Számviteli személyzeti osztály. HR ügyintézés A-tól Z-ig

Livena S.V. / "Humánerőforrás-csomag" kadrovik-praktik.ru
Azt az utasítást kapta, hogy a semmiből hozzon létre egy személyzeti vállalkozást. És kevés tapasztalatod van ezen a téren. Lehet, hogy Ön kezdő személyzeti tiszt, vagy általában könyvelő vagy irodavezető, akit „kiakadt” a személyzettel, vagy kezdő vállalkozó. Akkor útmutatónk biztosan segíteni fog Önnek. Egyszerű és hozzáférhető, különösen a személyzeti szakmában kezdők számára.

Tehát kijelölték a személyzetet. Hol kezdjük?

1. Készítsünk el a szükséges törvényeket, szakirodalmat, programokat. Minderre szüksége lesz a munkájában.
Beszélje meg a vezetéssel egy olyan program beszerzésének kérdését, amelyben a személyzeti nyilvántartást vezetik. Sok ilyen program létezik, és sok speciális program nagyon-nagyon kényelmes. Néhányan megkerülik az 1C funkcióit. De a legtöbb cég az 1C hagyományának megfelelően személyzeti nyilvántartást vezet. A helyzet az, hogy minden városban rengeteg 1C támogatási szakember van, de más programok támogatásában nem mindenhol talál szakembert.

2. A szervezet alapító okiratairól másolatot veszünk a vezetőségtől és alaposan áttanulmányozzuk azokat. A személyzeti rovatban található összes dokumentumnak meg kell felelnie a társaság alapító okiratainak, és semmilyen módon nem lehet ellentmondani azoknak. Olvassa el az Alapító Okiratban az igazgató felvételének menetét (Ön készíti el) és fizetésének megállapítását, azt az időtartamot, ameddig lehet vele munkaszerződést kötni, bizonyos jellemzőket a Charta előírhat. Néha a Charta előírja a kulcsfontosságú vezetők felvételének és javadalmazási rendszerének megállapítását (például az alapítók közgyűlésének előzetes jóváhagyásával), sőt a személyzeti táblázat jóváhagyásának eljárását is.
________________________________________

3. Meghatározzuk azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyeknek a személyzeti munkaterületen kell lenniük, és amelyeket elkészítünk. Az ilyen dokumentumok listája itt található - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Nyilvánvaló, hogy a törvény által előírt dokumentumokat minden esetben elkészíti. Érdeklődjön a vezetőségnél, hogy a választható dokumentumok közül melyiket fogja elkészíteni a cég számára. Valamint előre tisztázhatja az igazgatóval, hogy milyen speciális feltételeket szeretne látni a Belső Munkaügyi Szabályzatban, egyéb helyi szabályozásban, a munkaszerződés formáiban.

Szükséges dokumentumok:

Alapító okiratok
- Munkaszerződések
- Személyzeti asztal (T-3 forma)*
- Munkaidő-nyilvántartás (T-13-as űrlap)* vagy Munkaidő-nyilvántartás és bérszámfejtés (T-12-es űrlap)*
- Belső munkaügyi szabályzat
- A munkavállalók személyes adatainak védelméről szóló dokumentum (rendelet)
- Üdülési menetrend (T-7 forma) *
- Személyes kártyák (T-2 nyomtatvány)*
- Parancsok. Például a munkavállaló felvételéről (T-1 formanyomtatvány) *, a munkavállalók felvételéről (T-1a nyomtatvány) *, a szabadság kiadásáról (T-6 nyomtatvány) *, a szabadság kiadásáról (űrlap) T-6a), a munkavállaló előléptetéséről (T-11 formanyomtatvány)*, a munkavállalók ösztönzéséről (T-11a formanyomtatvány)*, a munkavállaló munkavégzéséről (T-9 nyomtatvány)*, a munkavégzésről munkavállalók (T-9a formanyomtatvány)*, munkavállaló áthelyezéséről (T-5 nyomtatvány)*, munkavállaló áthelyezéséről (T-5a formanyomtatvány)*, munkavállalóval kötött munkaszerződés felmondásáról (T nyomtatvány) -8)*, a munkavállalókkal kötött munkaszerződés megszüntetéséről (T-8a nyomtatvány), fegyelmi büntetés alkalmazásáról, fegyelmi büntetés visszavonásáról, összevonásról , helyettesítésről, felfüggesztésről, felfüggesztés megszüntetéséről , szabadság elhalasztásáról, szabadságról való visszahívásról, létszámleépítésről stb.
- Megbízások indoklása (memorandumok, nyilatkozatok, aktusok, munkaszerződések, magyarázó megjegyzések)
- Magazinok (könyvek) az utazási igazolványok nyilvántartására, nagyon kívánatos - megrendelések, munkaszerződések.
- Számviteli könyv a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgatásához. Bevételi és kiadási könyv a munkafüzetek nyomtatványainak elszámolásához és a hozzájuk tartozó betétlapokhoz
- Munkakönyvek
- Minden kivonat, jegyzet-kalkuláció és egyéb dokumentum, amely a bérszámítással és fizetéssel, szabadságdíjjal, fel nem használt szabadságok kompenzációjával, elbocsátáskor "elszámolással" kapcsolatos, a fizetési szelvény jóváhagyott formája.

Bizonyos körülmények között kötelezővé váló dokumentumok:
- Kötelező a kollektív szerződés megkötése, ha legalább az egyik fél (munkavállaló vagy munkáltató) előterjesztette a kezdeményezést annak megkötésére.
- A javadalmazásra és prémiumra vonatkozó szabályozás akkor kötelező, ha a munkáltatóra vonatkozó javadalmazási és jutalmazási feltételek valamelyike ​​más dokumentumban nem szabályozott, például sem a munkaszerződésben, sem a létszámjegyzékben.
- Munkaköri leírás - kötelező, ha a munkavállalók minden munkaköri feladata munkaszerződésben nincs szabályozva.
- Az igazolásra és a kísérő igazolványokra vonatkozó előírások - kötelező, ha a munkáltató végzi a munkavállalók tanúsítását.
- Műszakos munkavégzés esetén műszakbeosztás szükséges.
- Üzleti titokra vonatkozó előírások - kötelező, ha a munkaszerződésben szerepel, hogy a munkavállaló köteles az üzleti titkot megőrizni.
- Kiskorú munkavállalók, megváltozott munkaképességű munkavállalók, várandós munkavállalók, három év alatti gyermeket nevelő nők, egyedülálló anyák listája; fogyatékos gyermeket gondozó és gyermekkoruk óta fogyatékkal élők, káros és (vagy) veszélyes munkakörülményeket okozó munkakörben foglalkoztatott munkavállalók - ha az állományban kiskorúak vannak, megváltozott munkaképességű munkavállalók, várandós munkavállalók, három év alatti gyermeket nevelő nők, egyedülálló anyák, fogyatékos és fogyatékos gyermekeket gyermekkoruk óta gondozó személyek, káros és (vagy) veszélyes munkakörülményeket okozó munkakörben foglalkoztatott munkavállalók
________________________________________

4. Kiállítjuk a rendezőt
Ellenőrizze, hogy az igazgató (vezérigazgató) megfelelően regisztrálva van-e. Ha nem, akkor mindenekelőtt kiállítunk egy rendezőt. Ő az első munkás! A dokumentumokból egyértelműen ki kell derülnie, hogy az igazgató mikortól dolgozik. Az igazgatói állásra történő jelentkezés lépésről lépésre a „Személyzeti referens csomagban” található, ott vannak a szükséges mintadokumentumok is. Szintén a Csomagban talál egy szemináriumot "Munkaügyi kapcsolatok rendezése bérelt igazgatóval" és sok konzultációt a témában a konzultációk megfelelő részében.
________________________________________

5. Létszámtáblázatot készítünk, Belső munkaügyi előírások, egyéb helyi előírások (lásd a 3. bekezdés táblázatát).
Bizonyára még nincs létszámtáblázata és belső munkaügyi szabályzata és egyéb helyi szabályzata a cégnek. Összeállítjuk őket. Mindezeket a dokumentumokat egyeztetik az igazgatóval. Figyelembe vesszük az igazgató észrevételeit, kívánságait, ellenőrizzük, hogy nem ütköznek-e jogszabályba. Az igazgató jóváhagyja a nevezett dokumentumok kész változatait.
Felhívjuk figyelmét, hogy a létszámtáblázat egységes, nem önkényes formával rendelkezik. A személyzeti űrlapot innen töltheti le -. Ha nehézségek merülnek fel a létszámmal kapcsolatban, akkor a „Személyzeti tiszti csomagban” tekintse meg a létszámtáblázat kitöltésének mintáit, a személyzeti táblázat kidolgozásának és jóváhagyásának lépésről lépésre történő eljárását, a tematikus szemináriumot és a megfelelő részt. a személyzeti asztalról folytatott konzultációkról. A Csomagban megtalálhatóak a különböző helyi szabályozások mintái, azok elfogadásának lépésről lépésre történő eljárásai, konzultációk, megfogalmazási tippek stb.
________________________________________

6. Kidolgozzuk a munkavállalókkal kötendő munkaszerződés szabványos formáját. Minden olyan feltételt beépítünk benne, ami a cég számára előnyös és szükséges. A „Személyzeti tiszti csomag” jó sablonokat tartalmaz a munkaszerződéshez és a „Foglalkoztatás: munkaviszony nyilvántartásba vétele a munkáltató javára” című könyvhöz. A könyv 2. és 3. részében hasznos és hozzáférhető elmondani, hogyan kell törvényes, de ugyanakkor jövedelmező munkaszerződést kötni.
________________________________________

7. Elkészítjük az egyéb dokumentumokat, amelyekre a jövőben szükségünk lesz a személyi munka elvégzéséhez: számviteli könyvek, regisztrációs naplók, munkaidő-nyilvántartások, megrendelőlapok, felelősségi szerződés stb. A „Személyzeti ügyintéző csomag” „Irányítási minták” részben ezeknek a nyomtatványoknak a formanyomtatványait átveheti, szükség esetén kinyomtathatja, megismerkedhet ezek elkészítésének mintái, tervezési tanácsok és könyvek, szemináriumok a témában. Ha nem rendelkezik a csomaggal, néhány dokumentum letölthető innen - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. A vezetőséggel eldöntjük, hogy ki vezet majd munkakönyvet. Mivel a munkásokat még nem vették fel, az igazgatónak először munkakönyvet kell vezetnie. Rendelést adunk az igazgató felelősségvállalásáról a munkakönyvek vezetésével, tárolásával, könyvelésével és kiadásával kapcsolatban. A formanyomtatvány és a megrendelés minta a „Személyzeti referens csomagja” „Mintadokumentumok” rovatban vehető át. Ezt követően az igazgató ezeket a jogköröket az átvett személyzeti referensre ruházhatja át, ugyancsak végzéssel.
________________________________________

9. Gondoskodunk a dolgozók munkájáról. Ebben a szakaszban sok dokumentumot kell elkészítenie: munkaszerződések, munkavégzési megbízások, személyi kártyák, munkakönyvek, a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve stb.
________________________________________

Ezután az alkalmazottak elkezdenek dolgozni, és megkezdődik a személyzeti dolgozó számára a mindennapi munka szakasza, munkaidő-nyilvántartást kell vezetni, szabadságolási ütemtervet kell készíteni, szabadságokat kell rendezni, ösztönzőket és büntetéseket alkalmazni, üzleti utakat, kombinációkat, elbocsátásokat. és még sok más ...

