A GOST egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszere

A katalógusban szereplő összes dokumentum nem hivatalos kiadvány, és csak tájékoztató jellegű. Ezen dokumentumok elektronikus másolatai korlátozás nélkül terjeszthetők. Az erről az oldalról származó információkat bármely más webhelyen közzétehet.

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ÁLLAMI SZABVÁNYA

EGYESÜLT DOKUMENTÁCIÓS RENDSZEREK

EGYESÜLT SZERVEZETI ÉS IGAZGATÁSI DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER

DOKUMENTUMKÖVETELMÉNYEK

GOST R 6,30-97

OROSZORSZÁG GOSSTANDART

Moszkva

Előszó

1. Az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézete (VNIIDAD) KIALAKÍTOTT.

Az orosz Szövetségi Levéltári Szolgálat KÉPVISELTE.

BEVEZETETT az oroszországi állami szabvány Tudományos és Műszaki Osztálya.

3. ELŐSZÖR BEVEZETÉS.

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ÁLLAMI SZABVÁNYA

Bevezetés dátuma 1998-07-01

1 HASZNÁLATI TERÜLET.

Ez a szabvány az Egységes Szervezeti és Adminisztratív Dokumentációs Rendszerrel (USORD) kapcsolatos szervezeti és adminisztratív dokumentumokra - határozatokra, végzésekre, végzésekre, határozatokra, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre stb. (a továbbiakban: dokumentumok) vonatkozik, amelyeket az Összes- Orosz osztályozó menedzsment tevékenységek(OKUD) (0200000 osztály), és a következő tevékenységekben használják:

szövetségi hatóságok államhatalom, az alanyok közhatóságai Orosz Föderáció, beleértve az Orosz Föderáció azon alanyait, amelyeknek az orosz nyelv mint állami nemzeti nyelv mellett helyi önkormányzati szervei is vannak;

Vállalkozások, szervezetek és társulásaik, függetlenül a tulajdon- és jogi formától.

Ez a szabvány meghatározza: a dokumentumok részleteinek összetételét; dokumentumok adatainak nyilvántartására vonatkozó követelmények; nyomtatványokra és papírmunkára vonatkozó követelmények; az Orosz Föderáció államcímerét, valamint az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok emblémáit tartalmazó nyomtatványok előállítására, elszámolására, használatára és tárolására vonatkozó követelmények.

A részletes elrendezések az A. függelékben találhatók; okmánynyomtatványok - a B. mellékletben.

2. A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK ÖSSZETÉTELE.

2.1. A dokumentumok elkészítésekor és feldolgozásakor a következő adatokat kell használni:

01 - Az Orosz Föderáció állami jelképe;

02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája;

03 - a szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - szervezeti kód;

05 - dokumentum űrlap kódja;

06 - a szervezet neve;

07 - referencia adatok a szervezetről;

08 - az okmány típusának neve;

09 - dokumentum dátuma;

10 - a dokumentum regisztrációs száma;

12 - a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye;

13 - a dokumentumhoz való hozzáférés korlátozásának bélyegzője;

14- címzett;

15 - dokumentum jóváhagyási bélyegző;

16 - felbontás;

17 - a szöveg címe;

18 - ellenőrző jel;

19 - dokumentum szövege;

20 - egy jelölés az alkalmazás jelenlétéről;

21 - aláírás;

22 - dokumentum jóváhagyási bélyegző;

23 - dokumentum-jóváhagyási vízumok;

24 - nyomtatás;

25 - jelölés a másolat hitelesítésén;

26 - jelölés az előadóról;

27 - feljegyzés az okirat végrehajtásáról és az ügyben való eligazításáról;

28 - jelölés a dokumentumnak a szervezet általi átvételén;

29 - a dokumentum elektronikus másolatának azonosítója.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

2.2. Kizárva, Változás. 1. sz

2.3. Kizárva, Változás. 1. sz

3. A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK NYILVÁNTARTÁSÁNAK KÖVETELMÉNYEI.

3.1. Az Orosz Föderáció állami jelvényét az Orosz Föderáció állami címeréről szóló rendelettel összhangban helyezik el a nyomtatványokon.

3.2. Az Orosz Föderáció alanya címerét az okmányok nyomtatványaira kell helyezni a jogi aktusok az Orosz Föderáció alanyai.

3.3. A szervezet emblémáját vagy védjegyét (szolgáltatási védjegy) az alapító okiratnak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően elhelyezik a szervezetek fejlécén.

Az embléma nem szerepel fejléces papíron, ha az az Orosz Föderáció államjelvényét vagy az Orosz Föderáció valamely alanya címerét tartalmazza.

3.4. A szervezeti kódot aszerint írjuk le Össz-orosz osztályozó vállalkozások és szervezetek (OKPO).

3.5. A dokumentum űrlap kódja az Összoroszországi Vezetési Dokumentáció osztályozója (OKUD) szerint kerül rögzítésre.

3.6. A dokumentumot szerző szervezet nevének meg kell egyeznie az alapító okiratokban rögzített névvel.

A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a teljes nevét.

Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szervezeteinek neveit, amelyek az orosz nyelvvel, mint államnyelvvel együtt két nyelven - oroszul és nemzeti - nyomtatva vannak.

A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adják meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alá kerül.

Név be idegen nyelv reprodukálni azokban az esetekben, amikor azt a charta (a szervezetre vonatkozó előírások) rögzíti. Az idegen nyelvű név az orosz név alatt található.

A szervezet fióktelepének, területi hivatalának, képviseletének, szervezeti egységének megnevezése, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.

3.7. A szervezetre vonatkozó referenciaadatok a következők: postai cím; telefonszámok és egyéb információk a szervezet belátása szerint (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, cím Email satöbbi.).

3.8. A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését a charta (a szervezetre vonatkozó előírások) szabályozza, és meg kell egyeznie az USORD és az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály).

A levélben nem szerepel az irattípus megnevezése.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.9. Az irat kelte az aláírásának vagy jóváhagyásának, a jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, az aktusnál - az esemény időpontja. Ha több szervezet is a dokumentum szerzője, akkor a dokumentum kelte a legkésőbbi aláírási dátum.

Az okmány dátuma arab számokkal van feltüntetve a következő sorrendben: a hónap napja, hónap, év. A hónap és a hónap napját két arab számpárként írjuk, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám. Például a 2000. január 5-i dátumot 2000.01.05.-ként kell megadni.

A dátum verbális-numerikus formázása megengedett, például: 2000. január 5., valamint a dátum formázása a következő sorrendben: év, hónap, hónap napja, például: 2000.01.05.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.10. Az irat iktatószáma annak sorszámából áll, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrájának megfelelő ügyindexszel, a levelezőre, előadókra vonatkozó információkkal stb.

A két vagy több szervezet által közösen összeállított dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva a szerzők megjelölésének sorrendjében.

3.12. A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helyét, ha az nehezen meghatározható, a „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal jelzik. Az összeállítás, megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, és csak az általánosan elfogadott rövidítéseket tartalmazza.

