Mi az irodai munka és dokumentumkezelés? Irodai munka A-tól Z-ig. Nyomtatványok elkészítése civil szervezeteknél

Az oldalon elérhető minták kezdők és profik számára egyaránt relevánsak. A minták összeállítása a hatályos jogszabályok figyelembevételével történik. Egyes minták jelentősebb szerkesztés nélkül használhatók. Egy ilyen minta tartalmában csak a konkrét körülményeit kell megadnia és aláírnia. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a hibásan elkészített dokumentum mérlegelés nélkül marad, ami azt jelenti, hogy csak a kitöltésének átgondolt megközelítése garantálja, hogy kérelmét nem hagyják figyelmen kívül.

Mire való a minta?

A bírósághoz fordulás szükségessége akkor merül fel, ha a magánszemély joga ill jogalany megsértik, és az érintettnek a bírósághoz forduláson kívül nincs más módja a védelmére, hacsak a törvény nem rendelkezik más lehetőségről.

Ön úgy döntött, hogy bírósághoz fordul. Két lehetősége van: először keressen egy szakembert; a második a bírósághoz benyújtott keresetlevél (bejelentés) önálló elkészítése. Az első esetben minden nagyon egyszerű, fizetnie kell a szakember munkájáért, és meg kell kapnia jogi szolgálatírásos kereset formájában. A második eset nehezebb.

A bírósághoz benyújtott keresetlevél megírásához nemcsak a jogi feltételek elsajátítására van szükség, hanem a hatályos jogszabályok ismeretére is. Ha ez nem áll rendelkezésére, akkor a weboldalunkon elérhető mintákra, sablonokra, szabványos nyomtatványokra lesz szüksége.

A minta helyes használata

Emlékeztetni kell arra, hogy a minták kereseti nyilatkozatok vannak különböző tartalom. Némelyik sablon (standard forma) formájában készülhet, mások valódi keresetlevél formájában. A keresetlevél sablonja főszabály szerint nem tartalmazza a bírósághoz fordulás körülményeinek részletes leírását. Felkérjük a kérelem összeállítóját, hogy ezeket a körülményeket önállóan írja be a keresetlevél tartalmába. Ezt azonban megfelelő előkészítés nélkül nem könnyű megtenni. Ha a sablon alapján nem tudja helyesen összeállítani a keresetlevelet, akkor kész tartalmú keresetmintákat keres. Az oldalon elérhető minták kezdők és profik számára egyaránt relevánsak. A minták összeállítása a hatályos jogszabályok figyelembevételével történik. Egyes minták jelentősebb szerkesztés nélkül használhatók. Egy ilyen minta tartalmában csak a konkrét körülményeit kell megadnia és aláírnia. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a hibásan elkészített dokumentum mérlegelés nélkül marad, ami azt jelenti, hogy csak a kitöltésének átgondolt megközelítése garantálja, hogy kérelmét nem hagyják figyelmen kívül.

Információ letöltési szabályok

Az internet nemcsak a különféle információk megtekintését teszi lehetővé, hanem azt is, hogy „elvigye” magának. megtalálhatod a megfelelő anyagokat majd töltse le a számítógép lemezére. Ebben az esetben az információ az Öné lett. Ez előnyös, mivel bármikor megnyithatja internet nélkül, áthelyezheti USB flash meghajtóra vagy lemezre. Akár e-mailen vagy skype-on is átvihető. Abban az esetben, ha ezt az információt eltávolítják az internetről, akkor továbbra is "változatlan" formában fognak megnyílni. A hálózatról való ilyen „elvételt” általában letöltésnek nevezik. Emlékeztetjük, hogy letölthet szöveges adatokat és videókat, zenéket, fényképeket és számítógépes programok. A letöltéssel az lehet a probléma, hogy az egyes adattípusok letöltésére egy-egy változat vagy akár több letöltési lehetőség is létezik. Szöveget „töltünk le” egy módon, videót vagy zenét más módon, fényképeket harmadikban stb. Sajnos nincs senki egyetemes utasítás minden esetben a sajátja.

A mintát a következő formátumokban töltheti le: TXT, DOC, DOCX, WORD

A kiválasztott mintát TXT, DOC, DOCX, WORD formátumban rendelheti meg az oldal archívumából.Pénztár .

Az üzleti élet sikere nagyban függ attól megfelelő szervezés. Mind a vezetőknek, mind a hétköznapi dolgozóknak papírmunkát kell végezniük. Milyen jellemzői vannak, milyen típusai vannak, és milyen szabályozó dokumentumokat kell figyelembe venni a munkafolyamat megszervezésénél?

