Rubel meningkatkan efisiensi kerja. Meningkatkan efisiensi personel di industri apa pun

Halo! Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang efektivitas pribadi.

Hari ini Anda akan belajar:

• Apa itu efektivitas pribadi;
• Apa pengaruhnya?
• Bagaimana menjadi benar-benar efisien.

Apa itu efektivitas pribadi?

Mari kita mulai dengan bagian teoretis. Konsep efektivitas pribadi orang biasa dimengerti, tapi agak kabur. Karena tidak ada definisi yang jelas, masalah muncul dalam metodologi, dan secara umum dalam ruang lingkup itu sendiri. Mari kita coba mendefinisikan efektivitas pribadi seseorang.

Efisiensi pribadi – kemampuan seseorang untuk melakukan tugas-tugas tertentu secepat dan seefisien mungkin.

Berdasarkan definisi ini, sudah mungkin untuk memberikan masalah utama yang dihadapi seseorang ketika melakukan tugas sehari-hari tertentu:

• Mengalihkan perhatian;
• Pekerjaan tidak dalam kapasitas penuh.

Artinya, kita dapat mengatakan bahwa efektivitas pribadi menyiratkan konsentrasi yang jelas pada kinerja tugas tertentu pada tingkat maksimum. Saat ini, psikolog semakin memprioritaskan masalah efektivitas pribadi. Di dunia yang penuh dengan informasi, cukup sulit untuk tidak tenggelam dalam arus seperti itu, untuk menyaring yang benar.

Mengapa penting untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerja pribadi?

Efektivitas satu orang tertentu dapat mempengaruhi tidak hanya kinerja seseorang tugas spesifik di tempat kerja atau belajar, tetapi juga secara umum dalam mengejar tujuan manusia tertentu.

Dengan efisiensi pribadi, kami tidak hanya dapat menilai seberapa cepat Anda menyelesaikan tugas yang diberikan oleh pemberi kerja, tetapi juga seberapa cepat Anda dapat mendaki tangga karir, menerima dan menggunakan informasi baru, dan mencapai tujuan mereka.

Efisiensi pribadi bertanggung jawab atas parameter penting - kapasitas kerja. Seseorang dengan sedikit efisiensi akan tertinggal tanpa henti sementara orang yang lebih sukses menggunakan potensi mereka untuk menyelesaikan tugas mereka. Untuk lebih memahami arti penggunaan efektivitas pribadi, Anda perlu mengangkat topik tentang bakat dan menggunakan potensi Anda.

Ini adalah fakta yang terkenal bahwa kesuksesan terdiri dari kerja keras dan bakat. Selain itu, orang mengajukan proporsi yang berbeda, dari 10% bakat dan 90% tenaga kerja, hingga 50/50.

Efisiensi pribadi adalah analogi kerja dengan penggunaan bakat seseorang. Artinya, Anda menggunakan sumber daya Anda untuk mencapai tujuan Anda secepat mungkin, dengan menggunakan upaya sesedikit mungkin.

Ini tidak berarti bahwa kinerja tugas akan berkualitas buruk, sebaliknya, semakin efisien seseorang, semakin efisien ia akan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat.

Dengan demikian, peningkatan efisiensi pribadi pasti akan mengarah pada fakta bahwa seseorang akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk urusan sehari-hari.

Contoh: karyawan dipercayakan dengan tugas menganalisis pesaing di industri perusahaannya. Berdasarkan laporan ini, dia perlu membuat analisisnya sendiri, menilai prospek pengembangan perusahaan dan, secara umum, mengeluarkan keputusannya tentang kelayakan memasuki pasar. Karyawan akan mengatasi tugas seperti itu dari 1 minggu hingga 1 bulan. Dan semakin tinggi efisiensinya, semakin sedikit waktu yang akan dihabiskan untuk tugas ini.

Kami berbicara lebih banyak tentang waktu tugas, dan bukan kualitasnya, terutama berdasarkan realitas modern. Masalah pekerjaan saat ini bukanlah untuk mengatasi tugas di tingkat - hampir tidak pernah ada masalah dengan ini. masalah utama- di dalam .

Semua orang memperhatikan fenomena seperti itu di belakang mereka: 20-30 menit pertama di tempat kerja, Anda mulai melakukan tugas yang diberikan kepada Anda dengan mata terbakar. Kemudian, efektivitasnya turun, mata berhenti terbakar, dan apa yang butuh 5 menit, secara bertahap menjadi 10, 15 dan 20.

Jika saat ini Anda melihat diri Anda dari luar, Anda dapat melihat gangguan tanpa akhir, melemahnya konsentrasi, beralih dari satu tugas ke tugas lain, dan hal-hal lain yang benar-benar tidak efisien. Dan fenomena seperti itu diamati di mana-mana, tidak hanya di tempat kerja, tetapi juga di sekolah, saat melakukan, pelatihan, membaca, dll.

Untuk mengurangi waktu menyelesaikan satu tugas, sehingga meningkatkan produktivitas Anda, Anda perlu melatih efisiensi pribadi.

Siapa yang direkomendasikan untuk meningkatkan efektivitas pribadi sejak awal?

Efektivitas pribadi diperlukan untuk melatih setiap orang secara mutlak, tetapi beberapa profesi memerlukan pendekatan khusus untuk ini. Mari kita berurusan dengan mereka yang pertama-tama dan segera perlu mengurus diri sendiri.

Pekerja lepas. Mari kita mulai dengan mereka. Ini adalah kategori khusus pekerja yang melakukan berbagai tugas. Ini mungkin pembuatan program, desain, pembukuan, dll.

Kategori orang ini paling rentan terhadap serangan informasi karena kontak terus-menerus dengan informasi. Jika di tempat kerja di jaringan sosial kantor, situs berita, dan cara lain untuk menghabiskan waktu dan mengalihkan perhatian dari pekerjaan diblokir atau dipantau, maka tidak ada batasan seperti itu saat bekerja dari rumah.

Seringkali, untuk menyelesaikan tugas yang memakan waktu maksimal 15 menit, rata-rata freelancer menghabiskan lebih dari satu jam. Ini untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, meningkatkan penghasilan, jumlah klien, dan pada saat yang sama meluangkan waktu untuk hal-hal yang lebih menarik - pekerja lepas perlu terus meningkatkan efektivitas pribadi mereka.

Pengusaha. Setiap orang yang memiliki, serta direktur dan manajer puncak perusahaan besar, akan termasuk dalam kategori ini. Dalam realitas ekonomi modern, pengusaha dan manajemen senior memiliki waktu yang sangat terbatas untuk menyelesaikan masalah-masalah penting.

Pada saat yang sama, mereka memiliki tanggung jawab lebih dari karyawan biasa. Untuk menemukan waktu untuk segalanya, dan menyisakan beberapa jam lagi untuk kehidupan di luar pekerjaan, Anda perlu mengembangkan efektivitas pribadi Anda.

Siswa. Siapa pun yang sedang mempelajari sesuatu dapat dimasukkan dalam kategori ini. Terlepas dari apakah itu sekolah atau kursus akuntansi dua bulan, menggunakan potensi Anda dalam studi Anda sepenuhnya adalah tugas utama orang-orang ini.

Mendapatkan jumlah maksimum informasi yang berguna, menyaringnya dari sampah yang tidak perlu, dan membuatnya cocok untuk digunakan untuk tujuan sendiri adalah tugas yang bergantung pada efektivitas pribadi.

Kapan efektivitas pribadi terbentuk?

Efektivitas pribadi seseorang merupakan faktor subjektif. Itu mulai terbentuk pada usia prasekolah, dan puncak pembentukannya jatuh pada usia 19-25 tahun, masa ketika orang baru mulai bekerja, menggunakan semua yang mereka terima selama pendidikan mereka.

Tetapi seluruh fondasi diperoleh di sekolah, ketika multitasking siswa memanifestasikan dirinya: Anda perlu melakukan pekerjaan rumah, melakukan apa yang Anda suka, duduk di jejaring sosial, berjalan-jalan dengan teman, menyelesaikan tugas untuk orang tua di sekitar rumah, dan sebagainya di. Selama periode inilah prioritas ditetapkan.

Tetapi ini tidak berarti bahwa meningkatkan efektivitas pribadi tidak mungkin dilakukan di usia yang lebih tua. Setelah 23-25 ​​​​tahun orang berpikir tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan efisiensi mereka untuk mencurahkan waktu untuk keluarga mereka dan meninggalkan sedikit untuk hobi mereka.

Itulah mengapa perlu untuk meningkatkan efisiensi diri sendiri sedini mungkin, tetapi bahkan pada usia lanjut seseorang tidak dapat mengatakan bahwa seseorang tidak dapat mengatasi perubahan dirinya dan mulai menjadi lebih efisien.

Tiga faktor membentuk dasar efektivitas pribadi:

• Menetapkan tujuan;
• Penggunaan sumber daya;
• Sosialisasi.

Penetapan tujuan merupakan faktor terpenting dari ketiganya. Untuk bekerja secara efektif, Anda perlu memahami mengapa Anda melakukannya. Sebuah tujuan yang terdefinisi dengan baik adalah dasar dari hasil. Penting untuk menetapkan tujuan menengah. Interval waktu terkecil untuk satu tujuan harus 1 hari.

Penggunaan sumber daya. Perbandingan efisiensi pribadi dengan ekonomi sangat baik di sini. Ekonomi adalah ilmu yang menggunakan sumber daya dalam jumlah terbatas untuk memenuhi kebutuhan. Jika kita analogikan dengan seseorang, maka setiap orang memiliki persediaan sumber dayanya sendiri yang harus digunakan untuk memenuhi tujuannya.

Sosialisasi. Juga merupakan faktor yang cukup penting. Dia bertanggung jawab untuk komunikasi dan implementasi tujuan dalam masyarakat. Setiap hari seseorang pasti bertemu dengan orang lain, dan mereka juga mempengaruhi pemenuhan tujuannya, seperti dirinya sendiri.

Untuk melatih keterampilan mencapai tujuan, Anda perlu mempelajari cara membangun hubungan dengan orang lain, dan memastikan bahwa mereka membantu mencapai tujuan dengan satu atau lain cara.

Seseorang yang ingin mengembangkan keefektifan pribadinya harus bergerak ke tiga arah ini:

• Pelajari cara menetapkan tujuan Anda dengan benar.
• Cobalah untuk menggunakan sumber daya Anda dengan lebih bijak untuk mencapainya;
• Berinteraksi dengan orang-orang untuk mengimplementasikan rencana mereka.

Metode untuk meningkatkan efektivitas pribadi

Ada banyak metode untuk meningkatkan efektivitas pribadi, tetapi semuanya membicarakan hal yang sama. Kami telah menyusun untuk Anda 10 cara paling populer untuk meningkatkan efisiensi pribadi, dan mengikuti setidaknya setengahnya selama beberapa bulan, Anda dijamin akan melihat peningkatan efisiensi.

Perencanaan

Salah satu cara terpenting untuk meningkatkan efisiensi adalah merencanakan hari Anda dengan baik. Ini adalah salah satu skill utama yang bisa meningkatkan performa sepanjang hari.

Abraham Lincoln adalah orang yang benar-benar brilian yang mampu mencapai tujuan yang paling ambisius hanya melalui efektivitas pribadinya. Dia bekerja secara maksimal hampir selalu, dan ini membedakannya dengan baik dari semua orang yang menghalangi pencapaian tujuannya.

Bekerja menuju tujuan Anda adalah area pertama yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu. Yang terbaik adalah menuliskan tujuan Anda di atas kertas biasa - ini membuatnya lebih nyata. Yang terbaik adalah membawa buku harian dengan tujuan dan melihat secara berkala.

