परिचय ………………………………………………………………………..3

1. प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना

1.1. योजना के लक्ष्य और उद्देश्य प्रबंधन गतिविधियाँ…………..5

1.2. समय का कुशल उपयोग…………………………………..7

1.3. एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना…………………………..10

1.4. दस्तावेज़ीकरण के साथ कार्य करना ……………………………………………….12

1.5. जानकारी और नियंत्रण जमा करने के तरीके और साधन…………….13

1.6. सवालों के जवाब ……………………………………………… 14

1.7. यात्रा योजना ……………………………………15

1.8. समस्या समाधान के लिए रचनात्मक दृष्टिकोण…………………………………16

1.9. प्रबंधक की गतिविधियों में अधिभार - उद्यम में श्रम उत्पादकता पर प्रभाव……………………………………19

1.10. प्रबंधक के कार्यस्थल का संगठन………………………………21

1.10.1. अनुकूल शासन और काम करने की स्थिति

1.10.2. प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति

2. LLC "Ptitsa" के प्रबंधक के उदाहरण पर कार्य दिवस की योजना बनाने की क्षमता का निदान ………..26

3. विधिक सहायताकाम ……………………………………………….31

निष्कर्ष…………………………………………………………………..32

संदर्भ ………………………………………………………….34

अनुबंध………………………………………………………………......................... ..35

परिचय

पाठ्यक्रम कार्य का मुख्य उद्देश्य सामान्य रूप से प्रबंधन के क्षेत्र में ज्ञान को गहरा और विस्तारित करना है, और विशेष रूप से व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना है।

आज यह बिल्कुल स्पष्ट है कि न केवल वर्तमान, बल्कि भविष्य भी प्रबंधकों (नेताओं) द्वारा बनाया गया है - वे लोग जो गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में कार्यबल का प्रबंधन करते हैं और उनके सामने आने वाले कार्यों की पूरी श्रृंखला का समाधान सुनिश्चित करते हैं (आर्थिक, राजनीतिक, पर्यावरण, आदि), कर्मचारियों के जीवन के लिए परिस्थितियों का निर्माण।

प्रबंधन के कार्यों का सफलतापूर्वक सामना करने के लिए, उत्पादन के आयोजक को व्यापक ज्ञान और सोचने की क्षमता की आवश्यकता होती है। उसे प्रकृति और समाज के विकास के नियमों को जानना चाहिए, उत्पादन की तकनीक और प्रौद्योगिकी, उसके अर्थशास्त्र, संगठन और योजना का अध्ययन करना चाहिए, साथ ही साथ प्रबंधकीय मनोविज्ञान की मूल बातें भी जानना चाहिए। साथ ही उन्हें कानून, समाजशास्त्र और सूचना के क्षेत्र में भी ज्ञान की आवश्यकता है। प्रबंधन एक रचनात्मक प्रक्रिया है, और यहां न केवल ज्ञान महत्वपूर्ण है, बल्कि उत्पादन के किसी दिए गए क्षेत्र में विकसित विशिष्ट स्थितियों का विश्लेषण करने और उनके विश्लेषण से सही निष्कर्ष निकालने की क्षमता भी है।

एक सूचित निर्णय लेने के लिए, उच्च पेशेवर योग्यता होना पर्याप्त नहीं है। बहुत कुछ नेता की व्यक्तिगत क्षमताओं, लोगों के साथ काम करने की उसकी क्षमता, व्यक्तिगत पहल, अंतर्ज्ञान पर निर्भर करता है।

एक प्रबंधक अपने काम की योजना कैसे बनाता है, क्या वह काम पर और उसके बाहर अपने समय का तर्कसंगत रूप से उपयोग करता है, क्या वह विकसित होता है रचनात्मक दृष्टिकोणसमस्याओं को हल करने के लिए, क्या इसके पास हमेशा वैकल्पिक समाधान होते हैं, क्या यह प्रबंधकीय निर्णय सही ढंग से करता है? ये और कई अन्य प्रश्न एक कीवर्ड "प्लानिंग" में परिवर्तित हो जाते हैं। यह प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना से है कि कंपनी की गतिविधियों की दक्षता और प्रभावशीलता निर्भर करती है। उच्च व्यक्तिगत संगठन सफलता के सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। और संगठन, सबसे पहले, लोहे का अनुशासन, स्पष्ट रूप से तैयार किए गए लक्ष्य और उन्हें प्राप्त करने के लिए विशिष्ट रणनीतियाँ हैं।

पाठ्यक्रम के काम में सूचना के विभिन्न स्रोतों का उपयोग किया गया था, लेकिन मुख्य एक वी.जी. शिपुनोव और ई.एन. किश्केल्या की पाठ्यपुस्तक "फंडामेंटल्स ऑफ मैनेजमेंट एक्टिविटीज" है। ये लेखक गहरी व्यावसायिकता, स्पष्टता और अत्यंत समझदारी के साथ प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य के संगठन के बारे में बात करते हैं। .

पाठ्यक्रम कार्य के अनुसंधान भाग को लिखने के लिए, निम्नलिखित विधियों का उपयोग किया गया था: अवलोकन, परीक्षण और बातचीत, सीधे Ptitsa LLC के प्रबंधकों के उदाहरण पर प्रमुख के साथ।

1 प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना

1.1 प्रबंधन गतिविधियों के लक्ष्यों और उद्देश्यों की योजना बनाना

व्यक्तिगत नियोजन उनमें से एक है आवश्यक तत्वप्रबंधक का काम।

एक व्यक्तिगत प्रबंधक की कार्य योजना को प्रबंधन के इस विशेष क्षेत्र (वस्तु) के लिए एक व्यापक योजना से निकटता से जोड़ा जाना चाहिए, जो लक्ष्यों को प्राप्त करने के साथ-साथ उन्हें प्राप्त करने के साधनों को दर्शाता है।

प्रबंधन क्षेत्र की संभावनाओं, कार्यों और विकास की जरूरतों की स्पष्टता कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों, उनके नेताओं, अधिकारियों, सार्वजनिक संगठनों और टीम के सभी सदस्यों की टीमों की उच्च दक्षता का आधार है।

अपने प्रबंधन क्षेत्र के एकीकृत विकास और उसके प्रबंधन क्षेत्र के विकास के लिए लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करने के बारे में प्रबंधक के विचारों की एक प्रणाली विकसित करने के बाद, आप निम्नलिखित रूप में एक योजना तैयार कर सकते हैं:

प्रत्येक प्रबंधक को अपने जटिल कार्य को उच्च और निम्न प्रबंधन की संगत योजनाओं से जोड़ना चाहिए। यह अंत करने के लिए, निचले प्रबंधकों की कार्य योजनाओं को अनुमोदित करना आवश्यक है, और फिर अनुमोदन के लिए एक उच्च प्रबंधक को अपनी योजना प्रस्तुत करना आवश्यक है। नेतृत्व की प्रक्रिया में, अन्य प्रबंधकों के साथ अपनी योजनाओं का लगातार समन्वय करने की सलाह दी जाती है जो प्रबंधन के समान स्तर (क्षैतिज) पर हैं। इससे एकीकृत योजनाओं की सामग्री और समय को अधिक सटीक रूप से जोड़ना संभव हो जाता है। व्यापक योजनाएँ विकसित करते समय विशेष ध्यानयोजना में निर्धारित कार्यों को प्राप्त करने की संभावना पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, प्रबंधन गतिविधियों के लक्ष्यों और उद्देश्यों की योजना बनाना एक नेता के काम का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है, क्योंकि यहीं से नियोजन प्रक्रिया शुरू होती है। ऐसा करने के लिए, आपको गतिविधियों और उनके कार्यान्वयन के समय को सही ढंग से तैयार करने की आवश्यकता है। आखिरकार, यदि कम से कम एक आयोजन नहीं किया जाता है, तो उसके बाद संगठन को काफी नुकसान होगा। इसलिए, उन्हें प्राप्त करने के लिए लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं।

1.2 समय दक्षता

योजनाएँ किसी भी संगठन की गतिविधियों का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। हालाँकि, प्रबंधक की गतिविधि की प्रभावशीलता इस बात पर निर्भर करती है कि क्या वह जानता है कि अपनी गतिविधियों की योजना कैसे बनाई जाए। आखिरकार, एक प्रबंधक वह व्यक्ति होता है जिसके पास कुछ जिम्मेदारियां होती हैं, और उसके अपने प्रदर्शन को उद्यम के प्रदर्शन से अलग किया जाना चाहिए। और भी हम बात कर रहे हेइसके निदेशक के बारे में।

प्रबंधकों के व्यावहारिक अनुभव ने कई सिफारिशों को विकसित करना संभव बना दिया है जिन्हें सुधारने के लिए पालन करने की आवश्यकता है प्रभावी कार्य. परंपरागत रूप से, इन सिफारिशों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1) दिन शुरू करने के नियम

दिन की शुरुआत सकारात्मक मूड के साथ करना जरूरी है।

कार्य दिवस की शुरुआत से पहले आपको एक अच्छा नाश्ता करना चाहिए, आपको बिना जल्दबाजी के काम पर जाना चाहिए।

· हो सके तो रोजाना एक ही समय पर काम शुरू करें।

· दिन की योजना की जाँच करके अपने कार्य दिवस की शुरुआत करें।

• कम महत्वपूर्ण कार्यों को बाद के लिए छोड़कर, पहले मुख्य मुद्दों पर ध्यान दें।

· तुरंत शुरू करें, कोई झिझक नहीं।

सचिव के साथ योजना का समन्वय करें।

2) मध्याह्न के नियम

· उन कार्यों से बचें जिनके बारे में सोचा और योजना नहीं बनाई गई थी।

· एक ही प्रकार के छोटे-छोटे कार्यों को क्रमिक रूप से एक के बाद एक करें।

· कार्य दिवस के दौरान आराम के लिए थोड़ा समय अलग रखें, जब कोई आपको परेशान न करे।

सुनिश्चित करें कि आपके कार्य और अधीनस्थों के कार्य नियोजित समय सीमा में फिट हों।

· कार्यों के बीच के अंतराल के साथ-साथ प्रतीक्षा से जुड़े समय को अन्य कार्यों से भरा जाना चाहिए।

· काम की गति समान बनाए रखने की कोशिश करें, झटके में काम न करें.

· उस समय को आवंटित करने का प्रयास करें जब कार्य की तीव्रता अपने चरम पर पहुंच जाए: इस बिंदु तक, कार्य वृद्धि पर विकसित होना चाहिए, इस बिंदु के बाद, गतिविधि कम होनी चाहिए।

3) कार्य दिवस की समाप्ति के लिए नियम

अधूरा काम कल के लिए मत छोड़ो; कम से कम ऐसे मामलों को जितना हो सके छोटा रखने की कोशिश करें।

विश्लेषण करें कि आपने दिन के दौरान कितनी कुशलता से काम किया।

· कार्य दिवस के अंत में, योजना बनाएं कि आप कल क्या करेंगे।

· अच्छे मूड में घर जाने की कोशिश करें।

अंत में, हम एक और उपयोगी सिफारिश देते हैं। निर्धारित करें कि आप दिन के किस समय सबसे अधिक सक्रिय हैं। इस विषय पर विशेषज्ञों के कई कथन हैं, लेकिन उनमें बहुत कम समानता है। और यह इस तथ्य के कारण है कि किसी व्यक्ति में दैनिक गतिविधि का चक्र विशुद्ध रूप से व्यक्तिगत है, यह आदतों, शरीर की विशेषताओं और चरित्र के साथ-साथ काम के प्रकार पर निर्भर करता है। इसलिए, कार्य दिवस के उस खंड के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों की योजना बनाई जानी चाहिए जब आप आमतौर पर सबसे अधिक सक्रिय होते हैं। दिन की इसी अवधि के लिए, गतिविधि के चरम की योजना बनाना अच्छा है।

योजनाओं के विफल होने का मुख्य कारण।

यदि आप योजना के कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं करते हैं तो कोई भी योजना व्यर्थ है। यह संगठनों के लिए उतना ही सच है जितना कि व्यक्ति के लिए। इसलिए, आप अपने कार्यों को कैसे करते हैं, इसकी निगरानी पर विशेष ध्यान देना आवश्यक है।

योजनाओं के कार्यान्वयन की निगरानी में परिणामों का मूल्यांकन करना और उनकी योजना के साथ तुलना करना शामिल है।

वास्तविक और नियोजित परिणाम अक्सर मेल नहीं खाते। भविष्य में इससे बचने के लिए, उन कारणों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना आवश्यक है कि जो योजना बनाई गई थी वह जो किया गया था उससे मेल नहीं खाती। यहां तीन मुख्य संभावनाएं हैं:

1) योजनाएं शुरू में अवास्तविक थीं: आपने बार को बहुत ऊंचा कर दिया था, जो अप्राप्य था;

2) योजनाओं को लागू करने के लिए अपर्याप्त प्रयास किए गए थे। यह आपका दोष है, और इसलिए भविष्य में आपको और प्रयास करने की आवश्यकता है;

3) आपकी इच्छा पर निर्भर नहीं होने वाली आकस्मिक परिस्थितियों के कारण योजनाओं को लागू नहीं किया गया था। नतीजतन, आप लक्ष्य निर्धारित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रयास करने में यथार्थवादी थे। आप केवल एक गलती करते हैं कि आपने अप्रत्याशित समस्याओं से निपटने के लिए पर्याप्त समय नहीं निकाला।

जाहिर है, इनमें से प्रत्येक संभावना महत्वपूर्ण निष्कर्ष निकालने की अनुमति देती है, जिसका उपयोग आगे की योजना में किया जाएगा। याद रखें कि बहुत कुछ आपकी खुद के प्रति ईमानदारी पर निर्भर करता है। दूसरे लोगों और परिस्थितियों पर जिम्मेदारी का बोझ न डालें, अपने जीवन के स्वामी बनने की कोशिश करें और अपने कार्यों के लिए खुद जिम्मेदार बनें।

कई बार अन्य कारणों से योजनाओं का क्रियान्वयन नहीं हो पाता है। आइए उन्हें सूचीबद्ध करें:

4) योजनाओं को कभी-कभी इस तथ्य के कारण लागू नहीं किया जाता है कि वे बहुत बार बदलती हैं। अंतत: इससे भ्रम की स्थिति पैदा होती है। हालांकि, किसी को यह नहीं सोचना चाहिए कि योजनाएं बिल्कुल नहीं बदलनी चाहिए। कभी-कभी स्थिति को सहज, त्वरित निर्णय लेने की आवश्यकता होती है जो योजना द्वारा पूर्वाभास नहीं किया गया था। इसके अलावा, समय किसी भी योजना में अपना समायोजन करता है, चाहे वह कितना भी उपयोगी और मौलिक क्यों न हो। दूसरे शब्दों में, दो चरम सीमाएँ हैं जिनसे बचना चाहिए: एक ओर, यह योजना के प्रति बहुत कठोर रवैया है, दूसरी ओर, निरंतर परिवर्तन जो आम तौर पर योजना के विचार को ही समाप्त कर देते हैं;

5) योजनाओं के कार्यान्वयन में समस्याएँ अक्सर इस तथ्य के कारण उत्पन्न होती हैं कि लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए बहुत अधिक कार्यों के कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है। ऐसी स्थिति में, योजना देर-सबेर असंभव में बदल जाती है। इसलिए, यदि आवश्यक हो, तो यह सलाह दी जाएगी कि बैठकर यह पता लगाया जाए कि इस स्थिति का कारण क्या है। आमतौर पर ये केवल असफल रूप से निर्धारित लक्ष्य होते हैं या सामान्य, मुख्य लक्ष्य से योजना का विचलन होता है, जिसके परिणामस्वरूप योजना कार्यों की पूरी तरह से अव्यवस्थित सूची में बदल जाती है।

ऐसी त्रुटियां भी होती हैं, लेकिन ऊपर वर्णित की तुलना में कम बार होती हैं।

ऊपर से, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि न केवल नेता और प्रबंधक, बल्कि एक साधारण व्यक्ति भी समय का सही प्रबंधन करने में सक्षम होना चाहिए। लेकिन साथ ही, आपको सौंपे गए कार्यों की पूर्ति पर अनिवार्य नियंत्रण रखना चाहिए।

1.3 प्रबंधक के निजी कार्य की योजना बनाना

जैसा कि हम पहले ही जान चुके हैं कि नियोजन एक प्रबंधक का मुख्य पेशा है। और इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि न केवल शिपुनोव अपनी कंपनी के विकास के लिए वर्षों, महीनों, हफ्तों और दिनों के लिए योजना बनाने की सिफारिश करता है।

इसलिए, लक्ष्यों को परिभाषित करने के बाद, प्रबंधक उसे सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए गतिविधियों का एक व्यक्तिगत कार्यक्रम तैयार करता है। बिना कार्यक्रम के लक्ष्य प्राप्त नहीं किया जा सकता है। लक्ष्य "क्या?" प्रश्न निर्धारित करता है, और गतिविधियों का कार्यक्रम - "कैसे?"। एक लक्ष्य एक परिणाम प्राप्त करने के लिए एक मानसिक गतिविधि है, और एक कार्यक्रम एक व्यावहारिक क्रिया है।

एक बार कार्यक्रम गतिविधियों की पहचान हो जाने के बाद, यह पता लगाना आवश्यक है कि उन्हें प्राप्त करने में कितना समय लगेगा। नियत तारीख को यथासंभव सटीक रूप से निर्धारित किया जाना चाहिए। व्यक्तिगत कार्य योजना में ऐसे कार्य होते हैं जिन्हें प्रबंधक द्वारा व्यक्तिगत रूप से हल किया जाना चाहिए, जो उनके कार्यान्वयन के सटीक समय को दर्शाता है। आपको अपने काम की योजना इस तरह से बनानी चाहिए जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि प्रबंधन के सभी कार्य पूरे हो गए हैं। प्रबंधकों के व्यक्तिगत कार्य की योजनाएँ एक तिमाही, महीने, सप्ताह के लिए प्रबंधकीय कार्य के लिए व्यापक योजनाओं के समान ही तैयार की जाती हैं। साथ ही एक दिन के संचालन की योजना भी है।

व्यक्तिगत कार्य योजना को बैठकें आयोजित करने, योजनाओं और कार्यों पर चर्चा करने, आयोगों में भाग लेने आदि के लिए आवश्यक समय प्रदान करना चाहिए; व्यक्तिगत बातचीत या एक संकीर्ण दायरे में बैठकों के लिए; आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए; कर्मचारियों की बैठकों और सम्मेलनों में भाग लेना; अध्ययन के लिए, व्यापार यात्राएं; प्रबंधित इकाई के लिए; व्यक्तिगत समय।

नियमित रूप से आवर्ती कार्य (बैठकें, बैठकें, मेल का विश्लेषण) को ध्यान में रखते हुए, सप्ताह के कड़ाई से परिभाषित घंटों और दिनों में कर्मचारियों का स्वागत, काम की ऐसी लय स्थापित करना संभव है जो बहुत समय बचाएगा। उसी समय, प्रबंधक "कार्य विनियम" विकसित करके अधिक महत्वपूर्ण समय (तिमाही, वर्ष) के लिए अपने काम की योजना बना सकता है।

जिन प्रश्नों को हल करने के लिए मानसिक ऊर्जा और गहन विश्लेषण के गहन व्यय की आवश्यकता होती है, उन्हें पूर्व-रात्रिभोज के घंटों में निपटाया जाना चाहिए। कम से कम उत्पादक समय सरल और मामूली मुद्दों के लिए समर्पित किया जा सकता है।

व्यक्तिगत कार्य योजना यथार्थवादी होनी चाहिए और अतिभारित नहीं होनी चाहिए। अप्रत्याशित, अप्रत्याशित कार्य (दिन में एक घंटा या सप्ताह में आधा दिन) के लिए उचित समय की योजना बनाना आवश्यक है। बैठक, सम्मेलनों, चर्चाओं का समय न्यूनतम होना चाहिए और साथ ही सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए पर्याप्त होना चाहिए। यह आयोजन की सावधानीपूर्वक संगठनात्मक तैयारी के माध्यम से प्राप्त किया जाता है। इसके अलावा, लक्ष्य को नियंत्रित करना आवश्यक है, न कि इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक उपाय। अपनी व्यक्तिगत योजना की निगरानी के परिणामस्वरूप, प्रबंधक को पता चलता है कि कार्य समय के उपयोग की योजना कितनी सफल रही और क्या परिणाम प्राप्त हुए। निर्धारित लक्ष्यों की मदद से अपने काम की व्यक्तिगत योजना और प्रबंधन की प्रणाली का व्यावहारिक लाभ यह है कि नेता खुद को बेहतर जानता है, भविष्य में वह सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होगा और न केवल सक्षम होगा काम करो, लेकिन हासिल करने के लिए उच्च परिणाम.

इस प्रकार, व्यक्तिगत कार्य की योजना एक व्यक्तिगत कार्य योजना की तैयारी के साथ जुड़ी हुई है, अर्थात, बैठकें आयोजित करने, योजनाओं और कार्यों पर चर्चा करने, आयोगों में भाग लेने, अध्ययन, व्यापार यात्रा, व्यक्तिगत के लिए आवश्यक समय प्रदान करना आवश्यक है। समय। यह सब सावधानीपूर्वक संगठनात्मक तैयारी के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। लेकिन इसके लिए फिर से वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए लक्ष्यों और उद्देश्यों की आवश्यकता होती है।

1.4 दस्तावेज़ीकरण के साथ कार्य करना

सूचना प्रक्रियाओं, तैयारी और निर्णय लेने, संगठनात्मक कार्य से संबंधित प्रबंधन का एक भी तकनीकी संचालन बिना दस्तावेज के नहीं हो सकता है, अर्थात। बिना तैयारी, निर्माण, डिजाइन और भंडारण के।

एक दस्तावेज़ एक वैज्ञानिक, तकनीकी, आर्थिक, परिचालन, उत्पादन और प्रशासनिक प्रकृति की जानकारी का वाहक है। दस्तावेजी जानकारी कंपनी की गतिविधियों के सभी पहलुओं को शामिल करती है, और प्रबंधकीय कार्य की प्रभावशीलता काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि दस्तावेजों के रूपों को कितनी अच्छी तरह डिजाइन किया गया है, उनके आंदोलन और प्रसंस्करण को व्यवस्थित किया गया है।

दस्तावेजों के साथ संचालन के तर्कसंगत संगठन के लिए, उनका सख्त वर्गीकरण आवश्यक है। सभी दस्तावेजों को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

· तकनीकी दस्तावेज

· योजना और लेखांकन

· परिचालन उत्पादन

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण

· प्रशासनिक

दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन, उनका पुनरुत्पादन, स्वीकृति, संदर्भ, पंजीकरण, निष्पादन का नियंत्रण कार्यालय के काम की सामग्री का गठन करता है। कार्यालय कार्य प्रणाली में सुधार करने में विशेष महत्व तकनीकी प्रक्रिया का युक्तिकरण है। वर्कफ़्लो के युक्तिकरण में दस्तावेज़ों के बहु-स्तरीय मार्ग को कम करके, दस्तावेज़ों के पारित होने के लिए ऐसे तकनीकी मानचित्रों को संकलित करके और स्वचालित उपकरण और वर्कफ़्लो सिस्टम शुरू करके इसकी तकनीक में सुधार करना शामिल है।

यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करना नहीं है साधारण कामऔर प्रबंधक को कार्यप्रवाह की सभी विशेषताओं का पता होना चाहिए। आखिरकार, यदि आप कम से कम एक शब्द गलत लिखते हैं या हस्ताक्षर, मुहर नहीं लगाते हैं, तो कुछ भी हो सकता है: ग्राहक का नुकसान, काम से वंचित होना। इसलिए, व्यावसायिक पत्राचार को संकलित और व्यवस्थित करते समय आपको सावधान रहने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेजों के टेम्पलेट और रूप हैं जो काम के समय को सुविधाजनक और कम करते हैं।

1.5 जानकारी जमा करने और निष्पादन की निगरानी के तरीके और साधन

किसी भी प्रबंधक को जानकारी जमा करने और नियंत्रित करने के तर्कसंगत और किफायती साधनों की आवश्यकता होती है। अब तक ऐसे कई उपकरण विकसित किए जा चुके हैं।

हालाँकि, कई प्रबंधक अपने वर्तमान कार्य के लिए कंप्यूटर, लैपटॉप और अन्य कंप्यूटर उपकरण का उपयोग करना पसंद करते हैं। अधिक सुलभ साधनएक व्यावसायिक नोटबुक है, जिसमें मैन्युअल रिकॉर्डिंग के लिए विशेष खंड हैं। लेकिन आप नोटबुक में नोट्स रख सकते हैं। आमतौर पर ये नोटबुक से लैस होते हैं अपनी मर्जीऔर जरूरत है। जानकारी दर्ज करने के लिए नोटबुक के कार्य समूह की शीट भरने की प्रक्रिया अलग-अलग हो सकती है। रॉबिन्स संक्षिप्ताक्षरों का अधिकतम उपयोग करने की सलाह देते हैं, विभिन्न कन्वेंशनोंरिकॉर्ड रखते समय। यह काम को बहुत आसान बनाता है, बहुत स्पष्ट और कॉम्पैक्ट रूप से आदेशों और निर्देशों के संचालन और निष्पादन की प्रगति को प्रदर्शित करता है। कई कलाकारों को निर्देशों और आदेशों के संचार को नियंत्रित करने का एक सुविधाजनक साधन परिचालन नियंत्रण लॉग है। इसमें लगभग निम्नलिखित कॉलम हो सकते हैं: लाने और निष्पादित करने की समय सीमा, आदेश या निर्देश लाने की समय सीमा की संख्या, निष्पादन पर एक रिपोर्ट की संख्या, मध्यवर्ती नियंत्रण, कलाकार। यह वह जगह है जहाँ सम्मेलनों का उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, डिलीवरी का समय है, O रिपोर्ट है, X मध्यवर्ती नियंत्रण है, आदि।

मनोवैज्ञानिक इस बात की पुष्टि करते हैं कि जब काम करने की सामग्री की बात आती है तो सबसे प्रतिभाशाली व्यक्ति भी जितना याद करते हैं उससे कहीं अधिक भूल जाते हैं। जो रिपोर्ट किया गया था उसका केवल 20% स्मृति में रहता है। इसलिए, कई तरह की जिम्मेदारियों वाले लोगों के लिए व्यवस्थित रिकॉर्ड रखना बहुत महत्वपूर्ण है। जैसा कि शीनोव कहते हैं: "एक व्यापारिक व्यक्ति के लिए नोटों के साथ एक नोटबुक एक मछुआरे के लिए जाल के समान है।"

तर्क के परिणामस्वरूप, हम यह निष्कर्ष निकालते हैं कि किसी भी प्रबंधक को जानकारी जमा करने, नियंत्रित करने और संग्रहीत करने के किफायती साधनों की आवश्यकता होती है। उनमें से कई कंप्यूटर, लैपटॉप जैसे स्वचालित भंडारण प्रणालियों का उपयोग करते हैं, और जर्नल और व्यावसायिक नोटबुक रखते हैं। यह काम को बहुत आसान बनाता है, बहुत स्पष्ट और कॉम्पैक्ट रूप से आदेशों और निर्देशों के संचालन और निष्पादन की प्रगति को प्रदर्शित करता है।

1.6 सवालों के जवाब

जीवंतता और मुस्तैदी के साथ-साथ सवालों के जवाब देना जनता के साथ संवाद करने के सबसे कठिन तरीकों में से एक माना जाता है। सवालों के जवाब देने वाले नेता का कार्य जटिल होता है, उनके उत्तरों में संवाद भाषण दोनों के तत्व होते हैं, जिसमें समय की कमी और त्वरित प्रतिक्रिया, और एकालाप होता है।

प्रजातांत्रिकीकरण और घोर निराशा के माहौल में प्रश्नों का स्वरूप बदल गया है। "हॉट इश्यू" की अवधारणा की सीमा का विस्तार हुआ है। यह केवल आपूर्ति, व्यापार, सेवा, संगठन में कमियों से संबंधित प्रश्न नहीं है। आज एक "गर्म प्रश्न" एक प्रश्न-आलोचना, एक प्रश्न-भाषण, एक प्रश्न-सुझाव है। और इस तरह के जितने अधिक प्रश्न होंगे, प्रबंधक के पास खुलकर बातचीत करने के उतने ही अधिक अवसर होंगे, दर्शकों के साथ जीवंत चर्चा होगी।

उसी समय, "दर्शकों के साथ संघर्ष", "रक्षा" की स्थिति को तीव्र मुद्दों से एक पलटवार में संक्रमण के साथ बाहर रखा गया है; मौखिक लड़ाई नहीं, बल्कि सामने आए सवालों को ध्यान में रखते हुए समाधान की एक आधुनिक खोज।

जलन, एक खारिज करने वाला स्वर पूरी तरह से अस्वीकार्य है, भले ही वक्ता स्पष्ट रूप से दर्शकों को "चालू" करने की कोशिश कर रहे हों। अशिष्टता और अहंकार को contraindicated है, वे केवल एक नकारात्मक प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं। प्रश्नों के उत्तर का एकमात्र संभावित स्वर समान स्तर पर मैत्रीपूर्ण बातचीत है। "वापस लड़ना" और "जगह में रखना" बिल्कुल भी उचित नहीं है।

तो, आइए निष्कर्ष निकालते हैं कि एक प्रबंधक को अपने सहयोगियों और ग्राहकों के साथ संवाद करने में सक्षम होना चाहिए, क्योंकि प्रश्न और उत्तर का सही सूत्रीकरण एक लंबे और अनुकूल संबंध बनाए रखने का काम करता है। अशिष्टता और अहंकार का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, ताकि संघर्ष की स्थिति के सर्जक न हों।

1.7 प्रबंधक के लिए यात्रा योजना

शिपुनोव के अनुसार, अध्ययनों से पता चलता है कि प्रबंधक अपने कामकाजी समय का औसतन 12-20% व्यावसायिक यात्राओं (व्यावसायिक यात्राओं) पर खर्च करता है। इससे पता चलता है कि व्यावसायिक यात्राओं को उनकी प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाने की आवश्यकता है। एक व्यापार यात्रा का उचित संगठन गंतव्य पर समय पर आगमन सुनिश्चित करता है, व्यावसायिक मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त समय की गारंटी देता है और व्यर्थ समय को समाप्त करता है।

एक व्यावसायिक यात्रा से लौटने पर, प्रबंधक प्राप्त सामग्री की समीक्षा करता है, इस बारे में जानकारी में रुचि रखता है कि किसने दौरा किया, कॉल किया, व्यापार यात्रा कैसे हुई, और एक रिपोर्ट तैयार करता है जिसमें तीन खंड शामिल हैं: व्यवसाय यात्रा की आवश्यकता के लिए औचित्य, अनुक्रम मुद्दों को हल करने, और निष्कर्ष और सिफारिशें।

इस प्रकार, एक प्रबंधक के कर्तव्यों की सूची में एक व्यावसायिक यात्रा शामिल है। स्थायी कार्य के स्थान के बाहर एक आधिकारिक कार्य करने के लिए एक निश्चित अवधि के लिए प्रमुख द्वारा एक व्यापार यात्रा नियुक्त की जाती है। इसलिए, प्रबंधक को अपनी अनुपस्थिति के दौरान मिली और तैयार की गई सभी सामग्रियों और रिपोर्टों को प्रबंधक को सही ढंग से प्रस्तुत करना चाहिए।

