T 12 programoje excel. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas: svarbus darbo užmokesčio apskaitos dokumentas

Pradėkime nuo to, kad darbdaviu gali būti ir juridinis asmuo, ir individualus verslininkas jeigu jis sudaro darbo sutartį su darbuotojais. Ir kiekvienas darbdavys yra atsakingas ne tik už pareigą mokėti įmokas į FSS ir PFR, bet ir už darbuotojų dirbto laiko apskaitą. Kad būtų lengviau ir kaip nors reguliuoti bei standartizuoti šiuos procesus įmonės veikloje, yra sukurta speciali forma, vadinama darbo laiko apskaitos žiniaraščiu. Jį pildys asmuo, kuris įmonėje neša šias pareigas, arba pats vadovas, ko, jei imtume dideles įmones, niekada nebūna.

Kam skirtas laiko apskaitos žiniaraštis?

Kaip jau rašėme, atsakomybė už tokios formos išlaikymą tenka verslininkams ir įmonių vadovams. Dėl to darbo kodeksas Rusijos Federacija. Atitinkamai, nustačius pažeidimą vykdant šį nurodymą, įmonei grės bauda. Be to, bausmė bus skirta ir visai įmonei, ir konkrečiam darbuotojui, už kurį darbo sutartis paskirtas pareigas.

Ataskaitų kortelėje įrašomi duomenys apie kiekvieno atskiro įmonės darbuotojo darbą. Visas jo praleistas darbo valandas, taip pat laiką, kai jis neišėjo į darbą, nepriklausomai nuo to, ar pravaikštos priežastis buvo pagrįsta, ar ne.

Yra du skaičiuoklės tvarkymo būdai:

1. Kasdienis duomenų apie darbuotoją pildymas.
2. Informacija įrašoma tik pažeidimo atveju darbo norma. Tai yra, kai darbuotojas nėra darbe, vėluoja ir pan.

Ateityje, remiantis šiame dokumente pateikta informacija, bus atliktas skaičiavimas darbo užmokesčio prie kaltinimo. Taip pat darbo laiko apskaitos žiniaraščio pagalba atliekama standartų įgyvendinimo dokumentacija. darbo drausmė, viršvalandžių apdorojimo buvimas, pareigų atlikimas savaitgalį.

Kaip jau rašėme kitame straipsnyje, standartinė penkių dienų darbo savaitė pagal įstatymą susideda iš 40 valandų. Šešių dienų savaitėje yra 36 valandos.

Pažeidus šį grafiką, pagrindinis reikalavimas bus bendro valandų skaičiaus sutapimas su ataskaitinio laikotarpio – ketvirčio ar metų – norma.

Svarbu! Darbo inspekcijai atliekant patikros veiksmus, darbo laiko apskaitos žiniaraštis bus pirmasis dokumentas, kurio bus paprašyta iš įmonės vadovybės.

Be to, pagal darbo laiko apskaitos žiniaraštį bus vedama ir darbo personalo statistika kartu su būtinomis ataskaitomis.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio taikymo tvarka

Pagal galiojančius teisės aktus, kad užpildytų šį apskaitos dokumentą, atsakingas asmuo užpildo formas T-12 arba T-13. Šie formatai yra teisiškai patvirtinti ir turi patvirtinimą iš Rosstat.

• T-12 forma naudojama apskaitai pagal darbo laikotarpius, taip pat darbo užmokesčiui skaičiuoti.
• T-13 formą darbuotojas naudoja, kai darbo laikas atsispindi automatiškai.

Yra ir trečia galimybė pranešti apie darbo valandas. Tai reiškia, kad pati įmonė sukūrė savo dokumento versiją. Kad jis būtų tinkamai suprojektuotas ir pripažintas oficialiu, jame būtina nurodyti nemažai detalių ir reikalingos informacijos.

Jei įmonė naudoja specialią programinę įrangą, kuri leidžia atlikti personalo apskaita, darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo formos jau bus programinėje įrangoje.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio formas galima pildyti tiek rankiniu būdu, tiek programų pagalba. Vėlgi, jei įmonės darbe naudojama specializuota programinė įranga, tuomet darbuotojui pakanka suvesti reikiamą informaciją į duomenų bazę, o pats dokumentas bus sukompiliuotas automatiškai ir pagal poreikį atspausdintas.

Svarbu tai suprasti įvairiomis progomis bus naudojamos ataskaitų apie darbo valandas formos pildymas ir tvarkymas skirtingi pavadinimai. Jie gali būti abėcėlės arba skaitiniai. Taigi, kaip pavyzdį, paimkime darbuotojo darbo įvardijimą normos ribose. Šioje versijoje raidės žymėjimas bus išreikštas simboliu „I“, o skaitmeninėje versijoje tai bus koduotė „01“.

Prie visų apskaitos formoje naudojamų šifrų turi būti pateikti patvirtinimai dokumentų forma. Tokiu būdu įvesti informaciją tiesiog draudžiama.

Kalbant apie dokumente nurodytą laiką, atsižvelgiama net į keliones įmonės nurodymu, darbuotojo atostogas, jo nedarbingumo atostogas ir pan.

Darbo užmokesčio rūšies kodas nurodomas keturženkliu skaičiumi. Priklausomai nuo tipo, naudokite:

• Atlyginimas - kodas 2000.
• Civilinės teisės sutartys su darbuotojais - 2010 kodas.
• Atostogų ir kompensacijos kodai – 2012 m.
• Nedarbingumo atostogos – kodas 2300.

Atsakingas asmuo darbo laiko apskaitos žiniaraštį uždaro paskutinę mėnesio darbo dieną arba kitą dieną. Toliau užpildyta (arba atspausdinta) forma perduodama skyriaus vedėjui, kuris patikrina įvestos informacijos teisingumą ir užpildytą pasirašytą formą išsiunčia personalo skyriui.

