Qu'est-ce que le travail de bureau et la gestion de documents ? Travail de bureau de A à Z. Comment rédiger des formulaires dans les organisations non gouvernementales

Les échantillons disponibles sur le site sont pertinents aussi bien pour les débutants que pour les professionnels. Les échantillons sont constitués en tenant compte de la législation en vigueur. Certains échantillons peuvent être utilisés sans modification importante. Dans le contenu d'un tel échantillon, il vous suffit d'entrer votre situation spécifique et de le signer. Il faut se rappeler qu'un document mal exécuté sera laissé sans considération, ce qui signifie que seule une approche réfléchie pour le remplir garantira que votre candidature ne sera pas ignorée.

A quoi sert un échantillon ?

La nécessité d'ester en justice survient lorsque le droit d'un individu ou entité légale violée et la personne n'a pas d'autre moyen de la protéger que d'aller en justice, à moins que la loi ne prévoie une alternative.

Vous avez décidé d'aller en justice. Vous avez deux options : d'abord trouver un spécialiste ; la seconde consiste à rédiger une déclaration (déclaration) au tribunal de manière indépendante. Dans le premier cas, tout est assez simple, vous devez payer le travail d'un spécialiste et obtenir service légale sous la forme d'une réclamation écrite. Le deuxième cas est plus difficile.

La rédaction d'une déclaration au tribunal exigera de votre part non seulement la connaissance des termes de la loi, mais également la connaissance de la législation en vigueur. Si vous ne l'avez pas, vous aurez besoin d'échantillons, de modèles, de formulaires standard disponibles sur notre site Web.

Comment utiliser correctement l'échantillon

Il faut se rappeler que les échantillons déclarations de sinistre il y a contenu différent. Certaines peuvent être réalisées sous forme de modèle (formulaire type), d'autres sous forme de véritables déclarations de sinistre. En règle générale, le modèle de déclaration ne contient pas de description détaillée des circonstances qui ont servi à saisir le tribunal. L'auteur de la demande est invité à inscrire ces circonstances dans le contenu de la déclaration de manière indépendante. Cependant, ce n'est pas facile à faire sans une bonne préparation. Si vous n'êtes pas en mesure de composer correctement une déclaration de créance basée sur le modèle, vous recherchez des exemples de déclarations de créance avec un contenu prêt à l'emploi. Les échantillons disponibles sur le site sont pertinents aussi bien pour les débutants que pour les professionnels. Les échantillons sont constitués en tenant compte de la législation en vigueur. Certains échantillons peuvent être utilisés sans modification importante. Dans le contenu d'un tel échantillon, il vous suffit d'entrer votre situation spécifique et de le signer. Il faut se rappeler qu'un document mal exécuté sera laissé sans considération, ce qui signifie que seule une approche réfléchie pour le remplir garantira que votre candidature ne sera pas ignorée.

Règles de téléchargement des informations

Internet permet non seulement de regarder une variété d'informations, mais aussi de les "prendre" pour soi. tu peux trouver les bons matériaux puis téléchargez-le sur le disque de votre ordinateur. Dans ce cas, l'information est devenue la vôtre. Ceci est avantageux, car à tout moment, vous pouvez l'ouvrir sans Internet, le déplacer sur une clé USB ou sur un disque. Il est même possible de le transférer par e-mail ou skype. Dans le cas où ces informations sont supprimées d'Internet, elles s'ouvriront toujours dans votre formulaire "inchangé". Une telle action « prenant » du réseau est généralement appelée téléchargement. Nous vous rappelons que vous pouvez télécharger à la fois des données textuelles et des vidéos, de la musique, des photos et logiciels d'ordinateur. Le problème avec le téléchargement peut être qu'il existe une variante ou même plusieurs options de téléchargement pour télécharger chaque type de données. Nous « téléchargeons » du texte d'une manière, une vidéo ou de la musique d'une autre, des photos d'une troisième, etc. Malheureusement, il n'y a personne instruction universelle dans chaque cas, c'est le sien.

Vous pouvez télécharger l'exemple dans les formats : TXT, DOC, DOCX, WORD

Vous pouvez commander l'échantillon sélectionné dans les formats : TXT, DOC, DOCX, WORD à partir des archives du site.Vérifier .