1.8 रचनात्मक समस्या समाधान

एक वैश्विक कारोबारी माहौल में जिसमें परिवर्तन अत्यंत तीव्र गति से हो रहा है, वस्तुतः सभी संगठन रचनात्मक व्यक्तियों की भारी कमी का अनुभव कर रहे हैं।

प्रबंधकों द्वारा सामना की जाने वाली समस्याओं की विशिष्टता और विविधता के लिए उन्हें रचनात्मक दृष्टिकोण से समस्या समाधान करने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है। रचनात्मकता मन का आधार है। सभी लोगों को अपनी मानसिक क्षमताओं का विस्तार करने और विशेष रूप से अपने दिमाग को नए विचारों के लिए खोलने का प्रयास करने की आवश्यकता है। हालांकि, हालांकि हर व्यक्ति में अपनी रचनात्मक क्षमता को बढ़ाने की क्षमता होती है, लेकिन हर कोई इसे अपने आप में विकसित करने की कोशिश नहीं कर रहा है।

अपने रचनात्मक गुणों को विकसित करने के लिए, दस अनुशंसाओं का उपयोग करना प्रस्तावित है:

1. अपने आप को एक रचनात्मक व्यक्ति के रूप में व्यवहार करें। अनुसंधान से पता चलता है कि। यदि कोई व्यक्ति यह मानता है कि वह रचनात्मक रूप से सोचने में सक्षम नहीं है, तो वह कभी भी इसे प्राप्त नहीं कर पाएगा। रचनात्मक होने की अपनी क्षमता पर विश्वास करना काम करने के लिए एक रचनात्मक दृष्टिकोण विकसित करने का पहला कदम है।

2. अपने अंतर्ज्ञान को अनदेखा न करें। प्रत्येक व्यक्ति का एक अवचेतन मन होता है जो सही ढंग से कार्य करता है। कभी-कभी इसका जवाब जटिल समस्याउस समय प्रकट होता है जब आप कम से कम इसकी उम्मीद करते हैं। अपने "आंतरिक आवाज" को सुनें।

3. अपने कम्फर्ट जोन से बाहर निकलने की कोशिश करें। प्रत्येक व्यक्ति का अपना आराम क्षेत्र होता है, जिसे भविष्य में पूर्ण निश्चितता और आत्मविश्वास की विशेषता होती है। हालांकि, रचनात्मकता और आंतरिक शांति, एक नियम के रूप में, संगत नहीं हैं। एक रचनात्मक व्यक्ति बनने के लिए, आपको स्थिति को तोड़ने और मौलिक रूप से कुछ नया करने पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।

4. आप जो करना चाहते हैं उसके बारे में स्पष्ट रहें। किसी समस्या को हल करना शुरू करने से पहले, एक रचनात्मक व्यक्ति को यह निर्धारित करना चाहिए कि उसे इसके सार को समझने में कितना समय लगेगा, मानसिक रूप से उसके लिए ज्ञात सभी तथ्यों को मिलाएं, उनका सामान्यीकरण करें और उनमें से सबसे महत्वपूर्ण को उजागर करने का प्रयास करें।

5. समस्याओं को हल करने के तरीकों की तलाश करें। समस्या का समाधान विभिन्न तरीकों से किया जा सकता है: आप ध्यान केंद्रित करने के लिए एक विशिष्ट अवधि निर्धारित कर सकते हैं; आप समस्या को हल करने के लिए एक योजना विकसित कर सकते हैं; आप उप-कार्यों का चयन कर सकते हैं; एक काल्पनिक या यथार्थवादी सादृश्य खोजें। आपके निपटान में समस्याओं को हल करने के लिए बड़ी संख्या में विभिन्न रणनीतियाँ हैं: मौखिक, दृश्य, भूमिका-खेल, गणितीय, सहज ज्ञान युक्त।

6. समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका खोजें। इसका मतलब यह है कि किसी विशेष समस्या को हल करते समय, किसी को दूसरों को बेवकूफ लगने और कुछ सांस्कृतिक वर्जनाओं की अनदेखी करने के डर के बिना मूल समाधान खोजने की कोशिश करनी चाहिए। असाधारण और भ्रमित करने वाले तथ्यों की धारणा के लिए हमेशा तैयार रहने की कोशिश करें, वस्तुओं और तत्वों का उपयोग करने के अपरंपरागत तरीकों पर विचार करें बाहरी वातावरण. पारंपरिक या अभ्यस्त तरीकों से इनकार करें और लगातार निष्पक्षता के लिए प्रयास करें, दूसरों के विचारों की तरह अपने स्वयं के विचारों की आलोचना करने की कोशिश करें।

7. एकाधिक सही उत्तर खोजें। रचनात्मक होने का मतलब है कि आपके दृष्टिकोण से समस्या पहले ही हल हो जाने के बाद भी अन्य समाधानों की तलाश जारी है। यह हमेशा याद रखना चाहिए कि शायद एक बेहतर, अधिक रचनात्मक समाधान अभी आना बाकी है।

8. भरोसा रखें कि एक उचित समाधान निश्चित रूप से मिल जाएगा। एक रचनात्मक व्यक्ति न केवल अपनी ताकत में, बल्कि अपने विचारों में भी विश्वास करता है। यदि गहरे में आपको लगता है कि आप समाधान नहीं ढूंढ सकते हैं, तो आप करेंगे।

9. मंथन। रचनात्मक प्रक्रिया एक अलग गतिविधि नहीं होनी चाहिए। विचारों और समाधानों के परस्पर आदान-प्रदान से तालमेल का प्रभाव पैदा होता है।

10. रचनात्मक विचारों को वास्तविकता में बदलें। सुझाना रचनात्मक विचारप्रक्रिया का सिर्फ एक हिस्सा है। इस तरह के विचार आने के बाद, उन्हें व्यवहार में लाया जाना चाहिए। यदि सबसे अद्भुत विचार आपके मस्तिष्क में या किसी ऐसे दस्तावेज़ में संग्रहीत हैं जिसे कोई नहीं पढ़ेगा, तो यह बहुत अधिक योगदान देने की संभावना नहीं है आगामी विकाशआपकी रचनात्मक क्षमताएं।

इसलिए, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि प्रबंधक को समस्याओं को हल करने के लिए केवल एक रचनात्मक दृष्टिकोण की आवश्यकता है। आपके पास एक व्यापक दृष्टिकोण, उच्च बुद्धि और बहुत जटिल समस्याओं को हल करने और महत्वपूर्ण निर्णय लेने की क्षमता, नए विचारों के साथ आने की आवश्यकता है जो संगठन के सफल संचालन के लिए आवश्यक हैं। आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि अगर आप गहराई से सोचते हैं कि आप समाधान ढूंढ सकते हैं, तो आप इसे हमेशा पाएंगे।

1.9 प्रबंधक की गतिविधियों में अधिभार-उद्यम में उत्पादकता पर प्रभाव।

एक प्रबंधक या कर्मचारियों की गतिविधियों में अधिभार, हमारी राय में, एक अक्षम रूप से उपयोग की जाने वाली श्रम क्षमता है: सामाजिक रूप से उपयोगी गतिविधियों में भाग लेने की साइकोफिजियोलॉजिकल संभावनाओं का एक ओवरस्ट्रेन, सामान्य सामाजिक संपर्कों की असंभवता, नए विचारों को उत्पन्न करने की क्षमता की कमी। और तरीके, और व्यवहार की तर्कहीनता। यह सब श्रम उत्पादकता को कम करता है और प्रबंधक के कार्य समय की लागत को बढ़ाता है।

एक प्रभावी प्रबंधन प्रणाली सभी प्रकार के संसाधनों (कार्य समय के भंडार सहित) के आर्थिक उपयोग पर आधारित है। निम्नलिखित प्रावधान बाहर खड़े हैं:

प्रबंधक त्रुटियों के कारण अधिभार;

संगठनात्मक कमियों के कारण अधिभार;

प्रबंधकीय कार्यों के बीच असमानता और प्रबंधक के व्यर्थ समय पर उनके प्रभाव के कारण अधिभार। अनुदैर्ध्य निम्नलिखित के आधार पर, लेखक प्राधिकरण को मजबूत करने के लिए सिफारिशों का प्रस्ताव करते हैं, और, परिणामस्वरूप, उद्यम की प्रबंधनीयता।

जब प्रबंधक की थकान जमा हो जाती है, तो वह उच्च दक्षता बनाए नहीं रख सकता, परिणामस्वरूप, उद्यम में श्रम उत्पादकता कम हो जाती है, कार्य समय की लागत बढ़ जाती है। श्रम उत्पादकता बढ़ाने के लिए भंडार प्रबंधक की क्षमता में न केवल अपनी क्षमता को विकसित करने के अवसरों की भविष्यवाणी करने की क्षमता में पाया जाता है, बल्कि उद्यम के कर्मचारियों की संपूर्ण संज्ञानात्मक क्षमता भी है। प्रत्येक कर्मचारी के पास समय पर निर्धारित कार्यों को रचनात्मक रूप से हल करने का अवसर होता है। नेताओं और अधीनस्थों द्वारा इसे समझने की कमी कार्यबल में संघर्ष का एक निरंतर स्रोत है, साथ ही कम श्रम उत्पादकता के परिणाम भी हैं। प्रबंधकों के अध्ययन के परिणामस्वरूप, प्रबंधकों के दृष्टिकोण से कार्य समय के नुकसान के संकेतक स्वयं प्रकट हुए। उद्यम में श्रम उत्पादकता में कमी के कारण अधिभार के प्रकारों की पहचान की गई, और प्रबंधक की गतिविधियों में संगठनात्मक त्रुटियों और त्रुटियों दोनों को समाप्त करने के उद्देश्य से गतिविधियों के तीन ब्लॉकों की पहचान की गई:

संगठनात्मक कमियों को दूर करने के उद्देश्य से पहली ब्लॉक-गतिविधि;

प्रबंधक की गतिविधियों में संगठनात्मक कमियों को दूर करने के उद्देश्य से दूसरी ब्लॉक गतिविधि;

तीसरा ब्लॉक - प्रबंधन कार्यों के बीच असमानता को दूर करने के उद्देश्य से गतिविधियाँ।

प्रबंधकों की उत्पादकता बढ़ाने के लिए कार्य समय की हानि भंडार की ओर इशारा करती है। ज़रूरी:

योजना के कार्यान्वयन में निश्चित विफलताओं का विश्लेषण करें;

प्रतिनिधि अधिकार और दायित्व (स्वतंत्रता का आवश्यक हिस्सा);

दो चरण की निर्णय लेने की प्रणाली को लागू करना;

प्रौद्योगिकी और संचार के माध्यम से व्यक्तिगत संपर्कों को बदलें;

समय की एक तर्कसंगत अनुसूची प्रदान करें, आदि।

अध्ययन के परिणामों से पता चला है कि एक आधुनिक नेता को तकनीकों के एक सेट में महारत हासिल करनी चाहिए जो उसकी गतिविधि की व्यक्तिगत मनोवैज्ञानिक विशेषताओं, साथ ही उभरते संपर्कों और संचार की पहचान करने की अनुमति देता है, जिसके आत्मसात करने पर टीम पर उसका प्रभाव और एक के रूप में उसका अधिकार। पूरी तरह से निर्भर है।

इस प्रकार, प्रबंधक की गतिविधियों में अतिभार उसके भविष्य के प्रदर्शन को प्रभावित करता है। आपको अपने काम को तर्कसंगत रूप से वितरित करने, अधिकार सौंपने, पहले आसान कार्यों को हल करने और कठिन कार्यों को बाद के लिए छोड़ने में सक्षम होने की आवश्यकता है, जिससे खुद को भारी बोझ से मुक्त किया जा सके। यह याद रखना जरूरी है: अगर आप आज कर सकते हैं तो अधूरे काम को कल के लिए न छोड़ें, ताकि कल बर्बाद न हो काम का समय.

1.10 कार्यस्थल का संगठन

1.10.1 अनुकूल उपचार और काम करने की स्थिति

प्रबंधकीय श्रम की उत्पादकता सीधे तौर पर नौकरियों की स्थिति और उन परिस्थितियों पर निर्भर करती है जिनमें प्रबंधक काम करता है। आर्थिक और सामाजिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन की प्रणाली में महत्वपूर्ण गुणात्मक परिवर्तन होने पर नए बाजार-प्रकार के संगठनों के उद्भव के संबंध में विचाराधीन समस्या का महत्व बढ़ जाता है।

प्रबंधक के कार्यस्थल का तर्कसंगत संगठन अधिकतम सुविधा का निर्माण सुनिश्चित करता है और अनुकूल परिस्थितियांश्रम, काम की सामग्री को बढ़ाता है। वर्तमान में, नौकरियों के आयोजन के लिए 5 हजार से अधिक मानक परियोजनाएं विकसित की गई हैं विभिन्न श्रेणियांप्रशासनिक और प्रबंधन कर्मियों। यह सिद्धांतों पर आधारित है:

शक्तियों का प्रत्यायोजन

· विशेषज्ञता

समानांतरवाद

समानता

लय

प्रबंधक के कार्यस्थल के किसी भी लेआउट के केंद्र में उसके कार्यालय का एक कार्य क्षेत्र और एक बैठक (बातचीत) क्षेत्र में विभाजन होता है।

इस मामले में प्रबंधक के कार्यस्थल रखरखाव प्रणाली में संचार के विभिन्न साधन और एक स्वचालित सूचना प्रणाली (एएसआई) होनी चाहिए। प्रबंधन का अभ्यास व्यापक रूप से स्वचालित रूप से पेश किया जाता है कार्यस्थल(बाजू)। एक नियम के रूप में, एक स्वचालित कार्यस्थल में एक पीसी, एक कैलेंडर, संवाद उपकरण, एक इलेक्ट्रॉनिक डायरी, एक बड़ी मेमोरी क्षमता वाला एक शक्तिशाली कैलकुलेटर, व्यक्तिगत और आधिकारिक पत्राचार बनाने और संग्रहीत करने के लिए एक उपकरण और निर्देशों के निष्पादन की निगरानी के लिए एक प्रणाली शामिल है। . प्रबंधन तंत्र के लिए कार्यस्थलों के आयोजन के सिद्धांतों के अलावा, इसके लिए कई आर्थिक, एर्गोनोमिक और सौंदर्य संबंधी आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक है:

सामग्री और नैतिक जुनून।प्रबंधक को उद्देश्यों की एक प्रणाली बनानी चाहिए जो कर्मचारियों को उनके काम के तरीके और शर्तों को व्यवस्थित रूप से सुधारने के लिए प्रोत्साहित करे।

फर्नीचर की सुविधा. कार्य व्यक्ति के मानवशास्त्रीय डेटा को ध्यान में रखते हुए, फर्नीचर के आयाम और आकार को चुनना है, और इसे आसानी से कार्यस्थल में रखना है।

कार्यालय उपकरण की उपलब्धता।कार्यस्थल उपयुक्त कार्यालय उपकरण से सुसज्जित होना चाहिए, और इसलिए, इसके प्रभावी उपयोग के लिए एक तकनीक बनाई गई है।

अनुकूल सैनिटरी और स्वच्छ और सौंदर्यपूर्ण काम करने की स्थिति।कमरे में इष्टतम तापमान की स्थिति, प्रकाश व्यवस्था, हवा की नमी, दीवारों का रंग, फर्नीचर आदि होना चाहिए।

काम और आराम का तर्कसंगत तरीका।प्रबंधक का अनियमित कार्य दिवस किसी व्यक्ति की थकान को ध्यान में रखते हुए, उसके लिए काम पर जाने के लिए एक लचीला कार्यक्रम स्थापित करना आवश्यक बनाता है (परिशिष्ट 1)।

प्रबंधकीय कार्य के युक्तिकरण पर काम में सबसे महत्वपूर्ण क्षण संगठन के प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए अनुकूल काम करने की स्थिति बनाने के उपायों की योजना है। उन्हें प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर विकसित किया जा सकता है।

नतीजतन, हम कह सकते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी एक अनुकूल शासन और काम करने की स्थिति, एक स्वचालित कार्यस्थल चाहता है। यह सब उसे मुखिया द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए, ताकि उच्च श्रम उत्पादकता और कर्मचारियों की दक्षता हो। आखिर यह निर्भर करता है आगे का कार्यसंगठन।

1.10.2 प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति

प्रबंधन के मुख्य तत्वों में से एक सबसे महत्वपूर्ण है प्रबंधन संस्कृति।

"संस्कृति" शब्द का शाब्दिक अर्थ है पालन-पोषण, शिक्षा, विकास। एक व्यापक अर्थ में, "प्रबंधन संस्कृति" शब्द का प्रयोग प्रबंधक के प्रबंधन, पेशेवर और नैतिक विकास की संगठनात्मक और तकनीकी स्थितियों और परंपराओं की विशेषता के लिए किया जाता है।

एक संकीर्ण अर्थ में, प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति की व्याख्या एक प्रबंधक की कार्य नैतिकता के रूप में की जा सकती है।

प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति की विशिष्टता इस तथ्य में निहित है कि यह कुछ मानदंडों पर आधारित है जिसे प्रबंधक द्वारा कड़ाई से देखा जाना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण हैं:

1) प्रबंधकीय कार्य के कानूनी मानदंडजो राज्य-कानूनी कृत्यों में परिलक्षित होते हैं। इस अर्थ में प्रबंधक की संस्कृति में कानूनी मानदंडों का ज्ञान और कार्यान्वयन शामिल है;

2) नैतिक मानकों- नैतिकता और नैतिकता के क्षेत्र में प्रबंधक के व्यवहार को विनियमित करना;

3) संगठनात्मक मानदंड- कार्यात्मक इकाइयों और उनके नेताओं की गतिविधियों के लिए संगठन की संरचना, संरचना और प्रक्रिया की स्थापना; आंतरिक नियम और अन्य मानदंड संगठनात्मक योजनासंगठन में स्वीकार किया गया;

4) आर्थिक मानदंड- संगठन की आर्थिक गतिविधि को विनियमित करें।

अन्य प्रकार के मानदंड हैं जो एक निश्चित तरीके से प्रबंधकीय संस्कृति को आकार देते हैं। अंततः, तत्वों का एक समूह बनता है जो प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति के ढांचे के भीतर प्रबंधक की गतिविधियों को प्रमाणित करता है (परिशिष्ट 2)।

व्यक्तिगत संस्कृति. कौशल स्तर शामिल है; नैतिक शिक्षा; व्यक्तिगत स्वच्छता और उपस्थिति; अधीनस्थों, आदि को पते का रूप।

कार्य समय का तर्कसंगत वितरण।एक प्रबंधक के काम का तर्कसंगत संगठन यह स्पष्ट विचार के बिना अकल्पनीय है कि वह क्या करता है, कब करता है, विभिन्न प्रकार के कार्यों पर कितना समय व्यतीत करता है। हम निम्नलिखित क्षेत्रों में व्यक्तिगत कार्य की सख्त योजना के बारे में बात कर रहे हैं: दस्तावेजों के साथ काम करना, कर्मियों के साथ काम करना, सामाजिक-आर्थिक मुद्दों को हल करना, व्यावसायिक मुद्दों को हल करना, बैठकें, बातचीत, समय की बर्बादी, अनिर्दिष्ट समय।

उसी समय, प्रबंधक को यह ध्यान रखना चाहिए कि उसे न केवल काम करने, बल्कि खाली समय को भी ध्यान में रखना चाहिए और योजना बनाना चाहिए। आखिरकार, पुराना सच कहता है: "जो काम करना नहीं जानता, वह आराम करना नहीं जानता।"

कार्यस्थल संस्कृति।कुछ प्रबंधकों का मानना ​​​​है कि काम की प्रक्रिया में यह आवश्यक है कि सब कुछ "हाथ में" हो, और इस उद्देश्य के लिए सभी उपलब्ध दस्तावेज डेस्कटॉप पर रखे गए हैं। यह सही नहीं है। इस दृष्टिकोण के साथ, श्रम प्रक्रिया बहुत कठिन हो जाती है: तालिका क्षेत्र कम हो जाता है; किसी एक चीज पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल है; स्वच्छता और स्वच्छता की स्थिति खराब हो जाती है; इस समय आपको जिन दस्तावेज़ों की आवश्यकता है, उन्हें खोना आसान है, आदि।

इसे डेस्कटॉप पर ऐसे आदेश को आदर्श माना जाना चाहिए, जब इसमें केवल काम के लिए आवश्यक दस्तावेज हों। इसके अलावा, कार्यालय की जगह में समय पर ढंग से सफाई करना, विफल फर्नीचर को बदलने के लिए आवश्यक है।

सामूहिक कार्यक्रम आयोजित करने की संस्कृति।सबसे पहले, हम विभिन्न प्रकार की बैठकें, बातचीत और बातचीत करने की संस्कृति के बारे में बात कर रहे हैं।

आगंतुक संस्कृति।इसमें व्यक्तिगत और आधिकारिक दोनों मामलों में कर्मचारियों को काम पर रखते समय नियमों और आवश्यकताओं का अनुपालन शामिल है।

लिखित में संस्कृति।इसमें पत्रों का अनिवार्य पंजीकरण शामिल है, निश्चित समय सीमाउनका विचार, उनके लिए समय पर प्रतिक्रिया के लिए प्रमुख की व्यक्तिगत जिम्मेदारी, प्रत्येक पत्र का अनिवार्य उत्तर।

भाषण की संस्कृति।एक प्रबंधक के कार्य समय का लगभग 80% लोगों के साथ संपर्क से जुड़ा होता है। इसलिए, बोलने की क्षमता प्रबंधक की कार्य संस्कृति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

संगठनात्मक संस्कृति. यह प्रबंधन सिद्धांत के ज्ञान की डिग्री, संगठनात्मक कार्य के तरीके, अनुभव, कौशल, विभिन्न संगठनात्मक प्रक्रियाओं को लागू करने की क्षमता निर्धारित करता है जो एक महत्वपूर्ण बनाते हैं विशिष्ट गुरुत्वप्रबंधक के कार्य समय की संरचना में।

संगठनात्मक प्रक्रियाओं में कर्मियों का चयन और नियुक्ति, कर्मियों के साथ काम करना शामिल है; संगठनात्मक मानदंडों और मानकों, व्यक्तिगत कार्य योजनाओं का विकास; कार्यों को निर्धारित करना और उन्हें कलाकारों के पास लाना, प्रबंधन, निष्पादन का नियंत्रण, आदि।

अंततः, हम कह सकते हैं कि प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति कुछ मानदंडों पर आधारित है (हमने उनके बारे में ऊपर बात की थी), जिसे प्रबंधक द्वारा सख्ती से देखा जाना चाहिए। उनमें नैतिकता और जिम्मेदारी के क्षेत्र में, आंतरिक नियमों के क्षेत्र में प्रबंधक के व्यवहार के सभी नियम शामिल हैं। इसलिए, एक सफल प्रबंधन विशेषज्ञ बनने के लिए एक प्रबंधक को प्रबंधन संस्कृति का पालन करना चाहिए। और इसके लिए आपको स्व-शिक्षा, अपनी क्षमताओं के विकास आदि में संलग्न होने की आवश्यकता है।

2 प्रबंधक के उदाहरण पर कार्य दिवस की योजना बनाने की क्षमता का निदान

ओओओ "पिट्सा"

व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना एक नेता के कार्य के सबसे महत्वपूर्ण तत्वों में से एक है। इसे साबित करने के लिए, हम निदान करेंगे कि कैसे Ptitsa LLC के प्रमुख या प्रबंधक अपने कार्य दिवस की योजना बनाना जानते हैं।

1) प्रबंधन गतिविधियों में लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करना।एक प्रबंधक को पहली चीज जो करने में सक्षम होना चाहिए वह है काम शुरू करने से पहले लक्ष्य निर्धारित करना। अवलोकन के परिणामों से यह देखा जा सकता है कि नेता अपने लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करने में सक्षम है। वह बदले में एक लक्ष्य निर्धारित करने के लिए हमेशा भविष्य के बारे में सोच रही है। लक्ष्य उस दिशा के बारे में स्पष्टता देता है जिसमें आगे बढ़ना है। इसके बिना, आप विवरणों में खो सकते हैं और भटक सकते हैं। इस संगठन के लिए, मुख्य लक्ष्य उच्च टर्नओवर प्राप्त करना और अधिकतम लाभ प्राप्त करना है। यदि नेता का एक सचेत लक्ष्य है, तो नेता की सभी अचेतन शक्तियाँ वहाँ निर्देशित होती हैं, अर्थात। लक्ष्य महत्वपूर्ण क्षेत्रों में बलों को केंद्रित करने का काम करते हैं। "यादृच्छिक सफलताएं अच्छी हैं, लेकिन दुर्लभ हैं। नियोजित सफलताएं बेहतर होती हैं क्योंकि वे प्रबंधनीय होती हैं और अधिक बार होती हैं।" यह लक्ष्यों की स्थापना में है कि उद्यम की मूल बातें और इसका सफल भविष्य निहित है।

2) कार्य समय के उपयोग में दक्षता।किसी भी प्रबंधक का कार्य दिवस अनियमित होता है, इसलिए वह पहले काम पर आ सकता है और बाद में छोड़ सकता है। यह मुख्य रूप से उस कार्य की मात्रा पर निर्भर करता है जिसे प्रबंधक को करने की आवश्यकता है।

प्रबंधक दिन की योजना की जाँच करके अपने कार्य दिवस की शुरुआत करता है। फिर वह खुदरा दुकानों पर नवीनतम आंकड़ों का विश्लेषण करता है, सकारात्मक और नकारात्मक आंकड़ों के कारणों का पता लगाता है और सिफारिशें करता है। वह खुदरा दुकानों को भी फोन करता है, सोचता है कि उत्पाद बेचने पर चीजें कैसे चल रही हैं। नेता या प्रबंधक कार्य दिवस के दौरान आराम और भोजन के लिए थोड़ा समय आवंटित करते हैं। यह 1 घंटा 30 मिनट तक चलता है, जो आपके आधिकारिक कर्तव्यों से आराम करने और विचलित करने के लिए काफी है। प्रबंधक के समय का एक बड़ा हिस्सा फोन कॉल और यात्रा पर खर्च होता है। काम का 4 से 27% समय टेलीफोन पर बातचीत पर खर्च होता है। इसलिए, नेता के पास एक उचित रूप से संगठित संदर्भ तंत्र होना चाहिए। इसमें शामिल होना चाहिए: शहर के टेलीफोन नेटवर्क (संगठनों, उद्यमों, सेवाओं के टेलीफोन) के ग्राहकों की सूची; आपकी कंपनी के कर्मचारियों के फोन नंबरों की सूची। सामान्य तौर पर, हम कह सकते हैं कि नेता अपने काम का काफी मुकाबला कर रहा है और कल के लिए अधूरा काम नहीं छोड़ता है, क्योंकि वह काम की गति को बनाए रखता है।

इस प्रकार, हम सुरक्षित रूप से कह सकते हैं कि प्रत्येक नेता की सफलता न केवल भौतिक और आर्थिक मूल्यों पर निर्भर करती है, बल्कि इस बात पर भी निर्भर करती है कि वह सबसे मूल्यवान संपत्ति - समय का प्रबंधन कैसे करता है।

समय की योजना बनाते समय, हम कुछ बुनियादी सिफारिशें विकसित करेंगे:

· दैनिक योजना बनाते समय, कार्य समय का 40% खाली छोड़ना बेहतर है, अर्थात। 60% निर्धारित समय, 20% अप्रत्याशित समय, 20% स्वतःस्फूर्त समय;

खर्च किए गए समय का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है, जबकि यह इंगित करना आवश्यक है कि इसे कैसे और किस पर खर्च किया गया;

कार्यों को एक साथ रखना - एक कार्य योजना, अर्थात्। एक अच्छी योजना बनाने के लिए, आपको आगामी व्यवसाय का एक विचार होना चाहिए;

नियमितता - संगति - संगति;

यथार्थवादी योजना, अर्थात्। केवल उन कार्यों की मात्रा की योजना बनाना आवश्यक है जिनके साथ आप वास्तविक रूप से सामना कर सकते हैं।

3) निजी काम की योजना बना रहे हैं।जैसा कि हम पहले ही देख चुके हैं, नियोजन एक नेता या प्रबंधक का एक प्रमुख व्यवसाय है। इसलिए, आपकी कंपनी के विकास के लिए वर्षों, महीनों, हफ्तों और दिनों के लिए योजनाएँ बनाने की अनुशंसा की जाती है।

लक्ष्यों को परिभाषित करने के बाद, प्रबंधक उसे सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए गतिविधियों का एक व्यक्तिगत कार्यक्रम तैयार करता है। तब उसे पता चलता है कि उन तक पहुंचने में उसे कितना समय लगेगा। नेता एक तिमाही, एक महीने, एक सप्ताह के लिए एक व्यक्तिगत कार्य योजना तैयार करता है। वह हर दिन के लिए एक योजना भी बनाती है। उदाहरण के लिए, आज वह पर्म जा रही है, और कल कुंगूर जा रही है। और अपने डिप्टी को नियोजित यात्रा और उसकी योजनाओं के बारे में सूचित करना सुनिश्चित करें।

4) दस्तावेजों के साथ काम करना।प्रबंधक के पास हमेशा उसकी मेज पर बहुत सारे अलग-अलग दस्तावेज़ होते हैं। इसलिए, आपको यह अच्छी तरह से जानने की जरूरत है कि दस्तावेज़ आसानी से खोजने के लिए कहां है। उदाहरण के लिए, पीटीटीएसए एलएलसी के सभी आदेशों को 4 प्रकारों में विभाजित किया गया है: उत्पादन, बोनस, कर्मियों और छुट्टियों से संबंधित आदेश। ये सभी अलग-अलग फोल्डर-फोल्डर में हैं। प्रबंधक 1,2,3 रूपों के साथ भी काम करता है, सभी डेटा का विश्लेषण करता है, प्रोटोकॉल, रिपोर्ट तैयार करता है।

दस्तावेजी जानकारी उद्यम की गतिविधियों के सभी पहलुओं को शामिल करती है, दस्तावेजों के रूपों को कितनी अच्छी तरह डिजाइन किया गया है, उनके आंदोलन और प्रसंस्करण का आयोजन किया जाता है, और प्रबंधकीय कार्य की प्रभावशीलता काफी हद तक निर्भर करती है।

5) सूचना संचय और नियंत्रण के तरीके और साधन।इस संगठन के मुखिया के पास अपने डेस्क पर कंप्यूटर और अन्य कंप्यूटर उपकरण नहीं होते हैं। उसे इसकी जरूरत नहीं है। इसलिए, उसके लिए एक अधिक सुलभ उपकरण एक व्यावसायिक नोटबुक है, जिसमें मैन्युअल रिकॉर्डिंग के लिए विशेष अनुभाग हैं। यह काम को बहुत आसान बनाता है, बहुत स्पष्ट और कॉम्पैक्ट रूप से आदेशों और निर्देशों के संचालन और निष्पादन की प्रगति को प्रदर्शित करता है। त्वरित रिकॉर्डिंग के लिए, वह विशेष रूप से कटे हुए कागज के छोटे टुकड़ों का उपयोग करता है ताकि उसे अभी प्राप्त हुई जानकारी को न भूलें। इसके अलावा, कई कलाकारों को निर्देशों और आदेशों के संचार को नियंत्रित करने का एक सुविधाजनक साधन परिचालन नियंत्रण लॉग है। इसमें निम्नलिखित कॉलम शामिल हैं: लाने और निष्पादित करने की समय सीमा, आदेश या निर्देश लाने की समय सीमा की संख्या, निष्पादन पर रिपोर्ट की संख्या, मध्यवर्ती नियंत्रण, कलाकार।

