Як запросити документи з архіву загсу. Архів: як зробити запит, пов'язаний з відновленням родинних зв'язків та створенням родоводу дерева

Роботодавці часто неправильно заповнюють трудову книжку та інші документи, які можуть стати в нагоді при оформленні пенсії. Але якщо якісь дані втрачені чи неправильно заповнені, не варто засмучуватися. Для таких ситуацій створено державні архіви, у яких можна зробити запит підтвердження трудового стажу. Запит містить різні дані про заявника і допомагає архівним службовцям уточнити інформацію, що не вистачає.

Вимагати довідку в архіві потрібно для отримання архівних довідок та виписок при оформленні пенсії. Ця процедура обов'язкова у двох випадках:

1. Втрата документів, що підтверджують робочу діяльність людини протягом її життя.
2. Відповідно до п. 6 ч. II Правил підрахунку та підтвердження страхового стажу для встановлення трудових пенсій, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 24 липня 2002 р. № 555 договори ДПГ також є підтвердженням трудової діяльності. Тому неправильне заповнення трудової книжки, договору - підстава для запиту до архіву.

Без архівних документів громадянин може залишитися без страхової та «заробленої» пенсії.

Запит до архіву для підтвердження трудового стажу заповнюють за спеціальною формою.

Сам запит є бланк, який повинен містити в собі таку інформацію:

• найменування архівної установи;
• П.І.Б. та дата народження заявника;
• фактичну та адресу прописки заявника, окремо вказати поштову;
• Заява;
• конкретний проміжок часу, протягом якого потрібна довідка;
• точну назву організації та посади;
• основу для отримання виписки, довідки;
• підпис заявника.

До створення статті підштовхнув коментар:

От би написали статтю про те, як перемогти архіви та вибити довідку. Адже неможливо дочекатися.

Мова йде про початковому етапіпрограми "НРЯ" - зборі документів, які доводять, що ваш предок по висхідній лінії проживав у потрібний часу потрібному місці:

16.4. Іноземні громадяни та особи без громадянства, зазначені в пункті 16.1 цього Положення, мають (мали) родичів по прямій висхідній лінії, які постійно проживають або раніше постійно проживали на території Російської Федерації або на території, що належала до Російської імперії або СРСР, у межах державного кордону Російської Федерації Федерації, додатково подають один із документів (документи), що підтверджують (підтверджують) наявність зазначених родичів, а також факт їх постійного проживанняна відповідній території (свідоцтво про народження, документ про укладання шлюбу, свідоцтво про усиновлення, свідоцтво про смерть родича, посвідку на проживання, витяг з домової книги, копію поквартирної картки, документ, що містить відомості про постановку на військовий облік, військовий квиток або інший документ (Документи).

16.5. У разі відсутності документів, зазначених у пунктах 16.3 та 16.4 цього Положення, заявники подають архівні довідки, витяги з архівних документів, копії документів Архівного фонду Російської Федерації та (або) інших архівних документів.

Нагадаю:якщо ви плануєте піти НРЯ, маючи дозвіл на проживання, отриманий за іншою програмою, збирати довідки на предка не треба.

У статтях про досягнутих успіхівпо НРЯ ( , ) про збір довідок мало хто пише докладно, тим не менш, цей етап є одним з найскладніших, тому що не можна навіть приблизно розрахувати, скільки часу він займе і чи увінчається позитивним результатомвзагалі. І навіть на міграційну службу не нарікаєш - тут її роль незначна, на рівні "приймемо свідоцтво про народження - ні, недостатньо". Все залежить тільки від вашої наполегливості, кмітливості та бажання співробітників архіву вам допомогти.

Чи справді добути довідку так складно?

Так. По перше, єдиної бази даних, однієї установи, або організації, однієї адреси, куди можна звернутись та отримати довідку/виписку про підтвердження постійного проживання на території Росії (РРФСР) (тим більше через інтернет, в режимі "онлайн")НЕ ІСНУЄ .

Таку довідку/документ можна отримати у різних організаціях, перелік яких є досить великим (паспортні столи, керуючі організації, архіви тощо).

По-друге, співробітники цих організацій аж ніяк не завжди налаштовані швидше безкоштовно допомогти. незнайомій людині. У ваших інтересах не лише зібрати максимальну кількість даних для запиту самостійно, а й регулярно нагадувати про себе (наприклад, телефонувати).