Olvassa el is

• behódoló férfiak

  "Az alkalmazottaim többsége férfi. Másképp viselkednek velem. Vannak, akik flörtölnek, mások tisztán üzletszerűen kommunikálnak. Igazgató vagyok, és nekem kell irányítanom őket. Néha eltévedek, nem tudom, mit tegyek és hogyan. viselkedni, de semmi esetre sem szabad kimutatnom a bizonytalanságomat. Elena, Pskov ""

Cikkek ebben a részben

• Hogyan lehet megszervezni a mikrovállalkozások jelöltjeinek ellenőrzését kiszervezés nélkül?

  A mikrovállalkozások hatékonysága közvetlenül összefügg a munkavállalók magas munkamotivációjával. Ezért nagyon fontos a jelöltek helyes kiválasztása és szűrése. Elmondjuk, hogyan oldja meg ezt a problémát egyedül, anélkül, hogy személyzeti szakembereket kellene kiszerveznie.

• Mit kell tudni a tinédzserek felvételéről?

  A mai fiatalok gyakran már iskolás korukban kezdenek dolgozni, önállósodni szeretnének. Szakmai gyakorlatokon, képzéseken mennek keresztül, majd elhelyezkednek. Mit kell tudni a karrier elején, és milyen kockázatokkal kell számolniuk a munkáltatóknak?
  A tinédzserek toborzása számos nehézséggel jár. A munkajog világos követelményeket határoz meg, amelyeket a munkáltatónak be kell tartania, de ezeket gyakran figyelmen kívül hagyják.

• A munkavállaló ittas állapotban való munkahelyi megjelenését megfelelően igazolni kell

  Az ittas állapotban munkába állás nyilvánvalónak tűnő helyzet, amelyhez nincs szükség további bizonyítékokra. Szerencsére ritkák az ilyen történetek, de talán éppen ezért nem minden HR-es tudja pontosan, hogyan kell helyesen cselekedni. Például lehet-e alkoholszondát használni és beengedni a munkavállalót a cégbe?

• Levonások a végrehajtási okiratból

  Amikor egy alkalmazottra vonatkozó végrehajtási okiratot kap, emlékeznie kell arra, hogy mely típusú bevételeket nem lehet kivetni, figyelembe kell vennie a végrehajtási okirat maximális lehetséges százalékos levonását és a több végrehajtási okirat visszafizetésének sorrendjét. …

• Geolocation – a munkaadók érdekeinek védelmében?

  Hogyan lehet hatékonyan felügyelni a regionális alkalmazottakat? A kérdés nem tétlen: nem állnak állandó felügyelet alatt, de az üzlet egy fontos részéért felelősek. Ez kihat a munkaügyi kapcsolatokra. Bízni kell egy emberben, és mindig tudni kell, hogyan működik. Sajnos a cselekvés szabadsága gyakran felelőtlenséghez és bírósági konfliktusokhoz vezet.

• Fax a munkaszerződésekről és a kombinációs megállapodásokról

  A fakszimile egy klisé, egy kézirat, dokumentum, aláírás pontos másolata fényképezés és nyomtatás segítségével. Nézzük meg, hogy szabad-e faxot használni a kézírásos aláírás helyett a munkaszerződésekben és a kiegészítő munkára vonatkozó megállapodásokban.

• szociális adó levonása

  A kezelés és képzés utáni szociális adókedvezmény bizonyos feltételek mellett adható a munkavállalónak. Vegye figyelembe a szociális adókedvezmény biztosításának jellemzőit.

• A szakmai szabványok bizonyos esetekben kötelezővé válnak

  A Munka Törvénykönyve módosításainak 2016. július 1-jei hatálybalépésével kapcsolatban (2015. május 2-i 122-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: 122-FZ törvény)) Oroszország Munkaügyi Minisztériuma válaszokat készített az alkalmazás szokásos kérdéseire ...

• Egyéni vállalkozó, alkalmazott, alapító halála

  Örökölhetőek az adók? Ki tesz bejegyzést a munkakönyvekbe az elhunyt egyéni vállalkozó alkalmazottairól? A munkavállaló halála után felhalmozott kifizetések járulék- és jövedelemadó-kötelesek? Mi az eljárás az LLC igazgatójának vagy alapítójának halála esetén? Olvassa el a válaszokat a cikkben.

• Munkáltató csődje bérhátralék miatt

  A munkavállalóknak joguk van bírósághoz fordulni a munkáltató csődeljárásának megállapítása iránt, ha a bért nem fizetik. Tisztában vagyunk vele, hogy mikor mehet csődbe egy munkáltató bérhátralék miatt, és mit kell tenniük a munkavállalóknak a csődeljárás megindításához.

• A cég helyi szabályozása – hogyan lehet elkerülni a felelősséget az ellenőrzések során

  Egyes helyi előírások hiányát a munkaügyi felügyelőség felügyelői a munkaügyi jogszabályok megsértésének minősíthetik. A cikkben elmondjuk, hogyan lehet elkerülni az ilyen következményeket.

• Pozíciók helyettesítése és belső kombináció

  A "színészkedés" fogalma. vagy a hatályos jogszabályok szerint „eljáró” nem állapítható meg. Ezért a munkavállalókkal való viták elkerülése érdekében a munkáltatónak tudnia kell, hogyan kell helyesen betölteni a pozíciókat, és mi a fizetési eljárás.

• A cég helyi szabályozása

  Az év vége az az idő, amikor a negyedéves beszámolók leadása után sietség nélkül elkezdjük a felkészülést a következő évre: gondoljuk át a létszámtáblázatot, készítsük el a következő év szabadságának ütemezését. Szükség esetén módosítson más helyi előírásokat is.

• Állásajánlatok alkalmazottak leépítéséhez

  A jogalkotó azt a kötelezettséget állapította meg a munkáltató számára, hogy létszámleépítés esetén a megüresedett állásokat felajánlja a munkavállalónak. Ennek a pozíciónak ingyenesnek kell lennie, meg kell felelnie a munkavállaló képzettségének, és alacsonyabb vagy alacsonyabb fizetésű is lehet. Ezenkívül az üresedésnek ugyanazon a településen kell lennie. …

• Változtatjuk a munkavállaló személyes adatait

  A munkavállalók személyes (személyes) adatait elsősorban a személyi és számviteli bizonylatok tartalmazzák. Fontos, hogy kövesse a műveletek sorrendjét, amikor módosítja őket.

• Mikor és hogyan kell HR auditot lefolytatni

  A személyi nyilvántartások vezetése szigorúan a törvény betűje szerint szükséges, hiszen ezeket a dokumentumokat nemcsak a személyzeti osztály használja, hanem a bérszámfejtéshez is. Ezeket a munkaügyi felügyelőség és az adó ellenőrizheti, a munkavállalóknak kivonatokra, igazolásokra lehet szükségük.

• Személyzeti audit. Milyen dokumentumokkal kell rendelkeznie a cégének?

  A személyzeti iratkezelés auditja az egyik legfontosabb eleme a szervezet teljes személyzeti irányítási rendszerének és humánerőforrásának hatékonyságát értékelő eljárásnak vagy egy független eljárásnak a vállalat fiskális és reputációs kockázatait csökkentő intézkedések részeként, pl. a munkaügyi viták bírósági rendezésekor.

• A HR adminisztráció szervezése a semmiből

  A személyi iratkezelés kialakításának szükségessége nem olyan egzotikus, nem könnyű feladat a kezdő személyzeti tisztek, egyéni vállalkozók és könyvelők számára, akiknek a feladatai közé tartozott a személyi irányítás. Az egész folyamat azonban leírható egy egyszerű lépésről lépésre szóló útmutatóként a cselekvéshez.

• Munkavégzés szülési szabadság alatt: elemezzük a lehetséges helyzeteket

  Gyakran előfordul, hogy egy fiatal anya, miközben szülői szabadságon van, részmunkaidőben vagy otthon dolgozik.
  Egyes anyák a szülési szabadság ideje alatt a megállapított eljárási rend szerint kiállított keresőképtelenségi bizonyítvány alapján dolgoznak, amelyről törvény közvetlenül nem rendelkezik. A gyakorlatban egy ilyen helyzet dokumentálása sok kérdést vet fel a személyzeti tisztekben.

• Hogyan lehet egy külső részmunkaidős munkavállalót főmunkássá tenni

  A részmunkaidős munkavállalónak ugyanabban a vállalatban a fő beosztásba való átmenete elbocsátással vagy munkaszerződéshez köthető kiegészítő megállapodással formalizálható. A munkafüzet kitöltése attól függ, hogy mikor és ki írta be a részmunkaidős munkavállaló felvételét és elbocsátását.

• A munkavállaló által benyújtandó dokumentumok

  A V. Vereshchaka által szerkesztett "Bérek és egyéb kifizetések az alkalmazottaknak" című referenciakönyv anyagai alapján Mielőtt a munkavállalóval munkaszerződést kötnek, számos dokumentumot kell benyújtania. A Munkaügyi törvény 65. cikkében szerepelnek...

• A bérekre vonatkozó rendeletek

  E rendelkezés fő célja a társaság valamennyi munkavállalói kategóriájának javadalmazási eljárásának meghatározása.

