generalinis direktorius

Metų planus kurkite pavasarį, dienos planus – ryte

Kinų patarlė

kam: savininkai, aukščiausio lygio vadovai, vadovai

Kai neturi plano, tavo veiksmai būna chaotiški

Kiekvienas iš mūsų, vadovų, galvoja: kiek galima padidinti produktyvumą? Mano įmonėje empiriškai gauti duomenys parodė, kad įvedus kasdienį planavimą ir ataskaitų teikimą, komandos efektyvumas išaugo ~ 40%.

Ne paslaptis, kad vidutiniškai Rusijos įmonė darbuotojų išleisti darbui geriausiu atveju 3-4 valandas per dieną iš 8. Tačiau visi apsimeta, kad taip ir turi būti. Lyderis pasitenkina pasirodymais smurtinės veiklos forma, kai tik pažvelgia į kieno nors kabinetą.

O pavaldiniai... O kaip su pavaldiniais? Jie yra daugiau nei patenkinti tokia padėtimi: in darbo laikas Galite išspręsti daugybę asmeninių problemų, pateikti užsakymus internetinėse parduotuvėse, kalbėtis telefonu ir internetu socialiniai tinklai su draugais ir šeima. Nenuostabu, kad jie sako, kad 80% žmonių dirba taip efektyviai, kaip yra kompetentingai vadovaujami.

Išvada banali ir kartu baisi savo paprastumu: norint padidinti įmonės efektyvumą 40 proc., pakanka priversti darbuotojus dirbti bent 6,5-7 valandas per dieną(taip, aštuoni jau yra akrobatika!).

Dienos planas ir ataskaita – nuolatinis darbuotojų tinkamumo patikrinimas

Bet kaip suprasti: kuris iš darbuotojų plepa socialiniuose tinkluose, o kas nuolatos gamina rezultatus? Visą laiką likti už nugaros? Neįmanomas! Čia į pagalbą ateina kasdieniai planai ir atliktų darbų ataskaitos, kurios yra privalomos kiekvienam darbuotojui.

Jei labai trumpai, dienos planų ir ataskaitų prasmė yra tokia: darbuotojas kiekvienai dienai sudaro darbo planą pagal 8 valandų darbo dieną ir atsiskaito darbo dienos pabaigoje už kiekvieną atliktą užduotį (sugaištą laiką, rezultatą). ir kt.).

Bet koks gera technologija turi naudos abiem pusėms. Pakalbėkime apie tai.

Dienos plano nauda įmonei

• Užduotis darbuotojai sprendžia pagal priimtus prioritetus (atsižvelgdami į įmonės verslo reikalavimus), o ne vadovaudamiesi principu „noriu“, „lengviau“ ir „įdomiau“.
• Darbuotojo „prastovos“ tikimybė siekia nulį. Užduočių visada yra rezerve. Jei atsiranda „paprasta“, tai matoma iš anksto.
• Peržiūrėję planus galite iš karto pašalinti „iš piršto iščiulptas“ užduotis ir pakeisti jas naudingomis, aktualiomis ir aktualiomis.
• Kai žmogus viską planuoja pagal 8 darbo valandas ir žino, kad per šį laiką bus paklausa, tikimybė „švaistyti laiką“ pastebimai sumažėja.

Dienos plano nauda darbuotojui

Didelis asmeninis ir profesinis patobulinimas: planavimo įgūdžiai yra būtini visose srityse, o gyvenimas už darbo ribų nėra išimtis.

• Vadovas bus tavimi patenkintas, nes visos aukščiausio prioriteto technologijų užduotys patenka į jūsų dienos planas. O „buvimas geroje būsenoje“ atveria papildomų galimybių vertikalioje karjeroje.
• Panaikinama „vergystė“, kai žmogus sėdi darbe iki „nakties“ (dabar užduotims atlikti skiriamos 8 valandos, todėl vadovas jų nebeplanuos dvylikai valandų).

Dienotvarkė

Ateityje kalbėsime tik apie dienos ir savaitės planavimo principus bei reikalavimus planams. Atskiri straipsniai yra skirti:

• Pavaldinių dienos ir savaitės planų vadovo analizės technologija - kuriamas straipsnis.
• Reikalavimai darbo ataskaitoms, jų sudarymo metodika – kuriamas straipsnis.
• Pavaldinių dienos ir savaitės ataskaitų vadovo analizės technologija. Žiūrėkite straipsnį "".

Asmeninis lyderio efektyvumas

Taip pat savo darbe naudoju kasdienio planavimo ir ataskaitų teikimo technologijas. Atsiskaitau sau – imk į tarnybą, jei neturi kam pranešti. Taip mano asmeninis efektyvumas padvigubėjo(Ar tai pokštas!). Įskaitant ir dėl aukštesnio prioriteto užduočių įgyvendinimo, nes anksčiau ėmiausi tų, kurios pirmiausia atėjo į galvą.

Ir labai naudinga įžvalga. Pradėjus planuoti, daug lengviau galvoti planavimo etape: ar tai jūsų užduotis, ar ne geriau ją deleguoti? Kai jau pradėjau užduotį, o įpusėjus jos įgyvendinimui supratau, kad būtų malonu deleguoti, jau daug sunkiau ją „paleisti“ nuo savęs.

Technologijos kasdieniams planams įgyvendinti ir įgyvendinti

Atkreipiu dėmesį į tai, kad būtina kontroliuoti plano įgyvendinimą, atliktų užduočių atlikimo laiką ir rezultatų kokybę.

Daugelis lyderių sulaužė dantis bandydami įgyvendinti dienos planus ir ataskaitas, todėl štai kodėl:

• Įžanga sulauks įnirtingo biuro darbuotojų pasipriešinimo. Nusižeminkite, tai natūralu, bet tam reikia pasiruošti. Galbūt straipsnis "" bus jums naudingas.
• Kasdienių planų ir ataskaitų įgyvendinimas bei tolesnis darbas, kad technologija veiktų, reikalauja laiko, pinigų, vadovo pastangų ir vadovo valios investicijų. O svarbiausia – žaibiška reakcija į bet kokį darbuotojų pažeidimą.
• Įgyvendinimas papildomai suteiks visišką planų ir ataskaitų skaidrumą. Bet kurio aukštesnio lygio vadovas turėtų turėti galimybę peržiūrėti bet kurio žemesnio lygio vadovo ir jo pavaldinių ataskaitą. Tiesioginis vadovas atsako už savo pavaldinių planus. Kodėl darbuotojams tai nepatiks? Ne kiekvienas vidurinės grandies vadovas yra suinteresuotas turėti „ visa matanti akis“ iš aukščiausios vadovybės.

Kasdienio planavimo organizavimo rekomendacijos: paruošti įgyvendinimo reglamentai

Įeinančio užduočių srauto apdorojimo proceso organizavimas iš darbuotojo pusės

• Kai tik pasirodo užduotis, ji įtraukiama į einamųjų ar vėlesnių dienų darbo planą (nepriklausomai nuo to, kokia forma ji buvo nustatyta), nurodant numatomą planuojamos įvykdymo datą.
• Jei užduotis priklauso atvejų kategorijai „neskubūs ir nesvarbūs“, ji įrašoma į vadinamąjį užduočių STAKE (saugyklą). Darbuotojas kreipiasi į STACK planuodamas kitą savaitę arba kai darbe yra prastovos.

Užduotis, kuri užtrunka daugiau nei 3 valandas (išskyrus dalyvavimą renginiuose ir susitikimuose), skirstoma į smulkesnes, kurioms pradinė priskiriama kaip bazinė.

• Kiekvienai užduočiai parenkamas prioritetas ir nustatomas iš standartinio sąrašo

Premija: Darbuotojų prioritetų lentelės pavyzdys

Prioritetų lentelės, padedančios darbuotojams valdyti savo planavimą, pavyzdys, atlikite 2 paprastus veiksmus:

1) Parašykite išsamų straipsnio komentarą(komentarų forma yra pačiame straipsnio apačioje, žr. ekrano kopiją https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Pasidalykite savo patirtimi įgyvendinant pavaldų planavimą (nebūtinai sėkmingą).

