Universitas Seni Percetakan Negeri Moskow. Metode perencanaan kerja manajer

ORGANISASI KERJA MANAJER

TEMA 8.

1. Organisasi pekerjaan pribadi manajer.

2. Kompetensi dan wewenang manajer. Pendelegasian kekuasaan.

3. Organisasi pertemuan bisnis dan metode negosiasi.

Setiap manajer memiliki waktu kerja yang terbatas, ditentukan olehnya hukum perburuhan- 8 jam hari kerja. Pemimpin harus mengatur pekerjaan pribadinya sedemikian rupa untuk membuat penggunaan waktu kerja yang paling efisien. Ketidakmampuan untuk menghargai waktu, mengelolanya secara rasional mengarah pada fakta bahwa pada akhirnya - tergesa-gesa, menyerang, pekerjaan berkualitas buruk.

Praktek mempelajari anggaran waktu manajer di luar negeri menunjukkan bahwa dari setiap seratus manajer:

· hanya 8% yang tidak membutuhkan waktu tambahan;

· 40% membutuhkan 25% waktu ekstra;

· sisanya membutuhkan 50% waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas-tugas manajerial.

Bagi manajer kami, tidak memiliki waktu dan bekerja selama mungkin telah menjadi semacam simbol status (jabatan resmi).

Tetapi apakah pemimpin tahu bagaimana mengatur waktu secara rasional yang dia miliki untuk memecahkan masalah manajerial?

Untuk melaksanakan tugasnya secara efektif, pemimpin (manajer) harus dapat menggunakan pekerjaannya secara rasional. Organisasi pekerjaan manajer terkait erat dengan organisasi semua proses manajemen dalam tim yang berada di bawahnya dan secara signifikan mempengaruhi keberhasilan manajemen secara keseluruhan.

Organisasi tenaga kerja pribadi- Ini bukan masalah pribadi pemimpin. Kekacauan hari kerja, pekerjaan abadi pemimpin, ketidakmampuan untuk mengatur pekerjaan seseorang menciptakan suasana ketidakpastian dan kegugupan psikologis dalam tim.

Ada dua arah dalam organisasi pekerjaan pribadi kepala:

1. Perencanaan pekerjaan pribadi pemimpin.

2. Alokasi waktu yang rasional untuk melakukan tugas dan prioritas tertentu.

Merencanakan pekerjaan pribadi pemimpin- ini adalah persiapan rencana kerja untuk tahun, kuartal, bulan, minggu dan untuk setiap hari. Pekerjaan perencanaan harus dimulai dengan rencana jangka panjang (tahun, triwulan, bulan). Untuk melakukan ini, daftar karya paling penting tahun ini, kuartal, bulan disusun, yang terus-menerus diulang, dan kemudian tanggal mulai dan berakhirnya ditetapkan. Ini bisa berupa pekerjaan seperti laporan tahunan, komisi saldo untuk kuartal, bulan, partisipasi dalam pertemuan di luar perusahaan, dll.

Perencanaan operasional kerja dilakukan, sebagai suatu peraturan, tidak lebih dari minggu ini, atas dasar yang menyusun rencana untuk setiap hari - rutinitas harian.

Rutinitas sehari-hari pemimpin tidak hanya mendisiplinkan dirinya sendiri, tetapi juga bawahannya.

Untuk melakukan pekerjaan berulang, alokasikan waktu tertentu hari atau hari tertentu dalam seminggu. Misalnya, pada hari-hari tertentu direncanakan untuk menerima pengunjung, rapat, dan pada jam-jam tertentu - bekerja dengan dokumen, departemen bypass, dll.

Dalam merencanakan penggunaan waktu kerja, proporsi berikut harus diperhatikan:

Pekerjaan yang direncanakan - 60%;

cadangan waktu untuk pekerjaan yang tidak terduga - 20%;

Cadangan waktu untuk aktivitas kreatif - 20%.

Saat merencanakan dan mendistribusikan waktu kerja, manajer disarankan untuk mempertimbangkan pola yang diidentifikasi oleh ekonom Italia Vilfred Pareto (1848-1923) dalam apa yang disebut prinsip Pareto (rasio 80:20).

Prinsip Pareto secara umum menyatakan bahwa dalam suatu kelompok tertentu, bagian-bagian kecil individu lebih penting daripada bagian-bagiannya berat jenis dalam kelompok ini. Seperti yang ditunjukkan oleh praktik komersial, rasio ini dibenarkan dalam banyak kasus.

Sebagai contoh:

· 20% klien memberikan 80% dari omset;

20% deposan bank memiliki 80% jumlah total deposito;

20% dari produk asli menentukan 80% dari nilai produk jadi;

· 80% dari konflik pemimpin akan dengan 20% bawahan.

Pengalihan pola ini ke situasi kerja manajer berarti bahwa dalam proses kerja, 80% dari hasil dicapai dalam 20% pertama dari waktu yang dihabiskan. Oleh karena itu, manajer dalam pekerjaan sehari-hari perlu merencanakan di awal hari kerja solusi masalah penting, dan kemudian masalah sekunder. Beberapa pemimpin, secara intuitif menyadari pentingnya melakukan sesuatu segera tugas yang menantang, dalam mode operasi mereka, mereka berencana untuk kali ini dari 8 00 ke 10 00 , sementara tidak berencana untuk melakukan masalah lain.

Alokasi waktu yang rasional untuk melakukan pekerjaan dan prioritas tertentu Memiliki sangat penting dalam organisasi kerja kepala.

Kelebihan manajer adalah konsekuensi dari persimpangan banyak tugas yang harus dia selesaikan secara bersamaan. Oleh karena itu, sangat penting dalam pekerjaan seorang manajer untuk menganalisis semua tugas manajerial yang perlu diselesaikan, untuk mengidentifikasi masalah penting dan sekunder, dan untuk memilih prioritas yang tepat.

Profesionalisme seorang pemimpin sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk menetapkan prioritas dalam memecahkan masalah manajerial.

Menentukan prioritas adalah proses yang kompleks, sehingga ada pedoman dalam teori manajemen yang memudahkan untuk memprioritaskan sesuatu. Ini adalah penggunaan metode analisis ABC dan prinsip Eisenhower.

Metode pemilihan prioritas menggunakan analisis ABC didasarkan pada pola berikut, yang dikonfirmasi oleh pengalaman:

3. Tugas yang kurang penting dan tidak penting (kategori B) mencapai 65% dari total jumlah tugas, dan signifikansinya adalah 15%.

Tugas penting (B) dapat dilakukan oleh kepala atau dapat dipercayakan kepada pemain lain - deputi, spesialis.

Tugas B kurang signifikan, meskipun jumlahnya banyak (65%). Penyelesaian tugas-tugas ini dapat dengan mudah dipercayakan kepada bawahan, sehingga manajer memiliki kesempatan untuk fokus pada pelaksanaan hal-hal penting.

Waktu untuk menyelesaikan tugas:

65% untuk tugas A - 3 jam.

20% untuk tugas B - 1 jam.

15% untuk tugas B - 45 menit.

4 jam 45 menit - (60%)

Dalam situasi di mana perlu untuk memutuskan dengan cepat tugas mana yang akan diberikan preferensi, disarankan untuk menggunakan alat bantu sederhana yang diusulkan oleh Jenderal Amerika D. Eisenhower.

Menurut prinsip ini, prioritas ditetapkan menurut kriteria seperti urgensi dan kepentingan. Atas dasar ini, ada empat kemungkinan penerapannya:

1. Tugas A - hal-hal yang mendesak dan penting.

2. Tugas B adalah tugas yang kurang mendesak tetapi penting.

3. Tugas B mendesak tetapi kurang penting.

4. Hal-hal yang kurang mendesak, kurang penting.

Kesederhanaan dan kegunaan prinsip ini adalah sebagai berikut:

tugas A dilakukan segera, tanpa penundaan;

Tugas B diselesaikan dalam tenggat waktu yang telah ditentukan;

tugas B dilakukan oleh mereka yang ditugaskan oleh manajer;

· Sisanya (kurang penting dan kurang mendesak) bisa dibuang ke tempat sampah.

Perlu dicatat bahwa penerapan prinsip ini membutuhkan profesionalisme yang tinggi, intuisi bisnis dalam mengidentifikasi tugas-tugas penting (A) dan keberanian pribadi ketika "membuang" beberapa tugas ke dalam keranjang kertas.

Rekomendasi yang diuraikan di atas mungkin tampak rumit, bagi sebagian orang - sulit untuk diterapkan, tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman manajer perusahaan asing besar, setelah beberapa tahun pelatihan keras, ini menjadi kebiasaan.

PILIHAN TUGAS DAN PETUNJUK METODOLOGI UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN KONTROL RUMAH

Tugas untuk semua opsi:

PERTANYAAN. Jelaskan struktur organisasi perusahaan Anda

1. Berikan deskripsi singkat tentang perusahaan Anda (jenis kegiatan, skala, tujuan dan sasaran utama).

2. Presentasikan struktur organisasi perusahaan Anda:

2.1. Tentukan struktur organisasi perusahaan Anda (linier, matriks, fungsional, dll.).

2.2. Membenarkan jenis struktur organisasi (faktor-faktor apa yang secara tepat mempengaruhi distribusi tanggung jawab dalam organisasi ini).

2.3. Sajikan struktur organisasi dalam bentuk diagram.

2.4. Identifikasi keuntungan dan kerugian dari struktur organisasi ini.

3. Menarik kesimpulan tentang efektivitas struktur organisasi yang ada dan merumuskan rekomendasi untuk perbaikannya

pertanyaan. Organisasi pekerjaan pribadi manajer.

Untuk menjawab pertanyaan ini Anda perlu:

2.1. Mendefinisikan tujuan yang diinginkan dan membedakannya menurut kriteria temporal berikut:

"Diferensiasi"(dari perbedaan lat.) - suatu bentuk organisasi kegiatan pendidikan, dengan mempertimbangkan kecenderungan, minat, kemampuan siswa.

Mendefinisikan tujuan yang diinginkan dan membedakannya menurut kriteria temporal berikut:

• tujuan hidup jangka panjang (pribadi dan profesional);

• tujuan jangka menengah (untuk 5 tahun ke depan);

• tujuan jangka pendek (untuk 12 bulan ke depan).

Melakukan analisis sarana akhir, di mana sumber daya (pribadi, keuangan, waktu) yang diperlukan untuk mencapai tujuan dibandingkan dengan situasi nyata. Untuk melakukan ini, Anda perlu merujuk ke "daftar inventaris" tujuan yang dikompilasi dan memilih 3-4 tujuan terpenting, menentukan cara yang diperlukan untuk mencapainya dan memeriksa apa lagi yang perlu dicapai atau apa yang harus dimulai untuk mencapai tujuan. sasaran.

- untuk memberikan fleksibilitas rencana;

- untuk memperbaiki dalam rencana tidak hanya tindakan, tetapi juga hasil yang diharapkan;

· - untuk menetapkan syarat-syarat yang tepat dan norma-norma sementara untuk pelaksanaan urusan;

Membedakan yang penting dari yang mendesak dan menghindari tirani hal-hal yang mendesak;

- terus-menerus meninjau dan menyesuaikan rencana dalam hal implementasi kasus secara penuh dan tepat waktu;

- rencanakan penggunaan waktu pribadi;

- cadangan waktu terus menerus yang besar untuk menyelesaikan tugas-tugas besar dan yang pendek untuk masalah-masalah kecil;

- pastikan bahwa waktu sesedikit mungkin dihabiskan untuk kegiatan yang tidak produktif;

- cobalah untuk merencanakan alternatif dan mencari jalan terbaik;

· Koordinasikan rencana Anda dengan rekan kerja.

· Rencana disusun untuk satu tahun, enam bulan, satu bulan, rencana terakhir adalah rencana harian, yang didasarkan pada rencana mingguan. Ini menetapkan tugas apa yang harus diselesaikan pada siang hari, dan tugas yang salah ditambahkan ke yang direncanakan sebelumnya.

Pada saat yang sama, pada dasarnya, pedoman profesional dibedakan yang meningkatkan motivasi kerja dan memandu aspirasi profesional.