Tetapi rencana untuk hari itu hanyalah puncak gunung es. Tujuan juga harus ditetapkan untuk periode yang lebih lama. Juga, seseorang harus memiliki satu tujuan - misi yang harus setara dengannya. Ini biasanya merupakan tujuan besar dan muluk, yang pencapaiannya bisa memakan waktu hampir seumur hidup.

Pada saat yang sama, menyusun misi yang kompeten adalah langkah pertama untuk menjadi efektif.

Selebaran dengan tujuan dan misi utama juga diinginkan untuk dibawa bersama Anda. Ini akan membantu menjawab pertanyaan: “Mengapa saya melakukan ini di saat ini”, dan juga akan memberikan tambahan motivasi untuk bekerja.

Prioritas

Memprioritaskan adalah keterampilan penting untuk dipelajari segera setelah Anda mempelajari cara menetapkan tujuan Anda. Prioritaskan - Putuskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan mana yang setelahnya. Mengatur prioritas seperti itu memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting di awal hari menggunakan sumber daya maksimum, menyisakan lebih sedikit energi untuk yang sekunder.

Mark Twain berkata: “Jika Anda makan katak di awal hari, sisa hari itu menjanjikan untuk menjadi luar biasa. Bagaimanapun, Anda telah melakukan semua kerja keras. ”

Artinya, Anda harus menyelesaikan satu besar dan tugas yang sulit segera, tanpa penundaan. Setelah itu, segala sesuatu yang lain akan tampak tidak begitu sulit dan Anda dapat melakukan semuanya tanpa banyak usaha.

Psikolog juga menganut sudut pandang yang sama. Setelah menyelesaikan tugas yang sulit, seseorang mengalami lonjakan endorfin - hormon kegembiraan, dan sebagai hasilnya - peningkatan pasokan sumber daya internal. Artinya, setelah tugas yang sulit, Anda dengan senang hati akan mengerjakan sesuatu yang tidak terlalu sulit. Pada saat yang sama, tugas yang paling menyenangkan harus ditinggalkan sampai akhir. Berjuang untuk itu juga akan meningkatkan kinerja.

Prioritas memungkinkan Anda untuk memilih katak terbesar dan terjelek, lalu katak yang sedikit lebih kecil, dan seterusnya.

Konsentrasi perhatian

Salah satu yang paling metode kompleks, yang memungkinkan Anda untuk menyebarkan efisiensi pribadi secara maksimal.

Konsentrasi - kemampuan untuk fokus pada sesuatu yang spesifik. Artinya, saat melakukan tugas, Anda tidak terganggu oleh hal-hal asing, Anda sepenuhnya mengabdikan diri untuk bekerja dan menyelesaikannya lebih cepat.

Masalah konsentrasi saat ini adalah salah satu masalah paling mendesak yang dianggap penting oleh psikolog.

Beberapa statistik:

• Rata-rata lama waktu seorang anak berkonsentrasi pada satu hal adalah 7 menit. Pada orang dewasa, angka ini bisa meningkat menjadi 40 menit.
• Setelah 40 menit dari jenis pekerjaan yang sama, terlepas dari seberapa kreatifnya pekerjaan itu, ada kehilangan konsentrasi dan penurunan efisiensi. Ini secara negatif mempengaruhi efektivitas pribadi.

Saat ini ada beberapa metode untuk meningkatkan konsentrasi, tetapi prinsipnya sama: Anda perlu istirahat secara berkala dan setelah sesi panjang dalam bisnis yang sama, ubah bidang aktivitas. Salah satu metode tertua tetapi paling efektif untuk mempertahankan konsentrasi adalah metode Pomodoro.

Inti dari metode ini adalah Anda perlu melakukan satu jenis aktivitas selama 25 menit dan kemudian mengatur diri Anda sendiri untuk istirahat selama 5 menit. Setelah Anda melakukan siklus Pomodoro ini sebanyak 4 kali, Anda perlu beralih aktivitas, meskipun aktivitas tersebut belum selesai. Dan setelah 1-2 siklus, kembali ke sana dan selesaikan pekerjaan.

Ada banyak metode lain yang dapat Anda pelajari tentang online.

Penghentian gadget secara bertahap di tempat kerja

Ini mengikuti dari poin sebelumnya. Ponsel dan tablet memiliki efek negatif pada konsentrasi. Mereka membuat seseorang terus-menerus terganggu oleh informasi yang tidak perlu. Gadget di tempat kerja hanya boleh digunakan untuk komunikasi.

Membatasi waktu yang dihabiskan di jejaring sosial

Media sosial adalah kendaraan yang sempurna untuk mengurangi efektivitas pribadi. Mereka mengambil banyak waktu, tidak membawa apa pun sebagai imbalan. Untuk menggunakan waktu pribadi dan kerja Anda secara rasional, Anda perlu membatasi diri Anda sebanyak mungkin dalam hal jejaring sosial.

Habiskan waktu sesedikit mungkin di Vkontakte atau Odnoklassniki, dan Anda akan melihat bahwa Anda memiliki lebih banyak peluang untuk melakukan apa yang benar-benar Anda sukai.

Kontrol atas kesejahteraan

Kesehatan yang buruk merupakan salah satu penyebab seseorang tidak dapat menggunakan potensinya secara maksimal. Selama sakit, seseorang praktis tidak berguna di tempat kerja, karena dia tidak akan dapat melakukan tugas sehari-hari secepat dan seefisien yang dia lakukan sebelumnya.

Karena itu, harus diingat bahwa terkadang lebih baik menghabiskan 1-2 hari untuk akhirnya pulih daripada bekerja dalam penyakit selama 1-2 minggu, sehingga menurunkan efektivitas Anda.

Juga tidak ada salahnya untuk bersantai dengan baik sebelum mulai bekerja. Untuk ini, pilihan yang bagus adalah bak mandi air panas. Bagi pecinta seni oriental, meditasi bisa menjadi penyelamat yang nyata. Selama itu, tubuh manusia beristirahat dalam mode yang dipercepat, dan secara harfiah setelah 20 menit meditasi, Anda akan merasakan gelombang kekuatan yang nyata.

Memasuki kondisi aliran

Aliran adalah nama keadaan psikologis seseorang yang agak menarik, yang ditandai dengan kinerja puncak. Dalam keadaan ini, seseorang mampu memberikan yang maksimal, atau bahkan melampaui batasnya sendiri.

Untuk memasuki arus, Anda dapat menggunakan stimulan internal atau eksternal. Stimulan internal meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan motivasi pribadi seseorang. Stimulan eksternal mencakup segala sesuatu yang dengan satu atau lain cara dapat membuat seseorang tenang dan menyesuaikan diri dengan cara yang benar.

Cocok untuk ini:

• tempat yang sesuai;
• mandi air panas;
• Meditasi.

Dengan stimulan internal, segalanya menjadi sedikit lebih rumit. Mereka bersifat individual untuk setiap orang, tetapi mereka serupa dalam satu hal - mereka menyebabkan muatan emosi positif, yang memungkinkan Anda untuk fokus pada satu hal untuk waktu yang lama. Mereka juga berurusan dengan motivasi intrinsik. Cukup belajar tentang tuas motivasi Anda, dan Anda dapat dengan mudah memengaruhi diri sendiri dan memasuki kondisi aliran.

Tahu cara istirahat

Ini adalah salah satu keterampilan terpenting yang hilang dari kebanyakan orang. Seperti yang mereka katakan, di sebagian besar kamus, istirahat adalah perubahan aktivitas. Karena itu, Anda tidak bisa beristirahat hanya dengan berbaring di sofa. Anda perlu melakukan hal lain yang menggunakan otot dan kemampuan Anda yang lain.

Mengubah jenis kegiatan adalah sesuatu yang harus Anda pelajari dalam waktu singkat. Jika Anda bekerja dengan tangan Anda - bermain catur, poker, buat otak Anda berpikir. Jika pekerjaan Anda terkait dengan pekerjaan mental, semuanya dilakukan sebaliknya - Anda perlu istirahat, memuat tubuh secara fisik, tanpa memberinya banyak waktu untuk berpikir.

Ada kesalahpahaman umum bahwa orang yang banyak bekerja di depan komputer dapat bersantai sambil duduk di jejaring sosial. Tapi ini jauh dari benar. Waktu yang dihabiskan di depan komputer berdampak negatif pada otot mata, serta otak, yang dipaksa untuk menyaring arus informasi yang sangat besar.

Hentikan pemrosesan

Item ini mengacu pada kesehatan, tetapi harus disorot secara terpisah. Setiap orang harus dengan jelas mewakili batasnya - jumlah pekerjaan yang dilakukan, setelah itu ia akan membahayakan tubuhnya.

Kami tahu peluang itu tubuh manusia cukup besar, dan kasus melampaui batas sendiri tidak jarang, terutama bila menyangkut pekerjaan yang mendesak dan penting. Tetapi konsekuensi dari kasus seperti itu tidak positif.

Untuk menolak pemrosesan secara kompeten, Anda hanya perlu mengetahui redistribusi Anda berdasarkan pengalaman - keadaan itu ketika tidak ada yang berhasil, pekerjaan berjalan 2-3 kali lebih lambat, dan kelelahan fisik tidak seimbang. Dan masuk lain kali setelah mencapai jumlah pekerjaan yang sama, Anda perlu memperlambat dan menundanya untuk sementara waktu, setelah istirahat.

Belajar mendelegasikan

Hal ini terutama berlaku untuk karyawan yang bekerja di posisi kepemimpinan. Kebanyakan bos, terutama yang jadul, mencoba melakukan sebagian besar pekerjaan di perusahaan sendirian. Dan ini salah. Bagaimanapun, pemimpin yang dipekerjakan di perusahaan menjadi pekerja, tetapi pekerja yang membuat keputusan tidak akan menjadi pemimpin.

Itulah mengapa lebih baik untuk membuat struktur hierarki yang jelas, dengan kebebasan memilih untuk setiap tautan - untuk mentransfer bagian dari kekuatan yang ada pada Anda ke tautan lain yang berfungsi lebih rendah. Ini akan memungkinkan Anda untuk membongkar diri sendiri, dan meningkatkan efisiensi setiap tautan dan karyawan individu.

Efektivitas pribadi pemimpin adalah apa yang menjadi dasar seluruh perusahaan. Semakin efisien hubungan manajemennya, semakin banyak keputusan manajemen yang dapat dibuat, dan semakin baik situasi ekonomi perusahaan.

Ini cukup metode sederhana yang diketahui hampir semua orang. Tetapi implementasinya dapat memakan banyak waktu. Untuk menggunakannya secara maksimal, Anda perlu menjadikan metode ini sebagai kebiasaan Anda.

Kemalasan dan ketakutan akan perubahan sebagai penghalang kesuksesan

Kemalasan hanya ada dalam peribahasa - mesin kemajuan. Padahal, ini adalah salah satu rem utama yang menghalangi seseorang untuk bergerak. Bersamaan dengan itu muncul rasa takut. Dan sebagian besar, itu adalah ketakutan akan perubahan.

Seseorang takut bahwa di lingkungan baru ia akan kehilangan stabilitas. Dan stabilitas untuk sebagian besar orang modern adalah salah satu aspek terpenting dari kehidupan yang sukses.

Pada saat yang sama, jika kemalasan adalah sesuatu yang dapat dan harus diperangi, dan setiap orang memahami hal ini, maka ketakutan akan perubahan hampir tidak dapat diatasi sendirian.

Cara yang bagus untuk memerangi kemalasan adalah dengan mengembangkan kebiasaan. orang sukses. Salah satu metode terpenting yang harus Anda ikuti dalam hidup Anda adalah mengamati apa yang dilakukan orang-orang sukses dan membawanya ke dalam hidup Anda.

Alasan populer lainnya adalah usia.

