Jak prowadzić ewidencję kadrową w przedsiębiorstwie. Rachunkowość personalna i jej właściwe prowadzenie w przedsiębiorstwie

Księgowość kadrowa wraz z księgowością i rachunkowością podatkową pozwala na odzwierciedlenie rzetelnych informacji niezbędnych do pełnego funkcjonowania firmy. Cechy tego rodzaju rachunkowości, a także główne dokumenty z nią związane, zostaną omówione w naszym artykule.

Prowadzenie dokumentacji personalnej

Czyn Dokumentację personelu wiąże się z wykonaniem dużej ilości dokumentacji, która będzie odzwierciedlać informacje zarówno dla każdego pracownika z osobna, jak i ogólnie dla całej firmy, a także stworzeniem zasad regulujących tryb wykonywania czynności pracowniczych.

Czyn Dokumentację personelu oznacza ustalenie liczby pracowników, co jest możliwe tylko przy wysokiej jakości śledzeniu wszystkich ruchów. Główne zadanie Dokumentację personelu jest przygotowanie dokumentów potwierdzających konkretny ruch pracownika, począwszy od zatrudnienia, przeniesienia na inne stanowisko, rejestracji urlopu, a skończywszy na zwolnieniu.

Na pewno, księgowość personelu można ją jednak konserwować ręcznie Dokumentację personelu poprzez zastosowanie oprogramowania pozwala na zminimalizowanie czasu na przygotowanie dokumentacji, zwłaszcza jeśli firma ma dużo pracowników.

Ewidencja kadr

Dokumentacja Dokumentację personelu może być zarówno obowiązkowa, której kompilacja jest przewidziana w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, jak i opcjonalna.

Do wymaganych dokumentów Dokumentację personelu odnieść się:

• nakaz zatrudnienia (T-1);
• umowa z pracownikiem (TD-1);
• zeszyt pracy (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 „O zeszytach roboczych”);

Na temat cech projektu zeszytów ćwiczeń zobacz materiał .

• legitymacja pracownika (T-2);
• dokumenty przelewu (T-5);
• nakaz opuszczenia (T-6);
• harmonogram wakacji (T-7);
• obsada (T-3);
• karta czasu pracy (T-12);
• nakaz zwolnienia (T-8).

Większość dokumentów personalnych ma ujednoliconą formę. Niektóre dokumenty pracodawca powinien opracować samodzielnie:

• układ zbiorowy;
• zasady porządku wewnętrznego;
• regulacje płacowe;
• rozporządzenie o danych osobowych pracowników;
• przepisy dotyczące ochrony pracy;
• rezerwa na premie;

Informacje na temat okresów przechowywania dokumentów kadrowych znajdują się w materiale .

WAŻNY!Zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej przepisy utworzone przez organizację naruszające prawa pracownika nie mogą być wykorzystywane do regulowania stosunków pracy.

Wszystkie dokumenty księgowe przygotowane przez pracownika personalnego są zatwierdzane przez kierownika organizacji. Następnie pracownik musi się z nimi zapoznać i złożyć swój podpis.

Należy zauważyć, że w niektórych sytuacjach można uniknąć przygotowania dokumentów kadrowych: na przykład nie jest wymagane sporządzanie opisów stanowisk, jeśli umowa o pracę przewiduje już funkcjonalność pracownika. To samo dotyczy klauzuli płacowej, która jest również opcjonalna, jeśli umowa określa przyszły dochód pracownika.

Obecność tego lub innego dokumentu w aktach osobowych zależy od specyfiki pracy pojedynczego pracownika i firmy jako całości. Jeżeli firma przewiduje pracę zmianową, należy sporządzić harmonogram zmianowy. Przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych w zakładach o wysokim poziomie bezpieczeństwa należy w umowie zawrzeć klauzulę o zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa, a także sporządzić stosowny zapis, który ustali tryb dostępu do tajemnicy, odpowiedzialność za jej ujawnienie , a także warunki zakończenia takiego dostępu. Niezbędne jest sporządzenie umowy o pełnej odpowiedzialności z pracownikiem, jeśli jest on związany z cennymi towarami lub przedmiotami.

Odpowiedzialność za wykroczenia w prowadzeniu akt osobowych

Główny organ regulacyjny odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie Dokumentację personelu, jest Państwowa Inspekcja Pracy. Jest przeznaczony do kontroli działań personelu i, jeśli księgowość personelu prowadzona jest z naruszeniami, w celu pociągnięcia do odpowiedzialności administracyjnej za naruszenie prawa pracy.

Wyróżnia się następujące rodzaje odpowiedzialności (art. 419 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

• Administracyjne – kary dla urzędników i firm znajdują odzwierciedlenie w art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Kodeksu administracyjnego Federacji Rosyjskiej. Odpowiedzialność administracyjna występuje najczęściej w przypadku braku niezbędnego dokumentu kadrowego lub jego nieprzedłożenia na żądanie pracownika lub organizacji.

Przykład:Iwanow I.A. postanowił wziąć pożyczkę. Aby to zrobić, potrzebuje kopii zeszytu ćwiczeń i certyfikatu 2-NDFL. Pracodawca odmówił wydania kopii zeszytu pracy. Pracownik ma prawo zgłosić niezgodne z prawem działania pracodawcy do inspekcji pracy, która pociągnie do odpowiedzialności firmę (jej funkcjonariuszy) na podstawie art. 5,39 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 1000 do 3000 rubli.

• Prawo cywilne – karę przewiduje art. 15, 151 i rozdz. 59 Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Przykład:Pietrow S.F. został ranny w miejscu pracy. Zgodnie z art. 1085 Kodeksu Cywilnego Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany do zrekompensowania utraconego wynagrodzenia podczas pobytu pracownika na leczeniu, a także kosztów jego leczenia i powrotu do zdrowia.

• Odpowiedzialność karna – art. 143, art. 145, art. 145,1, art. 146-147, art. 215-217 Kodeksu Karnego Federacji Rosyjskiej.

Ponadto dokumenty usług personalnych mogą być żądane przez organy podatkowe, w przypadku ich niezłożenia powstaje odpowiedzialność na podstawie art. 126 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej

Wyniki

Poprawne i terminowe księgowość personelu pozwala zarządowi uczynić firmę bardziej efektywną. Obecnie istnieje wiele narzędzi programowych, które pomagają zoptymalizować czas opracowywania dokumentacji kadrowej i osiągnąć dokładność w raportowaniu danych. personelksięgowość.

Rozliczanie wynagrodzeń w przedsiębiorstwie i wielu innych ważnych punktów opiera się na dokumentach pierwotnych. Jeśli rekordy HR są źle dostarczane, wpływa to na pracę wszystkich działów firmy.

Wszystkie niuanse jego utrzymania i niezbędne dokumenty zostaną omówione w tym artykule.

Dlaczego jest to potrzebne?

W każdej organizacji, niezależnie od liczby osób, istnieje obowiązek prowadzenia takiej ewidencji. Pomaga dokumentować ruch całego personelu. Aby to zrobić, konieczne jest poznanie dokumentów regulacyjnych dotyczących pracy. Ponadto musisz opanować umiejętności dyrygenckie.

Ten rodzaj rachunkowości ma na celu:

• prawidłowo rozmieszczać ludzi w procesach pracy;
• szukaj niewykorzystanych rezerw;
• terminowo identyfikować i eliminować problemy związane z personelem.