Mi az irodai munka

Bármely szervezet tulajdonosi formától és jellemzőitől függetlenül sokféle papírt készít tevékenysége során. Ezek lehetnek parancsok, levelek és jegyzőkönyvek. Mindegyik a szervezeti és adminisztratív dokumentációra vonatkozik.

Az irodai munka a szervezet dokumentumainak létrehozására irányuló tevékenység, amelyet aszerint végeznek bizonyos szabályokatés követelmények. A vállalkozások leggyakrabban csak ezen a területen alkalmaznak speciális alkalmazottakat. BAN BEN kis cégek a titkári funkció szinte minden alkalmazottra kijelölhető.

Ha megérted a terminológia lényegét (mi az irodai munka), akkor kiderül a szó eredete. Ez mindenekelőtt a hivatalos információ anyagi hordozójára való rögzítés. A folyamat során létrejön, amely később bizonyos műveleteket indít el.

Maga az "irodai munka" kifejezés is elég régen megjelent, de csak a múlt század közepén öltött formát hivatalosan is, mivel a normatív dokumentumokállami szinten.

Irodai munka és dokumentumkezelés – mi ez?

A szervezet nem létezhet a törvénytől függetlenül. Mindig van benne irodai munka és dokumentumáramlás. Mi ez, milyen jellemzői vannak a papírok átmenetének, hogyan kell helyesen elkészíteni őket? Ezeket a kérdéseket szakemberek oldják meg: titkárok, levéltárosok, a személyzeti osztály alkalmazottai.

Az irodai munka magában foglalja az információ rögzítését egy anyaghordozón, papír vagy elektronikus aktus elkészítését. Ennek alapján épül fel a szervezet dokumentumáramlása - egy megbízás vagy levél mozgása, a létrehozástól kezdve a végrehajtásig és az archívumba vagy megsemmisítésig.

Az alkalmazottakkal és a szervezet vezetésével kapcsolatos üzleti papírok létrehozásának helyétől függően a dokumentumáramlást külső és belső részekre osztják. A rendelés, rendelés, levél további útja a forrástól függ.

A szervezet belső dokumentumfolyamata a következő lépésekből áll:

A külső munkafolyamat szakaszai általában hasonlóak, de vannak eltérések:

A dokumentumok kívülről érkeznek a vállalkozáshoz. Ezek lehetnek magasabb és alsóbb szervezetek, fiókok papírjai, hatósági szabályzatok hivatalos hatóság, bírósági végzések, állampolgárok levelei.
A szervezethez kapott összes üzleti papírnak át kell mennie a regisztrációs eljáráson. Megerősíti, hogy ellenőrzés alatt állnak.
A következő lépés a dokumentummal való munka, az utasítások megismertetése vagy végrehajtása.
Ha szükséges, hivatalos választ adnak ki.
Az utolsó szakasz a hosszú távú vagy irattári tárolásra való regisztráció és az esetleges megsemmisítés.

Ezen túlmenően, a szervezet irányításával kapcsolatban a dokumentumáramlás következő típusait különböztetjük meg:

A dokumentummozgás minden szakaszát szükségszerűen speciális naplókban rögzítik. Többféle módon hajthatók végre:

dokumentumok mozgatása;
okmánykártyák;
az elektronikus dokumentumkezelés a legelterjedtebb a szervezetek túlnyomó többségében.

A bírói hivatali munka jellemzői

Sokan kíváncsiak, mi ez, és miben különbözik az általánostól. A bírósági ügy az iratok és a tárgyi bizonyítékok kissé eltérő csomagja. Megfelelő tárolása, mozgatása biztosítja a rendvédelmi rendszer munkájának átláthatóságát. A bírósági eljárás a szervezeti eljárástól eltérően nem lehet önkéntes. Felhatalmazott személyek végzik és szigorúan ellenőrzik. Számára minden szakasz normatívan és szigorúan meghatározott, egészen a pusztulásig.

A titkár feladatai

A vállalat legtöbb alkalmazottja nagyon homályos elképzeléssel rendelkezik arról, hogy mi az irodai munka és a dokumentumkezelés. Egy titkár számára ez szakmai tevékenység.

A vállalkozás titkársága látja el a fő funkciót a munka formája és jellemzői szerint, a vállalkozás irodai szolgálatának szervezete a következő típusokra oszlik:

Központosított – minden titkár ugyanazon az osztályon van, és a főjegyzőnek vagy a vezető titkárnak tesz jelentést.
Decentralizált – a feladataikat ellátó titkárok és alkalmazottak szétszórtan vannak a szervezet részlegei között, és a különböző főnökökhöz tartoznak.
Vegyes – leggyakrabban nagy szervezetekben.

A vállalkozás dokumentumáramlásának jellemzői közvetlenül függenek attól, hogy milyen titkárságot alkalmaznak.