6) सवालों पर जवाब।प्रबंधक प्रश्नों का त्वरित, स्पष्ट और स्पष्ट उत्तर देता है। अगर उसे फोन पर बुलाया जाता है, तो वह पहले सुनेगी और फिर अपनी बात कहेगी। जब बैठकें और बैठकें आयोजित की जाती हैं, तो प्रबंधक स्पष्ट और शांति से बोलता है, शांत स्वर में कर्मचारियों के सवालों का जवाब देता है, बिना आवाज उठाए, जिससे सभी असहमति को रोका जा सके।

7) यात्रा योजना।हम कह सकते हैं कि इस संगठन का प्रमुख अपने कामकाजी समय का औसतन 12-20% व्यापारिक यात्राओं (व्यावसायिक यात्राओं) पर खर्च करता है। इसलिए, आपको सावधानीपूर्वक यात्राओं की योजना बनाने और उनकी दक्षता बढ़ाने की आवश्यकता है। मूल रूप से, नेता लंबी दूरी की यात्रा नहीं करता है। और वह अकेली नहीं, बल्कि अपने एक कर्मचारी के साथ जाती है। एक व्यापार यात्रा का उचित संगठन गंतव्य पर समय पर आगमन सुनिश्चित करता है, व्यावसायिक मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त समय की गारंटी देता है और व्यर्थ समय को समाप्त करता है।

8) समस्या समाधान के लिए रचनात्मक दृष्टिकोण।किसी भी नेता के पास समस्या समाधान के लिए रचनात्मक दृष्टिकोण होना चाहिए। Ptitsa LLC के प्रमुख के पास है। निर्णय लेते समय वह हमेशा अपनी क्षमताओं, विकसित दृष्टिकोण और बुद्धि का उपयोग करती है। कभी-कभी रचनात्मकता के बजाय अंतर्ज्ञान का उपयोग करता है।

एक नेता के रचनात्मक गुणों को विकसित करने के लिए, कई सिफारिशों का उपयोग करने का प्रस्ताव है:

अपने आप को एक रचनात्मक व्यक्ति के रूप में व्यवहार करें;

समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका खोजें;

अन्य समाधानों की तलाश जारी रखें, भले ही आपको लगता है कि समस्या पहले ही हल हो चुकी है।

न केवल अपनी ताकत पर, बल्कि अपने विचारों में भी विश्वास करें;

· आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि शायद एक बेहतर, अधिक रचनात्मक समाधान अभी आना बाकी है।

9) कार्यस्थल संगठन।प्रबंधक के कार्यस्थल का तर्कसंगत संगठन प्रबंधकीय गतिविधियों में अधिकतम उपयुक्तता और अनुकूल कार्य परिस्थितियों का निर्माण सुनिश्चित करता है, कार्य की सामग्री को बढ़ाता है। पिट्सा एलएलसी में कार्यस्थल का संगठन पूरी तरह से विकसित नहीं है, क्योंकि कंपनी अभी भी युवा है और यह प्रक्रिया अभी भी विकास के चरण में है। मुखिया के कार्यस्थल के किसी भी लेआउट के केंद्र में उसके कार्यालय का एक कार्य क्षेत्र और एक बैठक (बातचीत) क्षेत्र में विभाजन होता है। यह संगठन नहीं करता है। नेता की मेज "टी" अक्षर के साथ खड़ी होती है, कुर्सियाँ किनारों पर होती हैं। उसके पास हमेशा अपने डेस्कटॉप पर सही ऑर्डर होता है, यानी। इसमें केवल काम के लिए आवश्यक दस्तावेज शामिल हैं। साथ ही कार्यालय परिसर की समय-समय पर सफाई भी की जाती है। इसके अलावा कार्यालय में बाहरी वस्त्रों के लिए एक अलग अलमारी और दस्तावेजों, पुस्तकों और अन्य व्यावसायिक साहित्य के लिए एक अलमारी है। कार्यालय में कोई कंप्यूटर या अन्य संगठन नहीं है। तकनीकी। कमरे में इष्टतम तापमान की स्थिति, प्रकाश व्यवस्था, हवा की नमी, दीवारों का रंग, फर्नीचर आदि का प्रभुत्व है। यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि प्रबंधक और अन्य कर्मचारियों के कार्यस्थल की योजना बनाते समय, यह फर्नीचर की तर्कसंगत व्यवस्था थी जिसे ध्यान में नहीं रखा गया था।

3 काम का कानूनी समर्थन

1. रूसी संघ का श्रम संहिता : खंड IV। काम का समय , जीअध्याय 15. सामान्य प्रावधान

2. रूसी संघ का श्रम संहिता: खंड IV।, काम के घंटे, अध्याय 16. काम के घंटे, लेख 100 . काम करने के घंटे।

3. रूसी संघ का श्रम संहिता: धारा IV।, काम के घंटे, अध्याय 24। कर्मचारियों को व्यापार यात्राओं, अन्य व्यावसायिक यात्राओं पर भेजने और किसी अन्य क्षेत्र में काम करने के लिए जाने पर गारंटी, अनुच्छेद 166। एक व्यापार यात्रा की अवधारणा।

4. 17 जून, 2003 नंबर 36 के रूसी संघ के श्रम मंत्रालय का फरमान। "श्रम सुरक्षा के नियमों के अनुमोदन पर।"

5. 30 दिसंबर, 2001 के प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ का कोड नंबर 195-एफजेड, कला। 5.27. श्रम कानून और श्रम सुरक्षा का उल्लंघन।

6. GOST R 630-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

7. संघीय कानूनदिनांक 20 फरवरी, 1995 नंबर 24-FZ "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर"। रूसी संघ के कानून का संग्रह। 1995 नंबर 8। कला। 609.

8. 27 नवंबर, 2006 संख्या 719 के रूसी संघ की सरकार का फरमान "सैन्य पंजीकरण पर विनियमन के अनुमोदन पर"।

निष्कर्ष

योजना बनाकर हम भविष्य को वर्तमान में लाते हैं।

और इस प्रकार संभावना है

के बारे में कुछ करो

उसे अब।

एलन लैकिन

पाठ्यक्रम कार्य में एक परिचय, एक सैद्धांतिक भाग, एक शोध भाग और एक निष्कर्ष शामिल हैं। पाठ्यक्रम कार्य के पहले अध्याय में प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने का सार प्रकट होता है। शोध भाग Ptitsa LLC के उदाहरण पर कार्य दिवस की योजना बनाने की क्षमता के निदान का वर्णन करता है।

एक टर्म पेपर लिखने के परिणामस्वरूप, "एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना" विषय का अधिक विस्तार से अध्ययन किया गया था, ताकि आप अभ्यास में प्राप्त ज्ञान को सुरक्षित रूप से लागू कर सकें। मुख्य मुद्दों पर भी विचार किया गया। उदाहरण के लिए, अपने समय को अधिक कुशलता से कैसे प्रबंधित करें, दस्तावेज़ीकरण के साथ सक्षम रूप से कैसे काम करें, समस्याओं को हल करने में रचनात्मक दृष्टिकोण कैसे विकसित करें, और भी बहुत कुछ।

आपने शायद यह सवाल सुना होगा, "आप हाथी को कैसे खाएंगे?" उत्तर, निश्चित रूप से है: "टुकड़ों में।" वे। इसे विशिष्ट चरण-दर-चरण क्रियाओं में तोड़ देगा और पहले से ही शुरू कर देगा। यह नियोजन प्रक्रिया है।

बुद्धिमत्ता, सोचने, योजना बनाने और निर्णय लेने की क्षमता स्वयं की उत्पादकता बढ़ाने में देरी को रोकने का मुख्य साधन है। योजना जितनी बेहतर होगी, शिथिलता की प्रवृत्ति पर काबू पाना उतना ही आसान होगा, आगे बढ़ना शुरू करें और फिर अपने लक्ष्य की ओर बढ़ते रहें।

किसी भी कार्य में उच्चतम लक्ष्यों में से एक है खर्च की गई मानसिक, भावनात्मक और शारीरिक ऊर्जा पर उच्चतम संभव रिटर्न प्राप्त करना। अच्छी खबर यह है कि हर मिनट की योजना बनाने में कम से कम दस मिनट की बचत होती है, लेकिन यह एक बड़ा "बलिदान" नहीं है जो कम से कम दो घंटे (100-120 मिनट) को बचाता है अन्यथा पूरे दिन बर्बाद समय और व्यर्थ प्रयास।

अक्सर नहीं, वे छह "पी" के तथाकथित सूत्र के बारे में बात करते हैं, जो कहता है: "योजना सही कार्यों से पहले होती है और बुरे लोगों को रोकती है।"

जब आप सोचते हैं कि काम और घर दोनों में आपकी उत्पादकता और उत्पादकता बढ़ाने में नियोजन कितना उपयोगी हो सकता है, तो आपको आश्चर्य होगा कि इतने कम प्रबंधक अपने दैनिक जीवन में इसका अभ्यास क्यों करते हैं। बेशक, योजना बनाना मुश्किल नहीं है। आपको बस एक पेन और पेपर चाहिए। आपको सिद्धांत का उपयोग करने की आवश्यकता है: लक्ष्यों को लागू करने से पहले उन सभी चीजों की एक सूची बनाएं जिन्हें पहले से करने की आवश्यकता है।

गृह नियंत्रण कार्य करने के लिए कार्यों के विकल्प और पद्धति संबंधी निर्देश

सभी विकल्पों के लिए कार्य:

प्रश्न। अपनी कंपनी के संगठनात्मक ढांचे का वर्णन करें

1. अपने उद्यम का संक्षिप्त विवरण दें (गतिविधि का प्रकार, पैमाना, मुख्य लक्ष्य और उद्देश्य)।

2. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना प्रस्तुत करें:

2.1. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना (रैखिक, मैट्रिक्स, कार्यात्मक, आदि) को परिभाषित करें।

2.2. संगठनात्मक संरचना के प्रकार का औचित्य साबित करें (इस संगठन में जिम्मेदारियों के इस तरह के वितरण को किन कारकों ने प्रभावित किया)।

2.3. संगठनात्मक संरचना को आरेख के रूप में प्रस्तुत करें।

2.4. इस संगठनात्मक संरचना के फायदे और नुकसान की पहचान करें।

3. मौजूदा संगठनात्मक ढांचे की प्रभावशीलता के बारे में निष्कर्ष निकालना और इसके सुधार के लिए सिफारिशें तैयार करना

प्रश्न। प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य का संगठन।

इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए आपको चाहिए:

2.1. वांछित लक्ष्यों को परिभाषित करना और उन्हें निम्नलिखित अस्थायी मानदंडों के अनुसार अलग करना:

"भेदभाव"(अक्षांश से। अंतर) - शैक्षिक गतिविधियों के संगठन का एक रूप, छात्रों के झुकाव, रुचियों, क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए।

वांछित लक्ष्यों को परिभाषित करना और उन्हें निम्नलिखित अस्थायी मानदंडों के अनुसार अलग करना:

• दीर्घकालिक जीवन लक्ष्य (व्यक्तिगत और पेशेवर);

• मध्यम अवधि के लक्ष्य (अगले 5 वर्षों के लिए);

• अल्पकालिक लक्ष्य (अगले 12 महीनों के लिए)।

अंत-साधन विश्लेषण करना, जिसके दौरान लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों (व्यक्तिगत, वित्तीय, समय) की वास्तविक स्थिति से तुलना की जाती है। ऐसा करने के लिए, आपको लक्ष्यों की संकलित "इन्वेंट्री सूची" का संदर्भ लेना होगा और 3-4 सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों का चयन करना होगा, उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यक साधनों का निर्धारण करना होगा और यह जांचना होगा कि और क्या हासिल करने की आवश्यकता है या प्राप्त करने के लिए क्या शुरू करना है। लक्ष्य।

- योजनाओं का लचीलापन प्रदान करना;

- योजनाओं में न केवल कार्यों को ठीक करने के लिए, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी;

· - मामलों के निष्पादन के लिए सटीक शर्तें और अस्थायी मानदंड स्थापित करना;

महत्वपूर्ण को अत्यावश्यक से अलग करना और अत्यावश्यक मामलों के अत्याचार से बचना;

- मामलों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन के संदर्भ में योजनाओं की लगातार समीक्षा और समायोजन;

- व्यक्तिगत समय के उपयोग की योजना बनाएं;

- बड़े कार्यों को हल करने के लिए और छोटे मुद्दों के लिए छोटे कार्यों को हल करने के लिए बड़ी निरंतर अवधि आरक्षित करें;

- सुनिश्चित करें कि जितना संभव हो उतना कम समय अनुत्पादक गतिविधियों पर खर्च किया जाए;

- वैकल्पिक रूप से योजना बनाने और तलाश करने का प्रयास करें सबसे अच्छा तरीका;

· सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं का समन्वय करें।

· योजनाएँ एक वर्ष, छह महीने, एक महीने के लिए तैयार की जाती हैं, अंतिम योजना एक दैनिक योजना है, जो एक साप्ताहिक योजना पर आधारित है। यह स्थापित करता है कि दिन के दौरान कौन से कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए, और पहले से नियोजित कार्यों में गलत कार्यों को जोड़ा जाता है।

साथ ही, संक्षेप में, पेशेवर दिशानिर्देश प्रतिष्ठित हैं जो श्रम प्रेरणा को बढ़ाते हैं और पेशेवर आकांक्षाओं का मार्गदर्शन करते हैं।

अपनी ताकत निर्धारित करें

अपनी कमियों को पहचानें।

बाहरी अनुकूल, कैरियर को बढ़ावा देने वाले कारकों को इंगित करें;

बाहरी प्रतिकूल कारकों और खतरों को इंगित करें;

2.3. प्रबंधक की व्यक्तिगत समय योजना। निम्नलिखित नियोजन नियम हैं:

कार्य दिवस के केवल 60% योजना को कवर करें, 20% अप्रत्याशित समस्याओं को हल करने के लिए और 20% के लिए छोड़ दें रचनात्मक गतिविधिपेशेवर विकास सहित;

खर्च किए गए समय का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण करें ताकि आपको इसके बारे में स्पष्ट जानकारी हो;

जो आपने शुरू किया था उसे हमेशा पूरा करें;

केवल ऐसे कार्यों की योजना बनाएं जिन्हें आप वास्तविक रूप से संभाल सकें; - योजनाओं का लचीलापन प्रदान करना;

योजनाओं में न केवल कार्यों को रिकॉर्ड करें, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी;

मामलों के निष्पादन के लिए सटीक समय सीमा और समय सीमा स्थापित करें;

महत्वपूर्ण को तत्काल से अलग करें और तत्काल के अत्याचार से बचें;

मामलों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन के संदर्भ में योजनाओं की लगातार समीक्षा और समायोजन;

व्यक्तिगत समय के उपयोग की योजना बनाएं;

बड़े कार्यों के लिए बड़ी निर्बाध अवधि आरक्षित करें और छोटे मुद्दों के लिए कम समय;

सुनिश्चित करें कि अनुत्पादक गतिविधियों में यथासंभव कम समय लगता है;

वैकल्पिक रूप से योजना बनाने का प्रयास करें और सर्वोत्तम विकल्प की तलाश करें;

सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं का समन्वय करें।

एक साल, आधा साल, एक महीने के लिए योजनाएँ तैयार की जाती हैं, अंतिम योजना एक दैनिक योजना होती है, जो एक साप्ताहिक योजना पर आधारित होती है। यह स्थापित करता है कि दिन के दौरान कौन से कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए, और पहले से नियोजित कार्यों में गलत कार्यों को जोड़ा जाता है।

1. "स्व-प्रबंधन" की अवधारणा को परिभाषित करें।

2. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना में एक विशिष्ट स्थिति के उदाहरण का उपयोग करके एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया पर विचार करें:

2.1. लक्ष्यों की परिभाषा और समय मानदंड के अनुसार उनका भेदभाव।

2.2. लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए व्यक्तिगत संसाधनों का निर्धारण।

2.3. प्रबंधक की व्यक्तिगत समय योजना।

2.4. आत्म - संयम।

3. संगठन में स्व-प्रबंधन की प्रभावशीलता के बारे में निष्कर्ष निकालना।

स्व-प्रबंधन अपने समय का इष्टतम और सार्थक उपयोग करने के लिए दैनिक अभ्यास में कार्य के सिद्ध तरीकों का सुसंगत और उद्देश्यपूर्ण उपयोग है।

कई प्रबंधक परिणाम उन्मुख होने के बजाय बहुत अधिक प्रक्रिया उन्मुख होते हैं। इस दृष्टिकोण के साथ, वे पसंद करते हैं:

सही काम करने के बजाय सही काम करना;

रचनात्मक विकल्प बनाने के बजाय समस्याओं का समाधान करें;

परिणाम प्राप्त करने के बजाय कर्तव्य पूरा करें;

मुनाफा बढ़ाने के बजाय लागत कम करें।

सामान्य तौर पर प्रत्येक व्यक्ति, और विशेष रूप से जो खुद को एक आयोजक-प्रबंधक के काम के लिए तैयार कर रहे हैं या पहले से ही ऐसे हैं, सबसे पहले, एक ऐसी स्थिति को मोड़ने में सक्षम होने की आवश्यकता है, जो बाहरी परिस्थितियों के कारण अव्यवस्थित कार्यों की विशेषता है, निर्देशित और व्यवहार्य कार्यों की स्थिति में। यहां तक ​​​​कि जब हर तरफ से विभिन्न कार्य आप पर पड़ते हैं और काम पूरी तरह से अभिभूत होता है, लगातार समय नियोजन और श्रम के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के उपयोग के लिए धन्यवाद, आपकी गतिविधियों को बेहतर ढंग से पूरा करना संभव है, हर दिन समय का आरक्षित आवंटन (अवकाश सहित) वास्तव में नेतृत्व कार्यों के लिए।

इस संबंध में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधक द्वारा किए गए सभी मामले निम्नलिखित तरीकों से भिन्न हो सकते हैं:

महत्व से;

निष्पादन की अवधि के अनुसार;

उनके कार्यान्वयन में प्रतिभागियों की संख्या से;

न्यूरो-भावनात्मक ऊर्जा की कीमत पर;

स्वभाव से, आदि।

एक प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण संकेत उसके लिए आगामी मामलों का महत्व या महत्व है, जो एक मामले से दूसरे मामले में काफी भिन्न होता है।

स्व-प्रबंधन एक व्यक्ति के रूप में एक प्रबंधक का आत्म-विकास और उसकी व्यक्तिगत गतिविधियों का संगठन है। स्व-प्रबंधन में दैनिक अभ्यास में कार्य के सिद्ध तरीकों का उद्देश्यपूर्ण और सुसंगत उपयोग शामिल है। यह स्व-संगठन की प्रबलता की विशिष्ट स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है। विभिन्न प्रकार की समस्याओं को हल करने की दैनिक प्रक्रिया को स्व-प्रबंधन के एक चक्र के रूप में दर्शाया जा सकता है। यह पाँच कार्यों की रूपरेखा तैयार करता है: लक्ष्य निर्धारण, योजना बनाना, प्राथमिकताएँ निर्धारित करना, दैनिक दिनचर्या तैयार करना, साथ ही आत्म-नियंत्रण और लक्ष्यों का समायोजन।

स्व-प्रबंधन का लक्ष्य अपनी क्षमताओं का अधिकतम उपयोग करना, सचेत रूप से अपने जीवन के पाठ्यक्रम का प्रबंधन करना और अपने निजी जीवन और काम पर बाहरी परिस्थितियों को दूर करना है।

एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया पर विचार करें, उसके संगठनात्मक ढांचे में एक विशिष्ट स्थिति के उदाहरण का उपयोग करते हुए

बिक्री प्रबंधक दैनिक योजना

दिन के लिए बिक्री प्रबंधक की योजना प्रत्येक कर्मचारी के अनुभव और क्षमताओं पर आधारित होती है। ऐसी योजना एक अनुसूची के समान है और इसमें निम्नलिखित मदें शामिल हैं:

1. पहले से स्थापित ग्राहक आधार के साथ कार्य करना;

2. नए संभावित ग्राहकों की खोज और पहचान;

3. नए ग्राहकों को आकर्षित करना (फोन पर बात करना और नए ग्राहकों से मिलना);

4. प्रतियोगियों के काम की निगरानी करना;

5. किए गए कार्य का विश्लेषण (स्वयं और विभाग दोनों के रूप में)

बिक्री प्रबंधक मासिक योजना

एक महीने के लिए बिक्री प्रबंधक की कार्य योजना आमतौर पर पिछले परिणाम से संकलित की जाती है। यानी पिछले महीने की बिक्री को ध्यान में रखा जाता है और अगले महीने बिक्री में अनुमानित वृद्धि को जोड़ा जाता है।

इस तरह की योजना सावधानीपूर्वक और निष्पक्ष रूप से तैयार की जाती है, क्योंकि एक महीने के लिए कोई महीना नहीं होता है - एक काफी शानदार हो सकता है, और दूसरा भी बहुत मामूली। इसलिए, वे औसत मान लेते हैं और पता लगाते हैं:

· मौजूदा ग्राहकों को बेचे जा सकने वाले उत्पादों की मात्रा;

आप अपने मौजूदा ग्राहकों की बिक्री को कितना बढ़ा सकते हैं?

· नए ग्राहकों को ढूंढना और आकर्षित करना कितना संभव है और उन्हें कितना उत्पाद बेचा जा सकता है।

प्रबंधकों के लिए प्रत्येक बिक्री योजना एक कर्मचारी के काम को सक्षम रूप से व्यवस्थित करने में मदद करती है, अपने काम के समय के हर मिनट का सही ढंग से और यथासंभव तर्कसंगत रूप से उपयोग करती है, निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करती है, उन्हें पूरा करती है, और यहां तक ​​​​कि पिछले परिणामों में काफी सुधार करती है और निश्चित रूप से, बिक्री वृद्धि में वृद्धि।

4 विकल्प

· संगठन की गतिविधि का प्रकार कपड़ा उत्पादों की बिक्री और आपूर्ति है।

संगठन बेलारूसी कपड़ा संयंत्र का एक डीलर है। बिक्री पूरे रूस में की जाती है।

मुख्य लक्ष्य, सस्ते दाम पर गुणवत्तापूर्ण कपड़ा उत्पादों की डिलीवरी।

· हमारे संगठन की एक रैखिक संरचना है। यह संरचना इस तथ्य की विशेषता है कि प्रत्येक इकाई के प्रमुख में एक नेता होता है जो अधीनस्थ कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी कार्यों को नियंत्रित करता है।

उसके निर्णय ऊपर से नीचे तक श्रृंखला के साथ पारित किए जाते हैं।

यह लघु व्यवसाय प्रबंधन के कार्यान्वयन के लिए एक सरल संरचना है।

सीईओ

योजना को शायद सबसे मूल्यवान संपत्ति - समय के तर्कसंगत उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, अर्थात्: या तो उपयोगी और सफल गतिविधियों के लिए उपलब्ध समय का उपयोग करें, या कम से कम समय के साथ अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें। जितना बेहतर हम अपना समय आवंटित (योजना) करते हैं, उतना ही बेहतर हम इसे अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक हितों में उपयोग कर सकते हैं। स्व-प्रबंधन के कार्यों और नियमों के एक अभिन्न अंग के रूप में नियोजन का अर्थ है लक्ष्यों के कार्यान्वयन की तैयारी और समय की संरचना (आदेश देना)।

दैनिक कार्य, मध्यम और लंबी अवधि के कार्यों और परिणामों की योजना बनाने से समय की बचत, सफलता और अधिक आत्मविश्वास मिलता है।

उद्यम के भीतर नियोजन के लाभों को सिद्ध करना शायद ही आवश्यक हो। स्व-प्रबंधन के दृष्टिकोण से, नियोजन का अर्थ है कि अपने व्यावसायिक क्षेत्र में एक प्रबंधक को अपने लिए एक उद्यमी बनना चाहिए और योजना बनानी चाहिए कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उसके समय का उपयोग कैसे किया जाएगा। जिस प्रकार किसी भी संगठन को अपनी उत्पादन गतिविधियों की योजना बनानी चाहिए या योजना बनानी चाहिए, उसी तरह प्रत्येक व्यक्ति को भविष्य को देखते हुए सोचना और काम करना चाहिए, न कि घटनाओं की शक्ति के सामने आत्मसमर्पण करना चाहिए।

व्यावहारिक अनुभव से पता चलता है कि योजना पर खर्च किए गए समय को बढ़ाने से कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय में कमी आती है और अंततः, सामान्य रूप से समय की बचत होती है। हालांकि, एक बार इष्टतम होने के बाद, नियोजन प्रक्रिया को मनमाने ढंग से बढ़ाया नहीं जा सकता है, और नियोजन समय में और वृद्धि अक्षम हो जाती है। कुल नियोजन अवधि (वर्ष, माह, सप्ताह, दिन) में से 1% से अधिक समय नियोजन पर खर्च नहीं किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, दिन के लिए एक योजना विकसित करने के लिए, आपको 5-10 मिनट आवंटित करने चाहिए।

गतिशीलता और आंशिक अप्रत्याशितता उत्पादन गतिविधियाँ, एक नियम के रूप में, इस तथ्य की ओर ले जाता है कि पूर्ण इष्टतम कभी भी नियोजित और प्राप्त नहीं किया जा सकता है, हालांकि, यदि नियोजन के परिणामस्वरूप लगभग 30 मिनट का दैनिक लाभ प्राप्त होता है, तो इसे पहले से ही एक सफलता माना जा सकता है। सामान्य नियम निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है:

जो कोई भी नियमित रूप से अपने कार्य दिवस को 10 मिनट के लिए तैयार करेगा, वह एक दिन में एक घंटे से अधिक की बचत करने में सक्षम होगा, और महत्वपूर्ण मामलों को अधिक सटीक और बेहतर तरीके से निपटने में भी सक्षम होगा।

स्व-प्रबंधन में समय प्रबंधन के लाभों की सूची नीचे दी गई है।

लक्ष्य प्राप्ति:

पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों की परिभाषा;

कम से कम संभव तरीके से पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों की उपलब्धि;

सीमित समय की स्थिति से लक्ष्यों का यथार्थवादी विचार।

समय में लाभ:

वास्तव में महत्वपूर्ण मामलों और लक्ष्यों के लिए समय की बचत, प्रबंधकीय कार्यों के प्रदर्शन के लिए, कर्मचारियों के साथ काम करने के लिए, परिवार के लिए, अवकाश के लिए;

विभिन्न परियोजनाओं, कार्यों और गतिविधियों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का एक स्पष्ट विचार (क्या, कब, किस समय तक इसे करने की आवश्यकता है);

समय का सही आकलन और इसकी आवश्यकता की पहचान।

प्राथमिकताएं:

वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना और उनका समाधान सुनिश्चित करना;

कुछ गतिविधियों के महत्व की डिग्री का निर्धारण;

अन्य गतिविधियों की पहचान और उन मामलों की पहचान जिन्हें प्रत्यायोजित किया जा सकता है।

समय सीमा:

समय की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए यथार्थवादी समय सीमा और उनके पालन की स्थापना;

बाधाओं की समय पर पहचान और उचित प्रतिवादों को अपनाना।

समय आरक्षित:

अप्रत्याशित मामलों के लिए समय के भंडार का निर्माण, दिन के दौरान "खिड़कियों" का निर्माण।

क्षमता:

दिन की संरचना का प्रारंभिक निर्धारण और इस आधार पर कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग;

"ब्लॉक" (कार्यों के समूह का एक साथ समाधान) में संयोजन करके कार्यों का तेज़ समाधान;

"निष्क्रिय चाल" से छुटकारा पाना।

मामलों का प्रतिनिधिमंडल (पुनर्नियुक्ति):

टीम में अच्छा काम करने का माहौल;

कर्मचारियों को कार्यों का प्रतिनिधिमंडल;

उद्यम के भीतर और उसके बाहर आदेशों का तर्कसंगत वितरण।

तनाव कम करना:

कम उपद्रव, अधिक पूर्वाभास;

कार्य विराम के लिए बेहतर योजना बनाना;

कम तनाव, जैसा कि अधिक मामलों का प्रदर्शन किया जाता है;

काम से अधिक संतुष्टि, कम जलन, अधीरता।

हम में से प्रत्येक जानता है कि लक्ष्य कितनी जल्दी खो जाते हैं, कैसे वे रोजमर्रा की जिंदगी की चक्की में धंस जाते हैं। अपने कार्यों को ठीक से करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, हमें इस बारे में स्पष्ट होना चाहिए कि हमारा समय बजट कितना सीमित है। नियोजन आने वाली समयावधि के लिए "कार्य प्रक्रियाओं की परियोजना" है।

आपको न केवल पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों के लिए, बल्कि नए कार्यों और मांगों को स्वीकार करने, अस्वीकार करने या स्थगित करने से बेहतर ढंग से निपटने के लिए अपने वर्तमान कार्य-संबंधित कार्यभार के लिए भी योजना बनानी चाहिए। इस प्रकार, एक व्यक्ति जितना बेहतर अपने समय के बजट और अपने कार्यों की समग्रता को समझता है, उतना ही वह कम महत्वपूर्ण कार्यों को सौंपने, उनकी संख्या कम करने या उनके कार्यान्वयन को बाद की तारीख में स्थगित करने के लिए तैयार होता है।

समय की योजना बनाने के लिए बुनियादी नियम नीचे दिए गए हैं। अपने दैनिक कार्य में आपको इन सभी नियमों का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। आप अपने दृष्टिकोण से अपने लिए सबसे उपयुक्त, महत्वपूर्ण सिद्धांतों का निर्धारण कर सकते हैं जिनका आप अपने अभ्यास में पालन करना चाहेंगे।

1. समय नियोजन का मूल नियम: 60:20:20 अनुपात

कार्य समय के एक निश्चित भाग के लिए एक योजना तैयार की जानी चाहिए, जैसा कि अनुभव से पता चलता है, यह 60% के लिए सबसे अच्छा है। ऐसी घटनाएँ जिनका पूर्वाभास करना मुश्किल है, ध्यान भटकाना ("समय चोर"), और व्यक्तिगत हितों और जरूरतों को पूरी तरह से नियोजित नहीं किया जा सकता है। तदनुसार, आपका समय तीन ब्लॉकों के बीच वितरित किया जाना चाहिए:

60% - नियोजित गतिविधि,

20% - अप्रत्याशित गतिविधि (समय आरक्षित और अनियोजित कार्य),

20% - सहज गतिविधि (प्रबंधकीय गतिविधि, रचनात्मकता)।

व्यवसाय के प्रकार और प्रकार के आधार पर, ये मान एक दिशा या किसी अन्य में विचलित हो सकते हैं। अधिक सटीक रूप से, उन्हें व्यक्तिगत गतिविधियों और समय की खपत के विश्लेषण के आधार पर निर्धारित किया जा सकता है, जो कि सभी समय की योजना का आधार है।

2. गतिविधियों और समय की खपत का विश्लेषण। "दिन के समय के हस्तक्षेप" की सूची

कैसे और किस समय खर्च किया जाता है, इसका दस्तावेजीकरण और दोबारा जांच करना आवश्यक है। इस प्रकार यह संभव है:

अपने समय के बजट का निरंतर दृष्टिकोण प्राप्त करें;

भविष्य की समय की जरूरतों के आधार के रूप में अनुभव प्राप्त करें;

लागू कार्य पद्धति और समय आवंटन आदि में सुधार के लिए शुरुआती बिंदु निर्धारित करें।

3. कार्यों को एक साथ लाना - कार्य योजना

एक अच्छा समय प्रबंधन योजना बनाने के लिए, आने वाले कार्यों का हमेशा एक विचार रखना महत्वपूर्ण है, उन्हें विभाजित करना, उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक कार्य। फिर आपको उन्हें प्राथमिकता देनी चाहिए और उन पर कार्य करना चाहिए, भले ही कम महत्वपूर्ण चीजें, जैसा कि अक्सर होता है, अधिक महत्वपूर्ण चीजों की तुलना में बहुत आसान होती हैं।

संबंधित नियोजन अवधि में आने वाले सभी कार्यों की सूची बनाएं।

इस सूची से अधूरे कार्यों को अगली अवधि के लिए योजना बनाते समय "मुक्त क्षमता" भरने के आधार के रूप में लिया जा सकता है।

4. नियमितता - निरंतरता - निरंतरता

आपको नियमित रूप से और व्यवस्थित रूप से अपनी समय योजना पर काम करना चाहिए, जो काम आपने शुरू किया है उसे लगातार अंत तक लाएं। एक प्रणाली पर काम करना और समय की योजनाओं पर टिके रहना सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखने से ज्यादा महत्वपूर्ण है।

5. यथार्थवादी योजना

आपको कोशिश करनी चाहिए कि अत्यधिक नियोजन न होने दें, आपको केवल उतने ही कार्य की योजना बनानी चाहिए, जिसे आप वास्तविक रूप से संभाल सकें।

6. अनुकूलनशीलता

समय की योजना बनाते समय आपको लचीला होना चाहिए, क्योंकि वे जीवन को आसान बनाने के लिए नहीं, बल्कि लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बनाए जाते हैं।

7. खोए हुए समय के लिए मुआवजा

यह आवश्यक है, यदि संभव हो तो, खोए हुए समय के लिए तुरंत प्रयास करने के लिए, उदाहरण के लिए, शाम को एक बार अधिक समय तक काम करना बेहतर है, जो कि अगले पूरे दिन के दौरान एक दिन पहले खो गया था।

8. लिखित रूप

विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए प्रपत्रों या कार्डों पर अस्थायी योजनाएँ बनाना आवश्यक है। इस मामले में, कुछ भी नहीं खोएगा, और आपकी आंखों के सामने हमेशा मामलों की पूरी समीक्षा होगी। बहुत से लोग अनुचित रूप से समय नियोजन को डायरी प्रविष्टियों के साथ नहीं जोड़ते हैं। और इस प्रकार, ऐसा होता है कि आंशिक लक्ष्य केवल दैनिक नियोजन में शामिल होते हैं।

अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में अपने कार्यों को लगातार निर्देशित करने के लिए, आपको अपनी आंखों से संपूर्ण व्यापक योजना क्षितिज को कवर करने की आवश्यकता है। प्रत्येक आंशिक और मध्यवर्ती लक्ष्य को भी एक डायरी में लिखना सीखना आवश्यक है। यह एकमात्र तरीका है जो आपको धीरे-धीरे, छोटे चरणों में, अपने सपनों को वास्तविकता में बदलने की अनुमति देता है। हालांकि, आपको "ज़ोंबी नियोजन समय" की तरह नहीं बदलना चाहिए।

9. जो नहीं किया गया है उसे ले जाना

अधूरे कार्य जिन्हें अभी भी करने की आवश्यकता है, उन्हें अगली अवधि के लिए योजना में शामिल किया जाना चाहिए। इस प्रकार, नई योजनाओं को विकसित करते समय उनका पता लगाया जाता है और स्वचालित रूप से ध्यान में रखा जाता है।

10. कार्यों के बजाय परिणाम फिक्स करना

योजनाओं को परिणामों या लक्ष्यों (अंतिम स्थिति) पर कब्जा करना चाहिए, न कि केवल कोई कार्रवाई। उदाहरण के लिए, इसके बजाय: "श्रीमान एक्स को कॉल करें", यह बेहतर है: "श्री एक्स के साथ एक नए संस्करण पर सहमत होने के लिए" कंप्यूटर प्रोग्राम". इस प्रकार, गतिविधि शुरू में सीधे निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से होगी, जो अनियोजित गतिविधियों की वृद्धि से बच जाएगी, जैसे कि अनायास उभरते विचारों पर चर्चा करना।

काम की प्रक्रिया में, आपको लगातार अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछने चाहिए: "इस बातचीत का उद्देश्य क्या है, यह काम, आदि?" "इससे क्या हासिल किया जा सकता है?"

