A személyzeti nyilvántartás vezetéséhez szükséges dokumentumok. HR menedzsment a semmiből

A személyi számvitelre minden vállalkozásnál szükség van, függetlenül a tulajdonformától, tevékenységtől és alkalmazottak számától. A hozzáértő és képzett menedzsmenthez jól jártasnak kell lennie Munkatörvény, nyomon követheti a jogszabályok változásait, és rendelkeznie kell szakismeretekkel a területen személyzeti irodai munka.

Mi az a személyi számvitel és miért van rá szükség?

Minden cég tevékenységének szerves része a személyi nyilvántartás. Ez egy jogilag szabályozott munka a szervezet alkalmazottainak nyilvántartásával, elszámolásával és figyelemmel kísérésével.

A HR tevékenységek közé tartozik:

• alkalmazottak fogadása;
• elbocsátások;
• horizontális (osztályok közötti áthelyezés) és vertikális (például karrier növekedés) mozgások;
• üzleti utak;
• betegszabadság;
• jelenléti ív;
• szabadság (bármilyen - éves, fizetés nélkül, terhesség stb.);
• személyi kártyák minden alkalmazotthoz stb.

Ez vonatkozik a személyzetre is:

• katonai nyilvántartások vezetése;
• szabályozás munkaügyi kapcsolatok;
• különféle megrendelések és utasítások létrehozása és nyilvántartása (például alkalmazottak felvételéről, ösztönzéséről stb.);
• munkaszervezés és egyéb szempontok.

Minden dokumentáció csak az előírt normáknak és szabályoknak megfelelően készül. Egyes formák egységesek, mások magán a vállalkozásnál jönnek létre.

Hozzáértő szervezet személyi nyilvántartások megoldja a cég számos problémáját és feladatát. Természetesen ezernyi árnyalat van, de vannak alapvető szempontok, amelyek minden vállalkozásra vonatkoznak.

Hogyan kell megszervezni és kire bízni a személyi nyilvántartások vezetését?

A könyvelés megszervezésének többféle módja van. Minden a vállalkozás jellemzőitől és attól függ, hogy a vezető milyen döntést hoz. A leggyakoribb lehetőségek:

Hozzon létre egy teljes HR-osztályt, ha a vállalat sok embert foglalkoztat

Ha pedig kicsi a személyzet, felvehet egy szakembert. Ennek a módszernek az az előnye, hogy a munkát a vezető a neki tetsző módon szervezi, és a saját elvei szerint szabályozza, irányítja.

Vannak hátrányai is: nehéz ellenőrizni a felvett szakember szakmai felkészültségét, így fennáll annak a veszélye, hogy nem teljesen hozzáértő személyzeti referenst alkalmaznak.

Időt és pénzt kell költenie a képzésre, vagy másik alkalmazottat kell keresnie.

Ennek a könyvelésszervezési lehetőségnek az az előnye, hogy ha valakit ajánlottak, akkor (talán) valóban elvégzi a feladatot, vagyis tesztelték az ügyben. Természetesen egy ilyen személyzeti tisztnél meg kell tárgyalni a munkakörülményeket, hogy azok mindkét félnek megfeleljenek.

Bízza a személyzeti ügyeket egy könyvelőre vagy egy jó titkárnőre

Előnyök: Időt és pénzt takarít meg. Vagyis nem kell személyügyi tisztet kiválasztani, és nincs nyilvántartási költség sem.

Hátrányok: a fő probléma amikor ezt a módszert választja - ezt végzik az alkalmazottak extra munka a fő után, ami hibákhoz, hiányosságokhoz, hiányosságokhoz és a szükséges dokumentumok elemi hiányához vezet. És természetesen itt is fontosak a szakmai ismeretek a személyi számvitel témájában. És ha ugyanaz a titkár rendelkezik velük, akkor a szövődmények kockázata ebben az esetben minimálisra csökken. És fordítva.

Bízza a személyzeti elszámolást egy outsourcing szervezetre

Jó: minden személyzeti tevékenység egy outsourcing cég vállára esik, amely megállapodás alapján vállalja ezt a felelősséget. Amellett, hogy személyi kérdésekben folyamatos, folyamatos segítséget nyújtanak, ennek a módszernek a választása jelentősen csökkenti a költségeket.

Hátrányok: ki kell választania egy jól megalapozott, komoly céget, és létre kell hoznia interakciót, koncepciót kell alkotnia az irodán kívül dolgozó szakemberekkel való együttműködéshez.
A vezetőnek csak a számára legkényelmesebb és legmegfelelőbb módot kell kiválasztania a személyi nyilvántartások vezetésére, mérlegelve az egyes módszerek előnyeit és hátrányait.

A személyzeti dolgozó munkaköri feladatai

A személyzeti tisztet az utasítás és a munkaszerződés értelmében a következő feladatok hárítják:

Ez a személyzeti alkalmazott feladatainak hiányos listája, a követelmények hozzávetőlegesek. Lehet, hogy több (vagy kevesebb) szerepel belőlük, de be teljes Ezekkel a készségekkel és képességekkel kell rendelkeznie egy személyzeti szakembernek.

Személyzeti számvitel: milyen dokumentumok szükségesek?

Általában minden vállalkozásnak rendelkeznie kell a következő típusú személyi állományú dokumentumokkal:

• adminisztratív (személyes és gyártási megrendelések);
• megerősítve munkaügyi tevékenység;
• tájékoztatás és elszámolás;
• belső levelezés;
• ellenőrzési és regisztrációs naplók.