Tentukan kekuatan Anda

mengidentifikasi kekurangan Anda.

menunjukkan faktor eksternal yang mendukung karier;

menunjukkan faktor dan ancaman eksternal yang merugikan;

2.3. Perencanaan waktu pribadi manajer. Ada aturan perencanaan berikut:

Tutup hanya 60% dari hari kerja dengan rencana, sisakan 20% untuk memecahkan masalah yang tidak terduga dan 20% untuk kegiatan kreatif, termasuk pelatihan lanjutan;

Dokumentasikan waktu yang dihabiskan dengan cermat sehingga Anda memiliki gagasan yang jelas tentangnya;

Selalu selesaikan apa yang Anda mulai;

Rencanakan hanya volume tugas yang dapat Anda tangani secara realistis; - untuk memberikan fleksibilitas rencana;

Catat dalam rencana tidak hanya tindakan, tetapi juga hasil yang diharapkan;

Menetapkan tenggat waktu dan batas waktu yang tepat untuk eksekusi kasus;

Bedakan yang penting dari yang mendesak dan hindari tirani yang mendesak;

Meninjau dan menyesuaikan rencana secara terus-menerus dalam hal implementasi kasus secara penuh dan tepat waktu;

Rencanakan penggunaan waktu pribadi;

Cadangkan periode waktu yang besar tanpa gangguan untuk tugas-tugas besar dan yang pendek untuk masalah-masalah kecil;

Pastikan bahwa kegiatan yang tidak produktif membutuhkan waktu sesedikit mungkin;

Cobalah untuk merencanakan alternatif dan mencari pilihan terbaik;

Koordinasikan rencana Anda dengan rekan kerja.

Rencana disusun untuk satu tahun, setengah tahun, sebulan, rencana terakhir adalah rencana harian, yang didasarkan pada rencana mingguan. Ini menetapkan tugas apa yang harus diselesaikan pada siang hari, dan tugas yang salah ditambahkan ke yang direncanakan sebelumnya.

1. Definisikan konsep "manajemen diri".

2. Pertimbangkan proses perencanaan pekerjaan pribadi seorang manajer menggunakan contoh posisi tertentu dalam struktur organisasi perusahaannya:

2.1. definisi tujuan dan diferensiasinya menurut kriteria waktu.

2.2. Menentukan sumber daya pribadi untuk mencapai tujuan.

2.3. Perencanaan waktu pribadi manajer.

2.4. Kontrol diri.

3. Menarik kesimpulan tentang efektivitas manajemen diri dalam organisasi.

Manajemen diri adalah penggunaan metode kerja yang terbukti secara konsisten dan terarah dalam praktik sehari-hari untuk memanfaatkan waktu secara optimal dan bermakna.

Banyak manajer terlalu berorientasi pada proses daripada berorientasi pada hasil. Dengan pendekatan ini, mereka lebih memilih:

Melakukan hal yang benar alih-alih melakukan hal yang benar;

Memecahkan masalah alih-alih menciptakan alternatif kreatif;

Memenuhi tugas alih-alih mencapai hasil;

Mengurangi biaya alih-alih meningkatkan keuntungan.

Setiap orang pada umumnya, dan khususnya mereka yang mempersiapkan diri untuk pekerjaan seorang organisator-manajer atau sudah seperti itu, pertama-tama, harus mampu mengubah situasi, yang ditandai dengan tindakan tidak teratur karena keadaan eksternal, ke dalam situasi tugas yang terarah dan layak. Bahkan ketika tugas yang berbeda jatuh pada Anda dari semua sisi dan pekerjaan benar-benar kewalahan, berkat perencanaan waktu yang konsisten dan penggunaan metode organisasi ilmiah tenaga kerja, dimungkinkan untuk melakukan aktivitas Anda dengan lebih baik, setiap hari mengalokasikan cadangan waktu (termasuk untuk bersantai) untuk fungsi kepemimpinan yang sesungguhnya.

Dalam hal ini, perlu dicatat bahwa semua urusan yang dilakukan oleh manajer mungkin berbeda dalam hal-hal berikut:

dengan pentingnya;

dengan durasi eksekusi;

dengan jumlah peserta dalam pelaksanaannya;

pada biaya energi neuro-emosional;

Secara alami, dll.

Tanda paling penting bagi seorang manajer adalah pentingnya atau signifikansi baginya dari urusan yang akan datang, yang bervariasi secara signifikan dari satu kasus ke kasus lainnya.

Manajemen diri adalah pengembangan diri seorang manajer sebagai pribadi dan organisasi kegiatan pribadinya. Manajemen diri melibatkan penggunaan metode kerja yang terbukti secara konsisten dan terarah dalam praktik sehari-hari. Ini sangat efektif dalam kondisi tertentu dari dominasi pengorganisasian diri. Proses keputusan harian berbeda jenis tugas dapat dianggap sebagai lingkaran manajemen diri. Ini menguraikan lima fungsi: penetapan tujuan, perencanaan, penetapan prioritas, menyusun rutinitas sehari-hari, serta pengendalian diri dan penyesuaian tujuan.

Tujuan dari manajemen diri adalah untuk menggunakan kemampuan Anda secara maksimal, secara sadar mengelola jalan hidup Anda dan mengatasi keadaan eksternal dalam kehidupan pribadi Anda dan di tempat kerja.

Pertimbangkan proses perencanaan pekerjaan pribadi seorang manajer menggunakan contoh posisi tertentu dalam struktur organisasinya

Rencana harian manajer penjualan

Rencana manajer penjualan untuk hari itu didasarkan pada pengalaman dan kemampuan masing-masing karyawan. Rencana tersebut mirip dengan jadwal dan terdiri dari item berikut:

1. Bekerja dengan basis pelanggan yang sudah mapan;

2. Pencarian dan identifikasi calon pelanggan baru;

3. Menarik pelanggan baru (berbicara di telepon dan bertemu dengan pelanggan baru);

4. Memantau pekerjaan pesaing;

5. Analisis pekerjaan yang dilakukan (baik milik sendiri maupun departemen secara keseluruhan)

Paket bulanan manajer penjualan

Rencana kerja seorang manajer penjualan selama sebulan biasanya disusun dari hasil sebelumnya. Artinya, penjualan untuk bulan terakhir diperhitungkan dan perkiraan peningkatan penjualan di bulan berikutnya ditambahkan.

Rencana semacam itu disusun dengan hati-hati dan objektif, karena tidak ada bulan selama sebulan - yang satu bisa sangat brilian, dan yang lain bahkan terlalu sederhana. Karena itu, mereka mengambil nilai rata-rata dan mencari tahu:

· Volume produk yang dapat dijual ke pelanggan yang sudah ada;

Seberapa besar Anda dapat meningkatkan penjualan kepada pelanggan Anda saat ini?

· Seberapa besar kemungkinan untuk menemukan dan menarik pelanggan baru dan berapa banyak produk yang dapat dijual kepada mereka.

Setiap rencana penjualan untuk manajer membantu mengatur pekerjaan karyawan secara kompeten, menggunakan setiap menit waktu kerjanya dengan benar dan rasional mungkin, mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, memenuhinya, dan bahkan secara signifikan meningkatkan hasil sebelumnya dan, tentu saja, meningkatkan pertumbuhan penjualan.

4 pilihan

· Jenis kegiatan organisasi adalah penjualan dan penyediaan produk tekstil.

Organisasi ini adalah dealer pabrik tekstil Belarusia. Penjualan dilakukan di seluruh Rusia.

Tujuan utamanya, pengiriman produk tekstil berkualitas dengan harga murah.

· Organisasi kami memiliki struktur linier. Struktur ini dicirikan oleh kenyataan bahwa di kepala setiap unit adalah seorang pemimpin yang mengendalikan semua fungsi yang dilakukan oleh karyawan bawahannya.

Keputusannya diteruskan sepanjang rantai dari atas ke bawah.

· Ini adalah struktur sederhana untuk penerapan manajemen usaha kecil.

CEO

Apakah Anda tahu apa yang Anda sendiri dapat lakukan untuk ini (kekuatan) dan apa yang masih perlu Anda perbaiki (kelemahan)
sisi)? Singkatnya, perlu untuk mencapai kejelasan tujuan.

Ini adalah langkah terakhir dalam penetapan tujuan. Ini adalah rumusan konkret tujuan praktis untuk tahap selanjutnya.
perencanaan. "Tetapkan tenggat waktu - rumuskan hasil." Pada saat yang sama, perlu untuk mengingat kondisi fisik,
kesehatan, pendidikan mandiri dan pencerahan budaya. Jangan mengambil terlalu banyak dan
juga menetapkan tujuan jangka pendek yang konsisten dengan pencapaian tujuan global jangka panjang mereka.

Pengembangan rencana dan pilihan alternatif untuk kegiatan mereka. Perencanaan berarti mempersiapkan implementasi
tujuan dan waktu. Keuntungan utama yang dicapai dengan menjadwalkan pekerjaan adalah bahwa
perencanaan waktu membawa keuntungan dalam waktu, pengalaman praktis mengatakan bahwa waktu yang dihabiskan untuk perencanaan
mengarah pada pengurangan waktu penggunaan dan pada akhirnya mengarah pada penghematan waktu secara umum. tetapi
namun, tidak dapat diasumsikan bahwa semakin banyak waktu yang kita habiskan untuk perencanaan, semakin banyak waktu yang akan kita hemat. PADA
waktu, seperti dalam banyak proses lainnya, ketika optimal terjadi, setelah itu perencanaan lebih lanjut tidak masuk akal.
Tapi tetap saja, seperti yang saya pikirkan, jika Anda mencurahkan setidaknya 10 menit sehari, Anda dapat menghemat hingga 2 jam.

Untuk menjalankan fungsi kita dengan benar dan mencapai tujuan kita, pertama-tama kita harus memahami dengan jelas anggaran kita.
waktu dan rangkaian tugas. Kemudian kita akan siap untuk mendelegasikan hal-hal yang kurang penting dan menguranginya.
nomor. Saat merencanakan, Anda harus mengikuti beberapa aturan dasar:

1) Saat menyusun rencana harian, lebih baik membiarkan 40% waktu kerja gratis. Artinya, 60% - waktu yang dijadwalkan, 20% -
waktu tak terduga, 20% - waktu spontan.

2) Hal ini diperlukan untuk mendokumentasikan waktu yang dihabiskan. Dalam hal ini, perlu untuk menunjukkan bagaimana dan untuk apa dibelanjakan. Itu. kami
memiliki pemahaman yang konstan tentang pengeluaran waktu dan pengalamannya sebagai dasar untuk kebutuhan waktu di masa depan.

3) Menyatukan tugas - sebuah rencana aksi. Untuk membuat rencana yang baik, Anda perlu memiliki gagasan tentang bisnis yang akan datang, untuk
contoh membaginya menjadi kasus jangka panjang, menengah dan pendek.

Seperti yang bisa kita lihat, awalnya adalah rencana untuk beberapa tahun ke depan. Itu diambil dari rencana kehidupan. Setelah
membuat rencana untuk beberapa tahun ke depan kita dapat membuat rencana untuk tahun ini. Pada saat yang sama, perhatian harus diberikan untuk
sengaja untuk tidak terlibat dalam urusan nanti. Selanjutnya, rencana triwulanan disusun, yang berfungsi sebagai alat
kontrol tahunan. Tugas dan sasaran diperhitungkan dalam rencana bulanan dan dipindahkan dari rencana triwulanan bulan itu,
berakhir - Rencana sepuluh hari adalah ramalan yang lebih rinci dan akurat untuk periode mendatang. "Rencana Harian menyajikan
adalah langkah terakhir dan sekaligus terpenting dalam sistem perencanaan waktu, perwujudan (pelaksanaan) tertentu
menentukan tujuan!

Topik 4 PERENCANAAN PEKERJAAN PRIBADI MANAJER

4.1 Peran dan pentingnya perencanaan pekerjaan pribadi seorang manajer.

4.2 Fitur perencanaan pekerjaan pribadi seorang manajer.

4.3 Pilihan kasus prioritas manajer.

4.4 Pendelegasian wewenang dalam kegiatan manajer.

4.1 PERAN DAN PENTINGNYA PRIBADI

PEKERJAAN MANAJER

Kepala adalah figur sentral dari aparat manajemen, keberhasilan kerja sistem manajemen dan perusahaan secara keseluruhan tergantung pada efektivitas pekerjaannya. Kepala bertindak berdasarkan prinsip kesatuan komando, diberkahi dengan kekuasaan dan hak yang luas, tetapi pada saat yang sama bertanggung jawab atas hasil perusahaan.

Fungsi manajer beragam: manajemen umum kegiatan perusahaan, koordinasi tindakan departemen dan layanan, bekerja dengan personel, penentuan tujuan dan sasaran kegiatan, pengambilan keputusan, representasi perusahaan dalam hubungan dengan organisasi lain, kontrol atas tindakan pelaku, dll. Pelaksanaan fungsi di atas membutuhkan kualitas bisnis dan pribadi yang tinggi.

Kualitas penting dari seorang manajer adalah kemampuan untuk menanggapi perubahan yang terjadi di perusahaan dan di luarnya, seringkali dalam kondisi kekurangan informasi dan waktu. Dalam hal ini, ada risiko pengambilan keputusan yang salah.

Manajer beroperasi dalam kondisi di mana mereka terus-menerus merasakan tekanan dari pemilik, manajer puncak, bawahan, konsumen, mitra bisnis, dll. Akibatnya, banyak manajer mengalami stres, yang berdampak negatif pada efisiensi kerja mereka.

Alasan pekerjaan banyak pemimpin yang tidak memuaskan, terutama pemula, adalah ketidakmampuan untuk mengatur waktu. Manajer seperti itu berusaha untuk menyelesaikan semua tugas sendiri, tepat waktu untuk semua rapat, menerima semua pengunjung, mempelajari secara mendalam semua masalah perusahaan. Mereka adalah yang pertama tiba di tempat kerja dan yang terakhir pulang. Pada saat yang sama, banyak hal yang belum selesai. Ujung-ujungnya, efektifitas pekerjaannya minimal, ada perasaan tidak puas dengan dirinya sendiri, bawahan, ketidakpastian dalam kekuatan sendiri. Alasan untuk ini adalah ketidakmampuan untuk merencanakan pekerjaan.

Bagi seorang manajer yang kekurangan waktu untuk menyelesaikan masalah produksi, keuangan, sosial, dan lainnya, berikut ini tipikalnya:

Kecerobohan dalam penggunaan waktu kerja dan pengembangan yang buruk dari bidang kegiatan utama;

Gugup, tergesa-gesa dan kebingungan dalam tindakan;

Ketidaksabaran dalam mengambil keputusan dan dalam berurusan dengan rekan kerja dan bawahan;

Tingkat pembagian kerja manajerial yang tidak memadai di departemen dan tingkat pendelegasian fungsi dan tanggung jawab yang rendah kepada bawahan;

Kurangnya ketertiban di tempat kerja;

Redundansi dan pekerjaan yang tidak sistematis dengan dokumen dan korespondensi yang masuk;

Menggunakan prinsip "apa yang saya tidak punya waktu di tempat kerja - saya akan menyelesaikannya di rumah."

Studi domestik, yang menentukan alasan utama kelebihan manajer tingkat atas dan menengah dan alasan penggunaan waktu kerja yang tidak efisien, menunjukkan hasil berikut (dalam urutan kepentingannya):

Kualifikasi personel manajerial yang tidak memadai - 66%;

Disorganisasi informasi - 50%;

Rendahnya tingkat mekanisasi tenaga kerja dalam manajemen - 50%;

Disorganisasi proses produksi - 32%;

Pembagian hak dan kewajiban yang kabur - 30%;

Sejumlah besar pertemuan -28%.

Analisis penggunaan waktu kerja oleh pemimpin rumah tangga menunjukkan hal berikut: durasi waktu kerja melebihi norma 3 jam, sedangkan pekerjaan yang bermanfaat hanya 5-6 jam; wakil direktur akan "memproses" selama 2-3 jam, dan pekerjaan yang bermanfaat, masing-masing, adalah 5 dan 6 jam. Kepala departemen menggunakan waktu dengan cara yang sama seperti para spesialis utama. Ketika kita berbicara tentang pekerjaan yang bermanfaat, yang kita maksud adalah daftar pekerjaan, aktivitas, pengambilan keputusan, dll., yang hanya berada dalam kompetensi para manajer ini.

Waktu adalah salah satu sumber daya yang tidak dapat diperbarui. Kurangnya waktu untuk menyelesaikan tugas yang diberikan menyebabkan perpanjangan hari kerja yang dibuat-buat, penggunaannya yang tidak rasional. Kurangnya waktu adalah hasil dari kurangnya kejelasan, perencanaan dan pengorganisasian pekerjaan manajer. Telah ditetapkan bahwa percakapan telepon tiga menit yang tidak terduga sering menyebabkan hilangnya 15-20 menit, yang diperlukan untuk berkonsentrasi lagi dan melanjutkan kinerja awal.

Kemampuan untuk menggunakan waktu kerja dengan bijaksana dan rasional, terus-menerus meningkatkan proses perencanaannya adalah tanda pemimpin yang terorganisir. Perencanaan waktu kerja cukup sering dipahami sebagai daftar sederhana urusan saat ini untuk hari berikutnya. Mempertimbangkan hanya daftar pekerjaan dan tidak mengetahui durasinya, dalam praktiknya, paling banter, mereka terbatas pada upaya untuk memperkirakan volume pekerjaan di masa depan tanpa menganalisis anggaran waktu. Tetapi memperhitungkan pengeluaran waktu kerja dari semua jenis pekerjaan memungkinkan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang beban.

Masalah penggunaan waktu kerja yang efektif dan perencanaannya relevan bagi manajer di tingkat mana pun.

Untuk para pemimpin tingkat organisasi tertinggi - ketua dewan, presiden, wakil presiden perusahaan, ada ritme yang sangat intens dan sejumlah besar pekerjaan, yang ditentukan sebelumnya oleh kekhasan tugas, perubahan eksternal dan lingkungan internal organisasi. Seorang pemimpin tingkat ini tidak dapat memastikan kebenaran keputusan yang dibuat, karena organisasi terus beroperasi, dan lingkungan eksternal dan internal terus berubah, yaitu, selalu ada risiko membuat kesalahan. Studi telah menunjukkan bahwa minggu kerja manajemen senior berlangsung 60-80 jam per minggu dan dihabiskan untuk:

Rapat terjadwal, rapat - 50%.

Rapat tidak terjadwal - 10%.

Bekerja dengan dokumen - 22%.

Perjalanan, survei - 3%.

Berbicara di telepon - 6%.

Manajer menengah, yang bertanggung jawab untuk menjalankan organisasi sehari-hari, bertindak sebagai penyangga antara manajer atas dan bawah. Mereka menyiapkan informasi yang menjadi dasar keputusan manajer senior, dan memberikan perintah dan tugas kompetitif kepada manajer lini dan spesialis.

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa manajer tingkat menengah menghabiskan sekitar 89% waktu mereka untuk berkomunikasi dengan bawahan dan karyawan mereka. Ada ide lain, yang menurutnya rata-rata manajer hanya tinggal sendirian hingga 34% dari waktu kerjanya.

Menggambarkan pekerjaan manajer tingkat bawah, perlu dicatat bahwa pekerjaan mereka intens dan diisi dengan istirahat yang sering, transisi dari pemecahan satu masalah ke masalah lainnya. Durasi rata-rata satu tugas adalah sekitar 48 detik.

Waktu penyelesaian untuk keputusan juga singkat. Mereka hampir selalu terjual habis dalam waktu kurang dari dua minggu.

Di Amerika Serikat, lebih dari seribu manajer senior dan menengah diwawancarai. Hasilnya ternyata seperti ini: dari setiap seratus manajer, hanya satu yang memiliki waktu kerja yang cukup untuk menyelesaikan semua masalah; sepuluh membutuhkan 10% lebih banyak waktu, empat puluh membutuhkan 25% lebih banyak waktu, dan yang lainnya membutuhkan 50% lebih banyak waktu.

Efisiensi waktu tidak berarti bahwa hari kerja sudah dipesan sebelumnya hingga menit terakhir. Efisiensi seperti itu dalam hal pekerjaan yang fleksibel dan bergerak akan menjadi tidak masuk akal. Pada saat yang sama, efisiensi tidak berarti "memperas keringat". Sebaliknya, efisiensi dikaitkan dengan kontinuitas, yang memungkinkan permulaan yang direncanakan dalam penggunaan waktu dan memberikan kesempatan untuk bersantai setelah bekerja, untuk mengumpulkan kekuatan untuk keberhasilan kelanjutan kegiatan.

Penting untuk merencanakan waktu kerja pribadi kepala dengan cara yang sama seperti semua kegiatan lain dari organisasi dan sumber dayanya.

Perencanaan dirancang untuk memastikan penggunaan rasional dari sumber daya yang paling berharga - waktu. Semakin baik waktu didistribusikan (yaitu, direncanakan), semakin baik dapat digunakan untuk kepentingan pribadi dan profesional pemimpin. Perencanaan sebagai bagian yang tidak terpisahkan organisasi rasional Pekerjaan pribadi manajer berarti persiapan untuk realisasi tujuan dan penataan waktu. Merencanakan pekerjaan sehari-hari, tugas dan hasil jangka menengah dan panjang memungkinkan tidak hanya penggunaan waktu yang rasional, tetapi juga untuk mencapai kesuksesan dan percaya diri.

Sama seperti sebuah organisasi merencanakan strateginya, setiap orang harus berpikir ke depan dan tidak menyerah pada jalannya peristiwa.

Keuntungan utama dari penjadwalan kerja adalah menghasilkan penghematan waktu yang signifikan secara keseluruhan.

Ada waktu optimal yang dihabiskan untuk perencanaan, setelah itu peningkatan waktu perencanaan berikutnya menjadi tidak efektif dari total periode perencanaan (tahun, bulan, minggu, hari). Optimal ini tidak boleh lebih dari 1%.

Keberhasilan operasi organisasi hanya dimungkinkan dengan syarat bahwa perencanaan di dalamnya dilakukan dengan sengaja. Namun, kepemimpinan banyak organisasi, karena kepercayaan diri yang berlebihan, tidak memperhatikan pengembangan rencana dan karena itu terpaksa menggunakan manajemen "berkemauan keras", yang mengarah ke mode kerja darurat dan, akhirnya, dengan kualitas hasil yang diremehkan. Tujuan para pemimpin seperti itu cenderung berubah setiap hari, dan cara kerja mereka dengan jelas menunjukkan bagaimana tidak mengimplementasikan rencana tersebut.

Jika ada keyakinan bahwa masalah dipahami dengan baik dan cukup sederhana untuk dipecahkan tanpa menggunakan metode perencanaan formal, maka keadaan ini membenarkan keinginan untuk menghemat waktu dalam perencanaan dan menggunakannya untuk organisasi dan koordinasi. Oleh karena itu, beberapa organisasi dapat mencapai tingkat keberhasilan tertentu tanpa banyak upaya perencanaan formal. Apalagi hanya perencanaan dan rencana itu sendiri yang tidak menjamin kesuksesan. Namun, perencanaan formal dapat menciptakan sejumlah faktor yang berharga dan esensial bagi keberhasilan suatu organisasi.

Arti penting praktis dari perencanaan pekerjaan pribadi seorang manajer adalah sebagai berikut:

1. Jika paket pekerjaan memutuskan tugas spesifik dan ditujukan pada tujuan akhir kegiatan manajemen, maka rencana yang dirancang dengan baik memastikan pencapaiannya. Perencanaan menentukan apa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, berapa banyak dan mengapa diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, ini adalah sarana untuk menciptakan hubungan antara penetapan tujuan dan lainnya rencana lengkap implementasinya.

2. Perencanaan memungkinkan Anda menilai kemungkinan praktis untuk mencapai tujuan. Ini adalah satu-satunya cara untuk secara formal memprediksi masalah dan peluang di masa depan.

3. Perencanaan memudahkan untuk menemukan cara yang lebih baik dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Perencanaan menemukan dan menetapkan area masalah potensial dan konsekuensi yang tidak terduga.

5. Perencanaan memberikan dasar untuk memperkirakan biaya dan mengembangkan anggaran, jadwal dan sumber daya.

6. Perencanaan adalah dasar untuk pengendalian. Agar kontrol menjadi efektif, itu harus terkait erat dengan perencanaan. Koordinasi tersebut sangat penting untuk memastikan efektivitas proses manajemen secara keseluruhan. Metode kuantitatif yang efektif untuk implementasinya adalah penjadwalan, penjadwalan dan penganggaran.

7. Perencanaan membantu menentukan interaksi dan hubungan kerja yang tepat. Karena berfungsi untuk membentuk tujuan, ini membantu menciptakan kesatuan tujuan bersama dalam organisasi.

8. Perencanaan memungkinkan Anda untuk meramalkan keadaan yang harus diperhitungkan saat mencapai tujuan. Perencanaan formal membantu mengurangi risiko dalam proses pengambilan keputusan.

Berikut ini adalah komponen-komponen perencanaan.

Komponen pertama perencanaan adalah meningkatkan skala tugas, kompleksitasnya. Setiap pekerjaan yang dilakukan memberikan kontribusi partikelnya untuk pemecahan masalah, dan solusi dari setiap tugas untuk pencapaian tujuan organisasi.Rencana memusatkan semua keputusan yang dibuat mengenai pencapaian tujuan ini. Saat merencanakan, kami mencoba menjawab pertanyaan berikut:

Apa yang harus dilakukan?

Kapan itu akan dilakukan?

Siapa yang akan melakukannya?

Di mana itu akan dilakukan?

Apa yang dibutuhkan? dan sebagainya.

Kompleksitas menimbulkan kebutuhan akan spesialisasi, dan karena setiap spesialis "berbicara dalam bahasanya sendiri", bertanggung jawab atas bidang kehidupan organisasinya sendiri, memiliki sudut pandangnya sendiri, maka spesialisasi dapat menyebabkan pelanggaran tindakan terkoordinasi. . Oleh karena itu, perlu untuk menyatukan pendapat semua spesialis untuk mengoordinasikan tindakan mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Komponen kedua dari perencanaan adalah semakin pentingnya waktu. Jika suatu perusahaan akan mengatur produksi beberapa produk di depan para pesaingnya, maka ia harus berinvestasi dalam kerangka waktu yang sesuai yang disediakan dalam rencana.

Komponen ketiga dari perencanaan adalah sumber daya yang terbatas. Rencana tersebut harus dirancang sedemikian rupa sehingga penggunaan sumber daya yang terbatas menjadi optimal dan sumber daya tersebut dapat dimanuver.

Komponen keempat. Biaya, investasi modal dan profitabilitas mereka memainkan peran penting. Proyek tidak produktif sampai output direalisasikan. Oleh karena itu, perlu untuk meramalkan segala cara untuk mendapatkan keuntungan sedini mungkin. Keadaan ini sekali lagi menekankan perlunya ketaatan yang ketat terhadap rencana tersebut.

Komponen kelima. Sebagai akibat dari rumitnya tugas-tugas ekonomi, biaya produksi sebagai akibat dari kenaikan harga dan ketidakpastian situasi ekonomi, unsur risiko dalam pelaksanaan tujuan organisasi juga meningkat. Oleh karena itu, syarat pembiayaan rencana pelaksanaan tujuan organisasi bukan hanya sekedar rencana, melainkan rencana yang dapat dilaksanakan.

Komponen keenam. Proses pelaksanaan rencana, dan karenanya pencapaian tujuan organisasi, dipengaruhi oleh berbagai komponen. Dalam hal ini, perlu untuk mencegah konsekuensi yang tidak diinginkan dari situasi yang berubah terlebih dahulu. Perencanaan semacam itu digunakan untuk membuat keputusan dalam situasi yang tidak terduga. Perlu ditekankan bahwa perubahan dalam rencana dan analisis konsekuensi dari perubahan tersebut hanya mungkin jika rencana itu sendiri ada. Oleh karena itu, perencanaan pelaksanaan tujuan organisasi, kami meletakkan dasar untuk kontrol dan manajemen.

Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Kerja bagus ke situs">

Mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Lembaga Pendidikan Negara Federal

Tipe Profesional Menengah

Perguruan Tinggi Konstruksi Krasnoyarsk

Pekerjaan penelitian pendidikan

Merencanakan dan mengatur pekerjaan manajer

Krasnoyarsk 2008

1. Tujuan dan sasaran

2. Pendahuluan

3. Perencanaan

4. Fungsi perencanaan

5. karakteristik umum organisasi

6. Fungsi organisasi

7. Persyaratan untuk seorang manajer

8. Organisasi pekerjaan manajer

9. Fungsi pendidikan manajer

10. Fungsi manajerial manajer

11. Lampiran 1

12. Lampiran 2

13. Lampiran 3

14. Kesimpulan

15. Referensi

1. Tujuan dan sasaran

I Untuk memperkenalkan Anda dengan perencanaan dan pengorganisasian pekerjaan seorang manajer,

- Fungsi seorang manajer sebagai pemimpin tim

- Organisasi kerja manajer

- Rencana kerja manajer

- Persyaratan utama untuk pribadi - kualitas bisnis seorang manajer.

II Untuk membuktikan bahwa perencanaan mutu pekerjaan manajer merupakan tanggung jawab yang tinggi bagi organisasi

III Tunjukkan aktivitas seorang manajer dengan sebuah contoh.

Tugas:

I Mempelajari kegiatan seorang manajer dalam suatu organisasi

Apa peran seorang manajer?

Efektivitas organisasi manajer tenaga kerja

Kualitas bisnis seorang manajer

II Selidiki apa hasil peran seorang manajer dalam aktivitas profesional.

2. Pendahuluan

Tujuan perencanaan adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, terpenuhinya tugas-tugas yang ditetapkan. Oleh karena itu, rencana tersebut harus menyediakan mekanisme untuk adaptasi yang cepat dari keputusan yang direncanakan untuk situasi tertentu. Mekanisme seperti itu menyebabkan hubungan yang erat antara rencana jangka panjang dan jangka pendek.

Sebelum setiap organisasi harus menetapkan tujuan tertentu, untuk mencapai mana kegiatan mereka diarahkan. Tujuan tersebut dapat berupa: menghasilkan pendapatan, terlibat dalam kegiatan penting, menarik, menjanjikan, bergengsi, memperoleh yang diperlukan dan informasi berguna, memberikan kekuasaan, jaminan sosial, keamanan. Setiap organisasi mengharapkan karyawannya memiliki pengetahuan, kualifikasi, pengalaman, pengakuan atas tujuan dan nilai-nilai tertentu, partisipasi aktif dalam bisnis, ketekunan, tanggung jawab, disiplin, kepatuhan terhadap aturan dan norma perilaku yang ditetapkan.

Organisasi pekerjaan manajer. Agar manajer dapat merencanakan waktunya secara efektif, ia perlu mengetahui di mana dan untuk pekerjaan apa waktu kerja dan waktu tidak bekerja dihabiskan. Berkaitan dengan hal ini, disarankan bagi manajer untuk melakukan pengamatan khusus, untuk mempelajari sendiri waktu yang dihabiskannya selama hari, minggu, bulan.

Untuk organisasi rasional pekerjaannya, manajer harus dapat dengan jelas menentukan durasi setiap pekerjaan yang direncanakan, waktu mulai dan berakhirnya. Mulailah dengan rencana jangka panjang. Untuk melakukan ini, Anda harus membuat daftar pekerjaan yang paling penting untuk tahun, kuartal, bulan, dan kemudian mengatur tanggal mulai dan berakhir untuk pekerjaan ini.

Sangat penting untuk membuat rencana untuk hari itu secara tertulis. Ini memberikan pelepasan memori dan menciptakan motif yang baik untuk bekerja. Aktivitas bisnis manajer menjadi terarah dan terfokus pada kepatuhan yang ketat terhadap rencana yang dikembangkan. Selain itu, rencana yang dipikirkan dan ditetapkan di atas kertas kurang rentan terhadap berbagai gangguan.

Seorang manajer harus memiliki kefasihan bisnis. Tujuan utama dari pendahuluan adalah untuk mempengaruhi pemikiran pendengar, untuk membujuk mereka ke sudut pandang mereka. Berbicara dengan baik tidak hanya untuk menyajikan semua data yang tersedia, tetapi untuk menarik perhatian audiens sebanyak mungkin dan memenangkan mereka ke pihak Anda. Agar kinerja menjadi efektif, perlu persiapan yang matang untuk itu.

Manajer dalam kegiatannya sehari-hari harus secara sistematis mengunjungi tempat kerja untuk kontak langsung dengan bawahan dan memperoleh informasi yang diperlukan.

Hal terpenting dalam pekerjaan seorang manajer adalah kemampuan untuk mempengaruhi bawahan dan mengelolanya dengan baik.

Manajer harus fokus pada hasil pekerjaan, bukan proses.

Manajer perlu secara ketat mengikuti rutinitas sehari-hari, untuk dapat membedakan yang esensial dari yang sekunder. Beberapa manajer keliru, percaya bahwa mereka wajib hadir di semua negosiasi, diskusi, dan perayaan tanpa kecuali. Banyak acara dapat berhasil dilakukan oleh para deputi, dan manajer itu sendiri saat ini dapat melakukan pekerjaan sedemikian rupa sehingga dia tidak dapat mempercayakan kepada siapa pun. Waktu yang dibutuhkan dan lingkungan yang tenang sangat diinginkan bagi seorang manajer untuk memecahkan sebagian besar masalah.

Manajer harus menyapih bawahannya dari beralih kepadanya dengan setiap masalah mereka dan mengajari mereka untuk datang dengan solusi, saran, dan saran yang sudah jadi. Pendekatan ini tidak hanya akan menghemat waktu manajer, tetapi juga akan mendorong kemungkinan kreatif pekerja.

b Kompetensi

Keramahan

b Ketahanan stres

moralitas

b Keberanian dalam mengambil keputusan

1) Adanya pengetahuan umum di bidang manajemen perusahaan.

2) Kompetensi di bidang ekonomi dan teknologi produksi.

3) Kemampuan untuk mengendalikan situasi, mengambil inisiatif dan secara aktif mendistribusikan kembali sumber daya perusahaan di bidang kegiatan yang paling efisien.

4) Pengembangan, adopsi dan implementasi keputusan manajemen yang baik dan efektif berdasarkan kesepakatan dengan manajer dan bawahan yang lebih rendah.

5) Ketersediaan pengalaman dan pengetahuan praktis di bidang analisis situasi ekonomi di perusahaan.

6) Kemampuan menganalisis aktivitas dan tindakan perusahaan – pesaing.

3. Perencanaan

Perencanaan adalah pembentukan gambaran masa depan dalam pikiran subjek. Ini adalah prasyarat untuk implementasi tujuan. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang paling penting.

Tujuan perencanaan adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, terpenuhinya tugas-tugas yang ditetapkan. Oleh karena itu, rencana tersebut harus menyediakan mekanisme untuk adaptasi yang cepat dari keputusan yang direncanakan untuk situasi tertentu. Mekanisme seperti itu menyebabkan hubungan yang erat antara rencana jangka panjang dan jangka pendek.

Proses perencanaan setidaknya terdiri dari lima elemen.

Tahap pertama adalah peramalan. Peramalan mengacu pada pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang mencoba melihat ke masa depan. Ini termasuk analisis sistematis dari berbagai faktor tertentu untuk mengantisipasi peluang yang tersedia. Pada tahap ini, penilaian risiko diberikan. Jika manajer secara sistematis terlibat dalam peramalan, maka ramalan semacam itu akan membantu mengembangkan pendekatan yang masuk akal untuk semua rencana perusahaan. Peramalan menggunakan 3 dimensi (seberapa jauh ke depan kita mencoba untuk melihat?); arah (apa tren masa depan?); besarnya (berapa besar perubahannya?).

Tahap kedua adalah klarifikasi dan pemilihan opsi pengembangan. Dalam praktik manajemen, situasi yang membutuhkan satu-satunya pendekatan yang benar sangat jarang. Oleh karena itu, manajer harus penilaian kualitas alternatif, bandingkan mereka dalam hal profitabilitas, serta dengan bantuan sumber daya yang diperlukan dan pilih opsi yang paling cocok.

Tahap ketiga adalah perumusan tujuan. Bekerja di semua tingkat manajemen peraturan umum: setelah suatu tindakan telah diputuskan, tujuan yang jelas dan tenggat waktu untuk mencapainya harus ditetapkan (angka digunakan jika perlu, di mana mereka memfasilitasi proses pengambilan keputusan).

Tahap keempat adalah pengembangan program aksi dan penyusunan jadwal kerja. Program aksi adalah serangkaian tindakan yang akan datang yang direncanakan atau dipesan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama yang ditetapkan. Kompilasi program semacam itu dimulai dengan analisis tugas-tugas tertentu tanpa detail yang berlebihan. Semua detail dikerjakan kemudian dan diserahkan untuk dieksekusi, sebagai suatu peraturan, oleh manajer lini. Agar program menjadi efektif, perlu memprioritaskan pelaksanaan tugas-tugas ini. Selain itu, perlu untuk memilih mereka yang harus menerima prioritas sementara dalam pembiayaan.

Hal utama adalah urutan waktu program. Langkah pertama adalah mengidentifikasi jumlah waktu yang tersedia bagi manajer. Langkah selanjutnya - termasuk menentukan durasi setiap tahap.

Tahap kelima adalah pembentukan anggaran (budgeting). Ini sangat tonggak pencapaian, karena mencakup perkiraan biaya program dan alokasi semua sumber daya, terutama sumber daya keuangan. Anggaran dapat digunakan untuk mengontrol pelaksanaan rencana dan kualitas manajemen perusahaan.

Aturan perencanaan umum:

1. Perencanaan yang efektif harus dimulai dari atas. Semua rencana harus dikoordinasikan dan disepakati di tingkat manajemen senior. Namun keberhasilan tidak akan mungkin tercapai tanpa keterlibatan personel manajemen di tingkat yang lebih rendah.

2. perencanaan tidak bisa dibiarkan begitu saja. Nilai perencanaan terletak pada memiliki pendekatan sistematis untuk memecahkan masalah, mencegah kesulitan besok dan dalam mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang jangka panjang.

3. Perencanaan yang efektif membutuhkan informasi yang dapat dipercaya. Seringkali kualitas rencana secara langsung ditentukan oleh kualitas tempat analitis. Perencanaan dan pengumpulan informasi berkaitan erat. Perbandingan hasil aktual dengan rencana tahun-tahun sebelumnya menjadi dasar penyusunan rencana tahun depan, karena. tanpa memperhitungkan hasil seperti itu, rencana apa pun akan sia-sia. Implementasi rencana membutuhkan pemantauan terus-menerus, jika perlu - revisi dan penyesuaian.

4. untuk perencanaan yang efektif sangat penting faktor psikologi. Kontak yang sangat penting dan signifikan antara manajer dari berbagai tingkatan, antara manajemen dan karyawan perusahaan. Penting untuk mengupayakan komunikasi dan saling pengertian di antara orang-orang sebagai jaminan keberhasilan perencanaan.

Contoh perencanaan hari kerja orang yang berbeda. Lampiran 1 - rutinitas harian direktur perusahaan. Lampiran 2 - rutinitas harian seorang perawat. Dan Lampiran 3 - rutinitas harian atlet.

4. Fungsi perencanaan

Perencanaan didasarkan pada sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam proses pelaksanaannya.

Yang utama adalah partisipasi jumlah maksimum karyawan organisasi dalam mengerjakan rencana yang sudah ada pada tahap awal persiapannya. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa orang lebih mungkin dan lebih bersedia untuk melakukan tugas-tugas yang telah mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri daripada "diluncurkan dari atas", karena mereka lebih dekat dan lebih dapat dimengerti oleh mereka.

Prinsip lain dari perencanaan adalah kesinambungannya, karena sifatnya yang sesuai aktivitas ekonomi organisasi. Sesuai dengan itu, perencanaan tidak dilihat sebagai tindakan tunggal, tetapi sebagai proses yang terus berulang di mana semua rencana saat ini dikembangkan dengan mempertimbangkan pemenuhan masa lalu dan fakta bahwa mereka akan berfungsi sebagai dasar untuk perencanaan di masa depan. . Ini memastikan kesinambungan rencana tertentu.

Kesinambungan perencanaan memerlukan pemenuhan prinsip fleksibilitas, yang mengandung arti kebutuhan untuk menyesuaikan atau merevisi setiap saat keputusan yang dibuat sebelumnya sesuai dengan keadaan yang berubah. Untuk memastikan fleksibilitas, yang disebut bantal diletakkan dalam denah, yang memberikan kebebasan bermanuver dalam batas-batas tertentu.

Kesatuan dan keterkaitan bagian-bagian individu organisasi memerlukan ketaatan pada prinsip dalam merencanakan kegiatannya, harmonisasi rencana dalam bentuk koordinasi dan integrasi. Koordinasi dilakukan "horizontal", yaitu. antara departemen pada tingkat yang sama, dan integrasi - "secara vertikal", mis. antara unit yang lebih tinggi dan lebih rendah.

Prinsip penting dari perencanaan adalah ekonomi: biaya menyusun rencana kurang dari efek yang diperoleh setelah pelaksanaannya.

Prinsip lain dari perencanaan adalah penciptaan kondisi yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana.

Prinsip-prinsip yang tercantum di atas bersifat universal, cocok untuk berbagai level manajemen, pada saat yang sama, masing-masing dari mereka juga dapat menerapkan prinsip-prinsip spesifiknya sendiri.

Proses perencanaan di perusahaan Barat yang besar dilakukan oleh komite perencanaan, yang anggotanya biasanya adalah kepala departemen, serta departemen perencanaan dan struktur bidangnya. Kegiatan badan perencanaan dikoordinasikan oleh orang pertama organisasi atau wakilnya. Tugas badan perencanaan adalah menentukan unit mana yang akan berpartisipasi dalam implementasi tujuan organisasi tertentu, dalam bentuk apa ini akan terjadi, bagaimana sumber daya akan disediakan. Semua ini diformalkan dalam proyek indikator yang direncanakan, yang dikirim untuk dipertimbangkan oleh pelaksana masa depan. Yang terakhir, setelah membiasakan diri dengan mereka, membuat tambahan, koreksi, komentar mereka sendiri, yang dipertimbangkan dalam perencanaan organisasi.

Jika organisasi multi-level, perencanaan harus dilakukan secara simultan di semua level, karena mereka adalah satu keputusan perencanaan yang tidak independen dari yang lain.

Praktek menunjukkan bahwa di perusahaan-perusahaan Amerika, rencana disusun, sebagai suatu peraturan, di departemen produksi. Menurut beberapa data, sekitar 2/3 perusahaan Amerika merencanakan "dari bawah ke atas"; 1/3 - berdasarkan interaksi semua tingkat manajemen; tidak ada perencanaan top-down sama sekali.

Di perusahaan Inggris, pembentukan rencana di departemen produksi juga mendominasi, di mana rencana awal disiapkan. Departemen perencanaan perusahaan mengembangkan arahan yang masuk ke departemen perencanaan lini (unit produksi) untuk memperhitungkan kinerjanya dalam penyusunan rencana awal. Di sini, seperti halnya di perusahaan-perusahaan Amerika, perencanaan didasarkan pada prinsip "rencana kontraktor".

Di perusahaan Jepang, inovasi paling sering diperkenalkan dari atas ke bawah. Taktik kegiatan operasional biasanya dikembangkan oleh departemen manajemen personalia, dan pengambilan keputusan bersifat kelompok.

Tergantung pada kemampuan ekonomi organisasi, 3 pendekatan perencanaan dapat digunakan.

Jika sumber dayanya terbatas dan tidak ada yang baru diharapkan di masa depan, maka tujuan ditetapkan di tempat pertama, dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia dan tidak direvisi lebih lanjut, bahkan jika beberapa peluang yang menguntungkan muncul, karena mungkin tidak ada dana yang cukup untuk pelaksanaannya. Pendekatan ini digunakan terutama oleh organisasi kecil yang tujuan utamanya adalah bertahan hidup.

Perusahaan yang lebih kaya mampu mengubah rencana, beradaptasi dengan peluang baru, menarik dana tambahan untuk digunakan, kelebihan yang mereka miliki. Dengan demikian, rencana yang pernah dibuat tidak selalu tetap tidak berubah, tetapi dapat disesuaikan tergantung pada situasinya. Pendekatan perencanaan ini disebut adaptif.

Akhirnya, organisasi dengan sumber daya yang signifikan dapat menggunakan pendekatan pengoptimalan untuk perencanaan yang tidak didasarkan pada sumber daya, tetapi pada tujuan. Oleh karena itu, jika proyek diharapkan menguntungkan, tidak ada biaya yang dihemat.

Metode perencanaan berikut diketahui:

· Keseimbangan;

· Peraturan;

· Matematis.

Metode keseimbangan didasarkan pada hubungan timbal balik antara sumber daya yang akan dimiliki organisasi dan kebutuhannya dalam periode perencanaan. Mereka diimplementasikan melalui kompilasi keseimbangan sistemik: material, biaya dan tenaga kerja, yang pada gilirannya dapat dilaporkan, direncanakan dan diprediksi dalam hal cakrawala waktu, dan analitis dan bekerja dalam hal tujuan penciptaan.

Metode normatif terdiri dari fakta bahwa tarif biaya ditetapkan sebagai dasar untuk bangunan yang direncanakan untuk periode tertentu. berbagai sumber daya per unit produksi (bahan mentah, bahan, peralatan, jam kerja, Uang dll.). Norma yang digunakan dalam perencanaan dapat berupa alam, biaya dan waktu.

Metode matematika direduksi menjadi perhitungan optimasi berdasarkan berbagai jenis model. Model yang paling sederhana adalah statistik. Dengan bantuan model statistik, dimungkinkan untuk menentukan pendapatan masa depan berdasarkan investasi saat ini dan suku bunga yang diberikan, perhitungan keuangan lainnya dilakukan (di area perencanaan keuangan). Penggunaan berbagai metode memiliki keterbatasan, yang ditentukan oleh kurangnya waktu, birokrasi dan inersia pegawai.

Perencanaan jangka panjang dalam organisasi dibuat selama lebih dari satu tahun. Biasanya, kita sedang berbicara tentang perencanaan jangka menengah hingga lima tahun, namun, solusi dari banyak masalah utama yang dihadapi organisasi ketika menerapkan strategi tidak sesuai saat ini dan perlu untuk menyusun rencana jangka panjang, dan validitasnya mencapai 10 tahun atau lebih. Rencana jangka panjang biasanya dikembangkan dalam bentuk seperangkat tujuan, target program yang kompleks, rencana strategis, rencana bisnis.

Sebagai bagian dari perencanaan jangka panjang, rencana dibuat untuk:

– Pengembangan produk baru

– Pengurangan biaya

– Inovasi

– Pemasaran

– produksi

– Investasi

– Logistik

– Pengembangan sistem kontrol

– Keuangan

– perkembangan sosial.

Melalui rencana tersebut, berdasarkan prosedur standar, langkah-langkah yang akan diambil di masa depan untuk mencapai tujuan organisasi, pertama-tama, memperoleh volume produksi tertentu, keuntungan, dll., Ditentukan.

5. Tentangciri umum organisasi

Organisasi dipahami sebagai sekelompok orang yang disatukan oleh tujuan bersama dan berinteraksi untuk mencapainya. Organisasi mengubah, berdasarkan teknologi yang ada, material, tenaga kerja, informasi dan sumber keuangan dan dengan bantuan mereka memastikan pencapaian tujuan.

Pengenalan luas hubungan pasar mengarah pada penguatan peran organisasi dalam kehidupan masyarakat modern. Saat ini, dalam banyak kasus, orang menjalin hubungan ekonomi satu sama lain bukan dari nama sendiri tetapi sebagai perwakilan dari organisasi terkait. Mereka bisa menjadi pemilik, manajer, atau karyawan. Setelah penciptaan mereka, organisasi memperoleh tingkat independensi tertentu.

Sebelum setiap organisasi harus menetapkan tujuan tertentu, untuk mencapai mana kegiatan mereka diarahkan. Tujuan tersebut dapat berupa: menghasilkan pendapatan, terlibat dalam kegiatan penting, menarik, menjanjikan, bergengsi, memperoleh informasi yang diperlukan dan berguna, memberikan kekuatan, jaminan sosial, dan keamanan. Setiap organisasi mengharapkan karyawannya memiliki pengetahuan, kualifikasi, pengalaman, pengakuan atas tujuan dan nilai-nilai tertentu, partisipasi aktif dalam bisnis, ketekunan, tanggung jawab, disiplin, kepatuhan terhadap aturan dan norma perilaku yang ditetapkan. Organisasi merupakan kesatuan fungsi dan struktur.

Struktur organisasi:

1. Teknis - satu set objek dan proses material. (Tempat, peralatan, teknologi)

Sebagai aturan, struktur teknis tidak dapat diubah, i. dia tangguh. PADA organisasi produksi struktur teknis sangat menentukan komposisi profesional dan kualifikasi staf, mempengaruhi sifat dan isi pekerjaan pekerja, hubungan antara orang-orang.

2. Sosial - dibentuk oleh totalitas pesertanya sendiri dan hubungan di antara mereka.

Ini termasuk:

– Kelompok formal dan informal.

– Posisi.

– Pekerjaan dan hubungan pribadi.

– Nilai.

– Kode etik.

Semua elemen struktur sosial dapat berubah, dan oleh karena itu disebut "Lembut".

3. Sosioteknik - sekumpulan pekerjaan.

Struktur sosioteknik menyatukan pekerja secara spasial dan teknologi. Ini mengintegrasikan struktur sosial teknis dan fleksibel yang kaku.

Kegiatan organisasi tunduk pada sejumlah undang-undang, di antaranya adalah:

· Hukum sinergi - (Yunani - kerjasama, persemakmuran) menyatakan bahwa kemampuan suatu organisasi secara keseluruhan melebihi jumlah kemampuan masing-masing bagian. Akibatnya, ada keuntungan nyata dari asosiasi dalam organisasi bagi para anggotanya, menutupi kerugian yang terkait dengan membatasi independensi mereka.

· Hukum penjumlahan proses internal dan fungsi berlawanan arah. Misalnya divisi - asosiasi, spesialisasi - universalisasi, diferensiasi - integrasi, dan sebaliknya. Ini memungkinkan Anda untuk secara bersamaan menggunakan manfaat keduanya, oleh karena itu, secara signifikan meningkatkan peluang sosial.

Hukum kekekalan proporsionalitas. Hukum ketiga organisasi mengharuskan proporsionalitas dipertahankan antara itu dan bagian-bagiannya dalam semua kemungkinan perubahan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyadari peluang yang tersedia untuk tingkat yang lebih besar. Misalnya, dengan staf yang membengkak, karyawan berkeliaran dan saling mengganggu, sementara pada saat yang sama, dengan kekurangan staf, organisasi bahkan tidak dapat melakukan pekerjaan saat ini. Dalam kasus ini, kerugian ekonomi terjadi, yang, dengan pendekatan bisnis yang wajar, dapat dihindari.

Hukum komposisi. Hakikat hukum adalah bahwa berfungsinya semua bagian organisasi tanpa kecuali tunduk pada tujuan bersama. Tugas individu masing-masing ditentukan dan dirinci.

Hukum kekekalan proporsionalitas.

· Hukum pelestarian diri menunjukkan bahwa setiap organisasi berusaha untuk melestarikan dirinya sendiri secara keseluruhan. Ini membutuhkan sejumlah kondisi yang harus dipenuhi. Ini termasuk pencegahan guncangan serius yang dapat menyebabkan hilangnya stabilitas, misalnya konflik, penggantian tokoh-tokoh kunci, serta penghematan sumber daya, perluasan ruang lingkup kegiatan.

· Hukum komposisi - berfungsinya semua bagian organisasi, tanpa kecuali, tunduk pada tujuan bersama. Tugas individu masing-masing ditentukan dan dirinci.

· Hukum kesadaran menyatakan bahwa hanya anggota organisasi yang berpengetahuan luas yang dapat membuat keputusan yang bermakna dan efektif.

Hukum Keanekaragaman yang Diperlukan: Keberlanjutan suatu organisasi mensyaratkan bahwa ia memenuhi seperangkat minimum: berbagai macam kegiatan dan memiliki spesialis dari berbagai tingkat manajemen dan pelatihan.

Hukum ontogeni ( perkembangan individu, yang mencakup semua perubahan dari awal hingga akhir kehidupan), kehidupan organisasi mana pun terdiri dari tiga fase utama, yang saling menggantikan secara berurutan: pembentukan, pengembangan, dan pemusnahan. Tugas kepemimpinan adalah mempersingkat fase pertama sebanyak mungkin, memperpanjang fase kedua dan menunda permulaan fase ketiga.

Sangat menarik untuk mengklasifikasikan organisasi menurut sejumlah kriteria.

Berdasarkan klasifikasi yang diterima saat ini, jenis organisasi berikut dapat dibedakan:

– Menurut metode kemunculannya - alami dan buatan.

– Oleh status resmi- resmi dan tidak resmi.

– Berdasarkan sifat kontak internal - formal dan informal.

– Sehubungan dengan anggotanya - primer dan sekunder.

– Menurut kekhasan distribusi kekuasaan antara organisasi dan peserta - kesatuan dan pluralistik.

– Menurut fitur fungsi - mekanis dan organik.

– Untuk tujuan bisnis dan sosial.

Dari sudut pandang kejadian, organisasi alami dan buatan dibedakan.

Yang pertama tumbuh, seolah-olah sendiri dan fokus pada pemecahan masalah mereka sendiri (klub minat). Berdasarkan ini, struktur mereka terbentuk dan sumber daya didistribusikan. Organisasi semacam itu bersifat independen dan fleksibel. Koordinasi tindakan para peserta didasarkan pada: kesepakatan bersama. Ini membantu mereka beradaptasi dengan perubahan dan membuat mereka lebih tangguh.

Organisasi buatan (misalnya, kementerian) dibuat sesuai dengan rencana khusus untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dari luar. Yang terakhir menentukan struktur mereka. Koordinasi menyediakan satu pusat. Penentuan tujuan dan struktur sebelumnya mengarah pada fakta bahwa dalam praktiknya organisasi seperti itu, meskipun stabil dan dapat diprediksi, tetapi cukup fleksibel, tidak beradaptasi dengan baik terhadap perubahan.

Organisasi yang muncul secara alami biasanya informal pada awalnya; secara hukum ilegal. Komunikasi antara peserta mereka bersifat informal. Seiring waktu, organisasi semacam itu dalam banyak kasus memperoleh status resmi, sistem norma dan peraturan internal dan, dengan demikian, diformalkan. Dan dalam perut organisasi resmi, kelompok informal muncul dan hubungan informal berkembang. Organisasi formal dan informal (informal) bersama-sama membentuk satu kesatuan yang nyata. Batas-batas organisasi formal dan tim informal paling sering tidak sesuai, karena beberapa karyawan mungkin tidak diterima dalam tim tersebut atau, atas inisiatif mereka sendiri, tetap independen.

Sebagai aturan, tidak ada organisasi yang bisa hanya formal atau informal saja - ini adalah bentuk ekstremnya, tetapi sebenarnya mengandung elemen tersebut dan elemen lainnya. Tergantung pada situasinya, proporsi hubungan formal dan informal terus berfluktuasi. Salah satu bagian dari organisasi berfungsi berdasarkan prinsip-prinsip formal yang dominan, seperti akuntansi; yang lain - informal: ilmiah, pemasaran dan unit lainnya. Dari sudut pandang karakteristik hubungan dengan peserta, di satu sisi, organisasi kesatuan dan pluralistik dibedakan, dan di sisi lain, primer dan sekunder.

Organisasi kesatuan (lat. - kesatuan) adalah tim erat yang bekerja untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dari luar. Persatuan, arah tindakan dan disiplin dipertahankan di sini dengan bantuan kekuatan keras, penindasan inisiatif, pembatasan kebebasan rakyat. Organisasi kesatuan biasanya utama dalam kaitannya dengan anggotanya. Keutamaan berarti bahwa organisasi untuk orang-orang yang disatukannya bertindak sebagai sesuatu yang eksternal, muncul dan ada secara independen dari mereka. Karena termasuk dalam organisasi yang sudah ada, orang-orang mengakui supremasinya atas diri mereka sendiri, ketidakmungkinan mempengaruhi solusi masalah mendasar, dan mematuhi persyaratannya.

Organisasi pluralistik (lat - jamak) - asosiasi sukarela dari para peserta yang tertarik pada keuntungan mereka sendiri, dicapai melalui yang umum. Oleh karena itu, dalam kerangka kerja mereka, terutama ada interaksi berdasarkan perjanjian dan kesepakatan, dan kekuasaan digunakan untuk mengoordinasikan kegiatan peserta independen. Organisasi semacam itu biasanya sekunder, mis. diciptakan oleh para peserta sendiri, yang menganugerahinya aturan tertentu dan sumber daya. Organisasi-organisasi ini ada baik korporat maupun asosiatif.

Ke organisasi perusahaan termasuk mereka yang anggotanya rela mengorbankan sementara kemerdekaan mereka untuk mencapai tujuan mereka. Organisasi menyelaraskan tujuan individu mereka dan berkontribusi pada realisasinya dengan tunduk pada tujuan bersama, yang secara formal bertindak sebagai tujuannya. Contoh organisasi semacam itu adalah perusahaan saham gabungan. Organisasi tipe asosiatif diciptakan oleh peserta untuk koordinasi kegiatan sehari-hari tanpa kehilangan atau kemandirian.

Berdasarkan karakteristik interaksi individu elemen organisasi dibagi menjadi mekanik dan organik.

Organisasi mekanis dicirikan oleh batas-batas yang tidak dapat diganggu gugat, dominasi ikatan "vertikal" yang kaku, sifat resmi hubungan, regulasi komprehensif, dan pemrograman kegiatan. semua organisasi semacam itu adalah perusahaan negara serta perusahaan besar dan menengah.

Organisasi organik dicirikan oleh: batas-batas yang kabur, independensi yang signifikan dari hubungan individu, spesialisasi mereka yang luas, kebebasan untuk memilih opsi untuk kegiatan, evaluasi hasilnya berdasarkan efek pasar nyata, dan indikator yang tidak ditetapkan secara terpusat, dominasi hubungan informal. Organisasi semacam itu lebih baik berinteraksi secara mekanis dengan lingkungan dan beradaptasi dengan perubahan konstan di dalamnya. Biasanya mereka dikaitkan dengan penelitian ilmiah, pengembangan, implementasi hasil mereka dalam praktik.

Organisasi dapat dibagi sesuai dengan tujuan yang ditetapkan untuk mereka. Dalam hal ini, ada organisasi bisnis dan publik. Organisasi bisnis memberikan kepuasan kebutuhan akan berbagai barang dan jasa. Organisasi publik dirancang untuk memenuhi kebutuhan anggotanya akan bantuan timbal balik, komunikasi, ekspresi diri.

Efisiensi jenis yang berbeda organisasi ditentukan oleh seberapa besar kontribusinya terhadap pencapaian tujuan yang bermanfaat sambil meminimalkan biaya dan berbagai jenis dampak buruk.

Sebuah organisasi dicirikan oleh enam fitur utama:

1) Adanya tujuan - memberi arti pada keberadaan organisasi apa pun, tanpa tujuan tidak akan ada organisasi. Paling sering, tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang termasuk di dalamnya.

2) Isolasi dari lingkungan - dimanifestasikan dalam isolasi proses internal dan adanya batas yang memisahkannya dari lingkungan eksternal.

3) Hubungan bagian-bagian individu - koneksi ini dapat berupa ekonomi, manajerial, sosial, informasi, teknologi, dll.

4) Kemampuan untuk mengatur diri sendiri dengan bantuan pusat intra-organisasi - melibatkan solusi independen dari masalah tertentu kehidupan batin dan kemampuan untuk menerapkan perintah eksternal, dengan mempertimbangkan keadaan tertentu. Regulasi semacam itu dilakukan oleh pusat intra-organisasi, yang mengoordinasikan kegiatan para peserta, memberi mereka integrasi, kesatuan, dan integritas organisasi. Pusat semacam itu dapat berupa dewan direksi, kelompok inisiatif, atau individu.

5) Budaya organisasi- kesatuan norma perilaku dan nilai-nilai tim, di satu sisi, dan elemen material yang sesuai, di sisi lain.

6) Ketahanan terhadap gangguan eksternal dan internal - kemampuan untuk berfungsi dan berkembang dalam kondisi pengaruh gangguan eksternal dan internal dengan tetap menjaga keseimbangan. Keberlanjutan mengacu pada struktur organisasi dan fungsinya.

6 . Fungsi organisasi

Organisasi sebagai fungsi manajemen menyediakan perampingan kegiatan teknis, ekonomi, sosial-psikologis dan hukum dari setiap perusahaan. Fungsi organisasi ditujukan untuk mengatur kegiatan para manajer dan pelaksana. Organisasi menyediakan adanya tanggung jawab dan wewenang, serta kemampuan untuk mendelegasikannya.

Aspek penting dari organisasi sebagai fungsi manajemen adalah membangun organisasi, yang melibatkan penciptaan aparat manajemen yang, secara maksimal, sesuai dengan rencana strategis organisasi dan memastikan interaksi yang efektif dengan lingkungan serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ketika membangun aparatur manajemen, seseorang harus mempertimbangkan secara spesifik kegiatan divisi perusahaan tertentu, subordinasi dan keterkaitannya, yang dinyatakan dalam pilihan jenis struktur organisasi untuk mengelola perusahaan tertentu. Berikut adalah jenis-jenis struktur manajemen organisasi:

– Linier

– fungsional

– Gabungan

– sistem manajemen proyek

– matriks

Struktur manajemen linier dicirikan oleh fakta bahwa di kepala setiap unit adalah seorang manajer tunggal yang menjalankan kepemimpinan tunggal karyawan bawahan dan memusatkan semua fungsi manajemen di tangannya. Ini didasarkan pada pembagian vertikal kerja manajerial dan mengarah ke manajemen berdasarkan tingkat dan memungkinkan Anda untuk dengan cepat membuat keputusan dan memastikan penerapannya tanpa menggunakan sistem insentif. Struktur manajemen linier memiliki sejumlah kelemahan: kompetensi yang tidak memadai dari beberapa manajer, subjektivitas dalam pengambilan keputusan, tidak selalu pemilihan personel yang objektif.

Struktur fungsional manajemen melibatkan spesialisasi kinerja fungsi manajemen individu. Untuk pelaksanaan fungsi tersebut, unit khusus (atau pemain individu) dialokasikan. Organisasi fungsional manajemen didasarkan pada pembagian horizontal kerja manajerial, yang melibatkan pembagian sejumlah besar pekerjaan menjadi bagian-bagian yang terpisah.

Keuntungan dari manajemen fungsional adalah dalam solusi yang lebih lengkap dari masalah khusus. Kerugian utama dari struktur manajemen fungsional adalah sedikit penurunan tanggung jawab para pelaku untuk pekerjaan itu, karena setiap pelaku menerima instruksi (kadang-kadang bertentangan) dari sejumlah manajer.

Struktur manajemen gabungan (linier-fungsional) sebagian besar dapat menghilangkan kekurangan dari manajemen linier dan fungsional. Kekhususan sistem kontrol gabungan adalah pembuatan layanan fungsional untuk persiapan data bagi manajer lini untuk memecahkan masalah produksi dan manajemen yang muncul secara kompeten.

Sistem manajemen proyek digunakan di perusahaan-perusahaan di mana sering dilakukan restrukturisasi aparatur manajemen sehubungan dengan pengenalan peralatan dan teknologi baru. Untuk membiayai pembaruan teknis, badan manajemen dibuat untuk jangka waktu tertentu, yang mengatur dan mengontrol pelaksanaan seluruh proyek untuk pengembangan teknologi baru, termasuk modernisasi peralatan, pelatihan personel, logistik, dll. Sebagai aturan, sistem kontrol seperti itu, setelah menyelesaikan tugas yang diberikan padanya, dihilangkan atau diubah secara signifikan.

Struktur manajemen matriks biasanya dibuat untuk lini tertentu untuk memastikan pelaksanaan program yang ditargetkan luar biasa. Struktur ini didasarkan pada kombinasi struktur linier manajemen dan manajemen proyek.

Untuk implementasi yang efektif dari fungsi departemen dan spesialis individu dan pemain, perlu mempertimbangkan persyaratan prinsip-prinsip organisasi:

· Sasaran. Organisasi dan unit individunya bekerja untuk mencapai tujuan bersama.

· Elastisitas organisasi. Ketika mendefinisikan tugas dan tanggung jawab, harus ditetapkan secara optimal antara kebebasan bertindak masing-masing karyawan dan peraturan administratif.

· Keberlanjutan. Sistem kontrol harus dibangun sedemikian rupa sehingga elemen-elemennya tidak mengalami perubahan mendasar di bawah pengaruh lingkungan eksternal dan internal.

· Perbaikan terus-menerus. Sistematis pekerjaan organisasi untuk meningkatkan proses pengorganisasian dan implementasi keputusan.

· Subordinasi langsung. Setiap karyawan harus memiliki satu bos.

· Ruang lingkup kendali. Manajer memenuhi syarat untuk mengawasi pekerjaan sejumlah bawahan.

· Tanggung jawab tanpa syarat. Manajer selalu bertanggung jawab atas tindakan bawahannya.

· Proporsionalitas tanggung jawab terhadap kekuasaan yang diberikan.

· Pengecualian. Keputusan yang bersifat berulang direduksi menjadi keputusan rutin, yang pelaksanaannya dipercayakan kepada tingkat manajemen yang lebih rendah.

· Prioritas fitur. Fungsi manajerial memunculkan badan pengatur, dan bukan sebaliknya.

Untuk meningkatkan efisiensi kegiatan produksi para manajer, perlu ditentukan norma-norma keterkelolaan, yaitu. menghitung jumlah bawahan yang dapat dikelola secara rasional oleh seorang manajer. Kebutuhan untuk menentukan standar pengelolaan juga disebabkan oleh fakta bahwa tenaga kerja digunakan untuk menciptakan produk-produk modern berkualitas tinggi. jumlah yang besar orang dan satu orang tidak dapat merencanakan, mengatur dan mengendalikan kegiatan mereka. Dalam hal ini, manajer membentuk tingkat manajemen hierarkis, yang menegaskan sejumlah masalah.

Pertama, ada kebutuhan untuk meningkatkan biaya manajemen, yang dihabiskan untuk membangun hubungan horizontal dan vertikal dan untuk mengoordinasikan kegiatan berbagai tingkat manajemen.

Kedua, hilangnya dan distorsi informasi meningkat ketika informasi tersebut dipindahkan dari satu tingkat ke tingkat lainnya.

Ketiga, waktu untuk membuat keputusan manajerial, mengorganisir pelaksanaannya dan memantau pelaksanaannya semakin meningkat.

Dengan demikian, masalah biaya tingkat pengendalian kumulatif muncul, yang menimbulkan pertanyaan tentang berapa banyak bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang manajer.

Jawaban paling tradisional untuk pertanyaan tentang pengendalian atau jangkauan kendali adalah sebagai berikut:

· Dari empat hingga delapan orang (untuk manajemen tingkat atas);

· Dari delapan hingga enam belas orang (untuk manajemen tingkat menengah ke bawah).

Terlalu banyak pengendalian dapat menyebabkan masalah yang sulit. Jika rentang pengelolaan tidak dibatasi dengan benar, akan ada kebingungan dan pengaturan ulang dalam pekerjaan manajer.

7. Persyaratan untuk seorang manajer

Dalam beberapa tahun terakhir, metode manajemen baru telah diperkenalkan secara luas, menempatkan tuntutan yang meningkat pada manajer.

Manajer adalah anggota organisasi yang mengelola orang, menentukan tujuan kegiatan, dan membuat keputusan manajemen.

Manajer adalah subjek aktivitas manajerial dan memainkan tiga kelompok peran dalam organisasi:

1) Manajer bertindak sebagai pemimpin yang membentuk hubungan di dalam dan di luar perusahaan, memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan, mengoordinasikan upaya bawahannya dan bertindak sebagai perwakilan perusahaan. Manajer harus memainkan peran sebagai pemimpin, pemimpin bagi semua bawahannya. Peran ini ditentukan tidak hanya oleh posisi dalam hierarki manajemen, tetapi juga oleh jenis hubungan khusus dengan bawahan, serta gaya kepemimpinan.

2) Peran informasi. Manajer mengumpulkan informasi tentang internal dan lingkungan luar, mendistribusikannya dalam bentuk fakta dan peraturan dan menjelaskan kebijakan dan tujuan utama perusahaan. Menjadi "pengubah" informasi adalah peran penting kedua seorang manajer. Peran ini sesuai dengan posisi manajer dalam suatu perusahaan dan terdiri dari proses kreatif yang kompleks untuk mengubah berbagai informasi yang diterima.

3) Peran dalam pengembangan dan implementasi keputusan manajemen. Manajer menentukan arah dan prospek pengembangan perusahaan, memutuskan distribusi sumber daya yang tersedia, membuat penyesuaian operasional terhadap rencana, dll. Dengan demikian, peran lain seorang manajer dalam suatu organisasi adalah pengembangan, adopsi, dan implementasi keputusan manajerial. Melakukan peran ini, manajer mengatur pekerjaan untuk memilih cara yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Persyaratan untuk seorang manajer bisnis adalah:

7) Tersedianya pengetahuan umum di bidang manajemen perusahaan.

8) Kompetensi di bidang ekonomi dan teknologi produksi.

9) Kemampuan untuk mengendalikan situasi, mengambil inisiatif dan secara aktif mendistribusikan kembali sumber daya perusahaan di bidang kegiatan yang paling efisien.

10) Pengembangan, adopsi dan implementasi keputusan manajemen yang baik dan efektif berdasarkan kesepakatan dengan manajer dan bawahan yang lebih rendah.

11) Ketersediaan pengalaman dan pengetahuan praktis di bidang analisis situasi ekonomi di perusahaan.

12) Kemampuan menganalisis aktivitas dan tindakan perusahaan – pesaing.

Namun, persyaratan paling penting bagi seorang manajer di tingkat mana pun adalah kemampuan untuk mengelola orang. Keterampilan ini meliputi:

Pengetahuan dalam kesempurnaan bawahan langsung mereka, kemampuan dan kapabilitas mereka untuk melakukan pekerjaan khusus yang ditugaskan kepada mereka.

Pengetahuan tentang kondisi yang mengikat perusahaan dan karyawan, melindungi kepentingan keduanya secara adil.

Penghapusan pekerja yang tidak mampu untuk menjaga kesatuan dan kejelasan fungsi perusahaan.

Keberhasilan pekerjaan seorang manajer sangat tergantung pada kemampuannya, kualitas bisnis pribadi, dan pengalamannya. Seiring dengan kualitas pribadi dan bisnis, keberhasilan pekerjaan seorang manajer sangat tergantung pada pengalamannya, yang dipahami sebagai pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan manajerial. Keterampilan profesional seorang manajer tumbuh, sebagai suatu peraturan, seiring dengan lamanya pekerjaannya. Namun, pernyataan ini benar ketika, dalam proses kegiatan praktis, manajer harus memecahkan masalah baru, yaitu. bekerja secara kreatif. Kemampuan seorang manajer untuk memecahkan masalah secara kreatif memungkinkan dia untuk bekerja secara efektif dalam situasi ketidakpastian yang cukup sering muncul dalam kondisi modern di perusahaan.

Manajer perusahaan harus mempertimbangkan dampaknya terhadap kegiatan produksi yang disebut faktor pribadi, yang meliputi:

· Keinginan untuk meningkatkan posisi seseorang

· Ingin menambah penghasilan

· Risiko bahwa sebagai akibat dari partisipasi dalam proses perubahan, seseorang dapat menderita kerugian atau sangat Resort terakhir bahkan kehilangan pekerjaanmu

· Sikap negatif untuk berubah jika, menurut pendapat satu orang atau orang lain, struktur dengan status istimewa muncul sebagai akibatnya

· Takut salah mengambil keputusan

· Keengganan untuk mengambil tanggung jawab dan mengambil inisiatif.

Tuntutan serius sedang dibuat pada kompetensi profesional manajer. Yang paling penting dari mereka:

l Memahami sifat pekerjaan manajerial dan proses manajemen

b. Kompetensi profesional

o Pengetahuan tentang tanggung jawab pekerjaan

o Kemampuan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memproses informasi

l Keterampilan organisasi

l Berpikir kreatif

b. akhlak yang luhur

Organisasi kerja kepala

Struktur waktu kerja, %
	mandor	Kepala Departemen	Direktur
pekerjaan operasional
Rapat, rapat
Pekerjaan email, panggilan telepon
Tetap bersama bos
Pekerjaan sosial
Pengarahan percakapan
Pekerjaan lain

Tanda-tanda keanggunan

	Putih, biru, merah muda, gading	Warna apapun		Untuk mencocokkan dasi
biru laut	Putih, pink muda, gading	Merah hitam
biru tua	Putih, gading	Burgundy, abu-abu-merah	Hitam, coklat tua	Abu-abu, Bordeaux
Abu-abu gelap		Putih-merah-biru		Biru tua, merah marun
hijau tua	Gading, merah muda muda	Merah-hijau-coklat	Cokelat	Cokelat
Pasir	Biru muda, merah muda	biru tua	Coklat muda	biru muda
Coklat muda	Putih, merah muda, tembakau	Hijau, merah anggur, merah-hitam	Merah-coklat, kopi
Coklat tua	Putih, krem, merah muda muda	Hijau-coklat, merah-hitam	Cokelat	Kopi, Bordeaux
		Perak abu-abu, merah hitam		Berasap, hitam, ungu tua

Kualitas yang harus dimiliki seorang manajer:

b Kompetensi

Keramahan

b Ketahanan stres

moralitas

o Kemampuan untuk memecahkan masalah secara kreatif

b Keberanian dalam mengambil keputusan

Pola perilaku manajer:

· Memecahkan masalah sendiri, menggunakan informasi yang tersedia.

· Meminta informasi yang diperlukan dari bawahan dan secara mandiri memecahkan masalah.

· Membahas masalah dengan bawahan dan membuat keputusan independen.

· Membahas masalah dengan bawahan dan memilih solusi yang disepakati bersama.

· Mempercayakan solusi masalah kepada bawahan, memberi mereka informasi yang diperlukan.

· Mempercayakan pencarian informasi dan pemecahan masalah kepada bawahan.

Gaya Kontrol:

· Kompromi

· Demokratis

· Disorganisasi

8 . Organisasi kerja manajer

Konsep organisasi tenaga kerja seorang manajer meliputi: akuntansi dan analisis biaya waktu kerja dan non-kerja, pekerjaan perencanaan dan waktu yang dihabiskan untuk pelaksanaannya, pengembangan dan adopsi keputusan manajerial, persiapan dan penyelenggaraan rapat kantor, organisasi pekerjaan, perbaikan kondisi kerja, pelatihan lanjutan.

Meningkatkan organisasi tenaga kerja manajer menyiratkan ketaatan yang ketat terhadap prinsip-prinsip organisasi ilmiah tenaga kerja personel manajerial. Prinsip-prinsip tersebut meliputi spesialisasi, proporsionalitas, aliran langsung, kontinuitas, ritme, pendekatan yang sistematis dan terpadu.

Prinsip spesialisasi menyiratkan pembagian kerja yang mendalam dalam aparatur manajemen untuk memusatkan pekerjaan homogen individu dalam unit fungsional tertentu.

Prinsip proporsionalitas mengatur untuk memperhatikan rasio tertentu (dalam jumlah personel manajerial, kualifikasi karyawan) antara berbagai bagian(tautan) aparatur pengelola agar fungsi dan prosedurnya dapat dilaksanakan tepat waktu dan berkualitas, serta selaras satu sama lain tanpa hambatan dan penyerangan.

Prinsip keterusterangan membutuhkan, ketika mengatur proses kerja, pengembangan jalur terpendek untuk pergerakan informasi dan dokumentasi dari tempat asal ke tempat penggunaan.

Prinsip kesinambungan menyediakan minimalisasi berbagai gangguan teknologi dalam proses manajemen. Penerapan prinsip ini berarti, pertama-tama, mengurangi hilangnya waktu kerja karyawan.

Prinsip ritme dalam kaitannya dengan peralatan kontrol berarti persyaratan untuk pekerjaan seragam dari semua tautannya, subordinasi seluruh proses kerja ke rezim terencana tertentu, yang ditetapkan oleh perencanaan dan dokumen teknologi.

Prinsip pendekatan sistematis dan terpadu untuk mempelajari aktivitas kerja pekerja manajerial dan, pertama-tama, manajer, memerlukan keterlibatan berbagai spesialis di berbagai bidang dalam studi masalah organisasi - ekonom, psikolog, sosiolog , pengacara, ahli fisiologi, dll.

Agar manajer dapat merencanakan waktunya secara efektif, ia perlu mengetahui di mana dan untuk pekerjaan apa waktu kerja dan waktu tidak bekerja dihabiskan. Berkaitan dengan hal ini, disarankan bagi manajer untuk melakukan pengamatan khusus, untuk mempelajari sendiri waktu yang dihabiskannya selama hari, minggu, bulan.

Keberhasilan aktivitas manajer perusahaan tidak hanya bergantung pada kondisi material dan teknis, tetapi juga pada bagaimana ia mengelola asetnya yang paling berharga - waktu.

Aturan dasar, yang implementasinya akan membantu manajer mencapai penghematan waktu.

1. Bentuk blok kerja di mana Anda akan memasukkan pelaksanaan tugas-tugas besar atau kompleks. Jika Anda menggabungkan kinerja beberapa pekerjaan skala kecil, tetapi serupa sifatnya (misalnya, percakapan telepon, menjawab surat dari koresponden Anda, mendiskusikan masalah pekerjaan dengan karyawan) ke dalam blok kerja, maka penghematan waktu akan terlihat jelas.

2. Sengaja pensiun dan menetapkan jam non-kerja. Untuk melakukan tugas yang sangat penting, perlu untuk dapat bekerja dengan tenang, tanpa gangguan dari luar. Tidak dapat diterima bahwa pintu kantor Anda selalu terbuka untuk semua orang.

3. Saat bernegosiasi, tetapkan aturan, serta tentukan biaya yang diperlukan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Apa pun harus didiskusikan, tetapi tidak lebih dari satu jam. Waktu ini seharusnya cukup untuk mendengarkan semua sudut pandang dan membuat keputusan besar.

4. Mematuhi prinsip penetapan prioritas dalam pelaksanaan semua jenis pekerjaan. Satu-satunya cara untuk mengatasi arus kasus, tugas, pertemuan bisnis, kesepakatan adalah dengan jelas dan jelas menetapkan prioritas untuk sistem urusan, dengan fokus pada pencapaian tujuan Anda sendiri dan melakukan tugas yang sangat penting.

5. Bila memungkinkan, lakukan hanya hal-hal yang benar-benar penting.

6. Manfaatkan sepenuhnya pendelegasian sebagai layanan berbayar. Tidak ada pebisnis yang menghargai waktunya harus melakukan semuanya sendiri. Tugas-tugas itu, yang pelaksanaannya dapat dilakukan oleh bawahan Anda, tentu harus dilakukan oleh mereka.

7. Dianjurkan untuk melakukan tugas-tugas besar di bagian-bagian kecil. Sasaran dan proyek juga harus dibagi menjadi bagian-bagian kecil dan dilaksanakan dalam jangka waktu yang cukup lama. Untuk melakukan ini, setiap hari harus dialokasikan untuk pekerjaan ini selama sekitar dua jam. Ketika tujuan menengah pertama tercapai, hasil tertentu juga akan terungkap yang akan memotivasi pelaksanaan tugas-tugas yang tersisa.

8. Lakukan tugas utama di pagi hari, yang menciptakan perasaan sukses. Rahasia kesuksesan banyak manajer adalah bahwa mereka pagi hari di rumah atau di tempat kerja, segera sebelum dimulainya hari kerja, mereka berhasil menyelesaikan bisnis penting baru bagi mereka, atau setidaknya memulainya. Kepemimpinan yang menentukan seperti itu dalam hal apa pun terbayar.

Pengetahuan dan penggunaan praktis aturan dasar untuk konstruksi yang benar waktu kerja manajer dan bawahannya memungkinkan, dalam kondisi produksi tertentu, untuk meningkatkan efisiensi aktivitas kerja subdivisi organisasi.

Saat mengatur perencanaan kerja pribadi, seorang manajer harus mematuhi urutan berikut:

· Penentuan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas rutin

· Analisis isi kasus yang direncanakan dan penentuan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

· Menyusun rencana jangka panjang

· Merekam urusan saat ini dan menyusun rencana untuk hari kerja

· Merekam urusan saat ini dan menyusun rencana untuk hari kerja.

· Penjadwalan waktu manajer biasanya memiliki 2 tujuan:

· Gunakan waktu yang tersedia untuk kegiatan yang sangat efektif;

· Mencapai tujuan Anda dengan waktu sesedikit mungkin.

Semakin kompeten dan hati-hati manajer merencanakan waktunya, semakin berhasil ia dapat menggunakannya untuk kepentingan pribadi dan profesionalnya. Pengalaman dunia menunjukkan bahwa peningkatan waktu perencanaan menyebabkan pengurangan waktu pelaksanaan dan, pada akhirnya, penghematan waktu secara umum.

Manajer yang secara teratur merencanakan hari kerja mereka dalam 10 menit dapat menghemat hingga 2 jam waktu kerja dan mengatasi semua tugas yang mereka hadapi dengan jauh lebih efektif.

Dokumen serupa

Pertimbangan landasan teoretis organisasi kerja seorang manajer dan rekomendasi untuk perbaikannya. Esensi kegiatan manajemen, persyaratan pemimpin, fungsi perencanaan dan peran manajer. Konsep kekuasaan, kepemimpinan dan gaya kepemimpinan.

tugas kuliah, ditambahkan 28/10/2010


Landasan teori peran seorang manajer dalam sebuah organisasi. Pengetahuan profesional dan mekanisme untuk mengaktifkan seorang manajer dalam suatu organisasi. Lingkaran kehidupan Pengelola. Peran manajer dalam pembentukan manajer modern pada contoh kepala perusahaan LLC "ROSNO".

makalah, ditambahkan 26/12/2011


Uraian fungsi-fungsi manajemen: perencanaan, pengorganisasian, motivasi, koordinasi dan pengendalian. Mempelajari sistem tindakan untuk melengkapi tempat kerja dengan sarana dan objek kerja dan penempatan fungsionalnya. Analisis peran informasi dalam pekerjaan seorang manajer.

makalah, ditambahkan 19/06/2011


Karakteristik metodologis masalah organisasi rasional pekerjaan manajer. Analisis pekerjaan manajer perusahaan Sirius LLC dan biaya waktu kerjanya. Merumuskan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi waktu kerja.

makalah, ditambahkan 04/06/2016


Ciri-ciri utama seorang manajer sebagai manajer profesional. Persyaratan untuk manajer panggung sekarang. Fitur karakteristik manajer abad XXI. Karakteristik pendekatan modern untuk memahami peran seorang manajer dalam suatu organisasi.

abstrak, ditambahkan 08/01/2012


Penentuan fitur dan fitur spesifik dari pekerjaan seorang manajer - seorang spesialis yang secara profesional terlibat dalam kegiatan manajerial di suatu perusahaan. Pertimbangan tugas dan metode kerja manajer personalia dalam organisasi "Rusia Cahaya".

makalah, ditambahkan 23/01/2012


Konsep umum, fungsi, tugas utama, spesifikasi dan kualitas wajib seorang manajer. Tahapan perencanaan karir seorang manajer. Menetapkan tujuan, cara, dan kemungkinan profesional jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapainya. Analisis SWOT karir seorang manajer.

karya kreatif, ditambahkan 16/04/2011


makalah, ditambahkan 23/05/2014


Analisis pekerjaan seorang manajer senior di CJSC "Deposit-plus". Tempat dan perannya dalam organisasi. Fungsi seorang manajer: merencanakan kegiatan tim, mendistribusikan tugas kepada bawahan, mengadakan rapat, mengisi formulir pelaporan, bernegosiasi.

laporan latihan, ditambahkan 19/04/2014


Sejarah kemunculan, konsep dasar, esensi dan struktur perencanaan strategis sebagai sarana pencapaian tujuan organisasi. Pengembangan tujuan strategis dan pilihan pengembangan alternatif. Alasan pemilihan strategi aktivitas.