Kami tidak akan fokus pada hal ini, kami hanya akan memberikan beberapa contoh orang sukses yang mengimplementasikan ide-idenya di usia yang cukup lanjut:

• Suze Orman adalah salah satu penulis Amerika paling terkenal. Sampai usia 30 dia bekerja sebagai pelayan. Sukses datang hanya setelah 40;
• Harrison Ford adalah sutradara yang cukup terkenal. Sampai usia 30 ia bekerja sebagai tukang kayu;
• JK Rowling adalah penulis buku Harry Potter. Pada usia 31, dia masih hidup dalam kesejahteraan;
• Ray Kroc adalah pemilik McDonald's saat ini. Hingga usia 52 tahun, ia bekerja sebagai penjual keliling;
• Henry Ford - tidak perlu menjelaskan siapa dia. Baru pada usia 40 tahun ia berhasil meluncurkan pabrik mobil pertamanya.

Dan ada ratusan dan ribuan contoh seperti itu di seluruh dunia. Angka yang sama - 30 tahun, setelah itu seseorang menjadi begitu berat meningkat, menurut statistik, tetap hanya angka. Tidak ada kata terlambat untuk mulai bergerak maju.

Tentu saja, usia membuat otak orang tidak mudah dibentuk, informasi diserap semakin sulit, keterampilan baru diperoleh dengan susah payah. Benar, ada satu tapi. Ini akan menjadi ciri khas bagi mereka yang berhenti berkembang begitu saja setelah lulus dari sekolah/institut.

Jika seseorang memperhatikan dirinya sendiri, mempelajari informasi baru, mempelajari masalah baru yang menarik baginya, maka dengan probabilitas 100%, otaknya akan bekerja tidak lebih buruk daripada di sekolah hingga usia 50-70 tahun.

Kami menyentuh masalah kesuksesan bukan secara kebetulan. Bagaimanapun, sebagian besar pembaca yang telah membuka artikel ini mengandalkan fakta bahwa meningkatkan efisiensi pribadi akan membawa mereka menuju kesuksesan.

Dan dalam kebanyakan kasus, kriteria untuk sukses adalah: kesejahteraan finansial, sehat dan keluarga. Ini adalah efektivitas pribadi yang bertanggung jawab atas jalan seseorang menuju sukses. Semakin efisien Anda menggunakan sumber daya internal Anda, semakin besar kemungkinan Anda berada di antara orang-orang yang benar-benar sukses.

Efektivitas pribadi dan pendidikan mandiri

Di sini perlu menyentuh masalah pendidikan dan pendidikan mandiri. Mari kita mulai dengan fakta bahwa banyak orang dalam hidup mereka telah memikirkan keefektifan pribadi lebih dari sekali, meskipun mereka menyebutnya dengan kata lain.

Mereka cukup banyak membaca di Internet dan membeli berbagai buku tentang bagaimana menjadi kaya, terkenal dan sukses. Dan ilustrasi yang cukup jelas dari semua literatur semacam itu adalah karya Evgeny Gordeev - "bagaimana menghasilkan satu juta". Buku ini terdiri dari 200 halaman, 100 di antaranya diisi oleh pengulangan kata "kerja" tanpa akhir, dan 100 sisanya dijajarkan agar sesuai dengan rencana. Ini adalah buku paling jujur ​​tentang bagaimana menjadi orang yang sukses dan kaya.

Artinya, Anda perlu memahami sekali bahwa tidak ada pil ajaib yang secara dramatis akan membuat Anda sukses dan kaya. Anda perlu berkembang, dan salah satu arah utama adalah memaksimalkan efisiensi Anda sendiri. Sejak kecil, orang-orang dikelilingi oleh pengetahuan yang tidak berguna, tidak diajarkan hal utama - cara menetapkan tujuan, menggunakan sumber daya Anda sendiri, dan mencapainya. Itulah mengapa hal pertama yang harus Anda pelajari jika Anda ingin sukses adalah menggunakan sumber daya Anda sendiri.

Efisiensi pribadi dan zona nyaman

Tentang bagaimana berada di zona nyaman, kata judul buku lain - “Keluar dari zona nyaman. Ubah hidupmu. 21 Cara Meningkatkan Efektivitas Pribadi oleh Brian Tracy. Untuk meningkatkan efektivitas pribadi Anda, Anda harus keluar dari zona nyaman Anda ke dunia nyata sesegera mungkin.

Seseorang tidak dapat mencapai hasil yang maksimal jika ia tetap pada tempatnya. Tentu saja, zona nyaman inilah yang membuat Anda benar-benar tenang bahkan bahagia. Pada saat yang sama, Anda menandai waktu, dan tidak mencapai lebih banyak.

Orang-orang sukses tidak pernah tinggal di zona nyaman mereka, mereka bergerak maju tanpa henti. Contoh mencolok adalah pendiri merek Virgin, Richard Branson. Seseorang yang telah memilih 7 kegiatan untuk perusahaannya dan terus mengembangkan usahanya.

Tentu saja, keluar dari zona nyaman Anda disertai dengan tantangan. Yang pertama adalah ketakutan akan kegagalan. Hambatan kedua adalah kemalasan. Ketiga adalah lingkungan yang salah. Ketiga faktor ini secara negatif mempengaruhi efektivitas pribadi, mencegah Anda menggunakan potensi penuh Anda. Untuk melakukan yang maksimal, menetapkan tujuan ambisius dan mencapainya, Anda perlu menggunakan metode untuk meningkatkan efisiensi, menerapkannya dalam hidup Anda dan meningkatkan efisiensi Anda secara maksimal.

Efektivitas pribadi di perusahaan

Dari efektivitas pribadi seorang individu, mari kita beralih ke seluruh perusahaan atau perusahaan.

Efektivitas karyawan perusahaan bukan lagi soal psikologi, tapi soal literasi. Itu sebabnya pemimpin yang baik harus bekerja di beberapa arah sekaligus - untuk mempelajari psikologi terapan (metode mempengaruhi orang) dan untuk mengetahui dasar-dasar manajemen. Kombinasi ini akan memungkinkan Anda untuk mengelola orang secara kompeten dan mendorong mereka ke arah yang benar.

Metodologi untuk meningkatkan efektivitas karyawan tidak jauh berbeda dengan efektivitas pribadi seorang individu. Pada saat yang sama, perlu membangun yang kompeten yang akan memungkinkan penghargaan pekerja yang efisien dan entah bagaimana mempengaruhi mereka yang tidak bekerja secara maksimal.

Sistem motivasi bisa sangat berbeda - dari moneter (yang tidak cukup efektif) hingga ideologis (yang paling efektif).

Pertimbangkan dua ekstrem: dan motivasi ideologis. Anda dapat memotivasi dengan uang untuk penyelesaian pekerjaan yang berhasil, atau untuk memenuhi rencana secara berlebihan. Tetapi ada kerugian yang signifikan - bagi sebagian pekerja, uang bukanlah motivasi utama, dan mungkin mereka pergi bekerja bukan karena itu.

Motivasi ideologis adalah kemampuan untuk menginspirasi karyawan Anda sedemikian rupa sehingga mereka diilhami oleh gagasan perusahaan dan secara mandiri sampai pada kesimpulan: Anda harus bekerja secara maksimal untuk membantu atasan Anda mencapai tujuan mereka. . Ini cukup rumit, tapi cara yang menarik, yang meminimalkan biaya imbalan uang, tetapi meningkatkan efisiensi karyawan.

Tetapi dalam bentuknya yang murni, dua metode motivasi seperti itu hampir tidak mungkin untuk bertemu. Oleh karena itu, pengusaha harus menggabungkan beberapa pendekatan: memberikan bonus kepada karyawan yang sangat terhormat, dan menyatakan tujuan penting mereka dalam rapat umum.

Peretasan kecil untuk pengusaha: pernyataan misi yang kompeten memotivasi karyawan dengan sempurna. Semakin besar, semakin menarik, dan “putih” misi perusahaan, semakin banyak karyawan yang siap untuk mempercayainya dan memberikan yang terbaik.

Selain misi, contoh pribadi akan menjadi cara yang bagus untuk memotivasi staf. Kisah manajer puncak Lee Iacocca patut mendapat perhatian dalam hal ini. Manajer puncak ini membuat komitmen untuk mengeluarkan Chrysler dari krisis. Dan untuk menunjukkan kepada semua karyawan bahwa dia adalah bagian dari tim, dia menetapkan gaji untuk dirinya sendiri - $ 1 per tahun.

Ini, tentu saja, ekstrem, dan metode ini telah lama populer dan sudah agak usang. Tetapi prinsip utamanya jelas - jika Anda ingin menginspirasi orang-orang Anda untuk melakukan yang terbaik - tunjukkan kepada mereka bagaimana melakukannya.

Kesimpulan

Efisiensi pribadi adalah kemampuan seseorang untuk melakukan tugas yang diberikan kepadanya dengan kualitas tertinggi dan dalam waktu sesingkat mungkin. Efektivitas pribadi adalah fondasinya sukses hidup, tanpa peningkatan yang mana, rata-rata orang tidak akan pernah bisa menaiki tangga sosial.

Psikologi efektivitas pribadi di abad ke-21 sedemikian rupa sehingga seseorang harus membela diri terhadap arus informasi yang tidak berguna yang berlebihan. Itulah sebabnya penurunan efektivitas pribadi harus dikaitkan dengan gangguan dan penciptaan tujuan yang salah.

Metode untuk meningkatkan efisiensi pribadi cukup sederhana: semuanya melibatkan, sampai tingkat tertentu, fokus pada tugas tertentu, menetapkan prioritas, dan menyeimbangkan beban kerja dan pemrosesan.

Penting untuk meningkatkan efisiensi pribadi dengan mengembangkan kebiasaan tertentu, yang perolehannya akan berdampak positif pada kinerja, dan akan membawa hasil positif baik dalam kehidupan maupun dalam karier.

Indikator kinerja karyawan di perusahaan adalah apa yang harus diberikan perhatian khusus. Pemenuhannya secara maksimal oleh setiap karyawan merupakan tugas utama staf manajemen.

Setiap orang yang bekerja sepanjang hari tahu bahwa seringkali waktu kerja tidak cukup untuk melakukan semuanya. Namun, Anda dapat sangat meningkatkan produktivitas Anda jika Anda mempelajari kebiasaan khusus yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja Anda. Seorang pekerja yang produktif memanfaatkan setiap menit dari waktu kerja mereka, memberikan sebagian besar perhatian mereka pada tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu. Efisiensi tempat kerja tidak hanya akan meningkatkan produktivitas Anda dan memenangkan atasan Anda, tetapi juga akan membuat Anda merasa telah menyelesaikan tugas hari ini dan memiliki hari yang produktif di tempat kerja.

Langkah

Cara fokus kerja

Jaga agar tempat kerja tetap bersih dan rapi. Terkadang, untuk bekerja lebih efisien, cukup membuang hal-hal yang tidak perlu dari tempat kerja. Kekacauan mengganggu pekerjaan produktif. Jika Anda terus-menerus mengobrak-abrik tumpukan sampah untuk menemukan alat atau dokumen yang Anda butuhkan, Anda membuang banyak waktu kerja Anda. Pastikan Anda hanya membawa barang-barang yang Anda butuhkan setiap hari. Simpan semua yang lain di tempat lain, tetapi jika perlu Anda bisa mendapatkannya dengan cepat.

Pastikan tempat kerja Anda dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan. Pastikan Anda memiliki segalanya bahan yang tepat dan alat untuk pekerjaan itu. Di kantor misalnya harus siap alat pemukul, anti stapler, kalkulator, dll. Jika kegiatan Anda tidak berlangsung di kantor dan Anda menggunakan alat lain, prinsip dasarnya tetap sama - sebelum mulai bekerja hari, Anda harus mempersiapkan semua yang Anda butuhkan. Ilmuwan yang menggunakan peralatan canggih dan mekanik yang bekerja dengan kunci pas soket, akan lebih baik jika alat dan perlengkapan mereka disiapkan terlebih dahulu untuk bekerja.