Możesz dowiedzieć się więcej o tym procesie z następującego filmu:

Jak zorganizować to od podstaw: instrukcje krok po kroku

Przed pracownikiem działu personalnego zawsze stoi trudne zadanie zorganizowania tego typu pracy biurowej. Aby ułatwić ten proces, ważne jest, aby najpierw sporządzić wstępny plan pracy i określić kolejność działań:

• Właściwą decyzją byłoby najpierw przestudiowanie dokumentacji regulacyjnej.
• Po szczegółowym przestudiowaniu przeprowadzane jest bezpośrednie przygotowanie przepływu dokumentów. Wszystkie prace składowe są pobierane z głowy i szczegółowo badane. Cała dokumentacja musi być zgodna ze składnikiem. Warto zapytać szefa firmy, jakie dodatkowe warunki chce wprowadzić do harmonogramu pracy. Na jego życzenie sporządzane są dodatkowe dokumenty fakultatywne.
• Tworzenie dokumentacji:
  • na początek reżyser jest udokumentowany;
  • dalej opracowane i ;
  • opracowywany jest formularz, który zawierany jest ze wszystkimi pracownikami. Zawiera wszystkie elementy, których potrzebuje organizacja;
  • przygotowywane są inne ważne artykuły i czasopisma;
  • konieczne jest podjęcie decyzji, kto będzie odpowiedzialny za zeszyty pracy. Chociaż ludzie nie są oficjalnie zatrudniani, menedżer będzie zmuszony ich zatrudnić. W związku z tym wydawane jest polecenie przejęcia odpowiedzialności za bezpieczeństwo, wypełnienie i głowę;
  • następnie rozpoczyna się oficjalne przyjmowanie pracowników.
• Ważne jest, aby zapewnić przechowywanie wszystkich dokumentów personelu i ich wykorzystanie.

Po zarejestrowaniu zatrudnienia dla oficera personalnego rozpoczynają się zwykłe dni robocze. Każdy dzień to obecność w pracy każdej osoby. Wydawane raz w roku.

Oficer personalny jest zobowiązany do zajmowania się dokumentacyjnym ruchem osób w przedsiębiorstwie, przygotowując odpowiednią dokumentację. Poza tym musi być dużo innych papierów.

Wymagane dokumenty

Szereg podstawowej dokumentacji wykorzystywanej przez pracownika personelu:

• Różny nakazy przemieszczania pracowników: , tłumaczenie i wiele innych.
• personel. Jego treść musi być zgodna z danymi określonymi w umowach pracowników. Jeśli coś nie pasuje, oznacza to naruszenie Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. A to zwykle prowadzi do grzywien.
• Arkusz czasu.
• Księgi zatrudnienia. Oficer personalny odbiera je przy zatrudnianiu, dokonuje w nich odpowiednich wpisów, a po zwolnieniu zwraca je.
• Przepisy pracy wewnątrz organizacji.
• Umowy o pracę. Taka umowa zawierana jest z każdą osobą, służy jako początek stosunku pracy. Najważniejsze jest tutaj sprawdzenie poprawności kompilacji, obecności wszystkich podpisów i dat. W przypadku zmiany warunków pracy, na przykład przeniesienia pracownika lub zmiany wynagrodzenia, konieczne jest przygotowanie się. Są one zestawiane dla każdego przypadku osobno.
• Harmonogram wakacji. Najpóźniej na dwa tygodnie przed końcem roku wszystkie organizacje muszą przygotować harmonogram urlopów dla pracowników. Ważne jest, aby komponować je tak, aby równoczesna reszta osób nie wpływała na tok pracy działu lub firmy jako całości.
• Dzienniki księgowe. Istnieje wiele dzienników potrzebnych do ewidencjonowania dokumentów.
• Zdecydowanie w trakcie. Obejmuje: do pracy, arkusze zapoznawcze z poleceniami pracodawcy, kopię dowodu osobistego, zaświadczenie o badaniu lekarskim, kopie dyplomów oraz legitymację wojskową.
• Opisy stanowisk pracy. Zawierają szczegółowy opis praw i obowiązków pracownika.
• Regulamin wynagrodzeń i premii. Regulacyjny, na podstawie którego dokonywana jest cała lista płac.

Wciąż istnieje wiele różnych dokumentów, które również są obecne w przedsiębiorstwach. Ale dotyczy to już konkretnych dokumentów.

Kto zwykle to robi?

To pytanie najczęściej pojawia się w małych organizacjach. Zwykle robi to oficer personalny, ponieważ prowadzenie tego rejestru jest dość trudnym zadaniem. Niestety nie każdego przywódcę da się przekonać do wprowadzenia takiego odrębnego stanowiska w państwie. W związku z tym zarządzanie personelem często zajmuje główny księgowy lub sam kierownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin.

Z reguły dzieje się tak w małych firmach, aby zaoszczędzić pieniądze. I nie ma sensu wprowadzać do stanu dodatkowej jednostki dla dwóch lub trzech osób. W tym przypadku schemat wygląda następująco: kierownik sporządza pracowników, a główny księgowy nalicza ich wynagrodzenia. Głównym prawem regulującym relacje między pracownikiem a pracodawcą jest Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Określa prawa i obowiązki obu stron.

Automatyzacja procesów

Dla wygody prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie kierownik musi zadbać o wprowadzenie specjalnego programu. W dzisiejszych czasach istnieje wiele takich systemów i wszystkie są łatwe w użyciu.

Szeroko stosowanym programem jest „1C: Przedsiębiorstwo”. Pomaga uporządkować dane. Prawie wszystkie dokumenty są z niego drukowane automatycznie. Zastosowanie zautomatyzowanych technologii upraszcza sam proces księgowy.

Niuanse IP i LLC

Dokumentacja powinna być zawsze w porządku. Ważne jest, aby odpowiednio nim zarządzać i przechowywać. Istnieje kilka niuansów, które należy wziąć pod uwagę w tym obszarze:

• Jeżeli indywidualny przedsiębiorca zarejestruje pracownika po raz pierwszy, będzie musiał przejść proces rejestracji w niektórych jednostkach terytorialnych jako pracodawca. Dokładniej w Funduszu Emerytalnym i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Na taką procedurę obowiązują określone terminy:
  • 10 dni podczas rejestracji w FSS;
  • 30 dni do rejestracji w FIU.

  Ilość dni liczy się od pierwszego dnia zatrudnienia pierwszej osoby. Jeśli tego nie zrobi, organizacja zostanie nałożona na wysokie grzywny.

• Kierownik musi zapoznać swoich pracowników ze wszystkimi dokumentami regulacyjnymi przed podpisem. W tym celu tworzone są specjalne magazyny, w których pracownicy podpisują się po zapoznaniu się z dokumentami. Na przykład organizacja musi co miesiąc osobiście dostarczać odcinek wypłaty. W związku z tym zasadne jest rozpoczęcie księgi rejestracji ich wydawania. Jest to wygodne, ponieważ w przypadku jakiegokolwiek konfliktu to właśnie podpis będzie dowodem, że dokument został wystawiony.

Możliwe sankcje za ignorancję

W przypadku braku akt personalnych urzędnicy zostaną pociągnięci do odpowiedzialności zgodnie z ustawą „O wykroczeniach administracyjnych”. Są karani grzywną:

• za urzędnika - w wysokości od 1 do 5 tys ruble;
• dla osób prawnych - od 30 do 50 tys rubli.

Dodatkowo istnieje możliwość zawieszenia działalności organizacji do 90 dni. Jeśli wykroczenie się powtórzy, menedżer może zostać zdyskwalifikowany.

W przypadku, gdy organizacja ma zostać poddana audytowi przez organy regulacyjne, ważne jest, aby się do tego przygotować. W tym celu musisz wiedzieć:

• organy nadzorcze muszą powiadomić z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem o zbliżającej się procedurze;
• weryfikacja nie powinna przekraczać dwudziestu dni;
• Kontrole na miejscu nie mogą być przeprowadzane bez nadzoru.

Ten rodzaj rachunkowości jest głównym elementem każdego przedsiębiorstwa. Dlatego jego niezawodne zarządzanie pozwala ominąć dużą liczbę problemów.