Irodai munka oktatás

A tulajdon méretétől és formájától függetlenül minden szervezetnek rendelkeznie kell az iratok mozgását szabályozó szabályzattal. Mi ez és hogyan kell elkészíteni? Ez a kérdés nemcsak a titkárokat, hanem a vezetőket is aggasztja.

Az irodai munkavégzési utasítás a szervezet végzéssel vagy vezetői utasítással jóváhagyott, határozatlan időtartamú belső szabályozási aktusa. Leírja a dokumentum átadásának minden szakaszát, felsorolja azokat a pozíciókat, amelyek aláírása igazolhatja a hivatalos papírok hitelességét, tervmintákat, nyomtatványokat és nyomtatványokat biztosít.

Nyilvántartás

Azoknál a kis szervezeteknél, ahol alacsony a dokumentumforgalom (évi 200-nál kevesebb), nem vetődik fel a kérdés, hogy mi az a nyilvántartás. Mindent maguk az alkalmazottak vagy akár a vezető döntenek el.

Ha az iratkezelési kötelezettségek nem közvetlenül a munkavállalóra vonatkoznak, és a munkaszerződésében nem rögzítik, akkor rendeletet kell kiadni e funkciók kijelöléséről. Ennek a dokumentumnak részleteznie kell a további feladatokat, felelősségeket és a kompenzációt.

A személyzeti irodai munka jellemzői

Ha legalább egy alkalmazott dolgozik egy szervezetben, akkor biztosan létrehoz munkaügyi dokumentumok. Az a kérdés, hogy mi a személyzeti irodai munka, különösen fontos a kis létszámú vállalkozások számára.

A személyi iratkezelés a kapcsolódó konkrét dokumentumok mozgásának biztosítása munkaügyi tevékenység vállalati alkalmazottak. Általában ezeket a feladatokat egy speciális egység - a személyzeti osztály - alkalmazottai látják el. Funkcióik közé tartozik a fogadás, feldolgozás és tárolás személyzeti dokumentáció. Ideértve a személyes adatok bizalmas kezelését is.

A személyi munkafolyamatot általában az általánostól elkülönítve tartják a titoktartási és tárolási szabályok betartásával.

Irodai munkafolyamat optimalizálása

A digitális technológiák rohamos fejlődése ellenére sok szervezet nehezen tudja optimalizálni a dokumentumáramlást. Továbbra is papíralapú levelezést folytatnak a régi módon, és rendes regisztrációs naplókat vezetnek.

Ez két tényezőnek köszönhető:

ellenállás a vállalat alkalmazottainak innovációival szemben;
pénzhiány.

A vezetőknek emlékezniük kell arra, hogy a munkafolyamat optimalizálása jelentős befektetéssel érezhető gazdasági hatást fejt ki.

A cselekmény bizonyos tényeket vagy eseményeket megerősítő dokumentum. A munkavállalóval kapcsolatban az alábbi cselekmények állíthatók ki: a munkavégzési kötelezettség megsértése miatti magyarázat megtagadásáról, a rendelkezés megismerésének megtagadásáról, az értesítések megismerésének megtagadásáról, az ittasság tényének megállapításáról. és egyéb cselekmények.

Magazinok - személyi dokumentumok, amelyek a szervezetben közzétett dokumentumokkal kapcsolatos összes részletet és információt tartalmaznak (például az értesítési regisztrációs napló, a beadványok regisztrációs naplója és egyéb naplók).

Nyilatkozatok, parancsok és közlemények

A kérelem egy alkalmazott fellebbezése egy munkáltatóhoz vagy szervezethez. A nyilatkozatok általában a munkavállaló kérését vagy javaslatát tartalmazzák valamilyen intézkedés megtételére. A munkavállaló a következő kérelmeket nyújthatja be: foglalkoztatásra, felmondásra saját akarata szabadság kiadásáról.

A megrendelések a személyzeti szolgálat közös dokumentumai is. A parancs az jogi aktus a szervezet vezetője tette közzé. A megrendelések két csoportra oszthatók: fő tevékenység és személyi állomány szerint. Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések a következők: a helyi szabályzatok (szabályzatok, szerződések) kiadására és módosítására vonatkozó utasítások, a szabadságolási ütemterv jóváhagyása, a létszámtáblázat jóváhagyása és módosítása. A személyi rendelkezések magukban foglalják az alkalmazottak felvételére, áthelyezésére, elbocsátására, ellátására vonatkozó utasításokat különféle fajták nyaralásokról, üzleti útra küldésről, biztatásról.

