klauzuli płacowej, która jest również opcjonalna, jeśli umowa określa przyszłe dochody pracownika.

Obecność tego lub innego dokumentu w aktach osobowych zależy od specyfiki pracy pojedynczego pracownika i firmy jako całości. Jeżeli firma przewiduje pracę zmianową, należy sporządzić harmonogram zmianowy. Przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych w zakładach o wysokim poziomie bezpieczeństwa należy w umowie zamieścić klauzulę bezpieczeństwa tajemnica handlowa, a także sporządzi stosowny regulamin, który określi tryb dostępu do tajemnicy, odpowiedzialność za jej ujawnienie, a także warunki zakończenia tego dostępu. Konieczne jest sporządzenie pełnej umowy odpowiedzialność z pracownikiem, jeśli jest on związany z cennymi towarami lub przedmiotami.

Odpowiedzialność za wykroczenia w prowadzeniu akt osobowych

Główny organ regulacyjny odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie Dokumentację personelu, jest Państwowa Inspekcja Pracy. Jest przeznaczony do kontroli działań personelu i, jeśli księgowość personelu prowadzona jest z naruszeniami, w celu pociągnięcia do odpowiedzialności administracyjnej za naruszenie prawa pracy.

Wyróżnia się następujące rodzaje odpowiedzialności (art. 419 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

Administracyjne - kary za urzędnicy a firmy znajdują odzwierciedlenie w art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Kodeksu administracyjnego Federacji Rosyjskiej. Odpowiedzialność administracyjna najczęściej występuje w przypadku braku jakiegokolwiek niezbędnego dokumentu kadrowego lub jego nieprzedłożenia na żądanie pracownika lub organizacji.

Przykład:Iwanow I.A. postanowił wziąć pożyczkę. Aby to zrobić, potrzebuje kopii zeszyt ćwiczeń oraz certyfikat 2-NDFL. Pracodawca odmówił wydania kopii zeszytu pracy. Pracownik ma prawo do zgłoszenia złe prowadzenie się pracodawcy do inspekcji pracy, która będzie rozliczać firmę (jej funkcjonariuszy) na podstawie art. 5,39 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 1000 do 3000 rubli.

Prawo cywilne – karę przewiduje art. 15, 151 i rozdz. 59 Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Przykład:Pietrow S.F. został ranny w miejscu pracy. Zgodnie z art. 1085 Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany do zrekompensowania utraconego wynagrodzenia podczas pobytu pracownika na leczeniu, a także kosztów jego leczenia i powrotu do zdrowia.

Odpowiedzialność karna – art. 143, art. 145, art. 145,1, art. 146-147, art. 215-217 Kodeksu Karnego Federacji Rosyjskiej.

Ponadto dokumenty usług personalnych mogą być żądane przez organy podatkowe, w przypadku ich niezłożenia powstaje odpowiedzialność na podstawie art. 126 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej

Wyniki

Poprawne i terminowe księgowość personelu pozwala zarządowi uczynić firmę bardziej efektywną. Obecnie istnieje wiele narzędzi programowych, które pomagają zoptymalizować czas kompilacji dokumentacja personalna i osiągnąć dokładność podczas odzwierciedlania danych personelksięgowość.

W tym artykule nie będziemy dostarczać próbek wypełniania formularzy, przetwarzania innych dokumentów ani tekstów dokumentów regulacyjnych, które powinna posiadać organizacja. Zatrzymajmy się tylko nad kolejnością prac nad organizacją zarządzania dokumentacją kadrową w firmie od podstaw.

Baza normatywna

Organizując od podstaw zarządzanie dokumentacją kadrową, będziesz potrzebować następujących dokumentów regulacyjnych:

GOST R 6.30-2003 " ujednolicony system dokumentacja. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (aby nie pomylić się ze zmianami i dodatkami, warto nabyć nowy tekst Kodeksu pracy z późniejszymi zmianami – o ile oczywiście w Twojej organizacji zainstalowany jest referencyjny system prawny, który jest regularnie aktualizowany).

