Dokumen untuk melakukan catatan personel. Manajemen SDM dari awal

Akuntansi personalia diperlukan di perusahaan mana pun, terlepas dari bentuk kepemilikan, aktivitas, dan jumlah karyawan. Untuk perilakunya yang kompeten dan berkualitas, Anda harus berpengalaman dalam undang-undang perburuhan, memantau perubahan undang-undang dan memiliki keterampilan di bidang manajemen catatan kepegawaian.

Apa itu akuntansi personalia dan mengapa diperlukan?

Bagian integral dari kegiatan setiap perusahaan adalah catatan personalia. Ini adalah pekerjaan yang diatur secara hukum tentang pendaftaran, akuntansi, dan pemantauan pergerakan karyawan organisasi.

Kegiatan SDM meliputi:

• penerimaan karyawan;
• PHK;
• gerakan horizontal (transfer antar departemen) dan vertikal (misalnya, pertumbuhan karir);
• perjalanan bisnis;
• cuti sakit;
• lembar waktu;
• liburan (dalam bentuk apa pun - tahunan, tanpa bayaran, untuk kehamilan, dll.);
• kartu pribadi untuk setiap karyawan, dll.

Ini juga berlaku untuk kepegawaian:

• memelihara catatan militer;
• pengaturan hubungan kerja;
• pembuatan dan pendaftaran berbagai pesanan dan instruksi (misalnya, tentang perekrutan, mendorong karyawan, dll.);
• organisasi kerja dan aspek lainnya.

Semua dokumentasi dibuat hanya sesuai dengan norma dan aturan yang diperlukan. Beberapa bentuk disatukan, yang lain didirikan di perusahaan itu sendiri.

Organisasi catatan personel yang kompeten memecahkan banyak masalah dan tugas perusahaan. Tentu saja, ada ribuan nuansa, tetapi ada poin dasar yang berlaku untuk setiap perusahaan.

Bagaimana mengatur dan kepada siapa harus mempercayakan pemeliharaan catatan personel?

Ada beberapa cara untuk mengatur akuntansi. Itu semua tergantung pada karakteristik perusahaan dan pada pilihan apa yang dibuat manajer. Opsi paling umum:

Buat seluruh departemen SDM jika perusahaan mempekerjakan banyak orang

Dan ketika stafnya kecil, Anda bisa menyewa satu spesialis. Kelebihan metode ini adalah pekerjaan diatur oleh manajer menurut cara yang disukainya dan diatur serta dikendalikan menurut prinsipnya sendiri.

Ada juga kelemahannya: sulit untuk memeriksa profesionalisme spesialis yang direkrut, sehingga ada risiko bahwa petugas personalia yang tidak sepenuhnya kompeten akan dipekerjakan.

Anda harus menghabiskan waktu dan uang untuk pelatihan atau mencari karyawan lain.

Keuntungan dari opsi pengorganisasian akuntansi ini adalah jika seseorang direkomendasikan, maka (mungkin) dia benar-benar melakukan pekerjaan itu, yaitu dia diuji dalam kasus tersebut. Tentu saja, dengan petugas personalia seperti itu, Anda perlu menegosiasikan kondisi kerja agar sesuai dengan kedua belah pihak.

Percayakan masalah personalia kepada akuntan atau sekretaris yang baik

Kelebihan: Menghemat waktu dan uang. Artinya, tidak perlu memilih petugas personalia, dan tidak ada biaya untuk memelihara catatan.

Kekurangan: masalah utama ketika memilih metode ini adalah bahwa karyawan melakukan pekerjaan tambahan setelah pekerjaan utama, yang menyebabkan kesalahan, kesalahan, celah, dan kurangnya dokumen yang diperlukan. Dan, tentu saja, pengetahuan profesional tentang topik akuntansi personalia penting di sini. Dan jika sekretaris yang sama memilikinya, maka risiko komplikasi dalam kasus ini diminimalkan. Dan sebaliknya.

Percayakan akuntansi personalia ke organisasi outsourcing

Baik: semua aktivitas personalia berada di pundak perusahaan outsourcing, yang memikul tanggung jawab tersebut berdasarkan kesepakatan. Selain fakta bahwa bantuan terus-menerus dan berkelanjutan diberikan untuk masalah personel, memilih metode ini secara signifikan mengurangi biaya.

Cons: Anda harus memilih perusahaan yang mapan, serius, dan Anda juga perlu menjalin interaksi, membuat konsep untuk bekerja dengan spesialis yang akan bekerja di luar kantor.
Manajer hanya perlu memilih cara yang paling nyaman dan cocok baginya untuk menyimpan catatan personel, menimbang semua pro dan kontra dari setiap metode.

Fungsi pekerjaan seorang pekerja personalia

Tugas-tugas berikut dibebankan pada petugas personalia sesuai dengan instruksi dan perjanjian kerja:

Ini adalah daftar tugas pekerja personalia yang tidak lengkap, persyaratannya adalah perkiraan. Mungkin ada lebih banyak dari mereka yang terdaftar (atau kurang), tetapi secara keseluruhan keterampilan dan kemampuan inilah yang harus dimiliki oleh spesialis personalia.

Akuntansi personalia: dokumen apa yang diperlukan?

Biasanya, setiap perusahaan harus memiliki jenis dokumen berikut yang berkaitan dengan personel:

• administrasi (pesanan pribadi dan produksi);
• mengkonfirmasi aktivitas tenaga kerja;
• informasi dan penyelesaian;
• korespondensi internal;
• log kontrol dan pendaftaran.

