GOST système unifié de documentation organisationnelle et administrative

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NORME D'ÉTAT DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE

SYSTÈMES DOCUMENTAIRES UNIFIÉS

SYSTÈME UNIFIÉ DE DOCUMENTATION ORGANISATIONNELLE ET ADMINISTRATIVE

EXIGENCES DOCUMENTAIRES

GOST R 6.30-97

GOSSTANDART DE RUSSIE

Moscou

Avant-propos

1. DÉVELOPPÉ par l'Institut panrusse de recherche sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD) du Service fédéral des archives de Russie.

REPRÉSENTÉ par le Service fédéral des archives de Russie.

INTRODUIT par le Département scientifique et technique de la norme d'État de Russie.

3. INTRODUIT POUR LA PREMIÈRE FOIS.

NORME D'ÉTAT DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE

Date d'introduction 1998-07-01

1 DOMAINE D'UTILISATION.

Cette norme s'applique aux documents organisationnels et administratifs liés au Système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD) - résolutions, ordonnances, ordonnances, décisions, protocoles, actes, lettres, etc. (ci-après dénommés documents) inclus dans le All- Classificateur russe activités de gestion(OKUD) (classe 0200000) et utilisé dans les activités :

autorités fédérales le pouvoir de l'État, les pouvoirs publics des sujets Fédération Russe, y compris les sujets de la Fédération de Russie, qui, avec la langue russe comme langue nationale d'État, disposent d'organes d'autonomie locale ;

Entreprises, organisations et leurs associations, quelle que soit la forme de propriété et la forme juridique.

Cette norme établit : la composition des détails des documents ; exigences d'enregistrement des détails des documents; les exigences relatives aux formulaires et à la paperasserie ; exigences pour la production, la comptabilité, l'utilisation et le stockage des formulaires avec la reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie, emblèmes des entités constitutives de la Fédération de Russie.

Les schémas détaillés sont donnés à l'annexe A ; exemples de formulaires de documents - à l'annexe B.

2. COMPOSITION DES DÉTAILS DES DOCUMENTS.

2.1. Lors de la préparation et du traitement des documents, les détails suivants sont utilisés :

01 - Emblème d'État de la Fédération de Russie ;

02 - emblème du sujet de la Fédération de Russie;

03 - emblème de l'organisation ou marque (marque de service);

04 - code d'organisation ;

05 - code de formulaire de document ;

06 - nom de l'organisation ;

07 - données de référence sur l'organisation ;

08 - nom du type de document ;

09 - date du document ;

10 - numéro d'enregistrement du document;

12 - lieu de compilation ou de publication du document ;

13 - cachet de restriction d'accès au document ;

14- destinataire ;

15 - cachet d'approbation des documents ;

16 - résolution;

17 - titre du texte ;

18 - marque de contrôle;

19 - texte du document ;

20 - une marque sur la présence de l'application;

21-signature ;

22 - cachet d'approbation des documents ;

23 - visas d'approbation de documents ;

24 - impression ;

25 - une marque sur la certification d'une copie;

26 - marque sur l'interprète;

27 - une note sur l'exécution du document et son sens dans l'affaire ;

28 - une marque sur la réception du document par l'organisation;

29 - identifiant de la copie électronique du document.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

2.2. Exclus, Changement. N° 1

2.3. Exclus, Changement. N° 1

3. EXIGENCES POUR L'ENREGISTREMENT DES DÉTAILS DES DOCUMENTS.

3.1. L'emblème d'État de la Fédération de Russie est apposé sur les formulaires des documents conformément au Règlement sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie.

3.2. Les armoiries du sujet de la Fédération de Russie seront placées sur les formulaires de documents conformément à actes juridiques sujets de la Fédération de Russie.

3.3. L'emblème de l'organisation ou la marque (marque de service) sera apposé sur les papiers à en-tête des organisations conformément à la charte (règlement sur l'organisation).

L'emblème n'est pas reproduit sur un papier à en-tête s'il contient l'emblème d'État de la Fédération de Russie ou les armoiries d'une entité constitutive de la Fédération de Russie.

3.4. Le code de l'organisation est inscrit selon Classificateur panrusse entreprises et organisations (OKPO).

3.5. Le code de formulaire de document est apposé selon le classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD).

3.6. Le nom de l'organisme auteur du document doit correspondre au nom fixé dans ses documents constitutifs.

Au-dessus du nom de l'organisation, indiquez l'abréviation et, en son absence, le nom complet de l'organisation mère.

Les noms des organisations des entités constitutives de la Fédération de Russie, qui, avec la langue russe comme langue d'État, sont imprimés en deux langues - russe et nationale.

Le nom abrégé de l'organisation est donné dans les cas où il est inscrit dans les documents constitutifs de l'organisation. Le nom abrégé (entre parenthèses) est placé sous le nom complet.

Nom sur une langue étrangère reproduit dans les cas où il est inscrit dans la charte (règlement sur l'organisation). Le nom en langue étrangère est placé sous le nom en russe.

Le nom de la succursale, du bureau territorial, du bureau de représentation, de la division structurelle de l'organisation est indiqué s'il est l'auteur du document, et est placé sous le nom de l'organisation.

3.7. Les données de référence sur l'organisation comprennent : l'adresse postale ; numéros de téléphone et autres informations à la discrétion de l'organisation (numéros de fax, numéros de télex, comptes bancaires, adresse E-mail et etc.).

3.8. Le nom du type de document rédigé ou publié par l'organisation est réglementé par la charte (règlement sur l'organisation) et doit correspondre aux types de documents prévus par l'USORD et l'OKUD (classe 0200000).

La lettre n'indique pas le nom du type de document.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.9. La date du document est la date de sa signature ou de son approbation, pour le protocole - la date de la réunion (prise de décision), pour l'acte - la date de l'événement. Si plusieurs organisations sont les auteurs du document, alors la date du document est la dernière date de signature.

La date du document est établie en chiffres arabes dans l'ordre suivant : jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont écrits sous la forme de deux paires de chiffres arabes séparés par un point ; année - quatre chiffres arabes. Par exemple, la date du 5 janvier 2000 doit être saisie sous la forme 01/05/2000.

Un format verbal-numérique de la date est autorisé, par exemple : 5 janvier 2000, ainsi que le formatage de la date dans l'ordre suivant : année, mois, jour du mois, par exemple : 2000.01.05.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.10. Le numéro d'enregistrement du document est constitué de son numéro de série, qui peut être complété à la discrétion de l'organisation par un index des cas selon la nomenclature des cas, des informations sur le correspondant, les interprètes, etc.