Nawet najmniejsze przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników, co oznacza konieczność prowadzenia różnorodnej dokumentacji kadrowej.

W firmach, które są na rynku od dłuższego czasu, zwykle zarządzanie dokumentacją kadrową jest dobrze ugruntowane, ale w nowo powstałych organizacjach wszystko trzeba tworzyć od podstaw.

Kto kieruje biznesem w firmie?

Z reguły pracownicy działu personalnego zajmują się prowadzeniem dokumentacji kadrowej i przetwarzaniem wszystkich dokumentów, ale jeśli przedsiębiorstwo jest małe, pracę tę można powierzyć jednemu z pracowników jako. Zwykle jest to księgowy lub.

Jeśli przedsiębiorstwo ma dużą liczbę pracowników, tworzony jest dział personalny, w którym może być kilku specjalistów. Zapotrzebowanie na personel określa się nie tylko na podstawie liczby pracowników (choć jest to główny czynnik), ale także od specyfiki samego przedsiębiorstwa. Tak więc w organizacji ze szkodliwą i niebezpieczną produkcją funkcjonariusze personelu będą mieli więcej pracy.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to Najłatwiejszym można to zrobić za pomocą usług online, które pomogą Ci wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty za darmo: Jeśli masz już organizację i zastanawiasz się, jak ułatwić i zautomatyzować księgowość i raportowanie, na ratunek przychodzą następujące usługi online, które całkowicie zastąpi księgowego w Twoim zakładzie i zaoszczędzi dużo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane podpisem elektronicznym i wysyłane automatycznie online. Jest idealny dla indywidualnego przedsiębiorcy lub LLC w uproszczonym systemie podatkowym, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Wypróbuj, a będziesz zaskoczony jak łatwo to się stało!

Zbieranie niezbędnej podstawy prawnej i dokumentów regulacyjnych

Pierwszą rzeczą do zrobienia przy tworzeniu od podstaw przepływu pracy personelu jest decyzja, które dokumenty powinny być. Są dokumenty, które muszą być obowiązkowe w każdym przedsiębiorstwie, a są takie, które są wymagane tylko do wykonywania określonego rodzaju pracy lub działalności firmy.

Nawiasem mówiąc, same dokumenty regulacyjne, regulujące dostępność elementów dokumentacji personalnej, również nie będą zbędne do przechowywania w osobnym folderze, aby w razie potrzeby były zawsze pod ręką.

Zamówienia pod względem personelu i personelu. Nakazy personalne obejmują nakazy związane z przemieszczaniem się pracowników:, zwolnienia, i. Nakazy te odnoszą się do stażu pracy i dlatego są przechowywane przez 75 lat.

W celu rozkazy personalne wszystkie inne obejmują:

• wakacje;
• premie;
• delegacje;
• sankcje dyscyplinarne itp.

Okres trwałości te zamówienia trwają od 3 do 5 lat.

Bardziej wskazane jest, aby te dwa typy miały dwa oddzielne foldery.

Kolejnym obowiązkowym dokumentem jest, który odzwierciedla wszystkie podstawowe informacje o pracowniku. Karty te mogą być przechowywane oddzielnie lub jako część akt osobowych pracownika.

Trzecim wymaganym dokumentem jest . Obecnie, zgodnie z prawem, nawet indywidualny przedsiębiorca musi sporządzać zeszyty pracy, nie mówiąc już o przedsiębiorstwach innych form własności. Pracodawca musi wystawić książeczkę pracy w ciągu trzech dni od dnia przyjęcia pracownika.

Ponieważ książeczki pracy są, konieczne jest ich przechowywanie. Ta księga również jest przechowywana od 75 lat.

Następny wymagany dokument to . Musi być zawarta z każdym zatrudnionym pracownikiem, niezależnie od terminu.

Po utworzeniu nowych miejsc pracy konieczne jest posiadanie dla każdego z nich specjalnej pracy. Dokumenty związane z SOUT są przechowywane do czasu ich wymiany na nowe, z reguły raz na 5 lat.

W celu inne dokumenty obowiązkowe dotyczy:

Są też dokumenty, których prawo nie zobowiązuje do przechowywania, ale mimo to prawie każdy pracodawca je posiada, to jest podstawa zamówień.

Gromadzenie i badanie dokumentów założycielskich

Po podjęciu decyzji o ogólnych obowiązkowych dokumentach musisz zdecydować o pozostałych dokumentach. Aby to zrobić, musisz przestudiować wszystkie dokumenty ustawowe regulujące działalność i proces produkcyjny przedsiębiorstwa.

Tutaj dokumenty mogą być bardzo różne. Na przykład, jeśli ŚOI są również wymagane dla pracowników, konieczne jest zatwierdzenie w drodze zamówienia lub innego dokumentu administracyjnego listy i warunków ich udostępniania kategorii pracowników.

Jeżeli w przedsiębiorstwie są osoby, które pracują w nieregularnych godzinach, pracują w nocy, pracują w szkodliwych i niebezpiecznych warunkach, to konieczne jest udokumentowanie należnych im świadczeń i odszkodowań.

Sporządzenie listy dokumentów

Po ustaleniu całej listy niezbędnych dokumentów można przystąpić do opracowywania Regulaminu prowadzenia ewidencji kadrowej.

Przepis ten wymienia wszystkie niezbędne dokumenty, procedurę ich utrzymywania oraz okresy przechowywania. Przepis ten nie jest obowiązkowy, ale znacznie ułatwia pracę działu personalnego.

Rejestracja na stanowisko dyrektora

Jeżeli przedsiębiorstwo jest tworzone od podstaw, pierwszą osobą do rejestracji jest kierownik przedsiębiorstwa.

To on następnie zawiera umowy o pracę z pozostałymi pracownikami. Jeżeli stanowisko dyrektora jest wybieralne, w drodze konkursu, przewodniczący wybranego organu stwierdza, jeśli przedsiębiorstwo ma założycieli, podpisuje umowę. Jeżeli kierownik jest jednocześnie jedynym założycielem lub indywidualnym przedsiębiorcą, to podpisuje umowę o pracę zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Tak czy inaczej, zawarcie umowy o pracę i wykonanie nakazu przyjęcia są procedurami obowiązkowymi.

Sporządzanie przepisów lokalnych

W celu ustalenia, jakie stanowiska i ile z nich jest niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa, a personel. Jest na to zunifikowana forma i chociaż nie jest wymagana, jest bardzo wygodna.

Jeśli chcesz, możesz dodać dodatkowe kolumny. Lista pracowników zawiera nazwę stanowiska, wymaganą liczbę jednostek pracowniczych, wynagrodzenie lub formę wynagrodzenia oraz wymagane dodatki. Wszystkie stanowiska w tabeli kadrowej są wskazane, zaczynając od najważniejszych, a kończąc na personelu pomocniczym.

W plan pracy przede wszystkim wskazany jest harmonogram pracy przedsiębiorstwa, jeśli istnieją harmonogramy zmian, to są one szczegółowo podpisywane. Dokument ten może również wskazywać wymagania dotyczące wyglądu i zachowania pracowników, etyki korporacyjnej i tak dalej.

Opracowanie standardowej próbki umowy o pracę

Umowa o pracę musi zawierać wszystkie główne postanowienia wymienione w kodeksie pracy.

Tutaj dotyczy:

Oprócz tych punktów pracodawca może zawrzeć w umowie o pracę wszelkie inne punkty, które nie są sprzeczne z prawem.

