Apa itu pekerjaan kantor dan manajemen dokumen? Pekerjaan kantor dari A sampai Z. Cara membuat formulir di lembaga swadaya masyarakat

Sampel yang tersedia di situs relevan untuk pemula dan profesional. Sampel dikompilasi dengan mempertimbangkan undang-undang saat ini. Beberapa sampel dapat digunakan tanpa pengeditan yang signifikan. Dalam konten sampel seperti itu, Anda hanya perlu memasukkan keadaan spesifik Anda dan menandatanganinya. Harus diingat bahwa dokumen yang dieksekusi secara tidak benar akan dibiarkan tanpa pertimbangan, yang berarti bahwa hanya pendekatan yang bijaksana untuk mengisinya yang akan menjamin bahwa aplikasi Anda tidak akan diabaikan.

Untuk apa sampel?

Kebutuhan untuk pergi ke pengadilan muncul ketika hak seseorang atau badan hukum dilanggar dan orang tersebut tidak memiliki cara lain untuk melindunginya selain pergi ke pengadilan, kecuali undang-undang memberikan alternatif.

Anda telah memutuskan untuk pergi ke pengadilan. Anda memiliki dua pilihan: pertama cari spesialis; yang kedua adalah menyusun pernyataan tuntutan (statement) ke pengadilan secara mandiri. Dalam kasus pertama, semuanya cukup sederhana, Anda perlu membayar untuk pekerjaan seorang spesialis dan mendapatkan layanan hukum dalam bentuk tuntutan tertulis. Kasus kedua lebih sulit.

Menulis pernyataan klaim ke pengadilan akan membutuhkan dari Anda tidak hanya pengetahuan tentang ketentuan hukum, tetapi juga pengetahuan tentang undang-undang saat ini. Jika Anda tidak memilikinya, maka Anda memerlukan sampel, templat, formulir standar yang tersedia di situs web kami.

Cara menggunakan sampel dengan benar

Harus diingat bahwa sampel pernyataan klaim Ada konten yang berbeda. Beberapa dapat dibuat dalam bentuk template (bentuk standar), yang lain dalam bentuk pernyataan klaim yang nyata. Templat pernyataan klaim, sebagai suatu peraturan, tidak berisi deskripsi terperinci tentang keadaan yang dibawa ke pengadilan. Penyusun aplikasi diundang untuk memasukkan keadaan ini ke dalam isi pernyataan klaim secara mandiri. Namun, hal ini tidak mudah dilakukan tanpa persiapan yang matang. Jika Anda tidak dapat membuat pernyataan klaim dengan benar berdasarkan template, maka Anda mencari contoh pernyataan klaim dengan konten yang sudah jadi. Sampel yang tersedia di situs relevan untuk pemula dan profesional. Sampel dikompilasi dengan mempertimbangkan undang-undang saat ini. Beberapa sampel dapat digunakan tanpa pengeditan yang signifikan. Dalam konten sampel seperti itu, Anda hanya perlu memasukkan keadaan spesifik Anda dan menandatanganinya. Harus diingat bahwa dokumen yang dieksekusi secara tidak benar akan dibiarkan tanpa pertimbangan, yang berarti bahwa hanya pendekatan yang bijaksana untuk mengisinya yang akan menjamin bahwa aplikasi Anda tidak akan diabaikan.

Aturan pengunduhan informasi

Internet memungkinkan tidak hanya untuk menonton berbagai informasi, tetapi juga untuk "mengambil" untuk diri sendiri. kamu dapat menemukan bahan yang tepat dan kemudian unduh ke disk komputer Anda. Dalam hal ini, informasi tersebut telah menjadi milik Anda. Ini bermanfaat, karena Anda dapat membukanya kapan saja tanpa Internet, memindahkannya ke USB flash drive atau ke disk. Bahkan dimungkinkan untuk mentransfernya melalui email atau skype. Jika informasi ini dihapus dari Internet, maka informasi tersebut akan tetap terbuka dalam bentuk "tidak berubah" Anda. Tindakan "mengambil" seperti itu dari jaringan biasanya disebut sebagai mengunduh. Kami mengingatkan Anda bahwa Anda dapat mengunduh data teks dan video, musik, foto, dan program komputer. Masalah dengan mengunduh mungkin ada varian atau bahkan beberapa opsi unduhan untuk mengunduh setiap jenis data. Kami "mengunduh" teks dengan satu cara, video atau musik dengan cara lain, foto dengan cara ketiga, dll. Sayangnya, tidak ada seorang pun instruksi universal dalam setiap kasus itu adalah miliknya sendiri.