11. अस्थायी मानदंड स्थापित करना

आपको अपनी योजना में इस या उस व्यवसाय के लिए उतना ही समय प्रदान करते हुए सटीक समय मानक निर्धारित करना चाहिए, जितनी वास्तव में इसकी आवश्यकता है। अनुभव से पता चलता है कि एक नियम के रूप में, काम पर जितना समय उपलब्ध है उतना ही खर्च किया जाता है। यदि, उदाहरण के लिए, बैठक के लिए आवंटित समय 10 से 12 बजे के बीच है, तो यह ठीक दो घंटे तक चलेगा, हालांकि इसका लक्ष्य बहुत तेजी से प्राप्त किया जा सकता है। एजेंडा का सटीक शब्दांकन और बैठक की लंबाई सटीक रूपरेखा निर्धारित करेगी और आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मजबूर करेगी।

12. समय सीमा

सभी गतिविधियों के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित की जानी चाहिए। इस प्रकार, आप अपने आप को आत्म-अनुशासन के आदी कर सकते हैं, अनिर्णय, शिथिलता और चीजों को स्थगित करने से बच सकते हैं।

हमें अपने दैनिक जीवन से "जितनी जल्दी हो सके" जैसे अस्पष्ट, अशुद्ध शब्दों को समाप्त करने का प्रयास करना चाहिए। इसका वास्तव में क्या मतलब है? एक घंटे में? दिन के दौरान? अगले सप्ताह? 2-3 सप्ताह में? सटीक समय सीमा तय किए बिना, दूसरे पक्ष के साथ एक समझौते के साथ, संघर्षों और इस तरह की फटकार के लिए एक प्रजनन स्थल बनाया जाता है: “आपने मुझे इसे जल्द से जल्द भेजने का वादा किया था! मैं तीसरे दिन का इंतजार कर रहा हूं! या "मैंने आपको बुधवार को कहा था: "जितनी जल्दी हो सके!" - और तुम मेरे लिए आज ही रिपोर्ट लाओ!

कार्य पूरा करने की समय सीमा के बारे में विशिष्ट समझौतों ("मिनी-कॉन्ट्रैक्ट्स") को समाप्त करना उपयोगी है, यह निर्दिष्ट करते हुए कि कार्य किस तारीख तक पूरा किया जाना चाहिए। फिर, एक समझौते का समापन करते समय, आप एक विकल्प पर आ सकते हैं जो दोनों पक्षों के लिए उपयुक्त हो।

13. प्राथमिकताएं निर्धारित करना। जल्दबाजी के "अत्याचार" से छुटकारा

आपको सबसे महत्वपूर्ण को तत्काल से अलग करना सीखना होगा और जल्दबाजी के मामलों के "अत्याचार" से छुटकारा पाना होगा। सबसे जरूरी (जल्दबाजी) व्यवसाय हमेशा सबसे महत्वपूर्ण नहीं होता है, लेकिन यह जल्दबाजी और "तत्काल" चीजें हैं जो अक्सर हमारा अधिकांश कीमती समय ले लेती हैं। जल्दबाजी का "अत्याचार" प्राथमिकताओं की विस्मृति में निहित है, महत्वपूर्ण पर महत्वहीन के लिए वरीयता में। यह नियोजन में कमियों के कारण होता है, जब महत्वहीन चीजें अत्यावश्यक हो जाती हैं।

ऐसा कम ही होता है कि सबसे महत्वपूर्ण कार्य "आज" या "इस सप्ताह" भी किया जाना चाहिए। एक अत्यावश्यक कार्य के लिए तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है। इन कार्यों के क्षणिक आकर्षण का विरोध करना असंभव प्रतीत होता है, और परिणामस्वरूप, वे हमारी सारी ऊर्जा का उपभोग करते हैं। लेकिन कमोबेश दीर्घकालीन परिप्रेक्ष्य के आलोक में, उनका प्रतीत होने वाला बहुत बड़ा महत्व गायब हो जाता है। अत्यावश्यक कार्यों को पूरा करने के प्रलोभन के आगे घुटने टेकने के बाद, हम बाद में उन महत्वपूर्ण कार्यों को खोने की भावना के साथ याद करते हैं जिन्हें एक तरफ धकेल दिया गया था।

14. प्रतिनिधिमंडल

शुरू से ही, योजनाओं में यह स्थापित किया जाना चाहिए कि व्यक्तिगत रूप से क्या कार्य करने की आवश्यकता है, और क्या प्रत्यायोजित (प्रत्यायोजित) किया जा सकता है।

15. समय के "चोर" और समय के भंडार

समय का एक निश्चित प्रतिशत अप्रत्याशित आगंतुकों, फोन कॉल, संकट, या व्यक्तिगत मामलों की अवधि को कम करके आंकने के लिए आरक्षित होना चाहिए। उसी समय, "बाधाओं" ("समय चोर") की संख्या और मात्रा को कम करना आवश्यक है।

16. पुनर्चक्रण - दोहरी जाँच

तैयार की गई योजना के लिए निरंतर प्रसंस्करण और पुन: जाँच की आवश्यकता होती है कि क्या कुछ उपक्रमों को पूरी तरह से लागू किया जा सकता है।

17. खाली समय

अवकाश के समय के साथ-साथ यात्रा और प्रतीक्षा में बिताया गया समय भी नियोजित और बुद्धिमानी से उपयोग करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, सामग्री के माध्यम से काम करने के लिए या वैचारिक प्रतिबिंब के लिए)। एक डायरी इसमें मदद कर सकती है, जिसमें सभी सबसे महत्वपूर्ण चीजें दर्ज की जाती हैं।

18. समय ब्लॉक और शांत समय ("बंद घंटे")

बड़े कार्यों (शांत समय, "बंद घंटे") और कुछ छोटे मामलों को संसाधित करने के लिए छोटी अवधि को हल करने के लिए आपको लंबे समय तक निरंतर समय आरक्षित करने की आवश्यकता है।

19. योजना और रचनात्मकता के लिए समय

आपको अपने समय का एक निश्चित हिस्सा नियोजित, प्रारंभिक और रचनात्मक कार्यों के साथ-साथ उन्नत प्रशिक्षण के लिए आरक्षित करना चाहिए। यदि यह समय दैनिक कार्यों में नष्ट हो जाता है, तो अगले सप्ताह इस हानि की पूर्ति के लिए सावधानी बरतनी चाहिए।

20. नियमित कार्य

आपको नियमित कार्यों की भी योजना बनानी चाहिए, जैसे मासिक रिपोर्ट पढ़ना, संयंत्र के चारों ओर घूमना आदि।

21. अनुत्पादक गतिविधियाँ

यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि गैर-उत्पादक गतिविधियाँ जैसे कि फोटोकॉपी बनाना, गैर-आवश्यक बैठकें आदि, जितना संभव हो उतना कम समय लें, केवल वही तक सीमित रहें जो वास्तव में आवश्यक है। नहीं तो ज्यादा जरूरी चीजों के लिए समय नहीं मिलेगा।

22. विकल्प

योजना बनाते समय, आपको इस सिद्धांत के अनुसार वैकल्पिक रूप से सोचने का प्रयास करना चाहिए: "हमेशा एक और बेहतर तरीका होता है।"

23. किस्म

लंबी और अल्पकालिक परियोजनाओं, स्वतंत्र कार्य और टीम वर्क के कार्यान्वयन को बारी-बारी से, अपनी गतिविधियों में विविधता जोड़ना आवश्यक है।

24. अस्थायी योजनाओं का समन्वय

आपको अपने कार्य दिवसों को संतृप्त करने और अपनी योजनाओं को व्यवहार में लाने का प्रयास करने की आवश्यकता है, जिसके लिए उन्हें अन्य लोगों (सचिव, प्रबंधक, अधीनस्थ, सहकर्मियों) की योजनाओं के साथ समन्वयित किया जाना चाहिए।

योजना में एक चरणबद्ध और शामिल है प्रणालीगत दृष्टिकोण, समय-समय पर (कार्य योजना से समय योजना तक) विभिन्न कार्यों को वितरित करने के लिए सामान्य कार्य को निजी लोगों में विघटित करना। सामान्य नियोजन के ढांचे के भीतर, समय नियोजन संबंधित रणनीतिक दीर्घकालिक लक्ष्यों की ओर उन्मुख होता है, जो बदले में, परिचालन आंशिक लक्ष्यों में विभाजित होते हैं।

इस दृष्टिकोण को एक उदाहरण के साथ चित्रित किया जा सकता है बुनियादी सिद्धांतक्लासिक अमेरिकी समय प्रबंधन प्रणाली, जिसके विचार का श्रेय बेंजामिन फ्रैंकलिन को दिया जाता है। ये सिद्धांत निर्धारित करते हैं कि किसी व्यक्ति का सामना करने वाले किसी भी बड़े कार्य को उप-कार्यों में विभाजित किया जाता है, और बदले में, छोटे उप-कार्यों में भी। नेत्रहीन, इसे एक बहु-चरण पिरामिड के रूप में दर्शाया जा सकता है, और सिस्टम के अनुप्रयोग को इस पिरामिड को खड़ा करने की प्रक्रिया के रूप में देखा जा सकता है।

सबसे पहले, पिरामिड का विशाल आधार रखा गया है, जो अन्य सभी मंजिलों के लिए समर्थन के रूप में कार्य करता है - एक व्यक्ति अपने जीवन मूल्यों को निर्धारित करता है (दूसरे शब्दों में, वह जीवन से क्या चाहता है)। एक के लिए, यह भौतिक धन और भविष्य में विश्वास है, दूसरे के लिए - एक समृद्ध परिवार, प्यारी पत्नीऔर खुश बच्चे, तीसरे के लिए - महिमा और उच्च सामाजिक स्थिति, चौथे के लिए - शक्ति, पांचवें के लिए - ज्ञान, छठे के लिए - मानवता के नाम पर सेवा ... सूची को अनिश्चित काल तक जारी रखा जा सकता है, खासकर जब से प्रत्येक व्यक्ति के जीवन मूल्यों का एक निश्चित सेट होता है। पिरामिड के निर्माण में जीवन मूल्यों के निर्धारण का चरण सबसे महत्वपूर्ण है: यदि इस स्तर पर कोई गलती की जाती है (उदाहरण के लिए, "ज्ञान" और "लोगों की सेवा" को चुना जाता है, हालांकि "प्रसिद्धि" और "उच्च सामाजिक स्थिति" ” वास्तव में पसंद किए जाते हैं), तो बाद में मनुष्य का निराश होना तय है। तो, पहला कदम जीवन मूल्यों की एक सूची बनाना है, और इस पर बहुत अधिक समय बिताने से डरो मत - सूची के बारे में अच्छी तरह से सोचना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि चुने हुए मूल्य एक दूसरे के विपरीत नहीं हैं।

अगला चरण पिरामिड की दूसरी मंजिल का निर्माण है। संकलित सूची के आधार पर, एक व्यक्ति को यह तय करना होगा कि वह क्या हासिल करना चाहता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई मानता है कि "प्रसिद्धि", "शक्ति" और "उच्च सामाजिक स्थिति" उसके लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं, तो वह निर्णय ले सकता है कि वह राष्ट्रपति बनना चाहता है। हमें अपने आप को एक उच्च लक्ष्य निर्धारित करना चाहिए। साथ ही, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि चुना गया लक्ष्य वास्तव में पिछले चरण में संकलित सूची से सभी जीवन मूल्यों को पूरा करता है।

पिरामिड की तीसरी मंजिल दूसरी पर टिकी हुई है। एक मास्टर प्लान तैयार किया जाता है: लक्ष्य प्राप्त करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य का राष्ट्रपति बनने के लिए, किसी को पहले किसी राज्य का राज्यपाल या किसी एक राज्य का मेयर बनना होगा। मुख्य शहरदेश, ठोस पार्टी और वित्तीय समर्थन और एक बेदाग प्रतिष्ठा है, जनता के लिए जाना जाता है, एक शानदार वक्ता, एक समृद्ध विवाहित व्यक्ति, एक प्रतिष्ठित शैक्षणिक संस्थान में उच्च शिक्षा प्राप्त करता है, आदि।

पिरामिड की चौथी मंजिल विशिष्ट लक्ष्यों और विशिष्ट समय सीमा के साथ एक दीर्घकालिक (कई वर्षों के लिए) मध्यवर्ती योजना है। यह इंगित करना बहुत महत्वपूर्ण है कि मास्टर प्लान का कौन सा बिंदु इस विशेष लक्ष्य की उपलब्धि में योगदान देता है। एक विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करना और भी महत्वपूर्ण है - यदि कोई व्यक्ति खुद से कहता है: "किसी दिन मैं निश्चित रूप से एक कार खरीदूंगा (एक किताब लिखूंगा, विश्वविद्यालय जाऊंगा ...)", वह वर्षों के लिए नियोजित के कार्यान्वयन को स्थगित कर सकता है। और परिणामस्वरूप लक्ष्य प्राप्त नहीं होगा, लेकिन यदि वह खुद को एक विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करता है, तो वह जो चाहता है उसे प्राप्त करने की संभावना में काफी वृद्धि करता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति राष्ट्रपति बनने की योजना बना रहा है और जानता है कि इसके लिए उच्च शिक्षा की आवश्यकता है, तो वह अपनी पंचवर्षीय योजना में निम्नलिखित मद को शामिल कर सकता है: "2012 के अंत तक, हार्वर्ड विश्वविद्यालय से समाजशास्त्र और राजनीतिक में डिग्री के साथ स्नातक विज्ञान। यह, सबसे पहले, मुझे एक प्रतिष्ठित उच्च शिक्षा देगा, और दूसरी बात, मैं उन लोगों से परिचित हो सकूंगा जिनकी मुझे आवश्यकता है। इसलिए, आपको अगले 4-5 वर्षों के लिए एक योजना बनानी चाहिए, यह प्रश्न पूछते हुए: "मैं इन वर्षों में मास्टर प्लान में उल्लिखित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या कर सकता हूं?"। योजना में, विशिष्ट लक्ष्यों और विशिष्ट समय-सीमा को कई महीनों की सटीकता के साथ इंगित करना महत्वपूर्ण है, और यह भी नोट करना है कि मास्टर प्लान की कौन सी वस्तु इस लक्ष्य की उपलब्धि से मेल खाती है।

पांचवीं मंजिल एक अल्पकालिक (कई हफ्तों से लेकर कई महीनों तक) योजना है। एक लंबी अवधि की योजना को देखते हुए, एक व्यक्ति खुद से पूछता है: "मैं आने वाले हफ्तों या महीनों में इस या उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या कर सकता हूं?"। इस प्रकार, दीर्घकालिक योजना के बिंदु अधिक विशिष्ट कार्यों में टूट जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि लंबी अवधि की योजना में आइटम शामिल है: "हार्वर्ड से स्नातक", तो अल्पकालिक योजना में "विश्वविद्यालय को दस्तावेज जमा करें", "प्रारंभिक पाठ्यक्रम पास करें", आदि जैसे आइटम शामिल होंगे। आपको 2-3 सप्ताह से 2-3 महीने की अवधि के लिए एक योजना बनानी चाहिए और पिछले चरण की तरह, विशिष्ट तिथियों को इंगित करें, लेकिन कई दिनों की सटीकता के साथ।

अंत में, पिरामिड की छठी मंजिल दिन की योजना है। यह संकलित किया गया है, जैसा कि आप अनुमान लगा सकते हैं, एक अल्पकालिक योजना के आधार पर: छोटे कार्यों को पूरी तरह से एक दिन में हल किया जाता है, बड़े कार्यों को उप-कार्यों में विभाजित किया जाता है। उदाहरण के लिए, कार्य "विश्वविद्यालय को दस्तावेज जमा करें" को इस तरह के उप-कार्यों में विभाजित किया गया है: "पता लगाएं कि कौन से दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता है और किसके लिए", "आवश्यक दस्तावेज समाप्त करें", "दस्तावेज़ भेजें" और "सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ प्राप्त हो गए हैं", जिनमें से प्रत्येक का समाधान एक विशिष्ट दिन को सौंपा जा सकता है। आमतौर पर, दिन की योजना केवल एक दिन पहले ही नहीं बनाई जाती है, बल्कि पिछले कई हफ्तों में इस दिन के लिए निर्धारित किए गए विभिन्न कार्यों की एक सूची से संकलित की जाती है, अक्सर दिन के दौरान इसमें समायोजन किया जाता है। दिन की योजना बनाते समय, प्रत्येक कार्य के लिए समय का संकेत देना उचित होता है।

फ्रैंकलिन प्रणाली के भीतर, समय प्रबंधन अब केवल एक कार्य सूची नहीं रह गया है। यह प्रणाली समय के कारक को ध्यान में रखते हुए, दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए कार्यों का विवरण प्रदान करती है। साथ ही, विशिष्ट अल्पकालिक लक्ष्य आवश्यक रूप से दीर्घकालिक लक्ष्यों के अनुरूप होते हैं। ऐसी प्रणाली किसी व्यक्ति को किसी भी समय यह जानने की अनुमति देती है कि वह कहाँ जा रहा है और उसे किस विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने की आवश्यकता है।

ये सभी योजनाएं किसी भी तरह से स्थिर नहीं हैं - इसके विपरीत, उन्हें नियमित रूप से समीक्षा करने की सिफारिश की जाती है: दिन के लिए योजना दिन के दौरान कई बार स्वचालित रूप से बदल जाएगी। हर एक से दो सप्ताह में अल्पकालिक योजनाओं की समीक्षा करने की सिफारिश की जाती है। लंबी अवधि की योजनाओं की हर 4-6 महीने में कम से कम एक बार समीक्षा (और यदि आवश्यक हो तो समायोजित) की जानी चाहिए। मास्टर प्लान की साल में एक बार समीक्षा की जानी चाहिए। साथ ही, उच्च लक्ष्य सेट पर एक आलोचनात्मक नज़र डालने लायक है: क्या यह अभी भी आकर्षित करता है, क्या कोई समायोजन करना आवश्यक है और यहां तक ​​​​कि निश्चित जीवन मूल्यों पर पुनर्विचार करने का प्रयास भी करना है।

व्यक्तिगत और व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक समय की स्थापना आत्मविश्वास की भावना और समय के सबसे बेहतर आवंटन और घटनाओं के सबसे उपयुक्त क्रम का एक विचार देती है।

व्यावसायिक जीवन में, निम्नलिखित नियोजन अवधियों ने खुद को उचित ठहराया है:

दीर्घकालिक लक्ष्य = 3-5 वर्ष (या अधिक) - कई वर्षों की योजनाएँ;

मध्यम अवधि के लक्ष्य = 1-3 वर्ष - वार्षिक योजनाएँ;

वर्तमान लक्ष्य = 1 सप्ताह - 3 महीने - मासिक, साप्ताहिक योजनाएँ।

नीचे दिए गए आरेख में (चित्र 7), समय नियोजन को इस प्रकार दर्शाया गया है: बंद प्रणाली, जिसमें व्यक्तिगत प्रकार की योजनाओं के बीच संबंध स्पष्ट रूप से दिखाई देता है: दीर्घकालिक योजनाओं को संबंधित मध्यम और अल्पकालिक योजनाओं के साथ-साथ वर्तमान अवधि की योजनाओं में निर्दिष्ट किया जाता है। उत्तरार्द्ध, अंत में, दिन की योजनाओं में सन्निहित हैं। संबंधित योजना अवधि की समाप्ति के बाद, "योजना-वास्तविक" तुलना के माध्यम से, अवधि के परिणाम निर्धारित किए जाते हैं, जिन्हें बाद की अवधि के लिए योजनाओं को समायोजित करने के लिए ध्यान में रखा जा सकता है।

चावल। 7. समय नियोजन प्रणाली

आगे कई सालों की योजना

जीवन योजना या जीवन के ल्क्ष्यनियोजन प्रक्रिया के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में कार्य करता है। जीवन योजना के आधार पर आने वाले वर्षों के लिए दीर्घकालीन लक्ष्य निकाले जाते हैं और आने वाले कई वर्षों के लिए योजना तैयार की जाती है।

वार्षिक योजना

आगे के कई वर्षों की योजना से एक वार्षिक योजना तैयार की जाती है। सभी नियोजित कार्यों और लक्ष्यों को संबंधित "वार्षिक कॉलम" से इसे स्थानांतरित कर दिया जाता है। साथ ही, बाद के लक्ष्यों से संबंधित कार्यों को न करने का ध्यान रखा जाना चाहिए। निवर्तमान वर्ष के अंत में (नवीनतम में - अगले की शुरुआत में) अगले 12 महीनों के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों को निर्धारित करना आवश्यक है। साथ ही, ज्यादातर मामलों में, तिमाहियों में टूटना पर्याप्त है। किसी भी मामले में, केवल कार्य दिवसों की योजना बनाई जा सकती है, क्योंकि अधिकांश कामकाजी समय नियमित काम, बैठकों, व्यापार यात्राओं आदि पर व्यतीत होता है।

त्रैमासिक योजना

त्रैमासिक योजना वार्षिक योजना के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करती है। वर्ष के दौरान, नियमित अंतराल पर, आपको पिछली अवधि की घटनाओं पर विचार करना चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो परिवर्तन करें या तिथियों को स्थगित करें (अंतरिम नियंत्रण)। प्रत्येक तिमाही के अंत में, आप अगले तीन महीनों के लिए लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि अगली तिमाही में कौन से कार्यों को पार किया जाना चाहिए, जिन्हें स्थानांतरित किया जाना चाहिए और जिन्हें जोड़ा जाना चाहिए।

मासिक योजना

मासिक योजना में विचार किए गए कार्यों और लक्ष्यों को त्रैमासिक योजना से स्थानांतरित कर दिया जाता है। चूंकि समय क्षितिज के निकट नियोजन की सटीकता बढ़ती है, मासिक योजना कार्यों में अधिक विस्तार से ध्यान दिया जाता है (समय की खपत घंटों में रखी जाती है)।

वास्तविक मासिक और साप्ताहिक योजनाएँ बनाने के लिए पूर्वापेक्षा यह है कि तथाकथित मुफ्त नियोजन समय भी निर्धारित किया जाता है। अपनी समय योजना में, अतिरिक्त कार्यों को हल करने के लिए समय आरक्षित ("बफ़र्स") भी प्रदान करना सुनिश्चित करें ताकि आप बिना तनाव और समय के दबाव के नियोजित समय सीमा को पूरा कर सकें।

सप्ताह की योजना

साप्ताहिक योजना आगामी अवधि के लिए और भी अधिक विस्तृत, अधिक सटीक पूर्वानुमान मानती है। मासिक योजना के आधार पर, सप्ताह के लिए सभी मामलों और कार्यों की एक अनुसूची उनकी मात्रा और उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक समय के अनुसार तैयार की जाती है। सप्ताह के लिए काम की योजना बनाते समय, निम्नलिखित पर विचार करना सुनिश्चित करें:

केंद्रीय कार्य (सबसे पहले किस पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए);

सबसे आवश्यक कार्य जिसमें सबसे अधिक समय खर्च करना पड़ता है;

अनिवार्य कार्य (ऐसी चीजें जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, पूरा करने के लिए तैयार किया गया है, या इस सप्ताह शुरू किया गया है);

नियमित कार्य करना (लेखन, टेलीफोन पर बातचीत, बैठकें, आदि);

संभावित कार्य (अनसुलझे मुद्दे जिन्हें संबोधित किया जाना चाहिए);

सब कुछ जो अभी भी समीचीन, वांछनीय या करने के लिए उपयुक्त होगा;

ऐसी घटनाएँ जिनका पूर्वाभास किया जा सकता है।

दैनिक योजना

प्रभावी कार्य के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक दैनिक योजना है, जिसे साप्ताहिक योजना के आधार पर बनाया गया है। यह स्थापित करता है कि संबंधित कार्य दिवस के दौरान कौन से कार्यों और मामलों को पूरा किया जाना चाहिए, और अप्रत्याशित लोगों को पहले से नियोजित लोगों में जोड़ा जाता है। दैनिक योजना अंतिम और साथ ही समय नियोजन प्रणाली में सबसे महत्वपूर्ण कदम है, निर्धारित लक्ष्यों का ठोस अवतार (कार्यान्वयन)।

दिन के लिए एक यथार्थवादी योजना में, सिद्धांत रूप में, केवल उस दिन क्या किया जाना चाहिए और क्या किया जा सकता है। जितने अधिक निर्धारित लक्ष्य प्राप्त करने योग्य लगते हैं, उतनी ही अधिक ताकतों को जुटाया जा सकता है और उनके कार्यान्वयन पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है। काम शुरू करने से पहले योजना बनाना, यानी। गुजरते दिन की शाम में, आप अधिक आत्मविश्वास और मुक्ति के साथ घर जा सकते हैं और अगली सुबह ऊर्जा की अधिक एकाग्रता के साथ एक नए दिन की शुरुआत कर सकते हैं, क्योंकि पहले से ही घर के रास्ते में और सुबह काम करने के रास्ते में, अवचेतन मन दिन के कार्यों को संसाधित करता है और संभावित समाधान तैयार करता है। चूंकि मुख्य कार्यों को तैयार किया गया है और उनके समाधान के दृष्टिकोण को रेखांकित किया गया है, नया व्यस्त कार्य दिवस अब ग्रे और कठिन नहीं दिखता है, बल्कि दृश्यमान, नियोजित और प्रबंधनीय है।

कार्य दिवस की योजना के साथ नियमित और व्यवस्थित नियोजन कार्य ठीक से शुरू होना चाहिए। दिन किसी भी व्यवस्थित लक्ष्य और समय नियोजन की सबसे छोटी, लेकिन देखने योग्य इकाई है। लाभ यह है कि यदि अंतिम प्रयास असफल रहा तो आप कम से कम प्रत्येक दिन की शुरुआत कर सकते हैं। और थोड़ा-थोड़ा करके, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक या यहां तक ​​कि जीवन नियोजन के लिए आवश्यक कौशल हासिल किए जाते हैं।

योजना, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, का अर्थ है लक्ष्यों के कार्यान्वयन की तैयारी करना। इस संबंध में वे लक्ष्य योजनाओं के बारे में भी बात करते हैं। आपके आस-पास की दुनिया को पूरी तरह से अलग तरीके से देखा जा सकता है यदि आप जानते हैं कि क्या हासिल करने की आवश्यकता है, अर्थात यदि समय बिताने के लिए कोई विशिष्ट योजना है।

के लिए दैनिक योजनाएं क्या हैं? उनमें वे सभी क्रियाएं शामिल हैं जिन्हें एक दिन में पूरा करने की आवश्यकता है, और उपलब्ध समय के दौरान उन्हें निष्पादित करने का अवसर भी प्रदान करते हैं। वे एक त्वरित अवलोकन प्रदान करते हैं और इंगित करते हैं कि अभी तक क्या नहीं किया गया है, जिससे आप सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इस प्रकार, बलों के फैलाव का खतरा दूर हो जाता है।

दिन के लिए एक लिखित योजना होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि जिस दिन की योजनाएँ ध्यान में रखी जाती हैं, वे आसानी से अस्वीकार कर दी जाती हैं। लिखित दैनिक योजनाएँ स्मृति को उतारने की सुविधा प्रदान करती हैं। एक लिखित योजना में काम करने के लिए आत्म-प्रेरणा का मनोवैज्ञानिक प्रभाव भी होता है, व्यावसायिक गतिविधि अधिक केंद्रित हो जाती है और कार्यक्रम के सख्त पालन पर केंद्रित होती है। नतीजतन, केवल निर्धारित कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कम विकर्षण और अधिक आग्रह होते हैं।