Le succès en affaires dépend en grande partie de sa bonne organisation. Les gestionnaires et les travailleurs ordinaires devraient être de la paperasserie. Quelles sont ses fonctionnalités, quels types existe-t-il et quels documents réglementaires doivent être pris en compte lors de l'organisation du flux de travail ?

Qu'est-ce que le travail de bureau

Toute organisation, quelles que soient la forme de propriété et les caractéristiques, crée une variété de papiers dans le cadre de ses activités. Il peut s'agir d'ordres, de lettres et de protocoles. Tous concernent la documentation organisationnelle et administrative.

Le travail de bureau est l'activité de création de documents d'une organisation, effectuée selon Certaines règles et exigences. Le plus souvent, les entreprises affectent des employés spéciaux employés uniquement dans ce domaine. À petites entreprises la fonction de secrétaire peut être attribuée à presque n'importe quel employé.

Si vous comprenez l'essence de la terminologie (qu'est-ce que le travail de bureau), l'origine du mot deviendra claire. C'est d'abord une fixation sur un support matériel d'information officielle. Au cours de ce processus, il est créé, ce qui déclenche plus tard certaines actions.

Le terme "travail de bureau" lui-même est apparu il y a assez longtemps, mais ce n'est qu'au milieu du siècle dernier qu'il a pris forme officiellement, étant inscrit dans documents normatifs au niveau de l'État.

Travail de bureau et gestion de documents - qu'est-ce que c'est ?

L'organisation ne peut exister indépendamment de la loi. Il y a toujours du travail de bureau et du flux de documents. De quoi s'agit-il, quelles sont les caractéristiques de la transition des papiers, comment les rédiger correctement? Ces problèmes sont résolus par des spécialistes: secrétaires, archivistes, employés du service du personnel.

Le travail de bureau consiste à fixer des informations sur un support matériel, à créer un acte papier ou électronique. Sur sa base, le flux de documents de l'organisation est construit - le mouvement d'une commande ou d'une lettre, à partir de sa création et se terminant par son exécution et son envoi aux archives ou à sa destruction.

En fonction du lieu de création des documents commerciaux par rapport aux employés et à la direction de l'organisation, le flux de documents est divisé en externe et interne. Le chemin ultérieur de la commande, de la commande, de la lettre dépendra de la source.

Le flux de documents interne de l'organisation comprend les étapes suivantes :

Les étapes du workflow externe sont généralement similaires, mais il existe quelques différences :

Les documents arrivent à l'entreprise de l'extérieur. Il peut s'agir de documents d'organisations supérieures et inférieures, de branches, de réglementations des autorités autorité officielle, ordonnances judiciaires, lettres de citoyens.
Tous les documents commerciaux reçus par l'organisation doivent passer par la procédure d'enregistrement. Elle confirme qu'ils sont sous contrôle.
L'étape suivante consiste à travailler avec le document, la familiarisation ou l'exécution des instructions.
Si nécessaire, une réponse officielle est émise.
La dernière étape est l'enregistrement pour le stockage à long terme ou d'archivage, et la destruction éventuelle.

De plus, en ce qui concerne la gestion de l'organisation, les types de flux de documents suivants sont distingués :

Toutes les étapes du mouvement des documents sont nécessairement enregistrées dans des journaux spéciaux. Ils peuvent être menés de plusieurs manières :

mouvement de documents;
fiches de documents;
la gestion électronique des documents est la plus courante dans la grande majorité des organisations.

Caractéristiques du travail de bureau judiciaire

Beaucoup se demandent ce que c'est et en quoi cela diffère du général. Une affaire judiciaire est un ensemble légèrement différent de documents et de preuves matérielles. Son stockage et son déplacement appropriés garantissent la transparence du travail du système d'application de la loi. Les procédures judiciaires, contrairement aux procédures organisationnelles, ne peuvent pas être volontaires. Elle est conduite par des personnes habilitées et strictement contrôlée. Pour lui, toutes les étapes sont normativement et strictement définies, jusqu'à la destruction.

Fonctions du secrétaire

La plupart des employés de l'entreprise ont une idée très vague de ce que sont le travail de bureau et la gestion des documents. Pour une secrétaire, il s'agit d'une activité professionnelle.