Néhány személyi dokumentumnak feltétlenül a vállalatnál kell lennie. Ezek tartalmazzák:
PVTR (belső munkaügyi szabályzat);

Minden dokumentumot bizonyos számú évig tárolnak. Szabályozottak:

• cikket vagy szakaszt Munka Törvénykönyve;
• Állami Statisztikai Bizottság állásfoglalása;
• Szövetségi törvény és egyéb rendelkezések.

Ha valami (utasítások, utasítások stb.) nem elérhető, akkor szükség lesz rá adott tény kijavítani. Általánosságban elmondható, hogy a személyzeti tiszt munkájának egyik alapelve az időszerűség. Nagyban megkönnyíti a munkanapokat, sőt egyes cselekményeknek jogi erőt is ad. Ez valójában nagyon fontos – nem azért, hogy a jelenlegi üzletet vezesse. Ellenkező esetben hajlamosak hógolyóként nőni.

A személyi nyilvántartás szervezése: hogyan kell lefolytatni, hol kezdjem?

Miután személyzeti tisztként új helyen telepedett le, először át kell vizsgálnia a kötelező dokumentációt. Ha kiderül (és előfordul), hogy néhány fontos papír hiányzik a listáról, akkor azokat helyre kell állítani. Természetesen ilyen munkát nem lehet egy nap alatt elvégezni.

Ezért szükséges kiemelni a legfontosabb pozíciókat, és ezekből kiindulni. Ellenőrizze a jelenlétet és a műveltséget a tervezésben (és azt, hogy javítania kell-e vagy össze kell-e fordítania új dokumentumot): létszám, szabadság ütemezés, munkaszerződések, megrendelések, munkaügyi nyilvántartások.

Nyilvántartást vezetni a munkaszerződésekről, a személyzetre vonatkozó megrendelésekről. Hozzon létre egy munkafüzet regisztrációs könyvet. Ismerje meg a személyes kártyákat (T-2). Munka a helyiekkel előírások.
A lényeg az, hogy minden aktuális dokumentumot időben kitöltsenek. Munkavégzés, a Munka Törvénykönyvére és a hivatali munka szabályaira támaszkodva. És ne semmisítse meg a személyzetről szóló papírokat. Tárolásuk idejét a Szövetségi Levéltár hagyta jóvá (2000.10.06. „Lista...”).

A munkaügyi kapcsolatok átláthatósága érdekében minden számviteli bizonylatra szükség van. A személyzeti rendszer olyan normákat és elveket határoz meg, amelyek stabilitást biztosítanak a szervezet dolgozói számára, az adminisztráció pedig kedvező feltételeket teremt a személyzeti menedzsment számára.

Számviteli automatizálás - 1C: a programmal való munka előnyei

Vezessen személyi nyilvántartást, különösen a nagy cég- Ez egy hihetetlenül felelősségteljes és hatalmas munka a terjedelmében. De itt a hibák elfogadhatatlanok! De ma már van mód a személyzeti tisztek tevékenységének automatizálására, ami nagymértékben megkönnyítheti és leegyszerűsítheti az osztály munkáját, javíthatja a tevékenységeket, jelentősen csökkentve a hibák kockázatát.

Az 1C program segítségével a törvényi előírásoknak megfelelő nyilvántartást vezethet. Az adatbázis megbízható tárolást biztosít a munkavállalókra vonatkozó szükséges információk számára. Felhalmozódása során lehetővé válik a különféle riportok összeállítása, amelyek segíthetik a munka elemzését és az új irányok kidolgozását. A jelentések például így nézhetnek ki:

• a személyzet fluktuációja;
• személyzeti statisztikák;
• a munkavállalók mozgása stb.

A program segít megoldani a személyzeti számvitel szinte minden problémáját és feladatát. A vállalkozás vezetője az 1C-nek köszönhetően információkat kaphat az osztály helyzetéről, elemzi és meghozza a megfelelő döntéseket. vezetői döntések. És az automatizálás lehetővé teszi számos vállalati szolgáltatás (számvitel, személyzet, számviteli osztály) tevékenységének szinkronizálását, ami javítja a munka hatékonyságát, és megteremti a fizetések időben történő kifizetésének minden feltételét.

Mire lehet szükség pszichológiailag? Ez a cikk elmondja a tesztek összes titkát.

Az adóellenőrzés elvégzéséhez olvassa el a cikket: az adóellenőrzési szakember kiválasztásának minden titka.

Következtetés

Összefoglalva tehát a következőket jegyezhetjük meg:

• A személyi számvitel minden vállalkozás munkájának elengedhetetlen része.
• A könyvelés megszervezésének többféle módja van. A választás a vezetőn múlik.
• A személyzeti dolgozó feladatait az utasítás és a munkaszerződés határozza meg.
• Van egy lista a személyi munkával kapcsolatos dokumentumokról, amelyeknek minden cégnél jelen kell lenniük. Pályáját pedig a személyzeti osztályon kell kezdenie ezeknek a dokumentumoknak az ellenőrzésével.
• A nyilvántartások vezetése sokkal egyszerűbb, ha automatizált.

A személyi számvitel a magja a normál és eredményes munka bármely vállalkozás. Ezért teljes felelősséggel kell megközelíteni.

Kapcsolatban áll

Az összes elsődleges dokumentáció megfelelő szintű nyilvántartása érdekében a személyzeti osztály jól összehangolt munkájára van szükség, amelytől a vállalkozás számos munkafolyamata függ.

Ez mindennek a karbantartása, ami a pénzeszközök elszámolásával és a személyzet mozgásával kapcsolatos.

Az időben történő kifizetések, a dokumentáció kialakításának helyessége és az egyéb gyártási folyamatok menete a felépítés hatékonyságától függ.