Az értesítés egy személyi dokumentum mintája, amely valamiről szóló értesítést tartalmaz. Általános szabály, hogy be személyzeti irodai munka az értesítések tájékoztatást tartalmaznak a munkaszerződésben részt vevő felek által meghatározott feltételek változásairól (például a munkaszerződés felmondásáról, más helyre történő áthelyezésről, állásleépítésről stb.).

A szerződések, mint a személyi dokumentumok fő típusa

A személyi nyilvántartások kezelésében olyan dokumentumokat használnak, mint a munkaszerződések és a felelősségi megállapodások.

A fő dokumentum meghatározó munkaügyi kapcsolatok munkavállaló és munkáltató között van munkaszerződés. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 56. cikke szerint a munkaszerződés a munkáltató és a munkavállaló közötti megállapodás, amelynek értelmében a munkáltató kötelezettséget vállal arra, hogy a munkavállaló számára munkát biztosít, a munkakörülményeket a törvénynek és egyéb rendelkezéseknek megfelelően biztosítja. időben és belül teljes méretben fizetés bérek. A munkavállaló vállalja, hogy személyesen ellát bizonyos munkaügyi funkciót, betartja a belső munkaügyi szabályzatot.

A személyi okmányok egyéb formái: lista

Munkautasítások. Munkaköri leírás- ez egy helyi törvény, amelyet a munkavállaló szervezeti felépítésében elfoglalt helyének, feladatainak, jogainak és felelősségének meghatározására adnak ki a munkavégzés során.

Egyéb személyi dokumentumok. A további dokumentumok közé tartozik az előzetes jelentés, a szabadságolási ütemterv (T-7), a feljegyzés, a megjegyzés - számítás (T-60 és T-61 űrlap), a személyi kártya (T-2 űrlap), a magyarázó megjegyzés, a személyzet ( T -3) nyomtatvány és egyéb dokumentumok.

Online szolgáltatásunkkal űrlapokat tölthet ki személyi dokumentumokés töltse le kész minták Word vagy PDF formátumban.

Hivatalos dokumentumok által létrehozott jogi ill magánszemélyek, az előírt módon kell elkészíteni és hitelesíteni.

A szervezeti és adminisztratív dokumentumok elkészítésekor szokás az előre elkészített nyomtatvány használata.

A dokumentum formája a GOST R 51141-98 definíciója szerint "egy hivatalos írásos dokumentum szerzőjét azonosító részletek halmaza". GOST R 51141-98. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások. M., 1998.-S. 2, 44. tétel.

A nyomtatványok a nyomdában kinyomtathatók, PC használatakor pedig a nyomtatvány a gép memóriájába kerülhet, és a dokumentum nyomtatásakor automatikusan kiadható. Bármilyen módon is készítik a nyomtatványt, figyelembe kell venni bizonyos követelményeket, amelyeket a GOST R 6.30-97 a nyomtatványok típusaira, azok kialakítására, elszámolására és tárolására vonatkozóan állapít meg, beleértve az államcímer képével ellátott űrlapokat is. Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció alattvalóinak címerei.

A nyomtatványokat fehér vagy megfelelő minőségű világos színű papírra kell elkészíteni.

Az okmánynyomtatványok kialakításakor a nyomtatványokon használt adatok elhelyezésére szolgáló zónák méreteinek meg kell egyeznie a mintakulcson megadottakkal.

A formanyomtatványon az állandó részleteket a megállapított méreteknek és a részletek kialakítására vonatkozó szabályoknak megfelelően alkalmazzuk, egyes változó részletek helyét, amelyeknek az űrlap felső (fejléc) részében kell lenniük, sarkok, ill. vonalak. Ezenkívül a sarkok jelzik a dokumentum mezőit és az űrlap alján alkalmazott részletek helyét.

A nyomtatványok A4-es és A5-ös formátumban állíthatók elő, a részletek elhelyezésének szög- és hosszirányú lehetőségeivel. Nyomtatványok tipográfiai vagy számítástechnika segítségével történő elkészítésekor a részleteket mindig középre, írógéppel készült - zászlós módon készítjük.

Szervezetre, szerkezeti egységre, tisztségviselőre a következő formanyomtatványokat állapítják meg: általános nyomtatvány; fejléc; forma konkrét típus dokumentum.

A levél kivételével bármilyen típusú dokumentum elkészítésére általános nyomtatványt használnak.

Az általános nyomtatványon a szervezet létesítő okirataitól függően az alábbi állandó adatok alkalmazhatók:

01 - Az Orosz Föderáció állami jelképe;

02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája;

03 - a szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - szervezeti kód;

06 - a szervezet neve; 12 - a dokumentum elkészítésének helye.

A változó részletekhez az általános űrlapon vonalak formájában lévő korlátozó jeleket alkalmazunk - a részletekért:

09 - dokumentum dátuma;

10 - az irat iktatószáma (ehhez a feltételhez a „Sz.” jelet is előzetesen nyomtatjuk).