• Ini juga berarti bahwa Anda harus memastikan bahwa bahan yang diperlukan. Misalnya, staples untuk stapler, paku (jika Anda seorang tukang kayu), kapur (jika Anda seorang guru), dll.
• Pastikan alat Anda dalam kondisi baik. Salah satu alat kunci yang rusak dapat mengganggu semua pekerjaan lainnya. Hemat waktu di masa mendatang dengan membersihkan secara berkala dan, jika perlu, memperbaiki perlengkapan Anda.

1. Buat jadwal umum. Jika Anda memiliki banyak tugas, penjadwalan dapat meningkatkan produktivitas Anda. Untuk membuat jadwal Anda benar-benar efektif, batasi diri Anda pada satu rencana induk (Anda dapat menambahkan kalender ke dalamnya untuk merencanakan tujuan jangka panjang). Anda tidak perlu mempersulit pekerjaan Anda dengan membuat banyak jadwal atau segunung pengingat yang pasti akan Anda hilangkan. Anda perlu dipandu oleh satu rencana tunggal.

   Batasi diri Anda dari hal-hal yang mengalihkan perhatian Anda. Setiap lingkungan kerja memiliki hal-hal sendiri yang dapat mengganggu. Ini bisa berupa, misalnya, rekan kerja yang sangat banyak bicara dan mengganggu atau suasana yang terlalu sunyi, di mana gemerisik sekecil apa pun dapat mengganggu. Lakukan yang terbaik untuk menjadi sefokus mungkin di tempat kerja. Jika aktivitas Anda memungkinkan Anda mendengarkan musik, bawalah pemutar MP3. Anda bahkan dapat memasang tanda atau memasang pemberitahuan agar rekan kerja tidak mengganggu Anda. Ini mungkin tampak kasar bagimu, tetapi sebenarnya bijaksana dan metode yang efektif pastikan tidak ada yang mengganggu Anda saat Anda bekerja. Jangan lupa bahwa Anda dapat mengobrol dengan rekan kerja Anda selama istirahat.

   Gunakan waktu istirahat Anda untuk menyelesaikan urusan pribadi Anda. Ironisnya, istirahat justru dapat meningkatkan daripada menurunkan produktivitas Anda di tempat kerja. Pertama, dengan cara ini Anda mendapatkan sisa yang Anda butuhkan. Tanpa itu, Anda bisa menjadi sangat lelah dan bekerja lebih lambat dan kurang produktif. Kedua, selama istirahat Anda akan dapat melakukan segala sesuatu yang biasanya mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan. Pernahkah Anda mendapati diri Anda berpikir selama jam kerja bahwa Anda perlu menelepon? orang tertentu? Lakukan ini saat istirahat sehingga Anda tidak terganggu saat bekerja.

   Pengembangan strategi untuk pekerjaan yang efektif

   1. Bagilah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian kecil. Proyek besar dapat membuat Anda takut: jika sangat besar, mudah untuk menundanya dan menghabiskan lebih sedikit waktu pekerjaan penting sampai Anda dipaksa untuk mulai memenuhinya sebelum batas waktu berakhir. Untuk kerja yang efektif Anda harus melakukan pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu, bahkan jika itu adalah bagian kecil dari proyek besar. Tentu saja, dengan cara ini Anda tidak akan merasa bahwa Anda telah menyelesaikan seluruh tugas (seperti pada proyek kecil), tetapi ini adalah cara yang lebih cerdas untuk menggunakan waktu Anda. Di masa depan, Anda akan menyelesaikan tugas yang paling penting lebih cepat jika Anda mengerjakannya sedikit setiap hari.

      • Misalnya, jika Anda perlu membuat presentasi besar dalam satu bulan, atur setiap hari berapa banyak proyek yang akan Anda lakukan hari ini. Ini tidak akan memakan waktu lama, itu tidak akan mengalihkan perhatian Anda dari sisa pekerjaan Anda, tetapi ini akan menjadi langkah pertama yang penting yang akan membuat sisa proses lebih cepat dan lebih mudah.

   2. Buat pekerjaan Anda lebih mudah dengan menyebarkan tugas. Jika Anda tidak berada di posisi terendah, Anda mungkin dapat membagi tugas dengan jenis yang sama di antara bawahan Anda untuk menghemat waktu Anda. Jangan mengalihdayakan bagian pekerjaan yang hanya Anda yang tahu bagaimana melakukannya dengan benar. Sebaliknya, berikan tugas berulang kepada bawahan yang menghabiskan banyak waktu. Jadi Anda dapat menggunakan kemampuan Anda dalam tugas-tugas yang lebih penting. Jika Anda menyerahkan suatu pekerjaan kepada seseorang, pantau kemajuannya dan tetapkan tenggat waktu. Selalu berterima kasih kepada karyawan atas bantuan mereka: jika mereka merasa Anda menghargai mereka, mereka akan bekerja keras untuk Anda di masa depan.

      Atur pertemuan secara rasional. Ada alasan mengapa tidak ada yang menyukainya: menurut survei 2012, hampir setengah dari semua responden percaya bahwa rapat adalah pemborosan waktu terbesar di tempat kerja; bahkan lebih dari mengunjungi situs yang tidak perlu. Rapat mungkin diperlukan untuk membahas dan menetapkan tujuan. Namun, jika tidak dipikirkan dengan matang, rapat sering kali hanya membuang-buang waktu (dan terkadang berhari-hari) tanpa membuat keputusan penting. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat rapat Anda seefisien mungkin:

      Hindari konflik. Sayangnya, ada banyak situasi stres di tempat kerja. Jika Anda merasa ingin membentak, segera tekan permusuhan. Mungkin Anda, orang yang berdebat dengan Anda, atau keduanya, harus dengan tulus meminta maaf. Lebih baik melakukannya lebih cepat daripada nanti. Jika Anda membiarkan beberapa pertengkaran berubah menjadi permusuhan, kinerja masa depan Anda akan terganggu karena Anda membuang-buang waktu untuk tidak bertemu dengan orang itu di tempat kerja. Tapi yang lebih penting, itu hanya akan membuat Anda merasa lebih buruk, jadi jangan biarkan konflik pekerjaan memengaruhi produktivitas dan suasana hati Anda!

      • Jangan takut untuk menghubungi spesialis penyelesaian sengketa dan situasi konflik. Pengusaha tahu bahwa konflik dan situasi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu pekerjaan normal, sehingga banyak mempekerjakan spesialis yang tugasnya termasuk menyelesaikan konflik kerja. Tanyakan kepada Sumber Daya Manusia jika Anda marah, gugup, atau takut pada rekan kerja.
      • Setelah konflik Anda diselesaikan, Anda tidak perlu berteman dengan orang yang sedang bertengkar dengan Anda - Anda hanya perlu terus bekerja dengan mereka dengan tenang. Bersikap sopan dan perhatian di tempat kerja, bahkan dengan orang yang tidak Anda sukai.

   Perubahan gaya hidup

   1. Sisihkan waktu yang cukup untuk istirahat. Kelelahan tidak pernah meningkatkan kualitas pekerjaan seseorang; dia bisa melambat aktivitas tenaga kerja, mengurangi efisiensi, dan jika Anda kurang tidur, hal itu dapat memengaruhi Anda selama rapat penting. Selain itu, kurang tidur secara teratur menyebabkan banyak masalah kesehatan. Jangan tertidur di meja Anda dan kemudian bolos kerja karena Anda merasa tidak enak badan. 7-8 jam tidur yang sehat akan menjadi obat terbaik untuk Anda.

      • Paling-paling, kelesuan di tempat kerja - masalah kecil. Paling buruk, itu bisa membawa bahaya serius. Jika keselamatan orang dipertaruhkan dalam pekerjaan Anda (misalnya, Anda bekerja sebagai pengatur lalu lintas udara atau sopir truk), tidur yang sehat dan cukup sangat penting bagi Anda.

   2. Masuk untuk olahraga. Para ilmuwan telah membuktikan bahwa olahraga meningkatkan mood dan produktivitas di tempat kerja. Ini terutama berlaku untuk pekerja kantoran. Jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda duduk di depan komputer Anda, cobalah untuk memberikan sedikit penekanan pada aktivitas fisik setiap hari. Jadi tidak hanya akan lebih mudah bagi Anda untuk duduk di tempat kerja, tetapi Anda juga akan merasa lebih baik, lebih energik, dan Anda akan memiliki lebih banyak motivasi untuk bekerja.

      • Jika ini adalah pertama kalinya Anda berolahraga, cobalah memasangkan beberapa kardio moderat dengan latihan kekuatan.

   3. Berada dalam suasana hati yang baik. Jika Anda mencoba meningkatkan efisiensi kerja, Anda mungkin ingin menganggap serius kehidupan kerja Anda. Dalam banyak kasus ini ide buruk: mungkin Anda akan meningkatkan efisiensi untuk waktu yang singkat tetapi jika Anda selalu membatasi diri untuk menikmati diri sendiri di tempat kerja, Anda akan mudah lelah, menyebabkan kelesuan, stres, dan kurangnya motivasi. Cobalah untuk berada dalam suasana hati yang baik: jika Anda merasa nyaman di tempat kerja, kemungkinan besar Anda akan termotivasi dan terdorong. Lakukan hal-hal kecil yang akan membantu meningkatkan suasana hati Anda tanpa mengganggu produktivitas Anda: dengarkan musik dengan headphone, berolahraga, atau bawa laptop ke ruang istirahat untuk ketenangan dan kedamaian.

      • Manfaatkan waktu istirahat Anda: nikmati kesempatan untuk makan enak, mengobrol, dan tertawa bersama teman kerja Anda.
      • Jangan berhemat pada kopi. Ini bisa menjadi obat yang luar biasa pada hari-hari ketika Anda merasa sangat lelah, tetapi jika Anda meminumnya setiap hari, Anda akan menjadi kecanduan, dan ini tidak akan ada gunanya bagi Anda.

   4. Beri diri Anda insentif. Lebih mudah untuk bekerja secara efektif bila Anda memiliki alasan yang baik untuk melakukannya. Jika suatu hari Anda sulit memaksakan diri untuk bekerja, pikirkan alasan utama yang membawa Anda ke pekerjaan ini: tujuan hidup, impian, atau realisasi diri Anda. Coba pikirkan pekerjaan Anda sebagai sarana untuk mencapai tujuan akhir—gaya hidup ideal Anda. Jika Anda menyukai pekerjaan Anda, pikirkan tentang bagaimana pekerjaan itu membuat Anda merasa: Apakah Anda memiliki rasa pencapaian, pencapaian ketika Anda menyelesaikan tugas?

   5. Hadiahi diri Anda sendiri. Jika Anda telah berhasil meningkatkan produktivitas Anda, rayakan: Anda pantas mendapatkannya. Tidak mudah untuk menghentikan kebiasaan buruk dan mengembangkan kebiasaan baik, jadi hadiahi diri Anda sendiri atas kerja keras Anda. Ambil minuman setelah bekerja pada hari Jumat, pergi clubbing dengan teman-teman, atau hanya berbaring di tempat tidur dengan sebuah buku. Lakukan apa pun yang membuat Anda senang setelah minggu kerja. Dengan memberi penghargaan pada diri sendiri, Anda meningkatkan rasa pencapaian Anda, yang merupakan bagian penting untuk tetap termotivasi.

      • Hadiahnya tidak harus besar atau muluk-muluk. Itu juga tidak perlu sesuatu yang mahal. Hadiah sedang adalah yang terbaik. Simpan Rolex Anda untuk acara khusus.
   • Lakukan proyek yang lebih kompleks segera, alih-alih meninggalkannya untuk nanti. Dengan cara ini Anda tidak akan mencoba menghindari mereka dan menunggu giliran mereka datang dengan tegang. Dengan melakukan proyek seperti itu terlebih dahulu, Anda akan lebih puas dan dapat mengakhiri hari Anda dengan catatan positif dengan melakukan proyek yang lebih menyenangkan atau tidak terlalu sulit.