Kitas žingsnis – dokumento siuntimas į buhalteriją, kur pagal gautus duomenis bus skaičiuojami darbuotojų atlyginimai.

Svarbu! Duomenys buhalteriui pateikiami dviem etapais. Pirmoji dalis skirta avansiniams mokėjimams įmonės darbuotojams. Antrasis – pagrindinės darbo užmokesčio dalies išmokoms ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.

Pasibaigus mokėjimo procedūrai, formos siunčiamos į archyvą, kartu sudėjus į atskirą aplanką. Formų tinkamumo laikas - 5 metai. Tai yra standartinis atvejis. Jeigu įmonė organizuojama su kenksmingais ar pavojingomis sąlygomis darbo (nurodyta po specializuoto patikrinimo), tada tinkamumo laikas yra 75 metai.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas. Pavyzdys.

Pastaba: straipsnio vaizduose matote, kad formose nėra kai kurių eilučių, kurios išskiria jas nuo tikrųjų. Tai daroma dėl patogumo ir paprastumo, tačiau prasmė išlieka ta pati. Straipsnio pabaigoje bus nuoroda į visavertį pavyzdį.

Pirmiausia reikia užpildyti ataskaitos kortelės formos antraštę. Ką čia reikia nurodyti:

• Visas įmonės pavadinimas.
• Organizacijos kodas, pagrįstas OKPO katalogu.
• Struktūrinio padalinio, kurio darbas atsispindi formoje, pavadinimas.
• Eilinis lentelės numeris.
• Dokumento data.
• Laikotarpis, kuriam sudaromas darbo laiko apskaitos žiniaraštis (standartinis – mėnuo).

Suskaičiuoti 1. Eilučių numeracija. Štai paprastas nepertraukiamas numeravimas.

Suskaičiuoti 2. Pavardė, inicialai, pareigos (specialybė, profesija).

Suskaičiuoti 3. Darbuotojo darbo užmokesčio numeris. Iš pradžių priskiriamas kodavimas.

4 stulpelis. Atvykimo ir neatvykimo į darbą žymės pagal mėnesio dienas. Atitinkamai kiekvienam darbuotojui lentelė pildoma individualiai, atsižvelgiant į esamą situaciją pagal dienas. Šiuo atveju viršutiniame lentelės langelyje įrašomas kodo žymėjimas (skaičius arba raidė). O apatinis langelis yra skirtas įrašyti tą dieną dirbtų valandų skaičių (Leidžiama palikti tuščią).

Standartiškai viršutinėje langelyje įrašytam pavadinimui naudojamas:

• „Aš“ – darbuotoja buvo visą darbo dieną.
• „K“ – darbuotojo komandiruotė.
• „B“ – savaitgalis arba nedarbo atostogos.
• „OT“ – pagrindinės mokamos atostogos.
• „B“ – ligoninės darbuotojas.
• „DO“ – darbuotojo atostogos, kurios paimamos savo lėšomis.
• "P" - motinystės atostogos.
• „OL“ – atostogos prižiūrėti vaiką iki trejų metų.
• "NN" - nebuvimas be priežasties.

Pastaba: kai darbuotojo nėra, bet darbdavys negali tiksliai pasakyti, ar priežastis pagrįsta, galite kol kas palikti šį laukelį tuščią, o žymėjimą įrašyti vėliau, kai situacija taps aiškesnė.

Suskaičiuoti 5. Būtina nurodyti bendrą dienų ir valandų skaičių, kurias darbuotojas dirbo kiekvieną iš dviejų darbo mėnesio pusių. Dienos įvedamos pirmame langelyje, o valandos – žemiau.

6 stulpelis.Įvedame tą pačią informaciją, tik visą mėnesį.

7,8,9 stulpeliai. Čia reikia įvesti darbuotojo darbo užmokesčio informaciją. Kai naudojamas vienas darbo užmokesčio kodas ir atitinkama sąskaita visai darbuotojų grupei, šios lentelės antraštė užpildoma duomenimis. Tada 7 ir 8 stulpeliai konkretaus darbuotojo nepildomi. O 9 stulpelyje nurodomos dirbtos valandos. Kitu atveju visi stulpeliai užpildomi visiškai – su jų mokėjimo kodais ir korespondencine sąskaita. Užskaitymo sąskaita paimama iš Sąskaitų plano pagal konkretus tipas mokėjimas.

Aukščiau jau aprašėme keletą darbo užmokesčio tipų kodų variantų. Jei norite pamatyti visus kodus, galite kreiptis į prie straipsnio pridėtą failą su kodų sąrašu.

10,11,12,13 stulpeliai. Reikalingas norint įvesti informaciją darbuotojo nesant vietoje. Čia yra nebuvimo priežastis ir kiekybinis žymėjimas praleisti laiką.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio apačioje įrašome atsakingo asmens vardą ir pavardę bei jo pareigas. Dešiniajame formos kampe turės būti padalinio vadovo parašas, apie kurį informacija buvo įrašyta šiame darbo laiko apskaitos žiniaraštyje. Be to, tada parašą padės personalo skyriaus darbuotojas, kuriam forma bus skirta patikrinti. Prie kiekvieno parašo nurodoma pasirašymo data.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo ypatybės

• Daroma prielaida, kad be pagrindinio darbo laiko apskaitos žiniaraščio, įmonė pradeda paraišką. Prašymo lapas pildomas atleidžiant darbuotoją iš darbo. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (mėnesiui), prie darbo laiko apskaitos žiniaraščio pridedamas papildomas lapas, jame jau surašytas įrašas „Atleistas“.
• Jau rašėme, kad galima neįvesti neatvykimo priežasties kodavimo, jei atsakingas pareigūnas nežinia, ar priežastis buvo nepagarba. Bet taip pat galite įrašyti kodą „НН“ arba „30“ (nepaaiškinta priežastis) 4 stulpelyje. Tokiu atveju darbuotojui atvykus ir pateikus tai patvirtinantį dokumentą (pvz., medicininę pažymą), darbo laiko apskaitos žiniaraštyje atliekami pataisymai.
• Kai atsitinka, kad darbuotojas atostogaudamas gauna nedarbingumo lapelį, darbuotojas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje pažymoje vietoj „NUO“ įrašo kodą „B“ su dienų skaičiumi. Tada atostogos pratęsiamos tiek pat dienų.
• Tuo pačiu, kai per šventes yra atostogos (pagal gamybos kalendorių), sutapimo atostogos dienos nėra apsaugotos. O ataskaitos kortelėje jų vietoje bus koduotė „B“. Pavyzdys: darbuotojo atostogų atveju nuo birželio 11 d. iki birželio 18 d. Rusijos diena patenka į spragą. Tada formos lentelėje reikia pažymėti kodą „B“ birželio 13 d.

T-12 formos ypatybės - paprasta forma

Pagrindinis skirtumas tarp šios formos ir standartinės kompiuterinės T-13 yra skyrius, kuriame galite nurodyti darbuotojo atlyginimą.

Tačiau įmonė neprivalo jos pildyti, jei šie skaičiai atsispindės kitų tipų darbo dokumentuose.

Šios formos laiko apskaitos žiniaraštis pildomas viena versija. Taip pat paskiriamas atsakingas asmuo. Visos darbo su forma procedūros yra panašios į aprašytas aukščiau.

Laiko sekimas yra labai svarbi užduotis. Darbuotojas nenori prarasti sunkiai uždirbtų pinigų, o organizacija savo ruožtu nesiekia apmokėti už pravaikštas.

Norint išvengti tokių nesusipratimų, padės savalaikis ir teisingas atsiskaitymo dokumentacijos apie darbo laiko apskaitą tvarkymas.

Kam tai

Laiko žiniaraštis yra nustatytas dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie tai, kaip kiekvienas darbuotojas laikosi darbo laiko. Kitaip tariant, tai yra lentelė, kurioje įvedami duomenys apie kiekvieno organizacijos darbuotojo pasirodymą ar nebuvimą.

Remiantis šiuo dokumentu, apskaičiuojamas darbo užmokestis ir priedai arba skiriamos nuobaudos už vėlavimą, pravaikštas ir kitus nukrypimus nuo darbo grafiko.

Toks darbo laiko apskaitos žiniaraštis turi būti vienas egzempliorius ir jį saugo už jo vykdymą atsakingas darbuotojas. Dažniausiai šis darbas pavedamas personalo ir apskaitos skyriui, kartais – skyriaus vedėjui ar vyresniajam vadovui. Darbo sutartyje turėtų atsispindėti paskyrimas į „laikmačio“ pareigas, tiksliau – atitinkamų pareigų sumetimas.

Formos parinktys

Galite sekti, kiek dienų ir valandų darbuotojas dirbo įvairių metodų, tačiau Roskomstat parengė specialias formas. Juos paprasta ir paprasta naudoti, jų pagalba galite vizualiai sekti darbo „lankymą“ ir vėliau efektyviai panaudoti gautus duomenis.

Dėl biudžetinės organizacijosĮvesta speciali darbo laiko apskaitos žiniaraščio Nr.0504421 forma.

Visoms kitoms organizacijoms ir įmonėms buvo patvirtintos T-12 ir T-13 formos. Pastarieji skiriasi vienas nuo kito tuo, kad T-13 naudojamas ten, kur pasirodymai ir nebuvimai kontroliuojami ne žmonių, o padedami automatizuotos sistemos(turketai). Atėjau į darbą, su leidimu užsiregistravau patikros punkte ir nuėjau toliau. Tokiu būdu lengva suvaldyti vėlavimą, pravaikštas ir kitus nukrypimus nuo darbo grafiko.

Formos T-13 formos dažniausiai pildomos automatiškai arba iš dalies naudojant technines priemones.

Darbo užmokesčio apskaičiavimo tikslais pildomi ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai formoje T-12, todėl tokio grafiko tvarkymą patogu patikėti buhalteriui.

Kaip užpildyti

Dauguma svarbius aspektus laiko apskaitos žiniaraščio laikymas:

• lentelė egzistuoja vienu atveju;
• kasdien pildomas pagal oficialius dokumentus (nedarbingumo lapelius, įsakymus, nurodymus ir kt.);
• draudžiama pašalinti bet kokius stulpelius ir laukus iš visuotinai priimtos lentelės.

Tačiau vis tiek galite keisti lentelę. Kartais būna situacijų, kai prie esamos formos reikia pridėti papildomų laukų. Pavyzdžiui, nestandartinėms pamainoms atsižvelgti į tam tikras darbo valandas. Tokiu atveju galimi pakeitimai, tačiau tik pasirašius atitinkamą vedėjo įsakymą.

Prieš ataskaitinio mėnesio pradžią (prieš 2-3 dienas) atsakingas darbuotojas atidaro ataskaitų kortelę. Atėjo laikas apsispręsti, koks vedimo būdas bus pasirinktas. Tai gali būti nuolatinė registracija – kasdienio lankomumo/nelankymo žymos arba išimtinai nukrypimų nuo režimo įvedimas – vėlavimas, naktinės pamainos, viršvalandžiai ir pan.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo pavyzdys T-12 formos pavyzdžiu

Pirmiausia užpildoma antraštė ir trys pirmieji stulpeliai. Ši informacija, kaip taisyklė, išlieka pastovi – struktūrinis padalinys, pilni darbuotojų vardai, pavardės, personalo numeriai.

4–7 stulpeliuose kasdien pažymimi pasirodymai, neatvykimai, poilsio ir nedarbingumo dienos. Tam naudojami specialūs kiekvienos priežasties pavadinimai. Taigi, nedarbingumo atostogos žymimos kodu B, poilsio diena yra RV ir kasmetinės atostogos- OT. Su pilnas sąrašas Pavadinimus vieningiausia forma galima rasti pirmame lape.

Svarbu atsiminti, kad bet kokie pažymiai laiko apskaitos žiniaraštyje įrašomi tik remiantis bet kokiu dokumentu. Tai gali būti nedarbingumo atostogos, vidinis įsakymas arba įsakymas dėl viršvalandžių, pasirašytas pažįstamo darbuotojo.

Dažnai būna situacijų, kai nėra iki galo aišku, kokį kodą įdėti. Pavyzdžiui, darbuotojas yra apmokamų atostogų, jam priskiriamas OT kodas. Tačiau tuo metu jis turėjo neapdairumo susirgti ir paskirtą dieną į darbą nenuėjo.

Jeigu darbuotojas mūsų neįspėjo, tuomet patartina užsirašyti HH kodus (nelankymas dėl neaiškių priežasčių), o gavus nedarbingumo atostogas šiuos žymėjimus pataisyti į kodą „B“. Tuo atveju, jei darbuotojas rado būdą pranešti apie savo ligą, galite iš karto pažymėti kodą „B“.

Galbūt tokioje situacijoje geriau pirmiausia pažymėti kodus „НН“ ir „Б“ pieštuku, kad nesugadintumėte dokumento, esančio vienoje kopijoje, išvaizdos. Jei forma palaikoma elektroniniu formatu, tada tokios problemos nebus.

Dalis pravaikštų laikomos „dienomis“, nes darbuotojas negali atostogauti tik pusę dienos ar išeiti nedarbingumo atostogų trims valandoms. Tokiu atveju po raidės žymėjimu paliekamas tuščias stulpelis. Jei darbuotojas pavėlavo 30 minučių arba dirbo 4 valandas viršvalandžius, tai nukrypimo nuo darbo režimo laikas nurodomas raide.

5 ir 7 stulpeliuose apibendrinami tarpiniai ir galutiniai dirbtų dienų rezultatai, o 8–17 stulpeliuose pateikiama išsami kiekvieno darbuotojo ataskaita – kiek dirbo, kiek ilsėjosi, kiek praleido ir kodėl. Iš antraštės pavadinimo virš kiekvieno stulpelio tampa aišku, kokius duomenis reikia apibendrinti.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo biudžetinėse organizacijose ypatybės

Forma Nr.0504421 naudojama ir darbo režimo laikymosi stebėsenai, tačiau turi kiek kitokį pavadinimą „Darbo laiko panaudojimo apskaita“, atspindintis biudžetinių organizacijų darbo specifiką. Šioje ataskaitų kortelėje galite rasti tokius pavadinimus kaip „mokyklinės poilsio dienos“, „pavadavimas pailgintos dienos grupėje“, „mokymosi atostogos“.

Tokio darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo tvarka nesiskiria nuo vieningų apskaitos formų T-12 ir T-13:

• atliekamas vienu egzemplioriumi;
• atsidaro likus 2-3 dienoms iki atsiskaitymo laikotarpio pradžios;
• naudojamas nekeičiant standartinės formos.

Taip pat priimtos dvi registracijos procedūros – nenutrūkstamos (atsižvelgiama į visus pasirodymus ir neatvykimus) ir nurodant nukrypimus.

Pati lentelė turi keletą skirtumų. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio antraštėje, be organizacijos pavadinimo, struktūrinio padalinio ir ataskaitinio laikotarpio, jo tipas turi būti nurodytas numeriu. Jei darbo laiko apskaitos žiniaraštis pateikiamas „toks, koks yra“ neatlikus pakeitimų, jis vadinamas pirminiu ir šiame stulpelyje pažymimas „0“. Su kiekvienu tolesniu koregavimu turite nurodyti pakeitimo numerį eilės tvarka.

Pirmieji keturi stulpeliai užpildomi iš karto – tai yra pilni darbuotojų vardai, pavardės, personalo numeriai ir pareigos. Tolesni stulpeliai pildomi laikui bėgant. Viršutinėje stulpelio dalyje nurodomi nukrypimai nuo darbo režimo valandomis (jei yra), apatinėje dalyje – raidinis nukrypimo priežasties žymėjimas. 20 ir 37 stulpeliuose apibendrinamos atitinkamai tarpinės ir mėnesio sumos.

Šioje formoje nėra papildomų skaičiavimų. Pasibaigus atsiskaitymo laikotarpiui, šis dokumentas perkeliamas į buhalteriją, kur jo pagrindu bus apskaičiuojamas atlyginimas biudžetinės organizacijos darbuotojams.

Šiame laiko apskaitos žiniaraštyje (forma Nr. 0504421) naudojamų pavadinimų sąrašą rasite lentelėje:

Indikatoriaus pavadinimas	Kodas
Savaitgaliais ir nedarbo švenčių dienomis	AT
Darbas naktimis	H
Visuomeninių pareigų vykdymas	G
Įprastos ir papildomos atostogos	O
Laikina negalia, invalidumas dėl nėštumo ir gimdymo	B
Atostogos vaiko priežiūrai	ARBA
Viršvalandžių valandos	Su
pravaikštos	P
Neatvykimas dėl nepaaiškinamų priežasčių (kol išsiaiškintos aplinkybės)	HH
Neatvyksta su administracijos leidimu	BET
Studijų poilsio dienos	WU
Papildomos mokymosi atostogos	OU
Keitimas 1 - 3 klasėse	ZN
Keitimas pailgintos dienos grupėse	RFP
Keitimas 4 - 11 klasėse	AP
Darbas savaitgaliais ir nedarbo švenčių dienomis	RP
Faktinės dirbtos valandos	F
Verslo kelionės	Į

Kaip apibrėžiamos atostogos?

Žodis atostogos personalo versle vienija daugybę sąvokų. Pradedant nuo dekreto ir baigiant juo. Daugelis jaunų mamų nesutiks, bet tai irgi atostogos, nors jos numatytos mažam vaikui prižiūrėti.

Kiekviena iš šių švenčių savaip pažymima darbo laiko apskaitos žiniaraštyje ir verta atkreipti ypatingą dėmesį į dažniausiai pasitaikančias švenčių rūšis bei jų registravimą.

Laiku

Remiantis atostogų įsakymu, kuriame turi būti ir paties poilsiautojo parašas, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje yra įrašomas kodas „OT“, jei tai pagrindinės atostogos, arba kodas „OD“, jei papildomos.

Savo lėšomis

Būna atvejų, kai darbuotojui reikia gauti kelis atostogų dienų ne pagal pagrindinį tvarkaraštį. Priežastys gali būti skirtingos, bet išeitis ta pati – išeiti be užmokesčio.

Teisės aktai numato keletą tokių atostogų priežasčių – vestuvės, kūdikio gimimas ar liūdnesni įvykiai, tokie kaip mirtis artimas giminaitis. Tokiais atvejais turėtų būti pritvirtintas kodas „OZ“.

Jei darbuotojas turi kitokią priežastį ir, susitaręs su vadovu, gauna panašias atostogas, naudojamas kodas „IKI“. Abiem atvejais žymėjimas daromas pagal atitinkamą darbuotojo pasirašytą įsakymą.

Treniruotės

Darbo ir studijų derinimas mūsų laikais yra veikiau norma, o ne išimtis, o įstatymai šiuo klausimu palaiko tokius darbuotojus, suteikdami studijų atostogų garantiją. Priėmę atitinkamą darbuotojo prašymą ir gavę studento pasirašytą įsakymą, ataskaitų kortelėje galite drąsiai pažymėti kodą „U“ už visą studijų atostogų laiką.

Pažymėtina, kad darbuotojui susirgus kitos sesijos metu, tokios atostogos už nedarbingumo laikotarpį nepratęsiamos ir kodą „B“ galima įrašyti tik dienomis po mokymosi atostogų pabaigos, jei darbuotojas nespėjo atsigauti iki atostogų pabaigos ir pateikė nedarbingumo pažymėjimą, patvirtinantį jo neatvykimą po sesijos pabaigos.

Nėštumui ir gimdymui

Toks palaimingas laikotarpis moterims, žinoma, neturėtų būti užgožtas biurokratijos su dokumentais, todėl motinystės atostogos suteikiamos nedarbingumo atostogų pagrindu, ataskaitos kortelės kodas yra „P“. Tas pats kodas naudojamas ir įvaikinant naujagimį.

Vaiko priežiūrai

O po to išduodamas įsakymas dėl vaiko priežiūros atostogų iki jų atsiradimo trejų metų amžiaus. Tokios atostogos pažymėtos kodu „OZH“.

Darbas su dokumentais visada yra atsakingas darbas, tačiau žinant darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo pagrindus apsisaugosite nuo ginčų dėl darbo užmokesčio ir kitų smulkių tokio pobūdžio nemalonumų.

Vaizdo įrašas - darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir darbo užmokesčio sudarymas 1C:

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis skirtas įvesti informaciją apie organizacijų darbuotojų faktiškai dirbtą laiką. Turiu pasakyti, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščio forma nėra griežtai privaloma - iš esmės ji gali būti savavališka, tai yra, kiekviena įmonė gali laisvai naudoti savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį, jei iškyla toks poreikis. Tačiau formą sukūrė ir rekomendavo naudoti Rusijos Federacijos valstybinis statistikos komitetas, todėl ji yra pageidaujama.

FAILAI

Kas pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Anketą pildo arba personalo skyriaus darbuotojas, arba struktūrinio padalinio vadovas, arba specialiai šiai funkcijai pasamdytas laikininkas. Pagal į ją įvestą informaciją apskaitos skyriaus specialistai organizacijos darbuotojams kaupia atlyginimus ir kitas išmokas. Tiesą sakant, darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra vienas iš svarbiausių apskaitos dokumentų. Ir jeigu mažos įmonės gali apsieiti be jo, didelės įmonės privaloma tvarkyti tokį darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Atsižvelgiant į įmonėje taikomą personalo apskaitos sistemą, darbo laiko apskaitos žiniaraštis gali būti formuojamas arba vienas visiems organizacijos darbuotojams, arba laikomas atskirai kiekviename padalinyje.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra įprastas dokumentas, tai yra kiekvieną mėnesį turi būti sudaromas naujas egzempliorius, todėl darbo laiko apskaitos žiniaraščio eilės numeris bus lygus mėnesio, kurį jis buvo sudarytas, eilės numeriui. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio laikotarpis apima visas mėnesio dienas.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštį galite pildyti tiek elektroniniu būdu, tiek ir rašymas. Tačiau suvedus visą reikiamą informaciją, ją vis tiek teks atsispausdinti atsakingų asmenų parašams.

