Lista stanowisk zastępczych w tabeli kadrowej. Próbka wypełnienia kadry Format obsady

2.1.2. Personel i personel

Tabela personelu jest głównym dokumentem używanym do sformalizowania struktury, personelu i personelu organizacji zgodnie z kartą (przepisami). Lista pracowników zawiera wykaz jednostek strukturalnych, stanowisk, informacje o liczbie jednostek pracowniczych, wynagrodzenia służbowe, dodatki i miesięczne wynagrodzenia. Dokument ten daje kierownictwu prawo do obsadzenia pracownikami organizacji i jej działów strukturalnych. Ponadto na podstawie tabeli kadrowej dział personalny dokonuje selekcji pracowników na wolne stanowiska, tworzy rezerwę do awansu oraz organizuje zaawansowane szkolenia dla personelu.
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie wymaga obowiązkowej obecności tabeli kadrowej w każdej organizacji, jednak uchwała Goskomstat Rosji N 1 stanowi, że ujednolicone formy pierwotnej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności, w tym forma T-3 (Personel) dotyczy organizacji wszystkich form własności.
Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji N 1 wprowadzono niewielkie zmiany w formularzu T-3. W rzeczywistości zmieniły się podpisy na wizach zatwierdzających na końcu formularza. Listę pracowników podpisują teraz szef służby personalnej i główny księgowy. Tabela personelu jest zatwierdzana na polecenie (instrukcję) kierownika organizacji lub osoby przez niego upoważnionej, upoważnienie do zatwierdzenia tego dokumentu musi być ustalone na piśmie. W takim zamówieniu, w przeciwieństwie do standardowego formularza zamówienia na główną działalność, nie ma części ustalającej, a zamówienie może rozpocząć się od razu od słów „ZAMÓWAM”, ponieważ. nie są wymagane żadne dalsze wyjaśnienia dotyczące wdrożenia tabeli zatrudnienia. Chociaż możesz określić powody (jeśli istnieją), dla których następuje zatwierdzenie nowego personelu.
Lista pracowników jest źródłem ustalania nazw stanowisk, specjalności, zawodów, które znajdują odzwierciedlenie w umowach o pracę i innej dokumentacji kadrowej (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Według Katalogu Kwalifikacji na stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonego Dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. N 37, za zatrudnienie odpowiada ekonomista pracy, który z reguły , jest częścią działu organizacji i wynagrodzeń. Ponieważ taka jednostka nie jest tworzona w każdej organizacji, opracowanie tabeli kadrowej najczęściej powierza się działowi personalnemu lub działowi planowania i ekonomii lub grupie specjalistów, a nawet działowi księgowości. Oznacza to, że kierownictwo firmy samodzielnie decyduje, kto jest odpowiedzialny za tę pracę.
Jeżeli szef organizacji nakłada ten obowiązek na pracownika, dla którego nie jest to przewidziane w umowie o pracę i (lub) opisie stanowiska, wówczas taka osoba jest wyznaczana za pomocą zamówienia na główną działalność. Prace nad przygotowaniem tego dokumentu koordynuje zastępca szefa organizacji ds. zarządzania personelem lub inny urzędnik powołany na polecenie szefa organizacji.
W organizacjach o dużej sile oficjalnej i liczebnej wskazane jest opracowanie i zatwierdzenie tabeli kadrowej oddzielnej jednostki strukturalnej.
Tabela obsady posiada kod wg OKUD 0301017, jest zwykle wykonywana w ilości 3 egzemplarzy (plus egzemplarze według ilości zainteresowanych osób, działów), format formularza A4, okres jego przechowywania w miejscu opracowania oraz zatwierdzenie jest stałe, w innych organizacjach - 3 lata.
Formularz można wypełniać zarówno ręcznie, jak i przy pomocy technologii maszynowej (druk, informatyka itp.), jednak z obowiązkowym zabezpieczeniem informacji na papierze. Przy ręcznej metodzie wypełniania wszystkie wpisy muszą być wykonane tuszem lub długopisem wyraźnie i wyraźnie, bez plam i wymazań. Główną częścią stołu do obsługi personelu jest stół:

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Strukturalne │ Pozycja │ Ilość │ Taryfa │ Dopłata, rub. │ Razem, │ Uwaga │
│ podział │ (specjalność, │ pełny etat │ stawka │ │ rub. (gr. │ │
│ │ zawód), │ jednostek │ (wynagrodzenie) oraz │ │5 + gr. 6
├───────┬──────┤ kategoria, klasa │ │ pr., rub. ├─────┬─────┬─────┤+ gr. 7 + │
│nazwa- │ kod │ (kategoria) │ │ │ │ │ │ gr. 8
│nowacja│ │ kwalifikacje │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Łącznie │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘

Nazwy podziałów strukturalnych z reguły są podane w kolejności alfabetycznej. Możesz również przejść od obsady jednostki (w kolejności malejącej). Jako zasadę lokalizacyjną dopuszcza się również wykorzystanie stopnia ważności funkcjonalnej wydziałów (np. najpierw dyrekcji, potem wydziałów produkcyjnych, w dalszej kolejności administracyjnych i technicznych). Nazwiska są podane bez skrótów, w liczbie pojedynczej w mianowniku.
Kodowanie działów strukturalnych jest niezbędne do tworzenia skonsolidowanej sprawozdawczości. Obecnie system kodowania podziałów jest obowiązkowy tylko w organach państwowych. W przypadku organizacji pozarządowych jest ona wprowadzana, jeśli obejmują dużą liczbę jednostek strukturalnych, a do zarządzania personelem wykorzystywane są zautomatyzowane systemy.
Kolumna 3 tabeli zawiera nazwy zawodów (stanowisk), które można zróżnicować według specjalizacji i kwalifikacji. W prawie pracy terminy „zawód” i „stanowisko” są używane do określenia rodzaju pracy pracownika, tylko pierwszy termin dotyczy takiej kategorii personelu, jak pracownicy, a drugi dotyczy pracowników.
Pracownicy to społeczna grupa pracowników zajmująca się głównie pracą umysłową (niefizyczną), z reguły realizującą zarządzanie, podejmowanie i opracowywanie decyzji zarządczych oraz przygotowywanie informacji. Z kolei robotnicy nazywani są grupą społeczną pracowników zajmujących się głównie pracą fizyczną. Praca tej kategorii pracowników z reguły polega na tworzeniu bogactwa materialnego, a także na technicznym i produkcyjnym wsparciu organizacji.
Nazwa zawodu pochodzi z Ujednoliconego Katalogu Taryf i Kwalifikacji Prac i Zawodów Pracowników (ETKS) odpowiedniego wydania (sekcja). Procedurę tę określa art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który stanowi, że „Jeżeli zgodnie z ustawami federalnymi udzielanie świadczeń lub występowanie ograniczeń wiąże się z wykonywaniem pracy na określonych stanowiskach, specjalnościach lub zawodach, wówczas nazwy te stanowiska, specjalności lub zawody oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą odpowiadać nazwom i wymogom określonym w podręcznikach kwalifikacyjnych...". Wymagania kwalifikacyjne dla zawodów są właśnie ustalane przez ETKS. Obecnie sprawy ETKS są aktywnie rewidowane, a problemy z definiowaniem nazw zawodów pracowników powinny zostać rozwiązane w najbliższej przyszłości.
Inaczej jest z tytułami zawodowymi. Do tej pory w pracy służb personalnych wykorzystywany jest wspomniany już branżowy Katalog Kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników. Ponadto wymagania kwalifikacyjne dla stanowisk w poszczególnych branżach zawarte są w różnych zbiorach.
Zdecydowana większość kolekcji skupia się na sektorze publicznym. W sferze komercyjnej, w celu ustalenia prawidłowej nazwy stanowiska, możesz skorzystać z ogólnorosyjskiego klasyfikatora zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płacowych (OKPDTR). Przypomnijmy, że OKPDTR powinien być używany tylko do ustalenia nazwy stanowiska, a nie zawodu, ponieważ nie odzwierciedla jeszcze nazw zawodów pracowników zgodnie z nowym ETKS.
W ostatnim czasie organizacje, zwłaszcza z kapitałem zagranicznym, a także firmy, które pasjonują się nowymi stylami zarządzania, posługują się zagranicznymi tytułami zawodowymi. Większość z nich można znaleźć w odpowiednikach rosyjskiego prawa pracy; ale są tacy, których lista obowiązków wykracza poza granice dotychczasowych stanowisk. Na przykład handlowcy, logistycy, nadzorcy itp.
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej częściowo rozwiązał ten problem. Artykuł 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej definitywnie i jednoznacznie stanowi, że nazwa stanowiska, specjalność, zawód jest ustalana zgodnie z listą pracowników. W związku z tym nowe tytuły stanowisk mogą również zostać uwzględnione w tabeli personelu, na przykład, jeśli organizacja wprowadzi nowe metody strukturyzacji i zarządzania personelem. Pożądane jest jednak spełnienie dwóch warunków:
- sprawdzić, czy karta kwalifikacyjna (charakterystyka) wprowadzanego stanowiska nie zawiera obowiązków podobnych do obowiązków na stanowiskach, dla których ustawodawstwo przewiduje emerytury i inne świadczenia;
- nie daj się ponieść nowomodnym imionom, ponieważ większość z nich odnosi się do profesjonalnego slangu (żargonu), a nawet w krajach źródłowych używa się ich tylko w mowie potocznej (np. „łowca głów” – „specjalista w znajdowaniu liderów”).
Lepiej dowiedzieć się od inicjatorów wprowadzenia nowych stanowisk, czy istnieją ich pełne i oficjalnie zaakceptowane nazwy. Rzeczywiście, opuszczając organizację, pracownik często odchodzi z takim wpisem w księdze pracy, co może być niezrozumiałe nie tylko dla nowego pracodawcy, ale także dla organów przetwarzających emerytury.
Na liście pracowników nazwy zawodów (stanowisk) są wskazane jako część jednostek strukturalnych. Są one wymienione w kolejności starszeństwa, zaczynając od najwyższego poziomu, a kończąc na poziomie młodszym: kierownik, zastępca kierownika, specjalista, wykonawca techniczny itp. Na liście pracowników dozwolone jest wskazywanie podwójnych tytułów stanowisk oddzielonych znakiem „-”, podczas gdy oficjalna pensja jest ustalona na pierwszym miejscu w podwójnym tytule.
W przypadku, gdy organizacja ma pracowników, którzy nie są częścią żadnej jednostki strukturalnej, są oni rejestrowani jako „inny personel”.
Nazwa jest podana w całości, w liczbie pojedynczej w mianowniku. Skróty „głowa”, „zastępca”, „błagać”. nie dozwolony.
Liczba jednostek kadrowych (kolumna 4) jest podana w jednostkach dla każdego stanowiska lub zawodu. Stanowiska, dla których podano treść niepełnej jednostki kadrowej, są wskazane w odpowiednich częściach (0,2; 0,4 itd.).
Kolumna 5 wskazuje wynagrodzenia (stawki taryfowe) ustalone za wykonywanie pracy zgodnie z zawodami (stanowiskami) wymienionymi w kolumnie 3. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie jest stałą kwotą wynagrodzenia dla pracownika za wykonywanie obowiązków pracowniczych (urzędowych) o określonej złożoności przez miesiąc kalendarzowy, z wyłączeniem rekompensat, zachęt i świadczeń socjalnych; stawka taryfowa jest stałą kwotą wynagrodzenia pracownika za spełnienie normy pracy o określonej złożoności (kwalifikacji) na jednostkę czasu bez uwzględnienia wynagrodzeń kompensacyjnych, motywacyjnych i socjalnych.
Wynagrodzenia (stawki taryfowe) zgodnie z art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala się:
- pracownicy organizacji finansowanych z budżetu - na podstawie odpowiednich ustaw i innych aktów prawnych regulacyjnych;
- pracownicy organizacji z finansowaniem mieszanym (finansowanie budżetowe i dochody przedsiębiorstw) - ustawy, inne akty prawne regulacyjne, układy zbiorowe, porozumienia, przepisy lokalne organizacji;
- pracownicy innych organizacji - układy zbiorowe, porozumienia, regulaminy lokalne organizacji, umowy o pracę.
Stawka taryfowa jest elementem systemu taryfowego (tj. zbiorem norm, według których różnicowane są zarobki pracowników różnych kategorii). Gdy wynagrodzenie oparte jest na systemie taryfowym, wysokość stawki taryfowej (wynagrodzenia) I kategorii ujednoliconej skali taryfowej nie może być niższa niż płaca minimalna.
Taryfowy system wynagrodzeń obejmuje: stawki taryfowe (wynagrodzenia), skalę taryfową, współczynniki taryfowe. Złożoność wykonanych prac ustalana jest na podstawie ich rozliczenia.
Rozliczenie pracy i przypisanie kategorii płacowych pracownikom odbywa się z uwzględnieniem Jednolitego Taryfowego i Kwalifikacyjnego Katalogu Prac i Zawodów Pracowników, Przewodnika Kwalifikacyjnego dla Stanowisk Kierowników, Specjalistów i Pracowników.
System taryfowy wynagrodzeń pracowników organizacji finansowanych z budżetów wszystkich szczebli ustalany jest na podstawie jednolitej taryfy wynagrodzeń pracowników sektora publicznego, zatwierdzonej w sposób określony przez prawo federalne, stanowiącej gwarancję dla wynagrodzenia pracowników sektora publicznego. Taryfowy system wynagradzania pracy pracowników innych organizacji może być określony układami zbiorowymi, porozumieniami, z uwzględnieniem ujednoliconych ksiąg taryfowych i kwalifikacyjnych oraz państwowych gwarancji wynagrodzeń.
Jeśli chodzi o dodatki (kolumny 6-8), powinny one być również przewidziane przez system wynagrodzeń. Rodzaje i kwoty zasiłków są wskazane zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, ustawami federalnymi, układami zbiorowymi i przepisami lokalnymi. Zgodnie z art. 144 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca ma prawo do ustanowienia różnych systemów premiowych, premii motywacyjnych i dodatków, biorąc pod uwagę opinię organu przedstawicielskiego pracowników. Systemy te mogą być również ustanawiane na mocy układu zbiorowego.
Tryb i warunki stosowania dopłat motywacyjnych i kompensacyjnych (dopłaty, dodatki, premie i inne)
- w organizacjach finansowanych z budżetu federalnego ustanawia je Rząd Federacji Rosyjskiej;
- w organizacjach finansowanych z budżetu podmiotu Federacji Rosyjskiej, - przez władze państwowe odpowiedniego podmiotu Federacji Rosyjskiej;
- w organizacjach finansowanych z budżetu lokalnego, - przez samorządy.
Premie mogą być związane z dodatkowym wynagrodzeniem lub zachętami, z osiągnięciem dowolnych wskaźników w określonych okresach czasu lub z innymi czynnikami.
Kolumna 9 określa miesięczny fundusz płac dla każdego pracownika. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej przez płace rozumie się wynagrodzenie za pracę uzależnione od kwalifikacji pracownika, złożoności, ilości, jakości i warunków wykonywanej pracy, a także wypłaty odszkodowań (dopłaty i świadczenia wyrównawcze charakter, w tym za pracę w warunkach odbiegających od normalnych, pracę w szczególnych warunkach klimatycznych i na terenach narażonych na skażenie radioaktywne oraz inne płatności kompensacyjne) i motywacyjne (dodatkowe płatności i premie o charakterze stymulującym, premie i inne motywacyjne).
Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi stosowania zasad przetwarzania dokumentów pierwotnych, zatwierdzonymi uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego, w tabeli personelu wynagrodzenia można teraz wskazywać nie tylko w rublach, ale także za pomocą wartości pomocniczych (procenty, współczynniki itp.).
Kolumna „Uwaga” jest przeznaczona do wprowadzania zmian operacyjnych lub odzwierciedlania funkcji dla określonego stanowiska. Często w tej kolumnie podaje się nazwiska i inicjały poszczególnych pracowników zajmujących stanowiska kierownicze.
Po wypełnieniu wszystkich kolumn głównej części tabeli, wiersz „Ogółem” wskazuje kwoty łączne dla kolumn 4-9. Zgodnie z ostatecznymi wskaźnikami trzeciej i dziewiątej kolumny sporządza się rozkaz (rozkaz) zatwierdzający stan z określoną liczbą jednostek pracowniczych i określonym miesięcznym funduszem płac. Zlecenie (instrukcja) jest zatwierdzane przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną. Numer i data zamówienia są odzwierciedlone w nagłówku tabeli personelu.
Jeśli podczas wypełniania formularza popełniono błędy, można je poprawić tylko zgodnie z ustalonymi zasadami, tj. przekreślając nieprawidłowe wpisy i umieszczając na nich prawidłowe. Jednocześnie korekty muszą być uzgodnione ze wszystkimi osobami, które podpisały dokument i potwierdzone własnoręcznym podpisem wskazującym datę dokonania korekty.
Podczas sporządzania tabeli kadrowej należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie szczegóły przewidziane w ujednoliconym formularzu zostały wypełnione w dokumencie. Tylko w takim przypadku zostanie on uznany za sfinalizowany i może zostać przyjęty do zatwierdzenia. W szczególności nie zapomnij wypełnić takich danych, jak nazwa organizacji i kod OKPO. Wymagane są również transkrypcje podpisów. Jeśli w formularzu są puste wiersze, należy je przekreślić.
Do opracowania tabelarycznej części tabeli personelu można wykorzystać inne formularze. Na przykład:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Nazwa i kod │ Ilość │ Oficjalne │ Dodatki │ Miesięczny fundusz płac │ Uwaga │
│ stanowiska, zawody │ etat │ wynagrodzenie, rub. ├───────────┬─────────┤ poród │ │
├──────────┬──────────┤ jednostki │ │personel-│inne │ │ │
│ nazwany-│ │ │ │ nye │ │ │ │
│ nie │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