Le numéro d'enregistrement d'un document compilé conjointement par deux ou plusieurs organisations se compose des numéros d'enregistrement du document de chacune de ces organisations, séparés par une barre oblique dans l'ordre dans lequel les auteurs sont indiqués dans le document.

3.12. Le lieu de compilation ou de publication du document est indiqué s'il est difficile de le déterminer par les détails « Nom de l'organisation » et « Données de référence sur l'organisation ». Le lieu de compilation ou de publication est indiqué en tenant compte de la division administrative-territoriale acceptée et ne comprend que les abréviations généralement acceptées.

3.13. Le cachet de restriction d'accès au document (secret, confidentiel, etc.) est apposé sans guillemets sur le premier feuillet du document, et il peut être complété par des données prévues par la législation sur les informations classées secrets d'État et les informations confidentielles .

3.14. Les destinataires peuvent être des organisations, leurs subdivisions structurelles, des fonctionnaires ou des particuliers. Lorsque vous adressez un document à un fonctionnaire ou à un particulier les initiales apparaissent avant le nom de famille. Le nom de l'organisation et son unité structurelle sont indiqués au nominatif. Par exemple (ci-après dans le texte de la norme et en annexe B, des exemples de noms d'organismes, leurs données de référence, etc. sont conditionnels) :

Ministère de la Justice de Russie

Département de systématisation

législation

La qualité de la personne à qui le document est adressé est indiquée au datif, par exemple :

CJSC "Textile bolchevique"

Comptabilité

Économiste principal

COMME. Nikolaïev

Président du CJCS

"Usine de porcelaine Lomonossov"

DANS ET. Petrov

Si le document est envoyé à plusieurs organisations homogènes ou à plusieurs divisions structurelles d'une organisation, elles doivent alors être indiquées de manière généralisée, par exemple :

Administrations de district

la région de Moscou

La composition de l'"Adresse" requise, le cas échéant, peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont précisés dans l'ordre, établi par les règles prestation de services postaux.

Il est permis de centrer chaque ligne de l'attribut "Adresse" par rapport à la ligne la plus longue. Par example:

Président de l'association des jardins

"Mojaïsk a donné"

VIRGINIE. Buneev

Le document ne doit pas contenir plus de quatre destinataires. Le mot "Copie" devant les deuxième, troisième, quatrième destinataires n'est pas indiqué. À Suite les destinataires constituent la liste de diffusion du document.

Si la lettre est adressée à une organisation, indiquez son nom, puis l'adresse postale, par exemple;

Recherche scientifique panrusse

Tel Institut des sciences des archives

et archivage

101000, Moscou, Centre,

Voie Milyutinsky, 7a

Lorsque vous adressez un document à un particulier, indiquez l'adresse postale, puis le nom et les initiales du destinataire, par exemple :

301264, région de Toula,

Quartier Kireevsky, Lipki,

St. Sadovaya, décédé le 5, app. 12

I. P. Kalinin

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.15. Le document est approuvé par un fonctionnaire (des fonctionnaires) ou un document spécialement délivré. Lors de l'approbation d'un document par un fonctionnaire, le cachet de signature du document doit comprendre le mot J'APPROUVE (sans les guillemets), le titre de la personne qui approuve le document, sa signature, ses initiales, son nom et sa date d'approbation, par exemple :

APPROUVER

PDG

CJSC "Textile bolchevique"

Signature personnelle I. V. Sergeev

Il est permis de centrer les éléments par rapport à la ligne la plus longue dans l'attribut "Approbation" du document, par exemple :

APPROUVER

PDG

CJSC "Textile bolchevique"

Signature personnelle I. V. Sergeev

Lorsqu'un document est approuvé par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées au même niveau.

Lorsqu'un document est approuvé par une résolution, une décision, une ordonnance, un protocole, le cachet d'approbation est composé du mot APPROUVÉ (APPROUVÉ, APPROUVÉ ou APPROUVÉ), du nom du document d'approbation dans instrumental, ses dates, ses numéros. Par example:

A APPROUVÉ

Par décision de l'assemblée générale

Actionnaires du 15.08.2000 N° 14

A APPROUVÉ

Ordre du président

Conseil de la Banque

du 01.02.2000 n° 82

Le cachet d'approbation du document est situé à droite coin supérieur document.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.16. La résolution est écrite sur le document par le fonctionnaire compétent et comprend les noms des artistes interprètes, le contenu de la commande, la date d'échéance, la signature et la date, par exemple :

AV Zaitseva

P. S. Nikitine

Merci de préparer un projet

Accord général

avec la société "HITEK" avant le 21.12.2000

Signature personnelle

Il est permis d'émettre une résolution sur une feuille séparée.

3.17. Le titre du texte comprend résumé document. L'en-tête est cohérent avec le nom du type de document.

Le titre peut répondre à des questions telles que :

sur quoi (sur qui) ?, par exemple :

Arrêté portant création d'une commission d'attestation ;

quoi (qui) ?, par exemple :

Description du poste de secrétaire-référent.

Pour le texte des documents rédigés sur des en-têtes de format A5, l'en-tête peut être omis.

3.18. Une marque de contrôle est une marque de contrôle sur l'exécution d'un document, qui est désignée par la lettre "K", le mot ou le cachet "Contrôle".

3.19. Le texte du document est rédigé en russe ou dans la langue nationale conformément à la législation de la Fédération de Russie et des entités constitutives de la Fédération de Russie sur les langues d'État. Les textes des documents sont rédigés uniquement en russe lors de leur envoi :

Aux autorités de l'État fédéral, aux autorités de l'État des entités constitutives de la Fédération de Russie ;

Aux entreprises, organisations et leurs associations qui ne sont pas sous la juridiction de cette entité constitutive de la Fédération de Russie ou situées sur le territoire d'autres entités constitutives de la Fédération de Russie.

Les textes des documents sont rédigés sous la forme d'un questionnaire, d'un tableau, d'un texte lié, ou sous la forme d'une combinaison de ces structures.

Lors de la rédaction d'un texte sous forme de questionnaire, les noms des caractéristiques de l'objet caractérisé doivent être exprimés par un nom au nominatif ou une phrase avec un verbe à la deuxième personne du pluriel au présent ou au passé ("avoir", "propre", ou "étaient", "étaient", etc.) .). Les caractéristiques exprimées verbalement doivent être cohérentes avec les noms des signes.

Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des en-têtes exprimés par un nom au nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres. Si le tableau est imprimé sur plus d'une page, les colonnes du tableau doivent être numérotées, et seuls les numéros de ces colonnes sont imprimés sur les pages suivantes.