Instrukcja wypełniania ksiąg roboczych, zatwierdzona dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10.10.2003 nr 69.

Zasady prowadzenia i przechowywania książeczek pracy, sporządzania formularzy książeczek pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 (z późniejszymi zmianami w dniu 19 maja 2008 r.).

Dekret Goskomstatu Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1 „O zatwierdzeniu” ujednolicone formy podstawowa dokumentacja księgowa do rozliczania pracy i jej płatności.

Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony przez Archiwum Federalne w dniu 6 października 2000 r. (z późniejszymi zmianami 27 października 2003 r.).

Ponadto książka Ya.E. Varlamova i E.A. Kosheleva „Zarządzanie dokumentacją kadrową od podstaw” (Moskwa: Profesjonalne wydawnictwo, 2008).

Uwaga

Wiele form dokumentów w zarządzaniu ewidencją personelu jest ujednoliconych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1 „O zatwierdzeniu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności”. Możesz go znaleźć w każdym helpdesku. system prawny(Consultant Plus, Gwarant, Code) lub w Internecie są już gotowe formularze z tego dekretu, do których wystarczy skopiować dysk twardy. Dokumenty, dla których nie ma ujednoliconych formularzy, muszą być sporządzone zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicony system dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

Krok 1: opracowujemy dokumenty, które bezwzględnie muszą znaleźć się w firmie

Najczęściej organizacja działalności personalnej produkcji zaczyna się od opracowania wszelkiego rodzaju przepisów i instrukcji, i słusznie. W celu dokumenty regulacyjne, które bezwzględnie muszą znaleźć się w firmie, to m.in.:

wewnętrzne przepisy pracy;

rozporządzenie o ochronie danych osobowych pracownika;

przepisy dotyczące ochrony pracy i bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Wszystko inne będzie musiało poczekać: opracowanie dokumentów, które są opcjonalne, można podjąć tylko wtedy, gdy zostaną sporządzone dokumenty obowiązkowe.

Krok 2: dostosuj obsadę

Najprawdopodobniej firma opracowała już tabelę kadrową, jest kadra pracowników, którzy z powodzeniem wykonują swoje zadania, z którymi zawarto umowy o pracę, wystawiono zlecenia na zatrudnienie i dokonano wpisów do ksiąg pracy. Ale, jak pokazuje praktyka, dokumenty te nie zawsze są sporządzane poprawnie.

Zapytaj księgowość o informacje o wynagrodzeniach pracowników i nazwiskach ich stanowisk - na podstawie tych danych musisz uzgodnić tabelę kadrową.

Należy zauważyć, że nazwy stanowisk na liście pracowników nie zawsze pokrywają się z faktycznymi stanowiskami pracowników. Dział księgowości tak naprawdę nie potrzebuje tych informacji do przelewania płatności i podatków, ale programy takie jak 1C wymagają wypełnienia sekcji takimi informacjami, a czasami wprowadzana jest pozycja, która nie odpowiada rzeczywistej. Dlatego przed zatwierdzeniem tabeli kadrowej konieczne jest wyjaśnienie nazw stanowisk pracowników z szefami działów, kierownictwem firmy lub samymi pracownikami.

Możesz również zapytać księgowych o stany osobowe pracowników. Jeśli księgowość jest zautomatyzowana, numery personelu są przydzielane przez program, jeśli nie, to będziesz musiał je przypisać samodzielnie, zaczynając od pracownika, który pracuje najdłużej, a kończąc na tym, który najpóźniej przyszedł do organizacji. Po zwolnieniu pracownika lepiej nie przekazywać nikomu jego numeru personelu: niech wszystkie numery będą unikalne i przypisane tylko jednej osobie, która kiedykolwiek pracowała w firmie.