Anda dapat mengunduh sampel dalam format: TXT, DOC, DOCX, WORD

Anda dapat memesan sampel yang dipilih dalam format: TXT, DOC, DOCX, WORD dari arsip situs.Periksa .

Keberhasilan dalam bisnis sangat tergantung pada organisasi yang tepat. Baik manajer dan pekerja biasa harus dokumen. Apa saja fitur-fiturnya, jenis apa yang ada, dan dokumen peraturan apa yang harus dipertimbangkan saat mengatur alur kerja?

Apa itu pekerjaan kantor?

Setiap organisasi, terlepas dari bentuk kepemilikan dan karakteristiknya, menciptakan berbagai makalah dalam kegiatannya. Ini bisa berupa perintah, surat, dan protokol. Semuanya berkaitan dengan dokumentasi organisasi dan administrasi.

Pekerjaan kantor adalah kegiatan membuat dokumen organisasi, dilakukan sesuai dengan aturan tertentu dan persyaratan. Paling sering, perusahaan mengalokasikan karyawan khusus yang dipekerjakan hanya di bidang ini. PADA perusahaan kecil fungsi sekretaris dapat ditugaskan ke hampir semua karyawan.

Jika Anda memahami esensi terminologi (apa itu pekerjaan kantor), maka asal kata akan menjadi jelas. Ini, pertama-tama, fiksasi pada pembawa materi informasi resmi. Selama proses ini, itu dibuat yang kemudian memulai tindakan tertentu.

Istilah "pekerjaan kantor" itu sendiri muncul cukup lama, tetapi baru pada pertengahan abad terakhir istilah itu muncul secara resmi, diabadikan dalam dokumen normatif di tingkat negara bagian.

Pekerjaan kantor dan manajemen dokumen - apa itu?

Organisasi tidak dapat berdiri sendiri terlepas dari hukum. Selalu ada pekerjaan kantor dan aliran dokumen di dalamnya. Apa itu, apa saja fitur transisi kertas, bagaimana cara menggambarnya dengan benar? Masalah-masalah ini diselesaikan oleh spesialis: sekretaris, arsiparis, karyawan departemen personalia.

Pekerjaan kantor melibatkan memperbaiki informasi pada pembawa material, membuat kertas atau tindakan elektronik. Atas dasar itu, aliran dokumen organisasi dibangun - pergerakan pesanan atau surat, mulai dari pembuatannya dan diakhiri dengan eksekusi dan pengiriman ke arsip atau pemusnahan.

Tergantung pada tempat pembuatan makalah bisnis dalam kaitannya dengan karyawan dan manajemen organisasi, aliran dokumen dibagi menjadi eksternal dan internal. Jalur lebih lanjut dari pesanan, pesanan, surat akan tergantung pada sumbernya.

Alur dokumen internal organisasi melibatkan langkah-langkah berikut:

Tahapan alur kerja eksternal umumnya serupa, tetapi ada beberapa perbedaan:

Dokumen datang ke perusahaan dari luar. Ini bisa berupa dokumen organisasi yang lebih tinggi dan lebih rendah, cabang, peraturan dari pihak berwenang otoritas resmi, perintah pengadilan, surat warga.
Semua surat bisnis yang diterima oleh organisasi harus melalui prosedur pendaftaran. Dia menegaskan bahwa mereka berada di bawah kendali.
Langkah selanjutnya adalah bekerja dengan dokumen, pengenalan atau eksekusi instruksi.
Jika perlu, tanggapan resmi dikeluarkan.
Tahap terakhir adalah pendaftaran untuk penyimpanan jangka panjang atau arsip, dan kemungkinan pemusnahan.

Selain itu, dalam kaitannya dengan manajemen organisasi, jenis aliran dokumen berikut dibedakan:

Semua tahapan perpindahan dokumen perlu dicatat dalam jurnal khusus. Mereka dapat dilakukan dengan beberapa cara:

perpindahan dokumen;
kartu dokumen;
manajemen dokumen elektronik paling umum di sebagian besar organisasi.

Fitur pekerjaan kantor peradilan

Banyak yang bertanya-tanya apa itu dan apa bedanya dengan yang umum. Kasus pengadilan adalah paket dokumen dan bukti material yang sedikit berbeda. Penyimpanan dan pergerakannya yang tepat memastikan transparansi kerja sistem penegakan hukum. Proses pengadilan, tidak seperti proses organisasi, tidak bisa bersifat sukarela. Hal ini dilakukan oleh orang yang berwenang dan dikontrol secara ketat. Baginya, semua tahapan ditentukan secara normatif dan ketat, hingga kehancuran.

