Hogyan kell személyi nyilvántartást vezetni a vállalkozásban. Személyzeti számvitel és annak megfelelő karbantartása a vállalkozásnál

Személyzeti számvitel a számvitel és az adóelszámolás mellett lehetővé teszi a cég teljes körű működéséhez szükséges megbízható információk megjelenítését. Az ilyen típusú számvitel jellemzőit, valamint a benne szereplő főbb dokumentumokat cikkünkben tárgyaljuk.

Személyi nyilvántartások vezetése

Csinál személyi nyilvántartások magában foglalja egy nagy mennyiségű dokumentáció elkészítését, amely minden munkavállalóra külön-külön és általában az egész vállalatra vonatkozóan tükrözi az információkat, valamint a munkaügyi tevékenységre vonatkozó szabályok megalkotását.

Csinál személyi nyilvántartások az alkalmazottak számának rögzítését jelenti, ami csak az összes mozgás jó minőségű nyomon követésével lehetséges. Fő feladat személyi nyilvántartások a munkavállaló egy bizonyos mozgására vonatkozó okirati bizonyítékok elkészítése, kezdve a felvételtől, más pozícióba helyezéstől, a szabadság nyilvántartásba vételétől az elbocsátásig.

Biztosan, személyi számvitel azonban manuálisan is karbantartható személyi nyilvántartások szoftver használatával minimálisra csökkenthető a dokumentáció elkészítésére fordított idő, különösen, ha a vállalatnak sok alkalmazottja van.

HR rekordok

Dokumentáció személyi nyilvántartások kötelező és választható is lehet, amelynek összeállítását az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve írja elő.

A szükséges dokumentumokhoz személyi nyilvántartások viszonyul:

• foglalkoztatási megbízás (T-1);
• munkavállalóval kötött szerződés (TD-1);
• munkakönyv (Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete, „A munkakönyvekről”);

A munkafüzetek kialakításának jellemzőiről lásd az anyagot .

• munkavállaló személyi igazolványa (T-2);
• átutalási dokumentumok (T-5);
• szabadság parancs (T-6);
• szabadság ütemezése (T-7);
• létszám (T-3);
• órarendi lap (T-12);
• felmondó végzés (T-8).

A legtöbb személyi okmány egységes formával rendelkezik. Néhány dokumentumot a munkáltatónak önállóan kell kidolgoznia:

• kollektív megállapodás;
• belső rendszabályok;
• bérszabályok;
• rendelet a munkavállalók személyes adatairól;
• munkavédelmi előírások;
• bónusz rendelkezés;

A személyi dokumentumok megőrzési idejéről az anyagban tájékozódhat .

FONTOS!Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 8. cikke értelmében a szervezet által alkotott, a munkavállalói jogokat sértő rendelkezések nem használhatók a munkaviszonyok szabályozására.

A személyzeti dolgozó által készített összes számviteli dokumentumot a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezt követően a munkavállalónak meg kell ismerkednie velük, és alá kell írnia.

Figyelembe kell venni, hogy bizonyos helyzetekben elkerülhető a személyi dokumentumok elkészítése: például nem kell munkaköri leírást készíteni, ha a munkaszerződés már rendelkezik a munkavállaló működőképességéről. Ugyanez vonatkozik a fizetési záradékra is, amely szintén nem kötelező, ha a szerződés meghatározza a munkavállaló jövőbeni jövedelmét.

Ennek vagy annak a dokumentumnak a jelenléte a személyzeti nyilvántartásokban az egyes alkalmazottak és a vállalat egészének munkájának sajátosságaitól függ. Ha a cég műszakos munkát biztosít, akkor műszakbeosztást kell készíteni. A fokozott biztonságú létesítményekben végzett munkavégzés során az üzleti titok megőrzésére vonatkozó záradékot kell a szerződésben rögzíteni, valamint megfelelő rendelkezést kell alkotni, amely rögzíti a titokhoz való hozzáférés módját, a nyilvánosságra hozatal felelősségét. , valamint az ilyen hozzáférés megszüntetésének feltételeit. Feltétlenül teljes felelősségi szerződést kell kötni a munkavállalóval, ha értékes árukhoz vagy tárgyakhoz kapcsolódik.

Felelősség a személyzeti nyilvántartások vezetésében elkövetett bűncselekményekért

A fő szabályozó testület, amely felelős a megfelelő magatartásért személyi nyilvántartások, az Állami Munkaügyi Felügyelőség. A személyzeti műveletek vezérlésére szolgál, és ha személyi számvitel szabálysértésekkel folytatják le, és a munkaügyi jogszabályok megsértése miatt közigazgatási felelősségre vonják.

A következő felelősségtípusokat különböztetjük meg (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 419. cikke):

• Adminisztratív - a tisztviselőkre és cégekre kiszabott bírságok a cikkben tükröződnek. Az Orosz Föderáció közigazgatási kódexének 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Az adminisztratív felelősség leggyakrabban a szükséges személyi dokumentum hiányában, vagy annak egy alkalmazott vagy szervezet kérésére történő benyújtásának elmulasztása esetén merül fel.

Példa:Ivanov I. A. úgy döntött, hogy kölcsönt vesz fel. Ehhez szüksége van a munkafüzet másolatára és egy 2-NDFL tanúsítványra. A munkáltató megtagadta a munkafüzet másolatának kiadását. A munkavállalónak joga van bejelenteni a munkáltató jogellenes tevékenységét a munkaügyi felügyelőségnek, amely a céget (tisztségviselőit) a Ptk. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 5.39. pontja 1000 és 3000 rubel közötti összegben.

• Polgári jog - a büntetésről az Art. 15., 151. és ch. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 59. cikke.

Példa:Petrov S.F. a munkahelyén sérült meg. Az Art. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 1085. §-a értelmében a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállaló kezelésen való tartózkodása alatt elvesztett bért, valamint a kezelésének és felépülésének költségeit.

• Büntetőjogi felelősség - Art. 143. cikk 145. cikk 145.1. cikk 146-147, Art. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve 215-217.

Ezen túlmenően a személyügyi szolgáltatások dokumentumait az adóhatóság is bekérheti, azok benyújtásának elmulasztása esetén a Kbt. 126 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve

Eredmények

Korrekt és időszerű személyi számvitel lehetővé teszi a menedzsment számára a vállalat hatékonyabbá tételét. Jelenleg számos szoftvereszköz létezik, amelyek segítenek optimalizálni a személyzeti dokumentáció összeállításának idejét, és pontosítani a jelentési adatokat. személyzetkönyvelés.

A vállalkozásnál a bérek és sok más fontos pont elszámolása elsődleges dokumentumokon alapul. Ha a HR-nyilvántartásokat rosszul kézbesítik, az a vállalat összes részlegének munkáját érinti.

A karbantartás minden árnyalatát és a szükséges dokumentumokat ebben a cikkben tárgyaljuk.

Miért van rá szükség?

Bármely szervezetben – létszámtól függetlenül – kötelesek ilyen nyilvántartást vezetni. Segít dokumentálni az összes személyzet mozgását. Ehhez ismerni kell a munkaügyi szabályozási dokumentumokat. Ezenkívül el kell sajátítania a karmesteri készségeket.

Az ilyen típusú könyvelés célja:

• helyesen osztja el az embereket a munkafolyamatokban;
• keressen fel nem használt tartalékokat;
• a személyzettel kapcsolatos problémák időben történő azonosítása és megszüntetése.