Przygotowanie dokumentów księgowych

Wszystkie księgi, zanim zaczniesz z nich korzystać trzeba się przygotować. Mianowicie każdy magazynek powinien być ponumerowany i zapieczętowany. Arkusze są numerowane w sposób ciągły, począwszy od pierwszego do ostatniego. Następnie wszystkie prześcieradła, z wyjątkiem okładki, są zszywane nitką i dwa ogonki wysuwane są do ostatniego wyklejki. Są zapieczętowane kartką papieru, na której zaznaczono liczbę kartek i podpisuje kierownik lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie dziennika.

Każde czasopismo wskazuje datę swojego powstania, a nazwa organizacji jest wymagana.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy

Księgi zatrudnienia są jednymi z najważniejszych dokumentów akt osobowych i należą do ścisłych formularzy sprawozdawczych, to należy je traktować z ostrożnością. Muszą być przechowywane w zamkniętym sejfie.

Do prowadzenia ksiąg pracy wyznacza się osobę odpowiedzialną, która je wypełnia i jest odpowiedzialna za przechowywanie. Odpowiedzialność jest przypisywana pracownikowi na zlecenie organizacji.

Rekrutacja pracowników

Dla każdego pracownika konieczne jest wykonanie określonej sekwencji pracy:

• recepcja pracownicza;
• zapoznanie pracownika ze wszystkimi lokalnymi dokumentami regulacyjnymi, regulaminami wynagradzania, wewnętrznymi przepisami pracy, układami zbiorowymi itp.;
• rejestracja umowy o pracę, jej podpisanie. Pamiętaj, aby umieścić notatkę w umowie o pracę, że pracownik otrzymał w ręce sto drugi egzemplarz;
• wydanie nakazu zatrudnienia;
• wypełnienie karty osobowej T-2 i utworzenie akt osobowych. Zawiera następujące dokumenty: wniosek o przyjęcie, kopie dokumentów osobistych, kopię nakazu przyjęcia, legitymację imienną, dokumenty dotyczące wykształcenia i kwalifikacji, umowę o pracę i inne niezbędne dokumenty.
• przekazanie do działu księgowości wszystkich niezbędnych dokumentów dla pracownika w celu rozliczenia.

Poniższa lista odtwarzania wideo zawiera wskazówki dotyczące zarządzania rekordami HR:

Ogólna definicja mówi, że zarządzanie dokumentacją personelu to proces rejestracji i przechowywania dokumentów personelu. Ten temat dotyczy zarówno indywidualnych przedsiębiorców, jak i osób prawnych. Dokumentacja ma ścisłe normy prawne, a opisane zasady muszą być brane pod uwagę przez wszystkich menedżerów, działy personalne w przedsiębiorstwach. Za pomocą zarządzania ewidencją kadrową będzie można zoptymalizować proces zarządzania personelem, usprawnić pracę każdego zespołu oraz uprościć procedurę raportowania.

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi

Podstawy zarządzania dokumentacją kadrową obejmują cały proces przygotowania dokumentów, ich wypełniania, raportowania o personelu pracującym w firmie. Każde wydane jest prawnie wiążące, także te, które powstają na podstawie wniosku pracownika. Produkcja personalna jest często realizowana przez dział personalny, którego funkcjami są takie prace kadrowe:

• lista płac;
• rejestracja urlopów, zwolnień lekarskich;
• wydawanie referencji.

Cele i zadania

Zadania i cele tego działu HR:

Kierunek pracy	Zadania pracowników
Księgowość, rejestracja, kontrola	Prowadzenie ewidencji liczby pracowników, rejestracja do pracy, zwolnienia
Regulamin pracy	Zapoznanie się z obowiązkami, wyborem miejsca pracy, lokalu
Koordynacja, szkolenie	Prowadzenie kursów, szkoleń, szkoleń zaawansowanych, przekwalifikowań, weryfikacji wydajności
Praca z dokumentami	Specjaliści tego działu zajmują się przygotowywaniem pism, ksiąg, harmonogramów pracy, ewidencji, sprawozdawczości
Organizacja	Organizacja zajęć według instrukcji

Regulacje prawne

Praca z personelem jest regulowana przez szereg przepisów prawnych, nakazów i zbioru zasad na poziomie regionalnym lub stanowym. Niespełnienie wymagań określonych w przepisach stanowi naruszenie. Główne przepisy dotyczące prowadzenia produkcji personelu:

• państwowe przepisy dotyczące ksiąg pracy (2003);
• regulamin pracy biurowej i zarządzania dokumentami z 2009 roku;
• federalne instrukcje dotyczące prowadzenia dokumentacji dotyczącej pracowników;
• wymagania ogólne, które są zatwierdzane na zlecenie ministerstw.

Podstawa prawna przedsiębiorstwa

Każde przedsiębiorstwo posługuje się szeregiem dokumentacji regulującej pracę całego personelu. Przepływ dokumentów i ich przygotowywanie odbywa się zgodnie z instrukcjami, określonymi powyżej ramami regulacyjnymi. Ramy prawne przedsiębiorstwa dzielą się na pięć kluczowych kategorii, regulowanych wewnętrznymi zarządzeniami przedsiębiorstwa:

• statut firmy;
• plan pracy;
• przepisy o ochronie danych osobowych;
• ochrona pracy (regulowana federalnym dekretem archiwalnym);
• harmonogram pracy personelu (oraz dokumenty dotyczące zatrudnienia).

Obieg dokumentów kadrowych w organizacji

Ujednolicone systemy księgowe dla dokumentów w przedsiębiorstwach dzielą się na trzy główne kategorie, wśród których są regulacje wewnętrzne, regulaminy kadrowe oraz regulaminy wynagrodzeń. Pierwsza kategoria obejmuje obrót papierami zgodnie z harmonogramem urlopowym, wypełnianie dokumentów dotyczących harmonogramu pracy. Drugi akapit ma charakter bardziej globalny i zawiera zapis dotyczący sporządzania umów i dokumentów polityki rachunkowości. Rozporządzenie o wynagrodzeniu reguluje wszystkie kwestie dotyczące wypłaty wynagrodzeń, premii, zwolnień chorobowych, urlopów i odpraw w przypadku zwolnienia.

Załoga w postaci T-3

Tabela kadrowa w formie T-3 jest pojedynczym rodzajem papieru opisującym całą strukturę kadrową w przedsiębiorstwie lub firmie. Kolumny zawierają dane dotyczące imienia i nazwiska, stanowiska pracownika, jednostki, w której jest wymieniony. Zgodnie z normami regulacyjnymi i legislacyjnymi jest tam przepisywane oficjalne wynagrodzenie specjalisty. Wszelkie zmiany w procesie rejestracji muszą być zarejestrowane przez dział księgowości w tej tabeli kadrowej na formularzu T3. Instrukcje wypełniania zawsze zawierają zalecenia dla każdej kolumny. W sumie dokument zawiera 5 punktów informacyjnych.

Rozkład pracy

Harmonogram pracy to dokument zatwierdzający codzienną rutynę specjalisty. Przepływ pracy reguluje harmonogram pracy menedżera. Zawiera elementy dotyczące konieczności przeprowadzenia inspekcji zgodnie z obowiązującym prawem, lunchu i przerw oraz raportowania. W niektórych firmach urzędnik wymaga sporządzenia raportu co tydzień lub miesiąc (dokument musi być potwierdzony podpisami pracownika i urzędnika po weryfikacji). Plan, harmonogram harmonogramu są tworzone na przyszły okres pracy. Ewidencja czasu pracy pracowników.

Umowa o pracę

Umowa o pracę to dokument cywilnoprawny, sporządzony pomiędzy przyszłym pracownikiem a pracodawcą. Nie przewiduje się standardowych formularzy dla tego typu dokumentów, a umowa jest wypełniana na formularzu swobodnym wskazującym kwalifikacje (stanowisko) i staż pracy. Pożądany wynik jest tam również zapisany. Zgodnie z normami prawnymi tego typu dokument jest bardzo podobny do dokumentu umowy, ponieważ określa efekt końcowy pracy, a nie jego strukturę. Aby zwolnić pracowników, wystarczy sfinalizować umowę przed wygaśnięciem umowy.