Fungsi sekretaris

Sebagian besar karyawan perusahaan memiliki gagasan yang sangat kabur tentang apa itu pekerjaan kantor dan manajemen dokumen. Bagi seorang sekretaris, ini adalah kegiatan profesional.

Sekretariat perusahaan melakukan fungsi utama sesuai dengan bentuk dan karakteristik pekerjaan, organisasi layanan administrasi perusahaan dibagi menjadi beberapa jenis berikut:

Terpusat - semua sekretaris berada di departemen yang sama dan melapor kepada kepala juru tulis atau sekretaris senior.
Terdesentralisasi - sekretaris dan karyawan yang melakukan tugasnya tersebar di seluruh departemen organisasi dan melapor ke bos yang berbeda.
Campuran - paling umum di organisasi besar.

Fitur aliran dokumen di perusahaan akan secara langsung tergantung pada bentuk sekretariat yang diadopsi.

Instruksi kerja kantor

Terlepas dari ukuran dan bentuk kepemilikan, setiap organisasi harus memiliki peraturan yang mengatur pergerakan dokumen. Apa itu dan bagaimana membuatnya? Pertanyaan ini tidak hanya mengkhawatirkan sekretaris, tetapi juga manajer.

Instruksi kerja kantor adalah tindakan pengaturan internal suatu organisasi, yang disetujui oleh perintah atau perintah manajemen, dengan durasi yang tidak terbatas. Ini merinci semua tahapan pengesahan dokumen, memberikan daftar posisi yang tanda tangannya dapat mengesahkan keaslian kertas resmi, memberikan contoh desain, formulir, dan formulir.

Pencatatan

Dalam organisasi kecil dengan tingkat aliran dokumen yang rendah (kurang dari 200 per tahun), pertanyaan tentang apa yang menyimpan catatan tidak diangkat. Semuanya diputuskan oleh karyawan itu sendiri atau bahkan manajer.

Jika tugas pencatatan tidak langsung untuk karyawan dan tidak disebutkan dalam kontrak kerjanya, maka keputusan harus dikeluarkan tentang penugasan fungsi-fungsi ini. Dokumen ini harus merinci tugas, tanggung jawab, dan kompensasi tambahan.

Fitur pekerjaan kantor personalia

Jika setidaknya satu karyawan bekerja di suatu organisasi, maka mereka pasti akan menciptakan dokumen tenaga kerja. Pertanyaan tentang apa itu pekerjaan kantor personalia sangat relevan untuk perusahaan dengan sejumlah kecil karyawan.

Pengelolaan arsip kepegawaian adalah penyediaan perpindahan dokumen tertentu yang berkaitan dengan aktivitas tenaga kerja karyawan perusahaan. Biasanya tugas ini dilakukan oleh karyawan unit khusus - departemen personalia. Fungsinya termasuk menerima, memproses, dan menyimpan dokumentasi personel. Termasuk pengolahan data pribadi yang bersifat rahasia.

Alur kerja personel biasanya disimpan secara terpisah dari yang umum sesuai dengan aturan kerahasiaan dan fitur penyimpanan.

Pengoptimalan alur kerja kantor

Terlepas dari perkembangan pesat teknologi digital, banyak organisasi merasa sulit untuk mengoptimalkan aliran dokumen. Mereka terus melakukan korespondensi kertas dengan cara lama dan membuat jurnal pendaftaran biasa.

Hal ini disebabkan oleh dua faktor:

resistensi terhadap inovasi karyawan perusahaan;
kurangnya keuangan.

Manajer harus ingat bahwa optimalisasi alur kerja dengan investasi yang cukup besar memberikan efek ekonomi yang nyata.

Tindakan adalah dokumen yang mengkonfirmasi fakta atau peristiwa tertentu. Tindakan berikut dapat dibuat sehubungan dengan karyawan: pada penolakan untuk memberikan penjelasan tentang pelanggaran kewajiban tenaga kerja, pada penolakan untuk berkenalan dengan pesanan, pada penolakan untuk berkenalan dengan pemberitahuan, untuk menetapkan fakta mabuk dan tindakan lainnya.

Majalah - dokumen personel yang menunjukkan semua detail dan informasi tentang dokumen yang diterbitkan dalam organisasi (misalnya, log pendaftaran pemberitahuan, log pendaftaran pengiriman, dan log lainnya).

Pernyataan, perintah, dan pemberitahuan

Sebuah aplikasi adalah banding dari seorang karyawan ke majikan atau organisasi. Biasanya, pernyataan berisi permintaan atau proposal dari karyawan untuk mengambil beberapa tindakan. Seorang karyawan dapat membuat aplikasi berikut: untuk pekerjaan, untuk pemecatan kemauan sendiri tentang pemberian cuti.