Erről a folyamatról többet megtudhat a következő videóból:

Hogyan szervezzük meg a semmiből: lépésről lépésre

A személyzeti osztály dolgozója előtt mindig nehéz feladatot jelent az ilyen típusú irodai munka megszervezése. Ennek a folyamatnak a megkönnyítése érdekében fontos először egy durva munkatervet készíteni, és meghatározni a cselekvés sorrendjét:

• A helyes döntés az lenne, ha először a szabályozási dokumentációt tanulmányoznánk.
• A részletes tanulmányozás után a dokumentumfolyamat közvetlen előkészítése történik. Az összes alkotó papírt a fejből veszik, és részletesen tanulmányozzák. Minden dokumentációnak meg kell felelnie az összetevőnek. Fontos megkérdezni a cégvezetőt, hogy milyen további feltételeket kíván bevezetni a munkarendbe. Kívánsága alapján további fakultatív dokumentumokat állítanak össze.
• Dokumentáció elkészítése:
  • először is dokumentálják a rendezőt;
  • tovább összeállítva és ;
  • formanyomtatvány kialakítása folyamatban van, amelyet minden dolgozóval megkötnek. Tartalmaz minden olyan elemet, amelyre a szervezetnek szüksége van;
  • egyéb fontos lapok és folyóiratok készülnek;
  • el kell dönteni, hogy ki lesz a felelős a munkakönyvekért. Bár az embereket hivatalosan nem veszik fel, a menedzser kénytelen lesz felvenni őket. Ennek megfelelően a biztonságért, a töltésért és a fejért felelősségvállalásra kell kötelezni;
  • ezt követően kezdődik a munkások hivatalos felvétele.
• Fontos az összes személyi papír tárolásának és felhasználásának biztosítása.

A személyzeti tisztviselő munkaviszonyának regisztrációját követően a rendes munkanapok kezdődnek. Minden nap minden ember jelenléte a munkahelyén. Évente egyszer adják ki.

A személyzeti referens köteles foglalkozni a személyi állomány okmányos mozgásával a vállalkozásnál, elkészítve a vonatkozó dokumentációt. Ezen kívül sok más papírnak is kell lennie.

Szükséges dokumentumok

A személyzeti alkalmazottak által használt számos alapvető dokumentáció:

• Különféle munkavállalói mozgási parancsok: , fordítás és még sok más.
• személyi állomány. Tartalmának meg kell egyeznie a munkavállalói szerződésekben meghatározott adatokkal. Ha valami nem egyezik, ez az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének megsértését jelzi. És ez általában pénzbírsághoz vezet.
• Jelenléti ív.
• Munkakönyvek. A személyzeti tiszt felvételkor felveszi őket, megfelelő bejegyzéseket készítenek bennük, majd elbocsátáskor visszaadják.
• Munkaügyi szabályok a szervezeten belül.
• Munkaszerződések. Ilyen szerződést minden személlyel kötnek, ez szolgál egy munkaviszony kezdeteként. Itt a legfontosabb az összeállítás helyességének, az összes aláírás és dátum meglétének ellenőrzése. Ha változás történik a munkakörülményekben, például egy munkavállaló áthelyezése vagy fizetésmódosítás, feltétlenül fel kell készülni. Ezeket minden esetre külön állítják össze.
• Nyaralás menetrendje. Legkésőbb az év vége előtt két héttel minden szervezetnek el kell készítenie a munkavállalók szabadságának menetrendjét. Fontos, hogy úgy állítsák össze őket, hogy az emberek egyidejű pihenése ne befolyásolja az osztály vagy a vállalat egészének munkafolyamatait.
• Számviteli naplók. A dokumentumok rögzítéséhez sok naplóra van szükség.
• Határozottan folyamatban van. Tartalmazza: munkába állást, a munkáltató utasításait bemutató lapokat, személyi igazolvány másolatát, orvosi vizsgálatról szóló igazolást, oklevelek másolatát és katonai igazolványt.
• Munkaköri leírások. Részletes leírást tartalmaznak a munkavállaló jogairól és kötelezettségeiről.
• A bérekre és prémiumokra vonatkozó előírások. Szabályozási, amely alapján minden bérszámfejtés történik.

Továbbra is sok a különböző dokumentáció, amely szintén jelen van a vállalkozásoknál. De ez már konkrét dokumentumokra vonatkozik.

Ki szokta ezt csinálni?

Ez a kérdés leginkább kis szervezetekben merül fel. Ezt általában egy személyzeti tiszt végzi, mivel ennek a nyilvántartásnak a vezetése meglehetősen nehéz feladat. Sajnos nem minden vezetőt lehet rávenni arra, hogy ilyen különálló pozíciót vezessenek be az államban. Ebben a vonatkozásban a személyzeti irányítást gyakran maga a főkönyvelő vagy a részmunkaidős vezető látja el.

Általában ez a kis cégeknél történik a megtakarítás érdekében. És nincs értelme további egységet bevezetni az államba két vagy három ember számára. Ebben az esetben a séma a következő: a vezető felveszi az alkalmazottakat, a főkönyvelő pedig kiszámítja a fizetésüket. A munkavállaló és a munkáltató közötti kapcsolatot szabályozó fő törvény az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Meghatározza mindkét fél jogait és kötelezettségeit.

Folyamatautomatizálás

A vállalkozás számvitelének kényelme érdekében a vezetőnek gondoskodnia kell egy speciális program bevezetéséről. Manapság nagyon sok ilyen rendszer létezik, és mindegyik könnyen használható.

A széles körben használt program az "1C: Enterprise". Segít az adatok rendszerezésében. Szinte az összes dokumentumot automatikusan kinyomtatja a rendszer. Az automatizált technológiák alkalmazása leegyszerűsíti magát a könyvelési folyamatot.

Az IP és az LLC árnyalatai

A dokumentációnak mindig rendben kell lennie. Fontos, hogy megfelelően kezeljük és tároljuk. Számos árnyalatot fontos figyelembe venni ezen a területen:

• Ha egy egyéni vállalkozó először regisztrál munkavállalót, akkor munkáltatói státuszban át kell mennie a regisztrációs folyamaton egyes területi szerveknél. Pontosabban a Nyugdíjpénztárban és a Társadalombiztosítási Alapban. Az ilyen eljárásokhoz bizonyos határidők vonatkoznak:
  • 10 nap az FSS-nél történő regisztrációkor;
  • 30 nap a FIU-nál történő regisztrációhoz.

  A napok számát az első személy foglalkoztatásának első napjától számítják. Ha ez nem történik meg, a szervezet súlyos pénzbírságra számíthat.

• A vezetőnek aláírás ellenében meg kell ismertetnie alkalmazottait minden szabályozó dokumentummal. Ehhez speciális folyóiratokat készítenek, ahol a dolgozók a dokumentumok elolvasása után aláírnak. Például a szervezetnek minden hónapban személyesen kell benyújtania fizetési bizonylatot. Ezzel kapcsolatban indokolt könyvet indítani a kibocsátásuk nyilvántartásáról. Ez azért kényelmes, mert bármilyen ütközés esetén az aláírás bizonyítja, hogy a dokumentumot kiállították.

Lehetséges szankciók a tudatlanságért

Személyi nyilvántartás hiányában a tisztviselőket a közigazgatási szabálysértésekről szóló törvény alapján vonják felelősségre. Pénzbírságot kapnak:

• tisztviselőnként - összegben 1-től 5 ezerig rubel;
• jogi személyek számára - 30-50 ezer között rubel.

Emellett lehetőség van a szervezet tevékenységének felfüggesztésére is legfeljebb 90 napig. Ha a szabálysértés megismétlődik, a vezetőt kizárhatják.

Abban az esetben, ha egy szervezetet a szabályozó hatóságok ellenőriznek, fontos felkészülni rá. Ehhez tudnia kell:

• a felügyeleti hatóságoknak legalább három nappal korábban be kell jelenteniük a soron következő eljárást;
• az ellenőrzés nem haladhatja meg a húsz napot;
• helyszíni szemle felügyelő nélkül nem végezhető.

Az ilyen típusú könyvelés minden vállalkozás fő eleme. Ezért megbízható kezelése lehetővé teszi számos probléma megkerülését.

Még a legkisebb vállalkozásban is vannak alkalmazottak, ami azt jelenti, hogy szükség van különféle személyi dokumentációk karbantartására.