Rozkazy personalne

Przywracanie pracowników na stanowiska, zatrudnianie specjalistów odbywa się zgodnie z poleceniami kadrowymi. Ten rodzaj dokumentu określa powołanie personelu na stanowisko i inne ruchy specjalistów w działach. W opracowywaniu instrukcji i rozkazów biorą udział pracownicy działu personalnego oraz kadry zarządzającej. Menedżerowie/administratorzy firmy podejmują lokalne decyzje. Zamówienia mają jedną formę, określają to ramy regulacyjne. Zgodnie z terminem ważności papieru, muszą one być przechowywane w dziale księgowości lub w dziale personalnym do pięciu lat lub dłużej (w zależności od rodzaju zlecenia).

Opisy stanowisk pracy

Opisy stanowisk to dokument, który określa odpowiedzialność stron (pracownika i pracodawcy), a także zawiera dane o poleceniach i obowiązkach konkretnego specjalisty na jego stanowisku. Potwierdza je pieczęć organizacji i podpis osoby odpowiedzialnej. Do tego dokumentu wymagane są trzy kopie. Jedna pozostaje w dziale personalnym, druga z samym wykonawcą, a trzecia z kierownikiem lub administratorem danego działu. Celem tego zlecenia jest optymalizacja procesów zarządzania personelem w przedsiębiorstwie.

Jak zorganizować pracę biurową w dziale personalnym

Właściwe zarządzanie zasobami ludzkimi oznacza wysoki poziom odpowiedzialności. Personel działu kadr musi zadbać o to, aby daty podpisania były zgodne z rzeczywistymi. Prowadzenie ksiąg pracy i innych dokumentów kadrowych możesz powierzyć firmom outsourcingowym. Obowiązki Specjalistów HR:

• tworzą harmonogram pracy, dokumentację księgową związaną z urlopami;
• sporządzać dokumenty dotyczące ochrony pracy (wymagane dla organów państwowych);
• przygotowywać i wydawać zamówienia;
• Oblicz płace i kontroluj wypłatę premii.

dział HR

Pełnoetatowa obsługa kadrowa realizowana jest wtedy, gdy cała księgowość i wszystkie rejestracje prowadzone są wyłącznie przez osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy z działu personalnego. Ten tryb pracy papierkowej jest odpowiedni dla przedsiębiorstw i firm zatrudniających 20-30 osób. Standardy państwowe wymagają ścisłego przestrzegania formy wszystkich zamówień i innych wymagań, w przeciwnym razie osoba prawna może otrzymać grzywnę. W sektorze usług, gdzie jeden podmiot prawny liczy do 30 osób, bardziej opłaca się korzystać z usług firm outsourcingowych.

Zaangażowanie specjalistów firmy outsourcingowej do prac personalnych

Zatrudnienie zewnętrznej firmy HR zaoszczędzi pieniądze i zmniejszy ogólną liczbę pracowników. Niezależni specjaliści wykonują całą ilość niezbędnych prac związanych z przygotowaniem zamówień, harmonogramów. Prowadzą również specjalny dziennik i regulują pracę każdego specjalisty w firmie. Outsourcing zarządzania dokumentacją kadrową charakteryzuje się tym, że osoba prawna nie posiada własnego działu personalnego, ale powierza to zadanie odrębnemu zespołowi za umiarkowaną opłatą.

Księgowość kadrowa od podstaw krok po kroku

Do prowadzenia ewidencji dokumentów działu personalnego potrzebny jest sprzęt biurowy oraz biuro. Ważne jest, aby mieć silny sejf. Zamówienie powinno wyznaczyć kierownika systemu zarządzania dokumentami. Następnie powstają akty wewnętrzne. Dla każdego pracownika w firmie musisz utworzyć osobny folder, w którym będzie przechowywany jego zeszyt pracy. Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga zachowania tej dokumentacji przez cały okres pracy specjalisty na stanowisku. Przez całą działalność działu wprowadzane są informacje do ksiąg, sporządzane są zamówienia.

Wymagania dla pracowników HR

Zarządzanie dokumentacją kadrową to stosunkowo złożony proces, który wymaga pewnych umiejętności teoretycznych i praktycznych. Ramy prawne dla tego stanowiska zawierają listę warunków, w jakich specjalista może zajmować to stanowisko. Placówki oświatowe nie wyróżniają odrębnego profilu pracy biurowej. Menedżerowie i administratorzy nadają się do działań w dziale personalnym. Pracodawcy wyznaczają więc osoby z wykształceniem prawniczym, ochroną informacji czy zarządzaniem dokumentami.

Prawa i obowiązki oficera personalnego

Pierwszym obowiązkiem takich urzędników jest znajomość ram prawnych, przestrzeganie ustalonych zasad rachunkowości. Powyżej znajdowały się artykuły, prawa federalne, których należy przestrzegać przy zarządzaniu aktami personalnymi. Oficer personalny ma prawo do otrzymywania informacji od pracowników, przeglądania folderów osobistych, przeglądania księgi rachunkowej (wynagrodzenia). Do kompetencji specjalistów o tym profilu należy składanie podpisów, współpraca z pracodawcami w celu poprawy efektywności personelu.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej

Obecnie zarządzanie dokumentacją kadrową odbywa się zarówno w formie pisemnej, jak i cyfrowej. Dokumentację podpisują osobiście upoważnieni pracownicy. Do dokumentacji stosuje się standardy państwowe, które ujednolicają wszystkie szablony i formularze. Należy wziąć pod uwagę normy GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Ważne dokumenty są przechowywane w specjalnych teczkach lub metalowych sejfach. W zależności od zakresu i wielkości firmy specjaliści muszą przestrzegać różnych wymagań dotyczących częstotliwości raportowania.

Wyszukiwanie i rejestracja personelu

Początkowo przed zarejestrowaniem pracowników należy znaleźć wyspecjalizowany personel, który spełniłby ściśle określone kryteria (muszą być one związane ze specyfiką pracy). W tym celu korzystaj z wyspecjalizowanych biur, agencji, serwisów poszukiwania pracy, pośrednictwa pracy lub prywatnych ogłoszeń w gazetach, w mediach, na stronach internetowych. Następnie sporządza się obowiązkowe dokumenty kadrowe, przeprowadza się rejestrację, podpisuje umowę o pracę lub umowę o pracę.

Etapy zatrudniania

Procedury rejestracji osób na stanowisko rozpoczynają się od wpisania danych o osobie poszukującej pracy do specjalnego dziennika. Karta meldunkowa zawiera informacje o doświadczeniu, stażu pracy i zajmowanym wcześniej stanowisku. Po zatwierdzeniu sporządzany jest rozkaz powołania osoby na dane stanowisko. Ostatnim etapem jest utworzenie teczki osobistej, sporządzenie sprawy w firmie, dziale. Umowa zawiera informacje o obowiązkach, o wynagrodzeniu na stanowisku.

Karty personalne i tworzenie akt osobowych pracownika

Rodzaje dokumentów personalnych obejmują kartę osobistą pracownika. Zawiera wszystkie informacje dotyczące stanu cywilnego, pełne imię i nazwisko, wklejone jest tam zdjęcie, zapisana jest data urodzenia. Wszystko to robią pracodawcy, aby stworzyć pakiet danych o każdym z pracowników firmy. Zgodnie z prawem dane te nie mogą być przekazywane osobom trzecim. Teczki, szafy czy nawet metalowe sejfy służą do prowadzenia akt osobowych (w zależności od poziomu wyposażenia biura firmy).

magazyny HR

Produkty z nadrukiem papierowym pomagają usystematyzować raportowanie, uprościć obieg dokumentów. Dokumentacja w postaci dzienników gospodarczych obejmuje następujące rodzaje:

• do kontroli dokumentów, pism, które są dostarczane do firmy lub przedsiębiorstwa;
• kontrolować czas, okresy podróży służbowych;
• kontrolowania wszelkich notatek, oświadczeń;
• zapisy zapewniające bezpieczeństwo ksiąg pracy.