Beberapa dokumen personalia harus ada di perusahaan tanpa gagal. Ini termasuk:
PVTR (peraturan ketenagakerjaan internal);

Semua dokumen disimpan selama beberapa tahun. Diregulasi:

• pasal atau bagian dari Kode Perburuhan;
• keputusan Komite Statistik Negara;
• Hukum Federal dan peraturan lainnya.

Jika sesuatu (petunjuk, perintah, dll.) tidak tersedia, maka fakta ini perlu diperbaiki. Secara umum, salah satu prinsip kerja seorang petugas personalia adalah ketepatan waktu. Ini sangat memudahkan hari kerja dan bahkan memberikan kekuatan hukum untuk beberapa tindakan. Ini sebenarnya sangat penting - untuk tidak menjalankan bisnis saat ini. Jika tidak, mereka cenderung tumbuh seperti bola salju.

Organisasi catatan personel: bagaimana melakukan, mulai dari mana?

Setelah menetap di tempat baru sebagai petugas personalia, pertama-tama Anda perlu merevisi dokumentasi wajib. Jika ternyata (dan itu terjadi) beberapa kertas penting dari daftar hilang, maka mereka perlu dipulihkan. Tentu saja, tidak mungkin melakukan pekerjaan seperti itu dalam satu hari.

Oleh karena itu, perlu untuk menyoroti posisi yang paling penting dan mulai dari mereka. Periksa keberadaan dan literasi dalam desain (dan jika Anda perlu memperbaiki atau membuat dokumen baru): kepegawaian, jadwal liburan, kontrak kerja, pesanan, catatan dalam persalinan.

Simpan catatan kontrak kerja, pesanan untuk personel. Buat buku pendaftaran buku kerja. Memahami kartu pribadi (T-2). Bekerja dengan peraturan lokal.
Yang utama adalah menyelesaikan semua dokumen saat ini tepat waktu. Bekerja, mengandalkan Kode Perburuhan dan aturan kerja kantor. Dan jangan merusak kertas pada personel. Waktu penyimpanannya disetujui oleh Arsip Federal ("Daftar ..." tertanggal 06.10.2000).

Semua dokumen akuntansi diperlukan untuk transparansi hubungan kerja. Sistem personalia menetapkan norma dan prinsip yang memberikan stabilitas bagi karyawan organisasi, dan administrasi menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi manajemen personalia.

Otomatisasi akuntansi - 1C: manfaat bekerja dengan program

Memelihara catatan personel, terutama di perusahaan besar, adalah pekerjaan yang sangat bertanggung jawab dan besar. Tapi di sini kesalahan tidak bisa diterima! Tetapi hari ini ada cara untuk mengotomatisasi aktivitas petugas personalia, yang dapat sangat memudahkan dan menyederhanakan pekerjaan departemen, meningkatkan aktivitas, secara signifikan mengurangi risiko kesalahan.

Dengan bantuan program 1C, Anda dapat menyimpan catatan sesuai dengan persyaratan hukum. Basis data menyediakan penyimpanan yang andal dari informasi yang diperlukan tentang karyawan. Saat terakumulasi, menjadi mungkin untuk membangun berbagai laporan yang dapat membantu dalam menganalisis pekerjaan dan mengembangkan arah baru. Misalnya, laporan mungkin terlihat seperti ini:

• tingkat pergantian staf;
• statistik personel;
• pergerakan pekerja, dll.

Program ini membantu menyelesaikan hampir semua masalah dan tugas akuntansi personalia. Kepala perusahaan, berkat 1C, memiliki kesempatan untuk menerima informasi tentang keadaan di departemen ini, menganalisis, dan membuat keputusan manajemen yang tepat. Dan juga otomatisasi memungkinkan Anda untuk menyinkronkan aktivitas beberapa layanan perusahaan (akuntansi, personalia, departemen akuntansi), yang meningkatkan efisiensi kerja, dan juga menciptakan semua kondisi untuk pembayaran gaji yang tepat waktu.

Psikologis apa yang mungkin dibutuhkan? Artikel ini akan memberi tahu Anda tentang semua rahasia tes.

Untuk melakukan pemeriksaan pajak, baca artikel: semua rahasia memilih spesialis pemeriksaan pajak.

Kesimpulan

Jadi, kesimpulannya, kita dapat mencatat hal-hal berikut:

• Akuntansi personalia adalah bagian penting dari pekerjaan perusahaan mana pun.
• Ada beberapa cara untuk mengatur akuntansi. Pilihan ada di tangan pemimpin.
• Tugas seorang pekerja personalia ditentukan oleh instruksi dan kontrak kerja.
• Terdapat daftar dokumen terkait pekerjaan personalia yang harus ada di setiap perusahaan. Dan Anda harus memulai karir Anda di departemen personalia dengan memeriksa dokumen-dokumen khusus ini.
• Menyimpan catatan jauh lebih mudah jika dilakukan secara otomatis.

Akuntansi personalia adalah inti untuk operasi normal dan efisien dari setiap perusahaan. Oleh karena itu, harus didekati dengan segala tanggung jawab.

dalam kontak dengan

Untuk menyimpan catatan semua dokumentasi utama pada tingkat yang sesuai, pekerjaan departemen personalia yang terkoordinasi dengan baik diperlukan, di mana banyak proses kerja perusahaan bergantung.

Ini adalah pemeliharaan segala sesuatu yang berkaitan dengan pembukuan dana dan perpindahan personel.