Pesanan juga merupakan dokumen umum dari layanan personalia. Urutannya adalah tindakan hukum diterbitkan oleh pimpinan organisasi. Pesanan dibagi menjadi dua kelompok: berdasarkan aktivitas utama dan berdasarkan personel. Perintah untuk kegiatan inti meliputi: perintah untuk menerbitkan dan mengubah peraturan lokal (peraturan, kontrak), menyetujui jadwal liburan, menyetujui dan mengubah tabel kepegawaian. Perintah kepegawaian meliputi perintah penerimaan, pemindahan, pemberhentian pegawai, untuk pemberian berbagai macam liburan, tentang mengirim perjalanan bisnis, tentang dorongan.

Pemberitahuan adalah contoh dokumen kepegawaian yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu. Sebagai aturan, dalam pekerjaan kantor personalia pemberitahuan berisi informasi tentang perubahan kondisi yang ditentukan oleh para pihak dalam kontrak kerja (misalnya, pemberitahuan pemutusan kontrak kerja, pemberitahuan pemindahan ke lokasi lain, pemberitahuan pengurangan pekerjaan, dll.).

Kontrak sebagai jenis utama dokumen personalia

Dalam manajemen catatan personalia, dokumen seperti kontrak kerja dan perjanjian kewajiban digunakan.

Dokumen utama yang mendefinisikan hubungan kerja antara pekerja dan majikan adalah kontrak kerja. Menurut Seni. 56 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, kontrak kerja adalah perjanjian antara majikan dan karyawan, di mana majikan berjanji untuk menyediakan pekerjaan kepada karyawan, memastikan kondisi kerja sesuai dengan hukum dan peraturan lainnya, dalam tepat waktu dan dalam ukuran penuh membayar upah. Karyawan berjanji untuk secara pribadi melakukan fungsi tenaga kerja tertentu, untuk mematuhi aturan peraturan perburuhan internal.

Bentuk lain dari dokumen kepegawaian: daftar

Instruksi pekerjaan. Uraian Tugas- ini adalah tindakan lokal yang dikeluarkan untuk menentukan tempat karyawan dalam struktur organisasi, tugas, hak, dan tanggung jawabnya dalam pelaksanaan kegiatan perburuhan.

Dokumen kepegawaian lainnya. Dokumen tambahan termasuk laporan muka, jadwal liburan (T-7), memorandum, catatan - perhitungan (form T-60 dan T-61), kartu pribadi (form T-2), catatan penjelasan, kepegawaian ( formulir T -3) dan dokumen lainnya.

Dengan layanan online kami, Anda dapat mengisi formulir dokumen kepegawaian dan unduh sampel siap dalam format Word atau PDF.

Dokumen resmi yang dibuat oleh hukum atau individu, harus dibuat dan disahkan dengan cara yang ditentukan.

Saat menyusun dokumen organisasi dan administrasi, biasanya menggunakan formulir yang sudah jadi.

Bentuk dokumen, menurut definisi GOST R 51141-98, adalah "satu set detail yang mengidentifikasi penulis dokumen tertulis resmi." GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi. M., 1998.-S. 2, butir 44.

Formulir dokumen dapat dicetak di percetakan, dan ketika menggunakan PC, formulir dapat dimasukkan ke dalam memori mesin dan secara otomatis dikeluarkan ketika dokumen dicetak. Apa pun cara formulir itu dibuat, perlu mempertimbangkan persyaratan tertentu yang ditetapkan oleh GOST R 6.30-97 untuk jenis formulir, desain, akuntansi, dan penyimpanannya, termasuk formulir dengan gambar Lambang Negara. Federasi Rusia, lambang subjek Federasi Rusia.

Formulir harus dibuat di atas kertas putih atau kertas berwarna terang dengan kualitas yang sesuai.

Saat merancang formulir dokumen, dimensi zona untuk lokasi detail yang digunakan pada formulir harus sesuai dengan yang diberikan pada kunci sampel.

Pada formulir, sesuai dengan dimensi dan aturan yang ditetapkan untuk desain detail, detail permanen diterapkan, lokasi beberapa detail variabel, yang harus berada di bagian atas (tajuk) formulir, ditandai dalam bentuk sudut atau garis. Juga, sudut menandai bidang dokumen dan lokasi detail yang diterapkan di bagian bawah formulir.

Bentuk dokumen dapat diproduksi dalam format A4 dan A5, dengan opsi sudut dan longitudinal untuk lokasi detail. Saat menyiapkan formulir dengan cara tipografi atau dengan bantuan teknologi komputer, detailnya selalu dibuat secara terpusat, saat dibuat menggunakan mesin tik - dengan cara bendera.