Sarkok formájában a következő részletek helyét különböztetjük meg:

14 - címzett (az attribútum eleje és vége, amely egyidejűleg jelzi a jobb oldali mező határát);

17 - a dokumentum szövegének címe;

18 - ellenőrző jel;

28 - jelölés a dokumentumnak a szervezet általi átvételén;

29 - a dokumentum elektronikus másolatának azonosítója.

A 04 „Szervezeti kód” és a 09 „Ikmány kelte” és a 10 „Ikmány iktatási száma” kellékek között hagyjon helyet a 08 „Ikmánytípus megnevezése” jelentkezési (lenyomatozási) követelménynek.

Ha az okmánytípus nevét beírják az általános űrlapba, például „megrendelés”, „okmány”, „jegyzőkönyv”, ez a nyomtatvány egy adott dokumentumtípus formájává válik - megrendelőlap, cselekménylap, jegyzőkönyv nyomtatvány, stb. Így egy meghatározott típusú nyomtatvány A dokumentum tulajdonképpen egyfajta általános nyomtatvány, mivel az általános nyomtatványt az irattípus megnevezése nélkül egyáltalán nem használják a szervezeti és adminisztratív készítés során. dokumentumokat.

A 05-ös „Dokumentuműrlap kód” követelmény egy adott típusú dokumentum kiállításakor kerül az űrlapra, mivel minden dokumentumtípusnak (változatának) saját kódja van. egységes forma az OKUD szerint.

Az általános nyomtatvány és az adott dokumentumtípus nyomtatványának mintáit a melléklet tartalmazza. 2-6.

A levél formája csak egy fajta dokumentum - egy kézbesítő levél - elkészítésekor használatos, így abban nem kell feltüntetni az irattípus nevét. A levélpapíron a 10. „Ikmánytípus megnevezése” feltétel helyére a 07 „Szervezetre vonatkozó referenciaadatok”, a 12. „Az okmány elkészítésének helye” feltétel helyére a 11. „Hivatkozás az irat iktatószáma és kelte” kerül elhelyezésre, amely a levelezéshez annyira szükséges.

A 07 „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” követelményben szükségszerűen szerepel az összeállítás helyére vonatkozó információ, ezért nem szükséges a 12 „A dokumentum helye” követelmény használata.

Így a levél formája mindössze két részletben tér el az általános formától. Az összes többi részletet, amelyre az általános űrlapon sarkok formájában jelölik, szintén a levél űrlapján kell feltüntetni, és ugyanazon szabályok szerint kell elkészíteni. A levélpapírokat a melléklet tartalmazza. 7-10.

A szervezet vagy a tisztségviselő szerkezeti egységének formája akkor kerül kialakításra, ha az egységvezető, tisztségviselő aláírási jogosultsággal rendelkezik. A formanyomtatványon a szerkezeti egység vagy a beosztás neve a szükséges 06 „Szervezet neve” után kerül fel.

Mintanyomtatványok tisztviselők mellékletben található. 11, 12.

Az Orosz Föderáció államcímerét és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok emblémáit (bélyegzőlapok) ábrázoló szervezetek formái nyomdai termékek el kell számolni.

Bélyegzett nyomtatványokat csak olyan nyomda és bélyeggravírozó vállalkozások készítenek, amelyek rendelkeznek az adott tevékenységtípusra engedéllyel és tanúsítvánnyal a műszaki és technológiai képességek rendelkezésre állásáról. minőségi kidolgozás meghatározott típusú termék.

A nyomdában fejléces vagy egyéb nyomtatvány készítéséhez 1:1 méretarányú nyomtatvány elrendezést kell készíteni, amelyen állandó részleteket kell felvinni, a változó részletekre vonatkozó szükséges jelöléseket, ill. fel vannak tüntetve a részletek elhelyezésére szolgáló területek méretei. Fel kell tüntetni a papír fajtáját és színét, kiválasztani a szükséges betűtípusokat, jelezni a példányszámot, egyeztetni a határidőket és a gyártás költségét. Az űrlap elrendezésének tartalmaznia kell annak jelzését, hogy a szervezet vezetője engedélyezi ennek az elrendezésnek a kinyomtatását (általában az „Engedélyem” szót írják). Az elrendezésen is szerepelnie kell a vezető aláírásának és a szervezet pecsétjének.

A szervezet fejléces papírjain sorszámot kell ellátni, amelyet tipográfiai úton vagy számozással rögzítenek. Néha ezeknek a számoknak a sorozatát felragasztják a bélyegzett űrlapokra. Minden bélyegtípust külön naplóban (vagy más nyilvántartási és könyvelési nyomtatványban) tartanak nyilván, magukat a nyomtatványokat pedig biztonságosan zárt és lepecsételt szekrényekben tárolják. Megsemmisítésük az előírt módon, a regisztrációs lapon jelzéssel ellátott cselekmény szerint történik.