दिन के परिणामों के नियंत्रण के लिए धन्यवाद, बकाया कार्य "खो गए" नहीं हैं, जिसके कार्यान्वयन को अगले दिन स्थानांतरित किया जा सकता है। लिखित रिकॉर्डिंग शेड्यूलिंग के प्रभाव को बढ़ाती है, क्योंकि समय की जरूरत और गड़बड़ी का बेहतर आकलन किया जाता है, और आरक्षित समय को अधिक वास्तविक रूप से नियोजित किया जा सकता है।

दिन की लगातार योजना बनाने से काम के व्यक्तिगत तरीकों में सुधार होता है, क्योंकि जब दिन के दौरान क्या करने की आवश्यकता होती है, इसके बारे में स्पष्टता होती है, तो काम को युक्तिसंगत बनाने और आंतरिक या बाहरी हस्तक्षेप का मुकाबला करने के लिए तंत्र स्वचालित रूप से चालू हो जाते हैं।

अल्पेन-विधि है उपयोगी उपकरणदिन निर्धारित करने के लिए। विधि के पाँच चरणों का पालन करके, आप एक ऐसा कौशल प्राप्त कर सकते हैं जो आपके समय और लक्ष्यों की योजना बनाते समय बाद में उपयोगी होगा। विधि अपेक्षाकृत सरल है, और कुछ अभ्यासों के बाद, महत्वपूर्ण चीजों के लिए समय बचाने के लिए दैनिक योजना तैयार करने में औसतन 8 मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा।

दैनिक नियोजन के लिए स्थान और समय निर्धारित करना एक अनिवार्य शर्त है, उदाहरण के लिए, इसे कार्य दिवस में अंतिम बात होने दें। विधि में कार्यों का लिखित निर्धारण शामिल है; कार्यों की अवधि का आकलन; आरक्षित समय की परिभाषा; प्राथमिकताओं पर तत्काल निर्णय लेना, किसी कार्य का प्रत्यायोजन या उसे अस्वीकार करना; अधूरे कार्य का नियंत्रण और स्थानांतरण या पूर्ण कार्य का विलोपन। इसे याद रखना अपेक्षाकृत आसान है क्योंकि यह मेमोटेक्निक पर आधारित है: प्रत्येक अक्षर जो विधि का नाम बनाता है वह एक कार्य से मेल खाता है।

प्रथम चरण। असाइनमेंट की घोषणा और रिकॉर्डिंग

कार्य दिवस के अंत में, डायरी में उपयुक्त शीर्षकों के तहत वह सब कुछ लिखें जो अगले दिन के दौरान करने की आवश्यकता है। इस प्रकार, निवर्तमान दिन समाप्त होता है और आने वाले दिन के लिए मानसिक समायोजन होता है। जब दिन की योजना पूरी हो जाती है, तभी शांत मन से व्यक्ति अपने आप को एक अच्छे आराम के लिए समर्पित कर सकता है।

योजना में शामिल है: सामान्य सूचीसप्ताह या महीने के लिए कार्य, कल से बैकलॉग, नए कार्य, बैठकें जिनमें आपको भाग लेने की आवश्यकता है, फोन कॉल और पत्राचार, और आवर्ती कार्य। उसी समय, ऐसे संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने का प्रयास करें जो गतिविधि के प्रकार या डायरी के शीर्षकों के अनुरूप हों, उदाहरण के लिए:

बी - दौरे, बैठकें;

ए - मामलों का प्रतिनिधिमंडल;

के - नियंत्रण;

पी - प्रक्रिया में, व्यापार में;

पीसी - यात्राएं, व्यापार यात्राएं;

पीआर - लिखित कार्य, व्यावसायिक पत्र, श्रुतलेख;

सी - सचिव;

टी - टेलीफोन पर बातचीत;

एच - पढ़ने की प्रक्रिया (रिपोर्ट, परिपत्र, समाचार पत्र, आदि)।

इस तरह से संकलित दिन के लिए कार्यों की सूची इस तरह दिख सकती है:

बी - श्री मेलनिकोव (कंप्यूटर प्रोग्राम),

बी - श्री शुतोव (विशेषज्ञता),

पी - बाजार अनुसंधान परियोजना,

पीआर - श्री गल्किन (पत्र),

एच - विशेष पत्रिका,

टी - व्लादिमीर (जिम)।

थोड़े से अभ्यास से, आप कार्यों की सूची बनाना सीख सकते हैं ताकि:

पहले सन्निकटन के रूप में, उन्हें पहले से ही प्राथमिकता से वितरित करें;

उन्हें दीर्घ और "लघु", लघु में विभाजित करें;

व्यक्तिगत संपर्कों से संबंधित कार्यों को अधिक तर्कसंगत रूप से निष्पादित करने की संभावना के लिए दोबारा जांचें।

पी - बाजार अनुसंधान परियोजना,

बी - श्री शुतोव (विशेषज्ञता),

पीसी - नई निर्माण सामग्री की प्रदर्शनी का दौरा,

एच - विशेष पत्रिका,

टी - श्री श्मिट (बिक्री के आँकड़े),

पीआर - श्री गल्किन (पत्र),

टी - श्री मेलनिकोव (कंप्यूटर प्रोग्राम),

टी - सुश्री मिल्यावस्काया (भर्ती),

टी - व्लादिमीर (जिम),

टी और पीआर - लघु कार्य,

टी - टेलीफोन ब्लॉक।

दूसरा चरण। हम गतिविधि की अवधि को सीमित और निर्धारित करते हैं

प्रत्येक कार्य के लिए परिभाषित करें रियल टाइमइसका कार्यान्वयन, योग करें और अनुमानित कुल समय निर्धारित करें।

शीर्षक विहीन दस्तावेज़

हालांकि व्यक्तिगत मामलों की अवधि का सटीक अनुमान नहीं लगाया जा सकता है, एक निश्चित अनुभव के संचय के बाद, इसे आपके समय की योजना बनाने के आधार के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि काम में अक्सर उतना ही समय लगता है जितना आपके पास होता है। इसलिए, अलग-अलग मामलों के लिए एक विशिष्ट अवधि निर्धारित करके, आप अपने आप को इस विशेष समय में फिट होने के लिए मजबूर करते हैं। और यदि किसी विशिष्ट कार्य के लिए एक निश्चित समय आवंटित किया जाता है, तो आपको बहुत अधिक एकाग्र होकर काम करना होगा और अधिक लगातार हस्तक्षेप से छुटकारा पाना होगा। अपने कार्यों की योजना बनाते समय, आपको यथार्थवादी होना चाहिए।

तीसरा चरण। खाली समय छोड़ना याद रखें

आपको अपने कार्य समय का केवल 60% अपनी योजना में शामिल करना चाहिए, न कि पूरे दिन। दैनिक योजना बनाते समय, मूल समय नियोजन नियम - 60:20:20 का पालन करना चाहिए, जिसके अनुसार योजना में 60% से अधिक समय नहीं होना चाहिए और लगभग 40% आरक्षित समय के रूप में छोड़ दिया जाना चाहिए। 20% अप्रत्याशित घटनाओं जैसे हस्तक्षेप और समय चोरों के लिए छोड़ दिया जाना चाहिए, शेष 20% सहज सामाजिक गतिविधियों (अनिर्धारित फोन कॉल, बातचीत, जन्मदिन समारोह, आदि) के लिए छोड़ दिया जाना चाहिए। यदि कार्य दिवस की अवधि 8 घंटे है, तो नियोजित समय लगभग 5 घंटे होना चाहिए।

यदि 60% से अधिक समय निर्धारित है, तो आपको कार्यों की संकलित सूची को निर्दिष्ट मापदंडों पर लाना चाहिए, प्राथमिकताएं निर्धारित करना, कार्यों को फिर से सौंपना और उनके लिए आवंटित समय को कम करना चाहिए। शेष मामलों को या तो अगले दिन तक ले जाया जाना चाहिए, या पार किया जाना चाहिए, या ओवरटाइम कार्य के माध्यम से पूरा किया जाना चाहिए।

चौथा चरण। स्वाभाविक रूप से (अपने दम पर) हम प्राथमिकताएँ निर्धारित करते हैं, योजना को कम करने के लिए निर्णय लेते हैं और कार्य को किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने की संभावना रखते हैं

सबसे पहले, आपको प्राथमिकताओं को निर्धारित करते हुए, अपनी योजना का वास्तविक मूल्यांकन करने की आवश्यकता है; इसके हस्तांतरण और युक्तिकरण की संभावना के दृष्टिकोण से प्रत्येक क्रिया को देखते हुए, इसे निर्दयता से कम करें और वह सब कुछ स्थानांतरित करें जो स्वयं नहीं किया जा सकता है। साथ ही वास्तविकता के धरातल पर रहते हुए नितांत आवश्यक चीजों को पूरा करने और अराजकता से छुटकारा पाने का साहस जुटाना चाहिए। पर अंतिम संस्करणहमारे उदाहरण में दिन की योजना इस तरह दिखती है:

शीर्षक विहीन दस्तावेज़

आप योजना की तैयारी को और अधिक सुविधाजनक बना सकते हैं यदि, अक्षर संक्षिप्ताक्षरों के साथ, सबसे महत्वपूर्ण तत्वों को इंगित करने के लिए ग्राफिक प्रतीकों का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए:

"?" - तत्काल

"!" - जरूरी

"?" - हिसाब लगाना

"*" - मिशन पूरा हुआ

"**" - कार्य विशेष रूप से अच्छा प्रदर्शन किया

"°" - स्थगन

"x" - असंभव या स्वयं हल किया गया मामला

पाँचवाँ चरण। अनुवर्ती आवश्यक

हर दिन योजना की जाँच करना और जो आज नहीं किया गया था उसे अगले दिन पर वापस धकेलना अंत में जो देरी हुई है, उसके साथ आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका है, या किसी कार्य को पार करना क्योंकि अब इसकी आवश्यकता नहीं है। कार्य दिवस के अंत में, आपको परिणामों की जांच करनी चाहिए।

एल्पेन विधि के 20 लाभ

आगामी कार्य दिवस के लिए सबसे अच्छा मूड।

अगले दिन की योजना बनाना।

दिन के कार्यों का एक स्पष्ट विचार।

दिन के प्रवाह का आदेश देना।

भूलने की बीमारी पर काबू पाना।

सबसे जरूरी पर एकाग्रता।

"कागज" काम की मात्रा को कम करना।

दिन के लक्ष्यों की उपलब्धि।

अधिक महत्वपूर्ण और कम महत्वपूर्ण चीजों का पृथक्करण।

प्राथमिकता और पुन: असाइनमेंट पर निर्णय लेना।

कार्य समूहन के माध्यम से युक्तिकरण।

हस्तक्षेप और अवांछित रुकावटों को कम करें।

कार्यों को पूरा करने में आत्म-अनुशासन।

तनाव कम करना और तंत्रिका तनाव.

अप्रत्याशित घटनाओं की शांत धारणा।

आत्म-नियंत्रण में सुधार।

दिन के अंत में सफल महसूस कर रहा है.

संतुष्टि और प्रेरणा में वृद्धि।

व्यक्तिगत परिणामों की वृद्धि।

कार्य के व्यवस्थित संगठन के कारण समय में लाभ।

समय नियोजन तकनीकों और श्रम के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के सफल उपयोग से आप हर दिन 10 से 20% समय बचा सकते हैं। इसमें कुछ आत्म-अनुशासन लगेगा, लेकिन दैनिक समय नियोजन के लाभ निर्विवाद हैं।

दैनिक अभ्यास में अपने समय की योजना बनाने और प्रबंधन करने के लिए विभिन्न प्रकार के स्व-प्रबंधन उपकरणों का उपयोग उपकरण के रूप में किया जाता है। यहां तक ​​कि नियमित टेबल भी लोड को समान रूप से फैलाने के लिए एक अच्छा उपकरण हैं। मध्यम अवधि की योजना के लिए, 12 महीनों में विभाजित एक तालिका का उपयोग किया जाता है। ऐसी तालिकाएँ, जिनका उपयोग साप्ताहिक या मासिक खंडों में समान रूप से भार को वितरित करने के लिए किया जाता है, समस्या क्षेत्रों की पहचान करने और समग्र चित्र प्रदान करने में मदद कर सकती हैं।

कार्य की प्रकृति के आधार पर, अन्य नियोजन और अनुस्मारक उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है: डेटाबेस, एक्सेल फाइलें, स्व-निर्देशित ईमेल, अलार्म घड़ी, या एक खतरनाक समय सीमा की याद दिलाने के लिए एक घड़ी। कृपया ध्यान दें कि यदि सही तरीके से उपयोग न किया जाए तो सबसे अच्छे उपकरण भी समय के चोर बन सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रतिदिन एक टू-डू सूची को अपडेट करना मददगार हो सकता है, लेकिन रोजाना कई सूचियां रखने से व्यक्ति आसानी से पागल हो सकता है। एक शाश्वत सूची को बनाए रखने और नियमित रूप से अद्यतन करने के लिए एक बेहतर तरीका है। एक फाइल कैबिनेट या मेल प्रोग्राम ऐसी सूची को बनाए रखने के तरीके हैं।

समय नियोजन, चाहे कंप्यूटर पर हो या डायरी में, समय सीमा के कैलेंडर से कहीं अधिक है। यह एक तरह का मार्गदर्शक है। समय नियोजन में समय सीमा, कार्य सूची, प्राथमिकताएं, दैनिक दिनचर्या, सप्ताह और/या महीने के अवलोकन, वर्ष के अवलोकन और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हैं।

समय नियोजन सचेत, व्यवस्थित और व्यवस्थित होना चाहिए। साधारण अनुस्मारक कैलेंडर, पॉकेट नोटबुक या बड़े, शायद डेस्कटॉप, कैलेंडर के रूप में, केवल तिथियों को चिह्नित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, सफल समय योजना के कब्र खोदने वाले हैं। इस तरह के नोट लेने वाले कैलेंडर का लाभ यह है कि वे आपको तारीखों और तारीखों को उसी तरह नेविगेट करने में मदद करते हैं जैसे ट्रेन शेड्यूल आपको स्टेशन पर प्रस्थान और आगमन के समय को नेविगेट करने में मदद करता है। जिसे वास्तव में पूरा करने की आवश्यकता होती है वह अक्सर लिखा नहीं जाता है, हालांकि प्रत्येक क्रिया के पीछे ऐसे लक्ष्य होते हैं जिन्हें हम चाहते हैं या प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। यदि हम अब समय नियोजन तकनीकों के दृष्टिकोण से सामान्य ज्ञापन कैलेंडर पर करीब से नज़र डालें, तो हम निम्नलिखित दोष पा सकते हैं।

रिमाइंडर कैलेंडर के 10 नुकसान

1. केवल शर्तें तय की जाती हैं, लेकिन कुछ कार्यों के लक्ष्य नहीं। जो वास्तव में महत्वपूर्ण है वह दिन की योजना में प्रकट नहीं होता है।

2. शेयरों की अवधि और लंबे मामलों के लिए आरक्षित समय का संकेत नहीं दिया गया है।

3. बाहरी कारकों के आधार पर मामलों का एक मनमाना क्रम स्थापित किया जाता है।

4. दिन को समग्र रूप से नहीं माना जाता है, नियोजित नहीं है।

5. मामलों को ब्लॉक में संयोजित नहीं किया जाता है, अप्रत्याशित गतिविधियों के लिए आरक्षित समय निर्धारित नहीं किया जाता है।

6. विषय की सटीक परिभाषा के बिना बैठकें निर्धारित की जाती हैं।

7. प्राथमिकताएं निर्धारित नहीं हैं।

8. मामले स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं हैं।

9. नियमित और लंबे कार्यों को हल करने के लिए कोई समय निर्धारित नहीं है।

10. फॉर्म और अन्य योजना और निर्णय लेने वाली सहायता का उपयोग नहीं किया जाता है।

इन सब से बचने के लिए, आपको एक समय डायरी का उपयोग करने की आवश्यकता है - स्व-प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण कार्य उपकरण।

टाइम डायरी क्या है? यह एक व्यक्तिगत वर्किंग कार्ड इंडेक्स है, जिसमें अलग-अलग शीट एक साथ संयुक्त होती हैं और जो आवश्यक जानकारी की तर्कसंगत व्यवस्था के लिए धन्यवाद, इसकी दृश्यता (दृश्यता) के लिए सुविधाजनक है। इसमें बहुक्रियाशीलता निहित है: साथ ही यह एक डेस्कटॉप कैलेंडर है, व्यक्तिगत डायरी, नोट बुक, प्लानिंग टूल, एड्रेस बुक, रेफरेंस बुक, आइडिया ड्राइव और कंट्रोल टूल। समय की डायरी प्रबंधक की एक निरंतर साथी है, इसलिए बोलने के लिए, लिखित स्मृति, जो हमेशा और हर जगह हाथ में रहेगी।

इसके अलावा, समय डायरी एक सुसंगत समय नियोजन प्रणाली का एक व्यावहारिक घटक है, अर्थात् दैनिक अभ्यास में उपयोग की जाने वाली सभी दैनिक योजनाओं, प्रपत्रों और शीटों का एक कार्यशील भंडारण। यह समय नियोजन का सबसे महत्वपूर्ण सहायक साधन है, व्यक्तिगत लक्ष्यों की सफल योजना में योगदान देता है, कीमती समय का सर्वोत्तम उपयोग करता है। टाइम डायरी की मदद से, आप न केवल सभी निकट और दूर की तारीखों की पूरी तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं, बल्कि सभी योजनाओं, स्वभावों, कमोबेश बड़ी परियोजनाओं की भी पूरी तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं, स्थिति में किसी भी बदलाव के लिए लचीले ढंग से प्रतिक्रिया कर सकते हैं और अपनी योजनाओं को यहां अपडेट कर सकते हैं। किसी भी समय।

समय डायरी संरचना

कैलेंडर भाग

इस भाग में आप मासिक, साप्ताहिक और दैनिक योजनाओं के लिए विभिन्न प्रपत्रों को मध्यवर्ती रजिस्टरों के साथ रख सकते हैं। विशेष महत्व दिन की योजना से जुड़ा है, जबकि मूल सिद्धांत है: एक दिन के लिए एक शीट। कैलेंडर भाग में संबंधित महीनों और दशकों के लिए नोट शीट होनी चाहिए, जो समय सीमा और लक्ष्यों को अलग-अलग हफ्तों और दिनों में स्थानांतरित करने की सुविधा प्रदान करेगी।

व्यक्तिगत दैनिक चादरें उपयोग के बाद उचित क्रम में सिलाई जा सकती हैं, और समय के साथ समय और जीवन की सफलताओं का संग्रह होता है - भविष्य के लिए जागरूक योजना के लिए एक विश्वसनीय सहायता। साप्ताहिक और मासिक शीट से सभी समय सीमा और कार्यों के साथ नई "आने वाली" दैनिक शीट प्रदान की जानी चाहिए। जन्मदिन, वर्षगाँठ, छुट्टियों, भुगतान के दिनों आदि जैसी तिथियों को संबंधित शीट से स्थानांतरित किया जाता है, इसलिए सभी व्यक्तिगत फाइलों को एकीकृत किया जा सकता है और बशर्ते कि उन्हें नियमित रूप से भरा और जांचा जाए, कुछ भी खो नहीं जाएगा।

सेवा और निजी तिथियाँ अनुभाग

यहां, उपयुक्त शीट और फॉर्म पर, आपको लिखना चाहिए और हमेशा आपके पास सबसे महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए, उदाहरण के लिए: परियोजनाओं को तैयार करने की प्रक्रिया, मेलों और सेमिनारों का समय, संगठनात्मक मिनी-योजनाएं, सबसे महत्वपूर्ण वैचारिक संक्षेप, वेतन और आय, जन्मदिन की सूची, डाक दरें, पुस्तकों की सूची, उड़ान कार्यक्रम, होटल के पते, यात्रा व्यय, विभिन्न खाद्य पदार्थों के लिए कैलोरी टेबल, फुटबॉल मैच कैलेंडर, सभी प्रकार की घटनाओं के लिए तिथियां, अनुस्मारक पत्रक, सार्वभौमिक योजना पत्रक, विचार कार्ड , आदि।

पते और फोन का अनुभाग

अनुभाग में सबसे महत्वपूर्ण फ़ोन नंबर और पते शामिल हैं जिनकी सबसे अधिक आवश्यकता होती है।

एक आम हिस्सा

वॉलेट जैसे डिब्बों में डाक टिकट, फोटो, क्रेडिट और चेक कार्ड, सर्विस पास और बैंक नोट होते हैं।

टाइम डायरी काम की गुणवत्ता में सुधार करती है और सफलता लाती है। 8 घंटे के कार्य दिवस के साथ प्राप्त युक्तिकरण हर दिन पूरे एक घंटे की बचत करता है। समय की डायरी आत्म-प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण सहायक साधन है।

ऊपर वर्णित फ्रैंकलिन प्रणाली के उपयोग को सुविधाजनक बनाने के लिए अमेरिकी विशेष डायरी का उपयोग करते हैं। डायरी के पहले पृष्ठ जीवन मूल्यों (पिरामिड की पहली मंजिल), वैश्विक लक्ष्य (द्वितीय मंजिल) का विवरण और मास्टर प्लान (तीसरी मंजिल) की रिकॉर्डिंग के लिए एक तालिका के लिए आरक्षित हैं। डायरी की शुरुआत में, वर्ष के लिए लक्ष्यों की सूची के लिए कई उचित रूप से चिह्नित पृष्ठ आवंटित किए जाते हैं (वास्तव में, दीर्घकालिक योजना है

4 मंजिल)। प्रत्येक माह और प्रत्येक सप्ताह की शुरुआत में, इस अवधि के लिए कार्यों की तालिका के लिए एक पृष्ठ आवंटित किया जाता है (अल्पकालिक योजना - 5 वीं मंजिल)। अंत में, प्रत्येक दिन का अपना पृष्ठ होता है जिसमें दिन के कार्यों की सूची (छठी मंजिल) के लिए एक तालिका होती है, और तालिका कार्यों की प्राथमिकता को इंगित करने के लिए कॉलम प्रदान करती है। जब आप काम करते हैं तो ये कॉलम भरे जाने चाहिए और दिन के अंत में इनकी जांच की जानी चाहिए। पूर्ण किए गए मामलों को "*" आइकन के साथ चिह्नित करने की अनुशंसा की जाती है। एक कारण या किसी अन्य के लिए रद्द - "x" अक्षर के साथ (कार्य रद्द करने का कारण दर्ज करना भी वांछनीय है)। स्थगित कार्यों को एक और दिन की योजना में दर्ज किया जाता है (अक्सर अगले), और वर्तमान दिन के पृष्ठ के संबंधित कॉलम में, "डिग्री" चिह्न रखा जाता है और उस दिन की योजना में तिथि जिसमें यह कार्य शामिल होता है प्रवेश किया है।

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अध्याय8. स्व-प्रबंधन

8.1. प्रबंधक की कार्य योजना

स्व: प्रबंधन, या नेता के व्यक्तिगत कार्य का संगठन, दैनिक अभ्यास में कार्य के सिद्ध तरीकों का उद्देश्यपूर्ण और सुसंगत उपयोग है। उनके लक्ष्य समय और उनकी क्षमताओं का इष्टतम उपयोग, जीवन के पाठ्यक्रम का सचेत प्रबंधन और बाहरी परिस्थितियों पर काबू पाना है।

चावल। 30. "स्व-प्रबंधन" की अंगूठी

दैनिक आधार पर विभिन्न प्रकार के कार्यों को हल करते समय, प्रबंधक विभिन्न कार्य करता है। इस प्रक्रिया को एक स्व-प्रबंधन रिंग के रूप में माना जा सकता है जो व्यक्तिगत कार्यों के बीच संबंधों को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करता है। बाहरी सर्कल में पांच कार्य दर्शाए गए हैं:

लक्ष्य की स्थापना; योजना; आगामी मामलों के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करना; दैनिक दिनचर्या और श्रम प्रक्रिया का संगठन तैयार करना; आत्म-नियंत्रण और लक्ष्यों का समायोजन।

आत्म-प्रबंधन के आंतरिक चक्र में एक एकीकृत कार्य होता है - सूचना के साथ काम करना। पहला कार्य है लक्ष्य की स्थापना।प्रत्येक प्रबंधक को अपने लिए लक्ष्य निर्धारित करने चाहिए, जिसका अर्थ है भविष्य की ओर देखना, जो हासिल किया जाना है उस पर ताकत और गतिविधि पर ध्यान केंद्रित करना और ध्यान केंद्रित करना। इस प्रकार, लक्ष्य अंतिम परिणाम बनाता है। लक्ष्य निर्धारण प्रक्रिया में कई चरण होते हैं:

निम्नलिखित अस्थायी मानदंडों के अनुसार लक्ष्यों की परिभाषा और उनका भेदभाव:

दीर्घकालिक जीवन लक्ष्य (व्यक्तिगत और पेशेवर); मध्यम अवधि के लक्ष्य (अगले 5 वर्षों के लिए); अल्पकालिक लक्ष्य (अगले 12 महीनों के लिए)।

लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए व्यक्तिगत संसाधनों का निर्धारण, जिसके लिए यह आवश्यक है: व्यक्तिगत क्षमता, अवसरों का निर्धारण करना; अपनी कमजोरियों को सूचीबद्ध करें, असफलताओं की एक सूची बनाएं और उनके कारणों को नोट करें। सोचें कि इन कमियों से कैसे छुटकारा पाया जाए; 2-3 प्रमुख फायदे और नुकसान पर प्रकाश डालें। अंत-साधन विश्लेषण करना, जिसके दौरान लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों (व्यक्तिगत, वित्तीय, समय) की वास्तविक स्थिति से तुलना की जाती है। ऐसा करने के लिए, आपको लक्ष्यों की संकलित "इन्वेंट्री सूची" का संदर्भ लेना होगा और 3-4 सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों का चयन करना होगा, उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यक साधनों का निर्धारण करना होगा और यह जांचना होगा कि और क्या हासिल करने की आवश्यकता है या प्राप्त करने के लिए क्या शुरू करना है। लक्ष्य। विशिष्ट लक्ष्यों का निर्माण (निर्दिष्ट शर्तें और वांछित परिणाम होना चाहिए)।

स्व-प्रबंधन का अगला कार्य है योजनाप्रबंधक का व्यक्तिगत समय। योजना अवधि का लगभग 1% नियोजन पर खर्च करने की अनुशंसा की जाती है। निम्नलिखित नियोजन नियम हैं:

कार्य दिवस के केवल 60% को कवर करने की योजना है, 20% को अप्रत्याशित समस्याओं को हल करने के लिए और 20% रचनात्मक गतिविधियों के लिए, उन्नत प्रशिक्षण सहित; इसके बारे में एक स्पष्ट विचार रखने के लिए खर्च किए गए समय का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण करें; जो आपने शुरू किया था उसे हमेशा पूरा करें; केवल ऐसे कार्यों की योजना बनाएं जिनका आप वास्तविक रूप से सामना कर सकें; योजनाओं में लचीलापन सुनिश्चित करना; योजनाओं में न केवल कार्यों को ठीक करें, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी दें; मामलों के निष्पादन के लिए सटीक समय सीमा और समय सीमा स्थापित करना; महत्वपूर्ण को तत्काल से अलग करना और तत्काल के अत्याचार से बचना; मामलों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन के संदर्भ में योजनाओं की लगातार समीक्षा और समायोजन; व्यक्तिगत समय के उपयोग की योजना बनाएं; बड़े कार्यों के लिए बड़ी निर्बाध अवधि और छोटे मुद्दों के लिए कम समय आरक्षित करें; सुनिश्चित करें कि अनुत्पादक गतिविधियों में यथासंभव कम समय लगता है; वैकल्पिक रूप से योजना बनाने का प्रयास करें और सर्वोत्तम विकल्प की तलाश करें; सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं का समन्वय करें।

एक साल, आधा साल, एक महीने के लिए योजनाएँ तैयार की जाती हैं, अंतिम योजना एक दैनिक योजना होती है, जो एक साप्ताहिक योजना पर आधारित होती है। यह स्थापित करता है कि दिन के दौरान कौन से कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए, और पहले से नियोजित कार्यों में गलत कार्यों को जोड़ा जाता है। इसके बाद प्रबंधक द्वारा विकसित योजनाओं का कार्यान्वयन किया जाता है। सिर के काम का तर्कसंगत संगठन मानता है परिभाषा चीजों को करने में प्राथमिकताएं।इस मामले में, किसी को इतालवी अर्थशास्त्री वी। पारेतो (1848 - 1923) द्वारा तैयार किए गए सिद्धांत को ध्यान में रखना चाहिए। सभी प्रबंधकीय कार्यों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

सबसे महत्वपूर्ण मामले (श्रेणी ए) कुल मामलों की संख्या का 15% है, और उनका महत्व 65% (लगभग 3 घंटे) है; कम महत्वपूर्ण मामले (श्रेणी बी) - उनकी कुल संख्या का लगभग 20%, उनका महत्व 20% (लगभग 1 घंटा) है; मामूली मामले (श्रेणी सी) - 65%, महत्व मामलों के कुल महत्व का 15% (लगभग 45 मिनट)।

उन्हें सौंपने की संभावना के संदर्भ में, श्रेणियों बी और सी के कार्यों का मूल्यांकन करना आवश्यक है। प्रबंधन गतिविधियों की प्रभावशीलता के लिए समय की खपत के संदर्भ में तर्कसंगत होना महत्वपूर्ण है। श्रम प्रक्रिया का संगठनप्रबंधक। इसके लिए उसके कार्य दिवस के सशर्त विभाजन को 3 भागों में विभाजित करने की आवश्यकता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि मानव प्रदर्शन कुछ उतार-चढ़ाव के अधीन है।

उच्च गतिविधि के चरणों से सटे दो घंटे का ठहराव, जिसके दौरान मानव शरीर "बख्शते" मोड में काम करता है; चरम प्रदर्शन दिन के पहले भाग में होता है, और इसलिए श्रेणी ए कार्यों को दिन की शुरुआत में किया जाना चाहिए; दोपहर के भोजन के बाद, जब उत्पादकता में गिरावट होती है, तो आपको इस अवधि का उपयोग सामाजिक संपर्कों और नियमित गतिविधियों (श्रेणी सी के कार्यों) के लिए करने की आवश्यकता होती है, जिसके बाद आपको श्रेणी बी के कार्यों के लिए आगे बढ़ना चाहिए।