Нижче наведено принцип підходу до питання.

З основних документів, які можна відновити або отримати повторно (дублікат) - документи по РАГСу: св-ва про народження, шлюб, смерть (треба точно знати дати, або хоча б у якому році зроблено актовий запис, інакше в РАГСі можуть відмовити, пояснивши , що не мають змоги перелопачувати весь архів).

Обов'язково в цьому ланцюжку від Вас до предка, крім свідчень про народження, на померлих треба брати свідчення про смерть. По можливості - і шлюб.

Якщо надсилаєте запит до РАГСу іншого міста, обов'язково: крім поштової адреси проживання (індекс тощо) вказуйте у запиті адресу найближчого до вас РАГСу, куди Вам буде надіслано відповідь.

У запиті у довільній формі викладаєте суть, який документ Вам необхідний, вказуєте найдокладніше відомі відомості, а також повні особисті дані.

Термін розгляду – до 30 днів. Довго не чекайте. Дзвоніть та запитуйте про результати запиту (зараз жодних проблем ні з адресою установи, ні з номерами телефонів легко дізнатися через інтернет). Якщо актовий запис знайдено, документ надішлють.

У місцевому РАГСі під час отримання документа вимагатимуть підтвердити кревність:необхідні свідоцтва про народження Ваше і далі по ланцюжку (наприклад, батька, якщо берете документ на діда); + свідоцтво про смерть предка (якщо предок помер), та Ваш паспорт з нотаріальним перекладомросійською мовою (можна відразу приходити з ксерокопіями).

Будьте готові, що при отриманні документа "через покоління" - якщо отримуєте, наприклад, дублікат свідоцтва про народження діда, а ваш батько (тато чи мама) живі, можуть вимагати нотаріальну довіреність (від тата-мами) або видадуть тільки їм. Тобто. напевно, особисто Вам без довіреності дадуть документ тільки на батька.

На більш далеких родичів по ланцюжку: або довіреність від живого проміжного предка - або свідоцтво про смерть (св-во про смерть підтверджує, що ви єдиний прямий нащадок).

Строк зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану в органах РАЦС становить 100 років (ст. 77 ФЗ "Про акти цивільного стану").

Форма №9 містить інформацію про зареєстрованих на житлоплощі людей. Її часто отримують реалізації угод купівлі-продажу, інших угод з нерухомістю. Для отримання звертаємося до організації, яка веде реєстраційний облік з даного домобудування (ТСЖ, тощо). Слід мати на увазі, що для сторонніх (незареєстрованих) на даній житлоплощі громадян для отримання довідки попросять довіреність від власника квартири.

Довідку про реєстрацію також можна отримати у "паспортному столі" УВМ. Проте, відомості про зняття з реєстраційного обліку (у зв'язку з виїздом до іншого населеного пункту або після смерті), згідно з Адм.регламентом виконання ФМС державної функціїз організації та ведення адресно-довідкової роботи, наказ №422 від 29.10.2007р. п.52 зберігаються протягом 10 років, після чого підлягають знищенню.

Предок був кадровим військовим - екземпляр його особистої справи зберігатиметься у Центральному архіві Міністерства оборони РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, м.Подільськ, вул.Кірова, 74).

Якщо був кадровим військовим до 1941р. - Подавайте запит до Російського державного військового архіву http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).

Для пошуку інформації про предків, як про учасників ВВВ, може бути корисним таке посилання:

Загальне:коли надсилаєте запит поштою до будь-якої організації, установа: вкладіть у конверт ксерокопії документів, що підтверджують Вашу спорідненість з особою, на яку запитуєте відомості. Це справді необхідно.

Районний, міський та обласний архіви (залежно від адміністративного підпорядкування населеного пункту). У кожному разі, у кожній області/суб'єкті є Державний обласний архів. Відомчі архіви та архіви конкретних установ/організацій. Як кінцева інстанція – федеральні архіви РФ.

Дізнаємось в інтернеті адреси (в т.ч. електронні) та телефони. Дзвонимо (так раціональніше), з'ясовуємо, чи мають у своєму розпорядженні вони необхідні відомості (інакше з'ясовуємо до кого можна ще звернутися). Далі надсилаємо до них письмовий запит.

Запит складаємо у довільній формі.