Le secrétariat de l'entreprise remplit la fonction principale selon la forme et les caractéristiques du travail, l'organisation du service de travail de bureau de l'entreprise est divisée en types suivants:

Centralisé - tous les secrétaires sont dans le même département et relèvent du greffier en chef ou du secrétaire principal.
Décentralisé - les secrétaires et les employés qui exercent leurs fonctions sont dispersés dans tous les départements de l'organisation et relèvent de différents patrons.
Mixte - le plus courant dans les grandes organisations.

Les caractéristiques du flux de documents dans l'entreprise dépendront directement de la forme de secrétariat adoptée.

Instruction de travail de bureau

Indépendamment de la taille et de la forme de propriété, toute organisation doit avoir une réglementation régissant la circulation des documents. Qu'est-ce que c'est et comment le fabriquer ? Cette question inquiète non seulement les secrétaires, mais aussi les managers.

Une instruction de travail de bureau est un acte réglementaire interne d'une organisation, approuvé par un arrêté ou un ordre de gestion, d'une durée illimitée. Il énonce toutes les étapes de l'adoption du document, donne des listes de postes dont les signatures peuvent certifier l'authenticité des documents officiels, fournit des échantillons de conception, des formulaires et des formulaires.

Tenue de registres

Dans les petites organisations avec un faible niveau de flux de documents (moins de 200 par an), la question de ce qu'est la tenue de registres ne se pose pas. Tout est décidé par les employés eux-mêmes ou même le manager.

Si les devoirs de tenue des dossiers ne sont pas directs pour l'employé et ne sont pas précisés dans son contrat de travail, alors un décret doit être publié sur l'attribution de ces fonctions. Ce document doit détailler les tâches, les responsabilités et la rémunération supplémentaires.

Caractéristiques du travail de bureau du personnel

Si au moins un employé travaille dans une organisation, il créera certainement documents de travail. La question de savoir ce qu'est le travail de bureau du personnel est particulièrement pertinente pour les entreprises ayant un petit nombre d'employés.

La gestion des dossiers du personnel est la fourniture du mouvement de documents spécifiques liés à activité de travail salariés de l'entreprise. Habituellement, ces tâches sont exécutées par des employés d'une unité spéciale - le service du personnel. Leurs fonctions comprennent la réception, le traitement et le stockage documentation du personnel. Y compris le traitement des données personnelles qui sont confidentielles.

Le flux de travail du personnel est généralement séparé du flux général conformément aux règles de confidentialité et aux fonctionnalités de stockage.

Optimisation du flux de travail de bureau

Malgré le développement rapide des technologies numériques, de nombreuses organisations ont du mal à optimiser le flux de documents. Ils continuent à effectuer la correspondance papier à l'ancienne et à tenir des journaux d'enregistrement ordinaires.

Cela est dû à deux facteurs:

résistance aux innovations des employés de l'entreprise;
manque de financement.

Les gestionnaires doivent se rappeler que l'optimisation du flux de travail avec un investissement considérable donne un effet économique notable.

Un acte est un document confirmant certains faits ou événements. Les actes suivants peuvent être rédigés à l'égard de l'employé: sur le refus de donner des explications sur la violation des obligations de travail, sur le refus de se familiariser avec les ordres, sur le refus de se familiariser avec les notifications, sur l'établissement du fait de l'intoxication et autres actes.

Magazines - documents du personnel qui indiquent tous les détails et informations sur les documents publiés dans l'organisation (par exemple, le journal d'enregistrement des notifications, le journal d'enregistrement des soumissions et d'autres journaux).

Déclarations, ordonnances et avis

Une demande est un appel d'un employé à un employeur ou à une organisation. En règle générale, les déclarations contiennent une demande ou une proposition de l'employé de prendre des mesures. Un salarié peut rédiger les demandes suivantes : pour un emploi, pour un licenciement propre volonté sur l'octroi des congés.

Les commandes sont également des documents courants du service du personnel. La commande est acte légal publié par le chef de l'organisation. Les commandes sont réparties en deux groupes : par activité principale et par personnel. Les ordonnances pour les activités principales comprennent : les ordonnances d'émission et de modification des réglementations locales (règlements, contrats), d'approbation des horaires de vacances, d'approbation et de modification du tableau des effectifs. Les ordonnances sur le personnel comprennent les ordonnances d'admission, de transfert, de licenciement des employés, de mise à disposition diverses sortes les vacances, l'envoi en voyage d'affaires, les encouragements.