Le texte lié se compose généralement de deux parties. Dans la première partie, les raisons, les motifs, les objectifs de la compilation du document sont indiqués, dans la seconde (finale) - les décisions, les conclusions, les demandes, les suggestions, les recommandations. Le texte peut contenir une dernière partie (par exemple, commandes - une partie administrative sans déclaration; lettres, déclarations - une demande sans explication; certificats, notes de service - une évaluation des faits, des conclusions).

Dans le texte d'un document préparé sur la base de documents d'autres organisations ou de documents précédemment publiés, leurs détails sont indiqués: le nom du document, le nom de l'organisation - l'auteur du document, la date du document, le numéro d'enregistrement du document, l'en-tête du texte.

Si le texte contient plusieurs décisions, conclusions, etc., il doit être divisé en sections, sous-sections, paragraphes numérotés en chiffres arabes.

Dans les documents administratifs (ordres, instructions, etc.) des organisations opérant selon les principes de l'unité de commandement, ainsi que dans les documents adressés à la direction de l'organisation, le texte doit être présenté à la première personne singulier(« Je commande », « J'offre », « Je demande »).

Dans les actes administratifs des instances collégiales, le texte est énoncé à la troisième personne du singulier (« décide », « décide »).

Dans les actes administratifs conjoints, le texte est indiqué à la première personne pluriel("nous commandons", "décidé").

Le texte du protocole est énoncé à la troisième personne du pluriel ("écouté", "parlé", "décidé").

Dans les documents établissant les droits et obligations des organisations, leurs divisions structurelles (règlements, instructions), ainsi que contenant une description, une évaluation des faits ou des conclusions (acte, certificat), utilisez la forme de présentation du texte à partir de la troisième personne du singulier ou au pluriel ("le département exerce des fonctions", "l'association comprend", "la commission a créé").

Les formes de présentation suivantes sont utilisées dans les lettres :

De la première personne du pluriel (« veuillez envoyer », « envoyer pour examen »),

De la première personne du singulier ("je l'estime nécessaire", "je vous demande de mettre en évidence");

De la troisième personne du singulier ("le ministère ne s'en soucie pas", "VNIIDAD considère que c'est possible"),

3.20. Une marque sur la présence de l'application nommée dans le texte est établie comme suit :

Application : pour 5 litres. en 2 exemplaires.

Si le document a une application non nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies ; s'il y a plusieurs demandes, elles sont numérotées, par exemple :

Annexe : 1. Règlement de la Direction Régionale du Crédit pour 5 p. en 1 exemplaire.

2. Règles de préparation et d'exécution des documents de la Direction Régionale du Crédit pour 7 feuilles. en 2 exemplaires.

Si les demandes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.

Dans l'annexe au document administratif sur sa première feuille dans le coin supérieur droit, ils écrivent "Annexe" en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d'enregistrement, par exemple :

Annexe 2

à l'ordre du directeur de l'Institut

du 15.06.2000 n° 319

Si un autre document est joint au document, qui a également une annexe, la marque sur la présence de la demande est établie comme suit:

Addendum : lettre des Archives fédérales du 14.06.2000 n° 02-4/156 et une annexe à celle-ci, 30 feuilles au total.

Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une marque sur sa présence est établie comme suit:

Application : pour 3 litres. en 5 exemplaires. à la première adresse.

L'expression "ANNEXE N°." est autorisée à imprimer majuscules, ainsi que centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple :

ANNEXE N°2

à l'ordre du directeur de l'Institut

15.06.2000 № 19

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.21. La composition de la "Signature" requise comprend: le nom du poste de la personne qui a signé le document (complet, si le document n'est pas délivré sur le formulaire du document, et abrégé - sur le document, délivré sur le formulaire) ; signature personnelle ; décodage de signature (initiales, nom de famille), par exemple :

Lors de la délivrance d'un document sur un formulaire officiel la fonction de cette personne n'est pas indiquée dans la signature.

Il est permis dans l'attribut "Signature" de centrer la position de la personne qui a signé le document, par rapport à la ligne la plus longue. Par example:

Directeur exécutif

CJSC "Partenaire"Signature personnelle N.A. Fedorov

Lorsqu'un document est signé par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées les unes sous les autres dans l'ordre correspondant au poste occupé, par exemple :

Lorsqu'un document est signé par plusieurs personnes de rang égal, leurs signatures sont placées au même niveau, par exemple :

Vice-ministre de la Justice de la Fédération de Russie		Vice-ministre des Finances de la Fédération de Russie
	VM Stepanov		A. P. Mironov

Les documents établis par la commission indiquent non pas les fonctions des personnes signataires du document, mais leurs devoirs en tant que membres de la commission conformément à la répartition, par exemple :

Le document peut être signé par un fonctionnaire en fonction indiquant sa fonction et son nom réels. Dans le même temps, il n'est pas permis de mettre la préposition "Pour", l'inscription manuscrite "Député". ou une barre oblique avant le titre du poste.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.22. Le cachet d'approbation du document se compose du mot ACCEPTÉ, la position de la personne. avec lequel le document est convenu (y compris le nom de l'organisation), la signature personnelle, le décodage de la signature (initiales, nom de famille) et la date d'approbation, par exemple :

D'ACCORD

Recteur de l'Académie financière

sous le gouvernement de la Fédération de Russie

Signature personnelle de A. G. Griaznov

Si l'agrément est effectué par lettre, procès-verbal, etc., le cachet d'agrément est établi sous la forme suivante :

D'ACCORD

Lettre de l'Académie russe

Sciences médicales

du 30 octobre 2000 n° 451-805

D'ACCORD

Un protocole de réunion

Commission des assurances

société "Planète"

du 21/06/2000 n°10

3.23. L'approbation du document est délivrée avec un visa, comprenant la signature et la fonction de la personne qui approuve le document, le décodage de la signature (initiales, nom de famille) et la date de signature. Par example:

Responsable du service juridique

Signature personnelleA.S. Orlov

S'il y a des commentaires sur le document, le visa est délivré comme suit:

Commentaires joints

Responsable du service juridique

Signature personnelleA.S. Orlov

Les commentaires sont consignés sur une feuille séparée, signée et jointe au document.

Pour un document dont l'original reste à l'organisation, les visas sont apposés au bas du verso de la dernière page du document original.

Pour un document dont l'original est envoyé par l'organisation, les visas sont apposés au bas du recto de la copie du document envoyé.

Il est possible de délivrer un document de visa sur une feuille d'approbation séparée.