Apa pun produk yang dibuat perusahaan, meningkatkan efisiensi tenaga kerja dapat meningkatkan labanya. Melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit adalah realitas lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, dan dinamika itu tidak mungkin berubah dalam waktu dekat.

Anton Solovey, kepala bidang ahli Falcongaze, berbicara tentang metode untuk meningkatkan efisiensi tenaga kerja di perusahaan dan memberikan saran tentang cara mengatur alur kerja sedemikian rupa untuk mendapatkan produktivitas maksimum.

Tampaknya tidak relevan pada tahun 2018 untuk mengingatkan Anda bahwa teknologi komputer adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan membantu setiap karyawan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Namun, ini adalah area yang berkembang secara dinamis yang memerlukan kontrol terpisah atas inovasi yang muncul yang mengubah gagasan alur kerja.

Menilai keadaan perusahaan dan kebutuhan akan teknologi komputer, maka perlu dilakukan kajian proses manual yang digunakan oleh perusahaan dan memutuskan bagaimana mereka dapat menggunakan teknologi yang tepat.

Ada juga tugas penyaringan Internet (bagaimana mencegah waktu yang dihemat dengan cara ini agar tidak terbuang percuma) dan pengorganisasian alat yang mudah digunakan untuk komunikasi dalam tim: email dan papan buletin, pesan instan, dan sebagainya.

Misalnya, di Rusbase ada cerita tentang optimalisasi manajemen di studio Nimax, di mana ada saran untuk memilih sistem baru manajemen proyek dan penjualan, serta utusan baru. Tidak terlalu penting alat mana yang akan digunakan - jauh lebih penting bahwa alat itu sama untuk seluruh tim dan penggunaannya harus seragam. Dan juga aman.

Mengontrol dan menetapkan tenggat waktu

Penting untuk melacak dan membatasi berapa banyak waktu yang dihabiskan seorang karyawan untuk tugas-tugas. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan salah satu aplikasi pelacakan aktivitas dan dengan demikian menentukan tugas mana yang dilakukan secara umum pada siang hari. Ini akan membantu untuk meninggalkan yang berlebihan dan menginstal waktu optimal untuk memecahkan masalah. Inilah yang disebut stres terkelola. Ketika seorang karyawan melihat arlojinya, dia menjadi fokus dan produktif.

Poin penting adalah bahwa proses optimasi tidak boleh kacau, tetapi dikendalikan.

Terlepas dari kenyataan bahwa pengembangan kami - sistem DLP SecureTower - dirancang terutama untuk menyediakan informasi keamanan- banyak pelanggan juga menggunakannya untuk bekerja dengan proses bisnis. Misalnya, setelah implementasi, dimungkinkan untuk menganalisis keadaan arus informasi, bagaimana departemen berinteraksi satu sama lain, di mana dan informasi apa yang disimpan, seberapa efisien sistem manajemen bekerja, apakah ada karyawan yang jelas-jelas tidak loyal dan ke dalam kelompok mana untuk dibagi. sesuai dengan tingkat perhatian "keamanan" kepada mereka. Salah satu hal pertama yang biasanya ditemukan oleh perusahaan klien kami adalah karyawan yang menjelajahi Internet dan bermain game di siang hari.

Menurut survei yang dilakukan selama setahun terakhir oleh manajer kami antara perusahaan yang menggunakan pengembangan kami, 80% dari mereka yang disurvei melaporkan bahwa kebocoran informasi nilai komersial dicegah di perusahaan mereka, dan 11% mengindikasikan bahwa upaya untuk mengekstrak data tersebut dilakukan lebih banyak. dari 10 kali.

Apa lagi?

Lain syarat penting- untuk mengontrol tidak hanya karyawan, tetapi juga manajer lini. Di salah satu perusahaan, di lingkungan informasi di mana solusi DLP diterapkan sejak lama, seorang spesialis yang bekerja dengan program memicu aturan keamanan yang melaporkan bahwa di departemen akuntansi untuk bulan sebelumnya salah satu komputer sering tetap dihidupkan setelah akhir jam kerja, dan program akuntansi aktif di dalamnya.

Setelah penyelidikan tambahan, ternyata kepala departemen telah berubah, yang mengatur pekerjaan sedemikian rupa sehingga salah satu akuntan dipaksa untuk terus-menerus begadang. Dia hanya membuang beberapa tugasnya pada bawahan.

Bagaimana melindungi bisnis Anda dari karyawan yang tidak setia

Saat membangun sistem modern hubungan dalam organisasi tidak dapat dilakukan tanpa perlindungan yang kuat. Di satu sisi, sistem DLP secara psikologis akan merangsang karyawan untuk secara bertanggung jawab mematuhi tugas kerja dan meningkatkan iklim sosial dalam organisasi. Dan di sisi lain, untuk melindungi bisnis dari karyawan dan orang dalam yang tidak setia yang tujuannya adalah untuk merugikan perusahaan, memanfaatkan sumber dayanya, dan mencuri informasi rahasia.

Misalnya, di sebuah perusahaan desain bangunan, seorang karyawan ditemukan membocorkan informasi kepada pesaing. Melacak aktivitasnya tidak mudah, karena dia tidak mengirim gambar secara langsung melalui surat atau instant messenger, tetapi menyalinnya ke PC dan mengambil gambar.

Dengan bantuan modul pemantauan sistem file, layanan keamanan informasi membuat bank data dengan dokumentasi yang sangat penting. Sistem memindai semua stasiun kerja di jaringan dan mengungkapkan bahwa dokumentasi ini disimpan oleh pengguna yang bahkan tidak terlibat dalam proyek ini.

Metode peningkatan efisiensi tenaga kerja di atas membutuhkan kemandirian yang lebih besar dari karyawan, dan ini, pada gilirannya, meningkatkan pentingnya memantau aktivitasnya. Membangun hubungan yang benar antara pemberi kerja dan karyawan dapat membantu membawa pekerjaan perusahaan ke tingkat baru dan meningkatkan keuntungan.

Persentase "gila kerja" di antara profesional TI sangat tinggi: mereka dapat mendiskusikan solusi masalah selama berjam-jam, duduk di depan komputer selama berhari-hari, pergi berlibur selama bertahun-tahun, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya. Namun, asketisme ini untuk beberapa alasan mungkin tidak mempengaruhi efisiensi tim departemen TI dengan cara apa pun.

Meningkatkan kinerja staf menjadi perhatian hampir setiap CIO - dan perusahaan kecil, dan raksasa industri. Sistem motivasi personel sering dibangun dengan coba-coba, dan jumlah kesalahannya cukup besar. Bagaimana cara mengoptimalkan model motivasi? Bagaimana membuat orang ingin bekerja di organisasi khusus ini, bekerja untuk mencapai hasil bisnis?

Dalam layanan TI, situasi sering muncul ketika orang termotivasi dengan baik untuk mengerjakan suatu proyek, memahami tujuan dan sasaran pekerjaan, melihat cakrawala dengan jelas, menyadari bidang tanggung jawab dan bekerja dengan dedikasi penuh. Dalam pekerjaan sehari-hari, gambarannya seringkali sangat berbeda: orang tidak memikirkan tujuan akhir dari pekerjaan mereka, tidak merasakan dorongan untuk melakukannya sebaik mungkin. Ternyata tim melewati jarak sprint dengan cepat dan lancar, tetapi pencapaian di jarak stayer terlihat jauh lebih sederhana. Karena para manajer sering kali tidak dapat membalikkan situasi, pencarian faktor-faktor pengaruh eksternal dimulai. Penjelasan apa pun digunakan - dari keadaan umum ekonomi Rusia, yang, seperti lautan dalam setetes, tercermin dalam fitur organisasi masing-masing perusahaan, hingga kekhususan mentalitas Rusia, yang, tentu saja, terkadang memungkinkan Anda untuk "pergi cepat", tetapi hanya karena fakta bahwa sebelum ini panjang dan perlahan "dimanfaatkan". Namun, tidak peduli seberapa meyakinkan dan andal penjelasannya, itu tidak menyelesaikan masalah.

Untuk memahami alasan fenomena ini, perlu untuk mempertimbangkan prinsip-prinsip organisasi yang nyata, dan bukan yang dinyatakan, dari perusahaan pada umumnya dan departemen TI pada khususnya.

Formula untuk sukses

Mereka berpikir untuk menciptakan atau meningkatkan sistem motivasi ketika diperlukan untuk meningkatkan efisiensi karyawan, lebih banyak lagi penggunaan rasional sumber daya tenaga kerja. Seringkali, manajer menggambarkan masalahnya seperti ini: “Orang-orang bekerja dengan sangat baik, mencintai profesi mereka - sampai-sampai mereka siap memberikan waktu pribadi dan perusahaan mereka, bekerja lembur atas inisiatif mereka sendiri. Mereka - profesional yang baik. Namun secara umum, layanan TI tidak bekerja seefisien mungkin, sumber daya waktu dan tenaga digunakan secara tidak rasional.” Seringkali perasaan penggunaan sumber daya tenaga kerja yang tidak efisien muncul pada tingkat intuitif dan tidak didukung oleh indikator apa pun. Manajer sering melihat jalan keluar dari situasi ini dengan mengubah sistem motivasi staf, yang biasanya berarti kenaikan gaji.

“Meningkatkan kinerja suatu perusahaan atau divisinya tidak terbatas pada penciptaan skema motivasi. Efektivitas kerja orang tidak hanya bergantung pada motivasi, sehingga perlu untuk mempertimbangkannya dalam kombinasi dengan faktor-faktor pengaruh penting lainnya. Pendekatan untuk menciptakan sistem kerja personel yang efektif, yang kami praktikkan, cukup sering digunakan di Barat, tetapi belum tersebar luas di Rusia,” kata Dmitry Voloshchuk, konsultan dalam arahan “Manajemen Kinerja Personil” dari Ecopsy Consulting.

Dalam pendekatan ini, efisiensi dianggap sebagai turunan dari tiga elemen:

Efisiensi = kompetensi / hambatan organisasi x motivasi,
di mana kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan profesional (dan dalam kasus seorang karyawan dalam posisi kepemimpinan, juga keterampilan manajerial). Kualitas kepemimpinan adalah komponen penting dari kompetensi karyawan layanan TI, karena dalam lingkungan bisnis, yang sebagian besar diatur sesuai dengan prinsip proyek, sebagian besar spesialis dari waktu ke waktu mengambil posisi manajerial - manajer proyek, kepala departemen kantor proyek, dll.;

motivasi - sistem insentif material dan non-materi, berdasarkan nilai dan orientasi orang;
Hambatan organisasi adalah sikap dan fitur struktur organisasi yang mencegah orang bekerja dengan dedikasi penuh untuk kepentingan perusahaan. Ini dapat berupa aturan kerja anorganik, standar yang mempersulit karyawan untuk bekerja, kesenjangan dalam struktur organisasi, kurangnya peraturan dan prosedur - misalnya, prosedur untuk menanggapi situasi masalah, dan sebagainya.

Berdasarkan rumus, adalah mungkin untuk mempertimbangkan aktivitas karyawan dalam tiga dimensi - profesionalisme, motivasi dan lingkungan perusahaan. “Untuk memahami tingkat efisiensi unit, Anda perlu melihat titik apa dalam sistem koordinat tiga dimensi ini: seberapa besar kompetensi dan motivasinya, dan apa hambatan organisasinya. Baru setelah itu baru bisa ditarik kesimpulan tentang langkah apa yang perlu diambil untuk meningkatkan efisiensi,” kata Dmitry Voloshchuk.