Fontos: a személyzeti osztály zökkenőmentes és időszerű munkájának kulcsa a jól képzett szakemberek, akik az irodai munkavégzésen túl jól ismerik a munkaügyi jogszabályokat.

A következő célok eléréséhez személyi számviteli folyamatra van szükség:

• Az alkalmazottak megfelelő elosztása folyamatok szerint;
• A fel nem használt erőforrások azonosítása;
• A személyzettel kapcsolatos problémákat időben oldja meg.

Ebből a videóból megtudhatja, hogyan kell megfelelően rendszerezni a személyi nyilvántartásokat egy vállalkozásban:

Milyen kérdésekkel foglalkozik a HR osztály?

Általában minden, a személyzet munkájával kapcsolatos kérdést a személyzeti osztály old meg:

• Toborzás és elbocsátás;
• Nyaralások és az ezzel kapcsolatos kifizetések nyilvántartása;
• Az ösztönzők és prémiumok felhalmozása is az ő hatáskörükbe tartozik;
• A létszám kialakítása. megtanulja, hogyan kell elkészíteni a létszámtáblázat jóváhagyására vonatkozó megbízást;
• A munkarend módosítása;
• Az állam egyéb munkapillanatai.

A személyi nyilvántartás jellemzői

A vállalkozásnál a személyzeti osztály munkájának minden egyes szakaszát az előírásoknak megfelelően végzik előírások, feltételesen minden típusú munka a következőkre osztható:

• A személyi dokumentáció összeállításának és karbantartásának rendje;
• A keresőképtelenség formája;
• Dokumentumok előkészítése archiválásra;
• Katonai nyilvántartások vezetése a szervezetben;
• Az egyes csapatok személyes adatainak tárolása;
• Biztosítási díjak számítása.

A teljes személyzeti munkafolyamat két ágra osztható:

• Személyzet számára - személyes kártyák és minden egyes alkalmazotthoz kapcsolódó megrendelés külön-külön;
• Humánerőforrás – Szabályok belső szabályzatok, osztályokra vonatkozó szabályzatok, létszámról szóló beszámolók.

Ezen kívül a személyzeti osztály tárolja a megbízások kiadásának alapjául szolgáló összes bizonylatot, valamint a nem alapvető, de a kiegészítő dokumentációhoz szükséges alapot teremtő kivonatokat, fizetési szelvényeket.

Ebből következik, hogy a fő dokumentumok a következők:

• Kollektív szerződés az abban előírt helyzetek megoldására;
• Munkaköri leírás, ha a feladatok egy része a szerződésben nem szerepel;
• A kifizetésekkel kapcsolatos vitás helyzetek megoldására vonatkozó illetmény- és prémiumszabályzat;
• A vállalkozás életének szabályozásával kapcsolatos egyéb rendelkezések.

Hogyan kell rendszerezni a személyi nyilvántartásokat?

Személyi nyilvántartás szervezése a cégben

A nyilvántartás teljes folyamatának megkezdéséhez először el kell készítenie a munkaterv hozzávetőleges vázlatát:

1. Összeállítása előtt tanulmányoznia kell az összes szabályozási dokumentációt.
2. Aztán veszik alapító okiratokat az élen, és tanulmányozzák, mindegyiknek meg kell felelnie a valódi papíroknak.
3. Ezután a munkafolyamat elkészítése a vezető azon kívánságait figyelembe véve történik, hogy hozzon létre egy mappát az opcionális papírok számára.
4. Ezt követően maga a dokumentáció jön létre:

• Kezdetben minden dokumentumot a fejre vonatkozóan készítenek;

Fontos: ezt a tisztségviselőt versenyen, ill Általános találkozó társalapítói.

• Ezután jön a sor az állományi listán és a belső munkaügyi szabályzatokon;

Fontos: a létszámtáblázat egységes forma szerint alakítható, miközben feltétlenül össze kell állítani a termelésben szükséges pozíciók listáját, kezdve a fejjel.

• Kidolgozás alatt van a munkaszerződés formája, amelyet kötelező aláírni a szervezet minden alkalmazottjával;
• Az egyéb szükséges dokumentumok, papírok előkészítése folyamatban van;
• Meghatározzák a munkakönyvekért felelős személyt - a személyi nyilvántartás és a vállalkozás kialakításának első szakaszában a vezető felelős az alkalmazottak fogadásáért és nyilvántartásáért, ennek alapján a felelősségre vonatkozó utasítást kell készíteni. az iratok fogadásáért és biztonságáért felelős igazgató;

Fontos: csak a felelős személy hivatalos azonosítása után kezdődik meg a munkavállalók nyilvántartása.

• Gondoskodni kell a személyi papírok tárolásáról, felhasználásáról.

A személyzeti tiszt felvétele után ő gondoskodik az iratkezelés teljes rutinjáról - munkaidő-nyilvántartásról, szabadságolási ütemezésről, az emberek okmányos mozgásáról a vállalkozásnál stb.

Milyen dokumentumok vonatkoznak a személyzetre?