Il est permis, à la discrétion de l'organisation, d'approuver feuille par feuille le document et son application.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

3.24. Le sceau certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur des documents prévus par des règlements certifiant les droits des personnes constatant les faits relatifs aux ressources financières.

Les documents sont certifiés par le sceau de l'organisation.

3.25. Lors de l'attestation de la conformité d'une copie d'un document avec l'original, sous la "Signature" requise apposer : l'inscription d'attestation "Correct" ; le poste de la personne qui a certifié la copie; signature personnelle ; décodage de signature (initiales, nom de famille) ; date de certification, par exemple :

Inspecteur du Département du Personnel Signature personnelle M.V. Koloskov

Il est permis de certifier une copie du document avec un sceau, déterminé à la discrétion de l'organisation.

3.26. La marque sur l'exécuteur comprend le nom (ou nom, prénom, patronyme) de l'exécuteur du document et son numéro de téléphone. Une note sur l'interprète est placée au recto ou au verso de la dernière feuille du document dans le coin inférieur gauche, par exemple :

3.27. La marque sur l'exécution du document et sa soumission au dossier comprend les données suivantes: une référence à la date et au numéro du document attestant son exécution, ou en l'absence d'un tel document information brève sur les performances ; les mots "En affaires" ; numéro de dossier dans lequel le document sera conservé.

Une note sur l'exécution du document et sa soumission au dossier doit être signée et datée par l'exécuteur du document ou le chef de l'unité structurelle dans laquelle le document a été exécuté.

3.28. La marque à la réception du document par l'organisation contient le numéro de série et la date de réception du document (si nécessaire - heures et minutes).

Il est permis de marquer la réception du document dans l'organisation sous la forme d'un timbre.

3.29. L'identifiant de la copie électronique du document est une marque (pied de page) placée dans le coin inférieur gauche de chaque page du document et contenant le nom du fichier sur le support machine, la date et d'autres données de recherche établies par l'organisme.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

4. EXIGENCES RELATIVES AUX FORMES DES DOCUMENTS ET FORMULATION DES DOCUMENTS.

4.1 Les documents sont établis sur des formulaires.

Deux formats principaux de formulaires de documents sont établis - A4 et A5 ; il est permis d'utiliser des formulaires de formats A3 et A6 conformément à GOST 9327.

Chaque feuille du document, délivré à la fois sur le formulaire et sans celui-ci, doit avoir des marges d'au moins, mm:

20 - à gauche ;

10 - à droite ;

15 - haut;

20 - en bas.

(Édition modifiée, Rev. No. 1)

4.2. Les formulaires de documents doivent être rédigés sur du papier blanc ou sur du papier de couleur claire. Il est permis de produire des formulaires de manière typographique, à l'aide d'outils d'impression opérationnels, ou de les reproduire à l'aide de la technologie informatique directement lors de la production d'un document spécifique. L'exception concerne les en-têtes d'organisations à l'image de l'emblème d'État de la Fédération de Russie ou les armoiries des entités constitutives de la Fédération de Russie, dont la procédure de fabrication est indiquée à la section 5.

4.3. Les formulaires de documents sont conçus conformément à l'annexe A. Les lignes pleines indiquent les limites fixes des zones pour l'emplacement des détails, la ligne pointillée - variables. Chaque zone est déterminée par l'ensemble des détails qu'elle contient.

4.4. Il existe deux options pour l'emplacement des détails sur les formulaires - angulaire et longitudinal.

4.5. Les détails 01, 02, 03 sont situés au-dessus du milieu de l'attribut 06. Le détail 06 peut être placé au niveau de l'attribut 03.

Détails 06, 07, 08, 12, restrictifs, les marques pour les détails 09, 10, 11 à l'intérieur des limites des zones de localisation des détails sont placées de l'une des manières suivantes :

Centré (le début et la fin de chaque ligne d'attribut sont également éloignés des bordures de la zone de localisation d'attribut) ;

Flatov (chaque ligne d'attribut commence à partir du bord gauche de la zone d'emplacement de l'attribut).

4.6. Pour une organisation, sa subdivision structurelle, un fonctionnaire, les types de formulaires de documents suivants sont établis:

Forme générale;

en-tête de lettre;

Forme d'un type spécifique de document, à l'exception d'une lettre.

La forme générale est utilisée pour la fabrication de tous types de documents, à l'exception des lettres. Les formulaires d'une unité structurelle d'une organisation ou d'un fonctionnaire sont conçus si le chef de l'unité ou le fonctionnaire a le droit de signer.

4.7. Forme générale selon documents constitutifs l'organisation comprend les détails 01. 02, 03, 06.

La forme de la lettre, en fonction des documents constitutifs de l'organisation, comprend les détails 01, 02. 03, 04, 06, 07 et, le cas échéant, des marques restrictives pour les limites supérieures des zones pour l'emplacement des détails 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16 ; 17; dix-huit; dix-neuf.

La forme d'un type de document spécifique, à l'exception d'une lettre, selon les documents constitutifs de l'organisation, comprend les détails 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, des bornes pour les limites des zones où les détails sont situé 09, 10, 11, 12 ; 17; dix-huit.

4.8. Sur les formulaires d'organisations des entités constitutives de la Fédération de Russie, qui, avec la langue russe comme langue nationale de l'État, les détails 06, 07, 12 sont imprimés en deux langues: russe et nationale, au même niveau de la longitudinale formulaire.

4.9. Il est permis de produire des documents sur une machine à écrire ou à l'aide de dispositifs d'impression de matériel informatique.

4.10. Lors de la préparation de documents sur deux pages ou plus, la deuxième page et les suivantes doivent être numérotées.

Les numéros de page sont placés au milieu de la marge supérieure de la feuille.

4.11. Il est permis d'imprimer des documents en utilisant le verso de la feuille.

5. EXIGENCES POUR LA FABRICATION, LA COMPTABILITÉ, L'UTILISATION ET LE STOCKAGE DES FORMULAIRES AVEC LA REPRODUCTION DE L'EMBLÈME D'ÉTAT DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE, L'EMBLÈME DES SUJETS DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE.

5.1. Les formulaires de documents avec la reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie et les armoiries des entités constitutives de la Fédération de Russie (ci-après dénommés formulaires de timbre) sont des produits d'impression soumis à la comptabilité.

5.2. Les formulaires estampillés ne sont fabriqués que par des entreprises d'impression et de gravure de tampons qui disposent de licences pour le type d'activité concerné et de certificats de disponibilité des capacités techniques et technologiques pour la fabrication du type de produit spécifié au niveau de qualité approprié.