Untuk organisasi, unit struktural, pejabat, jenis formulir berikut ditetapkan: formulir umum; kop; membentuk tipe tertentu dokumen.

Formulir umum digunakan untuk menyiapkan semua jenis dokumen, kecuali surat.

Pada formulir umum, tergantung pada dokumen konstituen organisasi, rincian permanen berikut dapat diterapkan:

01 - Lambang Negara Federasi Rusia;

02 - lambang subjek Federasi Rusia;

03 - lambang organisasi atau merek dagang (merek layanan);

04 - kode organisasi;

06 - nama organisasi; 12 - tempat menyusun dokumen.

Untuk detail variabel, tanda restriktif dalam bentuk garis diterapkan ke bentuk umum - untuk detailnya:

09 - tanggal dokumen;

10 - nomor registrasi dokumen (untuk persyaratan ini, tanda "Tidak." juga dicetak sebelumnya).

Dalam bentuk sudut, lokasi detail berikut dibedakan:

14 - penerima (awal dan akhir atribut, yang secara bersamaan menunjukkan batas bidang kanan);

17 - judul teks dokumen;

18 - tanda kontrol;

28 - tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi;

29 - pengidentifikasi salinan elektronik dokumen.

Di antara persyaratan 04 "Kode organisasi" dan persyaratan 09 "Tanggal dokumen" dan 10 "Nomor pendaftaran dokumen" tinggalkan tempat untuk melamar (pencetakan) persyaratan 08 "Nama jenis dokumen".

Ketika nama jenis dokumen dimasukkan ke dalam formulir umum, misalnya, "pesanan", "tindakan", "protokol", formulir ini menjadi bentuk jenis dokumen tertentu - formulir pemesanan, formulir tindakan, formulir protokol, dll. Jadi, formulir jenis tertentu Dokumen sebenarnya adalah jenis formulir umum, karena formulir umum tanpa menggunakan nama jenis dokumen tidak digunakan sama sekali ketika menyusun organisasi dan administrasi dokumen.

Persyaratan 05 “Kode Formulir Dokumen” dicetak pada formulir saat menerbitkan jenis dokumen tertentu, karena setiap jenis (varietas) dokumen memiliki kodenya sendiri bentuk terpadu menurut OKUD.

Contoh formulir umum dan formulir jenis dokumen khusus diberikan dalam Lampiran. 2-6.

Bentuk surat yang digunakan saat menyusun hanya satu jenis dokumen - surat dinas, sehingga tidak perlu mencantumkan nama jenis dokumen di dalamnya. Di kop surat, sebagai pengganti persyaratan 10 "Nama jenis dokumen", persyaratan 07 "Data referensi tentang organisasi" ditempatkan, dan sebagai pengganti persyaratan 12 "Tempat pembuatan dokumen", persyaratan 11 "Rujukan ke nomor pendaftaran dan tanggal dokumen” ditempatkan, yang sangat diperlukan untuk korespondensi.

Pada syarat 07 "Data referensi organisasi" harus ada informasi tentang tempat kompilasi, oleh karena itu tidak perlu menggunakan syarat 12 "Tempat dokumen".

Dengan demikian, bentuk surat berbeda dengan bentuk umumnya hanya dalam dua detail. Semua detail lainnya, yang tandanya dalam bentuk sudut ditandai pada formulir umum, juga digunakan pada kop surat dan dibuat menurut aturan yang sama. Kop surat disertakan dalam lampiran. 7-10.

Bentuk unit struktural organisasi atau pejabat dirancang jika kepala unit atau pejabat berhak menandatangani. Nama unit struktural atau nama jabatan dicantumkan pada formulir setelah syarat 06 "Nama organisasi".

Contoh Formulir pejabat diberikan dalam lampiran. 11, 12.

Bentuk organisasi dengan reproduksi Lambang Negara Federasi Rusia dan lambang entitas konstituen Federasi Rusia (formulir stempel) adalah produk percetakan untuk dipertanggungjawabkan.

Formulir bermaterai hanya dibuat oleh perusahaan percetakan dan pengukiran prangko yang memiliki izin untuk jenis kegiatan yang relevan dan sertifikat ketersediaan kemampuan teknis dan teknologi untuk pengerjaan berkualitas jenis produk yang ditentukan.

Untuk membuat kop surat atau formulir lainnya di percetakan, perlu membuat tata letak formulir dengan skala 1: 1, di mana detail permanen harus diterapkan, tanda yang diperlukan untuk detail variabel, dan dimensi area untuk lokasi detail ditunjukkan. Penting untuk menentukan jenis dan warna kertas, memilih font yang diperlukan, menunjukkan sirkulasi, menyetujui tenggat waktu dan biaya produksi. Tata letak formulir harus memuat indikasi bahwa pimpinan organisasi mengizinkan tata letak ini untuk dicetak (biasanya tertulis kata “Saya izinkan”). Juga pada tata letak harus ada tanda tangan kepala dan stempel organisasi.