• Az alkalmazott munkakörének megváltoztatása

  Ha a munkáltató a munkakör elnevezésének megváltoztatása mellett dönt, köteles az abban dolgozó munkavállalót értesíteni. A munkaszerződésben részt vevő felek további intézkedései a munkavállaló beleegyezésétõl függenek a munkakör nevének megváltoztatásához.

• Vámmentes díjazási rendszer alkalmazása. A bérszámfejtés jellemzői

  Ez a rendszer biztosítja a vállalat (vagy részlegének) teljes bérének felosztását az érintett munkavállalók között. Ugyanakkor az általános alap a vállalat (részleg) egy adott időszak (például egy hónap) eredményeitől függ. Lényegében egy adott alkalmazott fizetése az ő részesedése az egész csapat bérlistájából. A béreket bizonyos együtthatók (például munkaerő-piaci részvétel) alapján osztják el a munkavállalók között. És lehet több is belőlük.

• Bérszámítás darabbér-rendszerrel
• Sofőrt felveszünk

  A sofőrrel kötött munkaszerződés megkötésekor figyelembe kell venni számos árnyalatot, amelyek ehhez a pozícióhoz kapcsolódnak. Ezek egy részét a munkaszerződésben ki kell írni, más részükre elegendő utalni.

• Változások, javítások a munkafüzetben

  A cikk az "Actual Accounting" folyóirat és a HRMaximum együttműködésének keretében jelent meg. A munkavállaló munkakönyve a fő dokumentum, amely megerősíti a szolgálati időt, és garanciákat nyújt a nyugdíj megszerzésére. Ezért szükséges a munkafüzetek helyes elkészítése, ...

• Dokumentumok tárolása. Az elsődleges számviteli bizonylatok tárolásának, megsemmisítésének és megsemmisítésének feltételei

  A számviteli és adószámviteli bizonylatok, személyi bizonylatok tárolásának rendje és feltételei

• Megrendelések: forma, számozás, javítások

  A szerző az anyagban a megbízások kiadásának árnyalataira, azok módosítására stb. Mivel egyes hibák a végzés jogerejének elvesztéséhez vezethetnek, nem tekinthetők apróságoknak.

• Milyen sorrendben kapják meg a dokumentumok másolatait a szervezet korábbi alkalmazottai?

  A munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályzata szerint jóváhagyva. Az Orosz Föderáció kormányának 2003.04.16-i N 225 rendelete (a 2008.05.19-én módosított, a továbbiakban: Szabályok) szerint munkakönyvet csak elbocsátáskor adnak ki a munkavállalónak, de vannak amikor egy alkalmazott...

• Kik szerepelnek a stáblistán... Emberi Erőforrás Igazgató, Emberi Erőforrás vezető, HR vezető?

  Hogyan határozható meg a HR-igazgató funkciói és jogkörei, és hogyan választhatja el feladatait más személyzeti dolgozók feladataitól, a szerző a személyzeti tisztek kérdései alapján készült anyagban meséli el.

• Munkarend kalkuláció (Microsoft Excel alapú program)
• A dokumentumok tűzése

  A cikk a dokumentumok villogására vonatkozó szabályok minden árnyalatáról szól. Az olvasók megismerkednek a helyes számozással, leltár összeállításával, a személyi dokumentumok archívumba történő átvitelével

• Hogyan kell regisztrálni a munkavállaló távollétét, ha állami feladatokat lát el?

  Képzeljünk el egy helyzetet: a szervezet alkalmazottja szűk profilú szakember, és szakértőként vesz részt a nyomozási folyamatban. Vagy: a tartalékban lévő katonai szolgálatra kötelezett személyt katonai kiképzésre hívják be. Vagy talán az egyik beosztottjának esküdtként kell jelen lennie a bíróságon. Miről beszélnek ezek az esetek? Speciálisan kell formalizálni azt a tényt, hogy a munkavállalót az állami feladatok ellátásának idejére fel kell szabadítani a munkából és távollétét.

• A munkáltatóknak-magánszemélyeknek dolgozó munkavállalók munkaügyi szabályozásának jellemzői

  Számos funkció működik a munkáltatók – magánszemélyek – számára. Elvileg minden munkáltató – magánszemély – két csoportra osztható: egyéni vállalkozókra és magánszemélyekre, akik nem egyéni vállalkozók. Az elsők alkalmazottak vállalkozói tevékenység végzésére...

• Milyen személyi dokumentumoknak kell lenniük a vállalkozásban

  A felelősnek tudnia kell, hogy mely dokumentumok kötelezőek a cég számára, melyek csak bizonyos feltételek mellett válnak ilyenné, és mely papírok hagyhatók el, hiszen tanácsadó jellegűek. Ez lehetővé teszi, hogy jól felkészüljön egy találkozóra...

• A munkavállaló jogai adós cég eladásakor

  A fizetésképtelenségről (csőd) szóló szövetségi törvény nem tartalmaz olyan normákat, amelyek biztosítanák a munkavállalók munkajogainak védelmét adós vállalkozás eladása esetén. Az ebben az esetben felmerülő munkaviszonyok sajátossága speciális elemzést igényel.

• Munkaviszony megerősítése

  A szolgálati idő kiszámításakor az abban foglalt munkavégzési időszakok vagy egyéb tevékenységek, amelyek az állampolgárnak biztosítottként történő nyilvántartásba vétele előtt történtek az 1996. április 1-i „Az egyéni (személyre szabott) elszámolásról” szóló szövetségi törvény értelmében. ...

• Ideiglenes áthelyezés másik munkakörbe

  A „Költségvetési intézmény Személyzeti Osztálya” című folyóirat 2009. évi N 8-ában írtunk arról, hogy egy munkavállalót véglegesen áthelyeztek ugyanannál a munkáltatónál másik munkakörbe, amelyben nem tervezik visszatérni a korábbi pozícióba. Emellett a jogszabály rendelkezik az ideiglenes áthelyezés lehetőségéről is. Mi a különbség az állandótól, milyen esetekben és milyen sorrendben készül, ebben a cikkben elmondjuk.

• Hogyan készüljünk fel a munkaügyi felügyelőség érkezésére?

  Az Állami Munkaügyi Felügyelőség szervezetének ellenőrzése gyakran meglepi a vezetést. Különös tekintettel arra, hogy a törvény szerint a munkaügyi felügyelőnek joga van a nap bármely szakában, figyelmeztetés nélkül felkeresni a szervezetet. Az ellenőrzés eredménye szerint nem csak a szervezet vezetője vagy helyettese, hanem a személyügyi szolgálat vezetője, valamint a főkönyvelő is felelősségre vonható.

• Értesítés a munkavállalónak: hogyan és milyen esetekben kell küldeni

  A személyzeti tisztek munkája során gyakran használnak egy dokumentumot, például egy értesítést. E papír segítségével a munkáltató értesíti a munkavállalókat a jogilag jelentős pontokról. Például a létszámleépítésről. Az értesítésnek nincs egységes formája. Minden esetre más-más verzió készül. Elmondjuk, hogyan kell feljelentést tenni a cégátszervezésről és a fióktelep felszámolásáról. Hogyan értesítsük a munkavállalókat a munkaszerződés feltételeiben bekövetkezett változásokról. Hogyan kell értesíteni egy alkalmazottat a munkafüzet megjelenésének szükségességéről.

• Munkaügyi felügyelőség látogatása

  Minden munkáltatónak fel kell készülnie arra, hogy előbb-utóbb meglátogatja őt a munkaügyi felügyelőség. Sajnos a jelenlegi helyzetben, amelyet hatalmas létszámleépítés jellemez, bármikor előfordulhat váratlan látogatás. Beszéljünk arról, hogy az ellenőr milyen indokkal érkezhet, milyen jogosítványai vannak, és mi a munkáltatói intézkedés az ellenőrzési intézkedések végrehajtása során.

• Szabadúszó munkavállaló: „Veszélyes” pillanatok munkáltató és munkavállaló számára

  A Szovjetunió idejében a „szabadúszók” olyan állampolgárokat jelentenek, akik a szervezetnek dolgoztak, és nem voltak a személyzetben. Az Orosz Föderáció jogszabályainak fejlődésével a "szabadúszó munkavállaló" fogalma és státusza megváltozott. A szervezetek egyes vezetőinek gondolkodása a Szovjetunióban a „szabadúszók” munkájának jogi szabályozásának szintjén maradt. A munkáltató nem mindig gondol az ilyen kapcsolatok következményeire.

  Meg lehet szabadulni a ravasz "szavazástól" jogi úton? Tud. A lényeg az, hogy felismerjük.

• Mi a teendő a dokumentumokkal a szervezet felszámolása során

  A részvénytársaságok iratainak biztonságának biztosítását a felszámolás során a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság határozata tükrözi. Idézzük a számunkra legfontosabb töredékeket.

• Irodai munka a személyzeti osztályon

  Andreeva Valentina Ivanovna, az Orosz Igazságügyi Akadémia Munkajogi Tanszékének professzorának válaszai a személyzeti szolgálat tevékenységének dokumentálásával és a szervezet vakációjának ütemezésével kapcsolatos kérdésekre.

• Gyakori tévhitek

  A leggyakoribb tévhitek a munkaviszonnyal kapcsolatban

A szervezet összes személyzeti műveletének dokumentálása bizonyos ismereteket és készségeket igényel.

A vállalkozásnál az irodai munkát önállóan kidolgozott és az igazgató által jóváhagyott utasítás szabályozza. Ez egy belső szabályozási aktus, amely a gazdálkodó szervezet minden munkavállalója számára kötelező. Kidolgozója és felügyelete az Emberi Erőforrások Osztálya.

A jogszabályok számos olyan dokumentum elkészítését írják elő, amelyek rögzítik a munkavállaló és a munkáltató közötti munkaviszony minden vonatkozását.

A tapasztalt és kezdő személyzeti tiszteknek fejleszteniük kell készségeiket. Segítségükre internetes oldalak jöttek létre, amelyek a személyi iratkezelés elméleti kurzusait mutatják be.

A személyi papírok tükrözik az állomány tevékenységét, megerősítik a munkavállalók szolgálati idejét, ami kiemelt szerepet játszik a nyugdíjszámításban. A menedzsment felelős a vállalkozás dokumentumalapjáért.

Az irányítás főbb részletei papíron

A személyi nyilvántartások kompetens szervezése megköveteli a szabályozási keretek ismeretét, változásainak nyomon követését és tájékozódását a felhasznált dokumentumok formáiban.