A gyártás, raktározás, könyvelés, kiadás megszervezése, a bélyegzett (valamint az egyszerű) nyomtatványok elérhetőségének ellenőrzése a szervezetekben az irodai munkáért felelős egységhez tartozik. Bármely szervezet irodai munkautasításaiban szerepelnie kell egy szakasznak, amely leírja a szervezet nyomtatványainak elkészítésének és felhasználásának eljárását.

Az Orosz Föderáció állami jelvényét és a szövetséget alkotó jogalanyok címerét ábrázoló nyomtatványok gyártására és tárolására vonatkozó általános követelményeket a szakasz tartalmazza. 5 GOST R 6.30-97 „Egységes dokumentációs rendszerek. egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. Dokumentációs követelmények.

tesztkérdések

1. Milyen formája van a dokumentumnak a GOST R51141-98 meghatározása szerint?

2. Milyen módszerekkel lehet üres dokumentumokat előállítani?

3. Mi az alapja az okmánylap tervezésének?

4. Hányféle nyomtatványt állapít meg a GOST R 6.30-97?

5. Milyen típusú dokumentumokhoz használják a közös nyomtatványt?

6. Milyen állandó részletek alkalmazhatók az egyes nyomtatványtípusoknál?

7. Milyen módokon jelölhetők ki a változó részletek helyei az űrlapokon?

8. Miben különbözik az általános nyomtatvány a fejléces papírtól?

9. Milyen követelmények vonatkoznak az Orosz Föderáció államcímerét vagy az Orosz Föderáció alattvalóinak címerét ábrázoló nyomtatványok gyártására?

10. Mit kell benyújtani a nyomdának a nyomtatvány elkészítéséhez?

„Ki mennyiben van” – ezt a megközelítést a nyomtatványok tervezésénél sok orosz hivatalnok és titkár alkalmazza. Ugyanakkor teljesen elfelejtik, hogy a forma a cég arca. A cég hírneve attól függ, hogy mennyire gondosan kezelte a létrehozását. Ismerje meg a hivatalos űrlapok írását.

A dokumentum nyomtatványa olyan adatkészletet tartalmaz, amely azonosítja a hivatalos írásos dokumentum szerzőjét. Csak állandó információkat tartalmaz a szervezetről - a dokumentum szerzőjéről, amely őt a hivatalos írásos dokumentum készítőjeként jellemzi.

Miért használunk űrlapokat? Az üres dokumentum egy szabványos méretű papírlap, amelyen különböző technikai eszközökkel megadott részletek. Hivatalos jelleget ad az információnak, és felgyorsítja a dokumentumkészítés folyamatát.

Az állami szabványnak megfelelő fejléces papírra készített dokumentum kiváló minőségű kinézet, könnyen észlelhető, kényelmesen használható, tárolható, bármilyen kommunikációs eszközzel továbbítható és ellátja fő funkcióját - az információ megőrzését. Ezenkívül a nyomtatványok használata csökkenti az elkészítéséhez szükséges munkaerőköltségeket.

Mikor kell használni az űrlapokat

Először is emlékeznie kell arra, hogy csak a dokumentum első oldala készül az űrlapokon, a többi további oldal pedig szabványos papírlapokon. Ha az iratot több címre kívánják küldeni, akkor az űrlapokon minden bizonylatpéldányról az irodai szolgálat első lapja készül, amelyeket a szervezettől kívánnak elküldeni.

Szervezeti és ügyviteli dokumentumok: levelek, igazolások, jegyzőkönyvek, parancsok, utasítások, szabályzatok, utasítások stb. okmánynyomtatványokon kell létrehozni.

Információk és referencia dokumentumok: feljegyzések, irodai feljegyzések napján jönnek létre olyan javaslatok, beadványok, nyilatkozatok stb., amelyek belsőek, és nem kerülnek más szervezetnek. szabványos lap papír minden szükséges részlettel.

Az ilyen típusú dokumentumokhoz fejleszthet elektronikus formábanűrlapokat, és mentse őket a számítógépére. Ez egységesíti a belső információkat és referenciadokumentumokat, és lerövidíti a létrehozásuk idejét. Néhány szervezeti és jogi dokumentumok(alapító okirat, alapító okirat) szabványos A4-es papírlapokra készülnek minden szükséges adattal.