Alapdokumentáció és annak kialakítása

A személyzeti dolgozó számot használ szükséges papírokat hozzáértő személyzeti menedzsment számára:

• Különféle megrendelések az alkalmazottak mozgásáról - felvétel, elbocsátás, szabadság, üzleti út és mások;
• A személyzeti táblázat, amelynek szükségszerűen meg kell egyeznie a fő munkaszerződésben a munkarendre vonatkozó záradékokkal, ellenkező esetben a szerződés megsértése lesz, és szankciókhoz vezet;
• Jelenléti ív;
• Az aláírt szerződés teljes érvényességi ideje alatt a vállalkozásnál tárolt munkakönyvek, ezek a dokumentumok a szigorú elszámoltathatóság, hogy mindegyiket egy speciális naplóba rögzítsék, és a tárolást speciális széfben végezzék;
• Belső rendszabályok;
• A munkaszerződések a munkaviszony létrejöttének bizonyítékai, minden munkavállalóval egyénileg készülnek, ezek alapján a munkavállaló hivatalosan a dokumentumban felsorolt ​​pontoknak megfelelően dolgozik;
• A munkaszerződések főbb pontjainak módosításának minden esetére a szerződések mellékletei készülnek;
• évente 2 héttel az év vége előtt jön létre, minden alkalmazottnak meg kell ismerkednie vele, ezt a dokumentumot a gyártás bonyolultságának ismeretében hozzáértően kell kialakítani, hogy a 2-3 ember egyidejű pihenése ne zavarja meg az egészet a vállalkozás folyamata;
• Személyes akta - minden alkalmazott számára meg kell nyitni egy mappát, itt kell elhelyezni egy személyes kártyát, egy személyes számlát, a vezető alkalmazottja által aláírt összes megbízást, nyilatkozatait és egyéb dokumentumokat, amelyek a munkavállaló cselekvéseinek kronológiáját képezik. Ez a bizonylat a számviteli dokumentációhoz kapcsolódik, összefűzött mappák és magazinok formájában van kialakítva, amelyekre egy fehér négyzetet ragasztanak a főbb részletek jelzésére;
• Munkaköri leírások a munkavállalók jogainak és kötelezettségeinek részletes feltüntetésével;
• A javadalmazásra és prémiumokra vonatkozó szabályozás képezi az alapját a munkavállalóknak fizetett kifizetések kiszámításának. Milyen szabályok vonatkoznak a bónuszok nyújtására és anyagi ösztönzők Az LLC alkalmazottai olvassák.

Ezen kívül még sok dokumentum keletkezik, melyeket a személyzeti osztály munkatársa kezel.

Ki vesz részt a dokumentumkezelésben?

Általában bekapcsolva nagyvállalatok van egy személyzeti osztály, amely az összes dokumentációt karbantartja, és egyben rendszerezi is.

De a kisvállalkozásokban megtakarítanak egy személyzeti dolgozón, így például ez részmunkaidőben történik Főkönyvelő vagy titkár, és maga a vezető felelős az alkalmazottak felvételéért és elbocsátásáért.

HR automatizálás

Használata különféle számítógépes programok a könyvelés nagyban leegyszerűsíti a folyamatot, in Ebben a pillanatban van belőlük elég.

Természetesen a jelenlegi az 1C: Enterprise, amely lehetővé teszi a dokumentumok automatikus nyomtatását és a teljes folyamat automatizálását, de számos más program is létezik, amelyek sokkal fiatalabbak és progresszívebbek.

Személyügyi adminisztráció és személyi számvitel.

Az IP és az LLC árnyalatai

Az alkalmazottak vállalkozásba történő felvételekor és a személyzeti nyilvántartások rögzítésekor minden irányítási formának megvannak a sajátosságai, például az egyéni vállalkozó kezdeti felvételekor munkáltatói státuszban kell regisztrálni:

• Az FSS-ben - 10 nappal az első alkalmazott felvételétől számítva;
• A FIU-ban - a munkavállaló foglalkoztatásának napjától számított egy hónapon belül.

Ha ezt a regisztrációs napok számát túllépik, a céget szankciókkal sújtják.

Ugyanakkor a vezető köteles aláírást kapni az alkalmazottaktól a szabályozási dokumentumok megismeréséhez, ehhez tanácsos naplót indítani.

Szankciók a személyzeti nyilvántartások hiánya miatt

Fontos: az egyéni vállalkozónak joga van nem indítani a személyi nyilvántartást.

Ha a vállalkozásnál vagy szervezetnél nincs személyi nyilvántartás, bírságot szabnak ki:

• Egy tisztviselő számára 1000-5000 rubel;
• Jogi személy számára 30 000 és 50 000 rubel között.

Ezen felül a vállalkozás munkája 90 napra felfüggeszthető. Ha ellenőrzésre van szükség, akkor:

• Nem lehet váratlan, 3 nappal előre figyelmeztetnek rá;
• Korlátozott ideig - 20 napig - is megtartják;
• A látogatási bizottságot csak a vezető részvételével szabad végrehajtani.

Következtetés

A személyi számvitel a hatályos jogszabályok szerint minden üzleti folyamat szerves részét képezi, elfogadhatatlan, hogy olyan vállalkozás tevékenységét végezzék, amelyben teljes munkaidőben dolgozók dolgoznak ilyen elszámolás nélkül, mivel minden együttműködést a céggel kötött rendeletekkel kell rögzíteni. az abban bekövetkezett változások rögzítése.

A személyi nyilvántartások rendszerezésére és vezetésére vonatkozó szabályok - lásd itt:

Személyzeti számvitel a számvitel és az adószámvitel mellett lehetővé teszi a cég teljes körű működéséhez szükséges megbízható információk megjelenítését. Az ilyen típusú számvitel jellemzőit, valamint a benne szereplő főbb dokumentumokat cikkünkben tárgyaljuk.

Személyi nyilvántartások vezetése

Csinál személyi nyilvántartások magában foglalja a tervezést egy nagy szám olyan dokumentáció, amely minden munkavállalóra külön-külön és általában az egész vállalatra vonatkozóan tükrözi az információkat, valamint a munkaügyi tevékenységre vonatkozó szabályokat.