5.3. La production de formulaires estampillés est effectuée sur ordre des autorités de l'État, d'autres organismes gouvernementaux et institutions (ci-après - organisations) déterminées par le Règlement sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie, les actes juridiques pertinents des entités constitutives de la Fédération de Russie.

5.4 Les formulaires de cachet de l'organisation sont soumis à la comptabilité. Sur les formulaires timbrés, des numéros d'ordre sont apposés de manière typographique ou par énumération, et, le cas échéant, une série de ces numéros. Les formulaires timbrés sont enregistrés séparément par types de formulaires dans le formulaire d'enregistrement et de comptabilisation (fiche, journal), en utilisant les détails suivants :

à réception des formulaires :

Date de réception;

Numéro du document d'accompagnement ;

Nom de l'organisation - fournisseur de formulaires timbrés ;

Nombre de copies;

lors de la délivrance des formulaires :

Nom du type de tampon ;

Nombre de copies;

Série et numéros des formulaires timbrés ;

Le nom de l'unité structurelle de l'organisation, le nom et les initiales du fonctionnaire - le destinataire des formulaires de cachet;

Reçu pour reçu ;

Remarque (marque de destruction, etc.).

5.5. Les formulaires estampillés sont stockés dans des armoires bien verrouillées et scellées.

5.6. La destruction des formulaires de timbres est effectuée conformément à la loi avec une marque dans le formulaire d'enregistrement.

5.7. Le contrôle de la production, de l'utilisation et du stockage des formulaires timbrés est confié à l'unité organisationnelle responsable du travail de bureau de l'organisation. Les personnes personnellement responsables de la comptabilité, de l'utilisation et du stockage des formulaires sont désignées par le document administratif du chef de l'organisation.

5.8. Les formulaires d'inscription et de comptabilité sont inclus dans la nomenclature des affaires de l'organisation.

5.9. La vérification de la disponibilité, de l'utilisation et du stockage des formulaires de timbre est effectuée au moins une fois par an par une commission désignée par le document administratif du chef de l'organisation. Sur les contrôles effectués, des marques sont portées dans les formulaires d'inscription après la dernière inscription. En cas de détection d'infractions dans la fabrication, la comptabilité, le stockage et l'utilisation des formulaires de timbre, la commission mène une enquête interne dont les résultats sont consignés dans un acte et portés à la connaissance du chef de l'organisation.

5.10. La reproduction au moyen de l'impression opérationnelle de l'organisation des documents sur du papier à en-tête officiel destiné à la distribution est autorisée, à condition que chaque copie du document soit certifiée par le sceau de l'organisation.

ANNEXE A

(obligatoire)

SCHÉMA D'EMPLACEMENT DES DÉTAILS DES DOCUMENTS.

Illustration A.1. - L'emplacement des détails et les limites des zones sur le format A4 du formulaire de coin.

Figure A.2 - Localisation des détails et des limites des zones sur le format A4 du formulaire longitudinal.

APPENDICE B

(référence)

EXEMPLES DE FORMULAIRES DE DOCUMENTS.

Figure B.1 - Un exemple de la forme générale de l'organisation.

Figure B.2 - Un exemple d'en-tête de coin d'une organisation.

Figure B.3 - Un exemple de la forme longitudinale de la lettre de l'organisation.

Figure B.4 - Un exemple d'une forme longitudinale d'une lettre d'une unité structurelle d'une organisation.

Figure B.5 - Exemple de forme longitudinale d'une lettre d'un fonctionnaire.

Figure B.6 - Exemple de formulaire pour un type spécifique de document d'organisation.

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GOST R 6.30-2003

Systèmes de documentation unifiés

SYSTÈME UNIFIÉ
ORGANISATION ET GESTION
DOCUMENTATION

Exigences documentaires

Moscou

Informations standard

Avant-propos

NORME D'ÉTAT DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE

Date de lancement 2003-07-01

1 domaine d'utilisation

Cette norme s'applique aux documents organisationnels et administratifs liés au Système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD) - résolutions, ordonnances, ordonnances, décisions, protocoles, actes, lettres, etc. (ci-après dénommés documents) inclus dans OK 011- 93 "Classificateur panrusse de la documentation de gestion" (OKUD) (classe 0200000).

01 - Emblème d'État de la Fédération de Russie ;

02 - emblème du sujet de la Fédération de Russie;

03 - emblème de l'organisation ou marque (marque de service);

04 - code d'organisation ;

05 - numéro d'enregistrement d'état principal (OGRN) entité légale;

11 - date du document ;

12 - numéro d'enregistrement du document;

14 - lieu de compilation ou de publication du document ;

15 - destinataire ;

21 - une marque sur la présence de l'application;

22 - signé ;

23 - cachet d'approbation des documents ;

24 - visas d'approbation de documents ;

25 - empreinte d'impression;

26 - une marque sur la certification d'une copie;

27 - marque sur l'interprète;

28 - une marque sur l'exécution du document et son envoi au dossier;

29 - une marque sur la réception du document par l'organisation;

30 - identifiant de la copie électronique du document.

3 Conditions d'enregistrement des détails des documents

3.1 L'emblème d'État de la Fédération de Russie est apposé sur les en-têtes conformément à la loi constitutionnelle fédérale "Sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, n° 52, partie I, art. 5021).

3.2 Les armoiries de l'entité constitutive de la Fédération de Russie sont placées sur les en-têtes conformément aux actes juridiques des entités constitutives de la Fédération de Russie.

3.3 L'emblème de l'organisation ou la marque (marque de service) est placé sur les papiers à en-tête des organisations conformément à la charte (règlement de l'organisation).

3.4 Le code d'organisation est établi selon le classificateur panrusse des entreprises et des organisations (OKPO).

3.5 Le numéro d'enregistrement d'État principal (OGRN) d'une personne morale est apposé conformément aux documents délivrés par l'administration fiscale.

3.6 Le numéro d'identification fiscale / code de motif d'enregistrement (TIN / KPP) est déposé conformément aux documents délivrés par les autorités fiscales.

3.7 Le code de formulaire de document est apposé conformément au classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD).

3.8 Le nom de l'organisme auteur du document doit correspondre au nom fixé dans ses documents constitutifs.

Au-dessus du nom de l'organisation, indiquez l'abréviation et, en son absence, le nom complet de l'organisation mère (le cas échéant).

Noms des organisations des entités constitutives de la Fédération de Russie, qui, avec la langue officielle de la Fédération de Russie (russe) langue officielle sujets de la Fédération de Russie, imprimé en deux langues.

Le nom de l'organisation dans la langue officielle du sujet de la Fédération de Russie ou dans une autre langue est placé en dessous ou à droite du nom dans la langue officielle de la Fédération de Russie.

Le nom abrégé de l'organisation est donné dans les cas où il est inscrit dans les documents constitutifs de l'organisation. Le nom abrégé (entre parenthèses) est placé en dessous ou après le nom complet.

Le nom de la succursale, du bureau territorial, du bureau de représentation est indiqué s'il est l'auteur du document, et est placé sous le nom de l'organisation.

3.9 Les données de référence sur l'organisation comprennent : l'adresse postale ; numéro de téléphone et autres informations à la discrétion de l'organisation (numéros de fax, numéros de télex, comptes bancaires, adresse e-mail, etc.).

3.10 Le nom du type de document rédigé ou publié par l'organisation doit être déterminé par la charte (règlement de l'organisation) et doit correspondre aux types de documents prévus par OKUD (classe 0200000).

3.11 La date du document est la date de sa signature ou de son approbation, pour le procès-verbal - la date de la réunion (prise de décision), pour l'acte - la date de l'événement. Les documents émis par deux ou plusieurs organisations doivent avoir une (seule) date.

La date du document est établie en chiffres arabes dans l'ordre : jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont composés de deux couples de chiffres arabes séparés par un point ; année - quatre chiffres arabes.

Il est permis de formater la date de manière verbale-numérique, par exemple le 05 juin 2003, ainsi que de formater la date dans la séquence : année, mois, jour du mois, par exemple : 2003.06.05.

3.12 Le numéro d'enregistrement du document est constitué de son numéro de série, qui peut être complété à la discrétion de l'organisation par l'index des cas selon la nomenclature des cas, des informations sur le correspondant, les exécuteurs testamentaires, etc.

3.14 Le lieu de compilation ou de publication du document est indiqué s'il est difficile de le déterminer par les détails "Nom de l'organisation" et "Données de référence sur l'organisation". Le lieu de compilation ou de publication est indiqué en tenant compte de la division administrative-territoriale acceptée, il ne comprend que les abréviations généralement acceptées.

3.15 Des organisations, leurs subdivisions structurelles, des fonctionnaires ou des particuliers peuvent être destinataires. Lorsqu'un document est adressé à un fonctionnaire, les initiales sont indiquées avant le nom de famille. Le nom de l'organisation et son unité structurelle sont indiqués au nominatif. Par exemple (ci-après, des exemples de noms d'organisations, leurs données de référence, etc. sont conditionnels) :

Il est permis de centrer chaque ligne de l'attribut "Adresse" par rapport à la ligne la plus longue. Par example:

L'"Adresse" requise peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont indiqués dans l'ordre établi par les règles de prestation des services postaux.

Lorsque vous adressez une lettre à une organisation, indiquez son nom, puis l'adresse postale, par exemple :

Lors de l'adressage d'un document à un particulier, le nom et les initiales du destinataire sont indiqués, puis l'adresse postale, par exemple :

3.16 Le document est approuvé par un fonctionnaire (des fonctionnaires) ou un document spécialement délivré. Lors de l'approbation d'un document par un fonctionnaire, le cachet de signature du document doit comprendre le mot J'APPROUVE (sans les guillemets), le titre de la personne qui approuve le document, sa signature, ses initiales, son nom et sa date d'approbation, par exemple :

Il est permis de centrer les éléments par rapport à la ligne la plus longue dans l'attribut "Tampon d'approbation du document", par exemple :

Lorsqu'un document est approuvé par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées au même niveau.

Lorsqu'un document est approuvé par une résolution, une décision, une ordonnance, un protocole, le cachet d'approbation est composé du mot APPROUVÉ (APPROUVÉ, APPROUVÉ ou APPROUVÉ), du nom du document d'approbation dans le boîtier instrumental, de sa date, de son numéro. Par example:

A APPROUVÉ

décision de l'assemblée générale

Actionnaires du 05.04.2003 n° 14

Il est permis d'émettre une résolution sur une feuille séparée.

3.18 Le titre du texte comprend un résumé du document. Le titre doit être cohérent avec le nom du type de document.

Le titre peut répondre à des questions telles que :

sur quoi (sur qui) ?, par exemple :

Arrêté portant création d'une commission d'attestation ;

quoi (qui) ?, par exemple :

Description du poste de l'expert principal.

Il est permis de ne pas indiquer l'en-tête du texte des documents rédigés sur des en-têtes de format A5.

3.19 La marque sur le contrôle de l'exécution du document est indiquée par la lettre "K", le mot ou le cachet "Contrôle".

3.20 Le texte du document est rédigé dans la langue officielle de la Fédération de Russie ou dans les langues officielles des entités constitutives de la Fédération de Russie conformément à la législation de la Fédération de Russie et des entités constitutives de la Fédération de Russie.

Les textes des documents sont rédigés sous la forme d'un questionnaire, d'un tableau, d'un texte cohérent, ou sous la forme d'une combinaison de ces structures.

Lors de la rédaction d'un texte sous forme de questionnaire, les noms des caractéristiques de l'objet caractérisé doivent être exprimés par un nom au nominatif ou une phrase avec un verbe à la deuxième personne du pluriel du présent ou du passé ("avoir", "posséder" ou "étaient", "étaient", etc. .). Les caractéristiques exprimées verbalement doivent être cohérentes avec les noms des signes.

Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des en-têtes exprimés par un nom au nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres. Si le tableau est imprimé sur plus d'une page, les colonnes du tableau doivent être numérotées et seuls les numéros de ces colonnes doivent être imprimés sur les pages suivantes.

Un texte connexe se compose généralement de deux parties. Dans la première partie, les raisons, les motifs, les objectifs de la compilation du document sont indiqués, dans la seconde (finale) - les décisions, les conclusions, les demandes, les suggestions, les recommandations. Le texte peut contenir une dernière partie (par exemple, commandes - une partie administrative sans déclaration; lettres, déclarations - une demande sans explication).

Si le texte contient plusieurs décisions, conclusions, etc., il peut être divisé en sections, sous-sections, paragraphes numérotés en chiffres arabes.

Dans les documents (ordre, instruction, etc.) des organisations opérant selon les principes de l'unité de commandement, ainsi que dans les documents adressés à la direction de l'organisation, le texte est indiqué à la première personne du singulier («j'ordonne», «offre ", "s'il te plaît").

Dans les actes des instances collégiales, le texte est énoncé à la troisième personne du singulier (« décide », « décide »).

Dans les documents communs, le texte est indiqué à la première personne du pluriel (« nous ordonnons », « décidé »).