2) Pateikite užklausą Norėdami gauti prioritetų lentelės pavyzdį per savo asmenines socialinės žiniasklaidos paskyras:

Reikalavimai užduočių įrašymo į planą formatui

• Kiekvienas darbuotojas prie plano prideda orientacinį savo užduočių sąrašą ( Trumpas aprašymas užduotys + numatomas atlikimo laikas). Planas apima šias užduotis:
• Suplanuotas projektuose;
• Gauta anksčiau formoje individualios užduotys(žodžiu, paštu, skype ir pan.). Jei užduotis yra išorinėje užduočių nustatymo sistemoje, tuomet prie šios užduoties turite pridėti url nuorodą; gavus užduotį (žodžiu, paštu, skype), ją reikia pačiam įrašyti į savo darbo planą. Tuo pačiu metu galioja visi užduočių įvedimo formato reikalavimai.
• Darbuotojo planuojamas įgyvendinti savo iniciatyva.
• Kiekvienai užduočiai turite nurodyti:
• Užduoties pavadinimas. Ji turėtų atspindėti, kokius veiksmus reikia atlikti ir su kokiu objektu. Daiktavardžiams patartina vartoti vardininko giminę ir imperatyvioji nuotaika veiksmažodis. Tai labai palengvina tolesnę paiešką tarp visų užduočių. Pavyzdys: Rengti reglamentus: planavimas ("plėtoti" - imperatyvus; "reguliavimas: planavimas" - vardinis atvejis).
• Numatomas užbaigimo laikas. Pavyzdys: Padaryti pasiūlymas: 2 valandos 30 minučių
• Terminas(terminas, iki kurio turi būti atlikta užduotis). Jei negalite nustatyti užduoties termino, susisiekite su savo tiesioginiu vadovu.
• Trumpas šios užduoties atlikimo planas. Pridėkite nuorodas į algoritmus, pagal kuriuos planuojate veikti, ir (arba) trumpą veiksmų planą. Nebuvimas trumpas planas užduočių kūne kyla daug klausimų aptariant darbo planą ir rizika, kad užduotis bus atlikta neefektyviai/neoptimaliai arba neatlikta 100% ir/ar reikės perdaryti.
• Prioritetas. Rangovas tai nustato savarankiškai pagal atskirai įformintas taisykles. Jei negalite nustatyti, turite susisiekti su savo tiesioginiu vadovu.
• Jei darbuotojas mato savo išteklių „nepakankamą“ užduočiai atlikti, jis privalo nedelsiant apie tai informuoti užduočių vadovą ir tiesioginį vadovą.

Dienos darbų planas

• Planas turi būti sudarytas pagal savaitės planą ir gaunamas veiklos užduotis (prieš įvedant savaitinį planavimą: remiantis tos dienos žinomomis užduotimis).
• Kitos dienos planas sudaromas iki einamosios darbo dienos pabaigos.
• Suplanuotas laikas kasdieninėms užduotims atlikti skaičiuojamas:
• biuro darbuotojams pagal 8 valandas atėmus įprastą veiklos ir nenugalimos jėgos užduočių sprendimo laiką (projektų vadovams: 7 valandos - planuojama; 1 valanda - ateinančių užduočių sprendimui). Suplanuotas užduočių laikas gali skirtis priklausomai nuo savaitės dienos ir kitų sąlygų.
• laisvai samdomiems specialistams - dienos terminas, dėl kurio susitariama aptariant bendradarbiavimo sąlygas.
• Naujos dienos planas dedamas ant ankstesnės dienos plano (jei planams naudojami tekstiniai dokumentai).
• Jei daugiau nei 4 valandas per dieną atliekama nenumatytų (atsižvelgiant į projekto planų) užduotis arba paaiškėja, kad projekto planų NEGALIMA įvykdyti esant esamam apkrovimui, apie tai nedelsiant (ne vėliau kaip kitą dieną) pranešama vadovybei. .

Dienos plano pavyzdys (ekrano kopija iš Bitrix24)

Pavyzdyje parodytas planas, kurį darbuotojas sukuria Bitrix24 sistemoje. Ekrano kopijoje rodomos tik pirmosios šešios užduotys, likusios netilpo ekrane. Pasirinkti stulpeliai: 1 - užduoties pavadinimas; 2 - terminas; 3 - planuojamas vykdymo laikas.

Perėjimas prie savaitės planavimo

Įvaldę dienos planus, darbuotojai pereina prie savaitės planavimo. Tuo pačiu išsaugomas kasdienis planavimas, tačiau labai supaprastinamas, nes. savaitės plane užduotys skirstomos pagal dienas. Jei kasdien neplanuojate su savo pavaldiniais, jie gali planuoti savo savaitę taip, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau.

Pagrindiniai savaitės planavimo pranašumai:

• ilgesnis planavimo horizontas, palyginti su viena diena
• sutaupo darbuotojo laiką ir žymiai sutaupo vadovo laiką

Savaitės darbo planas

• Kaip sudaryti planą?
• Peržiūrėkite visus mėnesio projekto planus, paimkite iš jų užduočių sąrašą su terminu iki savaitės pabaigos + 5 dienos.
• Atidarykite savo mėnesio darbo planą ir iš ten užsirašykite dalį darbo.
• Į savaitės planą įveskite veiklos užduotis (anksčiau žinomas arba vadovo nustatytas).
• Naujos savaitės planas turi būti sudarytas paskutinę praėjusios savaitės darbo dieną(dažniausiai penktadienis).
• Užduotys turi būti planuojamos visai darbo savaitei, atsižvelgiant į laiko rezervą įvadinėms užduotims atlikti (nustatoma kiekvienai pareigybei individualiai).
• Sudarytas savaitės planas turi būti patikslintas (remiantis savaitgalį ir pirmosios darbo dienos ryte gauta informacija) pirmą savaitės darbo dieną, iki 12.00 val(dažniausiai pirmadienis)
• Specialistams, turintiems nedidelį „nenumatytų“ darbų lygį (svetainės priežiūros darbai, skatinimo projektų valdymas), savaitę reikėtų planuoti neatsižvelgiant į nenumatytus darbus.
• juk užduotys ir „nenumatytos“ gali būti, o gali ir NEBŪTI.
• jei planas neįvykdytas dėl to, kad buvo įvykdytos „naujai“ gautos užduotys, tai dalį plano užduočių galima perkelti į kitą savaitę.

Dienos ir savaitės planų automatizavimas

Populiariausias klausimas: „Kokia forma turėtų planuoti pavaldiniai? Idealiu atveju turite sudaryti planus užduočių pavidalu sistemoje, kur ateityje bus sekamas jų vykdymo laikas ir generuojamos ataskaitos. Mano nuomone, šiandien tam labiausiai tinka Bitrix24 sistema.

Ką daryti, jei jūsų įmonė turi kitokią užduočių nustatymo sistemą? Pagalvokite, kaip su jo pagalba organizuoti planavimą pagal mano suformuluotus planų reikalavimus. Ir net jei apskritai neturite užduočių nustatymo ir apskaitos sistemos, tai nesvarbu. Mano kompanijoje ilgas laikas dienos ir savaitės planai buvo sudaryti atskiruose tekstiniuose failuose GoogleDocs formatu (labai patogu redaguoti ir aptarti). Ir tik po kurio laiko visiškai perėjome prie darbo Bitrix24.

Atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus apie dienos planus

Kaip nustatyti užduotis, jei vykdomasis pareigūnas nėra tiesioginis vadovo pavaldinys?

Arba gaukite įgaliojimus nustatyti tokias užduotis projekto pavaldumo ribose, arba susitarkite dėl užduoties pridėjimo su tiesioginiu rangovo vadovu.

Svarbu atsiminti: laikas nėra guma. Kai ateina nauja užduotis, ji „išstumia“ kitą užduotį iš plano. Prioritetai skiriant užduotis yra tiesioginio vadovo kompetencijos reikalas.

Pasirodo, ši sistema įveda „visišką pavaldinio darbo kontrolę“? Tai turėtų padaryti jo vadovas. Ir šį lyderį turėtų kontroliuoti jo vadovas?

Vadovas kontroliuoja savo tiesioginių pavaldinių planavimą (pavyzdys: skyriaus vedėjas analizuoja skyriaus darbuotojų planus), bet nebūtinai kiekvieną dieną. Lojaliems darbuotojams (praėjus 1 metams nuo įprasto valdymo įgyvendinimo pradžios kitų jūsų įmonėje neliks) tikrinimo dažnumas gali būti 1 kartą per 3 dienas, 1 kartą per savaitę.

Daug kas priklauso nuo konkretaus darbuotojo pareigų ir patirties. Taip pat apie planavimo tipą, kuris naudojamas be dienos ir savaitės planų: mėnesinis projektų planavimas, strateginiai projektų planai. Jei vienam iš darbuotojų reikia nuolatinės „visiškos kontrolės“, užduokite sau klausimą: „Ar jums reikia tokio darbuotojo?

Kai kurie vadovai patys nenori kontroliuoti kasdien. tam reikia laiko ir dėmesio

Darbų planavimas savo pavaldiniams ir jų vykdymo stebėjimas yra tiesioginė vadovo pareiga. Norint įvaldyti šią funkciją, rekomenduoju „siurbti“ savo vadybinės kompetencijos. Norėdami padėti straipsniui "".

Svarbu įvertinti, ar jūsų įmonė turi „pasikrypimų“ vadovams siekdama „rezultato gamybos“. Pirmiausia vadovas turi skirti laiko pavaldiniams valdyti., rezultatų gamyba – antroje vietoje ir pagal liekamąjį laiko principą. Jei vadovui skiriate pakankamai laiko valdymui, o jis vis tiek stengiasi savo rankomis pasiekti rezultatų, o pavaldiniai šąla, tai yra geras specialistas bet blogas vadovas.

Skaitytojai taip pat skaito šį straipsnį

Kaip įvertinti darbuotojų veiklą darbo dienos pabaigoje naudojant kasdienes ataskaitas: „analizės ir komentarų“ metodas

Kaip įdiegti reguliarų valdymą savo įmonėje (1 dalis): tikslai, pagrindiniai principai, pasiruošimas prieš paleidimą

Neturėjimas pakankamai laiko padaryti viską, ko norite, yra dažna problema modernus pasaulis. Tinkamas darbo dienos planavimas sutaupysite daug brangių valandų. Ir šiandien gausite svarbius patarimusšia tema.

Pirmiausia pabrėžiame patį darbo dienos planavimą - tai reikia padaryti. Laikyti savaime suprantamu dalyku. Toliau turite suskirstyti savo dieną į 3 grupes ir kiekvienai iš jų pateiksime savo taisykles. Čia viskas paprasta:

1. Darbo dienos pradžia.
2. Dienos vidurys.
3. Darbo dienos pabaiga.

Dienos pradžios taisyklės

Rytas yra ta akimirka, kai po miego būsite energingi. Tai priklauso nuo jūsų būklės ryte, kokia produktyvi bus diena. Taigi pasinaudokite pirmuoju patarimu.

Teigiamas požiūris

Savaime suprantama, jei ryte esi geros nuotaikos, tuomet viskas klostosi lengviau, lengviau sprendžiamos dalykinės problemos ir jos užima mažiau laiko.

Todėl kiekvieną rytą raskite tai, kas jus įkraus teigiamu: malonių prisiminimų, laukimo, kad netrukus užsiimsite tuo, kas jums patinka. Įpraskite kiekvieną rytą užduoti sau šiuos klausimus:

Kaip šiandien galiu priartėti prie savo tikslo?

Ką galiu padaryti, kad šiandien išnaudočiau kuo daugiau naudos?

Ką šiandien galiu padaryti, kad palaikyčiau savo gyvenimo būdą (sveikatą)?

Ši procedūra neužtruks ilgiau nei 2 minutes, o jos kasdienės veiklos efektas gali viršyti visus lūkesčius.

Teisinga pradžia

Kitas momentas yra tinkama darbo dienos pradžia. Kur tai turėtų prasidėti? Nuo neskubančių pusryčių ir tuo pačiu keliu į darbo vietą.

Neturite laiko ilgiems ir sotiems pusryčiams? Yra paprastas sprendimas: eiti anksti miegoti. Priešingu atveju rizikuojate sugadinti savo dieną pačioje pradžioje – patikrinta!

Darbo pradžia

Pradėkite savo darbo dieną iš karto Tuo pačiu metu. Ši taisyklė padės tapti dar drausmingesniu žmogumi.

Kai tai taps įpročiu, kaip premiją pastebėsite padidėjusį savo jėgų sutelkimą.

Planų tikrinimas

Jei šiandienos darbo dieną planavote vakar, tuomet reikia pasitikrinti ryte. Tai užtruks 10 minučių, bet gali sutaupyti iki 2 valandų!

Taip pat geriau planuoti patį 60% savo laiko, o likusius 40% palikti force majeure ir netikėtoms ar neatidėliotinoms užduotims.

Nesiūbuokite

Nepradėkite produktyviausios dienos dalies pasikartojančiais sveikinimais ar bevertių naujienų aptarimu. Pradėkite įgyvendinti savo suplanuotus tikslus iškarto!

Visus „socialinius“ reikalus galima perkelti vėlesniam laikui. Tai puikiai tinka popietei.

Visų pirmą!

Pradėkite dieną nuo sprendimo pagrindines užduotis. Visa kita lauks ir niekur nedings. Ypač jūsų pašto dėžutė J

Sekretorė yra jūsų padėjėja

Būtinai informuokite savo sekretorių apie savo planus, nes jis yra jūsų padėjėjas ir partneris. Leiskite tam skirti tik 2 minutes – padarykite tai.

Šis žingsnis sutaupys jūsų laiką ir padidins efektyvumą. Gera sekretorė tave iškraus ir prireikus priminti apie svarbų susitikimą. Jis turėtų žinoti apie visus jūsų reikalus.

Taisyklės dienos viduriui

Dienos vidurys– tai laikotarpis, kai darbai įsibėgėja, baigėte arba toliau atliekate pagrindines užduotis. Šiai dienos daliai paruošėme jums 11 patarimų.

Užsakymas ant stalo

Ant stalo palikite tik tuos popierius, kurie padeda išspręsti esamą problemą. Pašalinkite likusią dalį. Ant stalo turi būti ne daugiau kaip šeši dokumentai.

Nustatykite terminus

Jei esate pavaldinys, pasistenkite tuo įsitikinti galėtumėte įdiegti arba nustatyti tų jums pavestų užduočių atlikimo terminus. Jei esate vadovas, trečdaliu sutrumpinkite pavaldinių užduočių atlikimo laiką.

Atsiliepimas

Jei staiga nuspręsite dalyvauti kokiame nors jums nereikšmingame susitikime, būkite tam pasiruošę gausite papildomų nurodymų. Jei tavęs nebūtų, tuomet nebūtum gavęs papildomų užduočių ...

skubios užduotys

Visada ir bet kuriuo atveju iškyla situacija, kuri bus skubi ir patrauks jūsų dėmesį. Tai sukels dabartinių užduočių vykdymo sąstingį.

Ar verta blaškytis ir gilintis į tokias situacijas – spręsti jums. Tačiau visada priimkite sprendimą vadovaudamiesi prioritetais: ką daryti svarbiau – einamieji reikalai ar „skubūs“? Kai tik įmanoma, deleguokite tokias staigias užduotis.

impulsyvūs veiksmai

Atliekant einamąsias užduotis (ypač svarbiausias), staiga gali kilti noras paskambinti ar atlikti kokį kitą neplanuotą impulsyvų veiksmą.

Neskubėkite sekti impulsu – pagalvokite, ar verta blaškytis, kiek tai svarbu?

Pauzė

Visada darbo dienos metu planuoti pertraukas. Kiek jie turėtų būti, priklauso nuo jūsų. Svarbiausia šiame versle – reguliarumas.

Sugrupuokite savo rutiną

Visas mažas įprastas užduotis pagal panašias savybes galite sujungti į skyrius, blokus. Ir tada vykdykite juos tokiuose blokuose. Pavyzdžiui, 6 blokai po 10 minučių - telefono skambučiai. Čia svarbu kiek įmanoma sutrumpinti kiekvieno bloko vykdymo laiką.

Bylų užbaigimas

Atnešk tai, ką pradėjai paskutinis etapas. Stenkitės dažnai nesiblaškyti spręsdami ilgą užduotį. Kadangi po to turite grįžti prie vykdymo ir vėl atlikti kai kuriuos darbus, gaišdami laiką. Mažiausiai atkurkite vykdymo greitį.

Pasinaudok šiuo momentu

Jei staiga turite "priverstinis laisvalaikis" tada pagalvokite, kaip jį racionaliai panaudoti. Pavyzdžiui, kai sėdi šefo laukiamajame ir lauki savo eilės.

tavo valanda

Planuodami darbo dieną būtinai suplanuokite valandą sau. Šiuo metu jūsų sekretorė turėtų atsakyti visiems, kad jūsų nėra, arba tiesiog uždaryti kabinetą, kad niekas jūsų netrukdytų.

Šią valandą skirkite ne skubių, bet svarbių užduočių sprendimui. Be to, kai niekas jūsų neblaško, galite prisiminti panašias užduotis, kurios šurmulyje buvo tiesiog pamirštos.

Susitaikymas ir kontrolė

Negailėkite laiko periodiškai savo planų derinimą ir jų įgyvendinimo kontrolę. Jau sakėme, kad šis veiksmas sutaupys daugiau laiko, nei tam skirsite. Be to, galite ką nors pakeisti planuodami dėl, pavyzdžiui, pasikeitusių prioritetų.

Dienos pabaigos taisyklės

Nesiblaškykite dažnai tikrindami laiką ir laukite darbo dienos pabaigos. Šis laikotarpis taip pat svarbus, kaip ir ankstesnieji. Atkreipkite dėmesį į šiuos 3 patarimus.

Užbaikite tai, kas nepadaryta

Yra grupė atvejų, kad nėra skubūs, bet būtini. Kad jos nesikauptų, nevirstų kamščiu, darykite jas dienos pabaigoje, kai bus pasiekti svarbiausi tikslai. Šiuo laikotarpiu laikas baigti skaityti savo korespondenciją, diktuoti įsakymus spaudai sekretorei ir pan.

Dienos analizė

Pagal dienos planą išanalizuokite, ką šiandien pavyko nuveikti, koks jūsų efektyvumas, kaip dažnai buvote atitrūkę nuo pagrindinių užduočių ir kaip, jei įmanoma, to išvengti ateityje? Tai vienas iš svarbius elementus sėkmingas užduočių atlikimas kontrolė ir analizė.

Suplanuokite rytojų

Skirkite 15–20 minučių rytojaus darbo dienos planavimui. Geriau tai padaryti dieną prieš.. Tačiau taip pat nepamirškite pasitikrinti ryte.

Prisiminkite savo didžiausias nesėkmes gyvenime. Ginčai, nesusipratimai, pakeitę visą gyvenimą į neigiamą pusę. Neišlaikyti egzaminai, darbo pokalbiai ir tt Tokių nesėkmių priežastys yra panašios, kaip taisyklė, tai yra prasto pasiruošimo ir neapgalvotų veiksmų pasekmė, žemiau pažiūrėsime, kaip viską padaryti ir susiplanuoti savo dieną/savaitę.

Kas atsitiks, jei sportininkas nustos treniruotis likus mėnesiui iki olimpiados – įgūdžiai ir raumenų jėga gerokai susilpnės ir jis imsis vienos iš paskutinės vietos. Kaip ir sporte, bet kuriame versle, kurio jums reikia geras pasiruošimas, be kurio sėkmės tikimybė labai sumažėja.

Pagrindinis pasiruošimo veiksnys yra planavimas.Yra "6p taisyklė": Tinkamai atliktas planavimas apsaugo nuo veikimo pablogėjimo.

Štai 7 būdai, kaip atlikti reikalus tinkamas planavimas dienas, savaites.

1 būdas: sudarykite dienos darbų sąrašą

Kam skirtas užduočių sąrašas?

Pirmiausia pažiūrėkime, kaip veikia mūsų smegenys. Nustatyta, kad savo galvose galime suvaldyti ne daugiau kaip 7+-2 atvejus ar svarbias mintis. Norėdami tai patikrinti, suskaičiuokite, kiek apskritimų parodyta nuotraukose:

Ryžiai. vienas	Ryžiai. 2	Ryžiai. 3

Ryžiai. 4	Ryžiai. 5

Labiausiai tikėtina, kad norint nustatyti objektų skaičių 1, 3 ir 4 paveiksluose, pakanka vieno žvilgsnio.

O 2 ir 5 paveikslams vieno žvilgsnio neužteko, reikėjo skaičiuoti atskirai. Kuo mažesni objektai, tuo lengviau juos valdyti. Smegenų riba ateina, kai skaičius tampa didesnis nei 7+-2.

Lygiai taip pat yra ir su mintimis, tuo pačiu savo galvoje galime sutalpinti ne daugiau 7 + -2 užduotis, visa kita pasimiršta.

Įsivaizduokite realią gyvenimo situaciją

Atsikeli ryte ir eini į darbą, pakeliui prisimeni, kad:

Jums reikia nusipirkti gimtadienio dovaną mylimas žmogus;
- Mokėkite už internetą, kol jis nebus išjungtas.

Kai atvykote į darbą:

Sužinok, kad šiandien reikia parengti ataskaitą;
- Įėjau, kolega paprašė išmesti sutarties šabloną;
– Po rytinio planavimo susirinkimo viršininkas paprašė padaryti 3 dalykus.

Galva jau pilna, bet laikas nesustoja, gali paskambinti klientas, mylimas žmogus, kolega, gali nutikti nenumatyta situacija ir pan. Kas atsitinka tokiu atveju? Kažką pamirštame. Jei pamiršime nusipirkti maisto parduotuvėje, tada nieko baisaus, žinoma, nenutiks, bet galite pamiršti kai ką svarbesnio: Neateikite į svarbų susitikimą, negerkite vaistų ir pan.

Be to, kuo daugiau dalykų turime savo galvoje, tuo prastėja mūsų analitiniai gebėjimai, nes energija eikvojama informacijai įsiminti.

Užrašų knygelės privalumai

Nešiojamasis kompiuteris – pašalina visas aukščiau aprašytas problemas ir turi šiuos pranašumus, palyginti su darbu iš atminties:

1) Užsirašyti visada greičiau nei įsiminti. Pavyzdžiui, užsirašykite mobilusis telefonas 10-100 kartų greičiau nei prisiminti. Taip pat ir su verslu.

2) Energijos taupymas. Kad nepamirštume to, kas svarbu, dažnai prisimename, tam eikvojama energija. Užrašų knygelė išsprendžia šią problemą.

3) Patikimumas. Kas parašyta rašikliu, negali būti nukirsta kirviu. Bet koks verslas gali būti pamirštas nuovargio, emocijų ar kitų dalykų fone. Bet jei užduotys užrašytos, tai pamiršti daug sunkiau.

Užduočių sąrašą galite laikyti įprastame lape, bloknote, bet geriau, jei tai būtų sąsiuvinis, nes jame yra kalendorius. Dienos užduočių sąrašas gali būti kompiuteryje arba spausdinta kopija. Svarbiausia, kad jį turėtumėte, nes tai yra planavimo pagrindas, kaip ir namo pamatai. Jei namas neturi pamatų, tai daugiausia, ką galima pastatyti, yra maža vieno aukšto konstrukcija be šildymo iš plastiko ar faneros. Be to, planuodami, žinoma, galite apsieiti ir be dienos užduočių sąrašo ar sąsiuvinio, tačiau jūsų galimybės bus stipriai apribotos.

Svarbiausias dalykas darbų sąraše ar užrašų knygelėje yra per dieną nuveiktų darbų sąrašas. Antra pagal svarbą dalis – kalendorius, kuriame galima matyti užduotis, kurias reikia atlikti tam tikrą dieną. Todėl geriau naudoti sąsiuvinį, o ne įprastą sąrašą, nes ten yra kalendorius.

2 būdas: kiekvieną dieną dirbkite su darbų sąrašu

Svarbiausia dirbant su laiko planuotoju ar sąsiuviniu – dirbti pagal iš anksto sudarytą planą. Norėdami tai padaryti, reguliariai peržiūrėkite savo užrašų knygelę ir sužinokite, ar padarėte viską, ką suplanavote šiandien. Atlikę dabartinę užduotį, galite peržiūrėti sąrašą. Labai svarbu į savo organizatorių įtraukti svarbius dalykus, kuriuos turite padaryti šiandien.

3 būdas: pirmiausia parašykite, tada darykite

Jei ateina nauja užduotis ir ji nėra skubi, pirmiausia užsirašykite ją į sąsiuvinį ir tęskite tik tada, kai reikia. Bet kokios naujos užduotys atrodo labai svarbios ir pradedame imtis visko: tikrinti paštą, skambinti ir t.t. Tačiau vos tik pradėsite rašyti visas gaunamas užduotis į sąsiuvinį, pamatysite, kad šalia šio įrašo yra ir daugiau svarbias užduotis.

Visus dešinės kūno pusės judesius valdo kairysis smegenų pusrutulis, atsakingas už logiką. Kai rašome naują užduotį dešinė ranka, tuomet aktyvuojame kairįjį smegenų pusrutulį, atsakingą už logiką. Logikos aktyvinimas rašant dešine ranka padės priimti geresnius sprendimus.

Viską surašydami į sąsiuvinį prieš pradėdami darbą, per dieną galėsite atlikti svarbiausias užduotis ir atsispirti antrinėms užduotims, kurios nuolat blaško jūsų dėmesį.

4 būdas. Pirmiausia svarbios, o paskui skubios užduotys

Visos suplanuotos užduotys turi būti atliktos pagal jų svarbą, o vėliau iki įvykdymo laiko. Pradėti nuo svarbiausių ir palaipsniui pereiti prie mažiau svarbių. Užrašykite užduotis šiandienos plane pagal jų svarbą, tada surūšiuokite pagal skubumą ir pradėkite dirbti su didžiausiu prioritetu.

Pavyzdžiui, draugas jums paskambino pabendrauti. Skambutis, skubus reikalas, nes šiuo metu telefonas skamba, bet gal ir nesvarbu. Jei turite svarbesnių užduočių, pavyzdžiui, parengti ataskaitą apie darbą, geriau pirmiausia atlikti visas svarbesnes užduotis, ypač ataskaitą, o tada, jei yra laiko, paskambinti ir pasikalbėti su draugu. . Bet ne atvirkščiai, kitaip dėl nereikšmingo skambučio galite neturėti laiko atlikti svarbesnius darbus.

Svarba prieš skubumą. Neatidėliotinų užduočių reikėtų imtis tik tada, kai valdote situaciją ir esate tikri, kad turėsite laiko visoms svarbesnėms.

5 būdai: elektroninis organizatorius

Yra daugybė elektroninių užrašų knygelių. Elektroninis dienynas turi neabejotinų pranašumų prieš popierinius:

A. Sutaupykite laiko. Elektroniniame dienyne nereikia perrašyti užduočių iš praėjusios dienos į dabartinę, taip pat su juo galima dirbti tiek kompiuteryje, tiek telefone ar planšetėje, sinchronizuojant duomenis visuose įrenginiuose.

B. Apimtys ir greitis: Galite labai greitai nukopijuoti didelį kiekį informacijos į elektroninį dienyną tolesnis darbas. Pvz.: Norite iš vakaro išsikepti bananų pyragą ir prieš eidami į parduotuvę turite iš anksto užsirašyti reikiamus ingredientus. Jei turite elektroninį organizatorių, galite greitai per kelias sekundes nukopijuoti visą receptą iš interneto į dienoraštį. Tuo pačiu metu, norėdami ant popieriaus lapo ranka užrašyti tik ingredientus, jums prireiks daugiau laiko nei visam receptui. elektroniniu formatu. O parduotuvėje užteks telefone įsijungti dienoraštį, kad greitai suprastum, ką pirkti.

B. Patogumas. Įprastą sąsiuvinį nepatogu naudoti transporte, parduotuvėje, atostogaujant, šiose vietose sunku užsirašyti ir žiūrėti į užrašus, nes popierinis dienoraštis yra didelis ir jam atidaryti reikia 2 rankų. Tačiau elektroninis sąsiuvinis telefone visada bus su jumis, kad ir kur būtumėte: transporte, parduotuvėje, gatvėje. Galite greitai užsirašyti užrašus kompiuteryje ir sinchronizuoti, kad tie užrašai būtų jūsų telefone per kelias sekundes.

6 būdas: kitą dieną planuokite vakare

Iš anksto susiplanuokite kitos dienos veiksmų planą, geriausias laikas yra darbo dienos pabaiga prieš grįžtant namo. Šis paprastas veiksmas padės geriau išsimiegoti, nes dažnai nemigos priežastis yra ta, kad vakare atmintyje perskaitome visus svarbius dalykus, kuriuos reikia padaryti rytoj, kad ryte jų nepamirštume. Ir būtent šios mintys mums trukdo atsipalaiduoti ir ramiai užmigti, tačiau užsirašydami visus planus užtikrinsite ne tik ramų miegą, bet ir vakarą.

Be to, kai iš anksto susidėliojate planą, jūsų pasąmonė visą naktį nuolat dirbs, kaip geriausiai atlikti suplanuotą. Sudėtingų problemų sprendimas gali ateiti per pusryčius, pakeliui į darbą ar net vidury nakties. Būtent ryte dažniausiai ateina naujos idėjos, kurias išnaudosite maksimali nauda, užtenka tik iš anksto susirašyti kitos dienos darbų sąrašą.

Beje, jei turite klausimų, į kuriuos norite gauti atsakymą, tai prieš užmigdami ir užsimerkdami užduokite juos sau, geriausia garsiai ir iškart užmigkite. O ryte pasiruoškite iš karto užsirašyti visas mintis, kurios gali kilti tuo momentu, kai pabudote ar vėliau.

7 metodas: Suplanuokite sudėtingas užduotis savo aktyvumo pikui

Susiplanuokite dieną taip, kad daug jėgų reikalaujantys darbai užkluptų jūsų aktyvumo viršūnę, kai turite daug jėgų ir esate kuo produktyvesnis. Paprastai aktyvumo pikas prasideda ryte, nes po miego turi daug jėgų ir šviežia galva, tačiau pasitaiko, kad aktyvumo pikas gali ištikti ir dieną, ir net vakare.

Labiausiai energijos sunaudojantys dalykai yra dalykai, kuriems nėra talento. Paprastai tai yra dalykų, kurių labiausiai nenori daryti. Šios laiko valdymo užduotys vadinamos varlėmis, nes jas nemalonu pradėti daryti. Laiko planavime galioja taisyklė – dieną pradėkite nuo varlės, t.y., nuo nemalonaus reikalo. Ši taisyklė leis dirbti efektyviau, nes dažniausiai būtent ryte turi daugiausiai jėgų, o šios jėgos itin svarbios norint atlikti pačius nemaloniausius darbus.

Pateiksiu pavyzdį iš gyvenimo, turiu techninį mąstymą, tad tokie tikslieji mokslai kaip: Fizika ir matematika man lengvi, bet su humanitariniais dalykais sunkiau, todėl mokykloje dažnai ruošdavausi testui. Anglų kalba ryte. Atsikėliau 1-2 valandas prieš mokyklą ir mokiausi anglų kalbos. Būtent ryte turėjau daugiausia energijos, todėl šiuo metu man buvo lengviau sunki užduotis kuriam turėjau mažiausiai talento. Pasiruošimo rezultatai pranoko visus mano lūkesčius, gavau puikų arba gerą dalyką, kuris man nepatiko.

Suplanuokite nemaloniausias užduotis aktyvumo pikui, pavyzdžiui, ryte, ir pamatysite, kaip daugiau nuveiksite ir padidės jūsų asmeninis efektyvumas.

P.S. Jei kyla sunkumų ar klausimų dėl skaitomo straipsnio, taip pat temomis: Psichologija (blogi įpročiai, patirtis ir pan.), pardavimas, verslas, laiko planavimas ir pan., klauskite, pasistengsiu padėti. Galima ir Skype konsultacija.

P.P.S. Taip pat galite dalyvauti internetiniuose mokymuose „Kaip gauti 1 valandą papildomo laiko“. Rašykite komentarus, savo papildymus ;)

Prenumeruokite el Pridėkite save

Darbo planavimas ir organizavimas yra raktas į tolesnę saviugdą. Apie pagrindinius kasdienio planavimo principus ir taisykles skaitykite straipsnyje.

Iš straipsnio sužinosite:

Kodėl jums reikia kasdieninio planavimo?

Ne visi supranta, kodėl reikia planuoti savo darbo dieną. Juk kiekvienas žmogus net neplanuodamas žino, kokias funkcijas atlieka ir kokius reikalus turi atlikti. Daugelis nemato prasmės kurti dienos planų, nes visada atsiranda netikėtų užduočių, kurios gali sujaukti visus iš anksto suplanuotus dalykus.

Atsisiųskite susijusius dokumentus:

Jei palygintume du darbuotojus, atliekančius tas pačias funkcijas ir turinčius tuos pačius gebėjimus, pamatytume, kad jų darbo apimtis ir kokybė skirtinga. Vienas darbuotojas sugeba išspręsti ir einamuosius, ir strateginius uždavinius, antrasis net nespėja atlikti skubių užduočių ir yra priverstas visą laiką likti po darbo. Geriausius rezultatus parodys tie, kurių daugiau . Tai yra tas, kuriam planavimo procesas yra kasdienė pareiga ir poreikis. Turėdamas net planą psichologinis lygis verčia žmogų mobilizuotis. Jis turi užsibrėžtą tikslą ir yra vidinis poreikis jį pasiekti.

Kaip efektyviai planuoti?

Darbo planavimą ir organizavimą atlieka darbuotojas. Ne vadovas, o darbuotojas turėtų išsikelti sau užduotis. Tokiu atveju jis pats išsikelia tikslus, veikia ta kryptimi, kurią pasirenka. Paprastai atliktų užduočių procentas savarankiškas planavimas pasirodo didesnis nei atliekant bendrąjį sukūrė lyderis.

Yra praktikoje išbandyta darbo planavimo sistema, užtikrinanti optimalų darbo laiko panaudojimą. Tai principų rinkinys, kuriuo vadovaudamasis žmogus gali sudaryti kompetentingą, realų ir įgyvendinamą planą.

Visų pirma, nuspręskite, ką turite įtraukti į savo dienos planą. Jis turėtų būti rengiamas atsižvelgiant į strateginį planą, parengtą šešiems mėnesiams ar metams. Planuojant kiekvieną dieną atsižvelgiama į visas numatytas užduotis, tiek tiesiogiai susijusias su darbu, tiek antrines. Pavyzdžiui, pasveikinti kolegą su gimtadieniu. Be tų dalykų, kurių vadovas laukia, į planą turi būti įtraukti ir asmeniniai reikalai. Tai būtina, kad Asmeninis tobulėjimas ir sukurti teigiamą įvaizdį.

Planuojant darbus, dideles užduotis, kurioms atlikti prireiks kelių dienų ar savaičių, reikėtų suskirstyti į etapus ir atlikti nuosekliai. Nustatykite kiekvieno etapo terminą. Sudarykite kitos dienos planą, įtraukdami į jį papildomas užduotis. Norėdami sudaryti planą, galite naudoti įprastą popierinį dienoraštį arba specialią programą.

Darbų planavimo tikslas – ne plano punktų įvykdymas bet kokia kaina, o savalaikis ir kokybiškas prioritetinių ir neatidėliotinų darbų atlikimas. Todėl numatytų įgyvendinti užduočių sąrašas turi būti surūšiuotas ir išdėstytas mažėjančia prioriteto tvarka. Per Vienu metu galite naudoti kelis metodus.

Pavyzdžiui, užduotys su fiksuotu terminu ir užduotys, kurioms išspręsti reikia daugiau pastangų, teikiamos didžiausiu prioritetu. Antra pagal svarbą bus kasdienės privalomos užduotys ir tos užduotys, kurių atlikimo terminai numatyti artimiausiomis dienomis. Mažiausias prioritetas kasdieniame planavime yra smulkmenos, kurių nesėkmė neturės didelių neigiamų pasekmių.

Dienos planavimo taisyklės

Kaip ir planuojant įmonės darbą, taip ir individualaus darbuotojo darbo dienos planavimas turi būti laikomasi taisyklių. Jų laikymasis padės užtikrinti planų įgyvendinimą jums patogiu režimu.

1. Suplanuokite ne daugiau kaip 70% savo darbo laiko. Tai leis jums ramiai atlikti neatidėliotinas neplanines užduotis ir nesijaudinti, jei teks atitraukti dėmesį nuo vykdymo. .
2. Į dienos planą vienu metu neįtraukite daugiau nei trijų svarbių ir neatidėliotinų užduočių. Apribokite bendrą plano elementų skaičių iki dešimties.
3. Suformuokite to paties tipo atvejus į blokus. Tai padės juos vykdyti naudojant vieną algoritmą, o tai sumažins vykdymo laiką.
4. Planavimo procesą perkelkite į praėjusios dienos vakarą. Jei reikės, turėsite laiko planą pakoreguoti.
5. Suplanuokite sudėtingus atvejus pagal savo bioritmus. Kažkas išsiskiria padidėjusiu efektyvumu ryte, kažkas - po pietų, o kažkas produktyviausiai dirba vakare.
6. Nepradėkite naujos užduoties, kol nebaigėte jau pradėto darbo. Jei tekdavo pertraukti – grįžk ir užbaigk tai, ką pradėjai.
7. Neatidėliokite neplanuotos užduoties atlikimo, jei ją galite atlikti per kelias minutes.
8. Kas valandą darykite pertraukas nebūdami darbe. Pertraukėles skirkite lengvam apšilimui, tai padės „atgaivinti“ galvą.
9. Nesupainiokite siekdami tikslų, nekelkite sau tikslų ir nenubrėžkite apimčių, su kuriomis bus sunku susidoroti.
10. Jei liko neatliktų darbų, kurie neprarado aktualumo, perkelkite jas į kitos dienos planą.
11. Sutvarkykite savo darbo vieta kad galėtumėte patogiai dirbti.

Išvada

Kiekvienos dienos planavimas yra naudingas ir būtinas įgūdis. Tai saviorganizacijos ir saviugdos būdas, garantas, kad gali dirbti efektyviai. Siūloma darbo planavimo sistema padės suprasti pagrindinius principus laiko planavimas ir sėkmingai pritaikyti šias žinias praktikoje.

Esu tikras, kad kiekvienas iš jūsų ne kartą pastebėjote save: atrodo, kad visą dieną ariate kaip velniškai, nepaprastai kažkuo užsiėmę, tačiau dienos pabaigoje pagalvoję apie tai, ką šiandien pavyko nuveikti, su didžiuliu nustebimu suprantate kad nėra reikšmingo rezultato.

Kaip paprastai prabėga vidutinio rusų diena? Pabudo, pavalgė (jei jau turi ką valgyti). Į darbą ėjau su mintimis: „Šiandien svarbi diena. Viską reikia padaryti šiandien! Priėjau, atsisėdau prie savo stalo ir pažvelgiau į monitorių: Taigi, nuo ko geriau pradėti...?. Reiktų pasitikrinti paštą..., na, kontaktuojant pakeliui minutėlę... Praėjo dvi valandos. Prisiminiau, kad turiu dirbti. Buvau ką tik pradėjęs dirbti, kai staiga vyrai parūkyti, nuėjo su jais, pokalbio nepastebimai prabėgo pusvalandis. O tada jau greit bus pietūs, kam vargti vargti, nes po pietų laiko daug, laiko turėsi viskam. Po vakarienės viršininkas netikėtai išsiuntė mane į susitikimą su partneriais. Vakare ateini į biurą, supranti, kad nieko nepadarei, lieki darbe visko pabaigti. Staiga prisimeni, kad šiandien kažkokio mylimo žmogaus gimtadienis, paskambini jam, sveikini ir sakai, kad neateisi, nes. daug darbo. Grįžai iš darbo, neturi nuotaikos, pavargęs kaip šuo, pasiimi porą butelių alaus nuotaikai pagerinti. Nėra noro žaisti su vaikais, su žmona (vyru) dabar irgi ne pats geriausias laikas leisti laiką. Jis įsijungė televizorių ir netrukus apalpo kėdėje, net neišgėręs alaus. Ir taip diena po dienos...

Tikiuosi, kad išnaudosite savo dieną maksimaliai. Tačiau daug žmonių taip gyvena kasdien. Natūralu, kad tai, ką pateikiau kaip pavyzdį, yra maža dalis to, kas iš tikrųjų nutinka žmonėms. Yra krūva kitų šalutiniai poveikiai. Ir viskas dėl to, kad žmogus gyvena šia diena ir išleidžia ją taip, kaip susiklosto aplinkybės. Vadinasi, produktyvumas tiek darbo plane, tiek šeimoje yra artimas nuliui. Laimei, yra išeitis. Kasdienis savo dienos planavimas padės padidinti jūsų produktyvumą.