W takim przypadku nazwa i kod podziału strukturalnego są wskazane nie w kolumnie, ale w wierszu - nagłówek.
Ekonomiści pracy również proponują użycie tego formularza:

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Nazwa │ Nazwa │ Ilość │ Zainstalowane │ Rzeczywiste │ Uwaga │
│ strukturalne │ stanowiska, │ jednostki kadrowe │ wynagrodzenie, rub. │otrzymane wynagrodzenie, │ │
│ podziały zawody │ │ │ rub. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Jeśli warunki wynagrodzenia w organizacji są ustalone w pewnym zakresie, wówczas tabela personelu przewiduje „widelec” wynagrodzeń. Dla grupy pracowników, którzy mają akord, tabela personelu może przewidywać wprowadzenie specjalnej sekcji lub specjalnej kolumny. W takim przypadku wskazana jest całkowita liczba pracowników takiej grupy. Mając to na uwadze, forma obsady może być następująca:

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Nazwa│Ilość│ Taryfa │Taryfa │Taryfa │Przydzielone│ Dopłaty │ Razem │ Uwaga │
│strukturalny│ pełny etat │ ranga │współczynnik │ stawka │ klasa ├──────┬───────┬──────┤biuro │ │
│ podsekcja- │ jednostki │ (wykwalifikowane │ ent │ (wynagrodzenie) │ │ dla │ dla │ │ pensja │ │
│ niya i │ │kationowy │ │ │ │klasa │staż pracy│inne│ │ │
│ pozycje │ │ kategoria) │ │ │ │ │ lata │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

W wielu organizacjach, zwłaszcza w instytucjach państwowych, stosowana jest „okrojona” forma zatrudnienia, tj. formularz, który nie odzwierciedla oficjalnych wynagrodzeń i listy płac. W takim przypadku całkowita liczba stanowisk w tabeli kadrowej musi odpowiadać szacowanej liczbie środków na wynagrodzenia przewidzianych w oszacowaniu.
Przy opracowywaniu tabel kadrowych praktykuje się również wskazywanie całkowitej liczby pracowników. Może być zarówno ogólna – dla wszystkich stanowisk (zawodów), jak i dla każdej jednostki strukturalnej. Na przykład:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Stanowisko pracy │ Ilość │