व्यक्तिगत प्रदर्शन पर ध्यान दिया जाना चाहिए। यह भी सिफारिश की जाती है कि कार्य क्षमता में उतार-चढ़ाव के अनुसार, कम महत्वपूर्ण और आराम से तीव्र, जिम्मेदार गतिविधियों को वैकल्पिक करने के लिए। आपको साप्ताहिक बायोरिदम्स भी जानना चाहिए: सप्ताह के पहले दिन - विकास की अवधि; सप्ताह के मध्य में - उच्चतम उत्पादकता की अवधि; सप्ताह के अंतिम दिन कम प्रदर्शन की अवधि है। स्व-प्रबंधन का अंतिम कार्य है आत्म - संयम, जिसकी बदौलत यह निर्धारित किया जाता है कि क्या उसके द्वारा नियोजित चीजें पूरी की गईं और योजनाओं में आवश्यक समायोजन किया गया। नियंत्रण करने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि आप नियमित रूप से अपनी योजनाओं और कार्य के संगठन की जाँच करें। आत्म-नियंत्रण में बिताए गए समय का विश्लेषण शामिल है और इसे व्यक्तिगत विकास और उत्पादक कार्य के साधन के रूप में देखा जाता है। विक्टर ह्यूगो ने कहा: "वह जो हर सुबह आने वाले दिन के लिए अपने मामलों की योजना बनाता है, और नियोजित योजना का पालन करता है, उसके पास एक मार्गदर्शक धागा होता है जो उसे एक उलझे हुए और व्यस्त जीवन की भूलभुलैया के माध्यम से मार्गदर्शन करेगा।" समय के सदुपयोग के लिए आत्म-नियंत्रण योजना और एक व्यवस्थित दृष्टिकोण - यही व्यवसाय में सफलता का रहस्य है। समय बर्बाद करने वालों की सूची बनाएं। विश्लेषण करें और निष्कर्ष निकालें। क्या हटाया जा सकता है, क्या जोड़ा जा सकता है? यहाँ कुछ स्व-प्रबंधन युक्तियाँ दी गई हैं:

दिन के अंत में, कल के लिए पांच सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करें। महत्व के क्रम में उन्हें संख्या दें। यदि आपने सभी पाँचों को पूरा नहीं किया है तो चिंता न करें। कल, अधूरे काम को पूरा करने के साथ शुरू करें, भले ही वे बहुत कठिन और अप्रिय हों। ऊर्जा, नवीनीकरण और कार्य में रुचि के लिए अच्छा स्वास्थ्य आवश्यक है। बस कुछ मिनट शारीरिक गतिविधि(चलना, मौके पर दौड़ना, साथ ही विश्राम, ध्यान बदलना, ऑटो-ट्रेनिंग) आपको उत्कृष्ट शारीरिक आकार में रख सकता है। आत्म-सुधार के लिए कम से कम 20 मिनट का समय लें, छह महीने में आप चकित रह जाएंगे कि विकास का स्तर और बौद्धिक क्षमता कितनी बढ़ गई है। हर दिन पांच नए विचार लिखें जो आपके दिमाग में आते हैं और अगर यह आदत बन गई है। आप एक विचार जनरेटर बन जाएंगे। योजना। हर दिन अपनी आत्म-सुधार योजना की जाँच करें। विश्लेषण और बेहतर रिकॉर्ड परिवर्तन। यदि आप एक डायरी रखते हैं, तो आप जल्द ही अपने स्वयं के परिवर्तन देखेंगे। अपने अवचेतन का प्रयोग करें। सकारात्मक पुष्टि का प्रयोग करें और आप पाएंगे कि वे आप का एक अभिन्न अंग बन गए हैं। अपनी छवि बनाएं। मानसिक रूप से उस व्यक्ति की छवि की कल्पना करें जिसे आप बनना चाहते हैं। ऐसा दिन में कई बार करें और फिर ऐसा व्यवहार करें जैसे कि आप ही वह व्यक्ति हैं। जल्द ही आप लोगों की सहानुभूति को आकर्षित करने वाले व्यक्ति बन जाएंगे।

8.2. सिर का कार्यस्थल, इसकी एर्गोनोमिक विशेषताएं

नीचे कार्यकर्ता का कार्यस्थलप्रबंधकीय कार्य को इसके क्षेत्र के रूप में समझा जाता है श्रम गतिविधिआवश्यक उपकरणों से लैस। कार्यस्थल के लेआउट के एक तर्कसंगत संस्करण में उन क्षेत्रों के भीतर उपकरण और श्रम की वस्तुओं की नियुक्ति शामिल है जो श्रम प्रक्रियाओं को करने के लिए सबसे सुविधाजनक हैं। उन्हें कार्य क्षेत्र कहा जाता है। कार्य क्षेत्र - क्षैतिज या ऊर्ध्वाधर विमानों में एक स्थिर कार्यस्थल पर एक स्थान जिसके भीतर एक कर्मचारी बिना हिले-डुले काम कर सकता है। सामान्य और अधिकतम क्षेत्र हैं। सामान्य कार्य क्षेत्रक्षैतिज तल में यह दाएं और बाएं हाथों की उंगलियों के सिरों द्वारा उल्लिखित एक काल्पनिक चाप द्वारा सीमित होता है, जो कोहनी के जोड़ पर मुड़ा हुआ होता है और कंधे स्वतंत्र रूप से नीचे होते हैं। ऐसा क्षेत्र लगभग 1000 मिमी व्यास और 300 मिमी गहराई में रहता है। सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले उपकरण और श्रम की वस्तुएं यहां स्थित हैं और मुख्य कार्य किया जाता है। अधिकतम कार्य क्षेत्रक्षैतिज तल में एक पूरी तरह से विस्तारित मानव हाथ की उंगलियों के सिरों द्वारा उल्लिखित एक काल्पनिक चाप तक सीमित है। इस क्षेत्र में (श्रमिक अपने हाथों को फैलाकर काम करता है) श्रम के साधन कम बार उपयोग किए जाते हैं। इस मामले में परस्पर अतिव्यापी क्षेत्र (2 भुजाओं के लिए) सामने के साथ लगभग 1500 मिमी और गहराई में 500 मिमी के चाप द्वारा निर्धारित किया जाता है। आमतौर पर, तालिका के आयामों को अधिकतम पहुंच क्षेत्र से कुछ बड़ा लिया जाता है। ऊर्ध्वाधर विमान में, 5 क्षेत्र प्रतिष्ठित हैं:

निचला असहज क्षेत्र (फर्श से 750 मिमी तक); निचला वाला कम आरामदायक है (751 से 925 मिमी तक); आरामदायक (925 से 1675 मिमी तक); ऊपरी कम आरामदायक (1675 से 1925 मिमी तक); ऊपरी असहज (1925 मिमी और ऊपर से)।

काम करने की सही मुद्रा से काम में काफी सुविधा होती है और उसकी उत्पादकता बढ़ती है। वाजिब एक ऐसा काम करने वाला आसन है, जिसमें समय से पहले थकान नहीं होती है। इसके लिए यह आवश्यक है कि:

काम करने की मुद्रा स्वतंत्र और आरामदायक थी; काम करने की मुद्रा ने एक सीधी मुद्रा प्रदान की (शरीर को केवल आगे की ओर झुकाना संभव है और 10-15 डिग्री से अधिक नहीं); कुर्सी की सीट ऊंचाई में समायोज्य थी, और पैरों के लिए एक स्टैंड होना आवश्यक था;

काम की कुर्सियों और कुर्सियों को उठाने और मोड़ने के तंत्र से सुसज्जित किया जाना चाहिए जो आपको अपनी ऊंचाई के आधार पर एक आरामदायक सीट ऊंचाई और मुद्रा निर्धारित करने की अनुमति देता है। सही "बैठने" की मुद्रा ऐसी होनी चाहिए कि घुटने से कूल्हे तक बैठने वाले पैर का हिस्सा (यह इस हिस्से पर है कि शरीर का वजन वितरित किया जाता है) फर्श के समानांतर हो। 70 सेमी डेस्क पर काम करते समय 45-47.5 सेमी ऊंची कुर्सी आमतौर पर एक आरामदायक मुद्रा प्रदान करेगी। यह अनुशंसा की जाती है कि कुर्सी की सीट का अगला भाग पीछे से लगभग 2.5 सेमी ऊंचा हो, सीट की गहराई 38 सेमी से अधिक न हो। इसके लिए निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

तालिका की कामकाजी सतह पर कुछ भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होना चाहिए; श्रम की प्रत्येक वस्तु और साधन का अपना स्थान होना चाहिए, क्योंकि उनकी अव्यवस्थित व्यवस्था अनावश्यक गति और समय की बर्बादी का कारण बनती है। विदेशी अभ्यास में, "फ्री टेबल" के कानून का उपयोग किया जाता है: केवल एक काम टेबल पर हो सकता है, इसके लिए आवश्यक दस्तावेज और श्रम के साधन, बाकी सब टेबल के अंदर होना चाहिए; स्टेशनरी (पेंसिल, पेन, पेपर क्लिप, आदि) को विशेष डिवाइडर के साथ एक डेस्क दराज में संग्रहित किया जाना चाहिए; संचार प्रौद्योगिकी के सभी साधनों (टेलीफोन, फैक्स, आदि) को बाईं ओर या एक विशेष स्टैंड पर रखा जाना चाहिए ताकि उनका उपयोग बाएं हाथ से किया जा सके, दाहिने हाथ को काम के लिए खाली छोड़ दिया जाए; जिन दस्तावेजों के साथ प्रबंधक काम करता है उन्हें एक ऐसे क्षेत्र में रखा जाता है जो उन्हें एक सिंहावलोकन प्रदान करता है संसाधित दस्तावेजों के लिए एक बॉक्स में विशेष ट्रे या डिब्बे रखने की सलाह दी जाती है; दस्तावेजों और उपकरणों को इस तरह से व्यवस्थित किया जाता है कि काम के सर्वोत्तम क्रम को सुनिश्चित किया जा सके; नेता की चाल इष्टतम होनी चाहिए, अर्थात् लागत, समय और प्रयास के मामले में कम और अधिक किफायती।

8.3. ऑर्थोबायोसिस, ऑर्थोबायोसिस के घटक: विश्राम, मनोरंजन, रेचन

ऑर्थोबायोटिक्सएक विज्ञान है जो स्वास्थ्य के लोगों द्वारा आत्म-संरक्षण की तकनीक का अध्ययन करता है और जीवन को आशावाद से भर देता है। ऑर्थोबायोटिक्स के संस्थापक आई.आई. मेचनिकोव हैं, जिन्होंने "अपने स्वयं के व्यक्ति की देखभाल" का विज्ञान बनाया। ऑर्थोबायोटिक्स की नींव अंग्रेजी विचारक जैक लुबॉक द्वारा सक्सेस एंड जॉय ऑफ लाइफ नामक पुस्तक में निर्धारित की गई है, जहां यह कहा गया है कि विज्ञान की असली महिमा उसकी संपत्ति की विशालता, मिट्टी की उर्वरता या इसकी प्रकृति की सुंदरता, लेकिन जनसंख्या के नैतिक और मानसिक स्तर की ऊंचाई में। शब्द "ऑर्थोबायोटिक" शब्द "आशावाद" से आया है, जिसका लैटिन में अर्थ है "सर्वश्रेष्ठ"। ऑर्थोबायोटिक्स का आधार ऑर्थोबायोसिस है - एक उचित जीवन शैली। ऑर्थोबायोसिस- यह एक लंबी, लंबी और जोरदार बुढ़ापा प्राप्त करने के लिए मानव विकास का प्रावधान है, जो अंतिम अवधि में जीवन के साथ संतृप्ति की भावना और मृत्यु की विनम्र इच्छा के गठन की ओर ले जाता है। ऑर्थोबायोसिस "स्वास्थ्य" की अवधारणा को तीन घटकों की एकता के रूप में मानता है:

शारीरिक स्वास्थ्य; मानसिक स्वास्थ्य; नैतिक स्वास्थ्य।

प्राचीन यूनानी दार्शनिक साइमनाइड्स ने कहा: "एक व्यक्ति का सबसे अच्छा अच्छा स्वास्थ्य है, और फिर सुंदरता, ईमानदारी से अर्जित धन और अंत में, दोस्तों के बीच युवाओं की खुशियों में शामिल होने का अवसर।" स्वास्थ्य एक व्यक्ति की ऐसी स्थिति है जब वह बीमार नहीं होता है, और इसलिए उसने जीवन के विभिन्न कार्यों को पूरी तरह से करने की क्षमता नहीं खोई है। एक स्वस्थ मानव शरीर में महत्वपूर्ण गतिविधि के नए भंडार निकालने की अद्भुत क्षमता होती है। एलएन टॉल्स्टॉय ने ऑर्थोबायोसिस की अपनी प्रणाली में 5 आज्ञाएं तैयार कीं: 1. क्रोधित न हों और सभी के साथ शांति से रहें। 2. उड़ाऊ वासना से अपना मनोरंजन न करें। 3. किसी की या किसी चीज की कसम मत खाओ। 4. बुराई का विरोध मत करो, न्याय मत करो, मुकदमा मत करो। 5. लोगों के बीच कोई भेद न करें और अजनबियों के साथ-साथ अपनों से भी प्यार करें। ऑर्थोबायोटिक्स में लोगों के लिए एक उचित जीवन शैली के निर्माण के लिए कई तरह के पारंपरिक और गैर-पारंपरिक दृष्टिकोण शामिल हैं। आज, ऑर्थोबायोटिक्स के सबसे महत्वपूर्ण अभिधारणा हैं:

आपके शरीर के लिए सम्मान; जीव के जीवन के लिए शर्तों के व्यक्तिगत चयन का अनुपालन; जीवन और लोगों में रुचि का निरंतर, सचेत अहसास।

स्व-बचत के स्वच्छ नियम।ऑर्थोबायोसिस की संरचना में, स्वच्छता तीन दिशाओं में कार्य करती है: 1. व्यावसायिक स्वच्छता में शामिल हैं:

उनके कामकाजी समय के संगठन के लिए एर्गोनोमिक आवश्यकताओं का अनुपालन; एक सामान्य पारिस्थितिक वातावरण सुनिश्चित करना; आहार का अनुपालन; मानसिक और शारीरिक कार्य का विकल्प; रोकथाम खुशी का सहारा।

2. संचार स्वच्छता:

संचार के नैतिक मानदंडों और अच्छे स्वाद के नियमों का पालन; कमियों के लिए सहिष्णुता; असहमति का सम्मान।

3. व्यक्तिगत स्वच्छता। यह आपके शरीर और आत्मा की देखभाल के लिए कई उपायों के सख्त पालन में प्रकट होता है। उत्तरजीविता सूत्रकिसी व्यक्ति की जीवन गतिविधि के दैनिक समय का उचित उपयोग उसके शारीरिक, मानसिक और नैतिक स्वास्थ्य को सुनिश्चित करने के लिए किया जाना चाहिए। प्रत्येक नामित स्वास्थ्य स्थिति के लिए शर्तों को परिभाषित किया गया है। तीन समूह इस प्रकार कार्य करते हैं: शारीरिक मजबूती (मनोरंजन), मानसिक विश्राम (विश्राम), नैतिक शुद्धि और उत्थान (रेचन)। तो, मनोरंजन, विश्राम और रेचन महत्वपूर्ण घटकों के रूप में कार्य करते हैं। उन्हें विशिष्ट गतिविधियों के रूप में ऑर्थोबायोसिस में प्रस्तुत किया जाता है। उनका व्यवस्थित उपयोग स्वास्थ्य को बनाए रखने और दक्षता बढ़ाने में योगदान देता है, जो उन लोगों की मदद करता है जो इस तरह की गतिविधियों को सक्रिय, आशावादी, मानवीय सुखों और कष्टों को समझने में मदद करते हैं। उत्तरजीविता दर को एक अंश के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जिसका हर दिन का समय घटाकर सोने का समय होता है, और अंश मनोरंजन, विश्राम और रेचन पर बिताए गए समय का योग होता है। पर संख्यात्मक परिभाषाजीवित रहने की दर, नींद के शारीरिक मानदंड (छह घंटे) को जीवन शैली के अस्थायी मोड में एक निरंतर मूल्य के रूप में लिया गया था। यदि आप दिन के समय से सोने का समय घटाते हैं, तो यह पता चलता है कि 18 घंटे की जोरदार गतिविधि होती है। इस समय में तीन बार छह घंटे का चक्र होता है। यह हमारे शरीर के कामकाज में एक बार के छह घंटे के चक्र के अस्तित्व की पुष्टि करता है, अर्थात प्रत्येक छह घंटे के चक्र के दौरान, इसे मनोरंजन के रूप में एक बार (प्रति घंटा) सुरक्षा जाल (रिचार्ज) की आवश्यकता होती है, विश्राम और रेचन! प्रत्येक दिन के दौरान, मनोरंजन, विश्राम और रेचन गतिविधियों के लिए कम से कम तीन घंटे आवंटित करें। ऑर्थोबायोसिस के प्रत्येक घटक के लिए समय का विशिष्ट वितरण स्वास्थ्य की स्थिति, काम की प्रकृति, परिस्थितियों की पारिस्थितिकी पर आधारित होना चाहिए जिसमें कार्यकर्ता जीवन। आराम के समय (नींद) और शारीरिक और आध्यात्मिक गतिविधि के समय को उचित रूप से सहसंबंधित करना महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, नींद के शारीरिक मानदंड का उल्लंघन न करें। नींद की स्थिति में, मस्तिष्क को वह आराम मिलता है जो उसे अपनी जीवन शक्ति को बहाल करने के लिए चाहिए। नींद की अवधि में विचलन या इसकी अपर्याप्त गहराई से तंत्रिका तंत्र का उल्लंघन होता है, मानव मानस की स्थिति को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। व्यक्तिगत ऑर्थोबायोसिस के घटकों के कार्यान्वयन के लिए सिफारिशें। मनोरंजन।यह एक सक्रिय शारीरिक अवस्था में हमारे शरीर का रखरखाव है। शारीरिक गतिविधि लगभग सभी शरीर प्रणालियों की भलाई की कुंजी है। हम में से प्रत्येक के पास 700 मांसपेशियां, 300 जोड़, 16 हजार किमी की नसें, 96 हजार किमी हैं। नसों, धमनियों और केशिकाओं। संपूर्ण रूप से जीव की जैविक विश्वसनीयता सभी मांसपेशियों के प्रदर्शन पर निर्भर करती है। गारंटीकृत न्यूनतम शारीरिक गतिविधि का निरीक्षण करें। अरस्तू की सलाह याद रखें: चलने से शरीर गर्म होने पर मन अधिक जीवंत हो जाता है। मनोरंजन तकनीक: दैनिक शारीरिक प्रशिक्षण के लिए समय आवंटित करें: सप्ताह के दिनों में कम से कम 1 घंटा, और सप्ताहांत पर कम से कम दो। अनुशंसित शारीरिक व्यायाम: 1. सुबह स्वच्छ जिमनास्टिक 2. प्रतिपूरक जिम्नास्टिक। 3. चलना (प्रति दिन 10 हजार कदम या 7.5 किमी चलना चाहिए) 4. नृत्य। 5. प्रक्षेप्य और खेल जिम्नास्टिक। 6. श्वास व्यायाम। विश्राम -यह तंत्रिका तनाव को दूर करना है, कष्टप्रद विचारों से खुद को मुक्त करना, सकारात्मक भावनाओं को जगाना है। जीवन को छोटा करने वाले प्रभावों में भय, उदासी, निराशा, उदासी, कायरता, ईर्ष्या और घृणा प्रमुख स्थान रखते हैं। विश्राम का व्यावहारिक अर्थ दुनिया में होने वाली हर चीज से किसी व्यक्ति को छतरी से ढंकना नहीं है, बल्कि उसे अपनी भावनाओं को नियंत्रित करना, उसकी आत्मा को आत्म-उत्तेजित करना सिखाना है। विश्राम के लिए, आप निम्न में से चुन सकते हैं:ग्रुप नंबर 1 - लाफ्टर थेरेपी, डांसिंग, लाइट म्यूजिक। समूह संख्या 2 - साइकोफिजिकल जिम्नास्टिक, जल प्रक्रियाएं, मालिश। ग्रुप नंबर 3 - ऑटो-ट्रेनिंग, मेडिटेशन, रिफ्लेक्शन। हम आत्म-सम्मोहन, आत्म-विश्राम और स्विचिंग के लिए सार्वजनिक उपयोग के मामलों के बारे में बात कर रहे हैं। समूह संख्या 4 - सो जाओ। वैज्ञानिकों ने सिद्ध किया है कि यदि कोई व्यक्ति पूर्व की ओर सिर करके सोता है, तो उसे बुरे सपने आते हैं, और उसके चेहरे पर एक अस्वस्थ पीलापन दिखाई देता है। यदि सिर पश्चिम की ओर है, तो दबाव बढ़ जाएगा, रक्त शर्करा बढ़ जाएगा। दक्षिण दिशा में सिर करके सोने से पाचन क्रिया बिगड़ती है। स्वास्थ्यप्रद विकल्प: उत्तर की ओर सिर। समूह #5 - औषधीय जड़ी बूटियाँऔर हाथ में व्याकुलता, जैसे कि माला, बुनाई, कढ़ाई, विभिन्न पहेलियाँ, आदि। समूह #6 - तकनीकी साधन, स्थिर घरेलू मालिश करने वाले। समूह संख्या 7 - चिकित्सा परामनोविज्ञान के तरीकों का उपयोग। उन्हें कई प्रकारों में विभाजित किया जाता है: गैर-संपर्क बायोएनेरगेटिक मालिश, एक्स्ट्रासेंसरी धारणा और षड्यंत्र। समूह संख्या 8 - तनाव-विरोधी आत्म-समायोजन। उदाहरण के लिए, गायन, पूरक। साफ़ हो जानायह उपायों की एक प्रणाली है जो नैतिक स्वास्थ्य को मजबूत करती है। रेचन, एक नैतिक सफाई के रूप में, लोगों के मन की शांति बनाए रखने का एक तरीका है। रेचन में, नैतिक आत्म-नियंत्रण के कौशल में महारत हासिल करना बहुत महत्वपूर्ण है। रेचन की तकनीक आत्म-प्रोत्साहन, प्रकृति के साथ संचार, संगीत की आवाज़ में विसर्जन, जानवरों के साथ संचार, व्यक्तिगत कलात्मक प्रदर्शन और रचनात्मकता हैं। "हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि हमारी खुशी का 9/10 हिस्सा स्वास्थ्य पर निर्भर करता है"। (ए। शोपेनहावर)।

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परिचय

"प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना" विषय पर विचार करना, साथ ही प्रबंधक के काम की योजना और संगठन को तर्कसंगत रूप से सुधारने के मुख्य तरीकों का संकेत, बिक्री प्रबंधक के कार्य दिवस की सही योजना बनाने में मदद करेगा, एक मिनट का कीमती समय गंवाए बिना सफलतापूर्वक व्यापार करने के लिए। थीसिस की प्रासंगिकता प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के कार्य में सुधार करना है, अर्थात् घटनाओं का विकास और संगठन जो प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य के अध्ययन को युक्तिसंगत बनाने में मदद करता है, साथ ही योजना के लिए दिशानिर्देश तैयार करता है। उद्यम के प्रबंधकों की दक्षता बढ़ाने के लिए डोब्रीन्या एफडी में बिक्री प्रबंधक का व्यक्तिगत कार्य।

थीसिस का उद्देश्य एक प्रबंधक के काम की योजना और आयोजन के सैद्धांतिक पहलुओं पर विचार करना है, एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना में सुधार के लिए पद्धतिगत सिफारिशों को विकसित करना है।

अनुसंधान का उद्देश्य प्रवेश द्वार और आंतरिक दरवाजों के खुदरा और थोक व्यापार का प्रबंधक है।

अध्ययन का विषय एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना है

थीसिस के उद्देश्य के आधार पर, निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए गए थे:

* प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के अध्ययन के सैद्धांतिक आधारों का वर्णन कर सकेंगे;

* एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने में समस्याओं की पहचान करने के लिए;

सैद्धांतिक आधार रूसी लेखकों जैसे एसडी रेजनिक, वी.वी. बोंडारेंको, एस.एन. सोकोलोव, एस.आई. कलिनिन और ईएम कोरोटकोव, एन.आई. काबुश्किन, डीडी वाचुगोवा, ओएस .आई नौमोव, एन.ए. ज़ेलिंस्की, एल.आई.लुकिचेवा, जी.बी. काज़नाचेवा, बी.ए. अनिकिन, वी.एन.

पहला अध्याय उन गुणों को प्रस्तुत करता है जो एक आधुनिक प्रबंधक की विशेषता रखते हैं, एक प्रबंधक के कार्य समय की लागत के सिद्धांतों और विश्लेषण की खोज करते हैं, और एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की सैद्धांतिक योजना पर विचार करते हैं।

दूसरा अध्याय एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" की गतिविधियों का वर्णन करता है, संगठन की संरचना, एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" में एक प्रबंधक के काम का विश्लेषण करती है, एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने में मुख्य समस्याओं की पहचान करती है।

तीसरे अध्याय में, उन उपायों पर विचार किया गया है जो प्रबंधक के व्यक्तिगत समय के उपयोग को युक्तिसंगत बनाने में मदद करते हैं, एलएलसी एफडी "डोब्रीन्या" में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना के लिए पद्धतिगत सिफारिशें विकसित की जाती हैं।

परिणामस्वरूप, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं:

एक बिक्री प्रबंधक के काम के प्रभावी प्रबंधन और संगठन के लिए, अपने समय की योजना बनाना, दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष के लिए कार्य योजना तैयार करना आवश्यक है। इसके अलावा, समय प्रबंधन के लिए, एक प्रबंधक को स्व-प्रबंधन में संलग्न होना चाहिए, जो कि अपने समय का बेहतर और सार्थक उपयोग करने के लिए दैनिक अभ्यास में काम के सिद्ध तरीकों का सुसंगत और उद्देश्यपूर्ण उपयोग है।

अध्याय 1

1.1 गुण जो आधुनिक प्रबंधक की विशेषता रखते हैं

विश्व इतिहास में प्रबंधन के दृष्टिकोण से, एक प्रभावी या अप्रभावी प्रबंधन अवधारणा का उपयोग करने वाले राजा या राजनेता नहीं, बल्कि स्मार्ट या बेवकूफ प्रबंधक हैं। इसलिए, ऐतिहासिक नेताओं की हार उनकी प्रबंधन अवधारणाओं, प्रबंधन के दृष्टिकोण और श्रम संगठन के सिद्धांतों की हार है।

संगठन में प्रबंधक तथाकथित प्रबंधन कर्मियों, प्रबंधन तंत्र का निर्माण करते हैं, जिसे अक्सर संगठन का प्रबंधन कहा जाता है। "प्रबंधकीय कर्मियों" की अवधारणा की सामग्री की व्याख्या आधुनिक प्रबंधन में काफी व्यापक और अस्पष्ट रूप से की जाती है। अंतरराष्ट्रीय संगठनश्रम अनुशंसा करता है कि प्रबंधन कर्मियों को श्रमिकों की एक विस्तृत श्रेणी का हिस्सा माना जाए, जिसमें प्रबंधकों के अलावा, अन्य विशेषज्ञ - पेशेवर शामिल हैं। इसका आधार गतिविधि के अन्य क्षेत्रों में प्रबंधकों और विशेषज्ञों के काम में घनिष्ठ संबंध माना जाता है, उदाहरण के लिए, अर्थशास्त्री, प्रौद्योगिकीविद, मनोवैज्ञानिक, और इसी तरह; अपने पेशेवर ज्ञान का उपयोग करते हुए, वे संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों को स्थापित करने और सिद्ध करने के साथ-साथ उनके व्यावहारिक कार्यान्वयन के तरीकों को विकसित करने में महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करते हैं। उनके बीच लगातार संपर्क - आवश्यक शर्तसंगठन का सामान्य कामकाज।

"प्रबंधन" शब्द का अर्थ है अग्रणी लोग, और "नेता" का अर्थ है "हाथ से नेतृत्व करना।" अभ्यास से पता चलता है कि कुछ प्रबंधक कुशलता से लोगों का नेतृत्व करते हैं, जो सफलतापूर्वक उत्पन्न होने वाली कठिनाइयों पर काबू पाते हैं, जबकि अन्य ऐसी स्थितियों में अधीनस्थों की ओर से केवल अविश्वास का कारण बनते हैं और असफल होते हैं। समझाने में असमर्थता, अधीनस्थों के कार्यों को प्रेरित करने और अंत में, किसी व्यक्ति को प्रभावित करने के लिए ताकि वह प्रबंधक द्वारा किए गए निर्णय को पूरा करना चाहता है, इस बात का प्रमाण है कि नेता के पास उन गुणों का पूरा सेट नहीं है जो एक प्रबंधक को चाहिए। नेतृत्व की अवधारणा का उपयोग लंबे समय से विभिन्न क्षेत्रों - राजनीति, सैन्य क्षेत्र, संगठनों के संबंध में किया जाता रहा है। तदनुसार, नेतृत्व की विभिन्न परिभाषाएँ हैं, जो इसकी विशेषताओं पर जोर देती हैं जो इस क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण हैं। सैद्धांतिक कार्यों में, नेतृत्व को संगठन के लोगों को सक्रिय करने की क्षमता, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए लोगों को अनुसरण करने और प्रभावित करने के लिए एक उदाहरण स्थापित करने की क्षमता के रूप में प्रकट किया जाता है।

अपने लेखन में, वी.वी. ग्लूखोव एक प्रबंधक को एक नेता के रूप में वर्णित करता है, एक नेता को अपने अनुयायियों को समझना चाहिए, और उन्हें अपने आसपास की दुनिया और उस स्थिति को समझना चाहिए जिसमें वे खुद को पाते हैं। क्योंकि दोनों लोग और परिस्थितियाँ लगातार बदल रही हैं, एक प्रबंधक को चल रहे परिवर्तन के अनुकूल होने के लिए पर्याप्त लचीला होना चाहिए। स्थिति को समझना और मानव संसाधनों का प्रबंधन करना जानना - आवश्यक घटकप्रभावी नेतृत्व। यह सब इंगित करता है कि प्रबंधक का प्रबंधकीय कार्य उन प्रकार की मानवीय गतिविधियों में से एक है जिसके लिए विशिष्ट व्यक्तिगत गुणों की आवश्यकता होती है जो किसी विशेष व्यक्ति को प्रबंधकीय गतिविधियों के लिए पेशेवर रूप से उपयुक्त बनाते हैं।

नियोक्ताओं की घोषणाओं में, आवेदक के लिए आवश्यकताओं के बीच, "दर्शकों से बात करने की क्षमता" अक्सर पाई जाती है। व्यावसायिक जीवन में सफलता काफी हद तक अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता पर निर्भर करती है, इसलिए इस कौशल के महत्व को कम आंकना मुश्किल है। भाषण कला सीखना कई कठिनाइयों से जुड़ा है, क्योंकि "बुरी आदतें" भाषण व्यवहार में तय होती हैं। ये हैं, उदाहरण के लिए, गलत उच्चारण, अनावश्यक हावभाव, गलत शब्द क्रम और वाक्यांशों के निर्माण का तरीका। बोलने की क्षमता के लिए पतला, व्यवस्थित सोच आवश्यक है। सार्वजनिक बोलने की कला बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन इसमें महारत हासिल करने के लिए प्रयास, आत्म-नियंत्रण, अभ्यास और निरंतर सुधार की इच्छा की आवश्यकता होती है। संवाद करने की क्षमता भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। अक्सर बातचीत में, सफलता उस पक्ष द्वारा प्राप्त नहीं की जाती है जिसके पास एक मजबूत स्थिति होती है, बल्कि उस व्यक्ति द्वारा प्राप्त की जाती है जो संवाद को अधिक सफलतापूर्वक संचालित करना जानता है, यह व्यावसायिक भागीदारों या वरिष्ठों के साथ संवादों में अपने विचारों को सही ढंग से व्यक्त करने में असमर्थता है। कई प्रतिभाशाली लोग छाया में रहते हैं।