A nyomtatvány fogalma teljes mértékben csak a papíralapú dokumentumokra alkalmazható, az irodai munka automatizálásánál azonban a létrehozást gyakorolják elektronikus nyomtatványok, amely nyomtatványok elektronikus képeit tartalmazza, amelyek használata vagy kitöltése lehetővé teszi teljes értékű dokumentumok létrehozását, amelyek megfelelnek a modern szabályokés érvényes papírforma.

A nyomtatványok tervrajzának elkészítése a hivatali szolgálat feladata. Feladatai közé tartozik még a szerkezeti egységek formanyomtatványainak biztosítása, a nyomtatványok helyes használatának figyelemmel kísérése, azok időben történő módosítása (ha történt a szervezetben).

Az űrlap részleteinek kitöltése

A részletek elhelyezkedése a nyomtatványokon lehet hosszanti és szögletes.

Nál nél hosszanti elrendezés a részletek a lap felső margója mentén helyezkednek el, és szélességben vagy középen igazodnak.

Nál nél sarok helye A részletek a bal oldalon találhatók felső sarok lap, és vagy a bal margóhoz, vagy a kijelölt terület közepéhez igazodnak.

Minden szervezetnek joga van megválasztani a részletek elhelyezését az űrlapok kidolgozásakor. Az űrlap részleteinek összetétele nem függ a helyváltozattól, és változatlan marad.

Embléma szervezetet (szimbolikus grafikai képet) rögzíteni kell a szervezet alapító okiratában. BAN BEN Polgári törvénykönyv Az RF 4. rész a következő meghatározást adja: „Az embléma a szervezet vizuális azonosításának eszköze. Ez állhat szóbeli, figuratív, háromdimenziós és egyéb megjelölésekből vagy ezek kombinációiból az Ön kedvenc színében vagy színkombinációjában.

Emblémaként védjegy (szolgáltatási védjegy) vagy kereskedelmi megjelölés használható, amely a fejléces papíron az 1. sz. alapító okiratokat szervezetek. A védjegyet vagy kereskedelmi megjelölést be kell jegyezni. Ebben az esetben a használatuk jogát törvény védi, beleértve a hivatalos nyomtatványokat is.

A szervezet emblémáját az űrlapon vagy a felső mezőben a szervezet neve felett, vagy a bal oldali mezőben kell elhelyezni a szervezet – a dokumentum szerzője – nevével azonos szinten.

Fontos megjegyezni, hogy NEM MEGENGEDETT:

cserélje ki a szervezet nevét a levélpapíron annak emblémájával;
helyezze el az űrlapokon a címer és a jelkép képét egyszerre.

A szervezet neve - a dokumentum szerzője először teljes terjedelmében, az alábbiakban rövidítve, de szigorúan a szervezet megalakulásának és működésének alapjául szolgáló alapító okiratoknak megfelelően kerül kinyomtatásra. A rövidített név zárójelben van.

Szervezeti kód az Ipartestületek és Vállalkozások Nyilvános Osztályozója (OKPO) szerint van elhelyezve. Az OKPO kód a szervezet elektronikus azonosításának eleme.

Dokumentumtípus kódja a gazdálkodási dokumentáció nyilvános osztályozója (OKUD) szerinti űrlapba kerül be. Az OKUD kód az elektronikus dokumentumazonosítás egyik eleme.

Kellékek fő állami regisztrációs szám (OGRN) jogi személy esetében az adóhatóság által kiállított okmányoknak megfelelően a nyomtatványon kell elhelyezni.

Az adózó azonosító száma / a regisztráció okának kódja (TIN / KPP) az adatlapon az adóhatóságtól kapott dokumentumoknak megfelelően is felkerülnek.

Minden szervezet az állami szabványok alapján dokumentumokkal dolgozik, figyelembe véve tevékenységének sajátosságait, a dokumentációs technológiát és az adminisztratív apparátus munkakörülményeit. Ezek belső szabályokat a papírmunka a helyi előírások (szabályzatok, szabályok, utasítások) közzétételével történik. A szervezet dokumentum-végrehajtási követelményei azonban nem lehetnek ellentétesek a megállapítottakkal állami szabványok követelményeknek.

A nyomtatványok gyártásának alapszabályai

Az okmánynyomtatványok kidolgozása és további gyártása során emlékezni kell arra, hogy a dokumentumnyomtatványokra vonatkozó alapvető követelményeket a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” határozza meg. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

A nyomtatványok gyártási módját minden szervezet önállóan fogadja el, vagyis a nyomtatványok nyomdai úton, operatív nyomdai vagy számítástechnikai eszközökkel közvetlenül a dokumentum készítése során nyomtathatók. Kivételt képeznek az Orosz Föderáció Állami Jelképének reprodukcióját tartalmazó nyomtatványok, amelyeket csak olyan nyomda- és bélyeggravírozó vállalkozások készíthetnek, amelyek rendelkeznek az ilyen típusú termékek megfelelő minőségi színvonalú gyártásához szükséges műszaki és technológiai képességekről szóló tanúsítvánnyal.