│ Dział Marketingu │

│ Kierownik działu │ 1 │
│ │ │
│ Specjalista ds. marketingu │ 6 │

│ Łącznie: │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Dział Personalny │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Kierownik działu │ 1 │
│ │ │
│ Specjalista HR │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Suma: │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Ogółem dla przedsiębiorstwa │ │
│ │ │
│ w tym: │ │
│ │ │
│ 1) pracownicy: │ │
│ │ │
│ - menedżerowie; │ │
│ │ │
│ - specjaliści; │ │
│ │ │
│ - wykonawcy techniczni │ │
│ │ │
│ 2) pracownicy │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Projekt tabeli kadrowej podlega uzgodnieniu z kierownikami pionów strukturalnych, a także innymi osobami związanymi z najwyższym szczeblem zarządzania organizacją. Jest on wykonywany zgodnie z liczbą zainteresowanych stron i przechowywany przez 3 lata po zatwierdzeniu tabeli personelu.
Kopie projektu wysyłane są do działów, a także do zainteresowanych stron. Przygotowując projekt tabeli kadrowej, nie jest konieczne stosowanie ujednoliconego formularza N T-3. Ponadto, jeśli naprawdę mówimy o porozumieniu, a nie o formalnym formułowaniu uchwał „nie sprzeciwiam się”, „zgadzam się”, to najlepiej przygotować formę dokumentu, który pozwoli na sporządzenie notatek z sugestiami, komentarze itp.
Wizy zatwierdzające są umieszczone na ostatniej stronie. Jeśli osoby zatwierdzające nie mają uwag, lista pracowników jest przesyłana do zatwierdzenia. Jeśli są zmiany w niektórych przepisach, to po głównych szczegółach wizy (stanowisko zatwierdzającego, jego podpis, odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko) i data) jest to wskazane.
Załączone komentarze
(Podpis) S.I. Iwanow
20.01.2005
W takim przypadku uwagi do projektu (w tym zdania odrębne i uzupełnienia) sporządzane są na osobnym arkuszu. Mogą również pojawić się na odwrocie ostatniej strony projektu.
Uwagi naczelników wydziałów strukturalnych, za zgodą urzędnika odpowiedzialnego za opracowanie tabeli kadrowej, są uwzględniane poprzez uwzględnienie ich w projekcie. Uwagi, z którymi ten urzędnik nie zgadza się lub nie zgadza się z innymi osobami zatwierdzającymi dokument, są brane pod uwagę przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną przy zatwierdzaniu tabeli personelu.
Jeżeli w trakcie procesu zatwierdzania w projekcie zostaną wprowadzone istotne zmiany, podlega on ponownemu zatwierdzeniu. Jeżeli projekt zawiera wyjaśnienia, które nie zmieniają jego istoty, ponowne zatwierdzenie podczas rewizji nie jest wymagane.
W procesie przygotowania projektu i zatwierdzenia tabeli kadrowej generowana jest ogromna liczba dokumentów:
- Bibliografia;
- wnioski;
- Opinie;
- notatki biurowe.
Wszystkie są przechowywane wraz z projektami przez 3 lata po zatwierdzeniu tabeli kadrowej. Ponadto, jeżeli statut (przepis) organizacji przewiduje przedłożenie projektu tabeli kadrowej do zatwierdzenia założycielom organizacji, wówczas korespondencja z nimi (z wyjątkiem protokołów z posiedzeń założycieli) podlega do specjalnego magazynu.
Zatwierdzona tabela kadrowa jest wysyłana w jednym egzemplarzu:
- do działu personalnego;
- w głównym dziale księgowości;
- jeden egzemplarz jest przechowywany w ramach dokumentacji zarządczej organizacji.
W niektórych firmach tabela kadrowa jest wpisywana w skład informacji handlowej i dlatego wydawana jest tylko w dwóch egzemplarzach – jeden dla dyrektora generalnego, drugi dla głównego działu księgowości. Tylko części (wyciągi) dotyczące tych jednostek przesyłane są do jednostek strukturalnych, a część dotycząca wolnych stanowisk wysyłana jest do działu personalnego.
Tabela personelu jest dokumentem długoterminowym, jednak w razie potrzeby można w nim wprowadzić zmiany i uzupełnienia. Zmiany i uzupełnienia dokonywane są na polecenie kierownika organizacji lub osoby przez niego upoważnionej.
Istnieją dwa sposoby wprowadzania zmian w tabeli personelu.
1. Możesz zmienić samą obsadę. Nowa tabela personelu dla następnego numeru rejestracyjnego jest zatwierdzana przez zamówienie dla głównej działalności.
2. Co do zasady, gdy zmiany w tabeli personelu nie są znaczące, można je wydać poprzez zlecenie na działalność główną.
W przypadku wprowadzenia zmian w tabeli personelu za pomocą polecenia, nagłówek zamówienia może wyglądać następująco:
- „O wprowadzaniu zmian w tabeli kadrowej”;
- „O zmianie stołu kadrowego”;
- „O częściowej zmianie kadry”.
Jako podstawę zamówienia można podać następujące powody:
- poprawa struktury organizacyjnej firmy;
- prowadzenie działań mających na celu usprawnienie działalności poszczególnych jednostek strukturalnych;
- reorganizacja firmy;
- rozbudowa lub zmniejszenie bazy produkcyjnej firmy;
- zmiany w prawodawstwie;
- optymalizacja pracy zarządczej;
- planowanie i kalkulacje ekonomiczne działu personalnego, eliminacja dublowania funkcji itp.
Gdy nowe stanowiska są wprowadzane do aktualnej tabeli obsad, stare są wyłączane, zmieniana jest nazwa stanowiska, tworzone są nowe działy, wówczas często procesy te dotyczą już pracujących pracowników, wtedy konieczne jest dokonanie zmian i korekt kadrowych dokumenty pracowników, w zależności od wprowadzanych zmian. To może być:
- zmiana nazwy stanowiska;
- zmiana stanowiska;
- zmiana nazwy jednostki strukturalnej;
- przypisanie dodatkowych obowiązków;
- zmiana wynagrodzeń zasadniczych (urzędowych);
- wprowadzenie nowych podziałów;
- wprowadzenie nowych (dodatkowych) stanowisk;
- likwidacja pododdziału strukturalnego;
- zmniejszenie rozmiarów.
We wszystkich tych przypadkach pracownik personelu musi wykonać różne procedury przetwarzania dokumentów personelu. Rozważmy wszystkie te opcje osobno.
1. Zmiana nazwy stanowiska ma miejsce, gdy pracownik aktualnie pracujący i wykonujący określone obowiązki nie zmienia niczego, co wiązałoby się ze zmianą jego funkcji pracy lub zwykłego harmonogramu pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nazwa stanowiska, specjalność, zawód jest obowiązkowym warunkiem włączenia do umowy o pracę. Artykuł 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że z przyczyn związanych ze zmianą organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy, z inicjatywy pracodawcy, dozwolona jest zmiana warunków umowy o pracę określonych przez strony. Warunkiem jest, aby w wyniku takich zmian funkcja pracy pracownika pozostała niezmieniona. Ponadto część 2 art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia również specjalną procedurę takich zmian - pracownika należy ostrzec na piśmie nie później niż 2 miesiące przed ich wprowadzeniem.
Tak więc w przypadku zmiany nazwy stanowiska, oprócz dokonania zmian w tabeli obsadowej (poprzez wydanie zlecenia na główną działalność), konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, należy postępować w sposób przewidziany w art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Następnie dokonuje się odpowiednich korekt w karcie osobistej T-2 i zeszycie ćwiczeń.
2. Zmiana stanowiska pracownika w tabeli kadrowej jednostki strukturalnej następuje w przypadku zmiany zadań, funkcji, zakresu prac wykonywanych przez jednostkę organizacyjną. W takim przypadku zmieniają się istotne warunki umowy o pracę (w szczególności funkcja pracy, prawa i obowiązki pracownika, charakterystyka warunków pracy, świadczenia i odszkodowania, tryb pracy i odpoczynku, warunki wynagradzania) . Dlatego pracownik jest również ostrzegany o nadchodzących zmianach pisemnie nie później niż 2 miesiące.
3. W przypadku, gdy nazwa jednostki strukturalnej jest wskazana w umowie o pracę pracownika, wówczas zmiana jej nazwy (zmiana nazwy np. zamiast „dział marketingu” – „dział badań marketingowych”), w przypadku braku zmiana funkcji pracownika lub innych warunków pracy odbywa się w ten sam sposób , a także zmiana nazwiska stanowiska pracownika (tj. przy spełnieniu wymagań art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) .
4. Nałożenie na pracownika dodatkowych obowiązków przewiduje rozszerzenie funkcji pracowniczej pracownika, przewidzianych umową o pracę. W swojej treści przypomina to łączenie stanowisk (zawodów).
5. Zmianę wynagrodzeń zasadniczych (urzędowych) w tabeli kadrowej przeprowadza się w przypadku zmiany zadań, funkcji, zakresu prac wykonywanych przez działy i poszczególnych pracowników organizacji. W przypadku zmiany wynagrodzeń w tabeli kadrowej należy dokonać zmian w następujących dokumentach pracowniczych:
- umowa o pracę. Ponieważ zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej obowiązkowymi warunkami umowy o pracę są warunki wynagrodzenia (w tym wysokość stawki taryfowej lub oficjalnego wynagrodzenia pracownika, dopłaty, dodatki i płatności motywacyjne), a następnie przy zmianie stawkę wynagrodzenia, konieczne jest sporządzenie zmian w umowie o pracę;
- karta imienna T-2 (sekcja 3).
6. Podstawą organizacji (reorganizacji) jednostki strukturalnej są:
- decyzja szefa organizacji;
- projekt struktury i obsady kadrowej jednostki wraz z wykazem kategorii pracowników;
- projekt rozporządzenia w sprawie podziału strukturalnego;
- projekty opisów stanowisk dla wszystkich kategorii personelu wprowadzanej jednostki;
- projekt rozporządzenia o wynagradzaniu pracowników oddziału.
Przy określaniu kategorii tworzonej jednostki bierze się pod uwagę szereg zasad:
- usługa powstaje, gdy zakres zadań do rozwiązania nie może być w pełni zrealizowany w ramach działu i jeśli w strukturze znajdują się co najmniej dwa niezależne piony, z których jeden nie jest niższy od działu;
- dział z reguły tworzony jest w strukturze serwisu i charakteryzuje się obecnością dwóch jasno określonych, nienakładających się na siebie obszarów działalności;
- stanowiska naczelników wydziałów wprowadzane są zgodnie ze strukturą odpowiadającą zasadom przedstawionym powyżej;
- stanowiska specjalistów i personelu pracującego są wprowadzane, gdy pojawiają się nowe cele, zadania i funkcje, których nie może wykonać dotychczasowy personel lub przy znacznym wzroście nakładu pracy na tym stanowisku pracy.
7. Przy wprowadzaniu nowego (dodatkowego) stanowiska na nazwisko kierownika organizacji przesyłany jest komplet dokumentów, w tym:
- notatka kierownika jednostki z uzasadnieniem wprowadzenia nowego (dodatkowego) stanowiska na listę pracowników jednostki;
- zaktualizowano strukturę jednostek;
- Projekt opisu stanowiska dla nowo wprowadzonego stanowiska.
Przy wyborze kategorii pracowników (przy uzasadnianiu wprowadzenia jednostki kadrowej) należy kierować się następującymi zasadami:
- stanowisko wiodącego specjalisty i równorzędnych mu pracowników jest wprowadzane, jeśli istnieją dwa niezależne obszary pracy, z których każdy jest wykonywany przez specjalistę, jeśli istnieje zakres pracy dla co najmniej dwóch specjalistów;
- stanowisko starszego specjalisty i zrównanych z nim pracowników jest wprowadzane wraz ze znacznym wzrostem wymagań co do poziomu kwalifikacji nakładanych na każde stanowisko pracy na podstawie oceny biznesowej lub subiektywnej oceny kierownika jednostki;
- stanowiska specjalistów i personelu pracującego są wprowadzane, gdy pojawiają się nowe cele, zadania i funkcje, których nie może wykonać dotychczasowy personel lub przy znacznym wzroście nakładu pracy na danym stanowisku pracy.
8. Decyzję o likwidacji jednostki strukturalnej sporządza się zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej zarządzeniem organizacji na dwa miesiące przed wejściem w życie decyzji z ostrzeżeniem dla pracowników tej jednostki o zwolnieniu z powodu redukcji personelu .
9. Decyzję o zmniejszeniu stanowiska podejmuje kierownictwo organizacji w przypadku rozbieżności (powielania) funkcji, obowiązków, zakresu wykonywanych prac z regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w organizacji. Decyzja o zmniejszeniu stanowiska zajmowanego przez pracownika organizacji jest podejmowana na zlecenie organizacji zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej na dwa miesiące przed wejściem w życie tej decyzji z ostrzeżeniem dla pracownika o nadchodzącym zwolnienie z powodu redukcji personelu.
Zwolnienia pracowników z powodu likwidacji jednostki strukturalnej, redukcji stanowiska zajmowanego przez pracownika, dokonuje się zarządzeniem personalnym o odpowiednim brzmieniu. Zagadnienia te zostały szczegółowo omówione w rozdziale „O redukcji personelu i liczebności”.
Forma robocza tabeli obsadowej, która zawiera inicjały i nazwiska pracowników zajmujących stanowiska przewidziane w tabeli obsadowej, nazywana jest wymianą stanowisk lub obsadą. W praktyce można również używać innych nazw tego dokumentu. Rekrutacja nie ma ujednoliconej formy, do jej zestawienia można przyjąć tabelaryczną część tabeli kadrowej. Główną różnicą między tabelą kadrową a tabelą kadrową jest dynamiczny dokument, który zmienia się w zależności od zachodzących (liczbowych i jakościowych) zmian kadrowych przedsiębiorstwa, organizacji i nie wymaga wystawienia zamówienia do jego zatwierdzenia.