Un avis est un exemple de document personnel contenant un avis sur quelque chose. En règle générale, dans travail de bureau du personnel les notifications contiennent des informations sur les modifications des conditions spécifiées par les parties au contrat de travail (par exemple, avis de résiliation du contrat de travail, avis de transfert vers un autre lieu, avis de réduction d'emploi, etc.).

Les contrats comme principal type de documents du personnel

Dans la gestion des dossiers du personnel, des documents tels que des contrats de travail et des accords de responsabilité sont utilisés.

Le principal document définissant les relations de travail entre l'employé et l'employeur est contrat de travail. Selon l'art. 56 du Code du travail de la Fédération de Russie, un contrat de travail est un accord entre un employeur et un employé, selon lequel l'employeur s'engage à fournir du travail à l'employé, à assurer des conditions de travail conformément à la loi et à d'autres règlements, dans un en temps opportun et dans les taille réelle Payer les salaires. L'employé s'engage à exercer personnellement une certaine fonction de travail, à se conformer au règlement interne du travail.

Autres formes de documents personnels : liste

Instructions de travail. Description de l'emploi- il s'agit d'un acte local émis afin de déterminer la place de l'employé dans la structure de l'organisation, ses devoirs, droits et responsabilités dans la mise en œuvre des activités de travail.

Autres documents personnels. Les documents supplémentaires comprennent un rapport préalable, un calendrier des vacances (T-7), une note de service, une note - calcul (formulaires T-60 et T-61), une carte personnelle (formulaire T-2), une note explicative, la dotation ( formulaire T-3) et autres documents.

Grâce à notre service en ligne, vous pouvez remplir des formulaires documents personnels et télécharger échantillons prêts au format Word ou PDF.

Documents officiels créés par des autorités juridiques ou personnes, doit être dressé et certifié de la manière prescrite.

Lors de l'élaboration de documents organisationnels et administratifs, il est d'usage d'utiliser un formulaire pré-fabriqué.

La forme du document, selon la définition de GOST R 51141-98, est "un ensemble de détails qui identifie l'auteur d'un document écrit officiel". GOST R 51141-98. Travail de bureau et archivage. Termes et définitions. M., 1998.-S. 2, article 44.

Les formulaires de documents peuvent être imprimés dans l'imprimerie, et lors de l'utilisation d'un PC, le formulaire peut être entré dans la mémoire de la machine et automatiquement sorti lorsque le document est imprimé. Quelle que soit la manière dont le formulaire est fabriqué, il est nécessaire de prendre en compte certaines exigences établies par GOST R 6.30-97 pour les types de formulaires, leur conception, leur comptabilité et leur stockage, y compris les formulaires à l'image de l'emblème de l'État. Fédération Russe, armoiries des sujets de la Fédération de Russie.

Les formulaires doivent être rédigés sur du papier blanc ou sur du papier de couleurs claires de la qualité appropriée.

Lors de la conception des formulaires des documents, les dimensions des zones d'emplacement des mentions utilisées sur les formulaires doivent correspondre à celles indiquées sur le modèle de clé.

Sur le formulaire, conformément aux dimensions et aux règles établies pour la conception des détails, des détails permanents sont appliqués, les emplacements de certains détails variables, qui doivent figurer dans la partie supérieure (en-tête) du formulaire, sont marqués sous la forme de coins ou lignes. De plus, les coins marquent les champs du document et l'emplacement des détails appliqués au bas du formulaire.

Les formulaires de documents peuvent être produits sur les formats A4 et A5, avec des options angulaires et longitudinales pour l'emplacement des détails. Lors de la préparation de formulaires de manière typographique ou à l'aide de la technologie informatique, les détails sont toujours rédigés de manière centrée, lorsqu'ils sont réalisés à l'aide d'une machine à écrire - à la manière d'un drapeau.

Pour une organisation, une unité structurelle, un fonctionnaire, les types de formulaires suivants sont établis : formulaire général ; en-tête de lettre; formulaire type spécifique document.

Un formulaire commun est utilisé pour préparer tout type de document, à l'exception d'une lettre.