इस संबंध में विशेष रुचि बाधाओं की अवधारणा है। विचार यह है कि सभी प्रबंधकों के पास अपने प्रदर्शन को विकसित करने और सुधारने के अवसर हैं। हालांकि, ऐसे क्षेत्र हैं जिनमें वे इसे हल्के ढंग से अक्षम करने के लिए हैं। प्रबंधक के ऐसे कार्यों को प्रतिबंध के रूप में माना जाता है। ऐसी सीमाओं की पहचान करने के बाद, कोई उन कारकों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है जो प्रबंधक की सभी व्यक्तिगत क्षमताओं की पूर्ण प्राप्ति को रोकते हैं।

इस संबंध में, एक प्रबंधक की गतिविधियों में निम्नलिखित 11 संभावित सीमाएं सामने आती हैं।

1. खुद को प्रबंधित करने में असमर्थता। प्रत्येक प्रबंधक को स्वयं को प्रबंधित करना सीखना चाहिए और एक अद्वितीय और अमूल्य संसाधन के रूप में स्वयं के साथ संवाद करना चाहिए। वे नेता जो खुद को प्रबंधित करना नहीं जानते (सही ढंग से "डिस्चार्ज", संघर्षों और तनावों से निपटते हैं, समय, ऊर्जा और कौशल का कुशलता से उपयोग करते हैं) खुद को प्रबंधित करने में असमर्थता से सीमित हैं।

2. धुंधला व्यक्तिगत मूल्य। प्रबंधकों को व्यक्तिगत मूल्यों और सिद्धांतों के आधार पर हर दिन असंख्य निर्णय लेने चाहिए। यदि व्यक्तिगत मूल्य स्वयं और दूसरों के लिए स्पष्ट नहीं हैं, तो उन्हें विकृत रूप में माना जाएगा। नतीजतन, प्रबंधकीय निर्णय लेने और लागू करने की दक्षता कम हो जाएगी। इसलिए, प्रबंधक जिन्होंने अपने स्वयं के मूल सिद्धांतों और मूल्यों को परिभाषित नहीं किया है, वे व्यक्तिगत मूल्यों के धुंधलेपन से सीमित हैं।

3. अस्पष्ट व्यक्तिगत लक्ष्य। ऐसे प्रबंधक हैं जो अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों में स्पष्टता की कमी रखते हैं, लेकिन कुछ ऐसे भी हैं जो असाधारण संयम दिखाते हैं और अपने जीवन में ध्यान केंद्रित करते हैं। ऐसा क्यों हो रहा है? तथ्य यह है कि कुछ अच्छी तरह से जानते हैं कि वे क्या चाहते हैं, जबकि अन्य नहीं करते हैं। एक प्रबंधक जो अपने लक्ष्यों को परिभाषित करने में असमर्थ है, वह प्रबंधकीय सफलता प्राप्त नहीं कर सकता है और व्यक्तिगत लक्ष्यों की अस्पष्टता से सीमित है।

4. बाधित व्यक्तिगत विकास। आत्म-विकास की क्षमता न केवल निरंतर अध्ययन की विशेषता है, बल्कि अर्जित ज्ञान को व्यवहार में लाने की क्षमता से भी है।

एक प्रबंधक के लिए मान्यता प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, और इसके लिए आपको अपने स्वयं के विकास पर लगातार काम करने की आवश्यकता है। प्रबंधक की क्षमता की पहचान का अभाव एक प्रमुख सीमा है। रुके हुए आत्म-विकास की विशेषता वाले नेता अक्सर तीव्र स्थितियों से बचते हैं, अपनी मौजूदा (छिपी हुई) क्षमताओं को विकसित नहीं करते हैं।

5. समस्याओं को हल करने में असमर्थता (निर्णय लेने)। एक प्रबंधक की विशेष प्रतिभा जल्दी और सही तरीके से निर्णय लेने की क्षमता होती है। समस्या को हल करना कभी भी आसान नहीं होता है, लेकिन संबंधित कौशल को बहुत विकसित किया जा सकता है।

एक प्रबंधक जो समस्या-समाधान कौशल की सीमा से ग्रस्त है, वह लगातार खुद को अनसुलझे मुद्दों को कल के लिए छोड़ने की अनुमति देता है। नतीजतन, समस्याओं का एक बड़ा चक्र जमा हो जाता है जिसे प्रबंधक अब हल करने में सक्षम नहीं है। स्वाभाविक रूप से, ऐसा प्रबंधक विफल रहता है।

6. काम में रचनात्मकता की कमी। आप कई उदाहरण दे सकते हैं जब कोई विशेष प्रबंधक अपनी गतिविधियों में एक रचनात्मक (गैर-मानक) दृष्टिकोण दिखाता है। यह गुण आधुनिक प्रबंधकों के लिए विशेष रूप से आवश्यक है।

प्रबंधन में रचनात्मकता को हमेशा अत्यधिक महत्व दिया गया है। एक रचनात्मक व्यक्ति अनिश्चितता की स्थिति में काम करने के लिए तैयार होता है। प्रबंधक जो अपनी गतिविधियों में एक स्थितिजन्य (अप्रत्याशित) दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, वे कई भूमिकाएँ निभाने में सक्षम होते हैं, स्थिति के आधार पर अपने कार्यों को समय पर समायोजित करते हैं।

7. लोगों को प्रभावित करने में असमर्थता। प्रभाव के मामलों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है व्यक्तित्व कारक. बहुत से लोग अधिकार, आचरण, प्रभाव के गैर-मौखिक रूपों (इशारों, उपस्थिति, आदि) से प्रभावित होते हैं।

प्रबंधक जो इस अवसर के लिए उचित रूप से अत्यधिक प्रभावशाली पोशाक होते हैं, एक प्रेरक उपस्थिति रखते हैं, अपने विचारों को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करते हैं, अपने आप में आश्वस्त होते हैं, और स्पष्ट निर्देश देते हैं।

कम प्रभाव वाले प्रबंधक अक्सर दूसरों को उनकी बात न सुनने के लिए और अपने साथियों द्वारा पर्याप्त शक्तिशाली नहीं माने जाने के लिए दोषी ठहराते हैं। एक प्रबंधक जो पर्याप्त रूप से लगातार नहीं है, दूसरों के साथ आपसी समझ नहीं रखता है, खुद को व्यक्त करने की अविकसित क्षमता के साथ, दूसरों को प्रभावित करने में असमर्थता से सीमित है।

8. प्रबंधकीय कार्य की बारीकियों की गलतफहमी। इस सीमा का सार यह है कि प्रबंधक को व्यक्तिगत श्रम के माध्यम से नहीं, बल्कि दूसरों के श्रम के माध्यम से परिणाम प्राप्त करना चाहिए। जब तक प्रबंधक इस बात की प्रभावशीलता का मूल्यांकन नहीं करते कि वे अन्य "लोगों को कैसे प्रबंधित करते हैं, वे संगठन की गतिविधियों में उच्च परिणाम प्राप्त नहीं करेंगे। इसलिए, प्रबंधक जो कर्मचारियों की प्रेरणा को नहीं समझते हैं, वे प्रबंधकीय कार्य के सार की अपर्याप्त समझ से सीमित हैं।

9. कम संगठनात्मक कौशल (नेतृत्व करने में असमर्थता)। हम टीम के सदस्यों को "ऊर्जावान" करने के लिए प्रबंधक की क्षमता, श्रम प्रक्रिया को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने की क्षमता के बारे में बात कर रहे हैं। श्रम प्रक्रिया की अतालता और काम के लागू तरीकों की अक्षमता इस तथ्य की ओर ले जाती है कि लोग भविष्य के बारे में असुरक्षित महसूस करते हैं, काम से संतुष्टि प्राप्त नहीं करते हैं और तदनुसार, अपनी क्षमताओं से नीचे काम करते हैं। ऐसे में नेता के योगदान को कम ही लोग पहचानते हैं इसलिए टीम का मनोबल तेजी से गिर रहा है. एक प्रबंधक जो अपने अधीनस्थों से व्यावहारिक परिणाम प्राप्त करने में विफल रहता है, वह नेतृत्व क्षमता की कमी से सीमित होता है।

10. पढ़ाने में असमर्थता। प्रत्येक नेता को उन लोगों की क्षमता बढ़ाने का ध्यान रखना चाहिए जिनका वह नेतृत्व करता है। अच्छा नेताअन्य बातों के अलावा, एक शिक्षक की भूमिका में कार्य करता है। व्यावसायिक विकास, चाहे वह किसी भी रूप में किया जाए, प्रबंधकीय दक्षता का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। इसलिए, एक प्रबंधक जिसके पास दूसरों को विकसित करने में मदद करने की क्षमता और धैर्य की कमी है, वह सिखाने में असमर्थता से सीमित है।

11. टीम बनाने में असमर्थता। एक निश्चित संयुक्त रूप से की गई गतिविधि के आधार पर एकजुट लोगों के स्थिर समूहों में, सबसे महत्वपूर्ण भूमिका श्रम सामूहिक की है।

N.I. Kabushkin एक प्रबंधक के बारे में लिखते हैं: जब एक प्रबंधक एक समूह को एक योग्य और उत्पादक टीम में बदलने में विफल रहता है, तो वे कहते हैं कि ऐसा प्रबंधक समूह बनाने की कम क्षमता से सीमित है।

इस प्रकार, बाजार अर्थव्यवस्था के लिए प्रबंधक की आवश्यकता होती है:

खुद को प्रबंधित करने की क्षमता;

उचित व्यक्तिगत मूल्य;

स्पष्ट व्यक्तिगत लक्ष्य;

निरंतर व्यक्तिगत विकास (विकास);

समस्या को सुलझाने के कौशल;

संसाधनशीलता और नवाचार करने की क्षमता;

दूसरों को प्रभावित करने की क्षमता;

आधुनिक प्रबंधन दृष्टिकोण का ज्ञान;

अधीनस्थों को प्रशिक्षित करने की क्षमता;

कार्यबल बनाने और विकसित करने की क्षमता

एक प्रबंधक द्वारा आवश्यक गुणों को अधिकांश विशेषज्ञों द्वारा तीन समूहों में विभाजित किया जाता है: पेशेवर, व्यक्तिगत और व्यावसायिक।

अपने कार्यों में, एस.आई. कलिनिन एक प्रबंधक के गुणों को इस प्रकार मानते हैं: पेशेवर में वे शामिल हैं जो किसी भी सक्षम विशेषज्ञ की विशेषता रखते हैं और जिसका कब्जा एक नेता के रूप में अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए केवल एक आवश्यक शर्त है।

इसमे शामिल है:

उच्च स्तर की शिक्षा, उत्पादन अनुभव, प्रासंगिक पेशे में योग्यता;

विचारों की व्यापकता, विद्वता, अपने स्वयं के और गतिविधि के संबंधित क्षेत्रों दोनों का गहरा ज्ञान;

निरंतर आत्म-सुधार, महत्वपूर्ण धारणा और आसपास की वास्तविकता पर पुनर्विचार की इच्छा;

नए रूपों और काम के तरीकों की खोज करें, दूसरों की मदद करें, उनका प्रशिक्षण;

अपने काम की योजना बनाने की क्षमता।

कौशल के तीन समूह हैं जो प्रबंधक की व्यावसायिक गतिविधि का आधार बनते हैं: वैचारिक (पर आधारित) उच्चतम स्तरइसका हिस्सा 50% तक पहुँच जाता है), पारस्परिक और विशेष

(तकनीकी)। प्रबंधन के निचले स्तरों पर इसका हिस्सा भी लगभग 50% है।

V.N. Burkov, N.A. Korgin और D.A. Novikov का मानना ​​​​है: एक प्रबंधक के व्यक्तिगत गुण, सिद्धांत रूप में, अन्य कर्मचारियों के व्यक्तिगत गुणों से बहुत भिन्न नहीं होने चाहिए, जो सम्मान और सम्मान चाहते हैं, इसलिए, अधिकार सकारात्मक गुणसफल नेतृत्व के लिए भी एक शर्त है।

हालाँकि, यह पेशेवर या व्यक्तिगत नहीं है, बल्कि व्यावसायिक गुण हैं जो किसी व्यक्ति को एक नेता बनाते हैं, जिसमें शामिल हैं:

एक संगठन बनाने की क्षमता, अपनी गतिविधियों को आवश्यक सब कुछ प्रदान करना, कलाकारों के बीच कार्यों को निर्धारित करना और वितरित करना, उनके कार्यान्वयन का समन्वय और नियंत्रण करना, उन्हें काम करने के लिए प्रोत्साहित करना;

ऊर्जा, प्रभुत्व, महत्वाकांक्षा, सत्ता की इच्छा, व्यक्तिगत स्वतंत्रता, किसी भी परिस्थिति में नेतृत्व, और कभी-कभी किसी भी कीमत पर, दावों का एक अतिरंजित स्तर, साहस,

किसी के अधिकारों की रक्षा में निर्णायकता, मुखरता, इच्छाशक्ति, सटीकता, असंबद्धता;

संपर्क, सामाजिकता, लोगों को जीतने की क्षमता, उनकी बात की शुद्धता को समझाने के लिए, नेतृत्व करने के लिए;

उद्देश्यपूर्णता, पहल, समस्याओं को हल करने में दक्षता, मुख्य चीज को जल्दी से चुनने और उस पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो इसे पुनर्गठित करना आसान है;

जिम्मेदारी, खुद को प्रबंधित करने की क्षमता, किसी का व्यवहार, काम करने का समय, दूसरों के साथ संबंध, उन्हें शिक्षित करना;

परिवर्तन की इच्छा, नवाचार, स्वयं जोखिम लेने की इच्छा और अधीनस्थों को अपने साथ ले जाना।

वीआर वेस्निन का तर्क है कि प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर इन गुणों के संबंध में प्रबंधकों की आवश्यकताएं समान नहीं हैं। निचले स्तरों पर, उदाहरण के लिए, निर्णायकता, सामाजिकता और कुछ आक्रामकता को अधिक महत्व दिया जाता है; उच्च स्तर पर, रणनीतिक रूप से सोचने, स्थिति का आकलन करने, नए लक्ष्य निर्धारित करने, परिवर्तन करने और अधीनस्थों की रचनात्मक प्रक्रिया को व्यवस्थित करने की क्षमता को पहले स्थान पर रखा जाता है।

इन शर्तों के तहत, नौकरी के विवरण या प्रबंधक के कार्यस्थल पासपोर्ट की आवश्यकताओं पर ध्यान देना सबसे अच्छा है।

I.N. Vasilyeva, G.S. Zhelninsky आर्थिक विकास की नई परिस्थितियों में एक प्रबंधक के गुणों की विशेषता है, जो उस मॉडल को दर्शाता है जिसमें मुख्य चरित्र लक्षणआधुनिक प्रबंधक:

1. प्रबंधक एक वैश्विक रणनीतिकार होता है जिसे प्रतिस्पर्धी माहौल में प्रबंधन करने की समझ होनी चाहिए।

2. एक प्रबंधक एक "तकनीकी" दृष्टिकोण वाला व्यक्ति होता है, जो प्रौद्योगिकियों के महत्व को पहचानता है और समझता है, मुख्य रूप से सूचना प्रौद्योगिकियां, जो मौलिक रूप से प्रदान करती हैं नया स्तरसूचना प्राप्त करने और प्रसारित करने की उच्च गति और किए गए निर्णयों की गुणवत्ता और वैधता में सुधार के कारण प्रबंधन।

3. एक प्रबंधक एक राजनेता होता है, यानी एक व्यक्ति जो बड़ी संख्या में गैर-बाजार कारकों को ध्यान में रखते हुए अपने काम का निर्माण करने के लिए बाध्य होता है जो एक वैश्वीकृत अर्थव्यवस्था के संदर्भ में अन्य संगठनों के साथ संबंधों की नई प्रकृति को दर्शाता है।

4. एक प्रबंधक एक नेता और नवप्रवर्तक होता है, अर्थात, संगठन में एक व्यक्ति जो दूसरों के लिए एक मॉडल होता है, नए की भावना रखता है, उचित जोखिम से डरता नहीं है और एक उद्यमी के गुणों को दिखाता है।

आधुनिक प्रबंधन के सिद्धांत और व्यवहार में, मॉडल के अंतिम तत्व का विशेष महत्व है, क्योंकि यह सृजन की आशाओं से जुड़ा है। नई प्रणालीएक ओर प्रबंधकों और दूसरी ओर कलाकारों के बीच संबंध। कुछ समय पहले तक, यह माना जाता था कि सूचीबद्ध व्यक्तित्व लक्षण लोगों को या तो प्रकृति द्वारा सम्मानित किया जाता है, या वे परीक्षण और त्रुटि से कई वर्षों के काम की प्रक्रिया में उन्हें प्राप्त करते हैं। हालांकि, विज्ञान की नवीनतम उपलब्धियां (समाजशास्त्र और मनोविज्ञान सहित) मानवीय संबंधों की प्रकृति और गंभीर वैज्ञानिक आधार पर लोगों को प्रबंधित करने की कला का अध्ययन करना संभव बनाती हैं, न कि केवल अर्जित अनुभव पर निर्भर करती हैं। आधुनिक कंपनियांऔर निगम सुनहरे सिद्धांत पर आधारित संचार के नियमों और रूपों में प्रबंधकों को प्रशिक्षण देने के लिए बहुत सारा पैसा खर्च करते हैं: प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों की निर्माण करने में असमर्थता के कारण संभावित ग्राहकों या बिक्री बाजारों को खोने की तुलना में आज इस पैसे को खर्च करना बेहतर है। ग्राहकों, नेताओं, दोस्तों के साथ अन्य लोगों के साथ संबंध (परिशिष्ट 1, 2)।

संक्षेप में, हम संगठनों में प्रबंधकों के कार्यों की सामग्री के संबंध में कुछ सामान्यीकरण कर सकते हैं। (परिशिष्ट 3)। वे सम्मिलित करते हैं:

संगठन और उसकी इकाइयों द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्य निर्धारित करना;

विकास की एक सामान्य रेखा (नीति, अवधारणा) तैयार करना और विभिन्न अवधियों में योजनाओं को लागू करने के लिए किए जाने वाले कार्यों का निर्धारण करना;

लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए स्थितियां बनाना, जिसमें एक संगठनात्मक संरचना तैयार करना, कार्यों और कार्यों की संरचना करना, विभागों और कर्मचारियों के बीच निर्णय लेने की शक्तियों का वितरण, समन्वय और संचार के आवश्यक चैनलों को डिजाइन करना शामिल है;

कर्मचारियों की गतिविधि को प्रोत्साहित करना, उनके कार्यों को निर्देशित करना और मानदंडों, नियमों और प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन की निगरानी करना। ऐसा करने के लिए, प्रबंधक कार्य की प्रक्रिया में निर्देश और सहायता प्रदान करते हैं, कर्मचारियों के कार्यों का समन्वय करते हैं, नियंत्रण करते हैं और यदि आवश्यक हो, तो योजनाओं या कार्य प्रगति में समायोजन करते हैं।

1.2 प्रबंधक के काम के घंटों के सिद्धांत और विश्लेषण

प्रबंधन के क्षेत्र में प्रसिद्ध जर्मन विशेषज्ञ जी। सीवर्ट ने कार्य समय की योजना बनाने के लिए कुछ नियम विकसित किए:

अप्रत्याशित कार्यों को हल करने के लिए 20% और रचनात्मक गतिविधियों (उदाहरण के लिए, व्यावसायिक विकास) के लिए 20% छोड़कर 60% के लिए एक कार्य दिवस की योजना बनाएं।

समय के उपयोग को सावधानीपूर्वक दस्तावेज और नियंत्रित करें, जो आपको इसके बारे में एक स्पष्ट विचार रखने की अनुमति देता है, इसके लिए भविष्य की जरूरतों और इसके सही वितरण का निर्धारण करता है।

आगामी अवधि के कार्यों को दीर्घकालिक और अल्पकालिक में अलग करें, उन्हें हल करने के लिए कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित करें।

आपने जो शुरू किया है उसे हमेशा लगातार पूरा करें।

लचीली योजनाएँ बनाएं।

टीम की क्षमताओं के अनुसार गणना किए गए कार्यों की वास्तविक मात्रा की योजना बनाएं।

बकाया कार्यों को अगली अवधि के लिए योजनाओं में स्वचालित रूप से ले जाएं।

योजनाओं में न केवल स्वयं कार्य, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी प्रतिबिंबित करें।

सटीक समय सीमा निर्धारित करने के लिए और इस या उस मामले के लिए उतना ही समय प्रदान करना जितना वास्तव में लगता है।

सभी प्रकार के कार्यों के कार्यान्वयन के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करते हुए, आत्म-अनुशासन के सिद्धांत को लागू करें।

व्यवसाय में प्राथमिकताएं निर्धारित करें।

अपने कार्यों में, वी.एन. बुर्कोव, एन.ए. कोर्गिन, और डीए नोविकोव का मानना ​​​​है कि प्रबंधक के काम के समय की योजना बनाना मुख्य कार्यों में से एक है, साथ ही साथ संगठन की गतिविधियों की समग्र रूप से योजना बनाना है। हमारे देश में, प्रबंधकों ने अभी तक यह नहीं सीखा है कि इससे कैसे निपटें और अमेरिकी सहयोगियों की तुलना में इस प्रक्रिया में 4 गुना कम समय दें। जैसा कि पश्चिमी अर्थशास्त्रियों ने नोट किया है, कार्यों के स्पष्ट विवरण के साथ योजना शुरू करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, मामलों और संभावित बाधाओं की एक सूची तैयार की जाती है, जिन्हें दूर करने के लिए अलग समय की आवश्यकता होगी। भविष्य में इस सूची का विश्लेषण आपको योजना को समायोजित करने और गैर-आवश्यक बिंदुओं को समाप्त करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, समय नियोजन प्रबंधन को अपने स्वयं के विचारों के बारे में गंभीर रूप से सोचने और उन्हें समय पर हल करने के प्रभावी तरीके खोजने की अनुमति देता है, जिससे एक निश्चित समय बनता है। योजना प्रबंधक को मुख्य कार्यों को हल करने के समय और समय को ध्यान में रखते हुए मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है। नियोजन के परिणामस्वरूप, कार्य दिवस की संरचना में सुधार होता है और समय-निर्धारण की संभावना उत्पन्न होती है।

आई.टी. बालाबानोव योजना पर विचार करता है, एक निर्णय प्रदान करता है चुनौतियोंतर्कसंगत क्रम में। सबसे पहले, एक निश्चित समय सीमा या सबसे अधिक श्रमसाध्य, समय लेने वाले काम के साथ काम करने की योजना है। अप्रिय चीजों को स्थगित करना अवांछनीय है, उन्हें दूसरों के सामने करना बेहतर है। अगला, नियमित कार्य और दैनिक कर्तव्यों के कार्यान्वयन की योजना बनाई गई है। योजना में अंतिम माध्यमिक और प्रासंगिक मामले हैं जिनमें अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है (वर्तमान पत्राचार पढ़ना, कार्यस्थलों के आसपास जाना)। मुख्य बात - नियोजन प्रक्रिया में, मामलों को पूरा करने की सटीक समय सीमा निर्धारित की जाती है।

लेकिन ऐसा होता है कि आगामी नियोजित कार्य निर्धारित समय पर पूरा नहीं किया जा सकता है, और फिर उन्हें बाद की तारीख में स्थगित करने की आवश्यकता होती है।

समय का सावधानीपूर्वक प्रलेखन और इसके उपयोग पर नियंत्रण नियोजन के लिए एक पूर्वापेक्षा है। कई प्रकार की समय उपयोग योजनाएं हैं: दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक।

लंबी अवधि की योजनाओं की मदद से, कई वर्षों, कभी-कभी दशकों के लिए डिज़ाइन किए गए प्रमुख जीवन लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक समय की संरचना निर्धारित की जाती है। यह शिक्षा, पदोन्नति, और इसी तरह से संबंधित कार्य हो सकता है।

मध्यम अवधि की योजनाएँ - वार्षिक, जिसमें उत्पादन प्रकृति के बड़े विशिष्ट कार्यों को हल करने के लिए समय का वितरण किया जाता है।

अल्पकालिक - मध्यम और दीर्घकालिक योजनाओं को निर्दिष्ट करने वाली समस्याओं को हल करने के लिए समय का टूटना शामिल है। इनमें शामिल हैं: त्रैमासिक, मासिक, दस-दिन, साप्ताहिक और दैनिक। मासिक योजनाओं से शुरू होकर, समय की गणना पहले से ही घंटों में होती है। छोटी अवधि की योजनाओं में सबसे महत्वपूर्ण दैनिक है। इसमें एक दर्जन से अधिक समस्याएं शामिल नहीं हैं, जिनमें से एक तिहाई मुख्य हैं जिन्हें पहले स्थान पर लागू किया जा रहा है। ये चीजें, साथ ही साथ सबसे अप्रिय, आमतौर पर दिन के पहले भाग (सुबह में) के लिए बनाई जाती हैं। यह प्रबंधक को शाम तक उन्हें पूरा करने की अनुमति देता है। दैनिक योजना में, सजातीय कार्यों को एक ब्लॉक में बांटा गया है, जो प्रबंधक के समय को महत्वपूर्ण रूप से बचाता है और उसे एक कार्य से दूसरे कार्य में कूदने की अनुमति नहीं देता है।

दैनिक योजना और ब्रेक में ध्यान में रखा गया। वे प्रबंधक के प्रदर्शन और कार्य दिवस की शुरुआत के बाद से बीत चुके समय के आधार पर निर्धारित किए जाते हैं। कार्य दिवस की शुरुआत से समय की अवधि में वृद्धि के साथ थकान बढ़ जाती है, स्वाभाविक रूप से, इससे प्रबंधक या उसके अधीनस्थों की उत्पादकता कम हो जाती है।

नियोजन की सभी तकनीकों और विधियों का ज्ञान आपको कार्य दिवस के भीतर उनकी जटिलता, कठिनाई, जिम्मेदारी, तनाव के आधार पर कार्यों को सही ढंग से वितरित करने और उन्हें वैकल्पिक रूप से वैकल्पिक करने की अनुमति देता है।

दैनिक योजना को ठीक करने का सबसे अच्छा विकल्प इसकी लिखित प्रस्तुति है। यह आपको इसमें डाली गई चीजों को अनदेखा करने की अनुमति नहीं देता है, स्मृति को उतारता है, अनुशासन देता है, काम को और अधिक केंद्रित करता है। लिखित रूप में योजना के कार्यान्वयन का विश्लेषण करना भी आसान है।

योजना का विकास (आरेखण) रात से पहले कई चरणों में होता है: कार्य तैयार किए जाते हैं (मासिक या दस-दिवसीय योजना से स्थानांतरित, पिछले दिन की योजना से स्थानांतरित, आज तक अनसुलझे), आवश्यक कार्य घंटे उनके समाधान के लिए निर्धारित किया जाता है, "खिड़कियों" को तत्काल समस्याओं को हल करने की आवश्यकता के मामले में छोड़ दिया जाता है, काम के प्रत्येक घंटे के बाद 5-10 मिनट के ब्रेक की योजना बनाई जाती है, प्राथमिकता वाले कार्यों पर प्रकाश डाला जाता है।

सुबह अचानक आए नए मामलों को ध्यान में रखते हुए सचिव सहित प्रबंधक की कार्य योजना तय की जाती है। सामान्य तौर पर, दैनिक योजना लचीली होनी चाहिए, साथ ही साथ लोगों को आमंत्रित करने (आगंतुकों, बैठकों आदि) से जुड़े नियमों का स्पष्ट रूप से पालन करना चाहिए।

बीए अनिकिन एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के सिद्धांतों का वर्णन करता है। 80/20 सिद्धांत का आधार बनने वाले गणितीय संबंध की खोज सौ साल पहले, 1897 में, इतालवी अर्थशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो (1848-1923) द्वारा की गई थी। उनकी खोज को विभिन्न रूप से बुलाया गया है, जिसमें पारेतो सिद्धांत, पारेतो कानून, 80/20 नियम, कम से कम प्रयास का सिद्धांत, असंतुलन का सिद्धांत शामिल है।

80/20 सिद्धांत का बहुत महत्व है क्योंकि यह हम जो सोचते थे उसके विपरीत है जो तार्किक है। हम उम्मीद कर सकते हैं कि सभी कारकों का लगभग समान मूल्य हो। हालांकि, भ्रम हमारे दिमाग में सबसे असत्य, हानिकारक और गहराई से निहित है।

80/20 सिद्धांत यह भी सुनिश्चित करता है कि जब हम वास्तविक अनुपात को जानते हैं, तो हम इस असंतुलन के स्तर पर बहुत आश्चर्यचकित होंगे, क्योंकि असंतुलन का वास्तविक स्तर जो भी हो, वह हमारी अपेक्षाओं से अधिक होने की संभावना है।

इस प्रकार, कोई भी प्रबंधक जिसकी जिम्मेदारियों में महत्वपूर्ण निर्णय लेना शामिल है, उसे अपने काम में पारेतो कानून को जानना और लागू करना चाहिए। इससे न केवल उनका समय बचेगा, बल्कि संगठन को सफल विकास के पथ पर अग्रसर किया जा सकेगा।

आइजनहावर प्राथमिकता। प्राथमिकता तब होती है जब एक नेता दैनिक आधार पर निर्णय लेता है कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए पहले क्या करने की आवश्यकता है।

परेतो सिद्धांत के अनुसार, 20% कार्य सभी प्रकार से महत्वपूर्ण होंगे। यह मज़ेदार है, लेकिन उनमें से अधिकांश अत्यावश्यक भी हैं। महत्वपूर्ण कार्य करने से आप इच्छित लक्ष्य के और करीब आ जाते हैं। अत्यावश्यक चीजें लक्ष्य पर बड़ा प्रभाव न होने पर ध्यान अपनी ओर खींचती हैं। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों और कार्यों को सफलता और लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए महत्वहीन लेकिन जरूरी मामलों के दबाव में किसी भी मामले में पीछे नहीं धकेलना चाहिए।

सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक को अपना अधिकांश समय वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों और कार्यों में लगाना चाहिए।

आइजनहावर सिद्धांत आपको केवल दो मानदंडों को संयोजित करने की अनुमति देता है - महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, इस प्रकार, प्राथमिकताओं के चार वर्ग प्राप्त होते हैं। सफल नियोजन के लिए, प्रबंधक को अपने सामने आने वाले सभी कार्यों का विश्लेषण और वर्गीकरण करने की आवश्यकता होती है। और फिर वह एक पदानुक्रमित सूची तैयार करेगा, जिसकी बदौलत उसे पता चलेगा कि उसे क्या, कब और कैसे करना है।

आइजनहावर पदानुक्रमित सूची (चित्र। 1)

उ0-प्राथमिकता: ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें आज करने की आवश्यकता है क्योंकि ये अत्यावश्यक और आवश्यक हैं।

बी-प्राथमिकता: महत्वपूर्ण चीजें जो आज नहीं करनी हैं। आपको बस नियमित रूप से अपने लिए समय निकालने की जरूरत है ताकि आप चीजों को बी कर सकें और अपने शेड्यूल में उनके लिए जगह ढूंढ सकें। इस समूह से कार्यों को पूरा करना सफलता सुनिश्चित करेगा और प्रबंधक को इच्छित लक्ष्य के करीब लाएगा। बहुत बार, बी मामलों को केवल इसलिए स्थगित कर दिया जाता है क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं होते हैं। और फिर भी, उनका समय पर कार्यान्वयन कई समस्याओं से बच जाएगा।

सी-प्राथमिकता: कौशल, महारत, जो हमें लगता है कि अत्यावश्यक है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है। इनमें शामिल हैं: शांत रहने की क्षमता, अपने कर्तव्यों को सौंपना (इसलिए बोलने के लिए, "प्रतिनिधिमंडल भेजने की क्षमता") या "नहीं" कहें। इसकी मदद से समूह बी से महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए समय की जीत होती है।

डी-प्राथमिकता: इसमें ऐसे मामले शामिल हैं जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक।

आप उन्हें सुरक्षित रूप से एक दराज में रख सकते हैं या, यदि समय सीमा या कुछ कार्यों की बात आती है, तो उन्हें मना कर दें या बस इसे किसी और को सौंप दें।

आपको सचेत रूप से कुछ समय के लिए गतिविधियों डी को करने से अपनी रक्षा करनी चाहिए जो आपको सबसे बड़े तनाव के दिनों में आराम करने और मज़े करने की अनुमति देती हैं।

चावल। 1 प्राथमिकता

उचित प्राथमिकता:

1. उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को वितरित करें। इस प्रकार, "आवश्यक" को "बेकार" से अलग किया जाता है।

2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मौलिक रूप से "तत्काल" से अलग है। "महत्वपूर्ण" इच्छित लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह जरूरी नहीं कि "तत्काल" हो। दूसरी ओर, "तत्काल" पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

3. तथाकथित "प्राथमिकता नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "तत्काल" से पहले आता है। जरूरी नहीं कि वह सब कुछ किया जाए जिसमें जल्दबाजी की जरूरत हो। यह जरूरी है कि अब जरूरी मामलों की तानाशाही को प्रस्तुत न करने की कोशिश की जाए, क्योंकि इसमें निम्नलिखित खतरे छिपे हैं: प्रबंधक को जो जरूरी है, उससे विचलित होना शुरू हो जाता है, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और अनिवार्य नहीं है।

4. उचित समय नियोजन के लिए, यह सलाह बहुत उपयोगी होगी: समूह ए में कार्य संख्या 1 के साथ हमेशा काम शुरू करें, न कि नंबर 3 या 4 के साथ, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक प्रबंधक समूह ए से सभी कार्यों और मामलों का सामना करने का प्रबंधन नहीं करता है, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखना उचित है। और अन्य कार्य तब तक न करें जब तक आप पहले के साथ समाप्त नहीं कर लेते।

5. हर दिन ग्रुप बी से किसी ऐसे काम पर काम करें जिसमें काफी समय लगता हो। अपनी दैनिक गतिविधियों के साथ-साथ प्रबंधक को अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। आज कल की सफलता को सुरक्षित करने का यही एकमात्र तरीका है।

इस प्रकार, प्रबंधक को एक बार और सभी के लिए स्पष्ट कर देना चाहिए कि उसके पास उन सभी चीजों के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो वह करना चाहते हैं और जो दूसरे उसे करना चाहते हैं।

अपने समय का उपयोग केवल उन चीजों के लिए करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए जो उसके लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, जो उसके द्वारा निर्धारित लक्ष्य के करीब ला सकता है। और समय तभी जीता जा सकता है जब आप "नहीं" कहना सीखें और वैकल्पिक चीजों को करने से इंकार कर दें।

व्यक्तिगत कार्य की तकनीक में पारेतो कानून और आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग करना, दिन के लिए एक योजना बनाना और पूरे दिन इसके कार्यान्वयन की निगरानी करना, प्रबंधक को दिन के अंत में योग करना नहीं भूलना चाहिए, जैसा कि लोथर सेवर्ट सलाह देते हैं, का उपयोग करके "5 उंगलियों" विधि।

"5 अंगुलियों" विधि के अनुसार दिन के परिणामों का सारांश:

बी (अंगूठे) - प्रफुल्लता (आज आपको कैसा लगा? आपने अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने और मजबूत करने के लिए क्या किया?);

( तर्जनी अंगुली) - सफलताएँ (आपने क्या किया और क्या परिणाम प्राप्त किए?);

सी (मध्यम उंगली) - आध्यात्मिक स्थिति (मुझ में क्या मनोदशा और मनोदशा थी?);

बी ( रिंग फिंगर) - अच्छे कर्म (क्या मैंने किसी की मदद की? मैंने क्या सेवा प्रदान की, किसी तरह से समर्थन किया, उपयोगी सलाह दी? मैंने अपने प्रियजनों को कैसे खुश किया?);

एम (छोटी उंगली) - सोच (आज मैंने क्या नया सीखा? मैंने किस प्रश्न के बारे में सोचा और मैं किस निष्कर्ष पर पहुंचा?)