Zacharkina O.I. Organizacja pracy personelu w przedsiębiorstwach przemysłowych. - System GARANT, 2007

organizacje (forma T-3) jest jednym z obowiązkowych dokumentów kadrowych, które muszą być obecne w każdym przedsiębiorstwie. Jako formularz kadrowy możesz skorzystać z formularza T-3 lub samodzielnie opracować wygodny dla Twojej organizacji formularz, który uwzględni indywidualne cechy Twoich działań. Możesz pobrać tabelę personelu T-3 poniżej. Jak poprawnie wypełnić ten formularz?

Wypełnienie próbki personelu

Formularz T-3 zawiera informacje o obsadzie kadrowej organizacji. Obejmuje to informacje o oddziałach przedsiębiorstwa, nazwy jednostek pracy, ich liczbę. Ponadto dla każdej pozycji wskazana jest stawka taryfowa, różne premie i dodatki. Ponadto dla wszystkich stanowisk obliczane są łączne koszty miesięczne. Dzięki temu tabela kadrowa pozwala ocenić poziom miesięcznego budżetu płacowego.

Ten dokument kadrowy jest zatwierdzony, można go sporządzić na przykład na początku roku lub od początku działalności organizacji. Organizacja sama wybiera datę ważności. Jeśli organizacja dynamicznie się rozwija, warto co roku sporządzać nową listę pracowników i wskazywać jej okres ważności - 1 rok. Jeśli organizacja jest mała, być może Twój harmonogram będzie trwał kilka lat. W każdym razie na formularzu T-3 musisz podać datę początkową dokumentu i okres ważności.

Jeżeli w toku działalności w stanie przedsiębiorstwa zachodzą jakieś drobne zmiany (zmienia się liczba jednostek pracowniczych, zmienia się wynagrodzenie jakiejś jednostki urzędowej, zmienia się nazwa stanowiska), to nie ma sensu zatwierdzać nowego tabeli kadrowej, ale do zmiany obecnego. W tym celu szef sporządza odpowiednią kolejność, a niezbędne zmiany wprowadzane są do obecnej formy T-3. Jeśli zmiany są ogromne w związku, na przykład, lepiej sporządzić nową tabelę personelu.

Przygotowanie tego dokumentu powierzone jest pracownikom obsługi personalnej, aw przypadku ich braku, pracownikom działu księgowości.

Sam formularz T-3 jest wypełniany po prostu: musisz sporządzić nagłówek i tabelę z pozycjami.

Tabela personelu w formularzu T-3 zawiera informacje o podziałach strukturalnych przedsiębiorstwa, wskazując ich kody zgodnie z wewnętrzną klasyfikacją organizacji; nazwa pozycji według klasyfikatora OKPDTR i ich liczba. Odzwierciedla się również system wynagrodzeń na tym stanowisku (wynagrodzenie, dodatki).

Łączne wynagrodzenie dla każdego stanowiska jest mnożone przez liczbę tych jednostek, otrzymana wartość będzie odzwierciedlać miesięczny budżet dla pracowników tego stanowiska. Następnie sumuje się miesięczne wynagrodzenia wszystkich stanowisk i uzyskuje się miesięczny budżet dla całego personelu organizacji.

Po wypełnieniu formularza T-3 jest on przekazywany do zatwierdzenia kierownikowi, który umieszcza znak na swojej aprobacie w górnej części formularza.

Autorski kurs Olgi Likiny (Accountant M.Video Management) świetnie nadaje się do organizowania dokumentacji kadrowej w firmie dla początkujących i księgowych ⇓

★

Tabela kadrowa jest lokalny dokument korporacyjny, określenie i sformalizowanie struktury kadrowej organizacji, co często nie jest brane pod uwagę przez początkujących przedsiębiorców, ponieważ rosyjskie ustawodawstwo jest rzekomo lojalne wobec tego dokumentu i kwestii jego przygotowania.

To jednak nic innego jak mit. W tym artykule rozważymy wszystkie kwestie ustawodawcze związane z personelem w Federacji Rosyjskiej, rozważymy rodzaje i podgatunki tego typu dokumentu, przykłady wypełnienia, a także nauczymy się najbardziej podstawowego: jak poprawnie sporządzić tabelę personelu?

Drodzy Czytelnicy! Nasze artykuły mówią o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każda sprawa jest wyjątkowa.

Jeśli chcesz wiedzieć jak dokładnie rozwiązać Twój problem - skontaktuj się przez konsultanta online po prawej stronie lub zadzwoń telefonicznie Darmowa konsultacja:

Podtypy personelu

Dlaczego potrzebujesz tabeli kadrowej przeczytaj w naszym.

Dla LLC

Tabela kadrowa dla organizacji jest wypełniana zgodnie z ujednolicony formularz nr T-3 niezależnie od tego, czy jest to przedsiębiorstwo produkcyjne, organizacja projektowa czy sklep:

Kolumna 1: „podziały strukturalne”. Należą do nich działy, oddziały itp.

Zwykle ta sekcja jest wypełniana z jednostek, które wykonują ujednolicone zarządzanie, następnie może być dział księgowości, dział public relations, dział finansowy itp. następnie produkcja itp.

Czasami nazwa działu może mieć wpływ zapewnienie pracownikowi ustalonych świadczeń(np. z możliwością brudnego zatrucia podczas produkcji) – wtedy musi być zaczerpnięty z określonych grup branżowych.

Kolumna 2 „Kod podziału” niezbędne do zaklasyfikowania jednostek do grupy, za pomocą której możliwe jest ustalenie ich lokalizacji w strukturze organizacji. W małych firmach taki kod nie jest wymagany.

Kolumna 3” stanowisko (zawód, specjalność), wiersz, typ (grupa) kwalifikacji pracownika. Aby poprawnie nazwać stanowisko w tabeli personelu, należy skorzystać z Katalogu Klasyfikacji Zawodów.

Jeśli są jakieś ograniczenia, jak jakiś rodzaj pracy, stanowiska lub zawodu, lub jakieś przywileje lub rekompensaty, to ich nazwa musi dokładnie odpowiadać powyższym klasyfikatorom.

Tytuł stanowiska należy wpisać w całości, skróty np. reż. lub zastępca nie dozwolony.

Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Wskazywana jest liczba jednostek wstępnie ustawionych w firmie dla odpowiedniej pozycji.

Podczas wypełniania formularza mogą pojawić się problemy dotyczące czwartej kolumny, gdzie konieczne jest wskazanie liczby jednostek kadrowych.

Następnie, jeśli przedsiębiorstwo zawiera: niekompletne zakłady, w odpowiedniej kolumnie należy podać liczbę poszczególnych jednostek w ułamkach oddzielonych przecinkami, np. 0,5 (na podstawie szczegółowych Instrukcji stosowania i wypełniania formularzy pierwotnych dokumentów księgowych, zatwierdzonych Zarządzeniem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacja Rosyjska z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1).

Kolumna 5 „Stawka taryfowa itp.” Treść tej kolumny zależy od koncepcji wynagrodzenia za pracę, która istnieje w firmie. Przesyłana jest zaakceptowana kwota wynagrodzenia lub stawka taryfowa.

Kolumny 6-8 „Dopłaty”. Dodatki, dopłaty i inne naliczenia motywacyjne są tworzone przez obowiązujące ustawodawstwo (na przykład: za pracę w ekstremalnie niskich temperaturach na dalekiej północy) lub osobiście przez pracodawcę z dowolnego powodu.

Wysokość zasiłków może być ustalana w wariancie jednorazowym lub jako procentowy dodatek do własnej pensji.

Kolumna 9 „ogółem”- sekcję należy wypełnić w wyniku dodania sekcji 5 i 8, ale tylko wtedy, gdy wszystkie zawarte w nich informacje są wpisane w rublach. W przypadku, gdy wynagrodzenie jest określane w rublach, a dodatek w procentach, w dziewiątej kolumnie ustala się lukę.

Przykładowy stół kadrowy dla przedsiębiorstwa produkcyjnego.

(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)

Dla organizacji budżetowej

Organizacje budżetowe są w stanie realizować własne działania, korzystając z kilku źródeł finansowych, na przykład dotacje rządowe i gotówka z prac kontraktowych.

Tak więc zapłata za aktywność zawodową pracowników niektórych specjalności może być realizowana w rzeczywistości z obu źródeł finansowych lub tylko z jednego. W praktycznym zastosowaniu powszechnie stosuje się tworzenie 2, aw pojedynczych przypadkach 3 tabel personelu.

Organizacje budżetowe należą do kategorii instytucji państwowych. Koncepcja zapłaty za pracę takich instytucji powstaje z uwzględnieniem przepisy ustalone przez Komisję Federalną regulowanie stosunków społecznych i pracowniczych pomiędzy organizacjami związkowymi a pracodawcami.