Kasdienis savo laiko planavimas yra neatskiriama bet kurio sėkmingas žmogus. Juk kai žmogus visada žino, ko nori ir ką reikia padaryti tam tikru momentu, jis sugeba nuveikti daug daugiau nei tas, kuris savo dieną leidžia „kaip sekasi“.

Pateiksiu dešimt pagrindinių taisyklių, kurių laikydamiesi galėsite susikurti savo darbo grafikas kuo efektyviau. Žinoma, tai nėra panacėja ir kiekvienas gali redaguoti savo dienoraštį pagal savo jėgas, darbo krūvį, užduoties greitį, miegą, poilsį ir pan.

LAIKO PLANAVIMAS. 10 TAISYKLĖS.

1. Stenkitės laikytis 70/30 principo.
Planuoti absoliučiai visą savo laiką nepraktiška, nes. šiuo atveju jūsų veiksmai visiškai prieštaraus jūsų tvarkaraščiui. Taip, ir visiškas savo laiko „įkalinimas“ dienoraštyje prives prie to, kad būsite per ankštose ribose ir nuolat jausitės kaip koks robotas, kurio visas gyvenimas suplanuotas kiekvieną minutę.

Optimalus sprendimas yra planavimas 70% savo laiko. Sutikite, kai kuriuos įvykius sunku nuspėti, o beveik kiekvieną dieną atsiranda savotiškas „staigmenos efektas“, todėl visada turėtumėte palikti šiek tiek laisvo laiko. Arba, kaip alternatyva, sukurkite tam tikras atsargas kiekvienu laikotarpiu.

2. Šį vakarą susiplanuokite kitą dieną.
Kitos dienos planavimas šiandienos pabaigoje yra pagirtinas, tačiau kad nieko nepamirštumėte, būtinai užsirašykite viską, ką darote. Atskirkite užduotis pagal svarbą, padalydami sąsiuvinį į du stulpelius. Pirmajame parašykite, ką reikia padaryti nedelsiant. Antruoju – kas mažiau svarbu ir force majeure atveju gali būti perkelta kitai dienai.

Po vieną nubraukite užduotis ir užduotis, kurias atlikote. Tai jums pasitarnaus kaip papildoma paskata ir suteiks naujų jėgų spręsti likusias užduotis. Kuo mažiau užduočių jums liks, tuo daugiau pasitikėjimo, kad su jomis susidorosite, gausite.

Kiekvienos dienos pabaigoje, pačioje apačioje, galite pridėti tokį užrašą: "Ura! Aš tai padariau“, „Gerai padaryta! Bet tai tik pradžia!“, „Man viskas pavyko! Aš esu šaunus! Bet dar daug ką reikia padaryti!“. Šis užrašas taip pat paskatins jus ryte siekti užsibrėžtų tikslų ir tuo pačiu neatsipalaiduoti.

3. Stenkitės didžiąją dalį suplanuotų įvykdyti prieš pietus.
Kai vidury dienos supranti, kad šiandien svarbiausias dalykas atliktas ir jau atsilikęs, atlikti likusias užduotis yra daug lengviau. Pasinaudokite pietų pertrauka, kad išspręstumėte savo asmeninius reikalus (skambinkite artimiesiems, atsiliepkite į praleistus skambučius, aptarkite paskolos klausimus su banku, apmokėkite sąskaitas ir pan.). Vakarui palikite minimumą (derybos su kūrėju, lankymasis salone, bakalėjos pirkimas, mankšta sporto salėje).

4. Kiekvieną darbo valandą pridėkite poilsio minučių.
Privaloma taisyklė visiems. Kuo dažniau ilsėsitės, tuo produktyvesnė bus jūsų veikla. Kiekvienas pasirenka sau patogiausią schemą, tačiau ypač gerai veikia dvi schemos: 50 minučių darbo / 10 minučių poilsio arba 45 minučių darbo / 15 minučių poilsio.

Atsipalaiduojant visai nebūtina gulint ant sofos rūkyti bambuką ir spjaudytis į lubas. Juk šį laiką galima išnaudoti gerai. Apšilimas: darykite atsispaudimus, atsitraukite, atsistokite ant galvos (jei erdvė leidžia), darykite pratimus kaklui ir akims. Susitvarkyk savo darbo vietą, išsivalyk namus ar biurą, skaityk knygą, pasivaikščiok grynas oras, skambinti pagal planą, padėti kolegoms kažkuo (šeima, jei darbas namuose) ir kt.

5. Pasistenkite sukurti realų planavimą.
Neapkraukite savęs darbais, kurių negalite atlikti. Nepulkite į per didelio planavimo kraštutinumą (kaip esate į kalnus) ir planuokite tik tiek darbų, kiek galite realiai atlikti.

Prašome nepainioti planavimo su tikslais. Jūsų tikslai gali būti labai dideli, iš esmės jie turėtų būti tokie. Bet norint šiuos tikslus pasiekti per trumpiausią laiką, turi būti realiai ir kompetentingai suplanuoti keliami uždaviniai. Tai visiškai nereiškia, kad norint kuo greičiau pasiekti tikslą, reikia dirbti kiekvieną dieną, kol netenka pulso. Geriau kiekvieną dieną pastoviai mažomis porcijomis daryti vieną dalyką, nei chaotiškai ir skubotai daryti tą patį nuo dienos pradžios iki pabaigos. Tada nebūsite išsekę, o tikslų siekimas vyks sistemingai.

Be to, kiekvienos dienos pabaigoje pridėkite stulpelį „Planą užbaigė ____ %“ ir įveskite šiandien atliktų užduočių procentą. Tai jums pasitarnaus kaip papildoma stimuliacija, taip pat suteiks galimybę palyginti rezultatus ir vėliau atlikti atitinkamus koregavimus planuojant savo laiką.

Stenkitės kiekvieną dieną, bent jau nedaug, bet perpildykite planą. Tie. pabandykite papildomai uždaryti tas užduotis, kurios nebuvo nurodytos plane. Natūralu, kad jų sprendimo reikėtų imtis tik atlikus visas suplanuotas užduotis. Sutikite, malonu stebėti savo superproduktyvumą, žiūrint į skaičius 105%, 110%, 115% kiekvienos darbo dienos pabaigoje.

6. Dideles užduotis atlikite mažomis dalimis.
Ši taktika dar vadinama „saliamio pjaustymo“ taktika. Einšteinas taip pat pažymėjo tai dauguma žmonių mėgsta kapoti malkas, nes po veiksmo iš karto atsiranda rezultatas. Padalinkite savo tikslus ir projektus į mažas dalis ir vykdykite juos gana ilgai, kasdien šiam darbui skirdami apie dvi valandas. Pasiekus pirmąjį tarpinį tikslą, bus nustatyti ir tam tikri rezultatai, kurie paskatins įgyvendinti likusias užduotis.

Pavyzdžiui, paimkime kokio nors produkto kūrimą: kiekvieną dieną galite kvailai į savo dienoraštį įtraukti eilutę „Sukurti vaizdo kursą“ ir dirbti su šiuo kursu. Tačiau šiuo atveju yra keli dideli minusai:

• Jūs neturite galimybės iš anksto numatyti kurso trukmės
• kiekvieną dieną nežinai, kaip tęsti kursą
• nesijaučiate patenkinti atliktu darbu, kol visiškai nebaigėte kurso

Jei kurso kūrimas yra padalintas į daug mažų porcijų ir uždaromas palaipsniui, visų išvardytų trūkumų galima lengvai išvengti.

Tos užduotys, kurių atlikimas sukelia, švelniai tariant, nepasitenkinimą arba kurių vykdymas esi nekompetentingas, nedvejodami deleguokite kitiems specialistams kurie tokias užduotis atlieka savo malonumui. Sutaupysite daug laiko, o suplanuoti darbai bus atlikti profesionaliau.