Обов'язково слід вказати адресата, причину звернення (у разі запит буде " соціально-правовим " і виконується безкоштовно), сформулювати конкретні питання. Відомі відомості слід викласти якнайдокладніше. Попросити у разі неможливості допомогти по суті запиту, підказати адресу уповноваженої організації, або попросити передати запит щодо компетенції.

Спочатку коротко викладаєте з метою вимагаєте відомості. Далі - найбільш відомі відомості для батька. Можна додати копію свідоцтва про народження. Для зручності та простоти сприйняття (в архіві, адже теж живі люди працюють!) обов'язково викладайте відому інформацію у хронологічному порядку.

Максимально чітко поставте запитання, які слід з'ясувати.

Окремою пропозицією, попросіть у разі відсутності необхідних відомостей, підказати куди ще можна звернутися або попросіть переадресувати ваш запит по компетенції.

Також обов'язково вказати свої особисті дані: ПІБ, та зворотну адресу, із зазначенням поштового індексу. Рекомендується вказати телефон та адресу електронної пошти.

На сайтах Державних архівів можете також виявити платну послугу"Генеалогічного запиту". З прейскурантом цін та порядком надання послуги можна ознайомитись на сайті держархіву. Як правило, в даному випадку пропонується надіслати до архіву лист-анкету, в якій зазначені обов'язкові пункти, без яких пошук неможливий. Якщо зазначених відомостей достатньо для пошуку за документами держархіву, заявнику надсилається квитанція на передоплату. По завершенні роботи надсилається остаточний розрахунок вартості (з урахуванням передоплати) та квитанція. Плата стягується незалежно від результатів пошуку.

Також не слід забувати про можливість самостійного пошуку в читальних залах архівів.

Приватні особи (організації), що надають послуги з генеалогічного пошуку платній основі- як можливий вибір, однак, в результаті отримані Вами документи (копії) повинні бути завірені правильним чином.

Висновки. Алгоритм дій

1. Перебираєте особистий архів, сідайте за стіл, на підставі документів та відомих Вам відомостей ВИПИСУЄТЕ всі відомі достовірні факти біографії. Звертаєтеся до живих родичів за інформацією, можливо у них збереглися якісь документи. Буде корисним за допомогою інтернету також отримати інформацію про даному місці, часу, політичних та економічних подіях (який населений пункт, заняття населення, промислові об'єкти, храми та інше).

2. Коли стане зрозумілою загальна картина, можна переходити до запитів. Від міських до обласних та федеральних архівів. У тому числі й відомчих. Звертаємось із запитами як про підтвердження відомих фактів – для документального підтвердження. Так і у зворотному напрямку: чи значиться у списках робітників на підприємстві Ваш родич (Ви, наприклад, дізналися, що у певний час у цьому населеному пункті було єдине підприємство). Усі репресії, посилання, евакуації так чи інакше відбивались у загальних відомчих "базах".

Коли виникає необхідність відновити втрачені документи або відновити втрачену інформацію, постає питання, як зробити запит до архіву. Щоб запросити потрібні відомості, необхідно знати точну процедуру звернення до цього закладу. Що це за процедура, в якій послідовності проводити дії, ми розповімо у цій статті.

Коротко про архіви

Як правило, архів – це державна установа, яка призначена для зберігання даних у певних умовах. При цьому гарантується безпека утримання документів. Завдання архіву – не лише зберігати дані, а й надавати інформацію на вимогу державних органівчи приватних осіб.

Архіви існували з давніх-давен. Як тільки розвиток цивілізації досягав певного рівня, у нього поступово починалося зародження архівної справи. Сьогодні відомо, що архіви існували не лише у середньовічній Європі, Стародавню Греціюта Візантії. Історики мають у своєму розпорядженні архівними документамиСтародавнього Риму, Ассирійської держави, Єгипту, Вавилону. В різні часиархіви ділилися на центральні та регіональні, сюзерени і васали, церковні і навіть окремих сімей.

Архіви наших днів

Сьогодні архіви формуються за відомчим та державному принципу. Тобто інформація збирається в рамках певного відомства чи певної території.

Виходячи з цього архіви прийнято ділити на:

Общинні, приватні, громадські;
міські, муніципальні;
Історичні, поточні, державні, урядові, федеральні.