Podczas gdy księgowi przygotowują zestawienie pracowników, trzeba sprawdzić stan akt osobowych pracowników i ich kart osobowych, czy były one przechowywane, a także dowiedzieć się, jakich dokumentów brakuje w teczce osobowej każdego pracownika. Każdy pracownik musi napisać notatkę o kopiach dokumentów, które należy przekazać.

Krok 3: sprawdź zgodność informacji na liście pracowników i umowach o pracę

Po sporządzeniu tabeli kadrowej należy zweryfikować zawarte w niej informacje z danymi zawartymi w umowach o pracę. Jeżeli informacje różnią się (zwykle wynagrodzenie jest nieprawidłowo podane lub po prostu wskazane jest „Wynagrodzenie według listy pracowników”, co stanowi naruszenie Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i może pociągać za sobą kary; terminy podpisania umowy przypadają na dzień wolny; podpis pełnomocnika Zamawiającego nie odpowiada osobie zadeklarowanej jako pełnomocnik – np. zamiast CEO jego zastępca podpisał), a następnie umowy muszą zostać powtórzone. W tym przypadku należy wyjść z tego, że umowa podpisana przez osobę nieuprawnioną w rzeczywistości nie jest umową; innymi słowy, nie ma pisemnej umowy o pracę. Dlatego musi być wydana oczywiście aktualna (oryginalna) data. We wszystkich innych przypadkach nie dodatkowe umowy do umowy o pracę, na mocy której umowa o pracę zostaje uzupełniona o nowe warunki lub te warunki, które zostały błędnie określone, zostają sprecyzowane (zmienione).

Jeżeli umowa została wykonana poprawnie, ale zmiany zostały wprowadzone później (podwyżka wynagrodzenia, przeniesienie pracownika na inną pracę), to należy sporządzić dodatkowe umowy dla każdego przypadku dla każdego pracownika. Umowy o pracę a umowy dodatkowe sporządzane są w dwóch egzemplarzach, z których jedna pozostaje w firmie, a druga jest przekazywana pracownikowi.

Krok 4: sprawdź poprawność wykonania zleceń personalnych

Następnie należy sprawdzić dostępność i poprawność realizacji zleceń na zatrudnienie, przeniesienie pracowników (jeśli są) itp. (daty, podpisy, informacje w nich zawarte). Zamówienia muszą być zgodne z treścią umowy o pracę zawartej z pracownikami oraz tabelą kadrową. Muszą być podpisane nie tylko przez szefa firmy, ale także przez samego pracownika. Jeśli nie ma nakazów zatrudnienia lub przeniesienia pracujących pracowników lub zostaną wydane z naruszeniami, należy je przywrócić, przerobić lub „dodatkowo podpisać”. Zgodnie z prawem nie ponosisz odpowiedzialności za to, co wydarzyło się przed Tobą, ale pracownik ma prawo zażądać kopii takiego zamówienia i musi ją dostarczyć.

Krok 5: sprawdź poprawność prowadzenia ksiąg pracy

Kolejnym etapem pracy jest sprawdzenie dostępności zeszytów ćwiczeń. Księgi wszystkich zarejestrowanych pracowników muszą być przechowywane w firmie. Jeśli znajdziesz książki emerytowanych pracowników, musisz wysłać list polecony z potwierdzeniem odbioru do właścicieli książek z prośbą o przybycie po zeszyt ćwiczeń lub podać adres, na który można go wysłać. Po otrzymaniu odpowiedzi zeszyt ćwiczeń należy przesłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Jeśli nie ma odpowiedzi, po prostu wstaw zawiadomienie o otrzymaniu listu do zeszytu ćwiczeń. Księgi pracy pracowników niepracujących muszą być przechowywane oddzielnie od pozostałych do czasu, gdy jest to wymagane, ale nie krócej niż 50 lat.