A régóta piacon lévő cégeknél általában jól bejáratott a személyzeti iratkezelés, de az újonnan létrehozott szervezeteknél mindent a nulláról kell létrehozni.

Ki irányítja az üzletet a cégben?

A személyzeti osztály alkalmazottai általában a személyi nyilvántartások vezetésével és az összes dokumentum feldolgozásával foglalkoznak, de ha a vállalkozás kicsi, akkor ezt a munkát az egyik alkalmazottra lehet bízni. Általában ez egy könyvelő ill.

Ha a vállalkozásnak sok alkalmazottja van, akkor egy személyzeti osztályt hoznak létre, amelyben több szakember is lehet. A személyi szükségletet nemcsak az alkalmazottak száma (bár ez a fő tényező) határozza meg, hanem magának a vállalkozásnak a sajátosságai is. Tehát egy káros és veszélyes termelésű szervezetben a személyzeti tiszteknek több munkájuk lesz.

Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor A legegyszerűbb ez megtehető online szolgáltatásokkal, amelyek segítségével minden szükséges dokumentumot ingyenesen előállíthat: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan lehetne megkönnyíteni, automatizálni a könyvelést és a jelentéskészítést, akkor az alábbi online szolgáltatások jönnek a segítségére, teljesen leváltja a könyvelőt az üzemében, és sok pénzt és időt takarít meg. Minden jelentés automatikusan generálódik, elektronikus aláírással van aláírva és automatikusan online elküldésre kerül. Ideális egyéni vállalkozó vagy LLC számára az egyszerűsített adórendszeren, UTII, PSN, TS, OSNO.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!

A szükséges jogszabályi alapok és szabályozó dokumentumok összegyűjtése

A személyzeti munkafolyamat nulláról való létrehozásakor az első dolog, hogy eldöntse, mely dokumentumok legyenek. Vannak olyan dokumentumok, amelyeknek minden vállalkozásnál kötelezőnek kell lenniük, és vannak olyanok, amelyek csak egy bizonyos típusú munkavégzéshez vagy céges tevékenységhez szükségesek.

Mellesleg, maguk a szabályozó dokumentumok, amelyek a személyzeti dokumentáció összetevőinek elérhetőségét szabályozzák, szintén nem lesznek feleslegesek külön mappában tárolni, hogy szükség esetén mindig kéznél legyenek.

Megrendelések személyi és személyi állomány tekintetében. A személyi rendelések közé tartoznak a munkavállalók mozgásával kapcsolatos parancsok:, elbocsátás, ill. Ezek a végzések a szolgálati időre vonatkoznak, ezért 75 évig őrzik őket.

Nak nek személyi parancsok az összes többi közé tartozik:

• ünnepek;
• díjak;
• üzleti utak;
• fegyelmi szankciók stb.

Szavatossági idő ezek a megrendelések 3-5 év.

Ennek a két típusnak célszerűbb, ha két külön mappája van.

A következő kötelező dokumentum az, amely tükrözi minden alapvető információ a munkavállalóról. Ezeket a kártyákat külön-külön, vagy a munkavállaló személyi aktájának részeként is meg lehet őrizni.

A harmadik szükséges dokumentum a . Jelenleg a jogszabályok szerint az egyéni vállalkozónak is munkakönyvet kell készítenie, nem beszélve az egyéb tulajdoni formákról. A munkáltatónak a munkavállaló átvételétől számított három napon belül munkakönyvet kell kiállítania.

Mivel munkakönyvek, feltétlenül meg kell őrizni őket. Ezt a könyvet is 75 éve őrizték.

A következő szükséges dokumentum a . Ezt minden alkalmazottal meg kell kötni, függetlenül a futamidőtől.

Ha új munkahelyek jönnek létre, mindegyiknek külön állást kell betöltenie. A SOUT-hoz kapcsolódó dokumentumokat addig tároljuk, amíg újakkal ki nem cserélik, általában 5 évente egyszer.

Nak nek egyéb kötelező dokumentumokat vonatkozik:

Vannak olyan dokumentumok is, amelyeket a törvény nem kötelez megőrizni, de ennek ellenére szinte minden munkáltatónál megvan, ez a megrendelés alapkönyve.

Alapító okiratok gyűjtése, tanulmányozása

Miután eldöntötte az általános kötelező dokumentumokat, döntenie kell a többi dokumentumról. Ehhez tanulmányoznia kell a vállalkozás tevékenységét és termelési folyamatát szabályozó összes jogszabályi dokumentumot.

Itt a dokumentumok nagyon eltérőek lehetnek. Például, ha a munkavállalók számára is szükséges az egyéni védőeszköz, akkor feltétlenül jóvá kell hagyni a rendelettel vagy más adminisztratív dokumentummal a listát és a feltételeket, amelyekkel a munkavállalók kategóriájába tartoznak.

Ha a vállalkozásnál vannak olyanok, akik rendszertelen munkaidőben, éjszakai munkavégzésben, káros és veszélyes körülmények között dolgoznak, akkor az őt megillető juttatásokat, kártérítéseket dokumentálni kell.

Dokumentumlista készítése

A szükséges dokumentumok teljes listájának meghatározása után megkezdheti a személyzeti iratkezelési szabályzat elkészítését.

Ez a rendelkezés felsorolja az összes szükséges dokumentumot, a karbantartásukra vonatkozó eljárást és a tárolási időt. Ez a rendelkezés nem kötelező, de nagyban megkönnyíti a személyzeti osztály munkáját.

Regisztráció igazgatói állásra

Ha egy vállalkozást a nulláról hoznak létre, akkor az első bejegyzésre kerülő személy a vállalkozás vezetője.

Ezt követően ő köti meg a munkaszerződést a többi alkalmazottal. Ha az igazgatói munkakör választható, pályázat útján, akkor a választott testület elnöke köt, ha a vállalkozásnak vannak alapítói, akkor aláírják a szerződést. Ha a vezető egyidejűleg egyedüli alapító vagy egyéni vállalkozó, akkor munkaszerződést ír alá mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára.

Bárhogy is legyen, a munkaszerződés megkötése és a felvételi parancs végrehajtása kötelező eljárás.

Helyi szabályzat elkészítése

Annak meghatározásához, hogy milyen beosztások és hány beosztás szükséges a vállalkozás működéséhez, a személyi állomány. Van rá egységes forma, és bár nem kötelező használni, de nagyon kényelmes.

Ha kívánja, további oszlopokat is hozzáadhat. A létszámjegyzék tartalmazza a beosztás megnevezését, a szükséges létszámot, fizetést vagy javadalmazási formát és az igényelt pótlékokat. A személyzeti táblázatban szereplő összes pozíció meg van jelölve, kezdve a legfontosabbakkal és a kisegítő személyzettel bezárólag.

NÁL NÉL munkarend először is fel kell tüntetni a vállalkozás munkarendjét, ha van műszakbeosztás, akkor azokat részletesen aláírják. Ez a dokumentum jelezheti a munkavállalók megjelenésére és viselkedésére vonatkozó követelményeket, a vállalati etikát és így tovább.

Munkaszerződés szabványmintájának kidolgozása

A munkaszerződésnek tartalmaznia kell a munka törvénykönyvében felsorolt ​​összes főbb rendelkezést.

Itt vonatkozik:

A munkáltató ezeken a pontokon túlmenően a munkaszerződésbe más, jogszabályba nem ütköző pontot is belefoglalhat.

Számviteli bizonylatok elkészítése

Minden főkönyvet, mielőtt elkezdi használni őket fel kell készülni. Ugyanis minden folyóiratot számozni és lepecsételni kell. A lapok számozása folyamatos számozással történik, az elsőtől az utolsóig. Ezután a fedő kivételével minden lapot egy cérnával összevarrunk, és két farkat kihúzunk az utolsó légylevélig. Papírral vannak lezárva, amelyen feltüntetik a lapok számát, és a vezető vagy a naplóvezetésért felelős személy írja alá.