चावल। 2. विधि "5 उंगलियां"

बेशक, यह विधि सार्वभौमिक नहीं है। मेरा मानना ​​​​है कि, यदि आवश्यक हो, तो इसके घटकों को उन घटकों से बदला जा सकता है जो किसी विशेष प्रबंधक की आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करते हैं, या दूसरों के साथ पूरक होते हैं।

लेकिन सामान्य तौर पर, यह विधि प्रबंधक को अपनी गतिविधि के महत्वपूर्ण घटकों के एक महत्वपूर्ण हिस्से को कवर करने की अनुमति देगी, अर्थात्: स्वास्थ्य; लक्ष्यों की उपलब्धियां; जीवन पर सकारात्मक दृष्टिकोण और तनाव का प्रतिकार करना; अधीनस्थों से अधिकार और सम्मान बनाए रखना; आत्म-सुधार और विकास।

डीडी वाचुगोवा का मानना ​​​​है कि कार्य समय प्रबंधन पूरे कार्य शिफ्ट या उसके हिस्से में इसकी लागत संरचना के विश्लेषण के बिना अकल्पनीय है।

कार्य समय की लागत का विश्लेषण इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए किया जाता है कि किसी ऑपरेशन के एक तत्व को करने में लगने वाला समय विभिन्न संगठनात्मक, तकनीकी और साइकोफिजियोलॉजिकल कारकों द्वारा निर्धारित किया जाता है, और वे आमतौर पर उत्तरदायी नहीं होते हैं पूर्ण नियंत्रण. इस प्रकार, समान परिस्थितियों में एक ऑपरेशन के एक ही तत्व की अवधि का अध्ययन करते समय, कई मान प्राप्त किए जा सकते हैं, जो ज्यादातर मामलों में एक दूसरे के साथ मेल नहीं खाते हैं। इसलिए, ऐसे मापों के परिणाम एक परिवर्तनशील श्रृंखला का गठन करेंगे। विश्वसनीय डेटा प्राप्त करने और संचालन की अवधि और कार्य समय की लागत की संरचना के बारे में विश्लेषणात्मक निष्कर्ष निकालने के लिए, टिप्पणियों को व्यवस्थित और संसाधित करने के ऐसे तरीकों का उपयोग करना आवश्यक है जो विश्लेषण की गई प्रक्रियाओं की संभाव्य प्रकृति को ध्यान में रखते हैं। . इसके लिए, टिप्पणियों की संख्या को सही ठहराना आवश्यक है। बहुत बार, कार्य समय के नुकसान की पहचान करने के सभी कार्य को कार्य समय निदान कहा जाता है। यह प्रबंधन कर्मचारियों द्वारा किया जाता है जो प्राप्त आंकड़ों का विश्लेषण करते हैं और कार्य समय के उपयोग में सुधार के उपायों को विकसित करते हैं। विश्लेषण उन कारकों की पहचान करता है जो समय की सबसे बड़ी हानि का कारण बनते हैं। इनमें दौरे, बैठकें, टेलीफोन पर बातचीत, आगंतुक, अधीनस्थों के साथ काम करना आदि शामिल हैं। उनके मूल्य की गणना करने के बाद, वे खर्च किए गए समय की संरचना को बदलने के उपायों को निर्धारित करते हैं, जो संगठन के मुख्य कार्यों के समाधान के लिए अनुकूल होगा।

कलाकारों और प्रबंधकों दोनों के लिए काम करने के समय की राशनिंग और योजना इसके उपयोग की दक्षता में काफी वृद्धि कर सकती है। इसके अलावा, कार्य समय प्रबंधन के इन तत्वों के कार्यान्वयन से इस दक्षता में सुधार के तरीकों की पहचान करना संभव हो जाता है।

इस संबंध में प्रबंधक को अधीनस्थों के लिए एक उदाहरण होना चाहिए। यह वांछनीय है कि वह अपने अधीनस्थों की तुलना में अपना कार्य दिवस पहले शुरू करता है और उनके आने से पहले वह उनके लिए कार्यों को तैयार और स्पष्ट कर सकता है, साथ ही उनके सफल कार्यान्वयन के लिए सभी आवश्यक उपाय कर सकता है।

संक्षेप में, हम निम्नलिखित पर प्रकाश डाल सकते हैं: कार्य समय है सबसे महत्वपूर्ण कारकउत्पादन, जिसका सावधानीपूर्वक उपयोग बहुत बड़ा प्रभाव डाल सकता है। लेकिन काम के समय के लिए इस तरह के रवैये के दिल में इसकी लागत की संरचना और अप्रयुक्त भंडार की पहचान का गहन अध्ययन है।

कार्य समय के उपयोग को बेहतर बनाने में एक बड़ी भूमिका इसकी योजना को दी जाती है, जो प्रबंधक के मुख्य कार्यों में से एक है। यह कार्य समय की योजना है जो मुख्य कार्यों को हल करने के लिए समय और समय को ध्यान में रखते हुए प्रबंधक को मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

निष्पादकों और प्रबंधकों के काम के समय की राशनिंग और योजना बनाने से इसके उपयोग की दक्षता में काफी वृद्धि होती है और विभागों की गतिविधियों के अंतिम परिणामों पर इसका सबसे अच्छा प्रभाव पड़ता है।

1.3 प्रबंधक के निजी कार्य की योजना बनाना

आज किसी को यह समझाने की जरूरत नहीं है कि तर्कसंगत रूप से समय का प्रबंधन करने में सक्षम होना जरूरी है। इसकी कमी या पूर्ण विपत्तिपूर्ण अनुपस्थिति के साथ, सभी का सामना होता है - निचले स्तर के प्रबंधकों से लेकर प्रबंधकों और व्यवसाय के मालिकों तक।

समय प्रबंधन के इन जटिल मुद्दों को हल करने में लोगों की मदद करने के लिए, समय प्रबंधन, या समय प्रबंधन की कला के रूप में जाना जाता है। बहुत से लोग जिनके पास समय प्रबंधन के बारे में अस्पष्ट विचार हैं, वे इसे नियमों के अनुसार समय की योजना और संरचना की प्रणाली के रूप में कल्पना करते हैं: हर चीज में आदेश की आवश्यकता होती है, और फिर एक परिणाम होगा। यह पूरी तरह से सच नहीं है। नियोजन समय प्रबंधन का एक अभिन्न और बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन यह आधुनिक समय प्रबंधन द्वारा उपयोग किया जाने वाला एकमात्र तरीका नहीं है। और, इसे लागू करते हुए, अन्य सभी विधियों के बारे में नहीं भूलना चाहिए, जिसके बिना यह संरचना इतनी प्रभावी नहीं होगी।

तकनीक एक: पहले बताई गई योजना प्रबंधक के समय प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण तत्वों में से एक है। लब्बोलुआब यह है कि योजना बनाने में लगने वाला समय समग्र रूप से कार्य के लिए आवश्यक समय को कम कर देता है। नियोजन प्रक्रिया में निर्णय लिया जाता है कि प्रबंधक को क्या, कब और कैसे करना चाहिए। आधुनिक विशेषज्ञ दो चरणों में किसी भी योजना की सलाह देते हैं: एक सूची बनाएं और प्राथमिकताएं निर्धारित करें।

सूची में प्रबंधक द्वारा उल्लिखित सब कुछ समतुल्य है। सूची संकलित करने के बाद, विशेष रूप से वर्तमान समय में प्रबंधक के लिए उनके महत्व के क्रम में मामलों को वितरित किया जाता है। यह याद रखना चाहिए कि कोई भी सूची तब तक पूर्ण नहीं होती जब तक वह मामलों के महत्व के क्रम को नहीं दर्शाती है। एक बार प्रबंधक ने ऐसी सूची बना ली है, तो उसे प्राथमिकता के साथ इसे पूरा करना होगा। यह नियोजन का आधार है।

टू-डू सूची लिखना आसान है, लेकिन प्राथमिकता देना, विशेष रूप से पहली बार, कठिन है। इस तरह का क्रम, विली-निली, आपको सोचने पर मजबूर कर देगा। सबसे पहले, प्रबंधक के लिए चीजों को प्राथमिकता देना और वितरित करना मुश्किल होगा, लेकिन बाद में यह आसान और आसान हो जाएगा, और प्रयास रंग लाएगा।

पीटर ड्रकर, जो एक प्रबंधन क्लासिक बन गए, ने न केवल विश्लेषण के लिए, बल्कि साहस के लिए भी बुलाया। इसके अलावा, निम्नलिखित सिद्धांतों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है:

1) प्रबंधक को भविष्य पर ध्यान देना चाहिए, अतीत पर नहीं;

2) लक्ष्यों और संभावित लाभों पर ध्यान केंद्रित करें, न कि कठिनाइयों पर, वे सभी के साथ होते हैं;

3) अपना रास्ता खुद चुनें, न कि आजमाया हुआ "पीटा" पथ;

4) उच्च लक्ष्य निर्धारित करें जो स्थिति को नाटकीय रूप से बदलना संभव बनाते हैं, न कि वे जो "विश्वसनीय" और आसानी से प्राप्त करने योग्य हैं।

साथ ही, प्रबंधक को यह याद रखना चाहिए कि आपको हर चीज की योजना बनाने की कोशिश करने की जरूरत नहीं है! आखिरकार, यह एक ऐसा जीवन है जो हमें कई अप्रत्याशित आश्चर्य पेश कर सकता है, सुखद और बहुत सुखद नहीं। यह विश्वास करना मूर्खता है कि एक प्रबंधक जितना अधिक समय योजना बनाने में लगाता है, उतना ही अधिक समय वह बचाता है। एक निश्चित सीमा के बाद, नियोजन दक्षता में तेजी से गिरावट आती है। हर चीज की तरह, यह महत्वपूर्ण है कि इसे यहां ज़्यादा न करें।

मध्य प्रबंधकों को इस बात को ध्यान में रखना चाहिए कि किसी भी तरह से सभी लोग आत्मा के करीब नहीं हैं और मनोवैज्ञानिक रूप से एक कठोर क्रम और निरंतर योजना में फिट होते हैं: रचनात्मक लोगों को ऐसी परिस्थितियों को बनाने की सिफारिश की जाती है जो सहजता, पसंद और कार्रवाई की स्वतंत्रता, फिर उनकी दक्षता और गतिविधि की प्रभावशीलता को दर्शाती हैं। कई गुना वृद्धि!

सामान्य तौर पर, एक बड़ी और विविध टीम के लिए, ऐसी तकनीकों का उपयोग करना अधिक तर्कसंगत होता है जिसमें कठोर योजना से बचना, लचीलापन बनाए रखना और अप्रत्याशित परिस्थितियों का जवाब देने की क्षमता, एक आरक्षित छोड़ना और रचनात्मकता, उत्साह और व्यवसाय के प्रति समर्पण को प्रोत्साहित करना शामिल है। यह रूसी प्रबंधक के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जिसे बाहरी और आंतरिक वातावरण दोनों में लगातार अराजकता और अनिश्चितता के साथ काम करना पड़ता है।

एक प्रबंधक के व्यक्तिगत समय के वितरण में, यह सामान्य नियम नहीं हैं जो अधिक महत्वपूर्ण हैं, बल्कि व्यक्तिगत शैली है, जो प्रत्येक प्रबंधक की अपनी है। इसे बस खोजने की जरूरत है। इस प्रकार, प्रबंधक तर्कसंगत रूप से अपना समय केवल स्वयं आवंटित कर सकता है।

बेशक, आज कई कार्य प्रक्रियाओं को समय में काफी कम किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक ही कंप्यूटर। यहाँ, निश्चित रूप से, कोई सपना देख सकता है। कल्पना कीजिए कि मॉनिटर को एक कार्य देना कितना अच्छा होगा, बस इसे मौखिक रूप से आवाज देना, और कुछ मिनटों के बाद स्क्रीन पर आवश्यक रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए तैयार किए गए औचित्य और गणना के साथ किए गए कार्य पर आवश्यक डेटा प्राप्त करना। हर चीज का अपना समय होता है, लेकिन अभी के लिए हम अभी और यहीं रहते हैं। सोवियत काल के कवि के रूप में अलेक्जेंडर कुशनर ने कहा: "समय चुना नहीं जाता है, वे उनमें जीते और मरते हैं।" इसलिए, आइए इस बारे में सोचें कि एक प्रबंधक के पास अपने समय का प्रबंधन करने के लिए, अपने आप को अनावश्यक रूप से बोझ किए बिना, सक्षम रूप से करने के लिए क्या कमी है। फिर, इसमें समय लगता है। लेकिन ऐसे निवेश हमेशा भुगतान करते हैं।

इसलिए, शांति से काम पर समय बचाने के बारे में सोचकर, तेजी से भागते हुए, हम निम्नलिखित निष्कर्ष पर आ सकते हैं।

1. प्राथमिक को माध्यमिक से अलग करें, जो अभी भी प्रतीक्षा कर सकता है उससे तत्काल। तुरंत प्राथमिकता दें। एक महत्वपूर्ण कार्य किया - कृपया, जितना आवश्यक हो, मौखिक आतिशबाजी करें। इसके बाद, अधिकांश प्रबंधकों के पास एक और अप्रिय समस्या है: प्रबंधक खुद को केवल निर्णय लेने, बैठने और इसे करने के लिए मजबूर नहीं कर सकता है। मुख्य बात यह है कि कोई भी और कुछ भी प्रक्रिया से विचलित नहीं होता है, लेकिन इसके विपरीत, कार्रवाई के लिए धक्का देता है।

2. प्रलोभनों और प्रलोभनों के साथ-साथ उन लोगों के लिए "नहीं" कहें जो प्रबंधक के काम के समय का बेशर्मी से अतिक्रमण करते हैं, इसे अकल्पनीय अनुपात तक बढ़ाते हैं। प्रसिद्ध वैज्ञानिक और राजनीतिज्ञ बेंजामिन फ्रैंकलिन ने 1748 में लिखा था, "समय ही पैसा है।" लेकिन जब यह आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन की बात आती है तो किसी कारण से यह बयान पृष्ठभूमि में फीका पड़ जाता है। यह न केवल प्रबंधकों पर लागू होता है, बल्कि सामान्य कर्मचारियों पर भी लागू होता है, जो अपना अधिकांश समय कार्यालय में नियमित, नीरस काम करने में बिताते हैं, शायद किसी और का भी, जिसमें से एकमुश्त मासिक पारिश्रमिक को छोड़कर कोई दृश्यमान रिटर्न नहीं है। ऐसी निराशाजनक स्थिति के लिए प्रबंधक स्वयं दोषी है: वह नहीं जानता कि कैसे, जब आवश्यक हो, बस और विनम्रता से "नहीं" शब्द कहें। और ऐसा करना एक महान कला है।

3. प्रबंधक को अपने स्वयं के संचार कौशल और संगठन में लगातार सुधार करने का प्रयास करना चाहिए। सबसे पहले, यह कभी भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होता है, और दूसरी बात, उपरोक्त सभी के संबंध में, आपको काम पर जल्दी और प्रभावी ढंग से संवाद करने की कोशिश करनी चाहिए, न कि झाड़ी के आसपास। अधीनस्थों को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि प्रबंधक को उनसे क्या चाहिए और कैसे करना है, जबकि यह तुरंत चर्चा करना वांछनीय है कि किस रूप में, किस समय और किस उद्देश्य से काम किया जाना चाहिए

4. प्रबंधक को अपने लिए समय का काम करना चाहिए। यह न केवल काम पर लागू होता है, बल्कि अजीब तरह से, उनका निजी जीवन, जो सामान्य रूप से, हमारे साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। भविष्य के लिए काम करना जरूरी है, तभी समय खुद ही मानेगा।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि समय बेवजह आगे बढ़ता है और प्रबंधक का कार्य इस जंगली, बेलगाम जानवर के साथ बने रहने की कोशिश करना नहीं है, बल्कि यह सीखना है कि इसे एक तेजतर्रार टैमर की तरह कैसे प्रबंधित किया जाए, जिसके सभी कार्य पूरे हो गए हैं।

समय प्रबंधन के लिए एक प्रमुख प्रदर्शन संकेतक। आज यह किसी के लिए कोई रहस्य नहीं है कि लगभग हर प्रबंधक अपने समय के प्रबंधन की दक्षता से असंतुष्ट है, या, हालांकि संतुष्ट है, फिर भी इस गैर-नवीकरणीय संसाधन के प्रबंधन की दक्षता में उल्लेखनीय सुधार करना चाहता है। ऐसा करने के लिए, आपको सबसे पहले अपने समय के प्रबंधन के मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना होगा और एक प्रमुख प्रदर्शन संकेतक चुनना होगा।

मनोवैज्ञानिकों का मानना ​​​​है कि एक प्रबंधक के पीछे सबसे शक्तिशाली प्रेरक शक्ति एक गहरा विश्वास है कि समाज में सफलता तुरंत प्रबंधक को खुशी देती है। इसलिए, अपने समय की रणनीतिक योजना के मौलिक कार्य सफलता की उपलब्धि और संरक्षण हैं - वित्तीय, भौतिक, पेशेवर और सामाजिक।

हावर्ड ह्यूजेस सिंड्रोम। यहां उनका संयोग से उल्लेख नहीं किया गया है, क्योंकि वे 20 वीं शताब्दी के एक बहुत ही सफल, लेकिन बेहद दुखी व्यक्ति, एक उत्कृष्ट उद्यमी का आदर्श उदाहरण हैं। -हावर्ड ह्यूजेस.

सिंड्रोम इस तथ्य में निहित है कि उद्यमी, जो अपनी यात्रा की शुरुआत में, खुद को वास्तव में एक सार्थक और मायावी लक्ष्य निर्धारित करते हैं, कई वर्षों तक, जिद्दी और कठिन रास्ते पर चलते हुए, अंततः इसे प्राप्त करते हैं और अपने एवरेस्ट पर विजय प्राप्त करते हैं, एक प्राप्त करते हैं सुंदर और खुशहाल नई दुनिया नहीं (जैसा कि उन्हें पहले लगता था), लेकिन वह सुनसान खालीपन जिसे उन्हें भरना है। ऐसा प्रबंधक वर्कहॉलिक बनने का जोखिम उठाता है, बिना सिर उठाए जुताई करता है, यह महसूस भी नहीं करता कि परिणाम के लिए नहीं, बल्कि काम के लिए ही।

समय के साथ, मानव मनोविज्ञान के नियमों के अनुसार, बार-बार होने वाले इंप्रेशन अपना तीखापन खो देते हैं और संतुष्टि लाना बंद कर देते हैं। हमें बार-बार कुछ नया और मजबूत देखना पड़ता है, जो मानव शरीर और मानस पर बोझ को गंभीरता से बढ़ाता है, इसे समय के साथ नष्ट कर देता है।

इसलिए, अपने स्वयं के समय के प्रबंधन को अनुकूलित करने के लिए, यह आवश्यक है कि प्रत्येक कार्य, निर्णय, समय के प्रत्येक क्षण में प्रबंधक की पसंद प्रेम की अभिव्यक्ति हो।

दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष के लिए अपनी व्यक्तिगत योजना बनाते समय, आपको पहले अपने परिवार, प्रियजनों के लिए समय और अन्य संसाधन खोजने होंगे, फिर अपने लिए (भौतिक और आध्यात्मिक विकास, आत्म-ज्ञान, उत्पादों और सेवाओं की खपत, आदि), फिर काम के लिए, और उसके बाद ही सब कुछ के लिए।

वास्तविक जीवन के बारे में बोलते हुए, कोई भी इस बात से सहमत नहीं हो सकता है कि अनियंत्रित बाहरी घटनाओं के परिणामस्वरूप प्रबंधक की किसी भी इष्टतम, सुविचारित और तैयार की गई व्यक्तिगत योजनाओं को बदलना होगा। साथ ही, यह स्वाभाविक है कि प्रतिकूल बाहरी घटनाएं बहुत अप्रिय भावनाएं उत्पन्न करती हैं, जो निश्चित रूप से खुशी में योगदान नहीं देती हैं।

दुर्भाग्य से, प्रबंधक सब कुछ नियंत्रित नहीं कर सकता है और प्रतिकूल बाहरी घटनाओं को रोक सकता है। लेकिन यह नकारात्मक भावनाओं को रोक सकता है, जो काफी सक्षम है। यहां अविनाशी आशावादी का सिद्धांत लागू होता है, जिसके अनुसार किसी भी घटना में, यहां तक ​​​​कि पहली नज़र में प्रतिकूल होने पर भी, अच्छे को खोजने या इससे भी बदतर घटना की रोकथाम को देखने में सक्षम होना आवश्यक है। आखिरकार, प्रबंधक को चाहे कुछ भी हो जाए, यह एक ऐसा अनुभव है, जैसा कि आप जानते हैं, अमूल्य है।

उपरोक्त को सारांशित करते हुए, यह ध्यान दिया जा सकता है कि एक प्रबंधक समाज के बाहर मौजूद नहीं हो सकता है, इसलिए, वह केवल एक खुशहाल वातावरण में ही खुश महसूस कर सकता है।

प्रबंधक के लिए न केवल कार्य समय की योजना बनाना आवश्यक है, बल्कि यह नितांत आवश्यक है। प्रबंधक के काम की वैज्ञानिक वैधता और नियोजित प्रकृति इसकी तर्कसंगतता और दक्षता के लिए निर्णायक शर्तें हैं। जैसा कि आप जानते हैं, देर से लिए गए निर्णय का कोई मूल्य नहीं होता है। इसके अलावा, निर्णय लेने में समयबद्धता के सिद्धांत का उल्लंघन संगठन को संकट में डाल सकता है।

कार्य नियोजन किसी भी उत्पादन गतिविधि का आधार है और आने वाले समय के लिए श्रम प्रक्रियाओं की एक परियोजना है।

प्रबंधक न केवल अपने पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों की योजना बनाता है, बल्कि किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन से बेहतर ढंग से निपटने के लिए कार्यभार भी। इसी समय, समय नियोजन संबंधित दीर्घकालिक लक्ष्यों द्वारा निर्देशित होता है, जो बदले में, अल्पकालिक और परिचालन में विभाजित होते हैं।

निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कुछ निश्चित अवधियों को स्थापित करना आत्मविश्वास की भावना और समय के सबसे बेहतर वितरण का एक विचार देता है।

प्रबंधक के समय की योजना बनाने के लिए विभिन्न दृष्टिकोण हैं, कार्यप्रणाली और संगठन में भिन्नता है। जाहिर है, आप केवल वही योजना बना सकते हैं जिसका आप अनुमान लगा सकते हैं। और यदि आप विश्लेषणात्मक रूप से व्यक्तिगत प्रबंधकीय गतिविधि के संगठन से संपर्क करते हैं तो आप बहुत कुछ देख सकते हैं।

प्रत्येक प्रकार की गतिविधि के लिए एक निश्चित समय की आवश्यकता होती है, जिसे तर्कसंगत रूप से वितरित किया जाना चाहिए: व्यावसायिक बैठकें; दस्तावेजों का अध्ययन; बैठकें; स्थितियों का विश्लेषण, यदि वे अप्रत्याशित नहीं हैं; प्रतिनिधि घटनाएँ; परियोजनाओं का विकास, कर्मचारियों के साथ बातचीत आदि। तर्कसंगतता की कसौटी काम की समयबद्धता और गुणवत्ता है।

लय के रूप में किसी भी कार्य का इतना महत्वपूर्ण संकेतक समय नियोजन पर निर्भर करता है।

समय की योजना बनाने के लिए विशेष नोटबुक हैं, लेकिन व्यक्तिगत कंप्यूटर पर ऐसा करना बेहतर है। यहां, प्रबंधक को मुख्य बात को उजागर करने और छोटी चीजों को काटने में सक्षम होना चाहिए, विशेष रूप से सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों, रणनीतिक समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करना।

तर्कसंगत समय नियोजन के लिए, जो एक निश्चित सीमा तक एक कला है, समय को ध्यान में रखना चाहिए, विभिन्न प्रबंधन समस्याओं पर इसके उपयोग के अनुभव का अध्ययन करना चाहिए। यह आपको किसी विशेष कार्य के निष्पादन की अवधि निर्धारित करने की अनुमति देता है, और इसलिए समय की लागत को सामान्य करता है।

तर्कसंगत रूप से काम करना बहुत अधिक लाभदायक है, लेकिन केवल वे ही जिन्होंने इसे सीखा है, तर्कसंगत रूप से काम कर सकते हैं। अपने कार्यों को ठीक से करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, प्रबंधक को यह स्पष्ट होना चाहिए कि उसका समय बजट कितना सीमित है।

कार्य समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद करने वाली मुख्य विधि समय नियोजन है। नियोजन किसी भी लक्ष्य और उद्देश्यों को प्राप्त करने में इसका सबसे अधिक आर्थिक उपयोग करने के लिए समय की संरचना है जो प्रमुख या संगठन का सामना कर रहा है। नियोजन दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक हो सकता है।

ओ.एस. विखान्स्की और ए.आई. नौमोव का मानना ​​है कि कार्य योजना से प्राप्त मुख्य लाभ यह है कि नियोजन समय में लाभ लाता है। अनुभव से पता चलता है कि योजना पर खर्च किए गए समय को बढ़ाने से अंततः समग्र समय में बचत होती है। जाहिर है, नियोजन पर खर्च किया गया समय अनिश्चित काल तक नहीं बढ़ सकता है, एक इष्टतम है, जिसके बाद नियोजन समय में और वृद्धि अक्षम हो जाती है। आपको कुल नियोजन समय का 1% से अधिक नियोजन पर खर्च नहीं करना चाहिए। नियोजन हमेशा लक्ष्यों के आधार पर किया जाता है। किसी भी योजना का आधार एक दीर्घकालिक लक्ष्य या दीर्घकालिक लक्ष्य होता है। दीर्घकालिक लक्ष्यों के आधार पर, मध्यम अवधि और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं।

यह इस प्रकार होता है: जीवन के उद्देश्य या संगठन के मिशन के आधार पर, कई उप-लक्ष्यों को प्रतिष्ठित किया जाता है, जिनकी उपलब्धि जीवन के मुख्य लक्ष्य की उपलब्धि में योगदान करना चाहिए। ये दीर्घकालिक लक्ष्य हैं। इन लक्ष्यों में से प्रत्येक में, कई उप-लक्ष्यों की पहचान की जाती है, अधिमानतः अस्थायी आधार पर (जिसे आने वाले वर्षों में, अगले वर्षों में लागू किया जाना चाहिए), जिसकी उपलब्धि दीर्घकालिक लक्ष्यों की उपलब्धि में योगदान करना चाहिए। इसी प्रकार वर्ष के लक्ष्यों के आधार पर महीने, दशक, दिन के लिए लक्ष्य आवंटित किए जाते हैं। निम्नलिखित शक्तियों का विश्लेषण है और कमजोरियोंव्यक्ति या संगठन जो उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रासंगिक हो सकता है। यह ताकत को प्रोत्साहित करने और कमजोरियों पर काम करने के लिए किया जाता है। यह विश्लेषण मध्यम और अल्पकालिक नियोजन के आधार के रूप में कार्य करता है। नियोजन प्रक्रिया स्वयं इस तथ्य में निहित है कि परिणाम तैयार किए जाते हैं और उन्हें प्राप्त करने की समय सीमा निर्धारित की जाती है। परिणाम लक्ष्यों से मेल खाना चाहिए। इस मामले में, कुछ नियोजन नियमों का पालन करना वांछनीय है।

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