Sur le formulaire général, en fonction des documents constitutifs de l'organisation, les détails permanents suivants peuvent être appliqués :

01 - Emblème d'État de la Fédération de Russie ;

02 - emblème du sujet de la Fédération de Russie;

03 - emblème de l'organisation ou marque (marque de service);

04 - code d'organisation ;

06 - nom de l'organisation ; 12 - le lieu d'établissement du document.

Pour les détails variables, des marques restrictives sous forme de lignes sont appliquées à la forme générale - pour les détails :

09 - date du document ;

10 - numéro d'enregistrement du document (pour cette condition, le signe "N°" est également imprimé à l'avance).

Sous forme de coins, les emplacements des détails suivants sont distingués:

14 - destinataire (le début et la fin de l'attribut, qui indique simultanément le bord de la marge droite);

17 - titre du texte du document ;

18 - marque de contrôle;

28 - une marque sur la réception du document par l'organisation;

29 - identifiant de la copie électronique du document.

Entre l'exigence 04 « Code de l'organisation » et les exigences 09 « Date du document » et 10 « Numéro d'enregistrement du document », laissez une place pour appliquer (impression) l'exigence 08 « Nom du type de document ».

Lorsque le nom du type de document est saisi dans le formulaire général, par exemple « ordonnance », « acte », « protocole », ce formulaire devient un formulaire d'un type de document spécifique - un bon de commande, un formulaire d'acte, un formulaire de protocole, etc. Ainsi, un formulaire d'un type spécifique Le document est en fait une sorte de formulaire général, car le formulaire général sans l'utilisation du nom du type de document n'est pas du tout utilisé lors de l'élaboration organisationnelle et administrative documents.

Exigence 05 Le «code du formulaire de document» est imprimé sur le formulaire lors de la délivrance d'un type de document spécifique, car chaque type (variété) d'un document a son propre code forme unifiée selon OKUD.

Des exemples de la forme générale et de la forme d'un type spécifique de document sont donnés en annexe. 2-6.

La forme de la lettre est utilisée lors de la rédaction d'un seul type de document - une lettre de service, il n'est donc pas nécessaire d'indiquer le nom du type de document qu'elle contient. Dans l'en-tête, à la place de l'exigence 10 « Nom du type de document », l'exigence 07 « Données de référence sur l'organisation » est placée, et à la place de l'exigence 12 « Lieu d'établissement du document », l'exigence 11 « Référence à le numéro d'enregistrement et la date du document » est placé, ce qui est si nécessaire pour la correspondance.

Dans l'exigence 07 "Données de référence sur l'organisation", il y a nécessairement des informations sur le lieu de compilation, il n'est donc pas nécessaire d'utiliser l'exigence 12 "Lieu du document".

Ainsi, la forme de la lettre ne diffère de la forme générale que par deux détails. Toutes les autres mentions, pour lesquelles des marques en forme de coins sont inscrites sur la forme générale, sont également reprises sur l'en-tête et sont rédigées selon les mêmes règles. Les en-têtes sont inclus dans l'annexe. 7-10.

La forme d'une unité structurelle d'une organisation ou d'un fonctionnaire est conçue si le chef de l'unité ou le fonctionnaire a le droit de signer. Le nom de l'unité structurelle ou le nom du poste est mis sur le formulaire après le requis 06 "Nom de l'organisation".

Exemples de formulaires fonctionnaires donnée en annexe. 11, 12.

Les formulaires d'organisations avec la reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie et les emblèmes des entités constitutives de la Fédération de Russie (formulaires de timbre) sont produits d'impressionà rendre compte.

Les formulaires estampillés ne sont fabriqués que par des entreprises d'impression et de gravure de tampons qui disposent de licences pour le type d'activité concerné et de certificats de disponibilité des capacités techniques et technologiques pour fabrication de qualité type de produit spécifié.

Pour réaliser un papier à en-tête ou tout autre formulaire dans une imprimerie, il est nécessaire de faire une mise en page du formulaire à l'échelle 1: 1, sur laquelle des détails permanents doivent être appliqués, les marques nécessaires pour les détails variables, et le les dimensions des zones pour l'emplacement des détails sont indiquées. Il faut préciser le type et la couleur du papier, sélectionner les polices nécessaires, indiquer la diffusion, s'entendre sur les délais et le coût de production. La mise en page du formulaire doit contenir une indication que le responsable de l'organisation autorise l'impression de cette mise en page (généralement, le mot «j'autorise» est écrit). La mise en page doit également comporter la signature du responsable et le sceau de l'organisation.