Tingkat profesionalisme profesional TI dapat diukur dengan menggunakan tes profesional atau berdasarkan penilaian manajer lini. Situasinya lebih rumit dengan keterampilan dan kompetensi manajerial mereka - seringkali spesialis TI tidak menjalani pelatihan keterampilan manajerial dan menerapkan fungsi manajerial mereka berdasarkan ide mereka sendiri tentang mereka. Terlebih lagi, situasi tersebar luas ketika spesialis TI terbaik menjadi kepala layanan TI, terlepas dari apakah ia memiliki bakat dan keterampilan sebagai pemimpin atau tidak.

Hambatan organisasi di perusahaan yang berbeda sangat individual. Wajib tanpa akhir catatan kantor yang perlu Anda tulis untuk alasan apa pun, prosedur yang rumit untuk mengoordinasikan tindakan, standar perusahaan yang ketinggalan zaman, dan banyak lagi dapat menghambat perkembangan organisasi. “Sulit bagi orang untuk melihat aktivitas mereka dari luar dan mengambil langkah untuk mengoptimalkannya - ada begitu banyak prioritas operasional saat ini dan sama sekali tidak ada waktu untuk tinjauan kritis. Akibatnya, pentingnya hambatan organisasi sering diremehkan. Sementara itu, pengalaman menunjukkan bahwa langkah-langkah sederhana untuk meningkatkan proses bisnis dapat membebaskan 20-30% dari waktu yang berguna bagi karyawan, kata Dmitry Voloshchuk. "Selain itu, jika seseorang terlibat dalam 'kerja kera', itu akan menurunkan motivasinya."

Teori dan praktek

Roman Zhuravlev: "Praktek pengelolaan layanan TI di perusahaan tidak membentuk sistem apa pun." Seperti proses lain dalam sistem manajemen TI, manajemen personalia harus memiliki tujuan yang jelas yang terkait dengan tujuan departemen TI, yang, pada gilirannya, disepakati dengan tujuan dan prioritas perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, tugas, kegiatan utama, prosedur harus ditetapkan. Tanggung jawab untuk pelaksanaan prosedur individu dan proses secara keseluruhan harus didistribusikan. Sumber daya yang diperlukan harus dialokasikan, ketersediaan kompetensi yang diperlukan harus dipastikan. Hal ini diinginkan untuk mengidentifikasi dan belajar bagaimana mengevaluasi indikator terukur dari efektivitas proses manajemen personalia. Penting bahwa kegiatan manajemen personalia mencakup fase perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan perbaikan.

“Sebagai aturan, praktik pengelolaan layanan TI di perusahaan tidak membentuk sistem apa pun,” kata Roman Zhuravlev, direktur departemen pelatihan TI di Pakar TI. - Proses, jika diidentifikasi, berinteraksi secara tidak efisien. Tujuan layanan TI tidak ditentukan atau tidak terkait dengan tujuan perusahaan. Kegiatan pokok di bidang manajemen personalia, menurutnya, kira-kira seperti ini:

* perencanaan: kuantitatif - dalam batas kuota perluasan staf, sebagai suatu peraturan, setiap tahun. Perhitungan kuota tidak didasarkan pada apapun. Di bidang pendidikan - dalam anggaran - di satu sisi, gagasan kabur tentang prospek pembangunan infrastruktur - di sisi lain.
* rekrutmen: sumber tidak sistematis. Aktivitas departemen terkait di tingkat perusahaan tidak memberikan hasil jika menyangkut staf TI. Seleksi berorientasi profesional dilakukan secara serampangan. Dipilih berdasarkan penilaian ahli dari kepala departemen TI, karyawan dikirim "ke staf" untuk pendaftaran dan pemeriksaan formal.
* pelatihan: sesuai sepenuhnya dengan perencanaan, yaitu secara acak. (Rencana kalender terperinci tidak hanya dapat dibuat, tetapi juga diamati. Namun, pertanyaan "Mengapa orang-orang ini dan program-program ini ada di dalamnya?" Termasuk dalam kategori pertanyaan retoris.)
* motivasi: karyawan yang terlibat dalam proyek termotivasi secara finansial untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Karyawan yang terlibat dalam aktivitas operasi termotivasi untuk mempertahankan sebagai bagian dari program motivasi di seluruh perusahaan (gaji, bonus, "paket sosial"). CIO terlibat dalam hal ini pada acara-acara khusus, seperti upaya karyawan kunci untuk meninggalkan perusahaan.

Praktik yang dijelaskan sama sekali tidak mirip dengan rekomendasi yang diuraikan dalam model modern Manajemen TI, seperti COBIT, MOF, yang menentukan kebutuhan akan manajemen personalia yang efektif, termasuk perencanaan, seleksi, pelatihan, pengembangan, motivasi, rotasi, dan pemberhentian. Alasan perbedaan ini, menurut Roman Zhuravlev, adalah:

* tingkat kematangan proses manajemen yang rendah di sebagian besar perusahaan Rusia;
* ketidakpastian status dan tujuan layanan TI di perusahaan;
* kurangnya pelatihan kepala layanan TI di bidang manajemen;
* kurangnya metode manajemen personalia yang disesuaikan, dengan mempertimbangkan kekhususan layanan TI.

“Dalam kondisi seperti itu, dalam banyak kasus tidak ada kebutuhan praktis untuk 'mengoptimalkan model motivasi'. Mereka akan tetap menjadi model,” kata Roman Zhuravlev.

“Yang paling penting adalah membangun sistem motivasi untuk orang tertentu menjadi sistem umum penetapan tujuan perusahaan (atau divisi, jika kita berbicara tentang layanan TI), - kata Elena Sharova, Wakil Direktur Departemen Sistem Manajemen Perusahaan di IBS. - Setiap individu karyawan harus memahami perannya dalam keseluruhan "mekanisme kerja" dan melihat kontribusinya terhadap kesuksesan secara keseluruhan. Dan skema motivasi harus berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan bisnis unit dan perusahaan secara keseluruhan.

Dalam proses menetapkan tujuan strategis umum perusahaan, mereka didekomposisi ke tingkat pemain individu. Setiap karyawan harus, di satu sisi, memiliki daftar tujuan yang jelas dan kriteria objektif untuk mencapainya, dan di sisi lain, melihat bagaimana pekerjaannya berkontribusi pada kesuksesan secara keseluruhan. Semua ini menciptakan efek psikologis yang paling penting - rasa memiliki terhadap tujuan besar. Tanpa itu, hampir tidak mungkin menarik minat seorang karyawan.

Sangat penting bahwa aturan main awalnya ditetapkan, tidak hanya dalam hal motivasi, tetapi juga organisasi kerja secara umum. Penting untuk secara jelas menetapkan apa saja bidang tanggung jawab karyawan, bagaimana kita bekerja, bagaimana kita berkomunikasi, bagaimana dan siapa yang akan mengendalikan pekerjaan, bagaimana kita akan menghukum. Aturan kerja (dan aturan motivasi khususnya) tidak boleh menjadi "kotak hitam" - aturan itu harus transparan dan dapat dimengerti. Semakin sedikit subjektivitas, semakin baik.”

sumber inspirasi

Elena Sharova: “Setiap karyawan harus memahami perannya dalam keseluruhan “mekanisme kerja.” Untuk membangun sistem manajemen dan motivasi yang efektif untuk layanan TI, Roman Zhuravlev menekankan, penting:

* dengan jelas merumuskan tujuan kegiatan - layanan TI secara keseluruhan, divisi individualnya, pemain individu. Mengkoordinasikan tujuan tingkat tinggi dengan manajemen perusahaan, membawanya ke perhatian karyawan;
* membuat bala bantuan hanya bergantung pada hasil eksplisit dari aktivitas TI. Penghargaan atas keberhasilan orang lain tidak merangsang Anda untuk bekerja lebih baik. Bonus dan insentif lainnya berdasarkan kinerja perusahaan dapat berkontribusi pada loyalitas karyawan TI, tetapi tidak untuk meningkatkan kualitas kerja;
* menentukan titik tengah untuk mengevaluasi kegiatan - semantik atau temporal. Bonus akhir tahun mendorong pekerjaan yang lebih baik di bulan Desember. Hasil penilaian sementara harus cepat dan terlihat. Bonus kinerja baik kuartal pertama yang dibayarkan pada bulan September dianggap sebagai pembayaran yang terlambat;
* membuat sistem manajemen dan motivasi memadai untuk kompleksitas organisasi, memastikan kesederhanaan, keadilan dan akurasi penilaian. Mempertimbangkan fitur cara yang berbeda manajemen kegiatan. Menggunakan data dari sistem otomasi untuk aktivitas manajemen TI (catatan pekerjaan yang dilakukan, laporan, protokol, dll.);
* ingat bahwa karyawan TI berbeda. Operator pendukung pengguna, pemrogram, dan insinyur jaringan memiliki ciri kepribadian yang berbeda, lebih menyukai objek aktivitas yang berbeda, mengatur pekerjaan mereka dengan cara yang berbeda ... Dan sistem manajemen dan motivasi yang efektif harus mempertimbangkan perbedaan ini;
* Memberikan kesempatan untuk pertumbuhan profesional. Untuk profesional TI, biasanya menjadi prioritas untuk berkarir. Kesempatan Belajar Memberikan Relevansi level profesional, pemeliharaan dan pengembangan profesional;
* Cobalah untuk menjalin komunikasi yang efektif dengan departemen HR. Seringkali dia tidak membantu CIO karena tidak ada pihak yang mengerti apa tantangan bersama, bukan karena tantangan tersebut tidak memiliki solusi.

Roti, pengetahuan, suasana spiritual!

“Jika kita membandingkan seluruh sistem motivasi dengan gunung es, maka gaji, bonus, dan manfaat materi lainnya adalah apa yang ada di permukaan, apa yang terlihat dan relatif mudah untuk dibandingkan,” kata Nadezhda Shalashilina, direktur SDM grup perusahaan Lanit. “Tetapi motivasi non-materi adalah bagian paling bawah dari gunung es, yang jauh lebih besar dan lebih dalam, dan Anda tidak dapat langsung melihatnya, meskipun itu membentuk sebagian besar blok.”

Namun, selama ini bagi kebanyakan orang faktor pendorong utama adalah motivasi materi. Tetapi faktor ini, menurut Elena Sharova, perlu dikerjakan secara halus dan kompeten: “Kompensasi finansial bukan hanya pembelian kualifikasi seseorang, itu harus memotivasi dia untuk mencapai tujuan tertentu dan merangsangnya untuk tumbuh. Kenaikan gaji “ritual” yang sering terjadi setiap tahun dengan persentase tertentu sama sekali tidak memotivasi untuk mencapai kesuksesan. Karyawan menganggapnya sebagai fakta dan tidak melihat hubungan antara kenaikan upah dan pertumbuhan kualifikasi mereka. Dan karyawan yang lebih cakap tidak termotivasi untuk pertumbuhan profesional yang cepat, karena mereka tidak melihat bagaimana pendapatan mereka bergantung pada kualitas kerja. Dengan demikian, penilaian objektif (dalam istilah moneter) dari kemampuan karyawan harus dibentuk dengan mempertimbangkan kontribusi karyawan terhadap pencapaian tujuan proyek (jika kita berbicara tentang manajemen proyek) dan peluang untuk pertumbuhan profesionalnya.

Salah satu mekanisme motivasi material yang efektif adalah sertifikasi personel. Selama proses sertifikasi, karyawan menyepakati tujuan untuk tahun ini terkait dengan pertumbuhan profesional dan karir. Dalam formulir sertifikasi, tidak hanya tugasnya yang dicatat, tetapi rencana pengembangan - di mana peran baru Anda perlu mencoba sendiri, keterampilan dan kompetensi apa yang perlu Anda kembangkan untuk melangkah ke tingkat yang baru. Tujuan kerja untuk tahun ini meletakkan dasar untuk pengembangan keterampilan tertentu. Pertumbuhan kualifikasi, pengembangan keterampilan dan kompetensi diikuti dengan perubahan kompensasi.