Pembayaran tepat waktu, kebenaran pembentukan dokumentasi dan jalannya proses produksi lainnya bergantung pada efektivitas konstruksinya.

Penting: kunci kelancaran dan waktu kerja departemen personalia adalah spesialis terlatih yang, selain keterampilan kerja kantor, sangat menyadari undang-undang Perburuhan.

Sebuah proses akuntansi personalia diperlukan untuk mencapai tujuan berikut:

• mendistribusikan karyawan dengan benar berdasarkan proses;
• Mengidentifikasi sumber daya yang tidak digunakan;
• Selesaikan masalah apa pun dengan staf tepat waktu.

Anda akan mempelajari cara mengatur catatan personel dengan benar di perusahaan dalam video ini:

Masalah apa yang ditangani departemen SDM?

Secara umum, semua pertanyaan mengenai pekerjaan personel diselesaikan oleh departemen personalia:

• Rekrutmen dan pemberhentian;
• Pendaftaran liburan dan pembayaran yang terkait dengannya;
• Akrual insentif dan bonus juga dalam kompetensi mereka;
• Pembentukan staf. Anda akan belajar cara membuat pesanan untuk menyetujui tabel kepegawaian;
• Melakukan perubahan jadwal kerja;
• Momen kerja negara lainnya.

Fitur catatan personel

Di perusahaan, setiap tahap pekerjaan departemen personalia dilakukan sesuai dengan peraturan, dengan syarat semua jenis pekerjaan dapat dibagi menjadi yang berikut:

• Prosedur untuk menyusun dan memelihara dokumentasi personel;
• Bentuk ketidakmampuan untuk bekerja;
• Persiapan dokumen untuk pengarsipan;
• Pemeliharaan catatan militer dalam organisasi;
• Penyimpanan data pribadi masing-masing tim;
• Perhitungan premi asuransi.

Seluruh alur kerja personel dapat dibagi menjadi dua cabang:

• Untuk personel - kartu pribadi dan semua pesanan yang terkait dengan setiap karyawan secara individual;
• Tentang manajemen personalia - peraturan internal, peraturan departemen, laporan jumlah karyawan.

Selain itu, departemen personalia menyimpan semua dokumen yang menjadi dasar untuk mengeluarkan pesanan, serta pernyataan dan slip gaji, yang tidak mendasar, tetapi membuat dasar yang diperlukan untuk dokumentasi tambahan.

Oleh karena itu, dokumen utama adalah:

• Kesepakatan bersama untuk menyelesaikan situasi yang ditentukan di dalamnya;
• Deskripsi pekerjaan, jika bagian dari tugas tidak ditentukan dalam kontrak;
• Peraturan tentang gaji dan bonus untuk menyelesaikan situasi perselisihan terkait dengan pembayaran;
• Ketentuan lain yang berkaitan dengan pengaturan kehidupan perusahaan.

Bagaimana mengatur catatan personel?

Organisasi catatan personel di perusahaan

Untuk memulai seluruh proses pencatatan, Anda harus terlebih dahulu membuat garis besar kasar rencana kerja:

1. Sebelum menyusunnya, Anda harus mempelajari semua dokumentasi peraturan.
2. Setelah itu, dokumen konstituen diambil dari kepala dan dipelajari, semuanya harus sesuai dengan kertas asli.
3. Selanjutnya, alur kerja disiapkan dengan mempertimbangkan keinginan manajer untuk membuat folder untuk makalah opsional.
4. Setelah itu, dokumentasi itu sendiri dibuat:

• Awalnya, semua dokumen dibuat tentang kepala;

Penting: pejabat ini ditentukan melalui kompetisi atau rapat umum pendiri bersama.

• Kemudian giliran daftar staf dan peraturan ketenagakerjaan internal;

Penting: tabel kepegawaian dapat dibentuk sesuai dengan bentuk yang seragam, sedangkan daftar posisi yang diperlukan dalam produksi harus disusun, dimulai dengan kepala.

• Suatu bentuk kontrak kerja sedang dikembangkan, yang wajib ditandatangani dengan setiap karyawan organisasi;
• Dokumen dan kertas lain yang diperlukan sedang disiapkan;
• Orang yang bertanggung jawab atas buku kerja ditentukan - pada tahap pertama pembentukan catatan personalia dan perusahaan, kepala bertanggung jawab atas penerimaan dan pendaftaran karyawan, berdasarkan ini, perlu untuk menyusun perintah tentang tanggung jawab direktur untuk penerimaan dan keamanan dokumen;

Penting: hanya setelah identifikasi resmi orang yang bertanggung jawab, pendaftaran karyawan dimulai.

• Penting untuk memastikan penyimpanan dan penggunaan kertas personel.

Setelah mempekerjakan seorang petugas personalia, ia mengurus seluruh rutinitas aliran dokumen - memelihara lembar waktu, jadwal liburan, pergerakan dokumenter orang-orang di perusahaan, dan seterusnya.

Dokumen apa yang terkait dengan personel?