Зробити запит до архіву може будь-яка людина, організація, у тому числі й органи влади. В останньому випадку запит до архіву матиме службовий характер. Також можуть зробити запит до архіву іноземні громадяни з-за кордону. І тут він називається консульським.

До речі, запит до архіву може бути зроблений не лише за особистими даними, а й за історичними документами. Зазвичай, такими документами цікавляться історики, письменники, сценаристи, вчені. В останньому випадку, якщо інформація необхідна для дисертації, крім паспорта необхідно надати документ, який підтверджує тему роботи та статус того, хто цікавиться.

Де і як зробити запит до архіву

Куди йти і як зробити запит до архіву, залежить від того, яка інформація вам потрібна. Наприклад, якщо вам потрібні особисті відомості про громадянина, можна звернутися в районний архів РАГСу. Але треба враховувати, що дані зберігаються не більше 75 років. Після закінчення цього терміну вони передаються до обласного архіву. Для відновлення запису у трудовій книзі треба подати запит до архіву до територіального чи Державного військового, якщо мова йдепро військовослужбовця, або Центральний військово-морський, якщо йдеться про моряків.

У будь-якому разі пошуки потрібної інформації завжди варто розпочати із центрального міського архіву місця роботи чи перебування людини. Сьогодні багато архівів надають онлайн-послуги пошуку даних.

Види архівних запитів

Запит в архів може бути одним із трьох видів:

соціально-правовий- консульський, службовий, приватних осіб, спрямований на отримання інформації для дотримання інтересів та прав організацій та осіб;
генеалогічний– для встановлення спорідненості, уточнення історії роду чи сім'ї;
тематичний– запит до архіву щодо певного факту, події чи теми.

Порядок обробки запитів закріплений Федеральним законом№125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації». Відповідно до нього відповідь на запит до архіву має бути дано не пізніше 30 днів з моменту звернення. В окремих випадках термін може бути збільшений на 30 днів. Але в цьому випадку співробітник архіву зобов'язаний повідомити запитуваного у письмовій формі про продовження терміну.

Бувають випадки, коли звертаються із запитом не до того архіву. Тоді його співробітники зобов'язані протягом п'яти днів перенаправити запит на потрібну адресу. Про це також повідомляють заявника письмово.

Оформлення запиту

Тепер перейдемо до питання, як зробити запит до архіву. Щоб отримати цікаву інформацію, треба написати відповідну заяву. Існує суворо встановленої форми цього документа. Але у деяких закладах пропонують зразок запиту до архівудо наповнення. Пишеться він у вільній формі. Але при цьому в заяві обов'язково має бути певна інформація.

У шапці вказується:

Назва архіву та ПІБ його керівника;
адресу та ПІБ заявника;
його контактний телефон;
якщо запит дає юридична особа, то вихідний номер заяви, реквізити організації та адресу.

Потім у центрі пишеться слово "Заява". Після цього можна докладно написати запит до архіву. Тут слід зазначити таку інформацію:

Викласти інформацію про те, що це за запит, та вказати час, коли потрібно отримати цю інформацію;
пояснити, чому й навіщо потрібна інформація;
електронну або поштову адресу, за якою надіслати відповідь;
дата запиту;
підпис заявника та печатку, якщо запит оформляється юридичною особою.

Приклад запиту до архіву:

Як передати запит

Мало правильно написати запит до архіву. Ще потрібно його правильно подати. Можна особисто з паспортом та заявою прийти до архіву та здати заяву. Або ж надіслати поштою рекомендованим листом. Сьогодні також з'явилася можливість оформити запит через Інтернет. У такому випадку вам необхідно надіслати повідомлення про отримання запиту на електронну пошту.

Що отримати натомість

На запит архів не видає оригінал документа, а надає довідку спеціальної форми, в якій наведено всі дані відповідно до запиту. Також можуть надати архівну виписку, в якій буде надано зміст документа. Можна отримати архівну копію документа.

Якщо інформація не була знайдена, заявнику повідомляють листом та надають рекомендації щодо пошуку інформації. В цілому, питання, як зробити запит до архіву, вирішується просто – достатньо звернутися до потрібного архіву із заявою.

Якщо вас цікавить, як зробити запит до архіву про родичів, то ця стаття в цьому допоможе. Всі запити, що надходять від населення, можна поділити на три основні типи:

1. Соціально-правового характеру (у вигляді різних довідок - за трудовому стажута ін).