Kop surat organisasi harus memiliki nomor seri, yang ditempel dengan cara tipografi atau dengan nomor. Kadang-kadang serangkaian angka-angka ini ditempelkan pada formulir yang dicap. Setiap jenis prangko dicatat dalam jurnal terpisah (atau formulir pendaftaran dan akuntansi lainnya), dan formulir itu sendiri disimpan dalam lemari yang terkunci dan tertutup rapat. Pemusnahan mereka dilakukan dengan cara yang ditentukan, menurut tindakan dengan tanda dalam formulir pendaftaran.

Organisasi produksi, penyimpanan, akuntansi, penerbitan, pemeriksaan ketersediaan formulir yang dicap (serta sederhana) dalam organisasi ditugaskan ke unit yang bertanggung jawab untuk pekerjaan kantor. Dalam instruksi kerja kantor organisasi mana pun harus ada bagian yang menjelaskan prosedur pembuatan dan penggunaan formulir organisasi.

Persyaratan umum untuk pembuatan dan penyimpanan formulir dengan reproduksi Lambang Negara Federasi Rusia, lambang entitas konstituen federasi diberikan dalam bagian. 5 GOST R 6.30-97 “Sistem dokumentasi terpadu. sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen.

pertanyaan tes

1. Apa bentuk dokumen menurut definisi GOST R51141-98?

2. Metode apa yang dapat digunakan untuk menghasilkan dokumen kosong?

3. Apa dasar untuk merancang formulir dokumen?

4. Berapa banyak jenis formulir yang ditetapkan oleh GOST R 6.30-97?

5. Untuk jenis dokumen apa formulir yang umum digunakan?

6. Rincian permanen apa yang dapat diterapkan pada setiap jenis formulir?

7. Dengan cara apa tempat untuk detail variabel dapat ditandai pada formulir?

8. Bagaimana bentuk umum berbeda dari kop surat?

9. Apa saja persyaratan untuk pembuatan formulir dengan gambar Lambang Negara Federasi Rusia atau lambang subjek Federasi Rusia?

10. Apa yang harus diserahkan ke percetakan untuk pembuatan formulir?

"Siapa dalam berapa banyak" - pendekatan dalam desain formulir ini digunakan oleh banyak juru tulis dan sekretaris Rusia. Pada saat yang sama, mereka benar-benar lupa bahwa bentuk adalah wajah perusahaan. Reputasi perusahaan tergantung pada seberapa hati-hati Anda memperlakukan ciptaannya. Pelajari cara menulis formulir resmi.

Formulir dokumen berisi serangkaian detail yang mengidentifikasi penulis dokumen tertulis resmi. Ini hanya berisi informasi permanen tentang organisasi - penulis dokumen, yang mencirikannya sebagai pembuat dokumen tertulis resmi.

Mengapa kami menggunakan formulir? Dokumen kosong adalah selembar kertas dengan ukuran standar, di mana berbagai sarana teknis rincian yang disediakan. Ini memberikan informasi karakter resmi dan mempercepat proses pembuatan dokumen.

Dokumen yang dibuat di atas kop surat sesuai dengan standar negara memiliki kualitas yang tinggi penampilan, mudah dipahami, mudah digunakan, disimpan, ditransfer dengan segala cara komunikasi dan melakukan fungsi utamanya - pelestarian informasi. Selain itu, penggunaan formulir mengurangi biaya tenaga kerja untuk persiapannya.

Kapan Menggunakan Formulir

Pertama-tama, Anda harus ingat bahwa hanya halaman pertama dokumen yang dibuat pada formulir, dan halaman berikutnya dibuat pada lembar kertas standar. Jika dokumen akan dikirim ke beberapa alamat, maka pada formulir lembar pertama layanan administrasi dari setiap salinan dokumen dibuat, yang dimaksudkan untuk dikirim dari organisasi.

Dokumen organisasi dan administrasi: surat, sertifikat, protokol, perintah, instruksi, peraturan, instruksi, dll. harus dibuat pada bentuk dokumen.

Informasi dan dokumen referensi: memo, catatan kantor, proposal, pengajuan, pernyataan, dll., yang bersifat internal dan tidak dikirim ke organisasi lain, dibuat di lembar standar kertas dengan semua detail yang diperlukan.