Dokumentasi dasar dan desainnya

Seorang pekerja personalia menggunakan sejumlah kertas yang diperlukan untuk manajemen personalia yang kompeten:

• Berbagai macam perintah tentang perpindahan karyawan - perekrutan, pemecatan, liburan, perjalanan bisnis dan lain-lain;
• Tabel kepegawaian, yang tentu harus sesuai dengan klausul pada jadwal kerja dalam kontrak kerja utama, jika tidak maka akan menjadi pelanggaran kontrak dan menyebabkan hukuman;
• lembar waktu;
• Buku-buku pekerjaan yang disimpan di perusahaan selama seluruh masa berlaku perjanjian yang ditandatangani, dokumen-dokumen ini termasuk pelaporan yang ketat, sehingga masing-masing dicatat dalam jurnal khusus, dan penyimpanan dilakukan di brankas khusus;
• Aturan urutan dalam;
• Kontrak kerja adalah bukti kesimpulan dari hubungan kerja, mereka dibuat dengan masing-masing karyawan secara individual, atas dasar mereka karyawan secara resmi bekerja sesuai dengan poin yang tercantum dalam dokumen;
• Lampiran kontrak dibuat untuk setiap kasus amandemen klausul utama perjanjian kerja;
• dibentuk setiap tahun 2 minggu sebelum akhir tahun, setiap karyawan harus membiasakan diri dengannya, perlu untuk membentuk dokumen ini secara kompeten dengan pengetahuan tentang seluk-beluk produksi sehingga sisa 2 - 3 orang secara bersamaan tidak mengganggu seluruh proses perusahaan;
• File pribadi - folder untuk setiap karyawan harus dibuka, kartu pribadi, akun pribadi, semua perintah yang ditandatangani oleh karyawan kepala, pernyataannya dan dokumen lain yang membentuk kronologi tindakan karyawan ditempatkan di sini. Dokumen ini terkait dengan dokumentasi akuntansi, dibentuk dalam bentuk folder dan majalah yang dijahit, kotak putih ditempelkan di atasnya untuk menunjukkan detail utama;
• Uraian pekerjaan dengan indikasi rinci tentang hak dan kewajiban karyawan;
• Pengaturan remunerasi dan bonus menjadi dasar perhitungan pembayaran kepada karyawan. Menurut aturan apa ketentuan tentang bonus dan insentif material untuk karyawan LLC disusun, baca.

Selain itu, lebih banyak dokumen dihasilkan, yang dikelola oleh karyawan departemen personalia.

Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan dokumen?

Biasanya di perusahaan besar ada departemen personalia, yang memelihara semua dokumentasi, dan juga menyederhanakannya.

Tetapi di perusahaan kecil mereka menghemat pekerja personalia, jadi, misalnya, kepala akuntan atau sekretaris melakukan ini paruh waktu, dan manajer itu sendiri bertanggung jawab untuk mempekerjakan dan memberhentikan karyawan.

otomatisasi SDM

Penggunaan berbagai program akuntansi komputer sangat memudahkan proses tersebut, pada saat ini jumlahnya sangat banyak.

Tentu saja, yang sekarang adalah 1C: Enterprise, yang memungkinkan Anda untuk mencetak dokumen secara otomatis dan mengotomatiskan seluruh proses, tetapi ada sejumlah program lain yang jauh lebih muda dan lebih progresif.

Administrasi personalia dan akuntansi personalia.

Nuansa IP dan LLC

Ketika menerima seorang karyawan ke suatu perusahaan dan memasukkan catatan personalia, setiap bentuk manajemen memiliki karakteristiknya sendiri, misalnya, ketika seorang pengusaha perorangan pada awalnya dipekerjakan, mereka harus terdaftar dalam status pemberi kerja:

• Di FSS - 10 hari sejak tanggal penerimaan karyawan pertama;
• Di FIU - dalam waktu satu bulan sejak tanggal kerja karyawan.

Jika jumlah hari pendaftaran ini terlampaui, perusahaan akan menghadapi hukuman.

Pada saat yang sama, manajer berkewajiban untuk menerima tanda tangan dari karyawan untuk membiasakan diri dengan dokumen peraturan, untuk ini disarankan untuk memulai jurnal.

Sanksi karena kurangnya catatan personel

Penting: wirausahawan wiraswasta berhak untuk tidak memulai pencatatan personalia.

Jika tidak ada catatan personel di perusahaan atau organisasi, denda diberikan:

• Untuk pejabat dari 1.000 hingga 5.000 rubel;
• Untuk badan hukum dari 30.000 hingga 50.000 rubel.

Selain itu, pekerjaan perusahaan dapat ditangguhkan selama 90 hari. Jika verifikasi diperlukan, maka:

• Itu tidak terduga, mereka memperingatkannya 3 hari sebelumnya;
• Itu juga diadakan untuk waktu yang terbatas - 20 hari;
• Komisi kunjungan harus dilakukan hanya dengan partisipasi kepala.

Kesimpulan

Akuntansi kepegawaian, menurut undang-undang saat ini, merupakan bagian integral dari proses bisnis apa pun, tidak dapat diterima untuk melakukan kegiatan perusahaan di mana karyawan penuh waktu bekerja tanpa akuntansi seperti itu, karena setiap kerja sama harus ditetapkan oleh peraturan dengan fiksasi dari setiap perubahan di dalamnya.

Aturan untuk mengatur dan memelihara catatan personel - lihat di sini:

akuntansi personalia bersama dengan akuntansi dan akuntansi pajak, ini memungkinkan Anda untuk mencerminkan informasi andal yang diperlukan untuk berfungsinya perusahaan secara penuh. Fitur dari jenis akuntansi ini, serta dokumen utama yang terlibat di dalamnya, akan dibahas dalam artikel kami.

Memelihara catatan personel

Sedang mengerjakan catatan personel melibatkan pelaksanaan sejumlah besar dokumentasi yang akan mencerminkan informasi baik secara terpisah untuk setiap karyawan dan secara umum untuk seluruh perusahaan, serta pembuatan aturan yang mengatur prosedur aktivitas tenaga kerja.