2. Тематичного характеру ( несуть інформаціюбіографічного плану про будь-яку конкретну особистість).

3. Генеалогічний.

Перші два види ми розглядати зараз не будемо. Зупинимося на третьому – як зробити запит до архіву про родичів.

Вам допоможуть за гроші

Існують спеціалізовані бюро фамільних досліджень, де будь-хто, хто бажає заощадити час і позбутися клопоту, може замовити генеалогічну інформацію на платній основі. Працівники подібних установ можуть за плату (досить символічну) сформулювати грамотний текст заяви та надати точну адресу того архіву, в якій вам належить звертатися.

Далі йтиметься про особливості, які необхідно врахувати, спілкуючись з працівниками відділів зберігання, читальних залів та інших. Саме їм належить обробляти та задовольняти запити про родичів, що надходять від громадян, що цікавляться.

Вам ніхто не винен

Перед тим як зробити запит до архіву про родичів, спробуйте уявити собі, з якого роду фахівцями вам доведеться мати справу. Цей чинник психологічного характеру може зіграти чималу роль успіху всього підприємства. Згідно зі статистикою, персонал таких закладів, як державні архіви, належить до інтелігентних освічених людей. Діяльність, яка полягає у обробці архівних запитів, не входить до їх безпосередніх обов'язків. Доходу від подібної роботи вони ніякого не отримують (попри те, що послуга ця платна, всі гроші надходять до скарбниці).

Конкретні виконавці не мають нічого понад свою зарплату, у зв'язку з усім вищесказаним заявку цілком можуть відхилити, не пояснивши причин відмови, або формально відповівши у вигляді відписки. Часом федеральні установипублікують на власних інтернет-ресурсах оголошення наступного характеру "У зв'язку із сильною зайнятістю фахівців, обробка запитів генеалогічного характеру не проводиться".

А тут – повинні

Що ж до органів РАЦС, тут ситуація дещо інша. Відповіді на запити про родичів – безпосередній обов'язок працівників цих установ. Заявки, що надходять, можуть бути абсолютно різними. Хтось розшукує документи щодо укладення або розірвання шлюбу між батьками чи іншими членами сім'ї. Інший робить запит до архіву про родичів для громадянства. Третій зайнятий пошуками свідоцтва про смерть або народження далекого предка. Четвертий, проживаючи за кордоном, може надіслати запит до архіву про родичів у Росії. Зміни у законодавстві відбуваються досить часто, тому всі нюанси процедури уточнюються на момент конкретного звернення.

Подібна установа напевно вимагатиме доказу ваших родинних стосунків з тією особистістю, інформацію про яку ви намагаєтесь отримати. Швидше за все, досліджуючи історію свого роду, ви зіткнетеся з тим становищем, яке допускає запитувати дані виключно про померлих предків. Подібний запит без додаткового дозволу доступний лише дітям цієї особи. Тобто працівники архіву виходять із припущення, що відновленням свідоцтва та інших документів будуть займатися люди самі або за допомогою уповноважених представників.

Кому доступний запит у архівах особистої справи родича?

Що це означає на практиці? Якщо живі ваші батьки, то не намагайтеся подавати запит про родичів через покоління (тобто бабусь та дідусів). Внукам таку інформацію ніхто не зобов'язаний видавати. Якщо ваша мати або батько з будь-яких причин не в змозі зайнятися процедурою пошуку інформації, їхнє завдання – нотаріально оформити довіреність на право займатися подібною діяльністю. Виконавцем при цьому може бути будь-яка людина – не обов'язково родич.

І, тим щонайменше, конкретний алгоритм пошукових процесів ви зможете уточнити лише у момент виникнення індивідуальної ситуації. Він залежить не тільки від ступеня спорідненості заявника з об'єктом пошуку, а й від юридичної ситуації на даний момент. Ці суворі правила придумані недаремно. Якщо вдуматися, все цілком логічно та справедливо. Навряд чи хтось із вас зрадів би, виявивши такий факт: якісь чужі люди абсолютно вільно отримують доступ до біографії та інших. важливим нюансамжиття ваших родичів або копаються в історії сім'ї, вишукуючи будь-який компромат (часто з непристойною метою).