Les en-têtes de l'organisation doivent avoir des numéros de série, qui sont apposés de manière typographique ou par un numéroteur. Parfois, une série de ces numéros est apposée sur des formulaires timbrés. Chaque type de formulaire estampillé est enregistré dans un journal séparé (ou autre formulaire d'enregistrement et de comptabilité), et les formulaires eux-mêmes sont stockés dans des armoires bien verrouillées et scellées. Leur destruction a lieu de la manière prescrite, conformément à la loi avec une marque dans le formulaire d'enregistrement.

L'organisation de la production, du stockage, de la comptabilité, de l'émission, de la vérification de la disponibilité des formulaires timbrés (ainsi que simples) dans les organisations est confiée à l'unité responsable du travail de bureau. Dans les instructions de travail de bureau de toute organisation, il devrait y avoir une section décrivant la procédure de fabrication et d'utilisation des formulaires de l'organisation.

Les exigences générales pour la fabrication et le stockage des formulaires avec la reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie, les armoiries des entités constitutives de la fédération sont indiquées dans la section. 5 GOST R 6.30-97 «Systèmes de documentation unifiés. système unifié documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

question test

1. Quelle est la forme du document selon la définition de GOST R51141-98 ?

2. Quelles méthodes peuvent être utilisées pour produire des documents vierges ?

3. Quelle est la base de conception d'un formulaire de document ?

4. Combien de types de formulaires sont établis par GOST R 6.30-97 ?

5. Pour quels types de documents le formulaire commun est-il utilisé ?

6. Quels détails permanents peuvent être appliqués à chaque type de formulaire ?

7. De quelles manières les emplacements pour les détails variables peuvent-ils être marqués sur les formulaires ?

8. En quoi la forme générale diffère-t-elle de l'en-tête ?

9. Quelles sont les exigences pour la fabrication d'un formulaire avec l'image de l'emblème d'État de la Fédération de Russie ou les armoiries des sujets de la Fédération de Russie ?

10. Que doit-on remettre à l'imprimerie pour la production du formulaire ?

«Qui est dans quoi» - cette approche dans la conception des formulaires est utilisée par de nombreux commis et secrétaires russes. En même temps, ils oublient complètement que la forme est le visage de l'entreprise. La réputation de l'entreprise dépend du soin avec lequel vous avez traité sa création. Apprenez à rédiger des formulaires officiels.

La forme du document contient un ensemble de détails qui identifient l'auteur du document écrit officiel. Il ne contient que des informations permanentes sur l'organisation - l'auteur du document, le caractérisant comme le créateur du document écrit officiel.

Pourquoi utilisons-nous des formulaires ? Un document vierge est une feuille de papier d'un format standard, sur laquelle moyens techniques détails fournis. Il donne aux informations un caractère officiel et accélère le processus de création d'un document.

Un document créé sur un papier à en-tête conformément à la norme de l'État a une haute qualité apparence, facile à percevoir, pratique à utiliser, stocker, transférer par tout moyen de communication et remplit sa fonction principale - la préservation des informations. De plus, l'utilisation de formulaires réduit les coûts de main-d'œuvre pour sa préparation.

Quand utiliser les formulaires

Tout d'abord, vous devez vous rappeler que seule la première page du document est réalisée sur les formulaires et que le reste des pages suivantes est réalisé sur des feuilles de papier standard. Si le document doit être envoyé à plusieurs adresses, la première feuille du service administratif de chaque copie du document est créée sur les formulaires, qui sont destinés à être envoyés par l'organisation.

Documents organisationnels et administratifs: lettres, certificats, protocoles, arrêtés, instructions, règlements, instructions, etc. doit être créé sur les formulaires de documents.

Informations et documents de référence: mémos, notes de bureau, propositions, soumissions, déclarations, etc., qui sont internes et ne sont pas envoyés à d'autres organisations, sont créés sur feuille standard papier avec tous les détails nécessaires.

Pour ces types de documents, vous pouvez développer formulaire électronique formulaires et enregistrez-les sur votre ordinateur. Cela permettra d'unifier les informations internes et les documents de référence et de réduire le temps de leur création. Quelques documents organisationnels et juridiques(charte, mémorandum d'association) sont rédigés sur des feuilles standard de papier A4 avec toutes les précisions nécessaires.