Sedang mengerjakan catatan personel menyiratkan penetapan jumlah karyawan, yang hanya mungkin dilakukan dengan pelacakan semua gerakan berkualitas tinggi. Tugas utama catatan personel adalah penyiapan bukti dokumenter mengenai perpindahan tertentu dari seorang pegawai, mulai dari pengangkatan, pemindahan ke jabatan lain, pendaftaran cuti dan diakhiri dengan pemberhentian.

Tentu, akuntansi personalia dapat dipertahankan secara manual, namun catatan personel melalui penggunaan perangkat lunak memungkinkan Anda untuk meminimalkan waktu dalam mempersiapkan dokumentasi, terutama jika perusahaan memiliki banyak karyawan.

Catatan SDM

Dokumentasi catatan personel dapat bersifat wajib, yang kompilasinya diatur oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia, dan opsional.

Untuk dokumen yang diperlukan catatan personel mengaitkan:

• surat perintah kerja (T-1);
• kontrak dengan karyawan (TD-1);
• buku kerja (Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 "Tentang buku kerja");

Tentang fitur desain buku kerja, lihat materi .

• kartu pribadi karyawan (T-2);
• dokumen transfer (T-5);
• meninggalkan pesanan (T-6);
• jadwal liburan (T-7);
• kepegawaian (T-3);
• lembar waktu (T-12);
• perintah pemberhentian (T-8).

Sebagian besar dokumen kepegawaian memiliki bentuk yang seragam. Beberapa dokumen yang harus dikembangkan oleh pemberi kerja secara mandiri:

• Kesepakatan bersama;
• aturan urutan dalam;
• peraturan upah;
• pengaturan data pribadi pegawai;
• peraturan tentang perlindungan tenaga kerja;
• ketentuan bonus;

Untuk informasi tentang periode penyimpanan dokumen personalia, lihat materi .

PENTING!Menurut Seni. 8 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, ketentuan yang dibentuk oleh organisasi yang melanggar hak-hak karyawan tidak dapat digunakan untuk mengatur hubungan perburuhan.

Semua dokumen akuntansi yang disiapkan oleh pekerja personalia disetujui oleh kepala organisasi. Setelah itu, karyawan harus membiasakan diri dengan mereka dan membubuhkan tanda tangannya.

Perlu dicatat bahwa dalam beberapa situasi, persiapan dokumen kepegawaian dapat dihindari: misalnya, tidak diharuskan untuk membuat deskripsi pekerjaan jika kontrak kerja sudah mengatur fungsionalitas karyawan. Hal yang sama berlaku untuk klausul upah, yang juga opsional jika kontrak menentukan pendapatan masa depan karyawan.

Kehadiran dokumen ini atau itu dalam catatan personalia tergantung pada spesifikasi pekerjaan seorang karyawan dan perusahaan secara keseluruhan. Jika perusahaan menyediakan shift kerja, maka jadwal shift harus dibuat. Saat melakukan tugas tenaga kerja di fasilitas keamanan tinggi, klausul tentang pelestarian rahasia dagang harus ditulis dalam kontrak, serta ketentuan yang sesuai harus dibuat, yang akan memperbaiki prosedur untuk mengakses rahasia, tanggung jawab untuk pengungkapannya , serta kondisi untuk menghentikan akses tersebut. Sangat penting untuk membuat kontrak tanggung jawab penuh dengan seorang karyawan jika ia terkait dengan barang atau benda berharga.

Tanggung jawab atas pelanggaran dalam pelaksanaan catatan personel

Badan pengatur utama yang bertanggung jawab atas perilaku yang benar dari catatan personel, adalah Inspektorat Tenaga Kerja Negara Bagian. Ini dirancang untuk mengendalikan operasi personel dan, jika: akuntansi personalia dilakukan dengan pelanggaran, untuk membawa ke tanggung jawab administratif untuk pelanggaran undang-undang perburuhan.

Jenis tanggung jawab berikut dibedakan (Pasal 419 Kode Perburuhan Federasi Rusia):

• Administrasi - denda untuk pejabat dan perusahaan tercermin dalam Art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 dari Kode Administratif Federasi Rusia. Tanggung jawab administratif paling sering terjadi dengan tidak adanya dokumen personel yang diperlukan atau tidak diserahkannya atas permintaan karyawan atau organisasi.

Contoh:Ivanov I.A. memutuskan untuk mengambil pinjaman. Untuk melakukan ini, ia memerlukan salinan buku kerja dan sertifikat 2-NDFL. Majikan menolak untuk mengeluarkan salinan buku kerja. Karyawan memiliki hak untuk melaporkan tindakan ilegal majikan ke inspektorat ketenagakerjaan, yang akan meminta pertanggungjawaban perusahaan (pejabatnya) berdasarkan Art. 5.39 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia dalam jumlah 1.000 hingga 3.000 rubel.

• Hukum perdata - hukuman disediakan oleh Art. 15, 151 dan bab. 59 dari KUH Perdata Federasi Rusia.

Contoh:Petrov S.F. terluka di tempat kerja. Sesuai dengan Seni. 1085 KUH Perdata Federasi Rusia, majikan berkewajiban untuk mengkompensasi upah yang hilang selama masa tinggal karyawan dalam perawatan, serta biaya perawatan dan pemulihannya.

• Tanggung jawab pidana - Art. 143, seni. 145, Seni. 145.1, Pasal. 146-147, Pasal. 215-217 KUHP Federasi Rusia.