Csinál személyi nyilvántartások az alkalmazottak számának rögzítését jelenti, ami csak az összes mozgás jó minőségű nyomon követésével lehetséges. Fő feladat személyi nyilvántartások a munkavállaló egy bizonyos mozgására vonatkozó okirati bizonyítékok elkészítése, kezdve a felvételtől, más pozícióba való áthelyezéstől, a szabadság nyilvántartásba vételétől és az elbocsátásig.

Természetesen, személyi számvitel azonban manuálisan is karbantartható személyi nyilvántartások szoftver használatával minimálisra csökkentheti a dokumentáció elkészítésére fordított időt, különösen, ha a vállalatnak sok alkalmazottja van.

HR rekordok

A dokumentumok személyi nyilvántartások egyaránt lehet kötelező, amelynek összeállítását az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve írja elő, és opcionális.

Nak nek szükséges dokumentumokat személyi nyilvántartások viszonyul:

• foglalkoztatási megbízás (T-1);
• munkavállalóval kötött szerződés (TD-1);
• munkakönyv (Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete, „A munkakönyvekről”);

A munkafüzetek kialakításának jellemzőiről lásd az anyagot .

• munkavállaló személyi igazolványa (T-2);
• átutalási dokumentumok (T-5);
• szabadság parancs (T-6);
• szabadság ütemezése (T-7);
• létszám (T-3);
• órarendi lap (T-12);
• felmondó végzés (T-8).

A legtöbb személyi okmány egységes formával rendelkezik. Néhány dokumentumot a munkáltatónak önállóan kell kidolgoznia:

• kollektív megállapodás;
• belső rendszabályok;
• bérszabályok;
• rendelet a munkavállalók személyes adatairól;
• munkavédelmi előírások;
• bónusz rendelkezés;

A személyi dokumentumok megőrzési idejéről az anyagban tájékozódhat .

FONTOS!Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke értelmében a szervezet által alkotott, a munkavállalói jogokat sértő rendelkezések nem használhatók a munkaviszonyok szabályozására.

A személyzeti dolgozó által készített összes számviteli dokumentumot a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezt követően a munkavállalónak meg kell ismerkednie velük, és alá kell írnia.

Megjegyzendő, hogy bizonyos helyzetekben elkerülhető a személyi dokumentumok elkészítése: például nem kötelező munkaköri leírást készíteni, ha munkaszerződés a munkavállaló funkcionalitása már biztosított. Ugyanez vonatkozik a bérzáradékra is, amely szintén nem kötelező, ha a szerződésben szerepel a munkavállaló jövőbeni jövedelme.

Ennek vagy annak a dokumentumnak a jelenléte a személyzeti nyilvántartásokban az egyes alkalmazottak és a vállalat egészének munkájának sajátosságaitól függ. Ha a cég műszakos munkát biztosít, akkor műszakbeosztást kell készíteni. A fokozott biztonságú létesítményekben végzett munkavégzés során biztonsági záradékot kell írni a szerződésben kereskedelmi titok, valamint megfelelő szabályzatot készít, amely rögzíti a titokhoz való hozzáférés rendjét, a nyilvánosságra hozatal felelősségét, valamint a hozzáférés megszüntetésének feltételeit. Szükséges a teljes szerződés elkészítése felelősség munkavállalóval, ha értékes áruhoz vagy tárgyhoz kapcsolódik.

Felelősség a személyzeti nyilvántartások vezetésével kapcsolatos szabálysértésekért

A fő szabályozó testület, amely felelős a megfelelő magatartásért személyi nyilvántartások, az Állami Munkaügyi Felügyelőség. Úgy tervezték, hogy irányítsa a személyzeti műveleteket, és ha személyi számvitel szabálysértésekkel folytatják le, és a munkaügyi jogszabályok megsértése miatt közigazgatási felelősségre vonják.

A következő felelősségtípusokat különböztetjük meg (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 419. cikke):

• Adminisztratív - pénzbírságok tisztviselőkés a vállalatok tükrözik a 1. sz. Az Orosz Föderáció közigazgatási kódexének 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Az adminisztratív felelősség leggyakrabban a szükséges személyzeti dokumentum hiányában, vagy annak egy alkalmazott vagy szervezet kérésére történő benyújtásának elmulasztása esetén merül fel.

Példa:Ivanov I. A. úgy döntött, hogy kölcsönt vesz fel. Ehhez másolatra van szüksége munkakönyvés 2-NDFL tanúsítvány. A munkáltató megtagadta a munkafüzet másolatának kiadását. A munkavállalónak bejelentési joga van helytelen magatartást munkáltatót a munkaügyi felügyelőségnek, amely a céget (tisztségviselőit) a Kbt. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 5.39. pontja 1000 és 3000 rubel közötti összegben.

• Polgári jog - a büntetésről az Art. 15., 151. és ch. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 59. cikke.

Példa:Petrov S.F. a munkahelyén sérült meg. Az Art. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 1085. §-a értelmében a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállaló kezelésen való tartózkodása alatt kiesett bért, valamint a kezelésének és felépülésének költségeit.

• Büntetőjogi felelősség - Art. 143. cikk 145. cikk 145.1. cikk 146-147, Art. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvének 215-217.

Ezen túlmenően a személyügyi szolgáltatások dokumentumait az adóhatóság is bekérheti, azok benyújtásának elmulasztása esetén a Kbt. 126 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve

Eredmények

Korrekt és időszerű személyi számvitel lehetővé teszi a menedzsment számára a vállalat hatékonyabbá tételét. Jelenleg számos szoftvereszköz létezik, amelyek segítenek optimalizálni a fordítási időt személyzeti dokumentációés pontosságot ér el az adatok tükrözésekor személyzetkönyvelés.