Untuk jenis dokumen ini, Anda dapat mengembangkan bentuk elektronik formulir dan simpan ke komputer Anda. Ini akan menyatukan informasi internal dan dokumen referensi dan mengurangi waktu pembuatannya. Beberapa dokumen organisasi dan hukum(piagam, nota asosiasi) dibuat pada lembar standar kertas A4 dengan semua detail yang diperlukan.

Konsep formulir sepenuhnya hanya berlaku untuk dokumen kertas, namun, ketika mengotomatisasi pekerjaan kantor, dipraktikkan untuk membuat formulir elektronik, berisi gambar elektronik formulir, penggunaan atau pengisiannya memungkinkan Anda membuat dokumen lengkap yang sesuai dengan aturan modern dan formulir kertas yang valid.

Mempersiapkan tata letak formulir adalah fungsi dari layanan administrasi. Tanggung jawabnya juga termasuk menyediakan formulir untuk unit struktural, memantau penggunaan formulir yang benar, membuat perubahan tepat waktu (jika ada yang terjadi dalam organisasi).

Cara mengisi detail formulir

Lokasi detail pada formulir bisa memanjang dan bersudut.

Pada susunan memanjang detail ditempatkan di sepanjang margin atas lembaran dan disejajarkan baik lebarnya atau di tengahnya.

Pada lokasi pojok Detailnya ada di sebelah kiri sudut atas lembar dan disejajarkan baik ke margin kiri atau ke tengah area yang ditentukan.

Setiap organisasi memiliki hak untuk memilih penempatan detail saat mengembangkan formulir. Komposisi detail formulir tidak tergantung pada varian lokasinya dan tetap tidak berubah.

Lambang organisasi (gambar grafis simbolik) harus diabadikan dalam dokumen konstituen organisasi. PADA Kode sipil RF bagian 4 memberikan definisi berikut: “Lambang adalah sarana identifikasi visual organisasi. Ini dapat terdiri dari sebutan verbal, figuratif, tiga dimensi dan lainnya atau kombinasinya dalam warna atau kombinasi warna favorit Anda.

Sebagai lambang, dapat digunakan merek dagang (service mark) atau sebutan komersial, yang ditempatkan pada kop surat sesuai dengan dokumen pendirian organisasi. Merek dagang atau penunjukan komersial harus didaftarkan. Dalam hal ini, hak untuk menggunakannya dilindungi oleh undang-undang, termasuk pada formulir resmi.

Lambang organisasi ditempatkan pada formulir baik di bidang atas di atas nama organisasi atau di bidang kiri setingkat dengan nama organisasi - penulis dokumen.

Penting untuk diingat bahwa TIDAK DIPERBOLEHKAN:

mengganti nama organisasi dengan lambangnya pada kop surat;
menempatkan pada formulir gambar lambang dan lambang pada waktu yang sama.

Nama organisasi - penulis dokumen dicetak pertama secara penuh, dan di bawah - dalam bentuk singkatan, tetapi sesuai dengan dokumen konstituen yang menjadi dasar organisasi ini dibentuk dan beroperasi. Nama singkatan diapit dalam tanda kurung.

Kode organisasi ditempel sesuai dengan Klasifikasi Publik Asosiasi dan Perusahaan Industri (OKPO). Kode OKPO adalah elemen dari identifikasi elektronik organisasi.

Kode jenis dokumen dimasukkan dalam formulir sesuai dengan Pengklasifikasi Publik Dokumentasi Manajemen (OKUD). Kode OKUD adalah elemen identifikasi dokumen elektronik.

Atribut nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN) badan hukum ditempatkan pada formulir sesuai dengan dokumen yang diterbitkan oleh otoritas pajak.

Nomor Pokok Wajib Pajak/kode alasan pendaftaran (NPWP/KPP) dibubuhkan pada formulir juga sesuai dengan dokumen yang diterima dari otoritas pajak.

Setiap organisasi, berdasarkan standar negara, melakukan pekerjaan dengan dokumen, dengan mempertimbangkan kekhususan kegiatannya, teknologi dokumentasi, dan kondisi kerja aparatur administrasi. Ini aturan internal dokumen dilakukan melalui penerbitan peraturan daerah (peraturan, aturan, instruksi). Namun, persyaratan organisasi untuk pelaksanaan dokumen tidak boleh bertentangan dengan yang ditetapkan standar negara Persyaratan.

Aturan dasar untuk pembuatan formulir

Saat mengembangkan formulir dokumen dan produksi lebih lanjut, harus diingat bahwa persyaratan dasar untuk formulir dokumen ditetapkan oleh GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen.