Forma T-13. Formos ypatybės

Pradėkime nuo formos T-13, kuri dabar daug dažniau naudojama laiko žiniaraščiui laikyti.

vieninga forma T-13 arba elektroninis darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra gerai žinomas personalo skyriaus darbuotojams. Tai ne vienintelis, bet neabejotinai standartiškiausias būdas apskaityti dirbtas valandas. Jei įrašus vedate rankiniu būdu, turėtumėte naudoti formą T-12.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra įprastas darbuotojų lankomumo stebėjimo įrankis. Forma T-13 leidžia išsamiai įrašyti pravaikštų priežastis, įskaitant studento atostogas sesijos metu, kvalifikacijos kėlimą ir kelių rūšių invalidumo atostogas. Dokumento pildymo laikotarpis gali būti trumpesnis nei 31 diena.

Užpildytas T-13 yra darbo užmokesčio apskaitos pagrindas.

T-13 laiko apskaitos žiniaraščio pildymo formatas

Skirtingai nuo savavališkų panašaus turinio lentelių, T-13 yra duomenų apie įmonę, įskaitant nuosavybės formą ir OKPO. Dokumento numeris tvirtinamas pagal vidaus reikalavimai apskaitos tvarkymui.

Viršuje taip pat nurodytas skyriaus pavadinimas. Reikia atsiminti, kad šio skyriaus vadovas (net jei darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas nėra jo pareigų dalis) turėtų pasirašyti užpildytą formą.

Darbuotojų eiliškumas nustatomas atsakingo asmens sprendimu. Dažniausias rūšiavimas yra abėcėlės tvarka, kaip ir mūsų pavyzdyje, tačiau galimas išdėstymo pagal personalo skaičių variantas (3 stulpelis).

4 stulpelyje dedame ženklus pagal dieną:

aš- (atsiradimo) darbo diena,
AT- laisvadienis,
NUO- atostogos,
RP- aktyvumas laisvą dieną (darbo dieną),
Į- verslo kelionė,
PC- mokymas,
At- mokymosi atostogos su skambučiu iš mokymo įstaigos,
B- nedarbingumo atostogos su nedarbingumo atostogomis,
T- neapmokamos nedarbingumo atostogos be nedarbingumo atostogos.

Po ženklu padėjau tą dieną dirbtų valandų skaičių. 5 stulpelyje apibendriname I skaičių eilutėje ir valandų skaičių. Mes gauname 4 reikšmes 2 mėnesio pusėms. 6 stulpelyje apibendriname reikšmes ir gauname galutinį mėnesio darbo skaičių.

Ketvirtajame stulpelyje nenurodytas valandų skaičius V, OT, K, B ir kitais atvejais. Norėdami tai padaryti, yra 10-13 stulpeliai.

Nedarbingumo atostogų, atostogų ar nebuvimo dėl kitų priežasčių apskaita

Pavadinimo kodai gali būti skirtingi (pavyzdžiui, skaitiniai). Įstatymiškai konkretus pildymo formatas nenustatytas.

Žymėjimas X rodo, kad į šią dieną neatsižvelgiame: patogumo dėlei mėnuo padalintas į dvi eilutes, kurių reikšmės nevienodos. Mėnesiams, kurie turi 30 dienų (pavyzdžiui, lapkričio mėn., stulpelis atrodys taip (patogumo dėlei „neegzistuojantis“ 31-asis skaičius paryškintas raudonai):

T-13 lapkričio mėn

Pagal analogiją T-13 pildomas vizitams vasario mėn.

7-9 stulpeliuose nurodomas mokėjimo kodas, dienų skaičius ir mokesčių tipas. Mūsų pavyzdyje kodai yra šie:

• 2000 - Bendra darbo diena,
• 2300 - nedarbingumo atostogos (neįgalumo pašalpa),
• 2012 - atostogos.

Alternatyvus sprendimas

Kai kurios įmonės patvirtina šiek tiek supaprastintą darbo laiko apskaitos žiniaraščio versiją, nenurodydamos praleidimų priežasčių. 4 stulpelyje nurodyti tik 2 kodai:

• aš- darbo diena,
• H- nedirbta diena.

Šis metodas gali būti nepatogus, nes jame neregistruojamos nedarbingumo atostogos.

Ypatingi atvejai

1. Kaip užpildyti T-13 darbuotojams, dalyvaujantiems konferencijose ir kituose mokymo renginiuose?

Priklauso nuo įmonės padėties. Šios dienos gali būti skaičiuojamos kaip darbo dienos (I), arba jos gali būti skaičiuojamos kaip išplėstinis mokymas (PC). Atlyginimo dydis taip pat gali skirtis.

2. Ar kodo I vertė gali būti didesnė nei 8 valandos?

Taip. Galbūt, jei bus specialus užsakymas pailgintam darbo laikui. Viršvalandžių valandos gali būti pažymėtos C žyma.

3. Kuo skiriasi T-12 ir T-13 darbo laiko apskaitos žiniaraščiai?

Pirmasis yra rankinė lankomumo forma. Antra - elektroniniu būdu. Daugelis apskaitos skyrių šiandien perėjo prie T-13, nes jį galima automatiškai surinkti naudojant specialią programą.

Forma T-12

Visų pirma, kaip ir bet kuriame kitame personalo apskaitos dokumente, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje pirmiausia turite įvesti organizacijos duomenis: jos visą pavadinimą su OKPO kodu (turi būti paimta iš registracijos dokumentų), organizacinį ir teisinį statusą (IP). , LLC, CJSC, OJSC), taip pat struktūrinis padalinys (skyrius), kuriam tvarkomas šis darbo laiko apskaitos žiniaraštis (jei reikia).

Tada reikiamame stulpelyje turite įvesti vidinės darbo eigos dokumento numerį, taip pat nurodyti ataskaitinį laikotarpį, kuriame atsižvelgiama į šį laiko apskaitos žiniaraštį.

Skaitiniai ir abėcėliniai kodai laiko apskaitos žiniaraštyje

Šioje darbo laiko apskaitos žiniaraščio dalyje pateikiami abėcėliniai ir skaitiniai šifrai, naudojami reikiamai informacijai apie darbuotojus užpildyti, taip pat jų dekodavimui. Jie turi būti įrašyti į pagrindinę darbo laiko apskaitos žiniaraščio dalį, kad trumpai ir aiškiai atspindėtų vieno ar kito darbuotojo faktiškai darbo vietoje praleistą laiką, neatvykimo į darbą priežastis. Tuo atveju, kai specialistai personalo departamentasŠioje darbo laiko apskaitos žiniaraščio formoje reikia įvesti keletą papildomų kodų, juos galima sukurti savarankiškai ir įrašyti į šią lentelę.

Darbo laiko apskaita T-12

Šis ataskaitų kortelės skyrius yra pagrindinis - būtent joje vedami darbo valandų apskaitai. Pirmiausia pirmajame šio skyriaus stulpelyje turite įvesti darbuotojo serijos numerį, o antrame stulpelyje - jo vardą ir pavardę (pageidautina vardą ir pavardę, kad nekiltų painiavos ir klaidų). Trečiame stulpelyje reikia įrašyti įdarbinimo metu jam priskirto darbuotojo personalo numerį (jis yra individualus ir niekada nesikartoja).

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje yra dvi eilutės kiekvienam darbuotojui – jose pateikiama šifruota informacija apie buvimą ar nebuvimą darbo vietoje kiekvieną kalendorinę mėnesio dieną. Be to, taip pat būtina nurodyti nedalyvavimo priežastį darbo vieta jei jis buvo įdiegtas.

Viršutinėje eilutėje priešais darbuotojo vardą ir pavardę nurodoma priežastis, o apatinėje - faktiškai dirbtų valandų skaičius, o darbuotojui nepasirodžius darbo vietoje, apatinę langelį galima palikti tuščią.

Kitas žingsnis – apskaičiuojamas bendras faktiškai dirbtų valandų ir dienų skaičius dviejų savaičių laikotarpiais, o lentelės pabaigoje – mėnesio skaičiavimų rezultatas.

Tuo pačiu metu turėtumėte atidžiai stebėti, kad bendras kalendorinių dienų skaičius per mėnesį sutaptų su kiekvienam darbuotojui nurodytu darbo, savaitgalių ir švenčių skaičiumi. valstybines šventes.

Reikia pasakyti, kad kartais už darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą atsakingi asmenys į jį įrašo tik tą informaciją, kuri yra susijusi su darbuotojo nebuvimo darbo vietoje dienomis. Tačiau ši galimybė gali sukelti personalo ir apskaitos klaidų, todėl ja naudotis nepatartina.

Data ir atsakingų asmenų parašai

Užpildęs darbo laiko apskaitos žiniaraštį, už jį atsakingas darbuotojas turi nurodyti savo pareigas, taip pat atitinkamose langeliuose pasirašyti su privalomu nuorašu. Struktūrinio padalinio vadovas ar įmonės direktorius taip pat turi patvirtinti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, taip pat nurodydamas pareigas ir parašą stenograma. Paskutinis dalykas, kurį turite įrašyti, yra darbo laiko apskaitos žiniaraščio užpildymo data.

• Automatinis standartinių dokumentų formų pildymas
• Spausdinti dokumentus su parašu ir antspaudu
• Firminis blankas su logotipu ir informacija
• Dokumentų įkėlimas Excel, PDF, CSV formatais
• Dokumentų siuntimas el. paštu tiesiai iš sistemos

Class365 – greitas ir patogus visų pirminių dokumentų pildymas

Nemokamai prisijunkite prie Klass365

T-12 formos darbo laiko apskaitos žiniaraštis naudojamas šiais atvejais:
- apskaityti organizacijos darbuotojų darbo laiką, nepriklausomai nuo jų kategorijos;
- stebėti, kaip darbuotojai laikosi nustatyto darbo laiko;
- gauti duomenis apie dirbtas valandas;
- už darbo užmokestį.

Šiame dokumente pateikta informacija taip pat naudojama rengiant statistinės ataskaitos pagal darbą.
Vieninga forma patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 dekretu Nr. 1.

Parsisiųsti formas (Excel): forma T-12 forma T-13

(Dokumentus išrašykite be klaidų ir 2 kartus greičiau dėl automatinio dokumentų pildymo Klass365 programoje)

Kaip lengvai ir lengvai supaprastinti dokumentų tvarkymą ir įrašų tvarkymą

Pažiūrėkite, kaip veikia Class365
Prisijunkite prie demo

Kaip teisingai užpildyti formas T-12 ir T-13

Už darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą atsakingas įgaliotas asmuo. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis surašomas vienu egzemplioriumi, pasirašytas struktūrinio padalinio vadovo ir personalo pareigūno. Toliau dokumentas siunčiamas buhalteriui, kuris pagal darbo laiko apskaitos žiniaraštį skaičiuoja darbuotojų darbo užmokestį.

Kiekvienos dienos darbo laiko išnaudojimui atspindėti, 4–18 ir 20–35 stulpeliuose yra dvi eilutės: vienoje nurodoma sugaišto darbo laiko rūšis, kitoje – jų valandų skaičiui. Slinkite simboliai darbo laiko sąnaudų rūšys nurodytos pirmuosiuose formos Nr.T-12 puslapiuose (žr. formą ir pavyzdį aukščiau).

T-13 formos darbo laiko apskaitos žiniaraštis naudojamas automatizuoto duomenų tvarkymo sąlygomis.
Šioje formoje naudojami tie patys simboliai, kaip ir formoje Nr. T-12.
7, 8, 10 ir 11 stulpeliuose žemiau nurodomi darbo užmokesčio rūšių kodai ir atitinkamos sąskaitos pagal išlaidų sritis.