Jeśli w księdze pracy nie ma wpisu o zatrudnieniu lub przeniesieniu, nie spiesz się, aby to zrobić. Najpierw uważnie przeczytaj oba dokumenty regulujące wypełnianie zeszytów pracy: Instrukcje wypełniania zeszytów pracy oraz Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, sporządzania formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom. I dopiero wtedy, gdy masz pewność co do swojej wiedzy, możesz zacząć robić wpisy w zeszycie ćwiczeń. Pamiętaj: błędnie wykonany wpis może prowadzić do tego, że pracownik może nie zostać zaliczony stażem pracy w firmie, w której został dokonany błędny wpis.

Krok 6: sporządzamy akta osobowe lub teczki personalne pracowników (jeśli nie były one przed Państwem przechowywane)

Pamiętaj, aby wydać pracownikom osobiste karty w formularzu nr T-2. Obecnie wiele programów pozwala wypełnić formularz nr T-2 na komputerze i wydrukować go na zwykłym papierze, z którego korzystają niektórzy oficerowie personelu. Jednak archiwa państwowe nadal przyjmują karty osobiste tylko na grubym, „półkartonowym” papierze. Dlatego jeśli Twoja organizacja jest źródłem personelu archiwum państwowe, kup formularze nr T-2 w sklepie papierniczym w wymagana ilość lub kup odpowiedni papier, aby je wydrukować.

Karty osobiste wypełnia oficer personalny - taka instrukcja jest zawarta w instrukcji korzystania z ujednoliconych formularzy (Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1).

Kopie dokumentów otrzymanych od pracowników (paszporty, polisy ubezpieczeniowe itp.) należy umieścić w teczkach „z aktami”, po czym dokonuje się inwentaryzacji każdej sprawy i tworzone są teczki osobiste. Możesz również dołączyć do nich kopie zleceń i umów, aby wszystkie informacje o pracowniku znajdowały się w jednym miejscu, ale nie jest to konieczne. Zdjęcia pracowników można przykleić do wizytówek.

Często akta osobowe umieszczane są w formularzu nr T-2, co nie jest prawdą: karty osobiste należy przechowywać oddzielnie od wszystkich innych dokumentów.

Nowe dokumenty i kopie są dodawane do folderu osobistego, gdy stają się dostępne.

Krok 7: sporządź niezbędne księgi rachunkowe lub dzienniki

Księga rachunkowa dotycząca przemieszczania się w nich ksiąg roboczych i wkładek oraz księga przychodów i rozchodów do rozliczania formularzy ksiąg pracy i wkładek w nich może być przechowywana tylko w formie papierowej. Ponieważ są to dzienniki księgowe dla ścisłych formularzy sprawozdawczych, każda strona księgi jest ponumerowana, a sama jest zszyta i opieczętowana pieczęcią organizacji.

Krok 8: Zaplanuj wakacje

Dwa tygodnie przed nowym rokiem organizacja musi zatwierdzić harmonogram urlopów. Prace nad nim powinny rozpocząć się w listopadzie. Jeśli firma jest mała, możesz przeprowadzić wywiad z pracownikami o tym, kiedy chcieliby wyjechać na wakacje, jeśli jest duża, wyślij pismo do kierowników działów z prośbą o przekazanie takich informacji dla swojego działu.

Planując urlopy, upewnij się, że gdy pracownicy małego działu wyjeżdżają na urlop, kierunek nie pozostanie nie zamknięty. Na przykład, jeśli w firmie jest tylko dwóch kierowników sprzedaży, to ich urlopy nie powinny pokrywać się w czasie, nawet częściowo, ponadto między tymi wakacjami powinien być okres wspólnej pracy - aby przenieść sprawy od jednego kierownika do drugiego.

Jeśli sam przeprowadzasz wywiady z pracownikami na temat czasu wyjazdu na wakacje i pojawia się konflikt o to, kto i kiedy wyjeżdża, nie próbuj samodzielnie tego rozwiązywać - zwróć uwagę kierownictwa na informację i sporządź harmonogram zgodnie z decyzją kierownictwa . Jeśli prosisz o informacje za pośrednictwem kierowników działów, zaufaj decyzji kwestie sporne ich. Zebranie informacji potrzebnych do zaplanowania wakacji zajmuje zwykle od jednego do trzech tygodni.