3.13. Az irat (titkos, bizalmas stb.) hozzáférés-korlátozási bélyegzője az irat első lapján idézőjel nélkül kerül elhelyezésre, amely kiegészíthető az államtitoknak minősülő és bizalmas információról szóló jogszabályban előírt adatokkal. .

3.14. A címzett szervezetek, szervezeti egységeik, tisztviselők vagy magánszemélyek lehetnek. Irat tisztviselőhöz való címezésekor ill egy egyénnek kezdőbetűk jelennek meg a vezetéknév előtt. A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Például (a továbbiakban a szabvány szövegében és a B. függelékben a szervezetek nevére, hivatkozási adataira stb. vonatkozó példák feltételesek):

Oroszország Igazságügyi Minisztériuma

Rendszerezési Osztály

jogszabályokat

Annak a személynek a pozíciója, akinek a dokumentum címzettje, a datív esetben van feltüntetve, például:

CJSC "Bolshevsky Textile"

Könyvelés

vezető közgazdász

MINT. Nikolaev

CJSC elnöke

"Lomonoszov porcelángyár"

AZ ÉS. Petrov

Ha a dokumentumot több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének küldik meg, akkor ezeket általánosított módon kell feltüntetni, például:

kerületi közigazgatás

Moszkva régió

A szükséges „Cím” összetétele szükség esetén postai címet is tartalmazhat. A postai cím elemei sorrendben vannak megadva, szabályok határozzák meg postai szolgáltatások nyújtása.

Az "Address" attribútum minden sorát a leghosszabb sorhoz viszonyítva középre lehet helyezni. Például:

A kertszövetség elnöke

"Mozhaisk adta"

V.A. Buneev

A dokumentum legfeljebb négy címzettet tartalmazhat. A „Másolat” szó a második, harmadik, negyedik címzett előtt nincs feltüntetve. Nál nél több a címzettek alkotják a dokumentum terjesztési listáját.

Ha a levél egy szervezetnek szól, tüntesse fel a nevét, majd például a postacímet;

Össz-oroszországi tudományos kutatás

Tel Rekordtudományi Intézet

és archiválás

101000, Moszkva, Center,

Miljutyinszkij sáv, 7a

Ha egy dokumentumot magánszemélynek címez, adja meg a postacímet, majd a címzett vezetéknevét és kezdőbetűit, például:

301264, Tula régió,

Kireevsky kerület, Lipki,

utca. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kalinin

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.15. A dokumentumot hivatalos személy (tisztviselők) vagy külön kiállított okmány hagyja jóvá. Az okirat hivatalos jóváhagyása esetén az irat aláírási bélyegzőjének tartalmaznia kell a JÓVÁHAGYOM szót (idézőjelek nélkül), az okiratot jóváhagyó személy címét, aláírását, kezdőbetűit, vezetéknevét és a jóváhagyás dátumát, pl.

JÓVÁHAGY

vezérigazgató

CJSC "Bolshevsky Textile"

Személyes aláírás I. V. Szergejev

A dokumentum „Jóváhagyási bélyegzője” attribútumában az elemeket a leghosszabb sorhoz viszonyítva középre lehet helyezni, például:

JÓVÁHAGY

vezérigazgató

CJSC "Bolshevsky Textile"

Személyes aláírás I. V. Szergejev

Ha egy dokumentumot több tisztviselő hagy jóvá, aláírásaik azonos szintre kerülnek.

Ha egy dokumentumot határozattal, határozattal, végzéssel, jegyzőkönyvvel hagynak jóvá, a jóváhagyó bélyegző a JÓVÁHAGYOTT (JÓVÁHAGYOTT, JÓVÁHAGYVA vagy JÓVÁHAGYOTT) szóból, a jóváhagyó dokumentum nevéből áll. hangszeres, dátumai, számai. Például:

JÓVÁHAGYOTT

Közgyűlés határozatával

Részvényesek 2000.08.15. 14. sz

JÓVÁHAGYOTT

Az elnök parancsa

Banktanács

kelt 2000.02.01. 82. sz

A dokumentum jóváhagyási pecsétje a jobb oldalon található felső sarok dokumentum.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.16. Az állásfoglalást az illetékes tisztviselő írja a dokumentumra, és tartalmazza az előadók nevét, a megrendelés tartalmát, a határidőt, aláírást és dátumot, pl.

A. V. Zaiceva

P. S. Nyikitin

Kérjük, készítsen egy projektet

Általános megállapodás

a "HITEK" céggel 2000.12.21-ig

Személyes aláírás

Határozat kiadása külön lapon megengedett.

3.17. A szöveg fejléce tartalmazza összefoglaló dokumentum. A címsor összhangban van a dokumentumtípus nevével.

A cím olyan kérdésekre adhat választ, mint:

miről (kiről)?, például:

Hitelesítési bizottság felállításáról szóló rendelet;

mi (ki)?, például:

A titkár-referens munkaköri leírása.

Az A5 formátumú fejléces papírra készült dokumentumok szövegénél a fejléc elhagyható.

3.18. Az ellenőrzési jel egy dokumentum végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló jel, amelyet a "K" betű, a szó vagy az "Ellenőrzés" bélyegző jelöl.

3.19. A dokumentum szövege oroszul vagy nemzeti nyelven készült, az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok állami nyelvekre vonatkozó jogszabályaival összhangban. A dokumentumok szövegét csak orosz nyelven írják fel küldéskor:

szövetségi állami hatóságoknak, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok állami hatóságainak;

Vállalkozásoknak, szervezeteknek és szövetségeiknek, amelyek nem tartoznak az Orosz Föderációt alkotó egység joghatósága alá, vagy amelyek az Orosz Föderációt alkotó egyéb jogalanyok területén találhatók.

A dokumentumok szövegei kérdőív, táblázat, linkelt szöveg vagy ezek kombinációja formájában készülnek.

Kérdőíves szöveg összeállításakor a jellemzett objektum jellemzőinek megnevezését főnévvel névelőben vagy többes számú második személyű kifejezéssel kell kifejezni jelen vagy múlt időben („van”, „saját”, vagy „voltak”, „voltak” stb.). A szóban kifejezett jellemzőknek összhangban kell lenniük a jelek nevével.

A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel, névelőben kifejezett fejlécekkel kell rendelkezni. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és a következő oldalakon csak ezen oszlopok száma kerül kinyomtatásra.

A linkelt szöveg általában két részből áll. Az első részben a dokumentum összeállításának okai, indokai, céljai vannak feltüntetve, a második (végleges) - döntések, következtetések, kérések, javaslatok, ajánlások. A szöveg tartalmazhat egy záró részt (például végzések - nyilatkozat nélküli adminisztratív rész; levelek, nyilatkozatok - indoklás nélküli megkeresés; igazolások, feljegyzések - tények értékelése, következtetések).

A más szervezetek dokumentumai vagy korábban közzétett dokumentumok alapján készült dokumentum szövegében fel kell tüntetni azok adatait: a dokumentum megnevezését, a szervezet nevét - a dokumentum készítőjét, a dokumentum keltét, a a dokumentum regisztrációs száma, a szöveg fejléce.

Ha a szöveg több határozatot, következtetést stb. tartalmaz, akkor azt szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre kell bontani, amelyek arab számmal vannak számozva.

A parancsegységi elven működő szervezetek adminisztratív irataiban (parancs, utasítás stb.), valamint a szervezet vezetésének címzett iratokban a szöveget első személyben kell feltüntetni. egyedülálló("megrendelem", "ajánlom", "kérem").

A kollégiumi testületek ügyviteli irataiban a szöveg egyes szám harmadik személyben szerepel („dönt”, „meghatározta”).

A közös közigazgatási dokumentumokban a szöveg első személyben szerepel többes szám(„megrendeljük”, „döntött”).

A jegyzőkönyv szövege többes szám harmadik személyben szerepel ("meghallgatta", "megszólalt", "döntött").

A szervezetek jogait és kötelezettségeit, azok szerkezeti felosztását megállapító dokumentumokban (szabályzatok, utasítások), valamint leírást, tények vagy következtetések értékelését (törvény, bizonyítvány) tartalmazó dokumentumokban a szöveg egyes szám harmadik személyű bemutatási formáját kell használni. vagy többes szám ("az osztály funkciókat lát el" , "az egyesület magában foglalja", "a bizottság létrehozta").

A levelekben a következő megjelenítési formákat használjuk:

többes szám első személyből ("kérem, küldje el", "küldje el megfontolásra"),

Egyes szám első személyből („Szükségesnek tartom”, „Kérlek kiemelni”);

egyes szám harmadik személyből ("a minisztérium nem bánja", "VNIIDAD lehetségesnek tartja"),

3.20. A szövegben megnevezett alkalmazás jelenlétét a következőképpen kell megjelölni:

Felhasználás: 5 literhez. 2 példányban.

Ha az iratban van olyan alkalmazás, amelyet a szöveg nem nevez meg, akkor annak nevét, lapszámát és példányszámát tüntesse fel; ha több pályázat van, akkor azokat meg kell számozni, például:

Melléklet: 1. A Területi Hitelosztályról szóló szabályzat 5 p. 1 példányban.

2. A Regionális Hitel Osztály iratainak elkészítésének és lebonyolításának szabályai 7 lapra. 2 példányban.

Ha a pályázatok be vannak kötve, a lapok száma nincs feltüntetve.

Az ügyintézési okmány mellékletébe annak első lapjára a jobb felső sarokban a "Melléklet" feliratot írják, feltüntetve az ügyviteli okmány nevét, keltét és nyilvántartási számát, pl.

2. függelék

az intézet igazgatójának utasítására

2000.06.15-én kelt 319. sz

Ha az irathoz más dokumentumot csatolnak, amelyhez melléklet is tartozik, a kérelem meglétére vonatkozó jelzést a következőképpen kell feltüntetni:

Kiegészítés: a Szövetségi Levéltár 2000.06.14-i 02-4/156 sz. levele és melléklete, összesen 30 lap.

Ha a kérelmet nem küldik el a dokumentumban megjelölt összes címre, akkor annak jelenlétét az alábbiak szerint kell megjelölni:

Felhasználás: 3 literhez. 5 példányban. az első címre.

A „FÜGGELÉK száma” kifejezés kinyomtatható nagybetűvel, valamint középre helyezze ezt a kifejezést, a dokumentum nevét, dátumát és regisztrációs számát a leghosszabb sorhoz képest, például:

MELLÉKLET 2. sz

az intézet igazgatójának utasítására

15.06.2000 № 19

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.21. A szükséges "Aláírás" összetétele tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezését (teljes, ha az okirat nem az okmány nyomtatványán van kiállítva, és rövidítve - a nyomtatványon kiállított dokumentumon) ; személyes aláírás; aláírás dekódolás (iniciálusok, vezetéknév), például:

Irat nyomtatványon történő kiadásakor hivatalos ennek a személynek a pozíciója nincs feltüntetve az aláírásban.

Az "Aláírás" attribútumban megengedett a dokumentumot aláíró személy pozíciójának középre állítása a leghosszabb sorhoz képest. Például:

Ügyvezető igazgató

CJSC "Partner"Személyes aláírás N.A. Fedorov

Ha egy dokumentumot több tisztviselő ír alá, az aláírásukat egymás alá helyezik a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben, például:

Ha egy dokumentumot több egyenrangú személy ír alá, aláírásaik egy szintre kerülnek, például:

Az Orosz Föderáció igazságügyi miniszterhelyettese		Az Orosz Föderáció pénzügyminiszter-helyettese
	V. M. Sztyepanov		A. P. Mironov

A bizottság által készített dokumentumokban nem a dokumentumot aláíró személyek beosztását, hanem a bizottsági tagok elosztásának megfelelő feladatait tüntetik fel, pl.

Az iratot tényleges beosztásának és vezetéknevének feltüntetésével eljáró tisztviselő írhatja alá. Ugyanakkor tilos a „Mert” elöljárószó, a kézzel írott „helyettes” felirat elhelyezése. vagy perjel a munkakör megnevezése előtt.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.22. A dokumentum jóváhagyó bélyegzője az EGYEZTETT szóból, a személy pozíciójából áll. amellyel a dokumentumot elfogadják (beleértve a szervezet nevét), személyes aláírást, aláírás dekódolást (iniciálusok, vezetéknév) és a jóváhagyás dátumát, például:

EGYETÉRT

Pénzügyi Akadémia rektora

az Orosz Föderáció kormánya alatt

A. G. Grjaznov személyes aláírása

Ha a jóváhagyás levélben, jegyzőkönyvben stb. történik, a jóváhagyási bélyegzőt a következő formában kell elkészíteni:

EGYETÉRT

Az Orosz Akadémia levele

Orvostudomány

2000. október 30-án kelt 451-805

EGYETÉRT

Egy értekezlet jegyzőkönyve

Biztosító Testület

cég "Planet"

2000.06.21-én kelt 10. sz

3.23. Az okmány jóváhagyása vízummal történik, amely tartalmazza az okmányt jóváhagyó személy aláírását és beosztását, az aláírás dekódolását (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Például:

A jogi osztály vezetője

Személyes aláírás A.S. Orlov

Ha a dokumentummal kapcsolatban észrevételek vannak, a vízumot a következőképpen állítják ki:

Megjegyzések csatolva

A jogi osztály vezetője

Személyes aláírás A.S. Orlov

Az észrevételeket külön lapon kell feltüntetni, aláírva és a dokumentumhoz csatolni.

Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetije a szervezetnél marad, a vízumokat az eredeti dokumentum utolsó oldalának hátoldalának alján kell elhelyezni.

Azon dokumentumok esetében, amelyek eredeti példányát a szervezet küldi, a vízumok a küldendő dokumentum másolatának elülső oldalának aljára vannak ragasztva.

Lehetőség van vízum okmány kiadására külön jóváhagyó lapon.

A szervezet belátása szerint megengedett a dokumentum és alkalmazásának laponkénti jóváhagyása.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

3.24. A pecsét igazolja a tisztségviselő aláírásának hitelességét a különleges dokumentumokon előírások anyagi forrásokkal kapcsolatos tényeket rögzítő személyek jogainak igazolása.

A dokumentumokat a szervezet pecsétje hitelesíti.

3.25. Az okmánymásolat eredetinek való megfelelőségének igazolásakor a szükséges „Aláírás” alá kell tenni: „Helyes” tanúsító feliratot; a másolatot hitelesítő személy beosztása; személyes aláírás; aláírás dekódolás (iniciálusok, vezetéknév); tanúsítás dátuma, például:

Személyzeti Osztály Ellenőr Személyes aláírás M.V. Koloskov

Lehetőség van a dokumentum másolatának pecséttel történő hitelesítésére, amelyet a szervezet saját belátása szerint határoz meg.

3.26. A végrehajtóról szóló jelzés tartalmazza az okirat végrehajtójának vezetéknevét (vagy vezetéknevét, nevét, apaneve) és telefonszámát. Az előadóról a dokumentum utolsó lapjának elejére vagy hátuljára, a bal alsó sarokban található megjegyzés, például:

3.27. Az irat végrehajtásáról és az ügybe történő benyújtásról szóló jelzés a következő adatokat tartalmazza: hivatkozás a teljesítést igazoló irat keltére és számára, vagy ilyen okirat hiányában rövid tájékoztatás a teljesítményről; az „Üzleti tevékenységben” szavak; ügyszám, amelyben a dokumentumot tárolni fogják.

Az irat lebonyolításáról és az ügybe történő benyújtásáról szóló feljegyzést az irat végrehajtójának, vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetőjének kell aláírnia és dátummal ellátnia, amelyben az iratot elkészítették.

3.28. A dokumentum szervezet általi átvételére vonatkozó jelzés tartalmazza a dokumentum sorszámát és átvételének dátumát (szükség esetén óra és perc).

A dokumentum átvételét a szervezetben bélyegzővel lehet megjelölni.

3.29. Az irat elektronikus másolatának azonosítója a dokumentum minden oldalának bal alsó sarkában elhelyezett jelzés (lábléc), amely tartalmazza a gépi adathordozón lévő fájl nevét, dátumát és a szervezetben megállapított egyéb keresési adatokat.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

4. A DOKUMENTUMFORMÁKRA ÉS A DOKUMENTUMKÉSZÍTÉSRE VONATKOZÓ KÖVETELMÉNYEK.

4.1 A dokumentumok nyomtatványokon készülnek.

A dokumentumnyomtatványok két fő formátuma létezik - A4 és A5; megengedett az A3 és A6 formátumú formák használata a GOST 9327 szerint.

A nyomtatványon és anélkül kiállított okmány minden lapjának legalább mm-es margónak kell lennie:

20 - bal;

10 - jobb;

15 - felső;

20 - alsó.

(Módosított kiadás, Rev. No. 1)

4.2. A nyomtatványokat fehér papírra vagy világos színű papírra kell készíteni. Nyomtatványokat nyomtatott formában, működő nyomdaeszközökkel, vagy számítógépes sokszorosítást lehet készíteni közvetlenül egy adott dokumentum készítése során. Ez alól kivételt képeznek a szervezeteknek az Orosz Föderáció Állami Jelképet vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok címerét tartalmazó fejléces levélpapírjai, amelyek gyártási eljárását az 5. szakasz tartalmazza.

4.3. A dokumentumok nyomtatványait az A. függeléknek megfelelően kell megtervezni. A folytonos vonalak a részletek elhelyezésére szolgáló zónák rögzített határait, a szaggatott vonalak a változókat jelzik. Minden zónát a benne foglalt részletek határoznak meg.

4.4. Két lehetőség van a részletek elhelyezésére az űrlapokon - szögletes és hosszanti.

4.5. A 01-es, 02-es, 03-as részletek a 06-os attribútum közepe felett helyezkednek el. A 06-os részlet a 03-as attribútum szintjén helyezhető el.

Részletek 06, 07, 08, 12, korlátozó, a 09, 10, 11-es részletekre vonatkozó jelölések a részletek elhelyezésére szolgáló területek határain belül a következő módok egyikén helyezhetők el:

Középre igazítva (az attribútumsorok eleje és vége egyformán el van távolítva az attribútum helyzóna határaitól);

Flatov (minden attribútumsor az attribútum helyzóna bal szélétől kezdődik).

4.6. Egy szervezet, annak strukturális alosztálya, tisztségviselője számára a következő típusú okmánynyomtatványok kerülnek kialakításra:

Általános forma;

fejléc;

Egy adott típusú dokumentum formája, kivéve a levelet.

Az általános formanyomtatvány bármilyen típusú dokumentum elkészítésére szolgál, kivéve a leveleket. A szervezet vagy a tisztségviselő szerkezeti egységének nyomtatványai akkor készülnek, ha az egység vezetője, tisztségviselője aláírási jogosultsággal rendelkezik.

4.7. Általános forma attól függően alapító okiratok szervezet tartalmazza a részleteket 01. 02, 03, 06.

A levél formája a szervezet alapító okirataitól függően 01, 02. 03, 04, 06, 07 részletet, valamint szükség esetén korlátozó jelzéseket tartalmaz a 09, 10 adatok elhelyezésére szolgáló zónák felső határára. , 11, 12; 14, 15, 16; 17; tizennyolc; tizenkilenc.

Egy adott típusú dokumentum formája, a levél kivételével, a szervezet létesítő okirataitól függően 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12 részleteket, korlátozó jeleket tartalmaz azon területek határaira, ahol részletezi. található: 09, 10, 11, 12; 17; tizennyolc.

4.8. Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szervezeti formáiról, amelyek az orosz nyelvvel, mint állami nemzeti nyelvvel együtt, a 06, 07, 12 részleteket két nyelven nyomtatják: orosz és nemzeti, a longitudinális azonos szintjén. forma.

4.9. A dokumentumokat írógépen vagy számítógépes berendezések nyomtatóeszközei segítségével lehet előállítani.

4.10. Két vagy több oldalas dokumentumok elkészítésekor a második és az azt követő oldalakat számozni kell.

Az oldalszámok a lap felső margójának közepére kerülnek.

4.11. A dokumentumok a lap hátoldalára nyomtathatók.

5. AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ÁLLAMI CÍMERÉNEK, AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ALATTJAI JELVÉMÉJÉVEL ALKALMAZOTT NYOMTATVÁNYOK ELŐÁLLÍTÁSÁNAK, SZÁMVITELÉSÉNEK, HASZNÁLATÁNAK ÉS TÁROLÁSÁNAK KÖVETELMÉNYEI.

5.1. Az Orosz Föderáció államjelvényét és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok címerét tartalmazó dokumentumok nyomtatványai (a továbbiakban: bélyegzőnyomtatványok) könyvelésköteles nyomdatermékek.

5.2. Bélyegzett nyomtatványokat csak olyan nyomda és bélyegző-gravírozó vállalkozás készít, amely rendelkezik az adott tevékenységtípusra engedéllyel, valamint a meghatározott típusú termék megfelelő minőségi színvonalú gyártásához szükséges műszaki és technológiai képességek rendelkezésre állásáról.

5.3. A lepecsételt nyomtatványok előállítása állami hatóságok, egyéb megbízás alapján történik kormányzati szervekés az Orosz Föderáció állami jelképéről szóló rendeletekben, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok vonatkozó jogi aktusaiban meghatározott intézmények (a továbbiakban - szervezetek).

5.4 A szervezeten belüli bélyegzőlapok elszámolás alá tartoznak. A lebélyegzett nyomtatványokon a sorszámokat nyomdai úton vagy felsorolással rögzítik, és szükség esetén e számok sorozatát. A bélyegzett nyomtatványok nyomtatványtípusonként külön-külön kerülnek rögzítésre a regisztrációs és elszámolási lapon (kártya, napló), az alábbi adatok felhasználásával:

nyomtatványok kézhezvételekor:

átvétel dátuma;

a kísérőokmány száma;

A szervezet neve - a lepecsételt nyomtatványok szállítója;

Másolatok száma;

nyomtatványok kiadásakor:

A bélyegző típusának neve;

Másolatok száma;

Bélyegzett nyomtatványok sorozata és száma;

A szervezet szerkezeti egységének neve, a tisztségviselő vezetékneve és kezdőbetűi - a bélyegzőnyomtatványok címzettje;

Átvételi bizonylat;

Megjegyzés (megsemmisítési jel stb.).

5.5. A bélyegzett nyomtatványokat biztonságosan zárt és zárt szekrényekben tárolják.

5.6. A bélyegzőlapok megsemmisítése a regisztrációs lapon jelzéssel ellátott törvény szerint történik.

5.7. A lebélyegzett nyomtatványok elkészítésének, felhasználásának és tárolásának ellenőrzése a szervezet irodai munkájáért felelős szervezeti egységhez tartozik. A nyomtatványok elszámolásáért, felhasználásáért és tárolásáért személyesen felelős személyeket a szervezet vezetőjének adminisztratív dokumentuma jelöli ki.

5.8. A regisztrációs és elszámolási űrlapokat a szervezet ügyeinek nómenklatúrája tartalmazza.

5.9. A bélyegzőnyomtatványok elérhetőségének, felhasználásának és tárolásának ellenőrzését a szervezet vezetőjének adminisztratív dokumentuma által kijelölt bizottság évente legalább egyszer végzi el. Az elvégzett ellenőrzéseken az utolsó bejegyzést követően a regisztrációs lapokon jelöléseket kell tenni. A bélyegzőnyomtatványok gyártása, elszámolása, tárolása és felhasználása során elkövetett szabálysértések észlelése esetén a bizottság belső vizsgálatot folytat le, melynek eredményét aktusban rögzíti és a szervezet vezetőjének tudomására hozza.

5.10. A szervezet dokumentumainak terjesztésre szánt hivatalos fejléces papírra történő operatív nyomtatásával történő sokszorosítása megengedett, feltéve, hogy a dokumentum minden példányát a szervezet pecsétjével hitelesítik.

A FÜGGELÉK

(kötelező)

A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK ELHELYEZÉSI ÁBRÁJA.

ábra A.1. - A részletek elhelyezkedése és a zónák határai a saroklap A4-es formátumán.

A.2 ábra - A részletek elhelyezkedése és a zónák határai a hosszanti űrlap A4-es formátumán.

B. FÜGGELÉK

(referencia)

DOKUMENTUMNYOMTATVÁNYOK MINTÁJA.

B. 1. ábra - Példa a szervezet általános formájára.

B.2 ábra – Példa egy szervezet sarokfejlécére.

B.3 ábra - Példa a szervezet levelének longitudinális formájára.

B.4 ábra - Egy szervezet szerkezeti egységéből származó levél hosszirányú formájának mintája.

B.5. ábra – Példa egy tisztviselőtől származó levél hosszanti formájára.

B.6 ábra - Minta űrlap egy adott típusú szervezeti dokumentumhoz.

Dokumentum letöltése

GOST R 6.30-2003

Egységes dokumentációs rendszerek

EGYESÍTETT RENDSZER
SZERVEZETI ÉS IRÁNYÍTÁSI
DOKUMENTÁCIÓ

Dokumentációs követelmények

Moszkva

Standartinform

Előszó

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ÁLLAMI SZABVÁNYA

Bevezetés dátuma 2003-07-01

1 felhasználási terület

Ez a szabvány az Egységes Szervezeti és Közigazgatási Dokumentációs Rendszerrel (USORD) kapcsolatos szervezeti és adminisztratív dokumentumokra - az OK 011-ben foglalt határozatokra, végzésekre, végzésekre, határozatokra, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre stb. (a továbbiakban: dokumentumok) vonatkozik. 93 "Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója" (OKUD) (0200000 osztály).

01 - Az Orosz Föderáció állami jelképe;

02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája;

03 - a szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - szervezeti kód;

05 - fő állami regisztrációs szám (OGRN) jogalany;

11 - dokumentum dátuma;

12 - a dokumentum regisztrációs száma;

14 - a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye;

15 - címzett;

21 - egy jelölés az alkalmazás jelenlétéről;

22 - aláírás;

23 - dokumentum jóváhagyási bélyegző;

24 - dokumentum-jóváhagyási vízumok;

25 - nyomtatott lenyomat;

26 - jelölés a másolat hitelesítésén;

27 - jelölés az előadóról;

28 - jelzés az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való elküldéséről;

29 - jelölés a dokumentumnak a szervezet általi átvételén;

30 - a dokumentum elektronikus másolatának azonosítója.

3 Az okmányok adatainak nyilvántartására vonatkozó követelmények

3.1. Az Orosz Föderáció állami jelvényét az „Orosz Föderáció államcímeréről” szóló szövetségi alkotmánytörvénnyel (Szobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, 52. sz., I. rész, 5021. cikk) megfelelően fejléces papírra helyezik.

3.2 Az Orosz Föderációt alkotó jogalany címerét az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogi aktusainak megfelelően fejléces papírra helyezik.

3.3 A szervezet emblémáját vagy védjegyét (szolgáltatási védjegy) az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően a szervezetek fejlécére helyezik.

3.4 A szervezeti kódot a Vállalkozások és Szervezetek Összoroszországi Osztályozója (OKPO) szerint írják le.

3.5 A jogi személy fő állami regisztrációs számát (OGRN) az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően rögzítik.

3.6 Az adózó azonosítószáma / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP) az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően kerül rögzítésre.

3.7 A dokumentum űrlap kódja az Összoroszországi Vezetési Dokumentáció osztályozója (OKUD) szerint kerül rögzítésre.

3.8 A dokumentumot szerző szervezet nevének meg kell egyeznie az alapdokumentumokban rögzített névvel.

A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a szülőszervezet teljes nevét (ha van ilyen).

Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szervezeteinek neve, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével (orosz) együtt hivatalos nyelv az Orosz Föderáció tárgyai, két nyelven nyomtatva.

A szervezet neve az Orosz Föderáció alanya államnyelvén vagy más nyelven az Orosz Föderáció államnyelvén a név alatt vagy jobbra található.

A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adják meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kerül.

A kirendeltség, területi kirendeltség, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.

3.9 A szervezetre vonatkozó referenciaadatok a következők: postai cím; telefonszám és a szervezet döntése alapján egyéb információk (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, e-mail cím stb.).

3.10 A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály).

3.11 Az irat kelte az aláírásának vagy jóváhagyásának napja, a jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, az aktusnál - az esemény időpontja. A két vagy több szervezet által kibocsátott dokumentumoknak egy (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.

Az okmány dátuma arab számokkal van feltüntetve a következő sorrendben: hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.

Megengedett a dátum verbális-numerikus formázása, például 2003. június 05., valamint a dátum formázása a következő sorrendben: év, hónap, hónap napja, például: 2003.06.05.

3.12 Az irat iktatószáma annak sorszámából áll, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügy nómenklatúrájának megfelelő tárgymutatóval, a levelezőre, előadókra stb.

3.14 A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helyét a „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal jelzik, ha az nehezen meghatározható. Az összeállítás, megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak az általánosan elfogadott rövidítéseket tartalmazza.

3.15 A címzett szervezetek, azok szerkezeti egységei, tisztviselők vagy magánszemélyek lehetnek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni. A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Például (a továbbiakban a szervezetek nevére, hivatkozási adataira stb. vonatkozó példák feltételesek):

Ha a dokumentumot több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének küldik meg, akkor ezeket általánosított módon kell feltüntetni, például:

Az "Address" attribútum minden sorát a leghosszabb sorhoz viszonyítva középre lehet helyezni. Például:

A szükséges „Cím” tartalmazhat egy postacímet is. A postai cím elemeit a postai szolgáltatásnyújtás szabályai által meghatározott sorrendben kell feltüntetni.

Ha levelet küld egy szervezetnek, adja meg a nevét, majd a postacímet, például:

Ha egy dokumentumot magánszemélynek címeznek, a címzett vezetéknevét és kezdőbetűit kell feltüntetni, majd a postacímet, például:

3.16 A dokumentumot hivatalos személy (tisztviselők) vagy külön kiállított okmány hagyja jóvá. Az okirat hivatalos jóváhagyása esetén az irat aláírási bélyegzőjének tartalmaznia kell a JÓVÁHAGYOM szót (idézőjelek nélkül), az okiratot jóváhagyó személy címét, aláírását, kezdőbetűit, vezetéknevét és a jóváhagyás dátumát, pl.

A „Dokumentum-jóváhagyási bélyegző” attribútum leghosszabb sorához viszonyítva az elemek középpontba helyezhető, például:

Ha egy dokumentumot több tisztviselő hagy jóvá, aláírásaik azonos szintre kerülnek.

Ha egy dokumentumot határozattal, határozattal, végzéssel, jegyzőkönyvvel hagynak jóvá, a jóváhagyó bélyegző a JÓVÁHAGYOTT (JÓVÁHAGYOTT, JÓVÁHAGYOTT vagy JÓVÁHAGYOTT) szóból, a jóváhagyó okirat műszeres nevéből, keltezéséből, számából áll. Például:

JÓVÁHAGYOTT

közgyűlés határozata

Részvényesek 2003.04.05. 14. sz

Határozat kiadása külön lapon megengedett.

3.18 A szöveg fejléce tartalmazza a dokumentum összefoglalását. A címnek összhangban kell lennie a dokumentumtípus nevével.

A cím olyan kérdésekre adhat választ, mint:

miről (kiről)?, például:

Hitelesítési bizottság felállításáról szóló rendelet;

mi (ki)?, például:

A vezető szakértő munkaköri leírása.

Az A5-ös formátumú fejléces papírra készített dokumentumok szövegénél a fejléc feltüntetése nem megengedett.

3.19 Az irat végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló jelölést a "K" betű, a szó vagy az "Ellenőrzés" bélyegző jelzi.

3.20 A dokumentum szövegét az Orosz Föderáció államnyelvén vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok államnyelvein állítják össze, az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogszabályaival összhangban.

A dokumentumok szövegei kérdőív, táblázat, koherens szöveg vagy ezek kombinációja formájában készülnek.

Kérdőíves szöveg összeállításakor a jellemzett objektum jellemzőinek megnevezését egy névelős főnévvel vagy egy többes szám második személyű, jelen vagy múlt idejű igével kell kifejezni ("van", „saját” vagy „voltak”, „voltak” stb.). A szóban kifejezett jellemzőknek összhangban kell lenniük a jelek nevével.

A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel, névelőben kifejezett fejlécekkel kell rendelkezni. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és csak ezen oszlopok számát kell a következő oldalakra nyomtatni.

Egy összefüggő szöveg általában két részből áll. Az első részben a dokumentum összeállításának okai, indokai, céljai, a második (végleges) - döntések, következtetések, kérések, javaslatok, ajánlások szerepelnek. A szöveg tartalmazhat egy befejező részt (például végzések - nyilatkozat nélküli adminisztratív rész; levelek, nyilatkozatok - magyarázat nélküli kérelem).

Ha a szöveg több határozatot, következtetést stb. tartalmaz, akkor szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre osztható, amelyek arab számmal vannak számozva.

A parancsegységi elven működő szervezetek dokumentumaiban (parancs, parancs stb.), valamint a szervezet vezetésének címzett iratokban a szöveg egyes szám első személyben szerepel („megrendelem”, „ajánlat” ", "kérem").

A testületi testületek irataiban a szöveg egyes szám harmadik személyben szerepel („dönt”, „döntött”).

A közös dokumentumokban a szöveget többes szám első személyben közöljük („megrendeljük”, „meghatároztuk”).

A jegyzőkönyv szövegét többes szám harmadik személyben közöljük ("meghallgatta", "megszólalt", "meghatározta", "meghatározta").

A levelekben a következő megjelenítési formákat használjuk:

Többes szám első személyből ("kérem, küldje el", "küldje el megfontolásra");

Egyes szám első személyből („Szükségesnek tartom”, „Kérlek kiemelni”);

Egyes szám harmadik személyből („a minisztérium nem bánja”, „VNIIDAD lehetségesnek tartja”).

3.21 A levél szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétére vonatkozó megjegyzés a következőképpen készül:

Felhasználás: 5 literhez. 2 példányban.

Ha a levélhez a szövegben nem nevesített melléklet tartozik, akkor tüntesse fel a nevét, az ívek számát és a példányszámot; ha több pályázat van, akkor azokat meg kell számozni, például:

Ha a pályázatok be vannak kötve, a lapok száma nincs feltüntetve.

Ha az irathoz más dokumentumot csatolnak, amelyhez melléklet is tartozik, a kérelem meglétére vonatkozó jelzést a következőképpen kell feltüntetni:

Melléklet: a Szövetségi Levéltár 2003. 06. 05. 02-6 / 172. sz. levele és annak melléklete, csak 3 lap.

Ha a kérelmet nem küldik el a dokumentumban feltüntetett összes címre, akkor annak jelenlétét a következőképpen jelölik meg:

Felhasználás: 3 literhez. 5 példányban. csak az első címre.

Az ügyintézési okmány (rendeletek, rendeletek, végzések, szabályzatok, utasítások, szabályzatok, határozatok) mellékletébe, annak első lapjára a jobb felső sarkába írják a „Szám melléklet” a közigazgatási okmány megnevezését, keltét, ill. regisztrációs szám, például:

A "FÜGGELÉK száma" kifejezés nagybetűvel nyomtatható, valamint középre helyezhető a dokumentum neve, dátuma és nyilvántartási száma a leghosszabb sorhoz képest, például:

vagy az űrlapon:

A tisztviselő fejléces papírjára történő dokumentum elkészítésekor ennek a személynek a beosztása nem kerül feltüntetésre az aláírásban.

Ha egy dokumentumot több tisztviselő ír alá, az aláírásukat egymás alá helyezik a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben, például:

Ha egy dokumentumot több egyenrangú személy ír alá, aláírásaik egy szintre kerülnek, például:

Közös dokumentum aláírásakor az első lapot nem fejléces papírra készítik.

A bizottság által készített dokumentumokban nem a dokumentumot aláíró személyek beosztását, hanem a bizottsági tagok elosztásának megfelelő feladatait tüntetik fel, pl.

3.23 A dokumentum-jóváhagyási bélyegző az EGYEZTETVE szóból, annak a személynek a pozíciójából, akivel a dokumentumot jóváhagyták (beleértve a szervezet nevét), a személyes aláírásból, az aláírás dekódolásából (iniciálusok, vezetéknév) és a jóváhagyás dátumából áll, például:

Ha a jóváhagyás levélben, jegyzőkönyvben stb. történik, a jóváhagyási bélyegzőt az alábbiak szerint kell elkészíteni:

3.24 Az okmány jóváhagyása okmány-jóváhagyó vízummal (a továbbiakban: vízum) történik, amely tartalmazza az okirat jóváhagyójának aláírását és pozícióját, az aláírás dekódolását (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Például:

Ha megjegyzések vannak a dokumentumhoz, a vízumot a következőképpen állítják ki:

Az észrevételeket külön lapon kell feltüntetni, aláírva és a dokumentumhoz csatolni.

Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetije a szervezetnél marad, a vízumok az eredeti dokumentum utolsó oldalának hátoldalának alján vannak elhelyezve.

Azon dokumentumok esetében, amelyek eredeti példányát egy szervezet küldte, a vízumok a küldendő dokumentum másolatának elülső oldalának aljára vannak ragasztva.

Lehetőség van vízum okmány kiadására külön jóváhagyó lapon.

A szervezet belátása szerint megengedett a dokumentum és alkalmazásának laponkénti jóváhagyása.

3.25 A pecsétlenyomat igazolja a tisztviselő aláírásának valódiságát az anyagi forrásokhoz kapcsolódó tényeket rögzítő személyek jogait igazoló iratokon, valamint a valódi aláírás igazolását biztosító egyéb okiratokon.

A dokumentumokat a szervezet pecsétje hitelesíti.

3.26 Az okmánymásolat eredetinek való megfelelőségének igazolásakor az „Aláírás” rekvizit alatt egy hitelesítő felirat kerül elhelyezésre: „Helyes”; a másolatot hitelesítő személy beosztása; személyes aláírás; aláírás dekódolás (iniciálusok, vezetéknév); tanúsítás dátuma, például:

Lehetőség van a dokumentum másolatának pecséttel való hitelesítésére, amelyet a szervezet saját belátása szerint határoz meg.

3.27 A végrehajtóról szóló megjegyzés tartalmazza az irat végrehajtójának kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. Az előadóra vonatkozó megjegyzés a dokumentum utolsó lapjának elejére vagy hátuljára, a bal alsó sarokban található, például:

V.A. Zsukov

3.28 Az irat végrehajtásáról és az ügybe küldésről szóló feljegyzés a következő adatokat tartalmazza: hivatkozás a teljesítést igazoló irat keltére és számára, ilyen okirat hiányában a végrehajtásra vonatkozó rövid tájékoztatás; az „Üzleti tevékenységben” szavak; ügyszám, amelyben a dokumentumot tárolni fogják.

Az irat végrehajtásáról és az ügyben történő eligazításáról szóló feljegyzést az irat végrehajtója vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetője írja alá és dátummal látja el, amelyben az iratot elkészítették.

3.29 A dokumentum szervezet általi átvételén található jelzés tartalmazza a következő sorszámot és a dokumentum átvételének dátumát (ha szükséges - óra és perc).

A dokumentum átvételét a szervezetben bélyegzővel lehet megjelölni.

3.30 Az irat elektronikus másolatának azonosítója a dokumentum minden oldalának bal alsó sarkában elhelyezett jelzés (lábléc), amely tartalmazza a gépi adathordozón lévő fájl nevét, dátumát és a szervezet által megállapított egyéb keresési adatokat. .

4 Az okmánynyomtatványokkal szemben támasztott követelmények

4.1 A dokumentumok nyomtatványokon készülnek.

A dokumentumnyomtatványok két szabványos formátuma létezik: A4 (210 × 297 mm) és A5 (148 × 210 mm).

A nyomtatványon és anélkül elkészített dokumentum minden lapján legalább a következő mezőket kell tartalmaznia:

20 mm - bal;

10 mm - jobb;

20 mm - felső;

20 mm - alacsonyabb.

4.2 A nyomtatványokat fehér papírra vagy világos színű papírra kell készíteni.

4.3 A dokumentumok nyomtatványai az A. függelék szerint készülnek. A részletek elhelyezésére szolgáló zónák hozzávetőleges határait szaggatott vonal jelzi. Minden zónát a benne foglalt részletek határoznak meg.

4.4 A részletek elhelyezkedésétől függően a formák két változata kerül beépítésre - szögletes (AL ábra) és hosszanti (A.2 ábra).

4.5 A 01 (02 vagy 03) attribútum a 08 attribútum közepe fölé kerül. A 03 attribútum a 08 attribútum szintjén helyezhető el.

Részletek 08, 09, 10, 14, a 11, 12, 13 részletre vonatkozó korlátozó jelek a részletek elhelyezésére szolgáló területek határain belül az alábbi módok egyikén helyezhetők el:

Középre igazítva (az egyes részletsorok eleje és vége egyformán távolodnak el annak a területnek a határaitól, ahol a részletek találhatók);

Zászló (a részletek minden sora annak a területnek a bal szélétől kezdődik, ahol a részletek találhatók).

4.6 A szervezet, annak strukturális alosztálya, tisztségviselője számára a következő típusú okmánynyomtatványok kerülnek kialakításra:

Általános forma;

fejléc;

Egy adott típusú dokumentum formája.

4.7 Az általános nyomtatvány bármely típusú dokumentum elkészítésére szolgál, kivéve a levelet. Az általános forma, a szervezet alapító okirataitól függően, tartalmazza

részletek 01 (02 vagy 03), 08, 11, 14.

A levél formája, a szervezet alapító okirataitól függően, tartalmazza a 01 (02 vagy 03), 04, 05, 06, 08, 09 részleteket, és szükség esetén korlátozó jelöléseket a helyszínre vonatkozó övezetek felső határára. részletek 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Egy adott típusú irat formanyomtatványa – a levél kivételével – a szervezet létesítő okirataitól függően 01 (02 vagy 03), 08, 10, 14 részletezést és szükség esetén korlátozó jeleket tartalmaz a területek határára. ahol a részletek találhatók 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok azon szervezetei számára, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével együtt rendelkeznek az Orosz Föderációt alkotó jogalany államnyelvével, ajánlatos longitudinális formanyomtatványt használni; ugyanakkor a 08, 09, 14 részleteket két nyelven nyomtatják: oroszul (balra) és nemzeti (jobbra) azonos szinten.

4.9 Két vagy több oldalas dokumentumok elkészítésekor a második és az azt követő oldalak számozásra kerülnek.

Az oldalszámok a lap felső margójának közepére kerülnek.

A FÜGGELÉK
(referencia)

A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK ELHELYEZÉSI ÁBRÁJA

A.1 ábra - Részletek és zónahatárok elhelyezkedése a saroklap A4-es formátumán

A.2 ábra - Részletek és zónahatárok elhelyezkedése a hosszanti űrlap A4-es formátumán

B. FÜGGELÉK
(referencia)

DOKUMENTUMFORMÁK MINTA

B.1 ábra - Példa a szervezet általános formájára

B.2 ábra – Szervezeti fejléces minta

B.3 ábra - Példa a szervezet longitudinális formájú betűjére

B.4 ábra - Minta egy tisztviselőtől származó levél hosszirányú formájából

B.5 ábra - Minta űrlap egy adott típusú szervezeti dokumentumhoz

Kulcsszavak: szervezési és adminisztrációs dokumentumok, iratok összetétele, irat, nyomtatvány, hivatalos fejléc, könyvelés, nyilvántartás, ellenőrzés, kellékek

A szervezeti és adminisztratív dokumentumok (rendeletek, jegyzőkönyvek, aktusok stb.) összeállítása során standard vezetői tevékenységeket hajtanak végre ezen dokumentumok egyeztetésével, aláírásával, jóváhagyásával, átvétel ellenében a munkavállalók tudomására hozva. Ugyanakkor szabványos feliratokat ragasztanak a dokumentumokra: aláírás, jóváhagyó bélyegző, jóváhagyáshoz és megismeréshez szükséges vízumok. A külön feliratokat a dokumentum részleteinek nevezzük, és befolyásolják annak jogi erejét, ezért a vonatkozó előírásoknak megfelelően megfelelő végrehajtást igényelnek. Fontos hangsúlyozni, hogy az egyedi adatok kiadásának szabályai közösek különböző típusok szervezeti és adminisztratív dokumentumokat.

A GOST R 6.30-97 a következőket állapítja meg részletek összetétele ORD 27:

01 - Az Orosz Föderáció állami jelképe;

02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája;

03 - a szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - szervezeti kód;

05 - dokumentum űrlap kódja;

06 - a szervezet neve;

07 - referencia adatok a szervezetről;

08 - a bizonylattípus neve;

09 - dokumentum dátuma;

10 - a dokumentum regisztrációs száma;

Dokumentum jóváhagyó bélyegző;

vízumdokumentum jóváhagyása;

A másolat hitelesítésének jele;
Mark az előadóról;
Feljegyzés az irat végrehajtásáról és az ügyben való eligazításáról;

Megjegyzés a dokumentumnak a szervezet általi átvételéről;

Az irat elektronikus másolatának azonosítója 28 .

Minden dokumentum egyedi részletkészlettel rendelkezik, amely tükrözi jellemzőit és célját az irányítási folyamatban. Ugyanakkor minden dokumentum esetében feltétlenül kötelező az egyedi adatok megadása, függetlenül annak típusától és fajtájától. Az ilyen adatok hiánya a dokumentumban megfosztja a jogi erőtől. Nak nek kötelező minden biztosítéknál az adatok a következők: a szervezet neve, az okirat kelte, regisztrációs szám, szöveg, aláírás.

Bizonyos típusú dokumentumokhoz egyéb adatokra van szükség. Például leveleknél szükség van: referenciaadatokra a szervezetről, címzettről, feljegyzés az előadóról, megrendeléseknél pedig: az irattípus megnevezése és a megjelenés helye.

A szükséges kellékek közé tartozik állandó, amelyek egyáltalán nem változnak (például: a bizonylat típusának neve) vagy hosszú ideig (például: a szervezet neve, a szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok).

Sok részlet azonban nem lehet állandó és részben vagy egészben folyamatosan változik (például: a dokumentum dátuma, a szöveg címe, a szöveg, a művészről szóló megjegyzés stb.).

A dokumentumok elkészítésekor a részletek három fő részbe csoportosulnak, amelyekre bármely dokumentum feltételesen felosztható: fejléc, tartalom és design.

fejléc a rész a dokumentum eleje, amely információkat tartalmaz a szervezetről (a dokumentum szerzőjéről), valamint magáról a dokumentumról elsődleges adatokat (01-16 kellékek).

díszítő rész - az okirat hitelességét és az abban foglalt információk megbízhatóságát igazoló részletezés (részletek 21-24). A dokumentum formázási részében az iratokon a velük való munkavégzést megkönnyítő segédhivatali jelek is találhatók (részletek 25-29.).

A dokumentum fő része természetesen a tartalom, azaz. szöveg vagy táblázat, kérdőív, amely tükrözi annak a dokumentumnak a jelentését és célját, amelyre összeállították. Nem szabad azonban elhanyagolni a fejlécet és különösen a formázási részeket, amelyeknek köszönhetően a dokumentum jogi érvényt szerez. Minden dokumentum elkészítése tehát mindig két, egymással összefüggő folyamatból áll: a szöveg előkészítéséből (tartalmi munkából) és a dokumentum elkészítéséből – jogerőt adva a dokumentumnak.

A modern szervezetek gyakorlatának tanulmányozása azt mutatja, hogy nem minden olyan papírhordozót, amelyen információkat rögzítettek, lehet dokumentumnak nevezni. Ennek fő oka általában a dokumentum egyes részleteinek hiánya vagy helytelen kialakítása. Ebben a tekintetben a hivatalos dokumentumokkal dolgozó minden szakembernek tisztában kell lennie a GOST R 6.30-97 által a szervezeti és adminisztratív dokumentumokról szóló összes felirat kialakítására vonatkozó szabályokkal, valamint az ORD részleteinek rendezésének módszereivel. és a számukra fenntartott mezők méretei (lásd 1. és 2. ábra).