(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)

Tak więc paragraf 19 „rekomendacji” opisuje, że lista pracowników jest ratyfikowana przez kierownictwo organizacji i zawiera wszystkie stanowiska i specjalizacje pracowników tej organizacji. Podobne warunki są określone w punkcie 10 zatwierdzonego rozporządzenia Dekret rządu federalnego z dnia 5 sierpnia 2008 r. N583.

Ponieważ obecne przepisy nie uwzględniają podziału harmonogramu na akcje w zależności od opcji źródeł wynagrodzenia, organizacja powinna stworzyć jeden harmonogram dla wszystkich pracowników.

Dla indywidualnego przedsiębiorcy

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zawiera wyraźne wskazania, że pracodawca (nie ma znaczenia, czy jest to indywidualny przedsiębiorca, czy jest to organizacja prywatna, czy budżetowa), który podpisał umowę z pracownikiem, musi sporządzić stół kadrowy. I nie ma szczegółowych regulacji dla indywidualnych przedsiębiorców, w przeciwieństwie do instytucji budżetowych i LLC.

Dlatego wielu księgowych i tak radzi sporządzić ten dokument, podczas gdy inni radzą sporządzić go tylko wtedy, gdy liczba pracowników wynosi 3-4+.

(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)

Niektórzy eksperci w dziedzinie legislacji uważają, że samo korzystanie z tego formularza powinno być obowiązkowe dla pracodawców, a próby wydania harmonogramu w arbitralnej formie będą prowadzić do problemów księgowych zarówno w organizacji, jak i z zewnętrznymi organami regulacyjnymi.

Przykładowa tabela personelu sklepu nie jest w formie T-3.

(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)

U podstaw narodziło się pytanie o niealternatywną formę nr T-3 „Personel” artykuł dziewiąty ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 nr 129-FZ. Zgodnie z tym artykułem główna dokumentacja księgowa jest brana pod uwagę tylko wtedy, gdy jest sporządzona zgodnie z konfiguracją ujednoliconych formularzy.

Tylko niektóre opcje i sekcje dokumentacji, które nie są przewidziane w tej sekcji, można sporządzić w dowolnej formie, ale z pewnością muszą one zawierać wszystkie szczegóły, bez wyjątku, wymienione w art. 9 ustawy „O rachunkowości”.

Dekret federalny nr 835 z dnia 8 lipca 1997 r. Nałożono na tworzenie i potwierdzanie albumów ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych Goskomstat Federacji Rosyjskiej(obecnie - Federalna Służba Statystyczna).

Z tego możemy wywnioskować, że jeśli ten komitet przyjął taką lub inną formę lub konfigurację, to staje się standardem bezbłędnie.

Brakuje tu jednak ważnych informacji – w końcu uprawnienia nadano Państwowemu Komitetowi Statystycznemu tworzenie ujednoliconych form dokumentacji pierwotnej. Ale czym jest taka dokumentacja?

Podstawowym dokumentem jest tylko taki dokument, za pomocą którego sporządzana jest ta lub inna procedura biznesowa firmy, która znajduje odpowiedź w rachunkowości.

Jednak tabela personelu nie jest dokumentem sporządzającym takie działania. Rekrutacja nie jest wykorzystywana jako narzędzie do operacji księgowych. Oznacza to, że pracodawca ma prawo sporządzić tabelę personelu w dowolnej formie i używać obowiązkowej ujednoliconej formy tylko jako zalecanej próbki.

Wypełniając formularz w dowolnej formie, osoba nie narusza żadnych przepisów i nie podlega grzywnom ani sankcjom.

Kto tworzy stół kadrowy?

Już po podjęciu przez organizację decyzji o konieczności sporządzenia dokumentu (o ile nie został on wcześniej sporządzony) pojawia się nowy problem – kto właściwie jest odpowiedzialny za stworzenie tego aktu profesjonalnej księgowości?

W ustawodawstwie nie ma bezpośrednich przepisów, jednak zgodnie z kartoteką kwalifikacyjną stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników, potwierdzonych Rozporządzenie Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37 wykonanie tej kategorii dokumentów jest uważane za część obowiązków ekonomisty pracy.

Również kierownictwo może sporządzić, przenosząc obowiązek rejestracji na konkretnego pracownika organizacji lub obowiązek ten może być ustalony w umowie o pracę lub oficjalnym poleceniu na pracowników. Innymi słowy, zależy to od polityki samej firmy.

W małych organizacjach planowaniem zajmują się głównie pracownicy kadrowi lub księgowi, w rzadszych przypadkach pracownicy prawni. W dużych organizacjach robią to działy planowania i finansów lub działy organizacji pracy i płac.

Jeśli nie jest to organizacja, ale indywidualny przedsiębiorca, to w tym przypadku taką pracę może podjąć specjalista ds. kadr, księgowy lub bezpośrednio sam przedsiębiorca.

Struktura kadrowa i czas trwania

W obowiązującym ustawodawstwie federalnym nie ma bezpośrednich instrukcji dotyczących tego, jak często konieczne jest sporządzanie i kiedy tabela personelu jest zatwierdzana Następny rok. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że tabela personelu jest dokumentem planistycznym, należy przyjąć, że powinna być sporządzana corocznie, na koniec okresu sprawozdawczego, wraz z pozostałą dokumentacją księgową.

Jednak tabela personelu może być również wystawiona raz i pozostać ważnym dokumentem w przyszłości.

Tabela kadrowa sporządzana jest w określonym terminie, ratyfikowana z reguły co roku 1 stycznia i włączona do obiegu na mocy dekretu najwyższego kierownictwa firmy; dokument może być w przyszłości edytowany i poprawiany.

Ponowne wystawienie i ponowne zatwierdzenie dokumentu na nadchodzący rok nie jest konieczne, jeśli został on zredagowany zbyt nieznacznie (w tej sytuacji należy tylko sporządzić listę zmian) lub w tym roku nie dokonano żadnych zmian w harmonogramie .

Dokument ten zawiera listę podziałów strukturalnych organizacji, dane dotyczące personelu przedsiębiorstwa, całkowitą liczbę jednostek pracowniczych, a także dane dotyczące rachunkowości finansowej, wynagrodzeń i podwyżek wynagrodzeń dla pracowników organizacji.

Od czego zacząć - kolejność rejestracji

Do przygotowania i zatwierdzenia tabeli personelu będzie następująca:

Zasady i instrukcje dotyczące wypełniania

W tym celu zatwierdzono standardowy formularz nr T-3 albumu ujednoliconych form pierwotnych dokumentów księgowych w sferze pracy Zarządzenie Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.

Należy pamiętać, że takich standardowych formularzy nie da się skrócić (bez wyjątku wszystkie konfiguracje są zachowane w oryginalnej formie), ale można je w pewnym sensie edytować, uzupełniając je.

W przypadku, gdy ten lub inny element formularza nie ma wartości dla Ciebie lub Twojej firmy, konkretną kolumnę lub kolumnę w formularzu można zignorować podczas wypełniania.

O kolejności rozmieszczenia i dalszej pozycji działów i stanowisk wewnętrznych decyduje decyzja kierownictwa firmy. W każdej dywizji, stanowiska pełnoetatowe muszą być uwzględnione zgodnie z ich statusem: od seniora do juniora.

Dane dotyczące liczby jednostek kadrowych ujętych w harmonogramie muszą być zgodne ze wskaźnikami do obliczenia liczby funduszu wynagrodzenia z góry ustalone w ostatecznym oszacowaniu, które należy najpierw obliczyć.

Nazwy oddziałów terenowych i stanowisk wpisuje się w mianowniku, po dokładnym sprawdzeniu wykazów stanowisk pracowników i specjalności roboczych, określonych w specjalnych materiałach źródłowych i informacyjnych.

Szczególnie interesujące przy wypełnianiu są nazwiska pracowników zaangażowanych w poważną działalność zawodową, pracujących w produkcji ze złośliwym, zagrażającym życiu oraz inne specyficzne i trudne kryteria dotyczące warunków pracy.

To znaczy mówimy o preferencyjnej grupie emerytalnej, więc przy obsadzaniu tych stanowisk należy podchodzić do nich szczególnie ostrożnie.

Lista pracowników musi być zszyta, oznaczona, zabezpieczona pieczęcią firmy i podpisana przez najwyższe kierownictwo. Musi być podpisany przez głównego księgowego i kierowników wewnętrznych działów organizacji.

Jeśli personel organizacji jest zbyt duży, a dokument zawiera wiele arkuszy, księgowy według własnego uznania ma prawo podpisać każdy arkusz z osobna lub podpisać tylko raz, na ostatnim arkuszu dokumentu.

Po tych wszystkich procedurach dokument podpisuje najwyższe kierownictwo przedsiębiorstwa lub osoba z odpowiednimi uprawnieniami i już wchodzi w życie.

Poznaj niuanse kadrowe w filmie:

Regularny układ nazywa się rodzaj dokumentacji roboczej, stworzony przez szefów organizacji dla wygodnej działalności biznesowej.

Jest też czasami nazywany zastępstwo na pełen etat. Zawiera szczegółowe informacje o personelu przedsiębiorstwa wraz z wysokimi stanowiskami.

Co to jest

W obsadzie generowane są informacje o stanowiskach zajmowanych przez zatwierdzoną tabelę obsadową, z nazwiskami, imionami i patronimami pracowników, a także ich dokładnymi zarobkami.

Dokument ten nosi również następujące nazwy: zmiany personelu i listy. Ustawodawstwo nie wymaga obowiązkowej księgowości, którą musi prowadzić dział personalny.

Personel jest wygodnym sposobem Dokumentację personelu. Szef organizacji ma prawo nie tworzyć przedmiotowego dokumentu, za co nie podlega karze.

Zgodnie z przepisami nie ma zatwierdzonej formy listy pracowników, dlatego jest ona opracowywana przez samą organizację. Tworząc go, zwykle używają forma T-3.

Jest używany podczas sporządzania tabeli personelu, ale tylko dla pierwszego dokumentu przewidziano dodatkowe kolumny. W tych kolumnach zapisywane są informacje o pracownikach zajmujących określone stanowiska.

Sekcje te obejmują nazwiska, imiona, patronimiki, kategorie pracowników, które wpływają na wysokość wynagrodzeń, obecność grupy niepełnosprawnej, informacje o wakacjach i inne informacje.

Kategoria pracowników to ważny wskaźnik przy obliczaniu wynagrodzenia np. emeryta i studenta będzie się ono znacznie różnić. Wymienione powyżej cechy pomagają w kompilowaniu raportów wysyłanych do menedżera, czy prowadzeniu statystyk dotyczących istotnych tematów.

Informacje te mogą być potrzebne FIU, wojskowemu urzędowi rejestracji i rekrutacji, firmom ubezpieczeniowym i innym wydziałom. Regularna wymiana zapewnia szybkie przesyłanie danych na żądanie przez niektóre organizacje.

Ale główną funkcją omawianego dokumentu jest możliwe śledzenie wolnych stanowisk, określanie zapotrzebowania przedsiębiorstwa na dodatkową siłę roboczą, obliczanie personelu pracowników firmy. Obejmuje to również przyjmowanie nowych pracowników do organizacji, w tym zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin.

Stworzenie układu kadrowego jest najbardziej odpowiednie dla organizacji, w których: stale zmieniająca się siła robocza. Taka lista jest doskonałym mechanizmem tworzenia systemu kadrowego w przedsiębiorstwie.

Jeżeli istnieje wolne miejsce pracy, pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe wykorzystuje informacje z obsady kadrowej w celu ustalenia pracowników, którzy są w stanie wykonywać obowiązki pracownicze na wolnym stanowisku.

Ustawodawstwo nie przewiduje rejestracji zastępstwa personelu, w tym zasady jego wypełniania, ale pracodawcy, tworząc ten dokument, muszą przestrzegać pewne przepisy.

Order Rostekhnadzor nr 372 z dnia 30 maja 2008 r. zawiera rekomendacje dotyczące zasad sporządzania i wypełniania ustaleń kadrowych. Wymień powyższe akapity, w których można również zapoznać się z głównymi podrozdziałami niezbędne informacje, w tym stanowiska pracowników odpowiednie do obowiązków sporządzania zastępstwa.

Rozporządzenie Ministerstwa Kultury Rosji nr 558, przyjęte 25 sierpnia 2010 r., zawiera informacje na temat personelu i zatwierdzonej standardowej dokumentacji zarządczej, która umożliwia określonej organizacji prowadzenie działalności gospodarczej.

Bezpośrednie instrukcje dotyczące wypełniania przepisów dotyczących listy pracowników nie instaluje. W razie potrzeby sam kierownik przedsiębiorstwa zatwierdza metody tworzenia tej listy w oparciu o potrzeby w wykazie informacji o pracownikach lub zgodnie z przepisami branżowymi, z zastrzeżeniem ich utworzenia.

Konieczność użycia

Zazwyczaj lista pracowników zawiera tylko nazwy stanowisk i liczbę pracowników, w przeciwieństwie do układu, który od początku tworzą nazwiska personelu pracującego.

Dlatego w tym dokumencie możliwe staje się wpisanie w formie tabeli duża ilość informacji, a tym samym wykonaj odpowiednie zadania. Możliwe zadania do wykonania obejmują:

kalkulacja dostępnych wakatów;
określenie częstotliwości aktualizacji personelu roboczego;
identyfikacja stanowisk w niepełnym wymiarze godzin;
obliczanie pracowników będących na rentie lub renciście za zgłoszenie się do kierownika, a także FIU.

Za pomocą listy pracowników możesz zobaczyć szczegółowy obraz płac wszystkich pracowników. To pozwala Uprość zadanie listy płac jeżeli pracownik ma określoną kategorię, klasę, dodatkowe zachęty do wszelkich osiągnięć w służbie, specjalne warunki wykonywania czynności roboczych.

Kolejna tabela kadrowa pozwala na ewidencjonowanie informacji związanych z urlopami, zwracając uwagę na ich dostępność, ponieważ niektórzy pracownicy mają prawo do urlopu kilka razy w roku. Dotyczy to pracowników o nieuregulowanym zatrudnieniu i niebezpiecznych warunkach pracy.

Według zmian kadrowych, pracodawcy mogą dość łatwo iw krótkim czasie dostarczyć dane o zatrudnieniu, w tym jego faktyczną liczbę, wolne miejsca pracy, preferencyjne kategorie pracowników, wynagrodzenia. Ważnym celem listy pracowników jest: dość szybkie raportowanie dla urzędu skarbowego, funduszu emerytalnego lub urzędu pracy.

Różnice w ich treści są dopuszczalne dla tabeli i listy personelu. Dzięki układowi kadrowe lider ma: możliwość kontrolowania prawie wszystkich działań firmy.

Harmonogram nazywa się dokument opcjonalny, stworzony w celu utrzymania harmonogramu prac. Powstaje w dowolnej formie i jest opracowywany przez urzędnika działu personalnego. Zastępstwa kadrowe sporządzane są zgodnie z ustalonym wzorem i bezpośrednio upoważnionym pracownikiem.

Pomimo faktu, że ustawa o działalności zawodowej Federacji Rosyjskiej nie reguluje obowiązkowych wymagań dotyczących sporządzania listy pracowników, niniejszy dokument jest ważny gdy obowiązki służbowe personelu są podzielone według stanowiska, a nie według nazwy wykonywanej pracy.

Cele kompilacji

Pomimo tego, że personel i harmonogram przedsiębiorstwa są do siebie podobne, nadal różnią się celem:

Rolą harmonogramu jest zatwierdzanie liczby pracowników według wielkości zadań i zwalnianie ich według opracowanego schematu hierarchicznego.
Porozumienie ma charakter informacyjny i służy uproszczeniu w opracowywaniu zaplanowanych raportów, w tym śledzenia zmian personelu czy obecności w przedsiębiorstwie pracowników należących do kategorii preferencyjnej.

Różnice w przykładach

Kadra składa się z 10 typowych głośników, z podaniem istotnych danych o pracownikach, począwszy od tytułu stanowisk, a skończywszy na wysokości wynagrodzeń.

Układ, w porównaniu z poprzednim dokumentem, składa się z: kilka lub więcej kolumn, gdzie można zobaczyć informacje dotyczące danych osobowych pracowników, nakazów udzielenia urlopu macierzyńskiego, przeniesienia na inne stanowisko łącznie oraz inne dane.

Dokument do wprowadzenia standardowego układu w 1C znajduje się w instrukcji.

Funkcje na rok 2018

Od 2018 roku kadry będą nadal tworzone zgodnie z harmonogramem, z uwzględnieniem pewnych niuansów w dodatkowych podrozdziałach, w których wprowadza się odpowiednie dane o pracownikach.

Obowiązkowym wymogiem będzie wskazanie w tym dokumencie nazw działów, stanowisk i nazwisk pracowników, a także wakatów. Uwagi mogą wskazywać rodzaj zatrudnienia pracowników: stały, tymczasowy, główny lub niepełny etat.

Formowane zastępstwo w pełnym wymiarze godzin jest dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i na nośnikach elektronicznych w postaci pliku.

Zwykle za przygotowanie tego dokumentu odpowiada inspektor działu personalnego,. To ten pracownik powinien mieć niezbędne informacje o przyjęciu i przepływie środków roboczych przedsiębiorstwa.

Podpis, zatwierdzenie, okresy przechowywania

Jeżeli przechowywanie regularnej wymiany odbywa się na nośnikach elektronicznych, podpis nie jest wymagany. Dlatego stwierdzenie tego dokumentu jest również niekoniecznie.

Kadra jest tworzona dla księgowość wewnętrzna w organizacji. Pozwala na wizualne przedstawienie pełnego obrazu pracowników, w tym dostępności wolnych miejsc pracy.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558, archiwalne dokumenty zarządzania wygenerowane do obiegu pracy w przedsiębiorstwach, w tym ustalenia kadrowe, muszą być przechowywane przez 75 lat.

Dlatego głównym znaczeniem zastępstwa na pełny etat jest operacyjne wyliczenie liczby wakatów, aktualna lista zatrudnionych pracowników, a także analiza zatwierdzonych wynagrodzeń.

Jak zorganizować personel? Odpowiedź na pytanie znajduje się w filmie.

Z artykułu dowiesz się:

Zgodnie z prawem nie ma konieczności corocznego zatwierdzania nowej listy pracowników. Ale zazwyczaj w grudniu dokonują przeglądu funduszu płac, wprowadzają nowe stawki lub eliminują niepotrzebne. Dlatego większość pracodawców przyjmie nową wersję tabeli kadrowej na 2018 rok.

Główną niedogodnością tego dokumentu jest to, że nie jest on spersonalizowany i nie można zobaczyć prawdziwego obrazu pracowników zajmujących dane stanowisko. Aby to zrobić, potrzebujesz regularnej umowy. Przygotowaliśmy dla Ciebie arkusz kalkulacyjny Excel, który będzie pasował do większości firm. Pomoże Ci dowiedzieć się, kto jest na jakim stanowisku, ile jest wakatów w firmie i jaką pensję faktycznie płacisz.

Jak pracować z regularną aranżacją

Wprowadź rzeczywiste wynagrodzenie pracownika. Układ jest tak ułożony, aby wynagrodzenie pracowników było takie samo. Dostosowywanie wynagrodzeń za pomocą widełek płacowych jest niebezpieczną ścieżką, której nie zalecamy (czytaj więcej w koniec artykułu). Zamiast tego możesz wydzielić pensje pracowników za pomocą systemu zasiłkowego. Określ minimalną i maksymalną kwotę, która jest akceptowana w Twojej firmie oraz wielkość, która została zatwierdzona dla tego pracownika. Tabela obliczy całkowitą kwotę należną pracownikowi. Jeśli masz złożony system dodatków, możesz przepisać dodatkowe płatności, są do tego specjalne kolumny. Jeśli ich nie wypełnisz, tabela obliczy wynagrodzenie bez ich uwzględniania. Inne rozwiązanie może uwzględniać współczynniki regionalne i dopłaty procentowe. Dodaj wartości do odpowiednich pól, a ona sumuje.

Włącz premie pracownicze. W standardowym układzie można określić cztery typy składki: miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne. Tabela pokaże łączną kwotę do oszacowania budżetu na pracownika. Jeśli go nie potrzebujesz, jest kolumna, która pokaże tylko miesięczną kwotę, którą otrzymuje pracownik.

Sprawdź, czy FOT jest przekroczony. Dla każdego stanowiska podaj maksymalną kwotę, jaką pracownik może otrzymać miesięcznie. Jeśli po uwzględnieniu wszystkich dopłat i dodatków, rzeczywista kwota przekroczy planowaną, tabela podświetli ją na czerwono. Kolejna wygodna funkcja: w ostatniej komórce w tabeli pojawi się kwota na kasie pomniejszona o podatek dochodowy od osób fizycznych. Dzięki temu nie będziesz szukać kalkulatora, jeśli pracownik przyjdzie dowiedzieć się, ile powinien otrzymać po opodatkowaniu.

Jak wygenerować tabelę personelu na podstawie personelu?

Stół zaoszczędzi Ci podwójnej pracy i sam przeniesie wszystko, co jest wymagane przez prawo, do ujednoliconej formy. Na zakładce „formularz HR” znajduje się przycisk, po kliknięciu którego otrzymasz kompletną wersję tabeli kadrowej. Pozostaje tylko wydrukować i podpisać z reżyserem. Prawie wszyscy oficerowie kadrowi tworzą stół kadrowy zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-3. Nie odeszliśmy od tej zasady, ale biorąc pod uwagę, że forma nie jest wymagana przez prawo, dokonaliśmy jej korekty, aby była wygodniejsza.

Usunęliśmy kody OKUD i OKPO. Kiedyś miały znaczenie, kiedy dokumenty zostały zarchiwizowane, teraz firma jest identyfikowana głównie przez TIN. Jeśli pracodawca nie wypełni lub nie usunie tej kolumny, nie będzie miał problemów. Dodatkowo zmieniliśmy pasek akceptacji, co wymagało zatwierdzenia tabeli kadrowej na zamówienie. Niech reżyser złoży na nim swój podpis. Eliminuje to potrzebę pisania za każdym razem nowego zlecenia zmiany. Aby uniknąć pytań, zatwierdź formularz osobnym zamówieniem (przykład ).

Co należy sprawdzić w tabeli kadrowej

Teraz, jeśli chodzi o wymogi formalne dotyczące personelu. W przykładzie 2 poniżej określiliśmy punkty przerwania, które należy sprawdzić w dokumencie na wypadek kontroli inspektora. Ale najpierw przyjrzyjmy się dwóm najczęstszym błędom.

Przykład 2. Jak poprawnie wypełnić tabelę personelu?

Upewnij się, że pensje pracowników nie są niższe niż płaca minimalna. Często na liście pracowników można znaleźć liczby znajdujące się poniżej minimalnej kreski ustalonej przez państwo (art. 133 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jest to błąd, za który zostaniesz ukarany grzywną. Możesz ustawić pensję niższą niż płaca minimalna, ale wtedy musisz zarejestrować dodatki i dopłaty, aby łączna kwota była większa lub równa płacy minimalnej. Wyjątkiem są zasiłki północne, są one już naliczane od płacy minimalnej (sekcja 1 Przeglądu orzecznictwa Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej za III kwartał 2013 r., zatwierdzonego przez Prezydium Sądu Najwyższego RP). Federacja Rosyjska w dniu 5 lutego 2014 r.). W 2017 r. płaca minimalna w kraju zostanie zwiększona nie od 1 stycznia, ale od 1 lipca. Sprawdź jednak minimalną płacę w swoim regionie na stronie internetowej kdelo.ru/mrot.

Jeśli pensja nisko opłacanych pracowników nie spełnia płacy minimalnej, powiedz dyrektorowi, że musi podnieść pensję. Wystarczy wydać w tym celu zarządzenie (część trzecia, czwarta artykułu 133 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeśli nie jest to możliwe, przenieś takich pracowników za ich zgodą do części stawki.

Nie zostawiaj wideł płacowych w tabeli kadrowej

W tabeli kadrowej zamiast określonej wysokości wynagrodzenia często podaje się minimalne i maksymalne kwoty, na przykład 20 000-40 000. Różnica w wynagrodzeniach jest uzasadniona, jeśli pracownicy mają różny staż pracy, kwalifikacje, obowiązki zawodowe itp. (część pierwsza, art. 132 Kodeksu Pracy RF) 1 . Jednocześnie ustawa lokalna powinna odzwierciedlać, w związku z którą firma wypłaca konkretną pensję. W przeciwnym razie sąd uzna widełki za dyskryminację i zobowiąże do wyrównania różnicy w wynagrodzeniach (art. 3, 236 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Dopuszczalne jest pozostawianie widełek w pensjach, ale nie jest to bezpieczny sposób. Inspektor na pewno zwróci na to uwagę. Lepiej używać dodatków lub prefiksów na stanowiska (junior, senior itp.).

Baza normatywna

Ważne ustalenia

Utwórz tabelę personelu w ujednoliconej formie lub użyj własnej. Usuń z formularza wszystko, czego nie potrzebujesz, zostaw tylko dane wymagane prawem.

Nie zostawiaj wideł w pensjach, aby nie zwracać uwagi inspektorów. Upewnij się, że planowana płaca minimalna jest równa lub wyższa od regionalnej płacy minimalnej.