Selain itu, dokumen layanan personel dapat diminta oleh otoritas pajak, jika tidak diserahkan, tanggung jawab muncul berdasarkan Art. 126 Kode Pajak Federasi Rusia

Hasil

Benar dan tepat waktu akuntansi personalia memungkinkan manajemen untuk membuat perusahaan lebih efisien. Saat ini, ada banyak perangkat lunak yang membantu mengoptimalkan waktu untuk menyusun dokumentasi kepegawaian dan mencapai akurasi dalam pelaporan data. personilakuntansi.

Dalam artikel ini, kami tidak akan memberikan contoh pengisian formulir, pemrosesan dokumen lain, atau teks dokumen peraturan yang harus dimiliki organisasi. Mari kita hanya memikirkan urutan pekerjaan organisasi manajemen arsip personel di perusahaan dari awal.

Basis normatif

Saat mengatur manajemen catatan SDM dari awal, Anda akan memerlukan dokumen peraturan berikut:

GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen.

Kode Perburuhan Federasi Rusia (agar tidak bingung dengan perubahan dan penambahan, masuk akal untuk memperoleh teks baru Kode Perburuhan dengan amandemen setiap enam bulan sekali - kecuali, tentu saja, organisasi Anda memiliki sistem hukum referensi yang diperbarui secara berkala).

Instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 10/10 2003 No. 69.

Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menyiapkan formulir buku kerja dan menyediakannya kepada majikan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 (sebagaimana diubah pada 19 Mei 2008).

Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 05.01.2004 No. 1 "Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya."

Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Arsip Federal pada 6 Oktober 2000 (sebagaimana diubah pada 27 Oktober 2003).

Selain itu, buku oleh Ya.E. Varlamova dan E.A. Kosheleva "Manajemen catatan personel dari awal" (Moskow: Penerbitan profesional, 2008).

catatan

Banyak bentuk dokumen dalam manajemen catatan personel disatukan oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia 01/05/2004 No. 1 "Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya." Anda dapat menemukannya di sistem referensi hukum apa pun (Konsultan Plus, Penjamin, Kode) atau di Internet, ada juga formulir yang sudah jadi dari keputusan ini yang hanya perlu Anda salin ke hard drive Anda. Dokumen yang tidak memiliki formulir terpadu harus dibuat sesuai dengan GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen.

Langkah 1: kami mengembangkan dokumen yang harus ada di perusahaan tanpa gagal

Paling sering, organisasi bisnis personalia produksi dimulai dengan pengembangan semua jenis peraturan dan instruksi, dan memang demikian. Dokumen peraturan yang harus ada di perusahaan tanpa gagal meliputi:

peraturan ketenagakerjaan internal;

peraturan tentang perlindungan data pribadi karyawan;

peraturan tentang perlindungan tenaga kerja dan keselamatan kebakaran.

Segala sesuatu yang lain harus menunggu: dimungkinkan untuk mengambil pengembangan dokumen yang opsional hanya ketika dokumen wajib dibuat.

Langkah 2: sesuaikan staf

Kemungkinan besar, perusahaan telah mengembangkan tabel kepegawaian, ada staf karyawan yang berhasil melakukan tugas mereka, dengan siapa kontrak kerja telah dibuat, pesanan untuk perekrutan telah dikeluarkan dan entri telah dibuat di buku kerja. Tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, dokumen-dokumen ini tidak selalu dibuat dengan benar.

Tanyakan departemen akuntansi untuk informasi tentang gaji karyawan dan nama posisi mereka - berdasarkan data ini, Anda perlu merekonsiliasi tabel kepegawaian.

Perlu dicatat bahwa nama-nama posisi dalam daftar staf tidak selalu sama dengan posisi karyawan yang sebenarnya. Departemen akuntansi tidak benar-benar membutuhkan informasi ini untuk mentransfer pembayaran dan pajak, tetapi program seperti 1C memerlukan pengisian bagian dengan informasi tersebut, dan terkadang posisi yang dimasukkan tidak sesuai dengan yang sebenarnya. Oleh karena itu, sebelum meja kepegawaian disetujui, perlu dilakukan klarifikasi nama-nama jabatan karyawan dengan kepala departemen, manajemen perusahaan atau karyawan itu sendiri.

Anda juga dapat meminta akuntan untuk nomor personel karyawan. Jika akuntansi diotomatisasi, maka nomor personel ditetapkan oleh program, jika tidak, maka Anda harus menetapkannya sendiri, dimulai dengan karyawan yang bekerja paling lama dan diakhiri dengan orang yang paling lama datang ke organisasi. Setelah pemecatan seorang karyawan, lebih baik tidak mentransfer nomor personelnya kepada siapa pun: biarkan semua nomor menjadi unik dan ditugaskan hanya untuk satu orang yang pernah bekerja di perusahaan.

Saat akuntan menyiapkan ringkasan karyawan, Anda perlu memeriksa status file pribadi karyawan dan kartu pribadi mereka, jika disimpan, dan juga mencari tahu dokumen apa yang hilang dalam file pribadi setiap karyawan. Setiap karyawan perlu menulis memo tentang salinan dokumen yang perlu disampaikan.