Milyen célból

A személyi nyilvántartások vezetésének rendjét törvény szabályozza. A nagy létszámú nagyvállalatoknál rendszerint személyzeti szolgálat jön létre. Alkalmazottai az Orosz Föderáció szabályozási keretének követelményeivel összhangban elkészítik a vonatkozó dokumentumokat.

A papírok lehetnek egységes formájúak, vagy a vállalkozásnál kidolgozhatók és helyi törvényekben jóváhagyhatók.

A személyi nyilvántartás-kezelés a személyi állomány elszámolásával, munkaidővel, bérszámfejtéssel kapcsolatos bizonylatok kialakítását, karbantartását célzó tevékenység.

A személyi kérdések a következő elemeket foglalják magukban:

• foglalkoztatás regisztrációja;
• a munkavállalók belső mozgása;
• elbocsátás;
• a vezető és az alkalmazottak közötti kapcsolatok szabályozása;
• a munkafolyamat megszervezése;
• mások.

A személyi nyilvántartások megfelelő rendszerezése számos probléma megoldásához járul hozzá.

Fő céljait a táblázat mutatja be:

A személyzeti munka irányítása	Feladatok folyamatban
Számvitel és ellenőrzés	munkaerő toborzás, könyvelés, elbocsátás.
Tervezés és szabályozás	dolgozók kiválasztása, áthelyezése, adaptálása.
Jelentéskészítés és elemző	az alkalmazottak tanulmányozása, munkájuk értékelése; elemző munka; jelentés készítése.
Koordináció és tájékoztatás	a személyzet képzése, oktatása, átképzése; alkalmazottak fogadása hivatalos és személyes ügyekben; a munkavállalók írásbeli fellebbezéseinek feldolgozása; levéltári és referencia tevékenység.
Szervezeti és módszertani	az alkalmazottak munkájának dokumentálása; munka az osztályok személyzetével; személyzeti tervezés és irányítás.
Dokumentumfilm	személyes akták, munkakönyvek vezetése; megrendelések, papírok készítése személyre szabott könyveléshez; betegszabadság nyilvántartásba vétele, nyugdíj igazolások stb.

Moszkvában és az Orosz Föderáció más nagy régióiban a külön részlegekkel rendelkező szervezetek online vezethetnek személyzeti nyilvántartást. Ehhez megfelelő programokat dolgoztak ki, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok elektronikus formában történő cseréjét.

A jogszabályi keret

A személyzeti nyilvántartások kezelésének jogszabályi keretét az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve tartalmazza.

Ezt a tevékenységet számos jogszabály szabályozza:

• Útmutató a számviteli és díjazási elsődleges bizonylatok kitöltéséhez és alkalmazásához (Goskomstat 1. számú határozata, 05.01.04.);
• egységes dokumentumok és azok elkészítésének követelményei (Gosstandart 2003. 03. 03. 65. sz. határozat);
• Szabványos utasítás az irodai munkáról a szövetségi végrehajtó hatóságok számára (Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 536. sz., 2005.11.08-i rendelete);
• A levéltári munka szabályai (a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 02.02.06-i határozata);
• A szövetségi végrehajtó hatóságok hivatali munkájának szabályai (Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete);
• Törvény az információról, annak védelméről és az információs technológiákról, 149-FZ, 2006. július 27.;
• 2006. május 2-án kelt 59-FZ törvény az orosz állampolgárok kérelmének elbírálásáról;
• Az Orosz Föderáció államnyelvéről szóló, 2005. június 1-i 53-FZ törvény;
• 2004. október 22-i 125-FZ levéltári törvény;
• 2004. július 29-i 98-FZ számú üzleti titokról szóló törvény;
• 117n számú munkafüzetek 2003. 12. 22-i végzése;
• 2003.10.10-i 69. számú rendelet a munkaügyi kitöltési útmutató elfogadásáról;
• 2003. április 16-án kelt 225. számú munkafüzetekről szóló határozat;
• Az Orosz Föderáció Fegyveres Erői Vezérkarának utasításai.

Szükséges dokumentumok

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve arra kötelezi a szervezeteket, hogy rendelkezzenek saját jogi kerettel, amely számos kötelező helyi szabályozási dokumentumot tartalmaz.

Ezek tartalmazzák:

Charta	A fő alapító okirat. Rögzíti a vállalkozás jogi formáját, az alapítókat, a tevékenységi kört, a vezető felvételének és elbocsátásának rendjét, hatáskörét. A társaság számos belső szabályzata az Alapszabály rendelkezései alapján készül.
Munkaügyi szabályzat (a továbbiakban - Szabályzat)	Az okmány jelenlétét az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke. Meghatározza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának rendjét, a megállapodást kötő felek jogait és kötelezettségeit, a munka- és pihenőidőt, az ösztönzők és szankciók rendszerét, valamint a vállalkozásnál fennálló munkaügyi viszonyokkal kapcsolatos egyéb kérdéseket. A szabályokat az igazgató hagyja jóvá. Ha a szervezetben szakszervezet működik, annak a dokumentum elfogadásával kapcsolatos véleményét figyelembe vesszük. Azokban a szervezetekben, ahol a személyzet rendhagyó munkaidőben dolgozik, létre kell hozni egy listát a releváns pozíciókról és szakmákról. A szabályzat melléklete formájában kerül kiadásra.
Utasítások a személyes adatok védelméről	Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 87. cikke meghatározza azokat a követelményeket, amelyeket be kell tartani az alkalmazottak személyes adatainak feldolgozásakor, biztosítva azok védelmét, felhasználását és tárolását. Személyes adatnak minősül az egyetlen munkavállalóra vonatkozó információ, amely a munkáltató számára szükséges a munkaügyi kapcsolatokhoz. A munkavállalóknak ismerniük kell azokat a dokumentumokat, amelyek meghatározzák adataik kezelésének eljárását.
Munkavédelmi rendelet	A személyzeti osztályon található. Minden alkalmazott megismerkedhet a dokumentummal. Az 50 fő feletti vállalkozásoknál munkavédelmi szakember beosztásnak kell lennie.
műszakbeosztás	Műszakos munkarenddel rendelkező cégeknél alkalmazzák. A dokumentum sürgős, és a munkáltató döntése alapján meghatározott ideig érvényes.
Dolgozatok a munkaerő-adagolásról	Ezek tükrözik az egy alkalmazott vagy csoport által a termékek gyártásához (munkavégzéshez) szükséges időköltségeket, és ezek alapján a munkaügyi normák megállapítását.

Előírások

A vezető átvétele után megállapítják a szervezet normál működéséhez szükséges munkakörök számát. A kapott számadatok, a termelési ciklus és a vállalkozás tevékenységének egyéb jellemzői figyelembevételével készül.

A dokumentum elkészítéséhez általában szabványos nyomtatványt használnak. Ingyenesen letölthet egy mintát az internetről. A munkáltatónak joga van a beosztást saját belátása szerint módosítani.

A dokumentumban a beosztások hierarchikus sorrendben vannak felsorolva: az igazgatótól kezdve a kisegítő személyzetig. Mindegyiknél feltüntetik az egységek számát államonként, fizetést és juttatásokat.

A következő szakaszban a munkarend kialakítása történik. Az összes alkalmazott munkabeosztását jelenti. Ha vannak műszakok, részletes műszakbeosztások készülnek. A dokumentum röviden ismerteti az alkalmazottak megjelenésével, viselkedésével, napi rutinjával stb.

Ezt követően kidolgozzák a munkaszerződés formáját. Ebben az esetben figyelembe kell venni az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének főbb normáit és a vállalat belső szabályozási dokumentumait. A munkaszerződést általában a szervezet ügyvédje vagy külső vállalkozó köti ki.

A dokumentumnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

• a jogi személyre vonatkozó adatok: név, cím, telefonszám, a vezető teljes neve és beosztása;
• munkavállalói útlevél adatai;
• a munkavállaló beosztása, a szerződés típusai (határozott idejű vagy határozott idejű) és munkahelye (fő vagy kiegészítő);
• a főbb feladatok listája az erre a pozícióra vonatkozó utasításokra hivatkozva;
• információk a javadalmazásról, kiegészítő kifizetésekről, juttatásokról, szabadságokról;
• munkarend, feldolgozás kifizetése;
• a szerződés felmondásának okai és egyéb feltételek;
• a felek aláírása és adatai, cégbélyegző.

A személyzeti tisztek munkájának ellenőrzése és optimalizálása érdekében a vezetés belső vagy független ellenőrzést végezhet. Ez segít csökkenteni az adminisztratív szankciók, viták és az alkalmazottak panaszai kockázatát.

A HR iratkezelés megszervezésének szakaszai a semmiből

A személyzeti nyilvántartások készítéséhez kényelmesen használja a következő lépésről lépésre szóló utasításokat:

A szükséges előkészítése	A személyzeti szolgáltatás megszervezéséhez először bútorokat, irodai berendezéseket, írószereket stb. kell vásárolnia. Mindenképpen szüksége lesz egy személyzeti programra, például "1C: ZUP" és egy referenciajogrendszerre. Ennek köszönhetően az osztály munkatársai nyomon követik a legfrissebb jogszabályi változásokat és hozzáférnek a szükséges dokumentumokhoz. A munka és a fontos papírok tárolására széfre van szükség.
A fej regisztrációja	Az igazgató bármely társaság ügyvezető tisztje. Aláírja a papírokat. Annak érdekében, hogy minden jogkört megkapjon, munkaszerződés alapján alkalmazzák. Megfelelő parancsot adnak ki, amellyel kijelöli magát.
Személyzeti munkáért felelős személy kijelölése	Egy kis cégnél ezeket a funkciókat a vezető látja el. Ha egy alkalmazott irodai munkát végez, vele munkaszerződést kell kötni. Ennek alapján megrendelés készül. Ha a feladatokat a korábban felvett alkalmazottak valamelyikére bízzák, további megállapodást és utasítást készítenek.
Belső aktusok elkészítése	Ezeket az igazgató írja alá, és a megrendelésekkel együtt egy speciális mappában tárolják. A helyi dokumentumok közé tartoznak a fent felsorolt ​​dokumentumok ("Szabályozási aktusok" szakasz).
A személyzet fogadásának dokumentálása	Minden dolgozónak rendelkeznie kell egy mappával, ahol az adataival, munkatevékenységével kapcsolatos összes papírt (munkaszerződés, átvételi megbízás, személyi kártya) be lehet iktatni.
Munkakönyvek kitöltése	A munkavállalók ezen dokumentumaiba bekerülnek a felvételi, áthelyezési, ösztönzési stb. nyilvántartások. A munkáltató köteles új könyvet kezdeni olyan munkavállaló esetében, aki korábban soha nem dolgozott. A munka és a nyilvántartási napló az irodaszer osztályokon található. Ezeket a papírokat széfben kell tárolni.