Mokėjimo tipų kodai:
- 2000 (atlyginimas, kelionės ir kiti tarnybiniai),
- 2012 m. (atostogos),
- 2300 (laikino neįgalumo pašalpa).

Atitinkamos sąskaitos buhalterinė apskaita:
- 20 (atlygis pagrindinės gamybos darbuotojams),
- 23 (atlyginimas pagalbinės gamybos darbuotojams),
- 26 (atlyginimas vadovaujančiam personalui),
- 44 (darbo užmokestis darbuotojams, užsiimantiems prekybos ar gatavų gaminių pardavimo operacijomis).

Kaip automatizuoti darbą su dokumentais ir nepildyti formų rankiniu būdu

Automatinis dokumentų formų pildymas. Taupykite savo laiką. Atsikratykite klaidų.

Prisijunkite prie KLASS365 ir mėgaukitės visomis funkcijomis:

• Automatiškai užpildykite faktines standartines dokumentų formas
• Spausdinkite dokumentus su parašu ir antspaudu
• Sukurkite firminius blankus su savo logotipu ir informacija
• Sukurkite geriausią komerciniai pasiūlymai(įskaitant pasirinktinius šablonus)
• Įkelkite dokumentus Excel, PDF, CSV formatais
• Siųskite dokumentus el. paštu tiesiai iš sistemos

Naudodami CLASS365 galite ne tik automatiškai paruošti dokumentus. CLASS365 leidžia valdyti visa kompanija vienoje sistemoje iš bet kurio prie interneto prijungto įrenginio. Lengva organizuoti efektyvus darbas su klientais, partneriais ir darbuotojais, vesti prekybos, sandėlio ir finansinę apskaitą. CLASS365 automatizuoja visą įmonę.

Pradėkite naudotis Class365 jau dabar! Pasinaudokite šiuolaikišku požiūriu į verslo valdymą ir padidinkite savo pajamas.

Nemokamai prisijunkite prie Klass365

Laiko žiniaraštis- tai dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie faktiškai dirbtas valandas ir kiekvieno organizacijos darbuotojo pravaikštų skaičių per mėnesį. Jos pagrindu apskaičiuojamas ir apskaičiuojamas darbo užmokestis.

Jei laiko apskaitos žiniaraštis tvarkomas rankinis metodas, taikyti standartinę formą T-12, jei lankomumo-pravaikštų kontrolė vykdoma automatiškai (turniketas) - naudoti formą T-13.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis saugomas kiekvieną darbo dieną mėnesį, paskutinę mėnesio dieną sumuojamas bendras kiekvieno darbuotojo dirbtų valandų ir nebuvimų skaičius.

Šis dokumentas surašomas vienu egzemplioriumi ir perduodamas buhalterijai.

Pateiksime instrukcijas laiko apskaitos žiniaraščio pildymas ir darbo užmokesčio apskaičiavimas T-12 formos pavyzdžiu ( forma T-12 ir forma T-13 beveik identiškos sudėties).

• Viršuje nurodykite organizacijos pavadinimą pagal steigimo dokumentai ir struktūrinio padalinio, jei toks yra, įmonėje pavadinimas.
• Pildome langelius „Dokumento numeris“ ir „Surašymo data“ (dažniausiai tai būna paskutinė ataskaitinio mėnesio diena).
• Langelyje „Ataskaitinis laikotarpis“ nurodykite laikotarpį nuo pirmos iki paskutinės ataskaitinio mėnesio dienos.
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pirmos skilties pirmoje skiltyje (1. Darbo valandų apskaita) nurodome darbuotojo eilės numerį.
• 2 ir 3 stulpelius pildome pagal informaciją iš darbuotojų asmens kortelių (forma Nr. T-2), kurios pradedamos pagal įsakymą (instrukciją) priimti į darbą.
• 4 ir 6 stulpeliuose įrašome darbo valandų kainos kodą (imame iš darbo laiko apskaitos žiniaraščio simbolių) ir informaciją apie dirbtų valandų skaičių kiekvienai mėnesio dienai.
• 5 ir 7 stulpeliuose pažymime I / II mėnesio pusės tarpinius rezultatus: viršutiniame langelyje įrašome dirbtų dienų skaičių, apatiniame langelyje - dirbtų valandų skaičių. apskaitos laikotarpis.
• Ataskaitinio mėnesio pabaigoje užpildoma darbo laiko apskaitos žiniaraščio formos 8-17 stulpelių.
  Į visas dirbtas dienas neįskaitomos tos dienos, kai darbuotojas nebuvo darbo vietoje (savaitgaliai, ligos dienos, komandiruotės, pravaikštos ir pan.). 8 stulpelio reikšmė sudaroma susumavus reikšmes iš 5 ir 7 stulpelių viršutinių langelių, 9 stulpelio reikšmė – susumavus reikšmes iš 5 ir 7 stulpelių apatinių langelių.
• 14 ir 16 stulpeliuose įrašome dienų ir valandų skaičių.
• 15 skiltyje nurodome neatvykimo priežastį (paimame iš laiko apskaitos žiniaraščio simbolių).
• 17 stulpelyje įrašome bendrą ataskaitinio mėnesio poilsio ir švenčių dienų skaičių kiekvienam darbuotojui.

Antrą darbo laiko apskaitos žiniaraščio skyrių (2. Darbo užmokesčio apskaičiavimas, 18-55 stulpeliai) tvarko buhalterija.

Šį dokumentą pasirašo už pildymą atsakingas asmuo laiko apskaitos žiniaraščiai, taip pat struktūrinio padalinio vadovas, personalo skyriaus darbuotojas ar įmonės direktorius.