Langkah 3: periksa kepatuhan informasi dalam daftar staf dan kontrak kerja

Setelah tabel kepegawaian dibuat, perlu untuk memverifikasi informasi di dalamnya dengan data dalam kontrak kerja. Jika informasinya berbeda (biasanya gaji ditunjukkan secara tidak benar atau hanya "Gaji menurut daftar staf" ditunjukkan, yang merupakan pelanggaran terhadap Kode Perburuhan Federasi Rusia dan dapat menyebabkan hukuman; tanggal penandatanganan kontrak jatuh pada tanggal hari libur; tanda tangan perwakilan Majikan tidak sesuai dengan orang yang dinyatakan sebagai perwakilan - misalnya, wakilnya ditandatangani alih-alih direktur umum), maka kontrak harus diulang. Dalam hal ini, seseorang harus melanjutkan dari fakta bahwa perjanjian yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang, pada kenyataannya, bukanlah suatu perjanjian; dengan kata lain, tidak ada kontrak kerja tertulis. Oleh karena itu, harus diterbitkan, tentu saja, tanggal saat ini (asli). Dalam semua kasus lain, perjanjian tambahan dibuat untuk kontrak kerja, yang melengkapi kontrak kerja dengan kondisi baru atau mengklarifikasi (mengubah) kondisi yang ditunjukkan secara tidak benar.

Jika kontrak dilaksanakan dengan benar, tetapi kemudian terjadi perubahan (kenaikan gaji, pemindahan karyawan ke pekerjaan lain), maka perjanjian tambahan harus dibuat untuk setiap kasus untuk setiap karyawan. Kontrak kerja dan perjanjian tambahan disiapkan dalam dua salinan, satu tetap dengan perusahaan, dan yang kedua diberikan kepada karyawan.

Langkah 4: periksa kebenaran pelaksanaan perintah personel

Selanjutnya, Anda perlu memeriksa ketersediaan dan kebenaran pelaksanaan pesanan untuk perekrutan, pemindahan karyawan (jika ada), dll. (tanggal, tanda tangan, informasi yang terkandung di dalamnya). Pesanan harus sesuai dengan isi kontrak kerja yang dibuat dengan karyawan dan tabel kepegawaian. Mereka harus ditandatangani tidak hanya oleh kepala perusahaan, tetapi juga oleh karyawan itu sendiri. Jika tidak ada perintah untuk mempekerjakan atau memindahkan karyawan yang bekerja atau dikeluarkan dengan pelanggaran, mereka harus dipulihkan, dikerjakan ulang, atau “ditandatangani sebagai tambahan”. Secara hukum, Anda tidak bertanggung jawab atas apa yang terjadi sebelum Anda, tetapi karyawan tersebut berhak meminta salinan pesanan tersebut, dan dia harus memberikannya.

Langkah 5: periksa kebenaran pemeliharaan buku kerja

Tahap kerja selanjutnya adalah mengecek ketersediaan buku kerja. Buku semua karyawan yang terdaftar harus disimpan di perusahaan. Jika Anda menemukan buku-buku pensiunan karyawan, maka Anda perlu mengirim surat tercatat dengan tanda terima pengembalian kepada pemilik buku dengan permintaan untuk datang untuk buku kerja atau memberikan alamat di mana itu dapat dikirim. Setelah menerima tanggapan, buku kerja harus dikirim melalui pos paket terdaftar dengan tanda terima pengembalian. Jika tidak ada jawaban, cukup cantumkan pemberitahuan penerimaan surat di buku kerja. Buku kerja karyawan yang tidak bekerja harus disimpan secara terpisah dari yang lain sampai diperlukan, tetapi tidak kurang dari 50 tahun.

Jika tidak ada catatan pekerjaan atau mutasi di buku kerja, jangan terburu-buru melakukannya. Pertama, bacalah dengan cermat kedua dokumen yang mengatur pengisian buku kerja: Petunjuk pengisian buku kerja dan Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, menyiapkan formulir buku kerja, dan menyediakannya bagi pemberi kerja. Dan hanya ketika Anda yakin dengan pengetahuan Anda, Anda bisa mulai membuat entri di buku kerja. Ingat: entri yang dieksekusi secara salah dapat menyebabkan fakta bahwa karyawan tersebut tidak dapat dikreditkan dengan masa kerja di perusahaan tempat entri yang salah dibuat.

Langkah 6: kami menyusun file pribadi atau folder pribadi karyawan (jika belum disimpan sebelum Anda)

Pastikan untuk mengeluarkan kartu pribadi untuk karyawan dalam bentuk No. T-2. Saat ini, banyak program memungkinkan Anda untuk mengisi formulir No. T-2 di komputer dan mencetaknya di atas kertas biasa, yang digunakan oleh beberapa petugas personalia. Namun, arsip negara masih menerima kartu pribadi hanya di atas kertas tebal "setengah karton". Oleh karena itu, jika organisasi Anda adalah sumber perolehan arsip negara, beli formulir No. T-2 di toko alat tulis dalam jumlah yang diperlukan atau beli kertas yang sesuai untuk mencetaknya.

Kartu pribadi diisi oleh petugas personalia - instruksi semacam itu terkandung dalam instruksi untuk penggunaan formulir terpadu (Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 01/05/2004 No. 1).

Salinan dokumen yang diterima dari karyawan (paspor, sertifikat asuransi, dll.) Harus ditempatkan di folder "file", setelah itu inventaris setiap kasus dibuat, dan folder pribadi Anda dibuat. Anda juga dapat melampirkan salinan pesanan dan kontrak kepada mereka sehingga semua informasi tentang karyawan ada di satu tempat, tetapi ini tidak perlu. Foto karyawan dapat direkatkan ke kartu pribadi.

Seringkali, file pribadi dimasukkan ke dalam formulir No. T-2, yang tidak benar: kartu pribadi harus disimpan secara terpisah dari semua dokumen lainnya.