Le concept de formulaire n'est pleinement applicable qu'aux documents papier, cependant, lors de l'automatisation du travail de bureau, il est pratiqué de créer formulaires électroniques, contenant des images électroniques de formulaires, dont l'utilisation ou le remplissage permet de créer des documents à part entière correspondant à règles modernes et des formulaires papier valides.

La préparation des modèles de formulaires est une fonction du service de bureau. Ses responsabilités comprennent également la fourniture de formulaires aux unités structurelles, la surveillance de l'utilisation correcte des formulaires, leur modification en temps opportun (le cas échéant dans l'organisation).

Comment remplir les détails du formulaire

L'emplacement des détails sur les formulaires peut être longitudinal et angulaire.

À disposition longitudinale les détails sont placés le long de la marge supérieure de la feuille et alignés en largeur ou au centre.

À emplacement de coin Les détails sont situés à gauche coin supérieur feuille et sont alignés soit sur la marge de gauche, soit sur le centre de la zone allouée.

Chaque organisation a le droit de choisir l'emplacement des détails lors de l'élaboration des formulaires. La composition des détails du formulaire ne dépend pas de la variante de leur emplacement et reste inchangée.

Emblème l'organisation (image graphique symbolique) doit être inscrite dans les documents constitutifs de l'organisation. À Code civil RF partie 4 donne la définition suivante : « L'emblème est un moyen d'identification visuelle de l'organisation. Il peut s'agir de désignations verbales, figuratives, tridimensionnelles et autres ou de leurs combinaisons dans votre couleur ou combinaison de couleurs préférée.

En tant qu'emblème, une marque de commerce (marque de service) ou une désignation commerciale peut être utilisée, qui est placée sur le papier à en-tête conformément à documents fondateurs organisations. La marque ou la dénomination commerciale doit être enregistrée. Dans ce cas, le droit de les utiliser est protégé par la loi, y compris sur les formulaires officiels.

L'emblème de l'organisation est placé sur le formulaire soit dans le champ supérieur au-dessus du nom de l'organisation, soit dans le champ de gauche au même niveau que le nom de l'organisation - l'auteur du document.

Il est important de se rappeler qu'il n'est PAS AUTORISÉ :

remplacer le nom de l'organisation par son emblème sur le papier à en-tête ;
placer sur les formulaires l'image des armoiries et de l'emblème en même temps.

Nom de l'organisation - l'auteur du document est imprimé d'abord en entier, et ci-dessous - sous forme abrégée, mais en stricte conformité avec les documents constitutifs sur la base desquels cette organisation a été formée et fonctionne. Le nom abrégé est entre parenthèses.

Code d'organisation est apposé selon le classificateur public des associations et entreprises industrielles (OKPO). Le code OKPO est un élément d'identification électronique de l'organisation.

Code type de document est saisi dans le formulaire selon le Classificateur public des documents de gestion (OKUD). Le code OKUD est un élément d'identification électronique des documents.

Accessoires numéro d'enregistrement d'état principal (OGRN) d'une personne morale est inscrit sur le formulaire conformément aux documents délivrés par l'administration fiscale.

Numéro d'identification du contribuable / code du motif de l'enregistrement (TIN / KPP) sont apposées sur le formulaire également conformément aux documents reçus de l'administration fiscale.

Chaque organisation, sur la base des normes de l'État, effectue un travail avec des documents, en tenant compte des spécificités de ses activités, de la technologie de la documentation et des conditions de travail de l'appareil administratif. Ces règles internes la paperasserie s'effectue par la publication des réglementations locales (règlements, règles, instructions). Cependant, les exigences de l'organisation pour l'exécution des documents ne doivent pas contredire les règles établies normes d'état conditions.

Règles de base pour la fabrication des formulaires

Lors du développement de formulaires de documents et de leur production ultérieure, il convient de rappeler que les exigences de base pour les formulaires de documents sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

Chaque organisation accepte la méthode de fabrication des formulaires de manière indépendante, c'est-à-dire que les formulaires peuvent être imprimés de manière typographique, au moyen d'une impression opérationnelle ou d'une technologie informatique directement lors de la fabrication du document. L'exception concerne les formulaires avec une reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie, qui ne doivent être fabriqués que par des entreprises d'impression et de gravure de timbres disposant de certificats de capacités techniques et technologiques pour la fabrication de ce type de produit au niveau de qualité approprié.