Ближче до справи

Отже, базову концепцію заходу ми з вами зрозуміли. Тепер перейдемо до конкретних дій. Як саме скласти запит, щоб досягти його швидко і без перешкод? Насамперед слід встановити, до якого саме з міських архівів чи органів РАГС слід нести свою заяву на тему пошуку. Куди звертатися – до центрального архіву чи місцевого його підрозділу? Вибирається об'єкт для подібних цілей, залежно від того завдання, яке ви ставите перед собою. Це може бути отримання певної інформації чи відновлення будь-яких документів.

Важливий і фактор часу - як давно сталася подія, що цікавить (смерть, народження, одруження). Згідно законодавчим нормам, документ, створений менш ніж сто років тому, повинен перебувати на зберіганні в територіальному органі РАЦС. Насправді часто порівняно " молоді " записи, які стосуються стану, також потрапляють у регіональні архівні сховища.

Після революції...

Таким чином, якщо вас цікавить документ сімейного характеру, що відноситься до радянському періоду(наприклад, ви складаєте запит до архіву про родичів - учасників ВВВ), заяву надсилати слід передусім до відділу РАГС за місцем шуканої події. Якщо ж папір встиг потрапити до фонду федерального архіву, інформацію про це ви отримаєте з листом у відповідь.

В даний час державні службицілеспрямовано розробляють загальну електронну базу даних, куди у централізованому порядку надходить вся необхідна інформація про громадян. Коли система буде досить добре налагоджена, з'явиться можливість надсилання запиту до обласного архіву, та справа пошуку потрібних людейабо документів значно спроститься.

...і до неї

Якщо ваш запит стосується фактів, що стосуються дореволюційного періоду, їх потрібно шукати в метричних зошитах церкви. Саме туди вносилася потрібна вам інформація до того, як з'явилися книги Дані зошити до 1917 служили цілком офіційними документами.

Порядок дій у цьому випадку має бути прямо протилежним. Почніть запит з обласного архіву того регіону, де проживала особа, яка вас цікавить, або відбувалися важливі для вас події. Якщо потрібних записів у фондах не зберігається, вас, швидше за все, перенаправлять до органу РАГС.

Про що слід пам'ятати

Іноді можливі випадки плутанини, коли мінялися межі районів згідно з адміністративно-територіальним поділом. Той чи інший населений пункт (місто, село, село) разом зі своїм церковним приходом могло ставитися до різні рокидо різних губерній. Відповідно, належність церковних метричних книг уточнювати доведеться у двох окремих регіональних архівах.

Цілком можливо, що, не виявивши даних в одному з них, працівники сховища не попередять громадянина про таку ймовірність. Відповіддю на запит стане класична відписка із формулюванням "не виявлено". Якщо у вас є хоч невеликі сумніви щодо ретельності підходу до обробки вашого запиту, спробуйте продублювати його, надіславши заяву до сусідніх регіональних архівів, куди теоретично могли бути передані церковні та будь-які інші документи, що містять записи обрядів предків. У ряді випадків доцільним є звернення до центрального архіву.

Що і як писати

Давайте тепер перейдемо до процедури безпосереднього оформлення заявки. Зразок запиту до архіву не містить нічого складного. Текстове супроводження має бути написане правильно. Подібні звернення до органів РАЦС та установи-сховища досить схожі за своєю формою, тому ми не розглядатимемо тут обидва варіанти. Отже, зміст запиту до архіву про родичів умовно складається з трьох текстових блоків: адреси організації, куди звернення направлено, коротко викладеної суті ситуації та інформації про заявника. Кожну частину заповнювати обов'язково. Пропустивши будь-яку з них, ви однозначно не досягнете потрібної мети.

Перед тим як писати запит в архів про предків, не полінуйтеся зайти на сайт установи або зателефонуйте і дізнайтеся, чи надається подібна послуга як така. Якщо робота з пошукових звернень громадян ведеться, поцікавтеся у спосіб, за допомогою якого слід надіслати вашу заяву. Десь приймають подібні листи електронною поштою, десь воліють мати справу з традиційною паперовою кореспонденцією. Там же можна дізнатися, скільки коштує запит до архіву про родичів.

Якщо робота належить виключно на фізичних носіях, тобто у вигляді письмових звернень та відповідей на них, не забудьте вкласти запасний конверт. Бюджетні організаціїчасто не мають власних додаткових засобів для розсилки. Погодьтеся, дуже прикро, якщо важливий для вас запит буде проігноровано з такої банальної причини. Логічно припустити, що чим менші розміриархіву, тим паче скромний бюджет виділяється будь-які додаткові завдання.