A nyomtatványok elkészítésének legelterjedtebb módja a tipográfia, de az űrlapok elkészíthetők online nyomdaeszközökkel vagy számítógéppel is sokszorosíthatók. Az űrlapsablont, amelyre a dokumentum szövegét nyomtatják, a számítógép memóriájában kell tárolni. A nyomtatványok gyártásához főként két papírméretet használnak: A4 (210 x 297 mm) és A5 (210 x 148 mm). A fejléces papíron és szabványos papírlapon is elkészített dokumentum minden lapjának legalább 20 mm-es margónak kell lennie - bal, 10 - jobb, 20 - felül, 20 - alul.

Hogyan írjunk levelet

A levélpapíron a következő adatok (a szervezetre vonatkozó információk) helyezhetők el:

referencia adatok a szervezetről (postacím, telefon/fax, cím Email);
szervezeti kódja Össz-orosz osztályozó intézmények, szervezetek és vállalkozások (OKPO);
fő állami regisztrációs szám (OGRN);
adózó azonosítószáma / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP);
dokumentum űrlap kódja (OKUD);
az okmány nyilvántartási számának és keltének jelölése;
jelölje meg a dokumentum számát és dátumát.

Letöltés

Figyelembe kell venni, hogy a levélpapírra nincs ráírva az irattípus neve, pl. a „levél” vagy „üzleti levél” szó.

A nyomtatványon két szám és két dátum rögzítésére szolgáló jelölések találhatók: az egyik jel az irat (levél) dátumát és iktatószámát tartalmazza, a másik pedig hivatkozást ad a beérkezett (beérkező) irat dátumára és számára.

A formák típusai és kialakításuk jellemzői

Többféle űrlap létezik, amelyek mindegyikének megvannak a saját regisztrációs szabályai.

Letöltés
Letöltés
Letöltés
Letöltés

Az általános űrlapot a szervezet belső dokumentumainak nyilvántartására használják. Az ilyen űrlapon nem szerepel a dokumentum típusának neve, és sok dokumentumtípusnál üres. A szervezet általános formája a következő adatokat tartalmazhatja:

céglogó vagy védjegy (szolgáltatási védjegy);
a szervezet neve (a dokumentum szerzője);
az okmány dátumának és számának feltüntetésére szolgáló jel;
a dokumentum összeállításának vagy létrehozásának helye (földrajzi pont).

A bizonylattípus nyomtatvány abban tér el az általános nyomtatványtól, hogy a bizonylattípus megnevezése is hozzáadásra kerül (megrendelés, utasítás, jegyzőkönyv, aktus stb.). Célszerű egy szervezetben dokumentumtípus-formákat létrehozni, amikor nagy számban különböző típusok dokumentumokat.

Űrlap két nyelven

A kétnyelvű űrlapot az Orosz Föderációt alkotó szervezetek szervezeteiben használják. A nyomtatvány részleteit az orosz nyelvvel együtt a nemzeti nyelven is nyomtatják. A szervezet neve államnyelv az Orosz Föderáció alanya az orosz név alatt vagy jobbra található.

A szervezet neve idegen nyelv az űrlapon kell elhelyezni, ha azt a szervezet alapszabálya vagy szabályzata rögzíti. Ebben az esetben oroszul a név alá kerül. Ha a szervezet levelezésben áll külföldi levelezőkkel, akkor ebben az esetben két nyelvű nyomtatvány készül. Minden részlet két nyelven megismétlődik, anélkül, hogy torzítaná a szervezet nevét, szervezeti és jogi formáját, címét és referenciaadatait.

A nagy szervezetekben a fejléces papíron kívül a szervezetek fejléces papírokat is készítenek a strukturális részlegek számára. Az ilyen formanyomtatványok csak abban különböznek, hogy a szervezet - a dokumentum szerzője - neve alatt tartalmazzák a szerkezeti egység nevét. Egy szerkezeti egység rendelkezhet fejléccel és az e szervezeti egységben gyakran használt irattípusú nyomtatványokkal (a szervezeti egység vezetőjének megbízása, jegyzőkönyv stb.).

A szervezet vezetői számára tisztségviselői formákat hoznak létre, a dokumentumok aláírási jogával rendelkező nagy strukturális részlegeket. A szervezet vezetőjének beosztásának megnevezése a szervezet - a dokumentum szerzője - neve alatt kerül elhelyezésre. A szerkezeti alosztályok vezetőinek levélpapírjain a munkakör megnevezése a szerkezeti alosztály nevével együtt kerül elhelyezésre.