Ez az utasítás olyan bábák számára is megfelelő, akiknek nincs tapasztalatuk ebben a kérdésben.

Hogy áll a könyvelés

A nyilvántartások vezetéséhez megfelelően meg kell szervezni a dokumentumfolyamatot.

Ehhez tegye a következőket:

• belső szabályozási keret kidolgozása;
• minden egyes államegységhez személyzeti táblázatot készíteni;
• rendszeres megállapodást köt;
• munkaszerződések előkészítése;
• nyomtatványok kidolgozása a személyzet számára;
• T-2 kártyák kiadása;
• jóváhagyja az alkalmazottak jelentkezési lapjait;
• belső megrendeléseket készíteni.

Minden személyi intézkedést meg kell erősíteni. Listájukat a szabályzat rögzíti.

További pontok

A személyzeti elszámolás a nulláról a személyzet fogadásával kezdődik. Fontos az állásra jelentkezők megfelelő jelentkezése, a szükséges dokumentáció elkészítése.

Személyzet és szabadság

Az egyik kötelező szabványos dokumentum, amelynek a vállalkozásnál léteznie kell, a személyzeti táblázat (T-3 űrlap).

• a szerkezeti felosztások és beosztások listája;
• az egyes beosztásokhoz tartozó személyzeti egységek száma;
• fizetések, prémiumok pozíciókért;
• szervezeti bérszámfejtés.

Az alosztályokat a szervezet munkája szempontjából fontosságuk sorrendjében tüntettük fel a dokumentumban. Azokon belül is fontossági sorrendben kell megadni az alkalmazottak beosztásait. A munkaszerződésekben és a személyzeti listákban szereplő munkaköröknek meg kell egyezniük.

A létszám egy ütemterv, amelybe a beosztásuknak megfelelően beírják az alkalmazottak teljes nevét.

A szabadságok ütemezése (f. T-7) tükrözi az éves szabadság kiadásának idejét minden munkavállaló számára. Egy évre összeállított. A szakszervezeti testülettel egyetértésben az igazgató hagyja jóvá. A dokumentumot legalább 2 héttel az újév előtt kell kiállítani. A benne szereplő adatok a munkavállalókra és a munkáltatókra egyaránt kötelezőek. A kivétel a kedvezményezettek.

Az ütemterv a következő részleteket tartalmazza:

• osztály neve;
• Munka megnevezése;
• a munkavállaló teljes neve és személyi száma;
• a szabadság napjainak száma;
• a szabadságra való indulás dátumai terv és tény szerint;
• a szabadság elhalasztásának okai, várható időpontja.

Erről 2 héttel a szabadság előtt tájékoztatják a munkavállalót. Megbízást adnak ki, amellyel a munkavállalót aláírás ellenében megismertetik. Novemberben minden osztályvezető számára elkészíthet egy megbízást, melyben kötelezi őket, hogy december 1-ig adják be a szabadságolási ütemtervet a számviteli osztálynak. Ez megkönnyíti a teljes ütemterv elkészítését.

Az alkalmazottak nyilvántartása

A szervezet teljes értékű munkája az alkalmazottak toborzásával kezdődik. Az állások betöltése papírmunkával jár.

A HR-es munkatárs feladatai az alkalmazottak felvételekor a következők:

• a kérelmező kérelmének bejegyzése egy speciális naplóban;
• a kezdő megismertetése az aktuális utasításokkal és helyi törvényekkel;
• munkaszerződés végrehajtása és a felek aláírásának ellenőrzése;
• a szerződés másolatának kiadása a munkavállaló számára, és az erről szóló megjegyzés elhelyezése a szervezet fejlécén;
• a megbízás teljesítése és nyilvántartása a főkönyvben;
• személyi igazolvány kitöltése, iratok iktatása az ügyben (kivonatok, személyi okmányok másolatai, megrendelések, szerződések);
• dokumentumok átadása a kifizetőnek a munkavállaló bérszámfejtéséhez.

A személyzeti iratkezelési rendszer kiépítésekor először el kell dönteni, hogy mely dokumentumokat kell elkészíteni, és melyekre van szükség egy adott tevékenységi körhöz.

A szükséges papírok a következők:

• megrendelések a személyzet számára (átvételre, transzferre stb.);
• személyi megbízások (üdülésekre, prémiumokra, üzleti utakra stb.);
• T-2 kártyák;
• munkaerő;
• megállapodások;

További szükséges papírok a következők:

• személyzet;
• pozíció az OT-n;
• utazási napló;
• belső rendszabályok;
• mások.

Munkaköri leírás és Kollektív Szerződés nem kötelező, de ezekkel a dokumentumokkal szinte minden munkáltató rendelkezik.

A kötelező dokumentációk listájának összeállítása után tanulmányoznia kell a kötelező dokumentumokat. Ezek alapján további dokumentumokat kell kidolgozni. Listájuk a jogi személy tevékenységeinek jellegétől és a munkakörülmények jellemzőitől függ. Például, ha egyenruhával és egyéni védőfelszereléssel kell ellátni a munkavállalókat, akkor el kell készíteni a kibocsátás rendjéről és feltételeiről szóló végzést, mely munkavállalóknak van rájuk szüksége.

A speciális körülmények között végzett munka díjazását és juttatását dokumentálni kell: veszélyes iparágakban, rendszertelen, éjszakai munkavégzésben stb. Ezen túlmenően elkészítik a Személyzeti Iratkezelési Szabályzatot. Ez tükrözi a szervezet munkájához szükséges papírok listáját, azok elkészítésének és tárolásának rendjét.

A jogszabály nem kötelezi ilyen Szabályzat kidolgozását, azonban nagyban megkönnyíti a személyzeti tisztek munkáját. Egy igazgatót először felvesznek egy új szervezethez, majd felveszi a személyzet többi tagját.

A szükséges álláshelyek összetétele és száma a létszámtáblázatot tükrözi. Az eljárási szabályok tükrözik az összes munkarendet, a munkavállalókra vonatkozó követelményeket stb. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének normái alapján szabványos munkaszerződést dolgoznak ki.

A számviteli naplók használata előtt azokat el kell készíteni: számozott lapok, összevarrva, lepecsételve. A firmware utolsó lapjára egy papírdarabot ragasztanak. Ezen feltüntetik az oldalak számát, az igazgató vagy a felelős végrehajtó aláír, és pecsétet helyeznek el. A napló első oldalára írja be a szervezet nevét és karbantartásának kezdő dátumát.

A személyi nyilvántartások egyik legfontosabb dokumentuma a munkafüzet. Karbantartásukra megrendeléssel kijelölnek egy felelős személyt, aki ezeket kitölti és felelős a biztonságukért.

Gyakran Ismételt Kérdések

A személyi nyilvántartások rendszerezésének vannak bizonyos finomságai és árnyalatai:

Behajtási parancs	Az eljárást a jogszabály nem tükrözi. Általában a következő lépésekből áll: A jelenlegi szabályozás tanulmányozása. A szükséges dokumentumok listájának meghatározása. Terv készítése a szervezet jövőbeni munkájáról. A dokumentumokért felelős személyek azonosítása. A létszám kialakítása. Munkavállalók fogadásának, költöztetéseinek, személyi változásainak, elbocsátásainak helyességének ellenőrzése. A munkaügyi rendszer jogszerűségének meghatározása a vállalkozásnál.
Az egyéni vállalkozók jellemzői alkalmazottakkal	A vállalkozó a standard forgatókönyv szerint vesz fel személyzetet. A szerződés megkötése több szakaszban történik: A szükséges papírok beszerzése. Pályázat elkészítése. Megállapodás készítése és aláírása. Felvételi rend felállítása. T-2 kártya létrehozása. Bejegyzés készítése a munkaerőbe. Az angolul beszélő állampolgárok foglalkoztatásának megvannak a maga sajátosságai.
Kisvállalkozás menedzsment	Ezekben a szervezetekben a személyi kérdésekkel maga a vezető vagy egy speciális osztály foglalkozhat. A munkáltató kiszervezheti a személyi számvitelét. Minden problémát egy harmadik fél szakosodott szervezete old meg. A dokumentumáramlással kapcsolatos nehézségek akkor jelentkeznek, ha a szervezet nagy, szerkezeti egységekkel és nagy mennyiségű dokumentációval rendelkezik. Ebben az esetben a papírok átadása a futárra hárulhat. Ugyanakkor a végrehajtó szervezet képviselői gyakran nem keresik fel a megrendelő irodáját, azaz a munkavégzés teljesen távolról történik.
A mikrovállalkozások számvitelének egyszerűsítése	Minden munkafeltételt a munkavállalóval kötött megállapodásban rögzítenek. 2019-ben ezen cégek vezetőinek és egyéni vállalkozóknak jogában áll megtagadni a helyi szabályzatok megalkotását. A mikrovállalkozási státusz elvesztésének időpontjától számított 4 hónapon belül a vezetőség köteles „hagyományos” személyi dokumentációt kiállítani.

Tehát a személyi nyilvántartások kezelésének megszervezése egy vállalatnál összetett folyamat. Ez megköveteli a szabályozási keret részletes tanulmányozását és az összes változás nyomon követését. A személyi nyilvántartások szakszerű készítése hozzájárul a munkaügyi kapcsolatok jogszabályi keretek között történő kialakításához. A személyzeti tiszt képzéséhez a munkáltató igénybe veheti a szakosodott cégek szolgáltatásait.

Minden vállalkozás fő értéke és fő erőforrása a személyzet. Ezért a személyi számvitel kompetens folyamatának megszervezése a munka fontos eleme, amely kompetenciát és az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályainak mély ismeretét igényli.

A személyzeti osztály megfelelően kiválasztott munkatársai garantálják a hibák nullára csökkentését és az egész csapat jogainak védelmét. A személyzeti nyilvántartás jellemzőiről és a munkáltatók fő hibáiról - olvassa el.

A személyi számvitel fogalma

A személyi számvitel a munkáltató és a munkavállaló közötti munkaviszonyok szabályozásával kapcsolatos folyamatok és intézkedések összessége. Ez a mechanizmus szükségszerűen jelen van minden vállalatnál, függetlenül a személyzet létszámától és szervezeti és jogi formájától.