Ebben a cikkben nem adunk mintákat az űrlapok kitöltésére, más dokumentumok feldolgozására vagy a szabályozó dokumentumok szövegére, amelyekkel egy szervezetnek rendelkeznie kell. Foglalkozzunk csak a cég személyzeti iratkezelésének megszervezésével kapcsolatos munka sorrendjén.

Normatív alap

Amikor a HR-nyilvántartás kezelését a semmiből szervezi, a következő szabályozó dokumentumokra lesz szüksége:

GOST R 6.30-2003 " egységes rendszer dokumentáció. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve (annak érdekében, hogy ne keveredjen össze a változtatásokban és kiegészítésekben, érdemes beszerezni új szöveg módosított Munka Törvénykönyve - kivéve, ha természetesen az Ön szervezete rendelkezik referenciajogrendszerrel, amelyet rendszeresen frissítenek).

Az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 2003.10.10-i 69. sz. rendeletével jóváhagyott munkafüzetek kitöltési útmutatója.

Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendeletével jóváhagyott munkafüzetek vezetésére és tárolására, a munkafüzet nyomtatványok elkészítésére és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok (a 2008. május 19-i módosítással).

Az oroszországi Goskomstat 2004.01.05-i 1. számú rendelete „A jóváhagyásról egységes formák elsődleges számviteli dokumentáció a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére.

A Szövetségi Levéltár által 2000.10.06-án jóváhagyott (2003.10.27-én módosított) szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetési dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat.

Ezen kívül Ya.E. Varlamova és E.A. Kosheleva "A személyzeti nyilvántartások kezelése a semmiből" (Moszkva: Professzionális kiadó, 2008).

jegyzet

A személyi nyilvántartások kezelésében a dokumentumok sok formáját egységesíti az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. május 1-i 1. számú, „A munkaerő elszámolására és fizetésére vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról” szóló rendelete. Bármely helpdesk-en megtalálod. jogrendszer(Tanácsadó Plusz, Kezes, Kód) vagy az interneten, ebből a rendeletből is vannak kész nyomtatványok, amelyeket csak át kell másolni HDD. Azokat a dokumentumokat, amelyekhez nincs egységes formanyomtatvány, a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszer” szerint kell elkészíteni. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

1. lépés: olyan dokumentumokat dolgozunk ki, amelyeknek feltétlenül a cégben kell lenniük

Leggyakrabban a termelés személyzeti üzletágának megszervezése mindenféle előírás és utasítás kidolgozásával kezdődik, és ez így van jól. Nak nek szabályozó dokumentumokat, amelyeknek feltétlenül a vállalatban kell lenniük, a következőket kell tartalmazniuk:

belső munkaügyi szabályzat;

rendelet a munkavállaló személyes adatainak védelméről;

munkavédelmi és tűzvédelmi előírásokat.

Minden másra még várni kell: a fakultatív jellegű dokumentumok kidolgozását csak a kötelező dokumentumok elkészítésekor lehet vállalni.

2. lépés: állítsa be a létszámot

Valószínűleg a cég már kidolgozta a létszámtáblázatot, van a feladatait eredményesen ellátó alkalmazottak állománya, akikkel munkaszerződést kötöttek, munkaerő-felvételi megbízásokat adtak ki és bejegyzéseket tettek a munkakönyvekbe. De a gyakorlat azt mutatja, hogy ezeket a dokumentumokat nem mindig állítják össze megfelelően.

Az alkalmazottak fizetéséről és beosztásuk megnevezéséről kérjen tájékoztatást a számviteli osztálytól - ezen adatok alapján kell egyeztetni a létszámtáblázatot.

Meg kell jegyezni, hogy a beosztások nevei a személyzeti listán nem mindig esnek egybe az alkalmazottak tényleges beosztásával. A számviteli osztálynak nincs igazán szüksége erre az információra a kifizetések és adók átutalásához, de az olyan programok, mint az 1C, megkövetelik egy ilyen információs szakasz kitöltését, és néha olyan pozíciót adnak meg, amely nem felel meg a ténylegesnek. Ezért a létszámtáblázat jóváhagyása előtt tisztázni kell az alkalmazottak beosztásainak megnevezését az osztályvezetőkkel, a cégvezetéssel vagy magukkal az alkalmazottakkal.

A könyvelőktől kérheti az alkalmazottak létszámát is. Ha a könyvelés automatizált, akkor a személyi számokat a program rendeli hozzá, ha nem, akkor Önnek kell hozzárendelnie őket, kezdve a leghosszabb ideig dolgozó alkalmazottal, és a legkésőbb a szervezethez érkezett munkatárssal. Az alkalmazott elbocsátása után jobb, ha nem adja át a személyi számát senkinek: legyen minden szám egyedi, és csak egy olyan személyhez rendeljék hozzá, aki valaha is dolgozott a vállalatnál.

Amíg a könyvelők összefoglalót készítenek az alkalmazottakról, ellenőriznie kell az alkalmazottak személyi aktájának és személyi kártyáinak állapotát, ha megőrizték azokat, és meg kell találnia, hogy az egyes alkalmazottak személyi aktájából milyen dokumentumok hiányoznak. Minden alkalmazottnak feljegyzést kell írnia arról, hogy mely dokumentumok másolatait kell továbbítani.