Minden folyóiratban feltüntetik a kezdés dátumát, és kötelező a szervezet neve.

Munkakönyvek vezetéséért felelős személy kijelölése

Munkakönyvek a személyi nyilvántartások egyik legfontosabb dokumentuma és szigorú jelentési formák közé tartoznak, akkor óvatosan kell bánni velük. Ezeket egy zárt széfben kell tárolni.

A munkakönyvek vezetésére felelős személyt jelölnek ki, aki azokat kitölti és a tárolásért felelős. A felelősséget a szervezet utasítása alapján ruházzák a munkavállalóra.

Alkalmazottak toborzása

Minden alkalmazottnak el kell végeznie egy bizonyos munkasorozatot:

• alkalmazottak fogadása;
• a munkavállaló megismertetése az összes helyi szabályozási dokumentummal, javadalmazási szabályzattal, belső munkaügyi szabályzattal, kollektív szerződéssel stb.;
• munkaszerződés nyilvántartásba vétele, aláírása. Ügyeljen arra, hogy a munkaszerződésbe jegyezze fel, hogy a munkavállaló százmásodik példányt kapott a kezébe;
• foglalkoztatási megbízás kiadása;
• személyi T-2 kártya kitöltése és személyi akta kialakítása. A következő dokumentumokat tartalmazza: felvételi kérelem, személyi okmányok másolata, felvételi végzés másolata, személyi igazolvány, végzettséget és képesítést igazoló dokumentumok, munkaszerződés és egyéb szükséges dokumentumok.
• a számviteli osztálynak történő átadása a munkavállaló számára az elhatároláshoz szükséges összes dokumentumnak.

A következő videó lejátszási lista útmutatást ad a HR-rekordok kezeléséhez:

Az általános definíció szerint a személyzeti iratkezelés a személyi papírok nyilvántartásának és karbantartásának folyamata. Ez a téma egyéni vállalkozók és jogi személyek számára egyaránt releváns. A papírmunka szigorú jogszabályi normákkal rendelkezik, és a leírt szabályokat a vállalkozások minden vezetőjének, személyzeti osztályának figyelembe kell vennie. A személyzeti iratkezelés segítségével lehetővé válik a személyzeti menedzsment folyamatának optimalizálása, az egyes csapatok munkájának javítása, a jelentéstételi eljárás egyszerűsítése.

Mi az a HR menedzsment

A személyi iratkezelés alapjai a papírok elkészítésének, kitöltésének teljes folyamatát, a cégnél dolgozó személyi állományról szóló beszámolót foglalják magukban. Mindegyik kiadott jogilag kötelező, beleértve azokat is, amelyeket a munkavállaló kérelme alapján alakítanak ki. A személyi termelést gyakran a személyzeti osztály végzi, amelynek feladatai a következők:

• bérszámfejtés;
• szabadságok, betegszabadság nyilvántartásba vétele;
• referenciák kiadása.

Célok és célkitűzések

A HR osztály feladatai és céljai:

A munka iránya	Alkalmazotti feladatok
Könyvelés, nyilvántartás, ellenőrzés	Létszám-nyilvántartás vezetése, munkába jelentkezés, elbocsátás
Munkaszabályozás	Feladatok megismerése, munkahely, helyiségválasztás
Koordináció, képzés	Tanfolyamok lebonyolítása, képzés, továbbképzés, átképzés, teljesítmény ellenőrzés
Dolgozzon dokumentumokkal	Ennek az osztálynak a szakemberei dolgozatok, könyvek, munkarendek, nyilvántartások, beszámolók készítésével foglalkoznak
Szervezet	A tevékenységek szervezése utasítások szerint

Jogi szabályozás

A személyzettel kapcsolatos munkát számos szabályozási törvény, rendelet és regionális vagy állami szintű szabályrendszer szabályozza. Szabálysértésnek minősül a jogszabályi keretben meghatározott követelmények be nem tartása. A személyi termelés lebonyolításának fő szabályai:

• állami szabályozás a munkakönyvekről (2003);
• irodai munka és dokumentumkezelés szabályai 2009-től;
• szövetségi utasítások az alkalmazottakkal kapcsolatos papírmunka karbantartására;
• általános követelményeket, amelyeket a minisztériumok rendeletével hagynak jóvá.

A vállalkozás jogalkotási alapja

Minden vállalkozás számos olyan dokumentációt használ, amely szabályozza az összes személyzet munkáját. Az iratok mozgatása, elkészítése az utasítások szerint, a fent előírt szabályozási keretek szerint történik. A vállalkozás jogi keretei öt kulcskategóriára oszlanak, amelyeket a vállalkozás belső szabályzatai szabályoznak:

• társasági szerződés;
• munkarend;
• a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások;
• munkavédelem (szövetségi levéltári rendelet szabályozza);
• a személyzet munkarendje (és a létszámmal kapcsolatos dokumentumok).

Személyi dokumentum áramlás a szervezetben

A vállalkozások papírjainak egységes számviteli rendszerei három fő kategóriába sorolhatók, amelyek közé tartoznak a belső szabályzatok, a személyi állomány és a javadalmazási szabályzatok. Az első kategóriába tartozik a szabadságrend szerinti papírforgalom, a munkarenddel kapcsolatos dokumentumok kitöltése. A második bekezdés átfogóbb, és tartalmaz egy rendelkezést a szerződések és a számviteli politikai dokumentumok elkészítésére vonatkozóan. A javadalmazási rendelet szabályoz minden kérdést a munkabér, a jutalom, a betegszabadság, a szabadság és a végkielégítés kifizetésével kapcsolatban.

Létszám T-3 formájában

A T-3 űrlapon található személyzeti táblázat egyetlen típusú papír, amely leírja a teljes személyzeti struktúrát egy vállalatnál vagy vállalatnál. Az oszlopok a munkavállaló teljes nevére, beosztására, az adott egységre vonatkozó adatokat tartalmazzák. A szabályozási és jogszabályi normák szerint ott a szakember hivatalos fizetését írják elő. A regisztrációs folyamatban bekövetkezett bármilyen változást a számviteli osztálynak ebben a létszámtáblázatban kell regisztrálnia a T3 nyomtatványon. A kitöltési útmutató mindig tartalmaz ajánlásokat az egyes oszlopokhoz. A dokumentum összesen 5 információs pontot tartalmaz.

Munkabeosztás

A munkarend egy dokumentum, amely jóváhagyja a szakember napi rutinját. A munkafolyamat szabályozza a vezető beosztását. Tartalmazza a hatályos jogszabályok szerinti ellenőrzés szükségességét, az ebédet és a szüneteket, valamint a jelentéstételt. Egyes cégeknél az ügyintéző hetente, havonta köteles jegyzőkönyvet készíteni (az okmányt a munkavállaló és az ügyintéző aláírásával kell hitelesíteni). A terv, az ütemterv a következő munkaidőszakra alakul ki. Az alkalmazottak munkaidejének nyilvántartása.

Munkaszerződés

A munkaszerződés egy polgári jogi dokumentum, amely egy leendő munkavállaló és egy munkáltató között jön létre. Az ilyen típusú dokumentumokhoz szabványos nyomtatványok nem szükségesek, a megállapodást szabad formában kell kitölteni, feltüntetve a végzettséget (beosztást) és a munkaidőt. A kívánt eredmény is oda van írva. A jogi normák szerint ez a fajta dokumentum nagyon hasonlít a szerződési dokumentumhoz, mivel a munka végeredményét írja elő, és nem annak szerkezetét. Az alkalmazottak elbocsátásához csak a szerződés lejárta előtt kell véglegesíteni.

Személyi rendelések

A munkatársak pozícióba történő visszahelyezése, a szakemberek felvétele személyi megrendelés alapján történik. Ez a fajta dokumentum előírja a személyzet kinevezését az osztályokon dolgozó szakemberek beosztására és egyéb mozgásokra. Az utasítások, utasítások kidolgozásában a személyzeti osztály és a vezetői csoport munkatársai vesznek részt. A vállalat vezetői/adminisztrátorai helyi döntéseket hoznak. A megbízásoknak egységes formája van, azt a szabályozási keret határozza meg. A papírok szavatossági idejétől függően legfeljebb öt évig (a megrendelés típusától függően) a számviteli osztályon vagy a személyzeti osztályon kell tárolni.

Munkaköri leírások

A munkaköri leírások olyan dokumentum, amely előírja a felek (munkavállaló és munkáltató) felelősségét, valamint adatokat tartalmaz a beosztásában lévő adott szakember utasításairól, feladatairól. Ezeket a szervezet pecsétjével és a felelős személy aláírásával igazolják. Ehhez a dokumentumhoz három példány szükséges. Az egyik a személyzeti osztályon marad, a másik magával az előadóval, a harmadik pedig egy adott részleg vezetőjével vagy adminisztrátorával. Ennek a megbízásnak a célja a vállalat személyzeti menedzsment folyamatainak optimalizálása.

Hogyan szervezzük meg az irodai munkát a személyzeti osztályon

A megfelelő HR menedzsment magas szintű felelősségvállalást jelent. A humánerőforrás munkatársaknak gondoskodniuk kell arról, hogy az aláírás dátumai megegyezzenek a tényleges dátumokkal. A munkakönyvek és egyéb személyi dokumentumok karbantartását outsourcing cégekre bízhatja. A HR vezetők feladatai:

• munkarendet, szabadságokkal kapcsolatos számviteli dokumentációt alakítani;
• munkavédelmi dokumentumok elkészítése (az állami szervek számára szükséges);
• megrendelések elkészítése és kiadása;
• Számolja ki a bérszámfejtést és ellenőrizze a bónuszok kifizetését.

HR osztály

A teljes munkaidős személyzeti szolgáltatást akkor végezzük, ha az összes könyvelést és minden nyilvántartást csak a személyzeti osztály alkalmazottai végzik, teljes munkaidőben. Ez a papírmunka a 20-30 fős vállalkozások és cégek számára releváns. Az állami szabványok megkövetelik az összes megrendelés és egyéb követelmények formájának szigorú betartását, ellenkező esetben a jogi személy bírságot kaphat. A szolgáltató szektorban, ahol egy jogi személy legfeljebb 30 főt számlál, jövedelmezőbb az outsourcing cégek szolgáltatásait igénybe venni.

Egy outsourcing cég szakembereinek bevonása személyi munkára

Kiszervezett HR-cég alkalmazása pénzt takarít meg és csökkenti a teljes létszámot. Független szakemberek végzik el a rendelések, ütemezések elkészítéséhez szükséges teljes munkakört. Ezenkívül külön naplót vezetnek, és szabályozzák a cég egyes szakembereinek munkáját. A kihelyezett HR iratkezelésre jellemző, hogy egy jogi személy nem rendelkezik saját HR részleggel, ezt a feladatot egy külön csapatra bízza mérsékelt díj ellenében.

Személyzeti elszámolás a semmiből lépésről lépésre

A személyzeti részleg dokumentumainak nyilvántartásához irodai berendezések és iroda szükséges. Fontos, hogy legyen erős széfünk. A végzésben ki kell jelölni a dokumentumkezelő rendszer vezetőjét. Ezt követően belső aktusok alakulnak ki. A cég minden alkalmazottja számára külön mappát kell létrehoznia, ahol a munkakönyve tárolódik. A személyi iratkezelés megköveteli ezen dokumentáció megőrzését a beosztásban lévő szakember teljes munkaideje alatt. Az osztály teljes tevékenysége során az információk könyvelésre kerülnek, megrendelések készülnek.

A HR-esekkel szemben támasztott követelmények

A személyzeti iratok kezelése viszonylag összetett folyamat, amely bizonyos elméleti és gyakorlati készségeket igényel. Az erre a pozícióra vonatkozó szabályozási keret tartalmazza azon feltételek listáját, amelyek mellett a szakember betöltheti ezt a pozíciót. Az oktatási intézmények nem választanak ki külön profilt a személyzeti irodai munkaként. A vezetők és adminisztrátorok alkalmasak a személyzeti osztályon végzett tevékenységekre. A munkaadók tehát jogi végzettséggel, információvédelmi vagy dokumentumkezeléssel rendelkezőket neveznek ki.

A személyzeti tisztviselő jogai és kötelezettségei

Az ilyen tisztségviselők első kötelezettsége a jogszabályi keretek ismerete, a megállapított számviteli szabályok betartása. A fenti cikkek, szövetségi törvények voltak, amelyeket be kell tartani a személyzeti nyilvántartások kezelése során. A személyzeti tisztviselő jogosult tájékoztatást kapni az alkalmazottaktól, megtekintheti a személyes mappákat, megtekintheti a könyvelési könyvet (bér). Az ehhez a profilhoz tartozó szakemberek hatáskörébe tartozik az aláírások elhelyezése, a munkaadókkal való együttműködés a személyzet hatékonyságának javítása érdekében.

Személyzeti nyilvántartások kezelése

Manapság a HR iratkezelés írásban és digitális formában is folyik. A dokumentációt az arra jogosult alkalmazottak személyesen írják alá. A dokumentációhoz állami szabványokat használnak, amelyek egységesítik az összes sablont és űrlapot. Figyelembe kell venni a GOST R 6.30-2003 és a GOST R 7.0.8-2013 normáit. A fontos papírokat speciális mappákban vagy fém széfekben tárolják. A cég terjedelmétől és méretétől függően a szakembereknek különböző követelményeket kell betartaniuk a jelentéstétel gyakoriságára vonatkozóan.

Személyzet keresése és regisztrációja

Kezdetben az alkalmazottak regisztrációja előtt olyan szakszemélyzetet kell találni, amely szigorú kritériumoknak felel meg (a munka sajátosságaihoz kell kapcsolódnia). Ehhez használjon speciális irodákat, ügynökségeket, álláskereső oldalakat, munkaerő-piaci vagy magánhirdetéseket az újságokban, a médiában, a weboldalakon. Ezt követően kötelező személyi dokumentumokat állítanak össze, regisztrációt végeznek, munkaszerződést vagy munkaszerződést írnak alá.

A munkaerő-felvétel szakaszai

Az álláskeresők bejegyzésének folyamata az álláskereső adatainak egy speciális naplóba történő beírásával kezdődik. A jelentéskártya információkat rögzít a tapasztalatról, a szolgálati időről és a korábban betöltött pozícióról. Jóváhagyáskor végzés készül egy személy kinevezéséről egy adott posztra. Az utolsó szakasz egy személyes mappa kialakítása, ügy készítése egy cégben, osztályon. A szerződés a feladatokról, a munkabérről tartalmaz információkat a poszton.

Személyi kártyák és a munkavállaló személyi aktájának kialakítása

A személyi okmányok típusai közé tartozik a munkavállaló személyi igazolványa. Tartalmazza a családi állapotra vonatkozó összes információt, a teljes nevet, egy fényképet ragasztanak oda, és előírják a születési dátumot. Mindezt a munkáltatók végzik annak érdekében, hogy a cég minden egyes tagjáról adatcsomagot alkossanak. A törvény értelmében ezek az adatok harmadik félnek nem adhatók át. Mappákat, szekrényeket vagy akár fém széfeket használnak a személyes akták vezetésére (a cég irodájának felszereltségétől függően).

HR magazinok

A papírra nyomtatott termékek segítik a beszámolók rendszerezését, egyszerűsítik a dokumentumkezelést. Az üzleti folyóiratok formájában megjelenő dokumentáció a következő típusokat tartalmazza:

• cégnek, vállalkozásnak kézbesített iratok, iratok ellenőrzésére;
• az üzleti utak idejének, időszakainak ellenőrzésére;
• az esetleges feljegyzések, kimutatások ellenőrzésére;
• feljegyzések a munkakönyvek biztonságának biztosítása érdekében.

Munkakönyvek karbantartása

A személyi nyilvántartás vezetése kötelezi a szakembereket a munkakönyv nyilvántartására. Minden nyilvántartást vezetnek, ha a vállalkozásnál hivatalosan bejegyzett személy. A munkakönyvet elbocsátáskor adják ki a munkavállalónak. Ez a dokumentáció rögzíti a pozícióval, díjakkal kapcsolatos minden változást. A személyzeti iratkezelés nulláról szóló képzése kötelező elemeket tartalmaz a munkafüzetek helyes kialakítására vonatkozóan. Az esetleges hibákat az emberi erőforrások munkatársai javítják ki. Ha megtalálják őket, a szakembereket adminisztratív szabálysértés miatt vonhatják felelősségre.

Dokumentumok rendszerezése és tárolása

A dokumentumok ellenőrzésére és tárolására külön jogszabályi normák születtek. Fontos megemlíteni az archiválásról szóló szövetségi törvény 17. cikkét. Előírja, hogy a gazdasági társaságok, vállalkozások vezetésének az előírt határidőn belül gondoskodnia kell az irattári dokumentációk biztonságáról. A tárolási időt törvény írja elő, és megfelel az állami szabványoknak. A papíralapú dokumentáció sértetlenségének biztosítása érdekében fém tűzálló széfeket és szekrényeket használnak.

Szükség esetén a dokumentumokból származó adatokat továbbítják az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságához. Az automatizálás, a papírforgalom digitalizálása az egyik kiemelt terület a munkatársak munkairányítási folyamatának optimalizálása során. Ma a legtöbb jelentés nem papíron történik. Ez nem mentesíti a vállalkozások vezetőit, vezetőit az archívum egy, három, öt vagy több évig tartó megőrzési kötelezettségétől.

Elektronikus személyzeti nyilvántartások

Az elektronikus személyi nyilvántartás használata során fontos az iratok biztonsági feltételeinek betartása, a személyes adatok védelméről szóló törvény értelmében az archívumhoz való hozzáférés csökkentése. A dokumentáció elektronikus könyvelésének számos előnye van:

1. gyors hozzáférés a dokumentumokhoz;
2. fájl jelszavas védelem;
3. nem kell széfet vásárolni a papírmegtakarítás érdekében;
4. helyet takarít meg az irodában - a merevlemez 10 000 vagy több dokumentum tárolására alkalmas;
5. időt takarít meg - aláírhat, 1-2 perc alatt megtalálhat bármilyen dokumentumot a számítógép merevlemez-archívumában.

Videó

Tudja meg, hogyan vezetik a személyzeti nyilvántartásokat a szervezetben, és mi miatt büntethetők meg. Töltse le a kézikönyvet a HR-nyilvántartás kezeléséhez, vagy saját maga szervezze meg a könyvelést.

A cikkben

Töltsön le egy hasznos dokumentumot

Melyek azok a kötelező személyi dokumentumok, amelyeket a munkáltató állít ki

Minden bérelt munkaerőt alkalmazó cégnek személyi nyilvántartást kell vezetnie. A személyzettel végzett munkát számos dokumentum elkészítése kíséri, a személyzeti listától a személyzeti megrendelésekig. A személyügyi referens feladata a személyügyi szolgálat okmányainak időbeni és szabályszerű elkészítése, azok szükség szerinti módosítása, a hatályos jogszabályok betartásának ellenőrzése.

Az új GOST figyelembevételével kidolgozott, jól strukturált, a személyzeti nyilvántartás kezeléséről szóló utasítás minimálisra csökkenti a súlyos hibák kockázatát a személyzettel való munka során.

A személyzeti nyilvántartás kezelésének a nulláról történő elindítása, a személyzeti szolgáltatás kötelező dokumentumainak elkészítése, amelyek nélkül a személyzettel végzett teljes körű munka egyszerűen lehetetlen.

Szükséges HR dokumentumok:

• munkaszerződések;
• munkaköri leírások (ha szükséges);
• helyi szabályozások;
• alkalmazottak személyes kártyái;
• személyi rendelések;
• megrendelések az alaptevékenységhez;
• személyzet;
• szabadság ütemezése;
• számviteli könyvek és folyóiratok;
• jelenléti ív .

Munkaszerződés

A fő dokumentum a személyzeti tiszt munkájában. Megerősíti a munkaviszony fennállását, megállapítja a felek jogait és kötelezettségeit. A munkaszerződésnek nincs egységes, egységes formája, bár a mikrovállalkozások esetében létezik egységes formanyomtatvány. Más munkáltatók ezt alapul vehetik. A törvény nem tiltja a munkaszerződések szabad formában történő megalkotását, ha az minden kötelező feltételt és információt tartalmaz a felekről.

A munkaszerződés kötelező feltételei:

• munkakör, amely jelzi a munkakört vagy a munka típusát;
• a munkavégzés helye és munkakörülményei;
• díjazás a tarifa vagy a fizetés feltüntetésével;
• kötelező társadalombiztosítás feltétele.

A munkaszerződésben tüntesse fel a munkavégzés jellegét és módját, ha eltér a megszokottól. Írja le a törvény által előírt összes garanciát és kártérítést. Határozott idejű szerződésben feltétlenül tüntesse fel az érvényességi időt és azt, hogy a felek miért nem tudtak határozatlan idejű munkaviszonyt létesíteni.

A munkaszerződés kötelező adatai:

• A munkavállaló teljes neve és a munkáltató neve (magánszemélyeknél - teljes név);
• a munkavállaló és a munkáltató-magán személyazonosságát igazoló dokumentumok adatai;
• a munkáltató TIN-je (kivéve a vállalkozói státusszal nem rendelkező személyeket);
• a munkáltató nevében szerződést aláíró személy adatai;
• a dokumentum helye és dátuma.

Munkaköri leírások

Annak ellenére, hogy az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem hivatkozik erre a dokumentumra, az állami szervek hiba nélkül kidolgozzák a munkaköri leírások csomagját (2004. július 27-i 79-FZ törvény), és nagyon kívánatos, hogy a kereskedelmi szervezetek csináld ezt.

A munkaköri leírások jelenléte lehetővé teszi:

• hozzáértően osztja meg a felelősséget a hasonló pozíciók között;
• bíróságon vagy ügyészségen bizonyítani a fegyelmi büntetés jogosságát;
• igazolni;
• megfelelően igazolja a személyzetet a beosztásuknak való megfelelésről.

Figyelem! Az utasítások pozíciókra íródnak, nem konkrét alkalmazottakra, ezért ne tedd személyre szabottan. Ha egy alkalmazott felmond vagy átvált, az utasításokat újra jóvá kell hagyni. Ugyanezen okból jobb, ha független dokumentumként hagyja jóvá, nem pedig munkaszerződés vagy megállapodás mellékleteként.

Helyi előírások (LNA)

Vannak kötelező és választható. A GIT-felügyelőnek joga van helyi szabályozást kérni az ellenőrzés során, és ha valamely dokumentum nem áll rendelkezésre, vagy azt hibásan hajtják végre, a munkáltató pénzbírsággal, vagy végzéssel sújtható.

A Munka Törvénykönyvében említett összes LNA kötelező:

• a javadalmazásra vonatkozó szabályozás, ha a javadalmazás feltételeit nem tükrözi a kollektív szerződés vagy más helyi jogi aktus (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke);
• rendelet a munkavállalók személyes adatairól (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 86. cikke);
• (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke).

Ha az államban vannak szabálytalan munkaidővel rendelkező beosztások, jóvá kell hagyni a különleges munkarend hatálya alá tartozó munkavállalók listáját (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. és 101. cikke). Ha a vállalat személyzetet küld átképzésre vagy továbbképzésre - a szakmai képzés eljárására és feltételeire vonatkozó szabályozás (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 196. cikke).

Az opcionális LNA-k szükség szerint kerülnek kiadásra. A munkafolyamatok egyértelmű szabályozása érdekében további belső dokumentumokat dolgozzon ki: bónuszokról, üzleti utakról, mentorálásról, szociálpolitikáról, toborzásról stb. Nincsenek egységes követelmények a helyi törvények kialakítására és felépítésére vonatkozóan, kövesse a jelenlegi GOST-t, és minden dokumentumot megfelelően hitelesítsen.

Az alkalmazottak személyes kártyái

Minden munkáltató, jogi formától és tevékenységi körtől függetlenül köteles minden munkavállaló számára személyi igazolványt készíteni. Használja az egységes T-2 űrlapot, vagy alakítsa ki saját űrlapját. A köztisztviselők nyilvántartásba vételéhez speciális T-2GS nyomtatványt fejlesztettek ki.

Ne felejtse el az első kitöltés után azonnal megismertetni a munkavállalóval az aláírás alatti személyi kártya tartalmát, majd - az áthelyezésről (ideértve az ideiglenest is), az elbocsátásról, a munkakör átnevezéséről szóló új bejegyzéseket követően.

Figyelem! A személyi igazolvány lezárása az indulás alapjául szolgáló munkaszerződés megszűnését követően történik. Ha olyan alkalmazottat vesz fel, aki már dolgozott a szervezetben, indítson neki új kártyát.

Megrendelések a személyzet számára

A felvételt, az üzleti utakat, az elbocsátásokat, a prémiumokat, a szabadságokat és az egyéb személyzeti eljárásokat megrendelésekkel rögzítik. Ez minden személyzeti szolgáltatás legfontosabb dokumentuma, amely alapján bejegyzések történnek a személyes számlákon, munkakönyvekben, személyi kártyákban.

Egyes megrendelések egységes táblázatos formában készülnek. Ha a megrendelés nem egy, hanem egyszerre több munkavállalóra vonatkozik, az „a” jelű űrlapot használjuk:

1. táblázat Egységes táblázatos nyomtatványon kiadott megbízások

	Űrlap típusa és neve
T-9 vagy T-9	Egy vagy több alkalmazott üzleti útra küldésének elrendelése
T-11 vagy T-11a	Egy vagy több alkalmazott ösztönzése
T-8 vagy T-8a	Egy vagy több alkalmazott elbocsátására vonatkozó végzés
T-6 vagy T-6a	Egy vagy több alkalmazott szabadságának kiadására vonatkozó végzés
T-5 vagy T-5a	Egy vagy több alkalmazott másik munkakörbe való áthelyezésének elrendelése
T-1 vagy T-1a	Egy vagy több alkalmazott munkára történő felvételére vonatkozó megbízás

Figyelem! Az egységes nyomtatványok helyett a munkáltató által jóváhagyott nyomtatványokat is használhatja, amennyiben minden szükséges adatot tartalmaz.

A fennmaradó megrendeléseket szöveges formában adják ki. Ha vissza kell hívnia egy alkalmazottat a szabadságról, vagy továbbképzésre kell küldenie, helyezze vissza a munkahelyére, vagy készítsen szabad formátumú megbízást.

A megbízás jogerős igazolása - a főigazgató vagy a megbízások aláírására jogosult más tisztviselő személyes aláírása - hitelesítésével. Az aláíráson kívül a szervezet pecsétjét (ha van) elhelyezik. Az adminisztratív okiratok az aláírás pillanatától vagy az azokban meghatározott időponttól lépnek hatályba.

Figyelem! A vezetők – a főigazgató, helyettesei, a főkönyvelő és az alapító okiratban említett egyéb tisztviselők – kinevezésére vonatkozó utasítások az alaptevékenységekre, nem pedig a személyzetre vonatkozó utasításokra vonatkoznak.

Megrendelések az alaptevékenységhez

Ide tartozik minden olyan írásos végzés, amely nem személyi vagy adminisztratív, gazdasági kérdésekre vonatkozik: a helyi szabályozás bevezetéséről vagy a meglévő LNA módosításáról, új munkakörök létrehozásáról és az ellenőrzések lefolytatásáról. Az ilyen parancsok végrehajtásával a szervezet titkárát és a személyzeti tiszteket egyaránt meg lehet bízni.

személyi állomány

Jellemzi a társaság személyi összetételét: szervezeti felépítés, létszám és összetétel, díjazás minden pozícióra. A regisztrációhoz használja az egységes T-3 űrlapot, vagy készítsen saját sablont. A bizonylat érvényességi ideje elhagyható, de ha korlátozott, ne felejtsen el a megadott időpontig új létszámtáblázatot készíteni.

Példa munkaerő korlátozott időtartamra

Írja be a dokumentumba a cégnél elérhető összes pozíciót, beleértve az üres, ideiglenes és szezonális pozíciókat is. A törvény tiltja, hogy alkalmazottakat vegyenek fel olyan pozíciókra, amelyeket a létszámtáblázat nem ír elő (2014. 01. 21-i Rostrud PG / 13229-6-1 számú levél).

Írja be a pozíciók nevét oroszul és rövidítések nélkül, adja meg a pontos fizetést mindegyiknél - a fizetési villák elfogadhatatlanok. A kompenzációval, juttatással vagy korlátozással kapcsolatos beosztásoknak meg kell felelniük a szakmai szabványoknak, valamint a tarifa- és képesítési kézikönyveknek (Munkaügyi Minisztérium 14-0 / 10 / V-2253 sz. levele, 2016.04.04.). A "Personnel Business" magazin szakértője elmondja

Figyelem! A személyzeti táblázat hibáiért a társaságot pénzbírsággal sújtják az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. cikke alapján.

Nyaralás menetrendje

Évente készül, és meghatározza a szervezet minden alkalmazottja számára éves fizetett szabadság biztosításának feltételeit. Vegyük alapul az egységes T-7 űrlapot vagy saját sablonunkat.

A dokumentumra vonatkozó követelések elkerülése érdekében a következő sorrendben járjon el:

1. Ismerje meg az alkalmazottak kívánságait. Kérje meg az osztályvezetőket, hogy gyűjtsenek információkat az egyes szerkezeti egységekről.
2. Ellenőrizze, hogy az alkalmazottak között vannak-e olyan kedvezményezettek, akiknek joguk van bármikor nyaralni. Ide tartoznak a terhes nők, a kiskorúak és néhány más munkavállalói kategória.
3. Készítsen előzetes összefoglaló ütemtervet.Írja be a dokumentumba az összes alkalmazottat, beleértve a külső és belső részmunkaidős alkalmazottakat, valamint azokat, akiknek a szülési szabadsága jövőre jár le.
4. A menetrend elfogadása és jóváhagyása. Adjon ki külön megbízást, vagy bélyegezze le a jóváhagyási bélyegzőt magára a dokumentumra, aláírásával ismertesse meg a dolgozókkal (2012.01.08. PG / 5883-6-1 Rostrud levél).

Ki felel a HR adminisztrációért

A mikrovállalkozásoknál és induló vállalkozásoknál a teljes HR adminisztráció általában egy ember vállára esik. Általában ez a cég igazgatója vagy helyettese. De ahogy az üzlet növekszik és a személyzet bővül, úgy nő a papírmunka mennyisége is. Ebben a szakaszban teljes munkaidős állást kell kijelölni olyan személyzeti szakember számára, aki jól ismeri a személyi iratkezelés alapjait, és teljes munkaidejét a személyzettel való munkának szenteli.

A komplex szervezeti felépítésű nagyvállalatoknál külön szolgáltatás foglalkozik a személyi iratkezeléssel.

Ha a szervezetnek külön strukturális részlegei vannak, például más városokban és régiókban lévő fióktelepek, kétféleképpen lehet személyi nyilvántartást vezetni. Költségesebb - minden kirendeltségben létrehozni egy személyzeti tiszti állást, jövedelmezőbb, de bizonyos nehézségekkel jár - a központi iroda személyzeti osztályával kezelni, szkennelés és posta segítségével történő munkavégzés után. Mi az, olvassa el a „Személyzeti Üzlet” magazinban.

2. táblázat: Az ágazati CA-szervezés különböző módjainak előnyei és hátrányai

Eljárás	A CD a központi irodában zajlik	A CD-t fiókokban bonyolítják le
Papírmunka	A határidők betartása nehézkes, az eredeti dokumentumok átadása időt vesz igénybe	A határidőket betartják, az aláírási jogot a kirendeltségvezetőre ruházzák át
A személyzeti iratkezelésért (KD) felelős alkalmazottak kinevezése	Általában könnyű megtalálni a megfelelő alkalmazottat, megfelelő végzettséggel	Mivel a fiókokban kevesebb alkalmazott dolgozik, nehéz a CA-ért felelős személyt kiválasztani
Toborzás túlórára vagy hétvégén	Nem mindig lehetséges az összes szükséges dokumentum azonnali kiállítása és időben történő eljuttatása az osztályra	Nem probléma: csak meg kell szereznie a munkavállaló hozzájárulását, és a helyszínen kell kitöltenie az összes dokumentumot
Dokumentumok kiállítása az alkalmazottak számára elbocsátáskor	Több időre van szüksége a kézbesítéshez, postai úton történő elküldés esetén fennáll az elvesztés veszélye	Az iratok azonnal, a megállapított határidők megsértése nélkül kiadhatók

Személyzeti irodai munka szervezése önállóan: lépésről lépésre

Hogyan lehet megszervezni a személyzettel való munkát egy újonnan létrehozott cégben vagy helyreállítani egy előd után? A hatályos jogszabályok normáinak figyelembevételével kidolgozott új személyzeti iratkezelési utasítás segít abban, hogy ne maradjon le semmiről.

Folytassa lépésről lépésre:

1. lépés: Hozzon létre egy szabályozási keretet. Mindenekelőtt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének követelményei - a munkajog fő készlete, amely számos személyzeti folyamatot szabályoz: a munkaerő-felvétel, a szabadságok kiadása, a munkaszerződés feleinek jogai és kötelezettségei, a munkaszerződéssel kapcsolatos eljárás. bérszámítás stb.

Vegye figyelembe az alábbi szabályokat is:

• Az Állami Statisztikai Bizottság 2004. 01. 05. 1. sz- az elsődleges számviteli és kötelező adatszolgáltatás egységes formáinak alkalmazásáról;
• Egy kis cégnél a személyi nyilvántartás kezelésével kapcsolatos összes kérdést egy személy - személyzeti tiszt, titkár vagy igazgató - intézheti. Ezután ő a felelős a munkakönyvek karbantartásáért és tárolásáért. De ha nagy a munka mennyisége, jobb, ha a felelősségi területeket több alkalmazott között osztják el. Például jelölje ki az egyik személyzeti tisztet, aki a munkakönyvek vezetésével és könyvelésével foglalkozik, és bízzon meg egy másikat a személyi rendelések összeállításával.

  A munkakönyvekért felelős tisztviselő kinevezéséről szóló végzésminta

  
  

  3. lépés: Készítsen listát a szükséges személyzeti dokumentumokról. Tartalmazza a helyi előírásokat és egyéb dokumentumokat, amelyek meglétét a GIT-ellenőr a következő látogatás során feltétlenül ellenőrizni fogja: személyzet, szabadságok ütemezése, munkaidő-nyilvántartás, az alkalmazottak személyi kártyái. Ha a szervezet az egységes nyomtatványok elhagyását tervezi, adjon ki utasítást saját formanyomtatványainak kidolgozására.

  4. lépés: A szükséges HR nyilvántartások és szabályzatok kidolgozása és jóváhagyása. Az LNA jóváhagyásának többféle módja van: derítse ki, miben különböznek egymástól, és válassza ki az Önnek legmegfelelőbbet. Kérjük, vegye figyelembe, hogy bizonyos dokumentumokat először egyeztetni kell a szakszervezettel (mondja a "Personnel Business" elektronikus magazin szakértője).

  5. lépés: Töltse ki a regisztrációs könyveket és folyóiratokat. Az eligazítások, orvosi vizsgálatok és levelezés nyilvántartásáért felelős alkalmazottakat nevezzen ki.

  1. Ellenőrizze a munkaszerződések végrehajtásának helyességét. Először ellenőrizze, hogy a szervezet igazgatója megfelelően regisztrált-e a munkára, majd nézze meg a többi szerződést. Ügyeljen arra, hogy a bennük előírt fizetések és munkaköri megnevezések pontosan megegyezzenek az állományjegyzékben, munkafüzetekben és munkakörökben szereplő megfogalmazással. Ha hibákat talál, hajtson végre változtatásokat további megállapodások megkötésével az alkalmazottakkal.
  1. Ismertesse meg az aláírt alkalmazottakat az LNA-val, akik közvetlenül kapcsolódnak hozzájuk. Nem csak a munkabeosztás szabályairól és egyéb LNA-ról van szó, amelyet a munkaerő felvételekor meg kell ismerni, hanem a munkaköri leírásokról, a személyi megrendelésekről és az utasítási naplókról is.

  Figyelem! Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazott megkapja a saját példányát a munkaszerződésből és az ahhoz kapcsolódó összes további megállapodásból.

  1. Katonai regisztráció megszervezése. Ha a társaság katonai szolgálatra kötelezett vagy katonai korú személyt alkalmaz, katonai nyilvántartást vezetni. Ki kell jelölni az iratvezetésért felelős személyt, és egyeztetni a kinevezést a helyi katonai nyilvántartási és besorozási hivatallal, munkatervet készíteni és nyilvántartást kiadni az alkalmazottak által biztosított katonai igazolványok, személyi igazolványok és toborzói igazolványok információi alapján.
  1. Hozzon létre egy biztonságos tárolási környezetet. Ez a követelmény minden személyes adatot (PD) tartalmazó dokumentumra vonatkozik: helyezze biztonságosan zárható szekrényekbe és széfekbe, ne adja át a munkavállalóra vonatkozó információkat harmadik félnek nélküle. írásbeli hozzájárulása. Ne őrizze meg az útlevelek és oklevelek másolatát a személyes aktáiban, ne kérjen az alkalmazottaktól olyan személyes adatokat, amelyek nem közvetlenül kapcsolódnak a munkához - a személyes adatok kezelésének szabályainak megsértése miatti bírság jelentős.
  1. Készítsen naptártervezőt. Sok fontos dokumentumot rendszeresen frissíteni vagy újra jóvá kell hagyni. Például a szabadságolási ütemtervet évente kell elkészíteni, és a kollektív szerződést legalább háromévente újra ki kell adni. Annak érdekében, hogy a cégnek ne legyen problémája a jövőben, tervezze meg előre a munkát a legfontosabb dokumentumokkal.

  A személyzeti iratkezelést a semmiből megszervezni, például egy fióktelepen, vagy az elődök utáni újjáépítést nem könnyű feladat. A kezdéshez olvassa el a szabályozási keretet és a GOST R 7.0.97-2016 szabványt, amely tartalmazza a papírmunka alapvető követelményeit.

  Következetesen dolgozva dolgozza ki a minimálisan szükséges személyzeti dokumentációt, beleértve az előírásokat is. Döntse el, hogy mely elsődleges számviteli űrlapokat használja – egységesített vagy saját fejlesztésű. Tedd rendbe a munkaszerződéseidet és a megállapodásaidat. Legyen figyelmes a részletekre, mert a céget jelentős pénzbírsággal sújtják a dokumentumok hiánya vagy hibás végrehajtása miatt.