Обов'язкові дані

Які нюанси слід мати на увазі щодо змісту документа? Заявка надсилається на ім'я директора архіву. У лівому верхньому куткупрописується адресу і найменування установи, там для дотримання візуальної єдності вказуються і дані відправника. Дізнатися конкретні прізвища та найменування ви так само можете на сайті установи.

Після звернення до посади директора держархіву (зазначити, якого саме і де знаходиться) ви вносите до бланку власні ПІБ та адресу фактичного проживання, за якою плануєте чекати на кореспонденцію. До контактних даних слід обов'язково внести або телефон, або електронну поштову адресу (а краще - і те, й інше). Зрозуміло, якщо ви проігноруєте дані вимоги, звернення вважатиметься анонімним, і на виконання його чекати не доводиться.

Про сестру таланту

Як зробити запит до архіву про родичів максимально продуктивно? Чи існують якісь правила написання тексту заяви, які б підвищували шанси на успіх? Досить поширений міф, за яким докладний виклад суті підвищує ймовірність такої ж докладної відповіді. На жаль, цей підхід можна вважати актуальним лише за умови співпраці з приватними платними працівниками сфери генеалогії. Якщо ж йдеться про державну установу, все навпаки. Завдання слід формулювати якомога лаконічніше і чіткіше. Це підвищує шанси вплинути на архівних службовців та змусити їх розглянути ваше звернення якнайшвидше.

Твір із подробицями біографії предків, цікавими тільки вам, писати не варто. Вказувати слід лише необхідне числоточних фактів - дат та місць народження, населених пунктів, імен та прізвищ предків, ступеня вашої спорідненості. Також не зайвим буде позначити тип запису, що вас цікавить. Якщо дані будуть вказані на рівні "приблизно", час пошуку (як і вартість виконання запиту) збільшиться, а часом інформацію знайти взагалі не можна. Завершіть ваш запит обов'язковою фразою про те, що ваші дії ведуться з метою відновлення родоводу, необхідного з певних вагомих причин, і праця працівників архіву буде обов'язково оплачена. Ідеально буде, якщо помістите суть справи в три чи чотири рядки.

Запит до архіву - зразок

Для прикладу наводимо зразок звернення до архіву з подібним запитом: "Прохання знайти записи про смерть (про народження) моєї прабабусі (прізвище, ім'я, по батькові) за **** рік у селі (місті, селі) N. У разі відсутності метрик буду вдячний за інформацію про найближчі генеалогічні джерела, що збереглися. зазначеному періоду. У разі успішного пошуку бажано оформлення архівної довідки як виписки, ксерокопії або фото сторінки. Послуги готові повністю сплатити."

Аналогічний текст відправляється у разі обряду одруження. Запити масштабного характеру з розпливчастими формулюваннями на кшталт "досліджуйте мій рід з погляду генеалогії" або "цікавлюся родоводом мого прізвища" вкрай не вітаються. Вони можуть відлякати виконавців. Вирішити подібне глобальне завдання - дуже трудомістка справа, яка офіційно не входить до обов'язків співробітників архіву. Адже сімейні генеалогії не є профільною його діяльністю.

На закінчення відзначимо

У неформальному спілкуванні помічено, що звернення до культурної та ввічливої ​​манери вносять додаткову мотивацію до якісного виконання запитів. У цьому нічого дивного. Іноді на сайтах архівів зустрічаються попередження про неприпустимість грубих вимог та неадекватних формулювань. Дивно, що хтось із заявників може не розуміти подібних речей!

Звернення, як і будь-який офіційний документ, завершується датою та підписом. Якщо потрібно пересилання по повинен бути відсканований. Дублікат запиту складати не варто. Доля повторного звернення - потрапити в хвіст черги і лише додати клопоту тим самим співробітникам. У разі можливого затягування з відповіддю можна надіслати офіційне прохання уточнити стадію виконання запиту від дати такої.

На які терміни слід орієнтуватись? Вашу заявку архів може опрацювати як за кілька днів, так і за кілька місяців. Бувають випадки, коли на відповідь доводилося чекати майже рік. У середньому при хорошій роботі установи та відповідальному відношенні його працівників до своїх обов'язків можна сподіватися на отримання результатів протягом кількох тижнів.