3. lépés: ellenőrizze az állományjegyzékben és a munkaszerződésekben szereplő információk megfelelőségét

A létszámtáblázat elkészítése után az abban szereplő információkat ellenőrizni kell a munkaszerződésekben szereplő adatokkal. Ha az információ eltér (általában helytelenül van feltüntetve a fizetés, vagy egyszerűen csak a „Bérezés a személyzeti lista szerint” van feltüntetve, ami sérti az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvét, és szankciókat vonhat maga után; a szerződés aláírásának időpontja szabadnap; a Munkáltató képviselőjének aláírása nem egyezik meg a képviselőnek nyilvánított személyével - pl. vezérigazgató helyettese írta alá), akkor a szerződéseket újra kell kötni. Ebben az esetben abból a tényből kell kiindulni, hogy az illetéktelen személy által aláírt megállapodás valójában nem megállapodás; vagyis nincs írásos munkaszerződés. Ezért természetesen az aktuális (valódi) dátummal kell kiadni. Minden más esetben tegye meg további megállapodások a munkaszerződéshez, amellyel a munkaszerződést új feltételekkel egészítik ki, vagy a hibásan meghatározott feltételeket rögzítik (módosítják).

Ha a szerződést megfelelően hajtják végre, de később változtatások történtek (béremelés, a munkavállaló áthelyezése más munkakörbe), akkor minden egyes munkavállaló esetében minden esetben további megállapodást kell kötni. Munkaszerződésekés a kiegészítő megállapodások két példányban készülnek, amelyek közül az egyik a cégnél marad, a másikat a munkavállaló kapja meg.

4. lépés: ellenőrizze a személyzeti parancsok végrehajtásának helyességét

Ezután ellenőriznie kell a munkaerő-felvételi, költöztetési (ha van ilyen) stb. (dátumok, aláírások, a bennük található információk) megrendelések elérhetőségét és végrehajtásának helyességét. A megbízásoknak meg kell felelniük a munkavállalókkal kötött munkaszerződésben és a létszámtáblázatban foglaltaknak. Ezeket nemcsak a cégvezetőnek, hanem magának a munkavállalónak is alá kell írnia. Ha nincs megbízás dolgozó alkalmazottak felvételére, áthelyezésére, vagy szabálysértést adnak ki, akkor azokat helyre kell állítani, újra kell készíteni vagy „ráadásul alá kell írni”. A törvény szerint Ön nem felelős az Ön előtt történtekért, de a munkavállalónak joga van másolatot kérni az ilyen megbízásról, és azt át kell adnia.

5. lépés: ellenőrizze a munkafüzetek vezetésének helyességét

A munka következő szakasza a munkafüzetek elérhetőségének ellenőrzése. Minden bejegyzett alkalmazott könyvét a cégben kell vezetni. Ha megtalálja a nyugdíjas alkalmazottak könyveit, akkor tértivevényes ajánlott levelet kell küldenie a könyvtulajdonosoknak azzal a kéréssel, hogy jöjjenek el munkakönyvért, vagy adjon meg egy címet, ahová küldheti. A munkafüzetet a válasz beérkezése után tértivevényes ajánlott csomagpostai küldeményként kell elküldeni. Ha nincs válasz, csak írja be a levél átvételéről szóló értesítést a munkafüzetbe. A nem dolgozó munkavállalók munkakönyveit a többitől elkülönítve kell vezetni, amíg szükséges, de legalább 50 évig.

Ha a munkakönyvben nincs bejegyzés a foglalkoztatásról vagy az áthelyezésről, ne rohanjon vele. Először is figyelmesen olvassa el mindkét, a munkafüzetek kitöltését szabályozó dokumentumot: A munkafüzetek kitöltési útmutatóját és a Munkakönyvek vezetésének és tárolásának, a munkafüzet nyomtatványok elkészítésének és a munkáltatók átadásának szabályzatát. És csak akkor kezdheti el a bejegyzéseket a munkafüzetbe, ha biztos a tudásában. Ne feledje: a hibásan végrehajtott bejegyzés oda vezethet, hogy a munkavállalónak nem számítható be az abban a cégben eltöltött szolgálati idő, amelyben a hibás bejegyzés történt.

6. lépés: elkészítjük az alkalmazottak személyes aktáit vagy személyes mappáit (ha nem őrizték meg Ön előtt)

Ügyeljen arra, hogy a munkavállalók részére személyi igazolványt adjon ki a T-2 számú nyomtatványon. Manapság sok program lehetővé teszi a T-2 számú nyomtatvány számítógépen történő kitöltését és sima papírra történő kinyomtatását, amit egyes személyzeti tisztek használnak. Az állami levéltárak azonban továbbra is csak vastag, „félkarton” papíron fogadják el a személyes kártyákat. Ezért ha a szervezete munkaerő-forrás állami archívum, vásároljon T-2 számú nyomtatványt az irodaszer boltban szükséges mennyiség vagy vásároljon megfelelő papírt a nyomtatáshoz.

A személyi kártyákat a személyzeti tiszt tölti ki - ezt az utasítást az egységes nyomtatványok használatára vonatkozó utasítások tartalmazzák (Oroszország Állami Statisztikai Bizottságának 2004.01.05-i határozata, 1. sz.).

Az alkalmazottaktól kapott dokumentumok másolatait (útlevelek, biztosítási igazolások stb.) „akta” ​​mappákba kell helyezni, majd minden esetről leltárt készítenek, és kialakítják a személyes mappáit. A megbízások és szerződések másolatait is csatolhatja hozzájuk, hogy a munkavállalóval kapcsolatos minden információ egy helyen legyen, de ez nem szükséges. Az alkalmazottak fényképei a személyes kártyákra ragaszthatók.

A személyes iratokat gyakran a T-2 nyomtatványon helyezik el, ami nem igaz: a személyi kártyákat minden más dokumentumtól elkülönítve kell tárolni.

Az új dokumentumok és másolatok a személyes mappába kerülnek, amint elérhetővé válnak.