La façon la plus courante de créer des formulaires est typographique, mais les formulaires peuvent être créés à l'aide d'outils d'impression en ligne ou reproduits à l'aide d'un ordinateur. Le modèle de formulaire sur lequel le texte du document est imprimé doit être stocké dans la mémoire de l'ordinateur. Pour la fabrication des formulaires, deux formats de papier sont principalement utilisés : A4 (210 x 297 mm) et A5 (210 x 148 mm). Chaque feuille d'un document, exécutée à la fois sur papier à en-tête et sur une feuille de papier standard, doit avoir des marges d'au moins 20 mm - gauche, 10 - droite, 20 - haut, 20 - bas.

Comment écrire une lettre

Les détails suivants (informations sur l'organisation) peuvent être placés sur le papier à en-tête :

données de référence sur l'organisation (adresse postale, téléphone / fax, adresse E-mail);
code d'organisation pour Classificateur panrusse institutions, organisations et entreprises (OKPO);
numéro d'enregistrement d'état principal (OGRN);
numéro d'identification fiscale / code du motif de l'enregistrement (TIN / KPP);
code de formulaire de document (OKUD);
une marque pour le numéro d'enregistrement et la date du document;
marque pour faire référence au numéro et à la date du document.

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Il convient de noter que le nom du type de document n'est pas écrit sur le papier à en-tête, c'est-à-dire le mot "Lettre" ou "Lettre commerciale".

Il y a des marques sur le formulaire pour apposer deux numéros et deux dates: une marque contient la date et le numéro d'enregistrement du document (lettre), et l'autre donne un lien vers la date et le numéro du document reçu (entrant).

Types de formes et caractéristiques de leur conception

Il existe plusieurs types de formulaires, chacun ayant ses propres règles d'inscription.

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Le formulaire général est utilisé pour l'enregistrement des documents internes de l'organisation. Sur un tel formulaire, il n'y a pas de nom du type de document, et c'est un blanc pour de nombreux types de documents. La forme générale de l'organisation peut contenir les détails suivants :

le logo ou la marque de l'entreprise (marque de service) ;
nom de l'organisation (auteur du document);
une marque pour inscrire la date et le numéro du document;
lieu de compilation ou de création du document (point géographique).

La forme du type de document diffère de la forme générale en ce que le nom du type de document est ajouté (ordonnance, instruction, protocole, acte, etc.). Il est conseillé de créer des formulaires de types de documents dans une organisation lorsque en grand nombre différents types documents.

Formulaire en deux langues

Le formulaire en deux langues est utilisé dans les organisations des entités constitutives de la Fédération de Russie. Les détails du formulaire, ainsi que la langue russe, sont également imprimés dans la langue nationale. Nom de l'organisation sur langue officielle le sujet de la Fédération de Russie est situé en dessous ou à droite du nom en russe.

Nom de l'organisation sur une langue étrangère inscrit sur le formulaire, s'il est inscrit dans la charte ou le règlement de l'organisation. Dans ce cas, il est placé sous le nom en russe. Si l'organisation est en correspondance avec des correspondants étrangers, dans ce cas un formulaire est créé en deux langues. Tous les détails sont répétés en deux langues, sans déformer le nom de l'organisation, sa forme organisationnelle et juridique, son adresse et ses données de référence.

Dans les grandes organisations, en plus de l'en-tête, les organisations créent des en-têtes pour les divisions structurelles. Ces formulaires ne diffèrent que par le fait qu'ils contiennent le nom de l'unité structurelle sous le nom de l'organisation - l'auteur du document. Une unité structurelle peut avoir un en-tête et des formes de types de documents qui sont souvent utilisés dans cette unité structurelle (ordre du responsable de l'unité structurelle, procès-verbal, etc.).

Des formulaires de fonctionnaires sont créés pour les chefs de l'organisation, de grandes divisions structurelles qui ont le droit de signer des documents. Le nom du poste du chef de l'organisation est placé sous le nom de l'organisation - l'auteur du document. Sur les en-têtes des chefs de subdivisions structurelles, le nom du poste est placé avec le nom de la subdivision structurelle.