7. Kurį laiką tylėkite.
Dažnai atsitinka, kad televizorius gretimame kambaryje, kelias dienas veikiantis radijas, kažkieno balsai, pro šalį einantys žmonės, statomas pastatas kitoje gatvėje dėl to taip erzina, kad tiesiog neįmanoma. paprastai susikoncentruokite į svarbius dalykus. Vietoj leidimo konkrečias užduotis Mano galvoje sukasi pėdkelnės už 574 rublius, kurias šiandien nusipirko jūsų darbuotojas, arba paskutinis Justino Bieberio supermegahitas, kuris dabar skamba per radiją.

Norint atlikti itin svarbias užduotis, būtina mokėti dirbti tyliai, nesikišant iš išorės. Būtent šiuo atveju, maksimaliai susikaupę, galite pasiekti didžiausią produktyvumą ir efektyvumą.

8. Baigę juos naudoti, padėkite daiktus.
Taip sutaupysite daug laiko ateityje ir išvengsite netvarkos. Ne veltui jie sako: „Jei norite sužinoti apie savo būsimą partnerį, pažiūrėkite į jo darbalaukį. Kokia tvarka ant jo stalo – tokia tvarka yra jo reikaluose.

Patariu apskritai išmesti visus savo senus ir nereikalingus daiktus, atsikratyti perteklinių šiukšlių, kad ant stalo gultų tik reikalingiausi darbui.

Laikykite daiktus tiksliai apibrėžtose vietose. Pavyzdžiui, visus dokumentus laikykite atskirame aplanke ar dėžutėje, kvitus ir kvitus taip pat laikykite tam tikroje vietoje čipuotus, rašiklius ir pieštukus patogiausioje naudoti vietoje. Laimei, dabar galite lengvai įsigyti specialių rinkinių, dėžučių, dėklų, kad išspręstumėte šią problemą.

Padarykite tai ir pajuskite neįtikėtiną efektą!

9. Atsikratykite dalykų, kurių jums nereikia.
Visos likusios senų daiktų atsargos tam atvejui, jei „kas bus, jei pravers“ jums atneš tik papildomų dulkių ir netvarkos. Be to, manoma, kad mūsų „į laužą“ siunčiami daiktai į antresolę, lagaminuose, po sofa, sandėliuke, ant virtuvės komplektas nešti neigiamą energiją.

Tai, kaip suprantate, galioja ne tik darbalaukiui, bet ir darbo bei namų erdvei apskritai. Todėl negailestingai atsikratykite šių „labai reikalingų dalykų, kuriuos gaili išmesti“. Surinkite visą gėrį į sunkvežimį, nuvežkite į sąvartyną ir sudeginkite. Jei tikrai gaila, tai viską pastatykite prie įėjimo, vargstantys greitai sutvarkys. Drabužius ir batus galima pristatyti į vaikų namus ir slaugos namus. Būsite tik dėkingi.

10. Likite aktyvūs ir sveika gyvensena gyvenimą.
Jei dar nelabai draugauji su sportu, gimnastika, vandens procedūros, tinkama mityba t. t., tada patariu šiek tiek to įtraukti į savo kasdienybę. Suteikiu jums 100% garantiją, kad liksite labai patenkinti rezultatais. Svarbiausia, kad neklystumėte ir griežtai laikykitės savo sporto grafiko. Net nepastebėsite, kaip greitai pagerės jūsų sveikata ir bendra fizinė būklė. Taip pat galite lengvai atsikratyti blogi įpročiai jei išsikelsite sau tikslą ir vietoj blogų įpročių susikursite gerus įpročius.

Reikėtų prisiminti, kad geriausias miegas- tai sapnas iki vidurnakčio, tk. šiuo laikotarpiu jūsų kūnas ilsisi ir įgauna jėgų geriausiu įmanomu būdu. Kitaip tariant, eik miegoti šiandien, o ne rytoj.

Pakankamai miegokite, sportuokite, valgykite teisingai. Jūsų kūnas padėkos jums su gera sveikata, aukštas lygis teigiamos energijos ir pasirengimo produktyviai veiklai.

Pabaigoje pateiksiu savo rutinos pavyzdį, kad turėtumėte ką palyginti. Negaliu sakyti, kad tai tobulas universalus tvarkaraštį visiems, bet man asmeniškai tai visiškai tinka. Lyginant su pirmąja mano rutina, ji buvo koreguojama ne kartą ir šiuo metu atrodo taip…

TOBULAS JŪSŲ DIENOS PLANAVIMAS MANO POŽIŪRIU

06:00-07:00	Atsikėlimas, mankšta, dušas, rytinis bėgimas, rytinės procedūros, dušas
07:00-07:30	Pusryčiai
07:30-08:30	Poilsis, pašto tikrinimas, kiti dalykai
08:30-09:00	Aš einu į biurą
09:00-12:00	Darbo eiga (įvedamos svarbiausios šiandienos užduotys)
12:00-12:30	Vakarienė
12:30-13:00	Poilsis, kiti dalykai
13:00-14:00	Literatūros skaitymas
14:00-18:00	Darbo eiga (įvedamos nedidelės šiandienos užduotys)
18:00-18:30	Vakarienė
18:30-19:00	Per didelis plano įvykdymas, kitos dienos planavimas
19:00-19:30	Eina namo
19:30-22:00	Namų ruoša, sporto salė, užsiėmimai lauke, pasivaikščiojimas, pramogos, susitikimai su draugais
22:00-22:30	Apibendrinimas, galutinis kitos dienos grafiko koregavimas, pasiruošimas miegoti
22:30-06:00	Svajoti

Keletas pastabų apie planą:

• The rutina skaičiuojamas darbo dienomis (darbo dienomis) ir netaikomas savaitgaliams. Savaitgalį turėtų būti planas, bet pritaikytas būtent poilsiui (viskas lieka taip pat, grubiai tariant, tik Workflow keičiasi į Poilsis), paskutinė išeitis kai kurios darbo akimirkos perkeliamos į laisvą dieną (jei kažkas nepadaryta ar kažkas mirtinai svarbaus).
• Kiekvienas laikotarpis imamas su tam tikra marža. Nukrypimas nuo rutinos 30 minučių yra normalus.
• Kiekvieno rytas gali prasidėti skirtingu laiku. Aš tiesiog perėjau prie daugiau ankstyvas laikas padaryti daugiau ir tai davė teigiamų rezultatų.
• Išvykimo iš namų į darbą ir atgal laikas taip pat gali skirtis kiekvienam. Aš pasirinkau sau optimalus laikas– kai mieste jau tirpsta kamščiai.
• Kasdienį literatūros skaitymą laikau visiems privaloma taisykle. Jei laikas neleidžia skaityti darbe, skaitykite per pietus, autobuse, po darbo, prieš miegą.
• Taip atsitinka, kad dėl papildomų atvejų jūs turite eiti miegoti daug vėliau. Bet kokiu atveju stenkitės pabusti pagal savo tvarkaraštį, kitaip jūsų kasdienybė nuolat keisis, ir tai nėra gerai.
• Savaitgaliais galite keltis vėlai ir eiti miegoti vėlai, bet taip pat laikytis grafiko keldami ir eidami miegoti tuo pačiu metu (pavyzdžiui, valanda ar dviem vėliau nei darbo dienomis).

Norėdami planuoti savo laiką, galite naudoti tvarkyklę, bloknotą, įprastą popieriaus lapą, sąsiuvinį, įvairius specialios programos ir programas. Asmeniškai aš naudoju labai paprastą naudoti Google kalendorių. Be to, kad jis turi daug naudingų funkcijų, jis yra sinchronizuojamas su mobiliaisiais įrenginiais, o tai reiškia, kad jis visada yra po ranka, kad ir kur būtumėte. Apskritai programų sinchronizavimo srityje „Google“ žengia didžiulius žingsnius. Tai labai palengvina darbą, kai vienoje paskyroje yra po ranka visokie asistentai, kurie taip pat yra sinchronizuojami tarpusavyje. Nebeįsivaizduoju darbo kompiuteriu ir telefonu be Google Chrome, Calendar, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa ir daugybės kitų naudingų paslaugų. Taip pat patariu naudoti Wunderlist Super Scheduler

Tai viskas, ką šiandien norėjau jums pasakyti. Jei dar netvarkote dienoraščio ir nekeliate sau tikslų, pradėkite tai daryti nedelsdami ir darykite tai nuolat! Tikiuosi, kad aukščiau pateiktos 10 auksinių taisyklių padės planuoti savo laiką ir pradėsite nuveikti daug daugiau.