7. lépés: készítse el a szükséges könyvelési könyveket vagy naplókat

A munkafüzetek és a bennük lévő betétlapok mozgásának elszámolási könyve, valamint a munkafüzet és a benne lévő betétek nyomtatványainak elszámolására szolgáló bevételi és kiadási könyv csak papír formában vezethető. Mivel ezek szigorú beszámolási formák számviteli naplói, a könyv minden oldala meg van számozva, maga pedig összevarrva és a szervezet pecsétjével le van pecsételve.

8. lépés: Ütemezze be a nyaralást

Két héttel az új év előtt a szervezetnek jóvá kell hagynia a vakáció ütemezését. A munkálatokat novemberben kell elkezdeni. Ha kicsi a cég, akkor interjút készíthet az alkalmazottakkal, hogy mikor szeretnének nyaralni, ha nagy, akkor küldjön egy levelet az osztályvezetőknek, hogy adjanak meg ilyen információkat az osztályuknak.

A szabadságok ütemezésekor ügyeljen arra, hogy amikor egy kis osztály dolgozói szabadságra mennek, az irány ne maradjon lezáratlan. Például, ha csak két értékesítési vezető van egy cégben, akkor a szabadságuk időben sem eshet egybe, még csak részben sem, sőt ezek között a szabadságok között legyen egy időszak a közös munka során - az ügyek egyik vezetőtől a másikhoz való átadása.

Ha Ön maga kérdezi meg az alkalmazottakat a szabadságra indulás időpontjáról, és konfliktus alakul ki azzal kapcsolatban, hogy ki és mikor megy, ne próbálja meg saját maga megoldani - hívja fel az információra a menedzsment figyelmét, és készítsen ütemtervet a vezetőség döntésének megfelelően. . Ha osztályvezetőn keresztül kér információt, bízzon a döntésben vitás kérdéseketőket. Általában egy-három hetet vesz igénybe a szabadságok ütemezéséhez szükséges információk összegyűjtése.

A regisztráció után a szabadság ütemezését jóváhagyásra be kell nyújtani a vezetőnek.

Két héttel a szabadság kezdete előtt értesíteni kell a munkavállalót annak bekövetkezéséről, és el kell rendelni a szabadság kiadását. A szabadság kezdő időpontja a munkavállaló és a vezető megállapodása alapján módosítható. Ha a szabadság kezdetekor a munkavállaló megbetegedett és betegszabadságot biztosított, kérésére a szabadságot egy másik, számára megfelelő időpontra kell elhalasztani. Mindezek a változtatások a szabadság ütemezésének megfelelő oszlopaiban kerülnek végrehajtásra. És ne felejtsük el, hogy a munkavállaló két egymást követő évben nem mehet nyaralni, és a kötelező fizetett szabadságot a munkavállaló elbocsátása esetén csak pénzbeli kompenzáció helyettesítheti.

9. lépés: Személyzeti fájlokat alakítunk ki

Az alábbi témákban lehet ügyeket befejezni:

„Parancsok a személyzetről (felvétel, elbocsátás, áthelyezés, prémiumok, bátorítás, megtakarítás nélküli távozás bérek, küldés hosszú üzleti utakra és külföldi üzleti utakra)” (szavatossági idő – 75 év);

"Személyzeti utasítások (rendszeres és tanulmányi szabadság, szolgálat, büntetések, rövid távú üzleti utak Oroszországon belül)" (eltarthatósági idő - 5 év);

„Munkaszerződések”;

"Személyes dolgok";

"Személyes kártyák";

"A társaság szabályozási dokumentumai (szabályzatok, utasítások)";

"Levelezés a személyzeti ügyekben kormányzati szervekés kereskedelmi szervezetek" satöbbi.

Üdülési rend, munkarend, személyzeti asztalok kényelmesebb külön tokba bontani és vékony mappákban tárolni.

Kényelmesebb a személyes iratokat és a személyes kártyákat ábécé sorrendben tárolni az alkalmazottak nevének megfelelően, az összes többi dokumentumot - időrendben ahogy megérkezik az irat.

A személyi alapú megbízásoknak két megőrzési ideje van: 5 és 75 év, ezért legalább két esetre oszlanak (minden olyan megbízás esetében, amely nem szerepel 5 éves megőrzési idővel, 75 év).

Ha a cég elég nagy, és egy éven belül több mint 250 ívet alakítanak ki egy aktában, akkor azt több fájlra vagy kötetre kell osztani (például: „Munkaszerződések (A-K)”, „Munkaszerződések (L-Z)”) „Parancsok a személyzetről (rendes és tanulmányi szabadság)”, „Parancsok a személyzetről (feladatok, büntetések, rövid távú üzleti utak Oroszországon belül)”).

Az ügyek kialakításánál a szervezet tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok listája 7. és 8. pontját kell használni, megjelölve a megőrzési időket.

10. lépés: készítse el az esetek nómenklatúráját

Az ügyek nómenklatúrája külön-külön is összeállítható a személyi dokumentumok szerint, vagy beépíthető a szervezet általános ügyeinek nómenklatúrájába.

Általánosságban elmondható, hogy az ügyek kialakításának és a nómenklatúra elkészítésének folyamata a személyzeti irodai munkában nem különbözik az ügyek kialakításától és a nómenklatúra összeállításától az általános irodai munkában.

És csak az összes szakasz után kezdheti el a fejlesztést munkaköri leírások, a személyzetre vonatkozó előírások és egyéb választható (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szempontjából nem kötelező) helyi előírások.

Yu.V. Eremeeva,
irodavezetője, a Szakmai Titkárok Klubjának tagja