Általánosított formában a személyi számvitel a következő tevékenységeket foglalja magában:

• az alkalmazottak személyes aktáinak kialakítása;
• számítások és egyéb kifizetések;
• munkaidő összeállítása és elszámolása;
• betegszabadság, kérelmek és igazolások nyilvántartásba vétele az igénylés helyén;
• időszakos jelentések benyújtása az adóhatóságnak;
• szövegezés és megfelelőség ellenőrzése;
• személyi rendelések elkészítése;
• vonatkozó dokumentációk karbantartása;
• az alkalmazottakon végzett munka és értékelés;
• a cég alkalmazottai személyes adatainak nyilvánosságra hozatalának tilalmára vonatkozó szabályok betartása.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve értelmében minden szervezetnek rendelkeznie kell a következő dokumentumokkal:

• A személyzet ütemezése.
• Az alkalmazottak személyes kártyái.
• Megkötött és kiegészítő megállapodások velük.
• Nyaralás ütemezése.
• A munkavállalók személyes (személyes) adatainak védelmének és kezelésének rendjéről szóló szabályzat.
• Az alkalmazottak utasításai és nyilatkozatai (róla, ellátása stb.).
• Munkaügyi szabályzat (szervezeten belül).
• Az összes alkalmazott foglalkoztatási nyilvántartása.

Személyi nyilvántartás szervezése

A szervezetben a személyzeti nyilvántartások vezetésének leggyakoribb módjai:

Emberi erőforrás osztály létrehozása vagy humánerőforrás-szakértő (HR menedzser) alkalmazása

A személyzeti iratkezelés ezen módszerének fő előnye az, hogy az elveinek és követelményeinek megfelelően szerveződik, mivel a munkavállaló közvetlenül a vállalatnál van.

A személyi nyilvántartások vezetésével kapcsolatos felelősség átruházása a titkárra vagy a könyvelőre

Válság és megtakarítási igény esetén gyakran előfordul olyan helyzet, hogy egy alkalmazott egyesíti a titkári, könyvelői, személyzeti szakértői, sőt ügyvédi feladatokat is. Egy ilyen alkalmazott általában egy területre specializálódott, és ennek megfelelően a többiben nem teljesen kompetens.

Ez pedig tele van lehetséges hibáival és a cégvezetés felelősségével, ami szükségtelen költségekhez vezet - idő- és anyagköltségekhez.

HR funkciók átadása outsourcing céghez

A szervezési munkát, a személyzeti menedzsmentet, ezek képzését és kiválasztását egy külső, saját szakterületen jártas outsourcing cég irányítja. Számos szakmai alkalmazott és szervezet van a piacon, amelyekkel megfelelő személyi számviteli szolgáltatás nyújtására vonatkozó szerződést.

A fenti lehetőségek mindegyikének megvannak a maga előnyei és hátrányai. Hogy pontosan hogyan vezetik majd a személyi nyilvántartásokat, és kik foglalkoznak vele közvetlenül, azt a szervezet vezetése dönti el, figyelembe véve a létszámot, a fluktuációt és a belső szabályzatot.

A dirigálás jellemzői

Néha az alkalmazottaknak másolatot kell kapniuk a munkaidő-nyilvántartásról. A Munka Törvénykönyve értelmében a munkáltató köteles ilyen okiratot kiállítani, de a személyes adatok védelméről szóló törvények értelmében teljes másolatot csak az ott rögzített valamennyi munkavállaló hozzájárulásával lehet kiállítani. Ezért a munkaidő-nyilvántartásból kivonatot adnak ki, amely csak a kérelmező adatait tartalmazza

A fő hibák, amelyeket a munkaadók és a HR-esek elkövetnek

A személyzeti nyilvántartások vezetése során olyan hibákat követhetnek el, amelyek az ellenőrző szervekhez vezetnek, illetve azok előtt. A tipikus HR hibák a következők:

Hibák a személyes fájlokkal való munka során

Minden munkavállaló személyi aktája a munkaviszony pillanatától és elbocsátásáig készül. A leggyakoribb személyes hibák a következők:

• a személyi aktában nincsenek kötelező dokumentumok;
• a dokumentumok sorrendjének megsértése;
• nincsenek személyes akták (nem regisztrált);
• az egyeztetést nem hajtják végre kellő időben;
• személyi nyilvántartási lap helyett kitöltve;
• az ügy olyan dokumentumokat tartalmaz, amelyek nem szerepelhetnek az összetételében;
• a személyzeti tisztviselők nem tartják be a személyes iratok harmadik félnek és szervezetnek történő továbbítására vonatkozó eljárást.

A személyzet személyes aktáinak megfelelő kialakítása lehetővé teszi a dokumentumok jobb biztonságát és azokhoz való gyors hozzáférést.

Hibák a munkaszerződés végrehajtása során

A munkáltató által elkövetett hibák, amelyek gyakran súlyos következményekkel járnak a munkaügyi viták rendezése során. A tipikus hibák ebben az esetben a következők:

• a munkaszerződést egy példányban kötik meg;
• a munkaszerződés nincs bejegyezve, nincs bejegyzés dátuma;
• a munkaszerződéseken nincs aláírás;
• kötelező tájékoztatás és/vagy feltételek nincsenek előírva;
• nincs írásos munkaszerződés a munkavállalókkal;
  a munkaszerződés egy példányát a munkavállaló személyesen nem veszi át, ill
• nincs nyugtajel;
• a szerződés időtartama nincs meghatározva;
• a felvételi feltételek, ha vannak, nincsenek feltüntetve;
• nincs feltüntetve a munkavállaló bérének konkrét összege, a fizetési feltételek és a fizetés átvételének helye, a működés módja és a szabadság időtartama nincs megállapítva.

Hibák a munkafüzetek vezetésében

Itt a hibák nagy része a munkafüzet kitöltési eljárásához kapcsolódik. A leggyakoribb hibák:

• nem adtak ki nyugtát a munkakönyv átvételekor a vállalat alkalmazottjától;
• a végzés nem jelöl ki felelőst a munkakönyvek vezetésére, könyvelésére, kiadására és tárolására;
• a munkavállalóra vonatkozó információk rovat nem egészül ki, ha a munkavállaló magasabb iskolai végzettséget szerez;
• az iratok sorszámozása megsérül;
• nem tartalmazza az összes munkafeljegyzést (beleértve a fordításokat is);
• munkakönyvek kiadásának megtagadása a munkát és a tanulást kombináló hallgatók számára;
• a másodpéldány kiállításakor a „másolat” jelzés nem kerül feltüntetésre;
• hibásan végrehajtott javítások az állás részletei részben;
• nem megfelelően karbantartott vagy hiányzó számviteli könyv a munkakönyvek mozgatására és azokhoz;
• a munkavállalóra vonatkozó információk rovat nincs kitöltve a betétlap kiadásakor;
• hiányzik a munkavállaló aláírása a munkavállalói adatok részben;
• a munkaköri adatok rovatban nem szerepel a munkáltató teljes neve;
• az elbocsátott munkavállalónak munkafüzetet küldenek postai úton, anélkül, hogy a munkavállaló írásos nyilatkozata volna az ilyen kérésről.

A munkakönyv minden alkalmazott fő dokumentuma, amely tükrözi szakmai tevékenysége során szerzett tapasztalatait. Ezért a jelen dokumentum elkészítése és karbantartása során minimálisra kell csökkenteni az esetleges hibák és jogsértések előfordulását.

A hibák mindegyike rendkívül negatív hatással lehet a szervezet vezetésére, és súlyos következményekkel járhat. Ezért ajánlatos a személyi számviteli feladatokat olyan hozzáértő és hozzáértő szakemberekre bízni, akik jól ismerik a hatályos jogszabályokat és az ellenőrző szervek követelményeit, vagy bízzanak professzionális outsourcing cégekre.

A HR iratkezelés a nulláról, lépésről lépésre vonatkozó utasítások, amelyek általános jellegűek, tartalmazzák a szabályozási keret és a szabványos dokumentumkészlet elkészítését, valamint az igazgató kinevezését.

Minden kezdő vállalkozót érdekelni fog a személyzeti irodai munka a semmiből, lépésről lépésre, amelyet később megfontolunk.

Amikor a munka már kialakult, az ilyen kérdésekkel egy speciális személyzeti osztály foglalkozik.

A kezdeti szakaszban a személyi változásokat részmunkaidőben az egyik alkalmazott - a titkár vagy a főkönyvelő - végzi.

Meg fogjuk érteni annak érdekében, hogy hogyan szerveződik a munka ezen a területen, és hol kezdjünk új személyzeti tisztet.

Ki a felelős a HR-ért

A személyi nyilvántartások kezelése 2017-ben minden olyan vállalkozás számára aktuális, ahol vannak alkalmazottak.

A felhatalmazást végzéssel ruházzák a munkavállalóra.

Az alkalmazottak számától függően két lehetőség közül választhat:

1. A személyzeti irányítást a vezető veszi át. Ehhez megfelelő parancsot ad ki, amely biztosítja ezeket a kötelezettségeket.
2. Mivel alkalmazottakat vesznek fel a vállalkozás állományába, a személyzettel való munka az egyikükre bízható. A felhatalmazást megerősítő végzést is kiadnak. A munkaköri leírásban a kötelezettségek is szerepelnek.

A személyzeti nyilvántartásokra vonatkozó lépésről lépésre vonatkozó utasítások jogilag nincsenek meghatározva.

Mindazonáltal a fejlesztés során az előírásokat kell követni, beleértve a GOST R 7.0.8-2013-at.

Bár egyetlen eljárást nem alakítottak ki, általános tervet biztosítanak, amely lehetővé teszi a személyi nyilvántartások rendszerezését és karbantartásának megállapítását.

A személyi nyilvántartásban a munkajog normáira is figyelni kell.

Nagyon sok üzleti útmutatás található. Vannak a helyi hatóságok által elfogadott dokumentumok is.

Első lépések – Cselekvési terv

A személyi nyilvántartások szakszerű vezetéséhez az első személy - a fej - regisztrációjával kell kezdenie.

Az, hogy ezt a munkát hogyan fogják később elvégezni, az alkalmazottak számától és a vállalkozás sajátosságaitól függ.

Tehát menjünk - a semmiből felsoroljuk a személyzeti irodai munka fő szakaszait:

1. Információs bázis készítése - speciális címtárak, szoftverek, szabályzatok.
2. A vállalkozás alapító okiratainak megismerése.
3. Készítsen egy listát azokról a papírokról, amelyek a személyzeti dolgozó rendelkezésére állnak.
4. A vezető formája.
5. Helyi szabályzatok elkészítése, beleértve a létszámot és a munkarendet.
6. Munkaszerződés vállalati mintájának elkészítése.
7. Egyéb számviteli bizonylatok kidolgozása, beleértve a megrendelőlapokat, könyvelési könyveket és így tovább.
8. A munkakönyvek vezetéséért felelős alkalmazott regisztrációja.
9. Az alkalmazottak beosztása a helyükre.

Összefoglaljuk: a jogszabály nem állapít meg szigorú utasításlistát a személyi iratok kezeléséhez a nulláról.

Fent egy hozzávetőleges terv, amely az információs és dokumentumbázis elkészítésével, az igazgató és a többi alkalmazott nyilvántartásával kezdődik.

Vizsgáljuk meg ezeket a pontokat részletesebben.

A szabályozási keret kialakítása

Annak érdekében, hogy a cég a munkajognak megfelelően működjön, meg kell ismerkednie az összes követelménysel.

• Az Állami Statisztikai Bizottság 2001. január 4-i 1. számú rendelete;

Információgyűjtéshez speciális címtárakat használhat.

A személyzeti dolgozótól elvárható, hogy ne csak az összes aktuális parancsot elsajátítsa, hanem a munkaügyi jogszabályok minden változásával is tisztában legyen.

Ehhez rendszeres hivatkozásra lesz szükség a rendeletekre.

Fontos: a munkaügyi jogszabályok változásainak megismeréséhez érdemes bejutni valamelyik információs bázisba.

Egy másik szempont a megfelelő szoftver keresése és megvalósítása.

2017-től az 1C nagyon népszerű. Számos program azonban már megkerülte ezt a rendszert funkcionalitását tekintve.

Az 1C előnye, hogy bármely városban elegendő szakember dolgozik ezzel a szoftverrel.

Második szakasz – tanulmányozza a Chartát

Folytatva a lépésről lépésre szóló utasításokat, továbblépünk az alapdokumentumok megismerésére.

A Charta, amely akkor kötelező, a következő információkat tartalmazza:

• az igazgató kinevezésének eljárási rendje (beleértve a vele való megbízás időtartamát, az illetmény összegét);
• az alkalmazottak vezetői beosztásra történő regisztrációjának eljárása;
• ütemezés.

A személyzeti alkalmazott tevékenysége nem lehet ellentétes az alapító okiratokban foglalt követelményekkel.

Nyomon kell követnie a Chartában végrehajtott változtatásokat.

Milyen dokumentumokat kell kéznél tartani a személyzeti tisztnél

A következő szakaszban olyan űrlapokat kell készítenie, amelyek a személyzeti osztályon lesznek, és az alkalmazottak regisztrálására szolgálnak.

Nézzünk néhány címet.

1. Rendelési űrlapok. Űrlapokat kell kidolgozni foglalkoztatás, más munkakörbe való áthelyezés és elbocsátás esetén. 75 évig őrzik meg őket, mivel ezek az adatok szolgálnak a szolgálati idő meghatározásához. A megrendelések második csoportja a személyzet. Ez magában foglalja a nyaralással, üzleti utakkal, prémiumokkal, bírságokkal kapcsolatos megrendeléseket. Készül a Regisztrációs Könyv is, amelybe minden kiadott megbízásról feljegyzés készül, valamint az üzleti utak naplója.
2. . A jelöléseket az új alkalmazott felvételétől számított három napon belül kell megtenni. Érdemes megjegyezni, hogy 2017-ben még a sikeres egyéni vállalkozók számára is kötelező a regisztrációjuk. Ezekkel a nyomtatványokkal együtt elindul a munkafüzetek és betétek mozgásának elszámolási könyve.
3. Kártyák T-2 formában. Ezek tartalmazzák a legfontosabb munkavállalói adatokat. Ezeket vagy külön tárolják, vagy személyes aktával együtt iktatják.
4. Munkaszerződés formája. Ezt minden új munkavállalóval megkötik, függetlenül attól, hogy mennyi ideig áll alkalmazásban. Bizonyos helyzetekben alkalmazható.
5. Munkakörülmények speciális értékelése (SUT). Ezeket a dokumentumokat minden munkahelyhez hozzák létre. Cserélje ki őket a legtöbb esetben 5 éves gyakorisággal.
6. A személyzet ütemezése.
7. Helyi munkaügyi szabályozás.
8. A munkabér megállapításának alapjául szolgáló dokumentumok.

Ezek a nyomtatványok kötelezőek a személyzeti osztályon történő regisztrációhoz.

Szükség esetén további előírások és minták adhatók ki, pl.

Fontos: törvény nem írja elő, de a munkaköri leírás és a kollektív szerződés hasznos lehet.

Miután meghatározták a személyzeti osztályon található nyomtatványok listáját, a lépésenkénti utasítások azt javasolják, hogy hozzon létre egy szabályzatot a személyzeti iratkezelés magatartásáról.

Normál munkaszerződés kidolgozása

Nagy tévedés azt gondolni, hogy a rövid távú munkavállalókkal nem kell munkaszerződést kötni.

Valójában a dokumentumot minden alkalmazott aláírja.

A személyzeti irodai munka a semmiből magába foglalja a vállalati minta elkészítését.

Az űrlap a következő elemeket tartalmazza:

• teljes szervezet-munkaadó, jogi és tényleges cím;
• a munkáltató képviselőjének adatai - teljes név;
• munkavállalói adatok - teljes név;
• a pozíciót, amelyet betölteni fog;
• szerződési idő;
• tevékenység típusa - főállás vagy részmunkaidős állás;
• munkaköri kötelezettségek (akár egy lista, akár egy link a lépésenkénti munkaköri leírásokhoz);
• méret (kívánatos minden részletet részletesen feltüntetni közvetlenül a szerződésben);
• nyitvatartási idő;
• SOUT eredmények az adott helyen;
• munkáltatói és munkavállalói adatok;
• aláírásokat.

A munkáltató további tételeket is felvehet a dokumentumba.

Az első pozíció regisztrációja

Kit kell először felvenni? Nem nehéz kitalálni, hogy a személyzeti irodai munka a semmiből az igazgató kinevezését jelenti.

Hogyan kell elvégezni ezt a feladatot?

Sok múlik a vállalkozás szervezeti és jogi formáján. Nézzünk meg három tipikus helyzetet.

1. Szervezés alapítókkal. Ebben az esetben ők írják alá az igazgató kinevezéséről szóló rendeletet.
2. Egyéni vállalkozás (vagy egyetlen alapítóval rendelkező szervezet). Ezután maga az egyéni vállalkozó (vagy az alapító) írja alá a szerződést mind saját maga, mind a munkavállaló számára.
3. Az igazgatót a választások eredménye alapján nevezik ki. Ekkor a munkaszerződés második fele a választott testület elnöke lesz.

Fontos: függetlenül attól, hogy ki nevezi ki az igazgatót, két művelet továbbra is kötelező - a munkaszerződés aláírása és az igazgatói állásba való felvételről szóló végzés kiadása.

A személyzeti tiszt köteles a parancsok kiadásának időrendi sorrendjét betartani.

Az igazgató kinevezése lesz az első, ennek tartalmaznia kell a feladatellátás megkezdésének dátumát.

A jövőben gondoskodnia kell arról, hogy minden rendelés időrendi sorrendben legyen számozva. Ezt a pillanatot a felügyeleti hatóságok ellenőrzik.

Alkalmazottak áthelyezése más munkakörökbe

A lépésről-lépésre szóló utasítások szerint az igazgató után ki kell jelölnie a munkakönyvek vezetéséért felelős alkalmazottat.

A szigorú jelentéstételi formák közé tartoznak, ezért gondos kezelést igényelnek.

Ha a vezető még nem vett fel senkit, és a semmiből önállóan kell kezelnie a személyi nyilvántartást, akkor ő vállalhatja ezeket a feladatokat.

Erre megfelelő parancsot adnak ki. Ezt követően a munkafüzetek vezetését bérelt alkalmazottra lehet bízni. Ez is rendelésre történik.

Fontos: a munkakönyvek vezetése megbízással történő elrendelésének követelményét kormányrendelet állapítja meg.

A személyzeti irodai munka a semmiből még egy szakaszt tartalmaz - az alkalmazottak felvételét.

Minden új alkalmazott számára nyomtatványcsomag készül, amely tartalmazza:

• munkaszerződés;
• munkaköri leírás;
• kinevezési sorrend;
• egyéni T-2 kártya;
• és egyéb dokumentumok.

Ezenkívül munkafüzetet kell készítenie, és le kell írnia a szükséges jeleket.

A nyomtatványok a munkavállalási kérelemmel együtt a személyi aktához kapcsolódnak.

A további bérszámfejtéshez minden szükséges papírt a számviteli osztályhoz továbbítanak.

Foglaljuk össze a fentieket. A HR-nyilvántartás kezelésének megkezdésére vonatkozó lépésről lépésre szóló utasítások csak általános nézetet tartalmaznak.

Ezek közé tartozik a szabályzatok kiválasztása, a személyi okmányok jegyzékének összeállítása, az igazgató és a többi alkalmazott tervezése.

2017-ben az eddigiekhez hasonlóan minden munkavállalóval kötelező munkaszerződést kötni.

1. előadás HR nyilvántartás vezetés kezdőknek, munkaszerződés

A személyi iratkezelés megszervezése és karbantartása közvetlenül a személyügyi szolgálat munkatársainak feladata. Új szervezet létrehozása, régi átalakítása vagy egyéb átszervezési lehetőség esetén a vezetésnek és a személyzeti osztálynak ismernie kell a munka főbb pontjait: a képzést és a munkavállalók felkutatását, a munkaerő felvételét, áthelyezését és elbocsátását, valamint a munkavégzés szabályait. a dokumentumok archiválása és operatív tárolása egyaránt.

A személyi iratkezelés kompetens megszervezése, mint a vállalat stabilitásának alapja

Bármely szervezetben, függetlenül a tulajdonosi formától, van személyzet. Méretében és összetételében, az ellátott funkciókban és a képzettségi szintben különbözik. A személyzeti osztály feladata annak biztosítása, hogy a vállalkozás alkalmazottaival kapcsolatos minden kérdés és probléma a lehető leggyorsabban és szakszerűen megoldódjon.