Prowadzenie ksiąg pracy

Zarządzanie aktami kadrowymi zobowiązuje specjalistów do prowadzenia ewidencji księgi pracy. Wszystkie zapisy są przechowywane, jeśli osoba w przedsiębiorstwie jest formalnie zarejestrowana. Książka pracy jest wydawana pracownikowi po zwolnieniu. Dokumentacja ta rejestruje wszelkie zmiany dotyczące stanowiska, nagród. Szkolenie z zakresu zarządzania dokumentacją kadrową od podstaw zawiera obowiązkowe pozycje dotyczące prawidłowego projektowania ksiąg pracy. Wszelkie błędy są korygowane przez pracowników Działu Kadr. Jeśli zostaną znalezione, specjaliści mogą zostać oskarżeni o naruszenie administracyjne.

Organizowanie i przechowywanie dokumentów

Stworzono odrębne normy prawne dotyczące kontroli i przechowywania dokumentów. Warto wspomnieć o art. 17 federalnej ustawy o archiwizacji. Nakazuje kierownictwo firm i przedsiębiorstw dbać o bezpieczeństwo dokumentacji archiwalnej w wyznaczonym terminie. Okres przechowywania jest określony przez prawo i jest zgodny ze standardami państwowymi. Aby zapewnić integralność dokumentacji papierowej, stosowane są metalowe ognioodporne sejfy i szafy.

W razie potrzeby dane z dokumentów są przekazywane do Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Automatyzacja, cyfryzacja obiegu dokumentów to jeden z priorytetowych obszarów w optymalizacji procesu zarządzania pracą państwa. Obecnie większość raportów nie jest sporządzana na papierze. Nie zwalnia to szefów przedsiębiorstw, menedżerów z obowiązku przechowywania archiwum przez rok, trzy, pięć lub więcej lat.

Elektroniczne akta osobowe

Przy korzystaniu z elektronicznej ewidencji osobowej ważne jest przestrzeganie warunków bezpieczeństwa dokumentów, ograniczenie dostępu do archiwum na mocy ustawy o ochronie danych osobowych. Elektroniczne rozliczanie dokumentacji ma szereg zalet:

1. szybki dostęp do dokumentów;
2. ochrona plików hasłem;
3. nie ma potrzeby kupowania sejfów, aby oszczędzać papiery;
4. oszczędność miejsca w biurze - dysk twardy może pomieścić 10 000 dokumentów lub więcej;
5. oszczędność czasu - możesz podpisać, znaleźć dowolny dokument w 1-2 minuty w archiwum na dysku twardym Twojego komputera.

Wideo

Dowiedz się, w jaki sposób prowadzona jest dokumentacja personelu w organizacji i za co mogą zostać ukarane grzywną. Pobierz instrukcję zarządzania dokumentacją kadrową lub samodzielnie zorganizuj księgowość.

W artykule

Pobierz pomocny dokument

Jakie obowiązkowe dokumenty kadrowe sporządza pracodawca?

Każda firma, która korzysta z pracy najemnej, jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji kadrowej. Pracy z personelem towarzyszy wykonanie wielu dokumentów, od listy pracowników po zlecenia dla personelu. Zadaniem oficera personalnego jest terminowe i prawidłowe sporządzanie dokumentów służby personalnej, wprowadzanie w nich zmian w razie potrzeby oraz sprawdzanie zgodności z obowiązującymi przepisami.

Dobrze skonstruowana instrukcja zarządzania dokumentacją kadrową, sporządzona z uwzględnieniem nowego GOST, zminimalizuje ryzyko poważnych błędów w pracy z personelem.

Rozpoczynając zarządzanie dokumentacją kadrową od podstaw, przygotuj obowiązkowe dokumenty obsługi kadrowej, bez których pełnoprawna praca z personelem jest po prostu niemożliwa.

Wymagane dokumenty kadrowe:

• umowy o pracę;
• opisy stanowisk (jeśli to konieczne);
• lokalne prawo;
• karty osobiste pracowników;
• rozkazy personalne;
• zamówienia na podstawową działalność;
• personel;
• harmonogram wakacji;
• księgi i dzienniki księgowe;
• karta czasu pracy .

Umowa o pracę

Główny dokument w pracy oficera personalnego. Potwierdza istnienie stosunku pracy, ustala prawa i obowiązki stron. Nie ma jednej ujednoliconej formy umowy o pracę, choć istnieje standardowa forma dla mikroprzedsiębiorstw. Inni pracodawcy mogą przyjąć to jako podstawę. Prawo nie zabrania zawierania umów o pracę w dowolnych formach, jeśli zawierają wszystkie obowiązkowe warunki i informacje o stronach.

Obowiązkowe warunki umowy o pracę:

• funkcja pracy wskazująca stanowisko lub rodzaj pracy;
• miejsce pracy i warunki pracy;
• wynagrodzenie ze wskazaniem stawki taryfowej lub wynagrodzenia;
• warunek obowiązkowego ubezpieczenia społecznego.

Przedstaw w umowie o pracę charakter i tryb pracy, jeśli różnią się od zwykłych. Spisać wszystkie gwarancje i odszkodowania wymagane przez prawo. W umowie na czas określony należy koniecznie wskazać okres jej obowiązywania oraz powody, dla których strony nie mogły nawiązać stosunku pracy na czas nieokreślony.

Obowiązkowe informacje dotyczące umowy o pracę:

• Imię i nazwisko pracownika oraz nazwa pracodawcy (w przypadku osób fizycznych - imię i nazwisko);
• dane o dokumentach potwierdzających tożsamość pracownika i pracodawcy-osoby;
• NIP pracodawcy (z wyjątkiem osób, które nie mają statusu przedsiębiorcy);
• informacje o osobie podpisującej umowę w imieniu pracodawcy;
• miejsce i data wydania dokumentu.

Opisy stanowisk pracy

Pomimo braku odniesień do tego dokumentu w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej organy państwowe bezbłędnie opracowują pakiet opisów stanowisk (Ustawa nr 79-FZ z 27 lipca 2004 r.) i jest bardzo pożądane, aby organizacje komercyjne Zrób to.

Obecność opisów stanowisk pozwala:

• kompetentnie rozdzielać obowiązki między podobne stanowiska;
• udowodnić w sądzie lub prokuraturze zasadność sankcji dyscyplinarnej;
• uzasadniać;
• właściwie certyfikować personel pod kątem zgodności z ich stanowiskami.

Uwaga! Instrukcje są pisane dla stanowisk, a nie dla konkretnych pracowników, więc nie należy ich personalizować. Jeśli pracownik odejdzie lub zostanie przeniesiony, instrukcje będą musiały zostać ponownie zatwierdzone. Z tego samego powodu lepiej zatwierdzić go jako samodzielny dokument, a nie jako załącznik do umowy o pracę czy umowy o pracę.

Przepisy lokalne (LNA)

Są obowiązkowe i opcjonalne. Inspektor GIT ma prawo zażądać w trakcie kontroli przepisów miejscowych, a jeśli jakiś dokument nie będzie dostępny lub zostanie wykonany błędnie, pracodawca może zostać ukarany grzywną lub wydanym nakazem.