Le texte du protocole est indiqué à la troisième personne du pluriel ("écouté", "parlé", "décidé", "décidé").

Les formes de présentation suivantes sont utilisées dans les lettres :

De la première personne du pluriel (« veuillez envoyer », « envoyer pour examen ») ;

De la première personne du singulier ("je l'estime nécessaire", "je vous demande de mettre en évidence");

De la troisième personne du singulier ("le ministère ne s'en soucie pas", "VNIIDAD considère que c'est possible").

3.21 Une note sur la présence de l'application nommée dans le texte de la lettre est rédigée comme suit :

Application : pour 5 litres. en 2 exemplaires.

Si la lettre comporte une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires; s'il y a plusieurs demandes, elles sont numérotées, par exemple :

Si les demandes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.

Si un autre document est joint au document, qui a également une annexe, la marque sur la présence de la demande est établie comme suit:

Pièce jointe : lettre des Archives fédérales du 06/05/2003 n° 02-6/172 et une annexe à celle-ci, seulement 3 feuilles.

Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une marque sur sa présence est établie comme suit:

Application : pour 3 litres. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse.

Dans l'annexe au document administratif (décrets, arrêtés, arrêtés, règles, instructions, règlements, décisions), sur sa première feuille dans le coin supérieur droit, ils écrivent « Annexe n ° » indiquant le nom du document administratif, sa date et numéro d'enregistrement, par exemple :

Il est permis d'imprimer l'expression "ANNEXE N°" en majuscules, ainsi que de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple :

ou sur le formulaire :

Lors de la rédaction d'un document sur le papier à en-tête d'un fonctionnaire, la fonction de cette personne n'est pas indiquée dans la signature.

Lorsqu'un document est signé par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées les unes sous les autres dans l'ordre correspondant au poste occupé, par exemple :

Lorsqu'un document est signé par plusieurs personnes de rang égal, leurs signatures sont placées au même niveau, par exemple :

Lors de la signature d'un document conjoint, la première feuille est rédigée et non sur du papier à en-tête.

3.23 Le cachet d'approbation du document se compose du mot ACCEPTÉ, du poste de la personne avec qui le document a été convenu (y compris le nom de l'organisation), de la signature personnelle, du décodage de la signature (initiales, nom de famille) et de la date d'approbation, par exemple :

Si l'agrément est effectué par lettre, procès-verbal, etc., le cachet d'agrément est établi comme suit :

3.24 L'approbation du document est délivrée avec un visa d'approbation de document (ci-après dénommé le visa), qui comprend la signature et la fonction de l'approbateur du document, le décodage de la signature (initiales, nom de famille) et la date de signature. Par example:

S'il y a des commentaires sur le document, le visa est délivré comme suit:

Les commentaires sont consignés sur une feuille séparée, signée et jointe au document.

Pour un document dont l'original reste à l'organisation, les visas sont apposés au bas du verso de la dernière page du document original.

Pour un document dont l'original est envoyé par une organisation, les visas sont apposés au bas du recto d'une copie du document envoyé.

Il est possible de délivrer un document de visa sur une feuille d'approbation séparée.

Il est permis, à la discrétion de l'organisation, d'approuver feuille par feuille le document et son application.

3.25 L'empreinte de sceau certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur les documents attestant les droits des personnes fixant des faits relatifs aux ressources financières, ainsi que sur les autres documents prévoyant la vérification d'une signature authentique.

Les documents sont certifiés par le sceau de l'organisation.

3.26 Lors de l'attestation de la conformité d'une copie d'un document avec l'original, en dessous de l'exigence « Signature », une inscription d'attestation est apposée : « Correct » ; le poste de la personne qui a certifié la copie; signature personnelle ; décodage de signature (initiales, nom de famille) ; date de certification, par exemple :

Il est permis de certifier une copie du document avec un sceau, déterminé à la discrétion de l'organisation.

3.27 La note concernant l'exécuteur comprend les initiales et le nom de famille de l'exécuteur de l'acte ainsi que son numéro de téléphone. Une note sur l'interprète est placée au recto ou au verso de la dernière feuille du document dans le coin inférieur gauche, par exemple :

VIRGINIE. Joukov

3.28 Une note sur l'exécution de l'acte et son envoi au dossier comprend les données suivantes : une référence à la date et au numéro de l'acte constatant son exécution, ou en l'absence d'un tel document, une brève information sur l'exécution ; les mots "En affaires" ; numéro de dossier dans lequel le document sera conservé.

Une note sur l'exécution du document et sa direction dans l'affaire est signée et datée par l'exécuteur du document ou le chef de l'unité structurelle dans laquelle le document a été exécuté.

3.29 La marque sur la réception du document par l'organisation contient le prochain numéro de série et la date de réception du document (si nécessaire - heures et minutes).

Il est permis de marquer la réception du document dans l'organisation sous la forme d'un timbre.

3.30 L'identifiant de la copie électronique du document est une marque (pied de page) placée dans le coin inférieur gauche de chaque page du document et contenant le nom du fichier sur le support machine, la date et d'autres données de recherche établies dans l'organisation .

4 Exigences relatives aux formulaires de document

4.1 Les documents sont établis sur des formulaires.

Deux formats standard de formulaires de document sont établis - A4 (210 × 297 mm) et A5 (148 × 210 mm).

Chaque feuille du document, rédigée à la fois sur le formulaire et sans celui-ci, doit avoir des champs d'au moins :

20 mm - gauche ;

10 mm - droite;

20 mm - haut;

20 mm - inférieur.

4.2 Les formulaires des documents doivent être rédigés sur du papier blanc ou de couleur claire.

4.3 Les formulaires de documents sont établis conformément à l'annexe A. Les limites approximatives des zones pour l'emplacement des détails sont indiquées par une ligne pointillée. Chaque zone est déterminée par l'ensemble des détails qu'elle contient.

4.4 Selon l'emplacement des détails, deux versions des formes sont installées - angulaire (figure AL) et longitudinale (figure A.2).

4.5 L'attribut 01 (02 ou 03) est placé au-dessus du milieu de l'attribut 08. L'attribut 03 peut être placé au niveau de l'attribut 08.

Détails 08, 09, 10, 14, les marques restrictives pour les détails 11, 12, 13 à l'intérieur des limites des zones de localisation des détails sont placées de l'une des manières suivantes :

Centré (le début et la fin de chaque ligne de détails sont également éloignés des bordures de la zone où se trouvent les détails);

Drapeau (chaque ligne de détails commence à partir du bord gauche de la zone où se trouvent les détails).