Setiap organisasi menerima metode pembuatan formulir secara mandiri, yaitu formulir dapat dicetak dengan cara tipografi, melalui pencetakan operasional atau teknologi komputer secara langsung selama pembuatan dokumen. Pengecualian adalah formulir dengan reproduksi Lambang Negara Federasi Rusia, yang hanya boleh dibuat oleh perusahaan percetakan dan pengukiran prangko yang memiliki sertifikat kemampuan teknis dan teknologi untuk pembuatan jenis produk ini pada tingkat kualitas yang tepat.

Cara paling umum untuk membuat formulir adalah tipografi, tetapi formulir dapat dibuat menggunakan alat cetak online atau direproduksi menggunakan komputer. Templat formulir di mana teks dokumen dicetak harus disimpan dalam memori komputer. Untuk pembuatan formulir, dua ukuran kertas terutama digunakan: A4 (210 x 297 mm) dan A5 (210 x 148 mm). Setiap lembar dokumen, yang dibuat pada kop surat dan pada selembar kertas standar, harus memiliki margin minimal 20 mm - kiri, 10 - kanan, 20 - atas, 20 - bawah.

Bagaimana cara menulis surat?

Rincian berikut (informasi tentang organisasi) dapat ditempatkan pada kop surat:

data referensi tentang organisasi (alamat pos, telepon / faks, alamat Surel);
kode organisasi untuk Pengklasifikasi All-Rusia lembaga, organisasi dan perusahaan (OKPO);
nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN);
nomor pokok wajib pajak/kode alasan pendaftaran (NPWP/KPP);
kode formulir dokumen (OKUD);
tanda untuk nomor pendaftaran dan tanggal dokumen;
tanda untuk referensi nomor dan tanggal dokumen.

Unduh

Perlu diperhatikan bahwa nama jenis dokumen tidak ditulis pada kop surat, yaitu. kata "Surat" atau "Surat Bisnis".

Ada tanda pada formulir untuk membubuhkan dua nomor dan dua tanggal: satu tanda berisi tanggal dan nomor pendaftaran dokumen (surat), dan yang lainnya memberikan tautan ke tanggal dan nomor dokumen yang diterima (masuk).

Jenis bentuk dan fitur desainnya

Ada beberapa jenis formulir, yang masing-masing memiliki aturan pendaftarannya sendiri.

Unduh
Unduh
Unduh
Unduh

Formulir umum digunakan untuk pendaftaran dokumen internal organisasi. Pada formulir seperti itu tidak ada nama jenis dokumen, dan itu kosong untuk banyak jenis dokumen. Bentuk umum organisasi dapat berisi rincian berikut:

logo atau merek dagang perusahaan (merek layanan);
nama organisasi (penulis dokumen);
tanda untuk mencantumkan tanggal dan nomor surat;
tempat penyusunan atau pembuatan dokumen (titik geografis).

Bentuk jenis dokumen berbeda dari bentuk umum dalam nama jenis dokumen ditambahkan (order, instruksi, protokol, tindakan, dll). Disarankan untuk membuat bentuk jenis dokumen dalam suatu organisasi ketika: dalam jumlah besar jenis yang berbeda dokumen.

Bentuk dalam dua bahasa

Formulir dalam dua bahasa digunakan dalam organisasi entitas konstituen Federasi Rusia. Rincian formulir, bersama dengan bahasa Rusia, juga dicetak dalam bahasa nasional. Nama organisasi di bahasa negara subjek Federasi Rusia terletak di bawah atau di sebelah kanan nama dalam bahasa Rusia.

Nama organisasi di bahasa asing ditempatkan pada formulir, jika diabadikan dalam piagam atau peraturan organisasi. Dalam hal ini, ditempatkan di bawah nama dalam bahasa Rusia. Jika organisasi berkorespondensi dengan koresponden asing, maka dalam hal ini formulir dibuat dalam dua bahasa. Semua detail diulang dalam dua bahasa, tanpa mengubah nama organisasi, bentuk organisasi dan hukumnya, alamat, dan data referensi.

Dalam organisasi besar, selain kop surat, organisasi membuat kop surat untuk divisi struktural. Bentuk seperti itu hanya berbeda karena berisi nama unit struktural di bawah nama organisasi - penulis dokumen. Suatu unit struktur dapat memiliki kop surat dan bentuk jenis dokumen yang sering digunakan pada unit struktur ini (urutan kepala unit struktur, berita acara, dll).

Bentuk pejabat dibuat untuk kepala organisasi, divisi struktural besar yang memiliki hak untuk menandatangani dokumen. Nama jabatan kepala organisasi diletakkan di bawah nama organisasi - penulis dokumen. Pada kop surat kepala sub bagian struktural, nama jabatan ditempatkan bersama-sama dengan nama sub bagian struktural.