Obowiązkowe obejmują wszystkie LNA wymienione w Kodeksie Pracy:

• rozporządzenie o wynagrodzeniu, jeżeli warunki wynagradzania nie są odzwierciedlone w układzie zbiorowym lub innym akcie lokalnym (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• rozporządzenie o danych osobowych pracowników (art. 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• (art. 189 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Jeżeli w państwie są stanowiska z nieregularnymi godzinami pracy, należy zatwierdzić listę pracowników, którzy podlegają specjalnemu reżimowi pracy (art. 57, 101 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeżeli firma wysyła personel na przekwalifikowanie lub zaawansowane szkolenie - rozporządzenie w sprawie trybu i warunków przejścia szkolenia zawodowego (art. 196 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

W razie potrzeby wydawane są opcjonalne LNA. Aby jasno regulować procesy pracy, opracuj dodatkowe dokumenty wewnętrzne: zapisy dotyczące premii, podróży służbowych, mentoringu, polityki społecznej, rekrutacji itp. Nie ma ujednoliconych wymagań dotyczących projektowania i struktury aktów lokalnych, kieruj się aktualnym GOST i prawidłowo poświadczaj każdy dokument.

Karty personalne pracowników

Wszyscy pracodawcy, bez względu na formę prawną i dziedzinę działalności, są zobowiązani do stworzenia karty imiennej dla każdego pracownika. Skorzystaj z ujednoliconej formy T-2 lub opracuj własną formę. Do rejestracji urzędników opracowano specjalny formularz T-2GS.

Nie zapomnij zapoznać pracownika z treścią karty osobistej pod podpisem natychmiast po wstępnym wypełnieniu, a następnie - po dokonaniu nowych wpisów o przeniesieniu (w tym tymczasowym), zwolnieniu, zmianie nazwy stanowiska.

Uwaga! Karta imienna jest zamykana po rozwiązaniu umowy o pracę, na podstawie której została rozpoczęta. Jeśli zatrudniasz pracownika, który już pracował w organizacji, zacznij dla niego nową kartę.

Zamówienia dla personelu

Zatrudnienie, wyjazdy służbowe, zwolnienia, premie, urlopy i inne procedury personalne są formalizowane zamówieniami. Jest to najważniejszy dokument każdej obsługi kadrowej, na podstawie którego dokonywane są zapisy na kontach osobistych, książkach roboczych, kartach osobistych.

Niektóre zamówienia są sporządzane w ujednoliconej formie tabelarycznej. Jeżeli zamówienie dotyczy nie jednego, ale kilku pracowników jednocześnie, stosuje się formularz oznaczony „a”:

Tabela 1. Zlecenia wystawione na ujednoliconych formularzach tabelarycznych

	Rodzaj i nazwa formularza
T-9 lub T-9	Zamów wysłanie jednego lub więcej pracowników w podróż służbową
T-11 lub T-11a	Zamówienie, aby zachęcić jednego lub więcej pracowników
T-8 lub T-8a	Nakaz zwolnienia jednego lub więcej pracowników
T-6 lub T-6a	Nakaz udzielenia urlopu jednemu lub większej liczbie pracowników
T-5 lub T-5a	Zlecenie przeniesienia jednego lub więcej pracowników do innej pracy
T-1 lub T-1a	Zlecenie zatrudnienia jednego lub więcej pracowników do pracy

Uwaga! Zamiast jednolitych formularzy możesz skorzystać z formularzy zatwierdzonych przez pracodawcę, jeśli zawierają wszystkie wymagane dane.

Pozostałe zamówienia wystawiane są w formie tekstowej. Jeśli potrzebujesz odwołać pracownika z urlopu lub wysłać go na zaawansowane szkolenia, przywróć go do pracy lub sporządź zamówienie w dowolnej formie.

Rozkazowi nadaje moc prawną poprzez poświadczenie danych - osobisty podpis dyrektora generalnego lub innego urzędnika upoważnionego do podpisywania rozkazów. Oprócz podpisu umieszcza się pieczęć organizacji (jeśli istnieje). Dokumenty administracyjne wchodzą w życie z chwilą podpisania lub z datą w nich określonym.

Uwaga! Rozkazy dotyczące mianowania kierowników – dyrektora generalnego, jego zastępców, głównego księgowego i innych urzędników wymienionych w statucie – dotyczą rozkazów dotyczących podstawowej działalności, a nie personelu.

Zamówienia na podstawową działalność

Należą do nich wszystkie pisemne polecenia, które nie dotyczą kwestii kadrowych ani administracyjno-gospodarczych: o wprowadzeniu lokalnych przepisów lub zmian w istniejących LNA, o tworzeniu nowych stanowisk i przeprowadzaniu kontroli. Wykonanie takich zleceń można powierzyć zarówno sekretarzowi organizacji, jak i oficerom personalnym.

personel

Charakteryzuje skład personalny firmy: strukturę organizacyjną, liczbę i skład personelu, wynagrodzenia na wszystkich stanowiskach. Do rejestracji skorzystaj z ujednoliconego formularza T-3 lub opracuj własny szablon. Okres ważności dokumentu można pominąć, ale jeśli jest ograniczony, nie zapomnij sporządzić nowej tabeli kadrowej w określonym terminie.

Przykładowy personel z ograniczonym czasem trwania

Uwzględnij w dokumencie wszystkie bez wyjątku dostępne w firmie stanowiska, w tym wolne, tymczasowe i sezonowe. Prawo zabrania zatrudniania pracowników na stanowiska nieprzewidziane w tabeli kadrowej (pismo Rostrud nr PG / 13229-6-1 z dnia 01.01.2014).

Napisz nazwy stanowisk w języku rosyjskim i bez skrótów, podaj dokładną pensję dla każdego - widełki płacowe są niedopuszczalne. Stanowiska związane z wynagrodzeniami, świadczeniami lub ograniczeniami muszą być zgodne z normami zawodowymi oraz księgami taryfowymi i kwalifikacyjnymi (pismo MPiPS nr 14-0/10/V-2253 z dnia 04.04.2016). Ekspert magazynu „Personel Business” opowie

Uwaga! Za błędy w tabeli kadrowej firmie grozi grzywna na podstawie art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Harmonogram wakacji

Jest sporządzany corocznie i ustala warunki przyznawania corocznych płatnych urlopów wszystkim pracownikom organizacji. Jako podstawę weź ujednolicony formularz T-7 lub własny szablon.

Aby uniknąć roszczeń do dokumentu, postępuj kolejno:

1. Poznaj życzenia pracowników. Poproś kierowników działów o zebranie informacji na temat każdej jednostki strukturalnej.
2. Sprawdź, czy wśród pracowników są beneficjenci, którzy mają prawo wziąć urlop w dogodnym dla siebie terminie. Należą do nich kobiety w ciąży, nieletni i niektóre inne kategorie pracowników.
3. Przygotuj wstępny harmonogram podsumowujący. W dokumencie należy wpisać wszystkich pracowników, w tym pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin zewnętrznych i wewnętrznych, a także tych, których urlop macierzyński kończy się w przyszłym roku.
4. Uzgodnij i zatwierdź harmonogram. Wystawić osobne zamówienie lub przybić pieczątkę zatwierdzającą na samym dokumencie, zapoznać pracowników z podpisem (pismo Rostrud nr PG/5883-6-1 z dnia 08.01.2012).

Kto odpowiada za administrację HR

W mikrofirmach i start-upach cała administracja HR zwykle spada na barki jednej osoby. Zwykle jest to dyrektor firmy lub jego zastępca. Ale wraz z rozwojem firmy i wzrostem personelu rośnie ilość papierkowej roboty. Na tym etapie należy wyznaczyć etat dla specjalisty personalnego, który dobrze zna podstawy zarządzania dokumentacją kadrową i cały swój czas pracy poświęca na pracę z personelem.