4.6 Pour une organisation, sa subdivision structurelle, un fonctionnaire, les types de formulaires de documents suivants sont établis :

Forme générale;

en-tête de lettre;

Forme d'un type de document spécifique.

4.7 Le formulaire général est utilisé pour la production de tous types de documents, à l'exception d'une lettre. La forme générale, selon les documents constitutifs de l'organisation, comprend

détails 01 (02 ou 03), 08, 11, 14.

La forme de la lettre, selon les documents constitutifs de l'organisation, comprend les détails 01 (02 ou 03), 04, 05, 06, 08, 09 et, le cas échéant, des marques restrictives pour les limites supérieures des zones pour l'emplacement des détails 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

La forme d'un type de document spécifique, à l'exception d'une lettre, selon les documents constitutifs de l'organisation, comprend les détails 01 (02 ou 03), 08, 10, 14 et, le cas échéant, des marques restrictives pour les limites des zones où se trouvent les détails 11, 12, 13, 18, dix-neuf.

4.8 Pour les organisations d'entités constitutives de la Fédération de Russie qui, en plus de la langue officielle de la Fédération de Russie, ont la langue officielle d'une entité constitutive de la Fédération de Russie, il est conseillé d'utiliser un formulaire longitudinal ; en même temps, les détails 08, 09, 14 sont imprimés en deux langues : russe (gauche) et national (droite) au même niveau.

4.9 Lors de la préparation de documents sur deux pages ou plus, la deuxième page et les suivantes sont numérotées.

Les numéros de page sont placés au milieu de la marge supérieure de la feuille.

ANNEXE A
(référence)

SCHÉMA D'EMPLACEMENT DES DÉTAILS DES DOCUMENTS

Figure A.1 - Emplacement des détails et des limites de zone sur le format A4 de la forme de coin

Figure A.2 - Emplacement des détails et des limites de zone sur le format A4 du formulaire longitudinal

APPENDICE B
(référence)

EXEMPLES DE FORMULAIRES DE DOCUMENTS

Figure B.1 - Un exemple de la forme générale de l'organisation

Figure B.2 - Exemple d'en-tête d'organisation

Figure B.3 - Exemple de lettre type longitudinale de l'organisation

Figure B.4 - Exemple de forme longitudinale d'une lettre d'un fonctionnaire

Figure B.5 - Exemple de formulaire pour un type spécifique de document d'organisation

Mots clés: documents organisationnels et administratifs, la composition des détails des documents, document, formulaire, papier à en-tête officiel, comptabilité, enregistrement, contrôle, accessoires

Lors de l'élaboration de documents organisationnels et administratifs (arrêtés, protocoles, actes, etc.), des actions de gestion standard sont effectuées liées à la coordination, la signature, l'approbation de ces documents, en les portant à la connaissance des employés contre récépissé. Parallèlement, des inscriptions standard sont apposées sur les documents: signature, cachet d'approbation, visas d'approbation et de familiarisation. Les inscriptions séparées sont appelées les détails du document et affectent sa force juridique, et nécessitent donc une exécution correcte conformément à la réglementation en vigueur. Il est important de souligner que les règles de délivrance des données individuelles sont communes pour différents types documents organisationnels et administratifs.

GOST R 6.30-97 établit ce qui suit composition de détails DRO 27 :

01 - Emblème d'État de la Fédération de Russie ;

02 - emblème du sujet de la Fédération de Russie;

03 - emblème de l'organisation ou marque (marque de service);

04 - code d'organisation ;

05 - code de formulaire de document ;

06 - nom de l'organisation ;

07 - données de référence sur l'organisation ;

08 - nom du type de document ;

09 - date du document ;

10 - numéro d'enregistrement du document;

Tampon d'approbation du document ;

Approbation des documents de visa ;

Marque de certification de la copie ;
Mark sur l'interprète;
Une note sur l'exécution du document et son sens dans le cas;

Une note sur la réception du document par l'organisation;

Identifiant de la copie électronique du document 28 .

Chaque document a un ensemble de détails individuel, reflétant ses caractéristiques et son objectif dans le processus de gestion. Dans le même temps, les détails individuels sont absolument obligatoires pour chaque document, quels que soient son type et sa variété. L'absence de tels détails dans le document le prive de force juridique. Pour obligatoire pour tous les mandats, les détails comprennent : le nom de l'organisation, la date du document, le numéro d'enregistrement, le texte, la signature.

D'autres détails sont requis pour certains types de documents. Par exemple, pour les lettres, vous avez besoin de: données de référence sur l'organisation, le destinataire, une note sur l'interprète et pour les commandes: le nom du type de document et le lieu de sa publication.

Les conditions requises comprennent permanent, qui ne changent pas du tout (par exemple : le nom du type de document) ou depuis longtemps (par exemple : le nom de l'organisation, des données de référence sur l'organisation).

Cependant, de nombreux détails ne peuvent pas être constants et changent tout le temps en tout ou en partie (par exemple : la date du document, le titre du texte, le texte, la note sur l'artiste, etc.).

Lors de l'élaboration de documents, les détails sont regroupés en trois parties principales dans lesquelles tout document peut être conditionnellement divisé : en-tête, contenu et conception.

entête la partie est le début du document, qui contient des informations sur l'organisation (l'auteur du document) et des données primaires sur le document lui-même (exigences 01-16).

décoration partie - un ensemble de détails confirmant l'authenticité du document et la fiabilité des informations qu'il contient (détails 21-24). Dans la partie mise en forme du document, il existe également des marques d'écriture auxiliaires sur les documents qui facilitent leur travail (détails 25-29).

La partie principale du document, bien sûr, est le contenu, c'est-à-dire texte ou tableau, questionnaire, reflétant le sens et le but du document pour lequel il a été compilé. Cependant, il ne faut pas négliger l'en-tête et surtout les parties de mise en forme, grâce auxquelles le document acquiert force de loi. La préparation de tout document consiste donc toujours en deux processus interdépendants : la préparation du texte (travail sur le contenu) et l'exécution du document - donnant au document force de loi.

Une étude de la pratique des organisations modernes montre que tous les supports papier sur lesquels des informations sont enregistrées ne peuvent pas être qualifiés de document. Et la principale raison à cela, en règle générale, est l'absence ou la conception incorrecte de certains détails du document. À cet égard, chaque spécialiste travaillant avec des documents officiels doit bien connaître les règles de conception de toutes les inscriptions prévues par GOST R 6.30-97 sur les documents organisationnels et administratifs, ainsi que les méthodes d'organisation des détails de l'ORD. et les tailles des champs qui leur sont alloués (voir schémas 1 et 2 ).