Po rejestracji harmonogram urlopów należy przedłożyć do zatwierdzenia kierownikowi.

Na dwa tygodnie przed rozpoczęciem urlopu konieczne jest powiadomienie pracownika o jego wystąpieniu i wydanie nakazu udzielenia urlopu. Czas rozpoczęcia urlopu można zmienić za zgodą pracownika z kierownikiem. Jeżeli w momencie rozpoczęcia urlopu pracownik zachorował i udzielił zwolnienia lekarskiego, należy na jego prośbę przełożyć urlop na inny dogodny dla niego termin. Wszystkie te zmiany wprowadzane są w odpowiednich kolumnach harmonogramu wakacji. I nie zapominaj, że pracownik nie może wyjechać na urlop przez dwa lata z rzędu, a obowiązkowy płatny urlop można zastąpić jedynie odszkodowaniem pieniężnym w przypadku zwolnienia pracownika.

Krok 9: tworzymy akta osobowe

Sprawy można uzupełnić na następujące tematy:

„Rozkazy dotyczące personelu (zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie, premie, zachęta, odejście bez oszczędzania wynagrodzenie, wysyłanie na długie delegacje służbowe i delegacje zagraniczne)” (okres trwałości – 75 lat);

„Nakazy dotyczące personelu (urlop regularny i naukowy, obowiązki, kary, krótkoterminowe podróże służbowe na terenie Rosji)” (okres trwałości - 5 lat);

"Umowy o pracę";

"Rzeczy osobiste";

„Karty osobiste”;

„Dokumenty prawne spółki (regulamin, instrukcje)”;

„Korespondencja w sprawach personalnych z organy rządowe oraz organizacje komercyjne" itd.

Harmonogram urlopów, harmonogram dyżurów, stoły kadrowe wygodniej jest podzielić je na osobne etui i przechowywać w cienkich teczkach.

Wygodniej jest przechowywać akta osobowe i karty osobiste w kolejności alfabetycznej zgodnie z nazwiskami pracowników, wszystkie inne dokumenty - w porządek chronologiczny jak nadejdzie dokument.

Zamówienia na zasadzie osobistej mają dwa okresy przechowywania: 5 i 75 lat, dlatego są podzielone na co najmniej dwa przypadki (wszystkie zamówienia, które nie są wymienione z 5-letnim okresem przechowywania, mają okres przechowywania 75 lat).

Jeśli firma jest wystarczająco duża i w ciągu jednego roku utworzy się więcej niż 250 arkuszy w pliku, należy go podzielić na kilka plików lub tomów (na przykład: „Umowy o pracę (A-K)”, „Umowy o pracę (L-Z)” ; „ Rozkazy dotyczące personelu (wypoczynek regularny i naukowy)”, „Rozkazy dotyczące personelu (obowiązki, kary, krótkoterminowe podróże służbowe na terenie Rosji)”).

Przy tworzeniu spraw konieczne jest skorzystanie z sekcji 7 i 8 Wykazu standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania.

Krok 10: sporządź nomenklaturę spraw

Nomenklatura spraw może być sporządzona odrębnie zgodnie z dokumentami kadrowymi lub zawarta w ogólnej nomenklaturze spraw organizacji.

Generalnie proces tworzenia spraw i nazewnictwa w pracy biurowej nie różni się od tworzenia spraw i nazewnictwa w ogólnej pracy biurowej.

I dopiero po wszystkich etapach możesz zacząć się rozwijać opisy stanowisk pracy, przepisy dotyczące personelu i inne opcjonalne (nieobowiązkowe z punktu widzenia Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) przepisy lokalne.

Yu.V. Eremeeva,
kierownik biura, członek Klubu Zawodowych Sekretarzy