W dużych firmach o złożonej strukturze organizacyjnej odrębną usługą jest prowadzenie dokumentacji kadrowej.

Jeśli organizacja ma oddzielne działy strukturalne, na przykład oddziały w innych miastach i regionach, istnieją dwa sposoby prowadzenia dokumentacji kadrowej. Kosztowniejsze - stworzenie stanowiska oficera personalnego w każdym oddziale, bardziej opłacalne, ale wiążące się z pewnymi trudnościami - do zarządzania z działem personalnym w centrali, po skonfigurowaniu pracy za pomocą skanów i poczty. Co to jest, przeczytaj w magazynie „Biznes personalny”.

Tabela 2. Zalety i wady różnych sposobów organizacji CA w oddziałach

Procedura	CD odbywa się w siedzibie firmy	CD odbywa się w oddziałach
Papierkowa robota	Trudno dotrzymać terminów, przesłanie oryginałów dokumentów wymaga czasu	Terminy są dotrzymane, prawo do podpisania przekazywane jest kierownikowi oddziału
Wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji kadrowej (KD)	Zwykle łatwo jest znaleźć odpowiedniego pracownika o odpowiednich kwalifikacjach	Ponieważ w oddziałach jest mniej pracowników, trudno wybrać osobę odpowiedzialną za CA
Rekrutacja do pracy w nadgodzinach lub w weekendy	Nie zawsze jest możliwe szybkie wystawienie wszystkich niezbędnych dokumentów i dostarczenie ich do działu na czas	Nie ma problemu: wystarczy uzyskać zgodę pracownika i na miejscu wypełnić wszystkie dokumenty
Wydawanie dokumentów pracownikom po zwolnieniu	Potrzebujesz więcej czasu na dostawę, istnieje ryzyko utraty przy wysłaniu pocztą	Dokumenty mogą być wydawane szybko, bez naruszania ustalonych terminów

Organizacja pracy biura personalnego na własną rękę: instrukcje krok po kroku

Jak zorganizować pracę z personelem w nowo powstałej firmie lub odbudować po poprzedniku? Nowa instrukcja zarządzania dokumentacją kadrową, opracowana z uwzględnieniem norm obowiązujących przepisów, pomoże Ci niczego nie przeoczyć.

Postępuj krok po kroku:

Krok 1. Stwórz ramy regulacyjne. Przede wszystkim kieruj się wymogami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej - głównym zbiorem przepisów prawa pracy, które regulują wiele procesów kadrowych: zatrudnianie, udzielanie urlopów, prawa i obowiązki stron umowy o pracę, procedura obliczanie wynagrodzeń itp.

Weź również pod uwagę zasady określone przez:

• Zarządzenie Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1 z dnia 1.05.2004 r.- w sprawie stosowania ujednoliconych form podstawowej rachunkowości i obowiązkowych danych;
• W małej firmie wszystkie sprawy związane z prowadzeniem dokumentacji kadrowej może załatwić jedna osoba – oficer personalny, sekretarz lub dyrektor. Wtedy to on jest odpowiedzialny za prowadzenie i przechowywanie ksiąg pracy. Ale jeśli ilość pracy jest duża, lepiej rozdzielić obszary odpowiedzialności między kilku pracowników. Na przykład wyznaczyć jednego z oficerów personalnych odpowiedzialnych za prowadzenie i rozliczanie ksiąg pracy, a drugiemu powierzyć pracę polegającą na sporządzaniu zleceń personalnych.

  Przykładowa kolejność mianowania urzędnika odpowiedzialnego za książeczki pracy

  
  

  Krok 3. Zrób listę wymaganych dokumentów personalnych. Zawrzyj w nim przepisy lokalne i inne dokumenty, których obecność inspektor GIT na pewno sprawdzi podczas kolejnej wizyty: obsada kadrowa, harmonogram urlopów, karta czasu pracy, karty personalne pracowników. Jeśli organizacja planuje zrezygnować z ujednoliconych formularzy, wydaj polecenie opracowania własnych formularzy.

  Krok 4. Opracuj i zatwierdź niezbędne dokumenty i regulaminy kadrowe. Istnieje kilka sposobów zatwierdzania LNA: dowiedz się, czym się od siebie różnią i wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada. Należy pamiętać, że niektóre dokumenty będą musiały być najpierw uzgodnione ze związkiem zawodowym (powie ekspert elektronicznego magazynu „Biznes personalny”).

  Krok 5. Wypełnij księgi rejestracyjne i czasopisma. Wyznacz pracowników odpowiedzialnych za rejestrację odpraw, badań lekarskich i korespondencji.

  1. Sprawdź poprawność wykonania umów o pracę. Najpierw sprawdź, czy dyrektor organizacji jest prawidłowo zarejestrowany do pracy, a następnie przejrzyj pozostałe umowy. Upewnij się, że przepisane w nich pensje i stanowiska pracy dokładnie odpowiadają sformułowaniom na liście pracowników, książkach roboczych i zleceniach pracy. Jeśli znajdziesz błędy, wprowadź zmiany, zawierając dodatkowe umowy z pracownikami.
  1. Zapoznaj pracowników podpisanych z LNA, którzy są z nimi bezpośrednio powiązani. Mowa tu nie tylko o zasadach grafiku pracy i innych LNA, z którymi należy zapoznać personel przy zatrudnianiu, ale także o opisach stanowisk, zleceniach dla personelu i dziennikach instruktażowych.

  Uwaga! Upewnij się, że każdy pracownik otrzymuje własną kopię umowy o pracę i wszystkich dodatkowych umów do niej.

  1. Zorganizuj rejestrację wojskową. Jeżeli firma zatrudnia osoby odpowiedzialne za służbę wojskową lub osoby w wieku wojskowym, prowadzić dokumentację wojskową. Wyznacz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji i skoordynuj spotkanie z miejscowym wojskowym urzędem meldunkowo- poborowym, sporządź plan pracy i wystawiaj ewidencję na podstawie informacji z legitymacji wojskowych, legitymacji i legitymacji rekrutacyjnych przekazanych przez pracowników.
  1. Stwórz bezpieczne środowisko przechowywania. Wymóg ten dotyczy wszystkich dokumentów zawierających dane osobowe (PD): umieść je w bezpiecznie zamykanych szafach i sejfach, nie przekaż bez niego informacji o pracowniku osobom trzecim pisemna zgoda. Nie przechowuj kopii paszportów i dyplomów w swoich aktach osobowych, nie proś pracowników o dane osobowe niezwiązane bezpośrednio z pracą – kary za naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych są wysokie.
  1. Zrób planer kalendarza. Wiele ważnych dokumentów musi być regularnie aktualizowanych lub ponownie zatwierdzanych. Na przykład harmonogram urlopów powinien być sporządzany corocznie, a układ zbiorowy powinien być odnawiany co najmniej raz na trzy lata. Aby firma nie miała problemów w przyszłości, zaplanuj z wyprzedzeniem pracę z kluczowymi dokumentami.

  Zorganizowanie zarządzania aktami kadrowymi od podstaw, na przykład w oddziale, czy przebudowa po poprzedniku nie jest łatwym zadaniem. Aby rozpocząć, zapoznaj się z ramami regulacyjnymi i standardem GOST R 7.0.97-2016, który zawiera podstawowe wymagania dotyczące dokumentacji.

  Pracując konsekwentnie, opracuj minimalny wymagany zestaw dokumentacji personalnej, w tym regulaminów. Zdecyduj, z jakich podstawowych formularzy księgowych będziesz korzystać - zunifikowanych czy opracowanych samodzielnie. Uporządkuj swoje umowy o pracę i umowy. Zwracaj uwagę na szczegóły, bo firmie grozi duża grzywna za brak lub nieprawidłowe wykonanie dokumentów.