Alat kedua untuk membangun skema motivasi adalah motivasi dengan tujuan. “Tujuan harus jelas, dan indikator pencapaiannya harus jelas agar tidak ada perbedaan,” tegas Elena Sharova. - Prinsipnya adalah hasil yang lebih baik menjamin imbalan yang lebih besar. Selalu ada dana bonus. Anda hanya perlu memberi makna pada bonus yang secara tradisional dikeluarkan di perusahaan yang berbeda setiap tahun, triwulanan atau bulanan, Anda perlu mengikatnya dengan pencapaian tujuan tertentu. Mekanisme ini tidak boleh menjadi “kotak hitam”, tetapi harus jelas dan objektif.”

“Dengan pentingnya faktor moneter yang tidak dapat disangkal, motivasi non-materi menurut saya adalah yang paling cara yang dapat diandalkan untuk mempertahankan spesialis berkualifikasi tinggi, terutama dalam menghadapi kekurangan personel dan peningkatan upah yang cepat, - kata Nadezhda Shalashilina. “Dan semua itu karena motivasi non-materilah yang memberi orang nilai dan tujuan bersama, semangat untuk pekerjaan mereka, peluang untuk pengembangan dan realisasi diri, pengakuan dan kesenangan nyata dari pekerjaan.”

Dalam industri TI, bagaimanapun, faktor utama motivasi non-materi adalah pertumbuhan profesional dan karir. Oleh karena itu, perlu direncanakan bagaimana karyawan akan tumbuh baik secara profesional maupun karier, untuk perspektif dua hingga tiga tahun, kata Elena Sharova. “Di sinilah alat penilaian kinerja berperan lagi,” lanjutnya. - Selama penilaian (jika itu adalah operasi, dan bukan prosedur formal di perusahaan) tujuan pertumbuhan pribadi karyawan dikembangkan dan dikoordinasikan dengan tujuan umum perusahaan.

Untuk memastikan konsistensi antara tujuan strategis perusahaan dan tujuan individu karyawan, IBS telah mengadopsi pendekatan penilaian "top-down" - pertama manajemen, dan kemudian menuruni tangga pekerjaan. Berkat ini, tujuan umum dari tingkat atas didekomposisi menjadi tujuan khusus setiap karyawan. Sesuai dengan tujuan kerja, karyawan menetapkan tujuan pengembangan - apa yang perlu dipelajari, apa yang harus dikuasai. Selain itu, untuk menunjukkan peluang pengembangan karyawan, kami selalu menetapkan tujuan yang agak lebih ambisius dalam sertifikasi daripada yang disyaratkan oleh kualifikasi. Ini merangsang dan memotivasi dia untuk berkembang, memberikan keyakinan bahwa dia memiliki banyak prospek dan memiliki kesempatan untuk terus belajar hal-hal baru.”

Di antara yang lain faktor penting Motivasi non-materi dapat dicatat pentingnya kepribadian pemimpin. “Jelas, pemimpin dan suasana yang dia ciptakan dalam tim sangat berarti - misi perusahaan ditransmisikan melalui pemimpin, dia harus mengobarkan hati. Tapi tetap saja, struktur organisasi, terutama jika kita berbicara tentang skala industri, tidak boleh didasarkan pada kepribadian pemimpin, tetapi, pertama-tama, pada budaya, peraturan, aturan interaksi, dan rencana pengembangan tertentu, ”Elena Sharova percaya.

Menurut survei yang dilakukan oleh Ecopsy Consulting dengan topik "Apa yang membuat karyawan berbakat tetap bertahan di perusahaan?" 91%) ternyata adalah kepribadian penyelia langsung. Tingkat pendapatan yang tinggi tidak naik di atas langkah ketiga (16,42%). “Orang tetap orang. Komponen material itu penting, tetapi kondisinya lebih penting - profesional dan pribadi. Tidak ada yang siap untuk bekerja dengan orang-orang yang tidak menyenangkan bagi diri mereka sendiri dan menuangkan air dari kosong ke kosong, - simpulkan Dmitry Voloshchuk. - Topik motivasi non-materi perusahaan Rusia masih kurang dikuasai, sebagian besar disebabkan oleh fakta bahwa potensi motivasi material belum digunakan. Persaingan untuk spesialis sebagian besar disebabkan oleh sumber daya ini. Tapi karena kita sudah berada dalam situasi di mana calon membentuk pasar, dan permintaan mereka jauh lebih tinggi daripada pasokan, masalah motivasi non-materi akan akut di tahun-tahun mendatang. Ketika upah mencapai pagu, sumber daya lain akan dicari. Dan di sini pasar Rusia akan mengikuti jalur Barat: kemungkinan besar, itu akan menjadi motivasi yang mahal bagi perusahaan, tetapi diberikan kepada karyawan dalam bentuk manfaat tidak berwujud: paket sosial, kesempatan untuk pendidikan dan rekreasi gratis, pembayaran untuk sejumlah kebutuhan keluarga - asuransi jiwa, pembayaran untuk pendidikan anak, dll., dll. Praktik-praktik ini berkembang dengan baik di Barat dan akan segera diterapkan secara aktif di perusahaan-perusahaan Rusia.”

Bagaimana membuat rahasia menjadi jelas

Pengembangan sistem motivasi untuk setiap perusahaan adalah individu, itu tergantung pada banyak faktor internal dan eksternal. “Saat membuat sistem motivasi, pertama-tama perlu untuk mengetahui sikap internal orang-orang dan bagaimana tujuan mereka sendiri terkait dengan tujuan perusahaan,” tegas Dmitry Voloshchuk, konsultan di Ecopsy Consulting. - Pada saat sistem motivasi untuk kegiatan operasional sedang dikembangkan, sangat penting untuk memahami, di satu sisi, apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan dan apa yang siap untuk memotivasi mereka, dan di sisi lain, apa yang diharapkan orang dari perusahaan.

Jika sistem memotivasi untuk satu hal, dan orang mengharapkan yang lain dari perusahaan, maka sistem motivasi tidak akan bekerja karena tidak cocok untuk orang-orang tertentu. Dan sebaliknya - skema motivasi harus sesuai dengan harapan perusahaan dari staf. Jika sebuah perusahaan mengharapkan sebuah divisi kerja tim, tetapi sistem motivasi pada saat yang sama ditujukan untuk mendorong manifestasi kualitas individu, tanpa memperhitungkan bagaimana seseorang terlibat dalam kerja tim dan bekerja untuk hasil bersama, tim yang kohesif tidak akan berhasil.

Sikap internal orang adalah area yang sulit untuk diidentifikasi. Mereka terdiri dari preferensi sosial, kelompok dan individu, tujuan dan tradisi. Tapi, terlepas dari semua variasi motif internal, beberapa sifat karakter melekat pada profesional TI dapat diidentifikasi.

Hidup dari proyek ke proyek

Nadezhda Shalashilina: "Motivasi non-materi adalah bagian bawah laut dari gunung es." Saat memilih karyawan, manajer bersimpati dengan orang-orang yang berpikiran sama. Akibatnya, seiring waktu, tim terdiri dari orang-orang dengan cara berpikir yang sama. Seiring dengan keuntungan yang jelas, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan.

Saat ini, para pemimpin perusahaan dan divisi mereka dalam sebagian besar kasus adalah orang-orang yang bertujuan untuk pertumbuhan profesional dan karir yang konstan, dan sektor TI, sebagaimana telah disebutkan, dibedakan oleh fakta bahwa pertumbuhan profesional memiliki prioritas. Setiap langkah pertumbuhan profesional berikutnya, sebagai suatu peraturan, berkorelasi dengan partisipasi dalam proyek apa pun. Oleh karena itu, banyak profesional TI telah mengembangkan pemikiran desain. Menjadi pemimpin, mereka memilih karyawan dengan kualitas bisnis yang sama. Jika pekerjaan departemen TI dalam situasi seperti itu diatur sesuai dengan prinsip proyek, itu akan sangat efektif, terutama di perusahaan yang berkembang secara dinamis. Tetapi jika kegiatan operasional karyawan saat ini tidak ditandai dengan periode waktu yang jelas dan tujuan yang dijelaskan dengan jelas, orang-orang di "dataran" ini dengan cepat mulai kehilangan semangat hidup dan segera berangkat mencari Everest baru. “Kegiatan harian karyawan tersebut dapat diatur dalam bentuk proyek mini, dengan tujuan yang jelas dan sistem yang jelas untuk mengevaluasi hasil,” kata Dmitry Voloshchuk. “Motivasi harus dibangun sedemikian rupa sehingga orang melihat pedoman yang jelas dan menyadari apa artinya bagi mereka untuk mencapai atau tidak mencapai tujuan mereka.”

Pemikiran desain penuh dengan bahaya lain. Orang yang terbiasa pekerjaan proyek, menganggap perlu untuk terlibat dalam pelaksanaan proyek sebanyak mungkin, terlepas dari kemungkinan nyata pelaksanaannya. Indikator utama kegagalan profesional, mereka menganggap penolakan proyek. Oleh karena itu, departemen TI dapat terlibat dalam banyak proyek internal yang dilaksanakan secara bersamaan yang bertujuan untuk mengotomatisasi berbagai proses bisnis atau meningkatkan sistem yang dibuat. Pada saat yang sama, jumlah total pekerjaan secara signifikan melebihi kemampuan sumber daya yang tersedia. Dengan demikian, puluhan proyek dapat berada dalam keadaan yang belum selesai selama bertahun-tahun. “Perbedaan penting antara departemen TI internal dan perusahaan independen yang mengimplementasikan proyek di pasar adalah bahwa departemen internal tidak mengevaluasi profitabilitasnya sendiri,” catat Dmitry Voloshchuk. - Ini adalah situasi di sebagian besar departemen TI perusahaan besar. Tentu saja, manajer harus menyaring proposal pelanggan internal, berdasarkan sumber daya yang dimilikinya. Tetapi, sebagai suatu peraturan, ia sendiri dicirikan oleh pemikiran proyek, dan ia membentuk tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama. Lingkaran ditutup.

Dalam situasi seperti itu, kami mengusulkan untuk mengubah orientasi nilai - yang utama bukanlah jumlah yang diterapkan, tetapi jumlah yang berhasil proyek yang dilaksanakan. Ini secara otomatis memerlukan pembuatan filter proposal pelanggan - hanya proyek-proyek di mana unit fungsional benar-benar tertarik pada pekerjaan yang mulai diterima. Pada saat yang sama, proyek yang jelas tanpa harapan harus dihentikan agar sumber daya tidak terbuang sia-sia.”

Sindrom Pelatih Pemain

Masalah "pelatih bermain" sangat khas untuk departemen TI. Staf TI adalah profesional hebat dengan pengetahuan tingkat tinggi dan pengalaman yang kaya. Mereka beralih dari programmer pemula dan administrator sistem menjadi profesional level tinggi, benar-benar mengetahui bidang subjek dan memahami dengan baik apa yang dilakukan bawahan mereka di semua tingkatan. Namun, pekerjaan mereka saat ini lebih banyak terletak di bidang manajemen daripada di bidang studi tertentu. Fungsi utama dari spesialis ini adalah menetapkan tugas dan memantau pelaksanaannya. Tetapi pengetahuan tentang bidang subjek dan kurangnya keterampilan manajerial mengarah pada fakta bahwa mereka cenderung menganalisis setiap masalah yang dimiliki karyawan terlalu teliti atau berusaha memperbaiki kekurangan itu sendiri. Untuk setiap permintaan bantuan atau dalam proses pemantauan pelaksanaan perintah, mereka merespons bukan sebagai manajer, tetapi sebagai insinyur. “Ini adalah masalah yang sangat umum di TI,” catat Dmitry Voloshchuk. - Unit bekerja secara tidak efisien, karena karyawan dari pejabat yang lebih tinggi dan tingkat kualifikasi menghabiskan waktu dan usaha mereka untuk memecahkan masalah bawahan mereka. Mereka sangat mencintai pekerjaan mereka dan tidak dapat menolak tugas yang menarik bidang subjek, karena tugas manajerial tidak terlalu menarik bagi mereka. Dalam situasi seperti itu, sangat penting untuk membangun sistem prioritas dalam skema motivasi. Jika karyawan termotivasi untuk hasil bisnis, mereka akan menyelesaikan masalah secara keseluruhan, tanpa membahas detail kecil.”