Dokumen dan salinan baru ditambahkan ke folder pribadi saat tersedia.

Langkah 7: buat buku atau jurnal akuntansi yang diperlukan

Buku pembukuan pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya serta buku pemasukan dan pengeluaran untuk pembukuan bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya hanya dapat disimpan dalam bentuk kertas. Karena ini adalah jurnal akuntansi untuk formulir pelaporan yang ketat, setiap halaman buku diberi nomor, dan halaman itu sendiri dijahit dan disegel dengan stempel organisasi.

Langkah 8: Jadwalkan Liburan

Dua minggu sebelum tahun baru, organisasi harus menyetujui jadwal liburan. Pengerjaannya harus dimulai pada bulan November. Jika perusahaan kecil, Anda dapat mewawancarai karyawan tentang kapan mereka ingin pergi berlibur, jika besar, mengirim surat kepada kepala departemen meminta mereka untuk memberikan informasi tersebut untuk departemen mereka.

Saat menjadwalkan liburan, pastikan bahwa ketika karyawan departemen kecil pergi berlibur, arahnya tidak akan tetap tertutup. Misalnya, jika hanya ada dua manajer penjualan di sebuah perusahaan, maka liburan mereka tidak boleh bersamaan, bahkan sebagian, apalagi, di antara liburan ini harus ada periode kerja bersama - untuk mentransfer kasus dari satu manajer ke manajer lain.

Jika Anda sendiri mewawancarai karyawan tentang waktu pergi berlibur dan konflik muncul tentang siapa dan kapan pergi, jangan coba-coba menyelesaikannya sendiri - bawa informasinya ke perhatian manajemen dan buat jadwal sesuai dengan keputusan manajemen . Jika Anda meminta informasi melalui kepala departemen, percayakan penyelesaian masalah yang kontroversial kepada mereka. Biasanya dibutuhkan satu sampai tiga minggu untuk mengumpulkan informasi untuk menjadwalkan liburan.

Setelah pendaftaran, jadwal liburan harus diserahkan untuk persetujuan kepada kepala.

Dua minggu sebelum dimulainya liburan, perlu untuk memberi tahu karyawan tentang kejadiannya dan mengeluarkan perintah untuk memberikan liburan. Waktu mulai liburan dapat diubah dengan persetujuan karyawan dengan manajer. Jika pada saat awal liburan karyawan jatuh sakit dan memberikan cuti sakit, perlu, atas permintaannya, untuk menunda liburan ke waktu lain yang nyaman baginya. Semua perubahan ini dilakukan di kolom yang sesuai dari jadwal liburan. Dan jangan lupa bahwa seorang karyawan tidak dapat pergi berlibur selama dua tahun berturut-turut dan liburan wajib yang dibayar hanya dapat diganti dengan kompensasi uang jika karyawan tersebut diberhentikan.

Langkah 9: kami membentuk file personel

Kasus dapat diselesaikan pada topik berikut:

"Pesanan personel (perekrutan, pemecatan, transfer, bonus, promosi, cuti tanpa bayaran, pengiriman perjalanan bisnis panjang dan perjalanan bisnis ke luar negeri)" (umur simpan - 75 tahun);

"Pesanan tentang personel (cuti reguler dan studi, tugas, hukuman, perjalanan bisnis jangka pendek di Rusia)" (masa simpan - 5 tahun);

"Kontrak kerja";

"Barang pribadi";

"Kartu pribadi";

"Dokumen peraturan perusahaan (peraturan, instruksi)";

"Korespondensi tentang masalah kepegawaian dengan instansi pemerintah dan organisasi komersial", dll.

Jadwal liburan, jadwal tugas, jadwal kepegawaian lebih mudah dipisahkan ke dalam kotak terpisah dan disimpan dalam folder tipis.

Lebih mudah untuk menyimpan file pribadi dan kartu pribadi dalam urutan abjad sesuai dengan nama karyawan, semua dokumen lain - dalam urutan kronologis saat dokumen tiba.

Pesanan secara pribadi memiliki dua periode penyimpanan: 5 dan 75 tahun, oleh karena itu mereka dibagi menjadi setidaknya dua kasus (semua pesanan yang tidak terdaftar dengan periode penyimpanan 5 tahun memiliki periode penyimpanan 75 tahun).

Jika perusahaan cukup besar dan lebih dari 250 lembar dibentuk dalam satu file dalam satu tahun, maka itu harus dibagi menjadi beberapa file atau menjadi volume (misalnya: "Kontrak kerja (A-K)", "Kontrak kerja (L-Z)" ; “ Pesanan personel (cuti reguler dan studi)”, “Pesanan personel (tugas, penalti, perjalanan bisnis jangka pendek di Rusia)”).

Saat membentuk kasus, perlu menggunakan bagian 7 dan 8 dari Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan.

Langkah 10: buat nomenklatur kasus

Nomenklatur kasus dapat dibuat secara terpisah sesuai dengan dokumen kepegawaian atau termasuk dalam nomenklatur umum urusan organisasi.

Secara umum proses pembentukan perkara dan penyusunan nomenklatur dalam pekerjaan kantor kepegawaian tidak berbeda dengan pembentukan perkara dan penyusunan nomenklatur pada pekerjaan kantor umum.

Dan hanya setelah semua tahapan, Anda dapat mulai mengembangkan deskripsi pekerjaan, peraturan staf, dan peraturan lokal opsional lainnya (tidak wajib dari sudut pandang Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Yu.V. Eremeeva,
kepala kantor, anggota Klub Sekretaris Profesional