Egy szervezet stabilitása közvetlenül az alkalmazottaktól függ. A személyzeti szolgálat elsődleges feladata a dolgozók hozzáértő és időben történő kiválasztása, a személyi iratkezelés jogszabályi előírásainak megfelelő lebonyolítása és az iratok időben történő irattárba juttatása. Ez az alapja minden vállalkozás stabil működésének.

A személyzet képzése a személyzettel való munkához

A személyzeti iratkezelésre vonatkozó utasítás egyértelműen jelzi a személyzeti szakemberek szakmai képzésének szükségességét. A gyakorlatban azonban gyakran adódik probléma a megfelelő profilú dolgozók képzésével.

A felső- és középfokú szakoktatási intézményekben nem végeznek olyan szűk szakképzettségű szakembereket, mint a „személyi iratkezelés”. A képzés általában már a helyszínen vagy speciális tanfolyamokon történik. Lehetőség van a munkavállaló közvetlen munkahelyi képzésére mentorálással is.

A szakemberek személyzeti iratkezelési képzése a következő módokon zajlik:

• átképzés második felsőfokú végzettség alapján;
• kapcsolódó profilú felsőoktatás megszerzése, például „dokumentumkezelés”, „jogtudomány”, „személyzeti menedzsment”, „információvédelem”;
• képzés speciális hosszú távú tanfolyamokon (legalább három hónap), amelyet vizsga követ;
• gyakorlati munka, majd rendszeres szakmai fejlődés.

A személyzeti szolgálatok munkáját szabályozó szabályozó dokumentumok

A személyzeti osztály tevékenysége és a személyi iratkezelés általános megszervezése nagymértékben függ a hatályos jogszabályoktól és belső szabályozó dokumentumoktól. Ez a funkció a nagyszámú személyes dokumentummal való munka árnyalataihoz kapcsolódik, amelyek gyakran bizalmasak.

A személyzeti szolgálatban az irodai munkát az alábbi törvények szabályozzák:

• Alkotmány, Polgári és Munka Törvénykönyve, valamint részben Büntető és Családi törvénykönyv;
• a szervezet profiljáról szóló jogalkotási aktusok a személyzettel végzett munkával kapcsolatos kérdésekben;
• helyi jelentőségű normatív aktusok;
• szövetségi szintű különféle osztályozók, szabályok és utasítások;
• belső szabályozó dokumentumok, például utasítások a személyzeti iratkezeléshez;
• a vezetőségtől kapott utasítások és utasítások.

A személyzeti szolgálat dolgozói kötelesek szigorúan betartani a jogszabályi előírások és mindenekelőtt a Munka Törvénykönyve előírásait.

Az alkalmazottak felkutatása és dokumentálása

A HR menedzsment a személyzet felkutatásával és nyilvántartásával kezdődik. Mindenekelőtt az új munkatársak felkutatásának lehetőségeiről kell dönteni. Ezek közül kiemelkednek a következők:

• ügynökségek és munkaügyi hivatalok;
• foglalkoztatás;
• állásbörzék;
• oktatási intézmények;
• állástáblázatok és önéletrajzok különféle forrásokon;
• egyéb szervezetek;
• ismerősök és barátok.

A munkatársak minden keresési lehetőségének megvannak a maga előnyei és hátrányai, a személyzeti osztály dolgozójának minden lehetőséget ki kell használnia a megüresedett állás bezárására.

Ha egy jelöltet találnak, interjút tartanak vele. Kívánatos, hogy a folyamatot dokumentálják: könnyebben lehet megalapozott döntést hozni a felvételről vagy az elutasításról. Ez utóbbi esetben öt munkanapon belül írásban értesítik a személyt az okról. Ha a pályázó alkalmas egy megüresedett pozícióra, akkor be kell iktatni. Ettől kezdve kezdődik egy adott munkavállaló regisztrációja.

• munkaszerződés megkötése;
• felvételi végzés kiadása;
• új munkavállaló vagy intézménye;
• személyi kártya regisztrációja;
• ha a szervezetben elfogadják - személyi akta létrehozása;
• a belső szabályozó dokumentumok és utasítások munkavállaló általi megismerése és aláírása.

Személyi nyilvántartások (személyi kártyák, állománylista)

A személyi nyilvántartások kezelése magában foglalja a számviteli dokumentáció, különösen a személyzeti és személyi kártyák kötelező nyilvántartását. Ezek az okmányok minden tulajdonosi forma esetén kötelezőek.

A létszám és a létszám legyen naprakész, és feleljen meg a szervezet igényeinek. Tartalmazza az összes pozíció megnevezését, az arányok számát, jelezve az adott időszak betöltetlen állásait.

A személyi kártyák a munkavállaló munkatevékenységére vonatkozó rövid adatokat és személyes adatokat tartalmazó egységes dokumentumok. Szigorú elszámolás és különleges tárolási feltételek vonatkoznak rájuk, olyan helyen, amely megakadályozza rongálásukat, ellopásukat.

Megrendelések a személyzetről, a különbségekről és a tervezési jellemzőkről

Az általános irodai munka a személyzeti munkában főként utasításokban és vezetési utasításokban fejeződik ki. Ezek a dokumentumok vonatkozhatnak mind az egyes alkalmazottakra, mind a teljes személyzetre. Eltérnek a tervezési és megvalósítási jellemzőkben.

Az alkalmazottakkal kapcsolatos konkrét intézkedésekre vonatkozó legtöbb utasítás és utasítás egységes formájú. Kötelezően meg kell állapodni minden érdekelt féllel, és átvételi elismervény ellenében a munkavállaló megismerteti velük. A személyi megbízások másolatait személyes dossziéban, az eredeti példányokat külön mappákban tároljuk.

A személyi iratkezelésről szóló naplók, a nyilvántartás és a tárolás szabályai

A személyzeti szolgálatban bekövetkezett mozgások figyelembevételéhez szaknaplók karbantartását is magában foglalja. Ezek többoldalas formátumú, leggyakrabban egységesített táblázatos dokumentumok. Általában vagy nagy notebookokban indítják el, vagy készen vásárolják meg a szaküzletekben.

A személyzeti magazinok típusai:

• a bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartása, beleértve a leveleket is;
• megrendelések regisztrációja;
• az alkalmazottak üzleti úton történő érkezésének és távozásának nyilvántartása;
• kérelmek, beadványok, értesítések, hivatalos és emlékeztetők nyilvántartása;
• munkafüzet nyomtatványok, betétlapjaik regisztrációja;
• számviteli könyvek a különféle személyi dokumentumok mozgásáról stb.

Minden folyóiratot be kell kötni és lepecsételni, a lapokat pedig számozni kell. Ezeket minden dokumentumtól elkülönítve kell tartani. Lehetőleg széfben vagy speciális szekrényben.

A személyes fájlok karbantartásának és tárolásának jellemzői

A személyes nyilvántartás vezetése nem kötelező. A legtöbb szervezet azonban ilyen vagy olyan formában gyűjti a munkavállalói nyilvántartásokat. Természetesen kényelmesebb ezt egy mappában megtenni.

A személyes akta egy alkalmazottra vonatkozó, dokumentált személyes adatok halmaza, amelyeket meghatározott sorrendben gyűjtenek és alakítanak ki. Különféle dokumentumokat és másolatokat tartalmazhat:

• a munkavállalóra vonatkozó megbízások másolatai;
• nyilatkozatok másolatai;
• a képesítést, végzettséget, ellátásokat és családi állapotot igazoló személyazonosító okmányok másolata;
• kérdőív;
• jellemzők és áttekintések;
• referenciák stb.

A személyes fájlok személyes adatokat tartalmaznak, és azokat más dokumentumoktól elkülönítve kell tárolni. Azokhoz csak a tisztviselők szigorúan korlátozott köre férhet hozzá. Az alkalmazottak elbocsátásakor a személyi iratok levéltári tárolásra kerülnek átadásra.

A munkafüzetek, valamint a betétek nyilvántartásának, tárolásának és kiadásának szabályai

Minden szervezet köteles munkakönyvet vezetni alkalmazottai számára, kivéve a részmunkaidőben alkalmazott alkalmazottakat. Az első felvételkor a munkáltató önállóan beszerzi az üres nyomtatványokat, és azokon végzi el az első bejegyzést. A címlapon írja be a munkavállalóra vonatkozó releváns adatokat. Ezt követően figyelemmel kell kísérni azok relevanciáját, és időben módosítani kell.

A főrész elterjedésekor a munkavállaló munkaügyi, szociális tevékenységéről, állandó fogadtatásáról nyilvántartás készül, minden nyilvántartás általánosan sorszámozott, megrendelésre készül. Az elbocsátási jegyzőkönyvet a szervezet pecsétjének lenyomata és a vezető aláírása kíséri.

Kézzel készült, kék színű golyóstollal, tiszta és érthető kézírással. Gondosan ellenőrizze a bevitt adatok relevanciáját és megbízhatóságát. Ha az adatok javítása szükséges, akkor azokat óvatosan egy sorral át kell húzni, és be kell írni az aktuális információkat. Ezt a műveletet a fej aláírásával és pecsétjével kell megerősíteni.

Tárolja a munkakönyveket a többi dokumentumtól elkülönítve, széfben. Az illetékes hatóságok külön utasítása nélkül alkalmazottaknak vagy harmadik személyeknek átadni tilos.

A személyzeti dokumentumok operatív és archív tárolásának jellemzői

A személyi dokumentumok tárolását azok különleges jelentősége határozza meg. Személyes adatokat tartalmaznak és bizalmasak. Az ilyen adatok nem esnek jogosulatlan nyilvánosságra. Ellenkező esetben pénzbírságot szabnak ki a személyzeti szolgálat alkalmazottaira és a szervezet vezetőjére.

A személyügyi dokumentumok megfelelő tárolásának megszervezéséhez a személyzeti szolgálatban kívánatos egy külön helyiség kialakítása. Egy bejáratnak kell lennie, és riasztóval ellátott fémajtóval kell ellátni.

Magukat a dokumentumokat fémszekrényekben vagy széfekben kell tárolni. Kerülje a napfénynek és pornak való kitettséget, valamint a hőmérséklet-ingadozásokat és a túlzott páratartalmat. Ezek az egyszerű lépések segítenek megmenteni a személyes adatokat.