Publik di atas pribadi

Dmitry Voloshchuk: "Motivasi harus dibangun sedemikian rupa sehingga orang melihat pedoman yang jelas." Kesalahan umum lainnya dalam menciptakan sistem motivasi adalah ketika sistem memotivasi orang hanya untuk pekerjaan individu dan semua indikator mencerminkan efektivitas pribadi setiap karyawan. Dalam situasi seperti itu, karyawan tidak memiliki rasa tim, bantuan timbal balik kolektif dan dukungan untuk pekerjaan yang nyaman. Selain itu, dalam tim di mana semua orang merasa seperti "bintang", tidak ada efek tim. Setelah mengacau, orang secara tidak sadar cenderung melobi prioritas situs mereka, yang memperlambat tujuan bersama. Tidak ada efek sinergi yang cukup dari kerja tim.

“Penting untuk membuat indikator kerja kolektif unit,” saran Dmitry Voloshchuk, “dan mendukung pencapaian indikator ini dengan sistem bonus. Premi dalam hal ini akan dibagi: sebagian dikeluarkan atas dasar indikator keseluruhan, dan bagian - atas dasar individu. Tidak ada yang revolusioner dalam metode motivasi ini - ini adalah bagaimana, misalnya, sistem bonus untuk perusahaan industri kembali di masa Soviet. Tetapi hampir tidak pernah terpikir oleh CIO untuk menerapkan pengalaman ini pada pekerjaan departemen bawahannya. Mungkin sekilas, gagasan untuk membandingkan kerja seseorang yang menghasilkan nilai material dengan kerja seseorang yang menciptakan nilai intelektual tampak tidak masuk akal. Tetapi jika Anda melihat lebih dekat, ada banyak kesamaan dalam proses pengorganisasian pekerjaan dan tujuan mereka. Hanya perlu membangun sistem motivasi yang sesuai dengan harapan karyawan.”

Catatan CIO

Seperti bidang kegiatan lainnya, bidang teknologi informasi melewati berbagai tahap siklus hidup. Pertama, pencipta datang ke area baru, tetapi seiring waktu, teknologi berkembang dan lapisan perajin yang luas muncul. Sebuah prosedur yang jelas muncul, satu set algoritma dan template yang dirancang untuk memecahkan masalah. Ini perlu dan tak terhindarkan. Karena industri TI masih cukup muda, kreativitas di dalamnya telah berubah menjadi kerajinan relatif baru-baru ini. Oleh karena itu, hari ini, situasi yang khas ketika seorang spesialis TI yang telah mencapai tingkat profesional tertinggi kehilangan minat dalam bidang subjek, yang tidak lagi memberinya kesempatan untuk memecahkan masalah kompleksitas yang semakin tinggi. Muncul pertanyaan sakramental: apa yang harus dilakukan? “Ada dua jalan keluar: mendorong prioritas profesional ke latar belakang dan menikmati hidup, atau mencari aplikasi baru dalam aktivitas profesional,” kata Dmitry Voloshchuk. - Jika opsi pertama tidak dapat diterima, maka bagi CIO solusi masalahnya mungkin dengan mengubah peran, memasuki aktivitas manajerial. Selain itu, lingkungan TI diatur sedemikian rupa sehingga seseorang dapat mencapai tingkat karir yang sangat tinggi sambil tetap menjadi ahli.

Saat ini, perusahaan memiliki kebutuhan serius untuk meningkatkan efisiensi layanan TI, untuk meningkatkan pengelolaannya. Layanan TI memiliki anggaran besar, prospek besar, risiko besar dengan manajemen yang buta huruf. Situasi telah mencapai titik kritis ketika perlu untuk mencapai tingkat manajemen layanan TI yang baru secara kualitatif. Perusahaan sudah mulai mengizinkan manajer TI untuk mengambil bagian dalam manajemen bisnis, dalam perencanaan strategis. Oleh karena itu, tidak hanya spesialis yang akan dibutuhkan, tetapi juga spesialis dengan bakat dan pengetahuan seorang manajer. Mereka yang mampu menggabungkan kedua peran ini - ahli dan manajer - sudah menjadi kompetitif dan menarik bagi pasar."

Dmitry Kandybovich, CEO polisi

Sejumlah besar artikel dan buku telah ditulis tentang peningkatan kinerja karyawan. Mereka berbicara tentang motivasi, pelatihan, kompetensi, profesionalisme, kualitas pribadi dan banyak lagi. Hari ini saya ingin berbicara tentang sisi lain dari bekerja dengan personel - kontrol.

Saya pikir banyak manajer yang akrab dengan situasi "Kucing keluar rumah - tikus menari", ketika bos pergi berlibur atau melakukan perjalanan bisnis, dan bawahan "bersantai" dan tidak melakukan tugas langsung mereka, mengalihkan berbagai tugas ke minggu depan. Jumlah asap istirahat, keterlambatan meningkat, orang lebih memilih untuk pergi lebih awal, karena pihak berwenang masih tidak melihat.

Bagaimana Anda bisa yakin bahwa karyawan bekerja dan tidak menganggur tanpa pengawasan atasan? Bagaimana cara mengontrol keterlambatan, istirahat merokok, pulang kerja lebih awal? Bagaimana cara memperbaiki waktu yang tidak produktif ketika karyawan tanpa henti minum kopi dan melakukan bisnis pribadi di tempat kerja?

Tentu saja rekan-rekan dari departemen SDM akan menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, tetapi saya, sebagai seorang profesional dengan pengalaman luas di bidang TI, terutama menggunakan sistem pemantauan sebagai solusi - paket perangkat lunak yang menyediakan analisis aktivitas personel.

Bagaimana sistem pemantauan membantu memecahkan masalah di atas? Saya akan memberitahu Anda secara berurutan. Sebuah program diinstal pada setiap komputer di perusahaan - agen yang mengumpulkan dan mengirimkan informasi ke server. Di server, informasi diproses dan dihasilkan dalam bentuk laporan visual yang dapat dilihat dan dianalisis oleh manajer. Sistem pemantauan menangkap awal dan akhir hari kerja, waktu henti PC, apa yang sebenarnya dilakukan karyawan di tempat kerja: program apa yang dia gunakan, situs apa yang dia kunjungi, file apa yang dia buat, ubah, atau kirim melalui surel, ke situs web, ke awan.

Mari kita bayangkan sebuah situasi: Anda adalah seorang pemimpin, Anda melihat bagaimana karyawan Anda duduk di kantor terbuka di depan komputer dan bekerja. Kepala departemen penjualan berunding dengan rekan-rekan di ruang rapat, dua manajer penjualan pergi untuk rapat dengan klien, seorang manajer kantor pergi makan siang, dan seorang pemasar menghadiri konferensi hari ini, sisanya sedang bekerja. Semuanya tampak berjalan sesuai rencana, tetapi mari kita buka laporan sistem pemantauan dan lihat apa yang sebenarnya terjadi. Pertama, semua pertemuan dengan klien atau acara apa pun harus dijadwalkan di kalender. Kedua, sistem pemantauan terintegrasi ke dalam infrastruktur TI dan melihat bahwa ketidakhadiran dari tempat kerja dikaitkan dengan acara tertentu di kalender, jika tidak ada acara di kalender, maka waktu henti dicatat, ketidakhadiran dari tempat kerja, yang memerlukan penjelasan. Jadi, mungkin pertemuan itu hanya mengobrol sambil minum kopi, salah satu manajer benar-benar pergi ke klien, dan yang kedua memutuskan urusan pribadinya selama jam kerja, misalnya, dia membawa mobil ke MOT. Manajer kantor telah terlambat untuk makan siang selama 20 menit, dan pemasar seharusnya kembali dari konferensi pada sore hari, tetapi dia memutuskan untuk tidak kembali ke kantor. Dan dua karyawan lagi secara sistematis terlambat lebih dari 30 menit.

Sekarang hitung berapa jam waktu kerja yang telah terbuang percuma, dan Anda telah membayar upah kepada karyawan Anda untuk jam-jam tersebut. Buatlah kesimpulan Anda sendiri. Tapi saya ingin menarik perhatian manajer, tidak perlu mempertimbangkan sistem pemantauan sebagai semacam solusi hukuman untuk menangkap seorang karyawan tidak melakukan apa-apa. Laporan kinerja akan memungkinkan Anda melihat kemacetan dan menganalisis mengapa hal ini terjadi.

Pertama, beri tahu karyawan Anda bahwa perusahaan sekarang menggunakan sistem pemantauan. Anda akan melihat peningkatan kualitas disiplin kerja hanya karena karyawan yang tahu. Mereka tidak akan lagi begitu mudah untuk pulang lebih awal atau mengabaikan terlambat, karena mereka tahu bahwa semua kejadian dicatat. Karyawan akan mulai memperlakukan perencanaan waktu kerja mereka dengan lebih bertanggung jawab, menghabiskan lebih sedikit waktu di situs hiburan, karena mereka akan tahu bahwa sistem memperbaiki segalanya.

Kedua, menganalisis laporan. Mungkin ada baiknya berbicara dengan salah satu karyawan dan menjadwal ulang jam kerja dari 10 hingga 19, atau dari 8 hingga 17 - karyawan tersebut tinggal jauh dan pada jam sibuk hanya terjebak dalam kemacetan lalu lintas dan secara sistematis terlambat, atau mencoba melarikan diri dari bekerja lebih awal agar tidak masuk ke gabus. Analisis berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan di situs hiburan non-inti dan cukup blokir - sistem pemantauan memiliki fungsi seperti itu.

Ketiga, mencegah insiden. Sistem mencatat semua tindakan dengan file - jika seseorang ingin mencuri basis pelanggan, Anda akan mengetahuinya. Jika seseorang sedang mencari pekerjaan, Anda akan melihatnya melalui situs yang dikunjungi, atau dengan kata kunci yang akan direkam dari korespondensi di surat pribadi atau messenger dari komputer kerja. Dan tentu saja, asuransikan diri Anda dari tindakan ilegal karyawan, misalnya, skema abu-abu untuk bekerja dengan pelanggan - ini juga dapat dinilai dari konten korespondensi atau pengiriman file penting dari komputer kerja.

Jadi, izinkan saya meringkas. Sistem pemantauan menyediakan analisis aktivitas personel, melindungi terhadap ancaman internal yang dihasilkan dari tindakan karyawan di komputer kerja, memungkinkan Anda untuk mengontrol proses bisnis dan memantau efisiensi karyawan, dan mencegah kemungkinan kebocoran data. Sistem pemantauan digunakan oleh perusahaan berbagai level, baik usaha kecil hingga 30 orang, dan multi-ribuan kepemilikan. Sekarang sistem pemantauan telah digunakan secara aktif di badan pemerintah, di mana mereka memecahkan tidak hanya masalah disiplin kerja, tetapi juga masalah keamanan, misalnya, dalam kerangka undang-undang anti-korupsi.

Sistem pemantauan dan pengendalian personel merupakan salah satu alat penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan.