Bentuk terpadu t 12 bentuk. Mengisi lembar waktu: dokumen penting untuk penggajian

Pelacakan waktu adalah tugas yang sangat penting. Karyawan tidak ingin kehilangan uang hasil jerih payahnya, dan organisasi, pada gilirannya, tidak berusaha untuk membayar ketidakhadiran.

Untuk menghindari kesalahpahaman seperti itu, tepat waktu dan manajemen yang tepat dokumentasi pelaporan akuntansi waktu kerja.

Untuk apa?

Lembar waktunya adalah dokumen yang ditetapkan, yang memuat informasi tentang ketaatan jam kerja oleh masing-masing karyawan. Dengan kata lain, ini adalah tabel di mana data masuk tentang penampilan atau ketidakhadiran masing-masing karyawan organisasi.

Berdasarkan dokumen ini, upah dan bonus dihitung atau denda dikenakan untuk keterlambatan, ketidakhadiran dan penyimpangan lain dari jadwal kerja.

Lembar waktu tersebut harus ada dalam satu salinan dan disimpan oleh karyawan yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Paling sering, pekerjaan ini dipercayakan kepada departemen personalia dan akuntansi, kadang-kadang kepada kepala departemen atau manajer senior. Penunjukan untuk posisi "timer", atau lebih tepatnya pengenaan tugas yang relevan, harus tercermin dalam kontrak kerja.

Pilihan Bentuk

Anda dapat melacak berapa hari dan jam seorang karyawan telah bekerja berbagai metode, tetapi Roskomstat menyiapkan formulir khusus. Mereka sederhana dan jelas untuk digunakan, dengan bantuan mereka Anda dapat secara visual melacak "kehadiran" yang berfungsi dan selanjutnya secara efektif menggunakan data yang diperoleh.

Untuk organisasi anggaran Bentuk khusus dari lembar waktu No. 0504421 diperkenalkan.

Untuk semua organisasi dan perusahaan lain, formulir T-12 dan T-13 disetujui. Yang terakhir berbeda satu sama lain karena T-13 digunakan di mana penampilan dan ketidakhadiran dikendalikan bukan oleh orang, tetapi dengan bantuan sistem otomatis(pintu putar). Saya datang untuk bekerja, check in di pos pemeriksaan dengan kartu pas, dan melanjutkan. Dengan cara ini, mudah untuk mengontrol keterlambatan, ketidakhadiran, dan penyimpangan lain dari jadwal kerja.

Formulir dalam formulir T-13 paling sering diisi secara otomatis, atau dengan penggunaan sebagian sarana teknis.

Lembar waktu dalam formulir T-12 juga diisi untuk tujuan menghitung upah, sehingga lebih mudah untuk mempercayakan pemeliharaan jadwal seperti itu kepada seorang akuntan.

Bagaimana cara mengisi?

Paling aspek penting menyimpan lembar waktu:

tabel ada dalam satu contoh;
diisi setiap hari berdasarkan dokumen resmi (cuti sakit, perintah, instruksi, dll.);
dilarang untuk menghapus kolom dan bidang apa pun dari tabel yang diterima secara umum.

Namun, Anda masih dapat mengubah tabel. Terkadang ada situasi saat Anda perlu menambahkan bidang tambahan ke formulir yang sudah ada. Misalnya, untuk memperhitungkan jam kerja tertentu untuk shift non-standar. Dalam hal ini, perubahan dimungkinkan, tetapi hanya setelah menandatangani perintah kepala yang relevan.

Sebelum awal bulan laporan (2-3 hari sebelumnya) petugas yang bertanggung jawab membuka lembar kerja. Inilah saatnya untuk memutuskan metode pelaksanaan yang akan dipilih. Ini bisa berupa pendaftaran berkelanjutan - tanda kehadiran / ketidakhadiran harian, atau pengenalan penyimpangan eksklusif dari rezim - keterlambatan, shift malam, lembur, dll.

Contoh pengisian lembar waktu menggunakan contoh formulir T-12

Pertama-tama, tajuk dan tiga kolom pertama diisi. Informasi ini, sebagai suatu peraturan, tetap konstan - unit struktural, nama lengkap karyawan, nomor personel.

Di kolom 4 sampai 7, setiap hari, tanda dibuat pada penampilan, ketidakhadiran, hari libur dan hari sakit. Untuk ini, sebutan khusus untuk masing-masing alasan digunakan. Jadi, cuti sakitnya diberi kode B, hari kerja RV, dan liburan tahunan- PL. Dengan daftar lengkap sebutan dapat ditemukan dalam bentuk yang paling terpadu pada lembar pertama.

Penting untuk diingat bahwa setiap tanda dimasukkan ke dalam lembar waktu hanya berdasarkan dokumen apa pun. Ini mungkin cuti sakit, perintah internal, atau perintah lembur yang ditandatangani oleh karyawan yang dikenalnya.

Seringkali ada situasi ketika tidak sepenuhnya jelas kode apa yang harus dimasukkan. Misalnya, seorang karyawan sedang cuti berbayar, dia diberi kode OT. Tetapi pada saat itu dia memiliki kecerobohan untuk jatuh sakit dan tidak pergi bekerja pada tanggal yang ditentukan.

Jika karyawan tidak memperingatkan kami, maka disarankan untuk meletakkan kode HH (tidak hadir karena alasan yang tidak diketahui), dan setelah menerima cuti sakit, perbaiki penunjukan ini menjadi kode "B". Jika karyawan telah menemukan cara untuk melaporkan penyakitnya, Anda dapat langsung menandai kode "B".

Mungkin dalam situasi seperti itu, lebih baik menandai kode "НН" dan "Б" terlebih dahulu dengan pensil agar tidak merusak tampilan dokumen yang ada dalam satu salinan. Jika formulir dipertahankan dalam dalam format elektronik, maka tidak akan ada masalah seperti itu.

Sebagian dari ketidakhadiran dianggap dalam "hari", karena karyawan tidak bisa hanya cuti setengah hari, atau cuti sakit selama tiga jam. Dalam hal ini, kolom kosong dibiarkan di bawah penunjukan surat. Jika karyawan terlambat selama 30 menit, atau bekerja lembur 4 jam, maka waktu penyimpangan dari rezim kerja ditunjukkan di bawah penunjukan surat.

Kolom 5 dan 7 merangkum hasil antara dan akhir dari hari-hari bekerja, dan kolom 8 hingga 17 memberikan laporan lengkap untuk setiap karyawan - berapa banyak dia bekerja, berapa banyak dia istirahat, berapa banyak yang dia lewatkan dan mengapa. Dari nama header di atas setiap kolom, menjadi jelas data mana yang akan diringkas.

Fitur mempertahankan lembar waktu dalam organisasi anggaran

Formulir No. 0504421 juga digunakan untuk memantau kepatuhan terhadap rezim kerja, tetapi memiliki nama yang sedikit berbeda "Akuntansi penggunaan waktu kerja", yang mencerminkan kekhususan pekerjaan organisasi anggaran. Dalam rapor ini, Anda dapat menemukan sebutan seperti "libur sekolah", "penggantian dalam kelompok hari yang diperpanjang", "cuti belajar".

Prosedur untuk mempertahankan lembar waktu seperti itu tidak berbeda dengan formulir akuntansi terpadu T-12 dan T-13:

dilakukan dalam satu salinan;
buka 2-3 hari sebelum dimulainya periode penagihan;
digunakan tanpa mengubah bentuk standar.

Dua prosedur pendaftaran juga telah diadopsi - terus menerus (semua penampilan dan ketidakhadiran dicatat) dan dengan indikasi penyimpangan.

Tabel itu sendiri memiliki beberapa perbedaan. Di tajuk absen, selain nama organisasi, unit struktural, dan periode referensi, jenisnya harus ditunjukkan dengan nomor. Jika lembar waktu diserahkan "sebagaimana adanya" tanpa melakukan perubahan, maka disebut primer dan ditandai di kolom ini sebagai "0". Dengan setiap penyesuaian berikutnya, Anda harus menunjukkan nomor perubahan secara berurutan.

Empat kolom pertama segera diisi - ini adalah nama lengkap karyawan, nomor personel, dan posisi. Kolom berikut diisi seiring berjalannya waktu. Di bagian atas kolom, penyimpangan dari mode operasi dalam jam (jika ada) ditunjukkan, di bagian bawah, penunjukan surat alasan penyimpangan. Kolom 20 dan 37 meringkas total antara dan bulanan, masing-masing.

Tidak ada perhitungan tambahan dalam formulir ini. Pada akhir periode penagihan, dokumen ini ditransfer ke departemen akuntansi, di mana, atas dasar itu, akan dihitung upah untuk pegawai pemerintah.

Daftar sebutan yang digunakan dalam lembar waktu ini (formulir No. 0504421) dapat dilihat pada tabel:

Nama indikator	Kode
Akhir pekan dan tidak bekerja liburan	PADA
Bekerja di malam hari	H
Pemenuhan tugas publik	G
Hari libur reguler dan tambahan	HAI
Cacat sementara, cacat karena hamil dan melahirkan	B
Liburan ngurus anak	ATAU
Jam lembur	Dengan
ketidakhadiran	P
Absen karena alasan yang tidak dapat dijelaskan (sampai keadaan diklarifikasi)	HH
Absen dengan izin administrasi	TETAPI
Hari libur belajar	WU
Cuti tambahan pendidikan	OU
Pergantian dalam 1 - 3 kelas	ZN
Pergantian dalam kelompok hari yang diperpanjang	RFP
Pergantian di kelas 4 - 11	AP
Bekerja di akhir pekan dan hari libur tidak bekerja	Rp
Jam kerja sebenarnya	F
Perjalanan bisnis	Ke

Bagaimana liburan didefinisikan?

Kata liburan dalam bisnis personalia menyatukan banyak konsep. Dimulai dari dan diakhiri dengan SK. Banyak ibu muda tidak akan setuju, tetapi ini juga liburan, meskipun disediakan untuk merawat anak kecil.

Masing-masing liburan ini dicatat dengan caranya sendiri di lembar waktu dan perlu memberi perhatian khusus pada jenis liburan yang paling umum dan pendaftarannya.

Sesuai jadwal

Berdasarkan surat perintah liburan, yang juga harus memuat tanda tangan dari wisatawan itu sendiri, kode “OT” dibubuhkan pada lembar waktu jika ini adalah hari libur utama, atau kode “OD” jika tambahan.

Dengan biaya sendiri

Ada kalanya seorang karyawan perlu menerima beberapa hari libur di luar jadwal utama Anda. Alasannya mungkin berbeda, tetapi solusinya sama - pergi tanpa bayaran.

Undang-undang memberikan beberapa alasan untuk liburan seperti itu - pernikahan, kelahiran bayi, atau peristiwa yang lebih menyedihkan seperti kematian kerabat dekat. Dalam kasus ini, kode "OZ" harus ditempelkan.

Jika karyawan memiliki alasan yang berbeda, dan dia menerima cuti yang sama sesuai kesepakatan dengan manajer, maka kode "TO" digunakan. Dalam kedua kasus, tanda dibuat berdasarkan pesanan yang relevan yang ditandatangani oleh karyawan.

Pelatihan

Kombinasi bekerja dan belajar di zaman kita adalah norma daripada pengecualian, dan undang-undang dalam hal ini mendukung pekerja tersebut, memberikan jaminan untuk cuti belajar. Setelah menerima aplikasi yang relevan dari karyawan dan menerima pesanan yang ditandatangani oleh siswa, Anda dapat dengan aman menandai kode "U" di rapor untuk seluruh periode cuti belajar.

Perlu dicatat bahwa jika seorang karyawan jatuh sakit pada sesi berikutnya, maka cuti tersebut tidak diperpanjang untuk periode cuti sakit dan kode "B" hanya dapat dimasukkan pada hari-hari setelah akhir cuti belajar, dalam hal bahwa karyawan tidak punya waktu untuk pulih sebelum akhir liburan dan memberikan sertifikat cuti sakit yang mengkonfirmasikan kegagalannya untuk muncul setelah akhir sesi.

Untuk kehamilan dan persalinan

Masa yang penuh berkah bagi karyawan wanita tersebut tentunya tidak boleh dibayangi birokrasi dengan dokumen, oleh karena itu cuti hamil diberikan atas dasar cuti sakit, kode dalam rapor adalah “P”. Kode yang sama digunakan dalam kasus adopsi bayi yang baru lahir.

Untuk penitipan anak

Dan setelah itu, perintah dikeluarkan untuk cuti orang tua sampai permulaan umur tiga tahun. Liburan semacam itu ditandai dengan kode "OZH".

Bekerja dengan dokumen selalu merupakan tugas yang bertanggung jawab, tetapi mengetahui dasar-dasar mengisi lembar waktu akan menyelamatkan Anda dari perselisihan penggajian dan gangguan kecil lainnya semacam ini.

Video - kompilasi lembar waktu dan penggajian di 1C:

Pengisian otomatis bentuk standar dokumen
Mencetak Dokumen dengan Gambar Tanda Tangan dan Segel
Kop surat dengan logo dan detail Anda
Mengunggah dokumen dalam format Excel, PDF, CSV
Mengirim dokumen melalui email langsung dari sistem

Class365 - pengisian semua dokumen utama dengan cepat dan nyaman

Terhubung secara gratis ke Klass365

Lembar waktu dalam formulir No. T-12 digunakan dalam kasus-kasus berikut:
- untuk memperhitungkan penggunaan waktu kerja oleh karyawan organisasi, terlepas dari kategori mereka;
- untuk memantau kepatuhan terhadap jam kerja yang ditetapkan oleh karyawan;
- untuk mendapatkan data tentang jam kerja;
- untuk penggajian.

Informasi dalam dokumen ini juga digunakan untuk menyusun pelaporan statistik oleh tenaga kerja.
Formulir terpadu disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 05.01.2004 No. 1.

Unduh formulir (Excel): bentuk T-12 bentuk T-13

(Tulis dokumen tanpa error dan 2 kali lebih cepat karena pengisian dokumen otomatis di program Klass365)

Bagaimana menyederhanakan dokumen dan pencatatan dengan mudah dan mudah

Lihat cara kerja Class365
Masuk ke demo

Cara mengisi formulir T-12 dan T-13 dengan benar

Orang yang berwenang bertanggung jawab untuk memelihara lembar waktu. Lembar waktu dibuat dalam satu rangkap, ditandatangani oleh kepala unit struktural dan pejabat personalia. Selanjutnya, dokumen dikirim ke departemen akuntansi, yang menggunakan lembar waktu sebagai dasar untuk menghitung upah karyawan.

Untuk mencerminkan penggunaan waktu kerja setiap hari, kolom 4 sampai 18 dan 20 sampai 35 memiliki dua baris: satu untuk menunjukkan jenis waktu kerja yang dihabiskan, yang lain untuk mencatat jumlah jam untuk mereka. Menggulir simbol jenis biaya waktu kerja diberikan pada halaman pertama formulir No. T-12 (lihat formulir dan contoh di atas).

Lembar waktu dalam formulir No. T-13 digunakan dalam kondisi pemrosesan data otomatis.
Dalam formulir ini, simbol yang sama digunakan seperti pada formulir No. T-12.
Kolom 7, 8, 10 dan 11 menunjukkan kode jenis upah di bawah ini dan akun yang sesuai menurut area biaya.

Kode jenis pembayaran:
- 2000 (gaji, perjalanan dinas dan lainnya),
- 2012 (hari libur),
- 2300 (tunjangan cacat sementara).

Akun yang sesuai akuntansi:
- 20 (remunerasi kepada karyawan produksi utama),
- 23 (remunerasi untuk karyawan produksi tambahan),
- 26 (kompensasi personel manajerial),
- 44 (remunerasi tenaga kerja untuk karyawan yang terlibat dalam kegiatan perdagangan atau dalam operasi untuk penjualan produk jadi).

Cara mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen dan tidak mengisi formulir secara manual

Pengisian formulir dokumen secara otomatis. Hemat waktu Anda. Singkirkan kesalahan.

Terhubung ke KLASS365 dan nikmati berbagai fitur lengkap:

Secara otomatis mengisi formulir standar dokumen yang sebenarnya
Cetak dokumen dengan tanda tangan dan gambar segel
Buat kop surat dengan logo dan detail Anda
Buat yang terbaik penawaran komersial(termasuk template khusus)
Unggah dokumen dalam format Excel, PDF, CSV
Kirim dokumen melalui email langsung dari sistem

Dengan CLASS365 Anda dapat melakukan lebih dari sekadar menyiapkan dokumen secara otomatis. CLASS365 memungkinkan Anda untuk mengelola seluruh perusahaan dalam satu sistem, dari perangkat apa pun yang terhubung ke Internet. Mudah diatur kerja yang efisien dengan pelanggan, mitra, dan staf, untuk menyimpan catatan perdagangan, gudang, dan keuangan. CLASS365 mengotomatiskan seluruh perusahaan.

Mulailah dengan Class365 sekarang juga! Gunakan pendekatan modern untuk manajemen bisnis dan tingkatkan penghasilan Anda.

Terhubung secara gratis ke Klass365

Pertimbangkan dalam artikel apa yang merupakan lembar waktu, bentuk apa yang digunakan. Aturan pengisian lembar waktu, contoh pengisian. Kami akan mengidentifikasi kesulitan utama dalam mengisi lembar waktu, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan upah.

Lembar waktu adalah dokumen yang mencerminkan jumlah jam kerja setiap karyawan dan jumlah absen per bulan untuk setiap karyawan organisasi. Berdasarkan itu, dan dihitung.

Semua organisasi diharuskan untuk mempertahankan lembar waktu.

Untuk mencatat waktu kerja, ada dua bentuk terpadu T-12 dan T-13, yang disetujui oleh Komite Statistik Negara Rusia.

Formulir T-12 digunakan tidak hanya untuk mencatat jam kerja, tetapi juga untuk menghitung upah. Oleh karena itu, dalam perusahaan kecil ketika akuntan juga mengelola departemen personalia, gunakan formulir ini T-12.

Bila informasi yang dibutuhkan hanya tentang jumlah jam kerja dan ketidakhadiran, digunakan bagian pertama Formulir T-12 atau Formulir T-13.

Formulir apa pun dapat digunakan untuk mencatat jam kerja.

Aturan pengisian lembar waktu

Lembar waktu diisi setiap hari oleh petugas personalia, jika perusahaan tidak memiliki departemen personalia, maka lembar waktu dikelola oleh petugas akuntansi.

Saat mengisi lembar waktu, jangan lupa untuk menyebutkan nama organisasi dan unit struktural.

“Nomor dokumen” dan “Tanggal kompilasi” harus diisi

Di sel "Periode pelaporan" tulis awal dan akhir bulan di mana lembar waktu dipertahankan.

- nomor seri;

- nama keluarga, inisial, posisi (spesialisasi atau profesi);

- Nomor Personil;

- tanda kehadiran dan ketidakhadiran dari pekerjaan pada hari-hari dalam sebulan

Baris atas tabel berisi kode alfabet atau numerik jam kerja untuk setiap hari dalam sebulan (penampilan, perjalanan bisnis, dll.). Di bagian bawah, jumlah jam untuk mereka dicatat. Misalnya, jika seorang karyawan menyelesaikan shift penuh pada 3 Juli 2014, maka di lembar waktu untuk Juli, di sel dengan nomor 3 di seberang nama belakang karyawan, kode "I" dan 8 jam kerja diletakkan. Jika karyawan jatuh sakit hari itu, maka perlu untuk menempatkan "B", dan karena dia tidak memiliki jam kerja, sel bawah tidak diisi atau 0 dimasukkan.

– hasil antara dan akhir;

- dengan adanya ketidakhadiran, tanda diberikan pada ketidakhadiran karena suatu alasan.

Di akhir lembar waktu, kami harus memeriksa apakah ada tanda tangan penanggung jawab pengisian lembar waktu, serta tanda tangan kepala unit struktural dan petugas personalia.

Kode dasar untuk mengisi lembar waktu

Jenis jam kerja	Kode surat	kode digital
Hari kerja	Saya	01
Perjalanan bisnis	Ke	06
Cuti dasar tahunan yang dibayar	DARI	09
	R	14
Cuti orang tua sampai anak mencapai usia tiga tahun	pendingin	15
Cuti tanpa bayaran yang diberikan kepada karyawan dengan izin majikan	SEBELUM	16
Cacat sementara dengan penunjukan manfaat sesuai dengan hukum	B	19
	PADA	26
Absen karena alasan yang tidak dapat dijelaskan (sampai keadaan diklarifikasi)	HH	30

Situasi non-standar saat mengisi lembar waktu

1. Seorang karyawan jatuh sakit saat berlibur.

Setelah liburan, karyawan pergi bekerja dan memberikan cuti sakit selama sakit. Di rapor, alih-alih liburan (OT), kode cacat sementara (B) ditempelkan sejak hari pertama sakit, dan liburan itu sendiri diperpanjang selama periode sakit.

Ada kasus ketika seorang karyawan terus sakit bahkan setelah liburan berakhir, setelah memperingatkan majikan. Karena kata-kata karyawan bukan dasar untuk mengisi lembar waktu, maka setelah liburan, kami melakukan absensi tanpa alasan (HH). Setelah karyawan memberikan cuti sakit, kami mengoreksi periode untuk kode B.

2. Karyawan memiliki hari libur selama liburan.

Seorang karyawan, misalnya, sedang berlibur dari 1 Juni hingga 29 Juni 2014. Dalam lembar waktu, hari libur utama dicantumkan kode OT, sedangkan tanggal 12 Juni ditandai dengan kode B (libur tidak bekerja), karena hari ini tidak termasuk dalam periode liburan berbayar.

Seragam terpadu T-12adalah dokumen tujuan ganda. Paling sering digunakan sebagai lembar waktu. Pada artikel ini, kami akan melihat fitur pengisian formulir dan memberi tahu Anda di mana menemukannya.

Tujuan bentuk terpadu T-12

Majikan (perusahaan atau pengusaha perorangan) yang mencatat waktu kerja karyawan adalah tanggung jawabnya (Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Bentuk akuntansi tersebut tidak diatur dan dapat dikembangkan oleh pengusaha secara mandiri. Anda juga dapat menggunakan salah satu formulir yang dikembangkan oleh Komite Statistik Negara Federasi Rusia.

Formulir terpadu T-12, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia 01/05/2004 No. 1, adalah tabel yang terdiri dari dua bagian:

"Akuntansi waktu kerja", di mana keluar dan ketidakhadiran karyawan untuk bekerja dicatat setiap hari, menunjukkan alasan ketidakhadiran mereka (lembar waktu).
"Penyelesaian dengan personel untuk remunerasi", yang dirancang untuk menghitung jumlah pembayaran untuk jam kerja dan waktu istirahat dari pekerjaan. Bagian ini praktis tidak digunakan karena fakta bahwa fungsi akuntansi untuk jam kerja dan penggajian biasanya dilakukan oleh berbagai divisi dari badan hukum atau pengusaha perorangan, serta karena otomatisasi proses penggajian.

Dengan demikian, penggunaan formulir T-12 hanya menarik sebagai lembar waktu. Pada saat yang sama, lembar waktu adalah dokumen utama terpenting yang berfungsi sebagai sumber data utama untuk penggajian bagi karyawan.

Prosedur untuk mengisi formulir terpadu dari lembar waktu

Karena kemungkinan besar terjadinya kekhasannya sendiri dalam menyimpan catatan jam kerja untuk badan hukum tertentu atau pengusaha perorangan, disarankan untuk mengembangkan dokumen internal yang memperbaiki prosedur untuk akuntansi tersebut.

Timesheet dapat disimpan oleh setiap orang yang ditunjuk untuk tujuan ini. Biasanya dia adalah karyawan departemen personalia, atau kepala divisi yang relevan dari badan hukum atau pengusaha perorangan.

Halaman pertama formulir T-12 dicadangkan untuk menunjukkan data tentang badan hukum atau pengusaha perorangan, kode OKPO dan divisi badan hukum, informasi tentang nomor dokumen, tanggal dan periode persiapannya.

Lembar waktu dapat dikompilasi baik untuk semua karyawan perusahaan atau pengusaha perorangan, atau dibagi menjadi beberapa departemen. Dilakukan setiap bulan, sehingga nomor urut setiap lembar waktu akan sesuai dengan nomor urut bulan, dan periode kompilasi akan mencakup seluruh panjang bulan (dari awal hingga akhir bulan). hari terakhir). Dengan demikian, tanggal persiapan dokumen akan menjadi hari terakhir bulan itu.

Di sini, di halaman pertama, ada kode (abjad dan numerik) simbol yang digunakan di tabel utama lembar waktu untuk mencerminkan alasan keluar atau tidak masuk kerja. Jika Anda perlu menggunakan kode tambahan, Anda dapat mengembangkannya sendiri.

Selanjutnya, pada jumlah lembar yang diperlukan untuk mencerminkan seluruh daftar karyawan, lembar waktu ditempatkan secara langsung. Dalam tabel, setiap karyawan memiliki dua baris, yang mencerminkan fakta kehadiran atau ketidakhadirannya di tempat kerja setiap hari kalender dalam sebulan, yang menunjukkan alasannya. Dalam hal ini, alasannya ditunjukkan di baris paling atas menggunakan kode alfabet atau numerik, dan jumlah jam kerja ditunjukkan di baris paling bawah. Jika karyawan itu tidak ada, Anda tidak dapat meninggalkan apa pun di garis bawah. Ini membuat tabel terlihat lebih jelas.

Dimungkinkan untuk mengisi lembar waktu hanya dengan indikasi ketidakhadiran dan alasannya. Pada saat yang sama, data pada hari keluar tetap kosong. Menurut pendapat kami, opsi ini tidak hanya kurang jelas, tetapi juga menciptakan prasyarat untuk kesalahan saat mengisi.

Setiap setengah bulan, jumlah hari dan jam kerja dihitung, dan setelah menyelesaikan lembar waktu, hasil bulan diringkas. Jumlah hari dalam satu bulan untuk setiap pegawai yang telah bekerja selama sebulan penuh harus sesuai dengan jumlah hari kerja, hari tidak masuk dan hari libur yang tertera pada barisnya dalam lembar waktu.

Tabel ditandatangani (dengan rincian posisi dan nama belakang) dari orang yang bertanggung jawab untuk mengisi lembar waktu, kepala departemen, perusahaan atau pengusaha perorangan, dan karyawan layanan personalia.

Fitur memasukkan informasi ke dalam lembar waktu

Akhir pekan dan hari libur umum ditandai dengan huruf B, dan hari tambahan dalam bulan tertentu (tabel memberikan jumlah hari maksimum yang mungkin dalam sebulan) ditandai dengan X.

Nama keluarga karyawan dimasukkan dalam lembar waktu sejak tanggal pekerjaannya dan dikeluarkan dari sana dari bulan setelah bulan pemecatan. Pada saat yang sama, di bulan pemecatan, lembar waktu terpisah dibuat untuk karyawan yang keluar. Alasan semua ketidakhadiran dari pekerjaan harus dikonfirmasi dengan dokumen pendukung (cuti sakit, pesanan untuk perjalanan bisnis atau liburan). Sebelum penyerahan dokumen semacam itu (misalnya, sertifikat cuti sakit), tanda "HH" ditempelkan pada rapor.

Jika ketidakhadiran dalam perhitungan diperhitungkan dalam hari kalender (cuti sakit, liburan), maka kode alasan dimasukkan pada semua hari ini, terlepas dari apakah itu hari libur umum atau tidak. Jika keberangkatan dalam perjalanan bisnis atau kepulangannya jatuh pada hari libur, maka ditetapkan sebagai hari perjalanan bisnis.

Saat bekerja paruh waktu, durasi kerja dalam jam ditunjukkan sesuai dengan lamanya yang ditentukan oleh ketentuan kontrak kerja. Lamanya kerja lembur harus sesuai dengan urutan keterlibatan dalam pekerjaan tersebut. Pekerja paruh waktu internal akan dimasukkan dalam rapor sebagai dua orang.

Kami telah menyiapkan contoh pengisian formulir T-12 untuk hari kerja 8 jam dengan minggu kerja 40 jam. Contoh di atas dapat diunduh dan digunakan untuk mengisi formulir T-12 sesuai dengan data Anda. Untuk mode operasi lain (misalnya, untuk jadwal shift), akan terlihat berbeda, tetapi prinsip pengisian akan tetap sama.

Dalam contoh kita, fakta bekerja pada hari libur terjadi. Pekerjaan semacam itu dilakukan atas dasar perintah kepala sesuai dengan kesepakatan dengan karyawan. Pesanan harus menunjukkan bagaimana hari ini akan dibayar - dalam jumlah dua kali lipat (Pasal 153 Kode Perburuhan Federasi Rusia) atau dengan memberikan waktu istirahat pada hari kerja.

Formulir terpadu T-12 "Lembar waktu dan penggajian" adalah salah satu formulir yang disetujui oleh Rosstat (), yang dapat digunakan pemberi kerja untuk melacak waktu yang benar-benar dikerjakan oleh karyawan. Akuntansi semacam itu harus disimpan oleh organisasi pengusaha dan pengusaha-pengusaha (Pasal 91 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Sesuai dengan informasi yang ditentukan dalam lembar waktu, upah diberikan kepada karyawan, dan jenis pelaporan statistik tertentu juga dibentuk. Selain itu, lembar waktu mungkin diperlukan jika terjadi pelanggaran oleh karyawan disiplin kerja.

Tata cara pengisian formulir T-12

Lembar waktu dan penggajian diisi sesuai dengan Instruksi dari Layanan Statistik Negara Federal (disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia 01/05/2004 N 1). Itu dikompilasi dalam satu salinan.

Waktu yang dihabiskan oleh setiap karyawan dapat tercermin dalam lembar waktu dengan salah satu dari dua cara. Untuk melakukan ini, Anda dapat mendaftarkan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan setiap hari, termasuk jumlah waktu yang dia kerjakan (dalam jam, menit), atau hanya mencerminkan penyimpangan dalam pekerjaan karyawan di lembar waktu. Misalnya, perjalanan bisnis, lembur, dll.

Penampilan dan ketidakhadiran seorang karyawan ditunjukkan dalam lembar waktu menggunakan kode - numerik dan alfabet. Misalnya untuk bekerja di siang hari kode "I" dan "01" disediakan, pada malam hari - kode "H" dan "02", untuk bekerja di akhir pekan dan hari libur tidak bekerja - kode "РВ" dan "03". Kode numerik dan alfabet setara satu sama lain, sehingga pemberi kerja memiliki hak untuk menggunakan salah satu atau kode lain pilihannya. Mereka terdaftar langsung di halaman judul formulir T-12.

Untuk setiap hari dalam sebulan, dalam tabel bagian 1 "Akuntansi jam kerja" di kolom 4 dan 6, dua baris dialokasikan: kode yang menunjukkan penampilan karyawan ditunjukkan di atas, dan durasi kerjanya bekerja pada hari itu ditunjukkan di bawah. Jika karyawan tidak masuk kerja, maka kode yang menunjukkan ketidakhadiran ditunjukkan di baris atas (darinya, sebagai aturan, alasan ketidakhadiran juga jelas), dan baris bawah tidak diisi.